D-P- 07 v.

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Vigencia: 22/07/2016

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA NTC-ISO NTCGP 1000: 2009 MECI 2005 ISO/IEC 17024: 2012 DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
9001:2008
Se elabora y se aprueba el documento.
1 19/11/2010 4.2.3, 5,6

Subsistema de Control Estratégico Se elabora puntos de control y se aprueba el

Direccionamiento Estratégico documento
Administración del Riesgo
Subsistema de Control de
Evaluación Autoevaluación
2 16/07/2012 4.2.3, 5,6 4.2.3, 5.6 Evaluación Independiente
Planes de Mejoramiento

4.4 Sistema de Gestión Se incluye en la normatividad la NTC/ISO IEC

4.4.3 17024:2003; en la actividad 1 se incluye como
documento relacionado el correo electrónico; en la
3 07/03/2013 actividad 6 se cambia la palabra "Tomar" por Definir
y se aprueba el documento.

VERSIÓN FECHA NTC-ISO NTCGP 1000: 2009 MECI 2014 ISO/IEC 17024: 2012 DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
9001:2008
2. Modulo evaluación y 10. Requisitos relativos al Se actualiza el procedimiento teniendo en cuenta la
seguimiento Sistema de Gestión norma NTC ISO IEC 17024 versión 2013; se define
2.3 Planes de mejoramiento realizar dos revisiones al SIG una con alcance ISO
4 12/9/2014 4.2.3, 5,6 4.2.3, 5.6 9001 y NTC GP 1000 y otra para la norma de
certificación.

3. Eje Transversal Información y Se adelanta ajuste al procedimiento realizando el

Comunicación cambio de ISO/IEC 17024:2013 a ISO/IEC
5 10/9/2015 4.2.3 4.2.3 10.2.3 17024:2012
 NTC-ISO
VERSIÓN FECHA NTCGP 1000: 2009 MECI 2014 ISO/IEC 17024: 2012 DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
9001:2015
Se incluyen las entradas de a la revisión de la
dirección y se complementan las salidas según la
norma NTC ISO 9001:2015 y se ajustan algunas las
Modulo: Control de Evaluación y
responsabilidades del coordinador de calidad.
6 8/8/2016 9.3 5.6 Seguimiento 10.2.5 Se ajusta y complementan la termininologia.

Elaboro Revisó Aprobó

Coordinador SIG Grupo Coordinador SIG Director
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Definir el procedimiento para la Revisión por la dirección y control del Sistema integrado de Gestión del Instituto de Estudios del
OBJETIVO: Ministerio Público, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del mismo.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la información de entrada para la revisión del SIG y finaliza con los resultados de la revisión.

NORMATIVIDAD NTC ISO 9001:2015, NTCGP 1000:2009, MECI 2014, ISO/IEC 17024:2012

Convenciones:

Inicio - Fin Actividad Conector Conector Conector

Decisión
Páginas Actividades Procedimientos

PUNTOS DE CONTROL
Documentos y
No Descripción Flujograma Responsable Registros relacionados QUÉ? CUÁNDO? CÓMO? QUIÉN? EVIDENCIA
Solicitar información de Representante de la Oficio ó correo electrónico
entrada para la Revisión del Dirección
Sistema Integrado de Gestión
1 (SIG) Coordinador del SIG

Preparar la información de Representante de la Dirección D-F-06 Plan de medición

entrada para la Revisión Grupo SIG Bases de datos de revisiones
anteriores y de Auditorias
Dueño de Proceso
2 Coordinador del SIG

Verificar que la
información Cada vez que se prepare Revisión documental y Representante de la Presentación en Power
suministrada por los material para la revisión consultas a dueños de Dirección Point para la Revisión
por la Dirección Grupo SIG por la Dirección y del
Analizar Reportes de Representante de la Información consolidada del procesos esta completa y del Control procesos Coordinador del SIG Control
Desempeño de Procesos Dirección desempeño del Sistema y es veraz
Coordinador del SIG
3

Revisión del SIG del Instituto Presentación en Power

Point para la Revisión
por la Dirección y del
4 Control

Revisión SIG, cumplimiento

de requisitos de ISO 9001 y
NTC GP1000 (aplica a todos los
procesos del IEMP) Director del Instituto F-07 Acta de
4.1 Asistentes a la revisión por la Reunión
Dirección

Revisión del SIG ,

cumplimiento de requisitos de
ISO/IEC 17024:2012 (Proceso
4.2 de certificaciòn de personas)

Preparar y entregar resultados Director del Instituto F-07 Acta de Asegurar que todos los Al momento de elaborar y Revisión de acta, Representante de la Acta de revisión por la
de las Revisiones del Sistema Representante por la Dirección Reunión compromisos y entregar acta de Revisión correos electrónicos o Dirección Dirección y del Control
Integrado de Gestión (SIG) Coordinador del SIG recomendaciones para firma de recibido Coordinador del SIG Correos electrónicos o
la mejora cuentan con Firma de recibido
un responsable y éste
conoce de su
5 responsabilidad

Definir acciones de mejora Dueño de proceso F-20 Solicitud de acción de

Representante de la Dirección mejora
Grupo SIG
6 Coordinador SIG

Realizar seguimiento a Planes F-20 Solicitud de acción de

de Mejoramiento y Coordinador del SIG mejora
compromisos de la Revisión F-22 Base de datos de
acciones de mejora
7

No EXPLICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Solicitar información de entrada para la Revisión del Sistema Integrado de Gestión (SIG): Se comunica con anticipación mediante oficio ó correo electronico a los líderes de Procesos e integrantes del grupo coordinador del SIG la fecha de
Revisión por Dirección y la fecha límite para la entrega de la informaciòn relativa a cada uno de los procesos, especialmente en lo relacioando con:
Desempeño de los procesos (Informe de seguimiento a indicadores) y conformidad del Producto (Base de datos de control de producto no conforme)
1 Gestión del Riesgo
Estado de acciones correctivas y preventivas
 Preparar la información de entrada para la Revisión:
El Representante por la Dirección, Coordinador del SIG y el grupo SIG deben tener en cuenta:
a. Estado de acciones de revisiones por la dirección previas.
b. Cambios en las cuestiones internas y externas pertinentes al SGI.
c. Tendencias relativas a:
- Resultados de Auditorias (internas y externas)
-Retroalimentación de las partes interesadas y Satisfacción del Cliente.
-El grado en que se han cumplido los objetivos.
Estado de las no conformidades y acciones correctivas(Base de datos de acciones de mejoramiento)
-Desempeño de proveedores externos.
-Resultados de seguimiento y medición.
-Desempeño de los procesos (Informe de seguimiento a indicadores) y conformidad del Producto (Base de datos de control de salidas no conformes)
d.La adecuación de los recursos.
e. Gestión del Riesgo (eficacia de las acciones para abordar los riesgos y oportunidades).
f. Las oportunidades de mejora.
g. Resultados de la Autoevaluación del Control
h. Desempeño del SGC (plan de medición Gerencial)
i. Cambios que podrían afectar el SIG
j. Recomendaciones para la mejora
k. Cumplimiento, adecuación y conveniencia de la política y objetivos de calidad.
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Para la revisiòn del SIG con alcance a la norma ISO/IEC 17024:2012, el Representante por la Dirección, Coordinador del SIG y el grupo SIG deben tener en cuenta adicional a los aspectos anteriores:
a. Los resultados de la auditoria internas y externas
b. La retroalimentación de los solicitantes,candidatos, personas certificadas, y partes interesadas relativas al cumplimiento de dicha norma.
c. La salvaguardia de la imparcialidad.
d.Estado de las acciones preventivas y correctivas
e- Las acciones de seguimiento provenientes de revisiones por la dirección previas.
f-EL cumplimiento de los objetivos
g. Cambios que pueden afectar el Sistema de Gestión
h. Las apelaciones y quejas.

Analizar Reportes de Desempeño de Procesos: De acuerdo con la información enviada por los lideres de Procesos el Representante de la Dirección y el Coordinador del SIG ante el SIG con apoyo de sus funcionarios, analiza la información y
3 prepara estadísticas generando un informe consolidado para la Revisión por la Dirección y del Control.

El IEMP podrá realizar según lo considere más apropiado, dos Revisiones del SIG:

4.1 Revisión SIG, cumplimiento de requisitos de ISO 9001 y NTC GP1000 (aplica a todos los procesos del IEMP): Revisión para verificar conveniencia, adecuaciòn y eficacia en cumplimiento de los requisitos de la ISO 9001 y NTC GP 1000, en la
cual participaran la Dirección del Instituto, el Representante de la Dirección, la Coordinación del SIG, los dueños de procesos y segundos a bordo si es posible y los integrantes del grupo coordinador del SIG, quienes revisan el informe Consolidado
de Desempeño del Sistema y como resultado del análisis de los elementos de la información de entrada se toman decisiones y acciones relacionadas con:
* Mantenimiento o ajuste de la Política y Objetivos de Calidad
* La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG
* La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente
* Las necesidades de recursos
Así mismo la Dirección plantea conclusiones sobre la conveniencia y adecuación del SIG y genera recomendaciones para la mejora del mismo.

4.2 Revisión del SIG , cumplimiento de requisitos de ISO/IEC 17024:2012 (Proceso de certificaciòn de personas): Revisión para verificar conveniencia, adecuaciòn y eficacia en cumplimiento de los requisitos de la ISO/IEC 17024:2012 en la cual
4 participaran la Dirección del Instituto, el Representante de la Dirección, la Coordinación del SIG, el dueño del proceso y como invitados, un representante de los comités técnicos de cada uno de los esquemas de certificación del instituto, quienes
revisan el informe Consolidado de Desempeño del Sistema para el proceso de certificaciòn y como resultado del análisis de los elementos de la información de entrada se toman decisiones y acciones relacionadas con:
* La mejora de la eficacia del SIG
* Las mejoras de los servicios de certificación en ralción con el cunplimiento de la norma
* Las necesidades de recursos

Preparar y entregar resultados de las Revisiones del Sistema Integrado de Gestión (SIG): Elaborar el Acta o actas de Revisión del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo resultados, decisiones, acuerdos alcanzados, compromisos, solicitudes
de acción de mejora, necesidades de cambio en el SGI , necesidades de recursos y conclusiones con respecto a la adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia, efectividad del SGI y La mejora de los servicios de Certificación y demas servicios y
5 productos de la organización.
El Representante de la Dirección y/o coordinador del SIG entrega a cada asistente una copia del Acta (puede ser en medio magnetico por correo electronico) para su revisiòn, observaciones y aprobacIÓ; una vez sea aprobada la legalizará en el SIG
y conservará los registros originales generados de la revisión, en archivo de Calidad administrado por el Coordinador de Calidad.

6 Definir acciones de mejora: Los lideres de Procesos son responsables de implementar las acciones de mejora resultantes de la Revisión del SIG. Se diligenciará para tal efecto el Formato de Solicitud de Acciones de Mejora cuando sea necesario.

Realizar seguimiento a Planes de Mejoramiento y compromisos de la Revisión: El seguimiento a los planes de mejoramiento resultados de auditorias será responsabilidad del Grupo MECI y se realizará de acuerdo a las fechas límites
7 establecidas en los respectivos planes. Los seguimientos a los demás compromisos resultado de la revisión y otras actividades de control de los procesos será realizado por el Coordinador del SIG y del Grupo SIG.

TERMINOLOGÍA

ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel. La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización (NTC-ISO 9000:2015)

REVISIÓN: Determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos objetivos establecidos (NTC-ISO 9000:2015)