“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y LA IMPUNIDAD”

Ministerio Público
Distrito Fiscal de La
Libertad
Archivo Central

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DESDE ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO

DESCONCENTRADO

El procedimiento de transferencia que a continuación se detalla tiene por objetivo

garantizar la uniformidad del proceso técnico archivístico, estableciendo instrucciones para la

transferencia del acervo documental a través de los principios de unidad, racionalidad y

eficiencia en la administración de los archivos. Así como asegurar la conservación e

integridad del Patrimonio Documental de la Nación.

Las indicaciones que a continuación se señalarán han sido elaboradas teniendo en

cuenta la normatividad del Archivo General de la Nación (AGN) y del Ministerio Público en

materia archivística y que a continuación se señala:

 Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J que aprueba Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA,

“Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.

 Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J que aprueba Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA,

“Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.

 Manual de Procedimientos de los Procesos Técnicos Archivísticos en el Ministerio Público,

aprobado mediante Resolución de la Gerencia General 186-2013-MP-FN-GG.

 Manual de Transferencia de Carpetas Fiscales, aprobado mediante Resolución de la

Presidencia de la Junta de Fiscales Superiores de La Libertad N° 1192-2009-MP-PJFS-LL.

 El Reglamento de Carpeta Fiscal, aprobado mediante Resolución de la Fiscalía de la

Nación N° 748-2006-MP-FN.

La transferencia de documentos consiste en el traslado de los documentos de un

archivo a otro al vencimiento de los periodos de retención y ha de realizarse teniendo en

cuenta las siguientes pautas:

1. El documento debe conservarse en un óptimo estado, sin presencia de agentes que

degraden el papel.

2. No será materia de transferencia la documentación suelta o que no cuente con ningún

tipo de identificación.
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3. Las carpetas fiscales deberán ser transferidas en forma íntegra. Si, por ejemplo, una

carpeta fiscal se compone de varios tomos, todos ellos deben ser transferidos juntos,

no en forma parcial ni en fechas distintas.

4. Al realizarse el proceso de transferencia al Archivo Desconcentrado debe separarse de

los archivadores de palanca los documentos a transferir.

5. El área encargada de custodiar la documentación a transferir al Archivo

Desconcentrado retira el material no archivístico que pueda deteriorar o perjudicar el

documento archivístico (grapas, clips de metal, sujetadores metálicos, micas de

plástico, notas autoadhesivas con información no relevantes, bandas o ligas elásticas,

etc.).

6. LOS DOCUMENTOS DEBEN ENCONTRARSE ADECUADAMENTE FOLIADOS , manteniendo el orden

original del trámite y procedencia. Es responsabilidad del remitente mantener la

integridad física del documento. LA FOLIACIÓN CONSISTE en enumerar en forma

secuencial cada hoja del documento; el número del folio se registra de forma legible,

sin enmendaduras y sobre un espacio en blanco en la esquina superior derecha de

cada hoja que conforma el documento (carpeta fiscal). De acuerdo a la normatividad

en materia archivística estos son algunos de los documentos que no se folian: las

carátulas; las hojas que no contengan información en anverso ni reverso (hojas en

blanco).

7. En caso la carpeta fiscal supere los doscientos (200) folios, mantiene su integridad

conformando tomos, los cuales deben mantener su foliación correlativa, donde el

segundo tomo continúe la foliación del primero y así sucesivamente.

8. Las carpetas fiscales conforman la unidad de archivamiento denominada paquete, la

misma que debe ser de un tamaño uniforme de CINCO (05) CENTÍMETROS DE ALTO

(APROX. 450 FOLIOS por paquete o unidad de archivamiento), dicho tamaño permitirá

evitar el maltrato que pueda sufrir el Patrimonio Documental de la Nación durante el

procedimiento de empaquetado así como nos permite optimizar la capacidad de la

estantería metálica.

9. La transferencia de las carpetas fiscales se efectuará de los archivos de gestión a la

oficina de Archivo Desconcentrado utilizando el formato Inventario de Transferencia de

Carpetas Fiscales. Dicho formato debe entregarse al área de Archivo Desconcentrado

en DOS (02) JUEGOS en ÓPTIMAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN, NITIDEZ Y LEGIBILIDAD :

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el JUEGO UNO (01) que acompaña al oficio con la finalidad de saber que carpetas están

siendo transferidas para la custodia por parte de esta oficina y el JUEGO DOS (02) debe

ser el que acompañe al paquete (unidad de archivamiento de carpetas fiscales), a fin

de saber que carpetas contiene cada uno de los paquetes. Debe advertirse que ambos

juegos deben ser idénticos y es recomendable el uso de papel de reciclaje en un

adecuado estado de conservación.

10. LAS CARPETAS DEBEN ORDENARSE DE ACUERDO AL NÚMERO DE CASO EN FORMA

CORRELATIVA Y ASCENDENTE . Por tanto, primero deben ser agrupados por año y luego

ordenarse cada agrupación en forma ascendente, de acuerdo al siguiente ejemplo:

AÑO NÚMERO DE CASO

2306014501-2015-17-0

2306014501-2015-51-0
2015
2306014501-2015-205-0

2306014501-2015-329-0
2306014502-2016-14-0

2306014502-2016-48-0
2016
2306014502-2016-444-0

2306014502-2016-608-0
2306014504-2017-115-0

2306014504-2017-277-0
2017
2306014504-2017-828-0

2306014504-2017-1054-0

11. El oficio que acompaña los Inventarios de Transferencia de Carpetas Fiscales deberá

indicar quien fiscal fue el responsable de la investigación, ello en vista de que no

siempre existe coincidencia entre el fiscal que realiza la transferencia y el fiscal que fue

responsable de la investigación de las carpetas fiscales que están siendo transferidas.

12. SE DEBE ELIMINAR LOS DOCUMENTOS EN COPIA QUE OBREN EN LA CARPETA FISCAL CUANDO

EN LA MISMA SE ENCUENTREN LOS DOCUMENTOS ORIGINALES . Asimismo, evitar formar

nuevos tomos cuando estos sean sólo copias (simples y/o certificadas) de documentos

que ya existen en original. El propósito de este punto es poder maximizar el espacio

físico con el que se cuenta, ya que la tendencia de los archivos es llegar siempre al
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límite de su capacidad y requerir constantemente de nuevos locales; siendo esa una

problemática latente para el Archivo Central del Ministerio Público - Sede Trujillo.

13. Verificar antes de realizar la transferencia documental que las carpetas fiscales se

encuentren CONSENTIDAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN FISCAL (SGF) . Así como comprobar

que la carpeta fiscal cuente con el documento resolutivo que determine la culminación

de la investigación.

14. Las carpetas fiscales no deben contener CD’s de audio y/o vídeo así como elementos

de prueba del delito, éstos deberán ser remitidos a las oficinas administrativas

correspondientes. Tampoco deben obrar en su interior Depósitos Judiciales.

15. UTILIZAR PABILO DE ALGODÓN N° 20 para el armado de los paquetes que contendrán las

carpetas fiscales a transferirse a esta dependencia administrativa, no se debe usar

bandas elásticas (conocidas también como ligas) ya que estas tienen una vida útil

efímera y por tanto resultan inútiles, onerosas y al degenerarse llegan a deteriorar el

soporte físico (papel) que contiene información generada por el despacho fiscal. El

paquete deberá ser atado tanto a lo largo como lo ancho a fin de asegurar una correcta

y óptima sujeción.

16. Debido a la distancia entre las oficinas transferentes y la receptora, los paquetes (o

unidades de archivamiento) serán apilados en sacos hasta una altura máxima de 65cm

(teniéndose en cuenta que cada paquete debe tener una altura máxima de 5cm, por

cada saco deberán colocarse hasta un máximo de 13 paquetes). Los sacos deberán

estar adecuadamente sellados a fin de evitar pérdidas o extravíos durante el traslado.

Se recomienda el uso de sacos de arroz para tal fin por contar con el tamaño adecuado

así como deben encontrarse totalmente limpios y libre de cualquier tipo de residuo o

agente que pueda deteriorar el patrimonio documental.

17. Cada saco deberá tener en la parte externa una lista que detalle su contenido a fin de

facilitar las búsquedas de documentos que puedan requerirse a posterioridad de la

transferencia.

18. LA DOCUMENTACIÓN POR TRANSFERIR SERÁ RECIBIDA HASTA LAS 10:00 HORAS en el local

del Archivo Desconcetrado de nuestra Institución (A

AV. EGIPTO # 689 – DISTRITO DE LA

ESPERANZA) y será necesaria la presencia de personal administrativo responsable de la

preparación de la documentación por transferir a esta dependencia administrativa de

apoyo al trabajo fiscal en vista de que en su presencia se realizará una revisión sucinta
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de la documentación por transferir y, de darse la situación, le serán devueltas las

carpetas fiscales sobre las cuales recaiga observaciones que imposibilita su custodia

por esta área.

19. LA NO OBSERVACIÓN DE LOS PUNTOS SEÑALADOS, GENERARÁ LA DEVOLUCIÓN DE LAS

CARPETAS FISCALES AL DESPACHO Y/O FISCAL TRANSFERENTE .