Recibo y Despacho de Fluido

PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y Código PHSE-PR-021
DESPACHO DE FLUÍDOS Versión 1

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Fecha 17/01/2019
PROCESO SIG-HSEQ
Aprobación:
RECIBO Y DESPACHO DE FLUIDOS
1) OBJETIVO
Establecer un procedimiento estándar aplicable a la realización de las actividades de recibo y despacho de

fluidos en carro tanques, en el pozo Pomorroso 1.
2) ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las actividades de recibo y despacho de fluidos (crudo, mezcla crudo-
agua, aguas de producción, diésel, etc.), por carro tanque y/o líneas de flujo y con ayuda de un sistema de
bombeo para transferencia del fluido desde los equipos de almacenamiento (tanques verticales) hasta la línea
de despacho o carro tanque y/o viceversa. Este procedimiento contempla el uso de tubería rígida y/o de
mangueras para el trasiego de los fluidos.
4) CONSIDERACIONES GENERALES Y DE HSE
El líder de la operación y la cuadrilla deben cumplir y velar por el cumplimiento de los estándares de HSE de
la Compañía, para lo cual, antes de iniciar la actividad debe:
• Realizar el análisis de riesgos y plasmarlos en el Formato de Análisis Seguro de Trabajo (AST) GTEC-
HSE-FO-003 solicitado por el Cliente. El formato se debe diligenciar en su totalidad y debe quedar como
soporte en campo.
• Diligenciar en su totalidad el Formato de Permiso de Trabajo GTEC-HSE-FO-050 junto con sus soportes
y tramitar la respectiva autorización con la autoridad del área, según la actividad a desarrollar. Divulgar
con el personal que participará en la actividad, durante la charla pre-operacional, el procedimiento, el
permiso de trabajo y el análisis de riesgos con todos sus soportes. Cuando el cliente solicite trabajar con
su Formato de Permiso de Trabajo, éste se diligenciará y deberá quedar como soporte en campo.
• Realizar la charla de seguridad y la charla pre-operacional, contemplando los riesgos de la zona, de la

locación y de la operación a realizar. Dejar el registro en el Formato de Charla de Seguridad PSST-F-030.
• Garantizar que todo el personal que vaya a participar en las operaciones cuente con las capacitaciones y
certificaciones operacionales y de HSE requeridas, que apliquen para las actividades a ejecutar y/o las
establecidas contractualmente (por ejemplo: curso FTSLS, rig pass, well control, trasiego de fluido,
medición estática y dinámica de fluidos, trabajo en alturas, control de presiones, aislamiento eléctrico,
aislamiento mecánico, operaciones limpias, etc.).
• Divulgar y publicar el MEDEVAC y las Políticas de la compañía, en todas las unidades o locaciones, así
como velar por el cumplimiento de las mismas.
• Verificar la ubicación, según el layout de la locación, y la disponibilidad de los elementos de atención de

emergencias, asegurando que se encuentren completos y vigentes diligenciando la Lista de Chequeo de
Emergencias HSE.

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PROCESO SIG-HSEQ
Aprobación:
- Botiquín de primeros auxilios y duchas lava ojos y de cuerpo completo.

- Elementos de apoyo (extintores, camilla, pedestales, inmovilizadores, señalización, entre otros).
- Kit Ambiental.
• Verificar que todo el personal que vaya a participar en la actividad cuente y utilice sus Elementos de
Protección Personal básicos (gafas, casco, botas, ropa de trabajo, protectores auditivos, guantes, etc.) y
especiales (equipo para trabajo en alturas, guantes de nitrilo y protección respiratoria para vapores
orgánicos) requeridos para la realización de la misma, según lo establecido en el Programa para el Uso,
Inspección, Reposición y Mantenimiento de Elementos de Protección Personal.
• Verificar la instalación de los puntos ecológicos teniendo en cuenta el código de colores de la Compañía o
lo establecido en el PMA (Plan de Manejo Ambiental) del Pozo/Campo, según corresponda.
• Realizar las mediciones atmosféricas con monitor de atmosferas y dejar registro en el Formato de
Monitoreo de Atmósferas PSST-F-034.
• Verificar la rotulación (HMISIII, NFPA, UN y Sistema Globalmente Armonizado) de todos los productos
químicos presentes en el sitio de trabajo y fichas de seguridad (MSDS). Así mismo, en las operaciones de
Pruebas de Pozo y/o Operación de Facilidades de Superficie se debe contar con la rotulación y
almacenamiento de las muestras testigo.
• Verificar las certificaciones de los equipos que se usarán en la operación (por ejemplo certificación de la
instrumentación, certificados de calibración de equipos como medidor de atmosferas, alcoholímetros,
entre otros).
• Verificar las certificaciones de los equipos que se usarán en la operación (por ejemplo: certificación de
líneas de vida, inspecciones de luz negra, aforos de tanques, certificaciones de los equipos, etc.), dossier
completos de todos los equipos de la operación.
• Todo el personal debe contar con el esquema de vacunación completo que se exija de acuerdo a la zona
en la que se van a desarrollar las actividades.
• Cuando ingrese personal diferente a la cuadrilla de operación a la locación se debe:
- Solicitar los soportes de los pagos de Seguridad Social (EPS, ARL y AFP).
- Realizar la inducción a los visitantes, teniendo en cuenta los riesgos presentes en la locación y en la
operación. Registrar el ingreso en el Formato de Registro de Visitantes PSST-F-031.
- El personal visitante debe presentar el soporte del esquema de vacunación completo exigido de
acuerdo a la zona en la que se van a desarrollar las actividades.
• Una vez finalizada la actividad, debe garantizar que el personal operativo (auxiliares y operadores) dejen
el área y los equipos intervenidos limpios y en orden.
• Durante la estadía del personal (empleados, contratistas, subcontratistas, visitantes, etc.) en cualquier
Base o locación a cargo de la Empresa, está totalmente prohibido el consumo de alcohol, cigarrillo y/o
drogas y el uso del celular. Para el caso de fumadores, deberán dirigirse hasta las zonas habilitadas para
tal fin.

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4.1 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES
ACTIVIDAD PELIGROS CONTROLES
Naturales: Radiaciones no - Utilizar bloqueador solar en cara, cuello y

Recibo y/o Despacho ionizantes, lluvias fuertes, extremidades expuestas, varias veces al día,
de Fluidos en tormentas, descargas eléctricas, mientras se encuentre expuesto a la radiación
Carro tanque sismos, presencia de insectos y solar.
ofidios. (transmisión de carga - Es obligatorio el uso del capuchón para
estática, energización, protección de la cara y cuello, para todo el
quemaduras solares) personal de campo que se encuentre expuesto a
la radiación solar, especialmente por periodos
de tiempo prolongados.
- Ubicar un punto de hidratación en un área fresca
Químico: trasiego de fluido, cercana a la operación.
contacto y manipulación de - El personal que está expuesto a la radiación
hidrocarburos y de productos solar debe realizar pausas periódicas bajo la
químicos, exposición a fluidos y sombra e hidratarse varias veces durante el
gases inflamables, exposición a turno de trabajo, especialmente cuando ha
vapores ( intoxicación, daños a realizado actividades fuertes y/o cuando se
la piel, ojos, sistema nervioso, encuentre expuesto a radiación solar por un
pulmones) periodo de tiempo prolongado. La frecuencia de
las pausas debe determinarse con base al nivel
de exposición, la actividad realizada, de
capacidad física del trabajador, etc.
Ambiental: desrrames de
productos químicos - En caso de presentarse golpe de calor, trasladar
(contaminación) al lesionado hacía la sombra, a un lugar fresco y
brindar los primeros auxilios.
- casetas y estructuras de la locación.
- Contar en sitio con el kit de derrame.
- Disponer de kit de primeros auxilios y equipos
de comunicación en la locación.
- Activar el MEDEVAC cuando las condiciones
lo ameriten.
Mecánicos: fracturas, golpes, - Inspeccionar el área y herramientas de trabajo
atrapamientos, imputaciones. antes de iniciar cualquier actividad, con el fin de
identificar la presencia de insectos y ofidios.
- Mantener despejada de maleza la zona donde se
encuentra ubicado el campamento y los lugares
Locativos: caídas a diferente de acopio de materiales y residuos.
nivel, fracturas, atrapamientos, - Usar los EPP, especialmente las botas caña alta
golpes, politraumatismos, en sitios donde se evidencia la existencia de
fatalidades. maleza.
- En caso de detectar la presencia de insectos y/o
ofidios, comunicar a la entidad correspondiente
para la realización de su reubicación.
- Utilizar equipo de alturas.
- Tener en área el kit de rescate.
- Señalizar el área donde se encuentren realizando
la actividad.
- Utilizar protección respiratoria para vapores y
gases.
- Inspección de herramientas y equipos a utilizar.

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4.2 CONSIDERACIONES ADICIONALES
Teniendo en cuenta que el cargue de carro tanques es una actividad generalmente realizada por terceros
contratados directamente por el cliente por lo que se tendrían en cuenta las consideraciones relacionadas
líneas abajo, es indispensable tener en cuenta que tanto los conductores como los vehículos para transporte de
los fluidos (cargue y descargue) que ingresen a la locación de Pomorroso, conozcan y cumplan el Programa
de Seguridad Vial del cliente.
• Autorización para ingresar a la locación. Para la autorización de ingreso el vehículo debe encontrarse
programado e incluido en el listado de cargue.
• Cédula de ciudadanía del conductor.
• Tarjeta de propiedad del vehículo.
• Licencia de conducción vigente.
• Certificado del curso de manejo defensivo de mínimo 8 horas emitido por un ente aprobado por el
Ministerio de Tránsito y Transporte.
• Capacitación vigente en manejo y transporte de sustancias peligrosas.
• Elementos de protección personal (casco, gafas de seguridad, guantes, camisa de manga larga u overol,
botas de seguridad, arnés, máscara contra vapores).
• Aprobación para cargue del vehículo una vez realizada la revisión pre-operacional del vehículo.
• Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito vigente (SOAT).
• Revisión técnico-mecánica y de gases de acuerdo con los lineamientos de Ley y/o del cliente si éste
último es menor que el legal.
• Kit ambiental, (pala, baldes, pica, machete, bolsas, tela oleofílica).
• Kit de carretera.
• Llevar mínimo dos extintores.
• Debe contar con doble línea de vida en la batea superior del carro tanque compuesta por la guaya de
acero con diámetro superior a 5/16” preferiblemente 3/8”, asegurada en cada extremo con 3 grapas
acordes al diámetro de la guaya instalada.
• Tarjeta de Registro Nacional para el Transporte de Mercancías Peligrosas.
• Tarjeta de Registro Nacional de Transporte de Carga.
• Tanque aforado e identificado con su capacidad, el rombo y el número de naciones unidas. Debe
contener las tablas de aforo de los compartimientos vigentes.
• Para que los conductores de los vehículos puedan acceder a la locación es obligatoria la realización de la
prueba de alcoholemia.
• Póliza de hidrocarburos.
• Prueba hidrostática.
• Seguro de responsabilidad civil.
Con el fin de asegurar resultados en la gestión de vehículos para el transporte de las producciones de nuestros
clientes, en el tiempo, hora y lugar que se requiera, es necesario siempre tener en cuenta:
• Claridad en la cantidad de crudo disponible y fiscalizado para la venta o despacho, con los requisitos
mínimos de calidad del producto. De la misma o de aguas de producción.
• Aseguramiento y disponibilidad operativa de la locación donde se realizará el cargue o descargue de
fluidos.
• Contar con la logística necesaria para realizar la documentación del despacho en la Locación y para la
salida del vehículo a tránsito.
• Contar con información de movilidad y tránsito sobre los corredores de acceso a la locación.
• Tener acceso a información sobre ventanas y capacidad de recibo en las estaciones de descargue.

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• Según los equipos, el personal y la locación con el que cuenta la operación, promediar tiempos para
graduar la capacidad máxima posible de carro tanques a cargar por día y así poder realizar la
programación necesaria. Los cambios en la programación de los vehículos deben realizarse con al menos
24 horas de anticipación.
• Tener presente eventos de alteración de orden público o restricciones de autoridad local o nacional.
• Calcular la capacidad máxima de llenado del carro tanque a cargar, teniendo en cuenta el fluido a cargar,
el tipo de vehículo (dos ejes o tres ejes), el peso del vehículo vacío, la tabla de aforo del vehículo. el
volumen de fluido a cargar nunca deberá superar el 80% de la capacidad del vehículo, teniendo en
cuenta el efecto de expansión que presentan este tipo de fluidos.
• Antes de realizar el recibo y/o despacho de los fluidos, es necesario garantizar mediante muestreo y
análisis de laboratorio el tipo de fluido, las características del fluido (°API, %S&W, salinidad,
viscosidad, pH y cloruros, entre otros). Adicionalmente, debe guardarse una muestra testigo del fluido
recibido o despachado por temas de conciliaciones de diferencias que puedan existir a futuro.
5) DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1 PREPARACIÓN
El Operador WT debe asegurar el diligenciamiento de todos los formatos que apliquen, tales como: Check
List Well Testing (POP-I-08), Check List Preoperacional (POP-I-02), Inspección Operativa Well Testing
(POP-I-04), entre otros.
El Supervisor debe verificar que el personal que va a realizar trabajo en alturas cuente con las
capacitaciones requeridas, que conozcan y comprendan el Procedimiento para Trabajo Seguro en Alturas.
El Operador debe asegurar que todas las actividades realizadas en la operación queden registradas en la
bitácora de operaciones.
Al momento del cambio de turno, el Operador y el auxiliar del turno que entrega y del que recibe, deberán
realizar un recorrido por la locación para revisar e inspeccionar visualmente el área de operaciones,
verificar que no existan fugas ni derrames, confirmar la operatividad de las válvulas, verificar los niveles
reportados de los tanques, verificar el estado de despacho y recibos realizados y pendientes, entre otros.
Cualquier anormalidad detectada deberá ser informada al Jefe Inmediato y debe quedar reportada en el
formato de entrega de turno, adicionalmente, deberán ser solucionadas de inmediato para poder dar
continuidad y seguridad a la operación.
Es responsabilidad del Operador garantizar que hayan sido realizadas las pruebas hidrostáticas y de
estanqueidad de equipos y líneas según corresponda, conforme a lo establecido en el procedimiento de
Prueba de pozos productores. En caso de no haberse realizado las pruebas, se tendrá que suspender la
operación e informar al Supervisor a cargo de la operación, para determinar el procedimiento a seguir.
Así las pruebas hayan sido realizadas, el Operador deberá verificar que no exista ningún tipo de goteos o
fugas y en caso de evidenciarse las mismas, deberá corregirlas antes de continuar la operación.
El Coordinador de operaciones y/o Supervisor deben planear y coordinar con el representante del Cliente,
la programación de bombeo o cargue y horarios de realización de recibos y despachos de fluidos, ya sea a
línea o carro tanque, dependiendo de las condiciones operacionales, de HSE y de orden público.
El Coordinador de operaciones y/o Supervisor y, cuando se trate de carro tanques, deberán realizar con la
antelación solicitada por el Cliente, la programación de los vehículos para cargue de fluidos y con base a
la capacidad de recibo, deberán coordinar con el cliente el volumen a recibir. De igual manera, cuando se
trate de despacho a línea, deberán asegurar con el cliente las nominaciones de fluidos a despachar y los
requerimientos de fluidos a recibir

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Antes de ejecutar la actividad, el auxiliar y el Operador deben solicitar al supervisor WT los volúmenes de
fluido disponibles en los tanques y el volumen de fluido a recibir y/o despachar, con base en la
información actualizada del Reporte de Pruebas de Producción.
El Operador debe garantizar que las muestras de fluido requeridas para realizar los análisis de laboratorio y
las muestras testigo, sean muestras representativas del fluido y cumplan con lo establecido en el Capítulo
8 Sección 1 del API MPMS.
El Coordinador de operaciones es el líder en campo del proyecto (Supervisor, Operador) deben asegurar
que todo el equipo asignado al proyecto cuenta con los mantenimientos, certificados y calibraciones
requeridas y que se encuentran disponibles y en buen estado para la ejecución de las actividades.
El auxiliar debe alistar los equipos, instrumentos y herramientas requeridos para realizar la actividad.
El auxiliar será el responsable de mantener en orden y aseo los equipos y el área de trabajo antes, durante y
después de la realización de la actividad.
El Operador y auxiliar serán los responsables de la ejecución de la actividad cumpliendo con lo establecido
en el presente procedimiento. El Operador será el responsable de supervisar todas las actividades que sean
ejecutadas por el auxiliar.
El Operador será el responsable de inspeccionar el carro tanque y verificar que cumpla con los requisitos
mencionados en el numeral 4.2. El soporte de la inspección debe quedar registrada en el Formato de
Inspección de Vehículos para Transporte de Fluidos.
El Operador debe verificar y asegurar que éste sistema NO se opere cuando se estén realizando
movimientos entre tanques y deberá verificar la correcta alineación desde el tanque en el que se va a
recibir o del que se va a despachar el fluido.
Teniendo en cuenta que el Operador y el auxiliar son los responsables de realizar el trabajo en alturas,
deberán garantizarse el acompañamiento permanente, mientras cualquiera de los dos se encuentre
realizando actividades consideradas como trabajo en alturas.
El Ingeniero coordinador de operaciones y el Supervisor son los encargados de coordinar con el Cliente la
fecha, tipo y duración de los trabajos a realizar, de acuerdo a los cronogramas establecidos, con el fin de
poder garantizar la disponibilidad de equipos y personal requeridos.
El Ingeniero coordinador de operaciones y el supervisor será el responsable de realizar los cálculos

correspondientes para determinar las medidas iniciales de los tanques antes de realizar el recibo y/o
despacho de los fluidos y de proporcionar el dato al auxiliar y al Operador, para que puedan ejecutar la
actividad.
El Ingeniero coordinador de operaciones y el supervisor será el responsable de verificar el volumen de

fluido a cargar en cada vehículo, dependiendo del tipo de fluido y la capacidad y peso vacío del vehículo.
El auxiliar deberá registrar los volúmenes de los tanques antes y después de realizar el recibo y/o despacho
de los fluidos, según lo indicado por el Ingeniero de Campo y una vez finalizada la actividad, entregará al
Ingeniero de Campo los volúmenes finales registrados. Las cintas de medición deberán contar con sistema
de polo a tierra.
El Operador será el responsable de corroborar que las medidas y volúmenes registrados por el auxiliar
antes y después de realizar el recibo y/o despacho de los fluidos, para garantizar la seguridad de la
operación y corroborar los datos con los cuales se realizará la liquidación.

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El Ingeniero coordinador de operaciones y el Supervisor serán los responsables de elaborar los informes
para entregar al Cliente (interno y externo) con la periodicidad establecida y acordada por ambas partes
y/o la que se encuentre establecida contractualmente.
Será responsabilidad del Operador la alineación de todo el sistema de recibo y/o despacho de fluidos, la
alineación de las válvulas de succión y descarga de las bombas de recibo y despacho, el encendido y
apagado de las bombas utilizadas durante la actividad (Ver Figura 1). También, deberá verificar que no
haya paso de fluido desde o hacia otros tanques y que todas las válvulas que no intervienen en el proceso
se encuentren cerradas, para evitar que desvíen el fluido. Adicionalmente, deberá realizar la verificación
de las bombas de despacho de fluidos.
El Supervisor tienen la responsabilidad de garantizar la divulgación de del presente documento al personal

subcontratista y/o personal de terceros que participen dentro de la operación a realizar, garantizando el
entendimiento de lo plasmado y el cumplimiento estricto de las directrices aquí mencionadas.
El Supervisor deberán velar por garantizar que el personal subcontratista y/o de terceros, cuente con
acompañamiento y supervisión permanente de las actividades que deben ejecutar, de modo que se
garantice la ejecución de las mismas cumpliendo con los requerimientos y estándares de HSE
establecidos por la Empresa y el Cliente.
El supervisor deberá calcular la capacidad máxima de llenado del tanque y/o carro tanque, dependiendo de
la actividad a realizar (cargue y/o descargue de fluidos), utilizando las tablas de aforo de los mismos y
deberá garantizar que el volumen sea el indicado en la orden de cargue / descargue. Cuando se trate de
despacho de carro tanques, deberá garantizar el llenado del carro tanque según el peso del volumen de
fluido para no superar el peso máximo permitido en báscula y no acarrear una sanción, según lo indicado
por el Ministerio de Transporte en la resolución No. 4100 de diciembre 28 de 2004.
El supervisor deberá revisar y verificar que la orden de cargue coincida con la programación emitida por el
Cliente, autorizando el cargue de cada uno de los vehículos que lleguen a la locación y deberá garantizar
que no se realice el cargue de vehículos que no hayan sido incluidos en los listados de cargue, hasta tanto
no se cuente con autorización expresa y por escrito por parte del representante autorizado del Cliente.
El Supervisor debe garantizar que la operación se realice de forma segura y deben velar por la calidad de
los datos reportados a los Clientes.
5.2 PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y DESPACHO DE FLUIDOS EN CARROTANQUES
5.2.1 Actividades Previas al Recibo y/o Despacho de Fluidos en Carro tanques
5.2.1.1 Antes de realizar la operación de cargue (despacho) o descargue (recibo) de fluidos se debe realizar la
medición y caracterización de los fluidos almacenados en los tanques de almacenamiento, conforme
a los procedimientos aplicados Drenaje de agua en tanques de almacenamiento.
5.2.1.2 Los análisis de laboratorio requeridos para caracterizar el fluido a despachar y/o recibir, dependerán
principalmente del tipo de fluido, las características que se requiera conocer del mismo y de las
facilidades con las que se cuente en la locación (03-19-311 Determinación de la Gravedad API del
Petróleo Crudo y sus Derivados.
5.2.1.3 Cuando la operación implique el recibo y/o despacho de fluidos desde o hacia Frac Tanks, se hará
indispensable el uso de un Gauge Tank, con el fin de corroborar los datos de niveles obtenidos
durante la prueba y donde se tomarán las muestras requeridas para caracterizar los fluidos. Cuando
en la operación las actividades de recibo y/o despacho de fluidos se realicen directamente a tanques
de almacenamiento, la medición y el muestreo se podrán realizar directamente en los tanques, sin
necesidad de requerir equipos adicionales.

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5.2.1.4 El Operador deberá verificar que funcionen correctamente las válvulas de presión y vacío de los
tanques de almacenamiento, para evitar daño o colapso en los mismos al recibir o despachar los
fluidos por sobrepresiones o por presiones de vacío ejercidas durante la ejecución de la actividad.
5.2.1.5 Una vez definidos los volúmenes de los tanques y verificada la autorización para realización del
recibo y/o despacho, cuando se va a realizar la actividad con carro tanques, se procederá a hacer
ingresar los vehículos a la locación, para lo cual, el auxiliar deberá verificar visualmente que no se
encuentren obstáculos o personas en el radio de movimiento del carro tanque. En el caso de que se
presente algún obstáculo, lo deberá mover antes de comenzar con el ingreso y posicionamiento del
vehículo.
5.2.1.6 El Ingeniero coordinador de operaciones dará la instrucción a la portería de la locación de permitir el

ingreso del vehículo y allí el conductor deberá registrar su entrada y recibirá la inducción de
seguridad. Posteriormente, el vigilante registrará la hora de entrada y los datos tanto del conductor
como del vehículo, en las respectivas planillas y previo a la salida del carro tanque se reportará a
seguridad física del cliente.
5.2.1.7 Posteriormente, se debe proceder a ubicar el vehículo hacia la plataforma de cargue o descargue,
según corresponda, actividad en la cual, el conductor del vehículo se encontrará acompañado y será
guiado por e auxiliar, hasta lograr su correcta ubicación.
5.2.1.8 El conductor deberá apagar el vehículo, engranar y colocar el freno de seguridad. Inmediatamente, el
conductor debe descender del vehículo y ubicar los tacos de bloqueo en las llantas de los vehículos
para garantizar que el mismo no se ruede y debe ubicar su extintor y los conos refractivos a una
distancia aproximada de tres (3) metros en la parte trasera y/o delantera del vehículo, según
corresponda, tal y como se muestra en la Figura 2. Con esto, se garantiza que el área de ubicación
del carro tanque queda asegurada y señalizada.
Figura 2. Ubicación y Señalización del Área de Cargue y/o Descargue de Carro tanques.
Fuente: Petrocentro
5.2.1.9 El auxiliar procederá a conectar el polo a tierra al vehículo, mediante la conexión de la pinza o caimán
que se encuentra en el sitio de cargue o descargue, a una sección del carro tanque, para que se
descarguen las posibles cargas electrostáticas presentes o que puedan generarse durante la ejecución
de la actividad (Ver Figura 3).

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Figura3. Puesta a Tierra para el Carrotanque

Fuente: Petrocentro
5.2.1.10 Antes, durante y después de ejecutar la actividad de recibo y/o despacho, el auxiliar deberá realizar
el monitoreo de atmósferas en el área de ejecución de la operación y dejará registro en el formato
correspondiente, para lo cual deberá contar con un detector de atmosferas calibrado y certificado. La
medición se podrá repetir las veces que sea necesario durante la actividad.
5.2.1.11 El auxiliar verificará que la válvula ubicada en la parte trasera del carro tanque, así como su
contratapa, se encuentren totalmente cerradas, limpias y en buen estado. Además, deberá verificar
que posean sistemas de aseguramiento fijos como argollas y verificará que estén soldadas, para
evitar que después de instalados los sellos, se retire la compuerta con los precintos de seguridad
instalados, permitiendo el hurto de combustible sin que se altere la integridad de los sellos, tal y
como ocurre cuando se tienen tornillos de rosca (Ver Figura 4).
Figura4. Válvula Posterior del Carrotanque

e
Fuente: Petrocentro
5.2.2 Cargue de Fluidos a Carro tanque
5.2.2.1 Previo al cargue, el auxiliar y el Operador deberán comprobar el estado del cargadero, de las
mangueras (incluyendo sus respectivos tapones y empaques), válvulas, puntos de conexión, guayas
o manilas, etc., que usarán para la ejecución de la actividad; así como también que las válvulas de
desagüe del cargadero se encuentren cerradas, que la caja y los canales se encuentren totalmente
limpias y secas, dejando registro en el formato Inspección para Recibo y Despacho de Carro
tanques.

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5.2.2.2 Cuando se cuente con cargadero en la locación, el auxiliar y el Operador, una vez ubicado el vehículo
y verificado que se cumpla todo lo establecido en el numeral 5.2.1, tal y como se muestra en la
Figura 5, procederán a iniciar con el cargue del vehículo. Cuando se encuentren realizando
actividades de cargue, ni el Operador ni el auxiliar podrán ausentarse de descuidar el área de cargue,
por ninguna razón. En casos de fuerza mayor, en que se requiera que alguno o los dos se ausenten, la
operación deberá ser suspendida, las bombas detenidas y se reiniciará únicamente cuando se
encuentren disponibles.
Figura 5: Fuente: Petrocentro
5.2.2.3 Es muy importante recalcar que sólo debe encontrarse una (1) persona ubicada sobre la plataforma de
cargue al inicio de la operación, a menos que las líneas de vida y sistemas de protección contra
caídas, se encuentren diseñados y certificados para alojar dos (2) personas.
5.2.2.4 El auxiliar deberá iniciar el ascenso a la plataforma de cargue del cargadero o del carrotanque, según
aplique, por medio de la escalera de ingreso, siempre con ambas manos libres y deberá subir
sujetándose de las barandas de apoyo, esto con el objetivo de mantener mínimo tres (3) puntos de
apoyo y de liberar las cargas eléctricas estáticas que pueda tener contenidas el individuo (Ver
Figura 6) y garantizando la correcta utilización de todo el equipo para trabajo en alturas y la
protección respiratoria para evitar la inhalación de los vapores que puedan emanarse desde el
vehículo.
Figura 6. Ascenso por Escaleras Usando Barandas de Apoyo

Fuente: Petrocentro

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5.2.2.5 El auxiliar deberá verificar mediante inspección visual, que la plataforma del tanque se encuentre
limpia y segura antes de ubicarse sobre la misma para poder iniciar la actividad de recibo y/o
despacho de fluidos. En casos excepcionales, en los cuales se requiera que el conductor del
vehículo ascienda a la plataforma del mismo, se deberá realizar la divulgación de todos los
documentos, políticas procedimientos, etc., con que cuenta la empresa para realización de trabajos
en alturas y el Ingeniero o Supervisor a cargo de la operación, deberán garantizar que cuente con su
certificado vigente para trabajo en alturas y que utilice los equipos mínimos requeridos para este tipo
de actividades (equipos para trabajo en alturas y protección respiratoria). En el caso de que el
transportador no cumpla con los requerimientos mencionados previamente, por ninguna razón
deberá permitirse su ascenso a la plataforma, ni la realización de ningún tipo de actividades
consideradas trabajo en alturas en las instalaciones a cargo de UT Petrosinger.
5.2.2.6 En los casos en que se cuente con cargadero, el auxiliar una vez haya ascendido al mismo, deberá
conectar su eslinga de posicionamiento a la línea de vida del cargadero. En los casos en que no se
cuente con cargadero y el cargue se vaya a realizar por la parte trasera del carrotanque, el auxiliar
deberá conectar su eslinga de posicionamiento a la línea de vida del carrotanque (Ver Figura 7). En
los casos en que el conductor deba ascender, el Técnico deberá garantizar que el conductor se
asegure de la misma forma.
Figura 7. Conexión a la Línea de Vida

Fuente: Petrocentro
5.2.2.7 Una vez se encuentre sobre la plataforma del carrotanque, el auxiliar deberá realizar la inspección del
estado general del tanque del vehículo, verificando el estado de las escotillas, válvulas, cortinas y
demás elementos del tanque del vehículo que se manipulan durante la ejecución de la actividad. El
auxiliar o cualquier otra persona de la operación podrá saber cuándo la cortina del carrotanque se
encuentra abierta, realizando una simple inspección visual tal y como se muestra a continuación
(Ver Figura 8).
Figura8. Visualización Cortina Cerrada y Cortina Abierta


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Fuente: Petrocentro
5.2.2.8 El auxiliar verificará que los precintos fijos (metálicos), ubicados en las tapas del tanque, se
encuentran debidamente ajustados y en buen estado, de no ser así, se debe reportar inmediatamente
al Ingeniero de operaciones o Supervisor a cargo de la operación y al representante autorizado por el
Cliente, con el objetivo de que se instalen nuevos precintos. Sin estos precintos no se podrá cargar el
vehículo.
5.2.2.9 El auxiliar deberá iniciar con la apertura de las escotillas del vehículo, para evitar concentración de
gas y visualizar el interior del tanque del vehículo (Ver Figura 9). Para esto, deberá romper los
sellos de seguridad plásticos ubicados en las tapas del tanque (si aplica) y verificar que éstas
coincidan con las mencionadas en el acta o guía de despacho. La posición adecuada que deberá tener
el auxiliar durante la actividad, es apoyando el cuerpo con el pie sobre la tapa durante la apertura.
Adicionalmente, debe tener en cuenta la dirección del viento para que la posición sea a su favor, con
el fin de minimizar su exposición a los vapores emanados y posteriormente abrirá las cortinas del
tanque, verificando que las vueltas dadas coincidan con las registradas en la placa (si aplica). Si
tiene dudas sobre la forma adecuada de manipulación de las mismas, deberá consultar al conductor
del vehículo para que este indique el procedimiento específico a seguir.
Cortina
Escotilla del
Tanque
Figura9. Escotilla y Cortina del Carrotanque

Fuente: Petrocentro
5.2.2.10 El auxiliar, también deberá inspeccionar y verificar el estado y limpieza del tanque y el nivel de
fluido en los compartimientos del carrotanque, observar si hay presencia de fluidos o contaminantes
que afecten la calidad del fluido a despachar. Cualquier anormalidad detectada deberá ser informada
de forma inmediata al Ingeniero de Campo o Supervisor a cargo de la operación y al representante
del Cliente, quienes indicarán como proceder.
5.2.2.11 Antes de iniciar el cargue, el auxiliar y el Operador deberán inspeccionar y verificar el estado del
cargadero o de las bahías de cargue, de las mangueras (incluyendo sus respectivos tapones y
empaques), válvulas, puntos de conexión, guayas o manilas, etc., que se utilizarán durante la
ejecución de la actividad y dejarán su respectivo soporte en el Formato de Inspección
Preoperacional para Cargue y Descargue de Fluidos en Carrotanque. Adicionalmente, verificará que
las válvulas de desagüe de las bahías de cargue se encuentren cerradas y que la caja y los canales se
encuentren totalmente limpias y secas.
5.2.2.12 Una vez verificado el buen estado del área y equipos a utilizar, cuando el cargue se vaya a realizar
utilizando un cargadero, el auxiliar procederá a introducir las mangueras a través de las escotillas de

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tanque del vehículo y deberá garantizar que queden aseguradas utilizando los amarres o manilas que
se tiene para éste propósito (Ver Figura 10 y Figura 11).
5.2.2.13 Es fundamental que el auxiliar verifique que la manguera quede fija y que los amarres se encuentren
en óptimas condiciones para evitar que dicha manguera cambie su posición en el momento de iniciar
el cargue o descargue del carrotanque. Si se evidencia que los amarres están desgastados,
decolorados, que son de difícil manipulación, o que considere que no estén en condiciones óptimas
para realizar la tarea, estos se deben sustituir de forma inmediata.
Figura 10. Ubicación de la Manguera en el Tanque del Vehículo

Fuente: Petrocentro
Figura 11. Vista de Carrotanques Ubicados y Conectados para Cargue

Fuente: Petrocentro
5.2.2.14 Si el cargue del vehículo va a realizarse por la parte trasera del mismo, el auxiliar procederá a retirar
el tapón de la manguera y acoplarla al carrotanque por la válvula ubicada en la parte posterior del
mismo. Previamente ubicará una batea o balde en el suelo, exactamente debajo de la bandeja del
cargadero, para evitar que caiga al suelo fluido de despacho a causa de goteos o fugas imprevistas
durante la ejecución de la actividad o al realizar la desconexión de la manguera (Ver Figura 12).
Figura 12: conexión carrotanque

Fuente: Petrocentro

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5.2.2.15 Ya sea que el cargue de fluidos se vaya a realizar por medio de cargadero o directamente de los
tanques al carrotanque, el auxiliar, antes de iniciar la actividad de cargue, deberá verificar que todas
las válvulas del carrotanque se encuentren cerradas, para evitar derrames de fluido.
5.2.2.16 Para verificar que no se presenten sobrellenados de los carrotanques, que puedan ocasionar derrames
de fluido, es indispensable que durante la operación de cargue el Técnico se ubique en la plataforma
del carrotanque y el Operador en superficie realice la manipulación de bombas, válvulas, etc.
5.2.2.17 El Operador se encargará de la alineación del sistema para el cargue de fluidos. Si el cargue se va a
realizar directamente de tanques al carrotanque (sin ayuda de cargadero), el paso a seguir por el
Operador es: asegurar que las conexiones se encuentren bien ajustadas, abrir las válvulas de salida
de los tanques (Figura 13), alinear el colector de despacho de los tanques, abrir las válvulas de las
líneas que van hacia las bombas, abrir la válvula de mariposa de la manguera, abrir la válvula del
carrotanque y encender la bomba.
Figura 13. Válvulas de Salida de Tanques y Colector de Despacho

Fuente: Petrocentro
5.2.2.18 Si el cargue se realización ayuda de un cargadero, el procedimiento es básicamente el mismo,

exceptuando que en lugar de abrir la válvula del carrotanque, que para este caso no aplica, ya que la
manguera se introduce por la parte superior del carrotanque, debe alinearse la válvula de cargue
ubicada en el cargadero (Ver Figura 14) antes de encenderse la bomba.
Válvula de cargue
Figura14. Válvula de Cargue

del Cargadero
Fuente: Petrocentro
5.2.2.19 Por razones de seguridad, en caso de lluvia, las actividades deberán suspenderse para garantizar la
integridad de las personas y de los equipos, y para evitar afectar la calidad de los fluidos a
despachar.
5.2.2.20 El Operador encenderá la bomba de despacho oprimiendo el botón del arrancador. Bajo ninguna
circunstancia está permitido arrancar la bomba sin haber realizado y verificado los numerales
anteriores. Se debe tener en cuenta que para cada bomba existe un juego de arrancadores (Ver
Figura 15). Los tipos y formas de los arrancadores pueden variar dependiendo del tipo de bomba.
Este interruptor debe encontrarse ubicado en la plataforma de cargue para que se tenga al alcance en
caso de emergencia. Si el panel no se encuentra ubicado en la plataforma de cargue, el Operador
será el encargado de accionar la bomba.

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Encendido
Apagado
Figura 15. Sistema de Encendido y Apagado de Bombas para Cargue

Fuente: Petrocentro
5.2.2.21 Si se evidencia alguna fuga en el carrotanque en el momento del cargue, se debe proceder a
desocuparlo y se dará aviso inmediato al Supervisor o Ingeniero de Campo a cargo de la operación,
quién a su vez notificará al representante del Cliente.
5.2.2.22 Si se presenta algún derrame durante la actividad se debe parar el bombeo, activar la alarma y
proceder bajo lo establecido en el Procedimiento de Control de Derrames.
5.2.2.23 El auxiliar asignado al área de tanques será responsable de estar constantemente midiendo el tanque
de almacenamiento destinado para el despacho o recibo, tal como se muestra en la Figura 16 y se
describe en el Procedimiento para Medición de Niveles de Fluidos en Tanques (Cód. 03-19-319),
asegurando la medida final del tanque de almacenamiento reportada por el Ingeniero de Campo y
será el responsable de dar aviso inmediato al Operador y al auxiliar que están ejecutando el recibo
y/o despacho para finalizar la actividad.
Figura 16: medición de nivel en tanque

Fuente: Petrocentro
La escotilla de medición debe mantenerse cerrada mientras no se esté realizando la medición del
tanque. La cinta de medición debe sacarse, enrollándose lentamente mientras se va limpiando cada
vez que se finalice la toma de la medida. Por ninguna razón deben dejarse colgados en de la escotilla
los equipos de medición ya que la exposición permanente a alta temperatura y luz solar, puede
generar daños en los mismos y pueden caer al tanque. El auxiliar debe bajar todos los equipos de
medición utilizados en la actividad cada vez que desciende de los tanques y debe ubicarlos en el
laboratorio, para evitar daños de los mismos. El Operador deberá verificar que el área de los tanques
y cargadero / descargadero, permanezca limpia, ordenada y libre de obstáculos.
5.2.2.24 Una vez se tenga cargado el carrotanque con el volumen establecido, el Operador y/o el auxiliar
oprimirá el botón de apagado de la bomba en el arrancador y se registrará la hora en que acabó de
llenarse el vehículo. El Técnico encargado del área de tanques y/o el Operador, serán los
responsables de cerrar todas las válvulas y verificarán que el sistema quede totalmente cerrado, para
evitar las pérdidas de fluido.
5.2.2.25 Si el cargue se está realizando desde un cargadero, el auxiliar cerrará la válvula de cargue del mismo
y verificará que no quede fluido al interior de la manguera, la limpiará y ubicará en su respectivo
punto de anclaje. El Operador deberá verificar que la misma se encuentre totalmente cerrada y que
no se presente ningún tipo de fugas o goteos (Ver Figura 17).

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Figura17. Válvulas del Cargadero Cerradas

Fuente: Petrocentro
5.2.2.26 El auxiliar realizará la medición final del tanque luego de finalizado el despacho de los fluidos
operaciones tomará nota de estos datos en el correspondiente formato de registro o libreta y de
forma inmediata entregará la información de la medida final del tanque al Ingeniero de. El Operador
deberá verificar la veracidad de las medidas entregadas de los tanques y las reportadas por el
auxiliar al Ingeniero.
5.2.2.27 El auxiliar realizará un muestreo al carrotanque que acaba de ser cargado y tomará dos (2) muestras
idénticas, una de las cuales utilizará para realizar los respectivos análisis de los fluidos y otra que
guardará como muestra testigo ante cualquier reclamación que pueda presentarse. Las muestras
deben ser tomadas y rotuladas. Los análisis de laboratorio requeridos serán definidos según el tipo
de fluido y deberán realizarse siguiendo los procedimientos establecidos por la compañía para cada
uno de los análisis requeridos.
5.2.2.28 El Ingeniero de operaciones debe confirmar los datos de volumen con los de la tabla de aforo del
tanque de almacenamiento. Si está conforme el volumen cargado, el auxiliar puede proceder a cerrar
las válvulas de la boquilla de cargue, las válvulas tipo cortina de los compartimientos y las escotillas
de cargue del carrotanque, de lo contrario, con ayuda del auxiliar y del Operador, deberá corroborar
las medidas de los tanques de los cuales se realizó el despacho, para verificar si el fluido faltante fue
direccionado a otro tanque y no al carrotanque.
5.2.2.29 En caso que el volumen de fluido sea mayor al que debía ser cargado en el vehículo y se evidencie
que el mismo queda con un exceso de peso, será necesario retirar el volumen de fluido excedente,
para lo cual, el Operador y el Técnico informarán al Ingeniero de operaciones o Supervisor a cargo
de la operación, quienes verificarán si el vehículo presenta sobrepeso y definirán el procedimiento a
seguir.
5.2.2.30 Una vez obtenido el resultado del laboratorio realizado a la muestra tomada del carrotanque, si las
características de los fluidos cumplen con lo requerido para avalar el despacho del carrotanque, el
auxiliar procederá a cerrar las válvulas, cortinas y escotillas del vehículo (Figura 18) y a instalar los
precintos de seguridad o sellos que correspondan (Ver Figura 19). El Ingeniero de Campo
procederá a elaborar el acta de despacho o guía de despacho, según corresponda.

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Figura18. Cierre de Escotillas del Carrotanque

Fuente: Petrocentro
Figura19. Instalación de Precintos (Sello

s) de Seguridad
Fuente: Petrocentro
5.2.2.31 Si las características del fluido no cumplen con los requerimientos del despacho, se realizará un
nuevo muestreo, se repetirán los análisis de laboratorio. Si los mismos son rechazados, el auxiliar
deberá informar al Ingeniero de Campo o al Supervisor encargado para proceder a descargar el
vehículo y establecer el procedimiento a seguir.
5.2.2.32 El Ingeniero de operaciones hará entrega al conductor del vehículo del acta o guía de despacho,
junto con la hoja de seguridad del fluido a transportar y de forma simultánea incluirá todos los datos
del despacho dentro de los reportes de movimientos de tanques, reporte de despacho de carrotanques
y reporte de uso de sellos y guías de despacho (si aplica).
5.2.2.33 El auxiliar retirará la puesta a tierra y los tacos de bloqueo del carrotanque, dará al conductor la
instrucción para que se acerque al vehículo, retire su extintor y los conos reflectivos y para que retire
el vehículo del área de cargadero o sitio de cargue.
5.2.2.34 El Ingeniero de operaciones dará la instrucción a la portería de la locación, para que permitan que el
vehículo salga de la misma. Cuando el despacho del vehículo deba realizarse durante la noche, se
debe tener aval por escrito por parte del representante del Cliente. En la portería registrarán la hora
de salida y los datos del vehículo y del fluido transportado.
5.2.3 Descargue de Fluidos de Carrotanque
5.2.3.1 Antes de iniciar con la descripción del procedimiento, es muy importante aclarar que el descargue de
los fluidos transportados en carrotanque se realiza siempre por la parte trasera del carrotanque.

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Antes de iniciar con el descargue, es indispensable verificar que sean implementados y se cumpla a
cabalidad con lo establecido en el numeral 5.2.1 y en los numerales 5.2.2.1 a 0.
5.2.3.2 El auxiliar verificará que los precintos y/o sellos de seguridad ubicados en las tapas del tanque, se
encuentren ajustados, en buen estado y que correspondan con el acta o guía de despacho, ya que esto
garantiza que no haya sido alterado el volumen ni calidad del fluido contenido en el vehículo. En
caso de detectarse la alteración o mal estado de cualquiera de estos elementos, reportará
inmediatamente al Ingeniero de operaciones o Supervisor a cargo de la operación y al representante
autorizado por el Cliente, quienes determinaran el procedimiento a seguir. Hasta tanto no se tenga
instrucción por escrito, por parte del representante del Cliente, el vehículo no podrá ser descargado.
5.2.3.3 El auxiliar abrirá las escotillas del vehículo, para evitar concentración de gas y visualizar el interior
del tanque del vehículo tal como se indica en el numeral 5.2.2.8. Si tiene dudas sobre la forma
adecuada de manipulación de las mismas, deberá consultar al conductor del vehículo para que este
indique el procedimiento específico a seguir.
5.2.3.4 El auxiliar, procederá a tomar la medida de fluido contenido en el carrotanque con base en el
procedimiento de Medición de Niveles de Fluidos en Tanques, tomará y rotulará dos (2) muestras
del fluido contenido en el vehículo, aplicando lo establecido en el procedimiento de Toma de
Muestras de Fluido. Una de las muestras deberá utilizarla para realizar los análisis correspondientes
para caracterizar el fluido contenido en el vehículo y la segunda muestra corresponderá a la muestra
testigo. Los análisis de laboratorio requeridos serán definidos según el tipo de fluido y deberán
realizarse siguiendo los procedimientos establecidos por la compañía para tal fin.
5.2.3.5 Una vez el auxiliar haya realizado los análisis de laboratorio, el Ingeniero de operaciones procederá a
comparar la información obtenida con la incluida en el acta o guía de despacho, para verificar que
las características del fluido recibido correspondan con las del fluido que fue despachado. En caso
que las características no coincidan, no se podrá continuar con el procedimiento de descargue y se
dará aviso inmediato al representante del Cliente, quien dará las instrucciones a seguir. Si las
características de los fluidos coinciden con las relacionadas en el acta o guía de despacho, se podrá
continuar con el procedimiento de descargue.
5.2.3.6 El auxiliar deberá verificar la correcta instalación del sistema de filtración desde el carrotanque hacia
los tanques de recibo y verificará que no existan taponamientos ocasionados por materiales externos
tales como trapos, piezas sueltas, etc. que puedan ocasionar daños en los sistemas de bombeo (Ver
Figura 20).
Figura20. Sistema de Filtrado

Fuente: Petrocentro
5.2.3.7 El Operador se encargará de la alineación del sistema para el descargue de fluidos y deberá asegurar
que las conexiones se encuentren bien ajustadas, abrir la válvula del carrotanque, las válvulas que
van a las bombas de recibo, el colector de recibo y las válvulas de entrada de los tanques.

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Finalmente, procederá a encender la bomba de recibo oprimiendo el botón verde del arrancador.
Bajo ninguna circunstancia está permitido arrancar la bomba sin haber realizado y verificado los
numerales anteriores.
5.2.3.8 Por razones de seguridad, en caso de lluvia fuerte, las actividades deberán suspenderse para garantizar
la integridad de las personas y de los equipos.
5.2.3.9 Si se evidencia alguna fuga en el carrotanque durante la ejecución de la actividad, se deberá continuar
con el descargue y se dará aviso inmediato al Supervisor o Ingeniero de operaciones a cargo de la
operación, quién a su vez notificará al representante del Cliente.
5.2.3.10 Si se presenta algún derrame durante la actividad se debe parar el bombeo, activar la alarma y
proceder según lo establecido en el Procedimiento de Control de Derrames y se reportará al Jefe
Inmediato y al HSE y se realizará la investigación del incidente, según lo establecido en el
Procedimiento de Reporte e Investigación de Incidentes.
5.2.3.11 El auxiliar asignado al área de tanques será responsable de medir constantemente el tanque de
almacenamiento destinado para el recibo de los fluidos, siguiendo lo indicado en el procedimiento
de Medición de Niveles de Fluidos en Tanques, asegurando la medida final del tanque y
garantizando que por ninguna razón supere la medida máxima de almacenamiento permitida, para
evitar derrames.
5.2.3.12 El auxiliar confirmará cuando haya finalizado el descargue, verificando que se haya transferido la
totalidad de fluido contenido en el vehículo, para lo cual, deberá verificar constantemente del nivel
del carrotanque según lo establecido en el procedimiento de Medición de Niveles de Fluidos en
Tanques. El Operador registrará en la bitácora de operaciones el volumen de fluido recibido y todos
los movimientos de tanques realizados en la operación.
5.2.3.13 Una vez se haya finalizado con el descargue del carrotanque, el Operador detendrá la bomba
oprimiendo el botón de apagado ubicado en el arrancador y se registrará la hora en que acabó de
desocuparse el vehículo. El auxiliar encargado del área de tanques y/o el Operador serán los
responsables de cerrar todas las válvulas y verificarán que el sistema quede totalmente cerrado, para
evitar las pérdidas de fluido. El Operador informará al Ingeniero de operaciones y/o al Supervisor el
fin de la operación de descargue.
5.2.3.14 El auxiliar realizará la liquidación del tanque luego de finalizado el recibo de los fluidos,
garantizando el tiempo de reposo el tanque requerido según el tipo de fluido, para que la medida sea
real y representativa, tomará nota de estos datos en el correspondiente formato de registro o libreta y
de forma inmediata entregará la medida final del tanque al Ingeniero de Campo. El Operador deberá
verificar la veracidad de las medidas entregadas de los tanques y las reportadas por el auxiliar al
Ingeniero de operaciones.
5.2.3.15 El auxiliar procederá a realizar un muestreo al tanque que acaba de ser llenado y tomará dos (2)
muestras idénticas, una de las cuales utilizará para realizar los respectivos análisis de los fluidos y
otra que guardará como muestra testigo, como medida de prevención ante cualquier reclamación que
pueda presentarse. Las muestras deberán ser tomadas y rotuladas según se indica en el
procedimiento de Toma de Muestras de Fluido. Los análisis de laboratorio requeridos serán
definidos según el tipo de fluido y deberán realizarse siguiendo los procedimientos establecidos por
la compañía para tal fin.
5.2.3.16 El Ingeniero de operaciones debe confirmar los datos de volumen con los de la tabla de aforo del
tanque de almacenamiento. Si está conforme el volumen recibido con el volumen relacionado en el
acta o guía de despacho, el Técnico del área de tanques puede proceder a cerrar las escotillas del
tanque y el auxiliar a cargo de la zona de descargue procederá a cerrar todo el sistema de recibo y
las escotillas de cargue del carrotanque, de lo contrario, con ayuda del auxiliar y del Operador,

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deberán corroborar las medidas de los tanques en los cuales se realizó el recibo, para verificar si el
fluido faltante fue direccionado a otro tanque. El Ingeniero de operaciones debe asegurar la custodia
del acta o guía de transporte como soporte en su balance de materia, por ningún motivo el
transportador debe llevarse este documento.
5.2.3.17 El auxiliar desconectará la manguera de succión del carrotanque y ubicará el tapón tanto de la
válvula de descargue del carrotanque, como en la manguera. El auxiliar asegurará que dispone de
medias canecas plásticas, llamadas bateas y debajo de estas geomembrana para drenar la manguera y
residuos del carrotanque.
5.2.3.18 El auxiliar retirará la puesta a tierra y los tacos de bloqueo del carrotanque y dará al conductor la
instrucción para que se acerque al vehículo, retire su extintor y los conos reflectivos y para que retire
el vehículo del área de descargue.
5.2.3.19 El Ingeniero de operaciones dará la instrucción a la portería de la locación, para que permitan que el
vehículo salga de la misma. El vehículo podrá ser utilizado para realizar un nuevo cargue en la
locación o podrá ser despachado desocupado, según la programación de vehículos y/o las
instrucciones dadas por el representante del Cliente. Cuando el despacho del vehículo deba
realizarse durante la noche, se debe tener aval por escrito por parte del representante del Cliente. En
la portería registrarán la hora de salida, datos del conductor y del vehículo.
5.2.3.20 La guía única para transporte que es entregada por el transportador no se puede romper, ni realizar
enmendaduras, se deben guardar todas en consecutivo. Por ningún motivo se pueden regalar o
prestar. En caso de pérdida de alguna de las guías, el Ingeniero debe informar al representante de la
empresa operadora encargado y poner la respectiva denuncia, que será anexada al reporte de guías.
5.2.3.21 Cuando se vaya a realizar el descargue de hidrocarburos livianos, diésel o nafta, deberán extremarse
las medidas de seguridad, teniendo en cuenta la volatilidad de estas sustancias.
5.2.4 Elaboración de Acta o Guía de Despacho de Fluidos
5.2.4.1 Cuando se trata de despachos de fluidos desde una locación o estación a otra, el Ingeniero de
operaciones deberá elaborar un acta o guía de despacho en la cual se relacionan los volúmenes y
características de los fluidos a despachar, los datos del conductor y del vehículo. Adicionalmente,
deberá garantizar que la totalidad de los datos que quedan registrados en el acta o guía, se
encuentren verificados y sean reales, ya que estos serán validados en la estación de recibo (medición
de volúmenes y caracterización de fluidos).
5.2.4.2 Cuando se trata de crudo para transferencia de custodia, el Ingeniero de operaciones deberá elaborar
una guía única de transporte de hidrocarburos (Formato Actas y Guías de Despacho de Fluidos,
acorde a lo establecido en el instructivo para el control y manejo de las mismas del Cliente.
5.2.4.3 Es responsabilidad del auxiliar entregar al Ingeniero de operaciones las medidas de liquidación de los
tanques luego de la transferencia realizada, para que el Ingeniero de Campo pueda realizar los
cálculos de los volúmenes despachados, con base en las tablas de aforo del tanque. De igual manera,
el auxiliar entregará al Ingeniero de operaciones, los resultados de los análisis de laboratorio
realizados a los fluidos a despachar, con el fin de garantizar que cumplan con las especificaciones
establecidas por el Cliente. El Ingeniero de operaciones deberá incluir los volúmenes y
características de los fluidos despachados en el acta o guía de despacho.
5.2.4.4 El Operador deberá verificar que los datos entregados por el auxiliar al Ingeniero de operaciones
(volúmenes y caracterizaciones) sean completamente reales.

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5.2.4.5 Una vez elaborada el acta o guía de despacho, el Ingeniero de operaciones se encargará de leerla al
conductor y verificar que los datos en ella contemplada sean los correctos. Una vez validada la
información, el Ingeniero de operaciones solicitará al conductor firmar el acta o guía de despacho.
5.2.4.6 El representante del Cliente en Campo es la persona encargada de firmar las guías de despacho de
crudo, cuando se trata de transferencia de custodia y por lo tanto, de una guía única de transporte de
hidrocarburos. Cuando se trata de actas de despacho, las mismas pueden ser firmadas por el
representante del Cliente, quién en algunos casos podrá delegar por escrito al Supervisor o Ingeniero
de operaciones a cargo de la operación, para que realicen la firma de dichas actas. El Ingeniero de
operaciones será el responsable de hacer firmar por el representante del Cliente, la guía o acta de
despacho de fluidos.
5.2.4.7 Una vez reunidas todas las firmas, el Ingeniero de operaciones entregará al conductor el acta o guía de
despacho junto con la Hoja de Seguridad o Tarjeta de Emergencia del fluido despachado, como
cumplimiento a los requerimientos en carreteras nacionales. Dicha hoja de seguridad debe ser
entregada por el representante del Cliente, para cada uno de los fluidos manejados, desde el inicio de
la operación.
5.2.5 Actividades Adicionales para el Recibo o Despacho de Fluidos por Carrotanque
5.2.5.1 El Ingeniero de operaciones será el encargado de realizar el pedido de sellos, precintos de seguridad
y/o guías para transporte de hidrocarburos directamente con el represéntate del Cliente. El Ingeniero
de Campo deberá elaborar el Acta de Recibo y Devolución de Guías Únicas y Sellos para
Transporte de Fluidos, en la cual se incluyen la cantidad y de elementos recibidos y la numeración
de los mismos. Así mismo, al terminar las operaciones, el Ingeniero de operaciones elaborará el
Acta de Devolución de Sellos y Guías, en el formato mencionado y realizará la entrega al
Representante del Cliente.
5.2.5.2 El Ingeniero de operaciones será el responsable de la custodia de las guías, sellos y/o precintos de
seguridad. En caso de pérdida o hurto de una o varias guías, sellos y/o precintos de seguridad,
deberá dar informe de inmediato al representante del Cliente, quien tomará las medidas respectivas y
adicionalmente, deberá poner el denuncio ante las autoridades competentes. El representante del
Cliente podrá abrir la respectiva investigación, en conjunto con las autoridades.
5.2.5.3 Es responsabilidad del Ingeniero de operaciones que los sellos de seguridad sean usados en un estricto
orden de enumeración y con la cantidad de sellos que sea requerida para cada caso.
5.2.5.4 Cuando se deba realizar la destrucción de sellos o precintos, el Ingeniero de operaciones debe
informar previamente al representante del Cliente y deberá dejar la respectiva acta en la cual se
explique el motivo de la destrucción y se relacione el número correspondiente. Se recomienda que el
representante del Cliente se encuentre presente al momento de destruir los mismos. Esta relación
debe entregarse al representante del Cliente mensualmente en el Formato de Relación de Despachos,
Sellos y Guías.
5.2.5.5 Las actas anuladas por mal diligenciamiento o deterioro, NO se debe romper o botar, ya que deben ser
entregadas al representante del Cliente. El Ingeniero de operaciones deberá generar un acta de guías
anuladas o dañadas, la cual deberá ser firmada por ambas partes y a la cual se adjuntarán las guías
en mención. Esta relación debe realizarse mensualmente o con la frecuencia indicada por el del
Cliente en el Formato de Relación de Despachos, Sellos y Guías.
5.2.5.6 El Ingeniero de operaciones será el responsable de elaborar y entregar mensualmente el Cliente los
formatos de relación de uso de sellos, precintos de seguridad y guías de transporte de hidrocarburos,
según se establece en el Formato de Relación de Despachos, Sellos y Guías, en las cuales se debe

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relacionar la numeración de los elementos utilizados, con la fecha respectiva, vehículo, destino,
datos del conductor, etc., y el número de ítems que quedan en inventario.
5.4 FORMATOS RELACIONADOS AL PROCEDIMIENTO
5.4.1 Inspección de Vehículos para Transporte de Fluidos
El formato de Inspección de Vehículos para Transporte de Fluidos, se deberá diligenciar cada vez
que llegue a la locación un carrotanque para cargue. La inspección deberá ser realizada antes de
permitir el acceso del vehículo a la locación, para garantizar la seguridad del proceso de cargue y la
posterior salida del vehículo cargado.
5.4.2 Relación de Despachos, Sellos y Guías
El formato de Relación de Despachos, Sellos y Guías está conformado por cuatro (4) hojas, en las
cuales se incluye toda la información de los despachos realizados, los sellos utilizados y dañados y
las guías usadas. Este formato se deberá diligenciar diariamente para mantenerlo actualizado con la
información de todos los vehículos despachados desde la locación y se enviará representante del
Cliente diariamente.
5.4.3 Cálculo de Volumen de Fluido a Cargar por Carrotanque
El formato de Cálculo de Volumen de Fluido a Cargar por Carrotanque, consiste en una tabla de
cálculo que permite calcular el volumen a cargar en cada carrotanque que llegue a la locación,
tomando como base el tipo y calidad de fluido, el tipo de vehículo (dos ejes o tres ejes) y el peso
vacío del mismo, para garantizar que no quede con sobrepeso.
5.4.4 Inspección Preoperacional para Cargue / Descargue de Fluidos en Carrotanque
El formato Inspección Pre operacional para Cargue y Descargue de Fluidos en Carrotanque

deberá ser diligenciado diariamente por parte del auxiliar y/o el Operador, con el fin de verificar
las condiciones de las estructuras y equipos disponibles para las actividades de cargue /
descargue de fluidos, permitiendo garantizar la seguridad de la operación.
5.4.5 Actas y Guías de Despacho de Fluidos
El Formato de Actas y Guías de Despacho de Fluidos mediante fórmulas está relacionado con el
formato de Relación de Despachos, Sellos, para que de allí tome toda la información requerida
para la elaboración e impresión del acta o guía de despacho de fluidos. Para poder utilizar este
formato es necesario tener abierto el Excel de los dos (2) formatos previamente mencionados.
5.4.6 Acta de Recibo y Devolución de Guías Únicas y Sellos para Transporte de Fluidos
En el formato de Acta de Recibo y/o Devolución de Guías Únicas y Sellos para Transporte de
Fluidos se relacionan tres (3) documentos a ser usados dependiendo de la necesidad:
- Acta para legalizar la entrega por parte de la Operadora a Ut Petrosinger de los sellos y/o guías
para transporte de hidrocarburos requeridos para la operación.
- Acta para devolución de los sellos y/o guías para transporte de hidrocarburos que no fueron
utilizados en una operación ya finalizada.
- Acta para devolución de las actas dañadas y/o anuladas.

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A los formatos relacionados se deberá modificar únicamente el texto que se encuentra resaltado
en color rojo, con los datos de la operación correspondiente y el resto del documento debe
mantenerse igual. Estos formatos serán usados solamente cuando el Cliente no cuente con
formatos para dichas actividades; en caso contrario, se solicitarán al representante del Cliente los
formatos respectivos.
5.4.7 Monitoreo de Bombas de Despacho de Fluidos
El Formato de Monitoreo de Bombas de Despacho de Fluidos, deberá ser diligenciado

diariamente por parte del Operador, con el fin de llevar un control de datos de la línea a la que se
realiza el despacho, la bomba y el fluido (tanque); permitiendo garantizar la seguridad de la
operación.
6) EXCEPCIONES
En caso donde la operación no tenga la figura del Ingeniero de operaciones, el Supervisor asumirá la
responsabilidad de divulgar y hacer cumplir este procedimiento, así como de elaborar los reportes de
producción para entregar al Cliente.
En aquellos casos donde no exista en la operación la figura del Ingeniero ni la del Supervisor, el
Operador será el encargado de elaborar el reporte de producción y enviarlo al Ingeniero Líder del
proyecto quien tendrá la responsabilidad de revisar a diario el informe, garantizar la calidad de los
datos y enviarlo al Cliente.
En aquellos casos donde se encuentre personal operativo (Auxiliar principalmente) en entrenamiento,

será responsabilidad exclusiva de la persona que se encuentre en el cargo jerárquico inmediatamente
superior, realizar acompañamiento permanente y verificar la ejecución de las actividades según lo
contemplado en este procedimiento, así como de garantizar la calidad de los resultados obtenidos.
7) RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Supervisor operaciones y del supervisor HSE divulgar y hacer cumplir a
cabalidad lo establecido en el presente documento. Es responsabilidad del personal de la cuadrilla que
compone el equipo de trabajo leer, entender y cumplir con todo lo establecido dentro de este
procedimiento y con todas y cada una de las funciones que le han sido asignadas dentro del equipo de
trabajo para la actividad que se está realizando.

Recibo y Despacho de Fluido

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PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y Código PHSE-PR-021

DESPACHO DE FLUÍDOS Versión 1