KELLY JOHANA GUEVARA RINCON

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1
ENSAYO
Para realizar esta actividad, el Aprendiz deberá analizar previamente el material de
formación titulado Conceptos básicos de la legislación documental disponible en la
plataforma y consultar el material complementario propuesto, además de otras fuentes de
Internet que considere convenientes.
Se deberá elaborar un escrito a manera de ensayo, donde se profundice sobre la definición
de cinco de los conceptos estudiados durante la actividad de aprendizaje AA1. El escrito
deberá tener una extensión no inferior a dos cuartillas (formato Word o PDF), donde se
apliquen normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos, con las
correspondientes referencias y citas de autores según normas APA.
SOLUCION:
Según lo visto y lo leído en esta fase del curso podemos aducir que el Estado surge como
respuesta a necesidades de organización, se ve precisado a fijarse en la necesidad de buscar
sus decisiones en las normas que rigen la conducta humana. La autoridad no podrá hacer que
reinen el orden y la paz, si no comienza por concebir las relaciones de los hombres entre sí
sobre las bases de justicia.
El reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos esenciales como son:

Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica

una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con interese
comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de seres humanos dentro de un
territorio donde un estado ejerce su poder político.

Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en que se lleva a cabo
la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el lugar geográfico en el que
habita una población determinada; es el soporte físico de la Nación y del Estado.

Gobierno: Es la estructura organizada asumida por cada país para el ejercicio del poder del
Estado. Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para llegar al objetivo planteado.

El Gobierno es esencialmente la acción por la cual la autoridad impone una línea de conducta, a
individuos humanos. Los gobernados son los habitantes del Estado, nacionales y extranjeros,
que se encuentran en el territorio estatal. La actividad de la autoridad en su aspecto de
Gobierno es dar órdenes. Su misión principal es ordenar. Naturalmente que esas órdenes no
deben ser arbitrarias, sino que han de dirigirse hacia la consecución del bien público.

Esto es, la fuente material del Derecho positivo debe ser siempre el Derecho natural
entendiendo a éste como el recto ordenamiento de la conducta de los hombres, que deriva de
su peculiar naturaleza individual y social.

Vemos que el Derecho en esta forma nace del aspecto de la actividad de la autoridad que
hemos considerado como Gobierno según como se ve en el video.
Esta función de elaboración del Derecho en su aspecto formal por medio de las órdenes que
dicta el Estado, se ve condicionada por la orientación hacia la consecución del bien público.

La nación puede caracterizarse como un grupo social relativamente extenso cuyos integrantes
poseen un sentido de pertenencia a él debido a rasgos culturales y a una conciencia histórica
común.

Los integrantes de una nación tienen una conciencia más o menos explícita, según los casos, de
formar parte de una comunidad distinta a las demás. Esta conciencia nacional implica la
identificación con valores culturales comunes, así como vínculos efectivos de solidaridad entre
los integrantes de una nación.

En Colombia la legislación sobre la documentación no es muy conocida, por esta razón los
funcionarios y personas atinentes a esta situación caigan en muchas equivocaciones al momento
de dar un concepto o dar trámite a un documento.

Esto siendo cobijado por las leyes colombianas a cobijo de la constitución colombiana, tratados
internacionales y leyes acorde a la necesidad del Estado.
En cuanto a la legislación documental es preciso referenciar lo siguiente: el objetivo esencial
de los archivos consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que la
historia institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al
ciudadano y se constituya en fuente de la historia. Los archivos son importantes para la
administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en antecedentes.

SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

Una sociedad de la información es aquella en la cual las tecnologías que facilitan la creación,
distribución y manipulación de la información juegan un papel importante en las actividades
sociales, culturales y económicas. La noción de sociedad de la información ha sido inspirada por
los programas de los países industrializados, surge para dar seguimiento a la evolución que
tiene la sociedades para generar, aplicar e intercambiar información y conocimiento que esté
encaminado a mejorar la productividad, que da origen a la Sociedad del Conocimiento que
transmite información y estimula a laceración de nuevos conocimientos mediante la educación y
las TIC(Tecnologías de Información y Conocimiento).Tales sociedades se caracterizan por el
fluido de información, que viaja por todo el mundo mediante las TIC, para realizarlo se
requiere de un plan o proyecto que socorra y mejore la enseñanza e infraestructura en las
universidades, siendo estas la base del conocimiento, la producción, el manejo, el control y el
uso continuo de información, son consustanciales al que hacer de toda entidad. Desde los
trámites más rutinarios hasta la integración de políticas y la toma de decisiones sobre las
actividades más trascendentales, se sustentan en la producción, integración y uso de la
información.

¿CUÁL ES EL PAPEL DEL ARCHIVISTA EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN?

El papel del archivista hoy en día se concibe como una ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, su organización, los principios para su conservación los medios para prestar un
servicio. Tradicionalmente se ha considerado que el manejo de información en instituciones
públicas y privadas se centra en aquellas etapas archivísticas de gestión y archivo central para
la documentación de carácter administrativo y una vez que ha adquirido valor científico
cultural, se envía a su destino final en los archivos históricos, siempre basado en su
procedencia y organicidad institucional.

¿ESTÁ EN PELIGRO EL TRABAJO DE LA ARCHIVISTA EN ESTA ERA INFORMÁTICA?

La importancia que tiene para los archivos, el hecho de contar con personal capacitado que
asuma las tareas archivísticas en una forma profesional, que ocupa un papel fundamental en
esta misión, como custodios del patrimonio documental. Los conocimientos que debe tener un
archivista están señalados por el objetivo o finalidad de los archivos que es proporcionar
información y testimonio a los usuarios. El cumplimiento de estos objetivos se consigue a
través de una serie de funciones que nos van marcándolas materias cuyo conocimiento es
imprescindible y que serán unas de carácter técnico y otras de carácter científico.

Los conocimientos teóricos de la Archivística que son los fundamentales, desde el punto de
vista teórico como desde el punto de vista práctico; no solo con documentos de archivos, sino
también con grupos documentales que pueden ir desde los documentos que forman series hasta
fondos documentales completos, cuestión qué sólo se puede resolver satisfactoriamente en los
propios archivos. La formación profesional de personal calificado es esencial para el futuro de
la profesión Archivística, es condición básica para la misma supervivencia profesional, sin ella
resulta evidente el peligro de pérdida de la propia identidad de la profesión. En esta época de
transformación de las técnicas y las metodologías, se hace cada vez más patente la necesidad
de unos profesionales y plenamente capacitados; cada vez se comprende mejor la necesidad y
la importancia de toda profesión.

¿QUÉ RELACIÓN EXISTE ENTRE: ¿SOCIEDAD, INFORMACIÓN, DOCUMENTO Y

LEGISLACIÓN?

Actualmente vivimos con unas nuevas tecnologías de la información y de la comunicación TICS,

iniciando su proceso de reestructuración con el entorno político, económico, social y cultural.
Nos lleva a replantear la posición y el tratamiento archivísticos dado a la documentación en las
instituciones pública y privada de los nuevos cambios que ofrecen la información, no solo a la
administración interna, sino también a la externa de otras empresas. Con una buena gestión de
los archivos dependen en gran medida del conocimiento que tenga la persona responsable de los
documentos, acerca de las normas legales administrativas y técnicas que deben cumplir en la
prestación del servicio.
¿Cuál es la diferencia entre archivo público y privado?

Se entiende como ARCHIVO todo Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha forma y
soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada
en el transcurso de su gestión conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como
fuentes de la historia también se puede entender como la institución que está al servicio de la
gestión administrativa la información la investigación y la cultura los ARCHIVO PUBLICO son
documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de
un servicio público por entidades privadas y el ARCHIVO PRIVADO es aquel que por su valor
para la historia la investigación la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como
tal por el legislador.

¿Cuál es la importancia del sistema nacional de archivos para las empresas privadas?

Este sistema le permite a las empresas privadas de tener un apoyo para guardar todos aquellos
documentos importantes y le permite mantener vigente la memoria de todos aquellos
documentos que son tan indispensables para no olvidar nuestra historia ya que el que no conoce
su pasado está condenado a repetirlo El Sistema Nacional de Archivos se define como el
conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas
privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema sean estas del orden nacional
departamental distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley que
articuladas entre se posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos
promueven el desarrollo de estos centros de información la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos en todo el
territorio nacional.