ACI03 Lectura

Administración de compras e
inventarios
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS 1
Sesión No. 3
Sistemas de información
Objetivo:
En esta sesión el estudiante identificará las funciones del departamento de
compras con relación a las áreas con las que éste se involucra en cada uno de
sus procedimientos, podrás ser capaz de comprender el grado de integración
que debe lograr con los proveedores.
Contextualización
El departamento de compras es creado para adquirir productos de acuerdo a

sus necesidades, prácticamente todas las áreas de una empresa están
íntimamente relacionadas con el área de compras, como lo hemos visto en las
sesiones anteriores.
La eficiencia del departamento depende del personal con el que cuenta la

empresa, ya que este profesional deberá entender cuáles son sus objetivos y
tenerlos claramente identificados para trabajar de manera responsable para
alcanzar sus metas.
Para lograr el éxito de la empresa, enfocando nuestro trabajo en el

departamento de compras, es importante establecer normas y
procedimientos en las relaciones con otras áreas de la empresa, de acuerdo
con la línea de autoridad y ubicación del área de compras en el organigrama de
la compañía.
Introducción al Tema
Cuando vemos los juegos de fútbol americano nos damos cuenta que no se
puede lograr el triunfo sin el trabajo en equipo, todos y cada uno de los
jugadores son pieza clave para todas las jugadas. Así funciona también con los
miembros de una empresa, ya que cada uno regula el flujo de bienes y servicios
en el mercado.
No puede existir un equipo de relevos con un sólo nadador, ni con una carrera
de relevos con un sólo participante. Las reglas de las competencias rigen a
todos los equipos.
Nosotros como miembros de una empresa dependemos del trabajo de los

demás, el comportamiento de cada uno de los integrantes debe influir sobre el
comportamiento de los demás, aun cuando cada uno tenga su estilo propio,
todos los miembros van hacia la misma meta.
http://avanfarma.com/wp-content/uploads/2015/02/teamwork41.jpg
Explicación
Relaciones de la función de compras con la organización
Dependiendo de la naturaleza de la empresa, el área de compras debe

pertenecer a la gerencia a o a la vicepresidencia que lleve el peso de la actividad
del negocio, por ejemplo, en una empresa de producción el área de compras
puede pertenecer a la gerencia de producción o administrativa. En una empresa
comercial, compras dependerá de la gerencia o vicepresidencia de marketing o
dirección comercial. En una empresa de servicios puede depender de la
gerencia administrativa.
De igual manera la empresa debe establecer las normas y procedimientos en

las relaciones con otras áreas de la empresa, de acuerdo con la línea de
autoridad y ubicación del área de compras en el organigrama de la compañía.
Uno de los puntos más importantes que se deben tomar en cuenta cuando en
las empresas se organiza el área, unidad o departamento de compras, es que
una de las principales funciones del departamento es el generar información
vital para la compañía.
La consecuencia de no prever esta función es que el departamento se ve

obligado a improvisar o reconstruir de manera apresurada los datos que se
necesitan, lo que necesariamente, en ambos casos, produce un resultado no del
todo fiable.
Información generada en el área de compras que afecta a las demás áreas

de la empresa.
ÁREAS AFECTADAS TIPO DE INFORMACIÓN
Dirección general Información relacionada con los cambios y

movimientos que se producen en el entorno y sus
tendencias.
Ingeniería y desarrollo Información relacionada con productos, materiales,

de productos fuentes de aprovisionamiento, costes, condiciones,
nuevos productos y tecnologías, etcétera.
Marketing Información relacionada con disponibilidades futuras,

planificación de campañas de venta, planes de
lanzamiento de nuevos productos y similares.
Producción Información relacionada con plazas de entrega, costes

de las materias primas y los materiales, calidades
disponibles, alternativas de aprovisionamiento y
similares.
Finanzas Información relacionada con presupuestos de compra,

requerimientos futuros de tesorería, compromisos de
pago, etcétera.
Contabilidad Información relacionada con variaciones en los costes,

control de inventarios y similares.
Depósitos y Información relacionada con necesidades de espacio,

almacenes movimiento de mercancías, etcétera.
En la tabla anterior vemos cómo la información y las actividades repercuten de

una forma u otra en todas las áreas operativas de la organización.
Asimismo, estas áreas influyen en la función de compras; por ejemplo: la

Dirección General, ya que genera las políticas, normas y procedimientos para
toda la empresa; Ingeniería y Desarrollo de productos debe realizar programas
de desarrollo de productos novedosos; Marketing por su parte realiza los
presupuestos de ventas, especificaciones de lo que quieren los clientes y cómo
lo quieren, los planes de venta, etc.; el área de Producción realiza los programas
de producción, la búsqueda de fuentes alternativas y similares; Finanzas está

encargado de los presupuestos generales de la empresa, políticas financieras
relacionadas con las compres, etc.; Contabilidad del control de inventarios y el
Almacén de la coordinación de espacio y movimientos.
Dirección
General
Contabilidad Producción
COMPRAS
Ingeniería y
Marketing
desarrollo
Depósitos y
Finanzas
almacenes
El departamento de compras todo el tiempo se desarrolla como una figura que

genera incertidumbre, ya que prevé el ciclo de aprovisionamiento, es de vital
importancia que la información que fluye en la empresa sea fiable y útil ya que,
en su función de previsión deberá:
1. Mantener un flujo ininterrumpido de materiales y servicios para permitir el

funcionamiento continuo de la empresa.
2. Mantener el nivel de los stocks en los niveles más bajos posible, con el fin
de reducir costes que dicho mantenimiento implica.
3. Mantener los precios de compra lo más bajo posible.
En una forma más simple podemos expresar la previsión de compras con el

siguiente cálculo:
Requerimientos planteados por las estimaciones de venta para el periodo.
€ (Menos) Existencias al principio del periodo para el que se realiza la

previsión.
+ (Más) Existencias que deberán quedar al final del periodo.
= (Igual) Requerimientos o previsión de compras.
Deberemos tomar en cuenta que en la realidad hay muchos otros factores que
alteran la fórmula y que no permiten aplicarla de manera mecánica, pero la
finalidad seguirá siendo la misma, es decir, optimizar los recursos utilizados.
Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico
Una de las tareas del área de compras es evaluar a los proveedores, para
ello es necesario saber quiénes son proveedores con la finalidad de tener
opciones y no encasillarse en uno solo. Una vez conocidos todos los posibles
proveedores debemos de comparar la información de la cual disponemos
evaluando los siguientes aspectos:
Condiciones de
Precios Plazos de entrega
pago
Calidad de los Capacidad técnica y real de

Fiabilidad
productos producción
Métodos de Gama total de productos que

Edad media de los fabrican
producción
equipos y maquinarias
utilizados
Controles de calidad Potencial técnico y

Situación financiera
que aplican humano
Tipo de vinculación que

Posibilidades futuras Actitud ante las
mantienen con los competidores
de evolución nuevas tecnologías
de la empresa.
En este tipo de relaciones, los proveedores suministran productos o servicios a

otras empresas, los cuales se utilizan en los procesos de fabricación o son
revendidos. Por ejemplo, en su calidad de proveedor de cobre a nivel global,
Freeport-McMoRan suministra cobre para una diversidad de productos y de
clientes, entre los cuales se encuentran desde las monedas de un centavo para
E.U. hasta herramientas de plomería para fabricantes. Las relaciones con los
proveedores siempre involucran un rol negociador. El rol negociador se refiere a
las formas en las cuales el encargado de compras llega a términos de
intercambio aceptables con el proveedor.
Identificaremos 3 tipos de proveedores:
€ Fuente: ofrecen materias primas que ingresan al proceso de producción.

€ Productores: generan partes componentes, materiales procesados o

bienes terminados. Pueden ser agrícolas, forestales, pesqueras, mineras,
de construcción y manufactureras, más una amplia gama de industrias de
servicios.
€ Mayoristas: son organizaciones que comercializan productos y servicios

para la reventa o para uso institucional.
El auge del Internet ha tenido un profundo impacto sobre el estudio de las

cadenas de aprovisionamiento. Las relaciones entre las empresas y los
proveedores deben someterse frecuentemente a revisión como lo hemos visto
anteriormente, lo que genera la necesidad de implantar sistemas de información
inter-organizativos, más ágiles y basados en un enfoque abierto. Para algunas
empresas la falta de dichos sistemas ha dificultado en gran medida la
transformación de sus procesos de negocio.
¿Cómo puede ayudar el comercio electrónico a las empresas?
1. Ayuda a las redes de socios de proveedores a identificar y responder

con velocidad a la demanda cambiante del cliente.
2. Permite a las empresas el aprovisionamiento de materiales y servicios

de valor añadido.
3. Facilita la coordinación de actividades entre los socios de cadenas de

abastecimiento más allá de las transacciones, especialmente en el
plano de la información.
Para las empresas el abastecimiento de manera digital, en comparación con las

que operan manual o compras personalizadas, presentan una serie de ventajas:
€ Mayor simplificación, estandarización y transparencia de los

procedimientos de compra, lo cual reduce la duración del ciclo de
compras o pedidos.
€ Menor duplicación de funciones y oficinas de compras, lo cual disminuye

una disminución de los costos de operación.
€ Mayor transparencia y responsabilidad de los procesos de toma de

decisiones.
€ Consolidación de proceso de abastecimiento que incluyen una reducción

en el número de proveedores, un incremento del número de productos
servicios por los principales proveedores, ahorros de inventario y
potenciales reducciones en el precio del producto para el usuario final.
¿Cuáles pueden ser algunas desventajas o dificultades que las empresas

encuentran en el abastecimiento electrónico?
€ Desconocimiento y falta de competencias dentro de la empresa para

aplicar tecnologías de abastecimiento electrónico.
€ Falta de proveedores tecnológicos
€ Resistencia a sustituir los métodos tradicionales.
Importancia de los almacenes
Empezaremos definiendo qué es un almacén como un área física que cumple

determinados requisitos y que, organizada de manera lógica y sistemática, se
destina a la recepción, aceptación y custodia, conservación y distribución de los
bienes que van a emplearse para la producción o el servicio.
La razón de ser de un almacén radica en el hecho de que el ser humano debe

guardar aquello que produce, para consumirlo poco a poco o conforme a sus
necesidades. El hombre produce bienes en un lugar determinado y en un tiempo
determinado pero necesita consumirlos con regularidad.
La existencia de un almacén se fundamenta por la imposibilidad de eliminar el

tiempo que transcurre entre la fabricación para el consumo de un producto y el
cato en sí mismo del consumo, debido a que no se puede ajustar la oferta a la
demanda o por las propias características del bien (perecederos, inflamables,
etc.).
También existen por razones económicas, ya que puede ser más provechoso
para la empresa comprar en grandes cantidades y así reducir el precio del
producto, a pesar de que se necesite mayor espacio para su almacenamiento.
La gestión de almacenes está alcanzando una importancia cada vez más

notable en los resultados de las empresas y en su competitividad. Algunos de los
factores son:
€ El aumento de las exigencias de servicio por parte del cliente.
€ El incremento de los costes logísticos sobre el total de costos

empresariales.
€ El costo de espacio de almacén.
La gestión de almacenes se encarga de la recepción, almacenamiento y

movimiento dentro de un mismo almacén de cualquier material, ya sea materias
primas, productos semielaborados o productos terminados, además del
tratamiento e información de los datos generados.
La función de la gestión de almacenes determina cuando los elementos

almacenados pasan a ser pedido. Desde este momento, la responsabilidad pasa
al proceso de gestión de pedidos y distribución.
Las técnicas de gestión de almacenes también se aplican a cualquier elemento

físico que forme parte de la organización, no solo aquellos que forman parte del
negocio sino también a cualquier documentación generada.
Algunos beneficios de tener una gestión de almacenes correcta pueden ser:

a) Reducción de costos de almacén

b) Mejora el servicio al cliente mediante la aceleración del proceso de
gestión de pedidos.
c) Optimiza las operaciones de almacén, suministrando datos de inventario
transparentes que reducen las tareas administrativas.
d) Permite optimizar la distribución del almacén y la utilización del espacio.
El almacén forma parte del proceso distributivo, pues es el último eslabón

cadena de suministros de los productos a los clientes, conectando departamento
de compras con el departamento de distribución física.
Es importante destacar que una de las características principales de los

almacenes es que no añaden valor de forma directa a los materiales con los que
opera, pues su función es la de conservarlos en las condiciones óptimas.
Las funciones y objetivos de los almacenes pueden resumirse en la siguiente

tabla:
FUNCIONES OBJETIVOS
Protección de los productos almacenados Realizar las entregas con rapidez.
contra incendios, robos y deterioros.
Controlar el acceso de las personas Fiabilidad.
autorizadas.
Control exhaustivo de las existencias en Reducir costos.
todo momento.
Informar de manera precisa y constante al Maximizar el volumen disponible de
departamento de compras de nivel de almacenaje.
existencias.
Recepción e identificación de la Minimizar las operaciones de
mercancía. manipulación y transporte.
Controlar la salida de artículos.
Marcar y ubicar la mercancía para facilitar
su accesibilidad.
Conclusión
Cada empresa, dependiendo de sus variables, como el tamaño, centro de

operaciones, naturaleza, actividad, giro, entre otras, ubica a sus departamentos
en el organigrama como mejor le convenga.
Una de las principales funciones del departamento de ventas es ser la fuente de

información, el cual genera información, la cual necesitan todas las áreas o
departamentos de la empresa para coordinar sus tareas y responsabilidades con
el área y con el propio sistema.
La tecnología suele utilizarse actualmente para realizar una venta, también

permite llevar a cabo la gestión de previsión y el análisis de la actividad del
cliente, es decir, sus tendencias y preferencias en las compras, lo que permite
introducir en las empresas productos novedosos o cambios en la fabricación de
nuestros productos con las necesidades que el cliente requiere.
La existencia de los almacenes es primordial como soporte de la función

logística y demuestra la necesidad de llevar a cabo una gestión de almacenes en
toda su extensión.
Para aprender más
Tendencias del comercio electrónico que impactarán en 2014
• Volusion channel (2014). 5 Ecommerce Trends to Make an Impact in 2014 |

Two Minute Tuesdays Video de YouTube, obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=icouqKSDspA
Obtén la satisfacción de tu cliente con la cadena de suministro adecuada.
• Instituto Tecnológico de Reynosa. (2013) Cadena de suministro Coca-

Cola. Video de YouTube, obtenido de: http://www.youtube.com/watch?v=-
O1O1Fo5cek
Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual:
1. Investigarás y explicarás ampliamente los factores que pueden afectar la

previsión de compras.
2. Tomando el rol del departamento de compras de una empresa dedicada a

la fabricación de estufas, identifica las compañías que puedan ser tus
proveedores, incluye uno de cada tipo (fuente, productor y mayorista).
La extensión del documento será de 3 a 5 cuartillas en documento de texto, al

final tendrás que guardarlo en formato PDF para subirlo a la plataforma de la
asignatura.
En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:
• Tus datos generales

• Referencias bibliográficas
• Ortografía y redacción
• Título
• Investigación
Bibliografía
• Instituto Tecnológico de Reynosa. (2013) Cadena de suministro Coca-

Cola. Video de YouTube, obtenido de: http://www.youtube.com/watch?v=-
O1O1Fo5cek
• Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones

Díaz de Santos. ProQuest ebrary. Web. 15 October 2014.
• Reynolds, J. (2010) e-Business: una perspectiva de gestión. España:

Editorial UOC. ProQuest ebrary. Web. 27 October 2014.
• Rubio Ferrer, J. y Villarroel Valdemoro, S. (2012) Gestión y pedido de

stock. España: Ministerio de Educación de España. ProQuest ebrary.
Web. 27 October 2014.
• Volusion channel (2014). 5 Ecommerce Trends to Make an Impact in 2014

| Two Minute Tuesdays. Video de YouTube, obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=icouqKSDspA

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El departamento de compras es creado para adquirir productos de acuerdo a

La eficiencia del departamento depende del personal con el que cuenta la

Para lograr el éxito de la empresa, enfocando nuestro trabajo en el

Nosotros como miembros de una empresa dependemos del trabajo de los

Relaciones de la función de compras con la organización

Dependiendo de la naturaleza de la empresa, el área de compras debe

De igual manera la empresa debe establecer las normas y procedimientos en

La consecuencia de no prever esta función es que el departamento se ve

Información generada en el área de compras que afecta a las demás áreas

ÁREAS AFECTADAS TIPO DE INFORMACIÓN

Dirección general Información relacionada con los cambios y

Ingeniería y desarrollo Información relacionada con productos, materiales,

Marketing Información relacionada con disponibilidades futuras,

Producción Información relacionada con plazas de entrega, costes

Finanzas Información relacionada con presupuestos de compra,

Contabilidad Información relacionada con variaciones en los costes,

Depósitos y Información relacionada con necesidades de espacio,

En la tabla anterior vemos cómo la información y las actividades repercuten de

Asimismo, estas áreas influyen en la función de compras; por ejemplo: la

de producción, la búsqueda de fuentes alternativas y similares; Finanzas está

El departamento de compras todo el tiempo se desarrolla como una figura que

1. Mantener un flujo ininterrumpido de materiales y servicios para permitir el

En una forma más simple podemos expresar la previsión de compras con el

Requerimientos planteados por las estimaciones de venta para el periodo.

€ (Menos) Existencias al principio del periodo para el que se realiza la

+ (Más) Existencias que deberán quedar al final del periodo.

= (Igual) Requerimientos o previsión de compras.

Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico

Calidad de los Capacidad técnica y real de

Métodos de Gama total de productos que

Controles de calidad Potencial técnico y

Tipo de vinculación que

En este tipo de relaciones, los proveedores suministran productos o servicios a

Identificaremos 3 tipos de proveedores:

€ Fuente: ofrecen materias primas que ingresan al proceso de producción.

€ Productores: generan partes componentes, materiales procesados o

€ Mayoristas: son organizaciones que comercializan productos y servicios

El auge del Internet ha tenido un profundo impacto sobre el estudio de las

¿Cómo puede ayudar el comercio electrónico a las empresas?

1. Ayuda a las redes de socios de proveedores a identificar y responder

2. Permite a las empresas el aprovisionamiento de materiales y servicios

3. Facilita la coordinación de actividades entre los socios de cadenas de

Para las empresas el abastecimiento de manera digital, en comparación con las

€ Mayor simplificación, estandarización y transparencia de los

€ Menor duplicación de funciones y oficinas de compras, lo cual disminuye

€ Mayor transparencia y responsabilidad de los procesos de toma de

€ Consolidación de proceso de abastecimiento que incluyen una reducción

¿Cuáles pueden ser algunas desventajas o dificultades que las empresas

€ Desconocimiento y falta de competencias dentro de la empresa para

€ Falta de proveedores tecnológicos

€ Resistencia a sustituir los métodos tradicionales.

Importancia de los almacenes

Empezaremos definiendo qué es un almacén como un área física que cumple

La razón de ser de un almacén radica en el hecho de que el ser humano debe

La existencia de un almacén se fundamenta por la imposibilidad de eliminar el

La gestión de almacenes está alcanzando una importancia cada vez más

€ El aumento de las exigencias de servicio por parte del cliente.

€ El incremento de los costes logísticos sobre el total de costos

€ El costo de espacio de almacén.

La gestión de almacenes se encarga de la recepción, almacenamiento y

La función de la gestión de almacenes determina cuando los elementos

Las técnicas de gestión de almacenes también se aplican a cualquier elemento