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R.elaciones
Públicas

PROTOCOLO Y CEREMONIAL
EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS
Y PRIVADAS

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JoRGE rsAAC ARAGóN caNnln

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o DERECHOS RESERVADOS
Ley N' I 37 l4 Art, 78'
Derecho de Autor. Partida Registril:
N" 0613-96-INDECOPI
.--
Lima, 03 de setiembre de 1996.
Prohibida 1a reproducción total o parcial
sin autorización escrita del autor:
Lic. Jorge Isaac Aragón Candia

PROTOGOLO Y CEREMON¡AL EN LAS

INSTITUCIONES PÚBLIGAS Y PRIVADAS

'--\. ¡

PRIN'IERA EDICIÓN - 1000 ejemplares

Editado por la Universidad de San Ma¡tín de Por¡es t
Facultad de Ciencias de la Comtrnicación. Turismo y de Psicología.
Escuela de Ciencias de la Comunicación.
Con auto¡ización del Autor para uso en 1a formación unive¡sila¡ia.
Año de 1998.
 AI SENCICO

A mis Maestros y compañeros de estudios de la

Maestria de Relacrones Púbiicas de la Universidad
cle San lr4artín de Porres.

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 PBOLOGO

Camino al nuevo milenio, las Relaciones Públlcas concitan en forma creciente el

interés de los estudiosos de los procesos de ¡ntegración humana y de los niveles encar-
gados de tomar decisiones vitales. La razón es que con la participación de esta d¡sciplina
se encuentran respuestas adecuadas a la exigencia de acciones relacionales y
comunicacionales coherentes, que los públicos les formulan a las organ¡zaciones para
dar legitimidad a la gestión estrátegica de las mismas.

Al respecto, profesionales y estudiantes latinoamericanos buscan con empeño bi-

bliografía en idioma español que les sirva de consulta, pero encuentran vacíos por sub-
sanar, particularmente en temas cuya aplicación requiere en el ejercicio cotid¡ano, ade-
más de los fundamentos universales, un conocimiento profundo de la realidad e
idiosincracia de las jurisdicciones propias.

La Confederación lnteramericana de Relaciones Públicas -CONFIARP-, promotora

de una emergente corriente latinoamericana de pensamiento global y real percepción
local, aprecia por ello con gran beneplácito sucesivos aportes organizados para enrÍque-
cer la temática de Ias Relaciones Públicas en el ámbito geográfico de su influencia. A
todas esas ¡niciativas les manifiesta la debida consideración.

En el caso del Perú, podemos apreciar personalmente el esfuerzo editorial que efectúa
Ia Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y de Psicología de la Universidad
de San Martín de Porres en un singular aporte al desarrollo de las Relaciones Públicas.

Muestra de tan loable contribución son los I¡bros "Relac¡ones Públicas - Herramienta
Básica para la Gestión Empresarial Moderna", "l Foro lberoamericano de Relaciones
Públicás" y "Belaciones Públicas, Calidad Total y el Factor Humano", publicados recien-
temente.

Dado que el ceremonial y el proiocolo tienen un lugar imporiante dentro de esa

gestión estratégica mencionada al ¡nicio de este prólogo, la misma Facultad de Cienc¡as
de la Comunicación incorpora a su serie de importantes textos el título "Relaciones Públi-
cas", "Protocolo y Ceremonial en las lnstituciones Públicas y Privadas", cuyo autor es el
Licenciado Jorge lsaac Aragón Candia, docente de esta Casa Superior de Estudios Uni-
versitarios.
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I
Se trata de un acucioso trabajo plásmado en un manual de consulta, al que podrá
I recurr¡rse con la certeza de que se acude a una obra sustentada en la ampl¡a experien-
I cia del autor y su versación en el tema.
I
I Las connotaciones que derivan de la aplicación del contenido que el profesorAragón
expone en forma didáctica, tienen especial implicancia en la convivencia humana, ya que
L
en la relación cotidiana las formas y normas que rodean los actos públicos y privados
I constituyen valiosos instrumentos de comunicaclón que se suman a la labor integral de
I las Relaciones Públicas.
I
La Confederación lnteramericana de Relaciones Públicas -CONFIARP- valora ese
I nuevo aporte de la Facultad de Ciencias de la Comunicación, Turismo y de Psicología de
I la Universidad de San Martín de Porres a la espec¡alidad, al incrementar su prestigiosa
I colección con un libro desarrollado con toda dedicación.
I
Una mención especial al señor Decano y Presidente del CIESURfl R.P Dr. Johan
I Leuridan Huys OP, por su excepcional capacidad para impulsar la investigación y la
T producción intelectual en el quehacer universilario, que permite una continu¡dad biblio-
I
gráfica que elogiamos con toda justicia.

I
AI Licenciado Jorge lsaac Aragón Candia, felicitaciones por la forma como ha elabo-
I rado su obra y los mejores augurios para perseverar en una tarea promisoria.
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Lima, 13 de octubre de 1997. c

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6 Hernández
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PRESENTACIóN

Las Relacionés Públicas constituyen en su más actualizada redimensión, un Siste-

ma Integrador Multidisciplinario que utiliza permanentemente subsistemas de apoyo.

Protocolo y Ceremonial, representa un subsistema de indudable vigenc¡a dentro de

una planificación cabal de Relaciones Públicas, aplicadas a las variables comunicacíonales
y que Ia Confederación lnteramericana de Relac¡ones Públicas - CONFIARB apoya ple-
namente como contr¡bución que fortalece las estrategias propias de nuestra disciplina.

Durante mi reciente permanencia en Lima, para sustentar el módulo inicial de la

Maestría de Relaciones Públicas, institu¡da por primera vez en América Hispana por Ia
Universidad de San Martín de Porres, tuve oportunidad de conocer el trabajo del Prof.
Jorge l. Aragón C., Protocolo y Ceremonial en las lnst¡tuciones Públicas y Privadas ,
que me fue proporcionado por su autor.

Todo aporte tendiente a jerarquizar a las Relaciones Públicas a través de los

subsistemas de apoyo resulta altamente plausible. Con respecto a la temática elegida,
contribuye a pr¡vilegiar la bibliografía especializada, en la cual ex¡ste todavia carencias
en cuanto a sus más amplios alcances.
.-i
Por tanto el esfuerzo del Prof. Aragón es de muy estimable mérito, sin duda ha
logrado reunir en once capítulos los temas que hacen de este trabajo un completo Ma-
nual que seguramente encontrará s¡ngular repercusión.

Entendemos que el esfuerzo sistemático del Prof. Aragón, configura en el Perú un

enfoque Nacional del más amplio espectro y representa en el ámbito Continental un
positivo aporte a la bibliografía especializada en Protocolo y Ceremonial, como subsistema
de la Planificación en Relaciones Públicas y como tal constituye un libro de consulta
sumamente valioso.

Lima, 14 de setiembre de 1 996.

^:

Prof. ROMAN pEREZ SENAC

Past Presidente de CONFIARp
 ..PBOÍOCOLO Y CEHE¡,,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

INDICE

cepírulo I .-pHorocoLoy cEREMoNtAL Pá9. 1s

Generalidades - Protocolo en las lnstituciones Públicas y Privadas - Ceremonial en las

lnstituciones - Referencia Histórica - Definiciones - El Ceremonial Diplomático - Etiqueta
Diplomática -

CAPITULO II .- LA PRECEDENCIA Pá9. 33

LA PRECEDENCIA - Referencia Histórica - Los Títulos Monárquicos - La Democracia y

sus Títulos - Títulos Pomposos - La Constitución Política del Perú - Cuadro de Preceden-
cias - Precedencia en las lnstituciones Públicas - Aspectos Generates de Ia Precedencia
- Ceremonias Públicas - lnvitación al Presidente de la Hepública - Símbolos Patrios en la
Ceremonia - Micrófonos y Atriles - Arreglo de la Mesa de Honor - Ceremonia con Presen-
cia de Ministro de Estado del Sector - Precedencias de Ministros de Estado - Preceden-
cia en Ceremonias - Precedencia en Homenaje - Precedencia en Cóctel y Vinos de
Honor.

PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS Pá9. s4

Precedencia Empresarial - Cuadro de Precedencias en un Ministerio - Cuadro de Prece-

dencias en la Empresa Pública - Cuadro de Precedencias en la Empresa Privada - Jerar-
quÍa Empresarial Privada - Cuadro de Precedencias con Estruclura Mixta - Preceden-
cias en las Empresas Públicas - Precedencia en la Distribución de sitios en Ceremonias
- Arr-eglo de Ia Mesa de Honor - Precedencia en Ceremonias de Homenajes-

PRECEDENCIA EN !-AS EMPRESAS PRIVADAS Pá9. 60

.-.
Cuadro de Precedencia - Aspectos Generales - Los Públicos de la Empresa - La
Precedencia en laAtención Ce los Públicos - Intereses - Utilidad - Perjuicios - Necesidades
- De lnformación - De Conocimiento - De Cultura ' Precedencia en Actividades - De
Carácter Exigrno - De Promoción - De Venias - Show Room - De Carácter lnlerno -
Rer:niones Sociales - Celebración de Efemárides - De Caoacitaclón.

15
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

LAS PBECEDENCIAS EN LAS UNIVEBSIOADES Pá9. 70

Cuadro de Precedencia Universilaria - Cuadro de Precedencia en la Facultad - Cuadro

de Precedencia en el Departamento o Escuela - Precedenc¡a en lgualdad de Nivel .
Decanos de Facultad - D¡rectores de Consejos -Directores Universitarios - Jerarquía de
los Jefes de Departamento o Escuela - Jerarquía Docente - Docentes Contratados .
Precedencia en Visita de Rectores a Universidades - Precedencia de Flectores en el
Perú.

CAPITULO III . LA COBRESPONDENCIA Pá9.77

La Conespondencia - Antecedenles - Las Notas - Memorándum -La Memoranda - Las

Cartas Autógrafas - Conespondencía Epistolar del Estado - La correspondencia en las
Organizaciones - Definiciones - Cuadro de Precedencia por T¡po de Comunicación - El
Oficio - El lnforme - El Memorándum - La Tarjeta de Visita -Antecedente - El Uso de las
Tarjetas en la Actualidad - La Correspondencia Escrita - Las Comunicaciones Escritas -
Ejemplos - Las Comunrcaciones - La Telefonía - El Faximil - La Computadora u Ordenador.

CAPITULO ¡V - EL CEREMONIAL Pá9. 115

El Céremonial - El Ceremonial en Ia Organización - Programación y Planificación de

Ceremonias - 19 Actividades ANTES DE LA CEREIVONIA - Coordinar con oradores -
Directorio de invitados y asistentes -Agasajo a invitados - Programa y presupuesto de la
ceremonia - Proyecto - Aprobación del Proyecto - Diseño de la ceremonia - Contratos -
Tarjetas y croquis de estacionamiento - Cuadro de precedencias - Programa de información
y promoción - Plano o croquis del local - Aneglo de la mesa de honor - D¡stribuc¡ón de
asientos - Ubicación de equipos. de amplificación y proyección - El cuadro de
responsabilidades - El Guión de la ceremonia - Confirmación de asistencia de.los invitados
- Ensayo - 04 activ¡ades DUBANTE LA CEREI\4ONlA: Verificación del cumplimiento del
cuadro de comisiones - Fecepción de vis¡tantes y traslado a sus ubicaciones - Coordinación
de detalles durante la ceremonia - Atención a visitantes - 05 Actividades DESPUÉS DE
LA CEREMONIA - Evaluación del proyecto - Envío de notas de prensa - Envío de
agradecimientos - Resolución a colaboradores - Entrega del lnforme final de la actividad
- modelo de un Proyecto de Organización de un Concurso.

1é

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 PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

pRrvADA l'
cERErvoNrAL EN LA EM'RESA Pá9. 16s

Ceremonial de Ia Promoción Comerciai - Los Laboratorios Farmacéuticos - La Gapacita-

ción - Modelo de D¡spos¡c¡ón de Locales de Conferencia - Proyecto de Ceremonial Priva-
do - Curso de reactualización en Ventas Médicas.

C E REI\,4ON I AL UN IVE RSITARI O Pá9. 174

Anfitriones en Ceremonia - Arreglo de Mesa de Honor - Guión de la Ceremonia -

Ceremonias en las Facultades - lnicio del Año Académico - Exámen de Grado o
Sustentación de Tesis - Grado y Colación - Diversas Ceremonias en las Facultades -
Actividades Culturales.

CAPÍTULO V -LOS EMBLEMAS PATRIOS Pá9. 181

Análisis de la Legislación sobre los Símbolos Patrios - Penalidades - Ceremonial Patrio -

Modelo de lnvitación - Modelo de Programa - Modelo de Mensaje Patrio - Celebración de
las Fiestas Patrias - Modelo del Guión de una Ceremonia.

CAPíTULO VI .BECONOCIMIENTOS Y ESTÍMULOS ( Pá9. 193

Antecedentes - Condecoraciones lnternacionales, Nacionales y Municipales - Reconoci-

miento y Estímulo - Modelo de un Heglamento de Reconocimiento y Estímulos - Modelos
de las Bases para un Programa de ldentificación Instituciona¡.

CAPíTULOVII . tsANQUEÍES, COMIDASY AGASAJOS ,*, Pá9.207

L-os Banquetes - Modelos de Drsirbución de Mesas - Alrnuerzos o Cornidas - Modelcs Ce

Distribución de t,4esas: I\"4esa con Asisiencia de un Jefe - Mesa en "U" con Cabecera en
el Centro - Mesa de un Paño con una Cabecera - Mesa de un Paño con dos Cabeceras
- Mesas Bedondas - Mesa con Damas con Cabecera al Ceniro - Mesa con Damas con
una Cabecera - Mesa con una Autoridad Inviiada - Mesa en "U" con Esposas, ¡',4esa de
un Paño con Esposas - Mesa de un Paño con dos Cabeceras con Esposas - Decoración
de las l/esas - N/ESAS iNFORMALES: Los Cubiertos - La servilleia - Las Copas - El Pan
y la Manteaui a - Los Platos - MESA FOBMAL O DE FIES-IA: Los Platos - Los Cubiertos
-LaServilleta-LasCopas-LasBebidas-LosPaiosaServrr-VinodeHonor-EI Cóctel.

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 PBOÍOCOLO Y CEBEf\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

CAPíTULO VIII -EVENTOS EXTBAORDINARIOS Pág. zzs

lnauguraciones de Locales - Actividades Antes, Durante y Después de la Actividad -

Modelo de Proyecto - Viajes a Provincias - Traslado y Alojamiento de Funcionarios.
Programa de V¡sita - Colocación de Primera Piedra..

CAPíTULO IX. ETIOUETAY CALENDARIO CíVICO Pá9. 239

Saludos Epistolares - Precedencia del Saludo a Autoridades - Modelos de Tarjetas - Los

Oficios de Felicitación - Modelos de Oficios de Felicitación - CALENDARIO CiVICO ANUAL
- Calendario Cívico lnstitucional - Calendario Cívico en la Empresa Pública - Calendario
Cívico en la Empresa Privada - Aniversario de Paises con Embajadas y Consulados en
el Perú - Aniversario de Universidades en el País.

.]- CAPíTULo X. LAS HONRAS FÚNEBBES Pá9.275

Antecedentes - Fallecimiento de un Compañero de Trabajo - Tarjeta de Pésame . Guar-

dia en la Capilla Ard¡ente - El Cortejo Fúnebre - Precedencia de Cintas en el Cortejo.

CAPíTULO XI - EL VESTIDO Pá9.283 .

La Vestimenta Apropiada - El lnvento de la Corbata - Antecedentes - Uniforme en el
Estado - Ropa Adecuada para las Reuniones - Reuniones de Día - Reuniones de Noche
- El Vestido para un Velorio.

BIBL¡OGBAFIA Pá9.294

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 CAPITULO I

PROT'OCOLO
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CtrRE M ONIAL
LOS E¡/PÍRICOS ADOPTAN LA 'IVIA.
GIA'DEL ARTE, POR OUE NO SABEN
CÓMo APLICAF LA CIENCIA.

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 .. PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

GENERALIDADES

Protocolo proviene del Latín "protocollum" con el significado de pr¡mera hoja enco-
lada o pegada. La Real Academia Española de la Lengua, define como PROTOCOLO:
"Al libro donde se consignan las actas de un congreso diplomático", cuyas acepciones
son:

1, Ordenada serie de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escr¡ba-

no autoriza y custodia con ciertas formalidades.
2, Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomáti-
co.
3. Por extensión, ceremonial diplomático o palatino establecido por decreto o costum-
bre. (1)

Para la Diplomacia, Frotocolo, esiá deiinicjo como el sistema que trata de Ias reglas
y técnicas empleadas por las cancillerÍas, para conservar y aplicar Ias normas de carác-
ter ¡nternacional, en actos de recepción de credenciales de los embajadores o en las que
interviene el jefe del estado.

Las normas internacionales a que hace referencia Ia definición antes indicada, fue-
ron adaptadas por las Relaciones Públicas, para su aplicación en las organizaciones,
debido a que cada vez son más frecuentes las ceremonias y eventos en las que intervle-
nen diversas personaiidades, a quienes se debe otorgar preferencias de trato y cortesía,

(1) Mau rice Delmé - G u ide P ractique des Qu estions de P rotocole de Cérémonial et de Uetiqu ette - Brucelas
1950.
 PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

por las jerarquías de los cargos que representan estas antes, durante y después de las
ceremonias organizadas por la empresa a las que fueren invitadas.

La necesidad es cubrir ciertos vacÍos, debido a que no existe normas diplomáticas

específ¡cas que adaptar para diversas situaciones que se presentan en las ceremonias a
cargo de la empresas y que a obligado a que muchos procedlmientos y técnicas propias
de las Relaciones Públicas también se apliquen en esos eventos y de esta manera se da
nacimiento al sistema denom¡nado PROTOCOLO Y CEREMONIAL INSTITUCIONAL pú-
BLICOY PRIVADO.

Reconocemos que hoy en dia, una de las funciones más importante de las Relacio-
nes Públicas modernas es la administración del Protocolo y el Ceremonial lnst¡tuc¡onal,
el mismo que se entiende como el coniunto de reglas que norman el planeamiento, coor-
dinación, programación, desarrollo y evaluación de todos los eventob cívicos, soc¡ales y
empresariales de las organizaciones.

Un buen proyecto de Protoco¡o y Ceremonial perm¡te al Relacion¡sta Público conse-

guir los sigu ientes objetivos:

01. Mantener adecuadamente las relaciones de la organización con otras.

02. Reconocer las jerarquÍas de las personas.
03. Estructurar los cuadros de precedencias.
04. Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y servidores.
' 05. Cumplir los ritua¡es que debe observar el ceremonial.

El proceso de recopilación de experiencias en este campo son muy val¡osas y los

datos obtenidos, una vez procesados, analizados y adecuados, los transcr¡bimos con la
linalidad de ofrecerlos a los prolesionales de las Relaciones Públicas en función y a los
estud¡antes de las Ciencias de la Comunicación, que serán los administradores en el
futuro del Protocolo y Ceremonial. En esta obra encontrarán guías y modelos de docu-
mentos que pueden ser adecuados a sus necesidades, asícomo orientac¡ones en pro-
cesos técnrcos, en tareas y en operaciones necesarias, para la aplicación del Protocolo
y Ceremonial en la empresa, que facilitará el cumplimiento de sus funciones o los moti-
vará para adecuarlos a sus propios intereses o fines.

PROTOCOLO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICASY PRIVADAS

Las actividades protocolares se dan con frecuencra en las empresas privadas y con
mayor intensidad en las instituciones públicas, estas últimas, como entes burocráticos

22
 .. PROTOCOLOY CEHEMONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

tienen férreas y verticales estructuras jerárquicas, que obligan a los Relacionistas Públi-
cos a recurrir al Protocolo y Ceremonial, para conseguir el éxito de cada uno de sus
certamenes, eventos y actividades por más pequeños que sean, con la finalidad de no
herir las suceptibilidades de esas jerarquías o para satisfacer la inmodest¡a de algunos
funcionarios o personas.

Las actividades del Protocolo y Ceremonial tienen que ser previstas y empleadas
obligator¡amente, comenzando desde el encabezamiento y estructura de una comunica-
ción hacia fuera de la organ¡zación y a las que se originan por la misma función dentro de
la empresa o institución;en la recepción y trato a los visitantes, clientes o proveedores;
en la atención a funcionarios, invitados o en las activ¡dades internas, donde concurre el
personal con jerarquía organizacional.

El Protocolo tiene como func¡ón coadyuvar al Ceremonial, permitiendo la correcta

estructura del directorio o relación de empresas, instituciones, funcionarios y personas,
con la finalidad de observar el reconocimiento jerárquico de las mismas mediante la
estructura de un cuadro de precedencias, que debe ser instituido en las organizaciones,
siguiendo el modelo de la Cancillería, que es administrado por la Dirección General de
Protocolo y Ceremonial de Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Hoy en dia la aplicación de las normas protocolares, son fundamentales, debido a

que las relaciones administrativas, comerciales y financieras de las empresas o institu-
ciones, con organismos nacionales e lnternacionales, son actividades frecuentes por la
apertura de los mercados y el Iibre comercio, que acentúa Ia visita de empresarios y
funcionarios internacionales que requieren y merecen trato singular de la organización.

El relacionista debe estar constantemente involucrado en las actividades

Protocolares, como agente de comunicación, integración y administrador del pr:estigio
Corpoiativo, dependiendc de su acción Ias actitudes de los visitantes, funcionar¡os, ofga-
nizaciones e instituciones para con la empresa.

CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES

Por Protocolo el CEREMONIAL, es el con¡unto de "formal¡dades" que deben obser

varse en la planlficación, programación y ejecución de los certamenes y eventos tanto
internos como externos de la organización,

La oficina encargada del Protocolo, formulan en su programación anual una serie de

actividades, que forman el "Calendario C ívico- lnstiiucional" y desarrollan otras eventual-

23
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

mente, que requieren de una apresurada programación aplicando las "formalidades" del
ceremonial, que son el conjunto de normas y técnicas, que deben cumplirse, para la
adecuada organización y desarrollo de las ceremonias en la empresas, ejemplo: cuadro
de precedencias, estructura jerarquizada del programa, guión de la ceremonia, guión del
maestro de ceremonias, tarjeteo, ayuda de sala o anf¡trionas.

Contar con un "Calendario Cívico lnstitucional", permite planificar con el suficiente

tiempo antelado los eventos y programar acciones consignando hasta los más mínimos
detalles para la correcta ejecución de la activ¡dad, aprovechañdo o utilizando óptima-
mente los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa, para conseguir los
objetivos previstos.

REFERENCIA HISTORICA

La cultura China hace 3,000 años, mostraba un orden social con los más altos valo-
res, de conformidad a su grado de educac¡ón y cumplimiento de las reglas. El estilo de
ser modestos alcanzaba a toda la vida china -una de Ias virtudes más valiosas, es la
modestia- en particular en la vida de relación. Dice uno de sus principios: "Quién se
muestra sencillo y deja a los demás vanagloriarse, por parecer como superiores e impor-
tantes, ganará la buena voluntad de éstos"."Pero no hay duda que los valores morales e
intelectuales de quien se permite el lu.io de ser modesto, se pondrá de manifiesto de
todas maneras", d¡ce Jorge J. Blanco V¡llalta al referirse a la cultura china, "que en Confucio
tuvo a su más distinguido hombre de protocolo", como dice María Berizo en su libro
Protocolo y Ceremonial Oficial, Empresarial y Social.

Durante el proceso de búsqueda y recopilación de información para escribir esle

Manual, me llamó la atención un artículo titulado ETIQUETA Y PROTOCOLO EN EL
PERÚ DEL ¡MPEHIO, escrito por José Alfredo Hernández y publicado por la Revista de
Historia, dirigida por Jorge Basadre - Edición Nov. - Dic. 1943. Siendo un apasionado de
la Historia lnka jamás contada, ávidamente me enteré del contenido.

La crónica es una bien tratada recopilación de información sobre el protocolo de los

lnkas, en el que describe pasales muy pocos conocidos, como por ejemplo la vivienda
del emperador y detalladamente describe a su séquito compuesto por guard¡anes, maes-
tros de armas, consejeros, akllas, sacerdotes y alWlllaq Uma; señala, como cada uno de
estos grupos de personas sólo podÍan acceder por su grado a determinados ambientes
del palacio imperial, demostrando que existía un protocolo y una precedencia muy rígida.
-

PBOfOCOLO Y CEREI'/ONIAL EN LAS INSTIIUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Me gustó mucho, como se refiere al lnka cuando dice de él: "Emperador en el que
confluían dos poderes límites: el divino y el humano. Hijo del Sol, poderoso y grande,
emanaba de su persona un concepto de reverencia, de sumisión y de pleitesía sagrada."

Las personas que deseen recrearse con tan magnÍflco trabajo pueden encontrarlo
en la Bibl¡oteca del l\¡inisterio de Relaciones Exteriores y algunos casos más referentes
al Protocolo lnka, en el libro "Pitumarka, Reencarnación del Elegido" que escribí en el
año 1 993, editado por la Honorable Municipalidad del Cusco.

Becopilando información sobre Protocolo y Ceremonial recordé que de niño me

llamaba mucho la atención un l¡brio en la biblioteca familiar, "el Código de Honor del
Marqués de Cabriñana", que por su intenso contenido es muy importante, es una obra
corregida y aumentada, por los excelentísimos señores don José Echegarai' Duque de
Tamanes, Marqueses de Heredia, Vallecerrato y AIta V¡lla; Generales Contreras, Mar-
qués de Miranda de Ebro y Echague y otras personalidades, editado el año 1924.

Los 212 artículos contenidos en sus 40 capítulos, presentan un documento de gran

valor al referirse al PROTOCOLOY CEREMONIAL DEL DUELO, en el que no escapa
detalle que sirva para aplazarlo o suspenderlo, llegando al detalle de tratar hasta de la
vestimenta para los duetos a espada y de pistola, -como veremos en el Capítulo Xl de
este Manual-, con la finalidad de que nada se interponga al estoque o a la bala.

Es sin duda que el Protocolo ha sido mater¡a de cuidadoso análisis por diferentes
especialistas en la antigüedad, sin embargo lo más sobresaliente está a cargo de los
diplomáticos, como a cont¡nuación veremos,

El Protocolo, v¡nculado directamente a la actividad Diplomát¡ca, t¡ene su explicación

en la posible práct¡ca de compilar las reglas del ceremonial en un acta o registro. Las
cancillerías de todos los países tienen oficinas de Protocolo, cuya tarea cosiste en orga'
nlzar las actuaciones y el ceremonial en que interviene el jefe de estado, el ministro de
relaciones exteriores, el cuerpo d¡plomático y asesorar cuando le es requerido a otras
dependencias del estado en sus ceremonias púb¡icas.

La Dirección General de Protodolo y Ceremonial del Estado, de¡ M¡nister¡o de Rela'

ciones Exteriores, hereda y mejora constantemente las normas que rigen el Protocolo y
el Ceremonial del Estado y es por ello que se constituye como ta orientadora del queha-
cer de la función de los diplomáticos.

En la rama D,plomática prevalece la opinión de uno de sus más insignes represen-

tante, Ia del doctor Javier Pérez de Cuéllar, qu¡en durante su función de Profesor de Ia
Academra Diplomática del Perú, recopiló y transcribió las normas y técnicas más usuales

25
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

de las relaciones de gobierno a gobierno, de los eventos y tratamientos en su MANUAL

DE DEBECHO DIPLOMATICO, obra autorizada, consultada durante el tiempo que tomó
recopilar informac¡ón y que con su permiso por escrito, no sólo ha sido interpretada, sino
en muchos casos transcr¡ta, debido a su importancia y validez histórica.

lgualmente presentamos recopilaciones de lo expresado por otro insigne Peruano,

Don Eugenio Albertini, autor del libro "Derecho Diplomático y sus Aplicaciones a las
Repúblicas Sudamericanas', que es considerado como el "Clásico del Derecho Diplomá-
t¡co Peruano".

El Varón Carlos De Marlens, en su Libro Manual Diplomático dice "El Protocolo

abraza las calificaciones, que se debe hacer de los soberanos y de los estados monár-
quicos, aristocráticos y populares', esta definición encierra la lunción que cumple esta
actividad, que nos merece la mayor consideración y respeto en cuantb a su buena ejecu-
ción y tiene mayor importancia en el normal desanollo de la vida internacional.

En el manual de Relaciones Públicas escrito por el autor Chileno Pablo Eysaguirre

Chadwici, señala que "los términos Etiqueta, Protocolo y Ceremonial son sinónimos, la
d¡ferenc¡a reside en las épocas en que han s¡do preponderantemente empleadas, más
antiguo fue el uso de la palabra etiqueta, como lo prueba el hecho de que se llamará así
a las normas establecidas por la casa de Austria, luego se empleo hasta muy cercana
fecha la palabra protocolo y en la actualidad se va imponiendo el término ceremonial".

Para la compahiota de Eysaguirre, Ia tamb¡en autora Chilena Bárbara Délano en su

libro "Las Helaciones Públicas en Chile - Fundamentos Prácticos yTeóricos" señala "el Pro-
tocolo ordena las reglas del Ceremonial y controla su ejecución" y por otra parte manifiesta
que "La aplicación práctica y concreta del ceremonial está entregada al protocolo".

El doctor Javier Pérez de Cuellar, señala que en el ámbito diplomático reinaba fre-
cuente confusión entre los conceptos de Ceremonial, Protocolo y Etiqueta, por lo que
consideró necesario aclararlos, y al respecto emite una definición que tamb¡en la
transcrib¡mos literalmente:

EL CEREMONIAL: 'Es el concepto más amplio, del conjunto de ias formalidades que se
observan en las actividades públicas de los estados'.

LA ETIQUETA: "Es la manera de aplicar esas formalidades del Ceremonial, tanto en lo

oficial como en lo social .

PROTOCOLO: "Muy proximo a Io anterior, ordena las reglas del ceremonial y controla su
ejecución.

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 '' PROTOCOLO Y CEFEI\,IONlAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

EL CEREMONIAL DIPLOMÁTICO
Ceremónial: Es el conjunto de reglas :r

Li,§:5:: ffi #
"::á".':?IT",?l,l::
ceremonial, palabra de origen latino, o"o"
".,..;,J;;*"J;";",.
arreglado por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas o reverencia de
honor a las profanas. Es la manera de tratar a las personas particulares en sus relac¡o-
nes sociales o actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza y familiari-
dad..

La palabra ceremonial es un adjetivo, referente a lo relativo al uso de las ceremo-

nias; como sustantivo, serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o
solemne; también se entiende como libro, cartel o tabla en que están escritas las cere-
monias que se deben observar en ciertos actos públ¡cos.(2)

De acuerdo a la definición anterior, en lo diplomático versa sobre las normas conte-

nidas relativas a los honores y extensiones, por el que se conocen a los agentes diplo-
1
máticos con arreglo a su rango: regulan la recepción de embajadores y m¡n¡stros, su
precedencia entre ellos en las actuaciones públicas, en las audiencias y en el otorga-
miento de las distinciones honorificas.
i
t
En muchos países, al igual que el Perú, el Ceremon¡al como el Protocolo es objeto
de una reglamentacrón cuidadosa, cuya aplicación está confiada a una dependencia del
Ministerio de Relaciones Exteriores, llamada Dirección General de Protocolo y Ceremo-
I n¡al del Estado. En otros paÍses, esta dependencia comparte la labor del ceremonial
¡ d¡plomático, con una oficina adscrita a corte o presidencia de la república.

La función que cumple la Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado

es la de ordenar y v¡gilar el reconocimiento por ¡as autoridades nacionales, de las
prerogativas de los agentes diplomáticos acreditados en el país y deterrninar las prece-
dencias entre sí y con las personalidades locales; por último, intervenir en ta correspon-
dencia Diplomática del Jefe de y
Fstado en las formalidades de celebrar los tratados.
Las actividades diplomáticas están normadas en ef Perú, por Ley Orgánica del Mi-
nisterio de Felaciones Exteriores, Decreto Legislativo Ne 26112 del 29- 12-92 y su
modificatoria, Decreto Supremo Ne 033-95-RE; y el Ceremonial Diplomático, normaCo

(2) Jorge J. Blanco Villalta - Ceremonial - ll Edición. '1992 - Lugar Editorial S.A. Buenos Aires.

27
PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

por el Decreto Supremo Ns 0014 del 29-10-84, con 103 artículos, divididos en XVll
capítulos, habiendo sufrido modificaciones sus Capítulos V y Vl con el D.S. Ne -016-86-
FIE de fecha 06 de setiembre de 1986, referentes a la Presentación de las Cartas Cre-
denciales y del Reconocim¡ento del Encargado de negocios. La administración de este
Ceremon¡al está confiado íntegramente a Ia Dirección General de Protocolo y Ceremo-
nial del Estado del Minister¡o de Relaciones Exteriores.

Dentro de las funciones que cumple la Dirección General de Protocolo y Ceremonial

del Estado, está la organización y desarrollo de la presentación de las credenc¡ales de
embajadores o ministros, la que varía en detalles según los países, pero, en todos es
objeto de una preparación cu¡dadosa, cuya pompa es un resabio de las cortes europeas.

En Chile et Ministerio de Belaciones Exteriores, cuenta con una DIRECCIÓN DE

CEREMONIALY PROTOCOLO, Ia misma que se rige por Decreto Supiemo, mediante el
cual fijan las normas para actuar en casos del ceremonial diplomático y estudia el orden
de las precedencias.

En la Argentina Ia actividad Protocolar del Estado, está encargada a dos reparticio-

nes, la primera denominada DIRECCION DE CEREMON¡AL, de la Presidencia de la
República y la segunda forma parte del Minister¡o de Relaciones Exteriores y Culto, con
el nombre de DIRECCIÓN NACIONAL DE CEREMONIAL, cuyas funciones están apro-
badas por Decreto Nq 376-M,41 del 13-03-86.

En él Brasil el Ministerio de Relaciones Exteriores, orgánicamente cuenta con la

DIFIECCIÓN DE PROTOCOLO Y CEFEMONIAL, cuyas f unciones están normadas por
su Ley Orgánica, Decreto N0 70.274 del 09-03-72.

En el Ecuador el Minlsterio de Relaciones Exleriores, dentro de su organización

tiENE A IA DIRECCIÓN GENERAL DE PHOTOCOLO Y CEFEMONIAL DEL ESTADO.
sus funcíones estan normadas por Ley.

En el.Uruguay el Ministerio de Relaciones Exteriores, orgán¡camente cuenta con la

DIFECCION DE PROTOCOLO Y CEBEMONIAL DEL ESTADO, sus func¡ones están
normadas por su Ley Orgánica, Decreto del Poder Ejecutivo Ne 206/88 del 01-03-88.

El Dr. Pérez de Cuéllar en su Manual de Derecho Diplomático, Capítulo XVll, pá9.

111, dice que el CEREMONIAL, hace girar las ceremonias en torno al primer mandata-
rio, que posee la máxima representación del Estado y al reconoc¡miento de las dignida-
des y otras autoridades de la Nación.

1a
'
'j'
 PBOTOCOTO Y CERE[,,lONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

El Ceremonial, dice Pradir Fodéré, nace de la necesidad de conservar la buena

armonía y estrechar los vínculos entre los estados, habiendo sido desarrollado por la
desigualdad de rango que se estableció entre aquéllos en Europa feudal, por resenti-
miento a la dignidad individual de las naciones, por espiritu caballaresco occidental, por
las costumbres de las cortes y en pequeña medida por alguna convención.

Para el estudio del Ceremonial Público, señala el Dr. Pérez de Cuállar que se con-
sidera, como un conjunto de normas estrechamente relacionadas entre sí, que se ponen
en ejecución en circunstancias distintas;se puede hablar de un ceremonial de estado o
de corte, a las reglas que deben ser observadas en las relaciones de jefes de estado, a
las actuaciones y solemnidades oficiales dentro de un estado, con independencia de sus
relaciones externas.

El principio jurídico de la igualdad natural de los estados, es el axioma del derecho

internacional contemporáneo y es la sólida base sobre la que se asienta el ceremonial
público, nombre con el que se designa al conjunto de iórmulas en la que se exterioriza la
vida de relación de los estados. (3)

Las Normas del Ceremonial, se fundamentan en las costumbres y algunas veces en

las conversaciones. En el reglamento de Viena de 1815 se estableció que los agentes
diplomáticos tendrán precedencia entre sí en cada clase, según la fecha de la notifica-
ción oficial de su llegacja al país; sin que ello alierase Ia situación de los representantes
del Papa. Cada país establece un modo uniforme de recepción para los agentes diplo-
máticos de cada clase.

Se estableció que los vínculos de parentesco, alianza y familia entre las cortes Eu-
ropeas. no daban preferencia a sus respectivos agentes. Existen actos o tratados entre
varias potencias Europeas, que admiten el alternado por suerte en el orden de la firma
de los representantes diplomáticos. Todas esas disposiciones desterraban las dificulta-
des que secuia.rnente habían surgido entre los estados por razones de ceremonial, lo
que se ha venido confirmando y ampliando desde entonces hasta llegar a la perÍecta
igualdad entre los estados.

En la Convención de Viena de 1961 . se consideró que el Jefe de Misión Diplomática,

asumia sus funciones desCe el momento de la preseniación de sus cartas o credencia-
les y que haya comunlcado su llegada al Minisierio Ce Relaciones Exteriores del país
donde ejerza su función.

{3) CEBEIVIONIAL PUBLLCO, don Adoiio J. B. Urquiza, Licenciado en Diplomacia, Primer Secreiarlo de 1a
de la Bepública Arg€nilna en los Esiados Un¡dos. Ex Segundo lntroductor de Embajadores.
=mbajada
iditado en lvladriC 1932. Capitulo ll, EL CEBEI,4ONIAL EXTFANJEFO.

29
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Para Bárbara Délano (Las Helaciones Públicas en Chile - Fundamentos Prácticos y

Teóricos), señala conceptos interesantes de reproducir, para mayor información y clasifi-
cación del tema:

PROTOCOLO .- Ordena las reglas del ceremonial y controla su ejecución. La aplicación

práctica y concreta del ceremonial está entregada al Protoco¡o.

CEBEMONIAL PÚBLICO ,- Se divide en tres ramas: el Ceremonial del estado o extran-

jero; el Ceremonial Diplomático o de Emba.¡ada y el Ceremoníal de Cancillería o Protoco-
lo.

CEREMONIAL DE ESTADO .- At¡ende fundamentalmente a los honores y preeminen-

cias correspondientes a los jefes de estado, tanto en sus actividades internas como en
sus contactos con otros jefes de estado.

CEREMONIAL DIPLOMÁTICO .- Comprende lo relativo a las d¡gn¡dades y honores debi-

dos a los agentes diplomáticos en el ejercicio de sus funciones.

CEREMONIAL DE CANCILLERiA.- Parte integrante del ceremonial diplomático en to

que se refiere a las formalidades a observarse en la redacción de documentos y oficios
diplomáticos de cualquier naturaleza.

ETIOUETA DIPLOMATICA

El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, expresa que ETIOUETA

proviene del Francés ETIQUETTE y está de Ia voz Germánica "STlK" que significa: fijar,
clavar. La etiqueta es el ceremonial de los estilos usos y costumbres que se deben
observar y guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes.

En un sentido lato. la etiquela es el ceremonial de los estilos, usos y costumbres,

que deben observarse en todos los actos solemnes y ceremonias públicas, así como en
las manifestaciones externas de la vida soc¡al. (3)

Propiamente hablando la etiqueta es la reglamentación de ciertas normas del cere-

monial extranjero, con el que suele confundirse y en el que está implícitameñte compren-
dida.

Las modalidades de la etiqueta se encuentran, lo mismo, entre los salvajes someti-

dos a un caudillo o jefe de tribu, que entre los súbditos dei monarca más absoluto, al

JU
b"_
 PBOÍOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

respecto tenemos una anécdota que relata SamuelWhite Bake,:"En una de las tribus del
alto Nilo, vió, condenar a muerte a unos salvajes, que estando agachados en presenc¡a
del rey, osaron avanzar unos milímetros las puntas de los pies. Es decir encontraron la
muerte por haber incumplido la etiqueta del ceremonial dispuesto".

Sin llegar a la demostración de rigidez señalada en el párrafo anterior, la etiqueta es

más rigurosa cuando las sociedades son más aristocráticas. La h¡storia nos ofrece, abun-
dantes ejemplos del vigor conque floreció en Ia edad media y en general bajo todos los
regímenes del absolutismo. Las cortes de Francla, Austria y España son consideradas
como el modelo de la más puntillosa etiqueta. En las Naciones democráticas la etiqueta
desempeña un papel secundario.

Para normalizar la etiqueta y ceremonial en las reuniones Oficiales o del Estado, la

Dirección General de Prolocolo del Ministerio de Felaciones Exteriores del perú, incluyó
al D.S. Nq 014, el Anexo Ne 7, el mismo que hemos consultado especialmente en sus
normas para las reuniones sociales y teniendo el mismo objetivo que perseguimos en
este manual, adaptamos las disposíciones que nos parecen interesantes, para su aplica-
ción en las instituciones y empresas privadas,.

El doctor Javier Pérez de Cuéllar; señala que en el ánrbito diplomático reinaba fre-
cuente confusión entre los conceptos de Ceremonial, Protocolo y Etiqueta, por lo que
consideró necesario aclararlos, y al respecto emite una definición que la transcribimos
literalmente, sin dejar de lado otras opiniones, también transcribimos los conceptos de
otros autores en los capítulos correspondientes:

EL CEREMONIAL.- "Es el concepto más amplio, del conjunto de las formalidades que se
observan en las actividades públicas de los estados";

LA ETIOUETA.-"Es la manera de aplicar esas foi.malidades del Ceremonial, tanto en lo

ofrciai como en lo social";

PROTOCOLO.-"Muy próximo a Io anterior. ordena las reglas del ceremonial y controla su

ejecución".

3l
.kiE-- -"
A
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3n

neti-
o, al
 CAPÍTULO II

LA PRECEDENCIA
APRENOA OEL MEJOR, MEJORE
LO OUE APRENDIÓ Y EL ÉXITO
SEFÁ SU MEJOR PFEIVIO,

¡i-¡-$¿----
 PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTIÍUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

I,A PRECEDENCIA

La Precedencia en la diplomacia, según el Varón Carlos De Martens, es la prerroga-

tiva que conlleva las desigualdades convencionales, para que el estado la reconozca.
En las empresas e ¡nstituciones: Es el derecho en virtud del cual quien la disfruta, se
halla autorizado, para ocupar entre muchas plazas, aquella que es mirada como la más
distinguida.

La precedencia en las organizaciones, se refiere a la jerarquía de las personas, de

acuerdo a la importancia de los cargos que desempeñan u ocupan y que les permite
gozar de ciertas preferencias de lugar, ubicación y atención, que las demás personas de
Ia misma organización y con cargos de inferior jerarquia.

La jerarquía de las personas de una organización, aparece en el Cuadro de Prece-

dencias, el mismo que es elaborado teniendo en cuenta el"Organigrama Estructural". En
el Sector Público este organigrama se encuentra en el reglamento o manual de organiza-
ción y funciones de cada sector, su graficación tiene la forma de un muñeco, donde
claramente se aprec¡an las jerarquías de estructura, ejemplo de un organigrama estruc-
tural:
PBOTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CABEZA

DIRECCIÓN

MANO DERECHA MANO IZOUIERDA

OBGANO DE óRc¡¡¡o oE
APOYO ASESORAMIENTO

ORGANO ORGANO
EJECUTIVO EJECUT¡VO

PIE PIE

Toda Ley de creación de un ministerio contiene la estructura organizat¡va y para su

adecuam¡ento admin;strativo requiere de un reglamento en los que se considera la ubi-
cación estructural y las funciones de cada órgano que lo compone. L

Sobre la base del reglamento se elabora el manual de organización y funciones, (-

cuya graficación es denominada "organigrama funcional", por llegar a graficar desde el ( -.

órgano del despacho min¡sterial hasta la mas mínima unidad operatlva, por consiguiente
este documento guía y conduce a Ia elaboración del cuadro de precedencias institucional, t
por tener dos t¡pos de lectura:
(-
VERTICAL.- De aniba para abajo, de acuerdo al nlvel o proximidad al órgano superior se
norma la jerarquía, ejemplo: El director¡o es el primero, por encima de él no hay otro, el
inmediato inferior es la gerencia general, por estar ubicado en el segundo nivel y así
sucesivamente:
t.

GERENCIA GENERAL

JO
I

.. PFOTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICASY PRIVADAS

HORIZONTAL.- En órganos del mismo nivel el que se encuentra a la izquierda es

considerado el más importante y precede a los demás de igualjerarquia por consiguien-
te éste será el primero y el que le s¡gue debe ser considerado el segundo y así sucesiva-
mente hasta agotar el nivel jerárquico a la derecha.

PBIMERO SEGUNDO

Reiteramos que está implícito, que en toda institución el organigrama señala gráfi-
camente: la jerarquía y la importancia de los órganos, que son las bases que crean el
orden de precedencias de la institución.

Cada órgano funcional, tiene un título o nombre, que es el que asume Ia persona
que desempeña el cargo, (por nombramiento o designación superior), así tenemos por
ejemplo:el lng. William Jara Vidal, al ejercer el cargo del Vice Ministerio de Transportes,
se le denomina dentro del Sector Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construc-
ción, como: lng. William Jara Vidal, Vice Ministro de Transportes.

En el cuadro de precedencias de dicho Sector, ocupa el segundo lugar, después de

la Ministra que es la Jefa del Sector y antes de los otros dos vice ministros, por antigüe-
dad de creación del Sub Sector (Al desaparecer el Ministerio de Fomento y Obras Públi-
cas, se creó el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, que ya desde el nombre
determina Ia precedencia entre los sub sectores) y por estar ubicado en el organigrama
a la izquierda asume e1 segundo lugar antes indicado; el tercer lugar en el cuadro de
precedencia corresponde al Vice Ministro de Comunicación por lo ya indicado y el cuarto
al de Vivienda y Construcción (sub sector creado al integrarse el desaparec¡do Ministerio
de Vivienda y Construcción). Veamos gráftcamente el porque de Ia precedencia:

LEY OBGÁNICA DEL SECTOH:

1. Ministra
2. Vice Ministro de Transportes
3. Vice M.nrsrro de Conunicac ores
4. Vice Ministro de Vivienda v Construcción

37
PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

GRAFICACIÓN ORGÁNICA:

MINISTRA
(

VIVIENDAY
(.
CONSTRUCCIÓN
(_
L

s -'
r-.
En las empresas privadas se da el mismo caso que en el estado, s¡ b¡en la empresa €_
se crea por acuerdo de los inversionistas, en la escritura o estatuto de constitución de
una empresa, se indica la estructura y las funciones de cada órgano. para elaborar el
cuadro de precedencias se debe graficar la organización que se señalo en el documento I
¡nscrito en los Registros Públicos y de allí, comenzar el trabajo de elaborar el organigra- r
ma funcional (en varias empresas privadas visitadas, nos encontramos que carácen de t
organigramas estructurales y funcionales), como base para elaborar el cuadro de prece- p
dencias. c

En el caso de no contar con un organ¡grama, se debe diseñar uno de acuerdo a la

realidad en que se encuentra la empresa, al que se denominará organsrama funcional ' d
y siguiendo los mismos lineamientos que los determinados anteriormente para el Minis- ti
terio de Transportes, comunicaciones, Vivienda y construcción, se graf¡ca el que servirá
para elaborar el cuadro de precedencias.
J
Hoy un título, antes o después del nombre, para muchas personas es lo más impor- lc
tanle de su vida y carrera administrativa, ("vivir con un título prestado compensa frustra- n-
ciones o ¡ncrementa la vanidad"), las personas cuando lo obtienen lo cuidan. lo defien- e
den y lo pulen hasta sacarre lustre porque "da categorÍa y privilegios". La historia esfá p,
llena de ejemplos. dr

REFEBENCIA HISTÓRICA i P
ar
En el mundo diplomático "La Precedencia" se refiere a los tíiulos, honores y orden
secuencial entre los monarcas y jefes de estado.

10 il
ki
8" "-
 PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSI¡TUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LOS TíTULOS MONÁROUICOS

Según los tratados se tiene que en el año de 148 1 , algunos emperadores se hicie-
ron llamar majestad, como el rey Juan de Dinamarca, para establecer mutuas igualdades
de trato con otros monarcas europeos;tal es el caso de Carlos I de España y de los reyes
de lnglaterra y Portugal ( 1578) o de los soberanos de Francia y Prusia (1713).

Agustin Bravo OIalde en su Enc¡clopedia del Protocolo, dice que para terminar las
discusiones de las cortes europeas sobre las precedencias, el Papa Julio, el 12 de mayo
de 1504, dicta una Bula por la que traza el orden. José Ramón Escribano Andrés en su
Libro Protocolo Militar, lV Edición, '1953, completa que dicha Bula fue expedida con oca-
sión de Ia recepción de la embajada de obediencia del Rey de lnglaterra. Bravo Olalde
hace referencia a que posteriormente en el Congreso de Viena de 1815 establece un
estatuto general de precedencias para las cortes europeas.

ElVarón Carlos De Mártens, en su "Compendio de los Derechos y Func¡ones de los

Agentes Diplomáticos", dice que, los puntos esenciales y delicados del ceremonial diplo-
mático, son el rango y las calificaciones, (en los párrafos anteriores nos referimos a los
l
titulos), los usos y costumbres seguidos en cada corte en particular debe servir de guía
para arreglarlos, sin que haya otra base en materia de precedencia. Dice en otra parte,
que el ceremonial es arreglado a la med¡da de los honores y del rango.

El Protocolo codifica las reglas que gobiernan el ceremonial, cuyo objetivo es el de

dar a cada uno de los participantes las prerrogat¡vas, pr¡vilegios e inmunidades a las que
tienen derecho, según dice Jean Serrer, en Su libro "Manuel Practique de Protocole".

En el Brasil se dictó normas para las precedencias, Ia que estuvo a cargo de Sebastiao
José de Carvalho y Melo, Marqués de Pombal, quien en 1760 determinó la manera más
lógica de estructurar las precedencias, denomlnado como "el orden de antiguedad". con
motivo del matrimonio de la Princesa de Brasil, se consideró que la precedencia estaría
en relación a la fecha de llegada al pais de las delegaciones asistentes, norma adoptada
por el Reglamento de Viena de 1815 y que se practica hasta la aclualidad en la prece-
dencia de los embajadores,

En el caso de Argentina, se tiene como antecedente que el I de febrero de 1926, el

Presidente Marcelo T. De Alvear, dictó un Decreto de Ceremonial compuesto por 52
artÍculos, los que determinaban que la precedencia estuviera en consideración al carác-
ter de las ceremonias, sean éstas de orden: diplomático, militar o civil.

10

É-
PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA DEMOCRACIA Y SUS TITULOS

En la actualidad los títulos no establecen diferencia entre los jefes de estado, por lo
que los honores que se les tr¡buta son idénticos, con excepción del que practican los
estados católicos y que se puedqn conceder al Papa, aplicadas por relaciones particula-
res entre esos estados, señala el Dr. Pérez de Cuéllar.

Según norma de las Cancillerías, el Nuncio de su Sant¡dad el Papa, precede a todos

los embajadores en reuniones protocolares, tomando el título de Decano de los Emba.la'
dores Extraordinarios y Pien¡potenciarios, el privilegio concedido al Nuncio de su Santi-
dad en la precedencia con los jefes de misión (embajadores) acreditados en los países
católicos, no menoscaba la igualdad de los mismos, debido a señalar una prioridad de
orden o un primer lugar entre las igualdades.

Salvo los casos mencionados, a escala internacional se ha convenido que a los

presidentes de repúblicas no se les de más tratamiento que el de "excelencia".

Para la precedencia entre jefes de estado, en caso de hallarse varios reunidos, se

resuelve según criterios diversos: como la primacía alternada, la antigÜedad, la alta tun-
ción o el orden alfabético, en Ia Argentina se efectuaba cada año un sorteo, en el orden
alfabético, para definir quién debía tener la preeminencia en la precedencia.
(--

TíTULos PoMPoso§
c'.
Hemos recopilado como anécdota, que algunos presidentes de repúblicas, ostenta' r,

ron títulos otorgados por el pueblo o por ellos mismos, que en el Ceremonial se califican
de pomposos.

M¡entras que Simón Bolívar se invistió modestamente con el título de 'Libertador"; a

Mariano Melgare.io, Presidente de Botivia en 1870, se hizo llamar por sus conciudadanos n-
"Benemérito de la patria en Grado Heróico y Eminente Gran Ciudadano de Bolivia' Con'
servador del orden y de la Paz Pública". En Venezuela el General Francisco Linares y t(
Alcánlara era designado por los suyos con el título de "Gran Demócrata, Presidente de
la Flepública", asÍ aparece en un Acta det Conseio de Ministros, por el que se des¡gnaba 0-
momentáneamente un sucesor en-la presidencia, se deja expresa constancia que dicha 0'^.
des¡gnación debía ser comunicada al Gran Demócrata. (4)
0
0--
(4) Augustín Bravo de Olalde - Enciclopedia del Protocolo lV Edición ' lt4adrid. 0^.
40
 f\ll-{- i. :[ F\r^: . '

PBOTOCOLO Y CEBE¡/ONIAL EN LAS INSTIIUC]ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA CONSTITUCIÓN POLíTICA DEL PERÚ:

La Constitución Politíca del Perú de 1993. en su artículo Ne 39e, determina la prece-

denc¡a en el SERVICIO A LA NACIÓN, con el sigurente orden:

0'l . El Presidente de la Bepúbiica

02. Los Representantes al Congreso
03. l\,4inistros de Estado.
04. Miembros del Tribunal Constitucional
04. Miembros del Consejo de la Magistratura
05. Los Mag¡strados Supremos
06. Fiscal de la Nación
06. Defensor del Pueblo
07. Representantes de Organismos Descentralizados
08. Alcaldes,

NOTA: La Const¡tución indica que los cargos señalados en el Ne 04 | O6 tienen

igual categoría en el servicio a la Nación.

CUADRO DE PFIECEDENCIAS

De acuerdo a las normas de la República, corresponde exclusivamente a Ia Direc-

ción General de Protocolo y Ceremonial del Estado del Ministerio de Relaciones Exterio-
res, administrar "EL CUADRO DE PRECEDENCIA PROTOCOLAR DEL ESTADO", et
mismo que es utilizado en las ceremonias públicas y propias de la Cancillería.

El Cuadro de precedencias que a continuación se transcribe, se encuentra vieente

al 13 de agosto de 1996, y su publicación la consideramos de vital importancia, por la
necesidad de ¡nformación de los Reiaciontstas Públicos. para estructurar sus respectivos
cuadros de precedencias, para las actividades de Protocoio y del Ceremoniai, que les
toca cumplir en las instituciones públicas y privadas donde presten sus servicios:

01. Pres¡dente de la República

02. Presidente de Congreso
03. Presidente de la Corte Suprema de Justicia
04. Ex Presidentes de la República
05 Arzco soo de .i^.ra y Primado oer Pe/ú
C5 Vjce Pres.oeni:s de la Bep jorrca
07. Vjce Presiientes dei Congreso de la República.

l1
L.
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

08. Presidentes de las Comisiones del Congreso:

09. Pres¡dente del Consejo de Ministros a

10. Nuncio Apostólico - Decano del Cuerpo Diplomático Acreditado a

11. Presidente del Tribunal Constitucional,

Conselo Nacional de la Magrstratura, a

Fiscal de la Nación, a

Defensor del Pueblo. a

12. N¡inistros de Estado en las Carteras de: a-

Relaciones Exteriores a

Defensa ¿

Economía y Finanzas 4
lnterior
Justicia 4-
E d ucació n 4
Salud
Agricullura A

Trabajo y Promoción Social

Industria, Comercio lnteriot Turismo e lntegración. 4
Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción.
Pesquería E

Presidencia
De la Mujer 5
13. Congresistas no considerados en precedencias anteriores.
14. Titulares de Organismos del Sector Público con Rango de Ministro:
15. Contralor General de la República
16. Presidente del Jurado Nacional de Elecciones
Jefe de la Oficina Nacional de Procesos Electorales
Jefe del Registro Nacional de ldenflficación y Estado Civil.. 5
17. Vice Ministro de Política lnternacional y Secretario General de Relaciones 5
Exteriores 5
18. Jefes de las Misiones Diplomáticas 6i
19- Presidente del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas 6
20. Representantes de los Organismo lnternacionales con Hango de Embajador. 6:
21. Alcalde de Lima. 6t
22. Presidente de la Conferencia Episcopal del Perú. 6"
23. Comandantes Generales de las Fuerzas Armadas 6{
24. Direc'tor de la Pol¡cía Nacional 6(
25. Superintendente de Banca y Seguros 6;
26. Presidente del Banco Central de Reserva
27. Presidentes de las Hegiones
28. Vice I\,4inistros t-(
29. Presidente de la Sociedad Fundadores de la lndependencia 7-'
30. Embajadores del Servicio Diplomáiico de la República 72

42
 I

PFOTOCOLO Y CEBEI\iIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

31 .
Generales de División EP, Vice Almirantes AP y Tenientes Generales FAP.
32. Tenientes Generales de Ia Policía Nacional
33. Prefecto de Lima
34. Secretario General de la Presldencia de la República
35. Oficial Mayor del Congreso
36. Secretario General de la Presidencia del Conseio de l,4inistros
37. Secretario del Consejo de Ministros de la Presidencia de la República
38. Sub Contralor General de la RepÚblica
39. Teniente Alcalde y Regidores del Concejo l\,4etropolitano.
40. Arzobispos
41. Representantes de Organismos lnternacionales
42. Presidente del Conseio de Rectores.
- 43. Miembros de las Comisiones Consultivas de los Mlnisterios.
44. Presidente de la Corte Superior.
45. Presidente del Conseio Supremo de Justicia l\¡ilitar.
46. Fiscal Superior Decano
47. Presidente del Tribunal de Trabalo
48. Pres¡dente del Tribunal Agrario.
49. Rectores de Universidades
50. l\4inistros de Embajadas Acreditadas.
51, Ministros del Servicio Diplomático de la Bepública
53. Generales de la Policía Nacional del Perú.
54. Presidentes de lnstitLrciones Administrat¡vas, Científicas y Culturales del Estado"
55. Obispos y Vicarios Apostólicos.
56. Presidentes de lnstituciones Nacionales Hepresentat¡vas del eomercio, lndustria y Fi-
nanzas.
57. Vocales de la Corte Superior y F scales Superiores.
58. Fiscales Adiuntos Supremos.
59. Directores Generales de la Administración Pública.
60. Directores Eiecutivos o Gerentes Generales de Empresas Públicas
61. Procu radores PÚblicos.
62 SuperintendeniesGeneral3s
63. l\,4inistros Consejeros de Embajadas extranjeras.
64. l\/inistros Consejeros del Servicio Diplomático del Perú.
' 65. Coroneles EB Capitanes de Navío AP y Coroneles FAP
66. Coroneles de la Policía Nacional del PerÚ,
67. Decano del CuerPo Consular.
68. Decano deT Cabildo Metropolitano.
69. Subp refecto de Lima
- 70. Alcaldes Distrltales de Lima
71 JuecesEspeclalizados.
72. Fiscales P ro'r,nciares.

43
''

_hÉ
PHOTOCOLO Y CEFEIMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

73. Cónsules Extranjeros.

74. Consejeros de Embajadas Acreditos en el Perú
75. Consejeros del Servicio Diplomático del Perú.
76. Tenientes Coroneles EP, Capitanes de Fragata AP o Comandantes FAP.
77. Tenientes Coroneles de Ia Policía Nacional del Perú.
78. Dignidades del Cabildo Metropolitano.
79. Cónsules Ad Honoren
80. Directores Reg¡onales de la Administración Pública
81 . Directores de la Administración PÚblica.
82. Gerentes de Empresas Públicas
83. Subprefecios
84. Jueces de Paz Letrados.
85. Primeros Secretarios de Embajadas Extranjeras.
86. Primeros Secretarios del Servicio Diplomático del Perú'
87. l\,4ayores EP, Capitanes de Corbela AP y Mayores FAP.
88. Mayores Policía Nacional del Perú.
89. Secretarios y Relatores de la Corte Suprema. il
90. Gobernador del cercado.
91. Párroco
92. Segundos Secretarios de Embajadas Acreditadas.
93. Segundos Secretarios del Servicio Diplomático del Perú.
94. Capitanes EP, Tenientes Primero AP y Capitanes FAP
95. Capitanes de la Policía Nacional del Perú.
96. Terceros Secretarios de Embajadas Acreditadas.
97. Terceros Secrelarios. del Servicio Diplomático del Perú.
98. Agregados Civiles
99. Vice Cónsules Extranjeros
1 OO. Tenientes ER Tenientes Segundos AP y Tenientes FAP

101 . Teniente Policía Nacional del Perú.

1 02. Jueces de Paz no Letrados

1 03. Tercer Secretario de Cancillería de Embajadas Acreditadas.

'104, Tercer Secrelario de Cancilleria del Servicio Diplomático del Perú.
105. Alfereces EP Al€reces de Fragata AP y Alfereces FAP.
'106. Alfereces Policía Nacional del PerÚ.
107. Teniente Gobernador del cercado

NOTA: Cuando un numeral se ref¡ere a cargos en plural, se debe cons¡derat

para la precedencia el orden de antigüedad o atfabét¡co.

AÁ
 PFOTOCOLO Y CEREI\,4ONIAL EN LAS INST1TUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

PRECEDENCIA EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS

El hombre no crea normas y procedimlentos para complicar sus ieberes, el origen de

ellos está en la expresión de una necesidad social, cuya aplicación puede ser bien apreciada
al colocarse en el punto de vista de los intereses e ideas del momento y la época.

Dice Mártens, que el fundamento del ceremonial constituye la demostración de la

ligereza y la impertinencia de quienes lo juzgan como actividad inútil y frívola.

Jorge G. Blanco Villalta, en su Libro "El Ceremonial", reproduce un artículo del Dic-
cionario Enciclopédico Hispano Americano que lo transcrib¡mos sin comentar¡o tal como
aparece en su libro: "La vanldad y la soberbia congénita en qulen por derecho de naci-
miento o herencia ocupa un trono, crearon esa etiqueta que coarta la libertad de los
mismos en cuyo obsequio y honor se introdujo, humilla a todos los que por afecto a las
reales personas o por obligación de su cargo, tiene que pisar las regias habitac¡ones y
dirigir la palabra a los monarcas".

ASPECTOS GENERALES DE LA PRECEDENCIA

Como norma de Protocolo se debe tener en cuenta, que en la estructura del Cere-
monial, son primeros en el cuadro de precedencias las autoridades que no tienen a
quien subordinarse en el lugar de su residencia oficial, en segundo lugar se coloca a los
que se subordinan a la primera autoridad y seguirán los que se subordinan a la segunda
y asÍ sucesivamente hasta el nivel que se considere necesario, lo que se encuentra
graficado en el organigrama de la institución o empresa.

Hasta hace pocos años se tomaba como norma para la elaboración del cuadro de
precedencias en las instituciones, la planilla de haberesl siendc el primero el que gana-
ba más sueldo y asísucesivamente hasta el último, lo que ha sido dejado de lado por las
prohibiciones de la Ley de Presupuesto de cubrir plazas vacantes con nombramientos,
tomándose como costumbre que esas plazas vacantes se cubran con encargos a perso-
nal de menor jerarquía remunerativa. Lo que significa que un funcionario encargado,
gana menos del monto designado para el cargo de ser ocupado pcr un titular, pero usa
como prerrogativa el titulo del cargo, que puede ubicarlo jerarquicamente por encima de
mucho de sus iguales en haberes.

Para elaborar el cuadro de precedencias para una ceremonia, en la que estarán

presentes altas autoridades del gobierno y funcionarios de otros sectores, primeramente
se debe utilizar como base el cuadro del Ministerio de Relaciones Exteriores y a partir de
é1, se ubica los cargos en el nivel jerárquico que les corresponde.

¿5
;
_-L-
PROTOCOLO Y CEBEN4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Es necesario recalcar que al aplicar en la ceremonia el cuadro de precedencias c

estructurado, no se puede ubicar a un "representante" de un funcionario en el s¡tio que se C

señaló en el cuadro de precedencias para el titular. El siguiente ejemplo aclarará lo indi- €

cado: el Director Regional de Salud o el Jefe del Área de Salud o Director del Hospital o li
i
el Jefe de la Posta Médica, a nivel regional, departamental, provincial o distrltal respec- it
L
tivamente, no pueden ocupar el sitio de precedencia que Ie corresponde al Ministro de f
Estado a cargo de la Cartera de Salud, ellos deben ser ubicados en el nivel que les
corresponde por su cargo y no por el que se irroguen representar.
:
¡,
Únicamente el señor Presidente de la República, tiene el derecho a acreditar repre- I
sentante para un acto público, y éste representante ocupará el lugar o s¡tio que le corres- €

ponde al Presidente. En provincias el Prefecto representa al Presidente de la República I

en Ios actos oficiales y se le tiene que conceder el lugar de honor.

Cuando en un acto o actividad, se acredita un representante de una autoridad civil, (

politica, eclesiásticas o militar, no deberá ocupar el lugar que le corresponde al titular; I
salvo que se le conceda por cortesía un sitlo de privilegio, como es frecuente en.las
ceremonias de'inauguración de obras públicas, organizadás por los organismos regiona-
les, Ias qué comúnmente otorgan igual precedencia a un coronel o comandante o mayor
o capitán, que el que le toca por Protocolo al General Jefe de la Plaza Militar. En este
caso se verificará su ubicación en el Cuadro de Precedencias de la Cancillería.

A continuación analizaremos las actividades protocolares que se presentan en dife-

rentes casos, tratando de abarcar las variables que nos perm¡tan resolver los problemas
que se pudieran presentar en una ¡nstitución pública, empresa púbfica o privada.
I
cEREMONTAS pÚeulCas:
r
¡NVITACIóN AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA: (

Como caso espec¡al tratamos este tema en el presente capítulo por el privilegio
Presidencial. Para invitar al Presidente de la Repúbl¡ca a una ceremonia, la oficina de
Protocolo de la entidad que invita, adjunta al oficio o carta de invitación (no se debe usar
tarjeta en este caso), una ayuda memoria, que es un expediente que contiene una serie
de documenüú§ que perm¡ten al señor Presidente de la República, informarse sobre la
ceremonia a la que se le invita, se sugiere el siguiente contenido del expediente:

a. Breve exposición sobre el motivo de Ia ceremonia, fecha, lugar y hora propuesta,

trascendencia social o política de la misma.
b. Programa a desarrollarse en la ceremonia.

46
t-
:

PEOTOCOLO Y CEHEfulONIAL EN LAS INSTIIUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

Discursos que se pronunciarán en su presencia

d. Plano del lugar donde se desarrollará la ceremonia
Un croquis señalando el reccrrido que efectuará el Presidente dentro de las lnsta'
laciones, si después de la ceremon¡a debe visitar ambientes o Inaugurar alguna
instalación.
f. Relación de funcionarios y Personas que asistirán (Se adjunta un directorio de
personas invitadas hasta el tercer nivel jerárquico)

Cuando se recibe la confirmación de la asistencia del Presidente de Ia República, es

recomendable que se considere en la mesa directiva o de honor, sólo tres as¡entos, salvo
el caso de que esté acompañado por varios ministros de estado, que obligaria a agregar
mayor número de asientos, como ministros asistan.

Los tres asientos propuestos serán ocupados por el Presidente de la República, al

centro, el Ministro que invita a su derecha y el funcionario que continúa en el cuadro
numerado de precedencias jerárquicas elaborado para la ceremonia a la izquierda.

ANFITRIÓN PRESIDENTE 29ANFITRION

En el caso de asistlr otro ministro por protocolo se determina, que el ministro anfi-
trión de la reunión debe ubicarse a la ¡zquierda del presidente y a la derecha el de mayor
jerarquía por antigüedad del portafo¡io, -cuadro de Prolocolo de la Cancillería-, salvo que
el anfitrión tenga mayor jerarquía, en ese caso ocupará la derecha; de ubicarse más
plazas en la mesa de honor los sitios serán ocupados por las autoridades que aparezcan
en el cuadro de precedencias elaborádo, siguiendo con los números impares a la dere-
cha y pares a la izquierda, tratando en Io posible que el número de asientos sea impar.

5 31 PRESIDENTEANFITBIÓN 2 4

El Presidente de ia República y la comitiva ingresan a la sala o audltorjo, cuando

todos los Cemás asistentes se encuentren ocupando sus respectivos Iugares, por Io que

47
PBOTOCOLOY CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PBIVADAS

es obligación de quién dirige el Protocolo, prever antes del ingreso del Presidente al
Iocal, qué funcionarios conforman el comité de recepción, (siendo éstos únicamente los
de más alta jerarquÍa, en lo posible sólo los que lo acompañarán en la mesa de honor)'
invitando a los demás a tomar asiento en los lugares prefi.iados.

En el momento en el que aparezca en la puerta de la sala el Pres¡dente de la Repú-

blica y su comitiva, el maestro de ceremonias, tiene la obligación de anunciar su ingreso
y solicitar recibirlo con un aplaus o, ' Se,iaaao q ¿¿iaae¿. e¿ ¿¿at ?r¿¿¡¿<** 4z la. R4z/l*z'
áaze arc a'q,*to al ¿z/,6q aul.¿toz¿o, b eu¿l¿¿a¿ co,c ae. dá144¿4', igual defere ncia al mom en-
to que se retira, solicitando despedirlo con un aplauso, esta actitud de cortesía es similar
a Ia marcha que se ejecuta en actos públicos cuando ingresa o sale.

El encargado de Protocolo, espera al Presidente de la RepÚblica, parado detrás del

sillón donde se ubicará, con la finalidad de señalar el lugar de honor, asistiéndolo en
acomodar la silla, luego indicará los lugares señalados a los funcionarios de la comitiva,
esto no inhibe que la mesa tenga las tarjetas con los nombres y cargos de los que la
ocuparán.
a

La céremonia se inicia saludando al Presidente con todos sus nombres y títulos:

.Excelentísimo señor Presidente Constitucional de la República, y luego el título profe-
sional y los nombres y apellidos, seguidamente, se continúan saludando a las autorida- I
des extrainstitucionales que le s¡guen en jerarquía hasta llegar al anfitrión.

Después de saludar al funcionario anfitrión, se saluda a todos los presentes en

forma general: Señores vice Ministros, directores generales, funcionarios, señoras y se'
ñores, trabajadores del Ministerio de ... (se indica el nombre) ... y se continúa con el
programa prefijado.

SíMBOLOS PATRIOS EN LA C€REMONIA

Cuando concurre el Presidente de la República a una ceremonia, se debe prever un

lugar de honor, a la derecha de la mesa o detrás del sitio ocupado por el Presidente de
la Flepública, para ubicar el Pabellón Nacional, y en la mesa de honor debe colocarse a
la derecha de la ubicación del Presidente un banderín con el emblema patrio, con el
escudo en la franja blanca, en señal de respeto a la investidura y que acredita su presen-
c¡a.

48

L--
 . PROTOCOLO Y CEREfUONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LOS MICRÓFONOSY ATRIL

Si el ambiente donde se efectúa la ceremonia requ¡ere de amplificación del sonido, en

la mesa de honor se ubica un micrófono con pedestal de mesa, a la izquierda del Presidente;
por lo que durante ¡a ceremonia el único que puede dirigir la palabra desde su ubicación en
la mesa, es el Presidente de la República y todos los funcionar¡os que tengan que hacer uso
de la palabra deberán aproximarse al micrófono del maestro de ceremonias -y a la derecha
de la mesa de honor para facil¡dad de los oradores se debe insralar un micrófono con pedestal
y un atril para colocar los papeles que contienen los discursos.

El equipo de asistencia al Presidente de la República, porta a todas las ceremonias

donde concurre, un pedestal articulado de micrófono de mesa y un atril con el Escudo
Nacional.

ARREGLO DE LA MESA DE HONOR

La mesa de honor en una ceremonia debe contar con un tapete que cubra la parte
superior y Ia parte frontal que da hacia el público hasta el suelo, a efecto de que no se
vean los pies de las personas que están sentadas, (la posición de las piernas de las
personas es motivo de distracción cuando no hay tapete que las oculte), en la mesa se
debe colocar lo siguiente:

-File de cartulina con un rótulo (PROGRAMA) y en el interior debe incluirse:

-- El Programa de Ia ceremonia.
-- Nombre y cargos en forma jerarquizada de las personas que conforman la mesa.
-- Nombres y cargos en forma jerarquizada de los funcionarios de más alto nivel que
se encuentran en la sala y qus pueden ser mencionados por los oradores.
-Una o dos hojas de papel bond para notas y un lapicero.
-- Un micrófono con pedestal de mesa.
--Vasos para agua y botellas de agua de mesa o vasos con agua.
-- Posavasos de cualquier material.
-- Servilletas de papel.
-- Un banderÍn con el emblema patrio.
--Tarjetas, señalando los nombres y cargos de las personas, para ubicar sitios, estos
carteles en la parte que da a la sala, deben estar impresos con letras grandes.

NOTA: De entregarse en la ceremonia brochure, tríptico o cualquier otro material

estos tamb¡én deben ser ¡ncluidos en el lile

t.
 .l
I.,,

¡i
I

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CEREMONIA CON PRESENCIA DE MINISTRO DE ESTADO DEL SECTOR t

Nos hemos referido a que en las lnstituciones Públicas, la jerarquía está plenamen- a

te definida por un Organigrama vertical, lo que facilita a la of icina de Protocolo elaborar el !-

cuadro de precedencias. Todos los sectores prlblicos mantienen el mismo orden jerárqui- ,l

co en sus organigramas por to que de su lectura tenemos el slgu¡ente orden:

I

Ministro de Estado en la cartera de ....

".

Vice Ministros"
Director General- ,:

Asesores del Despacho Ministerial'

I
Directores.
Sub Directores
.
i
Jefes de Oficina-
Jefes de Departamento'
Jefes de Unidades-
Profesionales :

Técn¡cos
Auxiliares

Al elaborar el organigrama de la institución et responsable, de ubicar los órganos

administrativos en una misma línea horizontal, ha considerado la antiguedad de creación
de cada uno o la importancia del mismo ubicándolo a la izquierda y el menos antiguo o
importante a la derecha, (mirando el organigrama), esta ubicación permite determinar el
orden de precedencia de cargos iguales, el de la izquierda número 1 es -el más antiguo o-.-
importante, por consiguiente, primero en el directorio de precedencias en la institución
entre los funcionarios de similar o igual ierarquía.

óRoeruos DE UNA tvlsMA LÍNEA

50
 PROTOCOLO Y CEHEI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PBECEDENCIA DE MINISTROS DE ESTADO

Cuando concurTen uno o varios Ministros de E§tado, la precedencia se tomará de

acuerdo a lo señalado por la D¡rección General de Protocolo y Ceremonial del Estado de
la Cancillería:

01. Relaciones Exteriores

02. Defensa
03. Economía y Finanzas
04. lnterior
05. Justicia
06, Educación
07. Salud
08. Agricultura
09. Trabajo y Promoción Soc¡al
10. Industria, Comercio lnterior, Turismo e lntegración.
.1
1. Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción.
12. Pesquería
13. Presidencia
14. De la Mujer

Asistrendo a una ceremoniaVice Ministros o Directorss Generales de otros sectores

públicos, los visitantes de igual rango jerárquico que los funcionarios de la institución
anfitriona, son primeros en la precedencia protocolar, estén sentado o no en la mesa de
honor.

PRECEDENCIAS EN CEREMONIAS:

Para cada ceremonia o actuación se debe eiaborar un cuadro jerárquico de prece-

dencias, comenzando del 0'1 hasta el número que llegue sucesivamente, lo que simplifi-
cará el trabajo de ubrcación de los funcionarios en una mesa de honor, en la platea, sala
o audiiór um donde se desarrolle la ceremonia- o evento.

Las mesas de honor en una ceremonia. debe contar con un número limitado de
asientos, cuidando especialmente de no satuiar el escenario o zona donde se ubica
dicha mesa, es aconsejabie que no pasen de cinco personas, salvo que se trate de un
panel para una conferencia.

Tenemos comc ejemplo de saturación las ceremonias universitarias, en ias que pcr
derecho toCcs los decancs desean estar en la mesa de honor ocr consiguiente no existe

5l
i- _..'_-_.._._
 i,
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t:
1

PROTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

,|

mesa que abarque tal cantidad de autoridades, lo que se resuelve adicionando sillas sin
mesa.

El número impar en Ia distribución de una mesa de honor, permite que la máxima i

autoridad se encuentre al centro y flanqueado por igual número de funcionarios a.la
derecha e ¡zqu¡erda, (balance importante tanto visual, como para los registros fotográf ícos), '
pudiendo ubicarse de acuerdo al siguiente diagrama: I

Los números pares estarán a la derecha del funcionario que preside la mesa y los
impares a ta izquierda. Es necesar¡o recordar que el número está señalado en el cuadro
de precedencias que se elaboró previamente para la ceremonia.

Si a Úna ceremon¡a asisten autoridades de diferentes sectores y sólo se invita a la

mesa directiva, a las de mayor jerarquía, las demás autoridades deben ser ubicadas en
las butacas o s¡llas de la sala. El maestro de ceremonias, tiene la obligación de presentar
el saludo de la institución a dichos funcionarios por su asistencia, el saludo se efectuará,
dos números antes de finalizar el programa o antes de las palabras del orador principal y
se señala a cada saludado con sus nombres y apellidos completos, cargos y sector
ministerial donde se desempeñan.

En las instituciones públicas, muchos cargos jerárquicos están ocupados por da-
mas, (vice ministras, directoras generales y directoras), las que aparecen en el cuadro de
precedenc¡as en sus respectivos Iugares de acuerdo al organigrama, como señalamos
anteriormente; por lo que no es aconsejable, que tratándose de damas se rompa con el
protocolo establecido y se las invite a ocupar sit¡os que no les Corresponde en una mesa;
recordemos que el "cuadro de precedencias", está elaborado porjerarquías institucionales
y no por la selección, naturaleza o género de la persona.

Sólo en las reuniones no proiocolares (reunión de trabajo, almuerzos informales

etc.), se las puede ubicar en un lugar preferencial, por su condición de damas, (ver capi-
lulo 07)

Las instituciones públicas mantienen jerarquías establecidas, pero por operat;v¡dad

se recomienda que el cuadro de precedencias, para una ceremonia interna considere a
los funcionarios sectoriales hasta el quinto nivel jerárquico.

5?

_L-
 PROTOCOLO Y CEREi\,4ONIAL EN LAS INST|TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Ministro de eslado
Vice ministros
Directores generales
Aseso'es de' despacho ministerial
Directores

Teniendo en la mesa de honor sólo cinco plazas, los demás funcionarios que apare-
cen en el cuadro de precedencias serán ubicados en las primeras filas de as¡entos de la
sala o auditorio, sin orden precedente o establec¡do, dejando que ellos mismos determi-
nen el lugar y con quién desean sentarse, esto no inhibe a que el encargado de Protoco-
lo, señale los asientos con una tarjeta (Directores Generales - Asesores del Despacho -
Directores - Asesores del Vice Ministro), sin indicación del nombre, para evitar suscepti'
bilidades, por si un funcionario de menor jerarquia deja sin asiento a uno de mayor.

TARJETAS

DIRECTORES DIRECTORES
GENERALES

PBECEDENCIA EN HOMENAJE

Es muy frecuente en la adminlsti'ación pública las ceremonias de homenaje que se

trjbutan al funcionario o personalidad, que prestó algún servicio a la Institución, cuando
existe un sólo invitado de honor, debe aparecer en el cuadro de precedencias con el Ne
2 y ocupará el puesto a la derecha del funcionarro que preside la cerernonia y los puestos
siguientes serán ocupados de acuerdo con el cuadrc jerárqu co.

53

t
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Al tipo de ceremonia señalado, siempre asisten los familiares del homenajeado, en

este caso la esposa y familiares pasan a ocupar la primera fila de asientos a la derecha
en el auditorio o sala, solicitando previamente que los funcionarios de la institución, ce-
dan los lugares que les correspondían por protocolo.

Cuando se trate de un homenaje multiple por ejemplo premiar a los trabajadores

que cumplen: 5, 10, 15,20,25y 30 años de servicios, los merecedores no deben ser
considerados en los primeros lugares del cuadro de precedencias, por que no ocuparán
sitio en la mesa de honor, sin embargo se tendrá una relación especial para saludarlos
protocolarmente en el transcurso del programa,

PRECEDENCIA EN CÓCTEL O VINO DE HONOR

Después de una ceremonia se acostumbra a agasajar al homenajeado, invitados y

asistentes, con un cóctel o vino de honor (ver Capítulo 7 ), el mismo que se desarrolla en
una sala especial.

Hasta que la máxima autoridad no efectúe el brindis de estilo, se debe cont¡nuar con
el protocolo rígido en la precedencia, es decir, que la autoridad que presidió, debe tener
a su lado a las personas que estuvieron con él en la mesa de honor en la ceremonia.

?anscurrido el Brindis y agradecimiento si lo hubiera, se deja en libertad al homena'

jeado y a los funcionarios para que puedan departir con los asistentes o que éstos se
acerquen a las autoridades.

En el caso de contar con animación musical el cóctel o vino de honor, por estar fuera
de protocolo, se debe advertir a los músicos que durante la interpretación o ejecución
musical, los asistentes tendrán libertad de mov¡miento dentro de la sala y aún podrán
mantener conversaciones y diálogos, mientras se ejecuta Ia música. No es conveniente
invitar a concertistas afamados, para amenizar este tipo de reuniones, pues la falta de
atención a la ejecución puede resentirlos.

PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS

El proceso de privatización del estado hace que cada día existan menos empresas
públicas, sin embargo en el sec'tor municipal existe un crecimienio de estas por lo que las
mencionamos en sus actividades protocolares. Las empresas públicas, por sus fines y
objetivos producen bienes, comerc¡alizan productos o prestan servicios y para conseguir
sus fines desarrollan actividades de capacitación de su personal, eventos de promoción
y difus'ón de sus productos o servicios.

\/,
.*' _
F
i

PEOTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PRECEDENCIA EMPRESARIAL

En el desarrollo de los certámenes, ceremonias, actuaciones, reuniones, eventos

etc., que programan, se ven obligadas a considerar la participación de funcionarios y
personalidades del sectof público al que pertenecen; así como de la banca, la industria
y el comercio, Io que complica la estructura del cuadro de precedencias que deben em-
plear en estas actividades, debido a las diversidad de jerarquías que tienen las personas
del sector o de las empresa a las que representan.

La mejor manera de enfrentar este problema es contemporizar ierarquías de cada

Sector, para aSíestruCturar un adecuado cuadrO de precedenCias, que cumpla COn SatiS-
facer por un lado la vanidad de ciertas personas o mostrar un adecuado ceremonial de
respeto a todos los invitados.

Para contemporizar jerarquías, se debe analizar primeramente los diversos cuadros

de precedencias de las ihstituciones y empresas a las que pertenecen los posibles asis'
tentes al evento, para e§te caso veamos los sigúientes cuadros:

CUADFIO DE PBECEDENCIAS EN UI.¡ MINISTERIO

01. Ministro de Estado en la cartera de .. .

02. Vice Ministros

03. Directores Generales
04. Asesores del Despacho Ministerial
05. Directores
06. Jefes de Of icina
07. Jefes de Departamento
08. iefes de Unidades

CI.JADRO DE PFIECEDENCiAS EN LA EMPRESA PÚBI-ICA:

01 . Junta de Accionistas que representan al Estado ó

0'1 . Presidente del Directorio o de Conseio Directivo
02. Directores o Conseleros
02. Gerente General o Director Ejecutivo
03. Gerentes o Directores
04. Sub Gerentes o Sub Directores

06. Asesores Externos

55
PBOTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

07. Jefes de Of icina

08. Jefes de Departamento
09. Jefes de Unidades

NOTA: Se señala con el número 1

CUADRO DE PRECEDENCIAS EN LA EMPRESA PRIVADA

01 . Presidentes del Directorio

02. Directores
03. Director Gerente o Gerente General
04. Gerentes

NOTA:

JERAROUíA EMPRESARIAL PRIVADA

Todas las empresas que pertenecen al sector banca, industria o comercio tienen el
mismo nivel de representación, sin embargo para la estructura del cuadro de preceden-
cias se debe jerarquizar primero por su act¡vidad económica, que se muestra en el si-
guiente cuadro y en cada sector por orden alfabético:

01.SECTOR BANCA
02.SECTOR INDUSTRIA
03.SECTOB COMERCIO
04.SECTOR SERVICIOS
05. SECTOR COMUNTCACIÓN SOCIAL

NOTA: En et país una fuerza empresarial bastante ¡mportanb está const¡tuida por
las Empresas Televisivas, Radio difusoras y Periodísticas. en el caso de la
as¡stenc¡a de sus presidentes y/o funcianarios, deben ser ubicados des-
pués de la Banca, como el SECTOR COMUNTCACTÓN SOC\AL, que toda-

En el Cuadro de precedencias, nc se incluye a los reporteros de diarios, televisión y

radio, debido a que concurren a los eventos para recopilar información y no tienen un

5ó
r

PROTOCOLO Y CEREMONlAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

lugar especial, ubicándose donde puedan captar la noticia o efectuar sus registros foto-
gráf icos y televisivos.

La estructura del cuadro de precedencias mixta, que se sugiere para los eventos de
la empresa pública, debe comenzar con la persona de mayor jerarquía, que en este caso
es la proveniente del sector público a la que pertenece la empresa y se estructura de la
siguiente manera:

CUADRO DE PRECEDENCIAS CON ESTRUCTURA MIXTA

01. Ministro de Estado

02. Vice Ministro
03. Presidente de la Empresa anfitrión
04, Presidente de Empresa Privada, sector Banca
05, Presidente de Empresa Privada, sector lndustria
06. Presidente de Empresa Privada, sector Comercio
07. Presidente de Empresa Privada, sector Servicios
08. Presidente de Empresa de Comunicación Social.
09. Directores Generales del Sector
10. Gerentes Generales de Empresas Privadas (jerarquizado)
1'1 . Gerente General o Director Ejecutivo anfitrión
12. Gerentes de las Empresas Privadas (cuadro jerarquia)
13. Directores del Sector PÚblico
14. D¡rectores de Empresas Privadas (jerarquizado)
15. Directores de la Empresa anfitrión
16. Gerentes de la Empresa anfttrión
17. Asesores del Despacho Ministerial
18. Asescres Cel Sector Privado.
'19. Asesores de la Empresa, anÍitrión

EI cuadro de precedencias sugerido varía en el caso de la inasistencta de funciona'

rcs o personalrdades jerarouizadas, pasando a ocupar el lugar siguiente del cuadro y ast
sucesivamerte.

Tenemos dos casuíslicas en los casos cjel SENATI y el SENCICO, que por ley, son
flnanciadas mediante un aporte, la primera del Sector lndustria y la segunda por las
empresas consiructoras (Daio al 05-09-96): la indusiria está represeniada por la Socie-
dad Nacional de lndustrias (SNl) y las empresas construcioras por la Cámara Peruana
de la Construcción (CAPECO).

57
PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

De invitar a un evento el SENATI O SENCICO deben considerar a los presidentes

de la SNI o CAPECO, después del Ne 3 en jerarquía, el m¡smo que corresponde al
Presidente del Directorio o Consejo Directivo de la empresa anfitrión.

PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PÚBLICA§ s

L
En el caso de que a una ceremonia concurra uno o varios ministros de estado, la e
precedencia de los ministros se tomará de acuerdo a lo señalado por la Dirección Gene- t,
ral de Protocolo de la Cancillería. t
C
Si se invita a Vice Mlnistros o Directores Generales de otros sectores públicos, se
sigue igual procedimiento que el anterior. Sólo en el caso de visitantes de igual rango
jerárquico que los funcionarios de la empresa anfitrión, se les puede invitar a la mesa de
C
honor de ex¡stir espacios suficientes.
)
I

Cuando se indica en la tarjeta de invitación hora puntual, se dará inicio a la ceremo-

C

nia en el momento que arribe en la sala la autoridad que presidira la mesa de honor, los
espacios vacíos serán cubiertos por las jerarquías que continúan al rango de los
inasistentes, dando inmediato inicio a la ceremonia. Por un princip¡o de Protocolo, no se
puede esperar para iniciar una ceremonia a una persona de menor jerarquía del que la
pres¡de..

La o las personas que debían ocupar un puesto en Ia mesa de honor y que lleguen I
(
tarde o después del inicio de Ia ceremonia, pasarán a ocupar un sitio en la sala hasta el
término de la misma, esto no inval¡da que el maestro de ceremonias los incluya en la I

relación de saludos. t

PRECEDENCIA EN LA DISTRIBUCIóN DE SITIOS EN CEREMONIAS

Las mesas de honor en una ceremonia, deben contar con el número de asientos
necesarios para que las ocupen las personas con cargos jerarquizados en el cuadro de
precedencia, cuidando de no saturar el escenario.

El número impar en la distribución de una mesa de honor, permite que la máxima

autoridad se encuentre al centro y flanqueado por igual número de funcionarios a la
derecha e izquierda, siendo Ia ubicación de los mismos de acuerdo al siguiente dia3rama:

58
r
PFOÍOCOLO Y CEHE]\,1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Los números pares estarán a la derecha del funcionario o persona que preside la
mesa y los impares a la izquierda. Es necesario recordar que el número está señalado
en el cuadro de precedencias que se elaboró previamente para la ceremonia.

En el caso que a una ceremonia concurran muchas autoridades públicas y privadas,

sólo se dará cabida en la mesa directiva a las de mayor jerarquía y los demás serán
ubicados en las butacas o s¡llas de la sala. El maestro de ceremonias, antes de finalizar
el programa debe pressntar el saludo de la empresa, a los funcionarios y personas asis-
tentes que aparecen en el cuadro de precedencias por su as¡stencia, el saludo se efec-
tuará indicando sus nombres, cargos, sectores públicos y empresas privadas donde
desempañan el cargo.

Al igual que en el sector público en las empresas, muchos cargos jerárquicos están
ocupados por damas (vice ministras, presidentas de directorio, gerentas generales, gerentas
y directoras), no es aconsejable que por tratarse de damas se rompa con el protocolo y se
las invite a ocupar sitios que no les corresponde en una mesa; recordemos que el "cuadro
de precedencias,, está elaborado por jerarquías institucionales y no por el sexo,

ARREGLO DE LA MESA DE HONOR

La mesa de honor en una ceremonia debe contar con un tapete que la cubra en la
parte superior llegando hasta el suelo en la parte frontal que da hacia el público, este
detalle es para tapar los pies de las personas que se encuentran sentadas en la mesa.
Por etiqueta antes de la ceremonia se debe colocar en la mesa, para uso de las personas
que lo ocupen, lo siguiente:

-File de cartulina con un roiulo (PROGRAI'/A) y en el interior debe incluirse:

-- El Programa de la ceremonia.
-- Nombre y cargos en forrna jei'arquizada de las personas que conforman la mesa.
-- Nombres y cargos en forma lerarquizada de los f uncionarios de más alto nivel que
se encuentran en la sala, (de acuerdo al criterio dei orador pueden ser menciona-
dos antes de iniciar el drscLrsc).
--Una o dos hojas de papel bond para anotes y lapicero.
-un micrófono con pedestal cje mesa para quién preside la mesa.
-Vasos para agua y botellas de agua de mesa o vasos con agua.
-Posavasos de cua cuie¡ rnaterial.
-Servilletas de papel.
-Un banderín con el emblema patrio.
-Carteles. señalando los nombres y cargos de as personas.

59
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS -i

PRECEDENCIA EN CEREMONIA DE HOMENAJE

Cada vez es más frecuente en las empresas los homenale que se tributan a una
personal¡dad que prestó algún servicio a Ia empresa, para la ceremonia se deberá tener
en cuenta que el invitado de honor, ocupará el número dos en la precedencia y los pues-
tos siguientes son ocupados de acuerdo al cuadro jerárquico.

lnvitado

A Ia ceremonia de homenaje, cuando asisten lamiliares del homena.ieado, ocupan la

primera fila de as¡entos en el auditorio a la derecha frente a la mesa de honor,

LA PRECEDENCIA EN LAS EMPRESAS PRIVADAS

Las empresas privadas por su misma naturaleza y fines están orientadas a la pro-
ducción de bienes, servicios o comercialización de productos, lo que las ha llevado a
convert¡rse en paradigmas de la administración democrática, con una jerarquía
organizacional de precedencia hasta el tercer nivel administrativo y cuarto en produc-
ción:

CUADRO DE PRECEDENCIAS

01. Presidente del Directorio

02. Directores
03. Gerente General
04. Gerentes
05. Sub Gerentes
06. Jefes de Planta
07. Jefes de Oficina
08. Profesionales
09. Jefes de Unidades
10. Técnicos
'1
1. Auxiliares
12. Obreros

ÓU
r
i

PROTOCOLO Y CEHE¡,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

ASPECTOS GENERALES

Hemos encontrado empresas donde la jerarquía operativa llega sólo al segundo

nivel, (gerente general), después, entre todos los gerentes, sub gerentes, jefes planta,
empleados administrativos y de ventas, se otorgan igual trato (organización matricial,
organigrama horizontales, estructuras chatas etc.), La comunicación es directa sin jerar-
quías administrativas, el Gerente general Ilega al subalterno sin pasar por los jefes inme-
diatos superiores, este sistema rompe el protocolo rigido de una institución pública, lo
que mejora las comunicaciones y favorece la producción.

La empresa privada rompe el protocolo al utilizar un trato familiar o amical entre sus
funcionarios producto de las continuas reuniones de coordinación dentro de la empresa
o fuera de ella, para el análisis de operac¡ones, políticas de producción, de mercadeo y
venta. También a facilitado este procedimiento, el sistema de comunicación interna de la
empresa, el uso de las computadoras en redes, posibilitando el uso del correo electrón¡-
co o la comunicación utilizando soffware como el Microsoff mail, que evita intermediarios
en una comunicación directa, las notas trasmitidas entre estos funcionarios tienen la
estructura de los memorándums (no llevan frases protocolares o ceremoniales), otras se
parecen a las ayudas memoria que se utilizan en las instituciones públicas (ver capítulo
Il l), ejemplo:

A : [,4anuel Guevara Bomero

De : Gerencia General

Requiero un informe urgente de las ventas efectuadas ayer y te comuni-

ques con almacen para verificar el stock de mercadería para Ia proxima cam-
paña de ventas. Los datos los requiero para mañana a primera hora antes de
la reunión.

Arturo Bivera

LOS PUBLICOS DE LA EMPRESA

Existe el dicho: El cliente es primero ,lo que demarca la existencia de una prece-
dencia artificial en la empresa privada, tanto es verdad el dicho, que Ia atención de este
ciiente se lo disputan los profesionales del Markeiing y las Relaciones Públicas, es decir
cada uno en su carnpo y dentro de sus objetivos.

:
6',

&
PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

La empresa se debe a sus públicos, lo que le obliga a un serio compromiso a través LI

de una especial atención que sólo se puede lograr con un solido programa de comunica-
ción, acorde a los intereses y necesidades de esos priblicos, de los objet¡vos y fines
empresariales. qu
ak.-
En mi libro "lnvestigación en Relaciones Públicas" editado en 1990 por el Consejo la-
Nacional de Ciencia y TecnologÍa CONCYTEC, me referí a los tipos de públicos que la
tiene una empresa, lo que va más a allá de los denom¡nados comunmente por diversos
tratadistas como "internos y externos .
m(-
Consideramos la ex¡stencia de diversa gama de públicos, especialmente por su re- to( --
lación con la empresa, para simplif¡car su comprensión reproducimos el cuadro que apa- eÍ_
rece en la página número quince del antes citado libro:

co-
PUBLICOS DE LA EMPRESA yr^
ne
no

DIBECTOS INDIRECTOS DIRECTOS INDIRECTOS

Accionistas Conyuges Proveedores Competencia

Directorio Hijos Vendedores Banca
Ejecutivos Jubilados Comercializadores lnst. Públicas
Funcionarios Cesantes Mayorlstas Municipalidades
Empleados Clientes Med. de Comunic.
Obreros Periodistas' Periodistas
Trab. de Servicio F¡nanc¡eras-Bancos Asociaciones
Municipalidad. Clubes sociales
SUNAT Org. lndustriales
Vecinos Org. Profesionales
Org. Comeciales
tes -
Comunidad
lN'

'1.

m e_-
Se refiere al periodista del diario con mayor lectoría por los públ¡cos directa- fici
mente relacionados con empresa, de igual manera la municipalidad del distri-
to donde está ubicada la empresa. si s'-
Sor-

ó2

¡!- ^
 I

PFOTOCOLO Y CEFEN¡ONIAL EN LAS INSIITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA PRECEDENCIA EN LA ATENCIóN DE LOS PÚBLICOS

Los públicos señalados son un ejemplo que permitirá a cada émpresa graficar los
que le corresponde, para estructurar un programa especial de Protocolo que perm¡ta
atender a cada uno de ellos, en forma constante de acuerdo a su jerarquía y relac¡ón con
la empresa, con el objetivo de mantener, mejorar, variar o crear la imagen corporativa o
la imagen de marca.

En el periplo de investigación por las empresas visitadas, nos encontramos que

muchas cumplen con efectuar actividades generales de comunicación que abarcan a
todos los públicos, como por ejemplo editar un revista informativa o emit¡r una nota de
empresa por diarios.

EI aplicar el Protocolo Empresarial en la comunicación, determina que a cada públi-

co debe olorgársele el nivel de atención que le corresponde de acuerdo a su ¡mportancia
y relación con la empresa, esto significa que debemos conocer y definir los intereses y
necesidades de comunicación o información que tiene cada uno de esos públicos, esto
nos lleva definir como se debe considerar esos intereses y necesidades:

INTERESES:

-Utilidad o beneficio que recibe el público, el cliente o usuario.

-Perjuicio o daño que le causa la empresa.

NECESIDADES:

-De información sobre la empresa, el producto o servicio.

-De conocimiento de sistemas y procesos administrativos.
-De cultura, conocimiento por el conocimiento, salisfacer el saber.

Definimos el cuadro precedente y tratamos de señalar los ejemplos correspondien-

tes, que permitan orientar el trabajo a desarrollar.

INTERESES:

1, UTILIDAD O BENEFICIO .- Cada uno de los públicos, especialmente los directa-

mente relacionados con la empresa, consideran que deben recibir de la empresa bene-
ficios o uiilidades y quieren conocer cuales, como y cuando. Por consiguiente su relación
con la empresa esiá situada en el nivel de lo que me conviene o lo que me beneficla",
sr satisfacemos esia necesidad quien gana es la irnagen corporativa y si esos beneíicios
son a través de los producto mejorará 1a imagen de marca. En el caso de una empresa

é3

. r! -,-. *-
PFOTOCOLO Y CEHEIVIONIAL EN LAS IN§TITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

de producción y/o comercialización, esos beneficios a los que nos referimos pueden ser
de precios, comisiones, oportunidades de atención, créditos, satisfacción por el produc- (
to, retorno de inversión, ut¡lidad etc.
r^
r^
2. PERJUICIO O DAÑO .- lndirectamente la empresa, por sus servicos, productos, (
atención, traba.io de producción, trabaio de comercialización, vecindad etc., produce o s

genera hechos que pueden afectar, dañar o perjudicar a los diferentes públicos relacio- (--
nados o no directamente con la empresa, lo que incide en la imagen del o los productos f_
y de la misma empresa en forma perlhudicial, una persona disconforme o que se siente i

dañada por la empresa o sus productos se convierte en un propagador de mala imagen I

en su entorno llegando en muchos casos a crear y difundir rumores sobre la actividad I
corporaliva. Por consigu¡ente es necesario detectar Oportunamente estos casos para (-
resolverlos y obtener beneficios de los mismos, ejemplo: comparación de los productos
con los de la competencia, en utilidad o retorno de la inversión, grados de dificultad en
adquirirlo y en oportunidad de atenclón, sistema de ventas y cobranzas. Otras que debe t
considerarsé como son:los problemas que se crean a fos vecinos en cuanto a la usurpación t-
de zonas de estacionamiento, dificultades por razones de seguridad,limpieza y orden +

vecinal etc. (

NECESIDADES:

1. DE INFORMACIÓN .- Cada uno de los públicos de acuerdo a su relación con la (

empresa requiere d¡ferente y diversa cant¡dad de información, para sat¡sfacer sus nece-
sidades de conocimiento sobre aspectos comerciales, proyectos, rentabil¡dad etc., por lo (-
que es necesario definir a través de un proceso de investigación, que tipo de información I,
requiere cada público y una vez procesado la conveniencia de entregar esa información,
se entrega adecuadamente para sat¡sfacer esa necesidad y con ello evitar en lo posible
la aparición de los i'umores, debido a que es más difícil modificar una opinión mal i-
fundamentanda, que orientar una opinión en formación. Ejemplo: La Pilsen Callao ed¡ta
tres tipos de revistas informativas: para los funcionarios y ejecutivos, tratando asuntos 1_
especializados, la segunda para el personal administrativo y de planta y la tercera para
distribuidores, vendedores y público en general.
I-
Existe en nuestro medio. empresas que están dedicadas a trabajos de investigación
de la comunicación. como "Punto de Comunicación S.R.Ltdai', quienes en su área de
consultoria y asesoramiento detectan por encargo, las necesidades de información que I

requieren los diversos públicos relacionados con la empresa y luego diseñan de acuerdo
al número y ubicación de Ia población que lo conforma, los medios utilizables para hacer
llegar la información, concluyendo su trabalo con la evaluación correspondiente.

64
 t
l

PROÍOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INST1TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

2. DE CONOCIMIENTO -- La relación de un público con la empresa determina tratar

de concoer más de ella, proceso que es diferente al requer¡miento de información, un
accionista por ejemplo, no sólo se satisface infcrmándose de una empresa, para asegu-
rar su inversión, requiere conocerla y de ese conocimiento se generará la imagen corpo-
rativa y consiguiente m ente Ia confianza de que su inverSión eS Segura; es similar al caso
de un tliente que iniciará negocios con una empresa, éste no sólo desea estar informado
Stno qUe la confianza de que sus negocios Son estables está directamente relacionado
con el conocimiento que tenga de la empresa en su:estructura, componentes humanos,
físicos o de infraestructu ra, económicos, su misión etc., ejemplo: diversas empresas
industriales, invitan a visitar sus plantas de producción a los vendedores mayoristas, mi-
noristas y algunos clientes, con la Íinalidad de moslrarles Ia higiene, la seguridad, la
tecnologia dá producción, los controles de calidad, sus procedimientos administrativos
etc.

Este tipo de visitas de conocimiento empresarial, están programadas mensualmen-

te en las empresas cerveceras para atender a sus dlversos públicos, lo hacen anualmen-
:^ te las industrias lácteas, se tiene también reuniones de información en Ias empresas
farmacéuiicas, corno también los Shor,v Room de las empresas mayoristas de productos
electrónicos con asistencia de c ientes de provincias etc,

3. DE CULTURA.- Son los requerimientos de la comun¡dad que no pueden muchas

veces ser costeados por ellos mismos y que son requeridos a las empresas en su fun-
ción de proyección social que se desarrollan por medio de actividades auspiciadas en las
que subliminalmente se vende imagen corporativa e información que le permite a la
colectividad conocer la empresa, su actividad, beneficio social a través del apoyo econó-
mico a la comunidad, fuera del pago de impuestos (Balance Social), etc

Esta actividad tambien permite que los prlblicos extra empresariales, !'elacicnados
indirectamente conm la ernpresa, que son los que no teniendo negocios directos con
ella, se slenten obligados a conocerla, satlsfaciendo sus necesidades comunicativas a
través de brochurs, catálogos, trípiicos, reuniones etc

PRECEDENCIA DE ACTIVIDADES

Es la jerarquía que se le da a las acti'¡rdaces de acuerdo a la importancia del cliente,

lo que deiermina oue dentro de su concepción de ai3nción debe elaborarse una especial
est;uctura, para diferenciar a cada cliente de acuerdc al grado de importancia que tenga
para la empresa: De acuerdo a los negoclos previstos, que permita conseguir el objeiivo
empresarial etc. A esa sstruciura s9 cenornlna cuadro de precedencias , el mismo que
ó5
 I
I
PBOTOCOLO Y CEHEI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

l:
puede ser utilizado para d¡versos fines, siendo los más importantes los que tratamos a I

cont¡nuación: :.

I
!
Las empresas privadas tienen dos grupos por tipo de ceremonias en las que el
Protocolo y Ia Precedencia están presentes: I

i
DE CARÁCTER EXTERNO:
:
c-
De promoción. €_
De ventas. a
c-
DE CARÁCTER INTERNO:
Reuniones sociales.
Celebración de efemérides i^
De capacitación C

c^
DE CARÁCTER EXTERNO €^
c.-
DE PROMOCION
t.-
Se denomina De promoción a la actividad que efectua la oficina de Ventas y Marke-
ting, con el apoyo de Relaciones Públicas, con la fínalidad de introducir en el mercado un
T
nuevo producto.
L

Estas actividades congregan en dátermninadas instalaciones a personalidades de I

la banca, el comercio, agencias publicitarias, medios de comunicación, periodismo, clientes
mayoristas y minoristas (no necesariamente a todos los mencionados), para presentar
una campaña de ventas de bienes,se rvicios o para introducir en el mercado un nuevo
producto o servicio. t-
Para la organización de estas activ¡dades recomendamos tomar en cuenta los crite- I-
rios de organización que se especifican en el capítulo lV del Ceremonial, debido a que
cacia tarea consignada en el indicado bapítuio se adapta perJectamente para conseguir
el ob.jetivo f inal. I

(
DE VENTAS
t_
(
Este tipo de actividad está calif icada en dos campos:
-Show Room
-Stand de Promoción y Venias

SHOW ROOM
Está de moda la inauguración públíca de los Show Room, que const¡tuyen un buen I

sistema de promocionar productos, artículos y servicios, la inauguración es bastan-

66

^.ii- __..
 PBOTOCOLO Y CEFEI\,,lONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

te seneilla y no está rodeada del ceremonial, el encargado de inaugurar Ia muestra

o exibición es casi siempre la máxima autoridad de la empresa y el trato protocolar
se supedita a mencionar a los asistentes como 'amigos presentes o distinguidos
amigos 'y seguidamente señalar el objetivo del Show Room.

A todos los asistentes, la empresa debe dar igual jerarquía de trato en las palabras
de inauguración sin embargo, hemos encontrado que en este tipo de eventos, algunas
empresas ofrecen trato prefencial a determinados clientes mayoristas, al ponerles como
anfitriones persona{es a especialistas, que absuelven las consultas referidas a los pro-
ductos en exibición en los aspectos técnicos y de ventas.

Satisfacer la atención especial de todos los públcios as¡stentes a un Show Room, es

bastante dif Íci debido a que si prestamos una esmerada atención a un cliente mayorista
que mantiene Lrna gran cuenta con la empresa, podemos molestar a otro cliente más
chico, que no recíbe igual aiención, por lo que es preferible al desarrollar estos eventos,
estrLrcturar un cuadro de precedencias de clientes por volurnen de compra u otro factor
que permita segmentarlos y de esta manera invilar a cada segmento un día diferente,
pa-a bnndarles una igual ate'rción.

Recordemos que el obletivo es introducir una nueva línea, interesar a los clientes
nnayoristas y minoristas en representar el producto o contar con la asistencia del cliente
un tiempo prudencial, libre de cualquier presión para poder explicarle las bondades dei
producto, un nuevo sistema de ventas etc., este tlpo de actividad permite relacionar y
acetcar a los clientes con Ios ejecutivcs de la empresa.

DE CARACTEFI INTERNO

REUNIONES SOCIALES

Toda reunión social conlleva la previsión de actos de cortesía y protocolo que deter-
mrna ia elaboración de un cuadro de precedencias, que permite otorgarel sitial preferencial
eue le corresponde a cada funcionario, debido a que por constumbre se otorga igual
trato a persona de igual jerarquía y para evitar posibles desalres que originen ubicar a un
ejecutivo en una mesa o sitio con personal de mucho menor jerarquía, (al ser de nivel
cultural muy dicimil, puede dejarlo de lado en las conversaciones o que é1 acapare la
reunión por derecho).

En delar de lado el usc dei cuadro de precedencras en este tipo de reuniones, puede
ser inmensamente perjudicial, para la marcha de la empresa, porque los problemas que
se oflgine en el desarrollo de la reunrón entrg ejecut vos- fu ncionaflos-e mp leados, puede

67

L-
 i
I

PBOTOCOLO Y CEHEI\lONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS ¡

I
I
trasuntar en la marcha administrat¡va de la empresa.Tenemos referencia sobre diversos
problemas como por ejemplo: una broma o chiste de un empleado a un ejecutivo con
poca correa o picón, llevo a revanchas dentro del trabajo.
i t-
C
:
I
(^
CELEBRACIÓN DE EFEMÉRIDES
I

(
La empresa moderna cuenta un "calendario civico que marca el motivo y las fechas
de los-principales festejos que involucran a todos el pesona¡, este t¡po de celebraciones, t

(aniversario de la empresa, fiestas patrias, navidad, año nuevo etc.), están rodeadas del (-
protocolo correspondiente y en el que se toma en cuenta Ias normas técnicas de la
precedencia durante su desarrollo, ya en el aspecto netamente social se puede dejar de
i^
(
lado estas para compartir entre todos.

DE CAPACITACIóN

Este tipo de actividadd es muy frecuente en la empresa, debido al desarrollo cons-

tante de la tecnología, que determina que el personal esté inmerso frecuentemente en
los procesos de especialización. Todo proceso de capacitación ha sido dividido en tres
PAr rE§,

-Acto de inauguración
-Desarrollo del certámen
-Clausura

INAUGUBACIÓN .- Requiere la utilización de las normas del protocolo, debido a la

jerarquía de los funcionarios que asisten, por ejemplo: Si el seminario de capacitación de
ejecutivos es inaugurado por un func¡onario de la empresa, de nivel internacional, llega-
do especialmente para este fin, requiere de un complicado marco, que puede llevar a
seleccionar cuidadosamente a los invitados que asistirán, entre los cuales se pueden
contar principales clientes, funcionarios de gobiernmo etc.

Si es el presidente del directorio el que lo inaugura, en la mesa de honor Io acompa-

ñan e¡ gerente general y gerentes, por cons¡guiente se deberá cumplir en este caso con
el cuadro de precedencias para el Protocoio.

DESABROLLO DEL CERTÁMEN.- En el desarrollo de la actividad por uso y costumbre

se deja de lado el cuadro de precedencia y se guardan el Protocolo en lo estr¡ctamente
necesario según las normas internas de la empresa, no siempre una administración demo-
crática de un taller, s¡gnifica dejar de lado las normas de cortesía con los superiores.

ó8
;

PBOTOCOLO Y CERE]\,lONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLTCAS Y PFIVADAS

CLAUSURA .- La clausura del certámen de capacitación guarda espectativa en los

participantes, por ser fruto de un determinado esfuerzo realizado durante el tiempo que
duró, la calidad de expos¡tores y sobre todo e¡ interés por los resultados de las evaluacio-
nes a las que fueron sometidos y que les permitirá acceder a una certificación o recono-
cimiento. Por consiguiente es necesar¡o que todos los aspectos de la clausura sean
rodeados con un apropiado programa protocolar y posterioremente con la consecuente
confraternización social que rompe las tensiones con un cóctel.

Para la organización de este tipo de actividades, se debe contar con un proyecto de

organización, debido a los multiple detalles que requieren prever para conseguir los ob-
jetivos finales, pudiéndose adaptar las sugerencias prev¡stas para las empresas en el
capítulo lV

69
:

-..t---
PBOTOCOLO Y CEHEI,¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

LA PRECEDENCIA EN LAS UNIVERSIDADES

Las universidades son organismos con una estructura de tipo vertical, determinada
por la Ley y sus propios Estatutos. Los máximos órganos de gob¡erno la Asamblea y el
Consejo Universitario, que no tienen injerencja d¡recta en la administración académica o
económica. La universidad es gobernada por el Rector y dos Vicerrectores que dan cuenta
de la conducción educativa, administrativa y financiera a la Asamblea y al Consejo Uni-
versitar¡o.
I
l
La universidad mantiene autonomía y goza de las libertades que le concede la Ley
Universitaria y sus propios Estatutos; en lo administrativo las untversldades nacionales L

t
se sujetan además a las disposiciones emanadas de la Ley General del Presupuesto t"
t.
Público y las Normas de Control. )
(
I

i
Las autoridades universitarias son muy celosas del reconocimiento de su jerarquía, i
especialmente cuando asisten a las diversas ceremonias que se desarrollan como parte (^
de sus activ;dades académicas y administrativas. (^
(
La verticalidad de las jerarquías en ia universidad, permite un fácil diseño de los (
cuadros de precedencias, en el caso que se requiera estructurar uno especial se debe
tener en cuenta lo señalado por la Ley, el estatuto y su organigrama funcional: (-.
(

CUADRO DE PRECEDENCIA UNIVERSITARIA (

01 . Hector t
02. Vicerrector Académico (.

L
03. Vicerrector Administrativo
c^
04. Decanos de Facultades - D rectores de Escuela de Post Grado
C-
05. Secretario General de la universídad C

06. Directores de Consejos

U /. Urrectores Untversrtafl os' F-
08. Jefes de Departamento Académico - jefes de Escuelas Profesional
09. Coordinadores Académicos o de Area
10. Secretarios Académicos de Facultades
1 l. Profesores Principaies c^
7A

E
r

PHOTOCOLO Y CEFEN,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

1 2. Profesores Asociados
1 3. ProJesores Auxiliares

1 4. Docenles Contratados

Las d¡recciones univers¡tarias están a carao de docentes.

NOTA: La Asamblea Universitaria, debía estar ubicada en primer término, s¡n

embargo siendo representada adm¡nistrativamente por el rector y confor-
mada por docentes y alumnos no podría f ísicamente aparecer en un cua-
dro de precedencias.

CUADRO DE PRECEDENCIA EN LA FACULTAD

0'1. Decano
02. Jefe de Departamento Académico o de Escuela Profesional o Post Grado
03, Coordinador Académico o oe Área
04. Secretario Académico
05. Pro'esores Principales
06. Profesores Asociados
07. Profesores Auxiliares
08. Docentes Contratados

CUADRO DE PBECEDENCIA EN EL DEPARTAMENTO O ESCUELA

01. Jefe del Departamento Académico o de Escuela Profesional

02. Coo"dinador Acaoér-'l'co o de Área
03. Profesores Principales
04. Pi'ofesores Asociados
05. Profesores Aux¡liares
06. Docentes Contratados

PRECEDENCIA EN ¡GUAL DE NIVEL

DECANOS DE FACULTAD

La precedencia de los decanos se da por la aniigüedad de creación de ia facultad, el

decano de la facultad más antigua de la universidad precede en la relación a ios decanos

71
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

de las facultades menos antlguas, el último de la relación será el decano de la facultad

más nueva o recientemente creada.

DIRECTORES DE CONSEJOS ¡

Las universidades, para cumplir con lo dispuesto por los Art.65 al 69, de la Ley
Universitaria, crearon los consejos de investigación y proyección, los están conformados
por un director que lo preside y un consejo interdisciplinario de docentes, la precedencia
entre directores de consejo se determina porsu ubicación en el organigrama, el derecha
primero y secuencialmente el segundo hasta últlmo que se encuentra a Ia izquierda, en
el caso de graficarse en forma vertical, el primero será el que se ubique en la parte i
superior y asÍ bajar sucesivamente.

DI BECTORES UNIVERSITARIOS

Para resolver el problema de jerarquía de los directores universitarios, se toma en

consideración su ubicación en el organigrama funcional, siendo primero los de apoyo,
segundo los ejecutívos y por último los de asesoramiento. Para Ia precedencia en cada
grupo se determina de acuerdo al organigrama en orden, de izquierda a derecha o de
arriba y paia abajo o en forma descendente.

JERAROUíA DE LOS JEFES DE DEPARTAN/ENTO O ESCUELA

Los jefes de depariamento académico o de escuela profesional y coordinadores de

área, tienen jerarquía en el cuadro de precedencias de la universidad, de acuerdo a la
antiguedad de la facultad.

JEFAROUíA DOCENTE

La jerarquía tanto a nivel universidad, facultad o de departamento en los casos que

corresponda, se otorga por la antiguedad del docente, respetándose la categoría de
cada profesor: principal, asociado o auxiliar.

DOCENTES CONTRA_IADOS

Las universidades cubren sus necesidades de docentes, contratando profesionales

por horas-semestre para el dictado de cursos. De acuerdo con la interpretacíón del

72
-t

PBOIOCOLOY CERE¡/ONIAL EN LAS INSfIfUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

cuarto párrafo del'Art.44e de la Ley Universitaria, su ubicación en el cuadro de preceden-

cias, está después de los profesores ordinarios de la categoría de auxiliar, sin
jerarquización por antiguedad o categoría.

PRECEDENCIA EN VISITA DE RECTORES A UNIVERSIDADES

Vienen siendo cada vez más frecuentes las visitas de rectores a otras universida-
des sea por encargo de la Asamblea Nacional de Rectores o en cumplimiento de las
actividades propias de su cargo. La precedencia jerárquica de los rectores se da por la
antigüedad de creación de la universidad que representan, siendo el cuadro el siguiente:

PRECEDENCIADE RECTORES ENEL PERÚ

0'1 .Universidad Nacional Mayor de San Marcos
02, Universidad Nacional San Antonio Abad del Cusco
03. Universldad San Cristóbal de Huamanga
03, Universidad Nacional de la Libertad de Trujillo
04. Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa
06. Universidad Nacional de lngeniería - Lima
09. Universidad Nacional Agraria La Molina - Lima
05. Pontificia Universidad Católica del Perú - Lima.
07. Universidad Nacional de San Luis Gonzaga de lca
15, Universidad Nacional del Centro del Perú - Huancayo
10. Universidad Nacional de la Amazonia Peruana - lquitos
'1
1. Universidad Nacional de Altiplano - Puno
12. Universidad Nacional de Piura
'1
3. Un¡versidad Peruana Cayetano Heredra - Lima
14. Universidad Católica Santa María - Arequipa
'1
6. Unive"s:dao Nac o.al de Ca,amarca
17. Uníversidad del Pacífico - Lima
18. Universidad de San l,/artín de Porres - Lima
'19, Universidad de Lima
20. Unjversidad Femenina del Sagrado Corazón - Lima.
21. Univsrsrdad Nacional Federico Villareal - Lima
22. UniversiCad Agraria de la Selva - Tingo l,laría

73

-L.
-
PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS IN§TITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

23. Un¡versidad Nacional Hermilio Valdizán - Huánuco

24. Universidad lnca Garcilaso de la Vega - Lima
25. Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle - Lima
26. Universidad Nacional Daniel Alcides Carrión - Cerro de Pasco
27. Universidad Nacional del Callao
29. Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión - Huacho
28. Universidad de Piura
30. Universidad R¡cardo Palma - Lima
31. Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo - Lambayeque
32. Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
32. Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo - Huaraz
33. Universidad Nacional de San Martín - Tarapoto
34. Universidad Nacional de Ucayali - Pucallpa.
36. Un¡vers¡dad And¡na Néstor Cáceres Velásquez de Juliaca - Puno
37. Universidad Peruana de los Andes de Huancayo
38. Universidad Peruana Unión de Lima
39. Universidad Andina del Cusco
40. Universidad Tecnológica de los Andes de Abancay
41 . Universidad Nacional de Tumbes
42. Universidad Nacional del Santa de Chimbote
43. Universidad de Tacna
44. Univers¡dad Part¡cular de Chiclayo
45. Universidad San Pedro de Chimbote
46. Universidad Particular Antenor Orrego
47. Universidad Part¡cuf ar Huánuco
48. Universidad de Moquegua
49. Universidad Particular Marcelino Champagnat de Lima
50. UniversiCad Particular de lquitos
51. Universidad Nacional de Huancavelica
52. Universídad Particular César Vallejo - Trujillo
53. Universidad Particular de Ciencias y Tecnología - lca
54. Universidad Particular del Norte - La Libertad
55. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas - Lima
56. Universidad Particular Los Angeles - Chimbote
57. Universidad San lgnacio de Loyola - Lima
58. Universidad Particular Juan XXlll - Chepén
59. Universidad Alas Peruanas - L¡ma
60. Universidad Cristiana del Perú - María lnmaculada - Lima.

74
L
 t

PROTOCOLO Y CERE¡,lONIAL EN LAS INSf If UCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

NOTA:

virtud a los dispos¡tivos que las crearon:

lJniversidad Naciona! de lngeniería - Lima.

-Relación CNB de fecha 08-08-96 : Ley de

Universidad Nacionat del Centro del Perú - Huancayo

- Ley Na 13827 del 02 de enero t

75

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I

CAPITULO III

T-,A CORRE,SPOI{DENCIA
LA COI./UNICACIÓN ES COMPARTIR, LA
lvl|TAD PERÍENECE AL EMISOB Y LA
OTRA MITAD AL HECEPTOR.
I
I

PROTOCOLO Y CEREMONlAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PR¡VADAS

LA CORRESPONDENCIA

A través de los años la correspondencia oficial o empresarial mantiene vigencia, por

ser considerada como el medio más eficiente y eficaz de comunicación directa -de per-
sona a persona-. En los sectores públicos y privados su uso es cada vez más frecuente
y se ha adaptado a los más modernos sístemas tecnológicos de trasmisión de datos,
como el fax, el correo electrónico y las redes locales. nacionales e internacionales de
comunicación. Sea cual fuera el medio utilizado para su trasm¡sión, el oficio, la carta, el
informe, el memorándum y Ia ayuda memoria no cambia de estructura o esquema.

Es conocido que el sector público mantlene la más vertical estructura jerarquizacja

en sus comunicaciones internas, con usos y costumbres de obligado cumplimiento, que
fueron adaptados de la diplomacia internacional, y con el afán de mantener el respeto a
esos cargos y jerarquías han definido los tipos de documentos que deben circular, tanto
al interior como ai exterícr de su esiructura orgánica.

CLratro son los tipos de comunicación oficial, que se han constituido en la base o
soporte de la burocracia administrativa: el oficio, el memorándum, el informe y el últinrc
en ser adaptado, que es un formato "elitista" denominado "ayuda memoria".

Este quinto soporte comunicativo viene siendo utilizado únicamente por los asesc-
res y máxrmas autcridades de los organismos, como un avance que informaliza las co-
municaciones, no tiene forrnaio definido y se asemeja más a un telegrama, por contener
mensajes concisos o sintáiiccs, no usa ei rratamiento de cortesÍa del oficio o su estructLl-
ra ordena.

7?
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

En la empresa privada la circulación de papeles ha sido tremendamente simplifica-

da: se utiliza la nota que recuerda una orden o cita y el memorándum para explicar más
detalladamente un mensaje y la carta para la comunicación externa, el mismo que t¡ene
el formato del oficio al que se le recortó muchas frases protocolares o rimbombantes,
que han dejado de usarse como el: Aprovecho la oportunidad, para reiterarle mis más
altas consideraciones de mi mayor estima personal. "D¡os guarde a usted".

El oficio, informe y memorándum, son los medios que permite al "emisor" o remiten-
te, transmitir información o ideas o solicitar información al "recepto/'o destinatario, lo-
grando la comunicación idónea.

El emisor al elaborar un documento escrito debe hacerlo utilizando cierto protoclo

establecido, grafías, signos e ideas convencionales que sean entendidas claramente por
el receptor.

La comun¡cación escrita fue la consecuencia de las relaciones de estado con esta-

do, por lo que las cancillerías mantienen y conservan las normas protocolares que per-
m¡ten su adecuada administración, que en eltranscurso de los año se ha internacional¡zado
y normalizado, para evitar problemas de intederencia o ruido en su correcta interpretación.

El escrupuloso cuidado que presta la cancillería en la correspondencia de estado a

estado y del presidente con otros presidentes; permitió que el sector público y después el
comercial, asumieran.todas las características propias de esa etiqueta epistolar, que se
denomina la comunicación escrita o visual-escrita.

En la Argentina la correspondencia del Estado está normada por Decreto, siendo el

último de los expedidos el del 3 de agosto de 1978, f irmado por el presidente Alfonsín, en
cuya norma se hace un análisis del formato, contenido, llegándose a determinar los tra-
tamientos a emplearse para cada jerarquía: en el encabezamiento, en el texto que va
desde el de "Señor Presidente" al de "usted" o en la antefirma, desde el "Dios guarde al
Señor Presidente", hasta "Saludo a usted atentamente".

Para comprender la importancia de la comunicación visual-escrita, es necesario

remontarse a sus antecedentes y desde allí conocer como se generaron los formatos de
uso común, que hoy utilizan las organizaciones, para cumplir sus fines y objetivos.

ANTECEDENTES

La correspondencia ha sido motivo de profundo análisis en el tiempo, con la finali-

dad de perfeccionarla y evitar los errores que puedan llevar al resentimiento de las mo-

80

--li-
i

PFOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

narquías, estados y personas. El Varón de Marten, en la Pá9.292 de su Manual Diplo-

mático, se refiere a los faltamientos por error, intención o desconocimiento que pueda
contener una comunicación, dice que, "si la parte que ha cometido ia fafta no procura
enmendarla, el gobierno que se cree dañado, tacha por sí mismo el error y adviette
protestando para que no vuelva incurrirse en lo m¡smo. Si supone que la falta es de
intento, se niega a dar respuesta o la declara inadmisible".

En el Perú la Cancillería es la encargada de administrar las formalidades de la co-

rrespondencia del estado, entre Jefes de estado o canc¡lleres, entre estas y las m¡siones
diplomáticas, asÍcomo de los actos internacionales, dice la norma.

La redacción de la correspondencia entre las misiones diplomáticas y enüe jefes de

estado se clasifican en: Cartas de cancillería, de gab¡nete y autógrafas.

Las cartas de cancillería son los documentos más solemnes, en las cuales aparece
el alto nombre del estado y los títulos del más alto dignatar¡o, con expresiones usuales
de tratamiento y despedida.

Se utiliza formato de papel grande y folio (lN-FOLIO), con las armas de Ia nación,
siendo cuidadosamente cal¡grafiadas, son siempre firmadas por el jefe de estado y re-
frendadas por el ministro de relaciones exteriores, Ilevando el gran sello del estado.

Adolfo J. De Urquiza en su libro CEFEMONIAL PÚBLICO dice que: Cuando un

documento debe llevar dos firmas, la autoridad principal la suscribe a la izquierda y la
que le sigue a la derecha.

La negociación escr¡ta que administra la Cancillería consta de:las notas, e¡ memo-

rándum y la memoranda.

LAS NOTAS

Las notas se div¡den en "stristo censo": en notas firmadas o personal y en notas

La nota firmada, requiere de un extremo cuidado en su redacción, por ser la comu-

nicación escrita, que se debe remitir después de una gestión verbat, a fin de precisarla,
no puede referirse a una previa conversación de ser entregada personalmente, se le usa
para asuntos de interés secundario o de rutina.

La nota verbal se redacta en tercera personal y puede tener hasta dos fórmulas de
cortesía, una al comienzo y otras en la pieza, lleva fecha y fin de texio.

8i

L-
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

EL MEMORANDUM

El memorándum propiamente dicho (pre memoria o aide-mémoire), es la pieza por

excelencia, cuyo conten¡do por su importancia se redacta en primera persona o tercera
persona y llevará firma completa del negociador, termina siempre con una formula de
cortesia.

LA MEMOBANDA

La memoranda expone situación, sea de hecho o derecho, carece de fórmulas de

cortesía, pueden ser entregados personalmente, enviados como instrumento indepen-
dientemente o rem¡t¡do con nota.

LAS CARTAS AUTóGRAFAS

A continuación reproduc¡mos algunos aspectos rimbombantes de los modelos de

cartas de Ia Cancillería, donde se puede apreciar, cómo se emplea constantemente la
cortesÍa.

A LA BEINA DE INGLATERRA:

PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA PERUANA

A su Majestad
lsabel ll
Fleina del Reino Unido de Ia Gran Bretaña,
Irlanda y de los dominios Británicos
allende de los mares, Defensora de la Fe, elc etc.

GRANDE Y BUENA AMIGA

té rm ino:

DE VUESTRA MAJESTAD LEALY BUEN AMIGO

Escrita en Palacio de Gobierno a los 12 días del mes junio de 1962

82
.. §., _.
 , PROTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

AL PAPA:

Encabezamiento: Muy Santo Padre

Ante firma Muy Santo padre, De vuestra Beatitud, humilde y Devoto
hijo

PiE: AL SUMO PONTíFICE ROMANO, PADFIE CO[/ÚN DE LOS

FIELES

DE PRESIDENTE.A PRESIDENTE:

Encabezamrento:

Ei Presidente Constitucional de la República de .....,. a su Exeelen-

cia ei Presidente Constiiucional de la Repúbiicas de..... Grande y Buen
Amigo

At t: LLI I ld
GBANDEY BUEI.J AMIGO, VUESTRO BUEN A[/IGO

83
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LA CORRESPONDENCIA EN LAS ORGANIZACIONES

De las comunicaciones escritas utilizadas en las relaciones de los estados, nace: El

oficio, la carta, el memorándum, el informe y por último la ayuda memoria, las que apare-
cen como una necesidad de estructurar una adecuada comunicación de un inferior a un
superior, de igual a igual o a un inferior jerárquico:

-Oficio y Carta .- Sim¡lares, el oficio lleva un número corre¡ativo y siglas de identifica-

ción, su uso está circunscrito a las instituciones y organismos del estado. La carta es
usada por las empresas privadas para fines comerciales, pueden o no llevar numeración
e identif icación.

-EI Memorándum y el informe .- Son igualmente similares en la estructura, la dife-

rencia está en el contenido, mientras el primero sirve para pedir o comunicar algo, el
segundo se usa, para dar a conocer un hecho, anal¡zar una situación o problema, llegar
a conclusiones y sugerir soluciones.

- El Proveído.- Nota manuscrita que se hace al margen de un documento adminis-

trativo, por el que se dispone a un subalterno determinada acción o atención al mismo.

Nota aparte.- Se considerá similar al proveído, es igualmente una d¡sposic¡ón, con

la dilerencia que la orden esta escrita en un papel aparte, que se engrapa al documento
que lo origina, permitiendo ser retirado si el caso lo amerita, dejando el documento sin la
orden determinada. El trabajador que cumple una orden impartida con nota aparte, casi
s¡empre fotocopia la nota y el documento.

-La ayuda memoria,- Carece de fórmulas de cortesía, pueden ser entregados per-
sonalmente, enviada como instrumento independientemente o remitido como nota, el
tratam¡ento de la información es sintetizada, breve y puntual, puede o no ser firmado.

LA COHRESPONDENCIA EN EI. SECTOR PÚB[.ICO

El Sector Público viene utilizando varios formatos para estructurar sus comunica-
ciones, que han sido analizados, con el fin de presentarlos en este Manual, veamos,
primeramente las siguientes definiciones:

O¡

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!
i

i PBOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBL¡CAS Y PRIVADAS

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:
DEFINICIONES

COMUNICACIONES ESCRITAS:

Documentos generados por los puestos de trabajo, en los que se expone diversos
asuntos relacionados a la adminisfación a su cargo.

DOCUMENTO INTERNO:

Es el medio de comunicación escrito originado en el interior de la institución o em-

presa, d¡rigido de un funcionario, a un superior, a otro del mismo nivel o a un inferior
i jerárquicamente.

DOCUMENTO EXTERNO:

Es la comunicación escrlta que se envia a otra ¡nstitución, empresa, organismos o

personas, ajena a la que la genera, por la que se remite, informa o se sol¡cita algo.

CODIFICACIÓN:

En el sector público, se acostumbra a codificar todas las comunicaciones, para sim-

plificar e¡ control documentar¡o, este procedimiento se efectúa, asignando claves
numéricas a los órganos del sistema estructural, para reconocer el origen de los
documentos.

85
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLfCAS Y PHIVADAS

FORMATO DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

En Ia lnstitución o empresa se genera y administra documentos de comun¡cación

interna y externa, como: el oficio, el informe, el memorándum, proveído y la ayuda me-
moria, que son elaborados de acuerdo al siguiente cuadro de precedencia jerárquica:

CUADRO DE PRECEDENCIA POR TIPO DE COMUNICACIÓN

OFICIO
INFORME
MEMORÁNDUM
AYUDA MEMORIA
PROVEíDO

EL OFICIO:

Es la comunicación escrita que se emite al exterior de la institución, cumple con un

protocolo de cortesía previamente determinado, de acuerdo a la jerarquía de Ia persona
a la que va dirigida y un determinado ceremonial y etiqueta en su texto.

En algunas ofic¡nas públicas e instituciones, utilizan el oficio como medjo de comu-

nicación interna, sustituyendo al memorándum y al informe, por. lo que sería necesario
adaptar la precedencia señalada en el cuadro de comunicación.

El oficio es una comunicac¡ón institucional, por io que su redacción se efectúa en

papel membretado y por su carácter de documento oficial, son pocos los funcionarios
autorizados para suscrlbir este tipo de documento.

8ó

_3_-.
 PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLlCAS Y PRIVADAS

SECTOR PUBLICO SECTOR PRIVADO

(Oficio) (Carta)

-Presidente de la República -Presidente del Directorio

-Mínistro de Estadó -Gerente General
-Funcionario con Hango l',4inister¡al -Gerentes
-Vice-Minlstros
-Dlrectores Generales
-Directores

EIvIPRESAS PUBLICAS
(Oficios)

-Presidente de Directorio o Consejo Directivo

-Gerentes Generales o Directores Ejecutivos
-Gerentes

En algunas reparticiones públicas, se ha normado que todos Ios oficios que se remi-
tan al exterior, deben ser suscr¡tos únlcamente por la máxima autoridad de la institución.
Esta disposición no exime a que cualquier nivel jerárquico puede elaborar un oficio diri-
gido a otra repartición para conseguir sus objetivos, pero la firma debe estamparla única-
mente quien está autorizado para hacerlo.

Es recomendable que los oficios tengan una sola numeración correlativa, adm¡n¡s-
trada por la oficina de trámite documentario de la institución o la de apoyo del funcionario
que lo s uscribe.

Cuando un funcionario redacta un oficio que será firmado, por una autoridad de
mayor jerarquía, tiene la obligación de suscrib¡r las copias en el margen izquierdo como
responsable del contenido. lo que no inhibe de imprimir al pie del documento sus inicia-
les (se analiza más adelante).

DEL FORMATO:

El original del oficio se redacta en papel bond membretado, blanco sin rayas, de BO
o 60 gramos. tamaño A-4 (.21X29.7 cm), y con dos reproducciones en papef de 40 qlmz
sin membretar, con los siguientes espacios:

-Superior : 4,50 cm para dejar margen al logotipo

-lnferior : 2.45 cm
-lzquierdo : 3,00 cm
-Derecho '. 2,45 cff.

87
PBOTOCOLO Y CEFE[¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Todas las primeras lineas de cada párrafo con sangría de 2,45 cm., doble espacio
entre párrafos.

ENCABEZAMIENTO:

FECHA,-

Se ubica en la parte superior izquierda, debajo del logotipo de la ¡nstitución; se

señala primeramente la ciudad de procedencia del documento, seguido de una coma
para indicar a continuación el dia, el mes y el año.

Elemplo: Lima, 12 de abril de 1997'

Se ha encontrado que a nivel oficial se está imitando el modelo norteamericano de

fechar los documentos, (Lima, setiembre 20 de 1997), lo que no consideramos apropia-
do, en consideración a los usos y costumbres del pais.

DENOMINACIÓN.-

Es el código de identificación del documento, está conformado por el número corre'

lativo del mismo, seguido del año de emisión, las siglas del sector y tef mina con el código
numérico de identificación del órgano que la emite, todo subrayado. Ejemplo:

of. Ne 475-95-EF-01.00

La numeración correlativa de los oficios, es una sola, su administración está a cargo

de ta oficina de trámite documentario o del personal de apoyo del funcionario que lo
sus cribe.

En el caso de empresas del Estado sus siglas se colocan, a continuación las siglas
del sector:

of. Ns 475-95-EF-SEN-01 .01 .

DESTINATAR]O:

EI nombre del destinatario va precedido de la palabra "señor, señora o señorita'

según corresponda, debajo se comienza señalando el título del destinatario (lng. Dr.,
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I
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. PFOTOCOLO Y CEREi\,4ONIAL EN tAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS
I

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i' Arq., Eco., CPC., Lic., Etc.), en el caso de no conocer el título profesional, se escribe
directamente el nombre del destinatario en letras mayúsculas, se recomienda no omitir
i su segundo apellido, debajo se señalará el cargo que desempeña y la institución o em-
presa donde presta sus serv¡cios y dos espacios debajo la ciudad de residencia del
destinatario: Ejemplo:
I
I
Seño r:
,
lng. CARLOS FUENTES ROBLES,
Director General de Control Interno
l del Ministerio de Educación.
I

l
Lima.
l

R EFEF EN C IA:

Se utiliza para señalar en fcrma sintética el contenido del oficio o los antecedentes,
se ubica a tres espacios debajo de ciudad y se subraya, Ejemplo:

BEF.: lnvita a participar en curso

: de adm nistración Regional. ó

REF.: Of. N'q 256-96-MTC-05.20

Cuando se trata de una autoridad de alto nivel, se sustituye la referencia por el trato
prctoclolar, como De mi especial consideración , "Vuestra Excelencia u otro similar.

TEXTO:

Todc oficio tiene tres partes diferenciadas, que se denominan:

-ENTRADA:

El primer párrafo comienza rigurosarnenre con el aspecto protocolar del saiudo, para
luego indicar el antecedente o moiivo por el cual se cursa el oficio.

.CUERPO:

Puede ser desarroliado en uno o varios párrafos, contiene la razón del documenio.

89
l

I
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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

-DESPEDIDA:

Último párrafo, igualmente protocolar que el primero, concluye con la palabra "Aten-
tamente", debajo del párrafo de despedida, con Ia misma sangría de los pánafos.

Ejemplo:

Aprovecho la oportunidad, para hacerle llegar (o reiterarle) las consideraciones de

mi mayor estima personal.

Atentamente

.FIRMA:

Si se utiliza un sello de post lirma éste se colocará a un mínimo de dos centímetros

debajo de la palabra ATENTAMENTE, y en caso de escribirse el nombre y título del
funcionario deberá conservar la misma distancia y ubicación.

-IDENTIFICACIÓN..

Se coloca a un mínimo de cuatro espacios de la post firma, en mayÚsculas las

iniciales de quién ordenó o firmará el oficio, seguido también en mayúsculas las iniciales
del funcionario que redactó o dictó el documento y por último si fue mecanografiado por
una secretaria, sus ¡niciales en minúsculas,

ejemplo:

Solicitó la redacción del of icio :MRT

Redactó el documento : JVT
Mecanografió el documento : rbdl

MRT/JVT/rbdl

90
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PBOTOCOLO Y CEFE¡,4ONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS
I
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MODELO
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MEMBRETE DE LA INSTITUCION

Llma, 1996.
I

of. Ns 475-95.EF-05.30

Señor:
lng. CARLOS FUENTES HOBLES,
Director General de Control lnterno
I
del Ministerio de Educación.

Ciudad.

l BEF.: lnvita a participar en Curso.

1

Atentamenie

lng. MANUEL RODRÍGUEZ TORBES

. Director General del Tesoro

MBT/JVT/rbdi
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I 91
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PROTOCOLO Y CERENiIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

EL INFORME:

Es la comunicación escrita que emite un funcionario, para dar a conocer asuntos

propios de su competencia, el resultado del análisis o trámite de un expediente o un
asunto encargado a pedido verbal o escrito, de un funcionario jerárquicamente superior
o del mismo nivel.

El informe tiene una sola numeración correlativa, que es administrada por el funcio-
nar¡o que Ia genera y suscribe.

Existen dos esquemas de informe: el simple y el especial, que de acuerdo al conte-

nido del asunto, puede ser utilizados indistintamente.

EL FORMATO:

El original del ¡nforme se redacta en papel bond, blanco sin rayas, de 80 o 60 gra-
mos sin membretar, de tamaño A-4 (21X25.7 cm) con el número de copias que se
estime conveniente en papel de 40 grlmz con los siguientes espacios:

-Superior 2,45 cm.

-lnferior 2,45 cm.
-lzquierdo 3,00 cm.
-Derecho 2,45 cm.

Los párrafos con sangrÍa de 2,45 cm, son corridos a la izquierda y doble espacio
entre párrafos.

ENCABEZAMIENTO:

.MEMBRETE:

En compuladora o a máquina se escribe el membrete de la lnstitución. Ejemplo:

IVINISTERIO DE AGRICULTURA
Dirección de Aguas y Begadíos

92
r
i

PROTOCOLO Y CEBEI\,4ONIAL EN LAS INST1TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

.DENOMINACION..

Constituye el código de identiiicación del documento, conformado por et número,

seguido del año de emisión y el código numérico de identificación del funcionario u
órgano que Ia emite , todo subrayado y centrado. Ejemplo:

tNFORME. N! 475-97-Os.00

El número correlativo de los lnformes, está a cargo del funcionario que Io suscribe.

.DESTINATARIO:

Al inicio del margen del papel se imprime la letra "A., dejando doce espacios se
coloca dos punto y dejando dos espacios: se comienza señalando el título del des-
tinatario (lng. Dr. Arq. Etc.), a continuación se escribe el nombre en letras mayúscu-
las, se recomienda no omitir su segundo apellido, a continuación se señala el cargo
que desempeña y el órgano al que pertenece, elemplo,,

A : Dr. JULIAN W. ESCATE ÁVAL-OS, Director ceneral de Ase-

soría Legal del Ministerio de Agricultura.

.REMITENTE:

Se señala al remitente, precedido de la palabra "DE,,, once espacios después se

coloca dos puntos y con dos espacios más se comienza, señalando el título profe-
sional del remitente, en caso de no poseer tÍtulo, se escribe el nombre del remitente
en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apeliido, seguidamente
se señala el cargo que desempeña, ejemplo:

DE : lng. A ejandro Trucios Soto, Director de Catastro Rural

.ASUNTO:

La palabra ,,ASUNTO" se escribe debajc de la "DE" y dejando siete espacios se

coloca dos puntos y después de dos espacios, se señala brevemente el asunto de
que trata el ínforme, ejemplo:

ASUNTO : Solicita opinión legal de trámite administrativo sobre

catastro en la comunidad de Chinchaypujio en el Dis-
trito de Ania - Cusco

93

,L-_ _
PHOTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

.REFERENCIA:

La palabra "REF." se escribe debajo de "ASUNTO" y dejando nueve espacios se

coloca dos puntos y se señala brevemente el antecedente, que or¡gina el informe,
como puede ser oficios, memorándum o informes anteriores sobre el mismo tema,
ejemplo:

REF. : Of. Na 124-97-MA-07., del 24 junio de 1 997'

-FECHA:

La fecha se escribe debajo del "ASUNTO O REF.", según sea el caso y dejando
ocho espacios se coloca dos puntos, después de dos espacios se señala la fecha
precedida de la ciudad de origen del informe, ejemplo:

. Lima, 12 de setiembre de 1997.

-LINEA DE SEPARACIÓN:

Considerando que el Informe tiene dos cuerpos, en el primero se consigna los datos
generales y en el segundo el cuerpo o texto, estas partes se separan por una línea
en todo el espacio del texto.

.TEXTO:

Todo texto de informe tiene tres partes:

01 . Los antecedentes que llevan a formular el informe.

02. El análisis de los hechos.

03. Las conclusiones y recomendaciones. El informe no contiene parte protocolar

de saludo ni de despedida, comenzando con: "Por el presente informo a us-
ted...l'y concluye con el punto aparte del último párrafo. Con las síglas SMP
(Salvo Mejor Parecer) y debajo a la izquierda con sangría "Atentamente".

FIRMA:

A dos o tres centímetros del "Atentamente», se coloca el sello de post firma o se

escribe el nombre y cargo del remitente.
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94
t
-- b-
 INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

IDENTIFICACION:

Se coloca a un mínimo de dos espacios de la post firma, las iniciales del funcionario
que elaboró el documento en mayúsculas, si el informe ha sido elaborado para ser
firmado por otro funcionario se procederá en forma similar a la identificacién del
oficio. Ejemplo:

Solicitó la redacción del informe : ATS

Redactó el documento : DRZ
Mecanografió el documento : rbdl

ATS/DRZrbdl

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_-&-
PBOTOCOLO Y CEFEIMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

MODELO

I\,4EMBRETE

TNFORME Nq 075-97-95.00

A : Destinatario

DE : Remitente

ASUNTO :

REF. :

FECHA : Lima, 07 de octubre de 1997

Atentamente

FIRMA

l
ANEXOS
,

ATS/DRZ/rbdI

96

_.**
 PROTOCOLO Y CEBEI\,'1ON AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

MODELO

MEIVBRETE

A :Destinatario

DE : Remitente

ASUNTO:
FEF, :

FECHA 'J
: Lima, 07 de octubre de 997

1- ANTECEDENTES

2, PFOBLEIVA

3. HECHOS OUE INFLUYEN EL PROBLE[,44

I

4. ANÁLISIS

5, CONCLUSIONES

I Atentarnente

F IB t\/A
I

ANEXOS
c.c

ATS/DnZlrbdl

:
97

I
PFOTOCOLO Y CEFEI.iIONIAL EN LAS INST|TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

EL MEMORANDUM:

Es la comunicación escrita que se emite con la finalidad de hacer conocer disposi-

ciones administrativas, atender ped¡do verbal o escrito de igualjerarquia, transmitir órde-
nes de cumplimiento obl¡gatorio, asuntos de su competencia, solicitar información a fun-
cionarios de menor jerarquía.

DEL FORMATO:

EI original del memorándum se redacta en papel bond, blanco sin membrete de

tamaño A-4 (21X29.7 cm.) sin rayas, de 60 gramos, con el número de copias que se
estime conven¡ente, en papel de 40 grlmz con los siguientes espacios:

-Superior : 2,45 cm.

-lnferior | 2,45 cm.
-lzquierdo : 3,00 cm.
-Derecho '. 2,45 cm.

Los párrafos corridos a la izquierda, la primera línea con sangría de 2,45 cm y doble
espacio entre párrafos.

ENCABEZAMIENTO:

MEMBFETE.- En computadora o a máquina se escribe el membrete de la lnstitu-

ción. Ejemplo:
MINISTERIO DE JUSTICIAY CULTO

DEI.JOMINACIÓN.- Constituye e{ código de identificacíón, conÍormado por el núme-

ro del documento, seguido del año de emis¡ón y el código numérico de identificación
del órgano que la emite y todo subrayado y centrado. Ejemplo:

MEMORANDUM N9 475.97-05.OO

La númeración es correlaiiva y anual, es administrado por el personal de apoyo del

f uncionario que lo suscribe.

98
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I

PBOTOCOLO Y CEREIIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

DESTINATAHIO

EI nombre del destinatario va precedido en la misma línea de la letra

"A,, Oe¡anOo
doce espacios se coloca dos puntos, y dejando dos espacios más: se comienza señalan-
do el tÍtulo del destinatario (lng. Dr. Arq. Etc.), a continuación se escribe el nombre del
destinatario en letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apellido, a conti-
nuación se señala el cargo que desempeña y el órgano al que pertenece, ejemplo"

A : Dr. Jesús Corrales López, Director General de Asesoría Legal del Mi"
nisterio de Justicia y Culto.

REMITENTE:

El remitente, se señala precedido de la palabra .DE", dejando once espacios se

coloca dos puntos y después de dos espacios más se comienza señalando el título pro-
fesional del remitente en caso de no poseer título, se escribe el nombre del remitente en
letras mayúsculas, se recomienda no omitir su segundo apellido, seguidamente se seña-
la el cargo que desempeña, ejemp{o:

DE : Dr. Jorge Ruiz Carrillo, Director de Frolocolo.

ASUNTO:

La palabra .,ASUNTO-, se escribe ciebajo de la "DE" y dejando siete espaclos se

coloca dos punios y después de dos espacios se señala brevemente el asunto de que
trata el informe, ejemplo:

ASUNTO : Solicita Opinión sobre Of. N! 147-97-05.00

REFERENCIA:

La palabra ,,FEF. se escribe debajo de ,.ASUNTO" y dejando nueve espacios se

colcca dos puntos y despuás de dos espacios se señala brevemente elantecedente que
origina el memorándum, como puede ser oficios, memorándum o informes anteriores
sobre el mismo tema, ejemplo:

REF. : Of. Ne '1 24-96-01 .00, de íecha 13 de junio de 1997

9?
PBOTOCOLO Y CEFEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

FECHA.-

La fecha se escribe debajo del "ASUNTO O HEF." según sea el caso y deiando
ocho espac¡os se coloca dos puntos y después de dos espacios se coloca la fecha pre-
cedida de la ciudad de origen del informe, ejemplo:

FECHA : Lima, l2deoctubre de 1997.

LINEA DE SEPARACION:

Considerando que el memorándum tiene dos cuerpos, en el primero consigna los

datos generales y el segundo el cuerpo o texto, se debe separar estas partes, por una
línea en todo el espacio del texto.

TEXTO:

El cuerpo o textos, está dividido en dos partes:

01. Los antecedentes que llevan a formular el memorándum;

02. EI texto en sí dando a conocer o pidiendo algo según sea el caso.

El memorándum no contiene parte protocolar de saludo ni de despedida, comen-

zando con: "Por el presente memorándum...." y concluye con el punto aparte del último
párrafo, debajo a la izquierda con sangria
"Atentamente".

FIRMA:

A dos o tres centímetros del .Atentamente., se coloca el sello de post firma o se

escribe el nombre y cargo del remitente.

IDENTIFICACIÓN:

se coloca a un mínimo de dos espacios de la post firma, las lniciales del funcionario
que elaboró el documento en mayúsculas, si el memorándum ha sido elaborado para ser
firmado por otro func¡onario, se procederá en forma similar a la identificación del oficio.
.:

Solicitó la redacción del memo. :JFC

Hedactó el documento : DIR
Mecanografió el documento : rbdl !

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JRC/DIR/rbdf I

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PFOTOCOLO Y CEHEIVIONIAL EN LAS INSTITUCiONES PUBLICAS Y PRIVADAS
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1

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MEMBRETE (escrito con Ia misma máqu¡na)
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MEN/ORÁNDUil/ Nq 075-97-95.00
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A : Destinatario

j DE :Remitente
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ASUNTO :

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REF. : (si el caso lo requiere)

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FECHA : Lima, 07 de octubre de 1 997
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1

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: Atentamente
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I FIBÑ14

! ANEXOS
c.c
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: ATS/DBZrbdl

:
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E
PFOÍOCOLO Y CEREN¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LASTARJETAS DEVISITAI

La tarjeta de visita, ha sido establecido por Ia diplomacia internacional y constituye

en la actualidad un documento importante de autopresentación. La tarjeta oficial es la
que lleva el membrete de la institución o empresa, en la parte media las siglas del título
profesional seguido del o los nombres y los apellidos delfuncionario. Debajo del título del
cargo que ocupa dentro de la organización, en la esquina inferior derecha el o los núme'
ros del tetéfono de la oficina y en la esquina inferior izquierda la dirección del centro de
trabajo.

EI uso de la tarjeta de visita es múltiple, desde un aviso de visita que se deja bajo la
puerta o que se entrega a la secretaria, hasta su uso como memoranda al graficar cortos
mensajes, por suponer que así la convierten en un medio directo de comunicación per-
sonal.

ANTECEDENTE

Revisando la ENCICLOPEDIA DE PROTOCOLO lV edición, escrita por Agustín

Bravo Olalde - Madrid, encontramos la etiqueta de la tarieta, que incluimos en el presen-
te documento, tienen un lenguaje que se continúan usando en sectores diplomáticos,
politicos, sociales y culturales en nuestro país, con algunos cambios o mod¡ficaciones,
que es conveniente corregir, para devolverle la internacionalidad que ella tiene.

El uso de las tarjetas de visita según la antigua cortesía, tiene innumerables aplica-
ciones y normas de etiqueta, veamos los mensaies que trasmite esta tarjeta de acuerdo
a los dobleses que se efectúen en ella, según relata Bravo Olalde:

Es necesario aclarar, que de acuerdo a normas de la Cancillería Peruana, única-

mente se dobla las esquinas de la tarjeta, cuando se entrega personalmente, en caso de
ser enviada en sobre no debe doblarse y puede colocarse con lápiz las siglas que reco-
mienda el Dr.Pérez de Cuéllar que veremos más adelante.

Tarleta con doblez superior izquierda: DESPEDIDA

Lic. Jorge Aragón C.

cPP 097

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102 ::.
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 PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Tarjeta con doblez superior derecha:VlSlTA

Lic, Jorge Aragón C.

cPP 097

Tarjeta con doblez inferior izquierda: FELICITACION

Lic. Jorge Aragón C.

cPP 097

Tarjeta con doblez inferior derecha: PESAIIE

Lic. Jorge Aragón C.

cPP.097

Tarjeta con doblez a tres cuartos de la izquierda: RECOMENDACION

Aragón C.
:097

103
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSÍITUCIONES PUBLICASY PBIVADAS

Tarjeta con dos dobleces superior derecho e izquierda: COMIDA

Lic. Jorge Aragón C.

CPP 097

Tarjeta con dos dobleces inferior derecha e izquierda: BAILE

Lic. Jorge Aragón C.

cPP 097

Tarjeta con dobleces superior izquierda e inferior izquierdo: BODA.

Lic. Jorge Aragón C.

cPP 097

Tarjeta con dos dobleces superior derecho e inferior derecho: ENTIERRO

Lic. Jorge Aragón C.

cPP 097

i
 PROÍOCOLO Y CEFE]\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Tarjeta con dobleces tres cuartos a Ia derecha: ESCUSA

Lic. Jorge
cPP 097

En el Manual de Derecho Diplomático, del Dr. Javier Pérez de Cuéllar . 1 964, repro-
duce como Anexo V, una norma de etiqueta, elaborada por la Direccíón del Protocolo del
Itrltnisterio de Relaciones Exteriores, para el conocim¡ento de los jóvenes que inician sus
actividades en la diplomacia y en el aparece iglralmente el trato de Ia tarjeta de visita,
que reproducimos:"El funcionario diplomático debe usar las siguientes tarjetas de visita:

1. Con su nombre completo y grado

2. Con su nombre completo
3. Con el nombre completc de la esposa
4. Con alguna de las siguientes impresiones:
A. Con los nombres completo del funclonario y de su esposa; o,
B, Con el nombre completo del funcionario, seguido de la expresión "y Señora"

El Diplomático no deberá usar tarjetas con su dirección o número de teléfono perso-

nal. Pai'a entregar o envtar tarjetas de visita se debe observar las sígulenies reglas gene-

-A un soltero: una tarleta N! 1

-De un soltero a un matrimonio: una tarjeta N? .1 y una Ne 2:
-De un marrimonio a otro mairlnronio una tarjeta Nql y otras cualquiera del Ne4,
-Para enviar flores el soltero acompaña una tarjeta Nq1 y los casados una del Nq4.

Las flores recibidas por un rnatrintonto deben ser agradecidas únicamenie por la
dueña de casa enviando una iarjeta Ne 3 con alguna frase manuscrita expresando agra-
decimiento.

Cuando la tarjeia de visita es eniregada por el diplomático en persona -que es lo

correcto- o por iercercs, deben ser doblada por el costado izquierdo superior. Cuando
son enviacias balo sobre no ceberá estar cjobiada.
PFOTOCOLO Y CEHEIMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Las larjetas para corresponder una visita deben ser enviadas dentro de las 24 ho-
ras. Las fórmulas manuscritas en lápiz se inscriben en el lado inferior izquierdo de las
tarjetas, según las circunstancias que más abajo se señalan:

Para presentar p.p. (pourprésentation)

Para agradecer p.r. (pour remercier)
Para despedirse p.p.c. (Pour prende congé)
Pésame p.c. (Pourcondoléances)
Para felicitar p.f (Pour feliciter)

En la Marina de Guerra del Perú (Protoco¡o,Cortesia y Etica Naval - 1985), se adi-

cionó para su uso las siguientes abreviaturas:

- n.b (Nota bene) para resaltar un mensaje.

- R.S.V.P. (Fléspondez s'il vous plait) Se solic¡ta respuesta y
- s.c.s.a. Sírvase confirmar su asistencia.
Como se aprecia de los antecedentes, el mensaje en la tarjeta de uso diplomático,
según Bravo Olalde, se efectúa por medio de dobleces y según la Dirección de Protocolo
del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, con anotaciones a lápiz.

Algunas de las consideraciones anotadas perduran en la actual¡dad, como por

ejemplo: al entregar personalmente una tarjeta a una persona, se debe doblar la parte
superior izquierda de la tarjeta en señal de respeto, y al asistir a un velatorio donde el
pésame se recibe por tarjeta se dobla la tarjeta en la parte inferior derecha, como señal
de dolor, cualquiera de las formas de expresión está a cr¡terio.

EL USO DE LAS TARJETAS EN LA ACTUALIDAD

En la actualidad son de uso f recuente, cuatro tipos de tarjetas, para igual número de
us os:

1. INSTITUCIONAL O EMPRESARIAL.- Tarjeta con logotipo o membrete, al centro Ia

sigla del título profesional seguido del nombre comp¡eto, debajo del nombre el título
del cargo que desempeña, al costado inferior derecho teléfonos y al costado ¡nferior
ízquierdo la dirección o domicilio legal de la empresa, este tipo de tarjeta se utiliza
en el siguiente trato protocolar:

- ldentificación como funcionario de una institución o empresa.

- Parte de la eiiqueta, al remitir un documento a tercera persona con la anotación
de "atentamente", en la parte superior derecha.

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f'
t

PROTOCOLO Y OEREMON]AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

- Como cortesía al remillr memorias, revistas o cualquier otra publicación, con la

anotación de "atentamente" en la parte central superior de la tarjeta.

2. Tarjeta con el nombre completo de la persona s;n título ni cargo:

- Para remitir un presente personal o felicitar.
- Para dar respuesta a una invitación.
- Para una recomendación o pedido a una persona amiga.
- Para dejar constancia de asistencia personal a una cita social o familiar.
3. Tarjeta con el nombre completo y debajo el nombre completo de la esposa:
- Para remitir regalos de bodas.
- Hacer llegar presentes a nombre de los esposos.
- Para dejar constancia de visita a otra familia,
4. Tarjeta co¡ titulo, nombre completo, teléfono y domicilio particular, sin mención del
centro de trabajo:
- Para entregar a relacionados sociales y amigos, como seña de que serán bien
recibidcs en casa y están dispuestos a contestar sus llamadas telefónicas.

Las tarjetas Ne 2 y 3, en lo posible deben ser entregadas en sobre, llevando manus-

c''to el nombre del destinatario.

El uso de tarjetas personales con la anotación del nombre, sin título ni cargos, se
consideran como un acto de humildad y consideración a las personas a las que se entre-
ga, por otra parte las tarjetas pomposas con títulos, cargos (impresas por la institución)
se usa para asuntos prop¡os del cargo.

En la empresa privada se usa frecuentemente las tarjetas número uno, tres y cuatro
al nivel de presidenies de directorios y funcionarios de staf, y se incentiva que los em-
pleados y vendedores, usen en sus actividades sociales y protocolares, la tarjeta Nq 1,
por estar diseñada como medio Ce identiiicación del servidor y publicidad para la firma o

LA CORRESPONDENCIA

Consideramos convenienie incluir en e presente Manual, una serie de comuni-

caciones escriias que puedan servir de modelo para elaborar comunicaciones similares,
las mlsmas pueden suf rir las variaciones que vean por conveniente de acuerdo al fin que
se desee conseg u ir:

147
PHOÍOCOLO Y CEFEI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

1. AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA:

Se dirige el oficio en papel oficial (A4), membretado y se consigna lo siguiente:

M EMBBETE

Lima, 05 de octubre de 1997.

Of icio N'q 2345-97-MTC-CIBC-01 .01..

Excelentísimo Señor lngeniero:

ALBEBTO FUJIMORI FUJIMOBI
PBESIDENTE DE LA REPUBLICA
Presente.-

De mi especial conside ración:

Es muy honroso d¡rig¡rme a su Superior Despacho a efecto de invitar a usted a

Clausurar la Beunión lnternacional:,,EL DESARFTOLLO DE LA CIENCIAY SU APLICA-
CION EN LA INDUSTRIA", acto que se desarrollará el día 26 de noviembre del presente
año, a horas 19.00, en el salón de conferencias de Centro Cívico de Lima.

La reunión lnternacional tendrá una duración de tres dÍas, inlciándose el día

24 del mismo mes, y concurrirán como dlsertantes especialistas de México' Costa Hica,
Colombia y del Perú, la información sobre el certámen, programa de claLJSura y asisten-
tes se incluye en el expediente memoria que perrnito adjuntar.

Agradeciendo anticipadamente su aceptación, me desp¡do de usted relteran-

do los sentimientos de mi más distinguida consideración.

Atentamente

Firma del más alto funcionario de la instituciÓn

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 rI

PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INST]TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

2. AL PRESIDENTE DE UNA INSTITUCIÓN POR SU ANIVERSARIOI

[,4EI\,4BRETE

Lima, 15 de octubre de 1 997.

of. Ns

l
Señor:
Arqr. FERNANDO PÉFEZ ROSAS,
Pres¡dente del Consejo Nacional
de Tasaciones - CONATA.

Ciudad.

De mi consrderación:

A nombre del Directorio y mÍo propio, Tengo el agrado de dirigirme a usted a

efecto de hacer llegar un saludo especial por el Aniversario de creación de la
lnstituc¡ón de su Presidencia.

Expreso a usted los mejores deseos para que continúen los éxitos en Ias
funciones que le toca cumplir al Consejo Nacional de Tasaciones.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad, para reiterarie las considera-

ciones de mi mayor estima personal.

Atentarnente

Firma del más alto funcionarios

1,
C?
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PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

3. AGRADECIMIENTO POB INVITACIÓN A CONCIERTO

MEMBRETE

Lima, 15 de octubre de 1 997

of. Ne

Señor:
lns. ANTONIO BLANCO BLASCO,
Decano del Colegio de lngenieros del Perú,
Consejo Departamental de Lima.

Ciudad.

REF.: C. Ne 1280\94-95-D-CDUCIP

Tengo el agrado de dirigirme a usled a efecto de acusar recibo de su atenta

carta de la referencia, por la que tuvo Ia gentileza de hacerme llegar las invitacio-
nes para el Concierto de la Orquesta de Cámara del CDL-CIP y a la vez expre-
sarle mi agradec¡miento por la gentileza de su parte.

Es oportuno aprovechar la ocasión, para reiterar la disposición de la Inst¡tu-

ción de mi Presidencia a apoyar las actividades y acciones que el Consejo De-
partamental de su Decanato, efectúe en bien de Ia orden.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para hacerle Ilegar las conside-
raciones de mi mayor estima personal.

Atentamente

Fírma del Funcionario

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PFOTOCOLOY CERE ,lONIAL EN LAS INSÍITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

LAS COMUNICACIONES:

El mundo moderno nos ha llevado a desarrollar medios más rápidos y seguros

de comunicación, a los que debemos adaptarnos y utilizarlos adecuadamente, como
apoyo a nuestra Iabor, en el campo donde nos desempeñemos.

Los medios modernos de comunicación e información están agrupados en tres

áreas, denominados:

TELEFONíA

Medio oral-audrtivo (OA), usado con el soporte de una red telefónica o las ondas
hertzianas y vía satélite (celular), la misma que es considerada como un medio de comu-
nicación externa, por el cual los funcronarÍos de la institución se interconectan salvando
distancias, con funcionarios de otras instituciones, para exponer diversos asuntos rela-
cionados a la administración, brindando o recibiendo información o en el cumplimiento
de sus funciones.

En su uso interno, es el nredio que se utiliza, para informar al órgano jerárquico

superior, coordinar con el simi{ar y/o solicitar información o disponer acciones con el
órgano inferior.

Protocolo recomienda que para contestar Ias llamadas telefónicas, en salvaguarda

del prestigio institucional, se debe comenzar saludando e inmediatamente se indica el
nombre de la inslitución, unidad u órgano que contesta, cuando lo hace una secretaria,
después del saludo agradece por la llamada y solicita la información para poder servirio.

Ei teléfono, es uno de los instrumenios más importantes que se ha concedido al

funcionario de una organización, de saberlo utilizar en toda su capacidad, le resolverá
problernas y le permrtirá obtener un considerable rédito para el desarrollo de su función.

Como anécdola se cuenta, cierlo fu¡cionario cje jerarquía intermedia pasaba su

tiempo en la organización, haciendo antesala en las oficinas de los funcionarios a quie-
nes tenía que informar o solicitar datcs, Crerto día, durante su traslado de la casa a la
oficrna, un resorte de asiento del ómnibus e rompió el pantalón. No puCiendo volver a su
hogar a cambiarse sabÍa que ese dÍa no podría cumplii'con las tediosas visiias a las
antesalas de los jefes superiores en el cumpLimienio de su trabajo.

Para eviiar las posibles chanzas de las secreiarias en su acostumbrado perrplo, se

ubicó en su escritorio y recurrió al uso del teléfono, para informar o so icrtar datos al

l]t
PROTOCOLO Y CEBEN/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

término de la jornada, se dió cuenta que había concluido con su responsabilidad con
tiempo suficiente para entregar todos los encargos, y sobre todo no tendría que hacer
horas exiras, ni llegar agotado a casa como en dias anteriores, desde ese día nunca más
lo volvieron a ver sentado en una antesala y pronto ascendió a un cargo eiecutivo, gra-
c¡as al pantalón roto y al uso del teléfono.

La telefonía ha avanzado tanto, que hoy es posible ubicar a una persona en cual'
quier lugar del mundo con tan sólo discar su número telefónico y a través de su celular
mantener una comunicación; el celular está a la cabeza de las innovaciones, Ia noticia de
ayer fue el menor costo en su uso y su lnterconexión al procesador o fax, la noticia de
hoy es que el teléfono celular ya se ha reducido en tamaño y ha ingresado al espacio
digital, el día que ustedes lean este Manual, estamos seguros de mayores avances en
este campo de la telefonía

EL FAXíMIL

Se denomina así al equipo, que con el soporte de la Iínea telefónica o vía satélite,
trasmite y recibe información mediante gráficos, grafías y líneas que forman documentos
escritos, el faximil en Ia actualidad ha sustituido al teletipo y en algunos casos al correo,
al enviar documentos que son considerados como originales

Muchas son las reparticiones que en la actualidad aceptan documentos remitidos

por fax, para iniciar trámites y expedientes, disminuyendo los esfuerzos de traslado y
correo, que se venían empleando hasta antes del masivo uso de este medio.

El fax recibe documentos durante las 24 hotas de día para Ia empresa privada, le
favorece al optimizar SuS tratos comerciales, especialmente internacionales donde el
aspecto horario dificultaba la comunicación.

LA COMPUTADORA U OBDENADOB

La computadora ha sustituido largamente a la máquina de escribir; por su utilidad

viene siendo instalada en redes que permite que algunas empresas las utiticen para sus
comunicaciones externas (coneo electrónico) e in'ternas (Microsoft Mail), por otra parte
otorga la facllidad de mantener muchos archivos de documentos perfectamente organi'
zados y de fácil acceso, con el uso de macrós cuenta con formatos preestablecidos para
facilitar la elaboración de documentos.

112
T

PROTOCOLO Y CEREIV1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

EI adelanto de la tecnología de la computación, viene ofreciendo cada día nuevas

funciones para la computadora y estas son asimiladas inmed¡atamente por la empresa y
en forma más lenta por la institución pública. Por estas consideraciones debe ser consi-
derada la computadora como un medio de comunicación directo.

La computadora permite comunicaciones muy rápidas con usuarios y clientes, en

su uso en forma interconectada a la red de telefonía local, nacional e internacional para
la trasmisión de datos y compite con mayor amplitud con el facsímil.

Su integración a Ias redes científicas, bancos de datos, al lnternet y al sector banca-

rio, abre nuevas posibilidades de trabajo a Ias empresas Io que posibilita negocios a
escala mundial.

Hablar de los avances en informática en cualquier momento es hablar de tecnologÍa

pasada, por que cada minuto del tiempo universal se adicionan nuevas funciones a las
computadoras a través del software o hardware, y somos nosotros los que para no que-
dar obsoletos debemos estar constantemente iñmersos en los procesos de capacita-
ción.

L
113

i.-, -
 CAPíTULO IV

EL CEREMONIAL
LOS CEBTÁ¡/ENES OÉGANIZADOS POFI LA OFI.
CINA DE RELACIONES PÚBLICAS, TIENEN EL
APOYO DEL 20% DEL PEFSONAL, EL OTBO 20%
TFATARÁN OUE FFACASEN YEC 60'2" ESPERARÁ
A VEF OUÉ SUCEDE.

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.\

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 PROTOCOLO Y CEBEIüONIAL EN LAS ]NSTITUCIONES PUBLICAS Y PR]VADAS

EL CEREMONIAL
Ceremonial, palabra de origen latinc. se entiende como acción o acto exterior arre-
glado por Iey, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas o reverencia de
honor a las profanas.

Así como inventaron la tinta, el papel y la impresión, muy usados en nuestra profe-
sión de cornunicadores. los chinos fueron quienes desde el año 2,200 AC, manejaban el
ceremoniai. Los libros reconocen a Confucio, como el mayor exponente de estas técn¡'
cas, quien llegó a ocupar el alto cargo de Primer Ministro y luego ofreció sus consejos
polÍticos y éticos a príncipes y gobernanles durante 14 años, alla por el 496 AC.

Según San Juan, Jesucristo el Hiio de Dios, instituyó ceremonias y ritos, que mu-
chos años después la lglesia los reglamentó siguiendo la tradición que la había trasmiti-
do. San Jerónimo dejó eniender que en un tiempo existía un código litÚrgico' para la
celebración de los divinos oficios, según señala la Enciclopedia Universal llustrada Euro-
peo-Americana de Esparza Calpe - Madrid.

En el occideáte se dice que fue ltalia la cuna del más espectacular origen del cere'
monial, debido al esplendor de a monarquía de ics siglos XV al XVll y que corresponde
a Austria que con ei refinamiento de sus cortes, reccpilaron las normas que debÍan regir
ia viCa de reyes y príncipas.

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G
PROTOCOLO Y CEBEN¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

lnglaterra, España y Francia copiaron y aportaron para mejorar las reglas del cere-
monial, fue la época de los Luises en Francia, quienes transformaron las cortes en escla-
vos de esta actividad, no podía suceder un acontecimiento por más trivial que fuere, sin
la participación de una gran cantidad de cortesanos y para contentar a sus rangos se
tenía que emplear el ceremonial,

ElVarón Carlos De Marten, en su Manual Diplomático 'Compendio de los Derechos

y Funciones de los Agentes Diplomáticos, Tomo I - Paris, Librería Americana, Pág 134 -
Capitulo lV, dice que el ceremonial "obra de gran manera sobre el espíritu del pueblo y
del olvido de estas gravísimas pequeñeces, sería mirado como un ultraje público' que
debe ser prevenido, por una severa observancia de las formas".

Agustín Bravo de Olalde, en su Enciclopedia del Protocolo - lV Edición - Editorial

Consultivas - Madrid, dice "que la etiqueta es el ceremonial de los estilos' usos y costum'
bres que deben observarse en ceremonias pÚblicas o en las manifestac¡ones externas
de la vida social".

La organización de las ceremonias no es nada del otro mundo, es sobre todo orden
y cuidado de detalles que deben observarse, y estos serán los que llevarán a que los
eventos se desarrollen sin presentar problemas y se cumplan los ob.ietivos propuestos
como veremos en el presente capitulo.

EL CEREMONIAL EN LA ORGANIZACIóN

Después de haber tratado el Protocolo no podemos de.iar de lado el Ceremonial, a

través del complejo camino de la organización que requiere, debido a que el primero va
junto al segundo y el éxito de uno es el del otro.

Las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con la coordinación,

sigue con ta programación, planif¡cación, eiecución y termina con evaluación del plan
que nos mostrará el cumplimiento de los objetivos.

La organización y el desarrollo de las ceremonias ofrecen dificultades protocolarias,

debido a Ia asistencia de diferentes autoridades, que determina un especial cu¡dado en
las acciones de recepción de las mismas, su ubicación en Ia sala de la ceremonia, en el
saludo que debe ofrecérsele antes y durante la ceremonia, las consideraciones protoco-
larias que deben guardar los oradores para con ellos, las atenciones que debe tributárseles
al término de la ceremonia etc., en sí, se justifica nuestra premisa:
:

Toda ceremonia organizada tiene como único objetivo, aplicar el protocolo que se
:

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diseñó.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

La única forma de evitar desairar a las autoridades, funcionarios invitados y a los

servidores de la misma institución, es a través de un meticuloso cuidado en Ia PROGRA-
¡/ACIÓN Y PLANIFICACIÓN de las actividades que comparte el 50% del éxito o del
fracaso con las acciones protocolares de la precedencia.

El haber organizado entre otros muchos certámenes, ceremonias y reuniones como

la ll Reunión Latinoamericana de Expertos en Desarrollo Urbano, auspiciado por Ia
UNESCO, con asistencia de arqu¡tectos del Caribe, Norte y Latino América, el t Forum
Nacional de Vivienda, ceremonias protocolares con asistencia del señor Presidente de
la República, el haber, estado a cargo de Ia conducción de infinidad ceremonias con
asistencia de representantes de instituciones ¡nternacionales y nacionales, presentación
de libros, clausuras de cursos, homenajes y celebraciones cívicas etc, determinó para el
suscrito, aplicar las normas y técnicas del ceremoníal y con un minucioso cuidado elabo-
rar el diseño de cada proyecto y guión, llegando siempre al objetivo previsto.

El secreto para una óptima organización de eventos del tipo que fuere, está en ta
previsión que debe darse a los tres grupos de actividades conoc¡dos como el ,,ADD,,
(ANTES, DURANTE Y DESPUÉS), que conlleva la programación y ptanificación del ce-
remonial:

ACTIVIDADES:

01. ANTES del evento,

02. DURANTE el evento y,
03. DESPUES del evento.

Aclararnos que la programación y planificación de un evento es diferente a la eiabo"

ración del PROYECTO de un evento, este último comprende únicamente el documenlo
formal que debe presentarse a la superioridad, para conseguir Ia aprobación y asigna-
ción de los fondos presupuestaies para su ejecución y que es una tarea más del ADD.

PROGRAN/ACIÓN Y PLANIFICACION DE CEREMONIAS

La Programación la comprendemos como un conjunto de tareas y operaciones ne-

cesarias para cumpltr el objetivo, que determina el orden de prioridades de ejecución de
cada una de las actividades relacionadas, como una cadena de acciones hasta el infoi.-
me f inal.

l]9
PROTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Para desarrollar coherentemente la programación tenemos que pensar en cual es el

objetivo central del evento (el evento en sí o la asistencia de personalidades), y que
actividades en detalle deben proyectarse, para conseguir el éxito del mismo y esai acti-
vidades diseñadas con que antelación, prioridad u orden debe ser efectuadas.

Para explicar mejor estos conceptos elaboramos un esquema de programación de

una ceremonia de presentación de un libro, por reunir éste una serie de actividades
complejas que deben ser cumplidas para Ilegar al obietivo.

Se determina desarrollar una ceremonia que congregue a determinados sectores

(segmentos) de públicos, con la finalidad de mostrar las instalaciones de una ¡nstitución,
que visualicen un video que resume el trabajo de la organización, entregarles personal-
mente material escrito (brochure, trípt¡cos y otros), con la finalidad de crear, mejorar o
mantener el prestigio de la empresa como líder en su actividad, estos objetivos permiti-
rán que Protocolo administre cuatro aspectos ¡mportantes:

01 . Disposición de organizar la ceremonia o evento.

02. Contar con los objetivos de la misma.
03. Proyecto de un programa hipotético de la ceremonia.
04. Conocer los públicos objet¡vos.
Con los datos obtenidos se desarrolla el esquema ADD:

ANTES DE LA CEREMONIA:

01. Coordinar con oradores.

02. Directorio de invitados y asistentes.
03. Agasajo a nvitados.
04. Programa y presupuesto de la ceremonia.
05. Proyecto.
06. Aprobación del proyecto.
07. Diseño de Ia ceremonia.
08. Contratos.
09. Tarjetas y croquis de estacionamiento.

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PROTOCOLO Y CEFEIVONIAL EN LAS ¡ÑSTIIUCLONES PUBLICAS Y PHIVADAS

10. Cuadro de precedencias.

11. Programa de información y comunicación,
12. Piano o croquis del local.
13. Arreglo de la mesa de honor.
14. Distribución de asientos.
15. Ubicación de equipos de amplif icación y proyección.
16. Determinación y difusión del cuadro de responsabilidades.
17. El gJión de la ceremonia.
18. Con{irmación de asistencia de los invitados.
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L Ensayo

DURANTE LA CEREMONIA

01. Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones

02. Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones
03. Coordinación de detalles durante la ceremonia.
04. Atención a visitantes

DESPUÉS DE LA, CEREMONIA

01 . Evaluación del proyecto.

02. Envío de notas de prensa.
03. Envío de agradecimientos.
04. Resolución a colaboradores,
05. Entrega del lnforme final de la actividad.

Veamos el desarrollo de cada una de las actividades del esquema en forma prácti"
ca, para lo que utilizaré como ejemplo hipotético, Ia organización de una ceremonia de
presentacrón de un libro cuyo tíiulo, nombre del autor, institución que lo editó, oradores y
demás personas que se mencionan, son ficiicios y cualquier semejanza con personas
vivas y cargos que se señalan, son pura coincrdencia:

ANTES DE X,A CER,EMONIAI

E¡ reunión del Comitá Ce Gerenclas se traió sobre e rnantenimiento del pres'iigio de
la empresa, hab éndose conciurdo con la necesidad de desarrollar un evento que con-
gregue a Íuncionarios del estado, de emoresas constructoras y pÚbllcos relacionados,
con el objetivo de rnostt'ar las instalaclones, recibrr informacrón y sobre todo conf raiernizar.

121
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PROTOCOLO Y CEFE[4ONIAL EN LAS INST|TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

01. COORDINACIóN CON ORADORES

Concluida la reunión, se estructuró el programa tentat¡vo de Ia ceremonia con las

propuestas de los nombres de los oradores, y se elevó para su aprobación.

INFOBN¡E Ns -95-05.23

lng. Luis Donaire Ormeño, Gerenle General de la Cámara lndustrial de la

Construcción.

DE Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara Industrial

de la Construcción.

ASUNTO EIeva para aprobación programa tentativo de la ceremonia protocolar

de presentación de Libro.

FECHA Ltma. zu 0e ocruore 0e 199/.

Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de proponer, el anteproyeclo

del Programa que se desarrollarÍa durante la Ceremonia de presentación del Libro "La
estructura Dimensional de los Puenles", escrito por el lng. l\4anuel A. Morales Polar, el dÍa
1e de d¡ciembre del presente año a horas 1 9.00, en el aud¡torio de la instituc¡ón, por Io que
agradeceré su aprobación o hacerme conocer las sugerenc¡as que est¡me efectuar:

PROGRAMA

01. Palabras de bienvenida a los asistentes, por el lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente
General de la Cámara Industrial de la Construcción de Puentes.

Comentario del Libro "La estructura Dimensional de los Puentes". a cargo del Señor
Jesús GarcÍa García, Secretario General de la Asociación de Comités de Obras en
Construcción de Puentes de Lima.

Presentación del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes", a cargo del lng. Moisés
Pinto Celis, Presidente de la Asociación de Constructores de Puentes del Perú.

04. Palabras del Autor de la Obra, lng. Manuel Morales Polar, Asesor en puentes de la
Cámara lndust.ia' de ¡a Construcción.

Palabras del Presidente del Directorio de la Cárnara lndustrial de la Construcción, Ing.

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Victor Treguer Bernaola.

Atentamente :

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t PROTOCOLO Y CEHEIV1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS
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Aprobado el proyecto del programa se procede a oficiar a los oradores propuestos,
a fin de recibir su aceptación y contar con el elemento más importante, para el diseño del
proyecto, que debe ser elevado al Directorio. El contenido de los oficios ha remitir será el
siguiente:

Lima, 22 de octubre de 1 997.

of. Ne -97-ctc-05.02.

Señor:
INg. MOISÉS PINTO CELIS,
Presidente de la Asociación de
Constructores de Puentes del
Perú.

l^r Ciudad.

De mi consideración:

Tengo el agrado de dirigirme a usted, a efecto de poner en su conocimiento que la

Cámara lndustrial de Ia Construcción editó el ¡ibro t¡tulado "La estructura Dimens¡onal de
los Puentes", escrito por el lng. MANUEL MOEALES POLAR, Asesor en Puentes de esta
Cámara lndustrial y que constituye un documento de consulta para los constructores de
puentes en el País, por lo que consideramos conveniente efectuar la presentación pública
de tan importante volumen.

Dada Ia deferencia que guarda a la lnsiitución que represento y a su amistad con el

escritor. muchc agradecerÍa se sirva conferirnos el honor de presentar el libro y efectuar
el respecilvo comentario en la ceremonia qüe se viene organizando para el ciía jueves 1?
de dicien]bre del presente añ0, en el auditorio de la Cámara lndustrial de la Construcción,
ubicado en la Avda. Julio C. Tello Ne 4938 - Lince, para lo que adjunto un ejemplar del libro.

Agradezco anticipadamenie su aceptación que realzará la ceremonia, aprovecho la

oportunidad, para hacerl-. llegar las consideiac¡ones de mi mayor estima personal.

Atentamente

123
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PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Lima,22 de octubre de 19967

of. Ne -97-clc-05.02.

Señor:
JESUS GABCíA GARCíA,
Secretario General de la
Asociación de Comités de
Obras en Construcción de
Puentes de Lima.
Ciudad.

De mi consideración:

Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de poner en su conocim¡ento que la

Cámara lndustrial de la Construcción, ha editado el Libro titulado "LA ESTRUCTURA
D¡l\,4ENSIONAL DE LOS PUENTES", escrito por el lng. MANUEL MORALES POLAF,
Asesor de esta Cámara Industrial, el que const¡tuye un documento de consulta para los
constructores de puentes del PaÍs, por lo que cons¡deramos conven¡ente su presenta-
ción pública.

El trabajo del lng. Manuel l.4orales Polar es de suma importancia para a los trabaja.
dores en la construcción de puentes, por lo que mucho agradeceré a usted, se sirva
conferirnos el honor de efectuar un comentario de la obra antes indicada durante la cere-
monia de presentación del libro, que se realizará el dÍa jueves 1e de diciembre del pre-
sente año, en el auditorio de la Cámara lndustrial de la Construcc¡ón, ubicado en la Avda.
Julio C.Tello Ne 4938 - Lince, para lo que adjunto un ejemplar del libro.

Agradezco anticipadamente su aceptación. Aprovecho la oportunidad para reiterar-

le las considei'aciones de mi mayor estima personal.

Atentamente

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PBOTOCOLO Y CERE¡,1ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

02. DIRECTORIO DE INVITADOS

Para elaborar el Directorio de lnvitados, el procedim¡ento consiste en s¡tuar a la

institución dentro de la actividad que desarrolla y desde esa perspectiva, magnificar los
segmentos de públicos, seleccionar p rioritariamente las instituc¡ones que estén d¡recta-
mente relac¡onadas con sus fines y objetivos.

Para el caso que venimos tratando como ejempfo, seleccionaremos las s¡guientes
instituc¡ones y empresas:

SECTOR PÚBLICO

De acuerdo con sus objetivos la Cámara lndustrial de la Construcción, está relacio"

nada con tres Sectores Públicos, lo que se prioriza y elabora un orden de prelación:

-Sector Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción.

-Sector Trabajo y Promoción Social.
-Sector Educación
-Sub Sector Transportes
-Sub Sector V¡vienda y Construcción:

Las universidades forman parte de sus fines, especialmente aquellas que cuentan
con facultades de ingen¡ería civil.

-Universidad Nacionales con Facultades de lngeniería Civil

-Universidades Particulares con Facultades de lngeniería Civil.

EMPRESAS E INSTITUCIOi\JES PÚBLICAS:

Por su función existen empresas e instituciones públ¡cas relacionadas que deben

ser tomadas en cuenta como:

-lnstituto Nacional de lnfraestructura Educativa y de Salud - INFES

-Consejo Nacional de Tasaciones - CONATA
-Empresa Edificadora de lnmuebles - ENACE
.INDECOPI
-Comisión del Reglamento Nacional de Construcciones

125
PFOÍOCOLO Y CEHEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

EMPRESAS PRIVADAS:

Se mantiene relaciones con la Cámara Peruana de la Construcción - CApECO, por

lo que debe tomarse en cuenta primero a los Directivos de la Cámara y en segundo
término a las empresas constructoras, priorizadas por su importancia en cuanto a
obras en ejecución de puentes.

lgual caso con los Colegios Profesionales, así como los Consejos Departamentales
y Capítulos de lngenieros Civiles.

Los institutos superiores tecnológicos de Lima, también están considerados en el

directorio de invitados, especialmente aquellos que forman trabajadores de la cons-
trucción y del sector metal mecánica, caso del SENCICO y SENATI..

ORGANISMOS INTERNACIONALES Y FINANCIEROS

La actividad de la Cámara no puede sustraerse al mantenimiento de buenas relacio-

nes con los organismos ¡nternacionales, como la Organización lnternacional del
Trabajo - OIT y a otros muchos con los que mant¡ene relaciones, determinando que
formarán parte del directorio de invitados.

RELACIONADOS SOCIALES

No se puede dejar de incluir en el directorio de invitados a diversas personas que

ocuparon cargos de importancia en la institución y a los que mantienen relaciones
sociales con los funcionarios, así como los fam¡liares y amigos del escritor del Libro,
nombres que deben ser recopilados a través de un levantamiento de información
con los f uncionarios de Ia institución.

FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DE LA INSTITUCIÓN

Tratándose de una ceremonia de carácter institucional, se supone que todos los

servidores de la institución tácitamente asistirán, pero la realidad y la experiencia
nos ha demostrado que no es así, se debe igualmente incluir a todos en el directorio
y cursarles formalmente una invitación, en lo posible con cargo de recepción, firma-
do por cada uno. I
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03. AGASAJO A LOS INVITADOS I

El agasajo que debe tributarse después de la ceremonia a los invitados, debe estar
en relación con las autoridades, funcionarios, empresarios y público que asistirá. Esta
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PBOTOCOLO Y CEREN¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

vez consideraremos una asistencia de 200 invitados, y se les ofrecerá un vino de honor,
(en el Capítulo 07, tratamos este tema). Es conveniente determinar el agasajo para po-
der presupuestarlo.

04, PROGRAMAY PBESUPUESTO DE LA CEREMONIA.

Conseguida Ia aceptación de los oradores, el proyecto de programa se oficializa y

con los demás detalles: tarjetas, currier para el reparto de las tarjetas, agasajo, arreglo
del local, paneles. Flores etc., son cotizados, para elaborar el presupuesto que forma
parte del proyecto.

05. PROYECTO:

El proyecto trene un esquema el mismo que puede ser modificado de acuerdo a las
c¡rcunstancias que se presenten o asuntos que soliciten incluir, de acuerdo a las políticas
de la institución o empresa, para el caso que estamos tratando se tiene el siguiente:

PROYECTO

PRESENTACIÓN PÚBLICA DEL LIBRO

"LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS PUENTES"

FINALIDAD:

Presentar a operativos, técnicos. profesionales, empresarios y func¡onarios

públicos relacionados con la construcc¡ón de puentes y a la sociedad en general la
obra: "La estructura Dimensional de los Puentes", escrita por el lng. Manuel Mora-
les Polar, Asesor de la Cámara lndustrial de la Consirucción.

01. FUNDAMENTACIÓN:

La opinión pública brinda su reconocimiento a una institución, por lo que cono-

ce de ella y de ia forma como beneficia a la comunidad.

El difundir las actividades y acc¡ones de la institución es una actividad perma-

nente y prioritaria, por esa consideración recomendamos que en ceremonia espe-
cial se presente el libro ,,La Estructura Dimensional de los Puentes", escrita por el
lng. Manuel Morales Polar, Asesor de Cárnara lndustrial de la Construcción.

127
PFOTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

En el evento propuesto se proyecta congregar a las más altas autoridades del

sector, empresas constructoras y a las más selectas personalidades del ámbito de
la construcción.

La ceremonia permitirá contar con la visita de los funcionarios de las empresas

constructoras, colegios profesionales, docentes universitarios e invitados para mos-
trarles las modernas instalaciones de la Cámara, proyectar el video de promoción y
entregar personalmente el brochure y catálogos de información sobre el quehacer
lnstituc¡onal.

La presentación que recomendamos estará precedida de una promoción y

difusión periodística del libro, constituyéndose como una actividad primordial para
el mes de julio, bajo el concepto de ser una contribución de la Cámara a los traba-
jadores de construcción de puentes.

02. oáJETtVoS:

02.1 Conseguir la identificación de la institución como organismo de asesora-

miento, investigación y de normalización de aspectos tecnológicos en el
campo de la construcción de puentes.

02.2 Reunir en una actividad a los representantes de empresas constructoras

y profesionales de la construcción, para reafirmar el mensaje lnstitucional
de estar al servicio de la empresa.

02.3 Mantener en el reconocido prestigio instituc¡onal.

03. ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN:

ACTIVIDAD:

Presentación pública de Ia obra técnica editada por la Cámara: .La Estructura

Dimensional de los Puentes";del autor lng. Manuel Morales Polar, Asesor de
La Cámara.

EJECUC¡ÓN:

03.1 La ceremonia de presentación de la Obra escrita por el lng. Manuel Mora-

les Polar, se propone para el día 01 de diciembre del presente año, a
horas 19.00 en el auditorio de la Sede Central de la Cámara en Lince.

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

03.2Se invitará a la ceremonia a los señores Ministros de Educación, Trans-

portes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción, Trabajo y Promoción
Social, a los señores Vice Ministros de Transportes y de V¡vienda y Cons-
trucción, funcionarios del Sector, de las empresas constructoras, institu-
ciones g ubernamentales, docentes universitarios y colegios profesiona-
Ies relacionados con el sector construcción, trabajadores de construc-
ción civil y organismos internacionales cuya relación se adjunta en el D¡-
rectorio de lnvitados.

03.3 Habiendo los oradores propuestos confirmado su participación, se ha es-

tructurado el anteproyecto del programa para la ceremonia que aparece
en el numerai 08 del presente documento,

En el indicado programa se incluye ofrecer un vino de honor, cuya pre-

sentación estará de acuerdo al nivel de los asistentes.

03.4 Antes de la ceremonia se distribuirá entre los asistentes material impreso

de promoción y difuslón instiiucional. Antes y después de la ceremonia
se emitirá notas de prensa a los medios de comunicación, conten¡endo
información sobre la obra y las expeciativas que se tlene de ella.

04. METAS:

04.1 Una ceremonia.

04.2 20 notas de prensa publicadas por los medios de comunicación escrita.
04.3 Asistencia de 200 invitados, entre funcionarios del sector, empresarios,
trabajadores de la construcción, representantes de colegios profesiona-
les, unlversidades e instituciones nacicnales e internacionales.

05, FECHA:

05,1 De la ceremonia 01 de diciembre de 1997

06. COOFD]NACIÓN:

El proyecto está a cargo del Lic. Aries Núñez Aviia, Jefe de Relaciones Públi-

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PROTOCOLOY CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

07. APROBACIÓN DEL PROYECTO:

Aprobado el proyecto en su ítem presupuestal, se iniciará el trabajo de ela-

boración del material para su distribución en el ámbito local.

08. CUADRO DE ACTIVIDADES:

CBONOGRAMA

ACTIVIDAD OCTUBRE
MATEBIAL IMPRESO:
Elaboración de lnvitaciones y
material de prensa 25 al 31

NOVIEMBBE
Distribución de invitaiiones y
material de prensa 15 al 30

Confirmacíón de asistencias 24 al29

DICIEMBBE
Ceremonia 01

lnforme a la prensa 02

09. PBOPUESTA DEL PBOGFIAMA :

1. Palabras de saludo y bienvenida a los lnvitados a cargo del lng. Luis Donaire
Ormeño, Gerente General de la Cámara lndustrial de la Construcción.

Presentación del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes", por el

lng. MOISÉS PINTO CELIS, Presidente de la Asociación de Constructores
de Puentes del Perú.

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 PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS
INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

3. Análisis del contenido del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes, a
cargo del señor Jesús García Garcia, Secretar¡o General de la Asociación de
Comités de Obra en Construcc¡ón de Puentes de L¡ma.

4. Palabras del lng. Manuel Morales Polar, Asesor de la Cámara lndustrial de la

Construcción, autor del Libro "La Estructura Dimensional de los Puentes",

5. Palabras del Presidente del Directorio de la Cámara lndustrial de la Cons-

kucción, Ing. Victor Treger Bernaola.

6. Vino de Honor.

10. DE LA ORGANIZACIÓN:

1 0.1 RELACIONES PÚBLICAS:

-Material de prensa e invitación a periodistas.

PROTOCOLO
-Diseño de la ceremonia
-Elaborar el directorio de invitados
-Diseño, rotulado y distribución de inv¡taciones
-Elaborar el cuadro de precedencias
-Arreglo y decoración del auditorio
-Atención a los ¡nv¡tados.
-Proyección de video, reparto de brochure y trípticos
-Conducción de Ia ceremonia
-Evaluación del proyecto

10.2 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN:

-lmpresión de las tarjetas.
-Contrato del currier para la distribución de tarjetas
-Contrato de toldo en el patio.
-lnsumos para la decoración del auditorio
-Contrato y supervisión de la atención del vino de honor

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PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

11. RECURSOS ECONÓMICOS:

-lnstalación de un toldo 5/ 991.20
-500 tarjetas de invitación con sobres S/ 400.00
-Distribución de tarjetas y oficios S/ 200.00
-Arreglos florales S/ 200.00
-Vino de Honor y bocaditos, por persona
S/ 5.00 x 200 asistentes. s/1,000.00

TOTAL sl 2,791.20

Medios de lnformación (publicaciones) s/ 2,000.00

Mater¡al de Escritorio, s/ 100.00
s/ 2,100.00

TOTAL: S/ 6,991.20.00

12. INFORME FINAL:

Concluida la ceremonia de presentación del libro se evaluará la actividad y el
análisis será elevado a la Alta Dirección,

13. VENTAJAS DEL PROYECTO:

El proyecto t¡ene como ventaja dlfundir las act¡vidades de la Cámara, llegan-

do a un público cautivo durante el desarrollo de la ceremonia, como medio de
crear o mantener el buen prestigio lnstitucional.

Lirna, 24 de octubre de 1 997.

Atentamente

132
 r.fi&i"¡lr{}}i i ,-

PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

EI Proyecto es elevado al Consejo Directivo para su aprobación tanto en el conteni-

do, como en el aspecto presupuestal, para este caso se remite el siguiente memorán'
dum:

TNFORME N' -97-05.35

AL lng. LUIS DONAIRE OR[llEÑO, Gerente General de la Cámara ln-

dustrial de la Construcción.

DE : Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara

lndustrial de la Construcción.

ASUNTO : Proyecto para la presentación del libro: La Estructura Dimensional

de los Puentes, editado por la Cámara lndustrial de Ia Construc-
ción y escrito por el lng. Manuel Morales Polar.

FECHA : Lima, 24 de octubre de 1 997

Me dirijo a usted a efecto de hacer llegar adiunto el Proyecto, para la presen-

tacióri pública del libro: La Estructura Dimensional de los Puentes, editado por la
Cámara y escrito por el lng. Manuel Morales Polar, ceremonia que se propone
efectuar el día 01 de julio del presente año, en el auditorio de la lnstitución.

La actividad propuesta debe ser considerada como una acción de promoción y

difusión lnstitucional, que permitirá reunir en las lnstalaciones de la Cámara a los
representantes de las empresas constructoras asociadas, representantes de cole-
gios profesionales, universidades, funcionarios de instituciones públicas y privadas,
trabaJadores de construcción civil y demás personas relacionadas con la Cámara.

El costo de la actividad alcanza a la suma de S/ 6,991 .20 nuevos soles, cuyo

desagregado aparece en el numeral 10 del Proyecto adjunto, mucho agradeceré
se sirva elevar el Proyecto para su aprobación por el Directorio, con ¡a finalidad de
iniciar las actividades cronogramadas o darnos a conocer las modificaciones que
deben ser incluidas, SMP.

Atentamente

r33
PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

06. APRoBActó¡¡ oel pRoyEcro.

En el caso de la Cámara, la aprobación del proyecto está a cargo del Directorio,
quien después de analizarlo detenidamente lo aprueba con algunas modificaciones de
fondo o de presupuesto, las que deben tenerse en cuenta para las correcciones del caso.

La aprobación es el punto de partida para el trabajo principal de organización del

evento, deb¡do a que la fecha de la ceremonia está aprobada y no se puede variar salvo
disposición superior al respecto.

07, DISEÑO DE LA CEREMONIA.

Al igual que la estrategia para una campaña en guerra, es el diseño de un evento,

debido a que se tienen que prever hasta los más mínimos detalles que pudieran coadyuvar
al resultado que se proyecta conseguir.

Para determinar estos detalles es recomendable una reunión de traba.io con todo el
personal responsable y con Ia ayuda de una pizarra y dos marcadores, comenzar a
diseñar paso a paso, cada detalle necesario para la ceremonia.

Primeramente se escr¡ben todas las ideas que se aporten, d¡scutiendo cada una de
ellas en la dimensión de su implicancia, responsab¡l¡dad y benefic¡o, al término se proce-
de a ordenarlas en orden de prelación y colocarlas en un cuadro de priorización, es
verdad que el éxito de este trabajo es mayor con la experiencia que se tenga en la
organización de eventos o indudablemente siguiendo cada paso de este capítulo.

Este trabajo permite contar con las tareas y operaciones de cada actividad que se
proyecta realizar y utilizando el cuadro de Gantt, procedemos a elaborar el programa de
Ejecución Secuenclal y Pianificado en T¡empos.

El cuadro Gantt perm¡te programar secuenc¡almente cada actividad o tarea en for-

ma (vertical), Ia fecha en que se debe desarrollar y el tiempo que durará su ejecuclón
(horizontal) mediante una barra de tiempo. (utilizar Microsoft proyect).

08, CONTRATOS

Aprobado el proyecto se solicita a la oficina de presupuesto que habilite el dinero,

con la finalidad de efectuar los compromisos correspondientes, con el s¡gu¡ente docu-
mento:

134
 PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MEMORÁNDUMN' .97.02.23

A Eco. Víctor Manuel Alatrista, Gerente de Presupuesto de la

Cámara lndustrial de la Construcción.

DE Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cá'

mara lndustr¡al de la construcción.

ASUNTO Presentación del Libro "La Estructura Dimensional de los

Puentes" editado por La Cámara y escr¡to por el lng. Manuel
Morales Polar.

REF. lnforme Ne 100-97-O2.OO de fecha 07 de octubre de 1 997

lnforme Ne 061-97-02.04 de fecha 17 de octubre de 1997
lnforme Nq 085-97-02.24, Proyecto para la ceremonia de pre-
sentación del libro del lng. Manuel Morales P.
Documento de Aprobación del Proyecto por el Conse.io Directívo.

FECHA Lima, 04 de noviembre de 1997.

Me dirijo a usted a efecto de solicitar se sirva disponer se habilite el

presupuesto de s/ 6,991 .20 nuevos soles, para la ceremonia de presentación
del libro "La Estructura Dimensional de los Puentes", ed¡tado por la lnstitución
y escrito por el Ing. Manuel Morales Polar, ceremonia que se realizará el día 1a
de diciembre del presente año a horas 07.00 en el auditorio de la lnstitución

La actividad ha sido aprobada por la Presidencia del Consejo Directi'

vo Nacional, según aparece en el proveído recaído en el lnforme Na 100-97-
02.00 de fecha 07 de octubre del presente año y ratificado con el lnforme Ne
061-97-03.03 de fecha 17-l0'95 que adjunto.

Atentamente
PROTOCOLO Y CEREMON]AL EN LAS INSTITUCIONES PUBTICAS Y PRIVADAS

Habilitada la partida presupuestal, se procedió a solicitar, la suscripción de los con-

tratos respectivos para Ia atención de las actividades, con el siguiente memorándum:

MEMORÁNDUM NS .97.02.23

CPC Florencio Pacheco Linares, Gerente de Administración de

la Cámara lndustrial de la Construcción.

DE Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públ¡cas de la Cáma-

ra lndustrial de la Construcción.

ASUNTO Contratos varios para el desarrollo de la Ceremonia de presen-

tación del libro editado por la Cámara y escrito por el lng. Ma-
nuel Morales Polar.

FECHA Lima, 04 de Noviembre de 1997

Me dirijo a usted a efecto de poner en su conoc¡m¡ento, que el Directorio de la

Cámara aprobó desarrollar la ceremonia de presentación pública del Libro del lng.
Manuel Morales Polar, "La estructura Dimensional de los Puentes', para el dia 1e
de diciembre del presente año, ceremonia que permitirá promocionar a la lnstitu-
ción y rendir homenaje a tan importante funcionario.

Mucho agradeceré se sirva disponer el contrato del Vino de honor y los

bocaditos para aproximadamente 200 personas que se servirá el día antes indica-
do a las 19.30 horas, contrato de un toldo para techar el patio central de la lnst¡tu-
ción, adquirir dos aneglos florales para el área del agasajo, para lo indicado con-
tará con el Presupuesto que a continuación se señala y que ha sido aprobado por
el Directorio de ta Cámara y habilitado por la Gerencia de Presupuesto:

-lnstalación de un toldo y luces en el Patio s/ 991.20

-Confección de tarjetas de inv¡lación. s/ 400.00
-Distribución de tarjetas y oficios s/ 200.00
-Arreglos florales s/ 200.00
-Vino de honor, bocaditos y mozos s/ 1,000.00

SUB TOTAL sl 2,791.20

t3ó
 CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Medios de lnformación (publicaciones) s/ 2,000.00

Contrato de servicios profesionales no personales s/ 100.00
Material de Escritorio, s/ 150.00

TOTAL s/ 4,991 .20

lgualmente sírvase disponer que el auditorio y la cafeteria se encuentren

bien presentados, debido a que se está invitando a autoridades públicas, empre-
sas constructoras y relacionados sociales del autor.

Atentamente

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PBOTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CROAUIS DE ESTACIONAMIENTO:

El croquis de la manzana donde se encuentra la Cámara, señalando las zonas que

tendrán seguridad con policía particular para que los invitados pueden estacionar sus
vehículos, se incluirá en el sobre con la tarjeta:

TARJETA DE INGRESO A LA ZONA DE ESTACIONAMIENTO CERRADO

Cuando la institución empresa o auditór¡um, donde se realizará la ceremonia cuenta

con una zona de estacionamiento interna, eS imprescindible adjuntar con la invitación
una tarieta que autoriza a ingresar un vehículo a dicha zona, esta deferencia se hace con
las más altas autoridades y f uncionarios públicos o privados.

APROEACION DEt. DIRECTORIO

Una vez concluido el proceso de agrupamiento de funcionarios y directivos de las

instituciones, empresas, organismos y particulares, el directorio de invitados pasa a revi-
sión por el órgano superíor. Aprobado, recién comienza a transcribirse a las tarjetas y
sobres.

138
 PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

10. CUADRO DE PBECEDENCIAS:

Emitidas las tarjetas se elabora el cuadro de precedencias sobre la base del directo-
rio de invitados, siguiendo las pautas determinadas en el Capítulo 2 del presente Ma-
nual.
:^ Este cuadro de precedencias permitirá desterminar el número de sillas que debe
tener la mesa de honor, la d¡stribución de las sillas de las primeras filas de la sala o
:
auditorio, las instrucc¡ones que deben darse a las señor¡tas que sirvan de cicerones, a
los funcionarios que apoyarán en la recepción de invitados y traslados a la sala.

El cuadro de precedencias no está concluido hasta el mismo día de la ceremonia,

debido a que muchos funcionarios o personalidades no confirman su as¡stencia, hasta
faltando pocas horas del in¡cio del evento, por consiguiente, el funcionario de protocolo
debe estar pendiente de las confirmaciones y disposiciones del gerente general o la
presidencia de la lnstitución.

Confirmado el cuadro de precedencias se dispone la colocación de los carteles en

la mesa de honor y los encargos a los funcionarios de la recepción de las autoridades.

El proceso de promoción de Ia actividad a cargo de Protocolo, determ¡na contar con

un programa de Prensa e lnformaciones, propio que guíe a los periodistas de la empre-
sa, su accionar, para lo que se elabora el siguiente:

11. PBOGRAMA DE INFORMACIóNY PROMOCIóN:

PROGRA[/A DE INFORMACIÓN Y PROMOCION

1, DEFINICIONES:

01. PRENSA E INFOF[/AClÓN.- Es é] plan para elaborar y difundir las notas

de prensa y crónicas pei'iodísiicas que requiere el evento, para su Cifusión
por los medios informativos locales y nacionales.
42. PUBLICIDAD.- Se cienomina al uso pagado de los medios de informa-
ción, para la inserción de avisos de promoción y difusión del evento.

13c,,
PHOTOCOLO Y CEHEI\4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBL¡CAS Y PRIVADAS

2. OBJETIVO:

2.1 Mantener una adecuada inlercomunicación con los medios: prensa,

radio y televisión, que perm¡ta asegurar la promoción y difusión de la
presentac¡ón del Libro, normalizando la información que se propale o
emita por los medios.

2.3 Prever una adecuada y oportuna emisión de informaciones relaciona-

das al evento con oportuna entrega a ios medios.

2.4 Determinar la oportunidad del uso de avisos publicitarios en los me-

dios de información de mayor consumo por los públicos directamente
relacionados con el evento

DURACION:

3.1 El trabajo de apoyo en prensa e informaciones se iniciará en el mes de

junio y concluirá en el mes dejulio, determ¡nándose las fechas en con-
cordancia con el programa general del evento.

4. HESPONSABLES:

4.1 PERSONAL DE PLANTA:

Dirección y Producción : Lic. Arles Núñez Ávila.
Responsable : Oficina de prensa e lnformaciones.

4.2 PERSONAL CONTRATADO PARA EL EVENTO:

Apoyo periodístico
-Periodista : Manuel de la Oca Chávez
-Periodista : René Ramírez Arica

5. PROGHAMACIÓN DE ACTIVIDADES:

5.1 ANTES DEL EVENTO:

Se entregará a los medios de informacíón resúmenes del contenido del
Libro e informaciones sobre las repercusiones que tiene su contenido

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADA§
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I en la elecución de las obras en puentes, por una adecuada y correcta
I
Iabor del maestro de obra,
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La frecuencia de emisión e informaciones de prensa estará de acuerdo
I
al interés que se cree en cada medio o a ¡a oportunidad de espacios
I
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que se concedan para su difusión y promoción.
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5.2 DURANTE EL EVENTO:

En esta etapa la emisión de informaciones se basará en el contenido
"
del libro y su importancla.

DESPUÉS DEL EVENTO:

Se entregará a los medios de información y a los periodistas de Ia pren-

sa especializada, noias de prensa que contenga declaraciones de los
representantes de las empresas constructoras, colegios pi,ofesionales
y catedráticos universitarios, sobre el alcance del Iibro como aporte a la
industria de la construcción en ouentes.

6. PROMOCIÓN:

Comprende las acciones que se efectúen antes del evento con la finalidad
de informar a los públicos directamente relacionados con la industria de la cons-
trucción de puentes, el aporte de la Cámara con Ia obra que se presenta.

6,1 [/EDIO POH UTILIZAR:

Se utrlizará avisos publicitarios que se inseriarán en los diarios, que son
de preferencia del segmento de público relacionado con la actividad de
la construcción de puentes, determinado por la investigación de prefe-
rencias, elaborado por la Oficina de Relaciones Públicas de la Cámara.

6.2 FHECUENCIA PUBLICÍTARIA:

Se sugiere publicar dos aviscs antes de la ceremonia: Ios dÍas miérco-

les y domingo en los diarios El Comercro, Sección Construcción y Sec-
ción Negocios. en el diario El Peruano un aviso el día lunes.

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

7, PRESUPUESTO:

Medios de lnformación (publicaciones) SI 2,000.00

Contrato de servicios profesionales no personales S/ 600.00
Material de Escritorio, Q/ 150.00

Lima, 4 de Noviembre de 1997

12. PLANO O CROQUIS DEL LOCAL

Se levantará un plano o croquis del local donde se efectuará la ceremonia, en el que

aparezcan los ingresos desde Ia calle, pasadizos de recorrido, puertas del auditórium
etc., para facilitar la labor de estructurar las comisiones de recepción, traslado y atención
de sala.

13. ARREGLO DE LA MESA DE HONOR

En el capítulo 2, tratamos sobre el aneglo de la mesa de honor en una ceremonia

para el presente ejemplo, volveremos a repetir Ia forma como se debe presentar la mesa:
con un tapete que la cubra completamente hasta el suelo, por lo menos en la parte
frontal y se colocará encima lo s¡guiente:

-File de cartulina rotulado (PROGFIAMA) que debe contener:

--El Programa por desanollarse en la ceremonia.
--Nombre y cargos en forma jerarquizada de las personas que conforman Ia mesa.
--Nombres y cargos en forma jerarquizada de los funcionarios de más alto nivel que
se encuentran en la sala y que pueden ser mencionados por tos oradores.
--Una o dos hojas de papel bon para notas.
-Un lapicero
-Un micrófono con pedestal de mesa.
-Posavasos de cualquier material, vasos para agua y bote¡las con agua de mesa.
-Servilletas de papel.

142
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I PHOTOCOLO Y CEREiVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS
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-Un banderín con el emblema patrio.
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-Carteles, señalando los nombres y cargos de las personas.
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I 14. D¡STFIBUCIóN DE ASIENTOS:
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Con el cuadro de precedencias elaborado y con el apoyo de un croquis de la sala, se
I
I ubica primeramente a las autor¡dades en Ia mesa, tratándose de Ia presentación del
I L¡bro antes c¡tado se hace una deferencia, ubicando en la primera fila de asientos de la
I
I izquierda a los familiares del lng. Morales Polar y siguiendo el orden de precedencias a
I
I
I
las autoridades y funcionarios en Ias primeras sillas de la derecha, en las slguientes f¡las
de la derecha e izquierda a los representantes de compañías constructoras, seguida-
i mente a los trabajadores de construcción civil invitados, en este caso todos los asientos
llevarán en el espaldar una tarjeta y en las demás sin tarietas se ubica a los empleados.
i
t

15, UBICACIÓN DE EOUIPOS DE AMPLIFICACIóNY PROYECCIÓN:

En el caso de un auditor¡o de uso frecuente donde se encuentra los equipos y micró-

fonos ya prefijados no es necesario elaborar un croquis, en caso de tener que instalar
-equipos debemos recordar que los parlantes deben ubicarse delante de los m¡crófonos,
para evitar la real¡mentación o saturación, que provoca ruidos molestos y determ¡na ba-
jar el volumen al mínimo, en caso de salas demasiado grandes, se debe considerar
parlantes para la zona posterior y verificar que el sonido colme a toda la sala.

Equipos de proyección, se considera proyectar un video institucional, por medio de

un cañón de video a un ecran, que en Io pos¡ble debe ser retráctil, que se enrolle en el
cielo raso. En el caso de no contarse con el indicado, el ecran se colocará a un costado
de la mesa de honor donde podrá permanecer durante la ceremonia sin Ímpedir el desa-
rrollo del programa.

16. EL CUADRO DE RESPONSABILIDADES

Se debe tomar Ia pr"."r.ión de no interferir en las responsabilidades de los demás

órganos de la inst¡tuc,ón, por Io que se solicitó a ia Gerencia de Adm¡n¡stración encargar-
se de las comisiones con el siouiente documento:

143
PROTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MEMORÁNDUMNE .97-02.23

A CPC Florencio Pacheco Linares, Gerente de Administración de

la Cámara lndustr¡al de la Construcc¡ón

DE Lic. Arles Núñez Ávila, Jefe de Relaciones Públicas de Ia Cá-

mara.

ASUNTO : Comisiones integradas por el personal para atender a los invi-

tados a la ceremonia de presentación pública del Libro editado
por la Inst¡tución "La Estructura Dimensional de los Puentes".

FECHA Lima, 17 de noviembre de 1997

Me dirijo a usted a efecto de solicitar se sirva disponer que la Unidad de

Flecursos Humanos y Racionalización organice los equipos de apoyo y curse las
comunicaciones respectivas al personal designado, para cumplir las s¡guientes
comisiones, antes y durante la ceremonia de presentación públ¡ca del libro,,La
Estructura Dimensional de los Puentes editado por la lnst¡tución,,el día 1e de
diciembre del presente año.:

01 . Comisión de Recepción, Puerta de ingreso a la instituc¡ón.

02. Comisión de traslado de ¡nvitados al aud¡torio.
03. Comisión de atención de invitados dentro del aud¡torio.

Las comisiones antes mencionadas deberán estar conformadas por cuatro

servidoras en lo posible, deb¡damente uniformadas. De acuerdo con la coordina-
ción efectuada con Ia Gerencia General, cada comisión estará presidida por un
Gerente o f uncionario.

Atentamente

144
 PFOTOCOLO Y CERE¡.4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Para la proyección de los videos institucionales, igualmente se encarga a los res-

ponsables con el siguiente documento:

MEMORÁNDUMN' .97.02.23

Lic. Jorge Ruiz Canillo, Gerente de lnformática y Audiovisuales

de la Cámara lndustrial de la Construcción.

DE Lic. Arles Núñez Ávila, Jefe de Relaciones Públ¡cas de la Cámara.

ASUNTO Presentación del Video ¡nstituc¡onal de la Cámara.

FECHA Lima, 1 7 de noviembre de 1997.

Me dirijo a usted a etecto de poner en su conocim¡ento que el Directorio de la

Cámara aprobó realizar la ceremonia de presentación pública del Libro del lng.
Manuel Morales Polar, .La estructura Dimensional de los Puentes,', editado por la
lnstitución, para el día 1e de diciembre del presente año y que constitulrá un home-
naje a tan importante funcionario y una actividad de promoción y difusión a las
acciones de la lnstitución.
Se está invitando a funclonarios del Sector, representantes de empresas cons-
tructoras y relacionados sociales del autor, por lo que considero que es una buena
oportunidad, para presentar los videos lnstitucionales, antes de que se inicie la
ceremonia protocolar.

Mucho agradeceré a usted disponer que el personal del Área de Audiovisuales

edite una copia de los videos de 5 y 10 minutos en forma continuada en una cinta
de una hora o más de duración, para que las personas que vayan llegando antes
de la ceremonia, lo puedan visualizar en la panialla gigante que se sugiere instalar.

Por otra parte, mucho agradeceré disponer que el personal de la misma área se
encargue de la insialación y operación del equipo de sonido del auditorio, revisan-
do previamente que se encuentre en perfecto funcionamiento y con el número de
micróÍonos según croqu¡s adjunto. De ser posibie, se reg¡stre en video toda la cere-
monia.

Atentamente

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PROTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

17. EL GUIóN DE LA CEREMONIA:

El Maestro de Ceremonias es la persona que conduce el ceremonial dentro de los

cánones de una etiqueta pre establecida, el Maestro de Ceremonias no debe improvisar
sus parlamentos, debe sujetarse al guión que se le entrega, si bien este guión en su
estructura es más sencillo que los utilizados en la radio o televisión, no por eso deja de
tener importancia.

En el presente capítulo, más adelante nos referimos al desarrollo del programa en el

que sólo aparece las partes que debe tener en cuenta el Maestro de Ceremonia, en el
siguiente ejemplo llegamos a detalles mínimos pero importantes para este caso, consi-
deramos que asiste únicamente el Vice Ministro de Vivienda y Construcción, conv¡rtién-
dose en la máxima autoridad::

PROGRAMA

MAESTRO DE CEREMONIAS: Lic. Julio Antonio Álvarez Fajardo.

01 . Solicita autorización para iniciar la ceremonia:

INGENIERO VÍCTOR TREGUEB BERNAOLA, SOLICITO VUESTRA ANUEN.

CIA PABA INICIAR LA CEREMONIA.

02. SEÑOR ARQUITECTO EDUABDO CHULLEN DEJO, VICE MINISTRO DE VI-

VIENDA Y CONSTBUCCIÓN.

INGENIEBO VÍCTOR TREGUEB BERNAOLA, PFESIDENTE DEL DIRECTO.

RIO DE LA CÁMARA INDUSTFIIAL DE LA CONSTRUCCION DE PUENTES.

DISTINGUIDAS AUTORIDADES Y PEHSONALIDADES QUE SE ENCUEN.

TFAN EN LA MESA DE HONOR Y SALÓN AUDITORIO.

03. SEÑORASY SEÑORES

04. DAMOS INICIO A LA CEREMONIA DE PRESENTACIÓN DEL LIBRO TITULA-

DO "LA ESTBUCTURA DIMENS¡ONAL DE LOS PUENTES", ESCRITO POR
EL ING. MANUEL MORALES POLARY EDITADO POR LA CÁMARA INDUS-
TFIAL DE LA CONSTRUCCIÓN DE PUENTES.
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PROTOCOLO Y CEFEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

u5. EN PRII\4ER TÉRMINO RECIBIMOS AL ING. LU¡S DONAIBE OBMEÑO, GE-

RENTE GENEBAL DE LA CÁMARA INDUSTRIAL DE LA CONSTRUCCIÓN
DE PUENTES, QUIEN TENDRÁ A SU CARGO LAS PALABRAS DE SALU.
DO Y RECEPCIÓN A LAS AUTOBIDADES, FUNCIONARIOS, EMPFIESA-
RIOS, TRABAJADORES DE LA CONSTRUCCIÓN E INVITADOS QUE ESTA
NOCHE NOS ACOMPAÑAN, EN ESTA CEREMONIA.

06. A CONTINUACIÓru TEruCO EL AGRADO DE PRESENTAR A USTEDES AL

INg. MOISES PINTO CELIS, PRESIDENTE DE LA ASOCIACIÓN DE CONS.
TRUCTORES DE PUENTES DEL PEFIÚ, OUIEN TENDBÁ A SU CARGO LA
PFESENTACIÓN DEL LIBRO LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS
PUENTES, LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

07. A NOIV1BRE DE LAASOCIACIÓN DE COMITÉS DE OBRAS EN CONSTRUC.

CIÓN DE PUENTES DE LIMA, ESCUCHAREMOS A SU SECRETARIO GE.
NERAL SEÑoR JESÚS GARoÍA GARciA, OUIEN EFEoTUARÁ UN ANÁLI.
SIS DEL CONTENIDO DEL LIBRO. LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE
LOS PUENTES. LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

12, A CONTINUACIÓru MS PALABRAS DEL ING, MANUEL MORALES POLAR,

AUTOR DEL LIBRO LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL DE LOS PUENTES,
LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

Maestro de Ceremonias:
I
I

IJ, LA CÁI'¡ARA INDUSTRIAL DE LA CoNSTRUCCIÓN, A PART¡R DE HoY

DiA PONE A DISPoSIcIÓN DE LoS PRoFESIoNALESYTRABAJADoRES
I DE LA CONSTRUCCIÓN DE PUENTES, ESTA OBRA QUE ENCIERRA LAS
EXPEFIENCIAS DEL AUTOBY LAS NUEVASTECNOLOGÍAS CONSTRUC.
TIVAS EN PUENTES.

SEÑoRAS Y SEÑoRES A ooNTINUACIÓN LAS PALABRAS DEL ING

VICTOR TREGUEF BERNAOLA, PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA
CÁMARA INDUSTRIAL DE LA CoNSTRUCCIÓN. , QUIEN ENTBEGARÁ
UNA PLACA RECORDATOBIA, COMO JUSTO HOMENAJE A LA TRAYEC-
TORIA EN LA CÁMARA, DEL ING, MANUEL MORALES POLAR, LO RECI.
BIIV]OS CON APLAUSOS.
 PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

15. DISTINGUIDOS VISITANTES, LA CÁMARA INDUSTRIAL DE LA CONS.

TRUCCIÓN DE PUENTES, LES EXPRESA SU PROFUNDO AGRADECI.
MIENTO POR HABERNOS ACOMPAÑADO EN ESTA CEREMONIA QUE
TESTIMONIA LA PREOCUPACIÓN DE LA CÁMARA, DE MARCHAR ACOR.
DE CON LOS AVANCES DE LA CONSTRUCCIÓN DE PUENTES Y CON
LA META DE OUE LOS PUENTES QUE SE CONSTRUYEN EN EL ÁMBITO
NACIONAL, CUENTEN CON LA GARANTÍA DE UNATECNOLOGiA DEBI.
DAMENTE CALIFICADA, EMPEÑO EN OUE ESTAMOS COMPBOMETI.
DOS, DESDE TUMBES HASTATACNAY DESDE PUNO HASTA IQUITOS,
CUBRIENDO TODO EL TERRITORIO CON NUESTRAS SUCURSALES.

to, POR VUESTRA ASISTENCIA MUCHAS GBACIASY ROGAMOS VUESTBA

PRESENCIA EN EL VINO DE HONOR OUE OUEREMOS TRIBUTAR AfO.
DOS USTEDES POR SU ASISTENCIA. BUENAS NOCHES.

No todas las ceremonias que organicen, deben tener este corte o estructura, sin
embargo se debe graficar una etiqueta de acuerdo a la solemnidad que se le otorgue a Ia
ceremonia, más adelante veremos diferentes guiones.

18. CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA DE LOS INVITADOS

Esta es una de las actividades más importantes de todo evento, debido a que garan-
tiza la asistencia de los invitados que hemos previsto conseguir que asistan, para obte-
ner el éxito de los objetivos del evento, el procedimienlo es el s¡guiente:

Las autoridades públicas, pocas veces se toman la mo¡estia de ordenar a sus secre-
.. tarias que confirmen su asistencia, quizás debido a que sus múltiples ocupac¡ones én los
cargos que desempeñan o a Ia imposibílidad de comprometerse anteladamente a asistir
por estar supeditados a jerarquías superiores que pueden requerir de sus presencias,
por lo que protocolo debe solicitar la confirmación por teléfono con 48 horas de anticipa-
ción e rnsistir hasta obtener una respuesta, de no hacerlo se puede presentar graves
problemas en la distribución de lugares en,a mesa de honor.

148
 PROTOCOLO Y CEBEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Nos interesa que asistan algunas empresas relacionadas con la lnstitución, por lo
que se debe adoptar similar procedimiento que el anterior. Recordemos que el trabaio de
organización de un evento, no sólo es conseguir la asistencia de los oradores o expositores,
sino especialmente conseguir los asistentes previstos para que no se vean desairados
los oradores o expos¡tores.
.^
Los avances de la confirmación de asistentes se informa a diario al órgano superior
y se va cotejando con el directorio de ¡nvitados y el cuadro de precedencias, tenemos un
ejemplo del informe al órgano superior:

TNFOR[/E N' -97-02.20

lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente General de la Cámara lndustrial

de la Construcción.

DE Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara.

ASUNTO : lnforma sobre confirmación a la fecha de asistencia de invltados a la

Ceremonia de Pr¿sentación del Libro El Maestro de Obra.

FECHA Lima, 25 de noviembre de 1997.

Tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de informar que al 24 de noviembre

del presente año, se ha confirmado la asÍstencia a la ceremonia de presentación del
Libro La Estructura Dimensional de los Puentes, de los siguientes grupos de invitados:

1 Confirmaron su asistencia 80 personas

:

2. Gerente y Funcionarios de la lnstitución : 15 personas

30 personas
4. Llamaron para consultar sobre su ingreso personas no invitadas: "1
5 personas

'140 personas,
A la fecha del lnfoi'me se tiene uña confjrmación de asistencia de
faltan confirmar los funcionarics del Sector y los trabaiadores en construcción de Puen-
tes. Se ha dispuesto reanudar las llamadas telefónicas y solicitar la confirmación de Ia
asistencia de los demás invitados.

Atentamente

)49
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

19. ENSAYO:

El ensayo es importante para pulir algunas acciones que se desarollará el día del
evento, especialmente el trabajo del Maestro de Ceremonias, probar equipos de sonido,
video y el que efectuarán las señoritas que integran las comisiones de recepción, trasla-
do y atención de sala.

EI ensayo se hace con la finalidad de familiarizarlas con la forma de trato y la zona a

su cargo, especial atención se presta a las que tendrá a su cargo la atención de sala,
quienes deben conocer la distribución y ubicación de los invitados, que no se encuentren
en la mesa de honor, debido a que estos últimos ingresan con la comitiva de recepción y
entregarles la relación de personalidades que ocuparán lugares en la sala con indicación
de la silla que les corresponde. (De ser posible mostrar fotograf ías para que los ident¡t¡-
quen)

En el ensayo también se verifica que se cuente con la cantidad suficiente de progra-

mas, catálogós institucionales y demás folletería que serán entregados a los invitados.

DURANTE LA CEREMONIA
01. VERIFICACIóN DEL CUMPLIMIENTO DEL CUADRO DE COMISIONES

Para los insalvables se debe tener un "as" en la manga y de eso se trata el traba.io de
protocolo, a último momento algún colaborador importante se enferma u otros no desean
cumplir el encargo que se les dio (especialmente quienes gozan con el fracaso que es un
20'/o), para evitar darles en la yema del gusto, tenemos que prevenir, reunir por ejemplo
un grupo de personas de nuestra confianza, (en el otro 20%), que esté capacitado para
suplir el día del evento cualquier puesto, que dejaran vacante y conseguir así el éxito que
buscamos.

02. RECEPCIóN DE VISITANTESYTRASLADO:

Una hora antes del inicio de la ceremonÍa todo debe estar ya probado y en sus
puestos las personas encargadas de las comisiones. Nunca faltan inv¡tados que llegan
con un buen adelanto a la hora y aunque sea uno, tenemos que darle la atención que
merece su esfuerzo y voluntad de asistir. AI iniciarse la ceremonia es costumbre que las
comisiones de recepción y traslado abandonen sus puestos, por lo que se debe prever,
que una o dos personas se queden en cada puesio, para atender a los que llegan tarde.

150
 PROTOCOLO Y CEREIVIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

03. COOHDINACION DE DETALLES DURANTE LA CEREMONIA,

Comprende el traba.io que cumple el coordinador general del evento, su tarea es

estar al tanto del cumplimiento de las acciones previstas: controlar el adecuado funcio-
nam¡ento del equipo de amplificación, ubicación de los micrófonos, el material del maes-
tro de ceremonias, las tarjetas, carteles, los presentes etc.

En muchas oportunidades tuve que cumplir la función de maestro de ceremonias y

desde el lugar del micrófono, repasando lo que debía venir a continuación, me daba con
i la sorpresa que faltaban los ramos de flores que debían entregarse en la ceremonia de
I
I asunción al cargo del nuevo Presidente de la Cámara, los responsables se habían olvi-
I dado de llevarlas a Ia sala. En otra oportunidad, los trofeos que debÍan entregarse en el
I
I siguiente número a los ganadores de una justa deportiva, brillaban por su ausencia y
I
todavía se encontraban en el almacén de la Institución o que el fotógrafo había olvidado
I la cámara en su escritorio, se dio el caso de presentar a un orador que se encontraba en
i
la sala al comenzar la ceremonia, y cuando debía hacer uso de la palabra, se había
I
retirado, pasaban largos minutos mientras salÍan a buscarlo; como maestro de ceremo-
I
nias tuve que ev¡tar se presentará un "bache", improvisando un comentario. Así por el
I
j
est¡lo nunca falta un olvido, que se debe subsanar inmediatamente y espec¡almente ha-
i
cer que nadie se entere que exlstió.
I

04. ATENCIÓN DE VISITANTES:

I
l
La vis¡ta por primera vez a una ¡nstitución siempre desconcierta a las personas,
t especialmente cuando no encuentran conocidcs con quienes departir, para evitar que
i los ínvitados se sientan solos antes de la ceremonia, Io mejor es que se proyecte un
i
I video o se les entregue rnaterial de lectura sobre la institución, para tenerlos ocupados
hasia el inicio de la ceremonia, tambiéñ se instruye al personal en la atención de este
i tipo de visitantes.

i
;
DESPLTES DE I"A CEREMONLd:
!
;
01. EVALUACION DEL PROYECTO:
j
Es importante evaluar internamente ccn tcdo el pe rsonal de la oficina de Relaciones
i
Públicas, las actividades realizadas para el cumplirniento del objetivo, la evaluación per'
mite elaborar acciones correctivas y sobre todo verificar que esas acciones sean efecti'
'ras en ios próxirnos proyectcs para mejorar su organización .
i

I l5r
¡-.
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

02. ENVíO DE NOTAS DE PRENSA:

En Relaciones Públicas se debe ut¡l¡zar todo material de promoción y difusión dispo-

nible para mantener el prestigio de la institución, por lo que todo evento, es una buena
mina de este material, que aprovechado convenientemente por los redactores periodís-
ticos, permitirá un sin número de notas de prensa y crónicas que serán bien reclbidas por
las secciones especializadas de los diarios.

03. ENVíO DE AGRADECIMIENTOS:

El primer dia hábil después de la ceremonia deben remitirse las notas de agradeci-
miento por la participac¡ón de los oradores en la ceremonia, asÍ mismo, por su asistencia
a las autoridades y funcionarios de más alta jerarquía, todo esto como un acto de etique-
ta que está integrado en las normas de protocolo, se debe agradecer igualmente a quie-
nes colaboraron.

04. RESOLUCIóN DE FELICITACIóN A COLABORADORES:

En el informe de evaluación debe recomendarse otorgar un estímulo a los serv¡do-

res que colaboraron en las d¡versas act¡vidades, adjuntamos un modelo de resolución
de felicitación que se debe acompañar al lnforme final.

05. ENTREGA DEL INFORME FINAL DE LA ACTIVIDAD:

El evento coordinado, diseñado, programacjo y desarrollado como actividad protocolar,

concluye con la entrega del lnforme Final, a continuación tenemos el modelo siguiente:

152
 EN LAS INSTIÍUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

TNFORME Ne 1 19-97-02.23

AL lng. Luis Donaire Ormeño, Gerente de la Cámara lndustrial de

la Construcción.

DE Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cáma-

ra lndustrial de la Construcclón.

ASUNTO : lnforme de evaluación de la actividad "Presentación del Libro

La Estructura Dimensional de los Puentes" y sugerencia de es-
tímulos al personal que participó.

FECHA L¡ma, 07 de diciembre de 1997.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacerle llegar la evaluación de la

activídad: "Presentación del Libro La Estructura Dimensional de los Puentes',
que se cumplió el dÍa 1e de julio del presente año:
I A Ñ I'I-E E I'T E¡\tTE: Q.
''
I
1. Memorándum Ne 088-97'02.23.- Proyecto de la Actividad.
2. Memorándum Ns 089-97-02.23.- Eleva presupuesto actualizado.
3. Memorándum N'q O9O-97-02.23.-Sugiere fecha de la actividad.
4.
;.

i
Memorándum N! 106-97-02.23.'Sugiere Programa.
I 5. Memorándum Ne 107-97'02.23 "-S uglere homenaje al autor del libro con una
piaca 'ecordatoria.
6. Memorándum N'p 109'97-02.23.'solicita autorización para contrato de
mensajería para entrega de invitaciones.
7 . Memorándum Ne 120-97'02.23.'Solicita autorización para confección de pla-
ca recordatoria para el autor del IÍbro.

COMUNICACIONES:

01. Con oficios de su despacho se cursó invitación al lng. Moisés Pinto Celis,
para que presente el Libro y al Sr. Jesús Garcia García tenga a su cargo el
I

comentario de rnismo.
PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

02. Se distribuyeron 500 invitaciones, 250 dirigidas a instituciones y empresas

constructoras, 50 a colegios profesionales, universidades, Asociación de Tra-
bajadores en Construcción de Puentes y diversas personalidades relaciona-
das con la lnstitución y el autor. Se entregó 200 invitaciones a funcionarios y
trabajadores de Ia lnstitución,

03. Con memorándum se solicitó que la Gerencia de Administración, se encar-

gue de los contratos:del vino de honor, del toldo de protección, de la confor-
mación de comisiones de atención y de la adquisición de los arreglos florales.

04. A Ia Gerencia de Informática y Audiovisuales se Ie encargó la instalación del

equ¡po de audio y reproducc¡ón del v¡deo ¡nstitucional.

ANÁLISIS:

01. DISTRIBUCIÓN DE TAHJETAS.- La empresa que tuvo a su cargo Ia entrega

de las tarjetas, devolvió cuatro tarjetas por error en la dirección, se verificó y
se conigió los errores.

02. ASISTENCIA A LA CEREMONIA.- Se contó con Ia presencia de 250 funcio-

narios públicos, representantes de las empresas constructoras, trabajadores
de la construcción, autoridades universitarias, personalidades relacionadas
a la construcción y al autor del libro.

03. COMISIONES:

3.1 Comisión de toldo, vino de honor y arreglos.-a cargo de la Gerente Central

de Administración y Finanzas, cumplió con el encargo en forma meritoria.

,1.¿ Comisión de Recepción a ¡os visitantes, cumplió a satisfacción el encargo,

asistieron tres señoritas trabajadoras completamente uniformadas, de las cua-
tro encargadas.

3.3 Comisión de acompañamiento y traslado de los visitantes, cumplió a satis-

facción el encargo.

3.4 Comisión de atención y acomodación en el auditorio, cumplieron a satisfac-

ción el encargo.

1\/
 EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

3.5 Comisión de Sonido y video cumplió el encargo, habiándose proyectado desde

las 18.30 horas el video institucional, intercalado con imágenes de capacita-
ción en puentes y ei sonido del equipo de amplificación durante la ceremonia
fue bueno.

Se adjunta la relación de responsables de comisiones y sus integrantes con

proyecto de resolución de felicitación.

CONCLUSIONES;

El personal de la lnstitución cumplió los encargos y se pone de manifiesto

que ha incrementando su experiencia en la conducción de este tipo de eventos,
no hab¡éndose presentado problemas, salvo el reducido número de sillas por la
mayor cantidad de personas que asistieron.

El evento cumplió el objetivo previsio, empresarios y autoridades universita-

t^ rias, visitaron la lnstitución por primera vez, lo que significa un valioso acerca-
miento, que permitirá incrementar el prestigio de la lnstitución,

SUGERENCIAS:

El haber cumplido los objetivos propuestos con el desarrollo de la actividad,

el éxito se debe en gran medida al aporte de los trabajadores a cargo de las
comisiones, por ¡o que sug¡ero a su Despacho, se felicite a cada uno de ellos,
como medio de incentivar su identificación con las actividades que se desarrollen
y conseguir en próximos eventos mayor interés de participar:

01. Al personal de nombrados, mediante una Resoluc¡ón, para lo que se adjunta

el proyecto.

02. Al personal de señoritas colaboradoras, se disponga la adquisición de un

regalo, para ser entregados con una tarje'ia de su despacho.

Es cuanto puedo informar a usted scbre la evaluación de la actividad desa-

rrollada el 1a de julio del presente año, SMP

Atentamente
PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

RESOLUCIÓN DE FELICITACIÓN ].\

Lima, 09 de diciembre de 1997

VISTO:

El lnforme Ns 119-97-02.20, de fecha A5-12-97 de evaluación del

desarrollo de la ceremonia de presentación del Libro "La estructura Dimensional
de los Puentes, efectuada el día 1e de diciembre del presente año en las lnstala-
ciones de la Cámara lndustrial de la Construcción.

CONSIDERANDO:
Que, el evento evaluado es parte de Ias actividades de lmagen
lnstitucional, que se encuentra incluida en el Proyecto RR.PP-7 de la Gerencia
General de la Cámara Industrial de la Construcción.

Que, uno de los Objetivos del evento evaluado, ha sido congregar

en las lnstalaciones de Ia Cámara a los representantes de ¡nstituciones y de las
más ¡mportantes empresas constructoras, a f¡n de que conozcan el accionar
institucional a través de un contacto directo, el mismo que se ha logrado satisfac-
toriamente-

Que, el éxito del evento ha sido posible gracias a la participación

del personal jerárquico y de trabajadores, que con su accionar han permitido mos-
trar la imagen de la Cámara, como lnstitución de investigación, normalización y
asesoramiento, habiéncjose logrado el objetivo propuesto.

Estando a lo acordado por el Directorio de la Cámara.

SE BESUELVE :

Artículo Primero.- Felicitar a Ia Comisión organizadora de la Cere-

monia de Presentación del Libro.La Estructura Dimensional de los Puentes",
editado por Ia institucion.

t5ó
 PBOTOCOLO Y CEREI!,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Artículo Segundo.- Felicitar a los Gerentes y trabajadores que tuvieron

a su cargo comisiones de atención a los inv¡tados, antes y durante el evento:

-Arqt. José Aguilar Alvarez, Gerente de planificación y presupuesto

-CPC Gilberto Becerra Calderón, Gerente de Adminiitración
-Dr. Alejandro Sologuren Ubillus, Gerente de Asuntos Legales.
-CPC Luis Darío Venero Miranda, Gerente de Control lnterno.
-Prof. Augusto Díaz Arnao, Gerente de lnvest¡gación y Normalización.

Artícu lo Tercero.- Felicitar al personal de trabajadores del SENCICO,

por su brillante participación en Ias comisiones encargadas:

a. Recepción:
-Srta. Teodora Mariscal López.
-Srra. Gertrudis Ruiz M:tsunaga
-Sra. Martina Gómez Gálvez

b. Traslado de invitados:
-Sra. MarÍa Herrera Morales
-Sra. Elizabeth Noriega Cardozo

c. Atención de invitados:
-Srta. Victoria Corrales Cantuarias
-Srta. Rosa Cardozo Venero
-Sra. María Núñez Gálvez

e. Sonido y video:
-Sr. Rolando Alfaro Roman

f. Eciiclón e irnpresión de material escrito:

-Sr. Augusto Má1aga Saldivar
I
I
-Sr. Lorenzo Malpartida Peraglio

Articulo Cuarto,- lnscribir la presente Resolución en el Escalafón

del personal como mérito, por los servicios extraordinarios prestados.

Artículo euinto.-La Gerencia de Adminístiación queCa encargada

del cumplimienio de la pr.esente Resolución.

HEGÍSTHESE y coMUNiouESE

:
i
j 157
*
PROTOCOLO Y CEHEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

OTRO MODELO DE EVENTO

Considero necesario, incluir otros ejemplos que podrán ser útiles en el ceremonial y
;-
en los cuales se vuelve a señalar que para conseguir el éxito en su organización y desa-
rrollo, se tiene que sumar detalles tras detalle y al final se tendrá un evento organizado.

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DE UN CONCURSO

tNFORtME Ne 465-97-02.30

A : Ing. Luis Donaire Ormeño, Gerente General de la Cámara lndustrial

de Ia Construcción.

DE : Lic. Arles Núñez Avila, Jefe de Relaciones Públicas de la Cámara

lndustrial de la Construcción.

ASUNTO : Hacer llegar el Proyecto para la organización del Concurso de Sol'

dadura en Puentes.

REF. : Acuerdo del Direc'torio de fecha 20 de octubre de 1997.

FECHA : L¡ma.25 de octubre de 1996.

Me dirijo a usted a efecto de hacer llegar adjunto el Proyecto de Organizac¡ón del

I Concurso en Soldadura en Puentes, el mismo que de acuerdo a la coordinación efec-
tuada con su Despacho, se efectuaría el día 21 de noviembre del presente año, el
proyecto estima una inversión de Si 40,719.97 que seráfinanciado con las donaciones
e inscripciones de las empresas constructoras asociadas.

El Proyecto cuenta con los siguientes anexos:

1. Proyecto de Convenio a suscribir con Aceros Nazca.
2. Proyecto de bases del Concurso.
3. Proyecto de Tríptico de promoción.
4. Proyecto de Afiche publicitario.
5. Proyecto del oficio de invitación a empresas constructoras.
6. Proyecto de oficios para empresas auspiciadoras.

Mucho agradeceré se sirva usted aprobar o hacernos conocer las sugerencias

que conlleven a una mejor organización y ejecución del proyecto, SMP
Atentamente

158
 Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVAOAS

PROYECTO DE ORGAN IZACIÓN

,,I
CONCURSO EN SOLDADURA EN PUENTES"

ANTECEDENTES:

01.1 El Directorio de la Cámara lndustrial de la Construcción, en su acuerdo

de fecha 20 de octubre de 1997, aprobó se realice el I Concurso "En
Soldadura en Puentes".

01.3 La act¡vidad, es propicia para diÍundir la imagen de Ia Cámara, a los

públicos relacionados con la lnstitución.

0'1 .4 El Concurso ha sido instituido por el Directorio, como una actividad anual.

OBJETIVO:

02.1Conseguir la participación de las empresas constructoras de puentes a

través de su personal especializado en soldadura.

02.2lnstituir una fecha de confrate rnización entre empresas y trabajadores.

02.3 Fomentar entre Ios trabajadores de la construcción de puentes una sana

competencia de habilidades y destrezas en el soldado de piezas de fie-
rro para pu entes.

METAS:

03.1 Una actividad concurso con la participación de 50 empresas constructo-

- Tas a través de sus trabajadores representantes,

03.2 El soldado de barras de fijación de estribos en un puente que será deter-

minado por la Asociación de Constructores de Puentes y que beneficie a
una ocalidad ru rai,

159
PHOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

04. FECHA DE INICIOYTÉBMINO:

04.1 El Concurso se desarrollará el dia 21 de noviembre de 1997, con una
duración de cinco horas.

05. REQUERIMIENTO INMEDIATO:

Para ejecutar el proyecto se requiere la firma de un Convenio de

Financiamiento de la Construcción de las Bases y Estribos de un Puente,
con la Asoc¡ac¡ón de Constructores de Puentes, con la Fábrica de Aceros
Nazca y La firma Aef inton, para contar con los insumos.

06. ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN:

06.1 Se elaboró los proyectos de Convenio a suscribirse con la Asociación de

Constructores de Puentes, Fábrica de Aceros Nazca y La firma Aeriinton,
para contar con el financiamiento del proyecto. Anexo 1.

O6.2Se ha elaborado el material requerido para el desarrollo del proyecto,

conslstente en:
-Proyecto de las bases del I Concurso, Anexo 2

-Proyecto de oflcios de invitación a las empresas constructores. Anexo 3

-Proyecto de tríptico de difusión y promoción. Anexo 4

-Proyecto de Afiche de promoción. Anexo 5

-Proyecto de oficios a empresas auspiciadoras.

06.3Aprobado el proyecto se efectuará la impresión del material de difusión

y promoción.

06.4Se distribuirán los afiches del Concurso en las oficinas de las emoresas
constructoras de puentes de la Capital.

of icios de invitación y trípticos de promoción entre las

06.5 Se dislribuirán
empresas constructoras de puentes.

tó0
 PSOTOCOLO Y CEFEIIIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

06.6 Publicaciones period isticas.-Se publicitará el Concurso por medio Ce los

d¡arios escr¡tos con la siguiente frecuencia:

Diario El Comercio: siete (6) avisos:

-Octubre: 15,23 y 29
Noviembre 6 13,20

Diario El Peruano: Cuatro (4) avisos:

-Octubre: :29
-Noviembre :04, 11,18

Se utiliza los diarios El Comercio (74.k\ y El Peruano (79%), por ser los de
mayor lectura en las empresas constructoras de puentes, de acuerdo a las
encuestas de lectoría.

06.7 AUSPICIOS:

Se gestionará el auspicio de las compañías que a cont¡nuación se especi-

-Cementos Panamericana.
-Aceros Nazca.
-Aceros Pucallpa.
-Aerlinton del Perú.
-Cerveceria Backus y Johnston (Cristal)
-Compañía de Aviación Cóndor

07. CUADRO DE ACTIVIDADES:

ACTIVIDAD FECHA

Proyecto del Concurso 25-10-97

Presentacíón 26-10-97
Firma de Convenios 01-1 0-97
lmpresión del material 02- t 0-97
Distribución del material 05-10-97
Envió oficios de invitación 05-10-97
Publicaciones PeriodÍsticas 15-i 0-97

tót
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

lnicio deinscripciones 16-10-97

Vislta aempresas 01 -1 1 -97
carteles
lnstalación de 05- 1 1-97
Fecha del concurso 21-11-97

08. RECURSOS:
08.1 HUMANOS:
a. Del Proyecto:
-Responsable : Lic. Arles Núñez Sánchez.
-Asistente : José Aguilar Alvarez

b. Equipo Técnico:
' -lng.Luis Donaire Ormeño.
-lng. Arnaldo Polar Loayza
-Prof. Félix Pacheco Linares

c. Hesidente de la Obra:
-lng. Luis Herrera Alvarito

09. INFORME FINAL:

Al término del proyecto se emitirá un informe de evaluación, que permitirá

medir el cumplimiento de lo programado y evaluar los objetivos conseguidos.

10. VENTAJAS DEL PROYECTO:

-Coniribuir al programa de festejos dei aniversario lnstitucional, con una acti-

vidad de orden técnico y propiciar la participación del público relacionado
con la lnstitución.

-Mantener vigente la presencia de la Cámara, en los sectores comprometi-

dos con la ¡ndustria de la Construcción de Puentes.

-Promocionar a Ia Cámara, en su actjvídad de Asesoramiento V normaliza-

ción de tecnologías constructivas en puentes.
 íe}ir§iliil ü

PFOTOCOLO Y CERE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVAOAS

11. PRESUPUESTO:

PUBLICIDAD PERIODÍSTICA:

DIARIO EL COMERCIO DE LIMA: (Aviso de 144 cm/colm)

Mes de Setiembre:
-Días domingo 15,23 y 23 = 3 x 144 x 26.70 = S/1 1,534.40
Mes de octubre:
-Días domingo 06,13 y 20 = 3 x 144 x 26.70 =S/11,534.40

DIARIO EL PERUANO (Aviso de 144 cm/colm.)

Mes de Noviembre:
-Días: 29 =1x144 x 11.90= s/ 1,713.60
Mes de octubre:
-Días: 4, 1 1, 18 = 3x 144 x 1 1.90 = s/ 5,1 40.80

SUB TOTAL sl 29,923.20

tcv 18% s/ 5,386.18

TOTAL- s/ 35,309.38

MATERIAL IMPRESO:
Trípticos y Afiches:
1 .5 Resmas de papel cuche 120 grs. S/ 300.00
6 Placas de offsett 5/ 60.00
9 Fotolitos S/ 240.00

TOTAL S/ 600.00
i
i
I
I
BANDEFIOLAS Y LETREROS:
1 Banderola de 3.00x1 .20 mts. s/ 800.00
l Letrero de3x2mts. s/ 1,000.00

I
TOTAL s/ 1,800.00
¡

i
1 ADMINISTRATIVOS: 3 Trofeos de ónix y meial s/1,500.00
- Mensajería reparto de correspondencia s/ 500.00

lóJ
PROTOCOLO Y CEFE[,,lONIAL EN LAS INSTIÍ UCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Millares de papel .bon 80 grs S/ 37.00

Millares de papel copia S/ 27.O0
1 Millar de sobres porte oficio S/ 80.00

TOTAL sl 2,144.OO

RESUMEN

PUBLICIDAD PERIODISTICA s/ 35,309.38

MATERIAL IMPRESO s/ 600.00
BANDEROLASY LETREROS s/ 1,800.00
ADMINISTRATIVOS s/ 2,144.00

TOTAL s/ 39,8s3.38

Nota: No se consideró el costo de traslado de personal, equ¡pos, herramien-

tas, mobiliario etc., por cargarse a la cuenta administración general de
la obra.

Atentamente

1ó4
 PHOTOCOLO Y CEBEN4ON'AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

CEBEMONIAL EN LA EMPRESA PRIVADA

CEREMONIAL DE LA PROMOCIÓN COMERCIAL

Las ceremonias de promoción comercial son actividades para presentar productos

o lineas de producción, come rcialización o de servicios, a segmentos de públicos que
pueden estar interesados en adquirir los mismos; esta act¡v¡dad se desarrolla en ferias,
exposiciones venta, show room, etc., no siguen una etiqueta rígida, se circunscribe a la
¡nauguración de Ia muestra o exposición, seguido de un cóctel o v¡no de honor y des-
pués la atenc¡ón informativa a los clientes.

La precedencia empleada en este tipo de actividades está en relación directa clien-

te-volumen de compra que se prevé obtener o conseguir. El director¡o de ¡nvitados y el
cuadro de responsabilidades determina la atención preferencial a los clientes con mayor
¡ndice registrado de compras. En otras palabras, la precedenc¡a se estructura sobre la
base de los ¡ndicat¡vos estadísticos de ventas a mayoristas.

El cuadro de responsabilidades o de comisiones, asigna a los funcionarios de ma-

yor nivel en la empresa la atención de determinado cliente, que interesa brindarle trato
especial en sus necesidades de ¡nformación.

LOS LABORATOR¡OS FABMACÉUTICOS

Los laboratorios farmacéuticos abandonaron los eventos de presentación masivas

de productos, ahora otorgan mayor atención a la comunicación directa, a través de visi-
tas cíclicas a quienes promocionan sus productos y a la atención de los comercializadores
minoristas.

Los laboratcrios farmacéuticos se han convertido en los pioneros de las estrategias

de ventas, debido a que las compras ds sus productos están en retación directa a la
promoción de los mismos con los galenos que las recetan. Una buena promoción con el
médico asegura la venta del producto en Ia farmacia, habiendo desaparecido a los inter.
mediarios (mayoristas)..

El cuadro de precedencia de clientes esta dado por el reconocimiento del prestigio y

clientela que tenga el médico, peso específico, que permite ubicarlos en el cuadro de
atención para programar la frecuencia de visitas que deben eÍectuarse, asícomo la cali-
dad y cantidad de literatura, muestras méCicas y presentes que se ¡e hacen llegar.

tó5
PROTOCOLO Y CEREI\,,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

LA CAPACITAC¡óN

Mario Bunge conocido filósofo de Ia Investigación Científica, dijo en una conferencia

en Lima que "La productividad está en relación inversa con ta calidad", los industriales
peruanos saben que se rev¡erte este principio a través de una adecuada capacitación y
evaluación constante de los recursos humanos, hoy que está en primera línea la aplica-
ción de los estándares de calidad, para las prácticas comerciales comunes:

-lSO 9001 .- Si se diseña y produce un producto o servicio.

-lSO 9002 .- Si se produce un producto o servicio.
-lSO 9003 .- S¡stemas de cal¡dad.

Exigidos por los estándares la empresa privada ha determinado que la capacitación

es indispensable para mejorar los conocimientos, hab¡lidades y destrezas del personal
en todo nivel, que es el mejor medio de conseguir la eficiencia de los recursos humanos,
y a este proceso se le otorgan mayor importancia y presupuesto, por que de ello se
conseguirá la productividad y sobre todo la calidad lSO.

En los eventos de capacitación el cuadro de precedencias está encabezado según

el rubro de la empresa: en las comercializadoras por los vendedores más nuevos a los
que se les concede los lugares de pÍeferencia en las mesas de trabajo y la mayor aten-
ción, por que ellos serán el soporte del éxito de la empresa, y en las industriales la
encabezan ¡os técn¡cos y operadores de maquinarias que son los pilares de la producti-
vidad y calidad.

Jeorge Elton Mayo, Psicólogo lndustrial Norteamericano y su hija han escr¡to mu-
chos tratados y manuales sobre este tema, deb¡do a que estuvieron dedicados al estudio
de la productividad basada en el hombre.

Las empresas privadas al otorgar primera importancia a las reuniones educativas,

formativas y de capacitación de su personal, de la mano con los psicólogos industriales
han ideado diferentes sistemas de arreglar la sala de reuniones, como indice de motiva-
ción y con Ia finalidad de cumplir con un plan de precedencias por conocimientos, vea'
mos:

)66
 PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

REUNIÓN DE ANAIISIS DE MERCAJ)OS

inlo I .50 mt de
Ivlín
Pantallt o Ecran Papelografo

Computador con Pro)'ector

mil Atril

1ó7
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

REUNIÓN DE INFORMACIÓN PARALA

DECISIÓN ENVENTAS

Ir{ínimo 1.50 nrt de

Pantalla o Ecran Papelografo

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUC¡ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

REI.INÍON DE CO ORDINACIÓN

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

REIINIÓN PARATOMADE DECISIONES DE

PIANEAMIENTO

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 PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

PBOYECTO DE CEREMONIAL PRIVADO:

Habiendo tratado extensamente en páginas anteriores el programa de organización

de las ceremonias y no siendo de nuestro interés repetir los 19 pasos antes del evento,
los cuatro durante y los cinco después, pasamos a transcribir el Proyecto directamente:

MODELO

CURSO DE REACTUALIZACION EN VENTAS MEDICAS

ASPECTOS GENERALES

El éxito de las ventas no sólo se deben a la experiencia de vender, sino a los

conocimientos del proceso de ventas y la forma de usar la habllidad específica en
el momento adecuado.

El programa a desarrollarse está diseñado específicamente para incrementar

las fuerzas de ventas, que permitirán util¡zar adecuadamente las habilidades y
destrezas para lograr ¡ncremenlar la productividad y eficiencia de los ejecut¡vos
paia el logro de los objetivos fíjados.

OBJETIVOS DEL EVENTO

Al finalizar el programa el participante eslará preparado para:

1. lndividualizar las presentaciones de acuerdo a las necesidades específicas

del médico.
2. Establecer diálogo con los médicos y tener un mayor control de la visita.

I 3. Establecer buenas relaciones con el médico.

i 4, Dominar el ritual de Ia visita médica

MEDIOS:

Mediante técnicas de entrenamientc activo ios participantes tendrán la opor-

tunidad de aprender, practicar y revisar los tópicos, utilizando material de lectura,
l transparencias y videos.
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PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

NIVEL DE FUNCIONARIOS

Representante de ventas con 1 a 6 meses de exper¡encia en ventas.

DURACIÓN DEL PROGRAMA

Tres días

PARTICIPANTES:

Dieciséis becarios
Cuatro expositores

PRE REQUISITOS DE LOS PARTICIPANTES

1. Conocimiento prev¡o en habilidades de ventas con conceptos fijados en el

entrenamiento inicial.

2. Lecturas del material entregado en el pre taller.

CONTENIDO DEL PROGRAMA

El programa está compuesto por seis módulos:

1 . El proceso de ventas
2. Planificación de la visita
3. Icientif icación de necesidades
4. Relacionando y reforzando beneficios.
5. Obteniendo retroalirnentación.
6. Obtener compromiso y seguimiento.

COSTOS:

Traslados Lima-Pisco-Lirna $ 300.00

Alojamiento 3,000.00
Al;mentación 3,000.00

172
 PFOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Servicios de cafetería 500.00

Gastos varios 2,000.00

TOTAL 8,800.00

Lima, 20 de octubre de 1 997

PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CEREMONIAL UN¡VERSITARIO

Son pocas las ceremonias universitarias que se desarrollan durante el año acadé-
mico, pero las que se efectúan están rodeadas de un exigente y estricto protocolo y
adecuado ceremonial, por el grado magistral con que deben ser conduc¡das.

Las siguientes ceremonias cuentan con la as¡stenc¡a del rector, vicerrectores, deca-
nos y la comunidad un¡vers¡taria en pleno:

01. Apertura del año académico

02. An¡versario institucional
03. Colación de doctores honoris causa
04. Aniversario patrio
05. Clausura del año académico
lndistintamente también se efectúan ceremonias de recepción a autoridades políti-
cas, personalidades, autoridades universitarias nacionales e internacionales etc.

Para estas ceremonias es necesario estructurar el cuadro de precedencias en for-

ma exacta, debido a que la omisión de alguna autoridad con rango jerárquico en la mesa
de honor, podría llevar a serio cuestionamiento de la labor del funcionario de Protocolo.

Para las ceremonias universitarias, se estila enviar con una antic¡pación de seis días
hábiles, una tarjeta de invitación, adjuntando el programa por desarrollar;en la tarjeta se
indicará a Ias autoridades universitarias que se solic¡ta confirmar su asistencia por escri-
to.

Las mesas de honor en las ceremonias universitarias son bastante grandes para
dar cabida al mayor número de autoridades (decanos), cuando por razones de espacio
no pudiera ubicarse a todos los decanos acompañando al rector y vicerrectores, protoco-
lo debe comunicar antes de la ceremonia, por esquela adjuntando un croquis, la ubica-
ción de los decanos en la mesa de honor, en la sala o auditorio.

ANFITRIONES EN CEREMONIAS:

Para atender a las autoridades universitarias, en el local donde se desarrollará la

ceremonia, Protocolo puede solicitar a una facultad o departamento académi:o, en for-
ma rotativa, que apoyen su labor encomendando a estudiantes para que desempeñen el
papel de anf itriones.

174
 PFOTOCOLO Y CEFEI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCTONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Al grupo de jóvenes designados por la facultad o departamento académico se les

debe instruir previamente sobre la tarea qué les corresponde realizar antes, durante y
después de Ia ceremonia.

Para distribuir las funciones se debe estructurar un cuadro de comisiones con los
sigu¡entes encargos:

-Recepción de autoridades y docentes.-

Se ubica a los anfitrlones en la puerta de ingreso al edificio donde se encuentra el

salón, cumpliendo la función de acompañamiento de los asistentes a la sala. Para aten-
der a las autoridades (rector, vicerrectores, decanos y director de escuela de post grado)
en la recepción y traslado hasta el sitro determinado se debe encargar a un solo joven
por autoridad, verificando que pueda reconocerlo f ácilmente a su arribo.

-Atención a la mesa de honor.-

Se debe designar a dos jóvenes, para la atención de los imponderables que pudie-
ran presentarse en el transcurso de la ceremonia (movimiento del micrófono de mesa,
traslado de papeles que puedan ser solicitados, servido de los vasos de agua etc.)

ABREGLO DE LA MESA DE HONOR

La mesa de honor en las ceremonias universitarias, debe contar con un tapete que
la cubra e¡ tablero y llegue hasta el suelo por el lado que da al público y la mesa debe
colocarse lo sigu¡ente:

- File de cartulina con un rótulo (PROGRAMA) y en el interior debe incluirse:

- El Programa de la ceremonia.
- Nombre y cargos en forma jerarquizadade las personas que conforman la mesa.
- Nombres de los decanos y de la facultad que se encuentran en la sala, (de acuer-
do a su criterio el orador pueden mencionarlos antes de iniciar el discurso).
- Una o dos hojas de papel para notas,
- Un micrófono con pedestal de mesa.
- Vasos para agua y botellas con agua de mesa c vasos con agua.
- Posavasos de cualquier material.
- Servilletas de papel.
- Carteles, señalando los nombres y cargos de las personas, (permite ubicar los
sitios), esios carteles en ¡a parte que da a la sala, deben estar impresos con letras
grdl rue5.

i75
PBOTOCOLO Y CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

- Detrás de la mesa de honordebe colocarse el Pabellón Nacional (autorizado por

centro de estudios, ver capítulo 5) y el estandarte de la universidad en forma
obligatoria.

El maestro de ceremonias, al iniciar la ceremonia saluda al rector y vicerrectores

con indicación de sus títulos, nombres y cargos, salvo que asista una autoridad civil,
política o religiosa y a los demás únicamente hace referencia general.

GUIóN DE LA CEREMONIA

o1 . sEÑoR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD ...(indica el nombre)...., título profesional y

nombre completo.
02. Señor..título y nombre completo..., vice rector académico de la universidad ...se
indica el nombre...
03. Señor..título y nombre completo..., vice rector administrativo de la universidad ...se
indica el nombre...
04. Señores decanos, autoridades, docentes universitarios, señoras y señores, alum-
nos.

En las ceremonias universitarias, todos los oradores deben leer sus discursos, no
es conveniente Ia improvisación por tratarse de un acto académico, salvo que se trate de
expresar con un muy corto discurso un agradecimiento; en las ceremonias académicas
se acostumbra encargar el discurso de orden, a un docente principal especializado en
determ¡nado tema o la presentación de un informe sobre un importante trabajo de inves-
tigación.

CEREMONIAS EN LAS FACULTADES

En las facultades se efectúan durante el año académico diversas ceremonias y ac-

tuaciones, algunas rodeadas de un protocolo muy rÍgido por el grado académico eon
que deben ser conducidas y otras son menos rígidas espec¡almente aquellas donde
participan los alumnos.

Las ceremonias de la facultad cuentan con Ia presencia del decano, por uso y cos-
tumbre se da el caso que el decano puede delegar su presencia en un jefe de departa-
mento, de escuela o en un docente antiguo, las ceremonias más frecuentes son las
siguientes:

176
 PROTOCOLO Y CERE[,,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

ACADEMICAS

01. lnic¡o del año académico

02. Exámenes de grado o sustentación de tesis
03. Grado y colac¡ón

CELEBRACIóN DE EFEMÉRIDES

01. Día del maestro

02. Aniversario de la facultad
03. Homenaje al Aniversario Patrio

Además se efectúan constantemente diversas ceremonias y actuaciones, organiza-

das por Ia facultad en coordinación con el centro federado, tercio estudiantil o alumnos
de un determinado ciclo académico, las que deben cumplir las normas protocolares uni-
versitarias, por contar con la asistencia de autoridades y docentes de la facultad.

Para estas ceremonias es necesario estructurar un cuadro de precedencias, para

evitar la omisión de algún docente con rango jerárquico de categoría o antiguedad en la
mesa de honor.

INICIO DEL AÑO ACADÉMICO

La ceremonia de inicio del año académ¡co en la facultad, difiere con la ceremonia

organizada por el Rectorado de la universidad, rnientras la primera cuenta con la asisten.
cia de los alumnos y es de orden instruccional, la segunda es netamente académica.

La ceremonia en la facultad está presidida Dor el decano, quien es acompañado en

la mesa de honor por los jefes de departamento o escuela profesional, según sea el
caso, coordinadores de área y docentes.

Se denomina instruccional por tratarse de un acto de presentación de los docentes

a los alumnos, con indicación de las asignaturas o cursos que tendrán a su cargo y el
informe de los pormenores del semestre académico está a cargo de los jefes de depar-
tamento.

EXAMEN DE GRADO O SUSTENTACIÓru OT TTSIS

Todas las faculiades académicas de las universiciades, cuentan con un Reglamento

de Grados y Títulos, los que norman el desai'rollo de as sustentación de los trabajos de
:
177
j
i
PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLÍCAS Y PRIVADAS

investigación y tesis para optar et título profesional. para el presente trabajo se analizó
algunos reglamentos y se preparó el s¡guiente ceremonial:

EI examen de grado o sustentación de tesis, es la ceremonia académica pública de

mayor importancia en la facultad y está revestida por un protocolo rígido, cuyo ceremo-
nial está determinado en los reglamentos de cada facultad.

El arreglo de la sala de grados cuando no se utiliza el salón de grados de Ia univer-

sidad: debe contar con una mesa, cinco sillas, una mesa o escritor¡o con silla, para el
secretario de la facultad, un podio o atril. para el graduando, equipo de exposición
(papelógrafo, proyector y ecran etc.), y med¡os auxil¡ares que requiera, un sector con
sillas para los alumnos y público asistente.

La mesa está presidida por el decano, por el profesor principal o asociado más
antiguo en la categoría, nombrado por el Decano de la Facultad en caso de su ausencia,
los jurados, los dictaminadores y otros profesores con una experiencia profesionat de
cinco años; algunas facultades permiten que ¡ntegre Ia mesa, el docente asesor de la
tes¡s que se sustenta.

se inicia la ceremonia con la lectura de las resotuciones que autorizan el acto, luego
el pres¡dente de la mesa concede un período de tiempo (4s minutos), para la exposicién
de Ia tesis. Al concluir la exposición y leídas las conctusiones por el graduando, hacen
uso de la palabra, sólo cuando se las concede el presidente de la mesa a los jurados y
dictaminantes. para Ia réplica o al graduando para absolverlas. lniciado el grado ningúñ
docente podrá abandonar ni ingresar a la sata.

El presidente de la mesa cuando los jurados y dictaminantes manifiestan haber

terminado con la réplica, da por concluido e¡ acto de sustentación e invita al graduando a
retirarse de la sala, para que el jurado delibere y cuando se ha llegado a un veredicto: si
el graduando aprobó, se le invita a ingresar a Ia sala para conocer el veredicto. Leído el
acta y anunciada la nota aprobatoria lo rubrican el pres¡dente, los jurados, dictam¡nadores
y el graduando, con lo que concluye la ceremonia. En caso de ser desaprobado el gra.
duando, el jurado se retira de la sala y el secretario rentado comunica el veredicto final
desde la puerta de la sala.

La Facultad de Derecho y ciencias políticas de la unlversidad Mayor de san Mar-

cos ha publicado su Beglamento de Grados y Títulos, el que tiene óonsideraciones
especiales al contemplar variables, para optar el tÍtulo profesional y consiguientemente
se desarrollan con un ceremonial especial.

i78
 PBOTOCOLO Y CEFEN¡ONIAL EN LAS lNSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

GRADO Y COLACIÓN

Es la ceremonia más importante para una facurtad o carrera prcfesional por que
cumple con el objetivo de presentar a la sociedad a los nuevos profesionales y es tam-
bién la más emotiva para los graduandos y familiares que logran culminar un propósito
que les llevó años de esfuerzo completar.

se desarrolla cuando se aprobó la sustentación de Ia tesis o trabajos de investiga-

ción, se cumplió con los requisitos y trárnites adm inistrativos, y por resolución de la
facultad se autoriza a prestar el juramento y recibir el título profesional.
De acuerdo a las normas, usos y costumbres la ceremonia es presidida por el rector
o decano de la facultad, en caso de impedimento del decano sólo puede ser representa.
do por mandato de una Resolución.

La ceremonia es de corte académico se realiza en e¡ salón de grados de la universi-

dad, el mismo que se encuentra debidamente preparado para este acto. para Ia ceremo-
nia el decano cursa invitaciones con cargo, para las autoridades facultativas y docentes,
solicitándoles confirmar su asistencia por escrito. por su parte el recipiendario invita a
sus parientes y relacionados sociales, El cuadro de precedencia es el mismo que el
determinado para la facultad:

01. Rector
02. Decano
03. Jefe de Departamento Académico
04. Coordinador
05. Secretario Académico
06. Profesores Principales
07. Profesores Asociados
08. Profesores Auxiiiares
09. Docentes Contratados

El secretario académico, es en el ántbilo de la facultad ei encargado de elaborar el

cuadro de precedencias y verificar la asistencia de los docentes a la ceremonia, a fin de
ubicar a los primeros en la mesa de honor y a los demás docentes en las primeras filas
del saión de grados. Los docentes que asisten a la ceremonia, deben llevar colgado en el
pecho la medalla distintivo de su jerai'quía docente.

Una vez que el Cecano abre la sesión, haciendo sonar una campanilla, Ia ceremonia
reúne el siguiente protocolo:

179
PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUC1ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

01 . Lectura de la resolución que autoriza la colación y juramentac¡ón o grado.

02. Lectura del acta de calificación del examen o sustentac¡ón de la tesis.
03. Palabras de un docente, refiriéndose al tema del ejercicio de la carrera profe-
sional.
03, Juramento al nuevo profesional a cargo del decano de la facultad.
04. Entrega del titulo profesional optado.
Concluida la juramentac¡ón y entrega del título, el decano invitará al nuevo pro-
fesional a tomar asiento en la mesa de honor y ordena cont¡nuar con la ceremo-
nia.
05. Lectura delActa de la Colación y f irma de las autoridades universitarias, docen-
tes y nuevo profesional.

Si asistiera al acto el rector de la universidad, el decano lo invita a presid¡r la cere-

monia y tomar el juramento al nuevo profesional, si el padre del nuevo profesional es
docente universitario, puede ser invitado por el decano a sentarse en la mesa'de honor
antes del inició de la ceremonia y como deferencia puede solicitarle que entregue el título
profesional.

Los brindis, vino de honor, agasajos, cóctel, almuerzos etc., que pudieran efectuar-
se después de la colación, no reúnen característícas protocolar¡as, aún realizados den-
tro de los ambientes de la universidad, quienes determinan el protocolo son los oferentes
que en este caso son los familiares del nuevo profesional.

DIVERSAS CEREMONIAS EN LA FACULTAD

Con autorización del Consejo de Facultad, Decano o Jefe de Departamento se de-
sarrollan d¡versas ceremonias como son en homenaje: al Dfa del maestro, al Aniversario
de la Facultad etc., cuando estas ceremonias se efectúan dentro de los ambientes de la
universidad, se debe observar el protocolo y sujetarse al cuadro de precedencias antes
mencionado.

ACTIVIDADES CULTURALES

Los docentes como parte del syllabus u objetivos del curso, conjuntamente con los
alumnos organizan eventos cultura¡es, que permiten elevar los conocimientos de los alum-
nos o cumplir los objetlvos curriculares, ceremonias que tiene como fjn el posibilitar el
desarrollo de la personalidad, Ia oratoria, el desenvolvimiento de los alumnos etc., a las
que no están obligadas las autoridades universitarias a asist¡r.

Este tipo de eventos cuenta con Ia asesoría de un docente, quien informará al jefe
de departamento o escuela, sobi'e ei desarrollo del mismo.

180
ro-
10"

CAPITULO V

es
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.t. LOS EMBLEMAS

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PATRIOS
CUANDO LAS COSAS LE SALGAN
BIEN, PREOCÚPESE EN CONOCEF Et
o POROUÉ.

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PHOTOCOLO Y CEHE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADA§

ANÁLISIS DE I.A LEGISI,ACIÓN SoBRE SÍMBoLoS

Una de las principales actividades del Protocolo y Ceremonial, es cumplir y hacer

cumplir las normas de respeto y adm¡nistración de nuestros simbolos patrios, determ¡na-
dos por el Art.492 de la Constitución Política del Perú, participar en la estructura del
ceremonial en los homenajes que se les debe tributar, señalar su uso y ubicación dentro
de la instituc¡ón.

El respeto que nos merecen los símbolos, no es sólo en recuerdo de nuestra inde-
pendencia, es sobre todo, en honor a la sangre que derramaron nuestros héroes, por
defender y preservar el bendito suelo patrio, y nuestra homenaje a ellos es mantener
siempre en el más sagrado sitial, los símbolo de nuestra Nación.

El uso de los símbolos patrios en las instituciones y empresas, están normadas por
Leyes -aigunas de ellas ya centenarias pero vigentes- que nos aclaran su uso, es notorio
que por desconocimiento de la Ley, constantemente se cometen errores que llevan a las
organizacicnes a incurrir en una falta de respeto.

Las normas que a continuación analizaremos, al ejercer restricc¡ones en el uso de

los símbolos patrios, por parte de los ciudadanos civiles, únicamente continuaron las
tradiciones inte rnacionales, por ejemplo en la Argentina hasta hace poco se tenÍa que
sol¡c¡tar auiorización al Ministerio del lnterior, para colocar su bandera nacional en fe-
chas que no fueran las de las fiestas palrias, prohibición que se extendía a las embaja-
das y legaciones extranjeras, esa restricción hoy ha sido modificada.

18_',1
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADA§

En los Estados Unidos de Norteamérica, en los estados que visitamos, nos encon-
tramos que el uso de su bandera, es ilimitado, la encontramos enarbolada en los másti-
les de las fachadas de residencias, ed¡ficios, oficinas o negocios, en los vehículos como
calcomanías, los ciudadanos llevan sus colores en blusas, pantalones, vestidos, sombre-
ros, viseras etc., pero sobre todo con respeto y unción.

En el Perú su uso está restringido, suponemos por el mal uso que se le dieron y así
lo indica la Resolución Ministerial Ns 6220-76-ED del 15 de octubre de 1976 del Ministe-
rio de Educación, que en su Art.3e, recomendó a las autoridades oficiales de la Repúbli-
ca, Ia revisión de los símbolos Nacionales, que utilizan las diversas dependencias y exi-
ge que se observen las normas establecidas en el Decreto Ley Ne 1 1323.

Para conocer las normas que reglamentan el uso de los símbolos patrios analizare-
mos los disposltivos legales vigentes. El Decreto Supremo del 7 de agosto de 1945, dice
en su primer considerando: El escudo y la bandera son los emblemas representativos y
permanentes de la Patria. En su Art. 10 Decreta, QUE LAS OFICINAS DEL ESTADO,
TANTO EN EL PAIS COMO EN EL EXTRANJERO USAHAN UNICAMENTE EL ESCU.
DO O LA BANDERA, COMO SÍMBOLO REPRESENTATIVO DE LA NACIÓN.

En el año 1945, fecha de promulgación del dispositivo antes señalado, no existían

empresas y organismos públicos, por lo que debemos colegir que hoy en extensión, este
dispositivo engloba también a las empresas públicas de derecho privado del Estado. Por
otra parte las empresas privadas y organismos no estatales, no podrán usar EL ESCU-
DO y la BANDERA como emblemas representativos permanentes.

La Ley del 25 de febrero de 1825, en el Art. 1q señala que: "Las armas de la Nación
Peruana constarán de un ESCUDO: divido en tres campos: un celeste a la derecha, que
llevará una vicuña mirando al interior; otro blanco a la izquierda donde se colocará el
árbol de la quina; y el otro rojo inferior y más pequeño, en que se verá una cornucopia
derramando monedas, significándose con estos símbolos las preciosidades del Perú en
los tres re¡nos de la naturaleza. El Escudo tendrá por timbre una corona cívica, v¡sta de
plano, e irá acompañado, en cada lado de una bandera y un estandarte de los colores
nacionales señalados más adelante".

En el Art. 1e de la Ley 24615, El Gran Sello del Estado está constituido por el Escu-
do Nacional, con la inscripción circular "REPÚBLICA DEL PERÚ", su uso es obl¡gatorio
en todas las reparticiones del estado.

Se deduce que cualquier añadido que se inctuya en el Escudo Nacional, tanto en el

interior como en su circunferencia, contraviene la Ley vigente, por consigu¡ente, no se
puede exhibir como comúnmente se hace en empresas y clubes sociales, un estandarte

184
 Ei\4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PRIVADAS

con el escudo de armas y en su circunferencia exterior una inscripción con el nombre de

la empresa, asociación etc.

EI ESTANDARTE, esta normado por la Ley del 25 de febrero de 182S suscr¡ta por el
libertador Simón Bolívar y refrendado por el patricio Hipólito Unanue, que dice en su Art.4a
"El Estandarte será de la forma de la Bandera, con sólo una corona civica en el Medio,'.
i .-\
La referencia al Estandarte ha sido ampliada por el Decreto Ley Ne 1 1323 det 21 de
marzo de 1950, que en su Art. 8a dice, ESTANDARÍ E pORTÁTIL, de forma rectangular
con los colores Nacionales, en cuyo centro llevará el Escudo Nacional completo, tal como
se prescribe en el Art.2e de este Decreto Ley, es de uso obligatorio en las Unidades de
las Fuerzas Armadas o de la Guardia Civil, Policía, movilizables y colegios, conforme a
las prescripciones vigentes.

Y el Art.9e del mismo dispositivo dice, que se usa para actuaciones cívicas o que
,- ordene la Ley, aclarado por el Ari. 1a de la Ley 25246, que dice que,,La Bandera perua-
na, el Escudo y el Himno Nacional, como símbolos patrios, preceden las ceremonias y
actos oficiales. No se puede colocar el estandarte en toda actuación o ceremonia, que
no sea ACTUACION OFICIAL u ordenada por Ley.

Para aclarar más el tema trataremos sobre el pABELLóN NACIONAL, dice la Ley Ne
8910 del 6 de julio de 1939, que EL PABELLÓN ¡lnCtO¡tAl, está determinado pol. ires
fajas verticales, los dos extremos encarnados y la intermedia blanca, con el escudo de
armas en el centro (Art. 3e de la Ley del Congreso Constituyente del 25-2-1925), conti-
núa diciendo que será enarbolada exclusivamente en los edificios ocupados por los po-
deres del Estado, las Autoridades de esos Poderes y ias Corporaciones públicas. Lo que
significa que no podemos usar ei PABELLON NACIONAL con el escudo de armas en
otras dependencias que no están autorizadas.

PENAI.IDADES

El Decreto Supremo del 7 de agosto de 1945 en su Art. 10? prohíbe en lo absoluto,

3l uso del Pabellón y la Bandera, fuera de los casos previstos en dicha Ley, los infractores
serán penados con rnultas de S/50.00 a S/l,000.00 soles y el Decreto Ley Nq 11323 del
21 de marzo de 'l 950, dice por coniravenir a las disposiciones dictadas las multas no
serán menores de S/100.00 soles.

En el Decreio Leglslativo Nq 635 Códrgo Penal, Capítulo lll Ari.344! Determrna una
sanción de pena privativa de la libertad, no mayor de cuatro años y e1 pago de 60 a 180
dÍas-muita, a quien ofende, ultraja, vilipenclia o menosprecie por obra o expresión ve-rbal
los símbolos patrios. El Arl.345! pena con ia ¡írivación de la libertacj no mayor de un ano
PFOTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

a qu¡en en acto de menosprecio use en forma de estampado de vestimenta o de cual-

quier otra manera los símbolos de la patria.

¿Qué debemos utilizar como simbolo patrio en las empresas, asociaciones, clubes
etc,?, De acuerdo con Ley es LA BANDERA. Dice al respecto la Ley Ne 8910 del 6 de
julio de 1939,
"En los edificios restantes se izará cuando proceda, la Bandera compues-
ta de las fajas anteriormente señaladas sin escudo ni otra insignia". Y así lo hacemos
todos los Peruanos, durante la semana patria o cuando la Ley lo manda. y cuando no
esté ¡zada en lo más alto del edificio que nos alberga, debemos colocarla en un sitial de
honor hasta su nuevo uso.

Se promulgaron diversas ordenanzas municipales, sobre los simbolos, entre las

que tenemos la de la Municipalidad de Barranco, que sanciona mantener símbolos pa-
trios en mal estado (A.C.46-96-CMB, publicado el 18-05-96). Las leyes se interpretan,
pero cuando se trata de símbolos patrios no podemos contraven¡rlas.

CEREMONIAL PATRIO

Todas las organizaciones públicas o privadas tienen el deber y obligación de rendir

ple¡tesía a la patria y sus símbolos, por lo que deben incluir en su calendar¡o de fiestas,
el homenaje de tributo a la semana patria -mes de julio- para lo cual se incluye en este
capitulo un guión para desarrollar esta ceremonia en la institución o empresa:

Como homenaje a la patria, honremos sus símbolos considerando esta ceremonia

como la más ¡mportante de la organización y como compromiso alentemos la participa-
ción de los trabajadores, como un acto de renovar nuestro amor a¡ perú.

MODELO DE INVITACIóN:

Señor (a. ita):

EL Gerente Gene¡al delndust¡iasAmé¡icaS.A. tiene el agrado de invitar a usted a asistir

a la ce¡emonia en homenaje aJ CLXXY Aniversario Patrio. que se realizará el día miércoles 26
del presente a horas 16.00. en su local ubicado en 1a Avenida Julio C. Tello N. 4938 - Lince.

Arq. CESAR IBARRA DELGADO. Agradece su gentil

asistencia. que dará ma.v-or realce a la ceremonia.

Lima. julio de 1997

l8ó
 IAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

PROGBAMA MODELO:

MIÉBCOLES 26 DE JULIO:

1 6.00 Hrs. Ceremonia de Homena.je al CLXXIV Aniversario de la lndepen-

dencia del Perú.

PROGRAi\4A

1 . Saludo al Estandarte Nacional.

2. Homenale a la patria en el CLXXV Aniversario de la lndependencia.

3. Mensaje del Presidente del Directorio.
4. Chocolatada Patria.

En las Fiestas patrias la máxima autoridad de cada sector, organismo o empre-

sa, en conmemoración a la celebración de la fecha más grande de la peruanidad,
deben hacer llegar a cada trabajador un mensaje, cuyo modelo puede ser el siguien-
te:

IVODELO DE MENSAJE PATRIO

A LOS TFIABAJADOFES

Cumplimos el 28 de julio, el centésimo septuagésimo quinto aniversario patrio y

nos toca efectuar una profunda reflexión, sobre nuestra participación en el desarrollo
económ¡co Nacional, a través del cumplimiento de nuestros objetivos, delineados sobre
la base de la política del Directorio de la Empresa, en la difícil tarea de satisfacer las
necesidades del vestido, a nuestra gran legión de clientes en el ámbito nacional.

La reflexión que pido a lodcs los trabajadores de lndustrias América, debe ser el
punto de partida para iniciar una nueva etapa de logros y éxitos que nos exige el pais
por formar parte del sector de la producción.

. Estas fiestas patrias pensemos en la independencra, fi.uto del sacrificio de nues-

tros insignes héroes, que lucharcn para darnos Ia libertad. Libertad que tenemos
todos los peruancs de conducir nuestras obras con un sólo horizonie, el bienestar
propio de nuestra familia y principaimente ese esiuerzo como nuestra conrribución al
prog reso de la Patria.

Vr'¡a e Perú - Felices Fiesias Pairias

187
PFOTOCOLO Y CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CELEBRACION DE LAS FIESTAS PATRIAS:

Las fiestas patrias deben ser festeiadas en todas las reparticiones del estado y en la
empresa privada, como señal de respeto y retribución a todo lo que nos brinda el Perú,
soberanía, suelo, aire y sobre todo el derecho a vivir por lo que una sencilla ceremonia
será el mejor tributo de las organizaciones al paÍs que nos cobija. A continuación tene-
mos un ejemplo de guión que dirige la ceremonia que se puede desarrollar antes del 28
de julio de cada año. Antes de la ceremonia debe imponerse a cada trabajador la esca-
rapela en la solapa o en el pecho.

MODELO DE GUIÓN DE LA CEREMONIA:

01 . SEÑOR PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE INDUSTRIAS AMÉRICA

02. SEÑORES GERENTES - FUNCIONARIOS

03. CAMPAÑEBOS TRABAJADORES TODOS

04, VAMOS A DAR INICIO A LA CEREMONIA DE HOMENAJE QUE TRIBUTA

LA INSTITUCIÓN AL CENTÉSIMO SEPTUAGÉCIMO QUINTO ANIVEFSA.
R¡O DE LA INDEPENDENCIA NACIONAL.

05. LOSTRABAJADOBES DE INDUSTRIAS AMÉHICA, RENDIREMOS HOME.

NAJE AL PABELLÓN NACIONAL, POR LO OUE RUEGO A TODOS LOS
PRESENTES PONEHSE DE PIE PARA EL INGRESO DEL PABELLÓN NA-
CIONAL, A LOS ACORDES MARCIALES DE LA MARCHA DE BANDERAS.
(No es necesario contar con una banda de músicos, bastará una grabadora
y una cinta magnetofónica con esos acordes, (Pueden solicitar una copia,
llevando un casete al Departamento de Historia, del Cuartel General del
Ejército - Tlf. N, 433-9567Anexo 2968- 2970), para que ingrese en el local la
Bandera Nacional, llevada por un portaestandarte y acompañado de un mí-
nimo de dos traba.ladores).

SALUDO AL PABELLÓN NACIONAL

Cuando el Pabellón se encuentra ubicado en el Iuoar de oreferencia. Ver

página N'g

188
 EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

06. SALUDAMOS REVERENTES A NUESTRO PABELLON NACIONAL, FIEL

EXPRESIÓN DE VALENTÍAY COBAJE, DEMOSTRADO EN LOS CAMPOS
.I824, EN LA PAMPA DE JUNiN; EL 9
DE BATALLA: EL 6 DE AGOSTO DE
DE DICIEMBRE EN AYACUCHO; EL 2 DE MAYO DE 1866 EN EL CALLAO;
EL 8 DE OCTUBRE EN EL HUÁSCAR EN MANOS DE GRAU; EL 7 DE
JUNIO DE 1880 EN ARICA.

HONOR Y LEALTAD A ELLA, SÍIVBOLO OUE GOBIERNA NUESTRA

PERUANIDAD. NUESTRO TRIBUTO ENTONANDO LAS SAGRADAS NO.
TAS DEL HIiUNO PATRIO. (Con el apoyo de una grabadora y una cinta mag-
netofónica se entona el himno, al terminar de cantarlo el maestro de ceremo'
nias dice:):VIVA EL PERÚ.

ñ7 EN EL AÑO DE 1821, LA PRIMERA BANDERA DECRETADA POR JOSÉ

DE SAN MARTíN, TENÍA LOS COLORES ROJOY BLANCO FORMANDO
ÁI.Ioul-os, EN Et CENTRO UN ESCUDO, FORMADO POR UNA CORONA
OVALADA DE LAUREL, EN EL INTEBIOR, COMO ESCUDO PATRIO, UN
SOL NACIENTE POH ENTRE CERROS A CUYAS FALDAS SE VEIA LAS
AGUAS TRANOUILAS DEL MAR.

EN MARZO OE 1822 EL MARISCAL DE TORRE TAGLE, DECRETÓ OUE

LA BANDERA PERUANA DEBIA TENER FAJAS TRANSVERSALES: DOS
PAÑOS ROJOS Y AL CENTRO UNO BLANCO, EL CAMBIO SE DEBIO A
QUE LA BANDERA OECRETADA POR SAN MARTÍN, A LA DISTANCIA PA-
RECÍA LA BANDERA ESPAÑOLA.

POR LEY DEL 25 DE FEBRERO DE 1825, FIRMADO POR SIMÓN BOLÍ-

VAR E HIPÓLITO UNANUE, SE CAMBIA EL ESCUDO PATRIO, QUE SIM.
BOLIZA HASTA HOY LAS RIOUEZAS DEL PEFIU, REPRESENTADAS POR
SUS TRES REINOS NATURALES, DICE LA LEY: EL ESCUDO ESTA DIVI-
DO EN TRES CAMPOS: UNO CELESTE A LA DEFTECHA QUE LLEVA UNA
VICUÑA, OTRO BLANCO A LA IZOUIERDA CON EL ÁBBOL DE LA OUINUA
Y EL TERCERO EN LA PARTE INFERIOR EN BOJO UNA CORNUCOPIA
DERHAMANDO MONEDAS, ABRAZADO POB UNA BAIVA DE LAUREL A
LA IZOUIERDAY UNA PALMA A LA DERECHA.

08. EL HOI\4ENAJE A LA PATRIA EN SU CENTESIMO SEPTUAGÉCIMO OUINTO

ANIVERSARIO A CARGO DE NUESTRA COMPAÑERA DE TRABAJO, SE.
ÑoRe ¡unNN VELIA OUISPE, A OUIEN LA RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

r89
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS PUBLICAS Y PHIVADAS
'NSTITUCIONES

09. LA PROCLAMA DE SAN MARTíN AL EMPRENDER LA MARCHA AL PEFÚ,

EL DiA 21 DE AGOSTO DE 1820 DESDE CHILE. A CARGO DE NUESTRO
COMPAÑERO DE TBABAJO ALEJANDRO SOLOGUREN UBILLÚS.

(Lee a. Sologuren)
10. SENOR PRESIDENTE DEL DIRECTORIO, SENOB GERENTE GENERAL,
FUNC¡ONARIOS Y COMPAÑEROS TRABAJADORES TODOS, VOY A PER.
MITIRME RESEÑAR LA PROCLAMA DEL GENERAL DON JOSÉ DE SAN
MARTÍN EFECTUADA EN cHILE, ANTES DE EMPREÑDER LA oAMPAÑA
LIBERTADORA DÉI PERÚ Y DICE ASi

SE ACERCA EL MOMENTO EN QUEYOVOY a SEGUIB AL DESTINO QUE

ME LLAMA. VOY A EMPRENDER LA GRANDE OBRA DE DAR LIBERTAD
AL PERÚ VOY A ABBIH LA oAMPAÑA MÁSMEMoRARLE DE NUESTRA
REVOLUCIÓN, Y CUYO RESULTADO AGUARDA EL MUNDO, PARA DE.
CLARARNOS REBELDES SI SOMOS VENCIDOS, O RECONOCEB NUES.
TROS DERECHOS SI VENCEMOS... FIADO EN LA JUSTICIA DE NUES-
TRA CAUSAY EN LA PROTECCIÓN DEL SER SUPREMO, OS PROMETO
LA VICTORIA. EL DiA MÁS GRANDE DE NUESTRA REVOLUCIÓN ESTA
PRÓXIMO A AMANECER. (Se retira sin agradecer)

/h¡la¿clra ¡la ñaramaaiee\

11. NO FUE FACIL LA INDEPENDENCIA DEL PAIS, SAN MARTIN RECIBIO EL

FIECHAZO DE PERSONAS OUEVEíAN PERDER SUS PRIVILEGIOS CON.
SEGUIDOS ATRAVÉS DE LA SUBORDINACIÓN A LOS ESPAÑOLESY SE
VIO EN LA IMPERIOSA OBLIGACIÓN DE LANZAR SU PROCLAMA DE
LIMA, QUE NOS LA HECOBDARÁ NUESTRO COMPAÑEBO LUIS VENE.
BO MIBANDA.

(Lee L. Venero)
12. PROCLAMA DE SAN MARTÍN AL LLEGAR A LIMA

LA AMÉRICA, NO PUEDE CONTEMPLAR LA CONSTITUCIÓN DE LAS

CORTES, SINO COMO MEDIO FRAUDULENTO DE MANTENER EN ELLA
EL SISTEMA COLONIAL, QUE ES TMPOSIBLE CONSERVAR MÁS TIEM.
PO POR LA FUERZA.,. EL ÚLTIMO VIBHEY DEL PERÚ, HACE ESFUER-
ZOS PARA PROLONGAR SU DECREPITA AUTOFTIDAD, HALAGANDO
VUESTRAS ESPERANZAS CON UNACONSTITUCIÓN EXTRANJEBA, QUE
DEFBAUDA EL DERECHO HEPRESENTATIVO. EN AUE ELLA MISMA SE

190
 PFOTOCOLO Y CEREI\,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

FUNDAY QUE NOTIENE LA MENOR ANALOGíA CON VUESTROS INTE.

lr
¿.,
RESES... YO VENGO A ACABAR DE PONER TÉRMINO A ESA ÉPOCA
if DE DOLOB Y HUMILLACIÓN; ESTE ES EL VOTO DEL EJÉRCITO
rÁ
t! LIBERTADOR, OUE TENGO LA GLORIA DE MANDAR Y QUE ME HA
IJ ACOMPAÑADO SIEI/PFIE AL CAMPO DE BATALLA, ANSIOSO DE SE-
LLAR CON SU SANGRE LA LIBERTAD DEL NUEVO MUNDO.... (Se retira
il sin despedirse)
t
I (Maestro de Ceremonias)
'In 13. A CONTINUACIÓ¡I ESCUCNNNEMOS LAS PALABRAS DEL ARO. CESAR
IBARRA DELGADO, GERENTE GENERAL DE INDUSTRIAS AMÉRICA
i S.4., LO RECIBIMOS CON UN APLAUSO. (Se elabora un discurso corto
que hable sobre la responsabilidad de todos los trabajadores desde el pues-
:
to que desempeñan, como engranaje necesario para el desarrollo del Pais).

(Maestro de ceremonias)
14 A CONTINUACION LA LECTURA DEL ACÍA DE LA INDEPENDENCIA DEL
PERÚ A CARGO DEL ING. MIGUEL GUEVARA ROMERO.

EN LA CIUDAD DE LOS REYES DEL PERÚ, EN QUINCE DE JUNIO DE

1821, REUNIDOS EN ESTE EXCELENTISIMO AYUNTAMIENTO DE LOS
SEÑoBES oUE Lo coMPoNEN, coN EL EXcELENTÍSIMo E ILUSTRÍ.
SIMO SEÑOR ABZOBISPO DE ESTA SANTA IGLESIA METROPOLITA.
NA, PRELADOS DE LOS CONVENTOS RELIGIOSOS, TÍTULOS DE
CASTILLAY VAFIIOS VECINOS DE ESTA CAPITAL , CON EL OBJETO DE
DAR CUMPLIMIENTO A LO PREVENIDO EN EL OFICIO DEL EXCELEN.
TiSIMo SEÑoR GENERAL EN JEFE DEL EJERCITo LIBERTADoR DEL
PERÚ, DoN JoSÉ DE SAN MARTÍI{ EL DIA DE AYER, cUYo TENOR SE
HA LEÍDO; E IMPUESTO DE SU CONTENIDO, REDUCIDO A OUE LAS
PERSONAS DE CONOCIDA PROBIDAD, LUCESY PATRIOTISMO, QUE
HABITAN ESTA CAPITAL, EXPRESEN SI LA OPINIÓN GENERAL SE HA-
LLABA DECIDIDA POR LA INDEPENDENCIA, CUYOVOTO SE SIRVIESE
DE NORTE AL EXPRESADO SEÑOR GENERAL. PARA PROCEDER A LA
JURA DE ELLA.

TODOS LOS SEÑORES CONCURRENTES, POB SÍY SATISFECHOS DE

LA OPINION DE LOS HABITANTES DE LA CAPITAL, D¡JERON QUE LA
VOLUNTAD GENEBAL ESTÁ DECIDIDA POR LA INDEPENDENCIA DEL
PEHÚ, DE LA DOMINACIÓN ESPAÑOLA Y DE CUALQUIER oTRA EX.

I O:
tI
,
:
PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

TRANJERAY OUE PARA OUE SE PROCEDA A LA SANCIÓN, POR MEDIO

DEL CORRESPONDIENTE JURAMENTO, SE CONTESTE CON COPIA CER-
TIFICADA DE ESTA ACTA, AL Ii,IISMO EXCELENTíSIMO, FIRMARON LOS
SEÑORES: EL CONDE DE SAN ISIDRO - BARTOLOMÉ, ARZOBISPO DE
LIMA - FRANCISCO JAVIER DE áRATE - EL CONDE DE LA VEGA DEL
REN . EL CONDE DE LAS LAGUNAS - TORIBIO RODRÍGUEZ . JAVIEB
LUNA PIZARBO. JOSÉ DE LA RIVA AGUERO . EL MARQUEZ DE VILLA
FUEBTE . Y SIGUEN FIRMAS.

(Maestro de ceremonias)
15. EL MOMENTO CUMBRE DE NUESTBA PERUANIDAD, LLEGO A TRAVES
DE LA PROCLAMA DE LA INDEPENDENCIAY ESTA LA RECOBDAREMOS
EN LAS PALABRAS DEL ING. VíCTOR TREGER BEBNAOLA A QUIEN LO
RECIBIMOS CON UN APLAUSO.

(Lee V. Treguer)
EL 28 DE JULIO DE 1821, EN LA PLAZA DE ARMAS DE LIMA, RESALTA LA
IMPONENTE FIGURA DE DON JOSÉ DE SAN MARTÍN, SOBRE UNA MUL-
TITUD AVIDA DE PRESENCIAR LA CEREMONIA DE LA JURA DE LA IN.
DEPENDENCIA NACIONAL

SAN MARTÍN EN ACTITUD SUBLIME, CUAL SI HABLABA CON EL JUEZ

DE LOS PUEBLOS CARA A CARA DICE:

..DESDE HOY EL PERÚ ES LIBRE E INDEPENDIENTE POR LA AUGUSTA

VOLUNTAD DE SUS PUEBLOS Y LA JUSTICIA DE SU SANTA CAUSA QUE
DIOS PROTEGE.

LA RESPUESTA DE SÚBITO COMIENZA CON ELTRONAR DE LAS CAM.

PANAS, EL VIBBANTE GRITO DE LOS CLARINES, LA ALGARABíA DE LA
ENTUSIASTA MULTITUD Y EL ECO DE LOS CAÑONES, OUE ALCANZAN
AL MUNDO ENTERO. (Y a continuación lee el mensaje de la empresa por las
fiestas patrias u otro mensaje que vea por conveniente). TERMINA INVITAN-
DO AL PERSONAL A UNA CHOCOLATADA PATRÍOTICA,

La chocolatada patriótica, es cada vez más una costumbre muy ¡imeña de festejar la
Patria y combat¡r el frío invernal de la época, no puede haber un buen chocolate sin estar
acompañado de un buen pedazo de panetón. Felices Fiestas Patrias.

I O'
 CAPITULO VI

RECOI§OCIMIENTS

ESTIMULOS
LOS PFOCEDII\,4IENTOS DEL PFOTO.
COLO SON CO¡/PRENDIDOS, PEFO
NO SIEiVPBE ESÍÁN DEFINIDOS POB
ESCFITO.
 )
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 PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

RECONO CIMIENTO Y ESTÍMIILOS

La expresión de reconocimiento que se tribute a una persona por su labor, es uno de

los mayores estímulos que el hombre ha podido poner en práctica, un reconocimiento
público genera una gratitud de parte de quien la recibe. Un dicho popular dice: "Sé mag-
nánimo en el elogio y parco en la crítica".

El estímulo es la forma más práctica de reconocer el esfuerzo o áporte a la organi-

zación, no es como muchos dicen:"honrar la vanidad de las personas", Sabemos que no
existe persona en el mundo que haga algo por nada, sin embargo, lamentablemente en
las organizaciones, Jefes se han acostumbrado a recibir sin dar la compensación a ese
algo y de eso trata nuestro capítulo.

ANTECEDENTES:
Podemos señalar sin equivocarnos que todos los países del Mundo, distinguen a
personalidades extranjeras y nacionales por medio de condecoraciones, siendo más fre-
cuente son estos reconocimientos en el mundo diplomático.

Esta práctica de la diplomacia ha permitido unir a diversos países del orbe evitar
guerras y sobre todo reconocer los servicios prestados. Una infinidad de paísess han
creado condecoraciones en diversos grados para sus nacionales, como forma de reco-
nocer los servicios cjlstlnguidos, el mérjto cientíÍico, cultural, al traba.io etc.

l?5
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Transcribir el título de las medallas y órdenes con las que se reconoce los méritos de
los ciudadanos de cada pais, nos llevaría muchas páginas, por lo que citaremos única-
mente algunas distinciones civiles, por ejemplo: Bélgica al margen de las condecoracio-
nes diplomáticas, creó la Medalla del centenario para los servicios civiles; Francia, t¡ene
Ias Palmas universitarias, la Medalla de salvamento, La Medalla al Mérito Agrícola. Me-
dalla de las lnstituciones o Maestros de Escuela, Medalla Forestal, Medalla de correos y
Telégrafos, Medalla al Trabajo, Aduanera y de las Epidemias; Italia, condecora con lai
Medallas al Mérito Civil y a la Higiene; Japón tiene la Orden Bunko-Sho o al Mérito
cultural; Portugal las medallas al orden civil del Mérito Agrícola e lndustrial, al rrabajo
etc., y el Perú otorga entre otras: La Orden Hipólito Unanue, La Orden Daniel Alcidés
Carrión, La Orden al Mérito por Servicios Dist¡nguidos, la Orden Amauta.

Las Municipalidades del Pais, también conceden anualmente condecoraciones y

reconocimientos. La Municipalidad Metropolitana de Lima concede Ias siguientes conde-
coraciones:

Medalla Ciudad de Lima .-

A jefes de estado o de gobierno de países del mundo.

Medalla de Lima .-

otorgado a personas o instituciones por méritos extraord¡narios debidamente califi-

cados, cumplidos en 50 años o más de actividad al servicio de la ciudad.

Medalla Cívica de la Ciudad.-

otorgado a personas o instituciones por méritos extraordinarios, debidamente califi-

cados, cumplidos en 50 años o más de act¡vidad al servicio de la c¡udad.

Medalla del Maestro.-

Otorgado a maestros cesantes o jubilados de la provincia de Lima que más contri-
buyeron en el campo de la docencia en favor de la educación y formación de la juventud.

Llave de la Ciudad .- _

Otorgada a personalidades de alto nivel que visitan la ciudad de Lima.

Répiica de Ia Antigua Vara de Mando Municipal .-

Otorgada a v¡sitantes ilustres y distinguidos.

19ó
 PFOTOCOTO Y CEREI.iIONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Orden al Mérito Municipal .- Tiene grados: Gran Cruz, Gran Oficial, Comendador y
Cahallero.

Diplomas:
01. Huésped llustre .- Para visitantes extranjeros de alto nivel
02, Huésped Distinguido.- Para visitantes extranjeros de alto nivel
03. Cordial Bienvenida.- Para visitantes a Ia ciudad
04. Vecinos llustres
05. Vecino Distínguido
06. Mención Honrosa
07. Diploma de Honor
Las municipalidades provinciales y distritales, conceden igualmente diversas distin-
cjones, las que no estando normalizadas nos es d¡fícil prec¡sar, entre las que hemos
podido recopilar son las siguientes:

01. Medalla de la Ciudad

02. La Vara de Mando Municipal
02. La Llave de la Ciudad
03. Huésped llustre
04. Visitante llustre
05. Hijo Predilecto
06. Hijo llustre
07. Diplomas:
-Al mérito
-De Honor
-Al Trabajo
-Al mérito industrial
-Al mérito comercial
-A la cultura

En el sector empresarial privado las sociedades, confederaciones, asociaciones,

conceden distinciones y reconocimientos a sus asociados por haberse destacado en ta
actívidad que desarrollan, premios que son muy apreciados entre los industriales y ern-
presarios por ser un reconocimiento a su labor y contribución al País.

Las insiitucrones sociales como el Fotary y eJ Club de Leones, anualmente otorgan

diversos prernios y reconocimienics a sus asociados que destacaron por su asistencia,
trabajo y desp rendirn iento. los mismos que van desde los premios del Presidente lnter-
nacional, los de apreciación, al mérito, al irabajo o colaboración a la asistencia pedecta

1?7
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Las inst¡tuciones públicas y privadas, ¿qué reconocimientos y estímulos otorgan?, a

su personal que ganando tan poco se esfuerzan por el cumplimiento de los fines y obje-
tivos de la organización, llegando a sacrificar sus horas de descanso o cortando aquellas
que debe compartir con su familia.

Para remediar esta omisión e incentivar el reconocimiento que estamos seguros

tendrá como respuesta un mayor esfuerzo de los trabajadores, no por obligación sino por
devoción.

RECONOCIMIENTO Y ESTíMULO:

Al iniciar el capítulo, nos referimos a la necesidad de reconocer el aporte de las

personas al desarrollo de la empresa, acción que es importante por estar enmarcada
dentro de la etiqueta que debe predominar en la empresa, para esta acción se debe
contar con un documento que norme ese reconocim¡ento a personas que aportaron al
desarrollo de la empresa y a los servidores que destacaron por su desempeño.

lgualmente el objetivo del reconocimiento, debe ser inst¡tuc¡onalizado, para su otor-

gam¡ento anual, evento en el que la empresa premia los organismos financieros por su
aporte y confianza, a sus proveedores de insumos, clientes mayoristas y minoristas etc.,
según sea el caso. Dejando así que el regalo de navidad sea un reconocimiento velado.

A continuación tenemos un ejemplo de un reglamento de reconocimiento y estímulo

que puede servir, para ser adaptado por las empresas en sus acciones de protocolo y
etiqueta:

REGLAMENTO DE RECONOCIMIENTO Y ESTíMULOS

FINALIDAD:

Normar el sistema de RECONOCIMIENTO y ESTÍMULOS, que debe otor-

gar la institución o empresa anualmente.

198
 PHOTOCOLO Y CERE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

OBJETIVO:

Reconocer la labor de los organ¡smos internacionales, nacionales, personas

jurídicas y naturales, que con su aporte contribuyeron al cumplimiento de los
f ines de la empresa.

Estimular a los traba.jadores de la empresa, por su contribución al cumpli-

miento de los objetivos y metas.

NOBMAS GENERALES:

01. El RECONOCIMIENTO, constituye una distinción honorífica que la empresa

otorga a organismos internac¡onales, nacionales, personas jurídicas y natu-
rales, por los servic¡os prestados a la empresa que representen un aporte
excepcional a su función y objetivos..

El ESTíMULO, se otorga como un reconoc¡miento honorífico a los trabaja-

dores de la lnstituc¡ón, cuyo esfuerzo, capacidad y trabajo, contribuyanr at
cumplimiento de las metas y objetivos empresar¡ales.

03, Las distinciones serán conferidas dentro de la ceremonia de aniversario de

la empresa, según procedimiento y forma que indica el presente documento.

Excepcionalmente Ia distinción será impuesta en cualquier otra fecha por

acuerdo expreso del directorio o máxima autoridad de la institución.

04. La distinción comprende una Placa, una Insign¡a y un diplcma.

DE LA PLACA, INSIGNIAY DIPLOMA

05. La Placa metálica es el símboto dei RECONOCIiVIENTO o ESTíMULO, que

contiene la mención otorgada y ésta adosada a una laja de mármol pulido.
La Piaca tiene la dimensión de 12 x 20 cm y la base es de mármol con las
siguientes medidas: 16 por 26 cm.
En la parte superior de la placa se configura el logotipo oficial de la empresa,
con el isotipo a colores, con letras huecas y el nombre de la empresa (o
corno describa su logotipo).
PFOTOCOLO Y CEREMON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

06. La l¡teratura de las placas reconocimiento o estímulo según sea el caso es

el siguiente:

'(nombre del beneficiado)'."-".

Por los servicios prestados a la lnstitución y que representan un aporte

excepcional al cumplimiento de sus fines y objetivos, (Se adecúa si es para
ESTIMULO).

FIBI\¡A DEL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

Fecha.

07, La insignia o solapero, es parte de la distinción otorgada; es de forma rec-

tangular de 1 2 x 16 mm. y lleva el isotipo o logotipo de la empresa. Con la
mención "premio 96",(el 96 significa el año de otorgado, debido a que una
misma inst¡tución, empresa o servidor puede ser premiado durante mu-
chos años si Io amerita).

08. El diploma, esta impreso en tamaño A4 apaisado, con la misma literatura

que la placa; impresa en cartulina Kimberly o ecológica.

DEL OTORGAMIENTO DE LAS DISTINCIONES:

09. El RECONOCIMIENTO, es otorgado por la más alta autoridad o el d¡recto-

rio sobre la base de un informe recomendac¡ón, presentado por un director
general oporel gerente general segúnseael caso, enel quesesustentael
mot¡vo por el cual solicita se otorgue la distinción.

Podrá otorgarse igualmente EL FIECONOCIN4IENTO, a solicitud fundamen-

tada de una autoridad inst¡tuc¡onal o de uno o más de los miembros del
Directorio de la empresa o comisÍón encargada..

'10. El ESTíMULO, es otorgado teniendo en cuenta el cuadro de méritos de los

trabajadores de ia institución presentado por el Gerente General.

2AA
 PROÍOCOLO Y CEBÉMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

11. Únicamente se otorgará un premio de estímulo al año a cada nivel de traba-

jadores: profesionales, técnicos y obreros.

COMISIÓN CALI FICADORA:

12. La Comisión Calificadora es el órgano encargado de elaborar el cuadro de

méritos, para el otorgam¡ento del premio ESTÍMULO al trabajador.

13. La Comisión Calif¡cadora, está integrada por tres funcionarios de alto nivel.

14. La Comisión Calificadora, cuantificará los datos y criterios contenidos en las

fichas de evaluación semestral del personal, et informe de asistencia y pun-
tualidad elevado por la Oficina de Recursos Humanos, el lnforme de méritos
y deméritos de la Unidad de Escalafón. Para el caso de empates, se dirime
por el grado de colaboración con sus compañeros y la lnstitución, demostra-
do en los últimos doce meses por ei trabajador, a informe de su Jefe lnmedia-
to Superior.

15. Los lnformes proponiendo el otorgamiento de las distinc¡ones serán presen-

tados al directorio en el caso de empresas, para la última sesión de Consejo,
correspondiente al mes anterior al aniversario empresarial.

'16. Los demás casos que se presenten en el proceso de selección o del otorga-
miento del HECONOCIMIENTO Y ESTÍIVULO, que no estén contemplados
por el presente documento, serán resueltos por el vice min¡stro o gerente
. general.

17. Losjefes de área, sección, oficina, departamento, gerencia, pued€n sol¡citar

con la justificación del caso, el otorgamienio de.un premio de estímulo para
uno o más trabajadores, por sus aportes a la empresa o institución.

2C1
PROTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Los pRocRAMAS DE IDENTIFIcAcrót¡ trqsrtructou¡u

Al interior de la institución o empresa los trabajadores reciben una remuneración por
el servicio que prestan, pero las acciones que efectúan como extensión a ese servicio
contractual en beneficio de Ia organización, debe que ser reconocido, especialmente
cuando ese aporte de esfuerzo o de ideas está dirigido básicamente al beneficio de la
empresa.

La muletilla más conocida en las instituciones y empresas es: "Los ascensos o au-
mentos de sueldo, no se piden, se los tienen que ganar, a los que lo piden se les negará".
Tenemos miles de trabajadores que cayeron en ese cuento y por más que se esforzaron
no consiguieron el reconocimiento esperado; en la vida del hombre no sólo lo monetario
es el símbolo del reconocim¡ento, muchas veces basta un estímulo, pero este debe ser
públ¡co, para que exista, si es en reserva no sirve o no cumple con el objetivo.

Protocolo norma ese reconocimiento a través de un programa de estímulos, que

permite incrementar la identificación del personal de trabajadores con la empresa, al
incentivar su creatividad, aporte al me.¡or cumplimiento de sus propias funciones, del
desarrollo de sus unidades de trabajo o de la empresa en general.

Si el trabajo e ideas contribuyen a mejorar la calidad del servicio y/o reducir gastos
adm¡nistrativos, se debe otorgar un ¡ncentivo económico o un reconocimiento públ¡co a
esa idea.

El programa tiene el objetivo de incentivara que el personal se esfuerce por analizar

su unidad de trabajo para mejorar su accionar y en general de la empresa en todo su
contexto.

Todo esto debe lograrse a través de un Programa de ldentif¡cación lnstitucional, que

permita por otra parte, conocer la capacidad creativa del personal:para identificar, pro-
poner soluciones a problemas o plantear proyectos de desarrollo empresarial.

A continuacrón presentamos un modelo de las bases de un programa de identifica-

ción institucional que puede ser aplicado como parte de un Programa de Reconocimien-
tos y Estímulos para el cual igualmente hacemos entrega de un modelo de programa que
puede ser adaptado a vueslros prop¡os s¡stemas e intereses:

242
 PBOTOCOLO Y CEHEIVIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLTCAS Y PRIVADAS

PROGRAMA DE IDENT¡FICACIÓN INSTITUCIONAL

FINALIDAD:

El Programa tiene la finalidad de motivar e incentivar la ldentificación

lnst¡tucional del personal de servidores; promoviendo la creatividad, productivi.
dad y aporte para el mejor cumplimiento de sus funciones, desarrollo de sus
unidades de trabajo o de la lnstitución en general, con el objetivo de conseguir la
CALIDAD en el cumplimiento de sus fines y objetivos.

DEL PHOGRAMA:

Pueden partic¡par todos los trabajadores de la inst¡tución a nivel nac¡onal,

con sugerencias escritas, que conduzcan a solucionar problemas, mejorar condi-
ciones de trabajo, al ahorro presupuestal, a incrementar la producción y la pro-
ductividad inst¡tucional en una o varlas de las siguientes áreas que se propone:

01. Desarrollo lnstitucional.

/^
02. Productividad en el área de producción a través de programas de especiali-
zación y perfeccionam iento del personal).
03. EconomÍa o ahorro admin¡strativo (en equipos, bienes, servicios material de
trabajo, oficina etc.).
04. Proyección a nuevas líneas de trabajo o de producción.
05. Organización estructural y funcional.
06. Nuevas fuentes de ingresos y financiamiento institucional.
07. Otros asuntos que consideren conveniente para Ia empresa.

DE LOSTRABAJOS:

01. El o los trabajadores que part¡cipen, presentarán sus propuestas por escrito,
tratando un sólo tema en cada documento.

02. En la primera hoja del documento, se anotará el área por concursar, el tema
del trabajo y el seudónimo del o los preseniantes.

203
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTTTUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

03. En La segunja hoja un resumen del trabajo, comenzando por la finalidad,

objetivo, área de trabajo que involucra el documento, los antecedentes, las
condicionantes que se tomaron en cuenta para realizar el proyecto y cual es
el beneficio para la empresa con sus sugerencias.

04. El trabajo deberá ser presentado en papel bon A-4 de 60 o 80 grs., en

computadora o a máquina de escribir, a espacio y medio, los gráficos deben
ser considerados en páginas independientes, podrá adjuntar los anexos que
estime, para justif icar el trabajo.
05. El documento por presentar, debe en lo posible estar ajustado al siguiente
esquema:

01. HOJA DE PRESENTACIÓN

02. HOJA DE RESUMEN
03.^ ANTECEDENTES
04. PROBLEMA:
05. HECHOS OUE INFLUYEN EN EL PROBLEMA:
06. ANÁLISIS DEL PROBLEMA:
07. SOLUCIONES POSIBLES AL PROBLEMA
08. ALTERNATIVA SUGERIDA.
09. PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR LA SOLUCIÓN
10. BECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR LA O LAS SOLUCIONES
PROPUESTAS.
11. PRESUPUESTO OUE REQUIEBE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SU.
GERENCIA.
12. BENEFICIO INSTITUCIONAL DE LA PROPUESTA
13. CONCLUSIONES:
14. ANEXOS

GENERALIDADES

01. Podrán participar todos los trabajadores de la empresa a nivel nacional.

02. Los trabajadores podrán presentar uno o más trabajos en forma individual o
grupal.

03. Los trabajos serán entregados directamente a ia Oficina de Relaciones Pu-

blicas en dos sobres cerrados que lleven el siguiente membrete:
 PBOTOCOLO Y CEFE]\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

CONCUBSO IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL

PRESENTADO POR: (anotar el seudónimo)

Et primer sobre, debe contener en el interior, un papel con el seudónimo y el

nombre del presentante o del grupo que elaboró el trabajo.

En el segundo sobre se coloca el documento propuesta que presenta, ano-

tando el seudónimo.

NOTA : Los trabajos que se presenten con el nombre real del o los participantes
no ingresa al programa y será entregado para su evaluación directamen-
te a la Gerencia General.

04. La apertura del segundo sobre que contiene el documento, se efectuará en

reunión del equipo asesor del Despacho o la Gerencia, citada para ese fin,
analizado el resumen, pasará a una comlsión conformada por especialistas
en el tema, que serán los encargados de evaluarlo.

La Comisión revisora del documento podrá solicitar la ampliación o informa-

ción aclaratoria sobre asuntos puntuales cuando lo estime conveniente, otor'
gando al participante 3 días de plazo para Lima o cinco días para provincias,
después de publcado en el cuadro de información de la institución la solicitud
de la comisión, para entregar la información adicional, se procede con el mis-
mo sistema señalado en el título "DE LOS TRABAJOS".

El informe de la Comisión será analizado en reunión de Gerencias o Comi-

sión, y su veredicto es: rechaza o acepta la propuesta, para su inmediata
implementación, siendo su decisión inapelable.

05, De ser aceptada la propuesta en reunión de Gerencias, se procederá a abrir

el primer sobre que coniiene el seudónimo y el nombre, para la publicación de
los resultados.

FECHA DEL PROGHAMA:

El Programa tiene una duración de ........ días calendario, a partir de la fecha

de prrblicación de las bases.

?n<
PFOTOCOLO Y CEFEI¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

DE LOS PREMIOS:

De acuerdo con la importancia del trabajo y el beneficio que genere a la Em-

presa, se otorgará un premio pecuniario al o los ganadores, publicando sus nom-
bres y reg¡strando el mérito en el escalafón de personal.

Los premios pecuniarios, serán conced¡dos de acuerdo a la importancia del

trabajo y al beneficio que se prevé para la empresa. El monto se determina en
reunión de Gerencias, el mismo que será de S/50.00 soles mínimo y el máximo de
acuerdo a la importanc¡a del trabajo para la empresa.

En el caso de tratarse de nuevas Iíneas de trabajo o producción que generen

beneficio para la empresa, se podrá conceder un porcentaje de las utilidades que
se consiga por la venta del mismo.

I NFOBMÉS Y ACLARACIONES:

Los interesados en partic¡par en el programa, de requerir mayor aclaración o

información, podrán solicitarlas personalmente o por escrito, a Ia Oficina de Rela-
ciones Públicas.

2Aó
 CAPÍTULO VII

BANQUETES
COMIDAS
AGASAJO§
UN PROGBAMA DE PBOTOCOLO, ES
EL CIMIENTO Y ESTRUCTUFA DE LA
OHGANIZACIÓN
 PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PRIVADAS

LOS BANQUETES, COMIDAS YAGASAJOS

En las instituciones o empresas frecuentemente se organizan banquetes - comidas

- agasajos o cocteles, los mismos que deben ser rodeados del protocolo y et¡queta del
caso, por ser considerados estos ágapes como una prolongación de las funciones del
servicio.

Decimos que son una prolongación de las funciones del servicio, debido a que se
concertan dentro de la empresa, asistiendo personas con determinada jerarquía en la
organización, como también, invitados que jerárquicamente pueden ser superiores, igua-
les o inferiores a la autoridad que organizó el evento.

La organ¡zación de los banquetes, comidas y agasajos, merece una especlal aten-

ción por parte de la Oficina de Protocolo, se señala que esta atenc¡ón debe ser más de la
que se le presta a la misma ceremonia: primero, por estat rodeados de un protocolo
rígido en sus inicios, segundo por tener detalles más complicados que los de la ceremo-
nia, en los que intervienen una serie de circunstancias, que escapan al control o respon-
sabilidad de la oficina de protocolo, (cocina, camareros, bar, cubiertos, platos etc.),

LOS BANQUETES:
E{ Banquete se diferencia de la comida por la cantidad de personas que asisten, en
el diccionario la Beal Academia Española dice del Banquete: "comida espléndida para
muchos convidados". Este tipo de reuniónes se organiza en fechas especiales, slendo

209
PROTOCOLO Y CEREN4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

tos más frecuentes: los cumpleaños de autoridades, los aniversarios institucionales o los
empresariales, a los que asisten la casi total¡dad de servidores y algunos invitados.

El cuadro de precedencias para un banquete, se estructura para conceder los luga-

res o ubicaciones preferenciales de la mesa o para conseguir que cada funcionario ocu-
pe el sitio que Ie corresponde por su jerarquía en la organización, hecho que debe ser
contemporizado con la ubicación de los invitados.

En el cuadro de precedencias para el banquete, el protocolo permite otorgar prefe-

rencia a las damas a ocupar sillas intercaladas con Ios varones, debido a que este tipo de
ágape, raya entre la formalidad de la ceremonia y la informalidad de una reunión social,
salvo que la máxima autoridad estime una rigidez absoluta en el protocolo.

En los banquetes es recomendable por la cantidad de personas que asisten, dise-

ñar el cuadro de precedencias, sólo para una mesa a la que se denomina"la principal", la
que puede tener de 12 a más asientos, dependiendo de la forma de arreglo del todo el
comedor.

Se debe cumplir Ia relación de precedencias en forma rígida en el caso de los hom-

bres, es decir, si se ubica a las damas en forma alternada, a los costados del superior
jerárquico van dos damas, pero la siguiente persona en jerarquía se sentará frente del
número uno o por d¡stribución de la mesa, podría ocupar el puesto lateral derecho de Ia
dama que se encuentra a la derecha del número uno y el tres al otro costado, veamos
algunos ejemplos:

MESA EN'U"

D2

2t0
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

MESA DE UN PAÑO CON CABECERA

At CENTRO

D 10

MESA DE UN PANO
CON UNA CABECERA

T\E

D2D4D 6D8D12

MESA DE UN PANO
CON DOS CABECERAS

D3D7D9D5D

1C D

2il
PBOTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MESAS REDONDAS SEPARADAS

Cuando se jerarquiza una mesa o un sector de la mesa, se debe colocar el nombre

de las personas que ocuparan las sillas. La distribución de las demás mesas se puede
jerarquizar globalmente por direcciones generales, direcciones, oficinas, departamentos
y unidaded en el sector público y en Ia empresa por gerencias y departamentos; este
procedimiento se efectúa con la finalidad de permitir que los servidores se encuentren
más a gusto, departiendo con personas a las que tratan más frecuentemente.

Si la distribución de mesas como se viene acostumbrando en la actualidad, es con

mesa separadas para ocho, seis o cuatro sillas, la forma de jerarquizar la distribución es
sobre la base de rótulos, que señalan únicamente el nombre de la unidad orgánica, lo
que permite indicar, quienes deben sentarse en ella; esto no exime que se haga llegar a
los funcionarios y servidores junto con la tarjeta de invitación un croquis de la mesa
donde se ubicarán y si es posible el nombre de las personas que lo acompañarán.

Los banquetes casi siempre están amenizados por una orquesta estable del local,
por lo que es permitido bailar, sin embargo, las personas a cargo de Protocolo, deben
prohibir que el "croner''o animador de la orquesta, reciba notas de saludo u otros mensa-
jes, que se acostumbran entregar en los banquetes en lugares públicos por parte del
más payaso de los empleados, esta prohibición se hace en salvaguarda de Ia et¡queta y
respeto que se merecen las autor¡dades de la empresa que asisten, pues casi siempre
se tratan de bromas de ma¡ gusto.

El local debe tener un aneglo apropiado a la celebracjón, que el contrato casi siem-
pre señala, separar una sala exclusiva para su desarrollo, en los banquetes es necesario
ubicar una banderola con el nombre de la Institución, para señatar el motivo y perennizarlo
en las fotografías que puede ser publicada en Ia revista de Ia empresa o que se muestre
en el cuadro de información de la organización. Cada mesa se puede arreglar con flores,
usando las de perfumes suaves que no opaquen a los olores propios de las comidas.

2t2
 PROTOCOLO Y CEÉEN4ON]AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

El arreglo de la mesa debe ser incluido en el contrato del banquete indicando el

número de cub¡ertos, platos y vasos, que responde a la importancia y categoría del
evento; por ejemplo es necesario definir si se coloca servilletas de tela o papel, induda-
blemente que las de tela dan más prestancia a la reunión, el número de vasos o copas
está en relación a las bebidas que se servirán y se debe asegurar en el contrato se
coloque en las mesas con vasos para agua, con jarras de dicho líquido, en espacios
conven¡entes. Actualmente los locales donde se desarrollan este tipo de banquetes, per-
miten sin pago el descorchaje, llevar botellas de vino.

En los banquetes se viene acostumbrando servir un plato fuerte o de fondo, (estos

platos casi siempre llevan el nombre del local) y un postre. Para el brindis se acostumbra
una copa de pisco sour y para tomar: v¡no y cerveza.

La ceremonia del banquete, se inicia y concluye con el ofrecimiento del ágape, men'
cionando el motivo de celebración, brindis que debe estar a cargo de la máxima autori-
dad de la empresa que esté presente, salvo que se trate de su cumpleaños, correspon'
diendo al segundo en jerarquía el brindis, el momento oportuno es cuando están servi'
dos los platos en las mesas y se brinda con el aperitivo, que casi siempre es,un pisco
sour, terminadas las palabras de homenaje u ofrecimiento, se invita a todos a servirse los
alimentos; después del brindis no se debe permitir a nadie hacer uso de la palabra
públicamente, salvo que el ágape sea en homenaje a una persona, la que podrá agrade-
cer ¡nmediatamente después de terminado e¡ postre y brindando con la copa de vino o el
primer vaso de cerveza.

Se acostumbra en los cumpleaños de los Jetes, obligara cada uno de los as¡stentes
a dirigir unas palabras de saludo u homenaje, esta idea nace siempre del comediante de
la oficina, con la intención de quedar bien con el Jefe a costa de los demás (él se apren-
dió de memoria un discurso y los demás no saben improvisar), por lo que estando reñido
con el protocolo, se debe evitar. No todos tienen facilidad de palabra o al no haberse
preparado, quedan en ridículo, por lo que se debe evitar este bochorno.

ALMUERZOS O COMIDAS

Los almuerzos o comidas, por su misma acepcion reúne a un pequeño grupo de

personas, siendo frecuente que el ágape se realice en un restaurante de calidad o reco-
nocida elegancia y están rodeados de un protocolo más simple, por Ia concurrencia de
grupos de funcionarios o trabajadores muy relacionados, en la que, la jerarquía se supe-
dita a una jefatura principal, que ocupará el sitio de honor.

2)3
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Protocolo debe apoyar el diseño de la mesa para este tipo de eventos, señalando
las variables de ubicación que pueden tener los sitios de honor, sea al medio de la mesa
o la cabecera de la misma, esto según el número de jefes que asistan.

MESA CON ASISTENCIA DE UN JEFE

MESA EN "U'

642135
11

l5

19

CON CABECERA AL CENTRO

¡b 12 13 17

lt1 14 10 6 .2 7 11 15 10

MESA DE UN PAÑO
CON UNA CABECERA

11 t.) 15 17 19 21

23

10 12 l4 lC) 20 12

a1 Á
 PFOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

) MESA DE UN PAÑO
t CON DOS CABECERAS

11 15 17 '13 09

tb '18 14 10

MESAS REDONDAS SEPARADAS

lf,

o ¡b

10 14

En los almuerzos o comidas, es conveniente intercalar los sitios de los varones con
damas, sean compañeras de oficina o las esposas de los asistentes, por lo que la varie-
dad de etiqueta y precedencia se dan con los siguientes ejemplos:

MESA CON DAMAS

(Compañera de trabajo)

1. Cuadro de precedencia para hombres

2. Cuadro de precedencia de damas.

CON CABECERA AL CENTRO

6D D1 D2

6 D3 2 D4 4 D8 10
2i5
PBOÍOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

CON UNA CABECERA

D7 D9 11

D11

D6 6 D8 I D10 12

En los almuerzos y comidas se da el caso de contar con ¡nvitados que pertenecen a la

misma empresa, el o los que pueden ser jerárquicamente superiores a la máxlma autoridad
del área organizador, para este caso la distribución de la mesa puede ser la s¡gu¡ente:

MESA CON UNA AUTOBIDAD INVITADA:

14 10 6 2 lnvitado 3 711 13

16 12 I 4 5 I 15 17

MESA en "U" CON ESPOSAS

3 (2) 1 ESPOSA AUTORTDAD (1) 2 (3)

(4) 4

5 (6) 6 (s)

(7) I (8) 7

I (10) 10 (e)

(11) (12) 11

13 (14) 14 (13)

(15) 16 (16) IJ

17 (18) '18 (17)

(1e) (20\ '19

20

216
 PFOTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

MESA DE UN PAÑO CON ESPOSAS

(6) (2) FUNCIONARIO (3)

ESPOSA

MESA DE UN PANO CON DOS CABECERAS CON ESPOSAS

Esoosa Funcionario

DECORá.CIÓN DE I-.A MESA

Los almuezos o comidas se jerarquizan por medio del número de cubiertos que se
colocan en la mesa, los mismos que deben estar en relación directa con los platos que se
servirán, sin embargo, es necesario acotar que cuanto más alta es la jerarquía del funciona-
rio agasajado, se deberá tener mayor cuidado en Ia presentación de la mesa, lo que aclara-
¡'emos con los ejemplos )/ modelos que podemos ut¡lizar en el momento oportuno:

LA MESA ¡NFORMAL O FAMILIAR: (Tres cubiertos)

Es e{ almuerzo o comida organizada entre los trabajadores de la oficina por un

cumpleaños u otra celebración, que se contrata a precio cómodo en un local público corr
o sin exclusividad de uso del salón, El grupo de asistentes es pequeño desde 8 a 20
personas, la presentación de la mesa puede ser la siguiente:

LOS CUBIEBTOS:

En el sitio que ocuparán los comensales se ubica un plato de servicio (denominado

tenCido), a la derecha del p¡ato un cuch¡llo de mesa con el filo hacia el plato y seguida-

2i7
PROTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

mente para fuera una cuchara en el mismo sentido del cuchillo, a la izquierda un tenedor
de cuatro puntas con el mango hacia la silla; en caso de servirse de postre gelatina una
cucharita delante del plato con el mango a la derecha, s¡ el postre es una torta o pie, se
coloca un tenedor pequeño de tres puntas, una cuchara de pala ovalada para helados o
cuadrada etc. En este tipo de comidas o almuerzos, los cubiertos que se utilizan para Ia
entrada son los m¡smos que se utilizan para el plato de fondo, por lo que deben quedar
en Ia mesa entrelazados, (para no ensuciar el mantel) después de servirse et primer
plato.

LA SERVILLETA:

Encima del plato tendido una servilleta de tela, la que también puede ubicarse en
forma decorada: tipo escuadra, enrollada, cuatro dobleces, en forma de barco, Iazo etc.,
también se acostumbra colocar Ia servilleta dentro de una copa o vaso que se ubica
delante del cuchillo o cuchara, dándole la forma de un ramo plisado o rosa desplegada.

Una vez ubicada la persona en el s¡tio que le corresponde en la mesa debe retirar la
servilleta que le pertenece de donde se encuentre y abriendola por Ia m¡tad colocársela
sobre los muslos y las damas en el regazo, de donde podrá recogerla para retirar de los
labios cualquier resto de la comida que pudiera haberse impregnado.

LAS COPAS:

se estila ubicar los vasos y copas delante del cuchillo y cuchara, para favorecer al
mozo en el servido de las bebidas haciéndolas más accesibles. Las copas igualmente
tienen una precedencia: la que se ubica más cerca a la punta del cuchiilo eJla que se
utilizará primero y así sucesivamente las siguientes.

Las copas deben ser de tres tamaños: La más chica para el vino, un" r"yo, p"r" el
agua y una tercera de mayor tamaño para la cerveza. Los vasos para bebidas'fueites se
utilizan una vez levantada la mesa.

EL PAN Y LA MANTEQUILLA:

En este tipo de banquete no se ubica el plato individual para el pan, que es reempla-
zado por una panera o azafate y la mantequilla en platillos en forma de bolitas o cuadra-
dos.

218
 PROTOCOLOY CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PFTIVADAS

LOS PLATOS:

En los almuerzos o comidas informales se acostumbra los siguientes platos cuyo

servicio no es riguroso por estar de acuerdo a la economía del contrato:

':

ALMUERZO:
-Entrada papa a la huancaína o causa rellena.
-Plato fuerte sobre la base de carnes.
-Postre: helados o fruta.

COMIDA:
-Consomé
-Plato fuerte de pescado o ave.
-Pqstre: pie, panqueque, ensalada de frutas o en verano helados.

MESA FOFIMAL O DE FIESTA:

El arreglo oe la mesa formal es más complicado, por llevar cubiertos para cada uno
de los platos que se servirán, los que van desde seis a ocho piezas; se utiliza cuandc la
reunión es en homenaje a una autoridad de la empresa, casi siempre con asistencia de
1^^ ^-^^-^^
rd§ tr§lJU5dü,

Se ofrece este trpo de banquete en una casa particular o en restaurantes de catego"

ría. En Lima se tiene muchas casas particulares que en forma privada prestan este ser-
vicio con un número limitado de asislentes, (la oficina de protocolo debe plotear y regis-
trarlos en la agenda para cuando se requrera).
PRCTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INST¡TUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LOS PLATOS:

La base de aneglo de la mesa es el plato de servicio o tendido que debe tener un

tamaño mayor que el plato del consomé, a la izquierda delante de donde se ubicarán los
lenedores se coloca un plato pequeño para colocar el pan, antes de servirse el pan
puede ubicarse la servilleta. (El pan de la izquierda es el que corresponde al comensal).

LOS CUBIERTOS:

En el sitio que ocuparán los comensales tenemos como base el plato de servicio o
tendido, a la derecha del plato un cuchillo de segundo con el filo hacia el plato y a su
derecha la cuchara para el consomé y a su derecha el cuchillo para pescado que será la
entrada, en la misma posición.

A la izquierda del plato de servicio, el tenedor de cuatro puntas para el plato fuerte,
seguido a"su izquierda, el tenedor de pescado de tres puntas, los dos con las puntas
hac¡a él centro de la mesa. Para la fruta de postre, delante del plato de serv¡cio, se coloca
el tenedor de postre que es pequeño, con las puntas hacia la derecha, siguiendo hacia el
centro de la mesa el cuchillo de postre con la punta hacia la izquierda y seguidamente la
cucharilla de café, en el mismo sent¡do que el cuchillo, si el postre es un helado debe
reemplazar el cuchillo y tenedor de postre por una cucharita de helado que viene en
forma de la pala más ancha que la común.

Este tipo de comida o almuerzo, determina ubicar los cubiertos que se utilizarán de
afuera para dentro, es decir, que para Ia entrada de pescado el cuchillo sin filo y el
tenedor de tres dientes, para el consomé la cuchara y para el ptato fuerte los cubiertos
normales, dejando los cubiertos en forma paralela sobre el plato que se concluyó de
consumir, en el caso de la cuchara, cuando se deja de tomar el consomé, para avisar al
mozo que puede retirar el plato se deja Ia cuchara en forma perpéndicular ai pecho del
comensal, es decir con el mango hacia el pecho y la parte honda en el medio del plato. Si
se ubica la cuchara con el mago a la derecha del comensal, quiere decir que todavía no
terminó de consumirlo.

Debe colocarse un cuchillo pequeño encima del plato de pan, el mismo que sirve
para untar la mantequilla.

LA SERVILLETA:
En este tipo de banquete, es imprescindible usar servilletas de tela y existen varias
formas de ubicarlas:a la derecha de la cuchara; encima o dentro del plato de servicio, en

'11^
 PBóTOCOLO Y CEBE¡,,IONIAL EN LAS INSTITUoIoNES PUBLICAS Y PFIVADAS

forma decorada: tipo escuadra, enrollada, cuatro dobleces, en forma de barco, lazo etc.,
dentro del vaso para agua que se coloca delante del cubierto para poske, dándole la
forma de un ramo plisado o rosa desplegada. O en un vaso junto con los demás que
serán utilizados, delante del cuchillo y cuchara.

Una vez ubicada la persona en el sitio que le conesponde en la mesa, debe retirar la
servilleta que le pertenece de donde se encuentre y abriendo por la mitad colocarsela
sobre los muslos y las damas en el regazo, de donde podrá recogerla para retirar de los
lab¡os cualquier resto de la comida que pudiera haberse impregnado.

LAS COPAS:

En este t¡po de banquete, se debe utilizar únicamente vasos o copas de un sólo tipo,
las que ubican delante de los cuchillos y cuchara, para hacerlos más asequible al mozo
para que sirva las bebidas. Las copas igualmente tienen una precedencia: la que se
ubica más cerca a la punta del cuchillo es la que se util¡zará primero y así sucesivamente
las siguientes.

Las copas deben ser de tres tamaños: La menor para el vino, una mediana para la
cerveza y para el agua úna tercera de mayor tamaño. Los vasos para bebidas fuertes se
utilizan una vez levantada la mesa.

I-AS EEBIDAS:

Se acostumbra recibir a los invitados y asistentes con una bebida fuerte (Whisky,
Ron con cola, Vodka, campari con agua tónica etc.) que permita sobrellevar la espera del

221
PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBL¡CAS Y PBIVADAS

homenajeado que por etiqueta debe llegar cuando se encuentren presentes todos los
que asistirán al almuerzo o com¡da.

lngresado el homenajeado se le sirve el aperitivo y cuando él de acuerdo con el

organizador lo estime conveniente, se ordena al mozo pasar la bandeja para recoger los
vasos del aperitivo, invitando a los presentes a tomar asiento en la mesa, donde se debe
encontrar servido una bebida para el primer brindis (puede ser el trad¡cional pisco souer).

El Vino, se sirve cuando el plato fuerte ya esta en la mesa, (Vino tinto para carnes y
blanco para pescado y aves), y debe servirse de la botel¡a, la misma que tendrá un
babero tipo corbata cerca al pico, echo con una servilleta para evitar el goteo que deja
después de servir una copa y siempre se debe girar la botella antes de levantarla de la
copa una vez concluido el servido, -la rotación se hacer de derecha a izquierda-, para
evitar que el reboce caiga en el mantel, cuando los platos estén a medio comer, se
vuelve a servir el vino y así sucesivamente hasta que concluyan el plato.

En.cualquier momento de la comida se puede solicitar al mozo, sirvir agua de mesa

o gasificadas para quienes lo pidan, debido a que estas bebidas no tienen momento
especial.

LOS PLATOS:

Los almuerzos o comidas formales requíeren de platos más sofisticados cuyos pre-
cios son un poco mayores que los comunes:

ALMUEBZO:
-Entrada antipasto o pescados
-Plato fuerte es sobre la base de carnes (lomo fino, pescado, cerdo, pollo).
-Postre: helado, tortas, babaroa, ensalada de fruta con helado etc.

COMIDA:
-Entrada palmitos con jamón, soufflé de palmitos, palmitos al grate etc.
-Cremas de espárragos, cebolla, coliflor etc.
-Plato fuerte de carne, pescado o ave.
-Postre: pie, torta, babaroa, torta he¡ada etc.

222
 PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

VINO DE HONOR

Se denomina "V¡no de Hono/', al ofrecimiento de un ágape a los asistentes a una

ceremonia: lnauguración o clausura de un curso, seminario, simposio, charla; acostum-
brándose a ofrecer una copa de vino con biscotelas o bocaditos diversos, en el capítulo
de Precedencias y Etiqueta se trató sobre el protocolo de esta ceremonia.

El vino que se utiliza en este tipo de agasajos es el blanco seco, (frío a 14 grados
centígrados), que debe ser servido en copas de vidrio a tres cuartos, es decir, que la
copa no debe llenarse hasta el borde, se acompaña con bocaditos salados: de pollo,
atún, quesos, caviar rojo o negro etc., y dulces como alfajorcitos, conitos y rellenos con
manjar blanco etc. Sólo el Champagne se acompaña con biscotelas o galletas de
champagne.

Después de servido el vino blanco se puede ofrecer un vino t¡nto, el mismo que debe
ser acompañado con empanadas de carne, de queso, galletas con mayonesas y pican-
tes.

En las bandejas de vino se debe considerar vasos con gaseosa para las damas y
personas que no beban licor, esto es una deferencia que norma la etiqueta debido a que
no se puede obligar a una persona a beber lo que no le apetece.

En un vino de honor no se puede ofrecer otro tlpo de bebidas como las denominadas
fuertes, debido a que se convertiría en un cóctel que tiene otro tipo de etiqueta.

EL CóCTEL

Cóctel en castellano, en inglés cocktail, signif ica mezcla o combinación de diferentes

bebidas o licores; como su significado consiste en ofrecer una serie de comb¡naciones
de licores con licores y licores con jugos de frutas o gaseosas, que van acompañados de
. bocaditos dulces y salados, se ofrece después de la ceremonia de inauguración o de
clausura de un congreso, convención, seminario o taller u otros eventos de importancia,
se ofrece también a los asistentes a las inauguraciones de oficinas, empresas, fábricas,
edificios o cualquier otro tipo de infraestructu ra.

Las bebidas que se ofrece en un cóctel se sirven en vasos pequeños de vidrio,

acompañados con una servilleta de papel, los más tradicionales en el Perú son:

lzJ
PBOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Fuertes :

El pisco sour,
Vodka con toronja,
Licores con jugos de naranja, mandar¡na etc.
Licores de guinda, huevo, leche, chocolate etc.

Suaves :

Crema de chocolate,
Algarrobina,
Piña colada.

No alcohólicas:

Agua de mesa,
.. Jugos,
Gaseosas.

Bocadltos: se acostumbra servir en fuentes: Chicharón de pescado, chichanón de

cerdo, papitas con ocopa, anticuchos de carne, brochetas de pollo con tocino, cebolla y
pimientos, lonjitas de pavo, jamón con queso en mondadientes, hoiarascas rellenas con
diversos preparados de atún, espárragos, palmitos, jamón.etc.

Después de servido los cocteles y bocaditos se pasan los tragos largos, que son el
whisky con hielo, soda o agua; cuba libre y chilcanos de pisco, si es de día gin con gin
con hielo y campari con agua tónica.

El ceremonial del cóctel comienza con el ofrecimiento y termina con el agradeci-

miento del mismo, que se hacen uno tras el otro, una vez servida la primera rueda de
tragos se convierte en una reunión informal sin protocolo.

aa r',
 CAPITULO VIII

EVTI\ITOS
EXTRAORDIIfAREOS
EL ÉXITO, NO ES UN ACCIOENTE, ES EL
FESULTADO DE UN ESFUERZO INTELI-
GENTE
 PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

INAUGURA,CIONES
Se denomina eventos extraordinarios a las ceremonias que en forma eventual o
esporádica desarrollan las empresas e instituciones, casi slempre se efectúan con moti--
vo de ¡naugurar: edificios públicos o privados, locales escolares, fábricas, carreteras,
puentes y otras obras concluidas.

Los eventos de inauguración se desarrollan en ceremon¡as que concluyen con la

debelación de una placa, rompiendo la tradicional botella de champan y/o el corte de una
c¡nta, en el presente capítulo trataremos los detalles que deben tenerse en cuenta para
el desarrollo de una ceremonia de inauguración

Con el conocimiento de Ia fecha de inauguración se elabora inmediatamente la pro-

gramación y planificación en el cuadro de Gantt al que ya nos referímos en el Capitulo
del Ceremonial que se presta para este tipo de trabajo:

Actividades que Ceben ser tomadas en cuenta en la organización de los evenlos:

01. ANTES DEL EVENTO:

01 . Coordinar con los ejecutores de la obra

02. Coordinar con los beneÍiclarios de las obras.
03. Elaborar el programa y presupuesto para el evento.

227
PFOTOCOLO Y CEHEIVONIAL EN IAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

04. Aprobación del proyecto.

05. Diseñar el detalle del evento.
06. Diseñar las tarjetas o esquelas de invitación.
07. Elaborar el directorio de ¡nvitados y asistentes.
08. Elaborar el programa de información y comunicación.
09. Remitir las lnv¡taciones a los medios de información.
10. Diseñar el croquis exter¡or de Ia sala o del local completo.
11. Diseñar Ia ceremonia.
12. Determinar la ubicación de las autoridades.
13. Ubicar los equipos de amplificación.
14, Determinar el cuadro de responsabilidades.
15. Elaborar el guión de la ceremonia.

Los eventos de inauguración de locales, edificios, obras eléctricas, carreteras, cole_

gios, escuelas, sucursales y oficinas desconce ntradas, casi siempre se desarrollan en
provincias, por lo que es necesario tomar las providenc¡as del caso para el traslado y
alojamiento de los funcionarios que vlajan a la ¡nauguración. Adicionar la actividad si-

16. Traslado y alojamiento de funcionarlos.

DURANTE LA CEREMONIA

01 . Verificación del cumplimiento del cuadro de comisiones

02. Recepción de visitantes y traslado a sus ubicaciones
03. Coordinación de detalles durante la ceremonia.

DESPUÉS DEL EVENTO

01. Evaluar el proyecto.

02. Enviar notas de prensa.
03. Enviar agradecimientos: por asistencia, por presentes y otros.
04. Entregar el lnforme fjnal de la actividad.

Veamos a continuación cómo se sugiere proceder para desarrollar los preparatrvos

de la ceremonia y cómo se debe obrar duranre ¡r después de la ceremonia.

228
 PHOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

ANTES DEL EVENTO

O,I. COORDINACIÓN CON LOS EJECUTOBES DE LA OBRA

Una vez aprobada la fecha de inauguración de la obra, se coordina los siguientes

detalles con los ejecutores de la obra:

-Acabado final de la obra.' De tratarse de un edificio: repintado o desmanchado de

paredes, limpieza y determinación del lugar o zona donde se efectuará la ceremo-
nia, ubicación de la placa recordatoria, zona donde se ubicará la botella de champaña
por romperse y/o el corte de la cinta. S¡ es una carretera: l¡mpieza del lugar de la
ceremonia, ubicación de un toldo etc.

)-
il 02. COORDINAR CON LOS BENEF¡CIARIOS DE LA OBRA
"l

Coordinar la posible fecha de la inauguración.

Determinar la asistencia de los beneficiarios.
Coordinar con los centros educativos de la zona, para que asistan los alumnos a
la ceremonia, portando banderas Patrias para el dia de la inauguración'
Coordinar el aporte de los beneficiarios para la inauguración: equipo de amplifica-
ción, embanderar las viviendas etc.
'- Recopilar el nombre y cargos de las autoridades del lugar, donde se inaugura Ia
obra, para cursar las invitaciones.

03. ELABORAR EL PROGRAMAY PHESUPUESTO DEL EVENTO

- Se debe tomar ccmo modelo el proyecto que aparece en el Capítulo 4 en las

partes que más se adecúen al requerlmiento.

04. APROBACTÓN BEL PFOYECTO

- El proyecto de la ceremonia es aprobado por el órgano jerárquico superior, espe'

cialmente el asoecio presupueslario, la mayoría de las obras que se inauguran

229
PBOTOCOLO Y CEREIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

están fuera de la capital, por lo que debe considerar los pasajes, viát¡cos, trasla-
dos y en algunos casos el kansportes de equipos.

05. D¡SENAR EL DETALLE DEL EVENTO

-Con la información recopilada del ejecutor de Ia obra y de la comunidad que se

beneficiará con la obra, se diseña los detalles:

-Diseñar si la ceremonia se circunscribirá únicamente al acto de inauguración o

participarán los benef¡ciarios, con bailes folclóricos como es típico en los distritos u
otro tipo de participación.
- Ub¡cación de la zona de la ceremonia
- Ubicación de la placa recordatoria
- Ubicación de Ia botella de champán que será rota (antes debe ser marcada con
un corta vidrios, para facilitar su rotura) y el forro de tela para que no salpique.
- Ubibación de la cinta (Los tres componentes deben estar bastante cercanos para
' evitar largos desplazamientos).
- Ubicación de los altavoces y micrófonos
- Ubicación de la zona de periodistas que cubrirán Ia ceremonia.

06. DISEÑAR LASTARJETAS O ESOUELAS DE INVITACIóN

-Para las inauguraciones fuera de Lima, se encarga la confección de Ias inv¡tac¡ones

a la autóridad local o al representante de ¡a inst¡tución en la zona y se le requiere
que remita con la debida oportun¡dad la relación de invitados con mención de sus
títulos y cargos.

07. ELABORAiI EL DIRECTOBIO DE INVITADOS

-Con la información remitida por el representante de la institución en la zona, se

elabora el cuadro de precedencias, incluyendo a los funcionarios del sector que
viajarán a la ceremonia.

08. EI-ABORAR EL PROGRAMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIóN

-EI programa de información y comunicación aparece en el Capítulo lV, el mismo

que puede ser utilizado como modelo.

2 J\)
 PBOTOCOLO Y CERE¡/ONIAL EN LA§ INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

REMITIR LAS INVITACIONES A LOS MEDIOS DE INFORMACION

-Se cursan las invitaciones a los medios de información de la capital, para que acre-
diten un corresponsal que acompañará a los funcionarios en su viaje, en la comuni-
cación se debe indicar claramente las condiciones del viaje, como el financiamiento
del traslado y los viáticos.

Aver¡guar si los medios de información nacional, tienen corresponsales en la zona

de inauguración, que puedan cubrir la información y prever las facilidades que se Ies
otorgará para el cumplimiento de su trabajo.

DISEÑAR EL CROQU¡S DE LA ZONA DE LA CEREMONIA

-El croquis de ta zona de la ceremonia, debe incluir la ubicación de la mesa de honor
i los micrófonos, la ubicación de la placa, botella y cinta;zona de palqueo y por medio
l de flechas de diferentes colores, Ia ruta de acceso y dos posibles rutas de salida en
caso de emergencia.

EI croquis se hace llegar a los funcionarios que asistirán a la ¡nauguracióny con-

fidencialmente al representante de la ¡nst¡tución en la zona de la inauguración.

DISEÑAR LA CEREMONIA
-Es costumbre en las provincias que la inauguración de una obra comunal, constitu-
ya una fiesta para todo el pueblo, en la que tradicionalmente debe participar un
sacerdote para la bendición de la obra, las palabras de lás autoridades representa'
tivas y números de baite a cargo de los centros educativos.

PROGBAMA IV]ODELO

01. Himno Nacional. -Opiativo si asiste el Presidente de Ia República o escolares

con Pabellón Nacional.
02. Palabras del representanle local del sector.
03. Palabras del representante de los beneficiarios
04. Bendición de la obra.
05. Palabras de la autoridad que inaugura la obra
06. Develación de la Placa recordatoria
07. Hotura de ¡a botella de champán
08. Corte de la cinta (en caso de canetera, plaza u obra cornunal)
09. Los números de baile preparados por el ceniro educat¡vo.

231,
PBOTOCOLO Y CEREI\,4ONIAL EN LAS INSÍITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

12. DETERMINAR LA UBICACIóN DE LAS AUTORIDADES.

-En el caso de asistir el señor Presidente de la República, en Ia mesa de honor se

encontrarán:

- Preside la mesa: El Pres¡dente de la Bepública.

- A su derecha el representante de los beneficiarios
- A su izquierda la máxima autoridad del Sector, si asiste un ministro ocupa el
lugar.
- Detrás del Presidente los edecanes y ayudantes.

13. UBICAR LOS EOUIPOS DE AMPLIFICACIóN

-Los equipos deben estar ub¡cados en las zonas señaladas en el croquis indicado
en el 12.
.numeral

14. DETERMINAR EL CUADRO DE RESPONSABILIDADES

-El Cuadro de responsabilidades debe ser estructurado, teniendo como base la pro-
gramación de la act¡vidad y asignando una o varias tareas a servidores del sector,
que están comprometidos con la ceremonia.

15. ELABORAR EL GUIóN DE LA CEREMONIA

-Tomar como modelo el que aparece en el CapÍtulo lV.

15. TRASLADO Y ALOJAMIENTO

Estas actividades requieren una especial atención por depender de ella el éxito del
evento, gracias al oportuno viaje de los funcionarios hacia Ia zona de inauguración,
así como su conveniente estada:

THASLADOS:

De acuerdo con la ubicación de ]a zona donde se desarrollará el evento, se progra-

ma el traslado de los funcionarios por vía terrestre o aérea:

)1)
 PROTOCOLOY CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PRIVADAS

ViA TERRESTRE:

Con la Dirección General de Administración o la oficina que haga sus veces en la

empresa privada, se determinará el número y tipo de vehículos que serán usados
para el traslado, tomando la previsión de que se encuentren operativos y que sean
conducidos por choferes hábiles en reparac¡ones de emergencia o se lleve un me-
cánico.

Con la oticina de seguridad se diseñará la ruta de viajey demás pormenores que se

deben considerar, como son zonas de descanso y refrigerio en el viaje etc.

La hora de salida, ruta y hora de llegada a la zona, debe ser conf¡denc¡al y de

conoc¡miento únicamente del funcionario a cargo, por lo que se dispone que los
vehículos y choferes estén disponibles horas antes de la señalada.

vín RÉRre:

En coordinación con la oficina de administración se solicita las reservas de los cu-

pos a la agencia de viajes que atiende a la inst¡tuc¡ón o empresa, tomando un míni-
mo de dos alternativas de fecha de viaje próximos al día de la inauguración, igual
precaución, se toma con los cupos de retorno que deben aparecer en la lista auto-
mática de la línea aérea y con los códigos de reserva de dicha línea, tanto para la
ida como para la vuelta.

El OK que aparece en el boleto de la linea aérea, no asegura que el vuelo esté

confirmado, la única forma de seguro es el código de reserva, que se solicita al
momento de adquirir el boleto, dicho código tiene letras y números (ejemplo AG102
o sólo letras NKW). Así mismo, al momento de solicitar el cupo, confirmar e¡ retorno
y verificar que éste agarezca en la Lista Automática de la computadora, para el dia
señalado, (Solicitar los códigos de retorno).

ALOJAMIENTO

Para las zonas de Cusco, Puno, Arequipa, Trujillo e lquitos, se debe tomar las pre-
cauciones del caso en la reservación del alojamiento, debido a que esas zonas
están consideradas de atracción turística y obtener cupo de habitaciones en hotefes
de categoría, es bastante difícil, (las agencias de turismo bloquean habitaciones).

Si en una zona turística como Cusco, no se encuentran habitaciones libres en los

hoteles de c¡nco y cuatro estrellas para los días que se requiere, se puede recurrir a
all
PBOTOCOLO Y CEREI,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

las agencias de turismo receptivo como Lima Tours, Receptour etc., que cuentan
con convenios con esos tipos de hoteles y pueden resolver el problema presentado.
sin embargo, es preferible que las reservaciones de alojam¡ento se efectúen el mis-
mo dia en que se decide la fecha del evento y efectuar el pre pago, que cubre la
primera noches de alojamiento y que se descuenta del total de la factura.(Los hote-
les de prov¡ncias tienen of¡cinas de reservaciones en Lima).

CONSIDERACIONES DIVERSAS:

FUNCIONARIOS CON JERARQUíA 1, 2 Y 3:

El viaje de comisiones a provincias, es más complejo cuanto más alto es el nivel

jerárquico de los funcionarios, lo que obliga a elaborar dos files con Ia misma ínfor-
mación, para su entrega:

1. Tres días antes del viaje. y,

2. . En el aeropuerto, para ser leído durante el vuelo.

CONTENIDO DE LOS FILES:

01. HOJA DE VIAJE:

-Fecha del viaje de ida.

-Nombre de la compañía de aviación que lo transporta.
-Número del vuelo y horas de salida.
-Nombre del funcionario que Io acompañará al aeropuerto y del chofer.
-Nombre del servidor que confirma el vuelo y le entregará el pase a bordo en el
mismo aeropuerto.
-Fecha de retorno.
-Nombre de Ia compañia de aviación que lo transporta.
-Número del vuelo y horas de salida.
-Nombre del servidor que confirma el vuelo y le entregará el pase a bordo en el
mismo aeropuerto.
-Nombre del funcionario que lo reciblrá en el aeropuerto el día de retorno,

02. HOJA DE ALOJAMIENTO:

-Nombre del hotel
-Plano de la ciudad, con indicación de la ubicación del hotel
)

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

-Número de la habitación reservada.

-Descripción de la habitación, mobiliario y servicio que tiene.
-Descripción de los servicios que presta el hotel y costos.
-Nombre del responsable de pagar la factura del hotel.
-Número del RUC de la empresa o institución.

03. HOJA DE INFORMACIÓN:

-Descripción del clima, durante la estada en la ciudad a la que viaja.:

-Cuidados que debe preveer por la altura (caso de Cusco, Puno y Arequipa)
-Tipo de ropa adecuada para el clima reinante en la zona.
-Tipo de vestimenta para la ceremonia (clima tropical y serrano)

04. PROGRAMA DE LA VISITA:

Este programa es descr¡ptivo de las actividades que se cumplirán día a día

durante su permanencia en la provincial ejemplo:

LUNES 23 DE JUNIO:

06.00 Hrs. Viaje a la ciudad del Cusco.

07.00 Hrs. Arribo al Aeropuerto Velasco Astete, en la pista de estacionamiento
del avión será recibido por el Presidente de la Región lnka, lng.
(Nombre), lo acompañan: El Alcalde de la Ciudad Dr. (Nombre),
El Prefecto del Departamento lng. (Nombre), el Jefe Departamental
del Sector, lng. (Nombre), y otras personalidades "

07.15 Hrs. Traslado al Hotel Libertador, en el vehículo lo acompañará el Jefe

Depártamental del Sector'

07.30 Hrs. Flegistro y acomodación en el hotel, por recomendación médica

debe permanecer un mínimo de dos horas en reposo en la habi-
tación a efecto de adaptarse a la altura.

'1o.30 Hrs. Visita a las obras del sector en la zona: Relación.

3.00 Hrs. Almuezo, señala el lugar y el nombre de las personas que lo

acompañarán. (Si es posible ei menú propuesto)
PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

15.00 Hrs. Reunión de Trabajo con los funcionarios de la Oficina Departa-

mental, dirección:
Tema por tratar: (indica el o los temas en lo posible)

19.00 Hrs. Traslado a la carretera o local a inaugurarse.

1 9.30 Hrs. Ceremonia de inauguración se adjunta: programa y copias de los

discursos de los oradores que aparecen en el programa.

MARTES 24 DE JUNIO:

07.30 Hrs. Traslado del hotel al aeropuerto, lo acompañará el lng. (Nombre)

08.00 Hrs. Salida del avión a Lima.

09.OO Hrs. Arribo al aeropuerto Jorge Chávez, lo recibirá el lng. (Nombre)

Cuadro de responsabilidades, designará al o los servidores que se encargarán

de los traslados, confirmación de pasajes, entrega de pases a bordo, recoger
maletas etc., en la ciudad visitada.

FUNCIONARIOS DE OTRAS JERARAUíAS

En forma similar se les entrega un file, que contenga toda la información posible,
que los pueda ayudar en la comisión de servicios que cumplirán la misma que debe
estar en sus manos con la anticipación debida:

DURANTE LA CEREMONIA

01. VERIFICACIÓN DEL CUADRO DE COMISIONES:

-Antes de iniciarse la ceremonia se debe verificar las tareas encomendadas a cada
uno de los funcionarios comprometidos con el evento, a efecto de subsanar las
omisiones que se pudieran detectar.

02, BECEPCIÓN DE VISITANTES YTRASLADO A SUS UBICACIONES:

-Considerando que el encargado de proiocolo no conoce a las autoridades de la
zona, esta labor debe estar a cargo del representante del sector y protocolo sólo
deberá ocuparse de los funcionarios que lleguen de la capital.

tJa
 PROTOCOLO Y CEREiVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

03. COORDINACION DE DETALLES DURANTE LA CEREMONIA:

-Muchos son los detalles que debe controlar: desde las tijeras con cintas bicolores
para cortar la cinta, el martillo para romper la botella (en lo posible la botella debe
ser marcada con un corta vidrios, para favorecer que se rompa fácilmente) y cubier-
ta con una funda de tela o plástico para que no salpique, o que la tela que cubrirá la
placa, tenga cintas bicolores y veriticar que se desprenda a un pequeño tirón, que el
orador que sigue esté preparado etc.

DESPUÉS DE LA CEREMONIA

01. EVALU,ACIóI..¡ OEI PROYECTO:

-Para contar con un ¡nforme completo del traba.jo efectuado, se debe evaluar la act¡-
vidad en todos sus detalles.

02. ENVíO DE NOTAS DE PRENSA:

-Aún habiendo asistido corresponsales de los medios informativos, es necesario

enviarvía fax, las notas de prensa a los medios de información nacional, resaltando
aspectos que pudieran haberse escapado a los hombres de prensa, como costo de
la obra, beneticio a corto y mediano plazo para Ia población etc.

03. ENVíO DE AGRADECIMIENTO POR ASISTENCIA, POR PRESENTES Y OTROS;

-En las provincias las autoridades acostumbran entregar presentes a los funciona-
rios que financiaron y ejecutaron las obras, por lo que una nota de agradecimiento,
en representación de los funcionarios. agasajados, es conven¡ente por protocolo.

04. ENTBEGA DEL INFORME FINAL DE LA ACTIVIDAD:

-Se sugiere tomar como ejemplo el modelo de lnforme, a que se hace referencia en
el Capítulo lV del presente documento.
 PBOTOCOLO Y CEREI\4ONIAL EN LAS INSTITUC¡ONES PUBLICAS Y PBIVADAS

COLO CACIÓX Ng PRIMERA PIEDRA:

El proceso de organización de la ceremonia de colocación de una primera piedra es

similar a Ia de una ceremonia de ¡nauguración, con la modificación que en la colocación
de una primera piedra, se estila enterrar en una piedra hueca, un pergamino de cuero de
chivo, con los datos de Ia obra y su objetivo y firmado por todos los asistentes a la
ceremonia.

Para esta ceremonia se debe preparar, fuera de los señalado anteriorment€ para
una inauguracrón, lo sigu¡ente:

- Un pergamino, con el logotipo de la lnstitución, señalando los pormenores de la

obra y los datos del organismo financiero, ejecutor y beneficiarios, la fecha y el
espacio suficiente para que tirmen las autoridades que asistirán.

- Un tubo PVC de dos pulgadas por 25 cm, con dos tapas que serán selládas con
pegamento para PVC.
I

- Una piedra horadada para que quepa et tubo cómodamente y le sirva de protección,
puede reemplazar una bloqueta de concreto.,
l

- Un hueco en el suelo, de un metro de profundidad con un solado donde descansará

la piedra.

- Un kípode de madera, con una polea y soga para baiar la piedra a al nicho donde
quedará.

- Suficiente mezcla de concreto para tapar el hueco.

- Patas para el llenado del hueco con el material, las que deben estar adornadas con 1

clntas bicolor.
f

La ceremonia tieríe la solemnidad del caso, por dar inició a la construcción de una
obra que beneficiará a un sector poblacional. .1
I

i
I

I
l
I
238 l
-_l
 CAPíTULO IX

ETTQTIETA

CAT-,EI§DARIO CHTTCO
MAGNÁNI¡,4O EN EL ELOGIO
Y PARCO EN LA CBÍIOA
 PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

SALUDOS EPISTOLARES
La institución o empresa al igual que los hombres, mant¡ene relaciones sociales y
comerciales, su trato es con hombres y organizaciones, a lo que se denomina "etiqueta"
y que significa, aplicar normas de cortesía, para mantener o incrementar el prestigio de
la organizac¡ón, cuyo soporte está en la atención de los detalles particulares -que pare-
cen nimios- para satisfacer la vanidad de las personas y renovar el reconocimiento para
con la empresa.

Hacer llegar un saludo por una fecha importante como la del cumpleaños, aniversa-
rio, efeméiides etc., de cualquier persona o de sus familiares, es motivo de un agradeci-
miento especial, que tarde o temprano se retribuirá con diversas manifestaciones de
aprecio o atenclones comerciales para la empresa.

Esta actividad está a cargo de la oficina de protocolo que tiene la responsabilidad de

elaborar un calendario de eÍemérides sociales, cuya atención y administración, perm¡tirá
mantener buenas relaciones sociales:

01. De los funcionarios y trabajadores:

Cumpleaños y efemérides:
-De los directores, sus esposas e hiios
-De los funcionarios sus esposas e hijos
-De los trabajadores sus esposas e hijos

241
 i

PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

02. De instituciones o empresas relacionadas directamente.

-Sus aniversarios de creación, y
-Cumpleaños y acontecimientos de Ios funcionarios y de sus esposas

03. De embajadas y consulados en el Perú.

-Aniversario
-Cumpleaños de los embajadores, agregados y sus esposas

04. Cívicas, polÍticas y militares.

-Aniversarios y celebrac¡ones.

El caf endario de efemérides sociales, permite a la oficina de protocolo preparar las

tarjetas institucionales de saludo: internas como externas.

PRECEDENCIA DE SALUDOS A AUTORIDADES

La etiquéta, indica la existencia de una norma de respeto, que existe en la corres-

pondencia social, Ios funcionarios de cualquier nivel no pueden remitir ¡ndist¡ntamente
una tarjeta "oficial" de saludo a funcionarios de mucho mayor nivel, saltando niveles
jerárquicos, para lo cual se ha estructurado un cuadro de jerarquías que debe tratar de
observarse.

EN EL SECTOR PÚBL¡CO:

Los saludos oficiales o ¡nstituc¡onales, sólo pueden ser suscritos por los siguientes
funcionarios para las autoridades que se indica:

01. Un Ministro al Presidente de la Bepública, a otro M¡nistro o a ¡nferiores

jerárquicamen te.

42. Un Vice m¡nistro, a¡ ministro a otro v¡ce min¡stro e inferiores jerárquicamente

Un D¡rector general al vice minislro o a otro ditector general o inferiores

jerárquicamente

03. Un Director a un director general o a otros directores o inferiores jerárquicamente

04. Un jefe de oficina a un director a otros jefes de oficina o inferiores jerárquicos.

 PFOÍOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

No se debe remitir o suscribir una tarjeta de saludo oficial, saltando más de una
precedencia jerárquicamente superior. En caso de remitir una felicitación a un funciona-
rio de una.jerarquía superior, ésta debe ser en forma personal, ejemplo: un director a un
ministro, debe utilizar una tarjeta personal, sin logotipo de la institución ni indicación del
cargo que ocupa. Lo que indica que es netamente personal.

Cuando un director general envía en forma oficial, una tarjeta de fel¡citac¡ón por su
cumpleaños a un vice ministro, en ella, hace extensivo los saludos del personal a su
cargo. Si un funcionario de menor nivel al de director general, remite otra felicitación en
forma oficial, es decir en una tarjeta con el logotipo de la institución y en la que se señala
el cargo que ocupa, lo que está haciendo es un acto de descortesía, con el superior al
reiterar individualmente un saludo ya efectuado corporativamente.

EJEMPLO:

LOGOTIPO

ELDTK'.ECTO\?ELER\AL,f ANCrcNú.IOS)''.IKA&IJAEOK'.ES

DET:ED¡KECCIÓN§E^&ryL'19\AÑPOKTETEKKTST\E,TI'E.

EK7'TO ?IIICEKDL ,{7CEKLLEEA&SU SALADO A

^@NEL
I:7 INE. ELS:7 c:lXKEKr' DE ESC:1!A)\".8, $LE! gi+AE Su

cil:-r{?LL4ÑOS)'E.uXE-§:1-\LESAStutÜOKfSUESEOSDEDI-

C'{1)'TELICIDAD.

ING, WIL!-IAM JARA VIDAL

IIMA, OCTUBRE DE 1997

PBOTOCOLO Y CEFEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

Cuando un subalterno de menor jerarquía, desea hacerse presente, con un saludo

a una autoridad de mayor nivel, debe hacerlo personalmente o por escrito mediante una
esquela sin membrete y a título personal, debido a que el saludo oticial ha sido a través
del jefe del órgano.

Re¡teramos que un servidor de cualquier jerarquía inferior, pueda dirigirle una tarje-
ta personal a un funcionario de jerarquía superior, siempre que en la tarjeta no aparezca
el logotipo de la ¡nst¡tución y menos el cargo que desempeña, este saludo, será estamos
seguros, muy apreciado.

EN LA EMPRESA PRIVADAI

En la empresa privada, se procede en forma similar al caso anterior, con la siguiente

precedencla en las felicitaciones:

01 . El Presidente de Directorio, a otro Presidente de Directorio o inferiores jerárquicamente,

02. Gerente General al Presidente del Dlrectorio a otro gerente general o inferiores
jerárquicamente.

03. Gerente al Gerente General, a otro gerente o inferiores jerárquicamente.

Los cuadros que anteceden no impiden que un funcionario de menor nivel, salude
personalmente a un superior jerárquico de mayor nivel o suscr¡ba una tarjeta "personal"
de saludo, recordemos que la tarjeta oficial de la oficina o empresa, debe estar suscrita
por el funcionario que Ie sigue en jerarquia al que se saluda.

Conocemos que por polilica de algunas empresas o ¡nstituc¡ones, para remit¡rtarje-

tas de saludo, han dispuesto que éstas únicamente pueden sersuscritas porel funciona-
rio de mayor jerarquía, lo que en procedimiento está bien, se debe evitar es que los
funcionarios de menor jerarquía suscriban otras tarjetas ¡nstitucionales paralelas.

Los saludos que se efectúen, deben ser remitidos en tarjetas especiales, sugiriendo
el tamaño A5 e impresa en cartulina kimberli o ecológica. El color de'la cartul¡na es
aconsejable que sea similar a los colores que identifican a Ia institución o empresa, de no
contar con un color especial se debe adoptar uno que caracter¡ce a la organización en
sus tarjetas y sobres.

244
 PBOTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PEIVADAS

MODELO DETARJETA:

LOGOTIPO

El Presidente del Directorio de tndustria América 5.A., u/"¿¿a a la

¿¿¿fi4¿f4 1&¿4, %l,atáa. RrocT S,at<zlz7, <a* aol,¿t¿ d¿ ¿¿l¿áqan ¿¿¿ 6aaatá¿1,¿ra ?
¿a¿¿ Ézé/¿¿¿a ¿a. oÉaalaa,¿¿a¿ lala ¿a¿aa ¿a d4. a4a¿k<¿¿¿aa /z<áa, faa wlo+eo
441/.e/44 ¿a k/1¿114¿ ¿¿<¿a
, Íaanaal,

ARO. CESAR IBARRA DELGADO, á

h¿ ¿ztll:t¿¿¿t¿¿¿ ¿¿ aa e¿.!¿¿e¿ aaa¿-
¿ty'¡¿¿.a.
dzzaztÁ* q e¿f¿t t4 t¿t4444¿.

Lima, 1 0 de noviembre de 1997

Las letras cursivas y la Íecha deben ser añadidas con la computadora o máqurna
de escribir.

245
PROTOCOLO Y CEFEI\,4ON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

LOS OFICIOS DE FELICITACIóN

La oficina de protocolo no siempre debe utilizar las tarjetas o esquelas para remitir
saludos o felicitaciones externas, por etiqueta se utiliza según sea el caso los formatos
del oficio o carta. La tarjeta le da un sentido más familiar al saludo, lo que sign¡fica que en
caso de imprimir mayor sentido protocolar a Ia comunicación se debe utilizar otros formatos.
Veamos en las siguientes páginas ejemplos en los que se utilizó el oficio, guardando la
precedencia descrita anteriormente, es decir de presidente a presidente de gerente ge-
neral a similar jerárquico:

Lima, de noviembre de 1 997.

of. Ne -97-

Señor:
Dr. N/ANUEL ROI'/ERO CARO
Director del Diario cESTIÓN.
Ciudad.

De mi consideración:

A nombre del Directorio de lndustrias América S.A., y mío propio,

tengo el agrado de dirigirme a usted a efecto de hacer llegar nuestro saludo al cele-
brarse el V Aniversario de creación del diario de su Dirección.

Me es particularmente grato, expresar a usled los mejores deseos

para que continúen los éxitos en la ímportante func¡ón orientadora y canalizadora de
la opinión pública que vienen cumpliendo.

Aprovecho la oportunidad, para reiterarle las consideraciones de mi

mayor estima personal.

Atentamente

INg. VÍCTOR TREGUER BERNAOLA

Presidente del Directorio de lndustrias América S.A.

246
 PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUC'ONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Lima, de octubre de 1997

of. Na -97-

Señor:
INg. JUAN INCHÁUSTEGUI VARGAS,
Presidente del lnstituto
Superior Tecnológico - TECSU P

Ciudad.

De mi consideración:

A nombre del Directorio de lndustrias América S.A., y mío propio,

Tengo el agrado de d¡r¡girme a usted a efecto de hacer llegar una felicitación
especial por el XVI Aniversario de creación del lnst¡tuto Superior de su Decanato.

Expreso a usted los mejores deseos para que continúen Ios éxitos,
en la labor educativa que cumple el TECSUP.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad, para expresarle las

consideraciones de mi mayor estima personal.

Atentamente

rng. vÍcToR TREGUEB BERNAOLA

Presidente dei Directorio de Industrias América S.A.
PFOTOCOLO Y CEREI\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Lima, de octubre de 1997.

of. Ne -97-

Señora:
Lic. JULIA CISNERoS URBANI,
Jefa del Consejo Nacional
de Tasaciones - CONATA.

Ciudad.

De mi consideración:

Tengo el agrado de dirigirme a usted con la finalidad de hacer

llegar un afectuoso saludo por el Aniversario de creación de la lnstitución de su
Jefatura.

Así mísmo, hago llegar a usted, mis mejores deseos de éxito, en

la importante labor que cumple el Consejo Nacional de Tasaciones en el PaÍs.

Beiterando mi felicitación por el aniversario institucional, aprove-

cho la oportunidad para expresarle las consideraciones de mi mayor estima
personal.

Atentamente

lng. LUIS DONAIRE ORMEÑO

Gerente General de lndustrias América S.A.

1ÁQ

,-,
 PROTOCOLO Y CEREN¡ONIÁL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Lima, de octubre de 1997.

of. Ne -97-

Señor:
lng. MARIO HIVEBA ORAMS,
Director del lnstituto Superior
TECSUP

Ciudad.

De mi consideración:

Tengo el agrado de dirigirme a usted con la finalidad de hacer

llegar mi más afectuoso saludo por EL XVI Aniversario de creación del lnstituto
Superior de su Dirección.

Así mismo, hago Ilegar a usted mis meiores deseos de éxito, en

la importante labor educativa que cumple el TECSUP

Sin oho particular, aprovecho la oportunidad, para expresarle

las consideraciones de mi mayor estima personal.

Atentamente

lng. LUIS DoNAIRE OR[/EÑo

Gerente General de lndustrias América S.A.

a,to
PBOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CALENDARIO CIVICO

MES DE ENERO

Año Nuevo 01
Día mundial de la Paz 01
Natalicio del autor 03
Día de los Reyes Magos 06
DÍa de Ia Marina Mercante 08
Día del lngeniero Electrónico 13
Día del Trabajador Gráfico 14
Fundación de Lima 18
Día del Mar
Homenaje a los Periodistas de Ucchuracay ¿o
Firma del Tratado de Límites con el Ecuador ¿J
Dia Mundial de la lepra

MES DE FEBRERO

Día de la Educación Nacional 01

Día del Libro lnfantil 02
Día de los Abogados 02
Nacimiento de José Antonio de Sucre 03
Nacimiento de Andrés Avelino Cáceres 04
Fiesta de la Candelaria en Puno Fiesta Movible
Día de la salud 07
Día del empleado 07
Nace Ricardo Palma 07
Se establece la Bibtioteca Nacional 08
Aniversario de Pedro Vilcapaza 08
Muere José Gálvez Barrenechea 08
Día Mundial de la Salud no
lnauguración del Hospital Guillermo Almenara 10

,<n
 PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Día lnternacional del Enfermo 11

Día del escritor Peruano 11

Nacimiento de Garcilaso de la Vega t¿
Día de la Amistad t!)

Día de San Valentin 14

Día de las Américas 14
Día de la eliminación de la Descriminación Racial 21
Día del Agua 22
Día de la Tierra 22
Día del ldioma 23
Día Forestal Nacional ¿o
Día Metereológico Mundial 23
Día del Tecnólogo Médico 27
Aniversario de la U. del Pacifico 28
Día del vendedor 29

MES DE MARZO

Día lnternacional de la Mujer 08

DÍa Mundial del Consumidor t5
Martirologio de Mateo Pumacahua 17
Día Mundial de la Forestación ¿t
Día Mundial del Agua
Día de los Ciclistas
Día de la Meteorología 25
Día de la tnstalación de la Logia Masónica del Perú. 26
Día Mundial del teatro 27
Día lnternacional de las Trabajadoras del Hogar 3C

MES DE AERIL

Dia del Abogado 02

Día lnlernacional de Libro lnfantil 02

251
PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN IAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Johnn Gutenberg, lmprime el Primer libro 03

Día de la Amistad Peruano-Japonesa 03
Día de la Cirugía Peruana 05
Creación del Servicio de Radio Patrulla pNp 06
Día de la Pachamama (lnst. Protec.Med. Amb. 06
Dia Mundial de la Salud ñ'7
DÍa del Economista 08
Día del Migrante 10
Dia del Arqueólogo 11
Nacimiento de Julio C. Tello 11
Nace el lnca Garcilaso de la Vega 12
Día de las Américas 14
Día de la Creación de la OEA 14
Día del D¡sAñador de lnteriores 15
Día del Poeta Peruano 15
Fundación de la Cruz Roja Peruana 17
Día del Magister en Relaciones públicas 18
Día del Servicio Aerofotográf ico Nacional 18
Nacimiento de Abelardo Quiñones 22
Día de la Tierra 22
Fallecimiento de Miguel de Cervantes Saavedra 22
Fallecimiento del lnca Garcilaso de la Vega 22
Día del ldioma Castellano 23
Día de la lngeniería del Ejército
Día del Abuelo 25
DÍa de Ia Secretaria 26
Día del Vendedor 29
Día del Psicólogo 30

MES DE MAYO

Día del trabajo 01

Aniversario del Combate del 2 de mayo 02
DÍa de ia Artiliería o2

252
 PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Día de la Cruz 03
Día Internacional de Ia Libertad de Prensa na
Fundación del Diario El Comercio de Lima o4
Día lnternacional de la Partera ^tr
Día de la Enfermera Técnica 06
Día del Turismo 06
Día Mundial de la Oración 07
Día del Archivero 10
Aniversario de María Parado de Bellido 11

DÍa de Ia Madre (Segundo domingo)

'tr'\
Día de las Universidades Peruanas
Día del Fiscal y del Ministerio Público t¿
Día de la Minería Peruana t¿
Día del Químico Farmacéutico
1A
Día de la Escuela Nacional de Artes Gráf icas
Día Continental del Seguro 14
Día Mundial de las Telecomun icaciones 17
Día lnternacional del Museo tó
Sacrificio de Túpac Amaru y Micaela Bastidas 18
Día del Pisco (Tercer domingo)
Día de la Virgen María Auxiliadora z+
Día de la Educación inicial 25
DÍa de la lntegración Andina 26
T\l^ ¡^t,,Ji^*^ l\l^rir,^ 27
Día lnternacional de la Salud de Ia Mujer 28
Dia Nacional de Reflexión sobre Desastres Naturales ., I

Día del No Fumador ,Jt

DÍa Mundial de las Comunicac¡ones Sociales _ Jl

MES DE ".'UNIO

DÍa de la Cruz Roja 0l

Día lnternacional de Niño UI
Dia Cívico Censal 01

) q1.
PFOTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Díá del Telefonista 02

Día de José Faustino Sánchez Canión 02
Aniversario de la muerte de Julio C. Tello 03
Día mundial del Med¡o Ambiente 05
Aniversario de la Batalla de Arica 07
Día de la Bandera 07
Día de Fco. Bolognesi 07
Día del lngeniero 08
Día del Reencuentro con Almas por la Paz 09
Día de los Derechos Humanos 10
Día de la lndustria Nacional 12
Día de Toribio Rodríguez de Mendoza 12
Día del lnvestigador de la Seguridad Social .12
Día del Pa'dre (Tercer domingo)
Dia del Reportero Gráfico t5
Día del Relacionista Público Peruano 18
Aniversario del 1q Grito de Libertad Fco, De Zela 20
Día lnternacional de la Música 21
Día del Campesino ¿+
Día del SIDA
Día de la Asociación de Canillitas 24
Día del Registro Civil ¿o ^
Día lnternacional contra el Tráfico de Drogas ¿o
Fundación de la Federación Médica del Perú 26
DÍa Mundial de Ia Diabetes 27
Día del Avicultor ¿/
Día de José Olaya (dÍas del Pescador)
San Pedro y San Pablo 29
Día de Ia Comunicación del Ejército 29

254 I
 PROTOCOLO Y CEBEiVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

MES DE JULIO

Día de la DINCOTE 05
Día del Maestro 06
Día de la Policía Fiscal 06
Creación del Colegio Médico Veterinario 08
Día de las Batallas de Pucará, Marcavalle y Concepción. 09
Aniversario de la Batalla de Huamachuco 10
Día de Leoncio Prado 10
Dia Mundial de la Población 11
Día del Lustrador del Calzado 12
Día del Material de Guerra 15
Oía de la V¡rgen del Carmen '16

Día lnternacional de la Empleada del Hogar 16

Día del Preso o lnterno 16
Día del lnvestigador Agrario to
Día del Niño en el Perú 16
DÍa del Contador 17
Día de la Federación de Periodistas del Perú 18
Día del Ahonista 18
Día del Cpta. FAP Abelardo Quiñones 23
Aniversario de Ia Fuerza Aérea del Perú ¿o
Aniversario del Nacimiento de Simón Bolívar 24
Día la Batalla de Zarumilla 24
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
DE NEGOCIOS PARA GRADUADOS (ESAN)
Aniversario : Fundado 1963 25
Aniversario Patrio, Día de la lndependencia 28

MES DE AGOSTO:

DÍa del Diplomático Peruano

Día del Magistrado - Juez 04
Aniversario de la Batalla de Junin 06

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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

Día de la Caballería del Ejército 06

Día del Nutricionista 06
Día de la Policía de Seguridad 07
Día lnternac¡onal de las Comunidades lndígenas 09
Dia del Servic¡o Jurídico Militar 10
Aniversario de Radio Patrul¡a 10
Día de Arequipa t5
Muerte de José de San Martín
Semana de Defensa del Consumidor 19
DÍa Mundial de Folclore
Día de la Bicicleta 22
Día del Trabajador Ambulante ¿c
DÍa de la Amistad en las Relaciones Públicas
Día de la DINANDRO 24
DÍa Mundial de la Ancianidad ¿o
Día de la Defensa Nac¡onal
Día del Donante de Organos 27
Día de Tacna 28
Creación de la Bibl¡oteca Nacional 28
Día del Cartero Peruano 29
Día lnternacional del Terapista ¿V
Día del Secretario de Juzgado 29
Santa Rosa de Lima 30
Día de la Enfermera JU
Día de la Policía Nacional 30
Día de Ramón Cast¡lla
Día de la Obstetricia JI
DÍa Mundial de Lucha contra la Malaria 31

MES DE SETIEMBRE:

Primera Semana de la Educación Vial o1

Día de los Derechos Cívicos de la Mujer 01

25é
 PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

Día del Servicio de lntendencia del Ejercito 01

Lucha por la Abolición de la lnquisición 03

Día del Trabajador Electricista 05
Aparición del Primer Diario del Peruano 05
Día del Petiso 06
Derechos Cívicos de la Mujer Peiuana 07
Día Internacional de la Alfabetización o8
Desembarco de San Martín en Paracas 08
Dia de la Población 11

DÍa del Contador Público 11

Día de la Conf raternidad Policial 15

Día del Técnico 16
Día de la Familia (segundo domingo)
Día de la Paz 21

Día de la Primavera ¿ó
Día Mundial de la Familia y la juventud ¿é
Día de la Aviación Nacional ¿é
Día del Arbol
Día de la Juventud 2,7

Semana de los Derechos del Niño 24

Día de José Gálvez Z+
Virgen de la Merced ¿L+

Día de la Fuerza Armada Peruana 24

Semána Nacional de los Derechos del Niño 24
Día del Trabajador Postal 24
Día lnteramericano de las Belaciones Públicas- 26
Día Mundial del Turismo 27
Día Mundial de la Familia 27
. Día de la Biblia 27
Día Latinoamericano por el Derecho al Aborto ¿ó

Día de la Operadora Telefónica 28

257
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

MES DE OCTUBRE

Día del Periodista 01

Fundación de la Real Academia de la Lengua U.J
Día del Notario 04
Día de Daniel Alcides Carrión 05
DÍa de la Medicina Peruana
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Dia lnternacional del Hábitat 05
Día del Canillita
Día de Flicardo Palma Ub
Día lnternacional de Agua 07
Día de Badio Programas del Perú 07
Dia lnteramericano del Agua (Primer Sábado)
Día de la Educación Física y del deporte .08
Combate de Angamos o8
Creación de la Marina de Guerra del Perú 08
Día de la Salud Mental 09
'
Día Mundial del Correo 09
Día de la Obstetricia Nac¡onal 10
Día de la Prevención de los Desastres Naturales 11
Día de la Faza t¿
Día del Turismo Peruano 12
Día del Minusválido tb
Día Mundial de la Alimentación lo
Día del Sastre lo
Día de la Alimentación Mundial to
Día de la Amistad Peruano-Africana '19
Firma del Tratado de Ancón ¿v
Día del Periodista Deportivo 20
Creación de la Bandera y Escudo del Pertl ¿l
Día de las Naciones Unidas
Día del Trabajador de Construcción Civil 25
Aniversario de Ia Fundación del SENCICO 26
Día del lngeniero 27

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 PROTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Día de la Canción Criolla ., I

DÍa de Brujas (Halloween) JI

MES DE NOVIEMBRE

Todos Santos 01

Día de los Difuntos 02

Día de la Pequeña Empresa 02

Aniversario de Tupac Amaru 04

Semana Forestal Nacional 05

Día del Trabajador MunlciPal 05

Día del Árbol 05

Día de la Biblioteca Escolar y del Libro 10

Semana de la Vida Animal 12

Día de los Toreros 12

Día del Pediatra 12

Semana de la Vida Animal IJ

Semana de la Calidad 13

Día de los Avioneros 14

Día de las Monjas 15

Día de los Derechos del Niño 20

Día del Músico

Día de Ia No-Violencia de la Muier 25

Día Mundial del No Consumo de Plagicidas 25

Día de la Infantería ¿o

Batalla de Tarapacá 27

259
PROTOCOLO Y CEBEIVONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Día de Andrés Avelino Cáceres 27

Día de Andrés Bello (Convenio Andrés Bello) ,o

Día del Convenio de la lntegración Andina ¿J

Día de la Industria 30

MES DE DICIEMBRE

Día del Ahorro 0l

Día del Aduanero lberoamericano 01

Día Mundial del SIDA 01

Día del Reservista 03

Día de lá Odontología Peruana 04

Día del Bombero 05

Día de la Policía Nacional 06

Día del Locutor 08

Día del Ejército 09

Aniversario de la Batalla de Ayacucho 09

Día Mundial de Ios Derechos Humanos 10

lnmaculada Concepción 08

Aniversario de la Batalla de Ayacucho ^ó

Día de los Derechos Humanos 10

Donación de Corneas 10

DÍa de Ia UNICEF 11

Día del Cooperativismo Peruano 14

Día del Agua ,,

2óO
 PROTOCOLO Y CERE¡¡ONIAL EN LAS TNSfITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Día Mundial de la Música

Navidad 24

Dia de los lnocentes 28

Dia de la Libertad, Proclama de Trujillo ¿Y

Año Nuevo 31

2é1
PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CALENDARIO CíVICO INSTITUCIONAL

ENERO

Año Nuevo

MARZO

Día lnternacional de Ia Mujer

ABRIL

Día de lá Secretaria

MES DE MAYO

Día del Trabajo 01

Dia de las Universidades Peruanas 12
Día de la Madre (Segundo domingo)

JUNIO
^
Día del Padre (Tercer domingo)

JULIO

Proclamación de la lndependencia

DICIEMBHE

Navidad 24
Año Nuevo 31

262 -\

I
 PROTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIIVADAS

CALENDARIO CIVICO EN LA EMPRESA PUBLICA

ENERO

Año Nuevo 01

MARZO

Día lnternac¡onal de la Mujer 08

ABBIL

Día de la Secretaria ¿o

MES DE MAYO

Día del Trabajo 01

Día de la Madre (Segundo domingo)

JUNIO

Día del Padre (Tercer domingo)

JULIO

Aniversario Patrio 28

DICIEMBRE

Navidad 24
Año Nuevo 3l

2ó3
PFOTOCOLO Y CEBEIúONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

CALENDARIO CíVICO EN LA EMPRESA PRIVADA

ENERO

Año Nuevo 01

MARZO

Día lnternacional de la Mujer 08

ABR¡L

Día de la Secretaria 26

MES DE MAYO

Día del Trabajo 01

Día de la Madre (Segundo domingo)

JUNIO

Día del Padre (Tercer domingo)

Aniversarlo Patrio

DICIEMBRE

Navidad
Año Nuevo

la4
 PROTOCOTO Y CERE¡,,IONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y P

ANIVERSARIOS NACIONALES DE LOS PAISES

ENERO

Cuba 01 Triunfo de la Revolución

Haití 01 Proclamación lndePendencia

Australia 26 Día Nacional

lndia 26 Día de la RePública

FEBRERO
Nueva Zelandia 06 DÍa Nacional
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trtdt ¡áucl 07 Día de la lndependencia

lrán 1 1 Victoria de la Rev. lslámica

Guyana 23 Día Nacional

República Dominicana 27 Proclamación lndependencia

MARZO
Bulgaria 03 Día Nacional

Marruecos 03 Fiesta del Trono

Hungria 15 Día Nacional

Pakistán 23 Día Nacional

Grecia 25 Proclamación lndependencia

Bangladesh 26 Día Nacional

Malta 31 Día Nacional

ABRIL
LJ,,-^-,^
r ru, rg, ,o 04 Aniversario Liberación
a^^áá.
vur rvysr 04 DÍa de la lndePendencia

265
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Dinamarca 16 Natalicio de S.M. Margarita ll

Siria 17 Aniversario de la Evacuación
I
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1 8 Proclamación lndependencia
Zimbabue 1 I Proclamación lndependencia
Yugoslavia 26 Día de la Constitución
Tanzania 26 DÍa Nacional
PaÍses Bajos 30 Aniversario S.M.Reina Beatriz

MAYO

Polonia 03 Promulgac¡ón Constitución 1789

Checa y Eslovaca 09 Día de la Liberación

Paraguay 1 4 Aniversario lndependencia
Noruega 17 Aniversario Constituc¡ón
Argentina 25 Día Revolución de Mayo

JUNIO
Italia (movible) O2 Proclamación de la República

Suecia 06 Día Nacional

Portugal 10 Día Nacional
Federac¡ón Rusa 12 Declaración de la Soberanía
Filipinas 12 Dia de Ia lndependencia
Gran Bretaña 15 Nata¡icio S.M.lsabel ll
lslandia 17 Día de la República
Luxemburgo 23 Día Nacional
Orden Soberana y Militar de Malta 24 Día de San Juan
Santa Sede 29 Día del Papa

766
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PBOTOCOLO Y CEHEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

JULIO
Canadá 01 Proclamación Confederación
Estados Unidos de Norteamérica 04 Proclama lndependencia
Venezuela 05 Proclama lndependencia
Franc¡a 14 Toma de la Bastilla

lrak 17 Día Nacional

Colombia 20 Proclamación lndependencia
Bélgica 21 Día Nacional
Egipto 23 Oía de la Revolución
Perú 28 Proclamación lndependencia

AGOSTO

Suiza 01 Fundación Confederación

Bolivia O6 Proclamación lndependencia

Jamaica 07 Proclamación lndependencia

Singapur O9 Día Nacional

Ecuador 1 0 Proclamación lndependencia

República de Corea '15 Día Nacional

Congo 15 Revolución del 13,14 y 15

lndia 15 Día de la lndependencia

lndonesia 17 DÍa de la Independencia

Hungría 20 Reintegración Provincias Hist.

Uruguay 25 Proclamación lndependencia
Malasia 31 Día Nacional
Trinidad Tobago 31 DÍa de Ia lndependencia

SETIEMBHE
PROTOCOLO Y CEHEMON¡AL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Eslovaquia 01 Día de la Nuev. Constitución

Lib¡a 01 Aniversario de la Bevolución

Brasil 07 Proclamación Independencia

República Popular Democrática de Cotea 09 Aniversario de la Fundación

Etiopía 12 Día de la revolución del Pueblo

Costa Rica f 5 Proclamación lndependencia

El Salvador 1 5 Proclamación lndependencia
G uatemala 1 5 Proclamación lndependencia
Honduras 1 5 Proclamación Independencia
México .
1 6 Proclamación lndependencia
Chile 18 Día Nac¡onal

OCTUBRE
China 01 Día Fundación Bep. Pop.
Bepública Arabe Saharaui Democrática 01 Proclamación lndependencia
01 DÍa de la lndependencia
Nigeria 01 Día Nacional

Guinea 02 Día de la lndependencia

República Federal Alemana 03 Día Nacional
España 12 Fiesta Nacional
Zambia 24 Día de Ia lndependencia
Austria 26 Día Nacional

Checa y Eslovaca (Día Nacional) 28 Día Nacional

Tu rqu ía 29 Proclamación de la República

)ta
 PROTOCOLO Y CEREIIlONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PHIVADAS

NOVIEMBRE

Arge¡ia 01 Aniversario de la revolución

Panamá 03 Proclamación lndependencia
Rusia 07 Aniversario Bevolución
Cambodia 09 Día Nacional
Bélgica 15 Día de la Dinastía
Líbano 22 Día de la lndependencia
Zaie 24 DÍa Nacional
Sur¡nam 25 Día Nacional
Albania 29 Día de la Liberación
Yugoslavia 29 Proclamación Flepública
Barbados 30 Día de la lndependenc¡a

DICIEMBRE
Rumania 0l Cul.Proceso Unidad Nacional
Tailand¡a 05 Natalic¡o S.M. B.A. Rama lX
Finlandia 06 Proclamación lndependeneia
Costa Marfil 07 Día Nacional
Burkina Fasso 1 1 Día de la lndependencia

Kenia 12 Dia de Ia Nación

Níger 18 Proclamación de Ia República

Japón 23 Natalicio del Emperador

N epal 24 Nacimiento S.M. El Rey

26?
PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSfITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

ANIVERSARIO DE UNIVERSIDADES DEL PAIS

ENERO

Universidad Nacional del Centro del Perú - Huancayo 02.

Universidad de Tacna 03

Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas 03

Universidad Particular de Ciencias y Tecnología 03

Universidad Particular del Norte 03

Universidad Nacional de Ia Amazonia Peruana - lquitos 04

Universidad Particular Marcelino Champagnat ' Lima 05

Univers¡dad Particular San Pablo 10

Universidad Particular de Chiclayo 11

Universidad Nacional de Ingeniería 20.

FEBRERO
Uníversidad Nacional del Altiplano - Puno 10

Universidad Nacional de Cajamarca 13

Universidad Nacional Agraria de la Selva - Tingo María 20 _1

l.lnivers¡dad Nacional Hermilio Valdizan - Huánuco 20

Universidad del Pacifico - Lima 28

MARZO
Universidad Nacional San Antonio Abad del Cusco 01

Universidad Nacional de Piura 03

Universidad Particular Juan XXlll - Chepén 07

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274 I
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PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PFiIVADAS

Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo - Lambayeque t/

Universidad Particular Abrahan Valdelomar 19

Un¡versidad Part¡cular San Juan Bautista 't9

Pont¡ficia Universidad Católica del Perú - Lima 24

ABRIL
Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle 07
Universidad Nacional Daniel Alcides Carrión -Cerro de Pasco 23

Universidad San Cristóbal de Huamanga - Ayacucho 24-

Universidad de Lima 25
Universidad Alas Peruanas 26
Universidad Cristiana del Perú María lnmaculada - Lima 26

MAYO

Universidad Nacional de la Libertad - Trujlllo 10

Día de las Universidades Peruanas 12

Universidad Nac¡onal Mayor de San Marcos 12

Universidad de San Martín de Pones - Lima 17

Universidad Andina del Cusco 23

Universidad Nacional Santiago Antunez de Mayolo - Huaraz 26

Universidad Particular de lquitos 30

JUNIO
Universidad Particular de Huánuco 05

Universidad Part¡cular Los Angeles - Chimbote 10

Universidad de Piura 12

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PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

Universidad Tecnológica de los Andes . Abancay 07

Universidad Nacional de Huancavellca 20

Universidad Nacional de Tumbes ¿.)

Universidad San Pedro - Chimbote 25

JULIO
Universidad Bicardo Palma - Lima 01

Universidad San Cristóbal de Huamanga - Ayacucho 03- l

Universidad Nacional de lngeniería 19-

Universidad Nacional Agraria La Molina - Lima 22

Universidad Particular Antenor Orrego 27

AGOSTO
I
Universidad Nacional de San Agustín - Arequipa 06
JI
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Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann - Tacna
I

SETIEMBRE
Universidad Nac¡onal del Callao o2
Universidad Peruana Cayetano Heredia - Lima 22

OCTUBRE
Universidad Nacional Federico Villareal - Lima 30

NOVIEMBRE
Universidad Particular César Vallejo - Trujillo

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I

PROTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PRIVADAS

DICIEMBRE
Universidad Católica Santa Maria - Arequipa 06

Universidad San lgnacio de Loyola - Lima 07

Universidad Particular Norbert Wienner 09

Universidad del Centro del Perú - Huancayo 16t

Universidad Nacional de San Martín - Tarapoto 1 I
Universidad Nacional de Ucayali - Pucallpa 18

Universidad Nacional de San Luis Gonzaga de lca 20

Universidad Nacional del Santa - Chimbote 20

Universidad lnca Garc¡laso de la Vega - Lima 21

Universidad Femenina del Sagrado Corazón - Lima 24

Universidad de Moquegua 24

Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez - Juliaca - Puno 28

Universidad Peruana Los Andes -Huancayo 30

Universidad Peruana Unión - Lima 30

Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión - Huacho 31

Ver pá9.69

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CAPITULO X

LAS HONRAS
FUI{EBRES
LOS FESULTADOS DEPENDEN DE UN
BUEN PROYECTO DE ORGAN¡ZACION,
OUE PREVEA LA EFICIENCIA Y LA
EFECIIVIDAD OE LOS FECURSOS

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 PHOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTIfUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

I,AS HONRAS FÚNEBRES

Es paradójico ocuparnos de las honras fúnebres, pero es norma de la etiqueta

protocolar tratar el tema. Cualquier dla -que rogamos nunca se presente y si lo hace no
sea con cont¡nuidad- al concurrir al centro de trabajo nos damos con la funesta noticia
del sensible fallecimiento de un compañero de trabajo, a quien conocimos cercanamente
o de vista; también se da el caso de la muerte de un familiar de algún colega, en estos
casos es donde nuestro deber en cumplimiento de la función del cargo, nos obliga a
aplicar inmediatamente las normas que se lengan establecidas en la empresa o ¡nstitu-
ción.

A}.ITECEDENTE
El Ministerio de Relaciones Exter¡ores, ha normado los "Honores Fúnebres": cuan-
do se trata del faliecimiento de un Presidente de la República dice por ejemplo:

Al fallecimiento de un presidente de Ia república en función, se le tributará los si-

l guientes honores: Se anuncia el fallecimiento con 21 cañonazos, se ordena izar el pabe-
j Ilón Nacional a media asta en todos los edificios públicos, se declara por Decreto Supre-
mo días de duelo nacional y la ceremonia de velación y entierro se e{ectúa con protocolo
especial, en el que se considera la velación, los honores públicos y el traslado del féretro
i
en un carruaje jalado por caballos etc.
I
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277
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PBOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICASY PBIVADAS

lgualmente se han normado Ios honores en caso del fallecimiento del Presidente del
Congreso, el Presidente de la Corte Suprema, del Cardenal etc.

FALLECIMIENTO DE UN COMPAÑERO DETRABAJO

Las honras fúnebres en el centro de kabajo, tema bastante sórdido pero necesario
y que no fue nunca normado en Ia empresas, por lo que considero conven¡ente tratar de
normalizarlo, para su uso en el momento que lamentab¡emente debe hacerse:

01. Conocida la noticia, se debe coordinar la visita de la asistenta social o del jefe de
personal a la casa de la familia, con la finalidad de apoyar las gestiones que se
deben efectuar con el Seguro Social, para el pago de los gastos de sepelio. S¡ en el
centro de trabajo se cuenta con un seguro de vida, ponerse en contacto con el
Broquer para que apoye con las acciones del caso.

Existen seguros de la empresa que cubren los gastos de sepelio, ¡guatmente se

tiene la cobertura en el CTS, AFP etc..

En los momentos de dolor existen -felizmente muy pocas- empresas que tratan de
sorprender a los deudos, ofertando entierros que están por enclma del monto de
reposición que cubre el seguro social o las otras forma de cobertura, -después de
transcurrido el entierro- crean una buena deuda a los familiares, por haber firmado
por el apuro letras u otros documentos bancarios.

Todo los seguros y sus coberturas que tiene la empresa para sus fabajadores,
deben estar inscritos en un [bro especial y de ser pos¡ble tratar de elaborar un
"manual del usuario"o "guía de procedimientos", que permita a la familia, acceder en
el menor tiempo posible a las diferentes coberturas.

02. Conocida la ubicación del local donde se velarán los restos, la lnst¡tución envÍa uno
o varios aparatos florales, según sea el caso, con tarjeta identificatoria (Tarjeta con
el nombre de la Inst¡tución), y ubica en el cuadro de información institucional la nota
correspondiente.

Si particularmente los funcionarios o trabajadores man¡fiestan su deseo de enviar

flores, se les debe recordar que cuando una ofrenda es personal, debe ser tipo Cruz i

o corona, debido a que es prerrogativa de los famtliares enviar "lagrimas de flores".

27e
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 1

PFOTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUELICAS Y PFIVADAS

03. Se acostumbra por parte de Ia empresa o institución conlratar una publicación en él

Diario EI Comercio en Lima o en provincias en el diario de mayor circulación, publi-
cación que debe tener una dimensión de tres columnas por seis centímetros.

04. Se coordina con la oficina de administrac¡ón, el uso de la movilidad, para que los
:^ f uncionarios y trabajadores, asistan al velatorio.

05. Algunos familiares no desean rec¡b¡r directamente el pésame y ruegan que lo hagan
por tarjeta, lo que debe ser coordinado, para poder instruir a los compañeros de
trabajo, si es por tarjeta al momento de depositar ésta en la respectiva bandeja o
porta tarjetero se debe doblar la punta inferior derecha de ia misma, en este caso se
puede utilizar Ia tarjeta personal ¡nstitucional.

TARJETA DE PÉSAME

l¡re . An¡¡noo Por¡e Lorrz.q

En el caso que el fallecimiento sea en provincias, se remite un telefax a la famlha,

pudiendo usar ¡as sigu¡entes frases:

1, Mi más profunda condolencia.

2. Unidos en el dolor, sentimos el lamentable fallecimiento de...

3. Reciba nuestra compañía en el dolor, por la pérdida de...

4. Hacemos votos por que el AltÍsimo lo acoja en su seno y a ustedes les brinde la
tranquilidad que en estos momentos requieren, por la pérdida de...

279
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PROTOCOLO Y CEHEIvIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PR¡VADAS

GUARDIA EN LA CAPILLA ARDIENTE

06. Es tradicional que los compañeros de trabajo, hagan guardia en la capilla ardiente,
por lo que se debe elaborar los cuadros de guardia, coordinando la hora que Ie toca
a cada uno y si es posible llegando a señalar la ubicación en el turno de guardia.

CORTEJO FÚNEBRE - CINTAS

07. Se coordina con los familiares los pormenores del entierro, para poner a disposición
los vehículos de la oficina o contratar un ómnibus.

Para conducir el féretro de la capilla ardiente al vehículo que lo transportará y del

vehículo al nicho, se debe elaborar un cuadro de precedencia, para acompañar al
difunto portando las c¡ntas que tiene el féretro, el mismo que puede ser elaborado
con el siguiente patrón:

Delante derecha 1e Jerarqu[a en la oficina

Delante izquierda 1e Pariente o relacionado
Al medio derecha 2e Jerarquía en la oficina
Al medio izquierda 2e Par¡ente o relacionado
Posterior derecha 3q Jerarquía en la oficina
Posterior izquierda 3e Pariente o relacionado

NOTA: Se puede dar el caso de cubrir las primeras cintas de la derecha e izquierda
con funcionarios de Ia oficina, dependiendo de quien maneje el protocolo, lo que
determinaría correr la prelación de cintas.

09. Antes de sub¡r el féretro al vehÍculo que lo transporta al cementerio o campo santo,
pueden hacer uso de ia palabra, un compañero de trabajo, estas palabras tambíén
puede hacerse en el primer descanso, que es cuando se baja el féretro del vehículo
al llegar a la entrada al cementer¡o.

10, El acompañamiento del féretro, tiene la siguiente precedencia: inmediatamente de-

trás del féretro se ubican los familiares más cercanos, le siguen los amigos y des-
pués los compañeros de oficina.

tl. En el último descanso antes del entierro, es conveniente coordinar que la máxima
autoridad o/a quien se delegue, haga uso de Ia palabra a nombre de la insiitución.

280

-)
 PROTOCOLO Y CEREI\,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

12 Terminado el entierro se debe coordinar con los familiares el lugar donde se renueve
el pésame o si se prescinde de esta ceremonia.
,n
con el entierro no term¡na la actividad, debido a que protocolo debe sol¡citar informe
y
al funcionario correspondienie, sobre los trámites de pago de benefic¡os otros a
que
ñuUiera tugar a los dáudos, igualmente estar informado hasta que concluya los trámites
de pago de seguros etc.

Por otra parte también eS conveniente que eljefe de la of¡c¡na donde trabajó,
coordi.
que se puedan
ne con la esposa o esposo o hijos, el recojo de sus bienes personales
encontrar en su escritorio de trabajo.

I
281

I
) .) )) ¡)ll))) )) i)
 CAPITULO XI

EL VESTII}O
EN EL PHOCESO DE F¡GURA Y FONDO,
EL PRI¡/EF PASO PABA LLEGAR AL FON-
DO, ES A TBAVÉS DE LA FIGURA,

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PFOTOCOLO Y CERÉMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVAOAS

LA \IE STIMENTA APROPIADA

Mucha agua corrió bajo el puente de la etiqueta, sin llegarse a definir un tipo de
vestimenta, para la presentación de las personas a cada una de las reuniones a las que
debe asist¡r.

En la época del presidente Manuel Prado fue muy utilizado et frac (saco óorto por
delante tipo torero y con cola larga partida en dos que termina en puntas, se complemen-
ta con un pantalón de Jantasía (a rayas) y un sombrero de copa), prenda indispensable
para juramentar como diputado o senador y comunes juntamente con el chaqué, en las
reuniones de embajadas o comidas de gala. (Se denomina chaqué al saco corto tipo
torero si,r cola).

Los políticos, fueron adalides de la elegancia, hasta que se presentó en el Congreso

' de la República, un diputado con camisa de franela, pantalón de dril, sostenido con una
soga anudada en reemplazo de la correa y ojotas (sandalia de iebe de llanta) en los pies,
lo que motivo tamaño revuelo en el periodismo, debido a que unos días antes se había
publicado unas fotografías del mismo inCivlduo, paseando en las calles de Suiza (donde
vivió muchos años), vestido con terno y abrigo de corte ingles.

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PBOTOCOLO Y CEBE|VIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

. El chaqué tiene un pariente más modesto, denominado el ,,smoking,', util¡zado co-

múnmente para reun¡ones sociales nocturnas e indispensable en cocte'ies y cenas de
gala; esta vestimenta tiene diferentes variables en el color, el más común el negro, el
blanco para el verano y los demás colores de acuerdo a la edad de la persona o al motivo
de su uso, el smoking se reconoce por las solapas forradas con seda o raso y acompaña-
da de Ia corbata michí.

En la actual¡dad en los clubes sociales es muy popular el smoking, su uso continuo

determinó diferencias para cada tipo de reunión: el más formal camisa de smoking con
botones negros y fajín de raso o terciopelo negro en la cintura; para recepciones y báiles,
acompañado de una cam¡sa de blondas y encaje; las corbalas desde el común michí a
las denominadas maverick, las de lazo, de cinta etc.

Desde el principio del siglo, el proletariado, puso de moda el llamado ,,terno,,, que
cons¡stía al igual que en nuestra época: de un saco y un pantalón, vestimenta que se
convirtió en una prenda indispensable de la burocracia administrativa. La moda determi-
na que el saco debe ser cruzado o no, alto o bajo, solapas anchas o delgadas, con
bolsillos tipo parche o no etc.

Esta vestimenta en nuestro país perduró hasta el primer gobierno del presidente
Fernando BelaúndeTerry, se trató de desterrarlo en la época del gob¡erno m¡litar, docenio
en el que se ordenó que los burócratas de las instituciones públ¡cas, llevaran vestimenla
informal y se dé preferencia en la atención a los usuarios, que acudieran a las reparticio-
nes estatales sin corbala y sin saco.

Hasta antes del "Gobierno Revolucionario" los estudiantes de los coleg¡os particula-
res, tenían como uniforme el terno con la corbata y los alumnos de los colegios nac¡ona-
les llevaban como prenda obligatoria, el uniforme denominado ,,caqui,, que se componía
de: camisa tipo mil¡tar con galones en los hombros, que indicaban el año de estudios,
como prenda indispensable y obligatoria Ia corbata del mismo color, zapatos marrones e
insignia del colegio en el brazo derecho.

Los uniformes antes indicados fueron cambiados por un uniforme único: camisa
blanca, chompa y pantalón plomo oscuro y zapatos negros, desterrando la corbata.

A partir de 1980, en el segundo período del Presidente Belaúnde, comenzó el reina-

do de Ia corbata en Ia administración pública, las personas que quemaron las suyas,
tuvieron que agenciarse algunas, para asistir a sus oficinas o a reuniones sociales. No
ocurrió Io mismo con el terno, los niveles jerárqulcos inferiores de empleados públicos,
para trabajar no lo requerían obligatoriamente, con una camisa y la corbata en la costa
bastaba y para el frío en la sierra una casaca o chompa.

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PFOTOCOLO Y CEHE¡/ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLfCAS Y PRIVAOAS

A nivel de ejecutivos en la administración pública el terno, es hasta hoy es una

prenda obl¡gatoria.

Por usos y costumbres, en las zonas de la costa, durante los meses de verano del 2
de enero al 31 de marzo se permite que los empleados asistan con camisas de manga
corta y sin corbata y del 1 de abril al 31 de d¡ciembre se retorna a la formalidad en el uso
de camisas de manga larga y corbata.

En la empresa privada, se tiene los dos extremos, unas optaron por la indiferencia
en el tipo de la vestimenta de sus empleados, otras exigen el uso obligatorio del terno y
corbata, s¡endo muy común hoy que la empresa privada entregue a los empleados, has-
ta dos ternos completos al año, que debe ser utilizados como uniforme.
Hoy en día, en las oficinas estatales se pueden prescindir del saco, pero de ta cor-
bata no, existe un gran sector de trabajadores, que consideran el uso de la corbata como
un suplicio, s¡endo común escuchar hablar mal de quién la inventó.

EL I}IIVENTO DE LACORBATA
Existen dos versiones sobre la invención de la corbata, una que se atribuye a los
franceses y otra a los chinos, recurrimos al "Historic Costume in Pictures/Dover
Publications, lnc., New York", para conocer estas vers¡ones, sin dejar de anotar que a
nuestro parecer las más acertada es la que se airibuye a los franceses y croatas.

EI semanario alemán "Frankturte Allgemeine Sonntagszeitung", dice que en 1692,

cuando los ejércitos ingleses atacaron sorpresivamente a las tropas francesas ubicadas
en el municipio belga de Steenkerke, los oficiales galos no tuvieron tlempo de. arreglarse
apropiadamente, llegándose a atar al cuello muy rápidamente, el lienzo del uniforme, por
medio de un nudo corredizo y metlendo las puntas del lienzo entre los botones de la
casaca, hecho que marca el nacimiento de la corbata.

Dice Ia publicación antes c¡tada, que las corbatas más famosas fueron las que por-
taban los soldados croatas al servicio del Rey Luis XIV de Francia, durante un desfile
triunfal celebrado en París, señala la publicación que los franceses quedaron tan impre-
s¡onados por las t¡ras de tela de los croatas, que las que llamaron "cravates", que es una
voz francesa para designar a los croatas.

Cravates, a través del idioma italiano a derivado en el español a "corbatas" y desde

allí nadie puede detener la moda de las corbatas. Du rante la revolución Francesa ( 1 789-
1799) los hombres podían ind¡car su or¡entación política, mediante el color de la corbata
o lazo que llevaban al cuello,

/ó/
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PHOTOCOLO Y CEFEi\¡ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

Esta moda pasa de la rama militar a la política y de allí a la civil, donde se perpetuó, ^t
y hoy es la pieza más importante de los guardanopas masculinos, no ex¡ste casa de un
trabajador público o privado, donde no se encuentre un mín¡mo de 10 corbatas de diver-
sos colores y modelos.

El color y diseño de una corbata mejora Ia apariencia de la persona, dejando en

segundo plano al terno y vice versa, la elección desafortunada del color o diseño, puede
desmejorar la presentación de un fino terno.

El caso es que cada terno, debe armonizar con el coior o diseño de la corbata, la
camisa, las medias y los zapatos, es común escuchar a las secretarias, definir a sus jefes
por el gusto (Trabajo) de combinar los colores de su vestuar¡o, (tiene gusto para vest¡rse
o es un huachafo).

ANTECEDENTES
Documentos que norman el vest¡r de las personas, los hemos encontrado por ejem-
plo en el Código de Honor del Marqués de Cabriñana, ed¡tado en 1924, documento que
constituía en su época, el breviario de |os duelistas, para reparar las ofensas a su honor;
honor que se manc¡llaba hasta con la mirada, como dice el dicho popular "hasta por
quitame esta paja .

La vestimenta antes y durante el duelo está normada, se describen en el Art. 1e de

dicho Código, en el Capítulo XXlll, Duelos con Espada, D¡ce: "Los padrinos y médicos
asistan a los lances de honor con traje negro de levita", sobre el vestir de los duelistas
dice: "Si la temperatura lo permite sin perjuicio para la salud, es lo más conveniente que
los adversarios queden desnudos de c¡ntura arriba, con pantalones usuales y calzado
que tengan por conveniente, en caso contrario con una camiseta ceñida al cuerpo, de
lana, de franela o de algodón que pueda traspasarse fácilmente por la punta de la espa-
da".

D. Luis Ramos izquierdo autor de un Código de Duelo, publicado en Cienfuegos el

año 1789, aconseja: "que se use camisa con la pechera muy almidonada, porque está
permitido y puede evitar un rasguño en el pecho, como así también el que los puños
estén muy tiesos".

En el capítulo XXXIV, Duelos con Pistola, Art. 156 - NOTA.- dice: "El traje que se usa
en general, para los duelos a pistola es el de levita oscura o negra, sin forros especiales

lóó
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PFOTOCOLO Y CEFEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

.1
ni algodonados que puedan impedir el paso de las balas", dice en otra parte de la misma
nota: "Al momento de colocarse en sus puestos, deben levantarse el cuello de la levita,
para ocultar la blancura de la cam¡sa,".

EL UNIFORME EN EL ESTADO:
Como antecedente histórico de la normalización del vestir de los diplomáticos en el
Perú, citamos el Decreto del 31 de iul¡o de 1846, suscr¡to por Bamón Castilla en su
artÍculo primero, determina el un¡forme de todos los agentes públicos, diplomát¡cos y
consulares, cuya descripción es la siguiente: "casaca de paño azul turquí, pantalón del
mismo color o de casimir blanco, sombrero de picos y espada ceñida. La casaca de
cuello derecho sin solapa, con una hilera de nueve botones en el pecho, adornado con
los bordados que determina el mismo disposit¡vo para las diferentes clases y con boto-
nes que lleven las armas de la república y forrada inter¡ormente en el pecho y falda de
seda blanca.

:^ Posteriormente el 14 de d¡ciembre de 1863 se mod¡f¡ca el unitorme de los cónsules

generales, cónsules, agentes consulares, de los canc¡lleres y aspirantes, en lo referente
a los bordados que serán con hilos de plata y se añade que el sombrero llevará a la
izquierda el escüdo de la República.

Hoy el Ministerio de Relaciones Exteriores, igualmente normalizó el uso de la vesti-

menta para las d¡versas reuniones a las que asisten su personal y embajadores, que
para nuestro caso sirve de antecedente. Por el nombre del traje los componentes deben
ser:

01. DEVISITA
Vestido oscuro, zapatos negros lisos, sombrero de fieltro negro o gris, abrigo negro
o azul marino, camisa blanca, corbata gris, cuello común, guantes grises o blancos,
calcetines negros o grises.

02. DE CEREMONIAS

Vestido chaqué negro y pantalón de fantasía, zapatos negros lisos, sombrero de

copa, abrigo negro o azul marino. Camisa blanca, corbata gris, cuello común, guan-
tes grises o blanco, calcetines negros o grises.

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PFOTOCOLO Y CEBE[,4ONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

03. DE DUELO

Vestido chaqué negro y pantalón de fantasía, zapatos negros lisos, sombrero de

copa, abrigo negro o azul marino. Camisa blanca, corbata negra, cuello común,
guantes negros o grises, calcetines negros.

04. DE NOCHE

Smoking con chaleco negro, zapatos negros barnizados, sombrero de fieltro negro,
abrigo negro o azul marino. Camisa blanca especial para smok¡ng, corbata negra de
lazo, calcetines negros.

05. DE GALA

Frac con chaleco blanco, zapatos negros barnizados, sombrero claqué o de copa,
abrigo negro o azul marino, camisa blanca especial para frac, corbata blanca de
lazo, cúello almidonado con puntas volteadas, guantes blancos de,,chevreau,,y cal-
cetines negros.

señala en el mismo documento el Ministerio de Relaciones Exteriores que en algu-

nos países y para determinadas ceremonias que se efectúan durante el día se usa fiac
con chaleco negro, cuando sea de uso en el país. Así mismo acota que como el saco con
pantalón de fantasía está cayendo en desuso, puede reemplazársele por el traje de calle
oscuro. Es recomendable que para todo coctel, recepción o ceremonia se usatraje obs-
curo, sea azul o gris, con camisa blanca, corbata de seda y zapatos negros lisos.

En Patrón Faura, encontramos d¡spos¡tivos que norman e¡ vest¡r de los serv¡do-

res públicos en verano e invierno, que va desde la cam¡sa hasta el terno, posteriormente,
las mismas instituc¡ones y empresas normaron el vest¡r de sus servidores, especialmen-
te aquellas que facilitan vestidos que serán utilizados como uniformes de tra6ajo.

294
 PHOTOCOLO Y CEREIIONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PBIVADAS

EN LAVIDA CIYIL INSTITUCIONAL:

ROPA ADECUADA PABA LAS REUNIONES:

En la actualidad el uso de la ropa en Ia administración pública o privada, a la que

denominamos el mundo civil, no está normado por tratado alguno, dejando a cada perso-
na que según su opinión y estima, se vista como quiera para aslstir a una reunión, siem-
pre y cuando esté decentemente presentable.

Este libre albedrío de las personas, es comprendido en toda su extensión por las
oficinas de protocolo de las instituciones, por lo que se ha hecho común, que en las
diversas ¡nvitaciones se tenga que mencionar el tipo de color y traje que debe ¡levar el
¡nvitado al presentarse a la reunión, así tenemos que el más común es "Terno oscuro",
para los hombres y para las damas va del "traje de calle" al "vestido de cóctel".

El hecho concreto es que cada funcionario público o privado, debe analizar deteni-
damente el tipo de reunión al que ha sido invitado, y de allÍ sacar sus conclusiones para
asistir adecuadamente vestido. Una regla que nunca falla es apelar a los ternos oscuros
para la noche.

REUNIONES DE DíA

Se recomienda que para las reuniones diurnas, ternos de color claro, camisas de
color entero claro o rayadas bicolores; las corbatas de color entgero o con dibujos, que
armonicen con el color del terno o de la camisa; las medias y los zapatos pueden ser del
color del terno o negros que juegan con todo. Es recomendable que las damas asistan
con fálCa, blusa y haciendo juego con un bleiser.

Cuando se asiste a una reunión protocolar de día en oficina, por et¡queta y respeto
Ios caballeros no pueden presentarse a una sala o mesa llevando el saco en la mano o
antes de tomar asiento quitarse el saco y colgarlo en el espaldar de la silla, esta actitud
es mal-vista y debe contar con el asentlmiento de la persona que preside la mesa de
trabajo o almuerzo.

Las salas de reuniones de las instituc¡ones públicas y pr¡vadas cuentan con

climatizadores (aire acondicionado) o ventiladores. Io que permite a los asistentes per-
manecer con el saco puesto, salvo oue el calor dentro del recinto sea fuerte, se solicita el
permiso al que la preside, para quitarse el saco o el bleiser las damas. Es necesario

291
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

recalcar que Ia etiqueta determina que las damas en una mesa de trabajo o almuerzo no
pueden tener los brazos desnudos.

Es común en los funcionarios que conociendo que sostendrán una reunión en una
sala con ambiente poco climatizado, se visten con ternos livianos que les permitan so-
brellevar la temperatura durante su permanencia en dicha sala.

En la época de verano especialmente en la costa, se recomienda que la ropa de los

funcionar¡os públicos y privados sea de colores claros y en el invierno de colores oscu-
ros, las camisas para las horas de trabajo de manga larga. (La manga larga evita que los
papeles se peguen al antebrazo que por el calor se encuentra húmedo).

REUNIONES DE NOCHE

Las reuniones nocturnas a las que deben asistir los funcionarios públicos y priva-
dos, conllevan en el vestir un protocolo más rígido de las que se realizan de dÍa: terno
oscuro, camisa blanca, la corbata ser¡a, medias y calzados negros, los que son impres-
cindibles y en las damas los vestidos, de acuerdo al tipo de reunión.

En las invitaciones escritas a reun¡ones, casi siempre se señalan el color del vestido
que deben llevar los caballeros y para las damas el tipo de vestido (de calle o cóctel); la
interpretación de esla ind¡cación, nos señala la existencia de un protocolo que debe
cumplirse, motivando que debemos estar alertas a ese protocolo, si en la invitac¡ón se
indica traje informal, interpretamos que no se apl¡cará ningún protocolo y se deja a nues-
tro l¡bre albedrío el vest¡do a llevar.

El libre albedrío no se retiere a que nos echemos encima cualquier cosa del ropero,
significa que debemos llevar ropa informal o deportiva elegante, lo que nos permite com-
binar coiores de moda, sin llegar a lo huachafo o Íidículo.

VESTIDO PARA UN VELOBIO

Antiguamente se tenía Ia costurnbre de asistir a los velorios y entierros con vestidos

negros completos, es decir, ternos, cam¡sa negra o blanca, corbata negra, medias ne-
gras y zapatos negros,. En el caso de no contar con la indumentaria antes indicada, al
terno debía colocarse en la manga derecha una franja negra de seda.

Como anécdota recuerdo, tendría unos diez años de edad y recién llegando con mis
padres a Lima, después de una vacaciones, nos enteramos del fallecimiento de un pn-

191
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PFIOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS ¡NSTITUCIONES PUBLICAS Y PRIVADAS

mo, guardamos con las justas las maletas y nos dirigimos al lugar del velorio, para acom'
pañar el cortejo al cementerio, fue tan rápido y doloroso el momento que no reparamos
en la ropa que teníamos puesta, no cumplía con el Iuto rigido.

Pasados unos dias nos enteramos que los tíos no querían dirigirnos la palabra nun'
:^ ca más, por que con la ropa que nos habiamos presentado al entierro, demostramos que
no guardamos dolor alguno y es más nos habíamos alegrado con el fallecimiento. Cosa
más absurda, que fue aclarada mucho tiempo después a través de unos parientes que
sabían del problema.

Hoy ya no es indispensable asistir a un velorio o entierro con ropa de luto riguroso, el

avance de la cultura y la modernidad ha enseñado que el dolor se lleva dentro y no en la
vestimenta, sin embargo, esto no nos da permiso para presentarnos con ropa muy infor-
mal, debemos guardar el recato deb¡do, utilizando un terno serio y en lo posible oscuro,
en las damas el problema es mayor por usos y costumbres, se tienen que presentar con
vestido negro o el más oscuro que tengan.

Adán y Eva, encontraron en la hoja de parra la vestimenta más adecuada para salir
del Edén, cada uno de nosotros igualmente, siempre Ilevemos la más adecuada para
nuestras reuniones.

FIN

293
PEOTOCOLO Y CEBEMONIAL EN LAS INSTITUCIONES PUBLICAS Y PFIVADAS

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Prácticos y feóricos -
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