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ASISTENTE ADMINISTRATIVO

MODULO: Servicio al cliente

OBJETIVO: Al finalizar los participantes deben identificar y comprender el servicio


al cliente con las estrategias y tecnicas del marketing.

SERVICIO AL CLIENTE

 Concepto:
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador
con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar
adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.
El servicio al cliente es una potente herramienta de marketing.

SERVICIO
 Es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de
un cliente.

CLIENTE
 Es toda persona que muestre deseos y necesidades por algo, la empresa
debe satisfacer esto, para así conseguir el bien mutuo. Teniendo en cuenta
que el cliente es la razón de ser de la misma.

TIPOS DE CLIENTES

 Clientes grosero
 Cliente polémico
 Cliente sabelotodo
 Cliente minucioso
 Cliente hablador
 Clientes indeciso
 Clientes comunicativos
 Cliente impulsivo
 Cliente desconfiado
 Clientes galantes
 Otros clientes

CLASES DE CLIENTE
Internos
Son aquellos que están vinculados a la empresa a través del intercambio
laboral.

Externos
Son las personas que acuden a la compañía en busca de sus servicios y
productos

ESTANDARES DEL SERVICIO


 Es lo que el cliente espera de nuestro establecimiento ósea sus
expectativas.

1. CORTESIA: es un comportamiento humano de buena costumbre; en la


mejor expresión es el uso práctico de las buenas costumbres o las
normas de etiqueta.
2. CONOCIMIENTO: escucha a tu cliente y busca soluciones
3. SEGUIMIENTO: resuelve los problemas y hace el seguimiento
4. SORPRENDER: siempre da mas; se da un valor agregado.

TRIANGULO DEL SERVICIO


TRIANGU
El cliente: Razón de ser de las empresas
Tipos de clientes: Interno y Externo
Son los que cuentan como les fue: imagen

La estrategia: es el “CÓMO “
La estrategia diferencia las compañías, los productos, los clientes.
Es una fórmula característica para la prestación de un servicio:
“ Esto es lo que somos, esto es lo que hacemos, y esto es lo que creemos”
La estrategia define: Valor Agregado y Competividad.

Los empleados: Es la que presta el servicio; Son los protagonistas de los


momentos de
Verdad.
La organización y el sistema debe apoyar a la gente que sirve al cliente
Características: Autoestima, Talento Social, Tolerancia al contado.

El sistema de Servicio: Mecanismo físico y procedimental que tiene la gente


para satisfacer al cliente
Sistema “ Amable Sistema Acorde a la estrategia”

MOMENTOS DE VERDAD
Es el preciso instante en que el cliente se pone en contacto con nuestro
servicio y sobre la base de ese contacto, se forma una opinión a acerca de
la calidad del mismo.

CICLO DEL SERVICIO


Secuencia repetible de acontecimientos en que diferentes personas tratan
de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente en cada punto de
atención.

ELEMENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE:


1. Contacto cara a cara.
2. Relación con el cliente difícil.
3. Contacto telefónico.
4. Correspondencia.
5. Reclamos y cumplidos.
6. Instalaciones
7. Otras formas que surjan de la iniciativa propia

1.ESTRATEGIAS DE ATENCION PERSONALIZADA: CARA A CARA


Representa la primera herramienta del servicio al cliente y su estrategia, tener
presente lo siguiente:

a) Respeto a las personas.


b) Sonrisa al momento, de conversar con el cliente.
c)Técnicas adecuadas de conversación.
d) Ofrecer información y ayuda.
e) Evitar actitudes emotivas en este contacto.
f) Nunca dar órdenes al cliente o evitar favoritismo

2.CLIENTES DIFICILES
Los clientes difíciles, no siempre son difíciles, simplemente se les debe tratar
de la forma mas natural posible, por los general sufren de diversos tipos de
complejos, como mal humor, sorderas, limitados físicos etc.

3.EL CONTACTO TELEFONICO


No importa si una compañía esté diseñando cualquier sistema de servicio al
cliente; los planificadores deben abordar los aspectos clave, desde el modo de
la atención por teléfono hasta el tiempo en el que se debe establecer la
comunicación, especialmente si se trata sobre el tiempo que se tarda en atender
una llamada, así como en la cuestión de recibir llamadas telefónicas sin
presencia física; tal el caso de los mensajes telefónicos, que deben ser recibidos
conforme a todas las actitudes positivas de "servir al cliente", para que
el individuo que recibe o emite un mensaje, quede consiente que fue
comprendido.

4.CORRESPONDENCIA
Aunque el mundo empieza a comunicarse eficientemente gracias al avance de
la tecnología, es imprescindible en el tema, avocarnos al mercado doméstico
del Banco donde se instale esta estrategia para el que, como se mencionó, es
necesario establecer una estrategia. por ningún motivo debe considerarse al
cliente, como un número más al que hay que enviarle correspondencia, al
contrario, al momento de hacerlo se debe pensar en que a través de eso, se
llegara también al no-cliente, por que es probable que el cliente actual se lo
comunique.

5.ATENCION DE RECLAMOS Y CUMPLIDOS


Atender una queja sin duda, conlleva a una mejor comunicación con el cliente
interno y externo; de hecho, Schiffman afirma que un cliente insatisfecho, puede
representar una amenaza para la empresa, debido a que éste se comunica con
el No – Cliente y al mencionarle su insatisfacción, implícitamente le sugiere a
éste que se aleje de ella.

5.INSTALACIONES
Representan de acuerdo con LAMB principalmente, uno de los principales
elementos del servicio al cliente, el exterior de los edificios, los patios y jardines
y la recepción pueden hacer de la estadía del cliente en la empresa lo más
placentero o desagradable posible.

VALOR AGREGADO
Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados
durante el proceso productivo. El valor agregado o producto interno bruto es el
valor creado durante el proceso productivo.
“En marketing, las llaves pequeñas abren puertas inmensas.” Dicho de otra
forma: los pequeños detalles cierran grandes ventas y retienen a buenos
clientes.

MANEJO DE LA AGENDA
Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay
muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas la(o) s asistenta (e)s
administrativa(o) s deben conocer.
El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave
en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del
buen manejo de agenda que todas la(o) s asistente(a) es administrativa(o) s
deben conocer.
CLAVES PARA ANEJO DE LA AGENDA
* Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes
* Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que tu jefe
pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.
* Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la
oficina
* Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que el jefe se organice
* Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus
asuntos y prepararse para el día siguiente.
* No utilices la agenda como archivador ni para tomar nota en seminarios o
reuniones.

LIBRETA DE CALIFICACIONES DEL CLIENTE


Estos elementos tienen que ver:
1. EL PRODUCTO: Se refiere específicamente a lo que cada una de
las empresas vende, es su producto tangible o intangible que recibe
el cliente y sobre el cual emite un juicio acorde a la calidad, oportunidad,
cantidad e incluso el valor entregado por él.
2. LOS PROCEDIMIENTOS: Hace referencia a los mecanismos que la
empresa ha institucionalizado para establecer los pedidos, la entrega del
producto, los pagos y demás procedimientos que le permiten al cliente
comunicarse y resolver las inquietudes que le surgen.
3. LAS INTALACIONES: Es el sitio donde se presta el servicio y en este punto
es importante considerar diversos aspectos que van a impactar
directamente en los momentos de verdad a los cuales se somete
la empresa en la prestación de su servicio, en este sentido podemos
mencionar las vías de acceso, facilidad de parqueo, amplitud de las
instalaciones, iluminación, ubicación de los productos, visibilidad de
la información y de la imagen corporativa, etc...
4. TECNOLOGIA DISPONIBLE: La importancia de contar con sistemas de
información robustos para el conocimiento de los clientes es fundamental,
pero su funcionalidad deberá reflejarse en la capacidad que tenga el cliente
para hacer uso de estos recursos, en este sentido se tiene en cuenta la
posibilidad que tienen los clientes de hacer sus pedidos por Internet o bien
por sistemas cerrados de comunicación, sistemas que le permitan a los
clientes consultar en línea el estado de sus pedidos y facturación e
igualmente que puedan tener acceso a las estadísticas de sus compras con
la empresa, etc..
5. INFORMACION: Uno de los temas complejos de resolver en el diseño de
una estrategia corporativa de SERVICIO AL CLIENTE tiene que ver
precisamente con la identificación de los componentes de un sistema de
información adecuado y ajustado a la expectativa del cliente, de tal manera
que cada tipo de negocio deberá encontrar si la comunicación con el cliente
es masiva o personalizada y si los esfuerzos y recursos que se dedican a
este componente tienen retribución.
6. EL PRESTADOR DEL SERVICIO: Es la persona que atiende al cliente en
el contacto real que tiene la empresa a través de sus productos o servicios,
dependiendo el tipo de negocio el prestador del servicio tendrá la
oportunidad no solamente de ofrecer al cliente una experiencia única frente
a la empresa y su producto sino también la posibilidad de crear
un proceso relacional con el cliente que va más allá de lo puramente
transaccional, en este sentido el prestador del servicio no será entonces
únicamente la persona que vende o atiende sino todo aquel que por
su función tenga algún contacto directo o indirecto con el cliente,
este concepto se refiere a que todos los integrantes de
la organización tienen una responsabilidad con el cliente, no solamente con
el producto que se entrega sino también con el esfuerzo permanente para
que la calificación que ofrece el cliente a cada uno de los 5 puntos
mencionados sea satisfactorio.

TECNICAS DE COMUNICACIÓN

CUALIDADES PARA UNA COMUNICACIÓN EXITOSA


 Seguridad y confianza
 Control sobre las emociones
 Conocimiento de quienes nos rodean
 Conocimiento del medio empresarial y socio económico en el cual estamos
inmersos
 Claridad conceptual sobre el asunto que origina la comunicación
 Conocimiento sobre como estimular la atención, el interés y la participación del
interlocutor
 Conocimiento competente de la lengua y habilidades sociales “ saberme expresar
con un buen conocimiento de las palabras”
 Sabiduría para detectar el momento oportuno de cuando tomar o dejar la palabra
en una conversación
 Habilidad para ajustar la comunicación a las condiciones o intereses del oyente y
al contexto que lo rodea
 Competencia para escuchar atentamente y para comprender la información e
intencionalidad del interlocutor “ saber qué es lo que quiere, cual es el mensaje”
 Capacidad para aceptar al interlocutor, respetar sus ideas y el uso de la palabra.

COMUNICACIÓN EFICAZ
La comunicación eficaz es el correcto y responsable uso de todos los elementos y
canales de la comunicación. Esto implica no enviar mensajes contradictorios a una
persona o grupo de personas que desestimen la imagen y el respeto del emisor y
comprende cuatro factores:

1. Lenguaje verbal presencial: Que involucra las palabras e influencia la


comunicación según la pnl “programación neurolingüística” en un 7% palabras.
2. Lenguaje no verbal presencial: Que involucra el tono de la voz y el lenguaje
corporal: posturas, gestos y movimientos en el cuerpo, lo cual según la
programación neurolingüística afecta la comunicación en los siguientes
porcentajes:
Tono de la voz: 38%
Lenguaje corporal: 55% 7% palabras
3. Lenguaje verbal no presencial: Involucra las palabras38%
que una
tonopersona
de voz habla
con otra sin estar presente físicamente y sirviéndose de mecanismos de
tecnología moderna para la comunicación, como teléfonos, cámaras, corporal
55% Lenguaje etc…
4. Lenguaje no verbal no presencial: Involucra el tono de la voz y el lenguaje
corporal: posturas, gestos y movimientos que hace una persona con otra
sirviéndose de la tecnología moderna como teléfonos, cámaras etc…
Saber escuchar y saber prestar atención para comprender y apropiarse del mensaje
que recibimos, son competencias que debe estar presentes en todo acto de
comunicación.
“No es posible concebir un buen hablante, sin que sea al mismo tiempo un excelente
oyente”

TECNICAS PARA EXPONER

El primer paso para realizar una exposición delante de un grupo de personas es tener
una buena preparación, la misma que comienza con la recopilación de información
proveniente de diversas fuentes. Cuando este proceso culmina se redacta el trabajo
a exponer y a partir de allí se tendrá el material fundamental que se dará a conocer
en la exposición.
La exposición se ajusta en tres partes:
1. Introducción: debe ser breve y concisa. Se aconseja en primer lugar agradecer al
público presente, luego realizar una pequeña presentación personal, aclarar el
tema del que se va a hablar y en algunas ocasiones comenzar con una anécdota
o pregunta relacionada para romper el hielo y despertar la simpatía de los
asistentes.
2. Desarrollo: es la parte fundamental de la exposición. Se debe procurar dar la
información en orden lógico. No se memoriza estrictamente la exposición ni se
limita solo leer. Hablar como un robot no es la forma más idónea para exponer un
tema.
3. Recapitulación y conclusión: se debe hacer un rápido resumen del tema. Se da la
conclusión y se despide agradecidamente procurando que sea impactante.

OTROS TIPS IMPORTANTES:

1. Informarse bien sobre el contenido del tema identificando los componentes más
difíciles
2. No improvisar, ensayar la exposición tantas veces como sea necesario. Hacerlo
dará seguridad y fluidez. Recuerda que la audiencia realiza la primera y más
importante valoración al principio.
3. Procure familiarizarse previamente con el tipo de personas que van a formar el
auditorio y mientras se habla hay que mirar al público.
4. Evite moverse demasiado, así como jugar con papeles o un bolígrafo. Esto denota
desconfianza y nerviosismo. Igualmente se debe prescindir de los tips (tocarse el
cabello, quitarse y ponerse las gafas, etc.), y procura mantener una postura cómoda,
relajada y confiada.
5. Dirija la mirada mientras se está exponiendo a todas las personas distribuidas en
la sala. Si se mantiene la mirada fija en el papel, en el suelo o en el techo es signo de
inseguridad; provoca desconfianza y falta de atención en los participantes.
6. Habla despacio y con la mayor claridad; la voz debe salir viva y agradable; recurre
a un vocabulario sencillo, pues mientras más claro y conciso mejor.
7. Utiliza apoyos visuales para dar consistencia a la exposición. Recuerda que un
buen soporte mejora el interés y al comprensión de la audiencia.
8. Si se llega a tener un debate final, habla con firmeza y se directo.
9. Se debe mantener el entusiasmo para captar la atención del público. Evita la
monotonía del tono, y si la exposición es larga permite un descanso a la audiencia.
10. Cuida el aspecto físico, acudiendo a la cita bien vestida y cómoda. Se debe llegar
con antelación para poderse relajar.
11. Al finalizar hay que recordar brevemente lo más importante y aclarar las posibles
dudas que se hayan suscitado. No olvide agradecer al público por su asistencia, o en
su caso, por la atención prestada.

Recuerda que el arte de hablar en público puede determinar en gran medida el


éxito profesional. Hacerlo es una destreza que se puede desarrollar y dominar;
simplemente es cuestión de preparación y práctica.

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
Son las circunstancias
que se representan no en
las personas, si no en el
1.BARRERAS MEDIO AMBIENTE y que
FISICAS impide una buena
comunicación.

Es el significado de las
palabras, cuando no es
muy claro su sentido.
2. BARRERAS
SEMANTICAS De esta manera es muy
difícil que el receptor
intérprete de forma clara
lo que dijo el emisor.

Impide emitir o recibir con


claridad y precisión un
mensaje, debido a los
3.BARRERAS defectos fisiológicos de
FISIOLOGICAS emisor o receptor.
Ejemplo: deficiencia en la
lectura, escritura,
escucha, etc…

Representa la situación
psicológica particular del
emisor o receptor de la
información.
Esta es ocasionada a
4.BARRERA veces por rechazo o
PSICOLÓGICA agrado hacia el receptor,
sea el caso, o incluso
hacia el mensaje
trasmitido.
Esta es por la falta de
5.BARRERA planeación, presupuesto,
ADMINISTRITIVA expresión deficiente,
perdida en la transmisión
y mala recepción,
desconfianza, amenaza y
temor, etc.

PROTOCOLO EMPRESARIAL

El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación


de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son
transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que
establecen unas pautas de convivencia y en definitivas de comunicaciones.

Otra definición de protocolo empresarial seria el conjunto de normas y técnicas


necesarias para la planificación, preparación desarrollo y control de actos promovidos
por empresas.

ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES

Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias
características y objetivos dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir,
elegiremos un acto u otro.
Cuando se realiza cualquier tipo de acto hay que acudir al entorno de negociación y
las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen
diferenciadora de las empresas.

El objetivo principal de los actos de reuniones en tres puntos principales:

1. Negociación
2. Acuerdo
3. Beneficios

En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación tanto para el


público interno como externo de la empresa. Por lo tanto debemos de cuestionarnos
que mensaje quiero transmitir, que imagen quiero proyectar, puedo realizar esta tarea
yo solo. Así previamente fijar los objetivos nos sirve como guía para planificar el
evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue
transmitido exitosamente y si no fue pérdida de tiempo y de recursos.

TIPOS DE ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES

1. Actos ajenos: Son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste
nuestra empresa. Dentro de estos pueden ser con participación directa
(algún protagonista), y sin participación directa (como participantes del
evento).
2. Actos propios: Pueden ser actos externos que son fuera del ámbito de la
empresa pero organizados por la empresa y actos internos que son actos
sencillos y rápidos, como reuniones profesionales de corta duración. Su
duración no puede llevar retrasos en la jornada laboral; suelen ir acompañados
de algo de bebida y de comida sencilla.

Con participación directa Algún protagonista


Actos ajenos
Sin participación directa Como participantes

Internos
Actos propios
Realizados en la empresa

LAS REUNIONES Y SUS DINÁMICAS DE COMUNICACIÓN


Asamblea: Reunión formal de índole general de una
asociación, club, organización o empresa en la que
asisten los miembros para decidir la orientación
jurídica, asuntos de política, elecciones de
autoridades o renovación parcial de las mismas. Se
elabora un acta, expresando el lugar y fecha, hora de
inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o tres
personas de los presentes.
Grupos de Debate o Buzz Group: Reuniones de
pequeños grupos que intercambian conocimientos y
experiencias sobre uno o varios temas decididos con anterioridad, dando
a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz.
Guía las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio: Reunión informativa con el fin de discutir un


problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El público
tiene participación activa al formular preguntas. Un
moderador orientará la reunión y ordenará los turnos de
participación.
Conferencia: Reunión para que un grupo u
organización, pública o privada, una institución o un
organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas
en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta
duración y con fines predeterminados.

Congreso: Reunión de varias personas en la que los


miembros de un organismo, asociaciones o ente, se reúnen en
fechas y lugares pre-establecidos para tratar asuntos de interés,
para debatir cuestiones previamente fijadas, anunciar avances y
acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman
convenios y se elabora un acta. Se estructura mediante una
presentación de ponencias, debate y conclusiones. La frecuencia
es anual y los internacionales pueden efectuarse cada dos años.
Convención: Reunión formal y genérica de cuerpos legislativos,
políticos – sociales o económicos que provee información
respecto de una situación particular, para luego deliberar.
Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de
carácter empresarial, se reúnen los profesionales de una
organización orientada al aspecto comercial.

Cumbre: Reunión del más alto nivel cuyos integrantes


son los más altos dignatarios representantes de
diversos Estados u Organismos Internacionales.
Debate Dirigido: Intercambio informal de
ideas e información sobre un tema bajo la
conducción de un profesor. El debate no debe
ser una improvisación. Lo ideal es que el
grupo no pase los 12 integrantes.

Entrevista: Interrogatorio realizado a


un grupo, un experto, persona
capacitada o especialista en un tema.
Es conveniente designar un solo
interrogador para evitar desorden,
confusión y extensión.

Entrevista Colectiva: Cuando son


varios los que interrogan al experto,
persona capacitada o especialista en un
tema. Es conveniente designar un solo
interrogador para evitar desorden,
confusión o extensión.
Foro: Participan todos los presentes en una reunión.
Se trata de la conversación o debate de un tema por
profesionales que pueden diferir en sus opiniones.
Es dirigida por un coordinador.
Permite la libre expresión de ideas, con mínimas
limitaciones, hay conclusiones.

Mesa Redonda: Los expositores mantienen


puntos de vista divergentes u opuestos y hay
lugar para un breve debate entre ellos. Lo
componen un número reducido de expertos,
pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual
o formando pareja. Es coordinado por un
director o moderador. La extensión no debe ser
mayor a los 50 minutos para permitir
luego preguntas.
Panel: Reunión de varias personas
para exponer una idea, los oradores no
exponen, sino que dialogan,
conversan, debaten entre ellos sobre
una temática concreta, con la finalidad
de lograr un intercambio de opiniones
entre su y con el auditorio. Un
coordinador modera la sesión y permite
intercalar preguntas.
Seminario: Reunión de carácter académico –
docente con expertos que aportan
conocimientos y experiencias ante uno o varios
grupos interesados. Constituye un grupo de
aprendizaje activo.

Simposio: Reunión de expertos o


técnicos o de personas capacitadas en
determinado tema. Exponen
individualmente durante no más de 15 a
20 minutos, lo importante es que cada
uno de ellos ofrezca un aspecto
particular del tema y desarrolle mayor
profundidad posible.

Torbellino de Ideas: La capacidad de


establecer nuevas relaciones entre hechos
o integrarlos de una manera distinta. Los
miembros exponen con la mayor libertad
sobre un tema, con el objeto de producir
ideas originales o soluciones nuevas.

De acuerdo a sus objetivos las reuniones pueden ser:


 Informativas
 Para recolección de información
 Formativas o de capacitación
 Incentivas
 Para intercambio de puntos de vista
 De negociación o acuerdo
 Generadoras de ideas
 Para toma de decisiones

TIPOS DE MESA
La regla fundamental para elegir una mesa es la capacidad según las necesidades,
es decir, el tamaño debe ser proporcional al número de invitados. Cada persona
ocupa aprox. 70cm-80cm.
Mesa Redonda: Todos los invitados se ven y están en comunicación con otras
mesas; los invitados se suelen colocar con el sistema cartesiano o con el de reloj. No
se marca la presidencia y es adecuada para no distinguir rangos. Muy utilizadas en
eventos sociales.

Mesa Cuadrada: Es de la más


utiliza en restaurantes. En
protocolo se utiliza poco
porque solo existen pares;
admite 4, 8, 12… Siempre tiene que ser par y divisible entre 4. Es ideal para cenas
íntimas y tampoco marca de gran manera las presidencias.
Mesa Imperial: Muy usada en eventos empresariales y en comidas en las que se
ponga una sola mesa. Existen dos maneras de colocar la presidencia: a la francesa
(española); donde la presidencia se sienta en el centro de la mesa y no lleva
comensales en los extremos, y a la inglesa; donde la presidencia se sienta en los
extremos (en ambos casos es preferible que los invitados sean pares). Como ventaja
o inconvenientes: resalta mucho la presidencia, quien o quienes son más importantes.

Mesa Ovalada: No admite presidencia a la inglesa, por tanto se preside a la francesa.


Como ventaja o inconveniente; dejaríamos claro el rango de los invitados y se
destacaría mucho la presidencia. No todo el mundo se ven las caras y se van a crear
tres conversaciones.
Mesa En Forma De V: Es utilizada en banquetes muy numerosos donde solo se
utiliza una sola mesa. Crea muchas conversaciones pero no unifica conversaciones
ni personas.

Mesa Con Forma De Herradura: Se utiliza en ocasiones para comer pero sobre todo
para trabajar.
Mesa En Forma De T: Mesa construida por un conjunto de mesas y no se suele
utilizar en comidas, pero sí en reuniones. En las comidas las personas no se sentarán
en los extremos, se marca mucho la presidencia y come todo el mundo en la misma
mesa.

Mesa En Forma De Peine: Esta es utilizada en grandes banquetes (típica en


comedores escolares). Los países orientales las utilizan más que nosotros y se
utilizan cuando queremos que coman todos juntos.

LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS Y SU INFLUENCIA EN LA


PRODUCTIVIDAD

La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente


relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeñe en ella.
Aunque en un principio, a la hora de montar o decorar una oficina puede imperar el
criterio estético frente al funcional, el caso es que es un error que debemos evitar si
no queremos vernos cada día lastrados por una incorrecta configuración.
EJEMPLO DE PLANO DISTRIBUCIÓN OFICINAS

AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD CON NUESTRAS SILLAS DE OFICINA


En este caso, al haber una amplia variedad de mobiliario de oficina y muchas
combinaciones posibles, es importante estudiar detenidamente las necesidades de la
empresa u organización para determinar la distribución tanto de los muebles como de
la fuerza de trabajo.
Mesas de ordenador, sillas de oficina y todo lo necesario para llevar a cabo nuestra
actividad supondrán la columna vertebral del espacio de trabajo, por lo que lo más
recomendable es empezar por este tipo de elementos como punto de partida.
Distribución para oficina que maximice el espacio
Como paso previo, un lugar despejado, limpio y minimalista es sinónimo de sensación
de espacio, algo clave para asegurar el bienestar ya sea en una oficina, hogar u otro
espacio. El ritmo frenético que puede haber en el día a día puede suponer una fuente
importante de estrés, por lo que apostar por una configuración sencilla y no recargada
de base para la distribución de áreas de trabajo es fundamental.
Distribución oficinas con espacios abiertos
Precisamente ya hablábamos de la fuerza con la que avanza el minimalismo en la
distribución de oficinas modernas en nuestro post 4 ejemplos de oficinas minimalistas.

Distribución de oficinas pequeñas y el tamaño de los muebles


En el caso de oficinas o despachos pequeños, la limitación de espacio hace que cobre
mayor importancia la maximización del espacio. Por lo que en este sentido apostar
por puestos y mesas de trabajo compartidos puede ayudar a conseguir un entorno de
trabajo compacto pero no por ello menos productivo.
Más importante que tener una mesa de trabajo grande y espaciosa es tenerla bien
organizada y es que cómo organizar un escritorio aumenta la productividad ya que la
eficiencia en la gestión del espacio es superior, por lo que obtendremos el mismo o
mejor resultado evitando distracciones innecesarias, presencia de elementos
prescindibles, etc.
Distribución en oficinas
modernas: coworking
El coworking o el compartir
zonas de trabajo y
obtener sinergias y
beneficios están plenamente en auge en el mundo empresarial. Son muchas las
startups que apuestan por esta particular configuración que apuesta por compartir
mesas, muebles, pizarras para favorecer el flujo de ideas y potenciar la innovación y
fortalecer diversas áreas de un proyecto.

Mobiliario de oficina para coworking


Mesas y sillas compartidas, separando ambientes de una manera sutil y sin que
supongan barreras físicas serán uno de los aspectos clave de este tipo de distribución
de espacios en oficinas. La creación de áreas comunes de descanso, más casual
favorecerán por su parte el intercambio de ideas y conocimiento que tan interesante
es a la hora de emprender un proyecto de cualquier índole.
Oficinas sin barreras
Distribución oficinas modernas sin barreras
Hay algo muy importante y que es el alma en lo que respecta al funcionamiento de
cualquier organización: la relación entre áreas y departamentos y el fomento de la
comunicación. Esto ya no sólo incide en una mejor productividad derivada de un
ambiente de trabajo más agradable, tal y como comentábamos al principio con el tema
del espacio. La consecución de los objetivos y metas fijados sólo se puede conseguir
si los diferentes grupos y miembros de una empresa tienen objetivos convergentes y
de crecimiento. Apostar por espacios diáfanos en el que cada área no esté aislada
del resto servirá para ver en conjunto a la empresa y como consecuencia actuar
consecuentemente para alcanzar las metas propuestas.

Ejemplos de distribución de oficinas en casa


A continuación, vamos a proporcionarte una serie de ideas para la distribución de una
oficina en el hogar.

 Espacio en L: Si quieres ganar espacio y que tu oficina cuente con una


decoración moderna te aconsejamos optar por la distribución de oficinas en una
empresa. De esta forma, el escritorio ocupará todo el espacio y tendrás espacio
suficiente para todos los documentos.
 Iluminación natural: Opta por la iluminación natural, además de la artificial. La
distribución de las oficinas modernas y su decoración se centra mucho en la luz y
los espacios amplios.
 Menos es más: Busca elementos de decoración para tu oficina que sobrecarguen
el ambiente. Puedes poner una lámpara de sal, una planta o algún objeto de
decoración simple y elegante. De esta forma, personalizarás el ambiente, pero no
parecerá que cuenta con demasiados objetos.
 Organización esencial: Adquiere una mesa de escritorio con cajones para
organizar todo tu trabajo. Planifica en carpetas o en archivadores todos los
documentos con el objetivo de llevarlos al día. La organización es fundamental al
trabajar desde casa.

COMO ORGANIZAR UN EVENTO

Los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar


vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes
cambios dentro de la empresa y otras situaciones. Y ya sea una pequeña, mediana
o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen
interesantes resultados.

PASOS A SEGUIR

1. Establecer objetivos: Se debe determinar los objetivos del evento. Es decir, las
razones y motivos por las que se organiza el mismo. Puede ser para promocionar
un nuevo producto, local comercial, para presentar cambios estructurales, motivar
a los empleados, etc.
2. Determinar el tipo de evento: Según los objetivos de evento empresarial, el
mismo puede tomar distintas formas. Puede ser un evento de tipo promocional,
como una exhibición o inauguración; un evento académico, como un seminario o
conferencia; un evento de tipo gastronómico, como un almuerzo, cena o un coctel;
un evento deportivo como la organización de un campeonato o actividades
deportivas al aire libre; o bien un evento recreativo, como viajes o campamentos.
3. Elaborar el plan de evento: Se aconseja que este plan se realice algunos meses
previos a la fecha en la que se desea hacer el evento. De todas formas, este
tiempo previo dependerá de la magnitud e importancia del evento corporativo.

El Plan Debe Incluir

 Fecha y hora del evento: Aquí se tendrá en cuenta la disponibilidad de los


invitados, si hay otros eventos o festividades próximas, etc.
 Lugar del evento: El lugar debe adecuarse al tipo de evento que se quiera hacer
(deportivo, académico, gastronómico, etc.)
 Presupuesto: Determinar el dinero total que se puede destinar a la organización
del evento.
 Cronograma de actividades previas al evento: Se realiza un cronograma con las
actividades de preparación del evento.
 Cronograma de actividades durante el evento: Se realiza un cronograma con las
actividades que se deberán desarrollar en el mismo momento en que tenga lugar
el evento.
4. Preparación del evento: Siguiendo el cronograma de actividades previas se
debe dar inicio a todas las preparaciones del evento: reservar lugar, realizar
invitaciones, etc.
5. Desarrollo del evento: Uno o algunos días previos al evento se deben revisar los
últimos detalles: revisar instalaciones, personas involucradas que deban realizar
alguna función, etc. Y cuando haya llegado el momento del evento, se debe tener
presente el cronograma de actividades durante el evento y dar inicio al mismo.
Algunas de las actividades pueden ser: bienvenida a los invitados, presentar
personas, supervisar el curso del evento y demás actividades similares.
6. Evaluación del evento: Concluido el evento empresarial hay que realizar la
evaluación del mismo. Para esto se debe hacer un informe sobre los sucesos
más importantes que tuvieron lugar en el mismo, y evaluar si los objetivos
propuestos se cumplieron, si los invitados se sintieron a gusto, si las actividades
se devolvieron de forma organizada.

CONCLUSIÓN
Para realizar un evento empresarial, será más importante hacer una correcta
planificación y organización que disponer de un gran presupuesto.

CARTA COMERCIAL
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
PARTES DE LA CARTA

1. Código y consecutivo: Sistema convencional que identifica el departamento, el


área o la sección que produce el documento, seguida de la serie documental.
2. Ciudad y fecha de elaboración del documento: Se escribe la ciudad de
elaboración del documento con mayúscula inicial seguida de coma y a
continuación se escribe el día, mes y año del mismo.
3. Destinatario: Se dirigen en forma personalizada es decir, a un funcionario
especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.
 Tratamiento o título académico: se escribe con mayúscula inicial
 Nombre: se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula
inicial, de preferencia se escribe los dos apellidos
 Cargo: se escribe con mayúscula inicial
 Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo
 Dirección: no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc. Se dejan dos
espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la
puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de numero No
 Ciudad: se identifica la ciudad por su nombre

4. Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro


palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
5. Saludo: Para las damas se acostumbra el nombre, para los caballeros el apellido.
Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones.
A. Saludo independiente ejemplo:
 Apreciado Señor Botero
 Apreciada Ingeniera Gloria
 Cordial saludo Señor Martínez

B- Como parte inicial de texto:

 Tenemos el gusto de saludarla, Ingeniera Lucia y de acuerdo con…


 Con agrado lo saludamos, Señor Suarez y le comunicamos…
 Con nuestro cordial saludo adjuntamos

6. Texto: El texto se redacta en firma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de


preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque
representa un grupo empresaria, así se trate de un único firmante.
 En lo posible se trata un tema por carta.
 En las comunicaciones comerciales se omite los temas personales.
 En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted

Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni


de puntuación.

7. Despedida: Expresión de cortesía. Presenta dos alternativas


A. Despedida breve seguida de coma. Ej.: atentamente, cordialmente,
sinceramente.
B. Despedida con frase de cortesía terminada en punto.
 Agradecemos su gentil colaboración.
 Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
 Para nosotros es un gusto servirle.
8. Remitente: Se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo
se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial.
9. Líneas especiales
 Anexo: Si se requiere, se detallan en el texto. Al final de la carta se anota la
palabra anexo o anexos según corresponda seguida de dos puntos. A dos
espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de hojas
o el tipo de anexo.
 Copias: Se escribe la palabra copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de
dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios así: Tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma
entidad se omite la empresa.
 Identificación del transcriptor: Se anta el nombre con mayúscula inicial e
inicial de apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es
conveniente escribir uno de los dos.

MEMORANDO
Es una comunicación escrita que se utiliza para transmitir información, orientaciones
y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización. En otras palabras se utiliza para transmitir
información a una persona y de carácter interno.

UTILIZACION DEL MEMORANDO

 Informar sobre un hecho en forma breve


 Hacer requerimientos
 Regular o aclarar una situación
 Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos
 Hacer llamados de atención, entre otros

PARTES DEL MEMORANDO

1. Denominación de documento: Se escribe la palabra memorando en


mayúscula sostenida y centrada.
2. Código y consecutivo
3. Ciudad y fecha de elaboración
4. Destinatario: Se coloca la palabra para en mayúscula sostenida de dos
puntos y al frente se escribe el tratamiento, nombre y cargo del
destinatario.
5. Remitente: Se escribe la palabra de en mayúscula sostenida seguida de
dos puntos y al frente se escribe el cargo del remitente.
6. Asunto: Se escribe la palabra asunto en mayúscula sostenida seguida de
dos puntos y al frente se escribe el asunto.
7. Texto: Con saludo inicial
8. Despedida: Preferiblemente corta.
9. Nombre del remitente
10. Líneas especiales

CIRCULARES
Son comunicaciones escritas de interés común con el mismo contenido o texto,
dirigidas a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
La circular se utiliza para transmitir información de carácter general y se clasifica en:

 CIRCULAR INTERNA: Se utiliza para informar disposiciones, normas,


lineamientos y políticas.
 CIRCULAR EXTERNA: Se utiliza para dar a conocer nuevos productos o
servicios, o para informar algo de carácter general

PARTES DE LA CIRCULAR
1. Denominación del documento: Se escribe la palabra circular en mayúscula
sostenida y centrada acompañada por el consecutivo que la identifica si se
requiere.
2. Código
3. Lugar de origen y fecha de elaboración
4. Destinatario: Se escribe la palabra para en mayúscula sostenida seguida del
grupo destinatario a la que va dirigida la circular. (También en mayúscula
sostenida)

5. Denominación del documento y consecutivo: Se escribe la palabra circular


en mayúscula sostenida y centrada acompañada por el consecutivo que la
identifica si se requiere.
6. Código
7. Lugar de origen y fecha de elaboración
8. Destinatario: Se escribe la palabra PARA en mayúscula sostenida seguida
del grupo destinatario a la que va dirigida la circular. (También en mayúscula
sostenida)
9. Asunto: Resumen breve del contenido del documento que se hace en cuatro
palabras.
10. Texto: Se inicia con el saludo y a continuación se escribe el texto.
11. Despedida: Preferiblemente se utiliza una despedida larga.
12. Nombre del remitente: Preferiblemente va en mayúscula sostenida.
13. Cargo del remitente: Se escribe con mayúscula inicial.
14. Líneas especiales: Anexo, copias, identificación del transcriptor.
ACTA
Es el documento en que consta lo tratado sucedido y acordado en una reunión. Se
anotan las cosas fundamentales que se hablaron en la reunión lo cual debe ser
expresado claro y conciso y de la misma manera redactado en tiempo pasado.
Partes del Acta
1. Título: Toda acta debe llevar el nombre del grupo se reúne. Además se debe
aclarar cuando el carácter de la reunión es extraordinario (nunca abra una
reunión de carácter extraordinario en la parte laboral)
2. Denominación del documento y número: Después del título en la siguiente
interlinea se ubica la palabra acta en mayúscula sostenida, centrada y a
continuación el número del consecutivo que le corresponda.
3. Fecha: Se escribe la palabra fecha en mayúscula sostenida y de seguida dos
puntos. Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha
completa (día, mes y año).
4. Hora: Se digita la palabra hora en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos. Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión en
formato de 24 horas.
5. Lugar: Se escribe la palabra lugar en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos, al frente se anota el sitio de la reunión.
6. Asistentes: Se escribe la palabra asistentes en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de las personas
asistente a la reunión con mayúscula inicial, a continuación separada con
coma el cargo que desempeña cada uno. Teniendo en cuenta el orden
jerárquico.
7. Invitados: Se escribe la palabra invitados en mayúscula sostenida seguida de
dos puntos y a continuación se relacionan los invitados a la reunión.
8. Ausentes: Se Scribe la palabra ausentes en mayúscula sostenida seguida de
dos puntos y a continuación se relacionan las personas que no asistieron a la
reunión y si su ausencia es justifica o no.
9. Orden del día: Se escribe la frase orden del día seguida de dos puntos y en
línea siguiente se enumera los temas de la reunión.
10. Desarrollo: Se escribe la palabra desarrollo con mayúscula sostenida seguida
de dos puntos y en la línea siguiente se escriben los temas y lo más relevante
de los mismos.
11. Firma, nombre y cargo: El nombre completo de los firmantes responsables
se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial dejando
aproximadamente cuatro interlinea libres a partir de la última línea del acta. El
cargo se anota a interlineación sencilla del nombre con mayúscula inicial y sin
centrar.
12. Líneas especiales
INFORMES

Es un documento escrito que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad,


estudio o proyecto de carácter administrativo ya se en el ámbito empresarial o
gubernamental.
El informe es un documento que se utiliza para:

 Regular o aclarar una situación


 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
 Reiterar una información, requerimiento o solicitud urgente ( entre otros)

PARTES DEL INFORME:


1. Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se
origina el informe. Se escribe con mayúscula inicial y contra el margen
izquierdo.
2. Código: Se escribe en la misma línea de la dependencia.
3. Título: Es el tema sobre el cual trata el informe se escribe en mayúscula
sostenido y centrado.
4. Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe la palabra fecha seguida
de dos puntos, y a continuación se escribe la ciudad y fecha de elaboración
del documento.
5. Autoría del informe: Se escriben las expresiones: preparado por- elaborado
por- o responsable, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos y a
continuación se escriben los nombres de los autores del informe.
6. Objetivo: El informe puede tener uno o varios objetivos que describen en
forma breve el propósito del mismo. Se pueden enunciar en un solo párrafo o
presentarlos así: sobre el margen izquierdo se escribe la palabra objetivo
seguida de dos puntos y con mayúscula sostenida. En caso de requerir masa
de un objetivo estos se enumeran contra el margen izquierdo.
7. Temas o numerales: El informe generalmente contiene uno o varios temas
precisos y seguidos. Si es más de uno se enumeran y enuncian.
8. Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones,
recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúscula
sostenida y contra el margen izquierdo.
9. Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del informe el autor o autores
lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenida y a continuación
se escribe el cargo.
10. Líneas especiales
CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS:
El certificado es un documento de carácter probatorio público o privado que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto.
Se puede emitir certificados de:

 Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.


 Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.
 Becas, donaciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros.

CONSTANCIAS:
La constancia es un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad
se pueden emitir constancias para. (Laborales)

 Tiempo de servicio
 Salario o honorarios
 Clases de trabajos
 Jornada laboral entre otras

PARTES DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIA


1. CODIGO: Es opcional
2. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Puede ir al comienzo del
documento, después del código o al final del texto.

 Cuando la fecha se ubica al comienzo:


Ejemplo: Bucaramanga, 13 de septiembre de 2018

 Cuando la fecha se ubica al final:


Ejemplo:
Se expide en Bucaramanga a los doce días del mes de septiembre del año dos mil
dieciocho (12-09-2018).

3. CARGO: El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida,


centrado, precedido de los artículos él o la también en mayúscula sostenida, a una
distancia de entre cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar del encabezado.
4. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: Las expresiones certifica o hace constar
según sea el caso se escribe seguidas de dos puntos en mayúscula sostenida. Se
ubica a cuatro o cinco interlinea libres del cargo.
5. TEXTO: Se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos
interlineas libre de la identificación del documento.
En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante en
mayúscula sostenida y el número de documento de identidad.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la
constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
6. FIRMA Y NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
7. LINEAS ESPECIALES

ARCHIVO

Archivar es el proceso de ordenación de los documentos, de acuerdo a la necesidad


metodológica de la organización y de la adecuada conservación y consulta de los
mismos.

TIPOS DE ORDENACIÓN
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
documentos serán situados de manera correlativa (uno después de otro).
1. ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se basa en un elemento presente en
prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia, año,
mes, día; comenzando con el año más remoto, los documentos se organizan hasta la
fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.

2. ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Suele tener como referente principal los apellidos


de una persona o la razón social de una empresa, y se utiliza las letras del abecedario
como criterio de información. Es idóneo, por ejemplo, para series de expedientes
personales, como es el caso del personal contratado por una empresa.
3. ORDENACIÓN NUMÉRICA: Responde habitualmente a un sistema de códigos
que permite identificar inequívocamente un documento, por ejemplo, el número
asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente. Es el sistema más
utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas
más comunes.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

Digitalizar

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

V. Administrativo V. Histórico

V. Contable V. Social

V. Jurídico

V. Legal
DISPOCISION FINAL

INCINERAR – ACTA

El ciclo vital del documento corresponde a la clasificación de acuerdo al tiempo que


se le asigne al documento en cada una de sus etapas.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Es toda la documentación que se encuentra depositada en
la oficina y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
ARCHIVO CENTRAL: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva, su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
ARCHIVO HISTORICO: Son aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservación permanente.

VALORES DOCUMENTALES

VALOR PRIMARIO: Es aquel que tiene el documento a partir de su creación o su


recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable.
VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento para el área
productora, relacionada con un trámite asunto o tema. El valor administrativo se
encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución.
VALOR CONTABLE: Es aquel que posee un documento que sirve de explicación y
justificación, así como de comprobación de las operaciones contables y financieras.
VALOR JURIDICO: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos
y obligaciones legales o jurídicas.
VALOR LEGAL: Es aquel documento que sirve ante la ley.

VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus
valores primarios y tiene una inutilidad histórica y social. Pierde su valor inicial, le
damos un valor secundario que puede ser histórico o social.
VALOR HISTORICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la
historia.
VALOR SOCIAL: Es el que posee un documento como fuente primaria para el
desarrollo de investigaciones técnicas y científicas.
VIGENCIA DOCUMENTAL

Periodo de guarda de la documentación en el ciclo vital de los documentos. Se


establece a través de la tabla de retención documental.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: La TRD es un listado codificado de series
y subseries con sus correspondientes tipos documentales producidos y recibidos por
cada una de sus dependencias, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos,
actas, informes, circulares, memorandos entre otros.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por
los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Ej: Serie
(contratos) Subserie (contratos de servicios profesionales, compras, obra).
Tipo Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias
para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros,
un acta, un oficio, un informe. En un contrato, cada folio que conforma el expediente.

CLASIFICACION DEL ARCHIVO SEGÚN EL USO

1. ARCHIVO ACTIVO: Este archivo está compuesto por documentos del año actual
o años anteriores que se encuentre en proceso de tramitación como: Historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por lo tanto, es el que satisface las necesidades de conservación
y consulta permanente. Es el mismo de gestión.
2. ARCHIVO SEMIACTIVO: Son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor. Es el mismo que el central.
3. ARCHIVO INACTIVO: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas. Es el mismo que el histórico.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA


Son aquellas características de las personas encargadas del archivo y con
conocimiento del proceso archivístico.

 Orden: Método de organizar, control y ubicación de los documentos.


 Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización.
 Prontitud: Cuando se solicitan los documentos del archivo, se deben encontrar
inmediatamente.
 Cordialidad: Debe existir buena disposición para la búsqueda y suministro de los
documentos que se encuentren en el archivo.
 Sigilo profesional: Las personas que manejan los archivos deben ser reservadas
por el grado de confidencialidad que se maneja.
 Concentración: Esta labor se debe realizar minuciosamente para evitar errores.

ELEMENTOS DEL ARCHIVO


ARCHIVADORES: Son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de
información. Entre ellos se encuentran los siguientes.

Archivador Vertical: Se colocan junto al escritorio en


oficinas pequeñas para conservar y facilitar la consulta de
los documentos correspondientes al archivo de gestión.
Tienen de una a cinco gavetas.
Archivador Horizontal: Facilita clasificar los documentos de
forma horizontal. Las carpetas que utiliza se denominan
carpetas colgantes.

FOLDERAMA: Facilita la conservación de los documentos


en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las
organizaciones para guardar las historias laborales.

Archivador Giratorio: Este archivador está constituido


por hileras circulares.

Archivador Mecánico: Es un mueble dinámico, en el cual


se acopla gran cantidad de documentos de acuerdo a la
clasificación interna de la organización. Debido a su
condición física permite de una manera práctica la
búsqueda y manipulación de la información contenida en los
documentos.
Archivador Electrónico: Es una herramienta de tipo
ofimática que sirve para recopilar la información de una
manera ordenada, utilizando dispositivos ópticos para su
localización y enlace en las debidas carpetas.

ESTANTES: Es una estructura metálica o de madera


horizontal que tiene como propósito garantizar la conservación de los documentos.

ELEMENTOS EN ARCHIVO

Carpetas: Utensilio para guardar o transportar documentos


que consiste en una lámina de cartón o plástico doblada por la
mitad.

Carpeta AZ: Son carpetas de pasta hechas de material


bastante grueso, dispone de un gancho el cual sirve para
archivar documentos y fijarlos a presión.
Carpetas Colgantes: Tienen un doble soporte de plástico
en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación
sobre las guías de un archivador para su ordenación y
movilidad.

Sello Fechador: Es un elemento con imágenes y piezas


móviles que permiten modificar la fecha para marcarlo sobre la
superficie.

Sello Seco en Relieve: Es una pieza metálica


compuesta por grabados, su función es marcar los
documentos e identificarlos para protegerlos de las
falsificaciones.

Reloj Radicador: Se utiliza para la recepción de las


comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación.

Gancho Legajador Plástico: Es un gancho plástico que


permite fijar los documentos que se encuentran contenidos
en una carpeta, manteniendo su conservación y evitando
deterioro por oxidación.
Cajas de Archivo: Estas cajas son prácticas para organizar
en estanterías. Los documentos reposan en ellas y sus
cierres son laterales. Su registro en ella facilita la búsqueda
de la información, además de la protección y conservación
interna.

Separadores: Se utilizan en cartulina o plástico y sirve


para dividir o separar los documentos dentro de una
carpeta o AZ.

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE DOCUEMENTOS


Recepción: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una
entidad pública o privada en la admisión de documentos, tanto de forma interna como
externa, que son remitidos por una persona natural o jurídica.

PASOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de


diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de
modo magnético o indirecto.
Por consiguiente, la recepción de comunicación física o directa es aquella
que es entregada por la persona interesada en una unidad de
correspondencia, teniendo en cuenta: la comunicación debe estar dirigida a la
empresa o a un funcionario, si la comunicación va en sobre, este debe estar
correctamente marcado.
En cuenta a la recepción de comunicación indirecta es aquella que es
enviada por medios electrónicos o correo, donde se debe tener en cuenta los
siguientes requerimientos: el asunto debe ser competente a la dependencia
que va dirigida, debe ser firmado, debe tener fecha actualizada y los anexos
deben estar completos.

2. Clasificación: Este paso consiste en separar los documentos en el momento


que se reciben según el tipo de comunicaciones, los cuales se dividen en dos
grupos.
a) Comunicación oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. Este grupo se denomina
documentos radicables.
b) Comunicaciones personales: Son todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades a título personal citando o no el cargo
del funcionario. Esto no genera trámite para las instituciones.

3. Apertura: Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las


comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus
anexos.
4. Revisión: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben
tener un proceso de revisión de anexos del destinatario, de los datos de
procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de
acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva
radicación.
5. Radicación: Es el procedimiento por medio del cual las organizaciones
asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envió.
6. Registro: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el
cual consiste en la anotación de los datos más significativos de los
documentos en un formato de registro, para su control y tramite dentro de la
organización.
7. Reparto: Una vez las comunicaciones registradas, se procede a la distribución
o reparto de las mismas hacia los funcionarios u oficinas que deben realizar el
proceso de atención y trámite correspondiente. Las entidades que cuenten
con una unidad específica de correspondencia realizan este procedimiento por
medio de un mensajero interno o patinador. Para este procedimiento de
control se elaboran planillas y formatos que permiten certificar la recepción de
los documentos por parte de los funcionarios asignados para estas funciones.

Despacho de documentos: Dentro de los procesos que debe cumplir un documento


se encuentra el de trámite de despacho o envió, una vez culminada su etapa de
producción, donde la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su
destino sin ningún contra tiempo.

PASOS EN EL DESPACHO DE DOCUMENTOS


1. Elaboración: Es el paso más importante en la gestión documental pues en él se
definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo
y su destinación.

2. Firma: La firma en un documento es importante e indispensable ya que impone la


valides de su contenido además de identificar al responsable de su expedición.
3. Embalaje o empaque: En gestión documental se entiende por empaque al sobre,
envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material donde se guarda el
documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la
entrega al destinatario.
El término de embalaje suele emplearse para cantidades más grandes de
documentos que requieren ser trasladados y que se busca conservar sus propiedades
antes de iniciar el recorrido, durante y al final de su entrega.
4. Verificación: En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación,
sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la
clase y naturaleza del documento. Debe cumplir con los siguientes aspectos:

 Encabezado
 Presentación
 Objetivo ( se establece si hay relación con un antecedente y respuesta )
 Firma
 Anexos y copias
 Sujeción a las normas técnicas y jurídicas

5. Numeración, Fechado y Radicación: En otras palabras radicarlo. Dando


cumplimiento a este enunciado las empresas, acorde con sus funciones y su razón
social, organizan su consecutivo y codificación que en ocasiones puede ser numérica
o alfanumérica, seguida y separada por un guion de la fecha del área productora,
especificando de igual manera numeración y fecha de salida del documento.
6. Registro: Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más
relevantes del documento.
7. Separación: Si es el caso, cuando llega el momento de su despacho y destino final
deben separase de original las respectivas copias de documento y sus soportes.
8. Envió: Se envía teniendo en cuenta la forma más idóneo para que llegue la
comunicación a su desino final.
Una persona que enfrenta el
desafio de un nuevo
emprendiemiento o negocio
debe tener una actitud
positiva y una gran
determinación a enfrentar
retos y dificultades.

Todo emprendimiento nace


de una idea que, por diversas
razones, despierta en una o
más personas el interés
suficiente como para
embarcarse en un arduo e
incierto viaje que tiene como
objetivo hacer realidad dicha
idea.

PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
EMPRENDIMIENTO
EMPRESA

Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o


persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las
necesidades de bienes o servicios de los solicitantes, a la par de asegurar la
continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus
necesarias inversiones.

FACTORES DE LA EMPRESA

Todas las empresas están constituidas por tres factores indispensables para
el funcionamiento de cada entidad o institución. Estos factores determinan la
operatividad y el sostenimiento financiero a base de su propio capital, y el
soporte por medio de su planta de empleados, quienes son el cimiento
funcional de la empresa:
 Factor Persona

 Factor Trabajo

 Factor Capital

CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA SEGÚN SU


ACTIVIDAD ECONÓMICA

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que


desarrollen en:

 ACTIVIDADES PRIMARIAS: Actividades económicas encaminadas a


la trasformación de los recursos naturales en productos primarios no
elaborados Ejemplo: Las empresas Agropecuarias.
 ACTIVIDADES SECUNDARIAS: Su actividad económica consiste en
la transformación de la materia prima extraída del sector primario en
sectores de consumo. Ejemplo: Empresas Mineras e Industriales.

 ACTIVIDADES TERCIARIAS: Este sector abarca las actividades


relacionadas con los servicios que se ofrecen para satisfacer las
necesidades de la población. Ejemplo: Empresas de servicios y
Empresas Comerciales.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA
La planeación (o planificación) estratégica es el proceso a través del cual se
declara la visión, la misión y los valores de una empresa, se analiza su
situación externa e interna, se establecen sus objetivos a largo plazo, y se
formulan las estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos.

La planeación estratégica se realiza a nivel organizacional, es decir, considera


un enfoque global de la empresa, razón por la cual se basa en objetivos y
estrategias que parecen simples y genéricos, pero que afectan a una gran
variedad de actividades.

PLAN ESTRATEGICO
El Plan Estratégico es un informe debe ayudar al empresario a contestar las
preguntas necesarias para gestionar su empresa, asegurando coherencia
entre ellas y garantizando la consistencia de su negocio, ya que formaliza la
comunicación de lo que quiere hacer, con los profesionales con quienes
colabora: equipo de gestión, comercial, escaparatistas, diseñadores…

¿Qué contiene el plan estratégico?

1. ¿Cuál es nuestra razón de ser? ¿Qué nos da vida y sentido?:


declaración de la Misión.
2. ¿A dónde deseamos ir?: Visión estratégica.
3. ¿Qué hacemos bien? ¿Qué deseamos hacer?:
Proposiciones; Objetivos estratégicos.
4. ¿Cómo llegamos a ese futuro?: Plan de acción; Reglamento de
evaluación.
OUTSOURCING

Outsourcing es la subcontratación de terceros para hacerse cargo de ciertas


actividades complementarias a la actividad principal.
Es el proceso mediante el cual una empresa externaliza una parte de su
actividad, es decir, contrata a una empresa externa para gestionar una parte
de la compañía. Con este método la empresa principal puede centrarse y
mejorar en ciertas funciones y especializarse aumentando en eficiencia y
ahorrando tiempo.

En la actualidad, las empresas están utilizando el outsourcing como un medio


de contratación habitual, con el objetivo de hacer crecer la empresa de forma
rápida.

Hay multitud de actividades que pueden ser subcontratadas, por ejemplo, la


realización mensual de nóminas.

Es de vital importancia subcontratar aquellas actividades que no formen parte


de las funciones o áreas que se consideren fundamentales para las empresas.

REINGENIERIA
Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para
alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de
rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

La reingeniería significa volveran empezar arrancando de nuevo; reingeniería


no es hacer más con menos, es con menos dar más al cliente. El objetivo es
hacer lo que ya estamos haciendo, pero hacerlo mejor, trabajar más
inteligentemente.

Reingeniería también significa el abandono de viejos procedimientos y la


búsqueda de trabajo que agregue valor hacia el consumidor.

La reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige el


proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a ajustar los
negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e información.
En el futuro continuará moviendo el negocio.

La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva.


Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en
cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas
organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los
negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la
tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se
preparen a sí mismos para cambiar.

MODULO DE NOMINA

CONTRATO DE TRABAJO

Es el acuerdo mediante el cual una persona natural se obliga a prestar un


servicio personal u otra persona natural o jurídica (empleador), bajo la
continuada dependencia o subordinación de esta y mediante el pago de una
remuneración (salario). En caso de no reunir alguno delos anteriores
elementos no se configura una relación laboral y por lo tanto no le será
aplicable la legislación laboral.
El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito sin que se requiera una forma
especial, y por su duración se clasifica en contrato a término fijo, contrato a
término indefinido, contrato por duración de obra o labor determinada y
contrato accidental o transitorio.

CONTRATO A TERMINO FIJO: Puede ser por un periodo de hasta tres años
prorrogable indefinidamente.
Para el caso de contratos a términos fijo inferior a un año, las partes pueden
determinar su duración y prorrogarlo sucesivamente por periodos iguales al
inicialmente pactado. A partir de la cuarta prorroga esta se entenderá que será
como mínimo de un año y las posteriores no podrán tener duración inferior.
Para dar por terminado el contrato de trabajo por vencimiento de termino, el
empleador debe avisar por escrito su interés en que este se termine por lo
menos un mes antes de la fecha de terminación del contrato original o de la
prórroga. Sin este aviso, el contrato se prorrogara automáticamente por un
periodo igual al inicialmente pactado.

CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO: No tiene una duración


determinado por las partes o por la naturaleza del trabajo contratado.

CONTRATO POR DURACION DE OBRA O LABOR: La duración del contrato


está determinada por el tiempo requerido para ejecutar una obra o actividad
contratada. El contrato debe constar por escrito y la obra o labor debe estar
claramente detallada. De no estarlo, sería imposible establecer el momento de
la terminación del contrato y se entendería celebrado a término indefinido.

CONTRATO ACCIDENTAL O TRANSITORIO: Es el que se utiliza para


ejecutar trabajos ocasionales accidentales o transitorios distintos de las
actividades normales del empleador, por términos inferiores a un mes. Están
excluidos de prestaciones sociales.

PERIODO DE PRUEBA

Es la etapa inicial del contrato de trabajo y tiene por objeto permitir al


empleador evaluar la actitud del trabajador y a este último las condiciones del
trabajo. El periodo de prueba no puede exceder de dos meses y debe constar
por escrito (incluyendo su duración).
En los contratos a término fijo cuya duración sea inferior a un año el periodo
de prueba no puede exceder de la quinta parte de la duración pactada
originalmente sin que exceda los dos meses.
Durante la vigencia del periodo de prueba cualquiera de las partes puede
terminar el contrato sin previo aviso, y si quien termina el contrato es el
empleador, no está obligado a indemnizar al empleado.
.TERMINACION DEL CONTRATO DE TRABAJO

 Muerte del trabajador


 Mutuo acuerdo
 Expiración del plazo pactado en los contratos a término fijo previo un
preaviso
 Terminación de la obra o labor contratada en contratos por duración de
obra o labor
 Liquidación o clausura definitiva de la empresa y suspensión de
actividades por parte de la empresa por más de 120 días
 Sentencia judicial ejecutoriada
 Renuncia del empleado
 Terminación unilateral con justa causa, invocada por el trabajador o por
el empleador, de acuerdo con las justas causas establecidas en la ley,
en el reglamento interno de trabajo o en el contrato de trabajo

JUSTAS CAUSAS PARA TERMINADO EL CONTRATO POR EL


EMPLEADOR:

 El haber sufrido engaño por parte del trabajador al presentar


certificados falsos para su admisión
 Todo acto de violencia en que incurra el trabajador en sus labores
 Todo daño material causado intencionalmente a los edificios y objetos
relacionados con el trabajo
 Toda negligencia grave que ponga en peligro la seguridad de las
personas o las cosas
 Los actos inmorales o delictuosos cometidos por el trabajador en el
lugar de trabajo
 Que el trabajador revele los secretos técnicos comerciales o asuntos de
carácter reservado con perjuicio para la empresa
 El deficiente rendimiento o ineptitud en el trabajo
 El reconocimiento al trabajador de una pensión de vejes o invalidez
estando al servicio de la empresa

JUSTAS CAUSAS PARA TERMINAR EL CONTRATO DE TRABAJO POR


EL EMPLEADO:

 El engaño del empleador respecto de las condiciones del trabajo


 La violencia o amenazas graves del empleador al trabajador
 Cualquier acto del empleador o de sus representantes que induzcan al
trabajador a cometer un acto ilícito o contraria sus convicciones políticas
o religiosas
 El incumplimiento sin razones válidas por parte del empleador de sus
obligaciones
 La exigencia del empleador sin razones válidas de prestar servicios
distintos o en lugares distintos a los que fue contratado

INDEMNIZACIONES

EN CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO: será el tiempo en dinero


que falte para la terminación del contrato

EN CONTRATOS DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO:


o Cuando la persona devenga menos de 10 salarios mínimos: serán
30 días de salario por el primer año de servicio más 20 día de salario
por cada año subsiguiente y el último período proporcional al tiempo o
fracción laborado.

o Cuando la persona devenga 10 o más salarios mínimos: serán 20


días de salario por el primer año de servicio más 15 días de salario por
cada año subsiguiente y el último periodo proporcional al tiempo o
fracción laborado

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS (CIVIL Y NO LABORAL)

Un contrato de prestación de servicios es aquel vínculo mediante el cual las


partes (personas naturales o empresas) acuerdan voluntariamente las
condiciones para la prestación de un servicio determinado, a cambio de unos
honorarios. Por un lado, está quien contrata, denominado contratante, y por el
otro, quien es contratado, denominado contratista.
Las partes deben tener claridad sobre la naturaleza jurídica del contrato y esto
se determina básicamente por la dinámica de la relación. En un contrato de
prestación de servicios el servicio, como tal, se presta con independencia y
autonomía entre el contratante y contratista. Por el contrario, el contrato de
trabajo supone que la labor será desempeñada de manera personal, siguiendo
instrucciones del empleador, cumpliendo un horario y teniendo como
remuneración un “salario”.
Se deben incluir en el contrato de prestación de servicios cláusulas, como la
descripción del contratante y contratista, con sus respectivos nombres,
identificaciones y domicilios; describir la finalidad de la contratación; el valor
del contrato; la forma del pago; el tiempo que duración del contrato; las tareas
o actividades a realizar y relacionar las posibles situaciones que darían lugar
a terminar el contrato.
Puntos a tener en cuenta para la realización de contratos de prestación de
servicios:
 El contratista realizará la afiliación y se hará cargo de los aportes a la
seguridad social integral en salud, pensión y riesgos laborales.
 Como contraprestación a los servicios prestados, el contratista no
recibirá un salario, sino honorarios. El contratista no debe cumplir una
jornada laboral ya que su contrato se fija respecto a las metas
establecidas por el contratante.
 El contratista no tiene derecho a prestaciones sociales laborales, tales
como vacaciones, cesantías, prima de servicios, reconocimiento de
horas extras o recargos, razón por la cual no hay lugar a la liquidación.
 Si se termina injustificadamente el contrato no se tendrán en cuenta las
indemnizaciones enunciadas por la normatividad laboral, ya que no es
un contrato laboral.
 Si las partes firmaron un contrato de prestación de servicios, pero sobre
la marcha de este y por la misma relación laboral se identifica que el
contratista cumple las características de un trabajador, puede
demandarse ante un juez laboral e intentar probar la existencia de un
contrato realidad.
 Si las partes están de acuerdo, pueden terminar el contrato, cuando lo
consideren pertinente.
 Los contratos de prestación de servicios pueden utilizarse tanto para la
contratación privada como para la pública.

Para el pago de los honorarios el contratista debe presentar una cuenta de


cobro indicando el valor de los mismos y adicional a esta debe adjuntar la copia
de la cedula, copia de RUT y certificación de pago de la seguridad social.
CONTRATO DE APRENDIZAJE

El contrato de aprendizaje es una figura contractual especial contemplada por


la legislación laboral colombiana que permite a las empresas y empleadores
contratar estudiantes del SENA, de universidades u otros institutos educativos
para que realicen su etapa práctica de formación y como remuneración reciben
un apoyo económico que no constituye salario.

¿Quiénes pueden contratar aprendices?


Cualquier empresa puede contratar aprendices, pero hay que recordar que no
siempre la contratación de aprendices es optativa para una empresa, sino que
en algunos casos la ley obliga a que ciertas empresas deban contratar
aprendices.
El artículo 32 de la ley 789 del 2002 señala que toda empresa que tenga 15 o
más empleados debe contratar aprendices.

¿Qué se puede hacer si una empresa no quiere contratar aprendices?


Si una empresa no desea contratar aprendices teniendo la obligación de
hacerlo, puede monetizar la cuota que le corresponde en los términos del
artículo 34 de la ley 789 de 2002 reglamentado por el decreto 934 de 2003.
De esta forma en lugar de contratar aprendices, la empresa paga una cantidad
de dinero al SENA como compensación por su decisión de no contratar
aprendices.
La monetización puede ser parcial, esto es, vincular parte de los aprendices
de lo que le corresponde, y la otra parte monetizarla.

¿Quiénes pueden ser contratados como aprendices?


Sólo pueden ser contratados como aprendices los estudiantes del Sena, de
las Universidades y de las instituciones educativas debidamente reconocidas
por el estado según lo dispone el artículo 37 de la ley 789 del 2002.

¿Cuánta es la duración máxima de un contrato de aprendizaje?


La duración máxima que puede tener un contrato de aprendizaje es de 2 años
según lo dispone el artículo 30 de la ley 789 de 2002.

¿Cuánto se le debe pagar al aprendiz?


En el contrato de aprendizaje no se paga un sueldo o salario, sino que se paga
una compensación económica por parte de la empresa patrocinadora, y su
monto depende de si el aprendiz está en la fase lectiva (formativa) o práctica.

Fase lectiva: 50% del salario mínimo


Fase práctica: 75% del salario mínimo
Si el aprendiz es estudiante universitario el apoyo económico no puede ser
inferior a un salario mínimo.

La ley 789 de 2002 en su artículo 30 señala que el auxilio económico en la


fase práctica será del 100% del salario mínimo cuando el desempleo sea
inferior al 10%, pero para ello se requiere que ese 10% sea el promedio del
año anterior conforme lo estipula el artículo primeo del decreto 451 de 2008:

«Tasa de desempleo de referencia. Para determinar la tasa de desempleo


nacional en cumplimiento del inciso quinto del artículo 30 de la Ley 789 de
2002, se tomará la tasa nacional promedio del periodo comprendido entre el
1° de enero y el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, certificada
por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, a más
tardar en la segunda quincena del mes de enero de cada año.»

¿El aprendiz debe ser afiliado a seguridad social?


Sí, el contrato de aprendizaje encarna la obligación de la empresa
patrocinadora de afiliar a seguridad social al aprendiz.
Cuando el aprendiz esté en la etapa lectiva o formativa, únicamente se debe
afiliar a salud.
Cuando el aprendiz esté en la etapa práctica, se debe afiliar a riesgos
laborales, además de la afiliación a salud.
No se debe afiliar a pensión al aprendiz.
SALARIO

El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador por la


prestación personal de sus servicios al empleador.
Constituye salario
Constituye el salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo
lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación
directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte,
como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo
suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso
obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (Art. 127 C.S.T).
De la norma transcrita se entiende que todo pago hecho al trabajador, no
importa el concepto o definición que se le dé hace parte del salario. Ahora, el
pago que se haga al trabajador debe corresponder a la retribución que el
empleador hace al trabajador por la prestación de sus servicios.
Esto quiere decir que aquellos pagos que no corresponden a una
contraprestación por la labor del trabajador, no pueden considerarse salario,
como bien es el caso de las indemnizaciones, viáticos (en los términos del Art.
130 del C.S.T), pagos por mera liberalidad el empleador, etc.
Pagos que no constituyen salarios.
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad
recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o
gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las
empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no
para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a
cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de
transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.
Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los
beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o
contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando
las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero
o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas
extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad (Art. 128 C.S.T).

Salarios en especie
Constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneración ordinaria
y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del
servicio, tales como la alimentación, habitación o vestuario que el empleador
suministra al trabajador o a su familia.
El salario en especie debe valorarse expresamente en todo contrato de
trabajo. A falta de estipulación o de acuerdo sobre su valor real se estimará
pericialmente, sin que pueda llegar a constituir y conformar más del cincuenta
por ciento (50%) de la totalidad del salario.
No obstante, cuando un trabajador devengue el salario mínimo legal, el valor
por concepto de salario en especie no podrá exceder del treinta por ciento
(30%). (Art. 129 C.S.T).

Salario Integral
El Salario integral es aquel salario en el que se considera que ya está incluido
dentro del valor total del salario, además del trabajo ordinario, las prestaciones,
recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extra,
dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus
intereses, subsidios y suministros en especie; y en general, las que se incluyan
en dicha estipulación.
Dentro del salario integral no se considera incluidas ni remuneradas las
vacaciones, por lo que un empleado, aun con la figura de salario integral, tiene
todo el derecho de disfrutar sus vacaciones plenamente según lo estipulado
por el código sustantivo del trabajo.
Monto del salario integral
Ahora, para que se pueda considerar un salario integral, este no puede ser
inferior a 10 salarios mínimos legales [$7.812.420 para el 2018], más un 30%
considerado factor prestacional [$2.343.726 para el 2018], es decir, que un
salario para que sea considerado legalmente como salario integral, debe ser
de por lo menos 13 salarios mínimos legales, que para el 2018 equivale a
$10.156.146 [Salario mínimo 2018 es de $781.242]

Formas y libertad de estipulación del salario.


El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus
diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por
tarea, etc., pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los
pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales. (…). (Art. 132 C.S.T).
El artículo 132 del C.S.T es de gran importancia en el sentido que solo permite
fijar el monto del salario de forma convenida, lo que significa que la fijación del
salario debe ser necesariamente un acuerdo de voluntades de las partes
integrantes del contrato de trabajo. Así las cosas no es dable que el empleador
modifique unilateralmente el salario a un trabajador o su forma de pago,
entendiéndose esta modificación en contra de los intereses del trabajador, ya
que mientras cualquier decisión unilateral del empleador no afecto los
intereses o que mejore la condición del trabajador no tiene incidencia legal
alguna; lo que la ley laboral protege celosamente es que los intereses del
empleado no se afecten negativamente.
Irrenunciabilidad y prohibición de ceder el salario.
El derecho al salario es irrenunciable y no se puede ceder en todo ni en parte,
a título gratuito ni oneroso pero sí puede servir de garantía hasta el límite y en
los casos que determina la ley (Art. 142 C.S.T).
Igualdad respecto al salario
El artículo 143 del Código Sustantivo del Trabajo establece que “a trabajo igual
desempeñado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales,
debe corresponder salario igual, comprendiendo en éste todos los elementos
a que se refiere el artículo 127” lo que supone que no debe haber una
discriminación del empleado por su condición de sexo, edad, origen, raza, etc.
No es legal por ejemplo que a un empleado le paguen menos que a otro que
cumple exactamente la misma función y en las mismas condiciones.
Salario mínimo.
El artículo 145 del C.S.T establece que todo trabajador tiene derecho a percibir
un salario mínimo y suficiente para cubrir las necesidades mínimas de él y de
su familia.
El salario mínimo es fijado cada año por decreto, aunque se ha intentado fijarlo
por acuerdo entre estado, empresarios y sindicatos, pero muy pocas veces se
ha conseguido por lo que siempre el salario mínimo se fija por decreto.
Inembargabilidad del salario mínimo.
El salario mínimo no es embargable. Se tienen dos excepciones: a favor de
las cooperativas legalmente constituidas y en los casos de los embargos por
pensiones alimenticias, casos en los cuales se puede embargar hasta un 50%
de todo salario, incluso el mínimo legal. (Art. 156 C.S.T). Igual tratamiento se
le dan a las prestaciones sociales.
El excedente del salario mínimo solo es embargable hasta un 20% sin importar
el monto del salario.
Prohibición de retener, deducir, descontar o compensar valor alguno del
salario sin autorización escrita del trabajador u orden judicial.
El patrono no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario,
sin orden suscrita por el trabajador, para cada caso, o sin mandamiento
judicial. Quedan especialmente comprendidos en esta prohibición los
descuentos o compensaciones por concepto de uso o arrendamiento de
locales, herramientas o útiles de trabajo; deudas del trabajador para con el
patrono, sus socios, sus parientes o sus representantes; indemnización por
daños ocasionados a los locales, máquinas, materias primas o productos
elaborados, o pérdidas o averías de elementos de trabajo; avances o anticipos
del salario; entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio de
alojamiento.
Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial,
aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el
salario mínimo legal o convencional, o la parte del salario declarada
inembargable por la ley, o en cuanto el total de la deuda supere al monto del
salario del trabajador en tres meses. (Art. 149 C.S.T).
Lo anterior es de especial importancia respecto a la costumbre de muchas
empresas de descontar de sus sueldos a los trabajadores sin autorización de
esos y sin una orden judicial los productos que se extravíen o el dinero faltante,
acción que es completamente ilegal.

PRESTACIONES SOCIALES

Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al salario que el


empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante contrato de
trabajo por sus servicios prestados.

CESANTÍAS

Son un dinero que recibe el trabajador como ahorro para ser utilizado en caso
de que este cesante, para vivienda o para estudio.

Para liquidar cesantías


 Se liquidan al 31 de diciembre de cada año y deben ser consignadas a
más tardar el día 14 de febrero del año siguiente, en el fondo de
cesantías escogido por el trabajador,
 Se liquida al momento de la terminación del vínculo laboral y deben ser
pagadas al trabajador
 Se puede realizar liquidación parcial de cesantías para vivienda o
estudio
Para retirar las cesantías
 Cuando la persona se encuentra cesante puede retirar las cesantías
 Para compra de vivienda
 Para mejoras de vivienda propia
 Para estudio
FORMULA PARA LIQUIDAR LAS CESANTIAS

CESANTIAS = salario base de liquidación (incluido aux transporte) * días trabajados

360

INTERESES DE CESANTIAS
Es el dinero que recibe el trabajador debido a que las cesantías generan un
interés, y es el 12% anual.

Para liquidar intereses de cesantías:


 Se liquidan al 31 de diciembre de cada año los intereses de las
cesantías y deben ser pagados al trabajador a más tardar el 31 de enero
del año siguiente.
 Al momento de la terminación del vínculo laboral y deben ser pagados
al trabajador.
 Cuando se realiza una liquidación parcial de cesantías se deben liquidar
los intereses

FORMULA INTERESES DE CESANTIAS

INTERESE DE CESANTIAS = cesantías * 12% * días trabajados


360

PRIMA
Es un dinero que recibe el trabajador como contraprestación al trabajo
realizado, ya que con este está aumentando el patrimonio de la empresa.
Para liquidar
 Se liquida dos veces al año semestralmente, la primera al 30 de junio y
debe ser pagada a más tardar el 30 de junio y la segunda se liquida al
31 de diciembre y debe ser pagada a más tardar el 20 de diciembre
 Ala terminación del vínculo laboral

FORMULA PARA LA PRIMA


PRIMA = salario base de liquidación (incluido transporte) * días trabajados semestre
360
VACACIONES
Los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado
por cada año de servicio

VACACIONES = salario base de liquidación (sin transporte) * días trabajados


720
SEGURIDAD SOCIAL

El sistema de seguridad social integral está conformado por los regímenes


generales establecidos para pensiones, salud y riesgos laborales. Todo
empleador se encuentra obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de
seguridad social que el trabajador escoja voluntariamente.

SALUD: El régimen de seguridad social de salud está conformado por las EPS
(entidades promotoras de salud) y por las IPS (instituciones prestadoras de los
servicios de salud) y tiene por objeto crear las condiciones que posibiliten el
acceso de atención para cubrir las contingencias por enfermedad general y
maternidad.
Para liquidar se liquida del total devengado deducido el auxilio de transporte,
el empleado aporta el 4% y el empleador el 8.5%. Total 12.5%

PENSIONES: Se garantiza el amparo contra invalidez, vejez y muerte


mediante el reconocimiento de pensiones y prestaciones económicas
determinadas por la ley.
Para liquidar se liquida del total devengado deducido el auxilio de transporte,
el empleado aporta el 4% y el empleador el 12%. Total 16%.
Si el trabajador devenga entre 4 y 16 salarios mínimos debe hacer un aporte
adicional del 1% para el fondo de solidaridad pensional; más de 16 a 17
salarios mínimos un 0.2% adicional, más de 17 a 18 salarios mínimos un 0.4%
adicional, más de 18 a 19 salarios mínimos un 0.6% adicional, más de 19 a 20
salarios mínimos un 0.8% adicional y superiores a 20 salarios mínimos un 1%
adicional.

ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES: El régimen de riesgos


laborales tiene por objeto prevenir proteger y atender a los trabajadores de los
efectos de las enfermedades y los accidentes laborales.
Hay 5 clases de riesgos y porcentaje diferencial según la tabla de riesgos, el
empleador paga el aporte sobre el total devengado deducido el auxilio de
transporte
PARAFISCALES

Son aportes que debe realizar la empresa por cada trabajador.

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Las cajas recaudan, distribuyen y


pagan los aportes destinados al subsidio familiar en dinero y en especie por
medio de programas de bienestar social a sus afiliados y a la comunidad en
general.

Se liquida el 4% del total devengado deducido el auxilio de transporte.

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR: Entidad creada con


el fin primordial de proteger a la familia colombiana y brindar una protección
integral al menor de edad.

Se liquida el 3% del total devengado deducido el auxilio de transporte.

SENA: Institución creada con el objeto fundamental de capacitar al trabajador


colombiano.

Se liquida el 2% del total devengado deducido el auxilio de transporte.


EXCEPCIONES AL PAGO DE SALUD, SENA E ICBF

La ley 1607 del 2012 conocida como la ley de reforma tributaria, en su artículo
20 estableció el impuesto sobre la renta para la equidad CREE (contribución
empresarial para la equidad), como el aporte con el que contribuyen las
sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del
impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores,
la generación de empleo y la inversión social.
En su artículo 25 exonera a los aportantes del pago de la salud por parte del
empleador y SENA e ICBF.

PERSONA NATURAL: Si es persona natural y tiene dos o más empleados,


los aportes a salud corresponden al 4% (valor descontado al empleado) y no
debe pagar ICBF y SENA. Si la persona natural y sola tiene un empleado
entonces esta exoneración no le aplica y debe continuar realizando todos los
aportes de forma normal.

EMPRESAS: Para las empresas la exoneración aplica para aquellos


empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales, en este
caso los aportes a salud corresponden al 4% (valor descontado al empleado)
y no se deben hacer aportes al SENA y ICFB. Para los empleados que
devenguen 10 o más salarios mínimos se continúan realizando todos los
aportes de forma normal.

PROVISIONES

Una provisión es una la cantidad de recursos que conserva la empresa por


haber contraído una obligación, con el objetivo de guardar esos recursos hasta
el momento en el que deba satisfacer la obligación.

LAS PROVISIONES SON:

CESANTIAS: Es el 8.33% mensual del total devengado

INTERESES DE CESANTIAS: Es el 1% mensual del total devengado.

PRIMA: Es el 8.33% mensual del total devengado

VACACIONES: Es el 4.17% mensual del salario devengado sin el auxilio de


transportes.
LIQUIDACION DE HORAS EXTRAS Y TRABAJO SUPLEMENTARIO

JORNADA ORDINARIA: La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan


las partes o a falta de convenio la máxima legal.

JORNADA MAXIMA: La duración máxima legal de la jornada de trabajo es de


8 horas diarias y 48 a la semana.

TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO: El trabajo diurno está comprendido entre


las 6 am y las 9 pm: el trabajo nocturno está comprendido entre las 9 y las 6
a.m.

TRABAJO EXTRA : Trabajo supletorio o de horas extras es el que excede de


la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada ordinaria y en
todo caso el que excede de la jornada máxima legal.

CLASES DE TRABAJO FORMULA


Hora extra diurna Valor hora ordinaria *1,25*# horas
Hora extra nocturna Valor hora ordinaria *1.75*# horas
Recargo nocturno Valor hora ordinaria * 0,35*# horas
Hora extra diurna dominical o festiva Valor hora ordinaria *2*# horas
Hora extra nocturna dominical festiva Valor hora ordinaria *2,5*# horas

Recargo dominical o festivo nocturno Valor hora ordinaria *2,1*# horas

Recargo dominical o festivo Valor hora ordinaria * 1,75*# horas

CONTABILIDAD

La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar clasificar y


registrar de una forma sistemática y estructural las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e
interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad
de la empresa.

CUENTA T
Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada las
operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta este
debe ser tan claro y especifico, que con el solo nombre se identifique lo que
representa la cuenta.
La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es
mediante el esquema de la Cuenta T.
Sus partes son:
 Nombre completo de la cuenta
 Él debe va al lado izquierdo y se usa para registrar los débitos
 El haber va al lado derecho y sirve para registrar los créditos

Nombre de la cuenta

Debe Haber

REGISTROS EN LA CUENTA T:

DEBITAR una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en él


debe.
ACREDITAR una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir en
la columna del haber.
El MOVIMIENTO DEBITO es la suma de los valores registrados en él debe de
una cuenta.
El MOVIMIENTO CRÉDITO es la suma de los valores registrados en el haber
de una cuenta.

SALDOS EN LA CUENTA T

El saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la


columna del debe y los registrados en la columna del haber.
 SALDOS DÉBITOS: una cuenta tiene saldo debito cunado el
movimiento debito es mayor que el movimiento crédito.

 SALDO CRÉDITO: una cuenta tiene saldo crédito cuando el


movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS.

CUENTAS

REALES O DE NOMINALES O
BALANCE DE ORDEN
DE RESULTADO
Las cuentas representan las propiedades los derechos y las deudas de una
empresa en una fecha determinada; así mismo, los ingresos, los costos, los
gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de


balances nominales o de resultado y de orden.

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Estas cuentas representan los valores tangibles (como las propiedades y las
obligaciones con terceros) y los intangibles (como el prestigio y reconocimiento
– good will) y el conocimiento y el saber hacer (know how). Forman parte del
balance de una empresa. Las cuentas reales a su vez son activo, pasivo y
patrimonio.
 ACTIVO: Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de
propiedad de la empresa. Se entiende por bienes entre otros el dinero
en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos por
derechos las cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO: Estas cuentas empiezan y


aumentan su movimiento en él debe disminuyen y se cancelan en el haber,
por lo general su saldo es débito.
Activo

Debe Haber

+ -
Saldo
Débito

Ejemplo: se compra un vehículo por 5.000.000, se adquiere otro vehículo por


7.000.000, se realiza la venta del primer vehículo por 5.000.000

Flota y equipo de transporte

Debe haber

5.000.000 5.000.000

7.000.000

12.000.000 5.000.000

5.000.000

7.000.000

 PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa para


su pago en el futuro. Son las deudas que deben pagar por cualquier
concepto; se conocen también como pasivo externo o pasivo con
terceros.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PASIVO: Estas cuentas empiezan y
aumentan su movimiento en el haber, disminuyen y se cancelan en él debe,
por lo general su saldo es crédito.
Pasivo

Debe Haber

- +

Saldo crédito

Ejemplo: La empresa tiene una deuda por 350.000, otra deuda por 500.000
cancela la primera deuda por 350.000.

Debe Haber

350.0000 350.000

500.000

350.000 850.000

350.000

500.000 saldo credito

 PATRIMONIO: Representa los aportes del dueño o dueños de la


empresa e incluye superávit, reserva y resultados del ejercicio. este
grupo constituye el pasivo interno a favor de los dueños por lo cual se
maneja de igual forma de las cuentas del pasivo.

 MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO: Estas cuentas


empiezan y aumentan en el haber y disminuyen y se cancela en él debe.

Ejemplo: para constituir una empresa 3 socios aportan 1.000.000,


2.000.000 y 4.000.000 respectivamente, el socio que aporto 1.000.000
se retira

Aportes sociales
Debe haber
1.000.000 1.000.000
2.000.000
4.000.000
Mov debito 1.000.000 7.000.000 – mov crédito
1.000.000
6.000.000 saldo crédito

CUENTAS NOMINALES

También son llamadas de resultado o transitorias. De resultado porque al final


de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades o perdidas, los ingresos,
los costos y los gastos y transitorias porque se cancelan al cierre del periodo
contable.
Comprenden las cuentas nominales, ingresos, gastos, costos de venta y
costos de producción.
 INGRESOS: son los valores que reciben la empresa por la venta de
bienes o la prestación de servicios.

 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE INGRESO: estas cuentas


empiezan y aumentan en el HABER, normalmente no se debitan si no
al final del ejercicio para cancelar su saldo.

EJEMPLO: se reciben 250.000 mensuales por concepto de


arrendamiento de un local para los meses de enero, febrero y marzo.

Arrendamiento

Debito haber
250.000
250.000
250.000
750.000 saldo crédito
 GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos
necesarios para su buen funcionamiento esto constituye un gasto
porque esos valores no son recuperables. Ejemplos, pagos de sueldo,
arrendamientos, servicios públicos.

 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE GASTOS: Estas cuentas


empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el haber
su saldo es débito.

EJEMPLO: se pagan servicios públicos del mes de mayo así: energía


75.000, agua 30.000 y teléfono 65.000

Gastos servicios

Debe haber
75.000
30.000
65.000
Saldo debito 170.000

 COSTOS DE VENTA: En la actividad comercial representa el valor de


adquisición de los artículos destinados a la venta.
 MOVIMIENTO DE LAS CUEMTAS DE COSTO DE VENTA: Empiezan
y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el haber
normalmente no se acreditan y su saldo es débito.

Ejemplo: se compran 10 vestido por valor de 500.000 y 20 pares de


zapatos por valor de 400.000

Compra de mercancías

Debe haber

500.000
400.000
Saldo debito 900.000
 COSTO DE PRODUCCION O DE OPERACIONES: Agrupa el conjunto
de cuentas que representan las erogaciones asociadas clara y
directamente con la elaboración o producción de los bienes o la
prestación de servicios de los cuales el ente económico obtiene sus
ingresos.
 MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION:
Estas cuentas empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se
cancelan en el haber normalmente no se acreditan y su saldo es débito.

CUENTAS DE ORDEN
Agrupa los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la
estructura financiera de una empresa, así como en las cuentas que sirven para
efecto de control interno o de información general

PUC (PLAN UNICO DE CUENTAS)


El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones
económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la
transparencia de la información y por consiguiente su claridad, confiabilidad y
comparabilidad.

El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas, la descripción y la


dinámica para su aplicación que debe observarse en el registro contable:

CATÁLOGO DE CUENTAS: Contiene la relación ordenada de las


cuentas identificadas con un código numérico y su respectiva
denominación.

DESCRIPCIÓN: Expresa o de talla los conceptos de las diferentes


clases grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las
operaciones por registrar.
DINÁMICA: señala la forma como se deben utilizar las cuentas y
realizar los movimientos contables que las afectan.

ESTRUCTURA DEL PUC


El PUC está estructurado a partir de los siguientes niveles:

 El primer digito será la clase


 Los dos primeros dígitos el grupo
 Los cuatro primeros dígitos la cuenta
 Los 6 primeros dígitos la subcuenta

1 1 0 5 0 5

Clase

Grupo
Cuenta
Subcuenta

CLASE DEBE HABER SALDO


1 Activo + - debito
2 Pasivo - + crédito
3 Patrimonio - + crédito
4 Ingresos - + crédito
5 Gastos + - debito
6 Costo de venta + - debito
7 Costos de producción + - debito
o de operación
LA PARTIDA DOBLE

Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas,


se descubrirá que en cada una de ellas se afectan por lo menos dos cuentas
una que se debita y otra que se acredita.
La contabilidad solo podrá llevarse en idioma español, o del sistema de la
partida doble y en libros registrados, de manera que suministre una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las
reglamentaciones que expida el gobierno de Colombia.
El principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad
moderna, según el cual si se debita una o varias cuentas por un valor debe
acreditarse una u otras por el mismo valor. Eso significa que en cualquier
asiento contable la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos.

Ejemplos:

Venta al contado de un terreno por 7.400.000

1105 caja 1504 terrenos


Debe haber debe haber
7.400.000 7.400.000

Se paga arrendamiento por 1.000.000 en efectivo.

1105 caja 5120 arrendamientos


Debe haber debe haber
1.00.0 1.000.000

ASIENTOS CONTABLES
Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los
comprobantes y libros de contabilidad.

En el registro contable pueden presentaren dos tipos de asientos: el asiento


simple y el asiento compuesto.

ASIENTO SIMPLE: se presenta cuando solo se afectan dos cuentas


correspondientes a un débito y a un crédito

CÓDIGO CUENTA DEBE HABER

5120 arrendamiento 1.000.000

1105 caja 1.000.000

Se compra al contado con cheque un teléfono para uso de la empresa por


300.000

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1528 Equipos de 300.000


computación y
comunicación

1110 bancos 300.000

ASIENTOS COMPUESTOS: Se presenta cuando en el registro se afectan


más de dos cuentas, que pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas
acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una creedora.
EJEMPLO:

Venta de mercancías por 800.000 se reciben 200.000 de contado y el saldo a


crédito.
1105 caja 1305 clientes 4135 comercio al x
mayor yx -
Debe haber debe haber debe
haber

200.000 600.000
800.000

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1105 caja 200.000

1305 clientes 600.000

Comercio al por
mayor y al por menor
4135 800.000

800.000 800.00

FACTURA DE VENTA

Es un título o valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y


entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

El emisor, vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de


la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor
de la factura, el original deberá ser conservado por el emisor vendedor o
prestador del servicio, una de las copias se le entregará al obligado y la otra
quedará en poder del emisor para sus registros contables.
REQUSISITOS DE LA FACTURA:

 Estar denominada expresamente como factura de venta (preimpreso)


 Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o presta
el servicio.
 Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicio junto con la discriminación del IVA pagado.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta
 Registrar la fecha de su expedición
 Describir de manera específica o genérica los artículos vendidos o los
servicios prestados
 Establecer el total de la operación
 Llevar el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
 Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.

IVA

El impuesto a las ventas es un gravamen de naturaleza indirecta que en


Colombia se da bajo la modalidad de valor agregado es decir que se aplica en
las diferentes etapas del ciclo económico.
Clasificación de los bienes para efecto del IVA:
 Bienes gravados: Son aquellos a los que se les aplica la tarifa
correspondiente de acuerdo con la clasificación asignada.
 Bienes exentos: tienen un tratamiento especial y se encuentra
gravados con la tarifa de 0% es decir están exonerados del impuesto.
 Bienes excluidos: son aquellos que por expresa disposición de la ley
no causan el impuesto, de forma que quien comercializa con ellos no
se convierte en responsable del impuesto a las ventas.

TARIFAS APLICABLES

 Tarifa general: se aplica la tarifa general a todos los bienes y servicios


que no se encuentran expresamente excluidos, exentos o sometidos a
las tarifas diferenciales. La tarifa general del impuesto sobre las ventas
es el 19% del precio de venta de los artículos que se vendad y de los
servicios que se presten.
 Tarifa diferencial del IVA: la ley ha establecido además de la tarifa
general otra tarifa del 5% para algunos bienes y servicios de la canasta
familiar.

UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT)

Creada como medida de valor que permite desde el año 2007 ajustar los
valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y
obligaciones administrados por la DIAN la cual se reajustara anualmente. Para
el año de 2018 se fijó en 33.156 pesos la unidad de valor tributario la cual se
utiliza para el cálculo de impuesto que debe declarar personas jurídicas y
naturales.

REGIMEN DE VENTAS

En la actualidad existen dos regímenes a los cuales pueden acogerse los


responsables del impuesto a las ventas. El régimen simplificado y el régimen
común.

REGIMEN SIMPLIFICADO: pertenecen las personas naturales, los


comerciantes y los artesanos que sean detallistas o minoristas los agricultores
y los ganaderos que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten
servicio gravados siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

1. Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales


provenientes de la actividad, inferiores a tres mil quinientas (3.500)
UVT.

2. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede,


local o negocio donde ejercen su actividad.

3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio


no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía,
autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de
intangibles.

4. Que no sean usuarios aduaneros.

5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año


en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios
gravados por valor individual, igual o superior a tres mil quinientas
(3.500) UVT.

6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones


financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no
supere la suma de tres mil quinientas (3.500) UVT.PARAGRAFO. Para
la celebración de contratos de venta de bienes y/o de prestación de
servicios gravados por cuantía individual y superior a tres mil quinientos
(3.500) UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá
inscribirse previamente en el Régimen Común.

Obligaciones y prohibiciones del régimen simplificado:

 Inscribirse en el Registro Único Tributario.


 Entregar copia del RUT en la primera venta que hagan a pertenecientes
al Régimen Común.
 Exhibir el RUT en un lugar visible del establecimiento de comercio,
local, oficina o sede de negocio en donde realice su actividad
económica.
 Cumplir con los sistemas de control que haya establecido el gobierno
nacional.
 Llevar libro fiscal de registro de operaciones diarias.

La ley también señala las prohibiciones establecidas a los pertenecientes


a este régimen:

 Adicionar al precio de los productos que venda o de los servicios que


preste, el valor correspondiente a IVA; en caso de hacerlo deberán
cumplir con la totalidad de las obligaciones establecidas para el régimen
común.
 Presentar declaración de IVA. Si lo hacen, dicha declaración no
producirá efecto legal alguno.
 Determinar IVA a cargo y solicitar impuestos descontables.
 Calcular el IVA en compra de bienes que se encuentren exentos o
excluidos del IVA.
 Facturar. Sin embargo, si el responsable del régimen simplificado
decide expedir factura de venta, deberá hacerlo cumpliendo los
requisitos establecidos en la ley, exceptuando el referente a la
autorización de numeración de facturación solicitada ante la DIAN.

REGIMEN COMUN: Por regla general se es responsable del régimen común


cundo no se cumplen los requisitos establecidos para perteneces al régimen
simplificado. Todas las personas jurídicas pertenecen al régimen común por el
solo hecho de ser personas jurídicas:

Generalidades del régimen común:

 Solicitar la Resolución de Facturación numerada ante la DIAN,


renovarla cada vez que ésta caduque.
 Facturar según los criterios establecidos en el Artículo 617 del Estatuto
Tributario.
 Cobrar y pagar el IVA por la venta de los bienes y/o servicios gravados
a las tarifas y plazos que dispongan las unidades respectivas, según lo
establecido en el artículo 602 del estatuto tributario.
 Presentar y pagar el impuesto de renta e impuesto sobre la renta para
la equidad “Cree”.
 Practicar y pagar la retención a título de renta bajo los términos y plazos
fijados por la DIAN.
 Practicar la autorretención del impuesto para la equidad Cree, según lo
pactado en el decreto 1828 de 2013.
 Presentar información exógena según lo dispuesto por la DIAN.
 Practicar la retención a título de IVA en los casos de adquirir bienes o
servicios provenientes de personas pertenecientes al régimen
simplificado, este valor deberá ser pagado en la declaración de
retención en la fuente.
 Renovar el registro mercantil anualmente.
 Pagar el impuesto de industria y comercio.
 Expedir certificados de retención para los terceros que los soliciten.
 Contar con mecanismo de firma digital para la presentación de
declaraciones.
 Los comerciantes deben llevar libros de contabilidad, registrados ante
la Cámara de Comercio del domicilio principal, así lo dispone el Código
de comercio en su artículo 19.
 Los del régimen común que no son comerciantes deben llevar un
registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor y de balance,
en la forma indicada en el Artículo. 509 del Estatuto Tributario.
 Informar el cese de actividades, cuando a ello haya lugar, en los
términos establecidos en el artículo 614 del Estatuto Tributario.
 Expedir la información solicitada por los organismos de inspección y
vigilancia como lo pueden ser las superintendencias y la unidad de
gestión pensional y parafiscal (UGPP).
 En determinados casos los comerciantes deberán presentar estados
financieros firmados o dictaminados por contador público.