ACTIVIDAD: REALIZACION DE LA AUDIORIA INTERNA

A.REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Empresa: Todo llanta y mas sas.

Dirección: celta trade park km 5 vía Medellín bodega 43
Cargo: Jefe de logística
Correo: jefelogistica@todollantasymassas
De: Equipo Auditor Área Gerencia Calidad sgc@gmail.com
Nombre: victor Javier Ferreira medina
Fecha: junio 7 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad del proceso de la logística, en los
procedimientos de despacho y entrega de la mercancía

ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios del área de despachos y entregas

del departamento Aseguramiento de la Calidad de todo llantas y mas sas.

AUDITORIA

o Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002

Versión Marzo de 2014
o Instructivos de desarrollo de despachos logísticos
o Manual de Documentos de Retención y Archivos logísticos
o Manual de Formato de logístico
o Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO,
EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO,

Reunión de Apertura: 19 de junio 2019

Hora 7:45 am
Reunión de Cierre: 21 de junio 2019
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de despachos y entregas de todo llantas y mas consignados
en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el jefe de logística, el auxiliar de despachos y bodegueros a
cargo con el proceso logístico, el día 19 de junio del presente año, con una duración
de 7 horas, en las instalaciones de celta trade park. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor
comunicarnos.

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción

Victor Javier Ferreira Medina.

Auditor Líder:
Ana ariza caicedo
Correo electrónico sgc@gmail.com
Experto Tecnico Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail sgc@gmail.com Cualquier duda
comunicarse al celular: 3147993288. Los elementos 4.2.3 (control de documentos),
4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4
(Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

B.revisión documental durante la realización de la auditoría

N° DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

1 Manuel del proceso de Versión Junio de 2017.

despachos
2 Instructivo de almacenamiento Carpetas de Protocolos e Instructivos.
de mercancía
3 Manual de Documentos Libros de registro de muestras
importación y exportación
4 Manuel de proceso de Versión Junio de 2017.
entregas

C. comunicación durante la auditoria: nos reuniremos periódica mente para

intercambiar información e ir evaluando el progreso de la auditoria.
Periódicamente se comunicara el progreso de la auditoria tanto como las dudas
salientes de los auditores y el auditado. Cualquier evidencia recolectada que sea un
riesgo significativo e inminente será reportada sin demora alguna. Cualquier

D.recolección y verificación de información:

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de
calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?:
Si, claramente señaladas en el manual de calidad.

Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados de

la bodega?: Si, no hay evidencia de la comunicación.

Procedimientos operativos (Documentación nivel II):

Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?:Si

Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos

y procedimientos en la bodega?: No, Se da por entendido que cada uno conoce sus
funciones pero no se documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III): Si

Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de
control de calidad?: No, se en tiende que las solicitudes de trabajo en la bodega
están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de producción.
Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.

Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si

.
Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los
documentos que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.

Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?:Si, La

información está en desorden.

Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se

maneja en la bodega? No, Hay riesgo de perder información debido al desorden
respecto del servicio.

Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No

Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han
sido erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis y

mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no está documentado.

Se emplean técnicas estadísticas?: No, satisfacción del cliente.

Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de
gestión de calidad?: No.

Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del

cliente?: No

E.Generación de hallazgos de auditoría:

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR

FECHA:20 DE JUNIO DE 2019
GERENCIA DE CALIDAD
PROCESO AUDITADO: LOGISTICA AUDITADO(S): ):BODEGA
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Existen varias
Instructivos de
copias de manuales
desarrollo de I-EL-002 X
no se conoce cuál es
despachos
el más reciente
2 Se diligencia a
Manual de
M-FR-03 mano, en diferentes X
Formatos y
tintas, lo hace poco
 Registro de entendible en
despachos ocasiones
5 Libros de
Registro Dependiendo de la
Libro de realización Recepción de carga laboral se
X
de endespachos. muestras y llena
solicitud de completamente o no
Análisis

Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoria:

o Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
o Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
uno solo.
o Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
o Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
o Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de análisis.
o Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
o Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:

o La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos
que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua).

o La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y

para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico.