Solita, Caquetá 1 de julio de 2016

Señora:
MARGARITA MARIA RAMIREZ GOMEZ
Instructora Sena
Regional Atlántico

ASUNTO: PRESENTAR ACTIVIDAD Nº1

Por me medio del presente documento me permito remitir con todo respeto a la
señora INSTRUCTORA SENA la actividades que se realizaron

Para su conocimiento y fines pertinentes

Atentamente,

DEYNINSON JOHANY RODRIGUEZ MELO

Aprendiz Sena administración documental en el entorno laboral
 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO
(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Administración

Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma
adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas
anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la
Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el
momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a
través del siguiente ejercicio: Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien
definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la
clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la
empresa determine los siguientes aspectos:

 Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el

primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo

sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación
empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al
archivo. Las funciones que se destacan Son: Control: Realizar el control de la
producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de
usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar
según la conservación documental, La definición de la Información contenida en
los formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso,
manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de
vigencias administrativas y valores documentales. Mantenimiento: Cuando en la
administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como
el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el
cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la
información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se
realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste
se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las
reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias,
hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la
información en medios magnético. Almacenamiento de documentos: Esta función
consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por
contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas
condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se
deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso
llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural
dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja
información muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda
su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional
con respeto y algo confidencial. Descarte de documentos (comité) En algún
momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y
utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas
y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o
inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se
habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación
de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el
tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el
acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la
Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola
con actas que justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el
tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su
funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años.

Recuperación de la Información: Es un proceso que se lleva a cabo a partir de

la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías,
catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva
la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de información
en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en la indagación. No
obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran número

de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos

mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no
tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la
palabra clave con la que pueden ser encontrados.

 Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.
Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que
tenga en cuenta la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de
las actividades de evaluación.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas que presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de
gestión, central y la disposición final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentación de la organización.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de

información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se

maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un
archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

SEGÚN SU USO

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de

las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o
años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el
proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de

conservación y su consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los demás documentos los maneja en archivo central.

SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus

etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por

diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservación permanente.

Según su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice

el proceso de archivo.

Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o

jurídicas.

DESARROLLO ACTIVIDAD 1

1. Seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o

una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental,
de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Bueno primero que toda la documentación está basada en la TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL que aplica para: MINISTERIO DE DEFENSA
NACIONAL COMANDO GENERAL FF.MM., EJERCITO NACIONAL, ARMADA
NACIONAL, FUERZA AÉREA COLOMBIANA Y POLICIA NACIONAL , la
documentación esta basadas de acuerdo a las normativas vigentes que son la ley
549 del 2000 decretos y acuerdos como el 027 del 2006

Clasificación del archivo

Según su organización es descentralizado
Según su uso es activo
Según su ciclo vital es de gestión
Según su naturaleza es publico

Según tabla de retención documental se manejan actas, informé, planillas entre

otras, cada carpeta tiene un rotulo que identifica que clase de documento se
archiva en esa carpeta

2. Realice en una herramienta ofimática de su preferencia, un diagrama de flujo,

donde describa y organice secuencial y estructuradamente la información
solicitada en cada ítem de la actividad de apropiación del conocimiento.
 EJERCITO NACIONAL

DEYNINSON JOHANY RODRIGUEZ MELO

BATALLÓN DE APOYO DE SERCIOS CONTRA EL NACOTRAFICO

FUERTE MILITAR LARANDIA CAQUETA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS FUNCIONES DE LAS ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRALIZADO
CONTROL
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN ARCHIVO DESCENTRALIZADO

MANTENIMIENTO

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALIZADO

DESCARTE DE DOCUMENTOS

ARCHIVO ACTIVO
SEGÚN SU USO
RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
ARCHIVO SEMI ACTIVO

ARCHIVO INACTIVO
EL RUIDO DOCUMENTAL

ARCHIVO GESTIÓN
SILENCIO DOCUMENTAL
SEGÚN SU CICLO VITAL
ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO PÚBLICO

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS

SEGÚN SU NATURALEZA público
ARCHIVO PRIVADO