ANÁLISIS DE PUESTOS

Qué es un Puesto?

En el concepto de Agustín Reyes, un puesto podría quedar definido

como el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades
y condiciones que forman una unidad de trabajo, específica e
impersonal.
Pero también puede definirse, según Roger Bellows, como una unidad
de trabajo o esfuerzo humano, ejercido con un objetivo
específico.
Con relación al primen concepto, conjunto de operaciones, porque todo
trabajador hace algo concreto y definido, ya sea en forma continua,
periódica o eventual. Las operaciones constituyen por su materialidad el
elemento apreciable o visible del puesto.
Con cualidades, responsabilidades y condiciones, explica Reyes, que el
trabajador debe cumplir un conjunto de condiciones físicas, psicológicas
y de conocimientos acordes con los requerimientos del puesto .Al asumir
el trabajador el puesto, asume un conjunto de responsabilidades
inherentes al mismo. Las cuales debe cumplir. Por lo tanto el puesto
debe contar con las condiciones mas adecuadas para que el trabajador
se adapte a la mismo y responda con eficiencia.
Con unidad específica de trabajo se refiera a que cada puesto de
trabajo difiere de los demás por su naturaleza o la estructuración de sus
operaciones, en muchos casos puede complementarse con otros
puestos, pero diferente de ellos.
Por último el puesto es impersonal porque las operaciones, cualidades y
responsabilidades de un puesto, no son las del trabajador que lo ocupa
en un determinado momento, sino las que deben exigirse como
requisitos a los que vayan a ocupar ese puesto. De allí que un mismo
puesto pueda ser desempeñado por varias personas a la vez.
Finalmente creo pertinente conocer los conceptos siguientes:
Tarea, la tarea es la unidad de trabajo ejercida con un objetivo
específico, en este sentido, el puesto contiene muchas tareas.
Posición, indica el servicio de un trabajador que desempeña una serie
de deberes, así como su importancia, responsabilidad y jerarquía.

Los Primeros conceptos de Análisis de Puestos

Una necesidad vital para toda organización constituye el hecho de

conocer como funciona la organización y para eso es necesario conocer
como funciona cada unidad de la organización y esta unidad es el puesto
de trabajo.
El análisis de un puesto de trabajo es importante no solamente para la
selección de los trabajadores sino también para otras arreadse
problemas, como el desarrollo de programas de adiestramiento, las
políticas de recompensas, las normas de seguridad, entre otras.
Frecuentemente el Análisis de Puestos se considera sencillamente como
el descubrimiento de los deberes del puesto, sin embargo en el concepto
de Marvin Dunnette, esto es un concepto limitado, por lo que
considera además que el análisis de puestos es el
descubrimiento de las conductas de los trabajadores que son
necesarios para que el puesto sea desempeñado con éxito. La
enumeración de tales conductas proporcionan la base para la selección,
adiestramiento, programas de seguridad, etc.
De aquí se desprenden importantes preguntas que son esenciales para
realizar el análisis de puestos. ¿Que? Es lo que se realiza en ese puesto,
¿Cómo? Es el puesto, etc.
Estas y otras interrogantes relacionadas con el análisis de puesto van a
ser desarrolladas en el curso del siguiente capítulo.
Ahora ¿Qué es el Análisis de Puestos?
El análisis de puesto es un sistema técnicamente ordenado mediante el
cual el analista estudia de manera sistematizada todas las
características físicas y funcionales de un puesto de trabajo, así como
los requisitos físicos, psicológicos y de conocimiento que son necesarios
para desempeñarse el puesto con éxito.
Por su lado Roger Bellows, define el análisis de puesto como un
estudio ordenado y sistemático de las características, deberes y
responsabilidades de un trabajo específico, los cuales lo diferencian de
otros trabajos en la empresa.
Cuando F. Taylor planteaba como principio básico, la selección de
personal, planteaba de manera implícita la necesidad de conocer al
detalle los puestos de trabajo. Incluso recomendó que todo empleo se
operacionalizara en sus quehaceres mas sencillos, para poder
determinar el tipo de tarea, el tiempo promedio de ejecución de la
misma y las características del trabajador para realizar esa tarea de
manera eficaz.

Por qué es importante el análisis de puestos?

1. El Análisis de Puestos se hace importante, en primer lugar para los

empresarios o directores de negocios o personal con
responsabilidades directivas, pues estos no pueden observar con
detenimiento la totalidad de los puestos de trabajo, por la naturaleza
de las funciones que realiza, entonces si cada trabajador conoce sus
funciones y obligaciones, no necesita de constantes órdenes ni
supervisión.
2. En segundo lugar, es importante para los supervisores, porque estos
necesitan un instrumentos que les permita distinguir cada unidad de
 trabajo y poder de esta manera exigir a los trabajadores la
responsabilidad que les compete.
3. Para los trabajadores mismos, es importante, porque les ayuda a
conocer con cierta precisión su puesto de trabajo, de allí que un
trabajador rinde mas y trabaja mas a gusto cuando conoce mejor sus
responsabilidades.
4. Por último, para el departamento de personal también es importante
pues le ayuda a conocer con precisión todas las actividades que se
realizan en la empresa, por consiguiente realiza una labor mas
eficiente en la coordinación de los mismas.

BONDADES DEL ANALISIS DE PUETOS

1. En primer lugar es importante para la empresa porque determina la

relación entre puestos y funciones.
2. Los cargos laborales se reparten con mejor criterio, determina la
responsabilidad inherente a cada puesto.
3. Determina con precisión las pautas en la firma de un contrato de
trabajo,.
4. Facilita la coordinación y la organización de las actividades de la
empresa.
5. Para el área de supervisión, determina una información tal que
permite discriminar las actividades, puestos bajo su vigilancia.
6. Puede distribuir mejor el trabajo y orientar a los trabajadores sobre
las funciones que tiene que realizar, como consecuencia pueden
exigir a los trabajadores el cumplimiento de las responsabilidades que
le competen a su puesto.
7. También ayuda a calificar el rendimiento y responsabilidad del
trabajador.
8. Por otro lado ayuda a mejorar la metodología de trabajo.
9. Los supervisores o jefes no interpretan en el mando ni en la
realización de las labores.
10. El trabajador conoce su puesto de trabajo y puede adaptarse
rápidamente a su función.

IMPLICANCIAS DE LA AUSENCIA DEL ANALISIS DE PUESTOS

La ausencia de un programa de análisis de puestos en la empresa puede

determinar:
1. Incertidumbre sobre las obligaciones que corresponden a cada
trabajador.
2. Desconocimiento sobre las cualidades de cada trabajador.
3. Dificulta las exigencias hacia el trabajador con relación al
cumplimiento de su trabajo.
4. Ocasiona discrepancias sobre la manera de cómo debe desarrollarse
un trabajo.
5. Determina la evasión de responsabilidades o fuga de obligaciones.
6. Determina la invasión de responsabilidades.
7. No favorece a la planeación de las labores.
8. El adiestramiento es empírico y dificultoso.
9. Desfavorece al programa de fijación de sueldos y salarios.
10. No permite el mejoramiento de los sistemas de trabajo, etc.

TIPOS DE ANÁLISIS DE PUESTOS

El análisis de Puestos se clasifica de acuerdo a sus objetivos, está

íntimamente relacionado con la finalidad con que se realiza, ya que si no
se precisa previamente a donde se va a orientar el análisis de puestos,
se corre el riesgo de llevar a cabo un trabajo muy genérico e
indeterminado, de allí que conociendo sus fines podemos estructurarlo
con mayor precisión y objetividad.
El análisis de Puestos puede orientarse a diferentes fines, y de acuerdo a
ello aplicar el tipo de análisis de puestos mas adecuado. Podemos
describir cinco tipos principales de análisis de puestos.
1. El que se orienta a la Selección de Personal, tiene como fin
describir el conjunto de elementos que componen el puesto y las
responsabilidades que le son inherentes. Luego podemos elaborar el
perfil del puesto, es decir el conjunto de requisitos físicos,
psicológicos y de conocimientos que son necesarios para desempeñar
el puesto y que debe tener la persona que vaya a ocuparlo.
2. El que se realiza con el objeto de mejorar los Sistemas de
Trabajo, en este tipo la descripción de puestos es minuciosa y se
orienta a examinar la forma en que se desempeñan las labores en el
puesto con el objeto de desarrollar cada vez mejores formas de
desarrollarlos.
3. El análisis de puestos que se realiza para elaborar programas de
adiestramiento, en este caso se pone énfasis en la forma como se
realiza o como debe realizarse el trabajo. De manera que el
trabajador seleccionado utilice de la mejor manera sus condiciones
físicas y mentales en el desempeño de su labor.
4. También sirve de base para la elaboración de programas de
prevención de accidentes y seguridad industrial. Es uno de los
fines mas importantes del análisis se puestos y hace énfasis en la
descripción de las operaciones y/o actitudes de riesgo de cada
puesto, de hecho el conocimiento de estos datos minimiza el riesgo
de perdidas materiales y humanas que pudieran generar los
accidentes de trabajo y los continuos yerros que se cometen al
realizar el trabajo cotidiano.
5. Finalmente, se considera al que se orienta a la evaluación de
puestos. Este análisis de Puestos suele ser el mas amplio y preciso,
 dado que da origen a la estructura jerárquica de la organización así
como a la fijación de la escala salarial.

De esta manera, una vez que se ha determinado el fin o el tipo de

análisis de puestos que se requiere, es preciso buscar no solo la
aprobación de los ejecutivos y funcionarios de la empresa, sino crear un
nivel favorable de conciencia sobre la necesidad del uso de ésta técnica,
basándose en un programa seriamente planificada e indicando sus
virtudes con relación a la minimización del costo que por ausencia de
aplicación de la misma se generan y son significativamente elevados
para la empresa.
Otro punto que es pertinente tener en cuenta es que el análisis de
puestos es un bien intangible y sus beneficios directos e indirectos se
presentan a futuro a plazos programados y se evidencian en el nivel de
desempeño, rendimiento y productividad de los trabajadores.
Finalmente también es importante informar a los trabajadores y
supervisores sobre el programa de análisis de puestos, pues necesario
contar con su cooperación ya que su indiferencia y tal vez su oposición
alteraría por completo el programa y sus beneficios serían muy
limitados. En el caso de los supervisores, estor precisan de una
información previa de manera que puedan convertirse en una especie
de asistentes del analista. Así mismo también es importante informar al
detalle a los dirigentes gremiales, si los hubiera, para que participen
favorablemente en el programa.

PROCESAMIENTO TECNICO DEL ANÁLISIS DE PÚESTOS

Determinar las características de un puesto, nos obliga a ser

sistemáticos y rodándoos, ya que podría parecer un proceso
relativamente simple o fácil, cuando en realidad es todo lo contrario.
La técnica, como ya lo venimos reiterando se denomina ANALISIS DE
PUESTOS, y su principal finalidad es la separación, descripción y
ordenamiento de todos los elementos que componen un puesto de
trabajo. Así tenemos algunas indicaciones que son importantes tener en
cuenta para llevar a cabo una buena descripción del puesto.

 En primer lugar, es necesario recoger todos los datos relacionados al

puesto con precisión y objetividad.
 En segundo lugar es necesario separar y ordenar los elementos
objetivos que constituyen el trabajo en sí, de los subjetivos que debe
poseer el trabajador.
 Consideramos como un tercer paso, el ordenamiento de los datos en
hojas de registro (Fichas Técnicas de Análisis de Puestos),
previamente elaboradas.
 Finalmente estos registros deben conservarse, actualizarse y
aplicarse ordenada y sistemáticamente.

Por otro lado, se considera al ANALISTA (de puestos) a la persona

encargada de recoger, ordenar y consignar todos los datos. El Analista
puede ser preferentemente un Psicólogo Industrial, un administrador de
empresas, un ingeniero industrial, etc., lo importante es que tenga una
buena capacidad de observación, de análisis y mucha facilidad de
expresarse con claridad e interpretar con precisión los datos que recoge,
además de conocer todos los demás métodos del análisis de puestos.

MÉTODOS DEL ANALISIS DE PUESTOS

Los métodos mas usados por su importancia, en el análisis de puestos,

son los que a continuación se mencionan:
La Observación Directa, es uno de los principales métodos que
emplea el analista para determinar los elementos de u n puesto.
Utilizado de manera adecuada puede brindar importante información
sobre los elementos o componente físicos del puesto de trabajo,
esencialmente. Tiene sin embargo como desventaja el hecho de que
muchas actividades o elementos del puesto pueden no estarse
manifestando en el momento de la observación y quedar por lo tanto
fuera de la descripción. Como es obvio, conviene tomar datos por
escrito.
Informes del Trabajador, el trabajador conoce su puesto al detalle
y muy pocos lo pueden describir como él, por lo tanto su informe
tiene mucha importancia. Sin embargo hay que tener en cuenta que
el trabajador no siempre utiliza los términos adecuados o se expresa
con claridad. Esto obliga al analista a recoger los datos de manera
textual y hacer posteriormente un análisis y darle una interpretación,
con lo cual puede subjetivizar la información. El analista debe tomar
nota de la versión del trabajador ya que esto hará que se siente útil e
importante. Muchos Analistas recomiendan el uso de las siguientes
preguntas, como una guía para recoger los datos con precisión:
o ¿cómo? (Se llama el puesto).
o ¿Qué? (Es lo que se hace en el puesto)
o ¿Cómo? (Se realizan las tareas)
o ¿Con qué (Instrumentos y herramientas)
o ¿Con qué fin lo hace?
o ¿Cuándo lo hace?
o ¿Dónde lo hace?
Informes de los Supervisores o Jefes Inmediatos, puede existir
el caso en que el trabajador no conozca bien su puesto de trabajo, o
conociéndolo no tenga la capacidad para describirlos. A Otras veces
niegan alguna actividad o esconde información. En estos casos es de
 imperante necesidad que el supervisor complemente la información
dada por el trabajador. También revisa los informes del trabajador y
los contrasta con los informes de otros trabajadores que tienen el
mismo puesto, si tienen contradicciones el analista debe definir antes
de antes de formular la descripción. Los supervisores nos brindan una
información sumamente importante cuando describen los requisitos
de habilidad, esfuerzo y responsabilidad que el puesto implica.
Los Cuestionarios, son importantes instrumentos para la selección
de datos, no obstante el hecho de ser instrumentos estandarizados
pueden no ajustarse a las diferencias entre los puestos, salvo que
sean elaborados con características particulares de cada puesto. Otra
desventaja que tienen los cuestionarios es la falta de habilidad que
tienen los trabajadores para desarrollarlos.
Las Encuestas, Son instrumentos mas elásticos y genéricos que los
cuestionarios y pueden ser llenados directamente por el trabajador o
pueden ser aplicados por el analista o un asistente.
La Bitácora del empleado, una verificación del registro de las actividades
diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno,
ficha o bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para
la obtención de información.
Casi en ningún proceso de investigación, se utiliza un solo método, por
ello es que con relación al análisis de puestos, creemos que los mas
aconsejable es el uso de varios métodos a la vez, así los datos
hipotéticos pueden consolidarse si son descritos de igual manera por
diferentes métodos. Por otro lado se aconseja no confundir el objetivo
del análisis de puestos, pues el analista no investiga a los trabajadores
sino al puesto.
ESQUEMA TÉCNICO DEL ANALISIS DE PUESTOS

Por lo general, un esquema de Análisis de Puestos, consta de dos partes,

La Descripción del Puesto y La Especificación del Puesto.
Por su lado la Descripción del Puesto, comprende tres partes, Los Datos
Generales, La Descripción Genéricas y La Descripción Específica.
Así mismo la Especificación del puesto comprende la descripción de los
requisitos físicos, psicológicos y de conocimientos que son necesarios
para desempeñarse el puesto.

LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Comprende tres partes:
0 Los Datos Generales
1 La Descripción Genérica
2 La Descripción Específica

1. Los Datos Generales

En primer lugar es importante consignar los datos de la empresa,

tales como la razón social, dirección rubro, teléfono, E-mail, Fax, Página
Webb etc. Constituyen los datos de identificación más genéricos.
En segundo lugar se consignan los datos generales del puesto, se
incluyen todos los datos de identificación del puesto, considerando entre
los mas importantes:
 Título del puesto o nombre del puesto, como se le denomina, la
denominación del puesto debe ser breve, el puesto debe identificarse
con dos o tres palabras, si se emplea mas puede ser
contraproducente y crear confusión.
 Número o clave, que identifica al puesto dentro del esquema
general de puestos de la empresa.
 Ubicación, aquí se señala, en primer lugar la ubicación física del
puesto dentro de la infraestructura física de la empresa. Así mismo se
señala su ubicación funcional, es decir el departamento, sección o
taller en donde se realiza el trabajo. Cuando se trate de trabajadores
que laboran fuera de la empresa (del ámbito material) se consigna el
lugar o unidad a la que se reportan.
 Relaciones Funcionales, se consignan el ámbito y tipos de
relaciones de jerarquía, coordinación existente con otros puestos o
unidades de trabajo.
 Puestos similares, con que puestos son afines y realizan albores
comunes.
 Número de trabajadores en el puesto, se indica la cantidad de
trabajadores que laboran en el puesto y si el número es necesario.
 Descripción de los elementos físicos del puesto, se decir las
máquinas, Equipos, herramientas, muebles, útiles y enseres, cuya
descripción es importante para determinar el ámbito de
responsabilidad sobre los elementos que forman parte del puesto de
trabajo. Además ayuda a precisar el trabajo y la metodología de
trabajo.

2. La Descripción Genérica

Consiste en una explicación resumida de las actividades que se realizan

en el puesto, es decir describir en pocas palabras como es el puesto y
que se hace en él.

3. La Descripción Específica
En esta parte se describe de manera detallada cada una de las
actividades u operaciones que se realizan en el puesto. S e recomienda
separar las actividades por su frecuencia. Hay que describir las
actividades que son continuas, de las que son periódicas y de las
eventuales.
0 Las actividades rutinarias son aquellas que se realizan con
regularidad, son permanentes y por lo tanto llenen el bloque mayoritario
del tiempo de trabajo en el puesto
1 Las Actividades Periódicas, son aquellas que se realizan con
cierta frecuencia temporal, es decir se realizan cada cierto tiempo, pero
con regularidad, vale decir son actividades cíclicas. Es necesario indicar
su frecuencia, si son semanales, mensuales, semestrales, et.
2 Las Actividades Eventuales, son aquellas que se encuentran
dentro de un plan de actividades. Son actividades que se pueden
realizar pero que por no ser consideradas de necesidad imperativa,
pueden obviarse. También encontramos actividades que se desprenden
de las actividades de otros puestos o incluso de otras organizaciones,
cuyas relaciones con la empresa en un momento determinado, origina
actividades no previstas por la empresa.

Finalmente es importante consignar el tiempo promedio de ejecución de

cada actividad, en la medida de lo posible, esto último nos permite
ejercer mejor supervisión sobre la actividad que se desarrolla en el
puesto.
Esta parte de la descripción debe ser en sumo clara de manera que
permita al trabajador o supervisores su entendimiento fácil y rápido.

LA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

Como ya se ha definido páginas atrás, la especificación del puesto se
refiere al registro de todas las condiciones de habilidad, esfuerzo y
responsabilidad que son requisitos para desempeñar el puesto de
trabajo. Están condiciones son las que se requieren del trabajador que
vaya a ocupar el puesto de trabajo, no le corresponden a ningún
trabajador en particular.
Se distinguen tres tipos de requisitos, los psicológicos, los físicos y los de
conocimiento.
0 El Perfil Psicológico, nos referimos a ellos cuando hablamos de
“habilidades” y nos referimos a los siguientes factores (requisitos):
Adaptabilidad a un puesto o a varios, aptitud analítica, don de mando,
capacidad de cálculo, ingenio iniciativa. Capacidad de atención,
motivación, responsabilidad, discreción, confidencialidad y confianza. En
este caso nos referimos básicamente a los requisitos de Coeficiente
Intelectual y Personalidad.
1 El Perfil Físico, se refiere a los requisitos o condiciones físicas
que se requieren para desempeñar el puesto, se consideran los
condiciones de salud, condiciones somáticas, fuerza física, estatura,
contextura, peso, etc. En muchos casos los puesto de trabajo solo
pueden ser desempeñados por personas que cumplan un mínimo de
requisitos físicos.
2 Requisitos de Conocimientos, en esta caso se describe, el nivel
de conocimientos y /o experiencia que se requiere para desempañar el
puesto. Señalar la experiencia necesaria, el tipo y nivel de
conocimientos, conocimientos adicionales o complementarios, etc.

Esta parte es fundamental para los procesos de selección de personal, si

no se ha realizado un buen perfil, difícilmente se puede seleccionar a un
trabajador idóneo.