Guia 02. Gestion Administrativa PDF

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE:
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
• Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

• Código del Programa de Formación: 122121 Versión 2
• Nombre del Proyecto: Elaboración de planes de acción operativos de apoyo administrativo,
documental, archivo y de servicio al cliente para las micro, pequeñas y medianas empresas de
Bogotá y municipios aledaños.
• Fase del Proyecto: Planeación
• Actividad de Proyecto: AP2. Proponer planes de acción de mejora administrativa empleando

herramientas tecnológicas disponibles en la organización.
• Competencias:
210601001 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la
norma técnica y la legislación vigente.
240201500 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en
los contextos laboral y social
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
Específicos
21060100101- Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y
dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.
Básicos
24020150005 Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos dentro de criterios de
racionalidad que posibiliten la convivencia, el establecimiento de acuerdos, la construcción
colectiva del conocimiento y la resolución de problemas de carácter productivo y social.
24020150008 Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal,
desempeño laboral según la naturaleza y complejidad del área ocupacional.
24020150106 Comunicarse en tareas sencillas y habituales que requieren un intercambio simple y
directo de información cotidiana y técnica
24020150107 Realizar intercambios sociales y prácticos muy breves, con un vocabulario suficiente
para hacer una exposición o mantener una conversación sencilla sobre temas técnicos.
• Duración de la Guía: 4 Semanas (Trabajo directo: 64 horas – Trabajo independiente: 128 horas)
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
2. PRESENTACION
Con la Segunda Guerra Mundial, la necesidad por el desarrollo de los conocimientos y técnicas
administrativas, han permitido el estudio de la organización de empresas y negocios, mediante la
aplicación de principios y métodos para mejorar el proceso administrativo y lograr un alto grado de
eficiencia. Es así, que las nuevas investigaciones son aceptadas en la actualidad, y refuerzan los
trabajos de administradores que se encaminan a alcanzar los conocimientos de la acción
administrativa. Por esta razón, la Administración denominada “Ciencias Síntesis”, es “catalizadora
de las llamadas ciencias de la dinámica social que no se limita a conceptos y postulados teóricos,
sino que se extiende efectivamente al conglomerado humano mediante la adecuada aplicación de
sus procesos y sus normas” (Ramírez, 2009, p. 55).
Dado lo anterior, se afirma que, la formación y capacitación de aprendices, en la actividad de

gestión administrativa, es fundamental, pues contribuye a la generación de una actividad
empresarial que impulsa el desarrollo de las organizaciones y, por ende, el desarrollo social, por lo
que conocer estos procesos, se convierte en un tema fundamental para el logro de los objetivos del
aprendiz del SENA. La presente guía, por lo tanto, permitirá revisar la importancia del asistente
administrativo y su rol en la empresa, como también conocer, analizar y aplicar las distintas teorías
que, sobre ésta, han suscitado. Se contextualiza también acerca del proceso administrativo, la
estructura organizacional, el manual de funciones y procedimientos, el direccionamiento
estratégico y el diagnóstico organizacional, temas que son objeto central del proyecto de
formativo.
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1. Actividades de Reflexión inicial.
3.1.1 Aprendiz: ¡Bienvenido a su proceso de formación!!! Inicie el desarrollo de la guía

observando el video que se encuentra en el siguiente link:
https://www.youtube.com/watch?v=9huwpZwaN1k y que se encuentra en la carpeta de material de
apoyo (Video- El Auxiliar Administrativo). Luego, de forma individual, describa lo observado en
el video. Responda para su carpeta de evidencias: ¿Por qué considera Usted que es importante un
Asistente Administrativo en las empresas?, ¿Qué lo motiva a Usted a emprender la acción de la
asistencia administrativa? Cómo cree usted que aportaría a las empresas desde este campo de
acción?
Socialice estos cuestionamientos mediante un debate con sus compañeros e instructor de

formación.
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.
3.2.1 La Gestión Administrativa juega un papel importante en el proceso de formación de cada

aprendiz, ya que, a través de ella, se obtiene el conocimiento de las actividades administrativas
para satisfacer las necesidades de todo orden, especialmente las del mundo empresarial. Dado lo
anterior, se invita al aprendiz a ver el video denominado “La importancia de una buena
administración” que se encuentra en el siguiente link:
https://www.youtube.com/watch?v=Op5zcComvEE y que se anexa en la carpeta de material de
apoyo.
Una vez observado el video, describa con sus palabras: ¿por qué es importante y necesario tener
los conocimientos para la administración de las empresas? ¿Aplica usted las herramientas
observadas y mencionadas en el video, en su vida cotidiana? Explique. Solucione estos
cuestionamientos y socialícelo por medio de un debate con sus compañeros e instructor de
formación.
Aprendiz: Es importante recordar, que su programa de formación se desarrolla a través del

proyecto formativo “Elaboración de planes de acción operativos de apoyo administrativo,
documental, archivo y de servicio al cliente para las micro, pequeñas y medianas empresas de
Bogotá y municipios aledaños”. El desarrollo de esta Guía le permitirá conocer la Gestión
Administrativa para el desarrollo y la estructura de este proyecto.
Ahora, basados en la anterior actividad de contextualización, en el desarrollo de la presente guía,

se identificarán los siguientes conceptos que serán afianzados por su instructor durante este mes de
duración de la guía.
SEMANA 1. EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y EL ROL EN LA EMPRESA

 Empresa: concepto, clasificación, recursos y áreas de gestión.
 Administración: origen, concepto e importancia
 Rol del asistente administrativo
TEORIAS CLASICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
 La administración científica de Taylor
 La administración industrial y general de Henry Fayol
 La Escuela de las Relaciones Humanas o escuela Humanista
 La Escuela Behaviorista o del comportamiento Administrativo
 La Escuela Estructuralista- Teoría de las Organizaciones
 Escuela de Sistemas
 Escuela de Administración por Objetivos
 Escuela Matemática de la Administración
 Teoría Z o rasgos de la administración japonesa
 Administración por procesos
TEORIAS MODERNAS DE LA ADMINISTRACIÓN
 Mejora continua
 Círculos de calidad
 Calidad total
 TOC
 TPM
 Benchmarking
 Reingeniería
 Gestión de proyectos
 Gestión o gerencia del conocimiento. capital intelectual
 Justo a tiempo-JIT.
 Outsourcing.
 Empowerment.
Aprendiz: Para comprender los conceptos anteriores se invita a revisar el libro Fundamentos de
Administración tercera edición de Carlos Ramírez Cardona, en el capítulo 2 páginas 7-13, capítulo
5 páginas 35-38, capítulos 9-15 páginas 71-126. Para los temas relacionados con las teorías
administrativas, se recomienda leer los capítulos 16-28- páginas 131-240 del mismo libro. De igual
forma, como complemento a los temas, usted tiene en su carpeta de material de apoyo el libro
Introducción a la Teoría General de la Administración de Idalberto Chiavenato, séptima edición.
Se recomienda revisar especialmente el capítulo 19 (páginas 487-545). (Los libros se encuentran
anexos en el material de apoyo y están disponibles en forma física en la biblioteca del Centro de
Servicios Financieros).
SEMANA 2. PROCESO ADMINISTRATIVO

 Concepto e importancia
 Fases: Planeación, Organización, Dirección y Control
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 Tipos de estructura Organizacional: funcional, geográfica, clientes, productos, procesos,
matricial,
 circular
 Áreas misionales y de apoyo
Aprendiz: Recuerde que debe preparar el material de apoyo “Proceso Administrativo (páginas 5-
28) y el material de apoyo “La Estructura Organizacional” (páginas 1-25). (Los documentos se
encuentran anexos en el material de apoyo de la presente guía).
SEMANA 3. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

 Concepto, importancia, contenido y pasos para la elaboración del Manual de funciones.
 Concepto, importancia, contenido y pasos para la elaboración del Manual de procedimientos.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
 Elementos del Direccionamiento estratégico: Misión, Visión, políticas, Objetivos, principios y
valores.
Aprendiz: Para el tema Manual de Funciones y Procedimientos, se invita hacer una revisión al
material de apoyo “Instructivo para elaborar Manuales de Procedimientos y Funciones” que se
encuentra en PDF, en la carpeta de material de apoyo adjunto a la presente guía. Para el tema de
Direccionamiento estratégico, se recomienda revisar el libro “Conceptos de Administración
estratégica”- novena edición de Fred. R. David, en los capítulos 1 y 2 (páginas 2-77).
SEMANA 4. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

 Análisis externo de la organización: -Oportunidades y Amenazas
 Análisis interno de la organización: -Fortalezas y Debilidades
 Matrices de Diagnóstico: EFE-EFI-DOFA
Aprendiz: Para comprender lo relacionado al Diagnóstico Organizacional, se invita al aprendiz a

leer el libro “Conceptos de Administración estratégica”- novena edición de Fred. R. David, en el
capítulo 3 (páginas 78-112), capítulo 4 (páginas 118-149), Capítulo 5 (páginas 156-185) y capítulo
6 (páginas 194-221).
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
Aprendiz: ¡Es hora de aprender descubriendo!!!

Una vez explicados, profundizados y afianzados los conceptos de la presente guía, el aprendiz debe
realizar en su portafolio de evidencias una serie de actividades por semana para que aporte a la
construcción del conocimiento a través del material de apoyo.
SEMANA 1.
De acuerdo a lo visto y afianzado por su instructor en la semana 1, sobre el asistente administrativo

y el rol en la empresa, las teorías clásicas de la administración y las Teorías Modernos de la
Administración, y luego de leer el material de apoyo, el aprendiz debe organizar un archivo de
evidencias de manera individual que contenga la siguiente información:
3.3.1 Realizar los cuestionarios de repaso del libro Fundamentos de Administración de Carlos
Ramírez Cardona, tercera edición, de los capítulos 1 (página 6), capítulo 2 (página 13), capítulo 5
(página 38), capítulo 6 (página 47), capítulo 10 (página 86), capítulo 11 (página 91), capítulo 12
(página 98), capítulo 13 (página 109), capítulo 14 (página 115) y capítulo 15 (página 126).
3.3.2 Resolver las preguntas “cuestionarios de repaso”, de los capítulos 16-24 del libro
Fundamentos de Administración de Carlos Ramírez Cardona, Tercera edición. Los cuestionarios
de repaso se encuentran al finalizar cada capítulo.
3.3.3 En GAES, elabore un cuadro sinóptico teniendo en cuenta las teorías clásicas de la
administración vistas en la semana 1 (Utilicen los libros base: “Fundamentos de Administración”
de Carlos Ramírez Cardona, tercera edición, y el libro “Introducción a la Teoría General de la
Administración” de Idalberto Chiavenato, séptima edición, que se encuentran en la carpeta de
material de apoyo de la presente guía). La actividad debe contener los siguientes lineamientos:
 Contextualización de la teoría (Descripción breve sobre la teoría).

 Autor o autores principal(es) y de apoyo, que contribuyeron a la teoría de la administración
(Tener en cuenta una breve descripción de la vida de cada uno de ellos, con el fin de identificar
la época y el contexto en el que se plantea la teoría).
 Postulados de cada una de las teorías.
 Críticas de cada una de las teorías.
3.3.4 Según lo visto por su instructor de formación, en lo referente a las Teorías Modernas de la
Administración, y el material de apoyo que afianzan los conocimientos de este apartado, el
aprendiz, de forma individual debe realizar la siguiente actividad para su portafolio de evidencias:
 Siguiendo el formato del cuadro presentado a continuación, debe desarrollar la consulta de los
términos allí propuestos. Como se indica en el cuadro, tendrá que consultar la definición de
cada término, sus postulados, informar la fuente en la cual se consultó la definición y además
utilizar una imagen que visualmente represente dicho término. Esta actividad debe ser
socializada con el GAES, y posteriormente con su instructor de formación.
TÉRMINO DEFINICIÓN POSTULADOS FUENTE IMAGEN DEFINICIÓN

REPRESENTATIVA PROPIA
Mejora Continua
Círculos de
Calidad
Calidad Total
TPM
TOC
Gestión de
Proyectos
Gestión o
gerencia del
conocimiento
(Capital
intelectual
Justo a tiempo
(JIT).
Outsourcing.
Reingeniería
Benchmarking
Empowerment
 Con el fin de afianzar los conocimientos adquiridos de los temas vistos en esta semana, se
invita al aprendiz a realizar la actividad didáctica (crucigrama) que se encuentra en el siguiente
link:
http://www.educaplay.com/es/recursoseducativos/2498702/teorias_de_la_administracion.htm
Este atento a la retroalimentación de su instructor para cada actividad con los aspectos positivos y
los necesarios para mejorar.
SEMANA 2.
De acuerdo a la conceptualización por parte de su instructor de formación en los temas
correspondientes a este apartado, y al material de apoyo que afianzan los conocimientos, el
aprendiz de forma individual, debe realizar las siguientes actividades para el portafolio de
evidencias:
3.3.5 Realizar los talleres 1 y 2 del material “Proceso Administrativo-SENA CSF”, que se
encuentran en las páginas 25-27. Recuerde que este material de apoyo está adjunto en la carpeta de
la presente guía.
3.3.6 Con base en el material de apoyo “La Estructura Organizacional”, realice un informe sobre
los tipos de organigrama y sus ventajas y desventajas en las empresas.
3.3.7 Realice la lectura autorregulada del material de apoyo “Teoría Organizacional” del autor:
Robert Miranda Catillo, páginas 49-63 y elabore un mapa conceptual de los manuales
administrativos.
Con el fin de afianzar los conocimientos adquiridos de los temas vistos en esta semana, se invita al
aprendiz a realizar la actividad didáctica (relacionar columnas) que se encuentra en el siguiente
link:
http://www.educaplay.com/es/recursoseducativos/2498722/proceso_adm_y_estructura_org__.htm
SEMANA 3.
De acuerdo a la conceptualización por parte de su instructor de formación en los temas
correspondientes a este apartado, y al material de apoyo que afianzan los conocimientos, el
aprendiz de forma individual, debe realizar las siguientes actividades para el portafolio de
evidencias:
3.3.8 Realice un escrito de dos páginas (máximo) sobre la importancia, los elementos y la utilidad
del Manual de Funciones.
3.3.9 Del libro “Conceptos de Administración Estratégica” del autor Fred David, resuelva las
preguntas de repaso del capítulo 1 (página 29), capítulo 2 (página 73).
Con el fin de afianzar los conocimientos adquiridos de los temas vistos en esta semana, se invita al
aprendiz a realizar la actividad didáctica (sopa de letras) que se encuentra en el siguiente link:
http://www.educaplay.com/es/recursoseducativos/2498741/manual_de_func_y_dir_estra.htm
SEMANA 4.
Una vez afianzados los conocimientos correspondientes a la semana 4, y junto con el material de
apoyo que permiten conceptualizar el contenido de este apartado, el aprendiz, debe realizar la
siguiente actividad de forma individual para ser presentada en su portafolio de evidencias:
3.3.10 Realizar el taller de la página 30 del documento “Diagnóstico DOFA”, que se encuentra
adjunto en el material de apoyo de esta guía.
3.3.11 Realice los siguientes ejercicios prácticos del libro “Conceptos de Administración
Estratégica” del autor Fred David, que se encuentra adjunto en la carpeta de material de apoyo de
la presente guía:
 Ejercicio práctico 3C, página 116
 Ejercicio práctico 4B y 4C, página 154
 Ejercicio práctico 6ª, página 228.
Con el fin de profundizar en los conocimientos adquiridos de los temas vistos en esta semana, se
invita al aprendiz a realizar la actividad didáctica (completar espacios) que se encuentra en el
siguiente link:
http://www.educaplay.com/es/recursoseducativos/2498753/diagnostico_organizacional.htm
3.3.12 Participar en el foro: recuerde que debe participar de forma individual en el foro de
discusión virtual programado en la plataforma Blackboard por su gestor LMS.
Foro Guía 2. Gestión Administrativa
Una vez explicadas las teorías Administrativas, el proceso administrativo y el diagnostico

organizacional, se invita al aprendiz a participar en el siguiente foro de discusión:
Como Asistente Administrativo, ¿Cree usted que es importante la aplicación de algunos postulados
de las teorías administrativas en el desarrollo de las empresas?
Elabore una lista de los 10 postulados, más importantes para usted.
3.3.13. Presentar prueba virtual: El aprendiz debe Ingresar a la plataforma virtual Blackboard y
presentar el cuestionario de evaluación correspondiente a la guía 2.
De la misma manera, debe participar activamente en las actividades de cultura física,

emprendimiento y componente social que le sean programados.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
3.4.1 Aprendiz: ¡Es hora de aplicar lo que sabe!!! En esta parte de la guía, el aprendiz demostrará
el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. Por lo tanto, en GAES, los
aprendices deben realizar las siguientes actividades aplicadas a su unidad productiva o caso de
estudio.
La gestión administrativa de una empresa, comprende muchos aspectos, dentro de ellos el

reconocimiento de la aplicación de las diferentes teorías administrativas, el proceso
administrativo, la estructura orgánica, el entorno empresarial y las herramientas
estratégicas.
Para continuar con la conformación de su proyecto formativo continúe junto con su grupo
autónomo de estudio diligenciando el formato AA-PF-EFG-FORMATO ESTANDARIZADO
PROYECTO FORMATIVO desde el numeral 8 hasta el numeral 11.3 lea detenidamente los
instructivos que se le dan en cada punto, esto le ayudará a tener éxito en el proyecto. A
plataforma Blackboard deberá subir el formato con todo lo adelantado en las dos guías y con
los espacios en blanco de lo que hace falta adelantar en guías posteriores, favor no recortar el
formato para no dañar la estructura. Dichos numerales tratan de:
8 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Informe que contenga a través de una matriz, el análisis y la aplicabilidad de las diferentes teorías
administrativas.
8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN
8.1.1 Enfoque clásico de la administración
8.1.1.1 Científica
Teoría postulados o principios Análisis de la

aplicabilidad o no
Autores Principales aplicabilidad a la unidad
(Breve biografía) productiva
8.1.1.2 Clásica

aplicabilidad o no
8.1.2 Enfoque humanista de la administración

8.1.2.1 Relaciones Humanas
aplicabilidad o no
8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización

8.1.3.1 Modelo burocrático
aplicabilidad o no
8.1.3.2 Teoría estructuralista

aplicabilidad o no
8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración
8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos

aplicabilidad o no
8.1.5 Tendencias organizacionales
Teoría o Tendencia y postulados o principios Análisis de la

aplicabilidad o no
productiva
Breve biografía
Outsourcing.
Benchmarking.
Calidad Total
Justo a tiempo.
Gestión de proyectos.
Empowerment
8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad

Indicando las razones técnicas que motivan la elección de la misma.
9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO
FASES DEL PROCESO SITUACIÓN ACTUAL LISTA DE ACCIONES

ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR
CADA FASE DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Dirección
Control
9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
(Organigrama), considerando las áreas misionales y de apoyo.

9.3 MANUAL DE FUNCIONES
9.3.1 Objetivo del manual
9.3.2 Alcance
9.3.3 Plataforma estratégica
9.3.4 Contenido del manual
10 ANÁLISIS EXTERNO
Debe contener:
ANÁLISIS DE LA CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO-ECONOMICO (aquí
investigan todo lo concerniente con el sector productivo en el que se encuentra la unidad
productiva, citando las fuentes secundarias de donde toman la investigación). Identificación del
sector, subsector, objeto social de la unidad productiva.
Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entornos) incluidas las variables externas:
Económico, político legal, socio cultural, demografía, tecnológica, ambiental- ecológica e internas:
Entidades reguladoras, proveedores, clientes, competencias; describiendo los sucesos externos e
internos que tienen injerencia positiva y negativa en la empresa objeto.
Que evidencien el diagnóstico de las fuerzas inductoras y opresoras de la unidad productiva
10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA EMPRESA.

Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son cosas como el
crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, empleos que genera etc… todo debe tener
citas de pie de página.
10.2 ANALISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO
10.3 MACROENTORNO
10.3.1 Entidades reguladoras
10.3.2 Variable Economía
Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo
esa variable llegaría a afectar la empresa.
Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.
10.3.3 Variable Política
esa variable llegaría a afectar la empresa
10.3.4 Variable Social
10.3.5 Variable Tecnológica
10.3.6 Variable Ambiental
10.4 MICROENTORNO
10.4.1 Proveedores
Variable/proveedor PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR

A B C D
Nombre
ubicación
Tiempo que lleva
con la empresa
Productos que le
vende
Formas de pago
manejadas
etc..
Analizar el cuadro.
10.4.2 Clientes
Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa.
10.4.3 Competidores
10.4.3.1 Competidores directos
Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa.

Variable/proveedo COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO COMPETIDO
r RA RB RC RD
Nombre
Ubicación
Tiempo que lleva
en el mercado
Productos que
vende
Formas de pago
manejadas
Ventajas
competitivas.
Tipo de clientes
que atiende
etc.
Analizar el cuadro.
10.4.3.2 Competidores Indirectos
También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos.
11 HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS
11.1 MATRIZ EFE

Elabórela y explique el resultado
11.2 MATRIZ EFI

Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y debilidades de las áreas de
apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente
11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES

Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y debilidades de las áreas de
apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente y las oportunidades y amenazas
detectadas en el Macroentorno. Ejemplo:
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento: *Ejecuta procedimientos y Técnica: Formulación de

funciones acorde con lo preguntas.
establecido en los manuales y Instrumento: Cuestionario
el direccionamiento sobre manual de funciones,
estratégico de la procedimientos, proceso
organización. administrativo, teorías clásicas
*Aplica el proceso de y tendencias administrativas
planeación estratégica, modernas.
orientado a la Unidad
Administrativa, en las
estrategias FA/DO para el

desarrollo de los programas
de mejoramiento.
*Establece las prioridades de
ejecución de actividades y los
recursos de acuerdo con las
políticas de la organización.
Evidencias de Desempeño * Identifica la posición de su Técnica: Entrevista

puesto de trabajo, de acuerdo estructurada entorno a la
con la estructura orgánica de aplicación de la guía en el
la organización. proyecto de formación.
*Se comunica fácilmente con Instrumento: Lista de chequeo
los miembros de la con las actividades solicitadas
comunidad educativa. en la guía.
Evidencias de Producto: *Establece procesos Técnica: Observación

comunicativos asertivos que Sistemática
posibilitan la convivencia en Instrumento: Lista de chequeo
los contextos social y Informe escrito que contenga la
productivo. interpretación de los manuales
*Resuelve conflictos de funciones y procedimientos,
mediante el uso de la análisis de los elementos de
racionalidad, la direccionamiento estratégico,
argumentación y la aplicación de los principios de
asertividad. las teorías clásicas y de las
*Establece acuerdos tendencias modernas de la
mediante el uso de procesos administración y etapas de
comunicativos, racionales y proceso administrativo de la
argumentados orientados unidad productiva.
hacia la resolución de
problemas.
*Aplica los test de condición
física según estándares.
*Selecciona los ejercicios
para el plan de
acondicionamiento físico.
*Implementa técnicas de
cultura física para la

prevención de riesgos
ergonómicos y psicosociales.
*Aplica técnicas y
procedimientos orientados al
perfeccionamiento de la
psicomotricidad frente a los
requerimientos de su
desempeño laboral.
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Administración: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de

un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad. (Torcat, 2006)
Administración por objetivos, APO: Sistema administrativo, dirigido hacia el logro eficaz y
eficiente de objetivos organizacionales e individuales. (Torcat, 2006)
Auditoria de recursos humanos. El análisis de las políticas y prácticas de personal de una

organización, evaluación de su funcionamiento actual, seguida de recomendaciones para el
mejoramiento. (Torcat, 2006)
Autoridad staff. Posiciones que respaldan, ayudan a los administradores de línea. (Torcat, 2006)
Benchmarking de procesos. Técnica de administración estratégica, para la búsqueda continua de

las mejores prácticas de negocio y, aplicarlas a empresas o instituciones. (Torcat, 2006)
Burocracia. Diseño de las organizaciones que se basa en la especialización del trabajo, una
jerarquía de autoridad específica, un conjunto formal de reglas y procedimientos, y criterios rígidos
de promoción y selección (Torcat, 2006)
Calidad. Aquellas características del producto que responden a las necesidades del cliente.
(Torcat, 2006)
Cibernética. Ciencia interdisciplinaria que trate de los sistemas de comunicación y control en los
organismos vivos, las máquinas y las organizaciones. (Torcat, 2006)
Clima organizacional. Concepto que se refiere a las percepciones del personal de una
organización con respecto al ambiente global en que desempeña sus funciones. (Torcat, 2006)
Comportamiento organizacional. Estudio de los individuos y de los grupos dentro del ámbito de
la organización. (Torcat, 2006)
Cultura organizacional. Conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y

aceptan los miembros de una organización. (Torcat, 2006)
Delegar. El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales para

realizar actividades específicas. (Torcat, 2006)
Desarrollo de la organización, DO. Enfoque gerencial que ayuda a los gerentes a prepararse para
administrar el cambio dentro de un mundo cambiante. (Torcat, 2006)
Desarrollo de recursos humanos. Esfuerzo continuo, planificado, para mejorar los niveles de
competencia del personal y el desempeño organizacional mediante capacitación y programas de
desarrollo. (Torcat, 2006)
Desarrollo organizacional. Conjunto de valores, visiones, conceptos y técnicas de índole

psicosocial orientadas a apoyar el cambio planificado en organizaciones. (Torcat, 2006)
Descripción del puesto. Documento que proporciona información respecto de las actividades,
deberes y responsabilidades de un puesto. (Torcat, 2006)
Diagnostico. Etapa de la consultoría en la cual se describe, sin evaluarse, la situación actual de una
organización, de un grupo o de una persona. (Torcat, 2006)
Dirección. Proceso de dirigir e influir en las actividades de los miembros de la organización

relacionadas con las tareas. (Torcat, 2006)
Eficacia. Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado". (Torcat, 2006)
Eficaz. Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. (Torcat, 2006)
Eficiencia. Capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la
organización. (Torcat, 2006)
Estructura Matricial. Estructura de la organización en la que cada empleado depende tanto de un

gerente funcional, como de un gerente de proyecto. Busca la mayor integración de recursos
especializados. Estructura que crea dos líneas de autoridad, combina la departamentalización de las
funciones y de los productos. "hacer las cosas bien". (Torcat, 2006)
Jerarquía de necesidades. Teoría motivacional desarrollada por Abraham Maslow. (Torcat, 2006)
Misión. Propósito, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una

organización, un área o un departamento. Razón de ser de una organización. (Torcat, 2006)
Organigrama. Gráfico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes cargos,
departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre ellos. (Torcat, 2006)
Organización. Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos

gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de
personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto
alcanzar metas en ambiente dinámico. (Torcat, 2006)
Outsourcing. Mejorar la competencia contratando servicios de otras empresas especializadas en

procesos no ligados directamente con la naturaleza del negocio. (Torcat, 2006)
Planeación Estratégica. Proceso por el cual los administradores de la empresa de forma

sistemática y coordinada piensan sobre el futuro de la organización, establecen objetivos,
seleccionan alternativas y definen programas de actuación a largo plazo. (Torcat, 2006)
Planeación. Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la

acción.
Proceso. Serie sistemática de acciones dirigidas al logro de un objetivo. (Torcat, 2006)
Relaciones Humanas. Acciones y actitudes resultantes de los contactos entre grupos y personas.
(Torcat, 2006)
Revolución Industrial -primera-. De 1780 a 1860, revolución del carbón y del hierro; -segunda-.
De 1860 a 1914, revolución del acero y de la electricidad. (Torcat, 2006)
Teoría Situacional. Escuela de pensamiento que se fundamenta en dos premisas: a.- no existe una
sola manera óptima en cuanto a organizar, b.- ninguna manera de organizar es igualmente efectiva.
Esto implica que no existen reglas universales para tomar decisiones gerenciales; lo importante es
analizar las variables pertinentes a cada situación. (Torcat, 2006)
Teoría Y. El supuesto de que a los empleados les gusta trabajar, son creativos, quieren tener
responsabilidades y se pueden autodirigir. (Torcat, 2006)
Teoría Z. Filosofía gerencial orientada hacia los recursos humanos, con énfasis en la participación
del empleado (Torcat, 2006).
Teoría. Es una explicación sistemática de los hechos que son observados y leyes relacionadas con
un particular aspecto de la vida. (Torcat, 2006)
Visión. Una percepción clara del futuro de una organización. (Torcat, 2006)
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Referencias:
Burgos, H. (2014). Formulación Estratégica. Centro de Servicios Financieros- SENA.

Coordinación de Economía Financiera y de Gestión.
Burgos, H. (2014). Proceso Administrativo. Centro de Servicios Financieros- SENA. Coordinación

de Economía Financiera y de Gestión.
Chiavenato, I. (2007). Introducción a la Teoría General de la Administración. Séptima Edición.

México.
Fred, D (2003). Conceptos de Administración Estratégica. Novena Edición. México. Prentice Hall.
Miranda, R. (2008). Teoría Organizacional. Lima, Perú.
Ramírez, C. (2009). Fundamentos de Administración. Tercera Edición. Bogotá, Ecoe Ediciones.
Videos:
https://www.youtube.com/watch?v=9huwpZwaN1k
https://www.youtube.com/watch?v=Op5zcComvEE
Glosario
Torcat, Medina (2006). Conceptos y Términos Básicos Relacionados con la Administración de

Empresas. Literatura Administrativa para estudiantes Universitarios. Universidad Nacional
Experimental de Guayana. Disponible En:
http://www.uv.es/~selva/gestion/glosario/glosario_dm.htm
Páginas recomendadas:
http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé
Cengage Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor Héctor Andrés López Instructor Centro de Junio de 2016

(es) Naranjo Servicios
Financieros –
Área de
Economía
Financiera y de
Gestión.
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor Gloria Amparo Líder Centro de 10/08/2017 Actualización de

(es) Acosta Desarrollo Servicios formato GFPI-
curricular Financieros – 19 y ajuste de
coordinación Área de actividades de
de Economía Economía transferencia
Financiera y Financiera y
de Gestión. de Gestión.

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE:

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

• Actividad de Proyecto: AP2. Proponer planes de acción de mejora administrativa empleando

• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Dado lo anterior, se afirma que, la formación y capacitación de aprendices, en la actividad de

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 Aprendiz: ¡Bienvenido a su proceso de formación!!! Inicie el desarrollo de la guía

Socialice estos cuestionamientos mediante un debate con sus compañeros e instructor de

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

3.2.1 La Gestión Administrativa juega un papel importante en el proceso de formación de cada

Aprendiz: Es importante recordar, que su programa de formación se desarrolla a través del

Ahora, basados en la anterior actividad de contextualización, en el desarrollo de la presente guía,

SEMANA 1. EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y EL ROL EN LA EMPRESA

SEMANA 2. PROCESO ADMINISTRATIVO

SEMANA 3. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

SEMANA 4. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Aprendiz: Para comprender lo relacionado al Diagnóstico Organizacional, se invita al aprendiz a

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Aprendiz: ¡Es hora de aprender descubriendo!!!

De acuerdo a lo visto y afianzado por su instructor en la semana 1, sobre el asistente administrativo

 Contextualización de la teoría (Descripción breve sobre la teoría).

TÉRMINO DEFINICIÓN POSTULADOS FUENTE IMAGEN DEFINICIÓN

Foro Guía 2. Gestión Administrativa

Una vez explicadas las teorías Administrativas, el proceso administrativo y el diagnostico

De la misma manera, debe participar activamente en las actividades de cultura física,

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

La gestión administrativa de una empresa, comprende muchos aspectos, dentro de ellos el

8 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Teoría postulados o principios Análisis de la

Teoría postulados o principios Análisis de la

8.1.2 Enfoque humanista de la administración

8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización

8.1.3.2 Teoría estructuralista

Teoría postulados o principios Análisis de la

8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración

8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos

8.1.5 Tendencias organizacionales

Teoría o Tendencia y postulados o principios Análisis de la

8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad

9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO SITUACIÓN ACTUAL LISTA DE ACCIONES

9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(Organigrama), considerando las áreas misionales y de apoyo.

10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA EMPRESA.

10.2 ANALISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO

Variable/proveedor PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR

Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa.

11.1 MATRIZ EFE

11.2 MATRIZ EFI

11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evidencias de Conocimiento: *Ejecuta procedimientos y Técnica: Formulación de

estrategias FA/DO para el

Evidencias de Desempeño * Identifica la posición de su Técnica: Entrevista

Evidencias de Producto: *Establece procesos Técnica: Observación

cultura física para la

Administración: Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de

Auditoria de recursos humanos. El análisis de las políticas y prácticas de personal de una

Benchmarking de procesos. Técnica de administración estratégica, para la búsqueda continua de