ANEXO VIII.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y FUNCIONALES DE LA SOLUCION

Para establecer las condiciones técnicas y funcionales requeridas por el sistema de información se
proponen los siguientes criterios, los cuales han sido categorizados en tres niveles, saber:

1. Deseable: Corresponde a aquellas características que podrían estar o no presentes en la

especificación, pero cuya disponibilidad agregaría valor a la solución.

2. Importante: Son aquellas características que deberían estar presentes en la especificación de la

solución, pues su disponibilidad es relevante para el logro de los objetivos.

3. Imprescindible: Corresponde a aquellas características indispensables en la especificación de la

solución. Estas características se consideran como requisitos habilitantes, por lo tanto no son objeto
de calificación

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS NIVEL DEL

REQUERIMIENTO

Debe operar 100% Web 3. Imprescindible

Que el sistema sea 100% en la nube, es decir, no desarrollado con 3. Imprescindible

métodos tradicionales y adaptado a la nube en ambientes simulados o
emulados

Que tanto la información del sistema de la plataforma como del 3. Imprescindible

cliente esté alojada en servidores de Alojamiento Cloud (Data Centers)
especializados, que cumplan con estándares internacionales de
seguridad, accesibilidad y redundancia (Ej. Amazon, Microsoft, Google
Cloud)

Que la plataforma opere sobre un servicio de alojamiento en la nube 3. Imprescindible

que permita fácil entendimiento con otras plataformas por ser un
estándar mundial (Ej. Microsoft Azure, Google Cloud, Amazon Web
Services)

Debe operar con motor de Base de Datos MS SQL Server, Oracle o 3. Imprescindible
MySQL

Debe integrarse con plataformas de reportes tipo Reporting Services o 3. Imprescindible

equivalentes, y deben estar incluidos en la propuesta
Debe permitir integración al corto o mediano con otros sistemas a 3. Imprescindible
través de un Web Service, o cualquier medio de transferencia

Que el sistema cuente con APIs (Application Programming Interfaces) 2. Importante

o Interfaces que faciliten el entendimiento en línea con soluciones
verticales (Ej. Tarificadores, Calendarios, TAT, Georeferenciacion,
Tracking, Mapas, Market Place, FaceBook App, Google Adwords, etc.)

El sistema debe permitir la parametrización y configuración de nuevos 2. Importante

e ilimitados números de procesos a través de una herramienta con
funcionalidad de workflow

El sistema debe ofrecer Apps móviles para los sistemas iOS, Android y 2. Importante
Windows que faciliten la consulta y captura de información en terreno

El sistema debe ser responsiveness, 3. Imprescindible

Los requisitos de hardware para el usuario final deben ser de bajo 2. Importante
nivel de exigencia para hacer más fácil el acceso.

El sistema debe permitir integrarse con el servidor de correo para 2. Importante

enviar correos de alarma que se le presentarán a los funcionarios en
sus buzones de correo

El sistema debe ofrecer un complemento que se integre con 2. Importante

herramientas ofimáticas (MS Office), para facilitar la creación de
informes, listados, planes de trabajo, documentos empresariales, etc.)

Permitir la definición específica de permisos a usuarios (gestión de 3. Imprescindible

roles) y niveles de acceso para el uso de la solución y para el acceso a
la información

Permitir administrar niveles de seguridad por grupos 2. Importante

El sistema debe permitir la generación y reporte de indicadores, para 3. Imprescindible

la toma de decisiones y análisis de procesos de gestión

El sistema debe contar con estructuras de bases de datos compatibles

para el intercambio de información, migraciones o traslados de datos
con sistemas CRM ya existentes, ejemplo: El sistema Neoserra de
Outreach Systems, empleado actualmente por los Centros de
Desarrollo Empresarial que apoya el Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo.
 2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

2.1 PERFILES DE USUARIO

PERFILES DE USUARIO NIVEL DEL

REQUERIMIENTO

Que permita control de acceso con Roles específicos, Niveles de 3. Imprescindible

acceso y seguridad a documentos, empresas, procesos, actividades o
datos específicos capturados.

El sistema debe permitir manejar un árbol de subordinación 3. Imprescindible

(Operador, Centros, Asesores, Empresas, Administradores,
Superadministradores)

El sistema debe permitir acceso a los siguientes Niveles de usuario ( 3. Imprescindible

por lo menos):
o Empresas Beneficiarias (Usuarios Finales)
o Asesores (gestores) Empresariales
o Coordinador de Centro TI de desarrollo Empresarial o consultores
PTP
o Usuarios de control del Operador (Operador o Interventoría, según
se defina)
o Proveedores de las Herramientas de Nube de soluciones
o Herramientas de la Nube de soluciones implementadas en la
empresa
o Consulta externa ( entes de control como contralorías o demás
grupos de interés Por ejemplo: MINCIT, etc.)

o Administradores o superadministradores: como INNPULSA y PTP

El sistema debe permitir modelar procesos que involucren las 2. Importante

relaciones entre Actividades, Asesores, Documentos, Proyectos,
Datos, Salas, Equipos, Licencias asignadas.

El sistema debe contar con la opción de administración y gestión de 3. Imprescindible

usuarios, perfiles y roles.

El sistema debe proporcionar como mínimo los siguientes perfiles 3. Imprescindible

básicos, sin limitarse únicamente a los descritos a continuación, deben
ser totalmente parametrizables y sin desarrollo adicional:
o Administrador Técnico
o Administrador Funcional
o Perfil de creación
o Perfil de Aprobación
o Perfil de Realización / Ejecución
o Perfil de revisor
o Perfil Jefe- Líder – Coordinador
o Perfil de Usuarios y gestión

El sistema debe funcionar en un esquema de jerarquía de cuentas y 3. Imprescindible

responsables de cuentas (MiPyME):
o INNPULSA; PTP e Interventor ven todas las cuentas de sus
Operadores
o Operador ve todas las cuentas de sus CTDE
o Director de CTDE ve todas las cuentas de su CTDE
o Gestor de CTDE ve solo sus cuentas

El sistema debe permitir la parametrización de la interface de usuario 2. Importante

en función de su perfil.

El sistema debe permitir al usuario administrador consultar los roles 3. Imprescindible

existentes en el sistema.

El sistema debe permitir al usuario administrador crear y editar un 3. Imprescindible

perfil mediante el uso de roles disponibles.

El sistema debe permitir al usuario administrador crear los perfiles 3. Imprescindible

requeridos de acuerdo a la necesidad de la organización, sin
necesidad de desarrollo adicional.

El sistema debe permitir a usuarios administrador y 3. Imprescindible

superadministrador, la consulta y gestión de toda la información
correspondiente a las cuentas e informes, con sus respectivos
atributos.

El sistema debe contar con mecanismos de acceso tipo portal a 3. Imprescindible

empresas beneficiarias para consultas, solicitudes, registro de
novedades, PQRS

El sistema debe contar con mecanismos de acceso tipo portal a 3. Imprescindible

proveedores del proyecto para gestión de productos de la nube de
soluciones

2.2 CAPTURA DE INFORMACIÓN

CAPTURA DE INFORMACIÓN NIVEL DEL
REQUERIMIENTO

El sistema debe permitir la creación de la estructura de gobierno y 3. Imprescindible

entidades diseñada para el modelo:
o Operadores
o CTDE o UDE

o Asesores
o Empresarios / MiPyME
o Canales / Resellers
o Proveedores TIC
o Soluciones TIC

o INNPULSA / PTP

El sistema debe permitir la modificación de la estructura de gobierno 3. Imprescindible

para adicionar y/o inactivar las dependencias guardando sus registros
históricos, garantizando la trazabilidad del modelo.

Deber permitir la creación para segmentar a los empresarios o 3. Imprescindible

MiPyME por:
o Sector
o Subsector
o Tamaño
o Clasificación
o Departamento
o Ciudad
o Adicionales que puedan ser requeridos

Debe permitir la creación del catálogo de cursos de formación 3. Imprescindible

disponibles para empresarios agrupados por:
o Dirección
o Administración
o Operativos
o Mercadeo y Ventas

El sistema debe permitir la creación de más grupos de capacitación 3. Imprescindible

junto con sus respectivos enfoques de formación.

Debe permitir la creación del catálogo de soluciones TIC, junto con el 2. Importante
proveedor o proveedores que la distribuye.
El sistema debe permitir crear y/o modificar información de los 2. Importante
proveedores TIC con sus respectivos contactos

El sistema debe permitir alojar información documental vinculada a: 3. Imprescindible

o Tipos documentales
o Operador
o Centro de desarrollo
o Asesor
o Empresarios
o Proveedor TIC
o Solución TIC
o Proyectos

Debe permitir la personalización, creación y modificación de 2. Importante

formularios para poder generar un diagnóstico del cliente

Los formularios deben permitir vincular diferentes tipos de campos 3. Imprescindible

como son:
o Empresario /MiPyME
o Contactos
o Asesor
o Centro de Desarrollo
o Proyecto
o Oportunidades
o Área de la empresa
o Documentos anexos de cualquier tipo (Digitalizados, Word, Excel,
Fotografías, Videos, etc.)
o Campos tipo
o Campos Asesor Asignado
o Indicadores

El sistema debe permitir el almacenamiento de archivos de imágenes 3. Imprescindible

en formatos comunes estándar como .TIF, .JPEG Y .PDF, Video, Sonido
y cualquier otro formato de contenido.

El sistema debe permitir que los funcionarios puedan crear 2. Importante

documentos digitalizados al expediente electrónico asociados a:
o Empresa
o Asesor
o Flujo de proceso
o Proyecto
o Tipo Documental
o Nivel de Seguridad
El sistema debe permitir la creación de noticias para mantener 2. Importante
informados a los centros de desarrollo, asesores, empresarios y
proveedores (Portal interno)

El sistema debe ofrecer portales para los diferentes usuarios 2. Importante

(Empresas, CTDE, Asesores y Proveedores TI) de tal manera que todos
ellos puedan interactuar en un solo sistema de información, en las
diferentes fases del proceso, tanto con información de uso frecuente
como con flujos de proceso que los relacionen entre sí.

El sistema debe permitir la captura georeferenciada de información 3. Imprescindible

para cada uno de los usuarios definidos

El sistema debe permitir la captura, registró y consulta de la evolución 3. Imprescindible

a lo largo del tiempo para las variables de negocio que se definan
para usuarios definidos

i. El envío de requerimientos de las empresas y 1. Deseable

el ingreso y seguimiento de casos, desde sus
dispositivos móviles y/o una página web.

2.3 GESTIÓN PARA EL MODELO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL- FLUJOS DE TRABAJO

GESTIÓN PARA EL MODELO DE ADAPTACIÓN - FLUJOS DE TRABAJO NIVEL DEL

REQUERIMIENTO

Los flujos de trabajo deben categorizarse por: 3. Imprescindible

o Diagnóstico
o Capacitación
o Acompañamiento
o Seguimiento
o Implementación
o Apropiación

o Monitoreo

El sistema de información debe permitir la creación de formularios de 3. Imprescindible

acuerdo a la estructura diseñada por INNPULSA, para establecer el
modelo de madurez digital y ser fácilmente modificable por los
usuarios cuando cambie el proceso o las condiciones del modelo de
madurez digital.
Los flujos de trabajo deben permitir identificar las áreas de la empresa 2. Importante
como son:
o Dirección
o Operativo
o Administración
o Mercadeo y Ventas

Los flujos de trabajo de diagnóstico deben permitir el registro de cada 3. Imprescindible

uno de los puntos a evaluar por cada área

Los flujos de trabajo de diagnóstico deben registrar el nivel del 3. Imprescindible

Modelo de Madurez Digital en el que se encuentra cada área de la
empresa:
o Nivel 1
o Nivel 2
o Nivel 3
o Nivel 4

El sistema debe permitir la creación de flujos de trabajo, para registrar 3. Imprescindible

las capacitaciones a las que se inscribe el empresario en cada área

El sistema debe permitir el registro continuo del seguimiento que 2. Importante

cada asesor hace con cada uno de los empresarios

El sistema debe permitir crear actividades de acompañamiento que 3. Imprescindible

programa el asesor con los empresarios

Los flujos de trabajo deben permitir el registro de las actividades de 3. Imprescindible

implementación que hace cada uno de los asesores, para verificar el
progreso de cada empresario

Los flujos de trabajo de implementación deben identificar la 3. Imprescindible

herramienta TIC que se le recomendaron a cada empresario

El sistema debe permitir registrar actividades de apropiación, para 2. Importante

garantizar el progreso y uso de las soluciones TIC

Los flujos de trabajo definidos en cada categoría, deben poder crearse 3. Imprescindible
por los diferentes usuarios o actores de acuerdo a sus niveles de
acceso y roles

El sistema debe permitir el registro de PQRS de los empresarios, para 2. Importante

que se creen los respectivos planes de acción
El sistema debe permitir el control de la gestión y creación de registro 3. Imprescindible
donde se pueda identificar variables del negocio tales como:
o Costos (materiales, procesos, productos)
o Ciclos (producción, procesos)
o Inventarios
o Velocidad de entrega a clientes
o Satisfacción del cliente
o Exactitud pronóstico de demanda
o Ventas (Nacionales, Internacionales)
o Empleos (Retenidos, creados)

2.4 CAPACIDAD DE DESARROLLO A LA MEDIDA - HERRAMIENTA DE DIAGNOSTICO TI

PARA EMPRESAS

CAPACIDAD DE DESARROLLO A LA MEDIDA - HERRAMIENTA DE NIVEL DEL

DIAGNOSTICO TI PARA EMPRESAS REQUERIMIENTO

Que cuenten con personal de desarrollo de software que este en 3. Imprescindible

capacidad de desarrollar una herramienta de diagnóstico empresarial
según lineamientos de INNpulsa

Que los desarrollos a la medida realizados puedan alimentar el 3. Imprescindible

sistema de información, asociando resultados y plan de trabajo
recomendado a la cuenta de la empresa beneficiaria.

Que el desarrollo a la medida opere a través de internet 3. Imprescindible

Que el desarrollo a la medida opere embebido en la solución 2. Importante

informática

Que el desarrollo a la medida pueda ser modificado las veces que se 3. Imprescindible
requiera antes y durante el desarrollo del proyecto, de acuerdo al
proceso de maduración del mismo (de acuerdo a reglas de negocios
establecidas con el proveedor).

2.5 ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE DIAGNOSTICO Y ACOMPAÑAMIENTO

ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE DIAGNOSTICO Y NIVEL DEL

ACOMPAÑAMIENTO REQUERIMIENTO

El sistema debe permitir realizar el proceso de diagnóstico a las 3. Imprescindible

empresas:

o A través de algún usuario propio del sistema (Asesor, CTDE,

INNPULSA, PTP)
o De forma autónoma a través de un ingreso público en el portal: en
este caso se debe tener la posibilidad de habilitarlo en un periodo y
características definidas.

El diagnóstico debe ser realizado de acuerdo al diagrama general 3. Imprescindible

presentado en el apartado “MÓDULO DE DIAGNÓSTICO
EMPRESARIAL”

El diligenciamiento de la información de caracterización de la empresa 3. Imprescindible

en la etapa del diagnóstico asume la creación de una “cuenta” que
corresponderá al punto de partida para el proceso de
acompañamiento para cada empresa por los usuarios Asesor, CDTE,
INNPULSA, o PTP.

La información correspondiente al diagnóstico, debe ser información 3. Imprescindible

asociada a la cuenta correspondiente y posterior proceso de
acompañamiento para cada empresa.

El sistema debe permitir administrar cada proceso de 3. Imprescindible

acompañamiento como un proyecto con:
o Actividades
o Tiempos
o Gastos
o Responsables
o Entregables
o Registro de avance
o Faces
o Sub proyectos por cada área del negocio.

Cada proyecto debe poder medirse en tiempo real en cuanto a niveles 2. Importante
de Cumplimiento/Atraso

Cada proyecto debe poder medirse en tiempo real en cuanto a niveles 2. Importante
de avance

El sistema debe admitir la medición global de los proyectos, 3. Imprescindible

permitiendo un desglose mediante informes personalizados:
o Por Centro
o Por Asesor Empresarial
o Por Empresa Asesorada.

El sistema debe permitir controlar cada proyecto a través de un 2. Importante

diagrama de control (Gantt)

Permitir administración de minutas físicas (digitalizadas) o digitales 2. Importante

(formularios)
 2.6 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE APOYO REQUERIDOS

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE APOYO REQUERIDOS NIVEL DEL

REQUERIMIENTO

Procesos de selección, contratación y asignación de empresas de los 2. Importante

asesores empresariales

Proceso de selección de empresas beneficiarias 2. Importante

Programación y Control de aplicación de procesos de diagnóstico 2. Importante

Control de acciones de mejora arrojadas por la herramienta de 2. Importante

Diagnostico (cursos a tomar, tipo de acompañamiento, Herramientas
TI requeridas)

Control de actividades de intervención como un proyecto medible en 2. Importante

tiempo real (Gantt)

Sistema de Información para captura de Impacto económico 3. Imprescindible

(información demográfica de empresas participantes, Variables de
medición de impacto económico del proyecto)

2.7 ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURAS

NIVEL DEL
ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURAS
REQUERIMIENTO

El sistema debe admitir la administración de activos del CTDE al 2. Importante

servicio del proyecto, tales como:
o Salas de reunión y sedes
o Salones
o Cubículos/puestos de trabajo
o Equipos audiovisuales
o Computadores y periféricos
o Diademas y sistemas de comunicación
o Licencias de Software asignadas a empresas beneficiarias

El sistema debe admitir la administración de variables relacionadas 2. Importante

con los activos tales como:
o Cadena de custodia
o Protocolos de aprobación para asignación, reasignación y dar de
baja
o Actividades de mantenimiento Preventivo (programables) y
Correctivo (Espontaneas)
o Asociar documentación (documento de compra, actas de entrega,
manuales)
o Asociar Responsable
o Administrar agenda del activo asociando reserva a Empresa, Asesor
y Proyecto.

2.8 BÚSQUEDAS DE INFORMACIÓN

NIVEL DEL
BÚSQUEDAS DE INFORMACIÓN
REQUERIMIENTO

El sistema debe suministrar un buscador para la recuperación de 3. Imprescindible

información a nivel de:
o Tipos de flujos de trabajo
o centros de desarrollo
o asesores
o usuarios operador
o proveedores TIC
o empresarios
o soluciones tic
o sectores
o tamaños
o nivel
o actividad económica y cualquier otra variable que se adicione

El sistema debe permitir consultar información a nivel de flujos de 3. Imprescindible

trabajo, documentos, asociados al proceso y exportar los resultados a
Excel

El sistema debe tener la capacidad de buscar, recuperar y presentar a 2. Importante

través de búsquedas avanzadas por filtros, de acuerdo a los
metadatos asociados y en el contenido contextual de los documentos.

El sistema debe mostrar el número total de resultados de una 2. Importante

búsqueda en la pantalla del usuario y permitir que éste visualice
dichos resultados o bien afine sus criterios de búsqueda y realice otra
consulta

El sistema debe permitir que los resultados de las búsquedas sean 2. Importante
consultados en lista de resultados, para ser seleccionados y abiertos
(tras superar los controles de acceso) con un simple clic (Drill Down)

El sistema debe permitir la generación de plantillas de búsquedas 1. Importante

frecuentes por definidas por los usuarios
 2.9 INFORMES Y ALERTAS

NIVEL DEL
INFORMES Y ALERTAS
REQUERIMIENTO

Informes de control de variables de Impacto económico por Proyecto, 3. Imprescindible

por Centro, por asesor, por empresa atendida

El sistema debe generar informes, reportes y gráficas de los flujos de 3. Imprescindible

trabajo creados según criterios de búsqueda y/o filtros

El sistema de permitir la creación de informes e indicadores de 3. Imprescindible

acuerdo a los parámetros establecidos por INNPULSA

El sistema debe permitir la creación de tableros de mando, que a 3. Imprescindible

través de una estructura de desglose, se pueda llegar de lo generar a
lo especifico

Deber permitir la generación de informes por: 3. Imprescindible

o Centro de desarrollo
o Operadores
o Asesores
o Empresarios
o Soluciones TIC
o Cada área (Dirección, Administración, Operaciones, Marketing y
Ventas)
o Nivel de desarrollo (Nivel 4, Nivel 3, Nivel 2, Nivel 1)

Deber permitir la creación de informes por demanda, según las 2. Importante

necesidades del usuario.

Deber permitir la exportación de datos en formatos XLS, CSV, etc, para 3. Imprescindible
la creación de nuevas bases de datos e informes por demanda, según
las necesidades del usuario

El sistema debe ofrecer la alternativa de crear y/o modificar 2. Importante

indicadores e informes conforme a los datos registrados en la base de
datos

El sistema debe permitir establecer las metas por cada indicador y 2. Importante
conforme al avance poder establecer nuevas metas

El sistema debe permitir la generación de alertas a través del envío de 1. Deseable

correos electrónicos
Las alertas deben ser escalables para que de acuerdo a las condiciones 1. Deseable
establecidas pueda enviar correos hasta el nivel más alto de la
jerarquía organizacional

Las alertas deben permitir él envió de correos electrónicos adjuntando 1. Deseable

informes de acuerdo a las condiciones definidas por INNPULSA.

3. SERVICIO Y SOPORTE

NIVEL DEL
SERVICIO Y SOPORTE
REQUERIMIENTO

El proveedor de ofrecer mecanismos de servicio (Service Center) con 3. Imprescindible

la capacidad necesaria para atender dudas, resolver inconvenientes
de soporte

El proveedor debe ofrecer un soporte estructuradas basadas en 3. Imprescindible

Tickets de servicio o mecanismos equivalentes

El proveedor de ofrecer un Service Center con la capacidad necesaria 3. Imprescindible

para atender dudas, resolver inconvenientes de soporte

Que cuente con mecanismos de servicio (Service Center) con la 3. Imprescindible

capacidad necesaria para atender dudas, resolver inconvenientes de
soporte, dentro de los estándares internacionales de satisfacción
(80%) y tiempos de respuesta (1 hora).

Que maneje metodologías de soporte estructuradas basadas en 3. Imprescindible

Tickets de servicio o mecanismos equivalentes, que garanticen,
seguimiento, trazabilidad y cierre exitoso.

Que cuente con servicios de consultoría con experiencia en 3. Imprescindible

modelamiento de procesos y proyectos que ayuden a usar las mejores
prácticas en el proceso de modelamiento funcional de todo el
proyecto

Que cuente con capacidad de consultoría suficiente para el apoyo 3. Imprescindible

eficiente de la construcción del modelo, incluso realizando las labores
de parametrización que usualmente corresponden al cliente