GESTIÓN DE PROYECTOS

Las empresas de éxito realizan cabalmente la gestión de proyectos. ¿A qué se

refiere esto?

Pues, a la utilización de una metodología específica para planificar y canalizar los

distintos procesos del proyecto, desde que empieza hasta que termina.

Esa metodología, que se puede aplicar a casi todo tipo de proyecto, abarca cinco
etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.

Se resume fácilmente, pero lo cierto es que cada una de esas fases tiene su
complejidad. Por fortuna, existe el software de Gestión de Proyectos.

Justamente, sin importar sus dimensiones ni el sector al que pertenezcan, las

empresas encuentran soluciones en el uso del software para Gestión de
Proyectos, a la hora de diseñar el trayecto entre el punto de partida y la
materialización del objetivo que visualizan.

Sin duda, un software para proyectos significa la simplificación y agilización en

materia de procesos que, de hacerse de forma tradicional, implicaría perder horas
entre papeleos.

También es muy útil poder evaluar la urgencia de cada proyecto y añadir plazos.
Sin embargo, no todas las herramientas cuentan con notificaciones automáticas.

Asimismo, asignar prioridades puede ayudarte a distinguir los proyectos más

importantes y a ordenarlos correctamente de forma estructurada.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS MÁS USADAS EN LA DIRECCIÓN DE

PROYECTOS

Hoy en día un gran número de empresas implementan técnicas y herramientas

que facilitan y viabilizan el manejo de procesos operativos y productivos en torno a
conseguir un producto y servicio de calidad; herramientas como el Internet,
análisis DAFO y otras aportan a las organizaciones soluciones para llevar a cabo
una gestión de conformidad a la competitividad.
Otras herramientas que son de vital importancia y utilizadas en su generalidad por
las organizaciones son las relacionadas en este caso a la gestión o dirección de
proyectos las cuales van a destacar la iniciación, planificación, ejecución, control y
cierre de todo proceso de gestión de desarrollo. De igual manera aportan unas
series de pautas de cómo deben desarrollarse las acciones que se vinculan de
manera directa al mismo, es decir, como se debe realizar el trabajo del alcance del
proyecto, tiempo, costo, riesgo, así como del proyecto como tal.

Varias son las herramientas y técnicas usadas para dirigir y coordinar proyectos
dentro de una organización, sin embargo, para este trabajo nos enfocamos en las
siguientes de las cuales desde nuestro punto de vista expresaremos cual es la
más usada y útil por la Dirección de Proyectos.

1. El Método Ruta Crítica.

Ruta Crítica (Critical Path Method CPM), es un algoritmo frecuentemente utilizado

en el desarrollo y control de proyectos; el cual se enfoca en los recursos
requeridos para ejecutar las tareas requeridas.

El objetivo primordial es determinar la duración de un proyecto, entendiendo este

como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las
actividades tiene una duración estimada.

Este fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de
investigación de operaciones para las firmas de Dupont y Remington Rand,
buscando el control y la optimización de los costos mediante la planificación y
programación adecuada de las actividades de los proyectos.

Para utilizar el método CPM o Ruta Crítica es necesario seguir los pasos
siguientes:

• Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.

• Establecer relaciones entre las actividades; decidir cuál deberá comenzar

antes y cuál seguirá después.
• Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus
relaciones de precedencia.

• Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.

• Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que

determinará la duración del proyecto (Ruta Crítica).

• Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el

proyecto.

Nota: para poder calcular la Ruta Crítica, se debe tener identificadas todas las
tareas del proyecto, el periodo que nos van a llevar a cada una de ellas y construir
una red con dichas tareas indicando las relaciones que hay entre ellas.

2. Método PERT.

Este es un método básicamente para analizar las tareas involucradas en

completar un proyecto, en especial el tiempo para completar cada tarea, así como
identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total. En sentido
general consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que cuando se
colocan en una cadena permite alcanzar los objetivos de un proyecto.

La Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos (Project Evaluation and Review

Techniques) comúnmente abreviada como PERT, es un modelo para la
administración y gestión de proyectos inventado en 1958 por la Oficina de
Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los
Estados Unidos.

Existen dos metodologías aceptadas para graficar una malla PERT, la de

“actividad en el Arco” y la de “actividad de Nodo”, siendo esta última la más
utilizada en la actualidad en atención a que es las que usan la mayoría de las
aplicaciones tecnológicas.

Cada Nodo contiene la siguiente información sobre la actividad:

• Nombre de la actividad

• Duración esperada de la actividad

• Tiempo de inicio más temprano

• Tiempo de término más temprano

• Tiempo de inicio más tardío

• Tiempo de termino más tardío

• Holgura de la actividad

El método PERT es una técnica que permite dirigir la programación de proyectos.

Dicho método además consiste en la representación gráfica de una red de tareas,
que cuando se colocan en cadenas, permiten alcanzar los objetivos de un
proyecto.

Este método gráfico consta de los siguientes elementos:

1. Tareas: (a veces denominadas actividades o etapas) representadas por

flechas, se le asigna a cada una de las tareas un código y una duración. Sin
embargo, la longitud de la flecha es independiente de la duración de la tarea.

2. Etapas: esto hace referencia al inicio y final de la tarea. Cada tarea tiene
una etapa de inicio y una de finalización; con excepción de las etapas iniciales y
finales, cada etapa es una etapa de inicio de la tarea siguiente. Las etapas
generalmente están numeradas y representadas por un circulo, pero en algunos
otros casos pueden estar representadas por otras figuras (cuadrados, rectángulos,
óvalos, etc.).

3. Tareas Ficticias: representadas por una flecha puntiaguda que indica las
limitaciones de las cadenas de tareas entre ciertas etapas.

3. Diagrama de GANTT.

Herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para

diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado,
componiendo así la planificación de las tareas necesarias para la realización de un
proyecto.

Básicamente dicho diagrama está compuesto por un eje vertical donde se

establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje
horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.

Dicho método muestra gráficamente la programación efectuada, su interpretación

es fácil y enseña las tareas que deben ejecutarse y cuando tienen previsto el
principio y el fin.

Desde su introducción los diagramas GANTT se han convertido en una

herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de
representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de
un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades
haciendo a dicho método más eficiente.

Opinión:

Desde mi punto de vista usaría el Método GANTT, ya que como lo expresado

anteriormente es de fácil interpretación y diseño, además existen herramientas
tecnológicas como Microsoft Project (MSP) que ayudan a su fácil interpretación y
diseño. También a raíz de dicho método se puede controlar los procesos que van
ocurriendo desde el inicio de este hasta el final y en cuanto a su interpretación
gráfica esta arroja claridad de cuándo deben ser realizadas y las frecuencias de
las asignaciones según lo establecido en la programación.