Ejercicio feedback 1.

Unidad Didáctica 2

a. Indica las acciones que debemos desarrollar con la finalidad de realizar un plan
de mantenimiento correctamente, explicando las herramientas que se deben
utilizar con la finalidad de poder desarrollar las etapas del plan de mantenimiento
correctamente.
b. Analiza los costes de mantenimiento, realiza un ejemplo, identificando dichos
costes dentro del departamento de mantenimiento.
a)
Previamente a iniciar los trámites para realizar un correcto plan de mantenimiento, es
necesario que reflexionemos sobre diversos puntos de la situación de partida. Para
ello debemos cuestionarnos cuál es el fin de este plan de mantenimiento, qué
queremos hacer, dónde, cuál es el plazo y cómo lo haremos y con qué recursos.

Una vez fijados los objetivos que pretenderemos cumplir con la implantación del nuevo
plan de mantenimiento, estos son las etapas que debemos seguir para desarrollarlo
correctamente.
 Recopilación: la información que debemos recuperar en esta primera fase
atañe tanto a los aspectos cuantitativos como a los cualitativos en lo que
respecta a los activos que debemos mantener y a los recursos disponibles para
llevar a cabo el mantenimiento necesario. La primera de las acciones que
debemos llevar a cabo es realizar un listado o un inventario exhaustivo de los
recursos y materiales disponibles y clasificarlos según el mantenimiento que
está previsto que realicemos sobre cada uno de estos elementos. Es
importante que realicemos este inventario limitando bien los objetivos y
estableciendo unos criterios precisos con el fin de recuperar principalmente la
información que esté fácilmente accesible ya que si no desperdiciaremos
esfuerzos innecesariamente. Tras el día a día, podremos ir completando los
listados y asignando prioridades. De todos modos, el procedimiento para
realizar un inventario correctamente implica realizar los siguientes pasos:
recuento físico, numeración y codificación y localización geográfica.
Una vez realizado el inventario, analizaremos y revisaremos los medios que
están disponibles para la gestión de mantenimiento. Esto nos permitirá verificar
si contamos con los medios suficientes o si es necesario rediseñar el plan de
mantenimiento o adquirir nuevos medios.
Dentro de esta fase también tenemos que recuperar la información técnica
asociada a cada activo a mantener, lo que supone contar con el dossier técnico
o máquina actualizado (que debe incluir el dossier del fabricante y el dossier
interno) así como el seguimiento del histórico máquina.

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  Toma de decisiones: establecimiento de los objetivos que pretendemos
conseguir con la implantación del plan de mantenimiento. Para ello, debemos
conocer previamente cuáles son los objetivos generales de la empresa para
actuar en consecuencia y que los objetivos que fijemos para el plan de
mantenimiento complementen y nos ayuden a conseguir los objetivos
generales de la empresa en cuestión. Cuando se hayan fijado e integrado los
objetivos generales de mantenimiento, podremos concretar y estructurar los
objetivos operativos para cada uno de los activos que debemos mantener,
basándonos en el volumen y calidad de producción, el tiempo de
funcionamiento y la cantidad de averías máximas admisibles, entre otras. Esto
debe dar como resultado el cumplimiento de los objetivos generales del plan de
mantenimiento.
Otra de las decisiones que afectará a nuestro plan, es la de establecer qué tipo
de mantenimiento aplicaremos sobre cada uno de los activos dependiendo de
su función a nivel productivo como de la criticidad. Para ello debemos
apoyarnos en diferentes herramientas y estrategias como el ábaco de Noiret o
la realización de un análisis de costes y/o beneficios.
Por último, tendremos que definir el contenido y la periodicidad de las
intervenciones programadas sobre cada activo. Inicialmente debemos
basarnos en estimaciones y en las recomendaciones indicadas en el dossier
del fabricante. Sin embargo, según vayamos obteniendo nuestros propios
datos y elaborando el histórico máquina, podremos adaptar estas
intervenciones hasta conseguir optimizar tanto el personal necesario para
llevarlas a cabo como los medios técnicos.
Una vez realizados todos los pasos anteriores, llegará el momento de abrir las
fichas de Mantenimiento, que no dejan de ser un extracto del Dossier de
Mantenimiento, que sintetiza los datos necesarios para lanzar las Órdenes de
Trabajo de Mantenimiento (OT) y que recoge las incidencias que se puedan
producir en ellas. Podemos considerar que la Ficha del Activo y la Ficha de
Recursos como herramientas que nos ayudarán a anticipar, organizar y
planificar las intervenciones de mantenimiento (programado, preventivo y
condicional).

 Ejecución: tras haber abierto las fichas de Mantenimiento, es posible lanzar ya

las Órdenes de Trabajo (OT) que podrían definirse como los documentos en los
que se encuentra la información necesaria para realizar correctamente una
intervención determinada como por ejemplo, la descripción de la tarea a
desarrollar (qué hacer, dónde, quién y con qué) y en las que, tras finalizar la
intervención, deben anotarse todos los datos relevantes obtenidos como la

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 duración, la persona que se ha encargado de realizar este trabajo, las
incidencias surgidas, el tiempo invertido o los materiales consumidos. Estos
datos nos ayudarán, tras analizarlos, a encontrar posibles soluciones que
permitan eliminar o reducir el origen de los fallos en un futuro.
Por otro lado, debemos conocer que existen diferentes tipos de órdenes de
trabajo, entre las que podemos destacar las de mantenimiento correctivo,
preventivo o de mantenimiento condicional, entre otras.
En cuanto al proceso lógico que hay que seguir para lanzar una OT de
mantenimiento, debemos comenzar por la realización y el seguimiento de
planning con el fin de poder evaluar la evolución de los trabajos, optimizar
tiempos y, en caso de que se produzcan retrasos, poder analizar las causas.
Además, es importante que seamos conscientes de que, en los casos en los
que se está realizando una OT de mantenimiento preventivo o programado,
surjan OT de mantenimiento correctivo que provocarán que tengamos que
replanificar, o como mínimo a revisar, todo el planning establecido. Cuando una
OT tiene su origen en una avería, resulta bastante difícil gestionar el planning
ya que, en ocasiones, es necesario incorporar nuevas tareas o recursos no
previstos dependiendo del estado de los activos y de sus componentes.
Intentaremos evitar esta incertidumbre realizando una previsión detallada de
las tareas a realizar conociendo el estado inicial de los medios; y con una
buena programación del trabajo y los recursos que dedicaremos e indicando
también por escrito lo que esperamos como resultado una vez finalizada la
intervención, para lo que utilizaremos variables cuantificables que nos permitan
la extracción de indicadores.
Cabe destacar que el Responsable de Mantenimiento debería proporcionar
siempre una lista de sugerencias de materiales que deben adquirirse para
realizar los trabajos propuestos (en función también de las existencias
disponibles y de los plazos de entrega de los proveedores) para no paralizar
una intervención por falta de recursos materiales en stock.

 Evaluación y control: en esta última fase debemos recurrir a las OT que se

han almacenado en los sistemas y en la que se recogen todos los datos
relevantes de cada intervención. Gracias a la evolución de las nuevas
tecnologías y a que cada vez sean más accesibles para todo tipo de empresas,
podremos optimizar el tratamiento de todos los datos almacenados
informáticamente. El análisis de estos informes nos permitirá tomar decisiones
basándonos en hechos y en resultados medibles y, como consecuencia,
podremos actualizar y adaptar las fichas de mantenimiento y los dossiers
técnicos de los activos a mantener y de los recursos disponibles.

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 Finalmente, para dar por cerrado este proceso, es importante clasificar toda la
información disponible para poder realizar un análisis crítico y extraer las
conclusiones tanto técnicas, a nivel funcionamiento, averías, programación de
intervenciones), como económicas en lo que respecta a los costes y a la
eficacia del mantenimiento. Los responsables de realizar este análisis son tanto
el departamento de mantenimiento como la dirección de la empresa ya que
ambos deben llevar un control estricto de las estrategias empresariales. Solo
una vez obtenidas las conclusiones podremos tomar decisiones al respecto
sobre el plan del mantenimiento, que es realmente el fin último del control.

Algunas herramientas que resultan útiles para realizar correctamente el plan de

mantenimiento se basan en la informatización de los datos. Poder acceder de manera
electrónica a los informes ya debidamente clasificados reducirá los plazos de
tratamiento de datos y nos permitirán guardar una trazabilidad de las acciones
llevadas a cabo hasta la fecha. Cada vez es más frecuente que incluso las pequeñas y
medianas empresas cuenten con un soporte informático y una aplicación de software
en la que recoger desde el control de inventarios, el stock disponible, la codificación y
localización geográfica, hasta el planning de realización de OT de mantenimiento,
compartido en tiempo real con la plantilla implicada en este proceso, y las incidencias
que se hayan producido. Además, es muy importante el hecho de mejorar el flujo de
información entre todos los departamentos, incluso si no están directamente
implicados en lo que anteriormente se conocía como mantenimiento, ya que solo de
este modo podremos lograr cumplir los objetivos generales de la empresa.

b)
Los costes por mantenimiento suponen un importante factor a controlar en la gestión
de cualquier empresa ya que van a repercutir directamente en el coste por unidad
producida y, además, no pueden superar bajo ningún concepto a los costes por parada
de producción. Podemos clasificarlos en costes directos e indirectos:
 Los costes directos (Dm) son la suma de todos los costes que indicamos a
continuación:
o Costes de mano de obra: son los imputables al personal de
mantenimiento contratado. Se calcula multiplicando el nº de horas
trabajadas (este dato se puede obtener de las OT) por la tasa horaria.
Ejemplo: un operario que ha trabajado 15 horas en tareas de
mantenimiento a 12€/h., supondría un coste directo de 180€.

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 o Gastos fijos de mantenimiento: se calculan mensualmente e incluyen la
imputación de determinado personal, gastos ocasionados por alquileres
de equipos o dispositivos referentes a mantenimiento, seguros, etc.
Además en este grupo también se engloban los costes procedentes del
buen funcionamiento de la empresa, como la iluminación o la
calefacción, imputables a todos los departamentos.
Ejemplo: coste de un seguro que cubra posibles inundaciones; coste de
alquilar carretillas elevadoras para mover material pesado necesario
para las intervenciones de mantenimiento.

o Coste de posesión de existencias: incluye los costes por amortización

de equipos referentes a mantenimiento y el coste asociado al
almacenamiento (gestión de stock para optimizar almacenes).
Ejemplo: almacenamiento de medidores de vibraciones o de
temperatura para detectar posibles averías en maquinaria industrial.
Puesto que la innovación tecnología avanza a grandes pasos, es
posible que estos equipos de mantenimiento se queden obsoletos
rápidamente, suponiendo un gran coste.

o Coste de consumo de materiales: es la suma de facturas de compra

junto con los gastos generados por transporte y almacenamiento más el
coste administrativo de tramitar un pedido.
Ejemplo: adquisición de filtros a un proveedor que se encuentra en
China, incluyendo el coste de transporte China-España, gastos
aduaneros (según incoterm acordado) más el coste de almacenarlos.

o Coste de recambios: es el coste que se imputa cuando al realizar una

intervención de una OT es necesario sustituir algún componente.
Ejemplo: sustitución de las cuchillas en una máquina cortadora cuando
estas han llegado al fin de su vida útil.

o Coste de mantenimiento y trabajos subcontratados: los producidos al

externalizar la gestión de mantenimiento a una empresa auxiliar. Puede
realizarse mediante un pedido cerrado (realización de un servicio
claramente definido a un precio previamente fijado).
Ejemplo: externalización de la calibración de la maquinaria a una
empresa especializada.

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  Costes indirectos (C.np.): son aquellos imputables a la inactividad de un
dispositivo debido a un fallo o a una averia. Se calculan sumando los siguientes
costes:
o Costes asociados a la pérdida por productos no fabricados: incluyen
tanto las unidades no producidas como los costes de materiales en
curso de fabricación y la de los productos rechazados (defectos de
calidad).
Ejemplo: fabricación de embellecedores externos para montaje sobre
vehículo con defectos de pintura y esmaltado. Nuestro cliente los
rechaza por tratarse de piezas visibles que no cumplen con los
estándares de calidad acordados.

o Costes de mano de obra y amortización: la diferencia con los costes de

M.O directos se encuentra en que en los indirectos también se tiene en
cuenta los costes debido a la no actividad de los operarios causada por
los fallos o averías que han bloqueado los equipos así como el coste de
tener una máquina inutilizada pero que hay que seguir amortizando,
suponiendo importantes pérdidas económicas.
Ejemplo: avería eléctrica que deja a la planta sin electricidad, lo que
provoca que los operarios no puedan seguir trabajando pero sigan
cobrando, lo que genera pérdidas a la empresa.

o Costes asociados a plazos no cumplidos: cuando las empresas llegan a

acuerdos sobre la cantidad, calidad y plazo de entrega de unidades de
fabricación, si se produce un retraso en la entrega al cliente, se
producirá una penalización.
Un ejemplo muy claro de este tipo de costes se da por ejemplo en el
sector automoción cuando el cliente pide a sus proveedores que
entreguen en síncrono (directamente en la línea de producción a una
hora acordada), por ejemplo, parachoques. En caso de que no se
entreguen las unidades establecidas justo en el momento exacto, se
bloqueará la línea de producción, por lo que el cliente imputará una
penalización al proveedor con el fin de recuperar los costes en los que
han incurrido tras la parada de la línea.

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 o Coste indirecto de parada: es muy díficil de determinar ya que no
conocemos el coste de acciones potenciales no producidas. De modo
teórico, podríamos calcularlo multiplicando las horas de parada por la
tasa horario de paro. Esta tasa es resultado de análisis de todos los
costes nombrados anteriormente (solo los imputables a mantenimiento).

o Coste de fallo (C.d.): suma de los costes directos e indirectos asociados

a una acción de mantenimiento. Como en esta suma hay que incluir
también los costes indirectos asociados a la no producción (indicados
en el punto anterior), su cálculo será igualmente complicado.
El ejemplo no es más que la suma de los costes directos e indirectos
indicados hasta el momento, pudiendo representarlos gráficamente para
analizar las desviaciones que se puedan producir a lo largo del tiempo.

o Coste medio anual de mantenimiento (C.ma): nos permite conocer la

duración óptima de la explotacion de un material, es decir, el coste de
un material desde que finalizan las acciones de mantenimiento
preventivo hasta que es necesario sustituir el equipo o dispositivo. Para
calcular este coste incluiremos el valor de la inversión, el valor total de
los costes de fallos y el valor de reventa del equipo o dispositivo en
caso de que exista.
Ejemplo: maquinaria pesada para el mantenimiento de autopistas.
Engloba el coste de realizar el análisis del estado inicial de las
carreteras, de las posibles soluciones a aplicar, de la adquisición de la
maquinaria, de las averías y como consecuencia, el cierre de la
autopista por el tiempo necesario hasta que se restablezca y por último,
restaríamos el coste de revender estas máquinas a potenciales cliente.

o Coste anual para un año “n” (C.ma): es la suma del coste de compra, el
de entretenimiento y el de sustitución o renovación del material entre
“n”. Dentro del coste de compra o valor de inversión se contemplan los
costes del estudio, los de instalación (en caso de existir como tal) y
obviamente el de adquisición.

o Coste medio anual de de funcionamiento (C.mf): suma del coste de

posesión y los costes asociados a la explotación (energía eléctrica,
etc.). También hay que considerar la revalorización del dinero (mediante
coeficientes de actualización basados en la tasa de inflación).

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