100 E-Mails Professionnels Pour Bien Communiquer

uh1.scholarvox.com:Faculté des Sciences et Techniques - Settat:336617559:88865733:105.156.242.
83:1558902239
Pour toujours
avoir à portée de main
en poche
les points clés qu’il faut français
connaître et comprendre
Une banque d’e-mails pour
correspondre, vite et bien, dans
toutes les situations
8 fiches sur les e-mails

professionnels pour bien
communiquer 100 e-mails
professionnels
• Conseils pour rédiger vos e-mails
• Les relations fournisseurs/clients
• Les relations avec les banques
•
•
Les relations avec les assurances
L’Internet et la téléphonie mobile
pour bien communiquer
• Les relations avec le personnel
• Les relations avec l’administration
• Les relations internationales
2019
Aline Nishimata
Aline Nishimata est Professeur des grandes
écoles et experte en communication auprès du Les points clés pour écrire
magazine Dynamique entrepreneuriale.
des e-mails pertinents
et efficaces à l’aide de
100 modèles types
Prix : 4,95 e
ISBN : 978-2-297-07409-4
uh1.scholarvox.com:Faculté des Sciences et Techniques - Settat:336617559:88865733:105.156.242.83:1558902239
Aline Nishimata
100 e-mails
professionnels
en poche
2019
pour bien communiquer
dans la même co llection
Du même auteur,
- 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, 2019.
- Orthographe, 2019 (en coll. R. Kadyss).
- Savoir rédiger vos e-mails professionnels, 2019.
- Vocabulaire, 2019.
Aline Nishimata est Professeur des grandes écoles et experte

en communication auprès du magazine Dynamique entrepre-
neuriale.
Suivez-nous sur
© Gualino éditeur, Lextenso éditions 2019

70, rue du Gouverneur Général éboué
92131 Issy-les-Moulineaux cedex
ISBN 978-2-297-07409-4
ISSN 1962-6428
scholarvox.com:Faculté des Sciences et Techniques - Settat:336617559:88865733:105.156.242.83:155890223
Sommaire
1 Conseils pour rédiger vos e-mails....................................... 6

• La structure des e-mails.........................................................6
• L’appellation...........................................................................6
• Les 8 situations de communication de l’introduction..............7
• Les 4 situations de communication du développement.........7
• Les 8 situations de communication des formules
de conclusion.........................................................................7
• Les formules de politesse......................................................8
• L’e-mail recommandé.............................................................9
• La signature électronique.......................................................9
• Le PDF...................................................................................9
2 Les relations fournisseurs/clients....................................... 10

- Prospection
• Lancer un appel d’offres.......................................................10
• Demander une documentation.............................................10
• Solliciter des renseignements..............................................10
• Répondre à une demande de renseignements.................... 11
• Soumettre un contrat de maintenance................................. 11
• Proposer une visite................................................................12
• Envoyer un devis.................................................................12
• Accepter un devis.................................................................12
• Refuser un devis..................................................................13
• Demander une facture pro forma.........................................13
- Commande
• Passer une commande........................................................14
• Accuser la réception d’une commande................................14
• Demander des précisions supplémentaires.........................14
• Modifier une commande......................................................15
• Annoncer une rupture de stock............................................15
• Demander l’application d’un tarif préférentiel.......................15
• Annuler une commande ..................................................... 16
• Accepter l’annulation d’une commande...............................16
• Refuser l’annulation d’une commande.................................16
- Livraison
• Informer d’une livraison non conforme.................................17
• Demander le remplacement d’articles défectueux...............17
• Répondre favorablement à une réclamation........................17
• Informer le fournisseur du retard de la livraison...................18
• Annoncer au client une livraison partielle.............................18
• Effectuer des réserves auprès du transporteur....................18
• Réclamer auprès du transporteur..........................................19
• S’excuser du retard de livraison...........................................19
• S’informer sur les délais de livraison...................................20
• Mettre en demeure d’effectuer une livraison........................20
• Annuler une commande suite au non-respect des délais....20
- Facturation
• Adresser une facture............................................................21
• Accuser réception d’une facture...........................................21
• Contester une facture..........................................................21
• Reconnaître une erreur de facturation.................................22
• Refuser une erreur de facturation........................................22
• Envoyer un relevé de factures...............................................22
- Règlement
• Solliciter le règlement d’une facture.....................................23
• Régler une facture...............................................................23
• Accuser réception d’un paiement.........................................23
• Demander un acompte sur facture......................................24
• Adresser un acompte sur facture..........................................24
• Demander un délai de paiement..........................................24
• Accepter un délai de paiement.............................................25
• Refuser un délai de paiement..............................................25
• Demander le paiement de la facture : relance 1..................26
• Rappeler le paiement de la facture : relance 2....................26
• Mettre en demeure de payer : relance 3..............................26
3 Les relations avec les banques......................................... 27

• Contester une opération......................................................27
• Suspendre un prélèvement automatique.............................27
• Signaler un prélèvement automatique abusif.......................27
• Établir une procuration.........................................................28
• Demander un découvert ponctuel........................................28
• Informer d’un chèque impayé..............................................28
• Régulariser un chèque émis sans provision........................29
• Faire opposition à la suite d’un vol ou d’une perte...............29
• Demander un prêt à la banque..............................................29
• Prendre un rendez-vous auprès du conseiller de clientèle..30
• Contester des agios.............................................................30
• Clôturer un compte..............................................................30
4 Les relations avec les assurances..................................... 31

• Assurer une situation...........................................................31
• Demander un avenant.........................................................31
• Déclarer un sinistre..............................................................32
• Rappeler le règlement d’un sinistre.....................................32
• Résilier une police d’assurance...........................................32
5 L’Internet et la téléphonie mobile...................................... 33

• Contester une opération......................................................33
• Résilier un contrat auprès d’un opérateur............................33
• Déclarer la perte ou le vol d’un portable..............................33
4
6 Les relations avec le personnel*........................................ 34
• Rédiger une offre d’emploi...................................................34
• Proposer une candidature 1.................................................35
• Accepter une candidature....................................................35
• Proposer une candidature 2.................................................36
• Refuser une candidature......................................................36
• Envoyer une lettre d’embauche.............................................37
• Effectuer une demande relative à un stage.........................37
• Accepter une demande de stage...........................................38
• Refuser une demande de stage...........................................38
• Rembourser des frais...........................................................39
• Adresser un avertissement..................................................39
• Renouveler un avertissement................................................39
• Convoquer à un entretien préalable.....................................40
• Notifier le licenciement.........................................................40
• Donner sa démission.............................................................41
• Accepter une démission.......................................................41
• Adresser les documents relatifs au départ d’un salarié.......41
• Solliciter une dispense de préavis.......................................42
• Répondre à une dispense de préavis..................................42
• Convoquer un salarié à une visite médicale........................42
• Faire valoir ses droits à la retraite........................................43
• Accepter une demande de retraite.......................................43
7 Les relations avec l’administration.................................... 44

• Demander une remise gracieuse de pénalités de retard.....44
• Contester un redressement.................................................44
• Demander des délais de paiement......................................44
• Saisir une commission amiable...........................................45
• Demander la radiation du fichier publicité auprès de la CNIL..45
8 Les relations internationales............................................. 46

• Se renseigner sur l’implantation à l’étranger........................46
• Obtenir des renseignements auprès de Business France...46
• Élargir un marché à l’international.......................................46
• Se renseigner auprès du poste d’expansion économique...47
• Demander l’ouverture d’un crédit documentaire..................47
• Assurer un transport international........................................48
5
Structure et évolution
1 C
deonseils pour
la fiscalité locale rédiger
vos e-mails
LA STRUCTURE DES E-MAILS

Vous trouverez tout au long de cet ouvrage les deux structures fon-
damentales :
–– e-mail de prise de contact ;
–– e-mail de suivi de dossier.
Ces deux structures vous permettront de rédiger avec clarté vos réponses.
E-mail E-mail
Étapes de prise de contact de suivi d’un dossier
Le présent : Le rappel du passé :
De quoi s’agit-il ? Que s’est-il passé avant cet
Introduction e-mail ?
Le présent :
De quoi s’agit-il ?
Quel est l’objectif de mon e-mail ?
1. Qu’est-ce que je propose ?
2. Que suis-je décidé à accepter ?
Développement 3. Qu’est-ce que je refuse ?
4. Qu’est-ce que je demande ou rappelle au desti-
nataire de l’e-mail ?
5. Quelle concession vais-je faire ?
Qu’est-ce que je souhaite transmettre à mon des-
Formule de conclusion tinataire ?
Quelle est la formule de politesse la mieux adaptée
Formule de politesse à cet e-mail ?
L’APPELLATION
Nous vous proposons dans la plupart des e-mails l’appellation : Ma-
dame, Monsieur. Cependant, selon le lien que vous avez avec votre
destinataire et selon les circonstances, vous pouvez commencer votre
e-mail par des formules plus adaptées au contexte :
Madame, Cher Monsieur,

Monsieur, Chère Madame,
Messieurs, Monsieur le directeur,
Bonjour Madame, Madame la directrice,
Bonjour Messieurs, Monsieur le président,
Bonjour Madame Nicollet, Madame la présidente,
Bonjour Monsieur Braun,
Ces formules sont suivies d’une virgule.
L’appellation des e-mails rejoint les habitudes des

! lettres anglo-saxonnes.
6
LES 8 SITUATIONS DE COMMUNICATION
DE L’INTRODUCTION
Nous avons bien reçu votre documentation dont

1 Accuser réception nous vous remercions.
Nous vous informons que notre société sera pré-

2 Informer sente sur le salon de l’Entrepreneuriat.
Nous vous saurions gré de nous expédier la com-

3 Demander mande suivante…
Il nous est agréable de vous annoncer que nous

4 Accepter donnons une suite favorable à votre demande.
Nous sommes étonnés de n’avoir pas reçu le règle-

5 Rappeler ment de notre facture.
6 Confirmer Nous vous confirmons notre rencontre du…
Je me permets de vous proposer ma candidature

7 Proposer pour le poste de…
Nous avons le regret de vous informer qu’il ne

8 Refuser nous est pas possible de vous accorder un report
d’échéance.

DU DÉVELOPPEMENT
1 Demander Vous serait-il possible de nous accorder un délai de paiement ?
En effet, nous avons subi une inondation qui ne nous permet

2 Expliquer pas de vous envoyer votre commande.
Nous ne pouvons pas respecter les délais parce que notre
3 Justifier local est inondé.
4 Proposer Nous vous proposons une remise de …

DES FORMULES DE CONCLUSION
La formule de conclusion est parfois une répétition des idées énon-
cées dans le développement. Cependant, elle donne le ton de l’e-mail.
Elle est en fait la vraie formule de politesse car elle met en valeur la
relation entre le destinataire et le rédacteur.
Je me tiens à votre disposition pour tous renseignements qu’il vous
plairait de me demander.
(vous vous mettez à la disposition du client)
Conseils pour rédiger vos e-mails

La formule de conclusion correspond à huit situations de communication :
Nous acceptons votre proposition dont nous vous remer-

1 Accepter cions.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à
2 Remercier notre demande.
Nous vous demandons de prêter attention aux conditions
3 Demander de livraison.
4
Rappeler
Nous vous rappelons que nous souhaitons la livraison
une demande dans les meilleurs délais.
Nous espérons que vous ne nous tiendrez pas rigueur
5 Espérer de ce contretemps.
Se
tenir
à la disposition Nous nous tenons à votre disposition pour tout entretien.
6
Nous vous prions de nous excuser de ce contretemps

7 S’excuser indépendant de notre volonté.
Dans le cas contraire, nous nous verrons dans l’obliga-

8 Menacer tion de transférer votre dossier au service contentieux.
LES FORMULES DE POLITESSE

Nous vous avons proposé, dans cet En Poche, la formule de poli-
tesse : Cordialement. Cependant, vous pouvez, selon votre lien avec
l’interlocuteur, choisir d’autres possibilités comme :
Sincèrement vôtre, Respectueusement vôtre,

Salutations sincères, Amicalement,
Salutations distinguées, Cordialement,
Avec nos salutations distinguées, Bien Cordialement,
Avec nos remerciements, Très Cordialement,
Avec toutes mes amitiés, Bien à vous,
En général, on utilise la virgule car la formule de prise de congé est

suivie de la signature.
Vous pouvez également choisir les formules de politesse utilisées
dans la rédaction traditionnelle du courrier d’entreprise, par exemple* :
Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.

Je vous prie de recevoir, Monsieur, l’expression de ma considération
Veuillez recevoir, distinguée.
Veuillez agréer,
* Pour plus de précisions sur les formules de politesse, voir chez le même éditeur, dans
la même collection : Savoir rédiger vos e-mails professionnels.
8
Je vous prie Madame, mes salutations distinguées.
d’agréer, Monsieur, l’expression de ma considération
Je vous prie de distinguée.
recevoir,
Veuillez recevoir,
Veuillez agréer,
Veuillez croire, Cher en l’assurance de mes sentiments
Monsieur, les meilleurs.
Cher ami,
Je vous prie Madame, l’expression de mes sentiments distingués.

d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma parfaite considération.
Veuillez agréer,
Je vous prie de Madame, à l’expression de ma considération

croire, Monsieur, respectueuse.
L’E-MAIL RECOMMANDÉ
Avec la Lettre Recommandée Électronique (LRE), La Poste propose
un service unique d’acheminement de courrier à valeur juridique en
ligne. En quelques clics, le courrier recommandé est envoyé en toute
sécurité depuis Internet, imprimé par La Poste et distribué par le facteur.
Simplicité d’utilisation et suivi en ligne :
–– service accessible à la demande depuis Internet, 24h/24, 7j/7 ;
–– envoi réalisé en 15 minutes ;
–– remise à La Poste le jour même pour 98 % des demandes dépo-
sées avant 14h (heure de métropole) ;
–– suivi en temps réel du traitement des envois électroniques, de
leur prise en compte à leur remise à La Poste ;
–– consultation et téléchargement de la preuve électronique de dépôt
et de la preuve de l’intégrité du contenu de la lettre pendant 3 ans.
LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
La signature électronique a aujourd’hui la même valeur légale qu’une si-
gnature manuscrite (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000). L’écrit sous forme
électronique est admis sans que l’on puisse y pénétrer comme preuve
au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être
dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé
dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. L’acquisition d’un
certificat de signature électronique doit être effectuée auprès d’une auto-
rité de certification.
LE PDF
C’est un format de fichier créé par Adobe (Portable Document Format)
permettant une représentation visuelle du contenu d’un document et
son impression. Le PDF accompagne souvent l’e-mail en pièce jointe.
Conseils pour rédiger vos e-mails

2 L
dees relations
la fiscalité locale
fournisseurs/clients
PROSPECTION
Lancer un appel d’offres
aimbert@orange.fr
Appel d’offres
Madame, Monsieur,
Notre société …, fabricant de …, est à la recherche de nouveaux fournisseurs.
Nous souhaiterions obtenir (Pourriez-vous nous envoyer) :
– des informations sur l’ensemble de vos produits (prestations…),
– vos conditions générales de vente, de livraison et de règlement.
Nous vous remercions de nous soumettre vos propositions par retour d’e-mail
(Dans l’attente de vous lire).
Cordialement,
Demander une documentation
aimbert@orange.fr
Demande de documentation
Madame, Monsieur,
À la suite de votre publicité, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir
(pourriez-vous) nous faire parvenir une documentation détaillée de vos produits,
de votre grille tarifaire (dégressivité…) ainsi que de vos conditions de règle-
ment.
Nous vous remercions de nous faire parvenir ces renseignements par retour
d’e-mail (Dans l’attente de votre réponse).
Cordialement,
Solliciter des renseignements
aimbert@orange.fr
Installation d’un réseau téléphonique …

Madame, Monsieur,
Nous souhaiterions mettre en place un réseau téléphonique au sein de notre
société.
Aussi, nous aimerions connaître (pourriez-vous nous transmettre, nous indiquer) :
– les délais de livraison et les conditions d’installation,
– le coût annuel de sa maintenance,
– les conditions de règlement.
Nous nous tenons à votre disposition pour tous renseignements complémen-
taires qu’il vous plairait de nous demander.
Cordialement,
10
Informations
Les délais de paiement entre professionnels sont réglementés :
sans dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou
convenues entre les parties, le délai de règlement est fixé au
30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de
la prestation. Mais s’il est précisé au contrat, le délai peut aller au-
delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation
(ou 45 jours fin de mois).
Répondre à une demande de renseignements
Hayssel.lib@sfr.fr
Compléments d’information
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre société.
En réponse à votre demande, nous vous adressons une documentation détail-
lée de nos produits.
En ce qui concerne nos conditions de règlement, nous vous proposons :
– 30 % à la commande par chèque bancaire,
– le solde, en deux traites acceptées dès la réception de la marchandise,
l’une à 30 jours, l’autre à 45 jours fin de mois.
Nos prix sont garantis pour une commande effectuée avant le …
Par ailleurs, nous vous signalons que nous pratiquons une dégressivité de nos
tarifs en fonction des quantités demandées.
Nous nous tenons à votre disposition pour tous renseignements que vous
jugeriez utiles.
Cordialement,
Soumettre un contrat de maintenance
Hayssel.lib@sfr.fr
Contrat de maintenance
Madame, Monsieur,
Nous vous confirmons les termes de l’entretien que vous avez eu avec notre
collaborateur.
Nous vous prions de bien vouloir trouver (Vous trouverez) en pièce jointe le
formulaire de contrat.
Si, comme nous l’espérons, ces conditions retiennent votre attention, il vous
suffira de nous retourner, complétés et signés, les exemplaires du contrat,
accompagnés d’un chèque de … €, en règlement de …
Dès réception de votre contrat, nous vous communiquerons le numéro de
client à préciser lors de chacune de vos demandes d’intervention et vous
retournerons un exemplaire dûment signé.
Nous espérons vous compter très prochainement parmi nos clients.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
Les relations fournisseurs/clients

Proposer une visite
Hayssel.lib@sfr.fr
Visite d’un commercial

Madame, Monsieur,
Nous faisons suite à votre demande d’informations du …, relative à …
Monsieur …, notre collaborateur (technicien, chargé de clientèle…) pourrait vous
informer des différentes possibilités offertes par notre entreprise.
Aussi, nous aimerions connaître (pourriez-vous nous indiquer) les jours et heures
qui vous conviendraient pour une visite au sein de votre entreprise.
Nous restons à votre entière disposition pour tous renseignements
complémentaires qu’il vous plairait de nous demander.
Cordialement,
Envoyer un devis
Hayssel.lib@sfr.fr
Devis relatif à …
Madame, Monsieur,
À la suite de votre demande (notre rencontre), nous vous confirmons que nous
pourrons procéder aux travaux (à l’installation) envisagés pour la somme de … €
(TVA en sus au taux actuel) payable (mentionner les conditions de paiement) pour
toute confirmation passée avant le …
Ces travaux pourraient être réalisés (cette installation pourrait être réalisée) dans
un délai de … jours, à réception de votre ordre.
Vous trouverez en pièce jointe le devis détaillé de nos prestations.
Dans l’affirmative, vous voudrez bien nous retourner la copie du devis revêtue
de la mention « bon pour accord » suivie de votre signature.
Nous vous souhaitons bonne réception de cette proposition et espérons que
nos conditions vous conviendront.
Bien cordialement,
Accepter un devis
aimbert@orange.fr
Devis accepté
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre devis n°… que nous
vous retournons en pièce jointe revêtu de notre accord et de notre signature.
Nous comptons sur vous pour respecter les engagements pris (les délais pré-
vus ou convenus).
Bien cordialement,
12
Refuser un devis
aimbert@orange.fr
Devis refusé
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre devis n°… auquel
nous ne souhaitons pas donner suite.
Nous vous remercions de l’attention que vous avez portée à notre demande.
Cordialement,
Demander une facture pro forma
aimbert@avri.fr
Demande d’une facture pro forma
Madame, Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir nous fournir (adresser) une pro forma pour les pro-
duits désignés ci-dessous :
– désignation : …
– conditionnement : …
– prix unitaire : …
– quantité : …
– … (énumérer)
En outre, pouvez-vous nous spécifier :
– les délais de livraison (à partir de la commande) ;
– la validité de l’offre ;
– les conditions de paiement en tenant compte que nous souhaitons payer une
fois la livraison effectuée ;
– les caractéristiques des produits proposés ;
– les dates de péremption de chaque produit ;
Nous vous remercions d’avance et vous prions d’agréer, Madame, Monsieur,
nos salutations distinguées.
Informations
Une facture pro forma est un document provisoire, sans valeur
comptable. Il s’agit en fait d’un devis. Elle doit notamment préciser
la chose ou le service, le prix et sa date limite de validité, les condi-
tions générales d’exécution (réduction, livraison, règlement…) et
les délais d’exécution des obligations.
Elle n’entraîne aucune conséquence juridique pour le client.

COMMANDE
Passer une commande
aimbert@avri.fr
Passer une commande

Madame, Monsieur,
À la suite de notre conversation téléphonique du …, concernant …, nous vous
passons la commande suivante :
–…
Nous vous prions de (Pourriez-vous) nous livrer en port dû les marchandises au
plus tard le …
Le règlement s’effectuera aux conditions habituelles, c’est-à-dire par chèque
(virement, traite à … jours) dès réception de la facture.
Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer notre commande.
Cordialement,
Accuser la réception d’une commande
Hayssel.lib@sfr.fr
Accusé réception de la commande n° …

Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de (Nous avons bien reçu) votre commande en date
du … courant et vous confirmons qu’elle sera exécutée dans le délai demandé.
Les articles commandés vous seront livrés le … par notre transporteur « Voie
express ». Vous trouverez en pièce jointe notre facture n°…
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir (Pourriez-vous) nous régler
par tout moyen à votre convenance dès réception de la marchandise.
Nous espérons que notre livraison correspondra à votre attente et vous
conduira à nous passer d’autres commandes pour lesquelles nous restons à
votre entière disposition.
Bien cordialement,
Demander des précisions supplémentaires
Hayssel.lib@sfr.fr
Compléments d’informations pour exécuter la commande n° …

Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de (Nous avons bien reçu) votre commande du … et
vous en remercions.
Cependant, vous avez omis d’indiquer pour l’article référencé … la quantité
que vous désiriez recevoir. Dès réception de ce renseignement, nous pren-
drons les dispositions nécessaires pour vous faire parvenir la commande.
Cordialement,
14
Modifier une commande
Hayssel.lib@sfr.fr
Modification de notre commande

Madame, Monsieur,
À la suite d’une vente importante, nous vous demandons de compléter notre
commande n° … du … des articles suivants :
–…
Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer notre complément de
commande.
Cordialement,
Annoncer une rupture de stock
Hayssel.lib@sfr.fr
Rupture de stock
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre commande n°… datée du … et vous en remer-
cions.
Cependant, nous ne pourrons pas respecter le délai que vous nous avez
demandé. En effet, un afflux de commandes (accroissement imprévu) a épuisé
nos stocks et nous ne serons en mesure de (nous ne pourrons pas) vous livrer
la marchandise que sous quinzaine.
Nous espérons que ce délai exceptionnel ne vous empêchera pas de maintenir
votre commande.
Cordialement,
Demander l’application d’un tarif préférentiel
Hayssel.lib@sfr.fr
Demande d’un tarif préférentiel

Madame, Monsieur,
Nous vous remercions de la documentation et des tarifs relatifs à ... que vous
nous avez adressés et qui ont retenu toute notre attention.
Cependant, nous avons constaté que l’ensemble de vos prix étaient supérieurs
à ceux pratiqués par vos concurrents.
Nous espérons qu’il vous sera possible de nous accorder un tarif préférentiel
qui nous permettra de vous passer une commande.
Salutations distinguées,

Annuler une commande
aimbert@avri.fr
Annulation de commande
Madame, Monsieur,
Le 22 janvier, nous vous avons commandé …
Or, nous sommes dans l’obligation d’annuler notre commande en raison de …
Cependant, nous respectons le délai de rétraction.
Nous espérons qu’il vous sera possible de répondre favorablement à notre
demande.
Cordialement,
Accepter l’annulation d’une commande
Hayssel.lib@sfr.fr
Acceptation de l’annulation de la commande n° …

Madame, Monsieur,
À la suite de votre mail du 10 courant, nous prenons note de l’annulation de
votre commande n°… en date du ...
À titre tout à fait exceptionnel, nous acceptons cette annulation, étant donné
les circonstances indépendantes de votre volonté.
Nous espérons qu’il vous sera possible, à l’avenir, de respecter vos engage-
ments.
Cordialement,
Refuser l’annulation d’une commande
Hayssel.lib@sfr.fr
Refus d’annulation de la commande n° …

Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre e-mail relatif à votre demande d’annulation de la
commande numéro … du ...
Cependant, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons
pas accéder à votre demande.
En effet, d’une part, le délai de rétraction est dépassé et d’autre part, la fabrica-
tion du produit a été effectuée dès le délai de rétractation achevé. En outre, la
marchandise est en cours d’acheminement.
C’est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir accepter la livraison dès
qu’elle parviendra à vos entrepôts.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Bien cordialement,
Information
Vous avez un délai de 14 jours pour changer d’avis en cas d’achat
par Internet ou par téléphone. C’est le droit de rétractation. Si vous
exercez ce droit, le vendeur doit vous rembourser le bien ou la pres-
tation de service commandé (www.service-public.fr). Ce délai court
à compter de la signature du contrat pour une prestation de services
ou à compter de la livraison du bien pour une vente de produits.
16
LIVRAISON
Informer d’une livraison non conforme
aimbert@avri.fr
Livraison non conforme

Madame, Monsieur,
Nous avons reçu votre livraison relative à … et nous avons constaté, lors
de l’ouverture des colis, qu’une partie de la marchandise réceptionnée n’était
pas conforme à notre commande.
En effet, nous vous avons commandé les références … Or, vous nous avez
livré les références suivantes …
Nous vous serions reconnaissants de (Pourriez-vous) nous expédier les articles
demandés dans les meilleurs délais.
En ce qui concerne la marchandise non conforme, nous la tenons à la
disposition du transporteur.
Cordialement,
Demander le remplacement d’articles défectueux
aimbert@avri.fr
Articles défectueux
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre livraison relative à notre commande du 10 courant.
Cependant, nous avons le regret de vous signaler que les articles suivants :
… ; … sont défectueux.
En conséquence, nous vous demandons de (bien vouloir) procéder au
remplacement, rapidement et sans frais supplémentaires, de ces articles que
nous tenons à votre disposition.
Cordialement,
Répondre favorablement à une réclamation
Hayssel.lib@sfr.fr
Articles défectueux
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre e-mail du … relatif aux articles défectueux.
Nous regrettons cet incident indépendant de notre volonté.
Nous vous proposons de remplacer immédiatement les articles défectueux.
Cependant, ceux-ci devront nous être retournés dans leur emballage d’origine.
Nous vous prions de nous excuser de cet incident.
Bien cordialement,

Informer le fournisseur du retard de la livraison
aimbert@avri.fr
Retard de livraison de la commande n° …

Madame, Monsieur,
Nous vous avons transmis la commande n° … le 16 … qui devait nous être
livrée le … à nos entrepôts.
Or, à ce jour, nous ne l’avons toujours pas reçue. Un plus long retard ralentirait
la fabrication de nos produits.
En conséquence, nous vous demandons de (bien vouloir) nous faire parvenir,
dans les meilleurs délais, notre commande.
Cordialement,
Annoncer au client une livraison partielle
Hayssel.lib@sfr.fr
Livraison partielle
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre commande du … dernier dont nous vous remer-
cions.
Nous avons le plaisir de vous informer que nous vous avons expédié, ce jour,
les articles suivants : ... et …
Cependant, en raison d’une grève du personnel chez notre transporteur, nous
ne sommes pas en mesure de vous livrer la totalité des articles commandés.
En effet, les matières premières nécessaires à leur fabrication devraient nous
être livrées sous quinzaine.
Nous vous prions de nous excuser de ce retard et pensons être en mesure de
vous expédier le complément de la commande avant le …
Bien cordialement,
Effectuer des réserves auprès du transporteur*
aimbert@avri.fr
Livraison avec réserves

Madame, Monsieur,
En date du …, vous nous avez livré les articles suivants …, commandés à
notre fournisseur, la société …
Conformément à l’article 105 du Code de commerce, nous vous avons
confirmé les réserves que notre réceptionnaire a émises sur le bon de livrai-
son, à savoir :
–…
Votre responsabilité étant engagée, nous vous prions de (bien vouloir) prendre
toutes les mesures pour reprendre ces articles défectueux et les faire rempla-
cer par votre fournisseur. Nous lui adressons cet e-mail en copie.
Veuillez croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de notre sincère considération,
*E-mail en Lettre Recommandée Électronique (LRE)
18
Informations
–– Pour être valable et éviter tout litige lié à la date à laquelle vous
avez émis vos réserves, une lettre recommandée électro-
nique (ou imprimée) avec accusé de réception (LRAR) doit être
adressée au transporteur.
–– Il faut savoir que les marchandises voyagent généralement aux
risques et périls du destinataire, qui doit vérifier leur état à la
réception. En cas de litige, vous ne disposez, selon l’article
105 du Code de commerce, que de trois jours (jours fériés non
compris) pour émettre vos réserves au transporteur.
–– Vous devez adresser une copie à votre fournisseur pour
l’informer de l’incident survenu afin qu’il intervienne auprès du
transporteur pour vous aider à régler le litige dans les plus brefs
délais.
Réclamer auprès du transporteur
aimbert@avri.fr
Retard de livraison
Madame, Monsieur,
Par votre e-mail du 5 courant, vous nous avez avisés que notre commande du
15 mars avait été confiée aux transports … Ceux-ci devaient nous la livrer dans
les trois jours.
Or, à ce jour aucune livraison n’a été effectuée, soit une semaine après la prise
en charge par votre transporteur des marchandises.
Ce retard nous porte préjudice dans nos délais de fabrication.
Nous vous demandons donc (de bien vouloir), à l’avenir, d’être plus efficace afin
de respecter vos délais.
S’excuser du retard de livraison
Hayssel.lib@sfr.fr
Retard de livraison
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre lettre du… et vous
prions de nous excuser de ne pas avoir livré à la date prévue les articles faisant
l’objet de votre commande n°… du …
Nous regrettons de n’avoir pu respecter le délai de livraison. En effet, les
intempéries nous ont empêchés de respecter notre engagement.
Cependant, nous pourrons vous donner satisfaction sous quinzaine.
Nous espérons que ce retard ne vous portera pas préjudice.

S’informer sur les délais de livraison
Hayssel.lib@sfr.fr
Délais de livraison pratiqués

Madame, Monsieur,
Nous sommes en plein développement de notre activité et nous envisageons
de diversifier nos transporteurs par région.
À cet effet, nous souhaiterions connaître (pourriez-vous nous indiquer) vos délais
de livraison pour la région Bretagne ainsi que vos conditions de paiement.
Nous vous souhaitons bonne réception de cette proposition et espérons que
vos conditions vous conviendront.
Bien cordialement,
Mettre en demeure d’effectuer une livraison*
aimbert@avri.fr
Mise en demeure
Madame, Monsieur,
Nous vous confirmons notre e-mail de ce jour et vous rappelons notre bon de
commande, n°..., dont vous avez accusé réception le ...
Votre retard nous cause un préjudice important ... (grave ralentissement de notre
activité, blocage de nos livraisons, mécontentement des clients...).
Dès à présent, nous formulons toutes réserves, et notamment la demande de
dommages et intérêts, dont le montant ne pourra qu’être aggravé par un
nouveau retard.
Nous espérons que vous prendrez toutes les dispositions afin de nous livrer
ces marchandises. À défaut, la commande pourra être résiliée de plein droit à
vos torts exclusifs.
Annuler une commande suite au non-respect des délais*
aimbert@avri.fr
Annulation de commande
Madame, Monsieur,
Nous vous avons passé la commande n° …, le …, livrable durant la semaine …
Nous ne sommes toujours pas avisés de l’expédition de ces marchandises et
ce malgré nos rappels du … et du …
Dans ces conditions, nous sommes contraints d’annuler notre commande
pour non respect des délais de livraison.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
20
FACTURATION
Adresser une facture
aimbert@avri.fr
Facturation de la commande n° …
Madame, Monsieur,
Vous trouverez en pièce jointe la facture n° … relative à votre commande n° …
du …
Nous vous remercions à l’avance.
Accuser réception d’une facture
aimbert@avri.fr
Réception de la facture n° …
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de (Nous avons bien reçu) votre facture n° … du …
relative à notre commande n° … du …
Nous allons procéder à son règlement dans les jours qui viennent.
Contester une facture
aimbert@avri.fr
Contester facture n° …
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de (Nous avons bien reçu) votre facture n° … du …
accompagné de votre lettre de change.
Après vérification de celle-ci, nous avons constaté une erreur.
En effet, vous nous avez expédié … articles. Or, vous nous en avez facturé …
Le montant de cette facture s’élève donc à … € au lieu de … €.
En conséquence, nous vous retournons la facture et la lettre de change.
Vous voudrez bien (Pourriez-vous) nous faire parvenir (adresser) une facture
rectifiée ainsi qu’une nouvelle lettre de change correspondant à son montant.

Reconnaître une erreur de facturation
aimbert@avri.fr
Erreur de tarification
Madame, Monsieur,
Notre service comptabilité a pris connaissance de votre e-mail du … relatif à
une erreur de facturation.
En effet, il ressort après vérifications de nos écritures que nous vous avons
bien appliqué une tarification erronée sur l’article référencé …
Vous trouverez en pièce jointe une nouvelle facture.
Vous voudrez bien nous excuser de cette erreur et nous veillerons, à l’avenir,
qu’elle ne se reproduise plus.
Refuser une erreur de facturation
aimbert@avri.fr
Refus de la réclamation concernant la facture n° …

Madame, Monsieur,
Notre service comptabilité a pris connaissance de votre e-mail du … relatif à
une erreur de facturation. Nous avons donc procédé à une vérification de nos
écritures qui nous a permis de constater que notre facture ne comportait aucune
erreur.
Nous vous invitons à vérifier le bien-fondé de celle-ci et, à cet effet, nous vous
joignons en pièce jointe le bon de commande.
Nous restons à votre disposition pour tous renseignements que vous souhai-
teriez obtenir.
Envoyer un relevé de factures
aimbert@avri.fr
Relevé factures
Madame, Monsieur,
Vous trouverez en pièce jointe le relevé de factures relatif aux commandes
passées durant la période du mois de juin. Nous vous en souhaitons bonne
réception.
Nous vous prions d’en effectuer le règlement sous quinzaine comme convenu.
Informations
Le relevé de factures est un état récapitulaif de l’ensemble des

factures émises et à payer pendant une période. Ce n’est pas un
document comptable.
22
RÈGLEMENT
Solliciter le règlement d’une facture
aimbert@avri.fr
Règlement facture n° …
Madame, Monsieur,
Veuillez trouver en pièce jointe la facture n° …, d’un montant de … € corres-
pondant à votre commande n° … du …, qui vous a été expédiée ce jour.
Vous voudrez bien nous régler le solde dès réception de la livraison.
Nous espérons que l’ensemble de nos produits vous donneront toute satisfac-
tion.
Régler une facture
aimbert@avri.fr
Règlement facture n° …
Madame, Monsieur,
Nous vous faisons parvenir (Nous vous adressons) par courrier le chèque n° …
d’un montant de … € en règlement de votre facture n°…
Nous vous en souhaitons bonne réception.
Accuser réception d’un paiement
aimbert@avri.fr
Réception règlement
Madame, Monsieur,
Nous vous avons bien reçu par courrier du … le chèque n°… d’un montant de
….€ en règlement de votre facture n°…
Nous vous remercions de votre ponctualité et, vous prions d’agréer, Madame,
Monsieur, nos salutations distinguées.

Demander un acompte sur facture
aimbert@avri.fr
Acompte sur facture n° …

Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de (Nous avons bien reçu) votre commande n°… dont
nous vous remercions.
Nous vous demandons de (bien vouloir) nous adresser un acompte d’un mon-
tant de … € afin que nous puissions mettre en fabrication vos produits.
Nous sommes à votre entière disposition pour tous renseignements dont vous
auriez besoin.
Cordialement,
Adresser un acompte sur facture
aimbert@avri.fr
Acompte sur facture n° …

Madame, Monsieur,
Nous vous adressons ce jour par courrier un chèque d’un montant de … € en
règlement d’un acompte relatif à la commande n°… du …
Nous vous en souhaitons bonne réception.
Cordialement,
Demander un délai de paiement
aimbert@avri.fr
Délai de paiement pour la facture n° …

Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre facture n°… relative à
la livraison du …
Cependant, nous avons le regret de vous informer que nous ne sommes pas
en mesure de solder cette dernière. En effet, en raison de difficultés de
trésorerie, nous ne pouvons pas la régler avant le …
C’est donc à titre tout à fait exceptionnel que nous vous demandons de (bien
vouloir) proroger la date d’échéance.
Nous espérons qu’il vous sera possible d’accéder à notre demande.
24
Accepter un délai de paiement
aimbert@avri.fr

Madame, Monsieur,
Par votre mail du …, vous nous signalez qu’il ne vous sera pas possible de
régler notre lettre de change à échéance du …
Nous avons le plaisir de vous informer que nous sommes disposés, à titre
exceptionnel, à proroger la date de cet effet.
Afin de régulariser votre situation, vous voudrez bien trouver en pièce jointe
une nouvelle lettre de change datée au … pour acceptation.
Nous vous serions obligés (Nous vous demandons) de nous la retourner revêtue
de votre signature.
Refuser un délai de paiement
aimbert@avri.fr

Madame, Monsieur,
Par votre lettre du …, vous nous informez qu’il vous sera difficile de régler
votre lettre de change à la date convenue.
Nous avons le regret de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de
donner une suite favorable à votre demande.
En effet, nous avons pris des engagements qui ne nous permettent pas d’ac-
corder des facilités de paiement à nos clients.
Nous regrettons de ne pouvoir vous donner satisfaction.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos senti-
ments respectueux.
Informations
Recours pour récupérer le paiement d’une facture

–– Effectuer une première relance qui revêt un caractère non
contentieux.
–– Relancer une seconde fois et proposer une voie amiable pour
sortir de cette situation (par exemple, un nouveau délai de
règlement).
–– Procéder à la mise en demeure de payer, préciser la somme
due et donner une nouvelle date de règlement.
–– En cas d’échec, l’entreprise doit utiliser les procédures de re-
couvrement judiciaire :
• soit un cabinet de recouvrement ;
• soit procéder à l’injonction de payer qui est la première étape
du parcours du recouvrement judiciaire.

Demander le paiement de la facture : relance 1
aimbert@avri.fr
Facture n° …, relance 1
Madame, Monsieur,
Lors de la vérification de nos écritures, nous avons constaté que la facture
n°… n’a fait l’objet d’aucun règlement.
Nous pensons qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part et vous remercions
de (bien vouloir) régulariser votre situation dans les meilleurs délais.
Rappeler le paiement de la facture : relance 2
aimbert@avri.fr
Facture n° …, relance 2
Madame, Monsieur,
Nous sommes étonnés de n’avoir reçu aucune réponse à notre e-mail du …
concernant le règlement de la facture n°…
Afin de régulariser votre situation, nous vous demandons de (bien vouloir)
régler cette dernière par un chèque dès la réception de cet e-mail.
Nous souhaitons qu’à l’avenir vous respectiez les délais de paiement conve-
nus.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait entre temps, nous vous
demandons de ne pas tenir compte de ce rappel.
Mettre en demeure de payer : relance 3*
aimbert@avri.fr
Facture n° …, mise en demeure

Madame, Monsieur,
Nous constatons que malgré nos précédents e-mails de rappel des … et ...
vous n’avez toujours pas procédé au règlement de la facture référencée ci-des-
sus, échue le …
Votre compte reste donc débiteur à ce jour de la somme de … €.
En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler cette dernière
sous huitaine, à compter de ce jour.
Nous nous permettons également de vous indiquer que si vous n’honorez
pas le règlement après cette relance, nous serions amenés à vous facturer les
intérêts de retard prévus dans nos conditions de vente et de procéder à une
assignation en paiement.
Nous sommes persuadés que vous nous éviterez de recourir à ces mesures.
26
3 L
dees relations
avec les banques
CONTESTER UNE OPÉRATION
aimbert@avri.fr
Erreur sur opération

Madame, Monsieur,
J’ai constaté sur mon dernier relevé de compte en date du … qu’une somme
s’élevant à … € avait été débitée.
Après vérification, il s’agirait d’un achat réglé au moyen d’une carte bancaire
auprès de la société … Or, je n’ai effectué aucune commande à cette société.
En conséquence, je vous demande de chercher l’origine de cette malversation
et vous prie de (bien vouloir) créditer mon compte dès réception de cet e-mail.
Je vous confirme, par lettre recommandée électronique, cette contestation.
Cordialement,
SUSPENDRE UN PRÉLÈVEMENT AUTOMATIQUE
aimbert@avri.fr
Révocation d’un prélèvement automatique
Madame, Monsieur,
Je vous demande de suspendre tous les prélèvements débités mensuelle-
ment jusqu’à ce jour en faveur de la société … dès la réception de la présente
demande.
Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ma demande.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
SIGNALER UN PRÉLÈVEMENT AUTOMATIQUE ABUSIF
aimbert@avri.fr
Contestation d’un prélèvement automatique abusif
Madame, Monsieur,
Le dernier relevé de notre compte n°... fait apparaître un prélèvement automa-
tique d’un montant de … € en date du … en faveur de la société …
Or, nous vous avons demandé le … de suspendre les prélèvements automa-
tiques en faveur de cette société.
En conséquence, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir (nous vous
demandons de) créditer notre compte de la somme correspondante injustement
débitée dans les meilleurs délais.
Dans cette attente, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos saluta-
tions distinguées.
Les relations avec les banques

ÉTABLIR UNE PROCURATION
aimbert@avri.fr
Procuration à l’attention de Madame …
Je soussigné(e) (nom du dirigeant et de sa fonction, nom de la société), dont le

siège social est situé (adresse du siège social), titulaire du compte n° … ou des
comptes n°... au (nom et adresse de la banque) donne procuration à Madame
/ Monsieur (titre, nom, prénom, date et lieu de naissance), pour effectuer toutes
opérations sur le(s) compte(s) bancaire(s).
Vous trouverez en pièce jointe les PDF de nos cartes d’identité.
Fait à (lieu du siège social)
Le (date)
Signature
DEMANDER UN DÉCOUVERT PONCTUEL
aimbert@avri.fr
Demande d’autorisation de découvert
Madame, Monsieur,
Je souhaiterais obtenir un découvert ponctuel d’un montant de … €, sur mon
compte n°…
En effet, ma société a dû faire face ce mois-ci à des dépenses imprévues.
Serait-il possible que vous m’accordiez cette autorisation jusqu’au …, date à
laquelle le montant d’un certain nombre de traites arrive à échéance et seront
portées directement sur le compte.
Je vous remercie de me confirmer votre accord par retour d’e-mail.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
INFORMER D’UN CHÈQUE IMPAYÉ
aimbert@avri.fr
Chèque sans provision

Madame, Monsieur,
Vous nous avez remis le chèque n°…, le …, en paiement de …, tiré sur
la banque …, agence de … pour une valeur de … euros.
Ce chèque a été rejeté par votre banque. En effet, il a été émis sans provision.
Nous vous mettons donc en demeure d’honorer votre dette, soit en provision-
nant votre compte afin que nous présentions le chèque une seconde fois, soit
en nous faisant parvenir par tout moyen selon votre convenance la somme
correspondante.
Pour régulariser votre situation, vous disposez de 30 jours.
Dès réception de votre paiement, nous vous restituerons votre chèque. Dans
le cas contraire, nous nous verrions contraints d’entreprendre une action
judiciaire.
28
RÉGULARISER UN CHÈQUE ÉMIS SANS PROVISION
aimbert@avri.fr
Paiement du chèque sans provision

Madame la directrice, Monsieur le directeur,
À la suite d’incidents, le chèque n°…, tiré sur la banque … d’un montant de … €,
qui vous a été remis en paiement par nos soins, s’est révélé sans provision.
Afin de régulariser cette situation, nous vous remettons ci-joint un chèque,
augmenté de vos frais, de … € en remplacement du précédent.
Dès l’encaissement de celui-ci, vous voudrez bien nous faire retour du chèque
…, annulé par vos soins, afin que nous puissions le remettre à notre banque à
titre de justificatif de notre paiement.
Par avance, nous vous remercions de votre compréhension. Nous vous
renouvelons nos excuses pour cet incident involontaire.
Recevez, Madame la directrice, Monsieur le directeur, l’expression de notre
considération.
FAIRE OPPOSITION À LA SUITE D’UN VOL OU D’UNE PERTE
aimbert@avri.fr
Perte (vol) d’un chéquier, d’une carte bancaire…

Comme suite à notre mail de ce jour, je vous confirme la perte (ou le vol) de ma
carte visa n° …
Je vous demande de prendre bonne note de l’opposition à tout règlement et ce
dès ce jour.
Vous trouverez en pièce jointe le PDF de la déclaration de perte (ou de vol)
effectuée auprès du commissariat de police de …
Je me tiens à votre entière disposition pour tous renseignements qu’il vous
Je vous prie d’agréer, Madame la directrice, Monsieur le directeur, mes saluta-
tions distinguées.
DEMANDER UN PRÊT À LA BANQUE
aimbert@avri.fr
Demande d’un prêt à la banque

Madame, Monsieur,
À la suite de l’entretien du …, nous vous rappelons que le prêt demandé a pour
objet de financer l’acquisition d’une installation …, d’un montant de … €.
Nous sollicitons donc un crédit ajusté à la durée de l’amortissement de cet
investissement.
Vous avez pu constater à la lecture de nos documents prévisionnels que nous
honorerons sans difficulté les échéances de remboursement de ce prêt.
Nous nous tenons à votre entière disposition pour toute information
complémentaire susceptible de favoriser l’avancement de notre dossier.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération.
Les relations avec les banques

PRENDRE UN RENDEZ-VOUS
AUPRÈS DU CONSEILLER DE CLIENTÈLE
aimbert@avri.fr
Rendez-vous
Madame, Monsieur,
J’aimerais faire le point sur la situation financière de mon entreprise.
En ce sens, j’aurais voulu vous rencontrer.
Vous serait-il possible de m’accorder un rendez-vous dans les prochains jours
et de me contacter sur mon portable dont le numéro est … afin d’en fixer le
jour et l’heure.
Je me tiens à votre disposition.
Cordialement,
CONTESTER DES AGIOS
aimbert@avri.fr
Contestation d’agios
Nous avons constaté sur notre dernier relevé de compte n°… en date du …
que vous aviez débité la somme de ... € pour un découvert du … au … Nous
contestons ce montant.
En effet, le taux d’intérêt que vous avez appliqué est supérieur à celui de la
convention de compte que nous avons signée le …
Nous vous saurions gré de bien vouloir procéder aux vérifications nécessaires
et de créditer notre compte de la différence.
Dans l’attente de votre e-mail, veuillez agréer, Madame la directrice, Monsieur
le directeur, nos salutations distinguées.
CLÔTURER UN COMPTE
aimbert@avri.fr
Clôture du compte n° …
Nous vous informons que nous avons décidé de clôturer notre compte n° …
à compter du …, ouvert au sein de votre établissement bancaire.
Nous vous laissons une somme de … € sur notre compte afin d’avoir une pro-
vision suffisante pour faire face aux échéances qui pourraient se présenter.
Nous vous remettrons la carte bancaire..., les chèques et les chéquiers restant
encore en notre possession lors d’un rendez-vous, à votre convenance, que
vous voudrez bien nous fixer.
Nous vous prions de bien vouloir nous adresser un relevé détaillé de nos
opérations arrêtées à la date du … et de verser le solde en notre faveur sur le
compte n° …
Nous vous prions d’agréer, Madame la directrice, Monsieur le directeur, nos
salutations distinguées.
30
4 L
dees relations
avec les assurances
ASSURER UNE SITUATION
aimbert@avri.fr
Demande d’assurance relatif à …

Madame, Monsieur,
Nous souhaitons souscrire une assurance multirisques pour … (un local, du
matériel…) d’une valeur de … € à compter du …
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir (Nous vous demandons de)
nous faire une proposition en nous indiquant les natures de risques couverts
et le montant de la prime annuelle.
Nous vous remercions de nous transmettre votre accord par retour de courrier.
DEMANDER UN AVENANT
aimbert@avri.fr
Avenant pour assurer le personnel en mission

Madame, Monsieur,
Nous vous informons que messieurs … et …, cadres commerciaux, assurés
par le contrat n°... vont se rendre à l’étranger, en … et en …, à partir du mois
prochain.
Par ailleurs, notre ingénieur monsieur … doit faire un séjour de … mois en …
pour procéder à l’installation et à la mise en route d’une de nos machines ven-
due à une entreprise de ce pays.
Nous vous remercions d’établir un avenant d’extension de garantie au contrat
initial afin que les personnes citées ci-dessus soient garanties en cas d’acci-
dent, de décès ou d’invalidité.
Nous nous tenons à votre entière disposition pour tous renseignements
Information
–– Une police est un contrat par lequel un souscripteur se fait pro-
mettre par une autre partie (l’assureur) une prestation générale-
ment pécuniaire en cas de réalisation d’un risque, moyennant le
paiement d’une prime ou d’une cotisation.
–– La prime est le montant à payer par le souscripteur à l’assu-
reur pour l’application du contrat (appelée cotisation en cas de
société mutualiste).
–– L’avenant est un acte modifiant le contrat initial. Il est signé
par les deux parties (l’assureur et l’assuré).
Les relations avec les assurances

DÉCLARER UN SINISTRE
aimbert@avri.fr
Déclaration d’un sinistre

Madame, Monsieur,
Nous avons le regret de vous informer qu’un sinistre relevant des garanties de
contrat cité en référence s’est produit dans les circonstances suivantes :
– personnes blessées
– lieu
– date
– heure
– lieu endommagé
– matériel endommagé
Nous vous serions reconnaissants de (Nous vous demandons de) nous indiquer
le numéro de dossier que nous devrons utiliser pour régler le sinistre.
Nous nous tenons à votre disposition pour toute information complémentaire
et vous remercions de nous envoyer un expert afin de constater les dom-
mages.
RAPPELER LE RÈGLEMENT D’UN SINISTRE
aimbert@avri.fr
Règlement d’un sinistre

Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu la visite de votre expert le … courant.
Ce dernier devait nous transmettre son rapport sous quinzaine. Or, nous
n’avons à ce jour rien reçu.
Nous vous demandons de nous indiquer, par retour de courrier (par retour
d’e-mail), les raisons qui motivent ce retard.
Nous vous rappelons que la personne chargée de suivre le dossier dans notre
entreprise est Madame, Monsieur …
RÉSILIER UNE POLICE D’ASSURANCE
aimbert@avri.fr
Résilier une police d’assurance
Madame, Monsieur,
Conformément aux dispositions des conditions générales du contrat d’assu-
rance n° …, nous vous informons que nous souhaitons résilier ce dernier pour
la fin de l’année d’assurance en cours, soit le …
Selon la procédure légale, nous vous remercions de nous en donner acte.
32
5 L’
de internet et
la téléphonie mobile
CONTESTER UNE OPÉRATION
aimbert@avri.fr
Contestation de la facture électronique n° …

Madame, Monsieur,
En consultant notre facture électronique du mois de …, nous avons constaté que
vous nous aviez facturé le service 4G pour lequel nous ne sommes pas abonnés.
Nous vous saurions gré de (Nous vous demandons de) bien vouloir nous rem-
bourser ces sommes.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre
considération distinguée.
RÉSILIER UN CONTRAT AUPRÈS D’UN OPÉRATEUR
aimbert@avri.fr
Résiliation d’abonnement de téléphonie mobile

Madame, Monsieur,
Je vous demande par la présente de bien vouloir mettre fin au contrat de
téléphonie mobile sous la référence …, souscrit auprès de vous le … à partir du …
Mon contrat arrive à expiration le …
Conformément à vos conditions générales de vente, je vous prie de bien vou-
loir (je vous demande d’) accueillir favorablement ma demande de résiliation et
lui conférer un effet immédiat, et par conséquent suspendre tout prélèvement
de mon compte.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération
distinguée.
DÉCLARER LA PERTE OU LE VOL D’UN PORTABLE
aimbert@avri.fr
Perte ou vol d’un mobile

Comme suite à notre e-mail de ce jour, je vous confirme la perte (ou le vol) de
mon chéquier, n°… qui m’a été remis le …
Je vous demande de prendre bonne note de l’opposition au paiement des
chèques à partir du n°… et ce jusqu’à la fin du chéquier.
Vous trouverez en pièce jointe la copie de la déclaration de perte (ou de vol)
effectuée auprès du commissariat de police.
Je me tiens à votre entière disposition pour tous renseignements qu’il vous
Je vous prie d’agréer, Madame la directrice, Monsieur le directeur, mes saluta-
tions distinguées.
L’internet et la téléphonie mobile

6 L
dees relations
avec le personnel*
RÉDIGER UNE OFFRE D’EMPLOI
aimbert@avri.fr
Déclaration d’un sinistre

La société … (nom et adresse de l’entreprise)
Spécialisée dans … (activité principale de l’entreprise)
Recherche un(e) … (détailler la ou les fonctions)
pour une durée de … (contrat à durée déterminé ou contrat à durée indéterminé)
Le(la) candidat(e) retenu(e) devra avoir …, une expérience professionnelle
de … ou être débutant(e).
Dans le secteur du … et être titulaire d’un … (indiquer le ou les diplômes équivalents).
Il(elle) devra en outre posséder les qualités suivantes :
–
–
– (énumérer)
Le salaire annuel brut est compris entre … et … selon l’expérience du candidat.
Adresser une lettre manuscrite, accompagnée d’un curriculum vitæ détaillée
à … qui transmettra votre candidature.
Information
L’offre d’emploi doit respecter les conditions suivantes :
–– Ne pas fixer de limite d’âge (sauf obligations légale ou régle-
mentaire).
–– Ne pas soumettre l’emploi à des conditions discriminatoires fon-
dées :
• sur l’opinion politique ;
• sur l’état de santé ;
• sur la situation de famille ;
• sur le sexe ;
• sur les mœurs ;
• sur la couleur.
–– Ne pas comporter d’indication fausse.
–– Ne pas être rédigée en langue étrangère.
Pour tous renseignements complémentaires, consulter le site
www.defenseurdesdroits.fr
* Pour un développement relatif au droit social, voir chez le même éditeur, dans la même
collection : Social par D. Grandguillot.
34
PROPOSER UNE CANDIDATURE 1
aimbert@avri.fr
Proposition de candidature
Madame, Monsieur,
Votre annonce pour le poste d’ingénieur (d’ingénieure) Qualité a retenu toute mon
attention.
En effet, je pense avoir les compétences requises pour mener à bien la mission
concernée.
Ingénieur (Ingénieure) informatique de formation (…), j’ai exercé ma fonction
dans de grands groupes industriels, consécutivement dans les domaines du
développement logiciel, de l’intégration/validation, et de la gestion de configu-
ration logicielle.
J’ai collaboré avec les équipes Qualité dans leurs démarches de certification
ISO 9001, par la rédaction de procédures, avant de consolider mes connais-
sances par un diplôme de Manager Système Qualité délivré par …
J’ai accompagné une PME de distribution d’outils électroniques pour le secteur
automobile, dans sa démarche de certification ISO 9000, en sensibilisant le
personnel à la qualité, en menant des audits internes et en rédigeant le manuel
qualité de la société. La cartographie des processus a été élaborée et des
indicateurs ont été définis et suivis, dans un objectif allant au-delà de la certifi-
cation. Les non-conformités ont été, selon les exigences de la norme, stockées
dans une base et ont fait l’objet d’actions correctives et préventives impliquant
les processus de la société dans le même but d’amélioration permanente.
La société … est chargée par le ministère de l’Économie, des Finances et de
l’Industrie de la mission de contrôler avec rigueur les dépenses de l’État et
d’harmoniser les systèmes d’information des différents ministères. Je serais
heureux (heureuse) de faire partie de l’équipe Qualité et d’apporter ma contribu-
tion à la réalisation de cet ambitieux projet.
Je propose de vous rencontrer prochainement pour une discussion plus appro-
fondie et me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération
distinguée.
ACCEPTER UNE CANDIDATURE
aimbert@avri.fr
Acceptation de votre candidature

Madame, Monsieur,
À la suite de nos différents contacts, nous avons le plaisir de vous informer
que votre candidature au poste de (indiquer la fonction) a été retenue.
Cependant, nous souhaiterions avoir un entretien avec vous et le responsable
du service au sein duquel vous serez affecté.
Nous vous remercions de (bien vouloir) prendre contact avec notre service
recrutement le plus rapidement possible.
Les relations avec le personnel

PROPOSER UNE CANDIDATURE 2
aimbert@avri.fr
Proposition de candidature
Madame, Monsieur,
Attiré(e) par la réputation de votre entreprise, et sans connaître vos besoins
réels, je me permets de vous proposer ma candidature en tant qu’assistant
(assistante) de chef de projet événementiel.
En effet, je cherche actuellement une mission qui serait susceptible d’enrichir
mes connaissances et aptitudes acquises lors de ma formation en ... Cette for-
mation intensive, ainsi que mes diverses expériences m’ont permis d’acquérir
les capacités indispensables aux métiers de ...
Dans le cadre de ma formation, j’ai actuellement la mission d’organiser un
colloque sur le thème « ... ». Cet événement mobilise, entre autres, des com-
pétences en logistiques, relations presse ou bien encore en recherche de
sponsors.
Le curriculum vitæ ci-joint vous donnera de plus amples précisions quant à
mes compétences.
Je reste à votre entière disposition pour vous rencontrer afin de compléter les
informations me concernant.
Je souhaite avoir retenu votre attention et vous remercie de la suite que vous
voudrez donner à mon offre de candidature.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
REFUSER UNE CANDIDATURE
aimbert@avri.fr
Réponse à votre candidature au poste de ...

Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre candidature relative à un poste de … et nous vous
remercions de l’intérêt que vous portez à notre société.
Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au
regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande, ne dispo-
sant pas, dans l’immédiat, de poste correspondant à votre profil.
Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conser-
ver votre curriculum vitæ, afin de pouvoir vous contacter si un poste suscep-
tible de vous intéresser venait à se présenter.
Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considé-
ration.
36
ENVOYER UNE LETTRE D’EMBAUCHE
aimbert@avri.fr
Lettre d’embauche
Madame, Monsieur,
Nous sommes très heureux de vous confirmer votre engagement au sein de
notre société à compter du … en qualité de … et pour une durée indéterminée.
Votre emploi relève de la catégorie … au coefficient … Votre rémunération
brute sera de … euros pour un horaire hebdomadaire de … heures.
Votre contrat de travail ne deviendra définitif qu’à l’issue d’une période d’essai
de … mois qui prendra normalement fin le … Durant cette période, chacune
des parties pourra rompre le présent engagement à tout moment et ce sans
indemnité.
Au-delà de la période d’essai, le délai de préavis de licenciement ou de démis-
sion sera celui prévu par la convention collective de votre catégorie profes-
sionnelle.
Pour toute question non évoquée dans cette lettre, vous bénéficierez de l’appli-
cation des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles régissant
l’entreprise.
Vous voudrez bien nous retourner un exemplaire de la présente revêtu de votre
signature précédée de la mention « lu et approuvé, bon pour accord ».
EFFECTUER UNE DEMANDE RELATIVE À UN STAGE
aimbert@avri.fr
Candidature pour le stage de ...

Madame, Monsieur,
C’est avec un grand intérêt que j’ai lu votre offre de stage dans le journal …
Jeune diplômé (diplômée) de … je souhaite intégrer une équipe de travail pour y
développer et enrichir mes compétences. Cet emploi me permettrait d’acquérir
une expérience professionnelle correspondant à mes attentes.
Mon cursus … m’a permis d’appréhender les techniques d’analyse et de
synthèse, d’acquérir un niveau de culture générale, de développer mes capa-
cités rédactionnelles et de confirmer une réelle aptitude à fournir un travail
intensif sur une longue durée. Ma formation scolaire m’a également permis
d’acquérir des bases solides en anglais que j’ai pu compléter par de nombreux
voyages linguistiques (en …). Concernant la connaissance des outils informa-
tiques aujourd’hui utilisés dans le secteur de la communication, je vous pré-
cise que j’ai suivi une formation d’initiation aux logiciels suivants : Photoshop,
Indesign, Illustrator, …
J’ai de plus mené, au cours de ces dernières années, plusieurs activités en
corrélation avec le poste offert, en tant que bénévole ou stagiaire (rédaction
d’articles pour le journal municipal, participation à l’élaboration des documents
de communication).
Fort (Forte) de la certitude de ma motivation profonde à obtenir le stage que
vous proposez et de l’adéquation de celui-ci avec mon cursus de formation
actuelle et de mes premières expériences professionnelles, je me permets de
vous faire parvenir, en pièces jointes, l’ensemble des documents et renseigne-
ments nécessaires à la prise en compte de ma candidature.
Dans l’attente et l’espoir d’un prochain contact, je vous prie d’agréer, Madame,
Monsieur, mes salutations distinguées.

Information
–– Une lettre d’embauche doit être établie en deux exemplaires :
• l’une à conserver par le salarié ;
• l’autre à retourner à l’employeur.
–– Par ailleurs, les employeurs doivent, selon les directives eu-
ropéennes, informer les salariés dans un document écrit des
points suivants :
• identité des parties ;
• lieu de travail ;
• titre du salarié ou description sommaire du travail ;
• date du début de contrat s’il s’agit d’un contrat de travail temporaire ;
• durée prévisible du contrat ;
• durée du congé payé ;
• durée des délais de préavis ;
• rémunération ;
• durée du travail ;
• mention des conventions et accords collectifs régissant les
conditions de travail.
–– Ces informations peuvent être mentionnées dans la lettre
d’embauche ou dans un document joint à celle-ci.
ACCEPTER UNE DEMANDE DE STAGE
aimbert@avri.fr
Acceptation de candidature pour un stage

Madame, Monsieur,
À la suite de votre e-mail, nous avons le plaisir de vous informer que votre
candidature pour le stage de … a été retenue.
Nous vous remercions de (bien vouloir) prendre contact avec notre service
recrutement le plus rapidement possible pour signer la convention de stage.
REFUSER UNE DEMANDE DE STAGE
aimbert@avri.fr
Refus de candidature pour un stage

Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre candidature relative à un stage de ... et nous vous
remercions de l’intérêt que vous portez à notre société.
Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au
regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande.
Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments
respectueux.
38
cholarvox.com:Faculté des Sciences et Techniques - Settat:336617559:88865733:160.177.134.216:15589972
REMBOURSER DES FRAIS
aimbert@avri.fr
Remboursement des frais de transport

Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu les pièces justificatives relatives aux frais de
déplacement en région PACA concernant la semaine du … au …
Notre service comptable va procéder au virement sur votre compte ban-
caire des sommes dues sous huitaine.
ADRESSER UN AVERTISSEMENT
aimbert@avri.fr
Avertissement de travail
Madame, Monsieur,
Nous vous informons que nous avons décidé de prendre à votre encontre une
mesure disciplinaire.
En effet, nous avons remarqué que vous vous êtes absenté(e) sans autorisa-
tion préalable et sans justificatifs le … (autres motifs).
Nous ne pouvons tolérer un tel comportement qui perturbe et désorganise le
bon fonctionnement de notre établissement.
Nous vous demandons de (bien vouloir) veiller à ce que de tels faits ne se repro-
duisent pas et nous vous notifions, par la présente, un avertissement.
RENOUVELER UN AVERTISSEMENT
aimbert@avri.fr
Deuxième avertissement
Madame, Monsieur,
Nous vous avons adressé le … un avertissement concernant vos absences
répétées.
Nous sommes dans l’obligation de renouveler celui-ci.
En effet, vous vous êtes absenté (absentée) de nouveau du … au … sans jus-
tificatif. Par ailleurs, nous avons pu constater que vous ne respectiez pas vos
horaires de travail.
Nous ne pouvons tolérer un tel comportement qui perturbe et désorganise le
bon fonctionnement de notre établissement.
Nous vous demandons de bien vouloir veiller à ce que de tels faits ne se
reproduisent plus et nous vous notifions, par la présente, un deuxième aver-
tissement.

CONVOQUER À UN ENTRETIEN PRÉALABLE*
aimbert@avri.fr
Convocation à un entretien préalable

Madame, Monsieur,
Nous vous avons adressé le … et le … un avertissement concernant vos
absences répétées (autre motif). Nous vous informons que nous envisageons
une procédure de licenciement à votre encontre à la suite de votre nouvelle
absence non justifiée du …
Nous vous convoquons le … à … en nos bureaux en vue d’un entretien préa-
lable à un éventuel licenciement.
Nous vous précisons que vous avez la possibilité de vous faire assister lors
de cet entretien par une personne de votre choix appartenant au personnel de
l’entreprise.
Conformément à la loi, vous avez également la possibilité de vous faire assis-
ter lors de cet entretien par une personne de votre choix, inscrite sur la liste
établie par le préfet.
La liste de conseillers extérieurs est tenue à votre disposition à l’inspection du
travail située … ainsi qu’à la mairie située …
Information
Procédure de licenciement : trois étapes
–– Convocation à l’entretien préalable : LRE ou convocation
remise en main propre contre décharge.
–– Entretien préalable en présence d’un délégué du personnel
ou syndical ou d’une personne faisant partie du personnel.
–– Notification du licenciement.
NOTIFIER LE LICENCIEMENT*
aimbert@avri.fr
Avis de licenciement
Madame, Monsieur,
À la suite de notre entretien du …, je vous informe que vous êtes licencié(e)
pour le motif suivant …
Précisez la faute :
– résultats insuffisants,
– dates et durées des absences,
– autre motif …
Votre préavis débutera le … et se terminera le …
Au cours du préavis, vous pourrez vous absenter deux heures par jour pour
rechercher un nouvel emploi. Ces heures seront prises chaque jour de … à …
Le jour de votre départ de l’entreprise, notre comptable vous remettra votre
solde de tout compte, votre certificat de travail et votre attestation ASSEDIC.
Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de mes salutations
distinguées.
40
DONNER SA DÉMISSION
aimbert@avri.fr
Démission
Par la présente lettre, je vous informe mon intention de démissionner de mon
poste de …
J’effectuerai le préavis prévu par la convention collective.
Je quitterai donc la société le …
Je vous prie d’agréer, Madame la directrice, Monsieur le directeur, mes respec-
tueuses salutations.
ACCEPTER UNE DÉMISSION
aimbert@avri.fr
Acceptation de votre démission

Madame, Monsieur,
Par votre lettre en date du … vous nous avez indiqué que vous souhaitiez
démissionner de notre société.
Nous prenons acte de votre démission.
Conformément à l’article n° … de votre contrat de travail/ de la convention col-
lective … votre préavis est de …
Votre contrat de travail prendra donc fin le …
Vous percevrez votre solde de tout compte le … et vous pourrez retirer votre
certificat de travail dès le … auprès du service des ressources humaines.
ADRESSER LES DOCUMENTS

RELATIFS AU DÉPART D’UN SALARIÉ
aimbert@avri.fr
Envoi de documents relatifs à votre départ

Madame, Monsieur,
À la suite à votre départ de notre société, vous trouverez en pièce jointe les
PDF des documents suivants :
– reçu pour solde de tout compte, dont vous devez nous en retourner un
exemplaire signé ;
– certificat de travail ;
– attestation d’assurance chômage.

SOLLICITER UNE DISPENSE DE PRÉAVIS
aimbert@avri.fr
Démission et demande de dispense de préavis

Par le présent e-mail, je vous informe mon intention de démissionner de mon
poste de … à partir du ...
Cependant, je souhaiterais être dispensé d’effectuer le préavis prévu par la
convention collective.
Si vous me donnez votre accord, je quitterai mon poste le …
J’espère qu’il vous sera possible de répondre à ma demande.
Je vous prie d’agréer, Madame la directrice, Monsieur le directeur, mes respec-
tueuses salutations.
RÉPONDRE À UNE DISPENSE DE PRÉAVIS
aimbert@avri.fr
Accepter une dispense de préavis

Madame, Monsieur,
En date du … vous nous avez fait part de votre démission.
Vous nous demandez d’être dispensé(e) de votre préavis.
Nous avons le plaisir de vous donner notre accord.
Vous cesserez donc à partir de … d’être rémunéré(e) par notre société et vous
serez rayé(e) de la liste de nos effectifs.
CONVOQUER UN SALARIÉ À UNE VISITE MÉDICALE
aimbert@avri.fr
Convocation visite médicale
Destinée à : Madame …, Monsieur …,

Nous vous prions de bien vouloir vous présenter à la visite médicale, à
l’adresse suivante :
Centre médical Inter-entreprises
…
75008 - Paris
dont le rendez-vous a été pris pour vous, le … à 9h.
Nous vous prions de (bien vouloir) vous munir de votre carte d’assuré(e) social
et de cette convocation.
En cas d’indisponibilité pour heures et jours fixés, nous vous demandons de
bien vouloir nous avertir au plus tard trois jours ouvrables avant la visite.
42
Information
Depuis 2017, l’ancienne visite médicale d’embauche a été rem-
placée par la VIP. Il s’agit dorénavant d’un entretien au cours
duquel le salarié est interrogé sur son état de santé et est infor-
mé sur les risques liés à son activité ainsi que sur les moyens de
prévention à mettre en œuvre. Elle doit avoir lieu dans les 3 mois
qui suivent le début du travail. Toutefois, les salariés mineurs et
les travailleurs de nuit doivent impérativement passer la visite
médicale avant leur affectation.
FAIRE VALOIR SES DROITS À LA RETRAITE
aimbert@avri.fr
Demande pour faire valoir ses droits à la retraite

Madame, Monsieur,
Par le présent e-mail, et conformément à l’article de loi L. 122-14-13 du Code
général du travail, je vous informe de ma décision de faire valoir dès mainte-
nant mes droits à la retraite.
Cette décision s’accompagne d’une demande effective de liquidation de ma
pension de vieillesse.
Je désire quitter mes fonctions au sein de la société le … à l’issue d’un préavis
de … mois auquel je suis tenu.
Je vous remercie de me fournir à cette date mon solde de tout compte et de
m’indiquer les démarches à suivre.
Dans l’attente de vous lire, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes
respectueuses salutations.
ACCEPTER UNE DEMANDE DE RETRAITE
aimbert@avri.fr
Acceptation d’un départ en retraite

Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu en date du …, votre e-mail de demande de mise à la
retraite.
En fonction des informations dont nous disposons actuellement sur votre
parcours professionnel, nous vous informons que vous devriez remplir les
conditions pour faire valoir vos droits à la retraite auprès des régimes de droit
commun au …
De ce fait, il convient que vous vous rapprochiez de la CNAV (Caisse nationale
d’Assurance Vieillesse) et des régimes complémentaires … au moins quatre
mois avant la date de votre départ.
Vous voudrez bien trouver ci-joint, la liste des pièces qui sera à nous retourner
dans les meilleurs délais afin de pouvoir assurer le traitement de votre dossier.

7 L
dees relations
avec l’administration
DEMANDER UNE REMISE GRACIEUSE

DE PÉNALITÉS DE RETARD
aimbert@avri.fr
Demande de remise gracieuse des pénalités

J’ai l’honneur de solliciter votre bienveillance pour la remise gracieuse de la
pénalité qui m’a été appliquée, sous l’article n° …, mis en recouvrement le …,
par application de l’article … du CGI, pour … (donner le motif de la sanction).
Le non-respect de mes obligations fiscales résulte de circonstances
exceptionnelles (justifier).
Je vous remercie de la bienveillante attention que vous porterez à ma demande.
Veuillez croire, Madame l’inspectrice, Monsieur l’inspecteur, à l’assurance de
ma considération distinguée.
CONTESTER UN REDRESSEMENT
aimbert@avri.fr
Réponse à la notification de redressement n° … du …

Madame l’inspectrice, Monsieur l’inspecteur,
Par notification en date du …, dont vous trouverez copie jointe, vous nous
faites part de votre intention d’apporter les rehaussements suivants aux bases
d’imposition de la société … (Rappelez les impôts et l’année mentionnés ainsi que
les rehaussements indiqués dans la notification de redressement)
Nous ne pouvons pas accepter l’ensemble de ces redressements qui ne nous
apparaissent pas justifiés.
En effet, ... (détaillez les raisons qui nous conduisent à contester)
Nous vous remercions de l’attention que vous porterez à notre e-mail.
Nous vous prions d’agréer, Madame l’inspectrice, Monsieur l’inspecteur,
l’expression de notre considération distinguée.
DEMANDER DES DÉLAIS DE PAIEMENT
aimbert@avri.fr
Demande de délai de paiement
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de votre demande de paiement des cotisations d’un
montant de … à régler avant le … Or, notre société connaît des difficultés de
trésorerie qui ne nous permettent pas de les régler.
Nous vous serions, par conséquent, très reconnaissants de (bien vouloir)
accepter un échelonnement de nos paiements (proposer un échéancier).
Nous nous engageons à effectuer un versement de … € le … de chaque mois
jusqu’à acquittement de notre dette.
Nous vous remercions de votre compréhension.
SAISIR UNE COMMISSION AMIABLE
aimbert@avri.fr
Recours pour un redressement …

Madame la présidente, Monsieur le président,
Nous avons l’honneur de présenter un recours devant la Commission que
vous présidez à l’encontre d’une décision de redressement qui nous a été
notifiée le …
En effet, à la suite du contrôle effectué par les services de l’Urssaf, le
redressement demandé a été le suivant …
Nous contestons les points suivants :
–…
C’est pourquoi, nous nous permettons de demander à l’Urssaf de bien vouloir
réexaminer sa décision d’annuler les cotisations complémentaires à notre charge.
Nous vous prions de bien vouloir trouver en pièce jointe les photocopies de
notre dossier.
Nous nous tenons à votre disposition pour vous fournir tous renseignements
Nous vous prions d’agréer, Madame la présidente, Monsieur le président, nos
Information
Les contenus des e-mails, relatifs à un recours à l’amiable, sont
identiques quelle que soit l’administration concernée (URSSAF,
impôt…).
DEMANDER LA RADIATION
DU FICHIER PUBLICITÉ AUPRÈS DE LA CNIL
aimbert@avri.fr
Demande de radiation
Madame, Monsieur,
Après de nombreuses réclamations auprès de la société …, je ne parviens pas
à être radié (radiée) de ses fichiers.
Je ne cesse d’être démarché (démarchée) par e-mail, téléphone et par fax.
En conséquence, je vous demande de (bien vouloir) m’indiquer les démarches
à suivre pour que cette société cesse d’utiliser de manière abusive mes
coordonnées.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes
Information
Le 25 mai 2018, le règlement européen (RGPD) est entré en
application. La responsabilité des organismes est renforcée. Ils
doivent désormais assurer une protection optimale des données
à chaque instant et être en mesure de la démontrer en docu-
mentant leur conformité. Pour tous renseignements complémen-
taires, consulter le site www.cnil.fr
Les relations avec l’administration

8 L
dees relations
internationales
SE RENSEIGNER SUR L’IMPLANTATION À L’ÉTRANGER
aimbert@avri.fr
Demande de renseignements sur l’implantation d’un marché

Madame, Monsieur,
Les perspectives qu’offrent l’ouverture des frontières européennes sont une
occasion que notre entreprise a décidé de saisir pour conquérir de nouveaux
marchés.
Déjà implantés en Espagne, nous aimerions commercialiser nos produits en …
Aussi, nous aurions souhaité obtenir des informations sur les démarches à
suivre pour s’implanter dans ce pays.
Nous vous serions reconnaissants (Nous vous demandons) de nous faire parve-
nir ces renseignements sous quinzaine.
Nous vous prions, d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
OBTENIR DES RENSEIGNEMENTS AUPRÈS DE

BUSINESS FRANCE
aimbert@avri.fr
Demande de renseignements au CFCE

Madame, Monsieur,
Nous avons l’honneur de vous informer que notre société vient de prendre
contact avec la société … dont le siège est située à …
Nous souhaiterions approfondir nos relations avec cette société. Cependant,
nous aimerions obtenir des renseignements sur sa notoriété. Pourriez-vous
nous faire parvenir les informations dont vous disposez.
Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions d’agréer, Madame,
Monsieur, nos salutations distinguées.
ÉLARGIR UN MARCHÉ À L’INTERNATIONAL
aimbert@avri.fr
Élargissement d’un marché

Madame, Monsieur,
Fabricants en …, nous désirons élargir nos marchés actuellement limités à la
France.
En conséquence, nous souhaiterions assurer la promotion de nos produits et
leur exportation dans plusieurs pays de l’Union européenne.
Pourriez-vous nous faire parvenir la liste des sociétés homologues, s’il en est,
déjà implantées sur le marché, et nous communiquer les éventuelles ouver-
tures qu’offre une telle entreprise dans ces pays.
Pour tous renseignements complémentaires utiles à votre recherche, nous vous
prions de contacter Madame, Monsieur … qui est responsable de cette opération.
46
Information
Ubifrance, agence française pour le développement interna-

tional des entreprises, dédiée à l’accompagnement des en-
treprises en France et dans le monde, et l’Agence française
pour les investissements internationaux ont fusionné pour
former Business France.
Site : export.businessfrance.fr
SE RENSEIGNER AUPRÈS DU
POSTE D’EXPANSION ÉCONOMIQUE
aimbert@avri.fr
Demande de renseignements au poste d’expansion économique
Madame, Monsieur,
La société … nous a confié une étude sur le marché asiatique des …
Nous souhaitons nous renseigner sur le marché japonais. Nous vous saurions
gré de bien vouloir nous faire parvenir les informations en rapport avec :
– les clients potentiels et leur solvabilité,
– la concurrence locale et étrangère,
– les formalités douanières à l’exportation.
Une réponse exhaustive (complète) nous permettrait d’informer notre client.
Nous nous tenons à votre disposition pour le règlement des frais de recherche.
DEMANDER L’OUVERTURE D’UN CRÉDIT DOCUMENTAIRE
aimbert@avri.fr
Demande d’ouverture de crédit documentaire

Madame, Monsieur,
Notre société a conclu un marché avec la société … située à (indiquer le pays).
Nous vous serions reconnaissants de nous accorder l’ouverture d’un crédit
documentaire au bénéfice de la société exportatrice … (indiquer la raison sociale,
le siège social, la domiciliation bancaire, le numéro de compte).
Ce crédit documentaire serait d’un montant de … euros correspondant au
règlement de la marchandise qui nous sera acheminée par … en date du …
Vous trouverez en pièce jointe :
– les documents nécessaires à l’établissement de ce crédit (les documents de
transports : connaissement maritime, lettre de voiture…) ;
– la facture commerciale et, éventuellement, le certificat d’assurance, la note
de poids et de colisage, le certificat d’inspection, le certificat sanitaire, le
certificat d’origine.
Nous vous remercions de l’attention que vous prêterez à notre demande.
Les relations internationales

Information
Le Crédit Documentaire est l’opération par laquelle une Banque
(Banque émettrice) s’engage d’ordre et pour compte de son
Client Importateur (donneur d’Ordre) à régler à un tiers Expor-
tateur (Bénéficiaire) dans un délai déterminé, via une Banque
intermédiaire (Banque notificatrice) un montant déterminé contre
la remise de documents. Les banques des deux partenaires
commerciaux cautionnent chacune leur client, ce qui limite le
risque de livraison non payée, ou de marchandise payée mais
non livrée.
ASSURER UN TRANSPORT INTERNATIONAL
aimbert@avri.fr
Demander pour assurer le transport de marchandises

Madame, Monsieur,
Nous avons l’honneur de vous demander de couvrir les matériels ci-après
désignés, pendant leur transport de nos entrepôts au port d’Alger. Ce transport
sera effectué par route de nos entrepôts au port de Marseille, puis par mer :
– … ;
– … (liste détaillée et valeur des matériels exportés).
En ce qui concerne les conditionnements réalisés par notre entreprise, vous
voudrez bien :
– faire examiner les matériels et les conditionnements par tout expert de
votre choix et notamment par le comité central des assureurs maritimes
de France ;
– indiquer les modifications qu’il y aurait lieu d’apporter à nos emballages
pour en assurer la conformité avec l’article 12 de la convention internatio-
nale relative aux transports internationaux (CIM).
Nous comptons sur une très prochaine réponse de votre part et vous prions
d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
Information
Le droit du transport se divise en plusieurs catégories
– – Selon qu’il s’agit de transport de voyageurs ou de mar-
chandises.
–– Selon le mode de transport considéré. Ainsi, il existe le droit
maritime, le droit aérien, le droit du tourisme, le droit du trans-
port terrestre et le droit du transport multimodal.
–– Selon qu’il s’agit de transport national (ou intérieur), soumis à la
législation du pays considéré, ou de transport international, régi
par des conventions internationales, telles que la conven-
tion de Varsovie pour le transport aérien, la convention CMR ou
la convention TIR pour le transport routier, ou la convention de
Berne pour le transport ferroviaire.
–– Les conventions TIR et CMR existent en formation électronique
depuis janvier 2017 et facilitent les transactions.
Cet ouvrage a été achevé d’imprimer dans les ateliers de Leitzaran (Espagne)
Numéro d’impression : 582 – Dépôt légal : Janvier 2019

100 E-Mails Professionnels Pour Bien Communiquer

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8 fiches sur les e-mails

- Orthographe, 2019 (en coll. R. Kadyss).

- Savoir rédiger vos e-mails professionnels, 2019.

Aline Nishimata est Professeur des grandes écoles et experte

© Gualino éditeur, Lextenso éditions 2019

1 Conseils pour rédiger vos e-mails....................................... 6

2 Les relations fournisseurs/clients....................................... 10

3 Les relations avec les banques......................................... 27

4 Les relations avec les assurances..................................... 31

5 L’Internet et la téléphonie mobile...................................... 33

7 Les relations avec l’administration.................................... 44

8 Les relations internationales............................................. 46

LA STRUCTURE DES E-MAILS

Madame, Cher Monsieur,

Ces formules sont suivies d’une virgule.

L’appellation des e-mails rejoint les habitudes des

Nous avons bien reçu votre documentation dont

Nous vous informons que notre société sera pré-

Nous vous saurions gré de nous expédier la com-

Il nous est agréable de vous annoncer que nous

Nous sommes étonnés de n’avoir pas reçu le règle-

6 Confirmer Nous vous confirmons notre rencontre du…

Je me permets de vous proposer ma candidature

Nous avons le regret de vous informer qu’il ne

LES 4 SITUATIONS DE COMMUNICATION

1 Demander Vous serait-il possible de nous accorder un délai de paiement ?

En effet, nous avons subi une inondation qui ne nous permet

LES 8 SITUATIONS DE COMMUNICATION

Conseils pour rédiger vos e-mails

Nous acceptons votre proposition dont nous vous remer-

Nous vous prions de nous excuser de ce contretemps

Dans le cas contraire, nous nous verrons dans l’obliga-

LES FORMULES DE POLITESSE

Sincèrement vôtre, Respectueusement vôtre,

En général, on utilise la virgule car la formule de prise de congé est

Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.

Je vous prie Madame, l’expression de mes sentiments distingués.

Je vous prie de Madame, à l’expression de ma considération

Conseils pour rédiger vos e-mails

Demander une documentation

Solliciter des renseignements

Installation d’un réseau téléphonique …

Répondre à une demande de renseignements

Soumettre un contrat de maintenance

Les relations fournisseurs/clients

Visite d’un commercial

Demander une facture pro forma

Demande d’une facture pro forma

Les relations fournisseurs/clients

Passer une commande

Accuser la réception d’une commande

Accusé réception de la commande n° …

Demander des précisions supplémentaires

Compléments d’informations pour exécuter la commande n° …

Modification de notre commande

Annoncer une rupture de stock

Demander l’application d’un tarif préférentiel

Demande d’un tarif préférentiel

Les relations fournisseurs/clients

Accepter l’annulation d’une commande

Acceptation de l’annulation de la commande n° …

Refuser l’annulation d’une commande