CONTROL PREVENTIVO DE INVENTARIOS

El control preventivo de inventarios es una modalidad del control operativo de los

mismos que se basa en reposiciones reales ajustadas a las necesidades, evitando
así acumulaciones excesivas de stock.

Un apropiado control preventivo de inventarios debe manejar los siguientes

elementos:

 Control Contable: Kardex o software.

 Control Físico: Almacén.
 Control de Nivel de Inversión: Índices de Rotación.

Además existen numerosas técnicas de control, dichas técnicas se describirán en

este módulo.

MÁXIMOS Y MÍNIMOS:

Esta técnica consiste en establecer niveles Máximos y Mínimos de inventario,

además de su respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar corresponde
a la diferencia entre la Existencia Máxima calculada y las Existencias Actuales de
inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas establecidas de revisión
corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una fluctuación anormal de la
demanda de unidades que haga que los niveles de inventario lleguen al límite
mínimo antes de la revisión. Numerosos sistemas automatizados emplean la técnica
de máximos y mínimos calculando puntos de revisión y solicitando automáticamente
órdenes de compra con sus respectivas cantidades a solicitar.

Teniendo en cuenta que:

 Pp: Punto de pedido

 Tr: Tiempo de reposición de inventario (en días)
 Cp: Consumo medio diario
 Cmx: Consumo máximo diario
 Cmn: Consumo mínimo diario
 Emx: Existencia máxima
 Emn: Existencia mínima (Inventario de seguridad)
 CP: Cantidad de pedido
 E: Existencia actual
Las fórmulas matemáticas utilizadas en la técnica son:

Emn: Cmn * Tr;

Pp: (Cp * Tr) + Emn
Emx: (Cmx * Tr) + Emn;
CP: Emx - E

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS:

El Mini Market "The CAT" ubicado en frente al más grande complejo deportivo de la
ciudad, desea calcular los niveles óptimos de inventario de la bebida
energética Nitro Drink. El camión de suministro de la bebida visita el Mini Market
cada 6 días.

Las estadísticas de venta de la bebida nos dicen que el día de mayor consumo fue
de 135 cajas; el día de menor consumo fue de 62 cajas; y la venta promedio es de
87 cajas. En el momento de considerar lo anterior en la bodega del Market se
encontraban 260 cajas de la bebida. Por ende:

Emn = (62 cajas/día * 6 días) = 372 cajas

Emx = (135 cajas/día * 6 días) + 372 cajas = 1182 cajas
Pp = (87 cajas/día * 6 días) + 372 cajas = 894 cajas
CP = (1182 - 260) = 922 cajas

Lo cual indica que el punto en el cual se debe emitir una orden de pedido
corresponde al punto en el cual el inventario de la bebida alcance un mínimo de 894
cajas (lo cual corresponde a asegurar la satisfacción de la demanda durante los 6
días que tarda en arribar el camión + la cantidad de seguridad).

En cuanto a la cantidad de pedido esta debe recalcularse al alcanzar el Punto de

pedido (Pp) teniendo en cuenta que puede variar dependiendo de la existencias en
bodega al momento de emitir la orden.

INVENTARIOS FÍSICOS:

Sea cual sea el sistema que se utilice para el manejo de los inventarios, existen
divergencias entre las cantidades físicas (reales) y las cantidades indicadas por el
Kardex o el sistema computarizado. Con el objetivo de mitigar esto, es necesario
efectuar inventarios físicos.

Los inventarios físicos suelen efectuarse periódicamente, casi siempre coincidiendo

con el cierre del periodo fiscal de la organización, para efecto del balance contable.
Existen dos tipos de inventarios físicos:

 Inventarios físicos puntuales: Son aquellos realizados al menos una vez

cada año, y por su dimensión y grado de certeza usualmente se hace
necesario restringir la actividad normal del almacén. En este caso se efectua
un conteo ítem por ítem, luego se compara contra lo indicado por el Kardex.
Las diferencias son sometidas a un análisis posterior.
 Inventarios físicos permanentes, continuos o cíclicos: Estos se efectúan
en lo corrido del año sobre cantidades pequeñas de producto, o sobre
productos específicos. El objetivo de este inventario es el repartir la carga de
trabajo de manera más uniforme, permitiendo así disponer de información
más precisa sobre las existencias.

Los beneficios que otorga a una organización la realización de un inventario físico

son:

 Permite verificar la diferencia entre las existencias contenidas en los sistemas

de información y las existencias reales.
 Permite verificar la diferencia entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
 Proporciona aproximaciones del valor total de las existencias, para efectos
de balances.

DETERMINACIÓN DEL COSTO DE MERCANCÍAS VENDIDAS MEDIANTE EL

INVENTARIO PERIÓDICO:

El sistema de inventario periódico se ajusta a la preparación de estados financieros.

Para efectuar la determinación del costo de las mercancías vendidas por el sistema
de inventario periódico, los registro contables deben mostrar (1°) el costo del
inventario al comienzo y al final del año, y (2°) el costo de las mercancías compradas
a lo largo del año.

Con base en esta información, el costo de las mercancías vendidas durante el año
se puede calcular de la siguiente manera:

Inventario de Mercancías al comienzo del año $ 225'000.000

(+) Compra de Mercancía $ 325'000.000
(=) Costo de Mercancía Disponible para la venta $ 550'000.000
(-) Inventario al Final del Año $ 150'000.000
(=) Costo de las Mercancías vendidas $ 400'000.000
CÁLCULO DE LA UTILIDAD OPERACIONAL (MODO ABSORCIÓN):

De igual manera el sistema de inventarios periódicos se ajusta a las necesidades

contables, como lo son la determinación de la utilidad operacional, en este caso
mediante el costeo por absorción:

Inventario Inicial de Materia Prima $ 25'000.000

(+) Compra de Materia Prima $ 45'000.000
(=) Disponible de Materia Prima $ 70'000.000
(-) Inventario Final de Materia Prima $ 15'000.000
(=) Consumo de Materia Prima $ 55'000.000
(+) Mano de Obra Directa $ 15'000.000
(+) Costos Indirectos de Fabricación $ 7'000.000
(=) Costo de Producción $ 77'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto en Proceso $ 30'000.000
(=) Producción Disponible $ 107'000.000
(-) Inventario Final de Producto en Proceso $ 20'000.000
(=) Costo de Artículos Terminados $ 87'000.000
(+) Inventario Inicial de Producto Terminado $ 45'000.000
(=) Disponible de Artículos Terminados $ 132'000.000
(-) Inventario Final de Producto Terminado $ 22'000.000
(=) Costo de Ventas de Artículos Vendidos $ 110'000.000

Aquí podemos observar la importancia de los inventarios en el cálculo del costo de

ventas de artículos vendidos. Este costo es fundamental en el cálculo de la utilidad
operacional, tal como observaremos a continuación:

Ingresos por Ventas 220'000.000

(-) Costo de Ventas de Artículos Vendidos 110'000.000
(=) Utilidad Bruta 110'000.000
(-) Gastos de Administración y Ventas 25'000.000
(=) Utilidad Operacional 85'000.000