ASPECTE TEORETICE PRIVIND DOCUMENTE ŞI REGISTRE

OBLIGATORII ÎN DERULAREA UNEI AFACERI

1.1 Identificarea documentelor şi registrelor obligatorii în derularea unei

afaceri
În derularea unei afaceri sunt folosite o serie de documente şi registre contabile.
Legea contabilităţii prevede că orice operaţie economico-financiara efectuată se consemnează
într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate.În raport cu forma,conţinutul,şi
rolul lor documentele se grupează în :
Documente justificative
Registre contabile
Documente de sinteză.
Documentele economice din sfera contabilităţii numite şi documente contabile realizează
legătură între cele 3 forme ale evidenţie economice:
- Evidenţa operativă
-Evidenta contabilă
-Evidenta statistică

1.2. Clasificarea documentelor economice contabile

1. Documente justificative:
-documente tipizate
-documente netipizate
2. Registre contabile:
-registru jurnal
-registru inventar
-registru cartea-mare
3. Documente de sinteză şi raportare
- situaţii financiare anuale
1.3. Documente de evidenţă

1.3.1 Clasificarea documentelor

Documentele sunt acte scrise, întocmite pentru operaţiile economice sau financiare la locul şi în
momentul lor,cu scopul de a dovedi existenţa acestor operaţii,precum şi pentru evenimente
izvorâte din necesităţi organizatorice şi administrative ale entităţii economice. În activitatea
unităţii patrimoniale sunt utilizate numeroase şi variate documente de evidenţă în raport cu
operaţiunile economice şi/sau financiare pe care le consemnează.în funcţie de trăsăturile
caracteristice ale operaţiunilor economice şi financiare, documentele de evidenţă se clasifica
după mai multe criterii.
După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc documentele se împart în :
a) documente de dispoziţie(ex :ordin de plată,comanda,dispoziţii de plată)
b) documente justificative sau de execuţie(ex:factura,facturafiscală,chitanţă,bon de consum)
c) documente mixte(ex :aviz de însoţire a mărfii,dispoziţie de livrare)
După momentul întocmirii şi rolul lor,pot fi :
a) documente primare sunt acele documente în care se consemnează pentru prima dată
operaţiile economice sau financiare. Ele se întocmesc de regulă în momentul efectuării acestor
operaţii economice sau financiare. Ex.: Chitanţă, Factura etc.;
b) documente secundare sunt documentele ce se întocmesc pe baza documentelor
primare.
După modul de întocmire şi rolul pe care-l îndeplinesc în cadrul sistemului informaţional,
contabil, documentele de evidenţă se grupează în :
a)documentele justificative :sunt acele documente care se întocmesc la locul şi în urma
executării operaţiilor economice sau financiare prin semnarea lor de către persoanele care le-au
întocmit,verificat şi înregistrat.Ele asigura certitudinea şi realitatea efectuării operaţiilor
respective.Aceste documente preced şi fundamenteză datele cuprinse în ele,fac dovada efectuării
operaţiilor şi angajează răspunderi,drepturi şi obligaţii cu privire la existenţa şi mişcarea
elementelor patrimoniale.
b)documente de evidenţă contabilă :sunt registre contabile în care se consemnează şi se
păstrează informaţiile în structura proprie a contului. În cadrul registrelor contabile propriu-zise
intra :registrul-jurnal,registrul cartea-mare,registrul-inventar.De asemenea,registele contabile pot
fi însoţite şi de registre de evidentă operative care se întocmesc pentru stocarea informaţiilor de
anumit fel,pe locuri de gestionare,şi anume :registrul cheltuielilor,registrul stocurilor,registrul
veniturilor,registrul jurnalul de vânzări,jurnalul de cumpărături,etc.
c)documente de sinteze şi rapoarte contabile :sunt acele documente prin care se
cumulează şi se transmit informaţii din exteriorul unităţii patrimoniale şi din care
amintim :bilanţul contabil semestrial şi anual,şi note explicative,balanţă de verificare sintetică la
sfârşitul lunii,bugetul de venituri şi cheltuieli,declaraţia privind impozitul pe profit la sfârşitul
trimestului (anului) etc.
Documentele de evidenţă sunt elaborate în funcţie de conţinutul operaţiilor economice şi
financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmărindu-se să fie clare, să redea în formă
simplă activităţile desfăşurate de către unitatea patrimonială, cu cheltuieli materiale şi umane
minime.

1.3.2. Întocmirea, verificarea, corectarea, păstrarea şi arhivarea

Întocmirea

În orice unitate patrimonială, întocmirea documentelor pentru fiecare operaţie economica şi

financiara reprezintă o cerinţă majoră pentru cunoaşterea şi managementul activităţii, întrucât
această reclamă un control riguros atât asupra integrităţii şi modului de gestionare a
patrimoniului în totalitate sau a părţilor componente, cât şi a fiecărei operaţii în parte.
Întocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automată,
astfel încât acestea să fie lizibile, nefiind admise ştersături, răzături, modificări sau alte asemenea
procedee, precum şi lăsarea de spaţiu liber între operaţiile consemnate în acestea; întocmirea
documentelor are loc, de regulă, la locul unde se produce operaţia economică sau financiară.
După întocmire, documentele se supun verificării şi prelucrării.

Verificarea
 Verificarea documentelor de evidentţ este operaţia premergătoare înregistrării operaţiilor
economice şi financiare în conturi şi constă în controlul respectării condiţiilor de forma şi de
fond pe care acestea trebuie să le îndeplinească. Verificarea are ca scop evitarea greşelilor,
neregulilor şi abuzurilor, precum şi pentru ref1ectarea realităţii în contabilitate.

Verificarea documentelor de evidentă se efectuează în general de către alte persoane decât

cele care le-au întocmit şi prelucrat. După verificare, documentele corect întocmite sunt supuse
analizei contabile şi contării, adică înscrierii pee le a conturilor sintetice şi analitice debitoare şi
creditoare în care urmează a se înregistra operaţiile economice sau financiare. Contarea şi
înregistrarea în contabilitate în contabilitate se fac document cu document sau după o
centralizare a documentelor care se referă la operaţii de aceeaşi natura din aceeaşi perioadă.

Corectarea

Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:
1. să li se permită recunoaşterea momentului când s-a produs greşeală ;
2. să se aducă la cunoştinţă celor care au întocmit documentul ;
3. să se efectueze corectarea prin tăierea cu o linie a textului sau sumei greşite, în aşa fel încât
să se poată citi ce s-a greşit. Apoi se scrie deasupra textul său suma corectă,făcându-se
menţiunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt ;
4. datele corecte să fie certificate prin semnăturile persoanei care a completat iniţial
documentul sau a corectorului,când eroarea s-a constat la prelucrare.
Clasarea şi păstrarea
Clasarea este o operaţie de aşezare a documentelor într-o anumită ordine strictă
determinată,în scopul păstrării şi al găsirii lor cu uşurinţă atunci când sunt căutate pentru
furnizarea informaţiilor necesare organelor de evidentă,conducere şi control.
Clasarea poate fi definitive sau provizorie în funcţie de durată de timp.
Arhivarea
Arhivarea documentelor de evidentă se face în conformitate cu prevederile legale şi cu
respectarea următoarelor reguli :
1. documentele se grupează în dosare ,numerotate, numite şi parapete ;
2. gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic,în cadrul fiecărui exerciţiu
financiar la care se referă această. În cazul fuziunii sau al lichidării unităţii, documentele
aferente acestei perioade se arhivează separat ;
3. evidenţa documentelor de analiza se ţine cu ajutorul Registrelor de evidenţă,în care sunt
ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor intrate în arhivă,precum şi mişcarea acestora în
decursul timpului. Documentele cu valoare istorică, ştiinţifică şi politică se dau spre păstrare
la arhivele statului. Restul documentelor se predau la arhivă întreprinderii pentru topire,la
expirarea termenului de păstrare,întrunindu-se o comisie sub conducerea administratorului
sau ordonatorului de credite,după caz. În caz de pierdere sustragere sau distrugere a unor
documente contabile,se iau măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de
zile de la constatare şi aceste documente poartă în mod obligatoriu şi vizibil pe ele menţiunea
‘’RECONSTRUIT’’, cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut
reconstituirea.

1.4.Documentele justificative

Numite şi documentele primare sunt actele scrise întocmite în momentul efectuării operaţiilor
economice prin care se atestă efectuarea acestor operaţii:

Factura fiscală

Serveşte ca document de bază în decontarea produselor şi serviciilor,a lucrărilor

executate şi serviciile prestate .Însoţeşte marfa în timpul transportului de la furnizori la
cumpărători .Este document justificativ de înregistrare în contabilitate a bunurilor achiziţionate
de la furnizori .Se întocmeşte de unitatea furnizoare în conformitate cu dispoziţiile legale în
vigoare cuprinzând anumite referinţe,privind emitentul şi clientul(felul mărfii,cantitate,valoare
totală şi valoare T.V.A.).
Conform Codului Fiscal, sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie
ori în format electronic care conţin în mod obligatoriu următoarele informaţii( din 2013):
 numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod
unic;
 data emiterii facturii;
 data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în
măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
 denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul
de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat
serviciile;
 denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a
desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de
înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153 Cod Fiscal, ale reprezentantului fiscal;
 denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de
înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă
acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
 denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un
reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut
la art. 153 Cod Fiscal ale reprezentantului fiscal;
 denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi
particularităţile prevăzute la art. 125^1 alin. (3) Cod Fiscal în definirea bunurilor, în cazul
livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
 baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru
fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi
rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt
incluse în preţul unitar;
 indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de
cotele taxei;
 în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului,
menţiunea „autofactură”;
 în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, să existe menţiunea din care să rezulte că
livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
 în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea „taxare inversă”;
 în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea „regimul
marjei – agenţii de turism”;
  dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă,
obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile „regimul marjei – bunuri second-
hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecţie şi
antichităţi”, după caz;
 în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau
parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea „TVA la încasare”;
 o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.
Facturile pot fi emise şi în sistem simplificat şi trebuie să conţină cel puţin următoarele
informaţii:
 data emiterii;
 identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
 identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
 suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;
 în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, o referire specifică şi clară la
factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
Chitanţa

Serveşte ca document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria

unităţii. Stă la baza întocmirii registrului de casă. Se întocmeşte de către casier în două
exemplare şi se semnează la primirea unei sume .Circulă la depunător(exemplarul 1)iar
(exemplarul 2) rămâne în carnet,fiind folosit ca document de verificare a operaţiilor înregistrate
în registrul de casă .Este document tipărit,completat,folosit şi păstrat conform dispoziţiilor legale
în vigoare . Se arhiveza la compartimentul financiar-contabil numai după ce s-a completat în
întregime carnetul.

Aviz de însoţire al mărfii

Conţinutul obligatoriu al avizului de însoţire a mărfii este :

 Seria şi numărul intern de identificare a formularului
 Dată emiterii formularului
 Datele de identificare ale furnizorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscală)
 Datele de identificare ale cumpărătorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscală)
  Denumirea şi cantitatea bunurilor livrate ;
 Date privind expediţia:numele delegatului,buletin/câte de identitate(serie,număr),numărul
mijlocului de transport,ora livrării,semnătura delegatului,semnătura expeditorului.
 Avizul de însoţire al mărfii este formular cu regim intern de tipărire şi numerotate.
Caracteristici :
Se întocmeşte în 2 sau mai multe exemplare,de către unităţile care nu au
posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor,mărfurilor sau altor valori
materiale,precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale societăţii.În cazul
transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi , dispersate teritorial,avizul de
însoţire a mărfii poarta menţiunea ‘’ fără factura ‘’.Pe avizul de însoţire a mărfii emis
pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea ‘’pentru
prelucrare la terti’’.În alte situaţii(decât cele prevăzute mai sus)se face menţiunea cauzei
pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura. Se arhivează la furnizor
la compartimentul desfacere şi la compartimentul financiar-contabil şi la cumpărător la
compartimentul financiar-contabil.

Statul de salarii

Serveşte ca :
Document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi
al contribuţiilor şi al altor sume datorate ;
Document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte în două exemplare lunar,pe secţii,ateliere,servicii etc,pe baza :
Documentelor de evidentă a muncii şi a timpului lucrat efectiv ;
Documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii
salariaţi în acord etc.;
Documentelor de evidentă şi a documentelor privind reţinerile legale;
Listelor de avans chenzinal;
Concediilor de odihnă,certificatelor medicale(în cazul statului de salarii
cod 14-5-1/b şi cod 14-5-1/c).
Se semnează pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină
salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.Coloanele libere din partea de reţineri a statelor de
salarii urmează a fi completate cu reţineri legale altele decât cele nominalizate în formular.
 Pentru centralizarea la nivelul unitarii a salariilor şi a elementelor componente ale
acestora,inclusiv a retinelor,se utilizează aceleiaşi formulare de state de salarii. Plăţile făcute în
cursul lunii :avansul chenzinal,lichidările,indemnizaţiile de concediu,etc. Se includ în statele de
salarii,pentru a cuprinde astfel întreaga suma a salariilor calculate şi toate reţinerile legate din
perioada de decontare respectivă.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil,separat de
celelalte acte justificative de plăţi şi la compartimentul care a întocmit statele de salarii.
Conţinutul minimal obligatoriu al formularului este următorul :
Denumirea unităţii,secţiei,serviciului etc.
Denumirea formularului ;
Întocmit pentru luna, anul ;
Numele şi prenumele ;
Venitul brut ;
Contribuţia individuală de asigurări sociale ;
Contribuţia individuală la bugetul asigurărilor de şomaj ;
Contribuţia pentru asigurările sociale de sănătate ;
Cheltuieli profesionale ;
Venitul net ;
Deducere personală de bază ;
Deduceri suplimentare ;
Venitul baza de calcul ;impozitul calculat şi reţinut ;salariul net ;
Semnături :conducătorul unităţii,conducătorul compartimentului financiar-
contabil,persoana care îl întocmeşte.