GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

FICHA TÉCNICA Y REPORTE DE RESULTADOS DE INDICADORES

Código: GSC-SEG-FM001 Versión: 01 Fecha de Emisión: 04/04/2017

CONSTRUCCIÓN DEL INDICADOR

Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de una realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una
relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo. - Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de
Indicadores (DANE)

"Lo que no se mide no se puede mejorar": Edwards Deming

CONCEPTOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ESTE FORMATO GLOSARIO

DEFINICIÓN, NOMBRE Y CLASIFICACIÓN DEL INDICADOR

1. ESPECIFIQUE LA ESTRUCTURA A LA QUE SE DEFINE EL INDICADOR.
Proceso Macroproceso GAD

Seleccione Procesos para definir GBS - Gestion de Bienes y

el Indicador:
Procesos Seleccione el Macroproceso: GAD - Gestión Administrativa Seleccione el Proceso:
Servicios Administrativos

Conservar, administrar y mantener los bienes muebles e inmuebles del Invima, así como gestionar los aspectos ambientales
Indique el Objetivo del Proceso: relacionados con el proceso, con el fin de proporcionar una infraestructura adecuada de trabajo y los elementos que se requieran para
la operación del Instituto.

2. DEFINA EL NOMBRE DEL INDICADOR

Nombre del Indicador: El nombre del Indicador debe iniciar indicando la forma de cómo se va a presentar este
(porcentaje, número de; índice, tasa, comparación, promedio; entre otras); seguido de una expresión precisa y Consumo de papel en el Invima
concreta del patrón de evaluación del indicador. (Ejemplo: Porcentaje de trámites devueltos por no cumplimiento de
requisitos)

3. DEFINA EL OBJETIVO DEL INDICADOR

Texto del Objetivo del Indicador Medir de forma anual el consumo de resmas de papel en el Invima.

4. DEFINA LAS VARIABLES DEL INDICADOR DE ACUERDO AL USO

Seleccione los botones de Razón o Comparación teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

Comparación
Como una Razón: Seleccione esta forma si el indicador es producto de establecer una división entre dos variables (Numerador / Denominador). Razón

Para Comparar: Seleccione esta forma si el indicador corresponde al valor de una única variable y este valor es para ser comparado con periodos anteriores o
con una meta Comparación
1

Origen de datos
Nombre de la variable Descripción de la variable Indique cual es la fuente de los datos de la La variable definida es: Tendencia
variable y lugar donde se encuentra

Cantidad de resmas de papel

Informe del Almacén de las resmas
que se despacharon desde el Para comparar con el Periodo
Variable Resmas de papel consumidas despachadas a cada dependencia Decrecer
almacén durante el periodo Anterior
del 01/01 al 31/12 de la vigencia
de medición

Numerador

Denominador

Rango

No Aceptable Aceptable Satisfactorio Sobresaliente

Valor Inferior
Valor Superior

5. FRECUENCIA DE MEDICIÓN
Seleccione la frecuencia para la presentación de los resultados que genera el Indicador Anual

6. UNIDAD DE MEDIDA
Indique si el indicador es presentado como porcentaje, número, índice, tasa, promedio, etc. Porcentaje (%)

7. CLASIFIQUE EL INDICADOR SEGÚN SU TIPOLOGIA

Según la Naturaleza: Seleccione
 Indicador de Efectividad: Con
estos indicadores se relacionan los
Indicador de Eficiencia: Este tipo de Indicadores de Economía: Con estos
indicadores de eficiencia y de Indicador Ambiental: Son Indicadores
Indicador de Eficacia: Estos buscan indicadores pretenden medir la relación indicadores se busca medir la capacidad de
eficacia, es decir la obtención de relacionados con: el uso eficiente de
determinar sí el cumplimiento de un existente entre el avance en el logro de la Institución para la generación y
los resultados planeados dentro del materiales, insumos, agua y energía, la
objetivo específico es coherente con un determinado objetivo y los recursos movilización adecuada de los recursos
tiempo y costos razonables. Estos reducción de los costos, mediante la
la meta establecida previamente. empleados para la consecución del financieros para el cumplimiento de sus
Expresan el logro de los objetivos, mismo. Con estos indicadores se busca
indicadores involucran el concepto
objetivos. Los indicadores típicos de esta
reducción del consumo, la reducción de Ambiental
de calidad ya que se relacionan los residuos y las emisiones, mediante la
metas y resultados de un plan, establecer el control de los recursos del naturaleza son; capacidad de
con el nivel de satisfacción de los separación de residuos y la planeación en
programa, proyecto o política. Mide el proceso; evalúan la relación entre los autofinanciamiento, ejecución presupuestal
usuarios, las condiciones el uso de vehículos para desplazamiento
logro de los resultados propuestos. recursos y su grado de aprovechamiento de acuerdo a lo programado y recuperación
beneficiosas en oportunidad de de funcionarios, entre otras
por parte de los mismos. de pasivos
atención y costo y la cobertura de
los servicios prestados.

Según el Nivel de utilización : Seleccione

Estratégico: La toma de decisiones con respecto a los resultados obtenidos Operativo: Cuando la toma de
Táctico: Cuando la toma de decisiones con respecto a los resultados obtenidos
está en el nivel directivo de la Institución, es decir en Consejo Directivo;
está en las Direcciones o Jefaturas de Oficina
decisiones con respecto a los resultados Táctico
Dirección General o Secretaria General. obtenidos está en los Coordinadores.

#¡VALOR!
8. AHORA DEFINA LOS RESPONSABLES DEL INDICADOR

Nombre del responsable de Cálculo Profesional Especializado / Dirección u oficina encargada de Área o grupo responsable de Cálculo y Grupo de Sistema de Gestión
y Análisis de los Resultados consolidar la información
Secretaría General Análisis del Resultado
Técnico Ambiental Integrados

9. SELECCIONE EL O LOS OBJETIVOS IMPACTADOS CON EL INDICADOR DEFINIDO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Seleccione los objetivos estratégicos de la Institución está impactando el indicador.

Fortalecer los mecanismos de

articulación y coordinación entre los Implementar modernas
Fomentar y promover la excelencia en
sujetos responsables de la vigilancia tecnologías de información y de Fortalecer la gestión del conocimiento, Aumentar la eficiencia en la gestión Aplicar las acciones de IVC para
la prestación de los servicios, para
sanitaria con enfoque de riesgo que comunicación de acuerdo con las capacidades, competencias y mejora de la operacional de los laboratorios del diseñar e implementar procesos de
afianzar la confianza de la población y
contribuyan a la protección y necesidades de los usuarios, calidad de vida laboral de los servidores Invima, y de la red nacional; y los sitios gestión orientados a mitigar los
el reconocimiento nacional e
prevención de la salud y al directrices del Gobierno y públicos de la institución de control de primera barrera. efectos de la ilegalidad
internacional
cumplimiento de las políticas de estándares internacionales.
competitividad y desarrollo.

X X X

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Seleccione los objetivos de calidad de la Institución está midiendo el indicador.
Fortalecer la cultura interna de servicio
Incrementar el nivel de
al ciudadano y trabajo en equipo que
competencias de los servidores
oriente las labores de los servidores
públicos que desarrollan actividades
públicos en pro de la satisfacción del
de tipo misional.
ciudadano.
Evaluar y mejorar de manera
Dar cumplimiento a la legislación
permanente la eficiencia, eficacia Minimizar el impacto ambiental de las
vigente y los requisitos aplicables al
y efectividad de los Sistemas actividades desarrolladas en el Invima.
Invima.
Integrados de Gestión.
X X X

Fecha de Creación del Indicador 01/01/2016

FICHA TÉCNICA Y REPORTE DEL INDICADOR

Una vez diligenciada esta sección de construcción del indicador, la información se registra automáticamente en la hoja Ficha Técnica y reporte del indicador.
En la hoja de Ficha Técnica y reporte del Indicador se registrarán los resultados de los indicadores de acuerdo a los periodos seleccionados y adicionalmente se realiza el análisis de los resultados obtenidos de forma
cuantitativa y/o cualitativa, describiendo las principales actividades ejecutadas para obtener estos valores, indicando las dificultades y brechas que se presentaron al obtener estos resultados o que ocasionaron el no
cumplimiento de lo esperado y el plan de mejora que se propone para que en el siguiente periodo se alcance las metas o resultados esperados.

Inicio
CONCEPTOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ESTE FORMATO

IMPORTANCIA DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN

Teniendo en cuenta que medir es comparar una magnitud con un patrón determinado, la medición de la gestión se define como la comparación de los resultados institucionales con los objetivos aprobados. Esta permite
evidenciar el grado en que se logra el cumplimento de las actividades propuestas y permiten mejorar la planificación, teniendo en cuenta que, si el patrón de medición y la forma de comparar son adecuados, la Institución
observa hechos verídicos en tiempo real y por lo tanto puede tomar decisiones con mayor seguridad y confianza.

BENEFICIOS EN EL USO DE INDICADORES

• Potencializar el mejoramiento continuo a partir de la detección de oportunidades de mejora teniendo como base los resultados de las mediciones realizadas.

• Apoyar el proceso de Gestión Directiva en la planificación estratégica (definición de objetivos y metas) y en la formulación de políticas, planes y programas.
• Apoyar la priorización en la asignación de recursos mediante la detección de los procesos en los cuales existen problemas de gestión tales como: uso ineficiente de los recursos, inoportunidad de atención a
requerimientos, asignación de recurso humano a las diferentes actividades, etc.
• Identificar las prioridades del cliente en cuanto a sus necesidades, permitiendo el logro de los resultados deseados.
• Apoyar la definición de sistemas de reconocimiento al desempeño con excelencia, tanto institucionales como de equipo e individuales.
• Sentar las bases para un mayor compromiso con los resultados por parte de los servidores públicos que prestan sus servicios en la Institución.
• Ayuda a eliminar o a reducir el Riesgo: Se genera una mayor motivación y compromiso cuando se tienen claro hacia dónde va y qué les espera.
• Permite obtener un Mejor Resultado de los Objetivos: La planeación debe darle sentido a los objetivos estratégicos, en la medida en que pueda suministrarle a los responsables del logro de los resultados los
mecanismos apropiados para hacerlos alcanzables y comprensibles

ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES

• Pertinente La información debe ser relevante y útil para facilitar las toma de decisiones de acuerdo a los resultados obtenidos.

• Preciso La información debe reflejar fielmente el comportamiento de las variables de medición, por lo tanto es importante la elección del instrumento adecuado de medición.

• Oportuno La información debe estar disponible en el tiempo que se requiere, tanto para corregir como para prevenir.
• Económico Los costos incurridos para realizar la medición deben ser razonables comparados con los beneficios o la relevancia de la información suministrada

Cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión. Si bien la realidad en la que se actúa es multidimensional, un indicador puede
• Excluyente
considerar alguna de tales dimensiones (económica, social, cultural, política u otras), pero no puede abarcarlas todas
• Prácticos Que se facilite su recolección y procesamiento. Para que el indicador sea útil, la recolección de datos y el procesamiento de la información no deben ser complicados.
Ser comprensible tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo
• Claro
entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

• Explícitos Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas.

• Simplicidad Puede definirse como la capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.

• Objetivos Los indicadores deben evitar estar condicionados por factores externos, tales como la situación del país o accionar a terceros, ya sean del ámbito público o privado

VARIABLES QUE PODEMOS MEDIR

Los indicadores miden diferentes variables de la Institución, entre las cuales se pueden destacar:

• Recursos Dentro de los que se encuentran el Talento Humano, Presupuesto, Infraestructura, Equipos, etc.
• Cargas de Trabajo Metas de las actividades que se tengan para un período de tiempo definido y el tiempo y el número de personas requeridas para realizarlas
• Resultados Inspecciones realizadas, quejas atendidas, etc.
• Impacto Riesgos prevenidos, niveles de seguridad laboral alcanzados, etc.
• Productividad Visitas atendidas por cada profesional, solicitudes procesadas por persona, usuarios atendidos, etc.
• Satisfacción del Usuario Percepción en las encuestas, número de quejas recibidas, etc.
• Calidad del Servicio Cumplimiento de los atributos definidos tales como tiempos de respuesta al usuario, racionalización de trámites, oportunidad de atención, etc.
Inicio
GLOSARIO
Está orientado a revelar cuáles son las características de alguna cosa. De este modo, lo cualitativo se centra en la calidad y en las características. Veamos un ejemplo para
comprender mejor el concepto. El director técnico de un equipo baloncesto le solicita a su asistente que elabore un análisis cualitativo sobre los últimos partidos de su equipo. El
• Análisis Cualitativo
ayudante técnico, de este modo, detalla que el equipo tuvo un pobre desempeño y que rindió por debajo de las expectativas ya que los jugadores jugaron bajo la lluvia y con zapatos
inadecuados para la cancha húmeda..

Va orientado a estudiar las cantidades de algo. Realiza una medición controlada de una situación y está claramente orientado a seguir un resultado determinado. Como ejemplo
supongamos que un periodista deportivo analiza la trayectoria de dos Boxeadores. Uno de ellos ganó tres peleas y perdió la pelea del título, mientras que el otro perdió tres y ganó la
• Análisis Cuantitativo
pelea del título. Un análisis cuantitativo dejará mejor posicionado al primer boxeador quien ganó tres peleas frente a uno del otro deportista, pero un análisis cualitativo revelará que la
pelea que dio el título resulta más importante que tres peleas normales.

El valor del indicador es favorable mientras más cerca esté del valor máximo que puede alcanzar Por ejemplo el indicador de Satisfacción del Usuario, el valor mínimo es 0% y el valor
• Dirección Hacia Arriba
máximo es 100%, el indicador es más favorable en la medida que se acerca a 100%
El valor del indicador es favorable mientras más cerca esté del valor mínimo que puede alcanzar. Por ejemplo el indicador de Porcentaje de Accidentes de Trabajo el valor mínimo es
• Dirección Hacia Abajo
0% y el valor máximo es 100%, el indicador es más favorable en la medida que se acerca a 0%

• Ficha Técnica del Indicador Formato donde se define, construye y reporta los resultados de los indicadores de los macroprocesos y procesos del Invima.

Esta expresión se visualiza en el cumplimiento de la meta de los indicadores de Comparación cuando se encuentren en un 10% por encima o por debajo de la meta propuesta. De
• Fuera de rango igual forma, se evidencian en los resultados obtenidos en los indicadores de Razón cuando estos sean superiores en un 10% del porcentaje máximo permitido en el rango
sobresaliente. Cuando se presenta lo anterior, es necesario analizar las metas definidas y realizar los ajustes correspondientes.

Es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de una realidad a través de la evolución de una variable o el
establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el
• Inicador
tiempo. - Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores (DANE)
También puede ser definido como una herramienta que permite cuantificar alguna dimensión conceptual y que, cuando se aplica, produce un número.

• Meta Valor esperado (objetivo) que espera alcanzar un indicador en un período específico.

• Origen de datos Especificar detallada y específicamente (Archivo, formato, fecha y demás) de donde se toman los datos, pueden ser registros manuales o electrónicos, sistemas de información, etc.

Conjunto de intervenciones homogéneas, reagrupadas para alcanzar objetivos globales. Está delimitado en cuanto al calendario y al presupuesto, y muy a menudo se encuentra bajo
• Programa
las orientaciones y la responsabilidad de un comité.

• Tabla de Indicadores Formato que agrupa los indicadores definidos, con la información específica de los mismos, que permiten medir el cumplimiento de los objetivos de un proceso.

• Tendencia En un sentido general, es un patrón de comportamiento del indicador durante un período. En términos del análisis técnico, la tendencia es simplemente la dirección o rumbo

• Tendencia a Decrecer Cuando el valor del indicador muestra un comportamiento que va disminuyendo con el tiempo.

• Tendencia a Incrementar Cuando el indicador tiene un comportamiento creciente, es decir va aumentando a medida que pasa el tiempo

• Trazabilidad Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que mediante indicaciones registradas esté bajo consideración.

• Unidad de Medida Es la magnitud de la referencia para la medición, estas pueden ser porcentaje, número de veces, promedio, Índice, tasa
Es una propiedad que puede fluctuar y cuya variación es susceptible de adoptar diferentes valores, los cuales pueden medirse u observarse. Por lo tanto puede ser cualitativa y/o
• Variable
cuantitativa.
• Principales actividades
Corresponde a todas aquellas actividades que se desarrollaron para la consecución de los datos reportados en el análisis cuantitativo y/o cualitativo del análisis de resultados.
desarrolladas
• Dificultades o problemas de
Corresponde a los problemas o dificultades encontradas en la ejecución de las actividades y que no permitieron el logro de la meta o resultado esperado.
brecha
Acá debe reflejar aquellas acciones que son necesarias y que se realizaran para el próximo periodo con el fin de mitigar las dificultades o disminuir la brecha presentada para el logro
• Plan de Acción para la mejora
del objetivo. No es generar acciones correctivas, preventivas y/o de optimización.
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