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Colegio Técnico Máximo Quesada

Departamento de Ejecutivo para Centros de Servicio


Taller Exploratorio “Archivar para el Futuro”
Prof. Ingrid Richmond Redondo

DOCUMENTOS Y FORMULARIOS COMERCIALES

¿Qué son documentos comerciales?

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de
vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresas.

Objetivos de los documentos comerciales

 Es de suma importancia ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre


las partes que intervienen en una determinada operación.
 También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende
son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
 Permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y
la comprobación de los asientos de contabilidad.

Misión

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante
y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Conceptos importantes:

Persona que intervienen en un trámite:


Girador: Dueño de la cuenta corriente
Beneficiario: Persona o entidad que cobre el cheque
Girado: Banco que debe pagar el cheque.
Cuenta corriente:
Se le da este nombre a la cuenta que abre una empresa o un particular en un banco y que
le factura para obtener una chequera y un número de cuenta, para poder efectuar sus
pagos y a la vez utilizar los servicios que el banco brinda.

Compra:
Adquisición de algo, el hecho de pagar por una mercancía.

Cheque certificado:
Es aquel en que el banco asegura bajo su responsabilidad que hay dinero suficiente para
cubrir su importe.

Depositar:
Dejar dinero o cheque en el banco.

Deudor:
Persona que debe dinero.

Endoso:
Firma con al que se ceden derechos.

Girador:
Nombre que recibe la persona que debe dinero y firma una letra de cambio.

Ingresos:
Dinero recibido por un trabajo realizado en un lapso.

Inmueble:
Propiedad que no se mueve, como cas, terreno, departamento, entre otros.

Intereses:
Porcentaje que produce una cantidad determinada de dinero.

Inversión:
Depósito de dinero en un banco, que produce un interés como beneficio.

Pedido:
Forma para solicitar mercancías

Persona física:
Término mercantil que significa individuo.

Portador:
Persona que lleva o presenta un cheque a cobro a la que no se le pide identificación.
Prima:
Porcentaje adicional que se cobra por una cantidad de dinero que se envía.

Propietario:
Dueño de algo

Proveedor:
Persona o empresa que vende

Saldo:
Dinero que hay en una cuenta.

Vencimiento:
Fecha en que termina la validez de algo.

Documentos sencillos:
 Vale
 Recibo
 Factura
 Orden de pedido
 Orden de compra
 Nota de crédito
 Nota de débito

Documentos complejos:
 Pagaré
 Lera de cambio
 Cheque
 Certificado de prenda
 Depósito y retiro de dinero
 Tarjeta de crédito
 Tarjeta de débito
CHEQUE
Es un documento que
se utiliza para que
una persona física o
jurídica, ordene al
banco, por medio de
una cuenta corriente
a su nombre, pagar
cierta cantidad de
dinero a otra
persona.
Importancia
 Se utiliza en la mayoría de las operaciones comerciales.
 Tiene gran seriedad y trascendencia.
 Su uso indebido del mismo se castiga penalmente

Contenido:
 Nombre del banco girado, serie y número del cheque
 Ciudad y fecha de expedición
 Nombre del beneficiario
 Valor en números y letras
 Firma del girador
 Número de la corriente

LETRA DE CAMBIO

Es un documento en el cual
el deudor se compromete a
pagar cierta suma de dinero
en una fecha y lugar
Contenido: determinado.
Número: Consecutivo para control
Fecha: Día, mes y año de expedición
Valor: en números
Nombre del girado: persona que deberá efectuar el pago
Fecha de vencimiento: día, mes y año cuando se efectuará el pago
Nombre de beneficiario: persona a quien se le hará el pago
Valor: en letras
Interés pactado: tanto por ciento mensual acordado por mora
Firma del girador o librado: persona que autoriza el pago
Aceptada: firma del girado
PAGARÉ

Una persona se compromete


con su firma a pagar a otra
una cantidad de dinero en
un lapso determinado.

Contenido:
Número: Consecutivo para control
Valor de la obligación: en números y letras
Nombre e identificación del suscriptor: quien se compromete con su firma a cancelar el
pagaré
Nombre de beneficiario: entidad a quien se cancelará el pagaré
Interés pactado: tanto por ciento
Estipulaciones: condiciones pactadas para garantizar el pago
Firmas: del deudor y codeudores

ORDEN DE PEDIDO

Deja constancia de la
obligación del cliente de
comprar un objeto, bajo
determinados requisitos.

Contenido:
 Número
 Nombre del cliente
 Fecha del pedido u orden de compra
 Dirección del cliente
 Forma de entrega o envío
 Nombre del vendedor
 Forma de pago
 Descripción del objeto de pedido
 Firmas de los responsables

FACTURA

Es el documento en el que
se detallan las ventas
realizadas por una entidad
comercial y sirve de base
para el cobro de la
mercadería despachada.

Contenido:
 Número
 Datos del cliente
 Nombre del vendedor
 Fecha
 Lugar donde se despachó
 Forma de pago
 Número de cédula
 Descripción de la mercadería
 Débitos o créditos
 Firmas de los responsables

Otros datos:
 Descuentos
 Transporte: cargo del flete y trasbordo de la mercadería
 Copias de facturas
ORDEN DE COMPRA

Es un documento que se
utiliza para solicitar al
encargado de las compras de
la empresa, los artículos
que se necesitan.

Contenido:
 Fecha del día que se hace la solicitud
 Fecha en que se necesita la mercadería
 Lista de artículos y la cantidad que se necesita
 Firma del solicitante

RECIBOS

Son constancias que se


extienden por entregas de
dinero o cualquier clase de
bienes.

Contenido:
 Fecha: (mes, día y año) y nombre de la ciudad
 Nombre completo de la persona a favor de la cual se hace el recibo
 Cantidad de dinero por la que se extiende el recibo, expresado en letra y el
número
 Indicar el motivo por el que se extiende el recibo
 Firma de la persona autorizada
NOTA DE DÉBITO

Es el documento de comercio que


el vendedor confecciona y remite
al comprador para ponerlo en
conocimiento de que ha
Contenido:
descargado de su cuenta un
 Número
 Persona a quien se le notifica importe determinado.
 Número de identificación
 Dirección
 Fecha
 Concepto
 Total
 Codificación
 Firma de los responsables

NOTAS DE CRÉDITO

Son constancias que se


entregan a los clientes, en
las cuales se anotan
valores que se abonan a sus
cuentas.
Contenido:
 Número
 Nombre de la persona a la que se le notifica
 Número de identificación
 Dirección
 Fecha
 Concepto
 Total
 Codificación
 Firma de los responsables

VALE

Es un documento que
se usa para
adelantar sumas de
dinero a
funcionarios. En
algunas oficinas se
acostumbra usar el
recibo en lugar de
éste. El vale es
TARJETA DE CRÉDITO una promesa de pago
futuro.

Es un instrumento material de identificación del


usuario, que puede ser una tarjeta plástica con una
banda magnética, un microchip y un número en relieve.
Es emitida por un banco o entidad financiera que
autoriza a la persona a cuyo favor es emitida,
utilizarla como medio de pago en los negocios
adheridos al sistema, mediante su firma y la
exhibición de la tarjeta. Es otra modalidad de
financiación, por lo tanto, el usuario supone asumir
Ventajas:
la obligación de devolver el importe dispuesto y de
pagar losventaja
 La mayor intereses, comisiones
es la flexibilidad bancarias
que le da al usuario, quien puedeypagar
gastos
sus
pactados.
saldos por completo en su fecha límite mensual-
 Puede pagar una parte.
 La tarjeta establece el pago mínimo y determina los cargos de financiamiento para
el saldo pendiente.
 También se pueden usar en los cajeros automáticos o en un banco para servirse de
un adelanto de efectivo, aunque a diferencia de las tarjetas de débito, se cobra un
interés por la disposición, comisión y, en algunos países, un impuesto porque se
trata de un préstamo.

Desventajas:

 Cuando usted usa tarjetas de crédito o "plástico", usted es tentado a comprar con
dinero inexistente en su cuenta bancaria.
 Cuando usted usa "plástico, usted pide prestado dinero a un acreedor, que quiere
de vuelta su dinero con MUCHOS intereses.
 Muchos intereses significa MUCHO DINERO EXTRA PARA USTED QUE NO TIENE
(Admítalo. Eso no tiene sentido).
 Si su historial de crédito está empobrecido, su calidad de vida se verá afectada.
Futuras metas de obtener una hipoteca, un préstamo para un auto, incluso
cobertura médica, pueden ser difíciles o imposibles de conseguir.

TARJETA DE DÉBITO

Una tarjeta de debito es aquella que,


al realizar una operación con ella,
genera un cargo directo por el importe
de la operación en la cuenta corriente
del cliente. Puedes realizar compras
con tarjetas tal como ocurre con las
tarjetas
Para disponer de crédito.
de una tarjeta de debito necesitas tener una cuenta corriente el banco que
emite la tarjeta.

Las tarjetas de crédito pueden operar en cajeros automáticos para efectuar disposiciones
de efectivo o consultas de operaciones.
Ventajas:

 Por lo general en la tarjeta de débito no se pagan intereses, a diferencia que en las


tarjetas de crédito, puesto que no se trasladan cargos de un mes a otro. La tarjeta
débito implica un proceso de pago rápido y seguro.
 Para evitar la situación de dobles cargos y eludir la necesidad de retener dinero al
cliente, muchas compañías con servicio en línea permiten el uso de tarjetas de
débito para realizar las transacciones.
 La mayoría de los bancos no cobran la comisión anual por la utilización de la tarjeta
débito, debido a que los costos son mínimos en la medida en que el sistema es
electrónico.

Desventajas:

 La tarjeta de débito permite al titular acceder únicamente al dinero que tiene


disponible en su cuenta corriente o de ahorros en el momento de la ejecución del
movimiento.
 Una desventaja está en el hecho de que, en algunos bancos o cajas de ahorro, se
debe pagar una cuota anual por la tarjeta.
 Las tarjetas de débito cuentan con un límite de extracción diario del efectivo por
razones de seguridad, este límite está determinado por la entidad emisora.

Cheque
Documentos negociables: Letra de cambio
Pagaré

Orden de compra
Documentos no negociables: Factura
(Que no se puede hacer Recibos
efectivo, se debe depositar) Nota de crédito
Nota de débito