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General
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1. Ingreso a SAIA
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2. Modulo de Documentos
El modulo de documentos permite al usuario llevar el control de los documentos o
registros que tiene dentro de la herramienta.
a b c d e f g h i j
d. Central: Documentos que han sido transferidos desde el archivo gestión al archivo
de central.
e. Histórico: Documentos que han sido transferidos desde el archivo central al archivo
histórico.
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2.1 PENDIENTES: Para iniciar se ingresa al módulo Pendiente en el menú principal, donde
encontrará los documentos que le son enviados y se encuentran en espera de ser
leídos y continuar su trámite.
PENDIENTES
Un documento que se encuentra en la bandeja de Pendientes es aquel que ha sido
transferido al usuario, documento que puede ser:
De origen externo: Cuando es remitido por una empresa o ciudadano como persona
natural.
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c
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d e f g h i m
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d. PLANTILLA: Plantilla sobre la cual fue elaborado el documento que para el caso
de la Empresa es Oficio.
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g. ESTADO ACTUAL: Estado en el que se encuentra el documento actualmente:
VERDE: Indica que aún existe tiempo disponible para dar respuesta al
documento.
En SAIA por defecto se tienen varias opciones comunes para terminar los
documentos, las cuales son:
i. fue leído
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ii. Ya Recibido en medio físico
iii. Documento informativo
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6. OBSERVACIONES VISIBLES PARA TODOS: Permite restringir el acceso a las
observaciones de manera tal que se pueda seleccionar si van a ser visibles
para todos los funcionarios de la organización que accedan al documento o
solamente para los usuarios seleccionados para la transferencia.
2.2 MENU DE FUNCIONES DEL DOCUMENTO: Permite ver los detalles del documento y
realizar las acciones que se requieran para su trámite (transferir a otro funcionario,
terminar el documento, devolverlo o generar una respuesta, etc).
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a. DETALLES DEL DOCUMENTO: Permite visualizar los datos principales del
documento.
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15. Acción: Muestra el tipo de acción ejecutada.
16. Fecha: Muestra la fecha en que se ejecutó la acción.
17. Instrucciones: Muestra la descripción de las notas consignadas en el
movimiento del documento.
c. VER PAGINAS DEL DOCUMENTO: Permite Visualizar las paginas que integran el
documento.
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1. Para modificar el orden de las páginas solo basta con hacer clic sostenido
sobre la página que desea mover y arrastrarla al lugar donde desea ubicarla.
2. Guardar orden: Permite guardar el orden deseado de las paginas.
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1. Documento asociado: Muestra el asunto del documento al cual se le va a
adicionar la página.
2. Escanear de nuevo: Permite seleccionar si desea adicionar una pagina mas
al documento.
3. Continuar: Permite continuar con el proceso siguiente a la adición del total
de las paginas que desea adicionar.
4. Nuevo: Permite cambiar la imagen cuando se ha escaneado o seleccionado
una imagen equivocada.
5. Abrir: Permite seleccionar una imagen ya escaneada y que se tiene
almacenada en el computador y poderla subir a la plataforma.
6. Enviar: Permite darle la orden al sistema de que transfiera a la plataforma la
imagen seleccionada del PC o escaneada.
7. Imprimir: Permite imprimir la imagen seleccionada del PC o escaneada.
8. Escalar Imagen: Permite aumentar o disminuir el tamaño de la imagen.
9. Rotar: Permite rotar la imagen seleccionada del PC o escaneada 90º cada
ves que se pulse el botón.
10. Adquirir: Permite escanear una imagen para subirla a la plataforma.
11. Seleccionar: Permite seleccionar el escáner desde donde se va a digitalizar el
documento.
12. Principal: Permite visualizar la ultima imagen escaneada o seleccionada
desde el PC.
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1. Anexos digitales: Permite visualizar los nombre de los anexos digitales que
tiene el documento.
2. Descargar: Permite descargar al PC el anexo digital.
3. Propietario: Permite ver el nombre del usuario que adjuntó el anexo digital.
4. Examinar: Permite seleccionar desde el PC el anexo que se desea adjuntar al
documento.
5. Adicionar: Permite confirmar la adición del anexo digital al documento.
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h. ADICIONAR Y EDITAR NOTAS POST-IT: Permite la inserción de notas Post-it en
los documentos.
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4. Observaciones: Permite escribir observaciones relacionadas con el
documento.
5. Medio de notificación: Permite seleccionar el medio de notificación por el
cual se le dará aviso al destinatario(s) que un documento le fue transferido.
6. Observaciones visibles para todos: Permite seleccionar si las observaciones
del documento serán visibles para todos los funcionarios que tengan relación
con el documento en un futuro o solamente para el funcionario que haya
sido seleccionado como destino de la transferencia.
7. Continuar: Permite confirmar la transferencia.
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6. Contenido: En este campo el sistema inserta automáticamente la
información general del documento y permite remplazarla o bien, digitar más
información complementaria.
7. Archivos Adjuntos: El sistema adjunta automáticamente los anexos digitales
del documento, pero permite quitar la selección de los que no desee enviar.
8. Enviar; Permite confirmar el envío del documento por correo electrónico.
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I. Número de guía: Permite digitar el numero de guía de transporte cuando
el documento de despacha por mensajería especializada.
II. Empresa: Permite digitar el nombre de la empresa de trasporte con quien
se hace el despacho.
III. Responsable: Permite digitar el nombre del funcionario responsable del
despacho.
IV. Tipo de mensajería: Permite seleccionar el tipo de mensajería utilizado
para el despacho.
V. Notas: Permite agregar notas correspondientes al despacho.
VI. Adicionar: Permite la confirmación del despacho.
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o
o. ASIGNAR UNA TAREA AL DOCUMENTO: Permite asignar tareas relacionadas con
el documento a diferentes funcionarios.
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1. Adicionar un expediente: Permite adicionar un expediente nuevo (VER)
2. Buscar un expediente: Permite buscar entre los expedientes creados.
I II III IV V
I. Mostrar: Permite seleccionar los criterios con los que se hará la búsqueda
del expediente.
II. Conector: Permite indicarle al sistema que busque expedientes que
contengan ambos de los criterios seleccionados (Y), o en su defecto buscar
expedientes que coincidan con alguno de ellos(o).
III. Nombre: Permite visualizar el nombre del criterio de búsqueda.
IV. Operador: Permite seleccionar la condición que debe cumplir el
documento frente al criterio seleccionado.
V. Valor: Permite digitar la palabra o texto del criterio.
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I.
Márgenes: Permite cambiar las márgenes del documento en centímetros.
II.
Orientación: Permite cambiar la orientación de la pagina a imprimir.
III.
Tamaño de papel: Permite seleccionar diferentes tamaños de papel.
IV. Ocultar Nombres y Firmas de responsables: Permite definir si se quiere
ocultar esta información.
V. Tamaño de Letra: Permite digitar el tamaño de letra en que se desea
imprimir el documento.
VI. Aplicar: Permite confirmar los cambios seleccionados.
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2.3 MENU DE FORMATOS: Permite el diligenciamiento de formatos parametrizados.
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MEMORANDO
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1. Dependencia: Indica la dependencia a la que pertenece el usuario que esta
elaborando el documento.
2. Fecha: Indica la fecha en que se elabora el documento.
3. Tipo de Documento: Permite seleccionar el tipo de documento o la serie
documental asignada al documento a elaborar.
4. Destino: Permite seleccionar los funcionarios a quienes va dirigido el
documento.
5. Con copia a: Permite seleccionar usuarios a los que se les enviará copia del
documento.
6. Asunto: Permite digitar el asunto del documento.
7. Contenido: Permite digitar el contenido o cuerpo del documento.
8. Despedida: Permite seleccionar el tipo de despedida del documento.
9. Iniciales de quien preparó el documento: Permite visualizar las iniciales de
quien elabora el documento.
10. Anexos Digitales: Permite Adicionar anexos digitales.
11. Anexos Físicos: Permite digitar el nombre del los anexos físicos que llevará el
documento.
12. Mostrar Firmas Digitalizadas: Permite seleccionar se el documento se firmará
con firmas digitales o manuscritas.
13. Mostrar encabezado: Permite mostrar u ocultar los encabezados los
encabezados para imprimir el documento sobre hojas membreteadas.
14. Asignar Responsables: Permite seleccionar si el documento tiene uno o varios
responsables.
15. XXXXX Firma: Permite seleccionar si el usuario que elabora el documento
debe firmarlo o no.
16. Guardar Como Plantilla: Permite guardar el documento como plantilla
cuando se usa el mismo cuerpo de documento frecuentemente.
17. Continuar: Permite continuar con la asignación de responsables del
documento.
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1. Responsable de aprobación del documento: Permite seleccionar el
funcionario responsable del documento.
2. Solicitud de firma: Permite seleccionar el tipo de responsabilidad de que
tendrá el funcionario seleccionado sobre el documento.
3. Agregar Otro Responsable: Permite asignar más responsables del
documento.
4. Continuar: Permite continuar con la elaboración del documento.
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CARTA
Los campos del formato carta son iguales del formato memorando a
excepción del diligenciamiento de los destinatarios del documento.
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10. Transferir: Permite transferir el documento seleccionado a otro usuario.
11. Permite seleccionar el documento.
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Para un buen uso del sistema de búsqueda avanzada de documentos debe tener en
cuenta las siguientes recomendaciones:
El sistema permite buscar documentos por un solo criterio o bien, por la combinación de
varios de ellos.
Siempre que diligencie campos de texto o escritura debe presionar “Enter” acto seguido
de la digitación; al hacerlo, el texto digitado se sombreará en color azul.
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a. Permite buscar el documento por la fecha de elaboración del documento o
borrador.
b. Permite buscar el documento por la fecha de aprobación del documento.
c. Permite buscar el documento por el usuario creador del documento.
d. Pemite buscar los documento de acuerdo al tipo de formato o plantilla
utilizada.
e. Permite buscar el documento de acuerdo a los datos contenidos en el mismo
formato diligenciado. Estos datos pueden cambiar según el formato
seleccionado.
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