Crea una plantilla para tus cronogramas con Excel

Una de las herramientas clave, y de las más útiles y rentables, para la gestión de proyectos en
el cronograma. A través de él, se especifica, de manera visual, la secuencia de actividades que
tendrán lugar durante la realización del proyecto.
Los cronogramas constituyen una herramienta imprescindible para la planificación y
organización tanto de las fases del proyecto, a nivel general, como de jornada laboral, a nivel
individual.
Este recurso gráfico, presenta una serie de ventajas a las organizaciones, entre las que destaca
su facilidad tanto a la hora de crearlo como en el momento de interpretarlo. Y es que, cada
vez existen más programas tecnológicos que facilitan el diseño de los cronogramas, y que
permiten visualizar fácilmente los datos más relevantes sobre el proyecto y su evolución,
proporcionando una información clara de todo el proceso.
Entre la gran cantidad de softwares que puedes utilizar para elaborar tus propios
cronogramas, se encuentra una herramienta básica muy utilizada en el mundo empresarial. Se
trata de Excel, uno de los programas básicos de Microsoft.
Pasos para elaborar tu cronograma con Excel
Existen muchos tipos de cronogramas, cada uno de ellos con una apariencia diferente y una
metodología concreta para su diseño. Sin embargo, uno de los más sencillos a la hora de
confeccionarlo, es el diagrama de Gantt.
Puedes elaborar un cronograma tipo, siguiendo los pasos para crear un cronograma de Gantt, y
guardarlo como plantilla, de tal forma que te sirva de base para el resto de proyectos.
Disponer de esta plantilla, además de servirte de guía a la hora de planificar y distribuir las
tareas en el resto de tus proyectos, te ayudará a reducir el tiempo empleado en la planificación
de cronogramas. Sin embargo, para que la plantilla sea eficiente y rentable, es preciso evitar
una serie de errores a la hora de diseñarla, como olvidarte de información básica.
Crear una plantilla con Excel para reutilizarla y adaptarla a tus nuevos proyectos es muy
sencillo, siempre que sigas los siguientes pasos:

1. Crea el archivo. Crea un nuevo documento de Excel y guárdalo con el

nombre de “plantilla cronograma” para identificarlo sin problema.
2. Inserta el logo. Inserta en las primeras filas y columnas el logo de tu
empresa, para personalizarlo.
3. Incluye el nombre del proyecto y la fecha de inicio y fin. Un par de
filas por debajo, selecciona y combina varias celdas para incluir un
apartado con el título de “proyecto” donde sobreescribir el nombre de los
futuros proyectos. También conviene identificar la fecha de inicio y fin
de proyectos, para que esta información esté siempre visible. Puedes
configurar la apariencia para que estos datos aparezcan en todas las
páginas.
4. Define las tareas. Identifica cada una de las acciones. Una vez definidas,
en la primera columna escribe el encabezado de “Tareas” o “Actividades”
y describe cada acción en una fila diferente.
5. Identifica los recursos. En la segunda columna, escribe el título de
“Recursos” y describe cada uno de los recursos necesarios para llevar a
cabo cada actividad. La actividad y los recursos deben coincidir en el
número de fila. Si la lista es larga o necesitas aclarar detalles, puedes
insertar un objeto, un archivo en pdd, por ejemplo.
6. Asigna a un responsable. Es importante que todo el mundo tenga claro
quién es el responsable de cada tarea, para poder ponerse en contacto con
esta persona en caso necesario. Crea una nueva columna con el
encabezado de “responsable” y señala, en cada fila, a la persona
encargada de cada actividad.
7. Señala los intervalos de tiempo. Además de crear las columnas con la
fecha de inicio y fin de cada tarea, deberás crear diferentes columnas
donde se refleje el calendario, con los días, semanas y/o meses que dure
el proyecto, y señalar, rellenando cada celda con color, la duración de
cada actividad.
8. Diferencia cada fase. Puedes diferenciar las fases utilizando colores
diferentes o separando cada fase con una fila de color.
9. Anotaciones y comentarios. Crea una columna para comentar incidentes
o aclaraciones. Si la duración del proyecto es larga, incluye esta columna
antes del calendario, así se visualizará mejor.