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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:

Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

BIENVENIDO
al curso Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

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los conceptos generales que la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia.
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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Bienvenido a esta lección que hace parte del


marco conceptual del curso “Lineamientos
generales de la gestión de proyectos”. Aquí
encontrará información valiosa para tener claridad
acerca de temas y conceptos como:

Qué se entiende por ‘proyecto’

Cuál es el origen de un proyecto

Qué son portafolios, programas y proyectos

Cuál es el rol del gestor de un proyecto

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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Introducción
Como parte de su estrategia de valor, la
Federación Nacional de Cafeteros da prioridad a
aquellas acciones que aporten a la rentabilidad y
sostenibilidad de los caficultores; donde es clave
el empoderamiento a sus empleados en temas y
competencias fundamentales como la gestión de
proyectos.

Para lograrlo se ha diseñado este curso que, como


punto de partida, contempla los conceptos básicos
necesarios para tener éxito en la formulación y
desarrollo de cualquier proyecto que se contemple
en la institucionalidad cafetera.

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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Hablar Definición de
de ‘proyecto’ proyecto
Como parte de su estrategia de valor, la El Project Management Institute® (PMI), asociación
Federación Nacional de Cafeteros da prioridad a con mayor reconocimiento a nivel mundial
aquellas acciones que aporten a la rentabilidad y en el avance, la práctica, la investigación y la
sostenibilidad de los caficultores; donde es clave profesionalización de la dirección de proyectos,
el empoderamiento a sus empleados en temas y plantea que un proyecto “es un esfuerzo temporal
competencias fundamentales como la gestión de que se lleva a cabo para crear un producto, servicio
proyectos. o resultado único”
(Project Management Institute, 2013, p.3).
Para lograrlo se ha diseñado este curso que, como
punto de partida, contempla los conceptos básicos
necesarios para tener éxito en la formulación y
desarrollo de cualquier proyecto que se contemple
en la institucionalidad cafetera.

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Camino a la excelencia en gestión de proyectos:
Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Qué implica esta definición


El ‘esfuerzo’ hace referencia al trabajo Un proyecto se desarrolla para satisfacer una
necesario o al conjunto de actividades que se necesidad única, con características propias y
deben desarrollar de manera progresiva para de acuerdo con circunstancias específicas.
crear un producto, un servicio o un resultado
(sea tangible o intangible) y no al producto, Cuando se define un proyecto como
servicio o resultado como tal. “temporal” se entiende que tiene un inicio y
un fin establecidos en el tiempo.
Si bien ninguna organización emprende
esfuerzos para perder dinero o imagen, la La definición de proyecto no está relacionada
realidad es que estos pueden conducir tanto con su complejidad sino con las características
al éxito como al fracaso. de unicidad y temporalidad.

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Proyecto y
trabajo operativo
Si bien es recomendable que
los proyectos estén priorizados
y alineados siguiendo el
direccionamiento estratégico Las organizaciones realizan trabajos con el fin
definido por cada organización, de cumplir sus objetivos y, por lo general, estos
hay algunos que también se trabajos se clasifican en proyectos y trabajos
desarrollan de acuerdo con operativos. Para entender la diferencia entre unos y
necesidades puntuales o con otros, veamos un ejemplo:
requisitos legales de estas.

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Qué es un proyecto para la FNC


Para la Federación Nacional de Cafeteros (FNC), Siguiendo esta idea, los proyectos son una
siguiendo lo definido en la norma ISO 9000, herramienta indispensable para el avance de las
un proyecto es un proceso único que está organizaciones y las comunidades y por eso es
conformado por un conjunto de actividades necesario que se planteen y ejecuten de manera
coordinadas y controladas, que tienen fecha impecable para que la solución que ofrecen sea
de inicio y de finalización, y que se llevan a cabo realmente la que se requiere.
para lograr un objetivo de acuerdo con requisitos
específicos que incluyen limitaciones de tiempo,
costo y recursos.

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

De dónde parte y qué genera


un proyecto
Un proyecto puede nacer como respuesta a: Así, posteriormente, puede formar o crear:

Un problema Un producto nuevo o la modificación de


Una oportunidad uno ya existente
Una necesidad Un servicio nuevo o la modificación de
Una inconformidad uno ya existente
Un cambio requerido
La mejora de una línea de productos o servicios
Una mejora
Resultados (por ejemplo, de una investigación)

La implementación de un cambio en una


organización en cuanto a estructura,
procesos o estilo

El desarrollo o implementación de un
sistema de información

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Qué motiva la formulación


de un proyecto
En términos generales, las situaciones que pueden de construcción de una moderna bodega de
motivar la formulación de un nuevo proyecto almacenamiento de café, con líneas de empaque y
pueden ser: embalaje ágil y automatizado.

Demanda de mercado: Necesidad social:


La apertura de mercado hacia un país consumidor La situación de vulnerabilidad en la que han
de café orgánico de alta calidad (y con un precio quedado algunas familias por el deslizamiento
superior al usual) puede motivar la generación permanente de tierras puede motivar el
de un proyecto que destaque las características planteamiento de un proyecto de instalación de
diferenciadoras del producto y permita aumentar la drenajes en la ladera de la montaña para prevenir la
productividad en esta línea específica. erosión y conservar los cultivos de café.

Oportunidad estratégica: Solicitud de un cliente:


El objetivo de aumentar la rentabilidad del El acuerdo firmado con un tercero para que se
caficultor en el proceso de logística de exportación construya una vía que comunique una población
puede motivar la generación de un proyecto cafetera con un puerto.

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

Requisito ambiental: Requisito legal:


Para dar cumplimiento a la legislación ambiental, la Un cambio en la legislación relacionada con las
organización se puede ver motivada a la generación exportaciones, que exige la implementación
de proyectos como el manejo adecuado de aguas de nuevos controles, inspecciones y trámite
residuales, la protección de áreas de reserva, la de documentos para evitar contaminación por
descontaminación de microcuencas, campañas narcóticos, puede motivar la formulación de un
educativas, etc. proyecto que responda a esa demanda y busque
mejorar las condiciones de los caficultores
Avance tecnológico:
El diseño de máquinas de secado de café, con
múltiples beneficios para los caficultores, puede
motivar la implementación de un proyecto que se
concentre en la adopción de estas.

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Proyectos, programas
y portafolios
Estos términos se usan a diario y suelen confundirse Para aprovechar sinergias, eliminar riesgos
fácilmente. Por eso, es necesario comentarlos, o ahorrar costos, los proyectos que tienen
entender qué significan y cómo se relacionan alguna relación se agrupan en programas y
entre sí: se gestionan de manera coordinada o bajo los
mismos lineamientos, consiguiendo beneficios
que no se lograrían individualmente.
Los proyectos, entendidos como un esfuerzo
único y sistemático, limitado por su alcance,
Los portafolios son conjuntos de proyectos
tiempo y costo, no nacen producto del
o programas que, aunque no tienen
azar sino que por regla general se alinean
relación entre sí, se agrupan para una
con el direccionamiento estratégico de la
gestión centralizada que facilita el control,
organización.
el seguimiento y el logro de los objetivos
estratégicos dentro de un periodo definido
por la empresa.

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

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Curso 1: Lineamientos generales de la gestión de proyectos.

El siguiente esquema muestra el orden jerárquico de los proyectos, los programas y los portafolios dentro
del marco del direccionamiento estratégico. Es una jerarquía que obedece a aspectos como las prioridades,
los riesgos, el tipo de financiamiento, la línea de negocio y otras situaciones definidas por la organización.

Pueden existir proyectos dentro o fuera de un


programa o de un portafolio pero no se pueden
tener programas o portafolios sin proyectos.

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

El gestor del proyecto


En esta última parte nos concentraremos en la
descripción de las características, responsabilidades
y competencias de la persona a cargo de toda la
estructura temporal que conlleva la misión de hacer
realidad un proyecto, pues llevar adecuadamente la
responsabilidad de dirigirlo puede marcar la diferencia
entre el éxito o el fracaso.

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El gestor del proyecto es el responsable de liderar el equipo y de rendir cuentas a la organización


siguiendo las líneas base aprobadas (ej. alcance, tiempo, costo,) y estableciendo límites reales y
alcanzables. Por eso, debe:

Ser el enlace entre el equipo de trabajo y la Alertar de manera anticipada a la organización


estrategia acerca de los posibles cambios o de los
desvíos
Mantener motivado al equipo para que su
productividad sea la máxima Generar soluciones a todo nivel

Atender las necesidades de manera Ser el puente de comunicación entre quienes


balanceada entre el equipo, el cliente final y la intervienen en el proyecto
organización

Velar por el cumplimiento de los objetivos


propuestos en cuanto a tiempo, costo,
alcance, calidad, etc.

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Lección 1: Conceptos básicos de la gestión de proyectos

Para cumplir con lo anterior, el gestor de proyecto Y también con las siguientes habilidades:
debe contar con las siguientes competencias:
Liderazgo
Conocimientos en metodología de gestión
de proyectos Trabajo en equipo

Desempeño eficaz en cuanto al logro de Motivación personal y capacidad


los resultados esperados cuando aplica sus para motivar a otros
conocimientos
Comunicación asertiva
Actitudes para guiar al equipo, equilibrando
las restricciones del proyecto (alcance, Influencia positiva
tiempo, costo)
Toma de decisiones (buen juicio)

Negociación efectiva

Generar confianza

Gestión de conflictos

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En conclusión
Un proyecto es un esfuerzo temporal y Un proyecto siempre se desarrolla con
único con el que se da cumplimiento a el fin de modificar una idea estructurada
unos requisitos previamente establecidos, a una situación de necesidad, problema,
que se ejecutan dentro de las restricciones oportunidad o cambio y debe entregar una
acordadas (alcance, tiempo, costo) por el situación mejorada o resuelta.
gestor de proyecto, quien es el responsable
de todos los aspectos y las situaciones que
surjan desde el inicio hasta el cierre.

Un proyecto debe, en lo posible,


corresponder a la priorización que se defina
desde el direccionamiento estratégico de
la organización pero también puede ser
originado por una necesidad específica de la
empresa, para dar cumplimiento a
requisitos legales.

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¡Muchas Gracias!
Estamos seguros de que el tiempo dedicado a esta lección es una inversión muy
importante para alcanzar la excelencia en nuestros proyectos.