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Ceremonial y protocolo en las


organizaciones públicas

El ceremonial
conceptos y
características
CEREMONIAL Y PROTOCOLO EN LAS ORGANIZACIONES PÚBLICAS
EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

El ceremonial conceptos y características

Para adentrarnos a los conceptos de ceremonial y protocolo, comenzaremos por


la imagen institucional.

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La imagen institucional es una proyección pública que hace una organización. Esto

significa que la imagen se gestiona por intermedio de las comunicaciones, de las

expresiones institucionales y de la identidad organizacional. No es una cualidad

inherente a la organización: se conforma y sostiene a partir de sus autoridades y

colaboradores.

La imagen es la primera impresión que el público tiene de un organismo y debe


reflejar la misión, la visión, los valores y la personalidad que construye su
reputación.

La imagen de una institución o empresa depende de los siguientes aspectos:

• la comunicación de sus proyectos y logros,


• la presentación formal de sus autoridades,
• la interacción entre funcionarios públicos y ciudadanos,
• la proyección de sus objetivos y actividades,
• la cuidada producción de sus eventos.

En el sector público, construimos una imagen positiva en la medida que


ajustamos la comunicación y las manifestaciones públicas (reuniones, actos y
eventos) a las convenciones que formalizan los aspectos de su celebración en
cada organismo. Así es posible ganar respeto, credibilidad y reconocimiento
entre los ciudadanos.

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CEREMONIAL Y PROTOCOLO EN LAS ORGANIZACIONES PÚBLICAS
EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

El ceremonial y sus diferencias con el protocolo


y la etiqueta

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El ceremonial es una disciplina técnica cuyo objetivo consiste en lograr la conjugación

armónica del protocolo y la etiqueta aplicada a las personas, los elementos y las

acciones que configuran cualquier manifestación estatal, institucional, empresarial o

social de carácter público.

El ceremonial se consolida en una organización como una actitud social ejercida


por sus miembros con el conocimiento del conjunto de formalidades y
convenciones de protocolo que rigen en cada grupo para todas sus reuniones con
participación de autoridades del sector público, privado e internacional.

Cuando hablamos de protocolo, nos referimos a las reglas establecidas por una
sociedad e institucionalizadas a través de la normativa vigente que las
sociedades han acordado como base de sus relaciones y solución de sus
conflictos a nivel nacional e internacional.

En la Administración Pública, las normas constitucionales y las de derecho


administrativo constituyen nuestro protocolo de referencia para entender la
jerarquía de las carteras de Estado, la precedencia de las autoridades y el estatus
de los organismos, entre otros.

La etiqueta es el ceremonial de los usos y estilos sociales compatibles con las


costumbres y cultura de cualquier grupo social.

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EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

Es una construcción cultural colectiva formada por valores, creencias y actos


sociales que se manifiestan cotidianamente y en los organismos y las empresas
constituyen su cultura. Por ejemplo: saludar al ingresar en un salón para una
reunión, enviar condolencias y otros participantes.

En la actualidad, se verifica que, en las instituciones públicas y privadas y en la


sociedad, existe un creciente proceso de retorno hacia las formas tradicionales de
la cortesía, sean públicas o privadas, y se tiende paulatinamente al
reconocimiento general de la trascendencia del ceremonial en el lucimiento de las
instituciones porque esta disciplina ordenadora promueve encuentros
armoniosos en el marco de la administración de la etiqueta y los protocolos
aplicados a las reuniones.

Entonces, el ceremonial, en cuanto disciplina técnica, enuncia un conjunto de


reglas y procedimientos operativos y comunicacionales de carácter práctico que
establecen el marco ordenador de todas las relaciones formales.

Aplicado al ámbito institucional, el ceremonial facilita la interrelación


constructiva, la comprensión y el respeto entre los públicos de cualquier
organización. En consecuencia, adquiere una importancia fundamental en la
construcción de la imagen positiva de toda institución.

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EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

Ramas de aplicación del ceremonial en el ámbito


oficial y su interrelación

Todas las sociedades aprecian el ceremonial como marco de las relaciones entre
personas que provienen de distintas culturas y deben celebrar negocios,
acuerdos o participar de encuentros en los que se ven representados diferentes
países e instituciones. Hoy más que nunca, como personas funcionarias de la
Administración Pública, valoramos la aplicación de sus principios para resolver
situaciones cotidianas que tienen que ver tanto con la etiqueta como con el
protocolo.

En muchas ocasiones debemos atender a autoridades, recibir a empresarios y


personalidades, mandar un obsequio institucional, confeccionar una invitación,
enviar una felicitación o brindar condolencias, colaborar en la atención de
reuniones, y todos ellos son pequeños actos que valoran lo que podamos
aprender, como sociedad, del ceremonial.

Si consideramos el ceremonial como una disciplina práctica, es posible distinguir


tres ámbitos de aplicación específicos: el ámbito público, el ámbito corporativo y
el ámbito social. Estos siempre se relacionan y dan lugar a tres tipos de
ceremonial:

• ceremonial público,
• ceremonial corporativo,
• ceremonial social o etiqueta.

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El ceremonial público, también llamado ceremonial de Estado, protocolo o


etiqueta oficial, es la rama del ceremonial que se ocupa del estudio y la
organización de los actos y ceremonias de carácter oficial en los que participan
autoridades y funcionarios públicos.

Es decir, que las reglas y procedimientos del ceremonial público establecen el


marco ordenador de las relaciones formales entre los funcionarios con
representación y funciones protocolares en el ámbito de la Administración
Pública.

El ceremonial público se clasifica en ceremonial público interno y ceremonial


público externo:

• El ceremonial público interno se fundamenta en los protocolos de normas de


derecho constitucional y administrativo que determinan la estructura
jurídicopolítica de un Estado y se aplica a todos los encuentros que se celebren
dentro del territorio nacional, marcan la precedencia, jerarquía y los honores que
corresponden a sus autoridades. Por ejemplo, el ceremonial castrense, el
ceremonial diplomático, el ceremonial de Estado, etc.

• El ceremonial público externo se fundamenta en las convenciones normativas


internacionales que aplican por acuerdo entre los Estados, rige las relaciones
internacionales y se encuentra presente en los encuentros en el exterior y
diplomáticos. Por ejemplo, el ceremonial diplomático, el ceremonial de
organismos internacionales, etc.

Ninguna manifestación pública estará correctamente organizada si no se tienen


en cuenta las reglas nacionales e internacionales que rigen la preparación formal
de todo acto oficial, y que no se limitan tan solo a determinar la ubicación

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EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

correcta de los funcionarios y de los símbolos, sino que respetan su


representatividad (grado de representación en una reunión), jerarquía (estatus
del cargo que ocupa) y precedencia (orden).

El estudio y la aplicación de las reglas y procedimientos del ceremonial público


brindan las herramientas técnicas necesarias para lograr la optimización
protocolar del Estado en el ámbito nacional e internacional, y se reflejan en las
normas de derecho administrativo y constitucional.

El ceremonial corporativo es aplicable a las empresas, a sus autoridades y al


cuidado de su imagen corporativa. Este ceremonial se fundamenta en el esquema
de valores y en la cultura de la organización, y aplica en la interrelación de sus
autoridades con el sector público, la comunidad e instituciones sociales, el
mercado y su relación con la casa matriz y sus sucursales.

El ceremonial social o etiqueta es la rama del ceremonial cuyo objeto consiste en


formular las convenciones sociales que surgen del uso y costumbre cultural en
cualquier comunidad y grupo humano. Se aplica a normas de comportamiento
social, vestimenta, presentaciones sociales, etc.

¿Qué entendemos por relaciones institucionales y cómo se


vinculan con el ceremonial?

Si bien son disciplinas complementarias, ambas profesiones reconocen


diferencias de origen, objeto, objetivos y áreas de aplicación que las
organizaciones deben conocer.

El ceremonial, en su sentido estricto, es entendido como la administración del


conjunto de formalidades que deben observarse en actos públicos; para ello se

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CEREMONIAL Y PROTOCOLO EN LAS ORGANIZACIONES PÚBLICAS
EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

requiere el conocimiento de protocolos nacionales e internacionales y de la


cultura e idiosincrasia institucional, que vincula a los distintos públicos con la
organización. Sin embargo, en su sentido más amplio y moderno, el ceremonial se
visualiza como una herramienta de la gestión de la comunicación a través de la
organización de eventos que se suceden en la vida institucional de una
organización o de la comunidad, ya sea derivados de las actividades propias de
su misión y funciones, o de la relación que la institución mantiene con sus
públicos.

En este contexto, las relaciones institucionales se visualizan como un aliado


perfecto que colabora con el logro de los objetivos de la gestión, teniendo a
cargo la administración de la comunicación integral de la institución, la relación
con sus públicos y el cuidado y desarrollo de su imagen e identidad, para generar
credibilidad, confianza y adhesión de los que se encuentran vinculados.
Desde esa perspectiva, el ceremonial y las relaciones institucionales se
complementan ya que sus acciones están dirigidas al mismo objetivo
institucional, aunque sus técnicas y productos sean diferentes, y su gestión
impacta en sus autoridades, funcionarios y colaboradores, y en los ciudadanos.

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EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

Ubicación del área de ceremonial en la estructura del


Estado nacional, provincial y municipal

La ubicación de la gerencia, dirección, departamento u oficina de ceremonial y/o


protocolo debe hallarse en contacto directo con el órgano de administración o el
máximo responsable de la conducción de la organización, institución o empresa.
En efecto, la función protocolar constituye una actividad de alto nivel de
dirección.

Esto se justifica en el hecho de que el responsable de ceremonial (ejecutivo,


funcionario o encargado) debe colaborar estrechamente con los responsables
máximos (directivos de la institución o empresa) con el fin de conocer y
comprender sus proyectos y su gestión, y así promover eventos y
manifestaciones institucionales acordes a la imagen que desean proyectar, y con
ello se garantiza una implementación eficiente de sus servicios y el logro de los
objetivos.

En la Administración Pública Nacional, contamos con expertos en ceremonial que


asesoran a las diferentes áreas del Estado y que tienen conocimiento sobre las
reparticiones en las que actúan y la precedencia de sus autoridades.

En la organización de eventos, trabajan colaborativamente con otras


dependencias, como la Dirección Nacional de Ceremonial con sede en Cancillería,
las dependencias de ceremonial de Presidencia, los ministerios nacionales, el
Congreso Nacional, las fuerzas armadas, las gobernaciones, los municipios y otras
dependencias en distintos organismos de la APN.

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EL CEREMONIAL CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS

Las dependencias de ceremonial en cualquier organismo generalmente tienen a


su cargo las siguientes actividades:

• Entienden en todos los actos protocolares cuando participan las


autoridades del organismo en el que se encuentra prestando su servicio.
• Actúan como órgano de enlace institucional entre los organismos
vinculados a su repartición.
• Asesoran y asisten a las autoridades del organismo, en actos públicos de
alta representatividad y solemnidad y en eventos de corte protocolar.
• Entienden en la documentación y preparación de los viajes al interior y
exterior que realizan las autoridades del organismo.
• Asisten a las secretarías privadas en la preparación de la correspondencia
especial, tales como condolencias, felicitaciones, invitaciones a eventos y
discursos.
• Brindan asesoramiento en materia protocolar a todo el personal del
organismo al que pertenecen.
• Coordinan la organización de actos, ceremonias y reuniones en las que
participan las autoridades del organismo.

Si requerimos información sobre protocolos internacionales, podemos contar con


todas las áreas de ceremonial y protocolo del Estado nacional, provincial y
municipal —que brindan su asesoramiento sobre los tratamientos, precedencia y
la etiqueta convencional que se aplican en cada acto—. Además, cuando los
visitantes o participantes a un evento son extranjeros y desconocemos los
tratamientos que corresponde aplicar a cada cultura, también contamos con el
asesoramiento cultural que nos brinda cada embajada.

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