Universidad Mayor de San Andrés

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

REGLAMENTO INTERNO
FONDO ROTATORIO (CAJA
CHICA)

LA PAZ - BOLIVIA
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REGLAMENTO INTERNO FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

CAPÍTULO I TERMINOLOGÍA UTILIZADA .....................................................................................................5

Artículo 1. DEFINICIONES......................................................................................................................5

CAPITULO II ASPECTOS GENERALES ...........................................................................................................5

Artículo 2. CONCEPTO .................................................................................................................................5

Artículo 3. OBJETIVOS DEL REGLAMENTO INTERNO DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)..............5

Artículo 4. DEFINICIÓN DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)............................................................6

Artículo 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN ...........................................................................................................6

Artículo 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ....................................................................................................6

Artículo 7. RESPONSABLES DE LA TRAMITACIÓN PARA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA).......6

Artículo 8. RESPONSABLES DE LA APROBACIÓN DE APERTURA ............................................................8

Artículo 9. RESPONSABLES DE LA ASIGNACION........................................................................................8

Artículo10. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN ..............................................................................9

Artículo 11. RESPONSABLES DEL DESCARGO ...........................................................................................9

Artículo 12. RESPONSABLES DEL CONTROL ............................................................................................10

Artículo 13. RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN DE INFORMES DE DESCARGO .............................10

CAPÍTULO III ASIGNACION DE MONTOS Y REPOSICION DEL FONDO ..................................................11

Artículo 14. ASIGNACIÓN DE MONTOS..........................................................................................................................11

Artículo 15. PARÁMETROS DE ASIGNACIÓN................................................................................................................11

Artículo 16. REQUISITOS PARA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)..............................................12

Artículo 17. REPOSICIÓN DEL FONDO ..........................................................................................................................12

CAPÍTULO IV ADMINISTRACIÓN DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) ...........................................12

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Artículo 18. REGISTRO DE GASTOS .........................................................................................................................12

Artículo 19. FACTURACION.............................................................................................................................................13

Artículo 20. COMPROBANTES DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)......................................................................13

Artículo 21. ALCANCE....................................................................................................................................................13

Artículo 22. COBERTURA ..................................................................................................................................................13

Artículo 23. RESGUARDO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) ..........................................................................14

Artículo 24. LÍMITE DE PAGOS ......................................................................................................................14

CAPITULO V RENDICIONES DE CUENTA Y DESCARGO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) .....................14

Artículo 25. RENDICIÓN DE CUENTAS.........................................................................................................................14

Artículo 26. PRESENTACIÓN DE FACTURAS ...................................................................................................................14

Artículo 27. PAGO DE PASAJES (Área urbana)............................................................................................................15

Artículo 28. PAGO POR SERVICIO DE FOTOCOPIAS.....................................................................................................15

Artículo 29. PAGOS POR EXCEPCION ............................................................................................................................15

Artículo 30. PAGOS ANTICIPADOS A LA OTORGACION DEL FONDO .......................................................................15

Artículo 31. SALDOS ACREEDORES .................................................................................................................................15

Artículo 32. NULIDAD DE DOCUMENTOS ......................................................................................................................15

Artículo 33. PREVISIONES EN CASO DE ARQUEOS SORPRESIVOS......................................................................16

CAPÍTULO VI PROHIBICIONES.................................................................................................................16

Artículo 34. LA UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS ROTATORIOS (CAJA CHICA) EN GASTOS AJENOS A SU
ESPECÍFICO FIN:...........................................................................................................................................16

CAPÍTULO VII DE LAS SANCIONES............................................................................................................16

Artículo 35. INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO .............................................................................................16

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CAPÍTULO I
TERMINOLOGÍA UTILIZADA

Artículo 1. DEFINICIONES

Para fines de correcta interpretación, el significado de la terminología utilizada

en el presente Reglamento es el siguiente:

a) Recursos Corrientes: Son recursos financieros en efectivo que se

encuentran disponibles en Fondo Rotatorio (Caja Chica).

b) Arqueo de (Fondo Rotatorio Caja Chica): Verificación del uso,

administración y saldos disponibles del Fondo Rotatorio (Caja Chica)
a través de su aplicación en el gasto, respaldado por facturas, recibos,
comprobantes y otros.

CAPITULO II
ASPECTOS GENERALES

Artículo 2. CONCEPTO

El “Reglamento Interno del Fondo Rotatorio (Caja Chica) de la Universidad

Mayor de San Andrés, comprende el conjunto de normas y procedimientos
vinculados con la asignación, administración;descargo del Fondo Rotatorio (Caja
Chica).

Artículo 3. OBJETIVOS DEL REGLAMENTO INTERNO DE FONDO ROTATORIO (CAJA

CHICA)

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Definir las normas, procedimientos y responsabilidades para la aprobación,
asignación, administración, descargo y control de Fondo de Rotatorio (Cajas
Chicas) en todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad
Mayor de San Andrés, para el manejo eficiente y transparente del Fondo.

Artículo 4. DEFINICIÓN DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Fondo Rotatorio (Caja Chica) es un Fondo Fijo de recursos corrientes, exigible a

corto plazo en moneda nacional que forma parte del Plan Operativo Anual y
Presupuesto de la Unidad, cuyo fin es el de salvar contingencias e imprevistos
emergentes de su funcionamiento operativo y que corresponde a pagos en
efectivo por gastos menores y misceláneos únicamente.

Artículo 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este Reglamento es de aplicación obligatoria en todas las Unidades Académicas

y Administrativas de la Universidad Mayor de San Andrés que cuenten con este
Fondo, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1178 y el contenido del presente
documento.

Artículo 6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

La Comisión Administrativa Financiera del HCU en coordinación con la Dirección

Administrativa Financiera y los Departamentos de Tesoro Universitario y de
Contabilidad,evaluará anualmente la aplicabilidad del presente reglamento y
propondrán los ajustes pertinentes en el marco de la normativa vigente, las
experiencias de su aplicación, la dinámica administrativa, para su posterior
aprobación en el HCU.

Artículo 7. RESPONSABLES DE LA TRAMITACIÓN PARA APERTURA DEL FONDO

ROTATORIO (CAJA CHICA)

1. ÁREA CENTRAL: El trámite será iniciado por la Unidad, a través de

solicitud escrita a la Dirección Administrativa Financiera; quien remitirá

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la documentación al Departamento de Presupuestos que fijará y
asignará los montos del Fondo Rotatorio (Caja Chica) según el techo
presupuestario asignado a cada Unidad y aprobado en instancias
del Honorable Consejo Universitario para cada gestión.

La documentación de requerimiento se enviara al Departamento de

Contabilidad via Dirección Administrativa Financiera para el registro
del Devengado, acompañando la Resolución que autorice el importe
asignado a la Unidad en apertura del Fondo.

El Departamento de Tesoro Universitario, mediante la Sección de

Programación Financiera y Pagos, previa verificación, extenderá la
Certificación de Disponibilidad Financiera para la emisión del Cheque
a nombre del responsable del manejo del Fondo Rotatorio (Caja
Chica).

2. IDR- IDRUEl trámite será iniciado por la Unidad, a través de solicitud

escrita al señor Vicerrector.

La Unidad Contable, procederá a realizar los trámites pertinentes

para la obtención de la Resolución Rectoral.Con la Resolución, la
Unidad Desconcentrada, procederá a la elaboración del cheque
a nombre del responsable del manejo del Fondo Rotatorio (Caja
Chica).

3. CEPIES - CIDES: El trámite será iniciado por la Unidad, a través de

solicitud escrita al Consejo Técnico.

La Unidad administrativa Desconcentrada, procederá a realizar los

trámites pertinentes para la emisión de la Resolución de Consejo
Técnico;Con la Resolución, la Unidad Desconcentrada, procederá
a la elaboración del cheque a nombre del responsable del manejo
del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

4. CANAL 13 TV-U UNIVERSITARIA: El trámite será iniciado por la Unidad

Desconcentrada, a través de solicitud escrita al Directorio

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El Unidad Contable, realiza los trámites pertinentes para la emisión de
la Resolución de Directorio.Con la Resolución de Directorio, el
Área Contable (Desconcentrada), procederá a la elaboración del
cheque a nombre del responsable del manejo del Fondo Rotatorio
(Caja Chica).

5. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES: El trámite será iniciado por

la Dirección Académica y/o Administrativa, a través de solicitud
escrita y autorización por instancia pertinente al señor Decano de la
Facultad.

La Unidad Administrativa Desconcentrada, procederá a realizarlos

trámites para la emisión de la Resolución de Consejo Facultativo;
con la cual, procederá a la elaboración del cheque a nombre del
responsable del manejo del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

Artículo 8. RESPONSABLES DE LA APROBACIÓNDE APERTURA

1. UNIDADES ÁREA CENTRAL:Con Resolución del Honorable Consejo

Universitario.

2. IDR –IDRU: Con Resolución Rectoral.

3. CIDES - CEPIES: Con Resolución Consejo Técnico.

4. CANAL 13 TELEVISIÓN UNIVERSITARIA: Con Resolución de Directorio.

5. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES: Con Resolución Facultativa.

Artículo 9. RESPONSABLES DE LA ASIGNACION

1. UNIDADES DEL ÁREA CENTRAL: El Departamento de Presupuesto y

Planificación Financiera, es responsable de fijar y asignar los montos
del Fondo Rotatorio (Caja Chica) a cada Unidad de acuerdo a
marco normativo.

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2. IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA: Es
responsabilidadde las Unidades Administrativas desconcentradas,
fijar y asignar los montos del Fondo Rotatorio (Caja Chica) decada
Unidad.

3. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES: Es responsabilidad del Área

Desconcentrada, fijar y asignar los montos del Fondo Rotatorio (Caja
Chica).

Artículo10. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración del Fondo Rotatorio (Caja Chica), tanto en Área Central como
en las Facultades y Unidades Dependientes, IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13
TV. UNIVERSITARIA, debe estar bajo responsabilidad exclusiva de la secretaría
de la Unidad. En caso de que no exista dicho cargo, la administración del Fondo
podrá asignarse a un funcionario de secretaría u otro cuya función no se relacione
con la actividad financiera.

En caso de que la administración del Fondo Rotatorio (Caja Chica) sea delegada
a personal eventual de secretaría (PostGrados), se establece que no se procederá
al pago final de su Contrato, mientras no realice la rendición total de este Fondo,
seguimiento que estará a cargo de la Unidad Administrativa Desconcentrada
de la Facultad y/o Área Contable.

En ningún caso, el Fondo Rotatorio (Caja Chica) podrá ser administrado por
Supervisores, Jefes de Sección, de División, de Departamento, Directores de
Carrera, Institutos o Decanos.

Artículo 11. RESPONSABLES DEL DESCARGO

Es responsabilidad ineludible de la persona asignada para la administración de

los Fondos Rotatorios (Caja Chica) elaborar y presentar el descargo con el visto
bueno del jefe inmediato superior y de acuerdo a lo establecido en el presente
Reglamento.

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Artículo 12. RESPONSABLES DEL CONTROL

1. UNIDADES DEL ÁREA CENTRAL:Es responsabilidad del Departamento

de Tesoro Universitario a través de la realización de arqueos sorpresivos,
controlar el movimiento de Fondo Rotatorio (Cajas Chicas) y verificar
el cumplimiento del presente Reglamento.

2. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES,IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y

CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA Es responsabilidad de lasUnidades
AdministrativasDesconcentradas y Areas Contables controlar el
movimiento de Fondos Rotatorios (Cajas Chicas) y verificar el
cumplimiento del presente Reglamento, mediante arqueos
sorpresivos.

En la práctica de Arqueos Sorpresivos, se consideran como faltantes del Fondo

Rotatorio (Caja Chica), los montos que sean registrados sin contar con
documentación de respaldo y por tanto contablemente se procederá al cargo
correspondiente, en la Cuenta Exigible, previo informe a la Dirección Administrativa
Financiera en las Unidades del Área Central, Decanos en las Facultades y Unidades
Dependientes y Director en el caso del IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV.
UNIVERSITARIA, Importe que debe ser depositado en la Cuenta Única Universitaria-
C.U.U del Banco Corresponsal.

En caso de existir sobrante el Importe deberá ser depositado en:

1. AREA CENTRAL. Cuenta Recaudadora de Recursos Propios.

2. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES,IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y

CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA. En su cuenta Recaudadora.

Artículo 13. RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN DE INFORMES DE DESCARGO

1. ÁREA CENTRAL:Es responsabilidad de los Departamentos de Presupuesto

y Contabilidad verificar la consistencia de los informes y documentos
de respaldo presentados para el descargode los Fondo Rotatorio
(Caja Chica); además del cumplimiento del presente Reglamento.

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2. FACULTADES Y UNIDADES DEPENDIENTES, IDR-IDRU-CIDES-CEPIES Y
CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA: Es responsabilidad de las Unidades
Administrativas Desconcentradas y Áreas Contables verificar la
consistencia de los informes y documentos de respaldo presentados
para el descargo de los Fondos Rotatorios(Caja Chica).

CAPÍTULO III
ASIGNACION DE MONTOS Y REPOSICION DEL FONDO

Artículo 14. ASIGNACIÓN DE MONTOS

El Departamento de Presupuesto en el caso del Área Central, Unidades

Administrativas Desconcentradas en las Facultades, y Areas Contables en IDR-
IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA, determinarán y fijarán con base
al presupuesto anual de cada Unidad los montos del Fondo Rotatorio (Caja
Chica).

Artículo 15. PARÁMETROS DE ASIGNACIÓN

1. El monto anual destinado al Fondo Rotatorio (Caja Chica), de las

Unidades del Área Central, Facultades y Unidades Dependientes,
IDR-IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA, no podrá ser
superior a la suma de Bs. 1.000,00

2. El importe del Fondo Rotatorio (Caja Chica) será asignado de

acuerdo a las necesidades de la Unidad solicitante, tomando como
base el punto 1. del Artículo 15.

Artículo 16. REQUISITOS PARA APERTURA DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Se establece que, para la apertura del Fondo Rotatorio(Caja Chica), el trámite

debe ir acompañado de la Resolución con la que se aprobó el monto asignado,
sin cuyo documento no se dará curso al desembolso.

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Artículo 17. REPOSICIÓN DEL FONDO

1. La reposición del Fondo Rotatorio (Caja Chica), permite aceptar

rendiciones parciales cuando se haya gastado aproximadamente
el 50%. En tanto se tramite la reposición, se podrá disponer del 50%
restante.

2. No se repondrá el Fondo Rotatorio (Caja Chica) a la Unidad solicitante

ya sea del Área Central, Facultad y Unidades Dependientes, IDR-
IDRU-CIDES-CEPIES y CANAL 13 TV. UNIVERSITARIA., si la o (el) responsable
no ha rendido cuentas parcial o total del monto asignado.

CAPÍTULO IV
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO ROTATORIO(CAJA CHICA)

Artículo 18. REGISTRO DE GASTOS

Todos los gastos deben ser registrados en un libro de Fondo Rotatorio Caja Chica,
DE FORMA DIARIA, el mismo que debe contener la siguiente información:

1. Número correlativo del Comprobante de Caja Chica

2. Fecha
3. Nombre del Beneficiario
4. Número delaFactura o Recibo
5. Concepto del gasto
6. Cantidad
7. Ingresos
8. Gastos
9. Saldo

Artículo 19. FACTURACION

Toda factura, recibo o nota de venta debe ser extendida oficial y necesariamente

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a nombre de la Universidad Mayor de San Andrés con el registro del NIT; de la
Institución.

No serán aceptadas las facturas con nombres particulares, en blanco o aquellas

que hayan sido alteradas.

Artículo 20. COMPROBANTES DE FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Los comprobantes del Fondo Rotatorio(Caja Chica) deberán ser pre numeradosy
llenados diariamente serán inutilizados al momento de efectuarse el respectivo
reembolso.

Artículo 21. ALCANCE

Los pagos con el Fondo Rotatorio(Caja Chica), deben ser para requerimientos
menores y justificados, serán autorizados por el Jefe de la Unidad y deben ir
registrados tanto en los Comprobantes del Fondo Rotatorio(Caja Chica) como
en el Libro Diario de Caja.

Artículo 22. COBERTURA

Se entienden por gastos menores los siguientes:

1. Gastos de Transporte para el personal que se encuentre en comisión

de servicios, dentro del radio urbano, siempre que el trabajo a realizarse así lo
justifique.

2. Gastos menores por compra de material pequeño, para la refacción

de muebles y equipos.

3. Material de limpieza para los centros de trabajo.

4. Gastos menores por compra de útiles de escritorio de uso frecuente

o extraordinario.

5. Gastos de comunicación, servicio postal, telegráfico, fax y fotocopias.

6. Gastos menores por refrigerio para reuniones oficiales en Rectorado,

Vicerrectorado, Decanato, Vicedecanato, Dirección Administrativa

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Financiera, Jefaturas de Carrera, Direcciones de Institutos y Programas
Especiales: CEPIES, IDR, IDRU.

Artículo 23. RESGUARDO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)

Por seguridad, las Autoridades Superiores de cada Unidad, deberán dotar al

responsable de Fondo Rotatorio (Caja Chica), los instrumentos necesarios para
el resguardo del efectivo.

Artículo 24. LÍMITE DE PAGOS

Los pagos a efectuarse con Fondo Rotatorio(Caja Chica), deben ser al contado
y por obligación,no exceder el 25% del monto asignado

CAPITULO V
RENDICIONES DE CUENTA Y DESCARGO
DEL FONDO ROTATORIO(CAJA CHICA)

Artículo 25. RENDICIÓN DE CUENTAS

Toda rendición de cuentas deberá estar respaldada con facturas u otros

documentos que acrediten la adquisición o gasto.

Artículo 26. PRESENTACIÓN DE FACTURAS

Las Facturas que avalan el gasto realizado, deben registrar en el reverso el nombre,
apellido y firma tanto del beneficiario como de la persona que entrega la
compra realizada, Responsable del Fondo Rotatorio(Caja Chica).

Queda sin efecto, la presentación de Formularios de Pedido de Materiales, Solicitud

de Compra y Orden de Compra, por ser un fondo destinado a cubrir gastos
menores y de emergencia

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Artículo 27. PAGO DE PASAJES (Área urbana)

Los Gastos que se realicen por concepto de Pasajes, deben ir acompañados

de Vales de movilidad, en los que se anotarán el monto, el nombre de la persona
a la que se entrega el dinero, la ruta o lugar y las firmas pertinentes de Jefatura
comode la persona que entrega y de la que recibe.

Artículo 28. PAGO POR SERVICIO DE FOTOCOPIAS

Los gastos que se realicen por concepto de Fotocopias, deberán contar en la Nota
Fiscal conla anotación de la cantidad, detalle del documento, el monto total, y otras
anotaciones en caso de varios conceptos remitidos al encargado de manejo del
Fondo Rotatorio (Caja Chica), quien autorizará la realización de este servicio.

Artículo 29. PAGOS POR EXCEPCION

Si las compras se realizan en puestos sujetos al régimen simplificado o de vendedores

ambulantes, la UMSA, actuará como agente de retención de los impuestos de
Ley que correspondan.

Artículo 30. PAGOS ANTICIPADOS A LA OTORGACION DEL FONDO

La UMSA, no reconocerá gastos que se realicen en forma anticipada, es decir

antes de la otorgación del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

Artículo 31. SALDOS ACREEDORES

Las rendiciones de cuenta no deben sobrepasar el monto fijado para cada caso
en particular, la UMSA no reconocerá al acreedor.

Artículo 32. NULIDAD DE DOCUMENTOS

Cuando las facturas u otros comprobantes contengan vicios de nulidad, tales

como raspaduras, enmiendas, alteraciones, añadiduras dudosas en la fecha,
monto, nombre o sellos, no serán reconocidas para efectos de descargo.

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Artículo 33. PREVISIONESEN CASO DE ARQUEOS SORPRESIVOS

El responsable del manejo del Fondo Rotatorio(Caja Chica), debe mantener la

documentación en orden y realizar arqueos diarios a efectos de que se presenten
Arqueos Sorpresivos.

CAPÍTULO VI

PROHIBICIONES

Artículo 34. LA UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS ROTATORIOS (CAJA CHICA) EN GASTOS

AJENOS A SU ESPECÍFICO FIN:

1. Préstamos a empleados u otras personas ajenas a la institución, canje

de cheques con fecha adelantada o en garantía. Los gastos señalados
en el Reglamento Específico del Sistema de Presupuesto, Sección II,
Artículo 37 Gastos Indebidos.

2. Adquisición de materiales existentes en almacenes.

3. Portar el Fondo Rotatorio (Caja Chica) fuera de los predios universitarios,

sino es con el fin de utilizarlo de acuerdo a lo que establece el
Reglamento del Fondo Rotatorio (Caja Chica).

4. Que el funcionario designado para la administración del Fondo

Rotatorio (Caja Chica), delegue su responsabilidad parcial o total a
otro funcionario.

CAPÍTULO VII

DE LAS SANCIONES

Artículo 35. INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO

El incumplimiento del presente Reglamento será sancionado de acuerdo a lo que

establece el Reglamento Interno del Personal Administrativo de la UMSA y el
Decreto Supremo 23318-A Responsabilidad por la Función Pública.

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