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ORGANIZACIÓN

La organización es la parte de la administración que supone es establecimiento de una estructura


intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es
intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para los
cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar
esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone, con la
finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la máxima eficiencia, considerando como sus elementos
esenciales:
1.- Meta o finalidad
2.- Programa o método para alcanzar las metas
3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los
Recursos Humanos)
4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)
5.- Administradores (lideres)
Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se agrupen para
dar respuesta a los objetivos, así como coordinar en forma horizontal y vertical la estructura de la
organización asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuales tareas y quien será
responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e
incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y
comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura intencional formalizada de
roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los roles organizacionales y, en segundo
lugar, los roles que se les pide a las personas que desempeñen deben estar diseñados intencionalmente
para asegurar que se realicen las actividades requeridas y que éstas se acoplen de modo que las
personas puedan trabajar de forma interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera general,
el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana.
Características a tener en cuenta al estructurar la organización
1. Carácter específico: la estructura debe ser diseñada a la medida de la organización de que se trate, en
función de sus características especificas.
2. Carácter dinámico: toda buena organización se desarrolla permanentemente cambia. Por eso la
estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirán en el futuro.
3. Carácter humano: al diseñar la estructura de una organización, se debe tener en cuenta las aptitudes de
las personas que la integran o que la integrarán en el futuro. No es bueno esquematizar primero el
organigrama y recién después fijarse quien ocupara cada posición del mismo. De obrar así, se estaría
cayendo en organizaciones formales y rígidas, constituidas por seres rectangulares.
4. El ascenso en la organización: los caracteres dinámico y humano, llevan a un típico problema
organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerárquico a otro. Un hombre puede estar
preparado para desempeñar su cargo actual, pero no el inmediato superior. Por ejemplo si un excelente
médico clínico asciende a director del hospital, es altamente probable que sea un mal administrador
(cambiarán significativamente los requerimientos que se harán en él). El hombre siempre busca ascender,
sin advertir que así llegara a un terreno que no domina. Allí fracasará, y en lo sucesivo, no ascenderá más.
5. Orientación hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organización sea efectivo,
los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.
6. Asignación de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la correspondiente
autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como inherente al cargo.
7. Unidad de mando: ningún empleado puede responder a más de un superior, en consecuencia recibirá
todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.
Muchos autores utilizan los términos: Organización formal que atribuyen a la estructura intencional de roles
y organización informal cuando se refiere a la red de relaciones personales y sociales que ni están
establecidas ni son requeridas por la autoridad formal, sino que se producen en forma espontánea.
Existe una lógica fundamental en la organización, de manera que:
1. Establecer los objetivos de la Organización
2. Formular objetivos, políticas y planes de respaldo
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para cumplirlos
4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y la mejor
forma de usarlos de acuerdo con las circunstancias.
5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de
información.
Uno de los aspectos básicos en la organización, están dados por la delegación de autoridad.
Se ha comprobado que constituye uno de los síntomas más graves de una organización deficiente y que
afecta la amplitud de la dirección, una delegación de autoridad inadecuada o poco clara; cuando un
directivo delega con toda claridad la autoridad para llevar a cabo una tarea bien definida, el subordinado
podrá realizarla con efectividad y el directivo evitará dedicarse de forma desproporcionada a supervisar y
guiar los esfuerzos del subordinado.
Es importante conceptualizar la autoridad en la organización, como el derecho en un puesto (y a través de
ella el derecho de la persona que ocupa el puesto) para ejercer discreción al tomar decisiones que afectan
a otros. Por supuesto, es un tipo de poder, pero un poder dentro del ambiente de la organización; ya que el
poder es un concepto mucho más amplio que autoridad, entendiéndose como la capacidad de las
personas o grupos para inducir o influir en las creencias o las acciones de otras personas o grupos.
El proceso de delegación implica:
1) La determinación de los resultados esperados de un puesto
2) La asignación de tareas a un puesto
3) La delegación de autoridad para cumplir con estas tareas
4) Responsabilizar a la persona en ese puesto del cumplimiento de las tareas.
Por lo general, en la práctica, resulta imposible dividir este proceso pues es injusto esperar que una
persona cumpla metas sin darle la autoridad para lograrlo, al igual que delegar autoridad sin conocer los
resultados finales para los que se usará. Más aún, puesto que no se puede delegar la responsabilidad de
los superiores, un jefe no tiene otra alternativa práctica más que responsabilizar a los subordinados por la
terminación de sus deberes.
Delegar, en definitiva, es un arte y los fracasos en una delegación efectiva ocurren no porque los directivos
no comprendan la naturaleza y los principios de la delegación, sino porque no están en posibilidad, o no
desean aplicarlos y gran parte de la razón esta dada en las actitudes personales hacia la delegación, tanto
en la receptividad para dar oportunidad a las ideas de otros y disposición para delegar, en el sentido de
ceder a los subordinados el derecho de tomar decisiones y, además, porque puede ser permisible que
otros cometan errores, siempre que no arriesguen o pongan en peligro a la Organización y cuando el error
pueda asumirse como una inversión en el desarrollo personal. Lo más importante es que no habrá otra
alternativa en el directivo que confiar en sus subordinados, puesto que la delegación implica una actitud de
confianza entre ellos.
Como los superiores no pueden delegar responsabilidad por el desempeño, no deben delegar autoridad a
menos que estén dispuestos a encontrar medios de obtener retroalimentación de asegurarse de que la
autoridad esté siendo usada para respaldar las metas y planes.
Una descentralización organizacional apropiada favorece en buena medida a dispersar la autoridad de
toma de decisiones; la dirección participativa puede propiciar en buena medida la confianza entre jefes y
subordinados y ser un elemento que posibilite hacer de la delegación de autoridad una vía eficiente en la
estructura organizacional.
Los principios de organización más esenciales son:
Según el propósito de la organización, o sea, ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuir a la
eficiencia organizacional:
Principio de unidad de objetivos: La estructura de una organización es efectiva si permite a las personas
contribuir a los objetivos de la empresa.
Principio de eficiencia organizacional: Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al
logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
De acuerdo a la causa de la organización, esto es, teniendo en cuenta que la causa básica de la estructura
organizacional es la limitación de la amplitud de la gerencia:
Principio de la amplitud de la gerencia: En cada puesto gerencial existe un límite al número de personas
que puede manejar con efectividad una persona, pero el número exacto dependerá de la repercusión de
las variables fundamentales.
Según la estructura organizacional considerando a la autoridad como el cemento de esa estructura, lo que
hace posible los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo un gerente y
se puede fomentar la coordinación de las unidades organizacionales, de manera que el gerente esté en
posibilidad de ejercer a discreción y crear un ambiente para el desempeño individual, se tiene que:
Principio escalar: Mientras más clara sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial máximo en una
empresa hasta cada puesto subordinado, será más clara la responsabilidad por la toma de decisiones y
más efectiva la comunicación en la organización.
Principio de delegación por los resultados esperados: La autoridad delegada a todos los gerentes
individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.
Principio de carácter absoluto de la responsabilidad: La responsabilidad de los subordinados ante sus
superiores por el desempeño es absoluta y los superiores no pueden evadir la responsabilidad por las
actividades de organización de sus superiores.
Principio de paridad de la autoridad y responsabilidad: La responsabilidad de las acciones no puede ser
mayor de la que está implicada por la autoridad delegada, ni debe ser menor.
Principio de unidad de mando: Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de una
persona con un solo superior, será menor el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de
responsabilidad personal por los resultados.
Principio del nivel de autoridad: El mantenimiento de la delegación deseada exige que las decisiones que
se encuentran dentro de la autoridad de los gerentes individuales deban ser tomadas por ellos y no
hacerlas ascender por la estructura organizacional.
 Según la estructura organizacional considerando el diseño de ésta según las funciones:
Principio de la definición funcional: Mientras más claramente estén definidos los puestos de trabajo o las
actividades a llevar a cabo, de la autoridad de la organización delegada y la comprensión de las relaciones
de autoridad e información con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más
adecuada al logro de los objetivos de la empresa.
 Según las características propias del proceso de organización, teniendo en cuenta el sentido de
proporción o la medida del proceso total de organización, se consideran:
Principio de equilibrio: En cada estructura existe la necesidad de equilibrio para asegurar la efectividad
global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa, considerando la necesaria uniformidad
funcional, la especialización, los intereses económicos, las líneas de comunicación y otros.
Principio de flexibilidad: Para que en cada estructura se incorporen dispositivos y técnicas para anticipar y
reaccionar al cambio, tanto desde lo interno como desde lo externo, que haga frente a los retos de los
cambios políticos, sociales, económicos, tecnológicos y culturales.
Principio de facilitación del liderazgo: Mientras más permitan a los gerentes una estructura organizacional,
sus delegaciones de autoridad, diseñar y mantener un ambiente para el desempeño, más ayudarán a las
habilidades de liderazgo de esos gerentes.
Surgimiento de la Empresa HTP
La Empresa HTP fue constituida el 12 de noviembre de 1997
Misión
La Empresa HTP es una institución financiera con funciones orientada a proporcionar a las empresas,
cooperativas, instituciones y particulares, seguridad asesoramiento y rentabilidad en la gestión de sus
recursos financieros, que contribuya a satisfacer las necesidades de desarrollo de sus clientes en beneficio
de la Economía Nacional, mediante servicios diversos e instrumentos financieros, que movilicen y
canalicen el ahorro interno y externo, apoyada en su red de sucursales, la calificación de sus empleados y
la aplicación de los avances tecnológicos.
Visión
Ser la mejor Empresa que se distinga por operar con estándares internacionales de eficiencia en su
gestión, alta confiabilidad, excelencia de sus servicios y profesionalidad de sus empleados, una institución
con estructuras sencillas y ágiles, promotora de la innovación financiera y tecnológica, de avanzada
automatización, que aplique un enfoque de negocios
basado en la atención integral de las necesidades de los clientes.
Objeto Social
La Empresa HTP es una institución financiera con funciones orientada a proporcionar a las empresas,
cooperativas instituciones y particulares, seguridad, asesoramiento y rentabilidad en la gestión de sus
recursos financieros que contribuye a satisfacer las necesidades de desarrollo de sus clientes en beneficio
de la Economía Nacional, mediante servicios diversos e instrumentos financieros, que movilicen y
canalicen el ahorro interno y externo; apoyados en su red de sucursales, la calificación de sus empleados
y la aplicación de los avances tecnológicos.
Está facultado para realizar todo tipo de negocio de intermediación financiera y a tales efectos para
realizar las siguientes actividades:
Funciones
 Nombrar corresponsales dentro y fuera del país y crear dependencias tanto dentro del territorio nacional
como en el extranjero, necesarias al cumplimiento de sus funciones.
 Desarrollar mecanismos para la captación de fondos y otros servicios afines.
 Constituir fondos de inversión y otros fondos.
 Mantener depósitos por cuenta de bancos extranjeros y nacionales actuando como agente corresponsal
de ellos y prestando los servicios que correspondan a solicitud de los clientes.
 Aceptar, avalar, endosar, descontar, comprar, vender y efectuar todas las operaciones posibles con
letras de cambio y otros documentos negociables, librados o aceptados por personas naturales o jurídicas,
siempre que sean efectos debidamente garantizados.
 Obtener y conceder préstamos u otras modalidades de financiamiento a corto, mediano y largo plazo
exigiendo las garantías cuando ello corresponda.
 Realizar operaciones interbancario incluyendo créditos sindicados, transacciones de financiamiento y los
diversos instrumentos financieros de la práctica bancaria internacional.
 Participar en la formación del capital y administración de entidades bancarias, financieras u otras de
cualquier índole.
 Mantener depósitos en bancos extranjeros en efectivo, valores u otros documentos negociables.
 Emitir, comprar, vender y suscribir bonos y otros títulos o valores financieros.
 Obtener y conceder anticipos e instituciones financieras no bancarias.
 Operar medios de pago, tarjetas de crédito, de débito y cualesquiera otros con alcance nacional e
internacional.
 Recibir en depósito o administración bonos, fondos u otros valores nacionales o extranjeros y realizar
operaciones en fideicomiso, así como atender los diferentes servicios que ello demande.
 Emitir y operar cartas de crédito, cartas de garantía, avales u otros documentos de ese carácter
utilizados en la práctica bancaria internacional.
 Realizar operaciones cambiarias de compra y venta de divisas.
 Fijar y cobrar las tasas, comisiones y demás remuneraciones por los servicios que preste.
 Suscribir acuerdos de corresponsalía así como otros acuerdos y convenios con organismos, órganos e
instituciones de desarrollo y otras, tanto nacionales como extranjeras, para brindar productos y servicios
especializados.
 Suscribir acuerdos y promover las relaciones de cooperación y otras modalidades de asociación con
entidades nacionales y extranjeras, ajustándose para ello a las disposiciones legales vigentes sobre la
materia.
 Realizar operaciones de arrendamiento financiero a nivel nacional e internacional.
 Realizar operaciones de factoraje a nivel nacional e internacional.
 Actuar como agente de seguros.
 Participar en negocios y transacciones nacionales e internacionales promovidas por personas naturales
o jurídicas legalmente autorizadas, pudiendo actuar como agente de estos.
 Efectuar operaciones de Tesorería, incluidas las correspondientes a metales preciosos.
 Prestar servicios de alquiler de cajas de seguridad, cofres u otros afines.
 Prestar otros servicios bancarios, financieros no bancarios y técnicos, económicos e ingenieriles de
carácter nacional e internacional.
Entre las principales funciones se encuentran las siguientes:
 Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente
 Dirigir y orientar las acciones de las diferentes áreas y sucursales para el cumplimiento eficiente de las
misiones asignadas, según los procedimientos, instrucciones y software emitidos.
 Dirigir y controlar el trabajo de las diferentes áreas y de las sucursales.
 Llevar el registro de sus hechos contables y emitir estados financieros y contables.
 Organizar el proceso de prestación de servicios.
 Organizar y garantizar los procesos de capacitación de los trabajadores y cuadros, a través de la
determinación de sus necesidades de aprendizaje.
 Proyectar y ejecutar sus planes y presupuestos, así como los objetivos y metas a alcanzar en cada
período.
 Evaluar y responder por los resultados obtenidos por el cumplimiento del plan, de los presupuestos de
ingresos y gastos, y los objetivos de trabajo.
 Velar por que los servicios que preste no sean utilizados como vía para el movimiento de capitales ilícitos
o el lavado de dinero.
Objetivos de Trabajo:
Evaluando la organización como función de la administración, consideramos que los Objetivos de Trabajo
cualitativos y cuantitativos que tiene establecido para desarrollar su misión contribuyen a la eficiencia
organizacional, están definidos y reflejan claramente los resultados de la gestión económica que realiza la
institución; los mismos se mencionan a continuación:
1. Utilidad
2. Gastos por peso de ingreso.
3. Ingresos en monedas libremente convertibles.
4. Calidad de los balances provinciales.
5. Índice de morosidad total en prestamos
6. Saldo total de pasivos de la población.
7. Cumplimiento del plan de auditoria
8. Ocurrencia de hechos delictivos u otros que dañen la imagen
9. Informaciones estadísticas
10. Imagen y calidad en el servicio
11. Evaluación cualitativa de cada dirección sobre el cumplimiento de los otros objetivos y tareas.
Para la planificación de los Objetivos de Trabajo antes mencionados, desde el año anterior se proyectan
las cifras de los mismos basadas en el comportamiento de los diferentes indicadores y en el potencial
existente para obtener mayor eficiencia. Atendiendo a la proyección y considerando las condiciones para
cada indicador se fija las cifras para cada objetivo de trabajo, que pueden o no ser discrepadas y serán
desagregadas a las sucursales de los diferentes municipios para conformar las cifras definitivas del año y
su apertura
Los Objetivos de Trabajo se desglosan por cada subdirección y a su vez por departamentos, donde cada
trabajador tiene los suyos conformados y su cumplimiento se evalúa periódicamente.
Como parte de la estrategia de la organización, para el exitoso cumplimiento de los Objetivos de Trabajo
propuestos se establecen Planes de Acción en cada Sub-dirección que establece las funciones a realizar
en cada departamento. Las diferentes actividades del organismo están regidas por lo establecido en el
Manual de Instrucciones y Procedimiento (MIP), que está estructurado por grupos y subgrupos, agrupados
por las diferentes funciones que se realizan en cada área de la organización.
La estructura permite involucrar a todos los miembros de la entidad en los resultados que obtiene la
misma, ya que todos contribuyen desde sus puestos de trabajo al logro de las metas trazadas con un
amplio conocimiento de los objetivos individuales, ya que son evaluados e informados periódicamente,
esta concebida con el mínimo de trabajadores necesarios en cada área para desarrollar los objetivos
propuestos. Cada área es conocedora de los mismos y debe utilizar los recursos con la mayor racionalidad
posible contribuyendo a la disminución de los gastos.
Los Subdirectores de cada área así como los Jefes de Departamento tienen la autoridad necesaria para
tomar las decisiones precisas para el logro de sus objetivos, coordinando los recursos humanos y
materiales disponibles en cada momento que lo requiera. Los trabajadores responden a un solo superior,
su jefe de departamento, evitando así instrucciones opuestas por otros superiores.
Los Objetivos de Trabajo Generales se controlan mensualmente al cierre de cada período y se analizan
tomando medidas con aquellos indicadores que puedan deteriorarse. Además de examinarse por cada
Departamento los que le pertenecen y por subdirección, se reúne el Consejo de Dirección reducido
mensualmente y el ampliado cada tres meses donde se analiza el cumplimiento o incumplimiento de los
mismos; tomando decisiones sobre las acciones a seguir para su mejor desempeño. También se analizan
otros temas como son: comportamiento de los estados financieros, situación de la Calidad de los
Servicios, Quejas y Reclamaciones de clientes internos y externos, Orientación de nuevos procedimientos
y de la legislación vigente, además se analizan y aprueban los Planes de Capacitación, de Prevención del
Delito y las Ilegalidades, de Seguridad Informática, entre otros aspectos.
Los Objetivos de Trabajo trazados así como el comportamiento de los mismos en los distintos períodos es
informado a todos los trabajadores, que se realiza dos veces a la semana, además, se cuenta con los
medios y la tecnología moderna necesaria para llevar a efecto la comunicación con los trabajadores así
como para retroalimentarse de la opinión de los mismos, también permite más rapidez y eficiencia en el
flujo de la información entre áreas, departamentos y sucursales tanto horizontal como verticalmente.
CONCLUSIONES:
Después de analizar la organización como una de las funciones esenciales dentro del Ciclo Administrativo
en la Empresa HTP, reconocemos que en la institución se trabaja en base a lograr con óptimos resultados
los Objetivos de Trabajo trazados para el período, la estructura de la misma permite que las actividades se
realicen de manera tal que facilita el desarrollo de este proceso, se trabaja en grupo manteniendo un
liderazgo individual y colectivo.
Los trabajadores tienen un amplio conocimiento de este proceso, aunque es necesario optimizar la
comunicación existente, logrando involucrar e incentivar más a los mismos de modo que adquieran un
mayor sentido de pertenencia y comprometimiento con la organización.