Manual - Caja - Chica Contraloria Barinas PDF

República Bolivariana de Venezuela
Contraloría del Estado Barinas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO

DE CAJA CHICA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
FONDO DE CAJA CHICA
INDICE DE CONTENIDO
BASE LEGAL .................................................................................................................... 3

OBJETIVO Y ALCANCE .................................................................................................... 4
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ....................................................................................... 5
NORMAS: .......................................................................................................................... 6
Generales ...................................................................................................................... 6
Específicas .................................................................................................................... 8
1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica ................................................................ 8
1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica ..................................................... 9
1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica .................................................................... 9
PROCEDIMIENTOS: ....................................................................................................... 11
FORMULARIOS……………………………………………………………………….... 23
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Jessy Rodríguez Yelinet Ramos y Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.
Elsy Molina
Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha:
2
FONDO DE CAJA CHICA
BASE LEGAL
INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA
Constitución de la República Bolivariana Nº 5.909 Extraordinaria 19/02/2009

de Venezuela, con enmienda Nº 1
Constitución del Estado Barinas Nº 315-04 23 /12/2004
Ley Orgánica de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional de Ext. N° 6.013 23/12/2010
Control Fiscal.
Ley Orgánica de la Administración

Financiera del Sector Público. Nº 39.164 23/04/2009
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector
Público sobre el Sistema Presupuestario Nº 5.781 12/08/2005
Ley Impuesto al Valor Agregado (IVA) Nº 38.632 26/02/2007
Ley sobre la Administración Financiera Nº 130-09 17/07/2009

del Estado Barinas
Reglamento Interno de la Contraloría del Nº 013 16/11/2010

estado Barinas. Resolución Nº 104 Extraordinaria

Elsy Molina
3
FONDO DE CAJA CHICA
OBJETIVO Y ALCANCE
Definir el marco de operación y establecer los procedimientos internos de la

Contraloría del estado Barinas, en relación a la adquisición de materiales, suministros y
servicios que se realizan con Fondos de Caja Chica, a fin de llevar a cabo dichos procesos
de forma correcta y segura, tomando como base las normas técnicas, presupuestarias y
de control interno que rigen el sector público.
Este Manual va dirigido de manera específica a los funcionarios de la Dirección de

Administración y Presupuesto y las demás dependencias de la Contraloría del estado
Barinas que estén vinculadas al manejo de Fondos de Caja Chica.

Elsy Molina
4
FONDO DE CAJA CHICA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La Dirección de Administración y Presupuesto está adscrita a la Dirección General de

la Contraloría del Estado Barinas y cuenta con una estructura organizativa para el
cumplimiento de sus funciones:
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÒN Y
PRESUPUESTO
ÁREA DE CONTABILIDAD, ÁREA DE COMPRAS Y ÁREA DE BIENES Y

TESORERÍA Y SERVICIOS ALMACÉN
PRESUPUESTO

Elsy Molina
5
FONDO DE CAJA CHICA
NORMAS:
GENERALES
1. Los fondos de Caja Chica son exclusivamente para realizar pagos en efectivo por
gastos debidamente autorizados por el Contralor (a).
2. Los gastos a través del Fondo de Caja Chica se pueden ejecutar con cargo a las
partidas: 4.02 “Materiales y Suministros”, 4.03 “Servicios no Personales”, con
excepción de alquiler de inmuebles y equipos, servicios básicos y prima, otros gastos
de seguros y viáticos; y a la partida 4.04 “Activos Reales” sólo hasta veinte (20)
unidades tributarias (UT).
3. El Responsable del Fondo de Caja Chica, no podrá sobregirarse en los montos
asignados para tal fin.
4. Para todos los efectos del Fondo de Caja Chica, se tomará la UT vigente para el
momento en que se formuló el Presupuesto.
5. El Responsable del Fondo de Caja Chica, así como el custodio de los fondos
asignados, son responsables de cualquier diferencia que surja de los saldos arrojados
por los arqueos realizados a la Caja Chica.
6. No debe quedar diferencia pendiente por pagar o reintegrar en cada reposición o cierre
de la caja chica. En caso de existir un faltante de dinero en efectivo el Responsable del
Fondo de Caja Chica debe reponerlo. En tal supuesto se aplicará las sanciones
correspondientes, según lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Pública
en el artículo 83 y otras normas aplicables.
7. Para realizar compras por caja chica, la dependencia solicitante debe presentar una
requisición debidamente firmada por el responsable de dicha dependencia y el
contralor o contralora del estado.

Elsy Molina
6
FONDO DE CAJA CHICA
8. Para el control del Fondo de la Caja Chica, se debe llevar un Libro Diario de
Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, esto facilita la búsqueda, revisión, rendición y la
reposición correspondiente.
9. El Libro de Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, debe contener los campos que se
mencionan a continuación y en el orden que se especifican:
 Fecha de registro
 Beneficiario
 Número de comprobante
 Debe
 Haber
 Saldo
10. Los recibos (comprobante de egreso) de Caja Chica deben ser relacionados en orden
correlativo, firmados por el funcionario que recibe el bien o servicio, con la debida
imputación presupuestaria y registrarlos en el Libro de “Contabilidad de Caja Chica”,
cada recibo deberá llevar anexo la correspondiente factura, así como la requisición del
bien o servicio. Además la factura debe cumplir con los siguientes parámetros:
 Formato impreso.
 Número de RIF.
 Dirección Fiscal.
 Teléfono.
 Emitidos a nombre de la Contraloría del estado Barinas.
 En original, legible y sin tachaduras.
 Nombre del proveedor.
 Numeración consecutiva y única.
 Número de control consecutivo y único.
 Fecha de emisión.
 Descripción de la compra, indicando cantidad, precio unitario, valor total de la
compra.

Elsy Molina
7
FONDO DE CAJA CHICA
 Conceptos facturados.
 Monto del impuesto y la alícuota aplicable en forma separada de la base imponible.
 Datos de la imprenta que elaboró el formato de la factura, en caso de ser factura
manual.
 Las facturas emitidas mediante sistemas automatizados o computarizados
denominados comprobante fiscal, debe contener además, el número de registro de
la máquina y el logotipo fiscal.
11. Toda adquisición con fondos de Caja Chica, debe solicitarse a través del formulario
de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”, forma DT-120.
12. Toda factura debe ir a nombre de: Contraloría del estado Barinas.
13. Todas las facturas deben ser firmadas o selladas por el responsable de Caja Chica
en el anverso.
14. Cuando se trate de un gasto causado en ocasión a un vehículo, se debe especificar
los artículos u/o suministros adquiridos; además de la marca y el número de la placa
del vehículo en el anverso de la factura.
ESPECÍFICAS
1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica
1. El Contralor o Contralora autoriza mediante una Resolución la constitución de los

Fondos de Caja Chica, hasta un máximo de doscientas (200) unidades tributarias
(UT), lo cual va a depender de la disponibilidad presupuestaria aprobada para la
Contraloría, a través de memorando interno, se remite la resolución a la Dirección de
Administración y Presupuesto, para que elabore el cheque respectivo.
2. La autorización de Fondos de Caja Chica debe indicar:
 Monto de apertura de la Caja Chica.
 Monto máximo a Pagar.

Elsy Molina
8
FONDO DE CAJA CHICA
 Nombre, cédula de identidad, cargo, ubicación o dependencia de la persona

responsable del manejo de los Fondos de la Caja Chica y del Custodio.
3. La creación de los fondos o disminuciones, deben ser autorizados por el Contralor (a)
a través de una Resolución, en caso de solicitud de aumento, el mismo debe estar
justificado mediante un Informe Previo, elabora do por el responsable y el custodio
de la caja chica.
4. El monto máximo por cada gasto a pagar con los fondos de Caja Chica, no podrán
ser superior a veinte (20) UT.
1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica
1. El responsable del Fondo de Caja Chica, deberá tramitar la reposición utilizando el

formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica” forma Nº DT-119, anexando los
formularios “Relación de Gastos de Caja Chica” forma Nº DT-118, y “Recibos de Caja”
forma Nº DT-121, con las facturas y “Requisiciones de Bienes, Materiales y Servicios”
forma Nº DT-120 correspondientes, cuando por lo menos se haya desembolsado el
setenta y cinco (75%) del monto asignado para el Fondo de Caja Chica.
2. La reposición se realiza, mediante la rendición de cuentas ante la Dirección de
Administración y Presupuesto de los montos utilizados y será presentada y detallada
en el formulario “Reposición de Caja Chica” forma Nº DT-119.
3. Los recibos de Caja Chica, deben ser relacionados en orden correlativo, con la debida
imputación presupuestaria y las respectivas facturas deben estar registradas en el
Libro “Contabilidad de Caja Chica”.
1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica
1. Los fondos de Caja Chica deben cerrarse el último día hábil del Año Fiscal. Si el
responsable o custodio del Fondo de Caja Chica se ausenta por tiempo prolongado o

Elsy Molina
9
FONDO DE CAJA CHICA
cesa en el cargo, el Fondo se debe cerrar y cumplir con el proceso de cierre

administrativo, para luego asignar a otro responsable a través de una nueva
Resolución.
2. El cierre administrativo del Fondo, se realiza una vez relacionadas todas las facturas
pendientes hasta ese momento y de existir efectivo se realizará depósito del mismo a
la cuenta bancaria principal a nombre de la Contraloría del Estado Barinas.
3. El director o directora de Administración y Presupuesto, debe exigir al Responsable y/o
custodio del Fondo de Caja Chica, la rendición de los anticipos entregados, al cierre
del período contable correspondiente, reposición de la caja chica ó cierre del fondo.
4. Se debe anexar al formulario “Acta del Cierre del Fondo de Caja Chica” forma Nº DT-
126, de igual forma la planilla de depósito del efectivo en caso de que exista.
5. Se debe elaborar un Informe que contenga un resumen de todas las reposiciones
realizadas durante el lapso de vigencia de la Caja Chica, identificando los montos
globales por partidas con sus respectivas genéricas y específicas.

Elsy Molina
10
FONDO DE CAJA CHICA
PROCEDIMIENTOS:
ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
Dirección de Administración y  Al Inicio del Ejercicio Económico

Presupuesto Financiero, se presenta una Resolución
(tres original) debidamente motivada, y
previendo la disponibilidad presupuestaria
a fin de que el Contralor(a), apruebe la
apertura del Fondo de Caja Chica.
Despacho del Contralor(a)  El Contralor o Contralora recibe y estudia

factibilidad, firma la Resolución (tres
originales), aprobando la apertura del
Fondo de Caja Chica y la devuelve a la
Dirección de Administración y
Presupuesto.
Dirección de Administración y  El Director recibe y entrega al área de
Presupuesto Contabilidad, Tesorería y Presupuesto
(Tesorería).
Área de Contabilidad, Tesorería y Recibe la Resolución (original) y verifica

Presupuesto (Tesorería) disponibilidad financiera, si hay disponibilidad
 Elabora Orden de pago, cheque y

comprobante de egreso en original.
 Registra datos en Control de Emisión de

Órdenes de Pago.
 Anexa orden de pago, cheque,

comprobante de egreso y la Resolución y
la envía al área de Contabilidad,
Tesorería y Presupuesto (Contabilidad).

Elsy Molina
11
FONDO DE CAJA CHICA

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
Área de Contabilidad, Tesorería y  Recibe y verifica datos, si está de

Presupuesto (Contabilidad) acuerdo registra datos en el Libro de
Banco, sella y firma orden de pago y
comprobante de egreso (original) en
señal de conformidad. En caso contrario
regresa al área de Contabilidad,
Tesorería y Presupuesto (Tesorería), para
su corrección.
 Entrega Orden de Pago, comprobante de

egreso, cheque y Resolución (originales)
al Coordinador (a) de Administración y
Presupuesto.
Dirección de Administración y  El Coordinador (a) recibe, revisa orden de

Presupuesto (Coordinación) pago, comprobante de egreso, cheque y
Resolución (originales), si está conforme,
firma y entrega al Director de
Administración y Presupuesto. En caso
contrario devuelve al área de
Contabilidad, Tesorería y Presupuesto
(Tesorería).
 El Director(a) recibe, revisa orden de

Dirección de Administración y pago, comprobante de egreso, cheque y
Presupuesto Resolución (originales), si está conforme,
firma y entrega al Controlar (a). En caso
contrario devuelve al Coordinador (a) de
Administración y Presupuesto.

Elsy Molina
12
FONDO DE CAJA CHICA

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
Despacho del Contralor(a)  El Contralor (a) recibe y revisa, si esta

conforme, firma y coloca sello húmedo a
la orden de pago, comprobante de egreso
y cheque (originales); entrega
documentación al Director (a) de
contrario no firma y devuelve al Director
(a) de Administración y Presupuesto para
su corrección.
Dirección de Administración y  El Director recibe documentación firmada

Presupuesto y sellada y remite al Custodio de Caja.
Custodio de Caja  Recibe y entrega al responsable del

Fondo de Caja Chica, orden de pago,
comprobante de egreso, cheque y
Resolución (originales).
 El responsable del Fondo de Caja Chica

recibe cheque para hacerlo efectivo y
firma orden de pago, comprobante de
Responsable del Fondo de Caja egreso y Resolución (originales). Realiza
Chica una copia de todos los soportes.
 Entrega al Custodio de Caja la

documentación correspondiente en
original.

Elsy Molina
13
FONDO DE CAJA CHICA

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
 Recibe orden de pago, comprobante de

egreso y Resolución (originales y copias)
Custodio de Caja
 Envía orden de pago, comprobante de
egreso y Resolución (originales) al área
de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto
(Tesorería) para su respectivo archivo.
 Envía orden de pago, comprobante de

egreso y Resolución (originales) y
Archiva copias
 Archiva:
o Copia de orden de pago, comprobante

de egreso (copia) y Resolución
(original).

Elsy Molina
14
FONDO DE CAJA CHICA
ASUNTO: Compras / Servicios por Caja

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
 El responsable de Fondo de Caja Chica

recibe de la Dirección u Oficina solicitante,
formulario de “Requisición de Bienes,
Materiales y Servicios”, forma Nº DT-120
en original, lo firma, sella y retiene.
Responsable de Caja Chica
 Revisa y determina si son gastos
necesarios para el organismo que debido a
su naturaleza demandan el pago en
efectivo o su compra es menor a 20 UT, se
procede a entregar el formulario “Vale de
Caja Chica”, forma Nº DT-80. En caso
contrario, no demanda el pago en efectivo,
si es mayor a 20 UT remite al área de
Compras y Servicios, para que realice el
procedimiento ordinario.
 Elabora formulario “Vale de Caja Chica”

forma Nº DT-80 en original, y entrega a la
Dirección o Unidad Solicitante junto con el
efectivo, para que realice la compra del bien
o servicio, e informa a éste las normas
sobre las especificaciones de factura y
rendición.
 Firma formulario en señal de recibido, y

devuelve original al responsable del Fondo
de Caja Chica, quien lo archiva en forma
temporal, esperando la rendición del
efectivo, de acuerdo con las normas sobre
Dirección o Unidad Solicitante las especificaciones de factura y rendición.
 Adquiere el bien o servicio y realiza

rendición ante el responsable del Fondo
de Caja Chica.

Elsy Molina
15
FONDO DE CAJA CHICA

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN

verifica el bien o servicio adquirido junto
con el formulario “Vale de Caja Chica”
forma Nº DT-80, factura(s) de compra del
bien o servicio adquirido y efectivo
Responsable del Fondo de Caja sobrante (en caso de que exista).
Chica
 Elabora el formulario “Recibo de Caja
Chica”, forma Nº DT-121 (original), firma, y
anexa la(s) factura(s) y la “Requisición de
Bienes, Materiales y Servicios”, forma Nº
DT-120, al recibo original.
 Archiva a manera de control la solicitud de

“Vale de Caja Chica”, forma Nº DT-80, en
Carpeta Vales de Caja Chica.
 Registra en el libro de “Contabilidad

Auxiliar de Caja Chica”, los datos
correspondientes, y al recibo de Caja
Chica coloca imputación presupuestaria.
 Registra los datos del recibo de Caja Chica

en formulario “Relación de Gastos de Caja
Chica”, forma Nº DT-118, en original y lo
archiva en forma temporal hasta realizar
todas las compras y/o servicios diarios,
luego se remite al área Contabilidad,
Tesorería y Presupuesto (Presupuesto)
para comprometer el gasto, de igual forma
se anexa cuando se realice la reposición
de caja chica (Ver
procedimiento de Reposición de Caja
Chica).

Elsy Molina
16
FONDO DE CAJA CHICA

Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
 Archiva:
 Recibo de Caja Chica (original).
 Factura (original).
 Requisición de Bienes, Materiales y Servicios

(original)

verifica los fondos de Caja Chica y si el
monto ejecutado es igual o mayor al 75%,
relaciona los montos totales por partida
específica en el formulario “Relación de
Responsable del Fondo de Caja gastos de Caja Chica” forma Nº DT-118 y
en el formulario “Solicitud de Reposición
Chica
de Caja Chica” forma Nº DT-119 en
original, lo remite al Director de
Administración y Presupuesto junto con
sus respectivos soportes. En caso
contrario, si es menor al 75%, continúa con
el proceso de Anticipo de Caja Chica.

Elsy Molina
17
FONDO DE CAJA CHICA
ASUNTO: Reposición de Caja Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
 El Director recibe y revisa la Solicitud de

Reposición de Caja Chica. Si está
conforme, aprueba Formulario “Solicitud
Dirección de Administración y de Reposición de Caja Chica” forma DT-
Presupuesto 119 (original) y entrega al Área de
(Tesorería), autorizando la elaboración de
Orden de Pago, cheque y Comprobante
de egreso. En caso contrario devuelve
documentación con exposición de
motivos.
Área de Contabilidad, Tesorería y  Elabora Orden de Pago (original), cheque

Presupuesto (Tesorería) y Comprobante de egreso (original), se
anexa Solicitud de Reposición de Caja
Chica forma Nº DT-119, se relaciona en
el Libro de Control de Emisión de
Órdenes de Pago y envía al Área de
(Presupuesto).
Área de Contabilidad, Tesorería y  Recibe Orden de Pago (original) con
Presupuesto (Presupuesto) anexos, cheque y Comprobante de
egreso (original), causa y paga el gasto,
entrega al Área de Contabilidad,
Tesorería y Presupuesto (Contabilidad).
Área de Contabilidad, Tesorería y  Recibe Orden de Pago (original), cheque

Presupuesto (Contabilidad) y Comprobante de egreso (original),
registra en el Libro Auxiliar de Banco,
entrega a Director de Administración y
Presupuesto.

Elsy Molina
18
FONDO DE CAJA CHICA
RESPONSABLE ACCIÓN
Director(a) de Administración y  Recibe y revisa Orden de Pago (original),

Presupuesto cheque y Comprobante de egreso
(original). Si está conforme, firma Orden
de Pago (original), cheque y
Comprobante de egreso (original) y
Tesorería y Presupuesto (Tesorería). En
caso contrario, devuelve al Área de
(Contabilidad) con exposición de motivos.
Área de Contabilidad, Tesorería y  Recibe y elabora relación de la Orden de
Presupuesto (Tesorería) Pago y comprobante de egreso y remite
al Contralor(a).
 El Contralor o Contralora recibe y revisa

Orden de Pago (original), comprobante de
egreso (original), formulario de “Solicitud
Despacho del Contralor(a)
de Reposición de Caja Chica”, forma Nº
DT-119 (original). Si está conforme, firma
cheque y documentos coloca sello
húmedo, entrega al Director(a) de
contrario devuelve documentación al
Director(a) de Administración y
Presupuesto, para su corrección.
Dirección de Administración y  El Director(a) recibe documentación y

Presupuesto remite al Custodio de Caja.
Custodio de Caja  Recibe y entrega al responsable del

Fondo de Caja Chica, cheque y
Comprobante de egreso (original).

Elsy Molina
19
FONDO DE CAJA CHICA
RESPONSABLE ACCIÓN

Responsable del Fondo de Caja recibe cheque para hacerlo efectivo y
Chica firma el comprobante de egreso (original).
 Entrega al custodio de Caja la

documentación correspondiente.
Custodio de Caja  Recibe, Orden de Pago (original) y

Comprobante de egreso (original) y
Archiva:
- Orden de Pago (original): Carpeta de

Órdenes de Pago.
- Comprobante de egreso (original), en la

Carpeta de soportes originales.
- Copia de Comprobante de egreso, en la

Carpeta de Caja Chica con sus
respectivos soportes.

Elsy Molina
20
FONDO DE CAJA CHICA
ASUNTO: Cierre de Caja Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
Responsable del Fondo de Caja  En caso de ausencia, cambio de

Chica responsable, ó cierre del Ejercicio
económico financiero, el responsable del
Fondo de Caja Chica, revisa los Anticipos
de Caja Chica pendientes por rendir, de la
Unidad Solicitante y exige su rendición.
 Procede a efectuar depósito del efectivo

sobrante (en caso de existir), en la
cuenta del banco correspondiente.
 Elabora formulario de “Cierre de Caja

Chica”, forma Nº DT-126, (original), y
Tesorería y Presupuesto (Presupuesto).
Área de Contabilidad, Tesorería y  Recibe y procede a iniciar el Cierre de

Presupuesto (Presupuesto). Caja Chica, y chequea la misma junto
con la Orden de Pago de Apertura de
Caja Chica.
 Envía el formulario de “Cierre de Caja

Chica” forma Nº DT-126 y la Orden de
Pago de Apertura de Caja Chica, al Área
de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto
(Contabilidad).
Área de Contabilidad, Tesorería y  Revisa el Cierre de Caja Chica (original) y

Presupuesto (Contabilidad). registra la planilla de depósito de
reintegro (en caso de existir).
 Envía formulario de “Cierre de Caja

Chica” forma Nº DT-126, (original) al
Director (a) de Administración y

Elsy Molina
21
FONDO DE CAJA CHICA
ASUNTO: Cierre de Caja Chica
RESPONSABLE ACCIÓN
Presupuesto.
Dirección de Administración y  El Director(a) recibe y Firma el formulario

Presupuesto de “Cierre de Caja Chica” forma Nº DT-
126, (original) y envía al Contralor(a). En
caso contrario, devuelve al Área de
(Contabilidad) con exposición de motivos.
Despacho del Contralor(a)  El Contralor o Contralora recibe y revisa
el Formulario de Cierre de Caja Chica
forma Nº DT-126, si está conforme, firma
formulario de “Cierre de Caja Chica”
forma Nº DT-126, coloca sello húmedo y
envía al Director de Administración y
Presupuesto. En caso contrario, devuelve
al Director de Administración y
Presupuesto, para su corrección.
Dirección de Administración y  El Director recibe formulario de Cierre de

Presupuesto Caja Chica (original) y entrega a
custodio de Caja Chica.
Custodio de Caja  Recibe y archiva Cierre de Caja Chica en

la Carpeta de Caja de Chica, del Ejercicio
Económico Financiero correspondiente.

Elsy Molina
22
FONDO DE CAJA CHICA

Elsy Molina
23
FONDO DE CAJA CHICA
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS:
Formulario “Vale de Caja Chica”
1. FECHA
D M A
VALE DE CAJA CHICA
2. Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: ____________________________________________

3. (Bs. _____________________________)
4. Por concepto de: ______________________________________________________________________________________
Los fondos serán entregados dentro de los tres días hábiles siguientes y su rendición es obligatoria.
5. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA
5.1. Unidad Responsable 5.2. Apellidos y Nombres 5.3. Cargo 5.4. Firma
6. UNIDAD SOLICITANTE
6.1. Unidad Responsable 6.2. Apellidos y Nombres 6.3. Cargo 6.4. Firma
FORMA DT-80

Elsy Molina
24
FONDO DE CAJA CHICA
Instructivo: “Vale de Caja Chica”
Nombre del Formulario: Vale de Caja Chica.
Objetivo: Entregar un anticipo de Caja Chica, a la Dirección que solicitó efectivo para
realizar la compra o servicio correspondiente.
Forma de Presentación: Manuscrito.
Frecuencia: Cada vez que se realice una compra o servicio por el Fondo de Caja Chica.
Descripción de los Campos:

1.- Fecha: Indique día, mes y año, cuando solicitó el efectivo para realizar la compra a
través del Fondo de Caja Chica.
2.- Hemos recibido de la Contraloría

del Estado Barinas, la cantidad de: Indique en letras el monto en bolívares solicitado.
3.- Bs. : Escriba en números el monto en bolívares solicitado.
4.- Por concepto de: Describa el motivo del anticipo.
5.-Responsable del Fondo de Caja

Chica:
5.1.- Unidad Responsable: Indique la Dirección o Unidad Responsable del Fondo de Caja Chica.
5.2.- Apellidos y Nombres: Indique los Apellidos y Nombres del Funcionario Responsable del Fondo de
Caja Chica.
5.3.- Cargo: Coloque el cargo del Funcionario Responsable del Fondo de Caja Chica.
5.4.- Firma: Coloque los Apellidos y Nombres del Funcionario que solicita el anticipo del
Fondo de Caja Chica.

Elsy Molina
25
FONDO DE CAJA CHICA
Formulario “Recibo de Caja Chica”

1. N°
2. LUGAR Y
FECHA D M A
BARINAS
RECIBO DE CAJA CHICA
3. Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: ____________________________________________________
4. (Bs. _____________________________)
5. Por concepto de: __________________________________________________________________________________________
6. Anexo: __________________________________________________________________________________________________
7. UNIDAD SOLICITANTE
7.1. Apellidos y Nombres 7.2. Cédula de Identidad 7.3. Cargo
7.4. Código Imputación Presupuestaria 7.5. Monto en Bs. 7.6. Firma y Sello
FORMA DT-121

Elsy Molina
26
FONDO DE CAJA CHICA
“Instructivo: Recibo de Caja Chica”
Nombre del Formulario: Recibo de Caja Chica.
Objetivo: Mantener el control correlativo de cada compra o servicio que se realice a través
del Fondo de Caja Chica.
Forma de Presentación: Manuscrito.
Cada vez que se realice una compra o servicio a través del Fondo de Caja
Frecuencia:
Chica.
Descripción de los Campos:
1.- Nº Coloque el número correlativo del Recibo de Caja Chica.
2.- Lugar y Fecha: Indique el lugar, día, mes y año, cuando solicitó el efectivo para realizar la
compra o servicio a través del Fondo de Caja Chica.
3.- Hemos recibido de la Contraloría
del Estado Barinas, la cantidad de: Indique en letras el monto en bolívares solicitado.
4.- Bs. : Escriba en números el monto en bolívares solicitado.
5.- Por concepto de: Describa el motivo de la compra o servicio.

Elsy Molina
27
FONDO DE CAJA CHICA
6.-Anexos: Especifique la descripción de los soportes de ticket de caja o facturas con su

respectivo RIF, NIT, IVA, entre otros.
7.- Unidad Solicitante:
7.1.- Apellidos y Nombres: Coloque los Apellidos y Nombres del Funcionario que recibió el efectivo del
7.2.- Cédula de Identidad: Escriba el número de la Cédula de Identidad del Funcionario que recibió el
efectivo del Fondo de Caja Chica.
7.3.- Cargo: Coloque el cargo del Funcionario que recibió el efectivo del fondo Caja Chica.
7.4.- Imputación Presupuestaria: Indique el código de la Imputación Presupuestaria.
7.5.- Monto en Bs.: Coloque el monto total del gasto efectuado por una partida referida en la
imputación presupuestaria.
7.6.- Firma y Sello: Coloque firma del Funcionario de la Dirección o Unidad Solicitante.

Elsy Molina
28
FONDO DE CAJA CHICA
Formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”

1. FECHA
D M A
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

2. Reposición N° 3. Período de Rendición 4. Recibo
Desde Hasta Cantidad Desde Hasta
5. GASTOS
5.1. Imputación Presupuestaria 5.2. Descripción 5.3. Monto Bs.
5.4.1. TOTAL GASTOS

5.4.2. MONTO A REPONER
5.4. TOTAL MONTO Bs.
5.4.3. EFECTIVO EN CAJA CHICA
5.4.4. MONTO ASIGNADO CAJA CHICA
6. APROBADO POR
6.1. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA
6.1.2. CÉDULA DE
6.1.1. APELLIDOS Y NOMBRES IDENTIDAD 6.1.3. CARGO 6.1.4. FIRMA 6.1.5. SELLO
6.2. DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO

6.2.2. CÉDULA DE
6.3. CONTRALOR (A) DEL ESTADO BARINAS

6.3.1. APELLIDOS Y NOMBRES 6.3.2. FIRMA 6.3.3. SELLO
FORMA DT-119

Elsy Molina
29
FONDO DE CAJA CHICA
Instructivo “Solicitud de Reposición de Caja Chica”
Nombre del Formulario: Solicitud de Reposición de Caja Chica.

Objetivo: Registrar todos los gastos realizados a través del Fondo de Caja Chica, indicando
las partidas presupuestarias por las cuales fueron imputados.
Forma de Presentación: Impresa.

Frecuencia: Cada vez que incurran al menos el 75% de los gastos del Fondo de Caja Chica.
Descripción:
1.- Fecha: Indique día, mes y año, en que se realiza la Solicitud de Reposición del Fondo de
Caja Chica.
2.- Reposición Nº: Escriba el número de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.
3.- Período de Rendición: Coloque fecha de inicio y culminación de la Rendición del Fondo de Caja Chica.
4.- Recibo: Escriba la cantidad de recibos en números, y el número de recibos desde el
primero hasta el último recibo de Caja Chica.
5.- Gastos:
5.1.-Imputación Presupuestaria: Escriba el número del Código Presupuestario.
5.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario.
5.3.- Monto Bs.: Coloque el monto en bolívares del gasto presupuestario.
5.4.- Total Monto:
5.4.1.- Total Gastos: Coloque el monto total de los Gastos.
5.4.2.- Monto a Reponer: Coloque el monto en bolívares a reponer.
5.4.3.- Efectivo en Caja Chica: Coloque el monto en bolívares del efectivo del Fondo de Caja Chica.
5.4.4.- Asignado Caja Chica: Coloque el monto en bolívares del efectivo Asignado a la Caja Chica.
6.- Aprobado por:
6.1.- Responsable del Fondo
de Caja Chica.
6.1.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Responsable del Fondo de Caja Chica.
6.1.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Responsable del Fondo de Caja
Chica.
6.1.3.- Cargo: Coloque el cargo del Responsable del Fondo de Caja Chica.
6.1.4.- Firma: Coloque firma del Responsable del Fondo de Caja Chica.
6.1.5.- Sello: Coloque Sello de la Dirección del Responsable del Fondo de Caja Chica.
6.2.- Director (a) de
Administración y
Presupuesto:
6.2.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Director (a) de Administración y Presupuesto.
6.2.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Director (a) de Administración y
Presupuesto.
6.2.3.- Cargo: Coloque el cargo del Director(a) de Administración y Presupuesto.
6.2.4.- Firma: Coloque firma del Director(a) de Administración y Presupuesto.
6.2.5.- Sello: Coloque Sello de la Dirección de Administración y Presupuesto.
6.3.- Aprobado por Contralor (a):

6.3.1.- Apellidos y Nombres Coloque Apellidos y Nombres del Contralor (a).
6.3.2.-Firma: Coloque sello del Despacho del Contralor (a).

Elsy Molina
30
FONDO DE CAJA CHICA
5.4. Formulario “Cierre de Caja Chica”

1. FECHA
D M A
CIERRE DE CAJA CHICA

2. Período de Rendición 3. Recibo
Desde Hasta Cantidad Desde Hasta
4. GASTOS
4.1. Imputación Presupuestaria 4.2. Descripción 4.3. Monto Bs.
5.1. TOTAL GASTOS

5. TOTAL MONTO Bs. 5.2. TOTAL REINTEGRO
5.3. TOTAL GENERAL
6. PLANILLA DE DEPÓSITO 6.1. BANCO 6.2. MONTO Bs.
7. APROBADO POR
7.1. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA
7.1.2. CÉDULA DE
7.2. DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO

7.2.2. CÉDULA DE
7.3. CONTRALOR (A) DEL ESTADO BARINAS

7.3.1. APELLIDOS Y NOMBRES 7.3.2. FIRMA 7.3.3. SELLO
FORMA DT-126

Elsy Molina
31
FONDO DE CAJA CHICA
Instructivo “Cierre de Caja Chica”
Nombre del Formulario: Cierre de Caja Chica.

Objetivo: Registrar todas las partidas presupuestarias y sus gastos, para el Cierre del
.
Frecuencia: 31 de Diciembre de cada Año (Al cierre del Año Fiscal) o cambio de
Responsable del Fondo de Caja Chica.
Descripción:
1.- Fecha: Indique día, mes y año, en que se realizará el Cierre del Fondo de Caja Chica.
2.- Período de Rendición: Coloque fecha de inicio y culminación de la Rendición del Cierre del Fondo de
Caja Chica.
3.- Recibo: Escriba la cantidad de recibos en números, y el número de recibos desde el
primero hasta el último “Recibo de Caja Chica”.
4.- Gastos:
4.1.- Imputación Presupuestaria: Indique el número del Código Presupuestario por el cual se imputaron los
gastos.
4.3.- Monto Bs.: Coloque el monto en bolívares del gasto presupuestario.
5.- Total Monto Bs.:
5.1.- Total Gastos: Coloque el monto total de Gastos.
5.2.- Total Reintegro: Coloque el monto total de Reintegro.
5.3.- Total General: Coloque el total General.
6.- N° Planilla de Depósito: Coloque el número de la planilla de Depósito bancario.
6.1.- Banco: Coloque el Nombre del Banco.
6.2.- Monto Bs.: Coloque el Monto en bolívares del depósito bancario.
7.- Aprobado por:
7.1.- Responsable del Fondo de
Caja Chica:
7.1.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Responsable del Fondo de Caja Chica.
7.1.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Responsable del Fondo de
Caja Chica.
7.1.3.- Cargo: Coloque el cargo del responsable del Fondo de Caja Chica.
7.1.4.- Firma: Coloque firma del responsable del Fondo de Caja Chica.
7.1.5.- Sello: Coloque Sello de la Dirección donde pertenece el responsable del Fondo de
Caja Chica.
7.2.-Director(a) de Administración y
Presupuesto:
7.2.1- Apellidos y Nombres: Indique los Apellidos y Nombres del Director(a) de Administración y
Presupuesto.
7.2.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Director(a) de Administración
y Presupuesto.
7.2.3.- Cargo: Coloque el cargo Director(a) de Administración y Presupuesto.
7.2.4.- Firma: Coloque firma del responsable del Fondo de Caja Chica.
7.2.5.- Sello: Coloque Sello de la Dirección donde pertenece el responsable del Fondo de
Caja Chica.
7.3.- Aprobado por Contralor (a)
del Estado Barinas:
7.3.1.- Apellidos y Nombres: Coloque Apellidos y Nombres del Contralor (a).
7.3.2.-Firma: Coloque sello del Despacho del Contralor (a).
7.3.3.-Sello: Coloque firma del Contralor (a) en señal de aprobación.

Elsy Molina
32
FONDO DE CAJA CHICA
Formulario “Relación de Gastos de Caja Chica

1. N°
2. LUGAR Y
RELACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA
FECHA D M A
BARINAS
3. GASTOS
3.1. Partida 3.2. Descripción 3.3. Monto Bs.
4. TOTAL GENERAL
FORMA DT-118

Elsy Molina
33
FONDO DE CAJA CHICA
Instructivo “Relación de Gastos de Caja Chica”
Nombre del Formulario: Relación de Gastos de Caja Chica.
Objetivo: Relacionar los gastos causados a través del Fondo de Caja Chica.
Frecuencia: Se realizará diariamente de acuerdo a los gastos realizados por el Fondo de

Caja Chica.
Descripción:
1.-Nº Escriba el número de la Relación de Gastos de Caja Chica.
2.- Lugar y Fecha: Indique día, mes y año, en que se relacionen los gastos de Caja Chica.
3.- Gastos:
3.1.-Partida: Escriba en números la partida que causa el gasto.
3.3.- Monto: Coloque el monto en bolívares del gasto por partida presupuestaria.
4.- Total General: Monto Total de la Relación de Gastos de Caja Chica.

Elsy Molina
34
FONDO DE CAJA CHICA
Formulario de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”

Elsy Molina
35
FONDO DE CAJA CHICA
Instructivo de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”
Nombre del Formulario: “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”.

Objetivo: Registrar las Compras o Servicios solicitadas por la diferentes Direcciones u
Oficinas.
Forma de Presentación: Impreso.
Frecuencia: Cuando se solicite la Compra de Bienes y/o Materiales, o exista la necesidad

de Servicios.
Descripción:
1.- Datos Iniciales: Indicar la Dirección u Oficina solicitante y la Fecha de Solicitud.
2.- Solicitud Realizada: Señalar que se adquirirá: Materiales y Suministros, Máquinas y Equipos,
Reparación o Servicio.
3.- Detalle: Indicar Cantidad y Descripción de la Compra o Servicio que se solicita.
4.- Justificación: Realizar breve explicación de la Compra o Servicio a realizar.
5.- Firma Autorizada: Firma del Funcionario Autorizado para Solicitar la Compra o Servicios.
6.- Firma de Aprobado: Firma del Contralor (a) en señal de Aprobación.

Elsy Molina
36
FONDO DE CAJA CHICA
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
Anticipo: Se refiere al dinero en efectivo entregado a una unidad

solicitante, con el objeto de adquirir el bien o servicio
requerido, cuyo importe debe rendir al responsable de caja
chica dentro del lapso de tiempo establecido.
Apertura: Es el procedimiento de constituir el Fondo Fijo de Caja

Chica, para atender los gastos necesarios del organismo o
que debido a su naturaleza demandan el pago en efectivo.
Arqueo de Caja Es el procedimiento de realizar un reconocimiento y

Chica: verificación de los gastos efectuados con fondos de la caja
chica, a través de la revisión exhaustiva de facturas, recibos
y otros comprobantes de gastos, así como el dinero en
efectivo existente.
Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa

Caja Chica: en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo
en efectivo, formado por billetes, monedas, vales,
justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a
operaciones normales de Caja Chica. Su propósito es
solventar las necesidades urgentes, de artículos, materiales
y servicios en una forma ágil y oportuna, cuyo origen
requiere del pago inmediato. Está constituido por una suma

Elsy Molina
37
FONDO DE CAJA CHICA
de dinero asignada a una unidad encargada, con el objeto de

satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el
desembolso inmediato.
Cierre : Es el procedimiento de clausura de los Fondos asignados a

la caja chica, por cambio de responsable o al término del
ejercicio fiscal, donde se relacionan el total de los gastos
efectuados y se procede a realizar el reintegro del dinero en
efectivo disponible.
Compras: Es el procedimiento de adquirir bienes y servicios

demandados a los oferentes para satisfacer una necesidad
determinada.
Custodio de Caja: Es la persona responsable de la custodia y entrega de

cheques, voucher, títulos valores y cualquier otro documento
que deba ser entregado a proveedores y beneficiarios.
Dirección de Es la encargada de coordinar y supervisar las actividades

Administración y relacionadas con la programación y ejecución presupuestaria
Presupuesto: y financiera de los compromisos y pagos del presupuesto del
organismo y de los servicios administrativos.
Disponibilidad Es el saldo disponible de los ingresos recibidos y

Financiera: depositados en una(s) determinada(s) cuenta(s)
bancaria(s), para proceder a la emisión de un cheque.

Elsy Molina
38
FONDO DE CAJA CHICA
Disponibilidad Es el saldo disponible de los recursos asignados en una

Presupuestaria: determinada partida específica, para asumir un compromiso
válidamente adquirido.
Endoso: Es la acción de colocar al reverso del cheque las firmas con

el respectivo número de cédula de los funcionarios
autorizados por Resolución de designación, para administrar
la cuenta del organismo a través del cual se emite el
cheque a nombre del mismo, a fin que los recursos sean
entregados al responsable del Fondo de Caja Chica.
Imputación Es la identificación de información presupuestaria, necesaria

Presupuestaria : para registrar la operación en el presupuesto de gastos del
organismo. La cual debe efectuarse según los códigos
numéricos de acuerdo con el Clasificador Presupuestario de
Recursos y Egresos que dicte el Ministerio de Finanzas, a
través de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Orden de Pago: Es el instrumento a través del cual se relacionan las facturas,

recibos u otro comprobante del gasto con el objeto de
causar los compromisos presupuestarios y generar el pasivo
contable, a fin de efectuar el pago correspondiente cuando
se emita la debida autorización.
Rendición de Es la acción de enterar en el lapso de tiempo establecido el

Cuentas: dinero en efectivo que ha sido entregado en calidad de
anticipo para adquirir un bien o servicio.

Elsy Molina
39
FONDO DE CAJA CHICA
Resoluciones: Son aquellas decisiones de carácter general o particular

debidamente aprobadas por las autoridades competentes
para ello, las cuales son publicadas en gacetas oficiales,
donde los proyectos, nombramientos, destituciones,
dictámenes y todos los programas con carácter organizativo,
se ratifican a fin de que sean de conocimiento público y a su
vez que se cumplan correctamente conforme a los patrones
allí establecidos.
Reposición : Es el procedimiento de reemplazar el monto total de los

gastos efectuados con Fondos de Caja Chica cuando estos
alcancen el setenta y cinco por ciento ( 75 %), el mismo
debe ir acompañado con las facturas, comprobantes del
gasto y el respectivo formulario de reposición.
Es la persona designada para la administración, control y

Responsable de Caja rendición de los recursos asignados al Fondo Fijo de Caja
Chica: Chica.
Mantenimiento y reparaciones de los bienes de la

Servicios: Institución a los efectos de un normal funcionamiento, así
como los servicios prestados por personas jurídicas.
Es la dependencia, dirección u oficina de la estructura

Unidad Solicitante: organizacional, que solicita al responsable de Caja Chica, a
través de una requisición un bien o servicio de carácter
urgente.

Elsy Molina
40

Manual - Caja - Chica Contraloria Barinas PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual - Caja - Chica Contraloria Barinas PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

República Bolivariana de Venezuela

Contraloría del Estado Barinas

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO

BASE LEGAL .................................................................................................................... 3

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA

Constitución de la República Bolivariana Nº 5.909 Extraordinaria 19/02/2009

Constitución del Estado Barinas Nº 315-04 23 /12/2004

Ley Orgánica de la Contraloría General

Ley Orgánica de la Administración

Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la

Ley Impuesto al Valor Agregado (IVA) Nº 38.632 26/02/2007

Ley sobre la Administración Financiera Nº 130-09 17/07/2009

Reglamento Interno de la Contraloría del Nº 013 16/11/2010

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Definir el marco de operación y establecer los procedimientos internos de la

Este Manual va dirigido de manera específica a los funcionarios de la Dirección de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

La Dirección de Administración y Presupuesto está adscrita a la Dirección General de

ÁREA DE CONTABILIDAD, ÁREA DE COMPRAS Y ÁREA DE BIENES Y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica

1. El Contralor o Contralora autoriza mediante una Resolución la constitución de los

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

 Nombre, cédula de identidad, cargo, ubicación o dependencia de la persona

1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica

1. El responsable del Fondo de Caja Chica, deberá tramitar la reposición utilizando el

1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

cesa en el cargo, el Fondo se debe cerrar y cumplir con el proceso de cierre

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja

Dirección de Administración y  Al Inicio del Ejercicio Económico

Despacho del Contralor(a)  El Contralor o Contralora recibe y estudia

Área de Contabilidad, Tesorería y Recibe la Resolución (original) y verifica

 Elabora Orden de pago, cheque y

 Registra datos en Control de Emisión de

 Anexa orden de pago, cheque,

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja

Área de Contabilidad, Tesorería y  Recibe y verifica datos, si está de

 Entrega Orden de Pago, comprobante de

Dirección de Administración y  El Coordinador (a) recibe, revisa orden de

 El Director(a) recibe, revisa orden de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja

Despacho del Contralor(a)  El Contralor (a) recibe y revisa, si esta

Dirección de Administración y  El Director recibe documentación firmada

Custodio de Caja  Recibe y entrega al responsable del

 El responsable del Fondo de Caja Chica

 Entrega al Custodio de Caja la

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja

 Recibe orden de pago, comprobante de

 Envía orden de pago, comprobante de

o Copia de orden de pago, comprobante

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

ASUNTO: Compras / Servicios por Caja

 El responsable de Fondo de Caja Chica

 Elabora formulario “Vale de Caja Chica”

 Firma formulario en señal de recibido, y