Sunteți pe pagina 1din 11

ACHIZITII MARFURI , SERVICII, CONSUMABILE - SEDIUL BUCURESTI

 Persoana care primeste factura/chitanta de la furnizor preda


documentul la serviciul REGISTRATURA –in care va semna de
predare, in termen de 24 ore de la primirea documentului de la
furnizor

 Serviciul REGISTRATURA va preda documentul catre serviciul


CONTABILITATE, pe baza de semnatura, in aceeasi zi in care
primeste documentul

- Daca documentul a fost achitat prin chitanta, serviciul


CASIERIE va achita contravaloarea chitantei catre cel care a
efectuat plata

- Daca documentul va fi achitat prin instrument de plata o


copie a acestuia va fi inclusa in mapa ,, DOCUMENTE DE
ACHITAT”, mapa care se prezinta directorului general pentru
avizare

- Dupa avizare documentul va fi inclus in CASH FLOW in data


stabilita la plata
CONTABILITATE

ACHIZITII MARFURI , SERVICII, CONSUMABILE – PUNCT DE LUCRU


COLANU

 Persoana care achizitioneaza /serviciul/consumabile , care nu


necesita intrare ingestiune, va preda documentul catre serviciul
CONTABILITATE pe baza de semnatura, in termen de 24 ore de la
primirea documentului.

Serviciul de contabilitate va verifica documentul din punct de


vedere al corectitudinii intocmirii si a datelor pe care le cuprinde,
si va proceda astfel:

 In cazul in care exista inexactitati in document ,acesta va fi


returnat catre persoana care l-a prezentat, in vederea
corectarii

 In cazul in care documentul este corect acesta va fi


inregistrat in contabilitate , iar o copie scanata va fi trimisa
pe email la sediul social cu subiectul ,, document nr…data…
contabilitate), la adresa de email
contabilitate@standardmetal.ro . Primirea acestuia va fi
confirmata de primirea mesajului ,,primit document nr…”

Documentele prin care se achizitioneaza materii


prime/materiale/servicii pentru investitii , vor avea atasat
BONUL DE CONSUM cu semnaturile persoanelor care le-au
predate/primit.De asemeni si acesta va fi trimis odata cu
documentul de achizitie. In cazul in care materii
prime/materialele nu sunt date in consum se va inscrie pe
document gestiunea in care intra.
 Serviciul de CONTABILITATE de la sediu,va include
documentul in mapa cu DOCUMENTE DE ACHITAT , care va
fi prezentata Directorului General pentru avizare.Dupa
avizare documentul va fi inclus in CASH-FLOW in vederea
efectuarii platii.

 In cazul in care factura este achitata cu chitanta , dupa


verificarea descrisa, va fi efectuata plata din serviciul
CASIERIE-CONTABILITATE de la punctul de lucru. In cazul
in care vor fi platite avansuri spre decontare pentru diverse
achizitii, vor fi intocmite DI si DPL conform legii.

 In cazul achizitiilor de marfuri se va proceda in modul urmator:

 Serviciul contabilitate va primi factura fiscal/avizul de


insotire + NIR de la gestionarul depozitului de
marfuri+certificatul de calitate.unde trebuie sa ajunga

 Va verifica daca in NIR sunt specificate diferente


existente peste limita de toleranta admisa , de 0.3%

 Va inregistra intrarea in gestiune/contabilitate


conform situatiei existente

 In cazul in care marfa a fost primita doar cu Aviz de


insotire (fara factura fiscala), va efectua toate
demersurile in vederea obtinerii facturii fiscal in cel
mai scurt timp.Marfa va fi introdusa in gestiune, iar in
contabilitate va fi utilizat contul 408 pe analitice.

 O copie dupa factura+NIR va fi trimisa scanat la sediu


cu subiectul ,,document nr…contabilitate), la adresa
specificata in procedura. Confirmarea primirii va fi la
fel ca cea specificata anterior in procedura.

 In cazul achizitiei de materii prime/materiale depozitabile se va


proceda in modul urmator:
 Serviciul de contabilitate va primi de la gestionar
factura fiscala /avizul de insotire +NIR.

 In baza acestora va inregistra in gestiune si in


contabilitate intrarea. In cazul primirii materialelor
doar cu aviz de insotire se vor efectua toate
demersurile in vederea obtinerii facturii fiscale. La
inregistrarea materiilor prime/materiale insotite doar
de aviz de insotire va fi utilizat contul 408analitic.

 O copie scanata de pe factura + nir vor fi transmise la


sediu prin procedura descrisa anterior.
PROCEDURA VANZARI/INCASARI – SERVICIUL CONTABILITATE-
COLANU

 Serviciul VANZARI , dupa intocmirea facturii (factura intocmita in


baza avizului de expeditie intocmit de gestionar ) si certificatului
de calitate, va preda un exemplar original al facturii , insotit de o
copie a avizului de insotire catre serviciul CONTABILITATE. De
asemeni va preda si instrumental de plata in original catre
serviciul CONTABILITATE.Toate documentele vor fi predate
numai pe baza de semntura si data, angajand raspunderea
persoanelor care le-au primit.

 Serviciul VANZARI va preda zilnic o lista cu facturile anulate,


catre serviciul CONTABILITATE, pe baza de semnatura. Serviciul
CONTABILITATE va organiza evidenta documentelor anulate.

 Dupa primirea facturii, avizului, instrumentului de plata , serviciul


CONTABILITATE va proceda astfel:

 Va inregistra factura/avizul in contabilitate/gestiune ,


efectuand inregistrarile necesare.O copie a facturii, avizului
si instrumentului de plata va fi trimisa la sediul social ,
scanata, cu mesajul ,,document nr…..contabilitate”, la
adresa de email contabilitate@standardmetal.ro . Primirea
acesteia va fi confirmata de primirea mesajului ,,primit
document nr…”

 Instrumentul de plata in ORIGINAL va fi trecut intr-un


borderou special cu instrumente de plata primate si va fi
trimis la sediul social prin curier in plic sigilat.

Vor fi trimise toate documentele primate intr-o zi prin


acelasi plic sigilat. In plicul sigilat va fi pusa si o lista a
documentelor transmise.
 Plicul cu instrumente de plata va fi primit de serviciul
REGISTRATURA.Instrumentele de plata vor fi predate catre
serviciul CONTABILITATE,pe baza de semnatura, in vederea
includerii in CASH-FLOW. Lista cu intrumentele de plata
primate va fi indosariata la serviciul REGISTRATURA.

Dupa includerea in CASH-FLOW acestea vor fi transmise


pentru INCASARE pe baza de semnatura.
PROCEDURA GESTIUNE materii prime/materiale

 Toate materiile prime/materialele vor intra in unitate NUMAI PE


BAZA DE DOCUMENTE DE INSOTIRE (factura fiscala /aviz de
insotire )

 Pentru toate intrarile vor fi intocmire NOTE DE INTRARE (NIR), iar


acolo unde se constata diferente acestea se vor consemna in
coloana aferenta in cadrul NIR-ului.NIR-urile cu diferente vor fi
semnate obligatoriu si de catre reprezentantul furnizorului.

 Orice intrare/iesire de materii prime/materiale va fi consemnata


in FISA DE MAGAZIE de catre gestionarul in a carui magazie are
avut loc intrarea/iesirea.

 Orice iesire de materii prime/materiale va fi efectuata numai pe


baza de BON DE CONSUM, semnat de persoana care primeste
materialele si contrasemnat de administratorul (persoana sa
delegata) punctului de lucru, care avizeaza eliberarea
materialelor.

 Materiile prime/materialele existente fizic trebuie sa corespunda


cu cele existente in fisele de magazie.

 La primirea in magazie , gestionarul va proceda astfel:

 Va verifica materiile prime/materialele trecute in factura de


achizitie si va intocmi NIR , pe care il va semna

 Un exemplar din NIR va ramane la dispozitia sa,fiind obligat


sa organizeze o evidenta a acestora

 Un exemplar din NIR , impreuna cu factura de achizitie, vor


fi predate sub semnatura catre serviciul CONTABILITATE.

 In baza NIR va opera intrarea in gestiune , prin


consemnarea in FISA DE MAGAZIE a intrarii
 Materialele/materiile prime primate vor fi organizate astfel
incat sa poata fi evidentiate si identificate cu usurinta.

 La iesirea din magazie gestionarul va proceda astfel:

 In baza comenzii persoanei solicitante, va verifica


existenta in stoc a materialelor solicitate. In cazul in care
exista materialele solicitate va intocmi BONUL DE CONSUM
in doua exemplare, il va inmana persoanei solicitante in
vederea obtinerii semnaturii responsabilului punctului de
lucru si a vizei acestuia.

 La primirea bonului de consum semnat si vizat de catre


responsabilul punctului de lucru, va proceda la identificarea
si predarea materialelor solicitate

 Persoana care preia materialele va semna la primitor,


angajandu-si raspunderea pentru materialele preluate

 In baza bonului de consum corect intocmit va proceda la


inregistrarea iesirii in fisa de magazine

 Un exemplar al bonului de consum va fi predate catre


serviciul CONTABILITATE sub semnatura, in termen de 24
ore.

 Gestionarul va organiza evidenta bonurilor de consum

 In cazul necesarului de transfer de materiale catre alta


gestiune se va intocmi Nota de transfer dupa aceeasi
procedura ca cea descrisa la bonul de consum.

 Un exemplar al Notei de transfer va fi transmis catre


serviciul CONTABILITATE in termen de 24 ore

 Gestionarul va organiza evidenta Notelor de transfer.


PROCEDURA GESTIUNE MARFURI

 La intrarea marfurilor in gestiune, se va respecta urmatoarea


procedura:

 Gestionarul va verifica existenta facturii fiscale/avizului de


insotire + certificatului de calitate , vizate in prealabil de
catre serviciul ACHIZITII

 In cazul in care nu exista documentele specificate sau viza


serviciului de ACHIZITII, nu va receptiona marfurile, luand
legatura cu serviciul ACHIZITII in vederea remedierii
situatiei

 In cazul in care documentele sunt corect intocmite , va


proceda la receptionarea marfurilor, prin operatiuni de
cantarire/masurare , in vederea constatarii eventualelor
diferente.

 In cazul in care nu se vor constata diferente, va receptiona


marfa, va intocmi NIR, in 2 exemplare, si va opera in fisa de
magazie intrarea produsului respectiv. Un exemplar al NIR +
facturii fiscale/avizului de expeditie+certificatul de calitate
vor fi predate catre serviciul CONTABILITATE in cel mai
scurt termen posibil. De asemeni gestionarul va lua masuri
pentru depozitarea marfurilor in conditii de siguranta si
usoara identificabilitate.

 In cazul in care , in urma cantaririi/masurarii marfurilor


primite se constata diferente , va proceda la inscrierea
acestora in NIR – coloana distincta- NIR care va fi
contrasemnat OBLIGATORIU de catre reprezentantul
furnizorului.Va proceda la receptia marfurilor existe faptic,
in cazul in care reprezentantul furnizorului nu are
obiectiuni.Intrarea acestora la cantitatea reala va fi operata
in fisa de magazie. De asemeni va lua masuri pentru
depozitarea marfurilor in conditii de siguranta si usoara
identificabilitate.

 Un exemplar al facturii fiscale/avizului de insotire ,


impreuna cu un exemplar al NIR-ului in care sunt
specificate diferentele vor fi transmise catre serviciul
CONTABILITATE.

De asemeni o copie a facturii si a NIR-ului cu diferente vor fi


predate serviciului ACHIZITII in vederea remedierii
situatiei, prin transmiterea datelor catre serviciul JURIDIC.

 Gestionarul va indosaria NIR-ul respective, sau va organiza


o evidenta speciala pentru achizitiile in care s-au constatat
diferente.

 ESTE ADMISA O TOLERANTA DE 0.3% FATA DE


CANTITATILE INSCRISE IN FACTURA.

 In limita acestei tolerante va fi considerate marfa fara


diferente, procedandu-se corespunzator procedurii descrise
la achizitiile pentru care nu se constata diferente