FORO TEMATICO UNIDAD N° 2

NOMBRE: EDWIN DAVID MONTES VERGARA

El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su ámbito de

competencia. El almacén es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la
estructura orgánica y funcional de una compañía, comercial o industrial, con
propósitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro
de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercancía, es una
estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar
valor agregado.

La gestión de almacenes puede definirse como el proceso logístico que se encarga

de la recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén
hasta el punto de consumo de cualquier unidad logística, así como el tratamiento de
información de los datos generados en cada uno de los procesos.

La gestión de almacenes tiene como principal propósito optimizar un área logística

funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la
distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más
importantes para el funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

El objetivo general de la gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo de
producción de una organización, se encuentra en gran medida condicionado por el
ritmo del almacén.

La gestión de almacenes se ubica en el Mapa de Procesos Logísticos entre la

Gestión de Inventarios y la Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el
ámbito de responsabilidad del área de almacenes nace en la recepción de la unidad
física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo
en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.
En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una
previsión de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y
que contenga, al menos, el horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este
proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas
Paletizadas se debe contar con recursos muy específicos como montacargas,
plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de

las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepción son
significativamente menores que las mercancías de origen externo, en el caso de
que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercancía.Además, una correcta metodología de identificaciones a lo largo de la
compañía también favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de
traslado de mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén.
Las mercancías de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada más
exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita
previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuación y responsabilidad desde el
almacén.
El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto en
grandes empresas como en pequeñas y medianas, además de un factor
fundamental para el control de costes y rentabilidad de cualquier hotel o
establecimiento turístico. Una mala administración puede ser la culpable de generar
clientes descontentos por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar
problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra.

Parece obvio que una buena gerencia de inventario es de suma importancia para la
empresa y establecimientos turísticos ya que desempeña una función vital: proveer
a la compañía de materiales suficientes para que ésta pueda continuar su
funcionamiento dentro del mercado. En el caso de los hoteles y empresas turísticas,
el control del inventario garantiza la calidad en la prestación del servicio y la
experiencia del cliente.
Los inventarios incluyen materia prima, productos en proceso y productos
terminados, mercancías para la venta, materiales y repuestos para ser consumidos
en la producción de bienes fabricados o usados en la prestación de servicios. Así
como para la reposición de productos utilizados por los empleados de los
alojamientos turísticos y consumibles necesarios para los huéspedes.

Se puede decir que el inventario es capital en forma de material, ya que éste tiene
un valor para las compañías, sobre todo para aquellas que se dedican a la venta de
productos. Es por esto que es de suma importancia, ya que permite a la empresa
cumplir con la demanda y competir dentro del mercado.

El reto de administrar un inventario está en decidir cuánto se necesita para cumplir

con los requerimientos del mercado, lo que implica decidir qué cantidad se necesita,
cuándo debemos colocar los pedidos, y recibir, almacenar y llevar el registro de
dicho inventario, ya que el objetivo primordial será mantener los costos bajos y los
suficientes productos terminados para las ventas o para la reposición de los
productos consumidos.

Basándonos en todas estas premisas, llegamos a la conclusión de que es necesario

contar con un sistema automatizado que nos permita llevar un control continuo y
actualizado del inventario, los pedidos realizados y las ventas de los productos.

Mantener el inventario actualizado conlleva un gran esfuerzo y aunque nuestro

sistema de venta y compra Noray Gestion lo actualiza automáticamente, es
necesario realizar nuevos inventarios para poner al día nuestras existencias. Por
ello hemos implementado la posibilidad de realizar los inventarios del almacén por
pequeños tramos y además a horas y días diferentes.

Noray Htl, también cuenta con funciones especializadas en la realización de

inventarios enfocados a la industria turística, especialmente para hoteles y
alojamientos. Esto simplemente se consigue haciendo recuentos de mercancías
cortos y por tramos, en los que previamente habremos anotado la fecha y la hora
en la que fue contado. Luego se introducen en el sistema de igual forma, cada tramo
por separado anotando la fecha y la hora. Estos inventarios quedarán totalmente
integrados en el sistema junto a las ventas y compras que se hayan podido producir.

Este sistema le permite controlar de forma permanente aquellos productos que más
lo necesitan y tener su inventario al día, sin tener que realizar un recuento completo
del almacén a final de cada año.