Manual Español Cargo System PDF

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Magaya Cargo System manual de usario
Índice
Sección 1: Comenzando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Capítulo 1. Como Usar este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Como está Organizado este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Acerca de Magaya Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Dónde encontrar Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Capítulo 2: Introducción a la Logística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Descripción General de la Cadena de Suministro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Descripción General del Negocio de Logística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Creando una Cotización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . 16
Documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Procesamiento en Destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Facturación / Liquidación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Guías Aéreas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Ejemplo de Guía Aérea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Conocimiento de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Procesos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Recuento del Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Órdenes de Venta y Órdenes de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Capítulo 3: Instalación del Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Introducción a la Instalación del Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Requisitos del Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Pasos para Instalar el Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Pasos para instalar en un único equipo (o servidor) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Pasos para la instalación del Cliente-Servidor en una red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Instalación de Terminal Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Componentes de software instalados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Actualizar el Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Desinstalar Magaya Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Póngase en contacto con Magaya Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1
Capítulo 4: Configuración inicial de software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Información general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
¿Por qué utilizar los Asistentes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Cómo Hacer Cambios en la Información Que Introdujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Cómo Utilizar el Cuadro de Diálogo de Información: Mi Compañía . . . . . . . . . . . 46
Tareas del Administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Cómo Utilizar el Asistente de Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Introducción a los Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Añadir un Nuevo Empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Cómo Establecer Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Establecer las Contraseñas para los Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Escenario: Limitando los permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Descripción General de Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Agregar un Rol a un Empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Capítulo 5: Interfaz del Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Introducción al Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
¿Qué Puede Hacer en el Magaya Explorer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Menús y Barras de Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Barra de Herramientas Superior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Menú Principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Carpetas y subcarpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Cómo agregar carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Descripción General de Carpetas de Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Carpeta de Magaya Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Carpeta de Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Carpeta de Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Carpeta de Reservaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Carpeta de Almacenaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Carpeta de Mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Carpeta de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Carpeta de Embarques Entrantes y Salientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Trabajando con Vistas de Documentos y de Listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Trabajando con la Vista de Lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Columnas Relacionadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Barras de Herramientas en Vistas de Documentos y de Listas . . . . . . . . . . . . . . 94
Botones en las Barras de Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Correo Electrónico por Lotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
El Botón de Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Filtro Avanzado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
El Botón de Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
El Botón de Acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
El Botón de Detalle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
2
Sección 2: Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Capitulo 6: Recibos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Introducción a los Recibos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Cómo crear un Recibo de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Pestaña General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Pestaña de Expedidor/Consignatario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Pestaña de Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Pestaña de Transportista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Introducción a la Pestaña de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Agregar Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Agregar un Contenedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Escanear Códigos de Barras para Registrar los Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Reempaque de la Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Trabajando con la Pestaña de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Agregar un evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Definir Nuevo Evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Agregar un Adjunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Adjuntar Archivo desde el Escáner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Notas y Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Agregar las Cláusulas a Utilizar en las Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Generar Transacciones Contables de un RA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Otras acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Imprimir Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Panel de Detalles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Capítulo 7: Configurar su Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Zonas de Almacén y Localizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
¿Cómo usa Magaya Explorer la información de zonas y localizaciones del almacén? 172
Cómo crear Zonas de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Cómo crear Localizaciones de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Cómo personalizar los Tipos de Embalaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Clasificación de los Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Introducción a la Clasificación de los Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Acciones con la Lista de Clasificación de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Crear una Definición de Producto de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Lista de Definiciones de Productos de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
3
Capítulo 8: Órdenes de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Introducción a las Órdenes de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Pasos para crear una Orden de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recogida? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Generar Transacciones Contables de una Orden de Recogida . . . . . . . . . . . . . . 206
Capítulo 9: Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Introducción a las Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Crear una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Editar una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . 216
Otras acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Capítulo 10: Trabajar con Productos Básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Crear Reportes de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Otros Tipos de Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Use el botón de Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Use el botón de Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Sección 3: Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Capítulo 11: Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Crear una Cotización de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Acciones para Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Encuestar Tarifas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Capítulo 12: Reservaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Cómo Crear una Reservación Rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Acciones para una Reservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Capítulo 13: Programación de Viaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Cómo Crear una Programación de Viaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Acciones que Puede Realizar desde la Programación de Viajes . . . . . . . . . . . . . . . 259
4
Capítulo 14: Creando Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Introducción a los Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Pasos para Crear Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Crear un Embarque Directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Dividir un Embarque en Sub-embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Crear una Consolidación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Trabajando con Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Trabajando con la Pestaña de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Pestaña General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Pestaña de Ruta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Pestaña de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Otras pestañas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
La Barra de Herramientas de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
La Barra de Herramientas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Reempaque de la Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Verificar Contenido del Paquete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Liquidación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Ver Transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Usando de la Lista de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Lista de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Importaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Introducción a las Importaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
1. Crear un Embarque de Importación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
2. Liquidar el Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
3. Realizar Proceso de Recepción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
4. Crear Notificaciones de Arribo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
5. Liberación de la Carga para Entrega Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Cómo ver Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
La Carpeta de Zona de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Carpeta de En Tránsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Índice alfabético
5
6
SECCIÓN 1: COMENZANDO
Sección 1: Comenzando
7
SECCIÓN 1: COMENZANDO
8
CAPÍTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL
INTRODUCCIÓN
Capítulo 1. Como Usar este Manual
Introducción
Bienvenido al Manual del usuario del Magaya Cargo System Operaciones.

Este manual está diseñado para enseñarle cómo realizar los procedimientos
operativos en el Magaya Cargo System.
El software Magaya Cargo System está diseñado para proveedores de servicios
logísticos, agentes de carga, navieras, consolidadores de carga, agentes de trans-
porte, correos, proveedores de almacenaje y otros en la industria de la logística.
Como está Organizado este Manual
El diseño de este manual de operaciones está orientado a las tareas. Puede saltar
a cualquier tema que necesite y obtener los procedimientos paso a paso para
todas las tareas operativas realizadas en el Magaya Explorer. Este manual está
organizado en las siguientes secciones y temas:
• Sección 1: Primeros Pasos explica la instalación y configuración inicial
del software Magaya. Hay instrucciones para introducir la información de
su empresa en el asistente de contabilidad y para la configuración de
permisos de los empleados. Estos pasos están destinados a un adminis-
trador de sistemas u otra persona de tecnología de la información (TI).
Aprenda a navegar en la interfaz de usuario de Magaya Explorer con los
botones de las barras de herramientas, cómo usar las pantallas, los menús
y carpetas para que pueda realizar todas las tareas relacionadas con las
operaciones, almacenamiento y entregas. También hay una visión general
de la industria de la logística.
• Sección 2: Almacenamiento explica los procedimientos relacionados con
la carga. Se le muestra cómo configurar los locales de almacenaje en
Magaya Explorer, traer la mercancía y la carga al almacén, como crear una
Orden de Recogida y un Recibo de Almacén, como procesar los
9
ACERCA DE MAGAYA SOFTWARE
embarques desde el almacén, como crear una Entrega de Carga, encontrar

los bienes y la carga en Magaya Explorer, como crear informes de
productos y mucho más.
• Sección 3: Embarque explica los procedimientos de envío de Embarques.
Proporciona los procedimientos paso a paso para la creación de Cotiza-
ciones, Reservaciones y Embarques.
Otros manuales explican los procedimientos de contabilidad, funciones de
comunicación y mucho más. Vea la página de Capacitación en
www.magaya.com.
Acerca de Magaya Software
El software de Magaya utiliza un servidor de base de datos para almacenar y

guardar toda la información de su empresa. El software también utiliza un
servidor de comunicaciones para permitirle a los clientes a los que ha concedido
acceso al sistema, para que vean sus transacciones. También puede comunicarse
con otras empresas que están utilizando el software de Magaya, y puede acceder
a sus datos de forma remota. Las funciones operativas y contables están inte-
gradas en el software.
Magaya ofrece cuatro diferentes productos de software:
• Magaya Cargo System
• Magaya Warehouse Management System (WMS)
• Magaya Supply Chain Solution
• Magaya Commerce System
Magaya también ofrece módulos de extensión:
• Magaya LiveTrack
• Magaya OnTheGo
• Magaya WMS Mobile
• Magaya POD Mobile
• Magaya Transaction Tracking
• Magaya AMS (Sistema Automatizado de Manifiesto)
• Magaya AES (Sistema Automatizado de Exportación) para llenar la SED
(Declaración de Embarque de Exportación – ahora llamada “EEI”)
• Magaya ISF (para la iniciativa Aduanera 10+2)
10
DÓNDE ENCONTRAR AYUDA
• Magaya XML API

• Magaya INTTRA (para comunicarse con navieras)
• Magaya PayCargo (para pagos en línea)
• Órdenes de Embarque en Línea
• Pedidos en Línea
• Reservaciones en Línea
• Magaya VIN Decoder
• Magaya Bar Coding
Dónde encontrar Ayuda
Si usted tiene preguntas o necesita ayuda, por favor póngase en contacto con
Magaya Corporation:
Teléfono: (786) 845-9150
Correo electrónico: support@magaya.com
Consejos y sugerencias están disponibles en los cuadros de diálogo del software
Magaya y en otros lugares del software. Haga clic en el botón de “Magaya Tip”
para acceder a recursos tales como artículos de “cómo hacer” y videos.
El Manual de Usuario del Magaya Cargo System y el Manual de Operaciones del
Magaya WMS están disponibles para ver o descargar desde el sitio web Magaya:
www.magaya.com
El uso del software Magaya y su documentación se rigen por los términos esta-
blecidos en su licencia.
Copyright © 2010 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados.
11
DÓNDE ENCONTRAR AYUDA
12
CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA CADENA DE SUMINISTRO
Capítulo 2: Introducción a la Logística
Descripción General de la Cadena de Suministro
Una cadena de suministro es una red de proveedores de mercancías, desde los

proveedores de las materias primas hasta el consumidor final. La cadena de
suministro se compone de varias entidades, tales como proveedores de servicios
logísticos, fabricantes, transportistas, almacenes, mayoristas y tiendas
minoristas. Echemos un vistazo a la cadena de suministro y veamos el lugar de
la logística en la cadena (parte 4 abajo).
Los componentes de la cadena de suministro pueden dividirse en las siguientes
partes:
1) Planificar: Establecer un plan para la cadena de suministro. La planifi-
cación y administración de la cadena de suministro requiere la gestión de
las reglas de negocio, el desempeño de la cadena de suministro, recolec-
ción de datos, inventarios, bienes de capital, transporte, planificación de la
configuración, requisitos regulatorios y cumplimiento, y el riesgo en la
cadena de suministro.
2) Fuente: Esta parte del proceso se centra en la gestión de la fuente de sumi-
nistro. Las fuentes incluyen existencias (inventario), los bienes que deben
producirse a la orden (según especificaciones), y bienes a ser diseñados
contra pedido. Identificar y seleccionar las fuentes de abastecimiento. La
Fuente dentro de la cadena de suministro, debe gestionar el inventario, los
bienes de capital, producto entrante, la red de proveedores, los requisitos
de importación/exportación, contratos con proveedores y la fuente de
riesgo en la cadena de suministro.
3) Hacer = Fabricación: Esta parte de la cadena de suministro se centra en la
fabricación de los bienes a partir de los suministros (fabricación para
inventario, a la orden, y diseñado contra pedido). El fabricante debe
programar las actividades de producción, emitir el producto, producir y
probar, empaquetar, preparar el producto, y de liberar el producto a ser
entregado.
4) Entregar = Logística: La logística asegura el movimiento económico y
eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores implicados
en el transporte, almacenamiento y distribución de bienes. Un análisis de
la logística proporciona visibilidad hacia su cadena de suministro.
Además evaluará aspectos tales como si hay suficientes almacenes en los
lugares adecuados para el envío y la recepción rentable de las mercancías,
que sistemas de información y tecnologías son los mas adecuados a
13
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL NEGOCIO DE LOGÍSTICA
utilizar, cuando prestar servicios internamente y cuando subcontratar,

etc. El papel de un proveedor de servicios logísticos es atender consultas
de los clientes sobre los transportistas, programar la recogida, crear cotiza-
ciones y gestionar los procesos de almacén (si es necesario), así como
todos los inventarios de información, transportes, y productos termi-
nados.
5) Devoluciones: Esta parte del proceso gestiona el retorno de los suminis-
tros defectuosos a la fuente, devolución de exceso de producto, etc. Esta
parte de la cadena de suministro también se conoce como logística
inversa.
NOTE: Parte del texto anterior fue extraído de supply-chain.org.
Un fallo en cualquier parte de la cadena de suministro afectará todo el proceso
de llevar los bienes desde el origen hasta el destino.
Descripción General del Negocio de Logística
El término “logística” abarca toda la industria del transporte y el almace-

namiento de bienes. El término se originó con los militares y la forma en que
adquirían y movían suministros, tropas, equipos, alimentos, etc. mientras el
ejército se trasladaba de un lugar a otro. La logística integra el transporte, inven-
tario, almacenamiento, manejo de materiales y embalaje de productos.
Tener establecida una buena estrategia de logística asegura el movimiento
económico y eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores
implicados.
El proceso logístico comienza con un vendedor de bienes. El vendedor puede
fabricar los bienes y tener su propia bodega, centro de distribución y transporte.
Si no tiene todas estas capacidades, contratará otras empresas con estos servi-
cios, para que el vendedor pueda trasladar sus bienes desde el punto de origen,
hasta los compradores en el destino. Las otras empresas que el vendedor puede
contratar incluyen:
• Transportistas: Los transportistas llevan mercaderías por buque de carga,
por avión, por camión o por ferrocarril. La elección del tipo de transporte
depende de factores tales como si los bienes tienen que ser enviados en el
14
OPERACIONES DE PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGÍSTICOS
país o se exportan a nivel internacional. Hay transportistas públicos

(disponibles para ser contratados) y transportistas privados.
• Centros de Distribución: Un Centro de Distribución (DC: Distribution

Center) es un depósito para el almacenamiento de grandes cantidades de
mercancías. Un DC podría ser un edificio especializado para productos
refrigerados o un almacén con aire acondicionado. Los productos pueden
ser enviados a un DC desde un puerto. A veces puede ser necesario
segregar los bienes del contenedor de embarque antes entregarlos a un
DC. Una vez que la mercancía llega al DC, se elaboran Recibos de
Almacén, y la mercancía es colocada en palés y almacenada en las zonas
asignadas.
• Proveedores de servicios logísticos son los agentes de carga, consolida-
dores de carga, o Terceros proveedores de logística (3PL). Un proveedor
de servicios logísticos negocia con transportistas y otras empresas, y hace
los arreglos de transporte para el vendedor (o comprador). Los acuerdos
incluyen la solicitud de cotizaciones para los envíos y las reservaciones;
ellos crean un Conocimiento de Embarque que enumera las mercaderías
enviadas, el destino, etc. Se encargan de toda la documentación necesaria
para el transporte marítimo internacional y para Aduanas de EE.UU.
También pueden tener un almacén y/o centro de distribución y ofrecer
esos servicios.
Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos
El papel del proveedor de servicios logísticos (por ejemplo, un agente de carga

o un consolidador de carga) es manejar todos los procesos de envío para sus
clientes, desde el punto de origen hasta su destino. Un proveedor de logística
tiene un departamento comercial, departamento de contabilidad, y el personal
que se ocupa de todas las operaciones relacionadas, o departamento de tráfico.
Creando una Cotización
El departamento de ventas del proveedor de logística hace las llamadas de ventas

y toma pedidos de los clientes. Ellos proporcionan a los clientes una cotización
15
ÓRDENES DE RECOGIDA, RECIBOS DE ALMACÉN Y ENTREGAS DE CARGA
de los gastos de transporte basados en las cantidades a embarcar, la distancia,

peso, volumen, si los productos serán enviados a través de aire o por mar, si hay
gastos de almacenamiento, etc. Ellos reservan el embarque comprobando
horarios, tomando en cuenta lo que ya han reservado, y lo que va saliendo en los
transportes y si hay suficiente espacio para consolidar el embarque del cliente
con los embarques de otros clientes en el mismo contenedor rumbo hacia el
mismo destino. El proveedor de logística también puede proporcionar seguros
para las mercancías.
Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga
Cuando el cliente está de acuerdo con el precio de la cotización, el departamento

de tráfico crea una orden de recogida. El proveedor de servicios de logística
recogerá los bienes de los clientes y los llevará, ya sea al puerto para su entrega
inmediata, o al almacén del proveedor de servicios logísticos para su posterior
entrega. El proveedor de servicios de logística puede tener su propio departa-
mento interno de camiones para la recolección, o puede subcontratar el trans-
porte en camión. El cliente también puede llevar la mercancía al almacén el
mismo. Si hay varios clientes enviando mercancías hacia el mismo destino, el
proveedor de logística consolidará las mercancías en un contenedor o embarque
aéreo para reducir los costos de envío.
El proveedor de servicios logísticos crea un Recibo de Almacén para el cliente
que sirve como prueba de recepción de los bienes en el almacén. Cuando los
bienes se embarcan al puerto, el proveedores de servicios logísticos emite una
Orden de Entrega, ya sea que la entrega se maneje en la empresa o sea
16
DOCUMENTACIÓN
subcontratada. Los procesos de almacén se tratan en la sección “Procesos de

Almacén” de este documento.
Documentación
Como parte de sus operaciones, el proveedor de servicios logísticos crea los

siguientes documentos obligatorios:
• Un Conocimiento de Embarque (Versiones Padre e Hijos)
• Un Manifiesto de Carga
El Conocimiento de Embarque Principal es un contrato entre un transportista
y un proveedor de servicios logísticos (o cliente) que contiene una lista de todas
las mercancías transportadas. En el caso de transporte marítimo, el proveedor
de servicios logísticos lo crea y envía al transportista que lo verifica, le asigna un
número de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al proveedor de servicios
logísticos.
El Conocimiento de Embarque Interno se envía desde el proveedor de servicios
logísticos al cliente, enumerando los productos para ese cliente solamente. Cada
Conocimiento de Embarque contendrá una lista de marcas y números
(contenedores y números de los sellos), número de paquetes, una descripción de
los artículos enviados, la información de enrutamiento y otra información.
En el Conocimiento de Embarque Padre, el consignatario es el agente destina-
tario. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el consignatario es el destinatario,
por ejemplo, un comprador.
17
DOCUMENTACIÓN
Si el transportista es una compañía aérea, el Conocimiento de Embarque se le

llama “Guía Aérea”.
Si el transportista emplea transporte terrestre, al Conocimiento de Embarque se
le llama “Conocimiento de Embarque Directo”.
El manifiesto de carga enumera todos los productos y se utiliza para todo tipo
de transporte. En el manifiesto de carga, al cliente se le denomina “hijo”. El
número de hijo está en la lista, al igual que el remitente, destinatario, descrip-
ción de las mercancías, el número de piezas, peso y volumen.
Otros documentos que el proveedor de servicios logísticos crea son opcionales.
Estos incluyen:
• Una factura comercial, una factura de pago para los bienes, que detalla
toda la mercancía por nombre, número y valor
• Una lista de empaque, que detalla la mercancía en peso y volumen, pero
no el precio
• Un documento de Mercancías Peligrosas, para la carga de materiales peli-
grosos
• Un EEI (Información Electrónica de Exportación), previamente conocida
como la Declaración de Exportación del Transportista (SED), que es
requerido para los artículos valorados en más de 2.500 dólares exportados
fuera de los EE.UU. y territorios de Estados Unidos (en caso de que el
proveedor de logística elabore la EEI y la presenta a la Aduana a nombre
del cliente , el proveedor de logística puede incluir un cargo por esta docu-
mentación en la factura)
• Otros documentos varían dependiendo del destino, como la Unión
Europea (UE), la Comunidad del Caribe (CARICOM), el Tratado de Libre
Comercio de América del Norte (TLCAN), etc.
Copias del Conocimiento de Embarque Padre y del Manifiesto de Carga pueden
ser enviadas en la nave y otra copia enviada electrónicamente al cliente y al
destino. Si los originales son obligatorios, entonces los originales se envían a
través de mensajería.
En el software Magaya, los datos que llena los campos de estos documentos se
digitan en los cuadros de diálogo que se utilizan para crear las transacciones de
embarque. Por ejemplo, cuando se crea una transacción de embarque con el
asistente para embarque, la información se guarda y se muestra en estos docu-
mentos, como en las guías aéreas. No es necesario escribir estos formularios
nuevamente. Todos estos datos también se guardan para su uso en los reportes,
etc.
18
PROCESAMIENTO EN DESTINO
Procesamiento en Destino
En el destino, el proveedor de servicios logísticos se encarga de lo siguiente:

• Despacho aduanero (o lo subcontrata a un agente de aduanas)
• Arreglos de almacenaje
• Transporte desde el puerto hasta el almacén (a menos que el cliente o el
comprador recoja la mercancía en el puerto)
• Entrega local (a menos que el cliente prefiera manejar esto): La entrega
local requiere un documento de liberación de la carga (también llamado
orden de entrega) que crea el proveedor de servicios logísticos. Los servi-
cios que ofrece el proveedor de servicios logísticos podrían ser hasta la
puerta del cliente o hasta el puerto.
Facturación / Liquidación
El departamento de contabilidad del proveedor del servicio de logística se

encarga de la facturación, también llamada “liquidación”. Durante la liqui-
dación, el proveedor de logística calcula el reparto de ganancias con el agente de
destino. El departamento de contabilidad también elabora las facturas para el
cliente. La factura para el cliente muestra los gastos de transporte calculados
durante la cotización por el departamento de ventas, los gastos de document-
ación o los gastos de almacenaje. Estos cargos pueden ser desglosados o no (todo
incluido).
Si los gastos de transporte son pagados por un solo cliente al proveedor de servi-
cios logísticos, el proveedor crea un reintegro de cobro que indica lo que el prov-
eedor de logística pagará al agente. En el caso de que no se pague por adelantado,
el proveedor de servicios logísticos creará la factura de cobro que muestra lo que
el agente le deberá pagará. Si proveedor de servicios de logística consolidó los
envíos de varios clientes, los cargos serán calculados juntos. El reparto de ganan-
cias con el agente de destino se determina en función del total a pagar y el total
adelantado. La participación del proveedor de servicios logísticos termina
cuando las mercancías se entregan al comprador en el destino.
19
GUÍAS AÉREAS
Este diagrama ilustra las operaciones de los proveedores de servicios logísticos:
Guías Aéreas
Una Guía Aérea es un contrato por los gastos de flete de la empresa que se encar-
gará del transporte aéreo para el cliente. Hay dos tipos de guías aéreas:
• Guía Aérea Padre: Este es un contrato entre una compañía aérea y un
agente de carga.
• Guía Aérea Hijo: Es un contrato entre una compañía que se encarga del
transporte (por ejemplo, un agente de carga) con un cliente (por ejemplo,
un vendedor).
En el software de Magaya, el número de guía aérea se encuentra en la esquina
superior derecha, la esquina superior izquierda, y en la esquina inferior derecha
del formulario.
20
GUÍAS AÉREAS
Table 1: Campos en una Guía Aérea
Guía Aérea Padre Guía Aérea Hijo
Número de Guía Aérea Padre: El número Número de Guía Aérea Hijo: no se crea de
de guía consiste en el número de tres dígitos acuerdo a un estándar.
de la IATA de la línea aérea correspondiente
a la compañía emisora y el número de serie
de ocho dígitos (separadas por un guión),
que incluye un dígito de control colocado al
final. El dígito de control se determina
mediante el sistema sin ponderar Módulo 7:
El número se crea de forma automática
mediante la adición de 11 a cada número
hasta que el último dígito sume 6, y luego
empezando de nuevo. Ejemplo:
777-12345675 (el número 5, al final es el
dígito de verificación). El próximo número
sería 777-12345686. Es aceptable insertar un
espacio entre los dígitos cuarto y quinto del
número de serie.
Nombre del remitente y la dirección: Nombre del remitente y la dirección:

Escriba el nombre del agente de carga e Introduzca la información del cliente, por
información de contacto (Campo del ejemplo, un vendedor.
remitente el número de cuenta es opcional).
Nombre y dirección del destinatario: Nombre y dirección del destinatario:

Introduzca la información del agente Introduzca la información del destinatario,
destinatario (Campo de número de cuenta por ejemplo, un comprador.
del consignatario es opcional).
Información Contable: Introduzca los Información Contable: Introduzca los

números de las facturas, órdenes de compra números de las facturas, órdenes de compra
(PO), pago en efectivo, cheque o el número (PO), y número de Guía Aérea Padre
de tarjeta de crédito. (MAWB).
Nombre y ciudad del agente transportista Nombre y ciudad del agente transportista
del emisor: Escriba el nombre del agente de del emisor: Escriba el nombre del agente de
carga e información de contacto. carga e información de contacto.
El software de Magaya completa estos campos con la información de los asis-

tentes. También se puede introducir texto en el documento.
Los siguientes campos son los mismos para formularios padres e hijos:
• Código IATA del Agente: Introduzca el código IATA. (Este es un
número de siete dígitos en las zonas no-CASS, y en las zonas CASS es un
código de siete dígitos seguido de un código de dirección CASS de tres
dígitos y un dígito de control determinado por Modulus 7) Nota: CASS es
el sistema de liquidación de cuentas de carga (Cargo Accounts Settlement
Systems), un método de procesamiento electrónico de datos.
21
GUÍAS AÉREAS
• Número de cuenta: Este campo es opcional.

• Aeropuerto de salida (dirección del transportista original) y ruta solic-
itada: Este campo muestra el nombre del aeropuerto o el código IATA de
tres letras.
• Para: Escriba el destino del primer transportista (introduzca el código
IATA del aeropuerto o ciudad que será el primer punto de transbordo)
• Por transportista original: Escriba el nombre del transportista original o
el código IATA de dos caracteres.
NOTE: Los otros campos “Para” y “Por” son para segundos o terceros
destinos por segundos o terceros transportistas. Utilice según el caso.
• Número de referencia: Este campo es opcional.
• Información opcional de envío: opcional
• Aeropuerto de destino: Escriba el nombre del aeropuerto o la ciudad de
último destino
• Fecha del Vuelo: Introduzca la fecha del vuelo
• Moneda: Indique si la moneda es el dólar estadounidense, etc. Utilice el
código ISO de tres letras para la moneda del país de partida.
• Código CHGS: Introduzca el código de los cargos aplicables. Este campo
es opcional.
• WT/VAL y Otros: Por Peso y Valoración. Marque con una X la casilla de
PPD (prepagado) o COLL (por cobrar).
• Valor declarado para el transporte: Introducir el valor declarado, o
entrar en "NVD" para Valor No Declarado.
• Valor declarado para la aduana: Introduzca el valor declarado en aduana,
o escriba "NCV" de Sin Valor Aduanal, o dejar el campo en blanco.
• Importe del seguro: opcional
• Información de Manejo: Solo complete la información que necesitan los
transportistas. Se pueden utilizar los códigos y abreviaturas del Proced-
imiento de Intercambio de Mensajes (Cargo-IMP). Si se están enviando
mercancías peligrosas, deben estar etiquetadas y se requiere una declara-
ción del expedidor. El nombre de la persona a notificar puede ser introdu-
cido en este campo. Escriba los nombres de los documentos que lo
acompañan, tales como Certificación del Expedidor de Animales Vivos,
etc.
• NOTE: SCI es para Información Aduanera Especial, tal como el código del
país de destino de la Unión Europea (UE).
22
GUÍAS AÉREAS
Introduzca los gastos de transporte en los siguientes campos de la guía aérea:

• Nº de piezas RCP: Introduzca el número de piezas enviadas y la tasa
correspondiente. RCP significa Punto de Combinación de Tasas y se
utiliza para tasas combinadas. Cada grupo debe registrarse en una línea
separada (por ejemplo, las mercancías peligrosas).
• Peso bruto: Introduzca el peso bruto y marque K para kilogramos y L para
libras (lb). Introduzca la tara de la unidad de carga en su caso en una línea
separada con la clase de tasa de "X".
• Clase de tasa: Introduzca el código de la clase de tasa apropiada.
• Número de artículo de la mercancía: Introduzca la clase de tasa apro-
piada. Este campo es opcional.
Peso tasable: Este peso se determina comparando el peso bruto y el peso del
volumen (el espacio que los artículos ocupan en el avión). El peso mayor es el
peso tasable.
Para calcular el peso del volumen, multiplique el largo por el ancho por la altura
(todo en pulgadas) y divida por un factor dimensional.
La ecuación del peso del volumen es:
Largo x Ancho x Altura ÷ Factor dimensional = peso del volumen
En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte internacional de
mercancías es de 166
O,
En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte doméstico de
mercancías es de 194
O,
Cualquier otro número definido por el transportista.
• Clase de tasa: Introduzca la clase de tasa para el peso tasable en líneas
separadas.
• Tasa / Cargo: Utilice los códigos apropiados para detallar la tasa por
cargo, por ejemplo, "M" o "Min" para el cargo mínimo.
• Total: Introduzca el cargo total o descuento para cada línea. Si es un
descuento, indicar el descuento total con un signo de menos.
• Naturaleza y cantidad de los bienes: (inc. las dimensiones o el volumen):
Escriba una descripción general de los elementos, las dimensiones
mayores de longitud, anchura y altura, y el número de piezas. Indique si
hay mercancías peligrosas, animales vivos, consolidaciones, etc.
23
EJEMPLO DE GUÍA AÉREA
Ejemplo de Guía Aérea
El siguiente es un ejemplo de una guía aérea:
Conocimiento de Embarque
Un Conocimiento de Embarque (Bill of Lading: BoL o B/L) es un contrato

utilizado por los transportistas marítimos y agentes de carga que enumera los
gastos de transporte. El Conocimiento de Embarque reconoce que los bienes
han sido recibidos a bordo. El Conocimiento de Embarque sirve como una
factura de pago y como un contrato. Hay dos tipos:
24
DEFINICIONES DE LOS CAMPOS EN EL CONOCIMIENTO DE EMBARQUE
• El Conocimiento de Embarque Padre es el contrato de un transportista

marítimo con un agente de carga. Este contiene una lista de todas las
mercancías transportadas. El agente de carga crea el Conocimiento de
Embarque y lo envía al transportista que lo verifica, le asigna un número
de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al agente de carga. En el
Conocimiento de Embarque Padre, el destinatario es el agente de destino.
• El Conocimiento de Embarque Hijo es un contrato que el promotor de
la carga envía al cliente y que enumera los bienes destinado a ese cliente
solamente. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el destinatario es la
entidad que recibe las mercancías, por ejemplo: un comprador.
Cada tipo de Conocimiento de Embarque enumera marcas y números (por
ejemplo: contenedores y números de los sellos), el número de paquetes, una
descripción de los artículos enviados, información de enrutamiento y mucho
más.
Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque
A continuación se explican los campos en el Conocimiento de Embarque y la

información requerida en cada campo:
Table 2: Campos de un conocimiento de embarque
Conocimiento de Embarque Principal Conocimiento de Embarque Interno
En la parte superior del formulario, escriba En la parte superior del formulario, escriba
el nombre de la compañía emisora (el el nombre o número del agente de carga o el
transportista) NVOCC
Exportador: Este es el nombre del agente de Exportador: Este es el nombre del cliente,
carga, dirección y número de teléfono. dirección y número de teléfono (por
ejemplo: el vendedor)
Consignados a: Este es el agente de destino Consignados a: Este es el nombre del

(o agente de aduanas, transportista, etc) destinatario, dirección y número de teléfono
nombre, dirección y número de teléfono. (por ejemplo: el comprador)
Parte a Notificar / Destinatario Parte a Notificar / Destinatario

Intermedio: Este es el nombre del agente de Intermedio: Este es el nombre del agente de
destino, dirección y número de teléfono (o destino, dirección y número de teléfono (o
agente de aduanas, transportista, etc, que agente de aduanas, transportista, etc, que
debe ser notificado para recoger las debe ser notificado para recoger las
mercancías). mercancías).
25
Conocimiento de Embarque Principal Conocimiento de Embarque Interno
Nombre y ciudad del agente transportista Nombre y ciudad del agente transportista
emisor: Escriba el nombre del agente de emisor: Escriba el nombre del agente de
carga e información de contacto. carga e información de contacto.
Número del Documento: Este es el número Número del Documento: Este es el número
de reservación. (El transportista asigna el de reservación. (El transportista asigna el
número de reservación). número de reservación).
El Número de Conocimiento de Embarque El Número de Conocimiento de Embarque

(BL): Este número es introducido por el (BL): El agente de carga genera este número.
transportista cuando se verifica el BL que
envía el agente de carga. Tras la verificación,
el transportista devuelve el BL al agente de
carga. (Completar también este número en
la parte inferior del formulario, en el campo
llamado "Numero de B/L").
Referencias de Exportación: Introduzca los Referencias de Exportación: Introduzca el

números de orden de compra o números de número de Conocimiento de Embarque
facturas de venta. Principal, números de orden de compra,
números de facturas de venta.
Agente de Carga: Escriba el nombre del Agente de Carga: Escriba el nombre del
agente de carga. agente de carga.
Los siguientes campos son iguales para el Conocimiento de Embarque Padre y

el Hijo:
• Punto (Estado) de Origen o Número de Zona Franca: Este es el estado o
la Zona de Libre Comercio de donde son originarias las mercancías.
• Instrucciones de Enrutamiento/Exportación Doméstica: Este campo es
opcional. Puede ser el agente destinatario.
• Muelle de Carga / Terminal: Introduzca el muelle y el número de
terminal (o nombre) en donde se cargan las mercancías en el puerto.
• Tipo de Movimiento: Introduzca el medio de transporte, por ejemplo
“buque”
• Contenedores (solo en Buques): Marque Sí o No.
• Transporte a puerto por: Introduzca el nombre del transportista (quien
mueve las mercancías desde el punto de origen hasta el puerto de carga)
• Lugar de Recepción por Transportista: La ciudad donde el transportista
a puerto recibe la mercancía
26
• Transportista Exportador: El nombre del buque y número de viaje, o el

nombre de Puerto de Carga / Exportación del transportista: Escriba el
nombre del puerto desde donde serán enviadas las mercancías.
• Puerto de Descarga Extranjero (sólo por buque o por aire): Escriba el
nombre del puerto donde se descargarán las mercancías.
• Lugar de Entrega por el Transportista: Escriba el nombre del destino de
las mercancías
Introduzca la descripción de las mercancías en los siguientes campos:
• Marcas y Números: Este es el número del contenedor, número de sello y
número de Recibo de Almacén, o cualquier otro número o etiqueta que
identifique las cajas
• Número de Paquetes: Introduzca el número de bultos.
• Descripción de Productos: Escriba una descripción general de las
mercancías (no es una lista detallada, a menos que así sea requerido, por
ejemplo, en el envío de equipos pesados o vehículos que se requiere
aparezca en forma individual cada número VIN o número de serie)
• Peso Bruto: Peso de las mercancías en kilos y/o libras
• Medición: Registre el volumen en pies cúbicos o metros cúbicos
Cargos por Transporte, Pesas y Medidas: Este campo se encuentra en la parte
inferior del formulario. Este campo se proporciona para la inclusión de los
cargos del transportista al agente de carga. Liste los cargos en la columna corre-
spondiente: Prepagado o Por Cobrar. Calcule y complete el total y luego firme y
feche el documento. Se distribuyen copias a las partes interesadas.
27
PROCESOS DE ALMACÉN
La siguiente es una muestra de un formulario de Conocimiento de Embarque:
Procesos de Almacén
El procesamiento de los bienes dentro y fuera de un almacén o centro de distri-

bución (DC) consta de cuatro pasos principales:
1) Recibir Productos: Cuando llegan las mercancías al almacén, el proceso
de recepción comienza. Se emite un Recibo de Almacén (RA). El Recibo
de Almacén sirve como prueba de que los bienes fueron entregados a la
bodega y se almacenan de acuerdo con las disposiciones hechas por el
cliente.
2) Almacenar Productos: Los bienes se agrupan según el tipo, se colocan en
una zona de concentración, y luego se almacenan. Este proceso usual-
28
mente involucra dos empleados, uno que recibe la mercancía y otro que la
almacena. Para ahorrar tiempo, los productos se pueden agrupar y
guardar directamente en lugar de ir a un área de concentración.
3) Crear y Ejecutar una Orden de Embarque: Cuando el departamento de
ventas crea un pedido, también se envía al almacén una Orden de
Recogida para su procesamiento. En el almacén, las órdenes de selección
y carga se reciben en dispositivos portátiles que están conectados a una
base de datos central. En base a la orden, los productos se escogen y a
menudo se colocan en un área de control de calidad para verificar las cant-
idades y prepararlos para la carga.
La información sobre el movimiento y la ubicación del inventario en el
almacén se sigue con los dispositivos de mano y se actualiza en la base de
datos central, permitiendo a los departamentos de ventas y de compras ver
la cantidad de inventario que tienen, lo que fue vendido y lo que se
necesita. Esto permite el envío y la entrega de la cantidad correcta de
inventario cuando se necesita. Esta estrategia de inventario se llama “Justo
a Tiempo” (Just In Time: JIT). JIT mantiene un suministro eficiente de
bienes mediante la reducción del costo de almacenamiento de mercancías
en exceso durante largos períodos y aumenta la satisfacción del cliente al
tener el inventario cuando los clientes lo necesitan. Para acelerar el
proceso de selección y de carga, las mercancías no están obligadas a parar
en un área de clasificación, sino que pueden ser sacadas de sus lugares y
colocadas directamente en la zona de carga en donde se lleva a cabo el
proceso de control de calidad (CC). El CC asegura que las órdenes sean
correctas. Se imprimen las listas de empaque y se colocan en las cajas.
4) Cargar Mercancías: Las mercancías se cargan en un camión de reparto
para el transporte fuera del almacén. Se pueden utilizar unidades de mano
para verificar las listas de empaque.
La distribución interna de los almacenes varía según el tipo de operación de
almacenaje y factores tales como la frecuencia con que se recogen y se cargan los
29
artículos, la necesidad de espacio de almacenamiento especializado tales como

frigoríficos o áreas de almacenamiento en frío, etc.
Dentro de un almacén se definen zonas y localizaciones, así como los artículos

que pueden ser almacenados y hallados de nuevo con facilidad para simplificar
el recuento del inventario. Más detalles se pueden encontrar en el tema “Zonas
y Localizaciones de Almacenaje”.
Variaciones: Una empresa, como por ejemplo un fabricante, puede ser propi-
etaria de un almacén, y los pedidos provienen de dentro de su propia empresa,
de donde los bienes son enviados luego a los clientes.
Si una empresa alquila el espacio de almacén de otra empresa, la empresa que
ofrece los servicios de almacén cobra cargos por la recepción y almacenamiento
de mercancías, clasificación, carga y entrega.
Un agente de carga puede hacer los arreglos para que los bienes de un cliente se
almacenen y entreguen.
La facturación de los clientes se realiza en base a los cargos, tales como los gastos
de transporte terrestre que calculan la distancia, peso y otros factores, el tiempo
que los artículos están almacenados, el tipo de almacenamiento, tales como
productos refrigerados o en fianza y otros criterios. Las facturas se pueden
automatizar para que se emitan regularmente.
30
RECUENTO DEL INVENTARIO
Recuento del Inventario
Otros procesos de almacén incluyen el recuento del inventario. Dos métodos de

recuento del inventario son el recuento cíclico y el recuento físico.
El recuento cíclico es el proceso de verificación de la precisión del inventario
contando algunos artículos todos los días y comparando contra número en los
registros de inventario computarizado, y luego conciliando las diferencias. Se
encuentra y se resuelve la causa de las discrepancias.
Los recuentos cíclicos se pueden hacer mediante la agrupación de mercancías de
diferentes maneras, tales como por los artículos que se mueven más rápido fuera
del almacén o agrupando los artículos por valor. El método de recuento de las
mercancías basado en el valor de los bienes es la Regla de Pareto del “80/20”,
donde el 20% del inventario es probable que representan el 80% del valor del
inventario. A las mercancías se les asigna un código de A, B o C, dependiendo
de su valor. El inventario también se puede contar al dividir el almacén en secci-
ones o zonas geográficas y contando el inventario por sección.
Un recuento cíclico se lleva a cabo un par de veces al año, mientras su negocio
está en operación, a diferencia de un recuento físico del inventario que
requiere que el negocio cierre para contar con las existencias.
El inventario es considerado un activo de una empresa. Hay diferentes tipos de
activos como las propiedades, edificios, muebles, dinero en efectivo, etc, pero el
“inventario” aquí significa las mercancías para la venta en el almacén. Contar el
inventario proporciona a la compañía un valor del inventario que se incluye en
el balance de la empresa y se utiliza para la valoración de los impuestos. Un
recuento cíclico debe ser completado y notificado al departamento de contabil-
idad de la empresa a tiempo para que la empresa presente sus impuestos. Este
plazo lo establece el departamento de finanzas y/o contabilidad, y puede ser de
3 meses, 6 meses o algún otro plazo.
Dependiendo de lo que la empresa quiera saber acerca de su inventario se deter-
minará cuando se hace el recuento, con qué frecuencia y con qué método. Los
objetivos de contabilidad y de finanzas son a menudo diferentes de los objetivos
de la gestión de la cadena de suministro. El enfoque financiero del inventario
busca la evaluación de su valor para el balance de la compañía, mientras que
para el enfoque de la administración de la cadena de suministro, el inventario
está orientado a la eficiencia del suministro, que se tenga suficiente inventario
para el envío cuando sea necesario, y para la gestión de las entregas de manera
oportuna.
Por ejemplo, el objetivo del método de inventario “Justo a Tiempo” es asegurar
que la cantidad correcta de bienes se encuentran disponible en el almacén
cuando se reciben los pedidos, para que puedan ser enviados cuando el cliente
los requiere, mejorando la satisfacción del cliente.
31
ÓRDENES DE VENTA Y ÓRDENES DE COMPRA
Mientras que tener una gran cantidad de inventario en un almacén puede hacer
parecer que una empresa tiene más activos, desde el punto de vista de la cadena
de suministro se percibe que los bienes permanecen durante largos períodos y
no rotan, ocupando un valioso espacio en el almacén que es costoso y reduce la
eficiencia de funcionamiento.
Órdenes de Venta y Órdenes de Compra
Los procesos de creación de órdenes de venta y órdenes de compra vinculan las

transacciones comerciales con los procesos de logística y transporte.
El departamento de compras en una empresa, un mayorista por ejemplo, busca
comprar productos a los proveedores y emitirá una orden de compra por las
mercancías. La orden de compra tiene un número y sirve como un contrato,
define las políticas de cancelación y protege al vendedor si el comprador se niega
a pagar. En ella se enumeran los bienes, las cantidades, el precio, la fecha de
envío y la dirección. Los productos son llevados al almacén del mayorista,
donde se llevan a cabo todos los procesos de almacenamiento (se emiten recibos
de almacén, órdenes de almacenaje, etc). También se llevan a cabo todos los
procesos de contabilidad adecuados, como el pago de la compra. Las mercancías
en el almacén son consideradas un activo por el departamento de contabilidad.
El proveedor crea una Orden de Venta cuando se recibe una solicitud de los
bienes. El proveedor envía la orden de venta a la compañía que hace la compra
(el mayorista en este ejemplo). La orden de venta tiene un número asociado.
Los procesos contables incluyen sustraer los bienes de los activos cuando se
despachan, registrando el Costo de Ventas (COGS - es el costo de los bienes
vendidos), y registrando las ventas como ingresos.
Cuando el mayorista recibe una solicitud de mercancías procedentes de un
comprador, el comprador crea su propia orden de compra y la envía al mayor-
ista. El mayorista crea una orden de venta y la envía al comprador. Esta orden
de venta crea automáticamente una orden de embarque en el almacén del
32
mayorista. En el almacén, se crean y ejecutan órdenes de selección y carga y se

envían las mercancías.
33
34
CAPÍTULO 3: INSTALACIÓN DEL SOFTWARE MAGAYA
INTRODUCCIÓN A LA INSTALACIÓN DEL SOFTWARE MAGAYA
Capítulo 3: Instalación del Software Magaya
Introducción a la Instalación del Software Magaya
En este tema se explican los requisitos del sistema para instalar el software
Magaya, los pasos a seguir para instalar el software en un único equipo y en una
red, una lista de los componentes instalados, y los pasos para desinstalar y para
actualizar el software.
Requisitos del Sistema

Para instalar el software Magaya, cada equipo debe tener los siguientes requis-
itos mínimos de hardware y software:
• 30 MB disponibles en el disco duro
• 512 MB de memoria RAM (1 GB recomendado)
A medida que su base de datos crece, necesitará más espacio.
Magaya software se puede instalar en cualquier PC con sistema operativo
Microsoft Windows® 2000 o superior. Esto incluye:
• Windows 2000
• Windows XP
• Windows Vista®
• Windows Server® 2003
• Windows Server 2008 64-bit y Windows 7
Para una instalación de red, se requiere un mínimo de 1 GB de memoria para el
servidor. Se recomiendan 2 GB.
35
PASOS PARA INSTALAR EL SOFTWARE MAGAYA
INTRODUCCIÓN
El siguiente puerto tiene que estar habilitado: Puerto TCP 6110 para el servidor
de base de datos.
Pasos para Instalar el Software Magaya
Introducción
Para instalar el software Magaya:

1) Descargue el programa de instalación.
2) Instale el software desde el programa de instalación.
El software puede ser instalado para un solo usuario o instalado para ser
utilizado en una red que conecta a muchos usuarios.
Pasos para instalar en un único equipo (o servidor)
Estos pasos para la instalación de cualquier software Magaya en un único

computador (o un servidor) son los mismos si la instalación se realiza en un PC,
un portátil o un servidor en una oficina central o en un lugar de alojamiento
web.
1) Vaya a la sección de Descargas de Magaya.com y llene los campos del
formulario de registro web.
El formulario de registro es requerido para que pueda recibir un número
de identificación de Magaya Corporation (un identificador de red) que va
a utilizar para la comunicación externa con Magaya Network. También
recibirá un mensaje de correo electrónico con instrucciones y un enlace
para descargar el programa de instalación.
2) Busque el archivo del programa de instalación llamado InstMCS.exe
36
PASOS PARA LA INSTALACIÓN DEL CLIENTE-SERVIDOR EN UNA RED
3) Instale el software siguiendo estos pasos:

a) Haga doble clic en el archivo InstMCS.exe para ejecutarlo. Aparece
la pantalla del asistente de instalación.
b) Siga las instrucciones del asistente.
c) Haga clic en el botón de Cerrar cuando la instalación se ha comple-

tado.
d) Reinicie el equipo si es necesario.
e) Haga doble clic en el icono de acceso directo a Magaya Explorer para
iniciar el software.
Pasos para la instalación del Cliente-Servidor en una red
Instalación en red se usa para conectar otros computadores (o “clientes”) a la

computadora central (servidor) donde se ejecuta el software Magaya.
Si no ha instalado el software Magaya en un computador central (un PC,
servidor, etc.), entonces instálelo primero. Consulte los pasos de la sección
“Pasos para instalar en un solo computador (o servidor)”.
37
INSTALACIÓN DE TERMINAL SERVICES
La red puede ser una red local o una red corporativa a través de una VPN. Estos
pasos son para la computadora cliente en la instalación cliente-servidor.
Siga estos pasos para cada equipo (o estación de trabajo) en donde se ejecutará
el software Magaya:
1) Instale el software. Consulte los pasos de la sección “Pasos para instalar en
un solo computador (o servidor)”.
2) Abra el Explorador de Windows en la estación de trabajo.
3) Busque el equipo servidor. La estación de trabajo debe tener acceso al
equipo servidor de red. Si no es así, debe compartir la carpeta de insta-
lación Magaya en el equipo servidor en modo de Solo Lectura.
4) Acceda al directorio compartido donde está instalado el software Magaya.
5) Busque el archivo SetupClient.exe en el directorio de software Magaya en
el equipo servidor.
6) Haga doble clic en el archivo SetupClient.exe. Aparece un cuadro de
diálogo que muestra los pasos para el proceso de instalación en la estación
de trabajo.
7) Haga clic en Instalar.
8) Cuando haya finalizado la configuración, haga clic en Cerrar. Un icono de
acceso directo al Magaya Explorer se crea en el escritorio.
9) Haga doble clic en el icono de acceso directo a Magaya Explorer para
iniciar el software.
Ejecute los pasos anteriores para instalar el software Magaya en todas las esta-
ciones de trabajo que ejecutarán el software Magaya.
Instalación de Terminal Services

La configuración de Terminal Services consta de clientes (computadores)
conectados al servidor y la aplicación que se ejecuta en el servidor.
1) Instale el software. Consulte los pasos de la sección “Pasos para instalar en
un solo computador (o servidor)”.
2) Copie el icono del software de Magaya en el escritorio de cada usuario que
se va a conectar con el servidor a través de un escritorio remoto.
El software está listo para el usuario.
38
COMPONENTES DE SOFTWARE INSTALADOS
Componentes de software instalados

Al instalar el software de Magaya, son instalados los siguientes componentes:
• Magaya Explorer: Este es un programa en apariencia similar al Explo-
rador de Windows que permite gestionar todos los datos con una interfaz
familiar. Como parte del proceso de instalación, el software de Magaya
crea un icono de escritorio del Magaya Explorer para usted:
• Magaya Document Editor: Este programa le permite introducir los datos

en formularios. Su uso más común es dentro del software Magaya, pero se
puede utilizar como un programa independiente para crear y guardar sus
formularios en archivos fuera del software Magaya. NOTE: Cuando se
utiliza el Magaya Document Editor directamente para crear formularios, la
información no se almacena en su base de datos.
• Magaya Communication Server: Este corre como un servicio (CS.exe) y
le permite conectarse a Magaya Network, compartir datos con otras
compañías que utilizan software de Magaya, enviar documentos por
correo electrónico, y permitir a sus clientes realizar un seguimiento de sus
transacciones en tiempo real. Para interactuar con el servidor, se utiliza el
Agente del Magaya Communication Server. Un icono de Magaya
Communication Server se mostrará en la barra de tareas. Para administrar
el Magaya Communication Server, haga clic en el icono:
• Magaya Database Server: El Magaya siempre debe estar en ejecución

para permitir el acceso a los datos a través de la red y/o localmente. Este
componente se ejecuta como un servicio. Se llama MagayaDb.exe. Puede
acceder al cuadro de diálogo de administración de este programa medi-
ante la ejecución del agente de Magaya Database y haciendo clic en el
icono en la barra de tareas:
• Magaya Document Designer: El Magaya Document Designer le permite

personalizar muchos de los documentos en el Magaya Explorer. Le da
herramientas para crear campos personalizados, insertar imágenes,
incluir código JavaScript, y mucho más.
Estos componentes de software se localizan en el computador bajo Todos los
programas > Magaya Software.
39
ACTUALIZAR EL SOFTWARE MAGAYA
Actualizar el Software Magaya

Para actualizar el software Magaya, siga estos pasos:
CAUTION: Siga estos pasos en este orden.
1) Asegúrese de que todos los usuarios están desconectados del sistema de

Magaya.
2) Haga una copia de seguridad de sus datos.
3) Cierre el Agente del Magaya Communication Server haciendo clic
derecho sobre el icono en la barra de tareas y seleccionando “Detener el
Communication Server” y haga clic de nuevo y seleccione “Salir”.
4) Haga clic en el icono del Agente del Magaya Database Server y seleccione
“Detener el Servidor de Base de Datos” y haga clic de nuevo y seleccione
“Salir”.
5) Vaya a la carpeta de instalación del software Magaya y haga doble clic en
el archivo OnlineUpdate.exe para ejecutar el archivo. Este es el icono:
6) Haga clic en "Inicio" en la ventana de actualización en línea para iniciar la

actualización.
7) Cuando se complete la actualización, la base de datos y servicios de
Magaya Magaya de comunicación arrancarán.
Nota: Hay un video en la página de Formación de Magaya.com donde se
muestra cómo realizar una actualización en línea.
Desinstalar Magaya Software

Para desinstalar software de Magaya, siga estos pasos:
TASK
1. Vaya al Panel de control.
2. Haga doble clic en Agregar/Quitar Programas.
40
PÓNGASE EN CONTACTO CON MAGAYA HELP
3. Seleccione el software Magaya y haga clic en Remover.

ADDITIONAL INFORMATION: Un cuadro de diálogo aparecerá para indicar que
debe cerrar todos los programas que utilizan el software Magaya. El software
Magaya será desinstalado.
4. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado.
Póngase en contacto con Magaya Help

Si usted tiene alguna pregunta o necesita ayuda, por favor póngase en contacto
con Magaya a través de:
Teléfono: (786) 845-9150
Correo electrónico: support@magaya.com
El manual de usuario está disponible para ver o descargar desde el sitio web
Magaya: www.magaya.com
41
PÓNGASE EN CONTACTO CON MAGAYA HELP
42
CAPÍTULO 4: CONFIGURACIÓN INICIAL DE SOFTWARE
INFORMACIÓN GENERAL
Capítulo 4: Configuración inicial de software
Información general
En esta sección aprenderá a configurar el software Magaya después de insta-

larlo. Usted aprenderá cómo utilizar el Asistente de Inicio para configurar la
información de la compañía y el Asistente de Contabilidad para configurar su
información contable, cómo hacer cambios a la información, cómo establecer
los permisos de los empleados y el acceso a las diferentes funciones en el soft-
ware.
El software Magaya usa asistentes para ayudarle a configurar la información
sobre su empresa, sus clientes, y otros detalles. La información se guarda y se
pone a su disposición para realizar tareas como la creación de Recibo de
Almacén, facturas de venta, documentos de embarque y otras transacciones.
También vea el Capítulo 5 de este manual para una descripción de la carpeta de
Mantenimiento y como introducir la información de la compañía allí.
¿Por qué utilizar los Asistentes?

Usar los asistentes le ayuda a ahorrar tiempo ya que la información se coloca
automáticamente en documentos tales como Recibos de Almacén, documentos
de embarque, facturas de pago y órdenes de entrega de carga. No necesita volver
a escribir su dirección, la dirección de su cliente, etc. cada vez.
43
CÓMO HACER CAMBIOS EN LA INFORMACIÓN QUE INTRODUJO
Opciones: Puede comenzar a trabajar con el software Magaya sin utilizar el

Asistente de Inicio o en el Asistente de Contabilidad. Puede introducir la infor-
mación a medida que trabaja, y el software, la salvará.
Cómo Hacer Cambios en la Información Que Introdujo
Cuando ingresa información en el Asistente de Inicio, como los transportistas y

los puertos que utiliza con frecuencia, los datos se guardan en la carpeta de
Mantenimiento.
Puede editar la información abriendo el Asistente de Inicio o el Asistente de
Contabilidad, en cualquier momento. También puede hacer cambios haciendo
clic en la carpeta de Mantenimiento o en la carpeta de Contabilidad. También
puede hacer cambios “sobre la marcha” mientras trabaja.
Para realizar cambios en la información de la carpeta de Mantenimiento o la
carpeta de Contabilidad:
1) Expanda la carpeta haciendo clic en el signo de más.
2) Seleccione la subcarpeta de la transacción que desea modificar (por
ejemplo: Transportistas o Lista de Facturas de Cobro). Una lista de las
operaciones aparecerá en el panel de visualización.
3) Seleccione la transacción que desea modificar (por ejemplo, un nombre de
compañía o la factura). Sugerencia: Puede hacer doble clic en la operación
para abrirla.
44
4) Haga clic en el botón Editar de la barra de herramientas. Un cuadro de

diálogo se abre.
5) Edite la información que necesita cambiar digitando en los campos. Haga
clic en las pestañas del cuadro de diálogo para ver los campos de cada
pestaña.
6) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar los cambios y salir del
cuadro de diálogo.
Para realizar cambios a la información mientras trabaja en un cuadro de
diálogo:
1) Haga clic en la flecha desplegable en el campo que desea cambiar.
2) Seleccione la opción de la barra de herramientas que aparece en el menú

desplegable: Adicionar (signo de más en verde), Editar (bloc de notas con
un lápiz) y Remover (x roja), Seleccionar (binoculares), Configurar
Columnas (retícula), y Actualizar (flechas azules).
NOTE: Los botones tienen el mismo aspecto que en otras barras de herra-
mientas en el Magaya Explorer.
3) Haga los cambios.
4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del
cuadro de diálogo.
5) Continúe con su operación o tarea inicial.
NOTE: Muchos de los campos en los cuadros de diálogo son opcionales. Por
ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacén, usted puede no saber quién es el
destinatario final, por lo que se puede dejar en blanco el campo Destinatario. El
software le dirá si un campo es obligatorio.
45
CÓMO UTILIZAR EL CUADRO DE DIÁLOGO DE INFORMACIÓN: MI COMPAÑÍA
Cómo Utilizar el Cuadro de Diálogo de Infor-

mación: Mi Compañía
Puede utilizar el cuadro de diálogo de Información de Mi Compañía para
introducir información sobre su empresa como la dirección e información de
contacto. (Opción: La misma información puede ser configurada en el Asistente
de Inicio a excepción de direcciones múltiples).
1) Vaya a “Archivo” y seleccione “Información de Mi Compañía”.
2) Introduzca la información en los campos en las pestañas, como el número
de teléfono, sitio web, y dirección(es). La mayoría de los campos son
opcionales.
cuadro de diálogo cuando termine de introducir información en todas las
pestañas donde aplique.
El cuadro de diálogo de Información de Mi Compañía le ofrece un lugar para
añadir la dirección de su empresa y otras direcciones si tiene oficinas sucursales
en otros lugares.
La siguiente imagen muestra los campos de la primera pestaña del cuadro de
diálogo Información de Mi Compañía, la pestaña General.
En la pestaña General:
46
CÓMO UTILIZAR EL CUADRO DE DIÁLOGO DE INFORMACIÓN: MI COMPAÑÍA
TAREAS DEL ADMINISTRADOR
• El Número de Exportador puede ser cualquiera de las opciones

disponibles en el menú desplegable como el DUNS, Número de Identifi-
cación del Empleado (EIN), etc.
• El ID de Magaya Network se rellena automáticamente.
En la pestaña de Agente, introducir los códigos, como su código IATA, FMC,
SCAC, y los el número TSA. Estos códigos se introducirán en los documentos
de Aduana y en otros en el sistema si se requiere.
Puede regresar al cuadro de diálogo de Información de Mi Compañía en
cualquier momento para añadir o cambiar la información según sea necesario.
Nota: Los detalles acerca de su empresa como la dirección también se intro-
ducen en el perfil de la Compañía en la Comunidad Magaya Network. Usted
puede cambiar o agregar información a publicar en el perfil en Magaya
Network. Para más detalles consulte el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya.
Tareas del Administrador
Los derechos de Administrador se le asignan automáticamente a la persona que

instala el software. Este administrador (admin) puede realizar cambios en el
sistema y crear otros usuarios y asignar derechos de administrador a otros
usuarios, según sea necesario. El administrador (admin) puede realizar cambios
en el sistema, tales como:
• Establecer permisos y roles para los empleados (consulte el tema de
Permisos en el Capítulo 4)
• Hacer algunos cambios en la carpeta de Mantenimiento > Configuración
para personalizar su software Magaya a las necesidades específicas de su
empresa
• Crear divisiones de la compañía, tales como Marítimo, Aéreo o Exporta-
ciones, etc.
• Publicar una plantilla creada en el Magaya Document Designer para que
todos los empleados puedan utilizarla
Para obtener más información acerca de estas opciones de personalización, por
favor vea el Manual de Personalización del Software Magaya.
Si un botón o función está en gris, puede significar que se necesitan derechos de
administrador para esa función.
Magaya Corporation ofrece capacitación para las tareas del administrador y
para otros temas. Por favor, consulte www.magaya.com.
47
CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE INICIO
Cómo Utilizar el Asistente de Inicio

El Asistente de Inicio se abre automáticamente después de descargar el software
Magaya. El Asistente le permite introducir la información sobre su empresa,
como su dirección y números de teléfono, seleccionar los transportistas y los
puertos que utiliza con frecuencia, establecer la moneda, y otra información.
Ingresar esta información en el Asistente de Inicio, le ahorrará tiempo ya que
esta información se guardará en el software Magaya y se colocará automática-
mente en documentos tales como Recibo de Almacén, documentos de
embarque, y Entregas de Carga.
Puede avanzar y retroceder en las pantallas mientras está trabajando en el asis-

tente.
Tenga en cuenta que puede comenzar a utilizar el software Magaya sin ingresar
la información en el Asistente de Inicio. La única información que se requiere
es la información de registro, la cual asigna el ID en Magaya Network.
TASK
1. Haga clic en el botón de Siguiente en el asistente y siga las instruc-
ciones.
2. Ingrese su tipo de empresa, dirección y otra información.
ADDITIONAL INFORMATION: Le será de gran ayuda reunir toda la información antes
de iniciar el Asistente. Necesitará su dirección, número de teléfono, códigos
de aduanas, etc.
48
CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE INICIO
3. Introduzca los códigos de registro de su compañía.

ADDITIONAL INFORMATION: Definiciones de códigos:
• Código IATA (International Air Transport Association): un código de 3
caracteres alfanuméricos utilizado para identificar las aerolíneas.
• FMC code (Federal Maritime Commission): La FMC regula el comercio
marítimo y las leyes para el transporte marítimo en el comercio exterior
de los EE.UU.
• SCAC (Standard Carrier Alpha Code) o código de Aduanas de los EE.UU.:
El código SCAC es un código alfabético de 4 caracteres que se utiliza
para identificar transportistas marítimos y/o terrestres.
• Número TSA: Número de la Administración de Seguridad en el Trans-
porte
4. Seleccione la moneda que utiliza (la moneda local, doméstica). Si su
empresa utiliza más de una moneda, es necesario hacer clic en la casilla
“Sí, mi compañía trabaja con más de una moneda”. Esto le permitirá
configurar las monedas en la sección de Configuración del software
Magaya. (Consejo: Establecer la moneda local, hará que sea más fácil
calcular sus impuestos en su país de origen).
5. El sistema importará los códigos Schedule B, D y K.
ADDITIONAL INFORMATION: Información de los códigos:
• Schedule B identifica diversos productos (los códigos se conocen
también como de clasificación de productos o códigos HTS de 10
dígitos).
NOTE: También puede agregar clasificaciones de productos en la
subcarpeta Clasificación de Productos en la carpeta de Almacenaje
para productos con los que trabaja frecuentemente.
• Schedule D identifica los puertos en los EE.UU.
• Schedule K identifica los puertos de otros países.
6. Seleccione los transportistas y los puertos que utilizará haciendo clic en
el botón de Añadir para añadir las selecciones de la lista principal a su
propia lista. Si desea eliminar un transportista o un puerto, haga clic en
el botón de Eliminar. Las listas de los transportistas y los puertos
pueden ser modificadas en cualquier momento accediendo a la carpeta
de Mantenimiento > Configuración. Hay una lista actualizada de los
49
CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
puertos que puede seleccionar, o puede agregar manualmente sus

propios puertos a la lista.
7. Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. Su infor-
mación será guardada.
AFTER COMPLETING THIS TASK:

Haciendo Cambios: Puede editar la información abriendo el Asistente de Inicio
en cualquier momento haciendo clic en el menú de Archivo y seleccionando
Asistente de Inicio. También puede editar la información mientras trabaja en
los cuadros de diálogo haciendo clic en el menú desplegable situado junto al
campo que desea cambiar. Seleccione el botón requerido en la barra de herra-
mientas que aparece.
Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad

El Asistente de Contabilidad le ayudará a configurar la Lista de Cuentas
(también llamado Libro Mayor) y Artículos y Servicios. También puede intro-
ducir los saldos de apertura de sus clientes y proveedores. Cada pantalla del asis-
tente explica los pasos a medida que trabaja con el asistente. Puede avanzar o
retroceder en las pantallas mientras está trabajando en el asistente.
Siga los siguientes pasos para utilizar el Asistente de Contabilidad.
50
CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD
TASK
1. Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad.
2. Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente.
3. Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal.
Esto es necesario para calcular las ganancias para el año.
4. Agregue o modifique la Lista de Cuentas, según sea necesario (El soft-
ware ofrece una lista predeterminada de las cuentas. Si necesita
agregar una cuenta, haga clic en el botón de Agregar y escriba la infor-
mación. Para editar una cuenta existente, haga clic en la cuenta y luego
haga clic en el botón de Editar. Se recomienda que esta información sea
introducida en el asistente para que pueda utilizar las funciones de
contabilidad en el software Magaya). Introduzca también los saldos de
apertura de las cuentas que necesita, tales como caja chica, capital
social, o de crédito por impuesto de ventas.
5. Agregue o edite los Artículos y Servicios según sea necesario. (El soft-
ware ofrece una lista predeterminada de artículos y servicios. Haga clic
en el botón de Agregar para agregar un nuevo artículo o servicio. Haga
clic en un elemento existente y haga clic en el botón Editar para realizar
cambios).
6. Agregue o edite los saldos de apertura, haga clic en los botones
Agregar o Editar para sus agentes de carga, clientes, transportistas,
vendedores, proveedores y proveedores de almacenaje, según sea
necesario. Haga clic en el botón Siguiente para cada pantalla. (Para más
detalles, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya, en
www.magaya.com).
7. Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. Su infor-
mación será guardada.

Cuando haya completado todas las pantallas del Asistente de Contabilidad,
usted podrá modificar y adicionar datos contables en cualquier momento
abriendo la carpeta de Contabilidad que se encuentra en el Asistente de Cont-
abilidad (a través de Archivo > Asistente de Contabilidad).
51
PERMISOS
INTRODUCCIÓN A LOS PERMISOS
Permisos
Introducción a los Permisos
Los administradores pueden asignar permisos a los empleados de su empresa

basado en el rol o la función del empleado. Por ejemplo, es posible que desee dar
al encargado de las Cuentas por Cobrar (AR) acceso a ciertas funciones de factu-
ración, permitir un acceso de los empleados de almacén a otras funciones, o
limitar el acceso a ciertas funciones, como la contabilidad, a ciertos empleados
que no tienen a la contabilidad entre las responsabilidades de su trabajo.
Los Permisos Disponibles:
Los permisos pueden ser ajustados de modo que usted puede dar acceso de “sólo
lectura” a ciertos empleados a las carpetas que usted asigne. Esto significa que
los empleados puedan ver los archivos pero no editarlos.
El cuadro de diálogo de Permisos es una tabla con celdas que le permite
restringir el acceso de acuerdo a lo siguiente:
• Leer: un empleado puede leer (o ver) solamente, pero no hacer cambios a
los archivos
• Escribir: un empleado puede editar archivos
• Borrar: un empleado puede borrar archivos
• Exportar: un empleado puede exportar archivos del sistema Magaya
• O cualquier combinación de acceso
Para cada opción de permiso, haga clic en la celda de Sí o No para permitir o
denegar el acceso para cada celda de la tabla.
52
PERMISOS
AÑADIR UN NUEVO EMPLEADO
Ejemplo: Si un empleado no tiene derechos de exportación, no puede enviar o

exportar ningún dato de la base de datos Magaya.
En el cuadro de diálogo de Permisos, active la casilla “Aplicar estos permisos a

los elementos contenidos” si desea hacer que el estado de los permisos se aplique
a la carpeta y a las subcarpetas (“elementos contenidos”). Por ejemplo, aplicar
los permisos a la carpeta de Contabilidad y todas las subcarpetas de la misma.
Añadir un Nuevo Empleado
Agregue un nuevo empleado según sea necesario. Si los nombres de los

empleados ya se han introducido en su sistema Magaya, vaya a la siguiente
sección “Cómo Establecer Permisos”.
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione los Empleados.
2) Haga clic en el botón de Agregar.
3) Escriba el nombre del empleado, su dirección y otra información según
sea el caso, haga clic en las pestañas correspondientes.
cuadro de diálogo. El nombre del empleado aparecerá ahora en la lista.
53
PERMISOS
CÓMO ESTABLECER PERMISOS
Cómo Establecer Permisos
La primera parte del proceso de configuración de permisos para los empleados

es definir los grupos en su empresa. A continuación, puede asignar los
empleados a los grupos.
Sólo los administradores pueden configurar los permisos. Si la opción de menú
“Archivo > Permisos” está en gris, significa que no tiene derechos de adminis-
trador en ese computador. El software Magaya viene con algunos grupos prede-
terminados ya definidos. Usted puede agregar más según sea necesario para su
empresa.
54
PERMISOS
1) Definir Grupos:
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione “Empleados”.
2) Haga clic en el botón de Acciones, y seleccione “Grupos de Acceso”.
La Lista de Grupos se abre.
55
PERMISOS
3) Haga clic en el botón de Agregar en la Lista de Grupos para agregar un

nuevo grupo. Escriba el nombre del grupo y la descripción.
La descripción y el nombre se pueden editar más adelante si es necesario.

cuadro de diálogo.
Se puede crear un máximo de 32 grupos. El software Magaya cuenta con nueve
grupos creados por defecto. Puede editar estos grupos predeterminados en
función de sus necesidades o crear nuevos grupos.
De forma predeterminada el software Magaya crea un grupo llamado
“Cualquiera” en todas las carpetas. Usted tendrá que modificar este valor
predeterminado mediante la eliminación de “Cualquiera” de las carpetas que
deban ser restringidas.
Pasos para eliminar “Cualquiera” de todas las carpetas:
• Vaya a la carpeta.
• Haga clic en Archivo y seleccione Permisos.
• Haga clic en “Cualquiera”.
• Haga clic en la casilla “Aplicar estos permisos a los elementos contenidos”.
• Haga clic en el botón Eliminar y Aceptar.
2) Asignar Empleados a los Grupos:
1) Haga clic en la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados.
2) Haga clic en el nombre de un empleado.
56
PERMISOS
3) Haga clic en el botón de Editar. Un cuadro de diálogo se abre:
4) Haga clic en la pestaña de Permisos.

5) Haga clic en el botón de Agregar para agregar un grupo al empleado (es
decir, para hacer a un empleado miembro de ese grupo). Añadir tantos
grupos como sea aplicable para el empleado. Añadir un grupo a la vez.
6) Haga clic en el botón de Aceptar. Ahora el empleado pertenece a ese
grupo.
3) Asignar Permisos de Grupo por Carpeta:
1) Seleccione la carpeta (por ejemplo: Almacenaje) o subcarpeta a asignar
permisos.
2) Vaya a Archivo y seleccione Permisos. Un cuadro de diálogo se abrirá.
3) Haga clic en el botón de Agregar para agregar un grupo.
4) Haga clic en la celda de la tabla para establecer el permiso de Sí o No en las
columnas de Leer, Escribir, Eliminar y Exportar.
5) Haga clic en la casilla de verificación “Aplicar estos permisos a los
elementos contenidos” si desea aplicar los permisos a todas las subcar-
petas de la carpeta seleccionada.
cuadro de diálogo.
57
PERMISOS
ESTABLECER LAS CONTRASEÑAS PARA LOS EMPLEADOS
Nota: El software Magaya viene con los grupos predeterminados de “Importa-

dores” y “Exportadores”. No elimine o modifique estos grupos predetermi-
nados.
Funciones del Sistema Relacionados con los Permisos:
Si un empleado pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, será
capaz de utilizar el Asistentes de Embarque en la barra de herramientas prin-
cipal.
Si un empleado pertenece al grupo de Contadores, Cuentas por Cobrar o al
grupo de Cuentas por Pagar, será capaz de liquidar las operaciones de carga,
tales como Entregas de Carga y Embarques.
Establecer las Contraseñas para los Empleados
También puede requerir una contraseña para un empleado. La contraseña y

otras opciones están en el cuadro de diálogo de Empleado en la pestaña de
“Usuario”.
58
PERMISOS
ESTABLECER LAS CONTRASEÑAS PARA LOS EMPLEADOS
Las contraseñas pueden ser cualquier combinación de letras y/o de números.

Las contraseñas deben tener un mínimo de seis caracteres. Para establecer la
contraseña de un empleado:
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione “Empleados”.
2) Haga doble clic en el nombre de un empleado (o seleccione el nombre y
haga clic en el botón Editar). Un cuadro de diálogo se abrirá:
3) Haga clic en la pestaña de Usuario:

• Escriba una contraseña y vuelva a escribirla en el campo de
“Confirmar”.
• Seleccione la división de la empresa a la que pertenece el empleado,
si es que su compañía tiene divisiones. (las divisiones se pueden
agregar desde la lista de empleados. Haga clic en el botón de
Acciones, y agregue las divisiones de esa lista. Las divisiones también
se pueden configurar en el menú Mantenimiento > Configuración.
Para ver los pasos, consulte el Manual de Personalización del Soft-
ware Magaya)
59
PERMISOS
ESCENARIO: LIMITANDO LOS PERMISOS
• Haga clic en las casillas de verificación correspondientes para habil-

itar acceso a lo siguiente:
- Acceso a Magaya Network que otorga el acceso de los empleados al
Centro de Comunicaciones Magaya y a sus funciones, como la conv-
ersación en línea.
- Acceso a Magaya Software API que permite a este usuario y
contraseña el acceso a la interfaz de programación de aplicaciones
(API), si es que su empresa utiliza la función de API para importar o
exportar datos.
- Acceso a Magaya WMS Móvil que da acceso a los empleados que
usan dispositivos de escaneo de mano Magaya WMS Móvil.
cuadro de diálogo.
Dé un nombre de usuario y una contraseña al empleado. Para más detalles sobre
otras opciones de autenticación de usuario de inicio de sesión, consulte el
Manual de Personalización del Software Magaya.
Escenario: Limitando los permisos
En esta sección se ofrece un ejemplo de la creación de permisos para diferentes

empleados en función del acceso que como administrador desea darles. Esto es
especialmente útil para limitar el acceso a las funciones de contabilidad en el
software. Por ejemplo, usted puede dar permisos diferentes a un Gerente de
Operaciones que a un Empleado de Operaciones.
1. Cree el empleado:
Para este escenario se añade a los empleados “Gerente de Operaciones” y
“Personal de Operaciones”. (Sus empleados serán introducidos por sus
nombres).
2. Crear el Grupo:
También hemos añadido un grupo llamado “Contabilidad Limitada”. Siga los
pasos de la sección “Cómo establecer permisos” para más detalles sobre cómo
agregar un grupo a su sistema. El acceso a este grupo puede ser personalizado
por empleado y por carpeta, como por ejemplo, la carpeta de Contabilidad.
2) Asignar los Empleados a los Grupos:
60
PERMISOS
En este ejemplo, el administrador tiene acceso tanto a los grupos de Cuentas por
Cobrar como de Cuentas por Pagar por lo que este gerente puede liquidar
embarques:
El empleado “Personal de Operaciones” se asigna a los grupos de Importadores,

Exportadores, Cuentas por Cobrar, y de Cualquiera. Esto le da a este empleado
61
PERMISOS
la posibilidad de añadir cargos a las transacciones y la creación de los

embarques, pero no tienen acceso a la liquidación:
Un empleado que pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, será

capaz de utilizar el Asistente de Embarque en la barra de herramientas principal
para crear embarques.
4. Asignar Permisos de Carpeta:
Seleccione la carpeta Contabilidad, haga clic en Archivo > Permisos. Quite el
grupo Cualquiera, Exportadores, y Cuentas por Cobrar y haga clic en la casilla
“Aplicar estos permisos a los elementos contenidos”. Agregue el grupo Contab-
ilidad Limitada, pero no marque la casilla “Aplicar estos permisos a los
elementos contenidos”.
Para limitar los permisos aún más para el Personal de Operaciones (opcional),
seleccione la subcarpeta que desea permitir que el empleado pueda ver como
Facturas de Cobro (la vista de documento para limitar el acceso a los informes)
y las Facturas de Pago (vista de documento). Para ello, seleccione la subcarpeta
(Facturas de Cobro) y haga clic en Archivos > Permisos y agregue el grupo
Contabilidad Limitada. Haga lo mismo con las Facturas de Pago.
Para el Gerente de Operaciones, seleccione la carpeta Contabilidad y luego del
menú Archivo > Permisos. Agregue los grupos de Importadores y Exporta-
dores. Agregue el grupo de Contabilidad Limitada. No marque la casilla para
aplicar esta configuración a los elementos contenidos. Vaya a Facturas de
62
PERMISOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DE ROLES
Cobro, agregue Contabilidad Limitada. Vaya a Facturas de Pago y agregue

Contabilidad Limitada.
Para comprobar la configuración, inicie la sesión como el Gerente de Opera-
ciones y vaya a la carpeta de Contabilidad. Debe haber sólo dos elementos:
Facturas de Pago y Facturas de Cobro. Luego, vaya a un Embarque y verifique
que el botón de Liquidación esté activo en la barra de Herramientas de
Embarque. Compruebe también el acceso para el Personal de Operaciones.
Descripción General de Roles
Con la función de Roles, el administrador del sistema puede conceder o

restringir el acceso de un empleado (o un grupo) a diferentes acciones en el
sistema. Un rol puede ser una acción como dar a un empleado:
• Acceso a los reportes financieros de la empresa
• La capacidad de un empleado para crear usuarios de seguimiento
• La capacidad de procesar las liquidaciones
• Acceso a la configuración de cuentas u otras opciones en el menú de
Mantenimiento > Configuración
Un rol que se deniega reemplaza a cualquier otro permiso que un empleado
pueda tener.
Agregar un Rol a un Empleado

Para agregar una rol al perfil de un empleado en su sistema Magaya:
1) Vaya a Mantenimiento > Empleados
2) Seleccione el nombre del empleado para resaltarlo.
63
PERMISOS
AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO
3) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Roles”. (Alternativa:. Haga

clic en el nombre del empleado y seleccione "Roles" en el menú emergente)
Se abre una lista.
64
PERMISOS
4) 3) Haga clic en el botón de Agregar en la lista. Un cuadro de diálogo se

abre:
Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un rol para asignar a

este empleado (o grupo). Hay muchos roles por defecto como los que se
muestran en esta captura de pantalla:
65
PERMISOS
Al seleccionar un rol, se muestra una definición de ese rol:
5) Haga clic en ”Permitir” o “"Denegar”, y haga clic en “Aceptar” para

guardar.
El nuevo rol asignado aparece en la lista.
66
PERMISOS
Ver Detalles: En la lista de Empleados, haga clic en el botón “Detalles” en la

barra de herramientas al lado del botón “Acciones”. Se abre un nuevo panel.
Seleccione “Roles” en el menú desplegable para ver los roles de cada empleado.
67
PERMISOS
68
CAPÍTULO 5: INTERFAZ DEL MAGAYA EXPLORER
INTRODUCCIÓN AL MAGAYA EXPLORER
Capítulo 5: Interfaz del Magaya Explorer
Introducción al Magaya Explorer
Al abrir el software de Magaya, verá la pantalla principal en la que va a trabajar.

La pantalla también puede ser llamada una “ventana” o un “Explorador” y es
similar a otras ventanas que ya utiliza en su computador, como “Mis docu-
mentos”. Se llama el Magaya Explorer. Le permite explorar (o navegar) todas las
operaciones y tareas contables.
Para ampliar la ventana de previsualizar, haga clic y arrastre la línea entre los dos
paneles. Alternativamente, haga clic en el icono de “carpetas” en la barra de
herramientas superior. Esto oculta la lista de carpetas. Para ver la lista de
carpetas de nuevo, haga clic en el icono de las carpetas nuevamente.
La barra de estado en la parte inferior del Magaya Explorer muestra:
• Una breve descripción del comando del menú seleccionado
• ID de Magaya Network
• Nombre del empleado (o rol)
69
¿QUÉ PUEDE HACER EN EL MAGAYA EXPLORER?
• Icono de conexión Magaya: verde significa que está conectado a Magaya

Network. Rojo significa que no está conectado.
Si está utilizando Windows 7 en lugar de Windows XP, habrá pequeñas

diferencias en la apariencia del software Magaya como los colores, en
comparación con las capturas de pantalla incluidas aquí. La funcionalidad
del software de Magaya sigue siendo la descrita aquí.
¿Qué Puede Hacer en el Magaya Explorer?
La interfaz de usuario del Magaya Explorer contiene funciones para las tareas
que ejecuta todos los días, tales como:
• Recibir la carga en el almacén, crear recibo de almacén, y entregas de carga
• Crear los embarques de carga enviados por aire, mar o tierra
• Liquidar los embarques
• Tramitar los documentos de Aduanas de EE.UU.
• Ofrecer a sus clientes cotizaciones por los servicios que ofrece, tales como
la recolección de carga, almacenamiento en un depósito y el transporte de
carga
• Proporcionar a los clientes reservaciones cuando aceptan una cotización
• Realizar tareas de contabilidad, tales como crear facturas de pago y
facturas de cobro, realizar operaciones bancarias, y crear informes finan-
cieros
• Comunicarse con los transportistas marítimos
• Comunicarse con otras empresas de Magaya Network
El Magaya Explorer le ofrece una manera fácil de completar todas sus tareas.
Debido a que hay tantas capacidades, este tema se centrará primero en los
fundamentos.
A medida que aprenda acerca de los menús y barras de herramientas, vaya haci-
endo clic para ver el programa en acción. ¡Comience a explorar el Magaya
Explorer!
70
MENÚS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS
BARRA DE HERRAMIENTAS SUPERIOR
Menús y Barras de Herramientas
Barra de Herramientas Superior
La ventana de Magaya Explorer contiene barras de herramientas, menús,

carpetas y diferentes paneles. La barra de herramientas en la parte superior
contiene los siguientes botones:
• Los botones Atrás y Adelante para desplazarse de un documento a otro

• Botones para crear embarques Aéreos, Marítimos y Terrestres: La flecha
al lado del botón le da la opción de crear un embarque directo o un
embarque consolidado para las importaciones y exportaciones. Se abre un
asistente para ayudarle a consolidar un embarque.
• Botón de Buscar: Le da la opción de buscar por número de transacción con
la función de Búsqueda Rápida, o buscar por cualquier texto en un docu-
mento. Consulte el tema “Botón de Buscar”
• Network: Para entrar y salir de Magaya Network
• Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network
• Correo: Para enviar documentos por correo electrónico. Consulte el tema
“Correo electrónico por lotes” para obtener más información sobre el
envío de correo electrónico por lotes.
• Tarea: Para crear listas de tareas pendientes para los empleados
• Otros botones: Imprimir, Eliminar, Refrescar, y el botón de Carpetas
(utilizado para ocultar la lista de carpetas en el lado izquierdo del Magaya
Explorer y ensanchar la vista del documento)
NOTE: Si un botón aparece en gris, es posible que no tenga acceso a esa función
debido a restricciones de permisos.
71
MENÚ PRINCIPAL
Menú Principal
Encima de los botones de la barra de herramientas hay otros comandos. Esta es

la barra de herramientas del Menú Principal.
Los comandos de la barra de herramientas del menú principal tienen menús
desplegables con opciones. La siguiente lista ofrece una breve descripción de las
opciones (todas estas funciones se explican en el manual):
• Archivo: Utilice esta opción para acceder a los asistentes de Inicio, de
Contabilidad, y al asistente de Información de mi Compañía. También use
“Archivo” para descargar o crear un nuevo documento, imprimir, para
establecer los permisos de los empleados (para administradores), para
crear nuevas carpetas o embarques, y para ver los servicios y licencias de
software de Magaya. Puede guardar una copia del documento que está
viendo, exportarlo a XML, o guardarlo como un PDF.
• Editar: Para copiar, pegar, deshacer, borrar, renombrar, y buscar.
También puede ver las propiedades de cualquier carpeta o subcarpeta que
usted seleccione.
• Ventas: Lo lleva directamente a las Cotizaciones, Reservaciones, o
Programación de Viajes. (Si usted tiene el Magaya Supply Chain Solution,
también verá Órdenes de Venta de este menú).
• Operaciones: Lista de las mismas operaciones que están en la carpeta de
Almacenaje, tales como Órdenes de Recogida, Recibo de Almacén, y
Entregas de Carga. (Si usted tiene el Magaya Supply Chain Solution,
también verá las Tareas, Trabajos, Órdenes de Compra, y el Inspector de
Almacén).
• Mantenimiento: Muestra una lista de las mismas opciones que están en la
carpeta de mantenimiento como las listas de sus transportistas y clientes.
• Embarques: Proporciona acceso a las listas de embalaje de un embarque
seleccionado, Aduanas de EE.UU. (resultados de AES y AMS, y EEIs -
anteriormente SEDs), y un enlace a las funciones de Contabilidad.
También puede configurar un embarque en tránsito o como Recibido o
Entregado. Puede crear Embarques hijos aquí (o utilizar los asistentes para
embarques aéreos, marítimos, o terrestres).
• Magaya Network: Proporciona acceso a la Comunidad Magaya (también
se puede acceder a la Comunidad Magaya mediante el uso de la carpeta de
Magaya Network en el lado izquierdo del Magaya Explorer.) También se
puede acceder a su bandeja de entrada y de salida, al Centro de Comuni-
caciones (también disponible pulsando la tecla F4), y la función de Enviar.
• Contabilidad: Muestra la misma lista de subcarpetas que están bajo la
carpeta de Contabilidad en el lado izquierdo del Magaya Explorer.
72
MENÚ PRINCIPAL
• Reportes: Acceda a reportes financieros, informes de ventas y compras,

multimoneda, reportes guardados y más. Usted puede personalizar los
reportes con tipografías y mucho más haciendo clic en el botón de
“Configurar” en cualquier reporte. Para obtener información sobre los
reportes contables y financieros, consulte el Manual de Contabilidad del
Software Magaya.
• Opciones: Utilice esta opción para mostrar u ocultar la barra de herra-
mientas, barra de estado, las carpetas o los embarques. También puede
Actualizar la vista del sistema aquí (o presionando la tecla F5), ver el
registro de transacciones y acceder a las opciones de Configuración.
• Ayuda: Use esto para acceder a una lista de “¿Cómo hacer?” para las tareas
que se realizan con frecuencia y para acceder a la página web de Magaya
para ver tutoriales en video, preguntas frecuentes y un formulario web
para contarle a un amigo sobre el software Magaya. Para acceder a la infor-
mación sobre el software Magaya, seleccione “Acerca de Magaya
Explorer”. Esto le mostrará el contrato de licencia y el número de versión
del software de Magaya que usted tiene.
Pestañas:
La interfaz de Magaya Explorer abre reportes y otras listas como pestañas.
73
CARPETAS Y SUBCARPETAS
INTRODUCCIÓN
Carpetas y subcarpetas
Introducción
Las carpetas y subcarpetas en Magaya Explorer contienen muchas de las

funciones y documentos para las tareas que usted hace diariamente.
Para ver las carpetas y subcarpetas:
• Haga clic en el signo de más (+) situado junto al nombre de carpeta para
ampliar y ver la lista de subcarpetas bajo el encabezado de la carpeta.
(También, al hacer clic en una carpeta, la lista de subcarpetas se muestra
en el panel de detalles).
NOTE: La lista de carpetas también se puede denominar una “vista de
árbol”. Aquí vamos a utilizar los términos “carpeta” y “subcarpeta”.
• Para ocultar la lista de carpetas, haga clic en el botón “Carpetas” en la barra
de herramientas superior. Haga clic de nuevo para ver la lista de carpetas.
Cómo agregar carpetas
El software de Magaya incluye un conjunto predeterminado de carpetas para las

operaciones y tareas contables. Usted puede agregar carpetas a Magaya Explorer
siguiendo estos pasos:
1) Vaya a la ubicación donde desea crear una nueva carpeta.
2) Haga clic en Archivo.
3) Seleccione Nuevo.
4) Seleccionar Carpeta.
5) Introduzca el nombre de la carpeta.
Algunas de las carpetas no tienen la función de copia disponible. Si la opción
está en gris, significa que no está disponible para esa carpeta.
En muchas carpetas, puede hacer clic derecho sobre la carpeta para acceder a un
menú emergente con funciones. Éstas pueden variar dependiendo de la carpeta
en que se está trabajando. Algunas sólo tienen la opción “Propiedades”. Otras,
como las carpetas de envío tiene muchas opciones.
74
DESCRIPCIÓN GENERAL DE CARPETAS DE MAGAYA EXPLORER
Descripción General de Carpetas de Magaya Explorer
A continuación se definen las carpetas predeterminadas y las subcarpetas

disponibles en el software Magaya y se proporciona una breve descripción de las
funciones disponibles en cada una.
Carpeta de Magaya Network
La carpeta de Magaya Network contiene dos subcarpetas:

• Comunidad
• Mensajes
La carpeta Comunidad le permite buscar otras empresas que están utilizando el
software Magaya. Hay tres funciones en la carpeta de la comunidad:
• La primera pantalla en la carpeta de la Comunidad es su Perfil de la

Compañía. Aquí se puede editar o añadir información sobre su empresa.
Usted puede agregar una descripción de su empresa para que otros miem-
bros de la Comunidad Magaya puedan aprender acerca de usted. Se
pueden introducir palabras clave que ayuden a la gente a encontrarlo
cuando están buscando. Las palabras clave pueden incluir términos tales
como agente de carga, NVOCC, almacén, etc. Los iconos de la esquina
superior de la pantalla le permiten guardar el perfil, restablecer los
cambios al original, rellenar el formulario de manera automática basán-
dose en la información que introdujo cuando instaló el software Magaya,
y para cargar su perfil de empresa a Magaya Network.
• La segunda función de la carpeta de Comunidad es Buscar. Puede buscar
por nombre de empresa, país, estado o provincia, ciudad y/o palabras
clave. Puede utilizar tantos o tan pocos campos como quiera cuando hace
una búsqueda.
75
CARPETA DE TAREAS
• La tercera función en la carpeta de Comunidad es la de Invitaciones.

Usted puede enviar una invitación, ver las invitaciones que ha recibido y
aceptar o rechazar (denegar) una invitación.
En la parte derecha de la pantalla de Comunidad hay una ventana que muestra
el Centro de Comunicaciones y una para Tráfico. (Para más información acerca
de esta característica vea el Manual del Software de Comunicaciones Magaya).
La carpeta de Mensajes puede ampliarse para mostrar:
• Bandeja de Salida: Muestra los mensajes pendientes de envío

• Bandeja de entrada: Para ver los mensajes recibidos
• Enviados: Para ver los mensajes enviados
• Mensajes de Aduanas de EE.UU.: Para ver AMS y IFS Marítimo y AMS
Aéreo. Esto le mostrará todos los mensajes relacionados con el Sistema
Automatizado de Manifiesto (AMS). Las funciones aduaneras se explican
en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya).
• Mensajes de Transportistas Marítimos: Muestra todos los mensajes
enviados o recibidos directamente de los transportistas marítimos que
utilizan el servicio de interfaz Magaya Ocean Carriers con INTTRA.
Carpeta de Tareas
Se pueden crear tareas por muchas razones, tales como cuando la carga llega a
su almacén y debe ser descargada, comprobada y almacenada. Se pueden crear
otros tipos de tareas para otros empleados, no sólo de almacenamiento.
La carpeta de Tareas contiene dos subcarpetas:
76
CARPETA DE COTIZACIONES
• Tareas Pendientes: Para ver tareas que no se han completado.

• Histórico de Tareas: Para ver todas las tareas.
NOTE: La barra de herramientas en la parte inferior es la misma para Tareas
Pendientes e Histórico de Tareas.
Carpeta de Cotizaciones
Las cotizaciones son estimaciones de costos de los servicios que ofrece a sus
clientes. La carpeta Cotizaciones contiene:
• Cotizaciones: Esta subcarpeta muestra el documento de la cotización.
• Lista de Cotizaciones: Esta subcarpeta muestra la lista de cotizaciones y
su estado.
La barra de herramientas en la parte inferior contiene botones que permiten
añadir una nueva cotización, editar una cotización existente, eliminar una
cotización, filtrar la lista de cotizaciones, y otras acciones. (Hay una barra de
herramientas similar en todas las vistas de lista).
Carpeta de Reservaciones
Las reservaciones son las reservas que hacen sus clientes con usted para
embarques vía aérea, marítima, o terrestre. La carpeta de Reservaciones
contiene tres subcarpetas:
• Reservaciones: Se muestra la vista del documento de la reservación.
• Lista de Reservaciones: Esta muestra las reservaciones que se han creado,
su estado, el tipo (como marítima o aérea), y otros detalles relacionados
con la llegada y salida, el peso de la carga, etc. Para personalizar la infor-
mación que aparece en la lista, haga clic en el botón de Acciones.
• Programación de Viajes: Muestra los viajes que ha programado para ser
ejecutados en el futuro y los viajes que ha completado en el pasado.
77
CARPETA DE ALMACENAJE
Carpeta de Almacenaje
La carpeta de Almacenaje contiene información relacionada con:
• Órdenes de Recogida
• Recibo de Almacén
• Productos (listas y la clasificación)
• Entregas de Carga
• Movimientos de Carga (vista del documento y la lista)
• Tipos de Embalaje
• Localizaciones en el almacén
• Definiciones de Productos de Inventario
• Lista de Embarques: Permite a los empleados de almacén y a otros ver los
embarques.
• Las subcarpetas de Zona de Carga y de En Tránsito permiten a los
empleados de almacén ver la información de embarque.
Carpeta de Mantenimiento
La carpeta Mantenimiento contiene subcarpetas de entidades tales como las

listas de clientes, proveedores, empleados, puertos y más, y la subcarpeta de
Configuración, opciones para configurar su sistema Magaya de acuerdo a sus
necesidades. Cada subcarpeta tiene diversas acciones y reportes disponibles que
se pueden acceder mediante el botón de Acciones, o haciendo clic derecho sobre
el nombre de la entidad. Las subcarpetas son las siguientes:
78
CARPETA DE MANTENIMIENTO
Cuando se agrega la información en los cuadros de diálogo de esta carpeta,

muchas de las pestañas son similares de una entidad a otra. Por ejemplo, en la
pestaña General, hay un botón de búsqueda junto al campo de nombre de la
entidad. Haga clic aquí para ver si la entidad se ha introducido ya en la base de
datos, lo que puede evitar la duplicación de entradas. Nota: El término “entidad”
se refiere a clientes, proveedores, transportistas, y otros que haya ingresado en
el sistema Magaya.
La ID de la entidad es por lo general un número interno que se puede asignar,
si usted necesita dar a un cliente o entidad un número único para ayudar a iden-
tificarlo. Esto es especialmente útil para correos que puedan tener clientes con
el mismo nombre.
El número de Cuenta es usado a menudo por los transportistas aéreos y
funciona como un número de cliente.
Los campos de nombre de contacto (nombre y apellido) se utilizan para asignar
una persona de contacto principal para una empresa u otra entidad. Contactos
adicionales se pueden agregar en la pestaña de contactos o en la subcarpeta de
Contactos.
• Transportistas: Añadir transportistas terrestres, marítimos, y aéreos y sus
direcciones, contactos, tarifas, cargos personalizados, términos de pago,
cumplimiento con la TSA para los exportadores conocidos, FMC, número
de SCAC, y mucho más.
Si una aerolínea es exclusiva para pasajeros, marque la casilla en la pestaña
de Aerolínea en el cuadro de diálogo de perfil del Transportista. Sólo se
puede transportar carga de un Exportador Conocido en un vuelo de
pasajeros o en una aerolínea exclusiva para pasajeros. La casilla de
79
Exportador Conocido se encuentra en la pestaña de “Términos de Pago”.

Puede asignar números de vuelo en la pestaña de “Aerolínea”:
Para ver cuales expedidores son Exportadores Conocidos, seleccione el

encabezado de la columna de la opción Acciones > Configurar Columnas:
Si su compañía es un transportista aéreo, verifique que en la opción

Configuración > Tipo de Compañía esté seleccionado “Aerolínea”. Esto
permitirá que el campo de Guía Aérea aparezca en el cuadro de diálogo del
Recibo de Almacén.
• Agentes de Carga: Agregar información del agente de carga, tal como
dirección, condiciones de pago, participación, asignar acceso de segui-
miento, código de la IATA, FMC, SCAC, número de la TSA, y mucho más.
También puede agregar su ID de Magaya Network si ellos también
utilizan software de Magaya. Así puede charlar con ellos utilizando el
Centro de Comunicaciones Magaya. Si el agente es un exportador cono-
80
cido, marque la casilla correspondiente en la pestaña de “Términos de

Pago”.
• Proveedores de Almacenaje: Agregue información de contacto para la
compañía que le provee de servicios de almacenaje.
• Clientes: Agregue información de contacto, términos de pago, tarifas,
asigne acceso a seguimiento, cumplimiento con la TSA, y más. Vea e
imprima los estados de los clientes haciendo clic derecho sobre el nombre
del cliente. Puede personalizar los precios de inventario para un cliente en
la pestaña de “Cargos” o automatizar cualquier cargo para ese cliente.
• Proveedores: Añadir información de contacto del proveedor y
cumplimiento con la TSA. Ejemplos de proveedores serían un contador,
un corredor de seguros, empresas de servicios públicos que se pagan, y
otros proveedores de servicios. Se puede configurar la facturación
periódica para los proveedores en la pestaña de “Términos de Pago”. Para
personalizar los cargos para los proveedores, vaya a la pestaña de “Cargos”
(es el mismo cuadro de diálogo para los clientes): Haga clic en el botón de
Agregar y escriba la información en el cuadro de diálogo de Cargo Person-
alizado.
Para más detalles sobre los cargos personalizados, consulte el Manual de

Contabilidad del Software Magaya.
81
• Vendedores: Agregar nombre, dirección, participación, y más. Para

definir las comisiones de un vendedor, consulte el Manual del Software de
Comunicaciones Magaya. Para crear un reporte de las comisiones de los
vendedores haga clic en el botón de Acciones y seleccione el reporte corre-
spondiente en el menú.
• Contactos: Use esta carpeta para añadir más de una persona de contacto
para un Cliente, Proveedor, u otra entidad en su sistema Magaya.
También puede agregar una persona de contacto diferente para los dife-
rentes departamentos de una sola empresa. El contacto puede ser asignado
como un usuario Magaya LiveTrack mediante la selección de su nombre y
haciendo clic en el botón de Acciones, elegir la opción “Permitir segui-
miento”. (Nota: También puede hacer clic derecho en el nombre para
acceder a un menú emergente). Introduzca su contraseña y los permisos o
restricciones. También puede asignar más de un usuario Magaya Live-
Track por empresa. También se puede añadir Contactos en cualquier
pantalla de entidad. Para más detalles acerca de cómo utilizar la caracter-
ística de seguimiento en línea, consulte el Manual del Software de Comu-
nicaciones Magaya.
• Empleados: Añadir el nombre del empleado e información de contacto,
información civil, asignar derechos de acceso remoto, permisos, roles y
contraseñas en el sistema Magaya.
• Puertos: Seleccionar puertos utilizados con frecuencia para que sean
fáciles de encontrar en las listas desplegables de sus embarques y otras
transacciones, añadir puertos adicionales, trabajar con listas de códigos de
Schedule K y Schedule D, definir las zonas por código postal. Los puertos
pueden ser seleccionados de esta lista o agregados manualmente.
En Mantenimiento > Puertos haga doble clic en Puerto para abrir un

cuadro de diálogo y verificar que tiene los medios de transporte que
82
CARPETA DE CONTABILIDAD
requiere. Cuando cree transacciones que usan puertos, solo seleccione

puertos con los medios que necesita; de otro modo no podrá usar ese
puerto en esa transacción.
• Países: Agregar nombres de países, estados y códigos.
• Configuración: Acceda a las opciones de configuración para personalizar
su sistema de Magaya, como la creación de números de documentos,
seguimiento de las transacciones, formatos de mensajes, añadir campos
personalizados, tareas, divisiones, eventos y mucho más. Las opciones en
el menú de configuración se explican en el Manual de Personalización del
Software Magaya.
Notas: Para cualquier transportista, agente de carga u otra entidad, usted puede
agregar “ID de Entidad” además del nombre. Esto puede ser útil cuando dos
compañías o contactos tienen el mismo nombre.
Una entidad puede ser desactivada marcando la casilla de “Inactiva” en el perfil;
esto no la borra sino que preserva el perfil por si desea usarlo después.
Carpeta de Contabilidad
La carpeta de Contabilidad contiene lo siguiente:
• Lista de Cuentas: Es como un libro mayor, que enumera todas las cuentas
y de qué tipo son (por ejemplo, “Servicios” se clasifican como ingresos, y
“Gastos por Servicios” se clasifica como gasto). Puede agregar cuentas que
son específicas de su negocio.
• Artículos y Servicios: Esto muestra códigos para los servicios que usted
provee tales como tarifas de almacenaje y a que cuenta contable se asocia
ese servicio. Puede agregar artículos y servicios que son específicos de su
83
CARPETA DE EMBARQUES ENTRANTES Y SALIENTES
negocio, y automatizar los cargos. Vea el Manual de Personalización del

Software Magaya para más detalles.
• Tarifas: La subcarpeta de Tarifas contiene Tarifas Estándar, de Clientes,
Tarifas de Transportista, Contratos de Cliente, y Contratos de Transpor-
tista.
• Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro)
• Facturas de Pago (y Lista de Facturas de Pago)
• Pagos Recibidos (y Lista de Pagos Recibidos)
• Depósitos (y Lista de Depósitos)
• Cheques (y Lista de Cheques)
Las funciones de contabilidad se describen en el Manual de Contabilidad del
Software Magaya.
Carpeta de Embarques Entrantes y Salientes
Embarques Salientes:
La carpeta de Embarques Salientes es el lugar donde creará sus propias subcar-
petas para organizar sus envíos salientes. Por ejemplo, usted puede optar por
organizar los envíos salientes por año y mes. También puede querer tener una
subcarpeta para cada mes para embarques aéreos, marítimos, y terrestres.
Embarques Salientes:
La carpeta de Embarques Salientes es el lugar donde creará sus propias subcar-
petas para organizar sus envíos salientes. Por ejemplo, usted puede optar por
organizar los envíos salientes por año y mes. También puede querer tener una
subcarpeta para cada mes para embarques aéreos, marítimos, y terrestres.
84
TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS
CARPETA DE EMBARQUES ENTRANTES Y SALIENTES
Trabajando con Vistas de Documentos y de

Listas
En Magaya Explorer, puede ver documentos y listas de documentos (y transac-
ciones).
Para ver un documento, haga clic en una subcarpeta (por ejemplo, Recibos de
Almacén bajo la carpeta de Almacenaje). A continuación, un documento de
Recibo de Almacén se mostrará en la vista del documento del Magaya Explorer
(ver la siguiente figura).
85
TRABAJANDO CON LA VISTA DE LISTA
Para ver una lista, haga clic en una subcarpeta con la palabra ”Lista” en el
nombre de la subcarpeta (por ejemplo, la lista de Órdenes de Recogida). Se
mostrará una lista en el panel de vista de la lista del Magaya Explorer.
Muchos de los mismos botones y opciones están disponibles al ver un docu-
mento o una lista. Por ejemplo, se puede ver la historia de un Recibo de Almacén
específico desde la lista o en el documento.
Trabajando con la Vista de Lista
La vista de lista le ofrece muchas opciones. Puede ordenar las columnas en la

lista para ver la información en una variedad de maneras. Puede buscar docu-
mentos y transacciones y elaborar reportes.
La vista de Lista está disponible cuando se trabaja con:
• Todas las subcarpetas de listas de la carpeta de Almacenaje como Recibo
de Almacén, Órdenes de Recogida, y ordenes de Entrega de Carga
• Las listas de Cotizaciones, Reservaciones, Embarques, y más
• Todas las subcarpetas bajo la carpeta de Mantenimiento, tales como
Transportistas, Proveedores, y otras
• Muchas subcarpetas bajo la carpeta de Contabilidad, tales como Listas de
Facturas de Cobro, Pagos Recibidos, Facturas de Pago, Depósitos,
Cheques y más
La mayoría de las listas tienen un campo de Intervalo de fechas en la parte supe-
rior de la lista. Utilice el intervalo de fechas para ver las transacciones que usted
86
desea ver a partir de un cierto período de tiempo, como la semana pasada o el

mes pasado.
Después de cambiar la fecha en los campos de fecha, haga clic en el botón de

Actualizar (las flechas azules envolviendo un círculo) para cargar las transac-
ciones para el intervalo de fechas.
Utilice el botón rojo Detener para detener la búsqueda en cualquier momento.
Para guardar una vista de cualquier lista, haga clic en el botón de la estrella y
seleccione “Guardar esta vista”. En el cuadro de diálogo, el sistema proporciona
un nombre de lista predeterminado, pero se puede cambiar el nombre. Para
excluir el rango de fechas de la vista de lista guardada, desactive la casilla de
“Guardar rango de fechas”.
Cuando guarda vistas de lista, las puede administrar mediante la opción

“Administrar vistas” del menú emergente de la estrella. Un cuadro de diálogo se
abrirá mostrando las vistas guardadas para esa lista. Para poner una vista de lista
guardada a disposición de otros usuarios Magaya en su red, seleccione y haga
clic en el botón de Publicar. También puede editar o borrar (eliminar) una vista
guardada. Se pueden hacer cambios a una vista guardada.
Un contador en la parte inferior de cualquier lista en Magaya Explorer le indica
cuántos elementos se muestran del número total de elementos.
Para ver todas las transacciones, tales como Recibos de Almacén en la Lista de
Recibos de Almacén, seleccione la opción “Todos” en el campo de fechas en la
parte superior de la lista. Nota: Asegúrese de que no tiene un filtro activado.
Haga clic en el “Sin Filtrar” para eliminar un filtro. A continuación, el botón Sin
Filtrar aparecerá en color gris.
Para mover las columnas para cambiar el orden de izquierda a derecha, haga
clic en el encabezado de una columna y arrástrelo hasta el lugar donde desea que
aparezca.
Para personalizar las columnas de la lista para ver sólo las columnas que desea
ver, haga clic en el botón Acciones.
87
También puede ampliar o reducir las columnas haciendo clic en la línea que
separa las columnas y arrastrando la línea hacia la izquierda o la derecha.
Personalizaciones adicionales de las columnas están disponibles en el botón de
Acciones > Seleccionar Columnas. Por ejemplo, puede cambiar el formato de
fecha seleccionando la fecha y la escogiendo de la opción apropiada en el menú
desplegable:
Para ordenar los elementos de la lista, haga clic en el encabezado de la

columna. Por ejemplo, si hace clic en el encabezado de la columna Estado, los
elementos (como Recibos de Almacén) se agruparán según el estado de Pendi-
ente, Entregado, en Tránsito, en Proceso, en Su Destino, o A Mano (en el
almacén). La columna de Número agrupa por letras y números al hacer clic en
el encabezado de la columna Número. Por ejemplo, todos los Recibos de
88
COLUMNAS RELACIONADAS
Almacén que comienzan con el número “2” se agruparán, como se muestra

aquí:
Haga clic derecho en un elemento en una lista para acceder a un menú emer-
gente para ese elemento. Este menú tiene muchas de las mismas opciones que el
botón de Acciones.
Los iconos de productos en las listas indican el estado del producto:
• Amarillo está en proceso (o Pedido)
• Celeste está Disponible
• Violeta está Cargado
• Verde Claro se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está Arrib-
ando)
• Azul es Enviado
Columnas Relacionadas
El software de Magaya le da la opción de agregar más columnas a las vistas de

sus listas para personalizarlas y ver la información que necesita. Puede elegir
entre las columnas relacionadas con la transacción en la que se está trabajando.
Por ejemplo, si usted está en la lista de Recibos de Almacén, puede elegir las
columnas de cualquier transacción relacionada, entidad asociada, u otra infor-
89
mación. Cuando se agrega la columna a la lista de Recibos de Almacén, la

columna también queda disponible automáticamente para crear reportes.
En el siguiente ejemplo explica cómo agregar más columnas a la Lista de
Productos. Cuando usted está buscando en la Lista de Productos, es posible que
desee ver más información acerca de sus productos. Tal vez quiere saber el
nombre del buque en el que se embarcaron las mercancías. Los siguientes pasos
se aplican a este ejemplo y a otras listas:
1) Vaya a la Lista de Productos, haga clic en el botón de Acciones y seleccione
“Configurar Columnas”.
90
2) En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en el botón de “Agregar

columnas”:
Nota: La opción “Columnas de Scripts” se explica en el Manual de Person-

alización del Software Magaya.
3) Un nuevo cuadro de diálogo se abre con columnas adicionales para elegir.
Estos elementos son todas las transacciones y datos relacionados con la
91
Lista de Productos. Haga clic en el menú desplegable de Elementos Rela-

cionados y seleccione un elemento.
4) Vaya a la columna que desee agregar de ese menú de Elemento Relacio-

nado y selecciónela.
92
5) Haga clic en el botón de Agregar para mover la columna seleccionada de

la lista de Columnas Disponibles para crear su lista de Columnas Selecci-
onadas.
6) Haga clic en Aceptar. La columna está disponible en su lista de productos.
93
BARRAS DE HERRAMIENTAS EN VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS
7) Mueva la columna para que aparezca donde a usted prefiera. Haga clic en
Aceptar. La lista de productos muestra ahora la nueva columna y el
nombre del buque, que se extrae de las operaciones de embarque de salida.
8) La nueva columna también está disponible para crear reportes. Haga clic
en el botón de Acciones y seleccione el nombre de la nueva columna.
El documento de reporte se puede guardar, enviar a través de Magaya
Network, o por correo electrónico (ir a Acciones > Reportes).
Barras de Herramientas en Vistas de Documentos y de Listas
En la vista del documento, esta barra de herramientas está en la parte superior

del documento:
Para navegar a través de documentos, haga clic en los botones Primero, Ante-
rior, Siguiente, Último.
Otros botones son Adicionar, Editar, Eliminar, Buscar, Filtrar, Sin Filtro,
Acciones, Ampliar y Opciones.
El icono de la extrema izquierda indica el estado de la transacción (por ejemplo,
la mercancía fue cargada, entregada, etc).
Cuando esté viendo una lista, una nueva barra de herramientas aparecerá en la
parte inferior de la pantalla:
Los botones de esa barra de herramientas también aparecen en la vista del docu-
mento en la parte superior del documento. Los botones son: Agregar, Editar,
Eliminar, Filtrar, Sin Filtro, Acciones y Detalles.
94
BOTONES EN LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
Botones en las Barras de Herramientas
Muchos botones tienen una flecha a un lado del icono. Haga clic en la flecha
para acceder a las opciones. (La elección en negrita es el valor predeterminado
que se ejecuta al hacer clic en el botón en lugar de la flecha). Al hacer clic en un
botón, un cuadro de diálogo se abrirá. Después de haber introducido la infor-
mación en el cuadro de diálogo, haga clic en el botón de Aceptar. El cuadro de
diálogo se cerrará. La información introducida se guardará en la base de datos
(y en el formulario en el que está trabajando como una Factura de Venta o una
Orden de Recogida).
Botón de Agregar:
Utilice el botón de Agregar para agregar una nueva transacción del tipo selecci-
onado a la base de datos. Cuando el botón de Agregar cuenta con una flecha,
entonces las opciones están disponibles. Al hacer clic en el botón de Agregar, se
abre un cuadro de diálogo. Introduzca la información en el cuadro de diálogo
para rellenar un formulario como una Orden de Recogida o un Recibo de
Almacén.
El botón de Agregar ofrece opciones que son específicas a la lista que está
viendo. Por ejemplo, en Reservaciones el botón de Agregar le permite espe-
cificar el tipo de reservación, ya sea Reservación Aérea de Exportación, Reser-
vación de Importación Marítima, etc. En la carpeta de Contabilidad, el botón de
Agregar para Pagos Recibidos ofrece la opción de agregar un Pago de Cliente o
un Reembolso de Proveedor. El botón de Agregar para las Entregas de Carga
abrirá un asistente con pantallas que le guiarán para introducir la información
necesaria para crear una entrega de carga.
Botón de Editar:
Éste abre el mismo cuadro de diálogo que se utiliza cuando se añade nueva
información de manera que pueda editar o cambiar la información. (Excep-
ción:. El botón de Editar de la Entrega de Carga abrirá un cuadro de diálogo, no
el asistente que utiliza para introducir la información).
Botón de Eliminar:
Le permite eliminar o cancelar la transacción seleccionada en la lista. Por
ejemplo, si elimina una transacción como una Entrega de Carga, los artículos de
esa Entrega de Carga serán devuelto a su sistema y estarán disponibles. Para ver
cualquier transacción eliminada, vaya a Opciones > Lista de Transacciones.
Para más información sobre la Lista de Transacciones, consulte el Manual de
Personalización del Software Magaya.
Otros Botones y sus Funciones:
95
Para imprimir un documento, haga clic en el botón de Imprimir en la barra de

herramientas en la parte superior del Magaya Explorer. (También puede utilizar
el menú de Archivo y seleccionar Imprimir).
Para imprimir etiquetas de recepción de un Recibo de Almacén, vaya a Archivo
(o haga clic en la flecha al lado del botón de Imprimir) y seleccione "Imprimir
Etiquetas".
Un cuadro de diálogo se abre. Seleccione el tamaño de la etiqueta y la cantidad.
También puede imprimir un rango de etiquetas o todas ellas.
En este ejemplo, esto resultará en 425 etiquetas que se imprimirán, una para
cada artículo del Recibo de Almacén número 43. Para cambiar la cantidad de
etiquetas a imprimir, introduzca un nuevo número en los campos “Inicio”" y
“Fin”.
Cada etiqueta se imprimirá con las opciones marcadas en el menú de Configu-
ración: La descripción del artículo del almacén, la información de la compañía,
el nombre del destinatario, y un código de barras.
96
Las etiquetas se pueden personalizar según sea necesario. Estas etiquetas

indican el número de Recibo de Almacén:
97
Esta etiqueta muestra el número de Guía Aérea:
Para enviar un documento, haga clic en el botón de Correo en la barra de herra-

mientas en la parte superior del Magaya Explorer. Consulte el tema “Correo
electrónico por lotes”
98
CORREO ELECTRÓNICO POR LOTES
El botón de Opciones le permite imprimir sólo los campos de un formulario o

documento, y la opción de calcular automáticamente los totales en los campos
de un formulario.
Seleccione las opciones necesarias. Las opciones predeterminadas son: Mostrar

el papel en el dibujo, y Calcular los campos automáticamente. Nota: El cuadro
de diálogo de Opciones mostrará el nombre del documento que está trabajando,
por ejemplo un Recibo de Depósito o una Entrega de Carga.
Correo Electrónico por Lotes
Usted puede enviar lotes de correo electrónico desde Magaya Explorer para un
grupo de clientes de cualquier lista. Por ejemplo, usted puede:
• Crear una lista filtrada de las Facturas de Cobro y enviarlas por correo
electrónico en un lote
• Enviar una factura de cobro mensual recurrente por el almacenamiento
• Enviar un mensaje de mercadeo a todos sus clientes a la vez
Puede enviar mensajes de correo electrónico por lotes de cualquier lista de
transacciones. Usted tiene la opción de seleccionar unas pocas entidades (tales
como clientes o proveedores) o enviar a toda la lista. Los mensajes de correo
99
electrónico serán enviados a las entidades involucradas en esas transacciones,

incluyendo sus contactos.
1) Vaya a la lista a la que desea enviar correo electrónico por lotes, mantenga
pulsada la tecla de Mayúscula y seleccione múltiples transacciones o enti-
dades.
2) Haga clic en la flecha en el botón de Enviar y seleccione “Enviar correo por

lotes”:
100
3) En el cuadro de diálogo que se abre, la dirección de correo de su empresa

se rellena automáticamente.
Los campos CC y BCC se pueden utilizar para incluir a otras personas en

este lote de envío por correo electrónico, además de las personas en las
transacciones que ha seleccionado de la lista. Hay una opción en la parte
inferior de la pantalla que está marcada por defecto para enviar un solo
correo electrónico por destinatario.
El formato puede ser configurado para ser PDF, HTML o formato de
Documento Magaya. También puede agregar archivos adjuntos.
4) Introduzca la línea de asunto, texto del mensaje y cualquier archivo
adjunto.
5) Active o desactive las opciones según sea necesario, tales como “Solicitar
Acuse de Recibo”.
6) Haga clic en el botón de Enviar cuando esté listo para enviar el lote de
mensajes de correo electrónico.
101
EL BOTÓN DE FILTRAR
Aprenda más sobre las plantillas de correo electrónico en el Manual del Soft-
ware de Comunicaciones Magaya.
El Botón de Filtrar
El botón le permite seleccionar cómo quiere ver la información en una lista. Por
ejemplo, usted puede querer ver sólo las transacciones de la semana pasada o las
operaciones para un determinado cliente o destino.
El botón de Filtrar tiene dos opciones: Estándar y Avanzado.
El botón de Filtrar ofrece opciones que son específicas a la lista que está viendo.
Por ejemplo, el botón de Filtrar disponible para Cheques tiene campos que son
específicos para esa función contable, mientras que el filtro para Facturas de
Cobro tiene campos diferentes. En el filtro de Facturas de Cobro, puede filtrar
por Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar, número de factura o fechas,
monto en Dolares de EE.UU. (o cualquier otra moneda), cantidades que sean
mayores o menores a las cantidades que usted indique, y otros. Para Cheques se
puede filtrar por nombre de cuenta, número de cheque, u otros criterios.
102
EL BOTÓN DE FILTRAR
A continuación se presentan los filtros para las funciones de contabilidad:
El filtro es útil especialmente cuando las listas son largas. Si no se aplica un filtro,
la lista mostrará todas las transacciones de esa carpeta, remontándose a la
primera que hizo su compañía. Para ver sólo las transacciones más recientes o
relevantes, utilice el botón de Filtrar y establezca sus criterios.
NOTE: Cuando se utiliza el botón de Filtrar, el software guarda ese filtro a menos
que lo elimine. La próxima vez que vea esta lista, el filtro será aplicado. Si no
puede ver parte de la información que busca, compruebe si hay un filtro activo
haciendo clic en el botón Filtrar. Para quitar el filtro, haga clic en el botón de Sin
Filtro. También el contador en la parte inferior de la lista le dice cuántos
elementos se están mostrando del total de elementos.
El botón de Filtrar no es el mismo que el botón de Buscar. No buscará de la
misma forma en que lo hace el botón de Buscar.
103
FILTRO AVANZADO
Filtro Avanzado
La pantalla del Filtro Avanzado tiene una lista de Campos Disponibles a la

izquierda, las Condiciones en la parte superior derecha y los resultados de las
Condiciones que se aplican en la parte inferior.
La lista de Campos Disponibles cambia en función de la transacción que está

filtrando. Por ejemplo, los campos disponibles en el filtro avanzado de Orden de
Recogida incluye fecha de entrega, dirección de recogida, nombre del
conductor, y mucho más. Muchos de los mismos campos están disponibles en
todos los filtros avanzados, como transportista, fecha, etc. Los campos
disponibles se enumeran en orden alfabético.
Los campos disponibles también tienen un tipo asociado a ellos: Texto, Fecha,
Sí/No, Entero y Decimal. Estos tipos se definen como sigue:
• El campo de tipo Texto permite introducir texto. Campos disponibles que
aceptan texto incluyen "Transportista" y "Expedidor". El campo de texto
no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
• El campo de tipo Fecha tiene un calendario para la elección de la fecha y
las condiciones como “En” para “en esta fecha” o “En o Antes” para “en o
antes de esta fecha”. Hay muchas opciones para el uso del campo de fecha.
• El campo de tipo Sí/No se utiliza para las preguntas que pueden ser
respondidas con Sí o No. Se utiliza operadores de lógica (booleana) que
ayudan a refinar una búsqueda. Se utiliza para responder preguntas con
Sí/No tales como “¿Ha sido liquidado el embarque?” O “¿Está excluido del
seguimiento?” Si se utiliza “Es Igual”, a continuación, seleccione Sí o No.
• El campo de tipo Entero permite digitar un número. Si selecciona el
campo disponible de “Piezas”, puede introducir un número (un entero)
para el número de piezas. Introduzca un número entero, no una fracción.
104
FILTRO AVANZADO
Entero se utiliza a menudo para piezas en exceso de existencias o piezas a

la mano.
• El campo de tipo Decimal permite un número con tantos lugares deci-
males como sea necesario. El tipo de campo Decimal puede ser utilizado
para los pesos, valores, divisas, etc.
Cuando se selecciona un campo disponible, se muestra en la sección de Condi-
ciones de la pantalla.
Por ejemplo, si selecciona Fecha de Llegada, las condiciones son el rango de
fechas, que puede cambiar con un menú desplegable, y las condiciones de la
fecha. La siguiente figura muestra el Transportista y el campo de texto que está
disponible:
Si selecciona la condición de “Iguales”, introduzca el nombre de la compañía

completa. Si usted conoce solamente una parte de un nombre, seleccione
“Contiene”. Por ejemplo, si escribe “Dom” en el campo de texto, el filtro sólo
mostrará los transportistas que contienen esas letras. (Los términos “Contiene
datos” y “No contiene datos” son para encontrar los campos en blanco o los
campos con datos.)
A continuación, haga clic en el botón de Agregar. La condición de filtrado que
acaba de crear se añadirá a la lista de filtros.
105
FILTRO AVANZADO
Usted puede agregar más condiciones para refinar aún más el filtrado. La
condición adicional aparecerá debajo de las condiciones resultantes:
Las condiciones se pueden anidar bajo la primera condición para reducir la lista
de resultados aún más.
Ejemplo de un filtro: Para encontrar una Entrega de Carga del 6 de marzo de
2009 o anterior que fue entregada a Enrique.
1) Seleccione el campo disponible. En este ejemplo, seleccione “Entregado
a”.
2) En Condiciones, seleccione “Contiene”. (Esto le permitirá introducir un
nombre o sólo un apellido. Si selecciona “Igual”, deberá introducir el
nombre exacto.)
3) En el campo al lado de “Igual a” entrar en el nombre de la persona que está
buscando: Enrique. (El campo de texto no distingue entre mayúsculas y
minúsculas).
5) Seleccione otro campo disponible: Fecha.
6) En Condiciones, seleccione “"En o antes”.
7) Introduzca la fecha actual (por defecto).
9) Haga clic en Aceptar.
La lista de resultados se mostrarán en el Magaya Explorer. Si se encuentra el
resultado, verá la transacción que está buscando, pero si no, refine su búsqueda
haciendo clic en el botón Sin Filtro y luego regrese al Filtro Avanzado para
modificar los términos, o refinar la búsqueda mediante la eliminación de una
condición y la adición de una diferente.
106
EL BOTÓN DE BUSCAR
Después de filtrar una lista, se puede guardar haciendo clic en el botón de

Estrella en la parte superior de una lista.
El Botón de Buscar
Para buscar un documento o transacción, utilice el botón de Buscar. El botón

de Buscar tiene una flecha con estas opciones: Transacciones, Búsqueda rápida,
Buscar entidad, Buscar Vehículos, Carpetas, y en Buscar siguiente.
107
EL BOTÓN DE BUSCAR
Al hacer clic en el botón de Buscar, aparece un cuadro de búsqueda. (El mismo

cuadro de búsqueda aparece al hacer clic en la flecha al lado del botón de Buscar
y seleccionar las transacciones. Ver la siguiente imagen).
Puede mover el cuadro de búsqueda para el lado de su Magaya Explorer y fijarlo

allí haciendo clic en el botón Empotrar (con la flecha verde que apunta a la
izquierda). Para desempotrar, haga clic en el botón Empotrar (que ahora tiene
una flecha roja hacia la derecha en lugar de una flecha verde que apunta a la
izquierda).
Seleccione lo que quiere encontrar haciendo clic en la lista desplegable de Tipo
de Búsqueda. Puede buscar todos los elementos o elegir las transacciones a
buscar, como Recibos de Almacén o Facturas de Cobro. Para combinar
elementos de búsqueda, seleccione los Elementos Seleccionados de la lista
desplegable. Marque las casillas de los elementos que desea buscar. (También
puede utilizar el botón con los tres puntos al lado de la lista desplegable.)
Por ejemplo, para buscar un número de Guía Aérea, seleccione “Embarque”.
Puede introducir un número parcial. Si conoce el número completo de guía
aérea, utilice la opción de “Búsqueda rápida” en el botón de Buscar o en la
opción de “Carpeta”.
Establecer el intervalo de fechas utilizando las listas desplegables de Desde y
Hasta.
108
EL BOTÓN DE BUSCAR
Puede buscar por número de Transacción o por Texto. Para realizar una
búsqueda por texto, escriba el texto en el campo de Texto y haga clic en Buscar.
La ventaja de utilizar el método de búsqueda por texto es que se puede encontrar
cualquier texto que aparece en cualquier parte de una transacción. Incluso
puede buscar por una parte de la frase. Por ejemplo, si usted no sabe el nombre
completo de un transportista o proveedor, puede buscar usando parte de su
nombre.
La lista de resultados mostrará una transacción o un documento que contiene
el texto que ha introducido. El número total de elementos encontrados se
mostrará en la parte inferior de la pantalla de Buscar.
Para ver un elemento de la lista de resultados, haga clic en él, y haga clic en el
botón de Ver. El cuadro de diálogo para esa transacción se abrirá. (Sugerencia:
También puede hacer doble clic sobre el elemento en la lista de resultados para
poder verlo).
Para ir al documento o transacción, haga clic en el elemento de la lista de resul-
tados y haga clic en el botón de Ir a.
Puede detener la búsqueda en cualquier momento haciendo clic en el botón de
Detener para finalizar la búsqueda.
La opción de Búsqueda Rápida abre un cuadro de búsqueda que le da las
opciones para buscar por tipo de transacción y por número. Seleccione el tipo e
introduzca el número. Cuando la transacción o el documento se encuentra, el
cuadro de búsqueda se cierra y se abre el documento.
109
EL BOTÓN DE BUSCAR
La opción de Buscar Entidad abre una lista de todas las entidades en su sistema,
incluyendo clientes, transportistas, empleados, y más.
Introduzca el texto que necesita encontrar, como el nombre (parcial o total) de

una entidad. Al hacer clic en el botón de Buscar, la lista de resultados muestra
las entidades que se encontraron. Puede reorganizar las columnas de la lista de
resultados haciendo clic y arrastrándolas a su lugar. Haga clic en el botón de
Acciones para seleccionar las columnas que desea incluir en la lista de resul-
tados. Para realizar cambios en una entidad, utilice el botón de Editar. (Consejo:
También puede hacer doble clic en el elemento de la lista de resultados para
abrirlo). Un contador en la parte inferior de la lista le indica cuántos elementos
se muestran del número total de elementos.
La opción Buscar Vehículo abre un cuadro de diálogo para que pueda buscar
por número de Identificación del Vehículo (VIN). El sistema encontrará los
números de serie digitando los últimos seis dígitos del VIN.
Cualquier VIN en su sistema Magaya puede ser puesto a disposición sus clientes
para encontrarlo en línea en LiveTrack.
110
EL BOTÓN DE ACCIONES
La opción de Buscar Carpeta abre un cuadro de búsquedas con una pestaña

General y una pestaña Avanzada. Puede buscar un número de guía aérea en la
pestaña Avanzada.
El Botón de Acciones
El botón de Acciones está disponible en el Magaya Explorer cuando está viendo

listas o documentos. el botón de Acciones provee muchas funciones. Dependi-
endo de la lista o documento que esté viendo, usted tendrá diferentes opciones
disponibles.
Funciones comunes disponibles en el botón de Acciones:
Para ejecutar (o crear) reportes sobre una lista como la de Lista de Recibos de
Almacén, haga clic en el botón de Acciones y vaya a Reportes. Seleccione el tipo
de reporte del menú. Las opciones incluyen la creación de un reporte por expe-
didor, por destinatario, por proveedor, etc. El reporte puede ser guardado,
111
enviado por correo electrónico o exportado. Consejo: En el reporte, haga doble

clic sobre un elemento para abrir un cuadro de diálogo para el elemento. Los
reportes pueden filtrarse y también calculársele los totales. Los reportes se abren
en pestañas nuevas. Usted puede alternar entre dos o más reportes.
Para copiar un documento como por ejemplo un Recibo de Almacén, haga clic
en el botón de Acciones y seleccione Crear Copia. Un cuadro de diálogo se
abrirá con todos los campos llenos de acuerdo con los valores del documento
que está viendo. Cambie cualquier campo según requiera. Haga clic en el botón
de Aceptar para guardar y ver el nuevo Recibo de Almacén.
Para excluir un documento del seguimiento, haga clic en la flecha a un lado del
botón de Acciones y seleccione Excluir del Seguimiento. Esto agrega una marca
de comprobación a un lado del elemento del menú Excluir del Seguimiento.
Esto se usa si una transacción no está completa o no desea que se vea a través del
Magaya LiveTrack. Para cambiar el Recibo de Almacén para que vuelva a estar
incluido en el seguimiento, haga clic en la flecha a un lado del botón de Acciones
y vuelva a seleccionar Excluir del Seguimiento. La marca de comprobación
desaparecerá.
Para ver la historia del Recibo de Almacén, haga clic en el botón de Acciones
(no en la flecha al lado del botón). Se abrirá un cuadro de diálogo. Si hay algún
histórico, aparecerá en la lista. Seleccione un elemento de la lista y haga clic en
el botón de Ver para abrir un cuadro de diálogo para el elemento, o haga clic en
el botón de Ir A para ir al documento..
El botón de Acciones ofrece mucha opciones dependiendo de la transacción en

que esté trabajando.
Ejemplos:
• Cuando esté viendo un Cheque, las opción de anular la transacción estará
disponible en el botón de Acciones.
112
• Cuando está viendo una Factura de Cobro, puede recibir un pago.

• En una Entrega de Carga, puede marcarla como en tránsito o como
enviada.
Magaya Explorer viene con diferentes plantillas para formularios como Recibos
de Almacén u Órdenes de Recogida. Para seleccionar una plantilla, haga clic en
la flecha al lado del botón de Acciones y escoja Seleccionar Plantilla.
Otras funciones del botón de Acciones incluyen importar o exportar datos y la
opción de escoger las columnas en la lista. Otras funciones son: Impresión en
Lotes, estadísticas, y otras. Haga clic en las opciones de menú para explorar las
posibilidades. Para más detalles sobre estas funciones, consulte el índice.
113
EL BOTÓN DE DETALLE
El Botón de Detalle
El botón de Detalle abre un nuevo panel en cualquier lista para mostrar más
detalles acerca de las transacciones, entidades, o empleados. Dependiendo de
que lista esté viendo, los detalles cambiarán.
114
Seleccione diferentes paneles de detalles haciendo clic en el menú desplegable

de “Paneles” en la parte superior de la lista. Por ejemplo, la Lista de Embarques
ofrece un panel de detalles como Cargos, Eventos, y más.
Puede ver el elemento de la lista, imprimirlo o enviarlo por correo electrónico.
115
116
SECCIÓN 2: ALMACÉN
Sección 2: Almacén
117
SECCIÓN 2: ALMACÉN
118
CAPITULO 6: RECIBOS DE ALMACÉN
INTRODUCCIÓN A LOS RECIBOS DE ALMACÉN
Capitulo 6: Recibos de Almacén
Introducción a los Recibos de Almacén
Un Recibo de Almacén (RA) es un documento que registra cuando arribó la

carga, fue descargada, registrada, y se le asignó un lugar en su almacén. Es nece-
sario un RA para cualquier tipo de carga que entre en su almacén.
El RA informa al cliente que usted se encuentra ahora en posesión de la carga
(también conocida como mercancías), y proporciona una prueba de que las
mercancías enumeradas en el RA se encuentran en el almacén que aparece en el
Recibo.
Introducir la carga en el Magaya Explorer actualiza sus registros de inventario.
El AR se guarda en el Magaya Explorer e identifica la ubicación del almacén, la
cantidad de las mercancías, la fecha de recepción de las mercancías, y otros
detalles tales como quién envió el cargamento, quién es el transportista y quién
el proveedor, las dimensiones de las cajas entregadas y los cargos.
119
CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN
INTRODUCCIÓN
Cómo crear un Recibo de Almacén
Introducción
En el software Magaya, un cuadro de diálogo le ayuda a crear un Recibo de

Almacén (RA). El cuadro de diálogo tiene una serie de pestañas en la parte supe-
rior en los que hace clic para introducir información:
En este ejemplo se explica cómo rellenar los campos comenzando en la pestaña

General, pero se puede introducir información en cualquier orden.
No todos los campos son necesarios. El sistema le avisará que campos son oblig-
atorios.
Puede cambiar la información en cualquier campo ya sea escribiendo en el
campo o utilizando el menú desplegable para el campo.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón de Aceptar. El cuadro de diálogo
se cerrará y la información que ha ingresado se guardará y aparecerá en el
formulario de Recibo de Almacén. Si necesita realizar cambios en el formulario,
haga clic en el botón de “Editar”. Los artículos recibidos tendrán un estado de
”Disponibles”. Nota: También se puede utilizar un Recibo de Almacén si se
devuelven artículos.
Tutorial en video:
120
PROCEDIMIENTO PASO A PASO
Para ver un tutorial de vídeo que ilustra la forma de recibir la carga en el

almacén con el software de Magaya, consulte la página de capacitación sobre
www.magaya.com por el tutorial, “Creating Warehouse Receipts”.
Procedimiento Paso a Paso
1) Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en “Recibo de Almacén” (o

“Lista de Recibos de Almacén”).
• Si usted está en la vista de lista, haga clic en el botón de Agregar en
la barra de herramientas inferior. Se abrirá el cuadro de diálogo de
Recibo de Almacén.
• Si usted está en la vista de documento, haga clic en el botón de
Adicionar en la barra de herramientas superior. Se abrirá el cuadro
de diálogo de Recibo de Almacén.
2) Ingrese la información necesaria en las pestañas como se muestra en las
siguientes secciones. La información introducida en el cuadro de diálogo
se convierte en un documento de Recibo de Almacén de forma
automática. Usted no tiene que escribir un documento.
121
PESTAÑA GENERAL
Pestaña General
La pestaña General contiene información como quién creó este RA y cuándo.

Seleccione de los menús desplegables, según sea necesario.
El software de Magaya asigna un número al RA con el que está trabajando.

(Usted puede cambiar este número si es necesario escribiendo directamente
sobre el número. La numeración de documentos se define en la carpeta de
Mantenimiento > Configuración).
El software de Magaya llena automáticamente la fecha, la hora y el nombre del
empleado que está creando el RA, y rellena el campo de Emitido por con el
nombre de su compañía. También puede recibir la carga en nombre de otros
agentes mediante la selección de su nombre en el campo de Emitido por.
El campo de ”Emitido por” puede mostrar su almacén o el proveedor de alma-
cenaje que está utilizando para esta transacción.
El campo de Agente de Destino es opcional. (Si se introduce un nombre en este
campo, y si Magaya LiveTrack está habilitada para el agente, el agente será capaz
de ver el RA).
Nota: si su empresa es una Aerolínea, en la pestaña General de el RA tendrá el
botón “No Guía”. Este le permitirá seleccionar los números de Guía Aérea asig-
nados a los clientes o los números no asignados.
122
PESTAÑA DE EXPEDIDOR/CONSIGNATARIO
Para agregar Guías Aéreas, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Transpor-

tistas. En el cuadro de diálogo de perfil del Transportista, haga clic en la pestaña
de “Aerolínea”. Haga clic en el botón “Adicionar” para añadir Guías Aéreas.
Pestaña de Expedidor/Consignatario
Seleccione el expedidor en el menú desplegable.
El expedidor es a menudo el fabricante o mayorista, es decir, el que le envió el

cargamento. (Si el nombre del expedidor no está en la lista, agregar haciendo
clic en el signo +). La dirección del expedidor se rellenará automáticamente en
función de los detalles en su perfil.
Seleccione el cliente a facturar (Es el que está pagando por sus servicios. Este
puede ser el expedidor, el consignatario, o un tercero).
Seleccione el Consignatario. El consignatario es el destinatario final de las
mercancías en el destino (Opcional).
Seleccione el Modo de Transportación. (Si usted no selecciona un modo de
transportación, no será capaz de registrar los gastos de transporte en la pestaña
de Cargos del RA. Sin embargo, usted será capaz de introducir los gastos de
transporte más tarde, cuando esta carga se incluya en un embarque).
123
PESTAÑA DE PROVEEDOR
La información en los campos de Origen y Destino es opcionales (Si usted sabe

a dónde va la carga, el campo de destino puede ser utilizado más adelante para
filtrar la carga o crear consolidaciones). Los únicos puertos que se muestran
aquí son los que tienen el modo de transportación seleccionado en el campo
anterior. Los orígenes y los destinos que aparecen en estas listas son de la Lista
de Puertos. Si necesita un puerto que no está visible en la lista, haga clic en el
signo de más en la barra de herramientas desplegable y seleccione el puerto de
la lista o agréguelo manualmente.
Pestaña de Proveedor
Seleccione el proveedor (que puede ser el mismo que el expedidor o la compañía

que proporcionó la carga al expedidor). Puede modificar la dirección del prov-
eedor para esta transacción si es necesario, haciendo clic en el botón de
Cambiar.
Introduzca el número de factura y/o orden de compra si está disponible. (Estos

números pueden ser útiles más tarde para encontrar esta operación porque este
número de transacción es el número de referencia de su cliente).
Haga clic en la pestaña siguiente.
124
PESTAÑA DE TRANSPORTISTA
Pestaña de Transportista
Seleccione el transportista terrestre (normalmente una compañía de camiones).
Introduzca la información en los otros campos según sea necesario. Estos son
opcionales.
El Número PRO es un número de conocimiento de embarque del transportista
terrestre, también llamado “número progresivo”. El nombre del conductor
puede ser útil si la carga está dañado o hay faltantes.
Haga clic en la pestaña siguiente.
125
PRODUCTOS
INTRODUCCIÓN A LA PESTAÑA DE PRODUCTOS
Productos
Introducción a la Pestaña de Productos
En este tema se explica cómo introducir productos (también llamados carga,

artículos, o inventario) en la pestaña de Productos de los Recibos de Almacén,
Órdenes de Recogida, Entregas de Carga, Reservaciones y Cotizaciones.
En este tema también se explicará cómo agregar un contenedor, la forma de
realizar cambios en los productos añadidos, y la manera de desempacarlos.
La pestaña de Productos tiene un aspecto diferente para diferentes operaciones,
pero las funciones son las mismas. Por ejemplo, la pestaña de Producto de
Entregas de Carga y de Cotizaciones tiene botones en la parte inferior en lugar
de en el lado derecho.
Para esta explicación, vamos a utilizar el Recibo de Almacén (RA) como
ejemplo. A continuación se muestra una captura de pantalla de la pestaña de
Productos del RA:
Utilice esta pestaña para agregar productos a la RA. Puede agregar elementos
haciendo clic en el botón de Agregar o en el botón de Escanear.
126
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Agregar Productos
Haga clic en el botón de Adicionar para agregar un artículo:
Si usted tiene el módulo de extensión Magaya VIN Decoder, el botón Adicionar

mostrará una opción para agregar un vehículo.
Un nuevo cuadro de diálogo de Producto se abre con estas pestañas: General,
Identificación, EEI (antes conocido como SED), Prod. Peligroso, AMS y
Adjuntos.
En el cuadro de diálogo de los Productos, comience con la primera pestaña e
introduzca la información necesaria. Si está introduciendo una mercancía que
ya introdujo en su inventario con una Definición de Producto de Inventario,
comience con la pestaña de Identificación y seleccione el Número de Parte.
Esto llenará muchos de los campos con los detalles del artículo.
127
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
En el cuadro de diálogo de Producto, se puede hacer una copia de un artículo

haciendo clic derecho sobre el artículo y seleccionando "Añadir Copias" del
menú emergente.
Pestaña General:
En la pestaña General del cuadro de diálogo de Productos, escriba la descrip-
ción de los productos. (Si usted ha introducido la Definición de Producto de
Inventario en su sistema Magaya, haga clic en la pestaña “Identificación” y
seleccione el número de parte para acelerar el recibo).
Localización: Asignar el elemento a una ubicación para que el estado del
elemento “Disponible”. Si no se asigna a ningún lugar, el estado del artículo será
“Pendiente”. Si su compañía siempre recibe la carga en el mismo lugar, se puede
establecer el lugar de recepción de forma predeterminada con lo que no tendrá
que seleccionarlo en todo momento. Vea la lista de localizaciones y haga clic
derecho en un tipo de ubicación de “recepción”.
Seleccione el tipo de paquete, e introduzca el número de piezas y dimensiones.
El volumen se calcula de forma automática. Puede configurar el sistema para
mostrar el volumen o el peso del volumen.
Las unidades se pueden configurar como libras (lb) o como unidades del
sistema métrico: Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Configura-
ción.
El número de RA se muestra en la parte superior de la pestaña como “RA”. Este
ejemplo también muestra el prefijo documento de “WH” con el número de RA
“85”.
128
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Ejemplo de campo de Piezas: Si usted tiene 1 caja con 8 artículos adentro, intro-
duzca 1 en el campo de piezas. Si necesita más información acerca de los
productos, a continuación, escriba 8 en el campo de Cantidad. Si conoce el peso
de cada pieza, digítelo en el Peso - el campo de piezas (debajo de las dimen-
siones).
Las dimensiones son por pieza. Por ejemplo, si usted tiene 2 paletas que miden
44L (Largo) x 44A (Ancho) x 44A (Alto) cada uno, introduzca 44 x 44 x 44 en
los campos de dimensiones.
Campo de Cantidad: Este campo también se utiliza si está declarando un seguro
o si necesita una Factura Comercial y necesita tener el valor por artículo. Por
ejemplo, si usted tiene una caja con 8 artículos en el interior, y cada artículo
tiene un valor de $50, escriba 50 en el campo de valor unitario.
Por Totales: Marque esta casilla si no conoce el peso de cada caja; a continu-
ación, anote el total de todas las cajas en el campo Total. (Cuando usted marca
la casilla, el campo de peso será de color gris, para que pueda entrar en el peso
total).
129
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Si se asigna una localización para el artículo, entonces el estado del artículo será
“disponible”, después de que haga clic en Aceptar y guarde los datos introdu-
cidos en el cuadro de diálogo.
Pestaña de Identificación:
En la pestaña de Identificación, seleccione el número de parte (si procede) en
el menú desplegable. Para configurar los números de parte, vaya a la Definición
de Producto de Inventario en la carpeta de Almacenaje. Vea el tema “Definición
de Producto de Inventario” para más información). Introduzca la información
en los otros campos según sea necesario.
Si está llevando un inventario por números de parte, se recomienda iniciar el
proceso de adición de un producto mediante la introducción de los datos de los
productos de la pestaña de identificación en primer lugar. Cuando se selecciona
el número de parte, el sistema completará la descripción del producto y sus
dimensiones en la pestaña General por usted.
Pestaña EEI:
En la pestaña EEI, seleccione el código del Schedule B. La EEI es necesaria para
los embarques de exportación valorados en más de $2.500 (si incluye cualquier
artículo con un valor de $2.500 o más, o si el valor total es de más de $2.500).
130
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Los códigos de clasificación de productos Schedule B son utilizadas por

Aduanas de EE.UU. para controlar las mercancías exportadas. (Para obtener
más información sobre los códigos de Schedule B, consulte la sección “Clasifi-
caciones de productos” sección).
Marque la casilla para incluir la información en la EEI: Estos datos se transfieren
automáticamente a un embarque cuando se crea un embarque o una entrega de
carga. Estos datos también serán transferidos al formulario IEE que se envía a
las Aduanas de EE.UU.
131
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Haga clic en el botón de Seleccionar para buscar y seleccionar un código del

Schedule B. Un cuadro de diálogo muestra los códigos del Schedule B:
Esta lista contiene miles de entradas. Para limitar la lista, haga clic en la casilla
de verificación de “Uso común”. Esto mostrará sólo los códigos que utiliza regu-
larmente. También puede filtrar la lista para mostrar otras entradas. Cuando
haya seleccionado el código que necesita, haga clic en el botón de Aceptar. Esto
le llevará a la pestaña del cuadro de diálogo de productos de la EEI. El código y
la descripción se rellenan automáticamente.
Rellene los otros campos de la pestaña EEI:
• Ingrese la información de Medidas para la Cantidad 1 y 2 según sea nece-
sario. (Esto está determinado por el código del Schedule B que registró.
Cuando se especifican dos unidades de cantidad, el campo “Unidad de
Cantidad” para una clasificación del Schedule B, tanto las cantidades
primaria (1º) como secundaria (2do) deben ser reportadas en el AES). la
primera cantidad es necesaria a menos que use un código de exportación
limitada. La segunda cantidad es necesaria si el producto lo requiere, a
menos que use un código de exportación limitada. No todos los códigos
del Schedule B requieren este campo; y X junto al campo indica que no es
requerido).
• Introduzca el valor (el valor monetario total). Utilice números enteros. No
digite cero. Este campo es obligatorio.
• Introduzca el ECCN, el Número de Clasificación de Control de las Expor-
taciones, expedido por la Oficina de Industria y Seguridad
(www.bis.doc.gov). Escríbalo si el tipo de licencia lo requiere.
132
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
• Introduzca el tipo de licencia para el producto. Haga clic en el botón para

buscar. (Un código utilizado con frecuencia es el C33 de No Requiere
Licencia). También anote el número de licencia si es necesario. Si el tipo
de licencia es un código para embarques militares, el botón Militar se acti-
vará.
• Seleccione el Origen del menú desplegable (Doméstico, Extranjero o

Militar). Obligatorio.
• Introduzca el el código de exportación. Haga clic en el botón para buscar.
(Los códigos de uso más frecuente son OS para Exportación General y HH
para Artículos del Hogar).
Si está embarcando un vehículo, haga clic en la casilla de verificación “Es Vehí-
culo”. Haga clic en el botón de Vehículo y digite la información sobre el vehí-
culo. Haga clic en Aceptar para guardar y volver a la ficha EEI. Si usted tiene el
módulo de extensión VIN Decoder, usted puede ahorrar tiempo en la introduc-
ción de datos usando la opción “Vehículo” en el menú emergente cuando agrega
133
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
un artículo por primera vez al RA (o cualquier otra transacción). Esta opción no

aparecerá si usted no tiene el módulo de extensión.
Si desea incluir la información del vehículo en el EEI, marque la casilla “Incluir

en EEI”.
NOTE: Se requiere completar correctamente la EEI para evitar incumplimientos y
multas.
Cuando usted envía su información de embarque y EEI, recibirá un número de
transacción interna (ITN), que es la prueba de la presentación.
Pestaña de Productos Peligrosos:
En la pestaña de Productos Peligrosos, active la casilla de Productos Peligrosos
e introduzca la información en los campos según sea necesario.
La información requerida en los documentos de embarque para el envío de
materiales peligrosos está en la Tabla de Materiales Peligrosos (HMT) del
Departamento de Transporte de EE.UU. (DOT), sección 172.101. La descrip-
ción básica de los materiales peligrosos debe incluir el número de identificación
del material, la designación oficial de embarque del material, la clase o división
de riesgo, y el grupo de embalaje. Puede ser necesaria Información adicional
dependiendo de los materiales que se envían. La página web de materiales peli-
134
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
grosos del Departamento de Transporte de EE.UU. es

http://phmsa.dot.gov/hazmat.
El punto de inflamación es la temperatura mínima a la que los vapores inflam-

ables o una sustancia se inflama en contacto con una chispa o llama.
Se requiere un número telefónico de emergencia.
Para introducir información, haga clic en la casilla de “Mercancía Peligrosa”
para activar los campos. Los siguientes son los campos en la pestaña de
“Producto Peligroso”:
• Número de Identificación: Un código que representa el número de iden-
tificación asignado a los materiales peligrosos. Los más utilizados son los
códigos de las Naciones Unidas considerados apropiados para los
embarques internacionales, así como los embarques nacionales.
• Clase de Material: Un código que representa la clase o división de peligro
asignado al material en el código Marítimo Internacional de Mercancías
Peligrosas (IMDG).
• Calificador de la Clase: Un código que describe la clase de material peli-
groso. Haga clic en el botón con los tres puntos para seleccionar el código
de la lista que se abre.
135
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
• Descripción del Material: La nombre oficial de embarque del material

clasificado como riesgoso.
• Contacto de Emergencia: El nombre y/o número de teléfono de la
persona o departamento a contactar en caso de una emergencia.
• Página del Material: El número de página en el código IMDG, en la que
aparece la identificación de materiales peligrosos.
• Temp. de Ignición: La temperatura más baja a la que el vapor de un
líquido combustible se inflama en el aire. Grados centígrados o Celsius.
• Instrucciones Especiales: El nombre del material, instrucciones especi-
ales, y/o el número de teléfono, si procede.
• Descripción de la Clasificación: Descripción libre de la clasificación de
materiales peligrosos, la división o requisitos de etiquetado.
• Nivel de peligrosidad: Seleccione el nivel de peligro del material pelig-
roso.
Pestaña de AMS:
136
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
En la pestaña AMS, introduzca la información en los campos según sea nece-

sario. Si usted va a enviar un vehículo, el único campo requerido (obligatorio)
es el VIN.
Aduanas de EE.UU. requiere que la documentación para todas las importa-

ciones sea enviada al Sistema Automatizado de Manifiesto (AMS) antes de que
la carga llegue a los EE.UU. por vía marítima o aérea.
El Número de Identificación Vehicular (VIN) es obligatorio cuando se está
importando un vehículo. Está en la pestaña de EEI. Haga clic en “vehículo” para
abrir un cuadro de diálogo y rellenar los detalles del vehículo.
El Número de Orden se utiliza para un coche nuevo o un vehículo que no tiene
título, pero que tiene un número de orden del fabricante.
Pestaña de Adjuntos:
En la pestaña de Adjuntos, haga clic en el botón de Adicionar para agregar un
documento o una fotografía. Utilice los botones según sea necesario. Cualquier
archivo adjunto añadido aquí puede verse desde cualquier otra transacción que
incluya este artículo. Para obtener más información, consulte el tema “Archivos
adjuntos”.
Cuando haya terminado de introducir información en el cuadro de diálogo de
Productos, haga clic en el botón de Aceptar. Toda la información se guardará.
137
PRODUCTOS
AGREGAR UN CONTENEDOR
Volverá al cuadro de diálogo RA. Si necesita añadir más productos, repita los
pasos indicados anteriormente.
Agregar un Contenedor
Si usted necesita agregar un contenedor, haga clic en el botón de “Adic. Cont.”.

Se abrirá un cuadro de diálogo para introducir la información del contenedor.
• En el cuadro de diálogo de Contenedor, comience en la primera pestaña,

“Contenedor”. Seleccione el tipo de contenedor en el menú desplegable.
• Escriba una descripción del contenedor (opcional).
• Escriba el numero de contenedor.
• Ingrese el número del Sello. Si hay dos números de sello, digite ambos.
• Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario.
• Marque la casilla si desea agregar el peso de las piezas contenidas al peso
total.
• Seleccione una localización de almacenaje en el menú desplegable para
definir el lugar donde se reunirá la carga.
• El campo Notas es opcional.
La pestaña de identificación contiene campos para el número de Factura y el
número de Orden de Compra:
• Introduzca el Número de Factura, el Número de Orden de Compra y el
Trabajo (si procede).
Los campos para las pestañas de EEI, Productos Peligrosos, AMS, y Adjuntos en
el cuadro de diálogo de Contenedores son los mismos que para el cuadro de
138
PRODUCTOS
AGREGAR UN CONTENEDOR
diálogo de los Productos. Por favor, consulte la sección Productos para obtener
información sobre cómo introducir datos en estas pestañas.
Nota: Cuando usted utiliza el botón de “Adic. Cont.”, ese contenedor aparecerá
en los reportes de contenedores (disponibles en el botón de Acciones de la Lista
de Embarque). Si utiliza el botón “Adicionar” para añadir un producto y luego
seleccionar el tipo de contenedor de la lista Tipo de Embalaje, no aparecerá en
el Reporte de Contenedores.
La pestaña de Refrigerado contiene campos para consignar la disposición de la
ventilación y la temperatura.
• Digite la información de la ventilación y de temperatura.

• Seleccione grados Celsius o Fahrenheit en la lista desplegable.
• Marque la casilla si el contenedor tiene un generador.
Después de haber introducido la información necesaria, haga clic en el botón de
Aceptar. Esto lo devuelve al cuadro de diálogo del RA.
139
PRODUCTOS
ESCANEAR CÓDIGOS DE BARRAS PARA REGISTRAR LOS PRODUCTOS
Escanear Códigos de Barras para Registrar los Productos
Además de usar el botón “Añadir” para agregar productos, también puede usar
el botón “Escanear” para añadir productos.
Para utilizar el botón de Escanear, el sistema debe tener el módulo de extensión

Magaya Bar Code Scanner activada. Póngase en contacto con Magaya para acti-
varlo.
Escanee el código de barra sobre los artículos con el escáner de código de barras
de mano.
El escaner rellenará todos los campos que describen el artículo, tales como sus
dimensiones, basadas en la información introducida en el sistema Magaya
cuando se creó la Definición de Producto de Inventario. El artículo se agrega a
la lista en el RA.
Sugerencia: Si está recibiendo más de un paquete de la mismo producto, puede
hacer clic derecho sobre la mercancía en el cuadro de diálogo RA y hacer clic en
Añadir Copias. A continuación, puede editar los detalles dentro del cuadro de
140
PRODUCTOS
ESCANEAR CÓDIGOS DE BARRAS PARA REGISTRAR LOS PRODUCTOS
diálogo de Producto para ese paquete, si por ejemplo el peso es diferente del
paquete original.
Otras funciones que puede realizar con el escáner de código de barras son la
Entrega de Carga (véase el capítulo 9 de la Manual de Operaciones del Magaya
Cargo System o el Capítulo 13 del Manual de Operaciones del Magaya WMS) y
la verificación de las listas de embalaje de los embarques (véase el capítulo 14 de
las Manual de Operaciones del Magaya Cargo System).
Para colocar los artículos dentro de una paleta, seleccione un artículo y haga clic
en el botón de Reempacar. En la sección “Reempaque de la Carga” se explican
los pasos para usar el Asistente para Reempaque.
Otros botones en el cuadro de diálogo RA son Modificar, Eliminar, Detalles y
Desempacar. Para utilizar alguna de estas funciones, elija el producto y haga clic
en el botón que usted necesita.
Utilice la opción “Detalle” para ver los artículos dentro de una paleta existente
o para añadir más elementos a la misma. (Si selecciona un artículo que no es una
paleta y hace clic en el botón Detalles, el sistema le dirá que “El número de piezas
debe ser 1 para modificar el detalle de un artículo”).
Cuando ensambla una paleta y coloca artículos el ella, el icono en la lista de los
productos del RA va a cambiar a un icono de paleta para indicar los elementos
se encuentran dentro de una paleta:
Además del icono de la paleta, Magaya Explorer tiene otros iconos para indicar
el estado de la carga:

• Celeste es Disponible (en el Almacén)
141
PRODUCTOS
REEMPAQUE DE LA CARGA
• Violeta es Cargado (en un embarque)

• Verde Claro se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está Arrib-
ando)
• Azul es Enviado
Para retirar artículos de una paleta, haga clic en el botón Desempacar en la
pantalla de Productos. Los artículos individuales se enumeran en la lista de los
productos. El icono cambiará para indicar que los productos no se encuentran
dentro de un paleta.
Puede ajustar las columnas según sea necesario haciendo clic y arrastrando la
columna para ampliar o reducir la misma. El peso total, volumen y número de
piezas se muestra en la parte inferior de la pantalla.
Reempaque de la Carga
Use el botón de Reempacar para volver a empaquetar los artículos según sea
necesario. Un asistente se abre con campos para ingresar la información sobre
el contenedor. Puede seleccionar el tipo de embalaje, incluyendo cajas y paletas:
142
CARGOS
Si usted quiere hacer más de un paquete, marque la casilla “Crear varios

paquetes”. Por ejemplo, si usted recibe 1.000 piezas, pero vienen en cajas de 50,
marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso.
La siguiente pantalla del Asistente de Reempaque le permite seleccionar los
artículos a reempacar. Estos son los artículos del RA.
Puede utilizar la opción Reempacar más de una vez en un RA. Por ejemplo, si
usted recibe 10 artículos, puede embalar 5 artículos en una paleta y los otros 5
artículos en otra paleta. Los artículos deben ser de la misma localización.
Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.
Cargos
El software de Magaya le permite agregar, editar, y procesar cargos para trans-
acciones tales como Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén, Entregas de
Carga, Reservaciones, Cotizaciones, y Embarques.
143
CARGOS
Los cargos introducidos en una pestaña de Cargos se usaran para las funciones
contables, tales como la emisión de Facturas de Cobro y Facturas de Pago. La
información de los Productos y Servicios se utiliza para calcular los cargos y las
liquidaciones de los embarques.
Las pestañas de Cargos en las diferentes transacciones pueden verse un poco
diferentes una de otra. Algunos de los botones pueden estar en diferentes
lugares, pero tienen las mismas características en cada una de las transacciones.
Por ejemplo, eche un vistazo a la pestaña de Cargos en el Recibo de Almacén
(RA):
Los botones de Añadir, Modificar y Eliminar están en el lado derecho.

El botón Generar generará los cargos y creará transacciones contables corre-
spondientes, tales como facturas de cobro y de pago. Después de que se generan,
los cargos tienen un estatus de “Procesado”.
El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la
pestaña.
La columna “Estado” indica si un cargo está abierto o procesado. El símbolo de
dólar ($) verde representa ingresos, mientras que el símbolo de dólar rojo repre-
senta gastos.
144
CARGOS
Echa un vistazo a la pestaña de cargos en un Embarque:
Los botones Adicionar, Modificar y Eliminar están en la parte inferior. Están

disponibles las mismas funciones, sólo que en lugares diferentes. (Cuando se
trabaja en un embarque, genere cargos usando el botón de Liquidación de la
barra de herramientas de Embarque - No visible en esta captura de pantalla).
El botón de Unidades le permite cambiar de unidades de medida. Haga clic en
el botón de Unidades para abrir un nuevo cuadro de diálogo:
En el cuadro de diálogo de Unidades, puede cambiar las unidades de medida
como la longitud del valor predeterminado de Pulgadas a otras opciones:
Metros, Pies, mm, cm, o dm. También se puede cambiar cada una de las
unidades para el cálculo con un número de decimales distinto al predetermi-
nado “0.00”. Utilice los menús desplegables para realizar cambios. Haga clic en
el botón de Aceptar cuando haya terminado para guardar. Los cambios se apli-
carán solamente a esta transacción. Para cambiar las unidades de medida para
todo el Magaya Explorer, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración
> Unidades de Medida.
Para el siguiente ejemplo vamos a usar la pestaña de Cargos de un Recibo de

Almacén para ilustrar las funciones.
145
CARGOS
TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS
Trabajando con la Pestaña de Cargos
Cuando hace clic en el botón Adicionar para agregar cargos, aparece un menú:
Cuando se selecciona un tipo de cargo, un cuadro de diálogo se abre.
Los cuadros de diálogo de Ingreso por Flete y Gasto por Flete son los mismos
(excepto para el título).
146
CARGOS
NOTE: Si las opciones de cargos por fletes están en gris, no las puede seleccionar.
Para que estén disponibles, vuelva a la pestaña de Expedidor/Consignatario y
seleccione el Modo de Transportación.
La pestaña de Cargo por Flete indicará el modo de transportación en el título

(Aéreo, Marítimo, o Terrestre) dependiendo del modo seleccionado. Nota:
Seleccione “Ingreso” para el transporte doméstico, en lugar de utilizar “Ingreso
por Flete” cuando agrega un cargo por transporte local.
Un campo de Código Tributario aparecerá si usted ha establecido los impuestos
sobre las ventas en la Lista de Cuentas. (No se muestra en esta captura de
pantalla).
Para habilitar la opción “Actualizar automáticamente” para un cargo, marque la
casilla. Si usted hace un cambio a un producto como el peso, el cargo para el
nuevo peso se calcula y actualiza de forma automática. Desmarque la casilla si
no desea este cálculo automático.
Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los cargos
se mostrarán en las transacciones de las operaciones y documentos tales como
RA y Órdenes de Recogida (y será visible para los clientes). Los cargos siempre
aparecerá en las facturas de pago y las facturas de cobro, incluso si usted no
marca esta casilla.
Escenarios de Ejemplo para Adicionar Cargos:
Si usted es un agente de carga y está creando un Recibo de Almacén, se adiciona
un cargo por los gastos de flete y se lo aplica a la empresa de transporte terrestre,
ya que se lo están cobrando y necesita pagarles.
Añadir un ingreso por flete cuando se le factura al cliente para que le pueda
pagar si usted recoge la carga por ellos.
147
CARGOS
Se aplica un ingreso o un gasto a los clientes por los servicios que usted ofrece,
tales como los embalajes o la documentación.
Agregando Cargos:
Los cargos especificados en un RA se integran en el sistema de Contabilidad en
Magaya Explorer y aparecerán en las facturas de cobro, facturas de pago, etc,
según corresponda, cuando se generan las transacciones contables. Utilice el
botón Generar en el RA o la función de Liquidación en un embarque para
generar cargos. (Para más detalles, vea la sección sobre Liquidación en el capí-
tulo de Embarques en el manual de Operaciones).
Para los Cargos de Ingresos y las Cargos de Gastos:
• Seleccione el cargo en el menú desplegable. (Tenga en cuenta los cargos de

ingreso son “tarifas” e “ingresos”. Los cargos de gastos son “costos” y
“gastos”).
• Añadir una descripción (opcional).
• Seleccione a quien se aplica la carga, como por ejemplo a un cliente o un
transportista. (Si el cliente que necesita no aparece en la lista desplegable,
utilice el botón al lado de la lista desplegable para mostrar todas las enti-
dades).
• Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que
el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se
paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el
destino).
148
CARGOS
• Seleccione un código para impuestos sobre las ventas, si es que se aplica a

sus servicios. (En los EE.UU., los impuestos de ventas no se aplican a los
servicios de carga, pero si se aplican en otros países).
• Seleccione la casilla de verificación para mostrar los cargos en los docu-
mentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los
documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacén. (Los
cargos siempre aparecerán en los documentos de las transacciones conta-
bles, tales como facturas de cobro y pago).
• Introduzca la cantidad aplicable para el servicio que se está cargando. (Por
ejemplo, por servicios de manejo por $2.00 por libra, introduzca la cant-
idad de libras).
• Introduzca la unidad que está utilizando. Para el ejemplo anterior, intro-
ducir libras (lb).
• Introduzca el precio de su servicio (por ejemplo $2,00 por libra). Si esta-
blece el precio en Productos y Servicios, estará disponible en el menú
desplegable.
• El importe se calculará multiplicando la cantidad por el precio.
• Haga clic en la pestaña de Notas para agregar notas (opcional) si necesita
más información acerca de la carga en la factura.
• Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de
diálogo de Ingresos. Esto le llevará a la pestaña de Cargos de la caja de
diálogo del Recibo de Almacén.
Añadir cargos adicionales según sea necesario. Use el botón Modificar para
realizar cambios.
Utilice el botón Unidades para seleccionar las unidades de dimensiones y peso.
149
CARGOS
Para los Cargos por Ingresos por Flete y Gastos por Flete:
• Seleccione la clase de servicio de carga. (Esto extraerá el tipo de flete de la

Lista de Productos y Servicios en la carpeta de Contabilidad).
• Introduzca una descripción (opcional).
• Seleccione a quien desea aplicar el cargo por flete, como por ejemplo al
transportista como gasto o al cliente como ingreso. (Si el cliente que
necesita no aparece en la lista desplegable, utilice el botón al lado de la lista
para mostrar todas las entidades).
Si desea personalizar las tarifas, haga clic en el botón de Tarifas. Un cuadro
de diálogo se abrirá para ese transportista o cliente. Introduzca los datos y
haga clic en Aceptar para guardar la tarifa y volver a esta pantalla.
Cuando se cambia la forma de aplicar el cargo (por peso, piezas, etc), los
totales en la parte inferior cambiarán. Los campos no sombreados
(amarillo) se multiplicarán automáticamente para calcular el total. Sólo
tiene que rellenar los campos no sombreados.
• Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que
el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se
paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el
destino).
• Actualizar Automáticamente: Marque esta opción para permitir que los
cambios realizados en el cargo se calculen de forma automática.
• Seleccione la casilla de verificación para mostrar los cargos en los docu-
mentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los
documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacén. (Los
150
CARGOS
cargos siempre aparecerán en los documentos de las transacciones conta-

bles, tales como facturas de cobro y pago).
• Seleccione del menú desplegable si aplicar el cargo por Piezas, Peso,
Volumen, o por Contenedor.
Las cifras totales para el número de piezas, peso bruto, volumen bruto,
tarifa, y cantidad total se muestran en los campos de la parte inferior.
• Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de
diálogo de Gastos por Flete. Esto le llevará a la pestaña de Cargos de la caja
de diálogo del Recibo de Almacén.
Consejo: Para todos los gastos que agregue, también agregue un ingreso.
Otras opciones en la pestaña de Cargos: Se puede modificar o eliminar un
cargo seleccionando y haciendo clic en el botón que usted necesita.
Para ver las opciones, haga clic derecho en un cargo y aparecerá un menú emer-
gente:
El menú emergente tiene muchas opciones, tales como mover un cargo hacia
arriba o hacia abajo en la lista. Esto afectará cómo los cargos se verán en los
documentos y en LiveTrack. La prioridad de algunos cargos se puede establecer
en los Productos & Services list; ver el Manual de Contabilidad del Software
Magaya.
Unidades: Si desea cambiar las unidades de medida para esta operación, haga
clic en el botón de Unidades. Esto sólo cambia las unidades para la transacción
en que está trabajando, como en un RA.
151
EVENTOS
INTRODUCCIÓN A LA PESTAÑA DE EVENTOS
El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la

pantalla.
El botón de Generar se usa para la generación de las facturas de cobro o de pago
relacionadas con los cargos consignados.
Puede ajustar las columnas según sea necesario haciendo clic y arrastrando la
columna para ampliarla o reducirla.
Eventos
Introducción a la Pestaña de Eventos
La se utiliza para enumerar los eventos relacionados con la transacción, tales

como un Recibo de Almacén o una Orden de Recogida. El software Magaya
viene con una lista predeterminada de definiciones de eventos de la que puede
elegir. También puede crear sus propias definiciones de eventos.
Los eventos definidos en el cuadro de diálogo aparecerán en el mensaje de
correo electrónico enviado en mensajes de Magaya Transaction Tracking y
Magaya LiveTrack, y serán visibles para el cliente, dependiendo de la configura-
ción.
También puede ver los eventos de una transacción yendo a la lista de transac-
ciones y haciendo clic en el botón de “Detalle”. Un panel nuevo se abrirá. En el
panel, seleccione la pestaña de “Eventos”.
152
EVENTOS
AGREGAR UN EVENTO
Agregar un evento
Para agregar un eventoagregar un evento a una transacción, haga clic en el

botón Adicionar. Un cuadro de diálogo se abre. Contiene una lista de eventos
predefinidos.
• Establezca la fecha y hora para el evento.

• Seleccione el tipo de evento del menú desplegable.
• Los detalles son opcionales.
• Seleccione una ubicación si es necesario. La ubicación es el lugar geográ-
fico donde se llevará a cabo el evento.
153
EVENTOS
DEFINIR NUEVO EVENTO
• La casilla está seleccionada para incluir el evento en el seguimiento.

Cuando el cliente o el agente ven la transacción en LiveTrack, los eventos
son visibles en la sección “Detalles del Seguimiento”.
• Haga clic en OK para guardar.
Definir Nuevo Evento
El software Magaya le permite definir los eventos. Además de utilizar los

eventos predeterminados en el software, usted puede crear sus propios eventos
para satisfacer mejor las necesidades de su negocio. Para definir los eventos:
1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración.
2) Haga clic en el icono de Definición de Eventos en el menú.
La siguiente figura muestra la pantalla de Definición de Eventos:
154
EVENTOS
DEFINIR NUEVO EVENTO
Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre:
• Escriba un nombre para el evento.

• Introduzca los detalles del evento (opcional).
• Seleccione una ubicación a conectar con el evento (opcional).
• Seleccione en el menú desplegable para elegir el tipo de creación
automática para este evento. Hay muchas opciones: Por ejemplo, usted
puede hacer que un evento aparezca en un Recibo de Almacén o en una
Entrega de Carga cuando se crea, envía por correo electrónico, o es liqui-
dado. Si selecciona “Manual” no creará automáticamente un evento:
155
ADJUNTOS
INTRODUCCIÓN A LOS ADJUNTOS
Usted tendrá que seleccionar el evento cada vez que desee incluirlo en la
transacción que está creando.
• La casilla de verificación “Incluir en Seguimiento” está marcada por
defecto. Esto significa que este evento será visible para el cliente (o agente)
en el seguimiento en línea, LiveTrack.
• Haga clic en OK para guardar.
Adjuntos
Introducción a los Adjuntos
Los Adjuntos se pueden agregar a las transacciones en Magaya Explorer.

Los Adjuntos incluyen fotografías y documentos. Los archivos adjuntos pueden
añadirse cargándolos desde el computador o directamente desde un escáner.
Consejo: El tamaño máximo de archivos recomendado es de 150 kb. Lo mejor
es adjuntar imágenes pequeñas, de baja resolución. De lo contrario la transac-
ción será lenta cuando se envíe.
Optimice su base de datos en la opción del menú de Configuración > “Manten-
imiento y Configuración”. Vea el Manual de Personalización del Software
Magaya.
156
ADJUNTOS
AGREGAR UN ADJUNTO
Fotografiar la carga cuando llega a su almacén y adjuntar la fotografía al Recibo

de Almacén, crea un registro de su condición:
Agregar un Adjunto
Para Agregar un Adjunto:

• Haga clic en el botón de Agregar para adjuntar una fotografía u otro docu-
mento, uno a la vez, o mantenga pulsada la tecla de Mayúsculas para selec-
cionar varios archivos a adjuntar.
• Seleccione un documento y haga clic en el botón correspondiente para
poder verlo, eliminarlo o guardarlo en otra ubicación, como en otro
equipo de su red o en una carpeta diferente en su equipo. Si ha adjuntado
un documento y desea verlo, haga clic en el botón de Ver.
• Haga clic y arrastre elementos desde su computadora hasta la pantalla de
“Adjuntos”.
157
ADJUNTOS
ADJUNTAR ARCHIVO DESDE EL ESCÁNER
El siguiente es un ejemplo de una fotografía y un PDF adjunto a un Recibo de

Almacén y se mostrados en la pestaña de Adjuntos:
Adjuntar Archivo desde el Escáner
Documentos e imágenes pueden ser adquiridas directamente a través de un

escanear y adjuntos a una transacción, como un Recibo de Almacén, liberación
de la carga, etc. El archivo adjunto también se puede guardar en su computadora
o red, para conservar una copia del mismo.
El tamaño recomendada de los archivos es de 150 kb o menos. Los archivos más
grandes son lentos de enviar por correo electrónico.
Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de que el escáner está conectado y funcio-
nando correctamente.
1) Vaya a la pestaña de Adjuntos en la transacción que está trabajando, como
un Recibo de Almacén o una Entrega de Carga. Si usted no ha utilizado la
158
ADJUNTOS
función de escáner en el Magaya Explorer anteriormente, los botones para

la adquisición con el escáner serán de color gris y será necesario activarlo.
Para activar los botones de Adquirir, haga clic en el botón “Dispositivos”:
Un cuadro de diálogo se abrirá.

2) Haga clic en el escáner que desea utilizar. (Nota: Debe tener el escáner
conectado a su ordenador). La información sobre el escáner rellenará los
campos en el cuadro de diálogo.
3) Haga clic en las casillas de verificación: Para Imágenes y Para Docu-
mentos.
La opción Para Imágenes adquiere imágenes desde una cámara, cámaras
web o un escáner. Por ejemplo, usted puede tener una cámara web insta-
lada en su almacén para fotografiar la carga a medida que llega. Esto
contribuirá a salvar la imagen en un formato de archivo gráfico.
Si desea utilizar el escáner sólo para la digitalización de documentos, haga
clic en la casilla de verificación de “Para Documentos”. La opción de Para
Documentos adquiere documentos que escanea tales como facturas
159
ADJUNTOS
comerciales que llegan con la carga. El documento se guarda como un

archivo PDF.
La fuente asignada determinará qué cuadros de diálogo verá en los próx-
imos pasos.
Si usted tiene un escáner, marque ambas casillas.
Si usted tiene varios escáneres, establezca un escáner Para Imágenes y el
otro Para Documentos. Estos ajustes se pueden cambiar en cualquier
momento.
4) Haga clic en el botón de Aceptar. Volverá a la pestaña de Adjuntos.
5) Haga clic en el botón “Adquirir” en la pestaña de datos adjuntos. Un
cuadro de diálogo se abrirá.
El botón “Adquirir” se utiliza para escanear una imagen. Se abrirá un
cuadro de diálogo con las instrucciones para escanear un documento. (El
botón de “Dispositivos” está aquí por si desea cambiar los escáneres).
El botón de “Adquirir Doc.” se utiliza para escanear un documento. Se
guardará como un archivo PDF.
Una vista previa del documento aparecerá en los paneles después de la
digitalización. Para buscar más de una página, haga clic en el botón de
Adquirir para cada página. Todas las páginas aparecerán a la izquierda,
una tras otra, y una vista previa de la página seleccionada aparecerá en la
derecha.
160
ADJUNTOS
6) Haga clic en el botón de Aceptar cuando haya terminado el escaneo. La

imagen escaneada o documento aparecerá en la pestaña de Adjuntos.
Si usted desea hacer un archivo adjunto visible solo internamente en su

empresa, y no para que los clientes a través de Magaya LiveTrack o Trans-
action Tracking, haga clic en la casilla de verificación “Interno”.
Si el tamaño del archivo es grande, el sistema le dará un mensaje que le
notifica que los archivos adjuntos de gran tamaño pueden provocar un
despacho lento del adjunto.
De todos modos, usted puede enviar el archivo sin importar el tamaño.
Para configurar su sistema Magaya para reducir automáticamente el
tamaño de la imagen, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configura-
ción > General. Haga clic en la casilla “Optimizar imágenes para Internet”.
En la pestaña de Adjuntos se puede optar por eliminar, guardar o ver el docu-
mento (o imagen). El botón de Guardar abrirá una carpeta en su computadora
o red para que pueda guardar la imagen.
Ahora el documento (o imagen) se coloca en la transacción como un archivo
adjunto.
161
NOTAS Y NOTAS INTERNAS
NOTAS
Notas y Notas Internas

Magaya Explorer le ofrece la opción de añadir notas a sus transacciones. Hay
dos tipos de notas: Notas que se incluyen en los documentos y que son visibles
para los clientes, y notas internas que no son visibles para los clientes.
Notas
Las notas pueden ser añadidos a las transacciones, tales como Recibos de
Almacén u Órdenes de Recogida mediante la pestaña de Notas en la transac-
ción:
• Introduzca la nota escribiendo en el campo de notas.

• Haga clic en el botón para seleccionar una cláusula que se ha creado en su
sistema Magaya.
Agregar las Cláusulas a Utilizar en las Notas
Puede guardar cláusulas en el Magaya Explorer para las notas que agrega con
frecuencia a las transacciones. Por ejemplo, usted puede tener una cláusula
como “Consolidar según el manifiesto de carga” que se agrega a cada embarque.
Guarde esta cláusula o cualquier otra en la lista de cláusulas y estará disponible
para usarla cada vez que lo necesite.
Las cláusulas se pueden añadir mientras está trabajando en un RA o por yendo
a la carpeta de Mantenimiento y abriendo la opción de Configuración.
162
AGREGAR LAS CLÁUSULAS A UTILIZAR EN LAS NOTAS
• Haga clic en el botón para seleccionar una cláusula que se ha creado en su

sistema Magaya.
• Haga clic en el botón de Agregar en el cuadro de diálogo Listado de Cláu-

sulas. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo para agregar la información
de la cláusula.
• Introduzca el nombre de la cláusula.
163
NOTAS INTERNAS
• Seleccione una categoría para la cláusula, como Factura de Pago o Entrega

de Carga. (Para añadir a esta lista desplegable de opciones, utilice el botón
con los tres puntos al lado de la lista desplegable).
• Introduzca el texto de la cláusula tal y como aparecerá en la transacción.
• Haga clic en Aceptar para regresar al Listado de Cláusulas. (Ahora, la cláu-
sula está disponible para su uso).
Cuando se selecciona una cláusula, aparecerá en la Lista de Notas en la pestaña
de Notas.
Para eliminar una nota de una transacción, selecciónela y pulse la tecla Eliminar
del teclado (o pulse el botón de retroceso).
Para eliminar una cláusula del Listado de Cláusulas, abra el Listado de Cláusulas
haciendo clic en el botón con los tres puntos. Seleccione la cláusula y haga clic
en el botón Eliminar.
Notas Internas
Las Notas Internas son internas dentro de su empresa. No aparecerán en las

transacciones y no serán visibles para el cliente.
Para Agregar Notas Internas
164
¿QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN?
INTRODUCCIÓN
• Haga clic en el botón Nuevo para añadir una nota interna.

• Introduzca la nota escribiendo en el campo.
• Haga clic en Guardar cuando haya terminado. La nota aparecerá en la
lista.
Para realizar cambios en una nota interna, selecciónela y haga clic en el botón
de Modificar.
Para eliminar una nota interna, selecciónela y haga clic en el botón de Eliminar.
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de

Almacén?
Introducción
La información que introduzca en el Recibo de Almacén (RA) se pueden trans-

ferir de forma automática a otra documentación mediante el botón de Acciones.
La siguiente sección explica cómo generar transacciones contables y otras
acciones a partir de un RA.
Generar Transacciones Contables de un RA
Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como

por ejemplo facturas, a partir de la información introducida en otras opera-
ciones, tales como en un RA.
Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la información de una
transacción a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaña de
Cargos, los cargos se mantienen “Abiertos” (no se registra en el sistema cont-
able) hasta que haga clic en el botón de Generar o cuando son liquidados. Hasta
entonces son “Procesados”.
Después de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recogerá todos
los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los
cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para
cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable.
165
GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UN RA
También puede crear las transacciones contables del RA haciendo una lista de
todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos pasos:
1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Lista de Transacciones”.
2) En la lista de transacciones, haga clic en el botón de Acciones y seleccione
la opción: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir
Pago, o Pagar Factura. (Ver más detalles a continuación). Estas opera-
ciones se procesarán de inmediato, a diferencia de los cargos consignados
en la pestaña de Cargos.
Cuando está en la Lista de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones
contables directamente de un RA mediante el botón de Agregar en la parte infe-
rior de la lista:
• Factura de Cobro: Puede crear una factura para el RA. (También puede
crear transacciones contables cuando está en el cuadro de diálogo del RA
usando el botón de Generar en la pestaña de Cargos). Esta es la pantalla de
la factura de cobro:
Haga los cambios necesarios a la transacción. Puede ver el cuadro de

diálogo del RA o ir al documento. (La pantalla es similar para los Reinte-
gros de Cobro, Facturas de Pago y Reintegros de Pago. Para obtener más
información, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya).
• Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un
reembolso a un cliente.
166
OTRAS ACCIONES
• Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que

usted tiene que pagar.
• Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un
proveedor y este le otorgó un crédito.
El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de
vincular la operación con una Factura de Pago, una Factura de Cobro o un
Recibo de Almacén. También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de
Pago (o una transacción contable de otro tipo) separado del RA, se puede
vincular de esta manera. En primer lugar, en la vista del documento RA, haga
clic en el botón de Acciones > Listado de Transacciones. A continuación, en la
lista de transacciones, haga clic en Acciones y seleccione la opción que desee.
También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones.
Otras acciones
Puede realizar otras acciones en la vista del documento (o la vista de lista) de un

Recibo de Almacén (RA) utilizando el botón de Acciones:
Para ver una lista de todas las transacciones relacionadas con el RA, seleccione
la opción de Listado de Transacciones.
Para ver o agregar archivos adjuntos, puede utilizar el menú de Acciones o la
pantalla de archivos Adjuntos, en el cuadro de diálogo.
Para crear una copia del RA, seleccione la opción Crear Copia.
Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa
y usted no quiere que se vea través de LiveTrack), seleccione la opción: Excluir
del Seguimiento.
Para enviar el RA a otro usuario en Magaya Network, haga clic en la opción
Enviar A. Esto abre el mismo cuadro de diálogo que al hacer clic en el botón de
Enviar.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción:
Seleccionar Plantilla. La plantilla de “Recibo de Almacén Detallado” muestra
más información acerca de cada producto. La plantilla de “Guía Expreso” es
para los correos que utilizan el RA como una carta de porte. Asegúrese de
vincular la plantilla a la transacción actual haciendo clic en esta opción.
Para ver el historial del RA (como por ejemplo una Orden de Recogida para
esta carga), seleccione la opción: Historia. Un cuadro de diálogo se abrirá,
enumerando todas las transacciones relacionadas con esta carga.
167
IMPRIMIR ETIQUETAS
Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la

Historia. El botón de Vista abre el cuadro de diálogo para la transacción. El
botón Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el
botón Atrás.
El software de Magaya le ofrece la opción de crear un RA a partir de una Orden
de Recogida. Si usted recogió la carga y tiene una Orden de Recogida creada en
el software Magaya, puede transferir la información de la orden de recogida de
forma automática al RA. Para ello, vaya al documento de Orden de Recogida y
haga clic en la flecha al lado del botón de Acciones.
La vista de lista del RA también tiene un botón de Acciones con opciones adicio-
nales: Reportes, Ir al Documento, Imprimir en Lote, Configurar Columnas,
Importar, Exportar y Estadísticas.
Puede agregar columnas a la vista de lista y guardar dicha vista. Para obtener
más información sobre cómo trabajar con la lista de RA, consulte el tema
“Trabajar con Vistas de Documentos y Listas”.
Imprimir Etiquetas
Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha en el botón de Imprimir y selec-

cione Imprimir Etiquetas.
El cuadro de diálogo Imprimir Etiquetas:
• Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora.

• Cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.
168
PANEL DE DETALLES
Panel de Detalles
En la lista de RA, haga clic en el botón “Detalles” para abrir un nuevo panel.
En este panel, seleccionar los elementos de la lista desplegable para ver.
El botón de Detalles está disponible en todas las listas. Opciones en el menú son:
• Eventos: Ver Eventos añadidos
• HTML: Muestra el RA igual que en LiveTrack
169
PANEL DE DETALLES
• Cargos: Haga clic derecho en un cargo para verla

• Listado de Transacciones: Muestra los cargos generados, tales como las
facturas de cobro y de pago
170
CAPÍTULO 7: CONFIGURAR SU ALMACÉN
ZONAS DE ALMACÉN Y LOCALIZACIONES
Capítulo 7: Configurar su Almacén

En este capítulo se explica cómo definir los artículos del inventario, establecer
zonas de almacén y lugares de Magaya Explorer, definen los tipos de paquetes,
y definen los productos básicos clasificaciones.
Zonas de Almacén y Localizaciones
Magaya Explorer le proporciona una manera de introducir los nombres de

localizaciones en el almacén y utilizarlas para asignar la carga a un lugar deter-
minado. También puede crear reportes sobre el almacén utilizando infor-
mación de localización.
TIP: La primera vez que use el software Magaya, se recomienda configurar las
localizaciones y zonas de almacén. Esto hará que los lugares estén disponibles
para su uso en Magaya Explorer y facilitará la creación de Recibos de Almacén.
Antes de introducir información de zonas y localizaciones en Magaya Explorer,
haga un esbozo de su almacén en papel. Dibuje la zona de carga, el área de recep-
ción, puertas, pasillos y áreas de tránsito para el montacargas, los bastidores, los
estantes, y otros detalles. Etiquete cada parte de la bodega. Vea un ejemplo de
un plano en el capítulo 2 del Magaya WMS Operations Manual.
Cada almacén es diferente, y cada uno es adecuado para el tipo de operación
realizada. Un almacén que necesita más espacio de almacenamiento y que lleva
a cabo operaciones de carga o descarga menos frecuentes, puede utilizar basti-
dores más altos. Un almacén que se encarga de muchas órdenes de carga y
descarga tendrá los productos del inventario en un lugar de fácil acceso para
hacer la selección y carga más rápida.
Sus localizaciones pueden ser nombradas de acuerdo a los productos que vende,
los clientes a quienes vende, o por la zona en el almacén, como por ejemplo, un
área cercada o un patio al aire libre. Muchos usan nombres tales como Fila 1,
Fila 2, Fila 3, etc. Introduzca la información en el Magaya Explorer de acuerdo
a sus necesidades.
Para importar las localizaciones desde otro sistema de software, consulte la
sección “Importación de Localizaciones” para una explicación paso a paso.
171
CÓMO CREAR ZONAS DE ALMACÉN
¿CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN?
¿Cómo usa el Magaya Explorer la información de Zonas y Local-

izaciones del Almacén?
Independientemente del tipo de etiquetas que se utilizan en su almacén para

identificar las zonas y localizaciones:
• Etiquetas de código de barras en los estantes y tarimas para realizar un
seguimiento de la carga por medio de los lectores de mano conectados a
Magaya WMS, o
• Signos para marcar las filas y las tarimas.
Puede introducir esta información en Magaya Explorer, y le ayudará a saber
dónde está todo en su almacén.
Cuando registra una zona o localización del almacén en Magaya Explorer, esas
zonas y localizaciones quedan disponibles para su uso cuando se recibe la carga
y se guarda en su almacén.
Por ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacén, puede seleccionar la local-
ización en la pantalla de Productos en el interior del artículo de carga situado en
la pestaña de Productos. El campo “Localización” tiene un menú desplegable,
todos los lugares registrados están disponibles desde este menú desplegable.
También puede utilizar la información de localización para crear un reporte por
localización en el almacén (con el botón de Acciones en la Lista de Productos en
la carpeta de Almacenaje).
Cómo crear Zonas de Almacén

Zonas de Almacén son áreas grandes del almacén que a su vez contienen
pequeñas localizaciones. Por ejemplo, una zona puede ser una fila con muchas
localizaciones para cada nivel y sección de la fila. Una zona también puede tener
más de una fila. Si usted tiene un patio, este también puede ser una zona con dos
o más localizaciones adentro.
172
CÓMO CREAR ZONAS DE ALMACÉN
TIP:Añadir primero las zonas. A continuación, agregar localizaciones, para que

pueda asignar una localizaciones a una zona.
TASK
1. Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones.
2. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione las Zonas de Almacén.
Una nueva lista se abre.
3. Haga clic en el botón de Agregar. Se abre un cuadro de diálogo.
a Introduzca el nombre de la zona.

b Escriba una descripción de la zona.
c Seleccione la Zona Padre (si corresponde).
d Seleccione una División (opcional).
e Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de
diálogo.
STEP RESULT: La zona de almacén que ha creado aparece en la Lista de Zonas.
Para cerrar la lista, haga clic en el botón de Cerrar o en la X roja en la esquina
superior de la lista.

Usted puede acomodar la lista de zonas con el botón de Filtro. El botón de filtro
tiene dos opciones: Estandar y Avanzado.
El Filtro Estándar le permitirá mostrar una lista de localizaciones en el almacén
por condiciones tales como las localizaciones que están en uso o que están
vacías. Puede filtrar por estado, tipo, zona, y por cliente.
El Filtro avanzado permite filtrar la lista por más criterios.
Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la selección de la
lista de Campos Disponibles a la izquierda.
173
CÓMO CREAR LOCALIZACIONES DE ALMACÉN
Establezca la condición que desee aplicar. Por ejemplo, para filtrar la lista para
ver qué localizaciones del almacén están vacías, seleccione “Vacías”. Haga clic
en el botón de Agregar. Añada cualquier otro criterio adicional. Haga clic en
Aceptar para ver la lista filtrada.
Para obtener más información sobre el uso del filtro avanzado, consulte el tema
"Filtro Avanzado”.
Cómo crear Localizaciones de Almacén

Las Localizaciones de Almacén son los lugares en su almacén en donde se
guardan los productos y el inventario. Estas a menudo incluyen un área de
recepción, un área de preparación, lugares en estantes en diferentes filas, un área
de almacenamiento al aire libre, un área de Control de Calidad, entre otros.
TASK
1. Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones.
174
CÓMO CREAR LOCALIZACIONES DE ALMACÉN
2. Haga clic en el botón Agregar. Aparece un cuadro de diálogo.
a Introduzca un código, como por ejemplo una abreviatura de la local-

ización.
b Escriba una descripción. (Por ejemplo, si la ubicación de la primera fila
del almacén y la primera sección de la fila es Fila 1 Sección 1, el código
puede ser: R1S1 El área de preparación podría tener un código de PREP.
Usted decide los nombres, los códigos y descripciones de las localiza-
ciones).
c Seleccione el tipo de localización desde el menú desplegable: Almace-
namiento, Recibo, Salida, Control de Calidad, Móvil u otros.
d Seleccione la zona en la lista desplegable. El software de Magaya viene
con una Zona Predeterminada. (Nota: Sin embargo, si usted no ha
añadido zonas, en el menú desplegable no tendrá ninguna opción para
seleccionar. Se recomienda que las zonas se añadan antes que las local-
175
CÓMO PERSONALIZAR LOS TIPOS DE EMBALAJE
izaciones en el Magaya Explorer. Vea la sección sobre Zonas de Almacén

para información sobre la adición de zonas en Magaya Explorer).
e Seleccione un cliente en el menú desplegable si desea asignar un lugar
específico en el almacén a un cliente. Eso significa que sólo el inventario
de ese cliente se almacenará en ese lugar.
f La longitud, anchura y altura son opcionales.
3. Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información introdu-
cida. La localización de almacén aparecerá en la lista.

Usted puede acomodar la lista de localizaciones con el botón de Filtro. El botón
de filtro tiene dos opciones: Estándar y Avanzado.
Opción: Seleccione una Localización de Recepción como el predeterminada. Si
usted recibe la carga en la misma área, establezca esa como la localización prede-
terminada para procesar más rápidamente los Recibos de Almacén. La local-
ización predeterminada será la localización asignado a toda la carga de forma
automática.
Cómo personalizar los Tipos de Embalaje

El software Magaya viene con una lista de tipos de embalaje predeterminados.
Si usted necesita personalizar los tipos de embalaje, utilice la lista de Tipos de
Embalaje. Por ejemplo, si usted construye sus propias paletas, introduzca las
dimensiones en Magaya Explorer, de forma que se completan automáticamente
cuando agregue la paleta a un embarque.
176
CÓMO PERSONALIZAR LOS TIPOS DE EMBALAJE
La lista de Tipos de Embalaje se encuentra en la carpeta de Almacenaje.
TASK
1. Haga clic en el botón de Agregar. Aparece un cuadro de diálogo con
dos pestañas: Descripción y Dimensiones. Los campos cambian en
función del tipo de embalaje que usted seleccione en el menú desple-
gable.
177
CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
INTRODUCCIÓN A LA CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
2. Introduzca la información en la pestaña Descripción. En esta pestaña,

algunos campos aparecen según el tipo de embalaje que usted selec-
cione en el menú desplegable Tipo.
• Si selecciona “Contenedor”, aparecerán campos para el código del
contenedor y el tipo de equipo.
• Si elige otro tipo de paquete como “Canasta”, los campos para contene-
dores no estarán disponibles.
Para un contenedor, también se puede especificar el Método como
aéreo, marítimo o terrestre. Utilice el botón al lado del menú desple-
gable para seleccionar un código o tipo.
3. Introduzca las dimensiones del embalaje en la ficha Dimensiones.
4. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
RESULT:
Ahora el tipo de embalaje estará disponible para su uso en su Magaya Explorer.
También puede agregar o editar un tipo de embalaje, mientras agrega productos
a una Orden de Recogida, Recibo de Almacén, o a un Embarque.
Clasificación de los Productos
Introducción a la Clasificación de los Productos

La Clasificación de Productos emplea códigos para categorizar los productos.
Estas clasificaciones también se conoce como códigos Schedule B o códigos de
exportación. Son números de 10 dígitos basados en el sistema armonizado
internacional de 6 dígitos (HS) y definido por Aduanas de EE.UU. Los códigos
le ayudan a determinar las tarifas aplicables en un país y las tasas de impuestos
para una mercancía. Hay aproximadamente 9.000 códigos. Los códigos están
agrupados en capítulos.
178
Los productos en la lista de códigos incluyen tipos de alimentos, muebles,

textiles, plásticos, metales, vidrio, productos químicos, vehículos, calzado, y
muchos más.
Si un código del Schedule B tiene una descripción de “nesoi”, significa que el

artículo “No ha sido especificado o incluido en otra parte” (Este es el capítulo 98
- Disposiciones Especiales de Clasificación) El número de producto no debe
utilizarse hasta que se haya verificado si existe una clasificación en otra parte
que se ajuste más específicamente. Otras clasificaciones bajo el mismo título
general deben ser examinadas.
Estos códigos son requeridos para los embarques exportados desde los EE.UU.
El código debe estar en la EEI (antes conocido como SED). Todos los códigos
están disponibles en la pestaña EEI en Magaya Explorer cuando introduce
179
productos o agrega un contenedor a un Recibo de Almacén o una Orden de

Recogida:
180
ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Acciones con la Lista de Clasificación de Productos
La lista de Clasificación de Productos se encuentra en la carpeta de Almacenaje:
To Parafiltrar la lista de clasificaciones de productos haciendo clic en el botón

de Filtrar. El botón de Filtrar tiene dos opciones.
Esta es una captura de pantalla del filtro Estándar para la Clasificación de
Productos:
Puede seleccionar un capítulo en el menú desplegable o introducir un término

en el campo de “Buscar”. Los resultados se mostrarán en la lista y el cuadro de
diálogo se cerrará.
181
El filtro Avanzado tiene muchas opciones para el filtrado de su lista.
• Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la selección

de la lista de Campos Disponibles a la izquierda. Por ejemplo, “Descrip-
ción”.
• Establezca la condición que desea aplicar. Sugerencia: seleccione
“contiene” para que pueda introducir una palabra clave o una clasificación
de productos parcial. Si selecciona “Igual”, deberá introducir la clasifi-
cación de producto completa. Si no, el filtro no lo encontrará.
• Introduzca la descripción (palabra clave) en el campo junto a la lista
desplegable de condición.
• Añadir cualquier condición adicional según sea necesario.
• Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada.
El filtro aplicado en la lista de Clasificación de Productos permanecerá activo
hasta que lo elimine, como sucede con cualquier lista. El contador en la parte
inferior de la pantalla le indica cuántos elementos se muestran del total. La lista
filtrada también se mostrará cuando ve la carga en la pestaña de “EEI” dentro de
la pestaña de "Productos" de un Recibo de Almacén o una Orden de Recogida.
182
Usted puede cambiar el filtro haciendo clic en el botón de Seleccionar para abrir
la lista.
Consejos de Filtrado:
• Dado que algunas descripciones son largas, haga doble clic en el código en
la lista filtrada para poder verla.
• Si utiliza un producto con regularidad, marque la casilla “Uso Común”. El
código se mostrará en la lista de Seleccionar dentro de la pestaña de
Productos, en la pestaña de EEI.
Para Agregar una Clasificación de Producto:
Si necesita agregar una Clasificación de Producto a la lista:
• Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Clasificación de Productos.
• Haga clic en el botón de Agregar.
• Introduzca el código y la descripción.
183
• Haga clic en Aceptar. La clasificación es agregada.
Para importar el Schedule B más reciente de Aduanas de EE.UU. hacia

Magaya Explorer:
• Vaya a la subcarpeta de Clasificación de Productos que encuentra en la
carpeta de Almacenaje.
• Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Importar Códigos
Schedule B”. Un cuadro de diálogo se abre. Importe los nuevos códigos
(estos códigos están disponibles en la página web del Censo de los EE.UU.:
www.census.gov y desde el sitio web de Aduanas de EE.UU.:
www.cbp.gov).
Otras Acciones disponibles en el botón de Acciones:

• Para ver los Códigos de Exportación solamente, seleccione Códigos de
Exportación.
184
CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO
• Para ver los Códigos de Tipo de Licencia, seleccione Códigos de Tipo de

Licencia.
Crear una Definición de Producto de Inventario

Esta tarea explica cómo crear una definición de producto de inventario para un
artículo del inventario regular en Magaya Explorer. Esta captura de pantalla
muestra el cuadro de diálogo:
Una Definición de Productos de Inventario es exactamente lo que suena - la

definición de un artículo en el inventario tal como los artículos que los mayor-
istas almacenan para la venta o artículos que recibe regularmente para un
cliente.
185
Cuando se crea una Definición de Producto de Inventario en Magaya Explorer,

la definición de ese artículo estará disponible en el sistema Magaya para ser
usado en las transacciones, tales como Recibos de Almacén y Órdenes de
Recogida.
La ventaja de crear una definición de un producto del inventario es la de simpli-
ficar la recepción de los artículos que se envían a su almacén con regularidad.
Cuando los artículos se reciben y se crea un Recibo de Almacén (RA) en Magaya
Explorer, usted puede seleccionar el Número de Parte en la pestaña de Identifi-
cación dentro del cuadro de diálogo de Producto, y la información del artículo
se rellenará automáticamente. Esto también está disponible en la pestaña de
Productos cuando se crea una Orden de Recogida.
Si tiene el módulo de extensión Magaya Bar Code activado, usted puede esca-
near el código de barras del artículo que definió y toda la información sobre el
mismo aparecerá en el RA. Usted no tendrá que volver a escribir las dimen-
siones, etc. cada vez que reciba ese elemento.
Cuando se selecciona el número en un RA, el elemento se agrega automática-
mente al inventario disponible. Cuando un artículo se libera a través de una
Entrega de Carga o un Embarque, es retirado del inventario.
Para crear una definición de artículo de inventario, siga estos pasos:

1) Vaya a la carpeta de Almacenaje > Definición de Producto de Inventario
2) Haga clic en el botón de Agregar y seleccione “Agregar artículo de inven-
tario”. Un cuadro de diálogo se abrirá.
La otra opción del botón de Agregar, “Agregar Producto de Inventario
Revendible”, abre un cuadro de diálogo con todos los campos que se
utilizan para definir artículos de reventa y sus Productos y Servicios. Para
más detalles, consulte la sección “Agregar Productos Revendibles”.
3) Comience con la pestaña General:
• Introduzca el número de parte. El número puede ser asignado por el
fabricante o el cliente, o también puede ser el número interno que se
utiliza para mantener su inventario. Los guiones en el número no se
recomiendan. Este campo es obligatorio. Nota: El número de parte
no se puede editar después de la definición del producto de inven-
tario se ha creado.
• Haga clic en el botón si realiza el seguimiento de inventario por SKU
(Stock Keeping Unit), se pronuncia "skiu" o según la sigla SKU. Un
186
SKU identifica un artículo idéntico de diferentes fabricantes. Un

nuevo cuadro de diálogo se abre. Introduzca el número de SKU y
haga clic en el botón de Adicionar. Haga clic en el botón de Aceptar
para guardar el SKU y volver a la pestaña General del cuadro de
diálogo Definiciones de Productos de Inventario.
• Escriba una descripción del artículo.
• Introduzca el número de Modelo o nombre que le fue asignado por
el fabricante.
• Seleccione el Cliente en el menú desplegable. (Use esta opción si
tiene un cliente habitual que compra este producto. Nota: Si asigna
un cliente, el producto del inventario estará vinculado al cliente. La
información de inventario de ese producto estará disponible para
que el cliente la vea a través de Magaya LiveTrack.
• Seleccione el nombre del fabricante en el menú desplegable.
• Escriba la cantidad por paleta, si los artículos son enviados en una
paleta en la misma cantidad cada vez. Esto también se utiliza para
estimar el número de artículos que se puede acumular en un paleta.
• Marcar la casilla “Mantener inventario por número de serie” si el
seguimiento de su inventario por número de serie. (El número de
serie es único para cada artículo. Por ejemplo, las computadoras en
una oficina pueden ser todas de Dell, y pueden ser del mismo
modelo, pero cada una tiene un número de serie diferente. Si el
equipo necesita una reparación y se enviará de vuelta al fabricante
para su reparación, el número de serie asegurará que el equipo
correcto sea el que se envía.
• Marque la casilla para “Guardar números de serie al salir” si desea
realizar un seguimiento del número de serie sólo después de que los
artículos se envían (por ejemplo, para el despacho de aduanas en los
países de destino).
• El tipo de embalaje y las dimensiones son opcionales.
• Tipo de Producto: El sistema tiene “Todo tipo de mercancías" como
un tipo de producto por defecto. Usted puede agregar otros y luego
usarlos en las Tarifas y en otros lugares como en los reportes.
4) En la pestaña de Contabilidad, puede agregar el valor, establecer el costo
y las cuentas de ingresos para los artículos del inventario, e información
de cantidad mínima en inventario.
• Utilice las opciones en los menús desplegables de Elemento de
Compra y Elemento de Venta para asignar las cuentas de gastos e
ingresos para el producto.
187
LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO
• La información sobre cantidad mínima en existencia se puede

configurar para que el sistema envíe una alerta cuando el inventario
para este artículo alcance el número se define aquí como Cantidad
Mínima.
Usted puede alertar a un empleado o dejarlo en blanco.
Para enviar una notificación por correo electrónico al cliente de inventario bajo,
marque la casilla de “Alertar al cliente por correo electrónico”. Asegúrese de que
haya una dirección de correo electrónico en el perfil del cliente.
Si ha seleccionado un Proveedor Preferido, también puede optar por crear una
Orden de Compra para el proveedor cuando el inventario esté bajo. La Orden
de Compra aparecerá en la Lista de Ordenes de Compra (para los usuarios de
Magaya Supply Chain Solution).
Cuando termine de ingresar la información para la Definición de Producto de
Inventario, el artículo se guarda en su sistema Magaya y queda listo para ser
utilizado en Recibos de Almacén y en otras transacciones.
Al editar una Definición de Producto de Inventario, el Número de Parte aparece
en gris y no se puede cambiar. Si el Número de Parte no es el correcto, elimine
el elemento y cree una Definición de Producto de Inventario nueva para el artí-
culo.
Lista de Definiciones de Productos de Inventario
La Lista de Definiciones de Productos de Inventario se puede utilizar para

mostrar una variedad de información sobre el inventario de una manera que sea
útil para su operación específica.
Filtre la lista para ver sólo los productos que desea ver. Guarde esa vista haci-
endo clic en la estrella en la parte superior de la lista.
188
Ponga nombre a la vista para salvarla.
La vista de la lista se puede utilizar en cualquier momento. No es necesario

configurar un nuevo filtro para ver la lista.
Botón de Acciones:
Cree reportes haciendo clic en el botón de Acciones y seleccionando la opción,
como la de Reportes > Resumen de Entradas y Salidas. Los reportes de
“Entradas y Salidas” de carga se tratan en detalle en el Manual de Operaciones
del Magaya Supply Chain Solution.
Botón de Detalles: Haga clic en el botón de Detalles para abrir un nuevo panel.
En este panel, puede seleccionar mostrar más detalles, tales como archivos
adjuntos, SKU, y mucho más. Haga clic en el botón de Detalles de nuevo para
cerrar el panel.
189
Configurar Columnas: Haga clic en el botón de Acciones para acceder al

cuadro de diálogo de “Configurar Columnas” desde donde puede establecer el
ancho de columna, el orden y las columnas que desea ver.
Botón de Detalles:
Para ver más detalles acerca de su inventario de forma rápida, haga clic en el
botón “Detalles” para abrir un panel.
Seleccione el panel detallado que desee ver. Al hacer clic en cualquier definición
del producto de inventario, los detalles aparecen en el panel.
Nota: La lista de “Productos y Servicios” proporciona una opción para ver sólo
los cargos por productos de inventario o para ver los cargos que no están rela-
cionados con el inventario.
Configurar Columnas:
Para agrupar los artículos de reventa, seleccione la columna:
1) Acciones > Configurar Columnas.
2) En el cuadro de diálogo, haga clic en “Adicionar columnas” para abrir el
cuadro de Columnas Relacionadas.
3) En el menú desplegable, seleccione el Elemento Relacionado “Elemento de
Venta“.
4) Seleccione “Es una reventa”. Este es un tipo de columna sí/no.
190
5) Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar cada cuadro de diálogo y volver
a la lista.
Haga clic en el encabezado de la columna para ordenar la lista y agrupar

todos los artículos de reventa.
191
192
CAPÍTULO 8: ÓRDENES DE RECOGIDA
INTRODUCCIÓN A LAS ÓRDENES DE RECOGIDA
Capítulo 8: Órdenes de Recogida
Introducción a las Órdenes de Recogida
Una Orden de Recogida es un documento que describe los términos para la

entrega de bienes de un lugar, como por ejemplo de un proveedor, a su almacén.
La Orden de Recogida especifica la ubicación de la recogida, identifica a la
compañía que recogerá y entregará la carga, la ubicación en la que el carga-
mento será entregado, los cargos aplicables, y las dimensiones y la descripción
de la carga.
Cuando un cliente te llama y pide que recoger su carga y llevarla a su almacén o
entregarla directamente (sin pasar por su almacén), se creará una Orden de
Recogida.
Las Órdenes de Recogida se localizan en la carpeta de Almacenaje. Usted puede
ver las Órdenes de Recogida en forma de lista o en forma de documento.
193
PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA
Pasos para crear una Orden de Recogida
TASK
1. Vaya a la carpeta de Almacenaje en el lado izquierdo del Magaya
Explorer y haga clic en Orden de Recogida (o en la Lista de Órdenes de
Recogida).
2. Haga clic en el botón de Agregar en la barra de herramientas. Aparecerá
un cuadro de dialogo para la Orden de Recogida.
3. En la pestaña General, escriba la información que necesita de la
siguiente manera:
• El sistema le asignará un número de Orden de Recogida. (Para más infor-
mación sobre la creación de números de documento, consulte el capí-
tulo “Opciones de personalización” en el Manual de Personalización
del Software Magaya).
• El nombre del empleado se rellena automáticamente (en función de

quién está conectado).
Emitido Por se rellena de forma automática (esta es la empresa que
emite la orden de recogida; Si usted es el agente de carga, el proveedor
de logística, o el NVOCC, entonces el nombre de su empresa aparecerá
194
aquí. Usted puede cambiarlo si está recibiendo la carga a nombre del

agente).
• Introduzca la fecha para la recogida y la entrega de los artículos.

• Seleccione el agente de destino en el menú desplegable. Si se agrega el
nombre del agente de destino aquí, podrá ver la transacción con Live-
Track Magaya y el seguimiento de las transacciones.
• Haga clic en la siguiente pestaña.
4. En la pestaña Expedidor, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• Seleccione el nombre del remitente. (El remitente es la persona que
quiere la carga transportada, como por ejemplo el fabricante, el prov-
eedor o el comprador).
• La dirección del remitente se rellenan automáticamente. Para cambiar

la dirección para esta orden de recogida, haga clic en el botón de
Cambiar. Si la ubicación del expedidor es el lugar de recogida, haga clic
en el botón de Copiar y la dirección se completará de forma automática
en el campo de Ubicación de Recogida.
• Seleccione la ubicación de la recogida. (Si la dirección del expedidor y la
dirección de recogida es la misma, haga clic en el botón de Copiar en el
centro. La dirección se rellenan automáticamente).
• Haga clic en el menú desplegable de “Lugar” para seleccionar la ciudad
de la recogida (opcional). Utilice la X roja para borrar un lugar. El campo
Lugar se utiliza si usted tiene tarifas definidas en el sistema por código
postal y desea que el envío por tierra se genere de forma automática
usando esa tarifa. Esta lista se obtiene de la lista de Puertos. Si el lugar
(puerto) que usted necesita no está visible, agréguelo usando el menú
desplegable para el campo haciendo clic en el signo de más en la barra
de herramientas desplegable. Seleccione de la lista de puertos o
agregue manualmente un puerto. Para definir una zona de código
postal, también utilice la lista de Puertos > Acciones > Definición de
195
Zonas. También tendrá que crear la tarifa y automatizar el cargo en ese

cuadro de diálogo de Productos y Servicios.
5. En la pestaña Consignatario, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• Seleccione el nombre del consignatario (quien recibe los bienes en
última instancia - si sabe esto ahora. Si va a enviar las mercancías a su
almacén, entonces usted es el consignatario).
• Seleccione el lugar de entrega.

• Cambie la dirección si es necesario. El código postal es utilizado por el
sistema para calcular los cargos por transporte, si tiene los cargos
configurados.
• Haga clic en el menú desplegable de “Lugar” para seleccionar la ciudad
de la entrega (opcional). Utilice la X roja para borrar un lugar. Esta lista
saca de la lista de puertos. Si el lugar (puerto) que usted necesita no está
visible, agregue uno usando el menú desplegable del campo haciendo
clic en el signo de más en la barra de herramientas desplegable. Selec-
cione de la lista de puertos o agregue manualmente un puerto.
196
Asegúrese de que el puerto cuenta con el modo de transporte que

usted necesita.
6. En la pestaña Proveedor, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• Seleccione el proveedor (este puede ser el mismo que el expedidor).
• Introduzca el número de factura y el número de orden de compra. Estos
son opcionales, pero se recomienda llenarlos debido a que son
utilizados como números de referencia por los clientes.
7. En la pestaña Transportistas, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• Si usted no es el transportista, seleccione el transportista terrestre (El
transportista doméstico es por lo general una empresa de transporte
por tierra).
• Seleccione el transportista principal (si la carga es enviada por mar
después de la recogida, el transportista principal será el transportista
marítimo).
• Introduzca el número de PRO (opcional). El número PRO es un “número
progresivo”, un número secuencial utilizado por las empresas de trans-
197
porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de

carga.
• Escriba el nombre del conductor y número de licencia (opcional).
• Introduzca el número de seguimiento del transportista, si tienen uno.
• Introduzca la dirección de retorno.
• Escriba el numero de reservación.
8. En la pestaña de Productos, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• Introduzca los detalles de las mercancías (carga) utilizando el botón de
Adicionar. Un nuevo cuadro de diálogo se abre. Cada producto se añade
198
a la tabla en la pestaña de Productos.
• Si necesita agregar un contenedor, haga clic en el botón de "Adic.

Cont.".
• Para más detalles sobre la adición de productos y el uso de la pestaña de
Productos, consulte el tema “Productos”.
9. En la pestaña de Cargos, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• Los cargos consignados en la pestaña de cargos se integran en el
sistema de contabilidad en el Magaya Explorer y aparecerá en las
Facturas de Pago, de Cobro, etc.
• Para agregar un cargo, haga clic en el botón de Adicionar y seleccione
un tipo de cargo. Introduzca la información en el nuevo cuadro de
diálogo.
• Como el modo de transporte es terrestre, el tipo de Ingreso por Flete y
Gasto por Flete será terrestre. Para las entregas locales, es frecuente el
flete terrestre.
• Para obtener más información sobre la adición de cargos y el uso de la
199
pestaña de cargos, consulte el tema “Cargos”.
10. En la pestaña de Eventos, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• La pestaña de Eventos se utiliza para enumerar los eventos relacionados
con la Orden de Recogida. Los campos de esta pestaña son opcionales.
Para obtener más información sobre la pestaña de Eventos, consulte el
tema “Eventos”.
11. En la pestaña de Adjuntos, escriba la información que necesita de la
siguiente manera:
• La pestaña de Adjuntos se utiliza para agregar cualquier fotografía o
documento a la orden de recogida. Esta pestaña es opcional. Para
obtener más información acerca de cómo adjuntar archivos, vea el tema
“Archivos adjuntos”.
12. En la pestaña de Entrega, escriba la información que necesita de la
siguiente manera:
• Haga clic en la casilla de verificación de Información de Entrega para
habilitar los campos si desea una prueba de entrega: Fecha y hora de
200
entrega, quién recibe la entrega, y cualquier comentario (Se utiliza

cuando el destinatario no es su almacén).
13. En la pestaña de Notas, escriba la información que necesita de la

siguiente manera:
• La pestaña de Notas se utiliza para añadir notas o cláusulas a su Orden
de Recogida. Estas notas serán visibles para el cliente. Esta pestaña es
opcional. Para más detalles sobre la adición de notas, consulte el tema
“Notas”.
14. En la pestaña de Notas Internas, escriba la información que necesita
de la siguiente manera:
• La pestaña de Notas Internas se utiliza para añadir notas para uso
interno dentro de su empresa. Estas no aparecerán en la Orden de
Recogida y no serán visibles para el cliente o el transportista. Esta
pestaña es opcional. Para obtener más información sobre cómo añadir
notas internas, consulte el tema la sección “Notas”.
15. Cuando haya terminado de ingresar la información, haga clic en el
botón de Aceptar en el cuadro de diálogo de la Orden de Recogida.
STEP RESULT: El formulario de Orden de Recogida se rellenará automática-
mente. Verifique la información. Para realizar cambios, haga clic en el botón
de Editar.
201
¿QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA?
IMPRIMIR ETIQUETAS
¿Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de

Recogida?
Después de completar la Orden de Recogida, usted tiene muchas opciones en el
software Magaya. Puede imprimir la órdenes de recogida o una etiqueta, envi-
arla por correo electrónico, hacer una copia, u otras opciones.
Buscar: Le da la opción de buscar por número de transacción con la función de

Búsqueda Rápida, o buscar por cualquier texto en un documento. Consulte el
tema “Botón de Buscar” para más información.
Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network.
Correo electrónico: Para el envío de documentos o enlaces de seguimiento a
través del correo electrónico.
Imprimir Etiquetas
Imprimir el documento o etiquetas: Mediante el uso de esta opción, las etiqu-
etas se pueden imprimir ahora y no tendrán que volver a imprimirse cuando
una Orden de Recogida se convierte en un Recibo de Almacén.
202
IMPRIMIR ETIQUETAS
Haga clic en la flecha en el botón de Imprimir y seleccione “Imprimir Etiqu-

etas”:
El cuadro de diálogo Imprimir Etiquetas se abre:

• Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.
203
IMPRIMIR ETIQUETAS
Puede realizar las siguientes acciones desde la vista de documento de la Orden

de Recogida mediante el botón de Acciones:
Vea la Listado de Transacciones: Haga clic en el botón de Acciones y seleccione

Listado de Transacciones. Puede filtrar la lista para que sólo muestra las trans-
acciones que usted desea ver. Para más información sobre lo que puede hacer
con el Listado de Transacciones, tales como generación de operaciones conta-
bles, véase la sección “Generar transacciones contables a partir de Órdenes de
Recogida”.
Adjuntos: Para ver los adjuntos como fotografías o documentos que se
adjuntan a la orden de recogida, haga clic en el botón de Acciones y seleccione
Adjuntos. Si un archivo adjunto fue agregado a un producto individual, ver
haciendo clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo. A continuación, haga
clic en la pestaña de Productos y abra el producto (artículo), seleccionándolo y
haciendo clic en el botón de Editar (También se puede ver en la lista de
Productos en la carpeta de Almacenaje).
Crear una copia: Haga clic para crear una copia de la Orden de Recogida con la
misma información. Esto es útil si usted recoge el mismo tipo de carga desde la
misma ubicación o el mismo proveedor.
Crear Recibo de Almacén: Si la carga ha sido recogida y llevada al almacén, se
puede crear un Recibo de Almacén (RA) a partir de la Orden de Recogida. Toda
la información de la orden de recogida será transferida automáticamente a la
RA. Usted puede editar la información como las dimensiones o el peso del
paquete.
204
IMPRIMIR ETIQUETAS
Cuando se crea el RA a partir de la Orden de Recogida, se abre un cuadro de

diálogo de los productos. Puede seleccionar toda la carga o algunas piezas:
En el cuadro de diálogo, puede seleccionar las columnas haciendo clic derecho

en un producto.
Para más información sobre la creación de Recibos de Almacén, vea el tema
“Crear un Recibo de Almacén”.
Para establecer un cargamento como “En Transito”, seleccione la opción:
Poner/Quitar en Tránsito.
Para establecer un cargamento como “Entregado”, seleccione la opción:
Poner/Quitar Entregado.
• Nota: Cuando se establece carga en tránsito, aparece una marca junto a la
opción en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volverá a su estado
anterior: Cargada, en Tránsito, o Entregada. Actualizar la lista de carga
para ver el estado actual. El estado de la carga también se actualiza en la
Lista de Productos.
Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transacción del seguimiento (si la
transacción no está completa y usted no desea que se vea visible a través de Live-
Track), seleccione la opción: Excluir del Seguimiento.
Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el documento,
seleccione la opción: Seleccionar Plantilla.
Historia: Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo
de Almacén o la factura para esta carga), seleccione la opción: Historia.
Aparecerá un cuadro de diálogo mostrando todas las operaciones relacionadas
con esta carga.
Historia. El botón de Ver abre el cuadro de diálogo para la transacción. El botón
205
GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UNA ORDEN DE RECOGIDA
“Ir a” le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el botón

Atrás.
Opciones adicionales también están disponibles desde la vista de Lista de
Órdenes de Recogida. También puede hacer clic derecho en una Lista de
Órdenes de Recogida para acceder a un menú emergente de opciones. Para
obtener más información sobre cómo trabajar con la vista de lista, consulte el
tema “Trabajando con vistas de Documentos y Listas”.
Para ver un vídeo que muestra cómo crear una Orden de Recogida y convertirla
en un Recibo de Almacén, consulte la página de capacitación en Magaya.com.
Generar Transacciones Contables de una Orden de Recogida
Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables tales

como facturas de cobro basadas en información introducida en una Orden de
Recogida.
Por ejemplo, cuando se introducen los cargos en la pestaña de cargos, los cargos
se mantienen “Abiertos” (no se registra en el sistema contable) hasta que haga
clic en el botón de Generar o que sean liquidados. Entonces se “Cierra”.
Después de que los cargos son generados o liquidados, el sistema recogerá todos
206
También puede crear las transacciones contables de la Orden de Recogida haci-

endo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos
pasos:
1. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones. el
listado de Transacciones se abre.
2. En la lista de Transacciones, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la

opción: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir Pago, o
Pagar Factura. Ver más detalles a continuación (Estas transacciones se proce-
sarán de inmediato, a diferencia de los cargos consignados en la pestaña de
Cargos).
Cuando está en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes opera-
ciones contables directamente a partir de una orden de recogida mediante el
botón de Agregar en la parte inferior de la lista:
• Factura de Cobro: Puede crear una factura para la Orden de Recogida
(También se pueden crear transacciones contables cuando se está en el
cuadro de diálogo de Orden de Recogida mediante el botón de Generar en
la pestaña de Cargos). Un ejemplo de las opciones para la creación de las
transacciones contables es la posibilidad de añadir los gastos de transporte
doméstico a una Orden de Recogida mediante el uso del botón de Añadir
en el Listado de Transacciones en lugar de la pestaña de Cargos en la
Orden de Recogida.
Haga todos los cambios a la operación según sea necesario. Puede ver el
cuadro de diálogo de Orden de Recogida o ir al documento (La pantalla es
207
similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de

Pago).
• Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que
usted tiene que pagar.
vincular la operación con una Facturas de Cobro o una Orden de Recogida.
También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra oper-
ación contable separada de la Orden de Recogida, la puede vincular de esta
manera.
Opciones adicionales: Puede enviar facturas de cobro a un sistema de pago en
línea, y el cliente puede pagar en línea en Magaya LiveTrack mediante tarjeta de
crédito o cheque bancario. Los clientes también pueden hacer pedidos en línea,
y recoger e imprimir sus propias etiquetas para las cajas con todos los detalles
de los artículos, asociados al código de barras. Para obtener más información,
consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
208
CAPÍTULO 9: ENTREGAS DE CARGA
INTRODUCCIÓN A LAS ENTREGAS DE CARGA
Capítulo 9: Entregas de Carga
Introducción a las Entregas de Carga
Una Entrega de Carga es el documento utilizado para registrar “entradas y

salidas” para entregas locales. También se puede crear una Entrega de Carga
cuando un cliente envía su propio transporte para recoger la carga.
Una Entrega de Carga identifica el transportista, los cargos por servicio, y hace
una descripción de la carga. Si transporta mercancías a través de una frontera
internacional por camión, utilice el Asistente para Embarque Terrestre que le
ofrece funciones adicionales, tales como generación de documentos de Aduana.
Al crear una Entrega de Carga o un Embarque:
Si la carga que se mueve fuera del almacén requiere documentación adicional
(como un Conocimiento de Embarque o un Manifiesto de Carga), o si la carga
se consolidará, entonces utilice la función de embarque en Magaya Explorer en
lugar de crear una Entrega de Carga.
Las Entregas de Carga se encuentran en la carpeta de Almacenaje:
209
CREAR UNA ENTREGA DE CARGA
Crear una Entrega de Carga

Los siguientes pasos explican cómo crear una Entrega de Carga. El software
Magaya utiliza un asistente para ayudarle a crear una entrega de carga. Usted
puede regresar a una pantalla anterior en el asistente, según sea necesario.

TASK
1. Haga clic en la subcarpeta de Entrega de Carga (o en la Lista de Entregas
de Carga) en la carpeta de Almacenaje.
2. Haga clic en el botón de Agregar de la barra de herramientas. Se abre
un asistente. La información que introduzca en el asistente se convierte
automáticamente en el documento de Entrega de Carga. Usted no
tiene que escribir un documento cada vez.
3. Revise la información en la pantalla de Información General y haga

los cambios necesarios. Los siguientes campos se rellenan automática-
mente: el número de entrega, hora, fecha, empleado, y emitido por (el
210
valor predeterminado es su empresa). El campo de “Entregado a” es

para el destinatario final.
4. Haga clic en el botón Siguiente. En la pantalla del Transportista:

a Haga clic en la lista desplegable para seleccionar la compañía que está
sacando la carga del almacén.
b Introduzca el número PRO (opcional). El número PRO es un “número
progresivo”, un número secuencial utilizado por las empresas de trans-
211
porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de

carga.
c Introduzca la información en los otros campos según sea necesario
(Estos son opcionales).
212
5. Haga clic en el botón Siguiente. El asistente abre la pantalla de

Productos, mostrando los artículos en el almacén.
• Puede seleccionar la carga a entregar haciendo clic en uno de los
botones en la parte superior de la lista de carga: Almacén, Inventario,
Localizaciones, Compras, Ventas o Escáner:
• Haga clic en el “Almacén” si desea enviar carga conforme la recibió

(según Recibo de Almacén).
• Haga clic en el “Inventario” si usted va a enviar por números de parte.
• Haga clic en “Localizaciones” para cargar desde las localizaciones en el
almacén.
• Haga clic en la opción de “Escáner” si utiliza un escáner para digitalizar
los códigos de barras de los paquetes (Los códigos de barras son los que
se crean cuando se recibe la carga y se imprimen las etiquetas. El lector
introduce los números de código de barras en la Entrega de Carga. Para
utilizar esta opción, el sistema debe tener el módulo de extensión
Magaya Bar Code activado).
• Si desea hacer un envío parcial de la carga, seleccione el artículo de la
lista y haga clic en el botón de piezas. Introduzca el número de piezas.
Parte de la casilla que aparece junto al artículo estará sombreada, lo que
indica que solo parte del inventario fue entregado. Para incluir toda la
213
EDITAR UNA ENTREGA DE CARGA
carga en una entrega, haga clic en la casilla situada junto al artículo. El

cuadro completo será sombreado.
• Para buscar por inventario, haga clic en el botón de Buscar y seleccione
buscar por número o texto. También puede hacer clic en el botón de
Filtrar para ver sólo los artículos que usted elija.
• Para ver un RA, selecciónelo y haga clic en el botón de Ver. Se abre el
cuadro de diálogo del RA.
• Para elegir las columnas que se muestran en la pantalla, haga clic en el
botón de Configurar y seleccione una opción.
• Marque el botón de Invertir el Orden para ver la lista de inventario con
los elementos recibidos más recientemente en la parte superior de la
lista.
6. Haga clic en el botón de Finalizar. Los registros de inventario en la base

de datos Magaya se actualizan de acuerdo a los artículos que acaba de
entregar. Usted puede imprimir o enviar la entrega por correo elec-
trónico, según sea necesario. También puede imprimir etiquetas.
Editar una Entrega de Carga
Para realizar cambios en una Entrega de Carga, siga los siguientes pasos. La
información introducida en el asistente de Entrega de Carga se mostrará en el
cuadro de diálogo.
TASK
1. Haga clic en el botón de Editar. Un cuadro de diálogo se abre. La
pestaña General y la de Transportista en el cuadro de diálogo son
iguales a las del asistente. En la pestaña de Productos, aparecerá una
lista de la carga que ha introducido. Modifique la información de estas
pestaña según requiera.
2. Para agregar cargos a la Entrega de Carga, utilice la pestaña de Cargos.
También se pueden generar las operaciones contables desde la
pestaña de Cargos. Para obtener más información, consulte el tema
“Cargos”.
3. Para agregar eventos, utilice la pestaña de Eventos. Para obtener más
información, consulte el tema “Eventos”.
214
EDITAR UNA ENTREGA DE CARGA
4. Para solicitar una Prueba de Entrega, haga clic en la pestaña de

Entrega. Utilice esta información para las entregas que no se llevan a su
almacén. Esta pestaña es opcional.
• Haga clic en la casilla para habilitar los campos si desea solicitar una
Prueba de Entrega. Ajuste la fecha y hora de entrega, seleccione el
nombre del destinatario, y agregue los comentarios necesarios.
5. Para adjuntar una fotografía de la carga o adjuntar una copia de un
documento, utilice la pestaña de Adjuntos. Para obtener más infor-
mación, consulte el tema “Archivos adjuntos”.
6. Para añadir notas, utilice la pestaña de Notas. Estas notas se incluyen en
los documentos. (La pestaña de Notas Interna es para las notas dentro
de su empresa). Para más detalles, consulte el tema “Notas”.
RESULT:
Cuando haya terminado de hacer cambios en la Entrega de Carga, haga clic en
el botón de Cerrar en el cuadro de diálogo. La información se guarda y se intro-
duce en el formulario de Entrega de Carga.
Verifique la información en el formulario.
Puede imprimir la Entrega de Carga, enviarla por correo electrónico u otras
opciones que están disponibles en el botón de Acciones. Para más detalles sobre
estas opciones, consulte el tema “Acciones con Entregas de Carga”.
215
¿QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA?
GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DESEDE UNA ENTREGA DE CARGA
Para ver cómo se trabaja con la Lista de Entregas de Carga y con el documento,
consulte el tema “Trabajando con vistas de documentos y la listas”
Para obtener más información sobre la adición de cargos y la generación de los
cargos contables, consulte el tema “Cargos”.
¿Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega

de Carga?
En este tema se explica cómo generar transacciones contables y otras acciones
que se pueden realizar desde una Entrega de Carga.
Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga
Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como

por ejemplo facturas, a partir de la información introducida en otras opera-
ciones, tales como Entregas de Carga.
Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la información de una
transacción a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaña de
Cargos, los cargos se mantienen “Abiertos” (no se registra en el sistema cont-
able) hasta que haga clic en el botón de Generar o cuando son liquidados. Hasta
entonces son “Procesados”.
Después de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recogerá todos
También puede crear las transacciones contables de la Entrega de Carga haci-
endo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos
pasos:
1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones.
el listado de Transacciones se abre.
2) Haga clic en el botón de Acciones en ese listado y seleccione una opción:
Vincular Facturas de Cobro, Vincular Factura de Pago, Recibir Pago, o
Pagar Factura. Estas operaciones se publicarán de inmediato a diferencia
de los cargos consignados en la pestaña de Cargos.
216
GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DESEDE UNA ENTREGA DE CARGA
Cuando está en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes opera-

ciones contables directamente a partir de una Entrega de Carga mediante el
botón de Agregar en la parte inferior de la lista:
• Factura de Cobro: Puede crear una factura de cobro para la Entrega de
Carga. (También puede crear transacciones contables cuando está en el
cuadro de diálogo de la Entrega de Carga usando el botón de Generar en
la pestaña de Cargos).
Un ejemplo de las opciones para la creación de transacciones contables es
la posibilidad de añadir cargos de flete doméstico a una Entrega de Carga
mediante el uso del botón de “Añadir” del Listado de Transacciones en
lugar de la pestaña de Cargos en la Entrega de Carga. Esta es la pantalla de
la factura de cobro:
Haga todos los cambios a la operación según sea necesario. Puede ver el
cuadro de diálogo de Entrega de Carga o ir al documento (La pantalla es
similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de
Pago).
• Factura de Pago: Agregue una Factura de Pago de lo que usted tiene que
pagar.
217
OTRAS ACCIONES

vincular la operación con una Factura de Pago o una Entrega de Carga.
También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra oper-
ación contable separada de la Entrega de Carga, la puede vincular de esta
manera.
Otras acciones
Usted puede realizar otras acciones desde el botón de Acciones de la Entrega de

Carga. Haga clic en el botón al lado de el botón de Acciones para acceder al
menú emergente:
Cuando carga sale de su almacén, márquela como “En Transito”, seleccio-

nando la opción: Poner/Quitar en Tránsito.
Cuando carga llega de su destinatario final, márquela como “Entregado”, selec-
cionando la opción: Poner/Quitar Entregado.
• Nota: Cuando se establece carga en tránsito, aparece una marca junto a la
opción en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volverá a su estado
anterior: Cargada, en Tránsito, o Entregada. Actualice la lista de carga
para ver el estado actual. El estado de la carga también se actualiza en la
Lista de Productos.
218
OTRAS ACCIONES
Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa

y usted no quiere que se vea través de Magaya LiveTrack), seleccione la opción:
Excluir del Seguimiento.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción:
Seleccionar Plantilla. Algunas de las diferentes plantillas incluyen:
• La plantilla predeterminada para Entrega de Carga

• Distribución de la Entrega de Carga (Resumido por localizaciones):
Muestra los artículos agrupados por número de parte para cada local-
ización diferente
• Distribución de la Entrega de Carga (Resumida): Muestra los artículos
agrupados por número de parte
• Entrega de Carga Ordenada por Índice de Artículo: Muestra elementos
ordenados según el orden en que el usuario los puso
Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo de
Almacén o la factura para esta carga), seleccione la opción: Historia. Aparecerá
219
OTRAS ACCIONES
un cuadro de diálogo mostrando todas las operaciones relacionadas con esta

carga.

Historia. El botón de Vista abre el cuadro de diálogo para la transacción. El
botón Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el
botón Atrás.
Para cancelar una Entrega de Carga (o cualquier otra transacción), elimínela.
Todos los artículos de esa Entrega de Carga regresarán a su base de datos. El
registro de la cancelación/eliminación se mantiene en la Registro de Transac-
ciones (en el menú superior, vaya a Opciones).
220
VERIFIQUE LA LISTA DE EMPAQUE EN UNA ENTREGA DE CARGA
Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga
Para verificar los artículos de una lista de empaque en una Entrega de Carga,
siga estos pasos:
Haga clic en el botón de Acciones y seleccione “Verificar Lista de Embalaje”. Se

abre una pantalla:
Los artículos que deben verificarse aparecen en la mitad superior de la pantalla

Lista de Embalaje. Escanee los artículos. Conforme se escanean los artículos,
aparecerán en la mitad inferior de la pantalla.
Para introducir un código de barras de forma manual, haga clic en “Digitar
Código” y escriba el número de código de barras. Para crear un reporte o reini-
ciar la cuenta, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la opción necesaria.
221
VERIFIQUE LA LISTA DE EMPAQUE EN UNA ENTREGA DE CARGA
222
CAPÍTULO 10: TRABAJAR CON PRODUCTOS BÁSICOS
CREAR REPORTES DE PRODUCTOS
Capítulo 10: Trabajar con Productos Básicos

En este capítulo se explica cómo crear informes básicos y cómo encontrar
productos y la información sobre ellos en el Magaya Explorer .
Crear Reportes de Productos
Si necesita un reporte sobre los productos que su compañía ha manejado, utilice

la Lista de Productos en la carpeta de Almacenaje. Muestra el estado de los
productos, tales como lo que está disponible, en tránsito, o entregados para
cualquier intervalo de fechas que establezca.
La lista de Productos es dinámica, mostrando en tiempo real las actualizaciones
de las cantidades. Las columnas de esta lista también aparecen en la pestaña de
Productos de un RA, Orden de Recogida, o Entrega de Carga. Para cambiar las
columnas de la lista, vaya al botón de Acciones y seleccione “Configurar
Columnas”.
223
OTROS TIPOS DE REPORTES
Pasos:
1) Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la Lista de Productos.
2) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Reportes. Usted puede

elegir entre muchas opciones de Reportes, tales como los reportes por
expedidor, por localización en el almacén, por número de parte, y otros.
• Para enviar el informe, haga clic en el botón de Enviar en el menú
superior.
• Para guardar el reporte en Magaya Explorer, haga clic en el botón de
Acciones y seleccione Guardar Reporte.
• Para guardar el reporte en el equipo (u otro equipo de la red), haga
clic en el botón de Acciones y seleccione Exportar.
Otros Tipos de Reportes
Los siguientes son los diferentes tipos de reportes que se pueden crear a partir
de la Lista de Productos:
• Ver donde están los artículos y su localización anterior.
• Ver números de parte.
224
CÓMO ENCONTRAR PRODUCTOS EN EL MAGAYA EXPLORER
OTROS TIPOS DE REPORTES
• Ver todos los artículos de una código de exportación específico o de una

clasificación de productos del Schedule B.
• Ver la fecha de entrada en Aduana de artículos para responder rápidam-
ente a las preguntas de Aduanas.
Responda a las preguntas acerca de su negocio, tales como:
• ¿Qué productos se incluyeron en qué embarques?
• ¿Qué productos embarca a qué puertos de destino con más frecuencia?
• ¿Que división de su empresa se encarga de la mayoría de la carga y de qué
tipos?
Cómo Encontrar Productos en el Magaya

Explorer
Si necesita hallar productos en el sistema Magaya, utilice el botón Buscar o
Filtrar en la Lista de Productos. Para ver los detalles de un producto, haga clic
en el botón de “Detalles”.
225
USE EL BOTÓN DE BUSCAR
Use el botón de Buscar
TASK
1. Haga clic en el botón de “Buscar” (en la barra de herramientas superior).
Un cuadro de diálogo de búsqueda se abre.
2. En el menú desplegable de “Tipo de Búsqueda” seleccione "Producto”.

3. Establezca el rango de fechas.
4. Seleccione para encontrar ya sea por número de transacción o por
texto.
5. Ingrese el número o el texto en el campo debajo de los botones de
radio de “Buscar por”.
ADDITIONAL INFORMATION: Si introduce texto, puede introducir texto parcial. Por
ejemplo, si usted está buscando las computadoras Dell que procesó hace un
mes, establezca el intervalo de fechas e ingrese la palabra: Dell. Si ingresa la
palabra: computadoras, la lista mostrará todos las computadoras que procesó,
no sólo las de marca Dell. Así que si usted procesa la carga de más de un fabri-
cante, introduzca el nombre del fabricante.
Use el botón de Filtrar
Para ver la lista de productos de acuerdo a ciertos criterios, utilice el botón de

Filtrar. El botón de Filtrar tiene dos opciones:
226
USE EL BOTÓN DE FILTRAR
• Estándar: Este filtro tiene un pequeño conjunto de criterios para filtrar la

lista, como por número de Orden de Compra, número de Recibo de
Almacén (RA), por el número de parte, el puerto, el consignatario, y otros.
• Avanzado: Este filtro tiene muchas opciones para el filtrado de la lista.
Para filtrar por fecha solamente, utilice las opciones de intervalo de fechas en la
parte superior de la lista.
TASK
1. Haga clic en el botón de Filtrar y seleccione “Avanzado”. Esta pantalla se
abre:
2. Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la selec-

ción de la lista de Campos Disponibles a la izquierda.
3. Establezca la condición que desee aplicar. Por ejemplo, si usted está filt-
rando por un cliente de Facturación, seleccione “Es igual” si se conoce
el nombre exacto, o seleccione “Contiene” si usted conoce parte del
nombre. Escríbalo en el campo junto a la desplegable de condición.
Añadir todas las condiciones adicionales según sea necesario.
4. Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada.
ADDITIONAL INFORMATION: Para obtener más información sobre el uso del filtro
avanzado, consulte el tema “El botón de Filtrar”.
227
USE EL BOTÓN DE FILTRAR
228
SECCIÓN 3: EMBARQUES
Sección 3: Embarques
229
SECCIÓN 3: EMBARQUES
230
CAPÍTULO 11: COTIZACIONES
INTRODUCCIÓN
Capítulo 11: Cotizaciones
Introducción
Una Cotización es el precio de flete que se le da a un cliente que quiere enviar

productos. Los gastos de transporte se basan en la cantidad a ser enviada,
distancia, peso, volumen y modo de transporte (si los bienes serán enviados por
aire, mar o tierra).
La lista y documentos de Cotizaciones se pueden encontrar en la carpeta de
Cotizaciones en Magaya Explorer:
Crear una Cotización de Carga
La transacción de Cotización de Carga incluye los productos, los detalles de

rutas, y los gastos de transporte.
231
CREAR UNA COTIZACIÓN DE CARGA
PASOS
Pasos
1) Haga clic en el botón de “Agregar”. Un cuadro de diálogo se abre. Intro-

duzca los detalles de esta cotización de carga.
2) Pestaña General:
El estado de la cotización seguirá siendo "Vacío" hasta después de agregar

la carga y hacer clic en el botón de Aceptar. Rellene tantas pestañas como
sea necesario.
• El Número de Cotización se rellena automáticamente. Para config-
urar la numeración, vaya a Mantenimiento > Configuración >
Números de Documentos.
• Seleccione el nombre del cliente en el campo Nombre del Contacto.
Si existe una dirección en el perfil del Cliente, se mostrará aquí
automáticamente.
• Introduzca la descripción de la carga. (Esto es opcional pero reco-
mendable).
• El botón (con los tres puntos) al lado del campo de descripción se
puede utilizar para agregar una cláusula preestablecida a la
cotización.
232
PASOS
3) Pestaña de Ruta:
• Seleccione el modo de transportación en el menú desplegable. Si

usted no selecciona un modo, no será capaz de añadir gastos de
transporte.
• En la parte de la pantalla correspondiente “Información del Origen”,
seleccione el puerto de origen en el menú desplegable.
• Para el campo “Nombre” del origen, haga clic en el menú desple-
gable para seleccionar el nombre de la entidad donde se realizará la
recogida de la carga (Esta puede o no ser el cliente). La dirección se
rellena automáticamente. Cámbiela si es necesario.
• En la parte de la pantalla correspondiente “Información del
Destino”, seleccione el puerto de destino en el menú desplegable.
• En el "Nombre" del destino, seleccione el nombre del destinatario
final en el menú desplegable.
233
PASOS
4) Pestaña de Productos:
• Haga clic en el botón de “Adicionar” en la pestaña de Productos para

añadir carga en el cuadro de diálogo de productos. El estado de los
artículos es "En Cotización" cuando se crea la Cotización.
Conforme se agregan productos, el peso total y el volumen se actu-
aliza en la ficha.
• Para agregar un contenedor, haga clic en el botón de “Adic. Cont.”.
Introduzca los detalles en el cuadro de diálogo. Detalles adicionales
sobre cómo agregar productos están disponible en el tema
“Adicionar Productos” en el capítulo 10 del Manual de Operaciones
del Magaya Supply Chain Solution.
234
ACCIONES PARA COTIZACIONES
PASOS
5) Pestaña de Cargos:
Agregue cargos por transporte de la carga, documentación, etc. según sea

necesario.
Opciones:
Haga clic en la pestaña de Adjuntos si requiere agregar fotografías o docu-
mentos a la cotización. Para obtener más información acerca de cómo agregar
archivos adjuntos, vea el tema “Archivos adjuntos”.
Haga clic en las pestañas de Notas y/o de Notas Internas para añadir notas, cláu-
sulas, etc. Las Notas Internas no son visibles para los clientes. Más detalles están
disponibles en los temas sobre “Notas y Notas Internas”.
Ver Detalles: Al ver la lista de Cotizaciones, puede ver los detalles de cualquier
cotización haciendo clic en el botón “Detalles”. Del panel que se abre, seleccione
una opción de detalle de la lista desplegable.
Acciones para Cotizaciones

Después de crear una Cotización y de que el cliente la acepte, puede transferir la
información en la Cotización de forma automática para crear las siguientes
transacciones, haciendo clic en la flecha al lado del botón de Acciones y selecci-
onando la opción del menú:
235
PASOS
• Reservación
• Recibos de Almacén
• Orden de Recogida
• Embarque
• Factura de Cobro
Este menú de Acciones está disponible en la vista del documento, la vista de
lista, o seleccionando una cotización en la vista de lista y haciendo clic derecho
sobre ella. Opciones adicionales están disponibles en la vista de lista, como por
ejemplo los Reportes.
Otras acciones que se pueden realizar con una Cotización son los siguientes:
• Para ver el historial de la Cotización, seleccione la opción: Historia.
Aparecerá un cuadro de diálogo, indicando todas las transacciones rela-
cionadas con esta cotización. Si se crea una reservación o cualquier otra
transacción para esta cotización, aparecerá en la lista de Historial.
• Reportes: Se pueden crear reportes acerca de las cotizaciones seleccio-
nando la opción en el botón de Acciones cuando se encuentre en la vista
de Lista de Cotizaciones (no a la vista del documento).
• Encuestar Tarifas: Esta opción le permite ejecutar una consulta de todos
las tarifas de venta en su sistema para ver los mejores precios. Vea la
sección “Encuesta de Tarifas” para más detalles.
• Mostrar Elemento Relacionado: Esto le llevará a la siguiente transacción
creada a partir de esta Cotización. Por ejemplo, si crea un Recibo de
Almacén (RA) a partir de esta cotización, haga clic en esta opción desde el
botón de Acciones y lo llevará ese RA.
• Marcar esta cotización como perdida: Utilice esta opción si el cliente no
acepta una Cotización abierta. Si una cotización se establece como
perdida, una marca de verificación aparece al lado de esta cotización en las
opciones del botón de Acciones. El estado de la cotización pasa a ser
“Perdida” y el icono se vuelve rojo. Para recuperar una cotización perdida,
haga clic en la opción en el botón de Acciones. La marca de verificación
será eliminada y se actualizará el estado.
• Importar o exportar datos de la Lista de Cotizaciones: Usted puede
importar información al Magaya Explorer o exportar datos en XML, PDF
o CSV. Se abre un cuadro de diálogo con opciones.
• Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la
opción: Seleccionar Plantilla (esta opción sólo está disponible en la vista
de documento). Por ejemplo, la plantilla “Cotización con Impuestos” se
utiliza para mostrar los impuestos para cada cargo.
236
PASOS
• También puede imprimir, imprimir en lote, copiar o enviar por correo

electrónico una Cotización.
• Filtrar la Lista de Cotizaciones: El botón de Filtrar le permite seleccionar
cómo quiere ver la información en una lista. Por ejemplo, usted puede
querer ver sólo las transacciones de la semana pasada o las operaciones
para un determinado cliente o destino. El botón de Filtrar tiene dos
opciones: Estándar y Avanzado. Para obtener más información sobre el
uso del Filtro Avanzado, consulte el tema “Filtros”.
237
ENCUESTAR TARIFAS
Encuestar Tarifas
Para acceder a la función de “Encuestar Tarifas”, haga clic en el botón de

Acciones en la vista del documento de Cotización o en la vista de lista. El cuadro
de diálogo de Encuestar Tarifas de Venta:
1) Escriba un nombre de Cliente (opcional).

2) Seleccione una Clase de Servicio, como el Servicio de Flete Marítimo.
Para incluir múltiples cargos en su consulta, haga clic en el botón con los
tres puntos que se encuentra junto al campo de Clase de Servicio. Un
238
ENCUESTAR TARIFAS
cuadro de diálogo con opciones se abrirá. Marque todas las que aplican, y
haga clic en Aceptar.
3) Introduzca el origen y destino en el cuadro de diálogo de Encuestar.

4) Haga clic en Buscar (o provea más detalles como el peso o tipo de
producto).
Resultados: Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la parte inferior de
la pantalla, mostrando las tarifas que se introducen en el sistema Magaya:
La mejor opción será marcada. Estas tarifas se extraen de las tarifas inscritas en
la carpeta de Contabilidad > Tarifas.
239
ENCUESTAR TARIFAS
Para crear una Cotización con esta tarifa:

1) Seleccione el Cliente (si el campo está en blanco).
2) Haga clic en “Crear Cotización”.
La información sobre el cliente y la tarifa será automáticamente incluida
en el cuadro de diálogo de la Cotización. Haga los cambios necesarios y
haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Nota: Su última consulta se guardará para que no tenga que volver a introducir
los datos para buscar esa información la próxima vez que abra el cuadro de
diálogo de Encuestar Tarifas.
El cuadro de diálogo de Encuestar Tarifas se puede mover a un lado para que
pueda trabajar en la pantalla y hacer clic en diferentes funciones de su Magaya
Explorer, sin perder la pantalla de Encuestar Tarifas.
240
CAPÍTULO 12: RESERVACIONES
INTRODUCCIÓN
Capítulo 12: Reservaciones
Introducción
Una reservación es un pedido anticipado hecho por su empresa (por ejemplo,

un agente de carga, una naviera, o un transportista) a nombre de su cliente (por
ejemplo, el expedidor o consignatario) para mover la carga.
Las Reservaciones se pueden crear para embarques aéreos, marítimos y
terrestres, tanto de importación como de exportación.
Una reservación revisa su Programación de Viajes en Magaya Explorer para
comprobar si hay espacio disponible en un contenedor o en un buque (avión o
camión) para la carga de su cliente. Para más información sobre la configura-
ción de la Programación de Viajes, consulte el tema “Programación de Viajes”.
La lista y documentos de Reservaciones se pueden encontrar en la carpeta de
Reservaciones en Magaya Explorer:
Hay dos formas de crear reservaciones en Magaya Explorer:

• Reservación Rápida: La función de reservación rápida se utiliza con
frecuencia debido a que tiene sólo los campos necesarios para completar
su reservación. Los campos de reservación rápida se pueden llenar rápida-
mente, por ejemplo mientras está hablando por teléfono con el cliente que
está solicitando la reservación.
• Reserva Estándar: La función de reservación estándar ofrece más campos
para que pueda introducir información adicional sobre la reservación.
Tiene mucha de la misma información que se encuentra en la caja de
diálogo de Embarque. Toda la información que usted ingresa en la reser-
vación se puede convertir en un embarque o en cualquier otra transacción.
Para obtener más información, consulte el tema “Embarques”.
También puede ofrecer a sus clientes la opción de realizar reservas en línea utili-
zando Magaya LiveTrack. Ellos pueden enviar solicitudes de reservación aérea,
241
CÓMO CREAR UNA RESERVACIÓN RÁPIDA
marítima y terrestre. Puede enlazar las solicitudes con viajes que ha registrado
en su Programación de Viajes, o configurar el sistema para que acepte todas las
solicitudes, independientemente del origen y el destino solicitado. Para obtener
más información, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya,
el capítulo 5 “Magaya LiveTrack”.
Cómo Crear una Reservación Rápida
Las siguientes instrucciones explican cómo usar la función de Reservación

Rápida en su Magaya Explorer para crear una Reservación Marítima.
Configure su sistema para usar el método de Reservaciones Rápidas, vaya al
botón de Acciones y seleccione “Usar Entrada Rápida de Reservaciones”. Sólo
tendrá que hacer esto una vez, y su sistema siempre utilizará Reservaciones
Rápidas hasta que desactive la opción.
242
Procedimiento Paso a Paso:

1) Haga clic en el botón de Agregar y seleccione “Reservación Marítima de
Exportación” (o Reservación Marítima de Importación). El asistente de
reservación se abre:
• El Número de Referencia es el Número de Reservación para su

cliente. Este se rellena automáticamente (Para configurar sus
números de documentos, vaya a Mantenimiento > Configuración).
• El Empleado y la Fecha de Creación se rellenan automáticamente.
(Se pueden cambiar con el menú desplegable).
• Seleccione el Cliente (Quien hace la reservación con usted) del menú
desplegable (La dirección se rellena de forma automática si la tiene
configurado en el perfil del cliente. Para cambiar la dirección para
esta entrega, haga clic en el botón de Lugar de Entrega).
243
• Ingrese el Número de Viaje, o haga clic en el botón “Asignar” para

seleccionar de la lista de números de viaje. Toda la información del
viaje se completará en el resto de los campos de esta pestaña. Si usted
no tiene una Programación de Viaje establecida, tendrá que
completar esta información manualmente.
• Ingrese el Número de Reservación del Transportista. Este es el
número de reservación de su Programación de Viaje, si usted es un
agente de carga y tiene una reservación con una línea de transporte.
• Seleccione el Transportista de la lista desplegable.
• El Modo de Transportación de “Buque” se muestra por defecto para
una Reservación Marítima. Para cambiarla, utilice el menú desple-
gable.
• Seleccione el buque en el menú desplegable.
• Seleccione la Salida y el Arribo a puerto (en el destino) y las fechas
(La fecha se rellena automáticamente con la fecha actual).
• Ajuste la Fecha y Hora de Colocación y la Fecha y Hora Limite
usando los menús desplegables (La fecha y la hora se rellenan
automáticamente con la fecha y hora actual). La Fecha de Colo-
cación es la fecha en que el contenedor se coloca en el sitio del
cliente. La Fecha Límite es la fecha en que el contenedor tiene que
estar listo para ser llevado al puerto. Para desactivar cualquiera de los
campos, desactive la casilla. El campo desactivado no aparecerá en el
documento o en el documento de seguimiento en línea.
244
2) Haga clic en el botón “Siguiente” para introducir los productos en la

pantalla de carga.
• Cuando hace clic en el botón “Adicionar” para agregar carga, los

campos de las columnas se destacarán. Introduzca el número de
piezas, seleccione el tipo de contenedor, escriba la descripción de la
carga, y las dimensiones. Los totales se muestran en la parte inferior
de la pantalla. Si se alcanza el peso máximo para este viaje, el sistema
se lo notificará.
• Haga clic en el botón “Cargar” para utilizar un contenedor que haya
definido previamente en su Programación de Viaje (en la pestaña de
Equipo). Si no tiene ningún contenedor definido en su program-
ación, el botón aparecerá en gris.
• Utilice el botón “Configurar”, si necesita cambiar las unidades de
medida.
3) Haga clic en el botón “Siguiente” para ir a la pantalla de Notas. Agregue
las cláusulas o notas que desee que aparezcan en el campo de notas
(Comentarios) de la reservación. Esta puede ser un recordatorio a su
cliente para traer documentos importantes con la carga, como el título de
245
propiedad de un vehículo (para aquellas empresas que embarcan coches y

vehículos).
• Seleccione una categoría de cláusula en el menú desplegable. Hay

muchas categorías.
• Haga clic en el botón con los tres puntos para seleccionar de una lista
de cláusulas preestablecidas. Aparecerá un cuadro de diálogo
(También puede agregar cláusulas. Consulte el tema “Agregar Cláu-
sulas” para más detalles).
• Marque la casilla junto al elemento de la lista para incluirlo en las
Notas de la Reservación.
• El campo “Texto de la Cláusula Seleccionada” muestra el texto
completo de la cláusula de que ha seleccionado.
Después de completar el asistente de Reservaciones, haga clic en el botón de
Finalizar. La reservación se coloca en su Magaya Explorer con un estado de
“Abierta”. Cuando la reservación se utiliza para crear un embarque, el estado
cambiará a “Cerrado”.
246
ACCIONES PARA UNA RESERVACIÓN
Acciones para una Reservación
Después de completar una Reservación, Magaya Explorer le da muchas

opciones. Usted puede hacer cambios en una reservación mediante el botón de
Editar.
Las siguientes acciones se pueden realizar a partir de una Reservación mediante
el botón de Acciones y seleccionando en el menú.
• Crear una Copia: La copia de la reservación contendrá la misma infor-

mación excepto por el número de reservación, que el sistema Magaya le
asignará automáticamente.
• Crear una Orden de Recogida: Toda la información de la reservación se
convertirá automáticamente en una Orden de Recogida.
247
• Crear un Embarque: En el asistente que se abre, puede seleccionar la

opción de crear un Embarque Back-to-back. El sistema creará un Padre y
un Hijo.
Seleccione los productos para la conversión de la Reservación a la
siguiente transacción:
En el cuadro de diálogo “Seleccionar Productos”, haga clic en "Seleccionar
todo" para convertir todos los productos y sus detalles, o haga clic en
"Piezas" para seleccionar sólo aquellos artículos que desee.
Por ejemplo, si ha reservado tres contenedores y recogió sólo uno en este

momento. Cree una Orden de Recogida para este caso y use el botón de
“Piezas” para seleccionar ese contenedor.
Si la Reservación tiene archivos adjuntos, cuando se lo convierte a un
Embarque, los archivos adjuntos se trasladan a la transacción de
Embarque; no son copiados.
• Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transacción del seguimiento
(si la transacción no está completa y usted no desea que se vea visible a
través de Magaya LiveTrack), seleccione la opción: Excluir del Segui-
miento.
• Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el docu-
mento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla.
• Historia: Para ver el historial de la reservación, seleccione la opción
“Historia” en el botón de Acciones. Por ejemplo, la siguiente pantalla
muestra un embarque que fue creado a partir de una reservación. Un
cuadro de diálogo se abre, mostrando todas las transacciones relacionadas
con esta reservación. Si usted necesita abrir el cuadro de diálogo de una
transacción, haga clic en el botón “Ver”. El botón ”Ir a” lo lleva al docu-
248
mento. Una vez allí, usted puede regresar a la reservación mediante el

botón de Atrás.
• Para establecer una Reservación como entrante o saliente: La dirección

de la reservación se puede cambiar de entrante a saliente. Cuando se
cambia el estado, se verá reflejado en la pestaña General del cuadro de
diálogo. Haga clic en el botón de Editar para ver el estado.
• Para cancelar una Reservación: Si necesita cancelar una reservación en el
caso de que un cliente decida no mover la carga en ese momento, haga clic
en Acciones y seleccione “Cancelar Reservación”. Un cuadro de diálogo le
pedirá que confirme la cancelación. El estado cambiará a "Cancelado".
Una transacción cancelada no puede ser utilizada para crear otra transac-
ción. Para cambiar el estado de “Cancelado”, utilice el botón de Acciones
de nuevo y desactive la opción de cancelación.
Al igual que con cualquier lista, puede filtrar la lista de Reservaciones. Esto es
especialmente útil cuando la lista crece mucho. Usted puede establecer un filtro
para mostrar sólo las reservaciones que desea ver. El botón Filtrar ofrece dos
opciones: Estándar y Avanzada. Para obtener más información sobre cómo
utilizar el botón de Filtrar, vea el tema “Filtros”.
249
250
CAPÍTULO 13: PROGRAMACIÓN DE VIAJE
INTRODUCCIÓN
Capítulo 13: Programación de Viaje
Introducción
Para los Transportistas, la Programación de Viajes es la lista de sus vuelos y/o

travesías reales. Para consolidadores de carga y agentes de carga, la función de
Programación de Viajes en Magaya Explorer proporciona un método para
guardar información sobre los vehículos de su propiedad o transportistas que
utiliza con regularidad que viajan a los mismos destinos.
Por ejemplo, si usted reserva vuelos desde Miami a Freeport, Grand Bahama,
cada semana, entonces al añadir la información de vuelo en la Programación de
Viajes hará que la información esté disponible cuando se programa una reserva,
ahorrándole tiempo. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el viaje desde la
programación, y ??toda la información se llenará automáticamente en la reser-
vación.
La función de Programación de Viajes se puede encontrar en la carpeta de
Reservaciones:
También puede dar a sus clientes acceso a sus viajes para que puedan enviar
solicitudes de reservación a través de Magaya LiveTrack. Para más detalles véase
el capítulo 5, “Magaya LiveTrack” en el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya.
Si está utilizando el interfaz de Magaya Ocean Carriers con INTTRA, consulte
el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
251
CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE
Cómo Crear una Programación de Viaje
TASK
1. Vaya a la carpeta de Reservaciones y seleccione Programación de
Viajes.
2. Haga clic en el botón Agregar y seleccione el tipo de viaje que desea
crear: importar o exportar para un viaje aéreo, marítimo o terrestre
(Cuando se trabaja en el cuadro de diálogo, haga clic de pestaña en
pestaña para introducir datos. Utilice los menús desplegables para
seleccionar de las listas de preestablecidos. Para añadir información a
un menú desplegable, haga clic en el signo de más verde en la barra de
herramientas en miniatura que aparece con el menú desplegable).
3. La pestaña General tiene campos específicos según el tipo de viaje
(aéreo, marítimo, o de tierra).
• Para un Programa de Viaje Aéreo (en la foto), el número de vuelo se
rellena automáticamente en la pestaña General (Las pantallas para
252
importación y exportación aérea son las mismas. Note la flecha de

salida, lo que indica que es de exportación).
• Seleccione el Transportista en el menú desplegable.

• Escriba una descripción del vuelo (opcional).
• Introduzca el peso y el volumen de Capacidad del Viaje (Si es necesario,
puede cambiar la unidad de medida utilizando el menú desplegable).
• Para un Programa de Viaje Marítimo (ver abajo), el número de viaje se
rellena automáticamente. Las pantallas son las mismas para la import-
253
ación y la exportación.
• Escriba el numero de Reservación.

• Todos los campos de Fecha y Hora se rellenan automáticamente.
Cámbielas a las fechas y horas correctas. Desmarque cualquier campo
de fecha que no se utilizará en este viaje.
• Introduzca la capacidad en peso y volumen para el buque (para la cant-
idad de espacio que usted haya contratado con la naviera. La unidad de
254
medida se puede cambiar si es necesario utilizando el menú desple-

gable).
• Para un Programa de Viaje Terrestre, el número de viaje se rellena
automáticamente. Las pantallas para la importación y la exportación
son las mismas.

• Escriba una descripción de los bienes que serán entregados, si se
conoce esta información (esto es opcional).
• Introduzca la capacidad en peso y volumen para el camión (para la cant-
idad de espacio que usted haya contratado con el transportista. La
unidad de medida se puede cambiar si es necesario utilizando el menú
desplegable).
4. La pestaña Entidades es utilizada solamente por los Consolidadores

de Carga y Agentes de Carga, no por los Transportistas. Para obtener
más información sobre cómo introducir la información en esta ficha,
vea el tema de los Embarques. La pantalla es la misma para la import-
ación y exportación por aire, mar y tierra.
5. En la pestaña de Ruta, introducir la información de salida y arribo para
el viaje. Las pantallas de viajes por aire, mar y tierra tienen campos
específicos para cada tipo de viaje. Para obtener más información sobre
255
cómo introducir información en esta pestaña, consulte el tema sobre

“Embarques”.
6. En la pestaña de Equipos, haga clic en el botón Agregar para selecci-
onar el tipo de contenedores u otros equipos utilizados para el trans-
porte de carga. En esta pestaña se adicionan los contenedores que
están disponibles para este viaje. Cuando se crea una reservación para
este viaje, usted puede elegir de entre los contenedores disponibles. El
estado de los contenedores se muestra, indicando si están disponibles
o si ya han sido reservados. La adición de contenedores en esta pestaña
se hace comúnmente para los viajes marítimos.
• Introduzca el número de piezas. La descripción es opcional. (Puede

editar o eliminar un elemento haciendo clic sobre él).
7. En la pestaña de Reservaciones, se puede ver una lista de todas las
reservaciones que ya se han hecho para este viaje. Los totales en la
parte inferior le indican cuánto espacio ya se ha reservado en este viaje.
256
Si usted no tiene reservaciones para este viaje, esta pestaña estará

vacía.
8. En la pestaña de Productos, se muestran los productos (o la carga

suelta) que se registran para este viaje, conforme se introducen en las
reservaciones.
9. Añadir eventos a la pestaña de Eventos.

10. Opciones: Para agregar notas, utilice la pestaña de Notas. Estas notas
se incluyen en los documentos. (La pestaña de Notas Internas es para
las notas dentro de su empresa). Para más detalles, consulte el tema
257
“Notas”. (La pestaña de notas y de notas internas son iguales para todas
las reservaciones). Agregue archivos adjuntos, según sea necesario.
RESULT:
Una vez que haya terminado de ingresar la información en el cuadro de diálogo
de Programación de Viajes y hacer clic en Aceptar, el viaje estará disponible
para su uso en Magaya Explorer y en Magaya LiveTrack. También puede config-
urar el sistema para aceptar reservaciones definidas en la Programación de
Viajes. Vaya a Mantenimiento > Configuración y marque la casilla.
Por ejemplo, cuando se crea una reservación, se puede seleccionar el itinerario
del viaje y se llenarán todos los campos con la información apropiada en el
cuadro de diálogo de Reservaciones. Para más información, véase también el
capítulo de Reservaciones en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo
System, y ver también el capítulo sobre el interfaz de Magaya Ocean Carriers con
INTTRA en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
258
Acciones que Puede Realizar desde la Programación de Viajes
Las siguientes acciones se pueden realizar desde la Programación de Viajes

usando el botón de Acciones, o haciendo clic derecho sobre el viaje:
• Reportes: Pueden hacerse reportes acerca de los viajes en función de

alguno de los campos que figuran en la lista de reportes. El reporte se
puede guardar o enviarse por correo electrónico.
• Crear Consolidación: Se abrirá un asistente que le permite crear un envío
consolidado a partir del viaje. Las Reservaciones del viaje se convertirán en
los embarques hijos, y el viaje se convertirá en el embarque padre para la
consolidación. Usted puede optar por hacer que el número de embarque
sea el mismo que el número de reservación. Cualquier archivo adjunto del
viaje será trasladado, no copiado, a la transacción de Consolidación.
• Crear una Copia: La copia del viaje contendrá la misma información
excepto por el Número de Viaje, que el sistema Magaya le asignará
automáticamente.
• Ver una Reservación: Se abrirá una nueva lista que mostrará las reserva-
ciones asociadas con este viaje.
259
• Ver Productos: Se abrirá una nueva lista que muestra los productos en
este viaje.
• Configurar Columnas: Utilice esta opción para seleccionar las columnas
que desea mostrar en la lista de la Programación de Viajes.
• Importar y Exportar Datos: Utilice esta opción para importar o exportar
datos desde o hacia la base de datos Magaya en formato CSV, XML u otros
formatos.
• Ver el Historial de un Viaje: Se abre un cuadro de diálogo mostrando las
transacciones relacionadas con este viaje.
Detalles: Para ver los detalles de cualquier viaje, haga clic en el botón de
“Detalles”. Se abre un panel donde se pueden ver más detalles de cualquier viaje,
seleccionando en el menú desplegable.
260
CAPÍTULO 14: CREANDO EMBARQUES
INTRODUCCIÓN A LOS EMBARQUES
Capítulo 14: Creando Embarques
Introducción a los Embarques
Magaya Explorer le ofrece muchas maneras diferentes para crear envíos:

• Utilice el asistente para crear un embarque consolidado o un embarque
directo aéreo, marítimo y terrestre (importaciones y exportaciones) utili-
zando los botones en la barra de herramientas principal. En esta sección
del manual se explica este método.
• Cree un envío desde el menú de Archivo seleccionando Archivo > Nuevo
y eligiendo Embarque Aéreo, Marítimo o Terrestre.
• Haga clic en una carpeta de su carpeta de embarques y seleccione Agregar
Embarque y el tipo.
• Convierta una transacción existente, como por ejemplo una Cotización o
una Reservación, en un embarque.
Los pasos, las pantallas y las pestañas para la creación de los embarques son los
mismos para la importación y la exportación, por lo que utilizaremos un
embarque de exportación como ejemplo. Posteriormente discutiremos en qué
difieren las importaciones.
Para crear embarques Back-to-Back, utilice el botón Acciones en reserva.
El primer ejemplo muestra cómo utilizar el asistente de Embarque Directo.
Vamos a utilizar un embarque aéreo de exportación como ejemplo.
El segundo ejemplo explica cómo utilizar el Asistente de Consolidación de crear
un embarque marítimo de exportación.
Pasos para Crear Embarques

En esta sección se muestra cómo crear embarques en el software Magaya utili-
zando los asistentes de embarque. El primer ejemplo es un embarque directo, y
el segundo ejemplo es de una consolidación.
261
PASOS PARA CREAR EMBARQUES
CREAR UN EMBARQUE DIRECTO
Crear un Embarque Directo
Siga las siguientes instrucciones para crear un embarque de exportación aérea

utilizando el asistente de embarque directo. El procedimiento para embarques
directos marítimos y terrestres es el mismo que el de este ejemplo.
Sugerencia: Los embarques directos a menudo se utilizan si no está trabajando
con un agente de destino.
TASK
1. Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer
y haga clic en la flecha al lado del botón Aéreo. En el menú desplegable,
seleccione Asistente para Embarque Directo (Exportación).
2. Introduzca la información en la primera pantalla del asistente de la

siguiente manera. Note que el Nombre del Embarque se rellenan
262
automáticamente (Se puede cambiar simplemente escribiendo sobre

él).
• Seleccione la compañía transportista en el menú desplegable (en este

ejemplo se utiliza LAN Cargo). Usted puede agregar el Transportista al
menú desplegable si no está en la lista haciendo clic en el signo + de
más.
• Introduzca el Número de Guía Aérea (o haga clic en el botón Cambiar
para seleccionar de entre una lista preestablecida de números. Para
definir la numeración, vaya a Mantenimiento > Transportistas. Haga clic
263
en el transportista y vaya la pestaña de Aerolínea). Debe introducir un

transportista para que el botón de “Cambiar” funcione.
• Escriba el numero de Reservación.
• Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el
lugar es Miami).
• Los campos de “Realizado por” y “Fecha de Realización” son rellenadas
por el sistema. Si necesita cambiarlos, utilice el menú desplegable.
• Escriba el Valor Declarado para Transporte y Aduanas de EE.UU. (Si deja
estos campos en blanco, "NVD" para no valor declarado y "NCV"
aparecerán en el formulario de Guía Aérea).
• Escriba una descripción de las mercancías, si la conoce (opcional). Esta
descripción aparecerá en la Guía Aérea Padre; la carga individual no
serán listada.
El botón con los tres puntos al lado del campo de Descripción se utiliza
para añadir cláusulas a la descripción. Seleccione una cláusula o añada
una nueva.
• Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asis-
tente.
3. Introduzca la información en la pantalla de Entidades de la siguiente

manera:
• Seleccione el Expedidor de la lista desplegable (Esta lista desplegable y

otras en la pantalla le mostrarán todas las entidades, no sólo de Expedi-
264
dores. Si se trata de una lista larga, escriba la primera letra de la empresa

que desea, y la lista se posicionará en esa parte de la lista). Nota: Si va a
crear un EEI para este envío, el Expedidor debe tener un número de
identificación en su perfil (en la carpeta de Mantenimiento).
• Seleccione el Consignatario Final de la lista desplegable.
• Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es del
caso.
• Seleccione el Agente de Carga en el menú desplegable (Su empresa, si
usted es un agente de carga).
• Seleccione el Agente de Destino en el menú desplegable (Cuando un
agente de carga crea un embarque directo, el transportista podrá
manejar las transacciones en lugar de un agente de destino. Si es así, la
Liquidación mostrará que monto se le debe a usted).
• Los campos de “Cliente a Facturar” se rellenarán automáticamente en
función de la información introducida.
tente.
4. Introduzca la información en la pantalla de Asignación de la Ruta de la

siguiente manera:
• Los campos de Modo de Transporte y de Transportista se rellenan

automáticamente. El sistema filtra otros modos de transporte y muestra
265
sólo aéreo. El botón con los tres puntos abre una lista de modos de
transporte adicionales que puede elegir si es necesario.
• Introduzca el número de vuelo. Si se trata de una vuelo exclusivo para
pasajeros, sólo la carga de un exportador conocido se puede cargar. El
estado de Exportador Conocido se encuentra en la caja de diálogo del
perfil de la entidad, en la pestaña de “Términos de Pago”.
• Rellene la información de Salida y de Arribo mediante el uso de los
menús desplegables.
• Haga clic en el botón Siguiente para ir a la página siguiente.
5. Seleccione los documentos que necesita añadir a este embarque

aéreo:
• Por ejemplo, haga clic en la casilla situada junto al documento que

desea, como por ejemplo la opción de Guía Aérea. Aparecerá una marca
en la casilla junto al nombre del documento. Esta guía aérea aparecerá
ahora con la documentación de embarque, y toda la información de
este asistente aparecerá en ella. Puede agregar tantos documentos
como sea necesario.
• Los documentos pueden ser vistos en línea en LiveTrack. Para cambiar
que documentos se muestran en línea, vaya a Mantenimiento > Config-
266
uración > Documentos de Embarque. Para obtener instrucciones paso a

paso, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya.
• Se pueden agregar Comprobantes de Embalaje con todos los detalles
de los artículos o resúmenes de los números de pieza.
• Utilice la opción “Plantillas” para utilizar documentos que contienen
información que utiliza con regularidad (Se pueden crear Plantillas copi-
ando un documento de la carpeta de Plantillas, que se encuentra en la
carpeta Misceláneas. Los ejemplos incluyen una Carta de Crédito en un
Conocimiento de Embarque con la información bancaria que ha
agregado y que será la misma para los muchos embarques).
• Haga clic en el botón Siguiente para ir a la próxima pantalla en el asis-
tente.
6. Seleccione la carga que necesita enviar mediante el uso de la lista de

artículos de carga y del inventario (Si no puede ver los artículos que está
267
buscando, comprobar si hay un filtro activo, lo que limita la carga que

usted ve, o verifique si la carga es de un exportador conocido).
• Seleccione un botón de entre los siguientes para elegir el método de

registrar la carga:
Almacén: Para seleccionar del Recibo de Almacén (para embarcar de la
misma manera en que recibió los artículos). Cualquier cargo del RA
serán transferido al embarque y aparecerá en la pestaña de Cargos.
Recogida: Para la carga que no viene a su almacén. Para incluir los artí-
culo de una Orden de Recogida en un embarque, la Orden de Recogida
debe tener un estatus de “Arribando”.
Inventario: Para embarcar por número de parte (utilizado por distri-
buidores).
Escáner: Para el uso de escáneres de mano para leer códigos de barras.
Se requiere el módulo de extensión Magaya Bar Code.
Localizaciones: Seleccione los artículos directamente desde su local-
ización en el almacén.
• Haga clic en los artículos que desea incluir en este embarque. En este
ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacén. Si usted está
seleccionando sólo algunos de los artículos de un Recibo de Almacén,
haga clic en el botón de Piezas e introduzca el número de artículos. Para
este ejemplo, hay un total de 38 acondicionadores de diesel
disponibles. Para enviar sólo el 5, introduzca 5 en el cuadro de diálogo
de Piezas. El número total de unidades disponibles es el primer campo
en la serie antes del nombre del artículo: 38. El campo 10 es el número
268
de Orden de Recogida. 24 es el número de Recibo de Almacén (Se

puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic en el botón
Configurar).
tente.
7. Marque la casilla si desea volver a reempacar la mercancía. Si usted

no desea reempacar, deje la casilla sin marcar y vaya a la siguiente
pantalla.
• Si usted vuelve a empacar, haga clic en el botón Reempacar. Un cuadro

de diálogo se abre. Esto reempacará todos los artículos dentro de un
contenedor. Si la carga debe ser embalada en más de un contenedor, no
utilice este botón Reempacar: Vaya al embarque y utilice el botón de
Reempacar de la barra de herramientas de la carga. Para más detalles,
consulte la sección “Reempaque de Carga”.
• Introduzca la información en el cuadro de diálogo según sea necesario:
Seleccione el tipo de contenedor y digite las dimensiones. Este puede
ser un contenedor aéreo como por ejemplo un LD o una paleta ordi-
naria. Introduzca la información en las otras pestañas, según sea nece-
269
sario, y haga clic en el botón OK cuando haya terminado. Usted estará

de regreso en el asistente. Haga clic a la siguiente pantalla del asistente.
8. Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya

Explorer.
• Si necesita agregar una nueva carpeta, haga clic en el botón Nueva

Carpeta. Cuando termine, haga clic para ir a la siguiente pantalla en el
asistente.
9. En la pantalla Resumen, compruebe la información del embarque. Para
realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la
270
pantalla que usted necesita.
10. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.
RESULT:
Toda la información del asistente se transfiere automáticamente para crear un
embarque. Magaya Explorer muestra una lista de los documentos en el panel
superior, las pantallas y las pestañas de embarque (lo mismo que en el asistente),
271
y la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo de la barra de herra-

mientas de Embarque y de la barra de herramientas de Carga.
En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de nuevo

cuando sea necesario. Se puede añadir o descargar más carga. Los totales para el
número de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la parte inferior.
Desde aquí se puede configurar el embarque en tránsito, su liquidación, y otras
opciones. Esto se explican en detalle en el tema “Trabajar con los Embarques”.
Dividir un Embarque en Sub-embarques
Si usted tiene un embarque Hijo que contiene la carga de diferentes Recibos de

Almacén, puede desglosar ese embarque Hijo para que pueda presentar EEIs
para cada Hijo y declarar la carga para cada expedidor.
1) Haga clic en la flecha al lado del botón de Hijos en la barra de herramientas
de Embarque, y seleccione la opción “Desglosar en Sub-embarques”.
2) En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione cómo desea dividir los
Hijos:
• Por Expedidor
• Por Consignatario
• Por Ambos (esto crea una consolidación)
Otras opciones en el cuadro de diálogo (por lo general utilizado al convertir un
embarque directo en una consolidación):
• Generar cargos para los embarques hijos creados.
• Incluir los documentos por defecto
272
CREAR UNA CONSOLIDACIÓN
Haga clic en el botón Actualizar para ver los subembarques creados.

Ahora puede presentar la EEI para cada embarque Hijo, según sea necesario.
Aduanas le enviará de vuelta la información ITN.
Crear una Consolidación
En esta sección se muestra cómo crear un embarque marítimo de exportación

consolidado en el software Magaya usando el asistente. El procedimiento es el
mismo para consolidaciones aéreas y terrestres.
TASK
1. Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer
y haga clic en la flecha al lado del botón Marítimo. En el menú desple-
gable, seleccione Asistente para Consolidación (Exportación).
273
2. Introduzca la información en la primera pantalla del asistente de la

siguiente manera.
• El nombre del embarque se llena automáticamente. Para cambiarlo,

escriba sobre el (Para configurar la numeración, vaya a Opciones >
Configuración > Numeración de Documentos).
• Introduzca el Número de Guía Marítima Padre (de la naviera).
• Introduzca el Número de Reservación (de la naviera).
• Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el
lugar es Miami).
• Los campos de “Realizado por” y “Fecha de Realización” son rellenadas
por el sistema con la fecha de hoy. Si necesita cambiarlos, utilice el menú
desplegable.
• Escriba el Valor Declarado. Si lo deja en blanco, el sistema va a llenarlo
con “NVD” (No hay valor declarado) en el Conocimiento de Embarque.
• Escriba una descripción general de las mercancías, si usted la conoce
(opcional).
• Agregue una cláusula preestablecida en el campo de descripción haci-
endo clic en el botón con los tres puntos. Un ejemplo de opción de cláu-
274
sula preestablecida es “Consolidación de acuerdo con el manifiesto de

carga adjunto”.
tente.
3. Introduzca la información en la pantalla de Entidades a nivel del

embarque Padre de la siguiente manera:
• Seleccione el Expedidor de la lista desplegable. El expedidor será

llenado automáticamente con la información de su empresa (si usted es
un agente de carga). Si va a crear y enviar un EEI para este embarque, el
275
expedidor debe tiene un número de identificación en su perfil (en la

carpeta de Mantenimiento de Magaya Explorer).
• Seleccione el Último Consignatario de la lista desplegable. (Para una
consolidación, el consignatario será el agente de destino).
• Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es del
caso.
• Seleccione el Agente de Carga en el menú desplegable (Su empresa, si
usted es un agente de carga).
• Seleccione el Agente de Destino en el menú desplegable.
tente.
4. Introduzca la información en la pestaña de Ruta de la siguiente manera

(en una consolidación, la información de ruta se copiará en todos los
embarques Hijos):
• El campo de Modo de Transporte se llena automáticamente. (El sistema

mostrará sólo las opciones de tipo de transporte marítimo. Para obtener
276
más opciones, haga clic en el botón con los tres puntos. Un Buque LCL.
Un Buque, en Contenedor es FCL).
• Introduzca el punto de origen o el número de Zona Franca (FTZ). El
punto de origen es la ciudad donde se inicia el transporte.
• Seleccione el puerto donde se va a embarcar la carga (2).
• Introduzca el nombre o número del muelle o terminal, si lo conoce.
• Seleccione la empresa de pre-transporte y el lugar donde van a recibir
los artículos (1).
• Seleccione transportista de exportación (la naviera).
• Seleccione el nombre del buque y la bandera, e introduzca el número de
identificación de viaje.
• Seleccione el puerto donde se va a desembarcar la carga (3).
• Seleccione el lugar (ciudad) donde entregará la carga el transportista (4)
(Los datos de los puertos de carga y descarga y el lugar de recepción por
277
parte del pre-transportista provienen de la lista de Puertos en la carpeta

de Mantenimiento).
tente.
5. Seleccione los documentos para el embarque Padre:
• Por ejemplo, haga clic en la casilla de verificación para Conocimiento de

Embarque y Manifiesto de Carga. Aparecerá una marca en la casilla que
junto al nombre del documento. Estos documentos aparecerán ahora
con la documentación de embarque, y toda la información de este asis-
tente aparecerá en los campos correspondientes de los documentos.
• Los documentos se pueden ver en línea en LiveTrack. Para cambiar que
documentos se muestran en línea, vaya a Mantenimiento > Configura-
ción > Documentos de Embarque. Para obtener instrucciones paso a
paso, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya.
• Utilice la opción “Plantillas” para utilizar documentos que contienen
información que utiliza con regularidad (Se pueden crear Plantillas copi-
278
ando un documento de la carpeta de Plantillas, que se encuentra en la

carpeta Misceláneas. Los ejemplos incluyen una Carta de Crédito en un
Conocimiento de Embarque con la información bancaria que ha
agregado y que será la misma para los muchos embarques).
tente.
6. Seleccione la carga que necesita embarcar:
• Seleccione un botón de entre los siguientes para elegir el método de

registrar la carga:
Almacén: Para seleccionar del Recibo de Almacén (para embarcar de la
misma manera en que recibió los artículos).
Recogida: Para carga que no viene de su almacén.
Inventario: Para embarcar por número de parte (utilizado por distri-
buidores).
Localizaciones: Seleccione los artículos directamente desde su local-
ización en el almacén.
Escáner: Para el uso de escáneres de mano para leer códigos de barras.
• Haga clic en los artículos que desea incluir en este embarque. En este
ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacén. Si usted está
seleccionando sólo algunos de los artículos de un Recibo de Almacén,
haga clic en el botón de Piezas e introduzca el número de artículos. Para
este ejemplo, hay un total de 35 zapatos Reebok de mujer disponibles.
Para enviar sólo el 12, introduzca 12 en el cuadro de diálogo de Piezas.
279
El número total de unidades disponibles es el primer campo en la serie

antes del nombre del artículo: 35. El campo 30 es el número de Orden de
Recogida. (Se puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic en
el botón de Configurar).
• Los Hijos están agrupados por defecto por Recibo de Almacén (el
número de RA es igual al número de Hijos que se van a crear). Los
campos personalizados creados para el RA se trasladarán al embarque.
Para seleccionar otra forma de agrupar la carga, seleccione el botón de
radio que desee. (Este paso no reempaca la carga, sino que organiza la
documentación. Se pueden organizar los documentos en función de
quién paga y cuánto detalle desea en sus documentos. Por ejemplo, si
el destinatario está pagando y quieren una embarque Hijo, entonces
agrupe por consignatario. Si quieren un embarque Hijo por expedidor,
agrupe por expedidor).
• Usted puede agregar un Hijo para la carga que no tiene un recibo de

almacén haciendo clic en el cuadro para añadir hijos adicionales y
280
escribiendo el número de Hijos. También puede utilizar esta opción si

desea agrupar los elementos de una manera diferente.
• El sistema está configurado por defecto para ser llenado en orden

inverso. Esto carga de primero los artículos de su almacén que recibió
más recientemente.
• Haga clic en el botón de Siguiente para ir a la pantalla siguiente.
7. Si desea reempacar la carga, haga clic en la casilla de verificación.

Luego haga clic en el botón de Reempacar y complete la información
en el cuadro de diálogo.
• Esto reempaca la carga de todos los Hijos en un contenedor a el nivel del

Padre. Para más detalles, consulte la sección “Reempacar la Carga”.
8. Seleccione documentos para los embarques Hijos (La pantalla es la
misma que la de los documentos del embarque Padre). Asegúrese de
que aparezca una marca en la casilla de verificación cuando se selec-
281
ciona un documento. Esto agregará el documento seleccionado a cada

Hijo.
9. Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya

Explorer.
282
10. En la pantalla Resumen, compruebe la información del embarque. Para

realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la
pantalla que usted necesita.
11. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.
RESULT:
Toda la información del asistente se transfiere automáticamente para crear un
embarque. Magaya Explorer coloca cada documento en la carpeta de Embarque,
lista el Conocimiento de Embarque del Hijo y otros documentos en el panel
superior. Las pantallas y pestañas de embarque (lo mismo que en el asistente), y
283
TRABAJANDO CON EMBARQUES
la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo de la barra de herramientas

de Embarque y de la barra de herramientas de Carga.
En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de nuevo

cuando sea necesario. Se puede añadir o descargar más carga. Los totales para el
número de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la parte inferior.
En las pantallas de embarque y con los botones de las barras de herramientas,
puede establecer el embarque en tránsito, liquidarlo, y otras opciones. Esto se
explican en detalle en el tema “Trabajando con Embarques”.
Trabajando con Embarques

Este tema proporciona una visión general de la pantalla de embarque, su barra
de herramientas y las funciones disponibles cuando está trabajando en sus
embarques. Aquí también se explica cómo trabajar con las pestañas de
embarque, cómo volver a empacar la carga, y cómo liquidar un embarque.
284
INTRODUCCIÓN AL TRABAJO CON EMBARQUES
Introducción al Trabajo con Embarques
Magaya Explorer muestra los embarques en tres paneles. Los paneles y barras de
herramientas son las mismas para los embarques entrantes y salientes sean
aéreos, marítimos o terrestres.
• La Lista de Documentos muestra los documentos, tales como las Guías

Aéreas o Manifiesto de Carga y cualquier embarque Hijo que se haya
agregado a ese embarque. Para ver un documento, haga doble clic en él.
Para copiar, cortar, eliminar o enviar un documento, haga clic derecho
sobre él y seleccione del menú emergente.
• El panel de datos de embarque muestra todos los datos de este embarque
organizados en pestañas. Los campos en las pestañas se pueden editar
según sea necesario. Si utiliza el asistente para crear un envío, los datos del
asistente aparecerán en estas pestañas.
• La Lista de Carga muestra la carga en el embarque. Por encima de la Lista
de Carga está la Barra de Herramientas de Carga que le permite modificar
el contenido de la Lista de Carga.
• La Barra de Herramientas de Embarque cubre el ancho del panel de datos
de embarque y la Lista de Carga. Los botones de la Barra de Herramientas
de Envío incluyen un botón de Liquidación, un botón de Aduanas, uno
para agregar documentos a un embarque, y mucho más. Estas funciones
se explican en las siguientes secciones del manual.
Las carpetas de Magaya de la izquierda muestran las carpetas de Embarques. Al
hacer clic derecho sobre una carpeta o documento, aparece un menú emergente.
Las opciones del menú varían. En este ejemplo muestra el menú emergente para
la Guía Aérea. El documento se vincula automáticamente al embarque, pero
también se puede desvincular si desea agregar información manualmente al
documento. Si el documento está vinculado, y realiza cambios a cualquiera de
285
los campos en las pestañas del embarque, el sistema añadirá los cambios al
documento y sobrescribirá los cambios manuales hechos al documento.
Recargar los datos significa que la información en los campos de las pestañas se
colocará en el documento.
286
El embarque Padre es la carpeta superior. Expanda para ver los hijos debajo de
ella. Todos los documentos enumerados en el hijo pertenecen al Hijo. Los docu-
mentos Padre están después de los embarques Hijos.
Al hacer clic en el Padre, en el botón “Padre” aparece en gris en la barra de herra-

mientas de embarque. Al hacer clic en un Hijo, el botón Padre estará disponible.
Esto es útil si tiene una larga lista de embarques Hijos; usted rápidamente puede
ir al embarque Padre en lugar de desplazarse por la lista.
287
TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE EMBARQUE
Trabajando con la Pestaña de Embarque
Toda la información introducida en el asistente de embarque aparece en las

pestañas. Usted puede verificar o hacer cambios haciendo clic en la pestaña e
introduciendo información en los campos.
Pestaña General
La pestaña General tiene campos específicos para el tipo de embarque que
usted está haciendo (aéreo, marítimo o terrestre). Echemos un vistazo a cada
uno.
288
PESTAÑA GENERAL
Un Embarque Aéreo tiene los siguientes campos en la pestaña General:
Los datos introducidos en el asistente aparecen en los campos. Usted puede

hacer cambios si es necesario. Si no utiliza el asistente para crear un embarque,
introduzca la siguiente información en los campos:
• El Nombre de Embarque es asignado automáticamente por el sistema.
Para cambiarlo, escriba sobre el. Para configurar la numeración, vaya a la
carpeta de Mantenimiento y haga clic en Configuración. (Es el mismo
para el aéreo, marítimo o terrestre). Si copia un embarque para crear otro,
haga clic en el botón de flecha al lado del campo de “Nombre del
Embarque” para obtener el siguiente número de embarque disponible
para que no tenga dos embarques con el mismo número.
• Introduzca el Número de Guía Aérea de la aerolínea. Si el campo está en
gris, utilice el botón Poner. El botón Poner se utiliza para seleccionar el
número de guía de aire de una lista preestablecida de números dados a su
compañía por la aerolínea. Cree una lista preestablecida en la carpeta de
Mantenimiento > Transportista.
• Escriba el Número de Reservación.
• Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el lugar
es Miami).
289
PESTAÑA GENERAL
• El campo de “Realizado Por” se llena con el nombre del usuario (la

persona registrada en el sistema) y la “Fecha de Realización” es comple-
tada por el sistema con la fecha de hoy. Para cambiarla, utilice los menús
desplegables.
• Escriba el Valor Declarado.
• Escriba una descripción general de las mercancías, si la conoce (opcional).
• Introduzca una cláusula preestablecida, haga clic en el botón con los tres
puntos. La cláusula aparecerá en el campo de Descripción de la Carga,
sobrescribiendo la descripción.
Ahora echemos un vistazo a la pestaña General para realizar un Embarque
Marítimo:
• Las Fechas son llenadas de forma automática por el sistema con la fecha
de hoy. Cambiar la fecha de Salida y de Arribo y la hora para el embarque.
• Escriba el Valor Declarado de las mercancías.
290
PESTAÑA GENERAL
• Los totales para la Cantidades de las mercancías se muestran en la parte

inferior de la pantalla. Para cambiar las unidades de medida, haga clic en
el botón de Configuración.
El botón de Configuración tiene dos pestañas: una para establecer cómo

desea que sean llenados los formularios (mostrado aquí), y otra pestaña
para las unidades de medida.
291
PESTAÑA DE RUTA
Ahora echemos un vistazo a la pestaña General para un Embarque Terrestre:
• Escriba el Valor Declarado para las mercancías.

• Escriba la descripción general de las mercancías.
• El botón de Configuración tiene dos pestañas: una para la definir la forma
en que desea llenar los formularios (por ejemplo, guías aéreas y cono-
cimientos de embarque), y otra pestaña para las unidades de medida
(libras, kilos, etc).
Pestaña de Ruta
En la pestaña de Ruta para todo tipo de embarques (aéreo, marítimo y terrestre),

el modo de transporte es fijado por el sistema para el tipo de embarque. Usted
puede utilizar el menú desplegable o el botón con los tres puntos para realizar
cambios en el modo de transporte.
292
PESTAÑA DE RUTA
La pestaña de Ruta para un Embarque Aéreo contiene los siguientes campos:
• El campo de Transportista se llena desde el asistente (en este ejemplo). En

el caso de los embarques aéreos, el transportista se introduce en la pestaña
General, en la pestaña de Ruta, es de sólo lectura (en gris). Para cambiarlo,
vaya a la pestaña General.
• La pestaña de Ruta aérea incluye un lugar para añadir información de
transferencia de vuelo. Introduzca el aeropuerto, el transportista y el
número de vuelo para cada transferencia, según sea necesario.
• Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D)
y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar
a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos
Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el
puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también
esté disponible en la lista desplegable.
• Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este
embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación
Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.).
• Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que
recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen.
293
PESTAÑA DE RUTA
La pestaña de Ruta para un Embarque Marítimo contiene los siguientes

campos:
Los campos en la pestaña de Ruta Marítima son los mismos que se muestran en
las instrucciones para crear una Consolidación Marítima. Llene los campos con
la información de su embarque.
El Modo de Transporte es llenado automáticamente por el sistema.
• 1. Lugar de Recibo por el Pre-transportista: Este es el lugar donde el trans-
portista terrestre recogerá la carga para llevarla al puerto de embarque.
• 2. Puerto de Carga: Este es el puerto donde las mercancías serán cargados
en el buque.
• 3. Puerto de Descarga: Aquí es donde la carga va a ser descargada del
buque.
• 4. Lugar de Entrega del Embarque: Este es el destino final de los bienes - a
donde el transportista doméstico en el destino llevará los bienes.
294
PESTAÑA DE RUTA

La pestaña de Ruta para un Embarque Terrestre contiene los siguientes campos:
• El Modo de Transporte se define como “Por Camión” de forma predeter-

minada para embarques por tierra. El menú desplegable y el botón con los
tres puntos le da la opción de añadir nuevos modos de transporte.
• Introduzca el Número PRO, Número de Seguimiento, el Nombre y el
Número de Licencia del Chofer (opcional).
• Ingrese información, fecha y hora de Salida y de Arribo. (los menús
desplegables "A" y "De" utilizan la lista de los puertos para los nombres de
lugar).
295
PESTAÑA DE CARGOS

Pestaña de Cargos
Los cargos por flete y otros gastos se registran en la pestaña de Cargos. Si su

embarque fue creado a partir de una transacción anterior, los cargos que
introdujo en esa transacción, tales como un Recibo de Almacén, serán transfer-
idos al Embarque. También puede agregar o editar los cargos cuando se crea un
embarque.
La pestaña de Cargos muestra lo siguiente: Los Gastos son de color rojo, los
cargos de Ingreso son de color verde, se observa el estado de Abierto, Procesado
o Pagado, la descripción de la carga, si se trata de un cargo de Pre-pago (Sí o No),
Cantidad, y otra información.
296
PESTAÑA DE CARGOS
Haga clic derecho en una carga para ver las opciones, tales como la de Regenerar
Cargos abiertos, mover los cargos hacia arriba o hacia abajo para cambiar el
orden de presentación en los documentos, etc.
Al hacer clic en el botón de Adicionar, aparece un menú:
297
PESTAÑA DE CARGOS
• los cargos por gastos y los cargos por ingresos no están relacionados con
el movimiento de la carga. Ejemplos de ingresos incluyen la document-
ación y los honorarios por embalaje.
• Cargos de Gastos por Flete (y cargos de Ingreso por Flete) incluyen
combustible, recargos de seguridad, y el flete aéreo.
La siguiente es una captura de pantalla del cuadro de diálogo que se abre cuando
se agrega un cargo de Ingresos por Flete para un Embarque Marítimo:
Ejemplos de los cargos de ingresos por flete marítimo incluyen el Servicio de

Flete Marítimo y Recargo por Combustible. Estos están disponibles en el primer
menú desplegable “Cargo”. Este menú desplegable se llena desde la lista de
“Productos y servicios” (en la carpeta de Contabilidad); La Definición del Tipo
es “Flete” u “Otro flete”. Llenar en el resto de la información como sigue:
• Escriba una descripción adicional de la carga (opcional). Si se introduce
una descripción aquí, aparecerá en el documento de Guía Aérea o Cono-
cimiento de Embarque en lugar de la descripción de la “Clase de Servicio
de Flete”.
• Seleccione el cliente a quien se aplica el cargo (por ejemplo, el expedidor o
el destinatario). El botón de Tarifas abre el perfil de la entidad en el campo
de “Aplicar por”. Si usted está trabajando en el Cargo por Gastos de Flete,
el botón de Tarifas abrirá la pestaña de Tarifas del perfil del Transportista.
• Determinar si el cargo es Prepagado o Por Cobrar y seleccionar la opción
apropiada del menú desplegable (Los cargos prepagados se facturan en
origen. Cargos Por Cobrar se facturan en el destino).
298
PESTAÑA DE CARGOS
• Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los
cargos se mostrarán en las transacciones de las operaciones y en los docu-
mentos de embarque. Los cargos siempre aparecerán en las facturas de
pago y las facturas de cobro, incluso si usted no marca esta casilla.
• Habilitar Actualizar automáticamente: Para permitir la actualización
automática de un cargo, marque la casilla. Si usted hace un cambio a un
producto como el peso, el cargo para el nuevo peso se calcula y actualiza
de forma automática. Desmarque la casilla si no desea este cálculo
automático.
• Aplicar los cargos por peso, piezas, volumen, o por contenedores (Cuando
se cambia la forma de aplicar los cargos (peso, piezas, etc.), los totales en
la parte inferior se actualizan. Los campos sin sombra (amarillos) se multi-
plicarán de forma automática para calcular el total. Sólo tiene que rellenar
los campos sin sombra). Cada método de aplicación de cargos se explica a
continuación:
– Piezas: Para aplicar un cargo por piezas y calcular el total en función
del número total de piezas.
– Peso: Este es el peso bruto de todas las piezas en el embarque.
– Volumen: El volumen sumado de todas las piezas.
– Peso a Cobrar: En los embarques aéreos, el peso por el que se cobra
se calcula en base al peso del volumen (peso volumétrico); compare
el peso del volumen con el peso bruto y utilice la cifra mayor.
• Seleccione el método tarifario a emplear:
– Introduzca una Tarifa: Introduzca un valor.
– Introduzca un mínimo: Introduzca una cantidad mínima
– Introduzca un máximo: Introduzca una cantidad máxima
• Introduzca el número de piezas y el cargo. El total se calcula de forma
automática.
299
PESTAÑA DE CARGOS
La siguiente captura de pantalla de un cargo por Flete Aéreo muestra el Peso a

Cobrar:
El sistema Magaya Explorer le notificará del monto del peso a cobrar.

Generar Transacciones para un Embarque Hijo:
La pestaña de Cargos de un embarque Hijo cuenta con un botón de “Generar”
que se puede utilizar para generar las facturas de cobro correspondientes a un
embarque Hijo incluso si la consolidación no está listo para ser liquidada en su
totalidad, o si la consolidación se ha liquidado y se ha añadido un nuevo Hijo.
Para obtener información adicional acerca de cómo trabajar en la pestaña de

Cargos, consulte el tema sobre “Cargos”.
300
OTRAS PESTAÑAS
Otras pestañas
La pestaña de Entrega tiene información sobre el manejo de la entrega de la

mercancía al destinatario final en la parte final del embarque.
Si desea proporcionar una Prueba de Entrega a su cliente, haga clic en la
pestaña de Entrega, y marque la casilla para Información de Prueba de Entrega
(POD). Rellene la información necesaria. Si usted tiene el módulo de extensión
activo, la información recopilada usando el dispositivo de mano se carga en esta
pestaña, incluyendo las firmas de la persona que recibió los paquetes.
• El Agente de Entrega en Destino es la compañía a cargo de la entrega local

en el destino.
• La Dirección de Recogida en Destino es la dirección en donde se va a
recoger la carga para la entrega final, por ejemplo, el aeropuerto.
• Si marcó la casilla de POD, escriba abajo la fecha y hora de entrega, el
nombre de quien recibió la carga (la persona que firmó), y cualquier
comentario, como si el paquete quedó en manos de un vecino, etc. Esta
301
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EMBARQUE
información le será enviada después de que los bienes hayan sido

entregados. Si el agente de destino tiene un sistema Magaya, él introducirá
la información y ésta actualizará su sistema.
The La pestaña de Eventos muestra los eventos añadidos para el Padre y los
Hijos. Estos serán visibles en el seguimiento. Para más detalles, consulte el tema
“Eventos”.
Para obtener más información sobre la pestaña de Adjuntos, vea el tema
“Adjuntos”.
Para obtener más información sobre la pestaña de Notas, consulte el tema
“Notas”.
Si ha añadido campos personalizados, aparecerán en una pestaña personalizada
(Configure los campos personalizados en la carpeta de Mantenimiento en la
subcarpeta de Configuración).
La Barra de Herramientas de Embarque
La Barra de Herramientas de Embarque ofrece muchas funciones. Algunos de

los botones tienen una flecha al lado en la que usted puede hacer clic para más
opciones. A continuación se explica cada uno de los botones y lo que hacen:
Padre: Este botón lo posiciona en el embarque Padre, cuando está en la vista del
embarque Hijo. (Aparece en gris cuando ya se encuentra en el embarque Padre).
Embarques: Cuando necesita agregar un Hijo a una consolidación, tiene dos
opciones: 1) Seleccione la opción “Embarque Hijo” para agregar un Hijo a una
consolidación a la que va a introducir información en forma manual, o 2) selec-
cione “Asistente para Embarques Hijos” para utilizar el asistente para agregar
302
un embarque Hijo. Este botón también permite cargar Hijos a partir de la

carpeta de embarques por internet o desglosar el embarque en sub-embarques.
Adicionar Documento: Este botón tiene dos opciones: 1) Seleccionar un docu-

mento desde el Magaya Explorer, como por ejemplo una Guía Aérea, o 2), selec-
cionar “Otro documento”, que es un documento de su computadora, como por
ejemplo una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word.
Ganancia: Haga clic para ver las ganancias para una consolidación. Se abre una
lista con los detalles de todos los gastos, ingresos y ganancias para todos los
embarques Hijos.
Liquidación: Este liquida el embarque y crea las tareas de contabilidad corre-

spondientes (véase la sección sobre Liquidación).
Transacciones: Este botón tiene dos opciones: 1) Las Transacciones para la
Consolidación, que son todas las transacciones contables relacionadas con el
Padre y el Hijo, que se resumirán en una sola pantalla, y 2) Transacción para el
Embarque, lo que le permite editar las transacciones contables (Vea la sección
sobre la visualización de transacciones).
303
Enviar: Enviar la información de embarque y la documentación a un agente o a

otro usuario en Magaya Network. Esto enviará la transacción a otro usuario
Magaya, quien lo recibirá en su sistema Magaya, con lo cual el no tendrá que
volver a digitar la información del embarque.
Aduana: Se utiliza para acceder a las opciones de las Aduanas de EE.UU. Si el
botón está en gris, póngase en contacto con Magaya Corporation para activar
las opciones de Aduanas. Vea el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya para más información.
Productos: Este botón tiene opciones para mostrar u ocultar la lista de emba-
laje, para verificar la lista de embalaje, o para elegir las columnas de la lista de
empaque (Si tiene un escáner y el módulo de extensión Magaya Bar Code activo,
puede escanear cada artículo para mover los artículos de la lista de no verificado
a verificado).
Acciones: Hay muchas opciones disponibles en el botón de Acciones:
• Ponga o quite como En Tránsito, Recibido, o Entregado: Utilice esta
opción de menú para cambiar el estado de un embarque. Al poner el
embarque como En Tránsito, la carga ha salido de la bodega, y por lo tanto
los artículos dentro del embarque no pueden ser modificados. El estado se
actualiza en la Lista de Embarque en la carpeta de Almacenaje. La lista de
Recibos de Almacén también se actualizará (Estas opciones son para las
importaciones. Consulte el tema de Importaciones para más detalles).
• Ponga como Entrante o Saliente: Esta opción cambia la dirección de un
embarque. “Entrante” es un embarque que su empresa está recibiendo (las
importaciones). “Saliente” es un embarque que su empresa va a enviar (las
exportaciones).
• Agregar a un trabajo: Esta función está disponible en Magaya Supply
Chain Solution. Le permite conectar un embarque con un trabajo y el
progreso actualizado en la pantalla de Trabajo. Por favor, consulte el
Manual de Cadena de Suministro Magaya.
• Las opciones de Recepción y Entrega son para las importaciones. Vea el
tema sobre “Importaciones” para más detalles.
• Reportes: Utilice esta opción para crear un reporte para el embarque selec-
cionado, como por ejemplo un reporte de carga por expedidor, por
consignatario, etc. La opción de reporte de Manifiesto de Carga está
disponible aquí.
• Historia: Usted puede ver el historial de todas las transacciones que están
relacionadas con este embarque. Puede ir al documento o la transacción
(el cuadro de diálogo) para cualquier elemento que aparece en la lista del
Historial (La opción de Historia en el botón Acciones se muestra en
negrita, lo que indica esta es la opción predeterminada para el botón de
Acciones. Esto significa que si hace clic en el botón de Acciones, en lugar
304
de en la flecha para seleccionar una opción, aparecerá la pantalla de

Historia).
• Verificar Cargos:Esto muestra una pantalla de resultados de la verificación
de los cargos de un embarque en comparación con las tarifas que ha
definido en el sistema. Haga clic en el botón “Crear” para crear un Consejo
de Corrección de los cargos. Este formulario estará disponible en la lista
de documentos en la pantalla de embarque. Esta opción es utilizada
comúnmente por las compañías aéreas para verificar los cargos que
calculan sus clientes. Si hay una diferencia, el sistema le avisará.
Para los embarques marítimos, el botón de Acciones le dará acceso a los

mensajes de la naviera (INTTRA), un módulo de extensión de Magaya.
El Seguro de Carga también está disponible en el botón de Acciones. Para
obtener información sobre seguros de carga, consulte el Manual del Software de
Comunicaciones Magaya.
305
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE CARGA
La Barra de Herramientas de Carga
La barra de herramientas de carga le permite trabajar con la carga de su

embarque. Al nivel del embarque Hijo, podrá ver la carga de ese Hijo; a nivel del
Padre, verá la consolidación de la carga para todas los embarques Hijos.
Puede hacer doble clic en cualquier elemento de la lista para abrirlo y ver los
detalles.
Si hay un contenedor entre los elementos de la lista y carga suelta que desee
incluir dentro del contenedor, haga clic y arrastre los elementos hacia el
contenedor.
Para cambiar las columnas de la Lista de Carga, haga clic en el botón de
Productos en la barra de herramientas de embarque y seleccione “Seleccionar
Columnas de Productos”.
La Barra de Herramientas de Carga tiene las siguientes opciones:
306
• Cargar: Esto abre otra pantalla para cargar mercancías en el embarque

Hijo que haya seleccionado, no a nivel del embarque Padre:
En esta pantalla, usted puede cargar los artículos de Recibos de Almacén,

Órdenes de Recogida, Inventario, Localizaciones, o mediante el escaneo.
Basta con seleccionar el botón apropiado en la parte superior de la
pantalla.
• Agregar: Utilice esta opción para añadir carga que no tenga un Recibo de
Almacén (para añadir sobre la marcha). Se abre la pantalla de Productos.
Vea el tema “Productos”.
• Descargar: Para eliminar carga de este embarque Hijo y volver a colocarlo
en el almacén en estado de “Disponible” (si es que era parte de un Recibo
de Almacén).
• Reempacar: Vea la sección “Reempacar la Carga”.
• Desempacar: Para mover algunos artículos fuera del contenedor. Los
artículos permanecerán en el embarque Hijo. Si hace clic en el botón de
Desempacar cuando se tiene un contenedor seleccionado, todos los
artículos de ese contenedor se desempacarán. Si hace clic en un artículo,
sólo ese artículo será desempacado del contenedor.
• Editar: Para realizar cambios.
Los iconos de la carga indican el estado de la carga:
• Celeste está Disponible
307
• Violeta está Cargado

• Verde Claro es que se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está
Arribando)
• Azul es Enviado
Los iconos se identifican en el Magaya Explorer en las listas como la lista de

Recibos de Almacén, la lista de Entregas de Carga, y la lista de Productos. Vea la
columna de Estado para los nombres y colores de los iconos.
308
Reempaque de la Carga
Para reempacar la carga dentro de un embarque, haga clic en el embarque en la

carpeta de Embarques para seleccionarlo y haga clic en el botón de Reempacar
en la Barra de Herramientas de Carga. Se abre un asistente.
• Seleccione el tipo de contenedor. El “contenedor” puede ser una paleta, un

contenedor marítimo, contenedores aéreos, etc. Este menú desplegable
toma sus definiciones de la lista de los Tipos de Embalaje (en la carpeta de
Almacenaje).
• Introduzca la descripción de la carga.
• Escriba el numero de contenedor.
• Introduzca los números de los sellos para el contenedor (para los
embarques marítimos solamente).
• Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario.
• Haga clic para marcar la casilla si desea agregar el peso de las piezas
contenidas en el peso total. Nota: Esto es necesario cuando se envía infor-
mación a Aduanas de EE.UU.
309
VERIFICAR CONTENIDO DEL PAQUETE
• Seleccione una localización en el almacén donde se encuentra este

contenedor.
• Agregue notas si lo requiere y haga clic en el botón Siguiente para ir a la
siguiente pantalla en el asistente.
• Si desea crear más de un paquete, marque la casilla “Crear varios
paquetes”. Por ejemplo, si usted recibe 1.000 piezas, pero vienen en cajas
de 50, marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso.
• Seleccione los artículos que desea incluir en el interior del contenedor.

• Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. El cargamento
será reempacado. Si desea agregar más artículos a este contenedor después
de haber terminado esta pantalla, puede seleccionar el contenedor en la
lista de cargas y hacer clic en el botón de Reempacar nuevamente.
Verificar Contenido del Paquete
Use esta opción para asegurarse de que todos los artículos correctos se cargan
en el embarque correcto.
310
VERIFICAR CONTENIDO DEL PAQUETE
Después de embarcar la carga, haga clic en la flecha al lado del botón de

Productos en la Barra de Herramientas de Embarque. Seleccione “Verificar
Lista de Embalaje”:
En la pantalla que se abre, aparecen todos los artículos para el embarque:
Conforme escanea cada elemento, este se mueve automáticamente de la mitad

superior de la pantalla a la sección de verificada.
Si el escáner falla en la lectura del código de barras, usted puede introducir el
código manualmente haciendo clic en la tecla “Entrar Código”. Un cuadro de
diálogo se abre para que escriba en el número de código de barras:
311
LIQUIDACIÓN
Crear un reporte de los artículos haciendo clic en el botón de Acciones.
Liquidación
Liquidación es el proceso que crea todo sus Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar y las Transacciones relacionadas con un embarque o una consolidación
en un solo paso.
Haga clic en el botón de Liquidación de la Barra de Herramientas de Embarque.
Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los
cargos de la pestaña de Cargos.
Para liquidar los gastos de un embarque Hijo separado de la consolidación en
su conjunto, haga clic en el botón de “Generar” en la pestaña de Cargos para el
embarque Hijo.
Los totales se muestran en la parte inferior. El conjunto de botones al lado de la
lista ofrece la posibilidad de configurar la liquidación, generar las transacciones,
y actualizar y filtrar la lista.
Las columnas por defecto en la pantalla de Liquidación son las siguientes:

• Número de Guía (el número de guía aérea o el conocimiento de embarque
marítimo/terrestre)
• Nombre del Cliente
• Descripción de la tarifa
• Costo Pre-Pagado (PP): Costo facturado en origen
• Costo por Cobrar: Costo facturado en destino
• Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen
312
LIQUIDACIÓN
• Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino

• Ganancia Bruta es el (Ingresos Pre-Pagados + Ingresos por Cobrar) -
(Costos Pre-Pagados + Costo por Cobrar)
• Nombre del agente
• Participación del Agente: Esta columna muestra la regla o fórmula, por
ejemplo el 50%, que se utiliza para calcular la participación del agente por
cargo (por línea detallada). No todos los cargos que se muestran tienen
una participación de agentes, normalmente sólo los cargos por transporte
son compartidos con un agente.
• Ganancias del Agente: El monto que va destinado al agente por tipo de
cargo.
• Su Ganancia: El monto que su compañía está haciendo por cargo después
de restar las comisiones del agente y del vendedor.
• Balance: El monto que el agente le debe a usted por cargo. Si el monto es
una cantidad negativa, entonces usted le debe al agente ese monto.
Al igual que con cualquier lista, puede elegir las columnas y cambiar el orden de
las mismas con el botón de Acciones. Las opciones incluyen la adición de un
vendedor y las dimensiones de la carga. En el cuadro de diálogo de “Configurar
Columnas”, también puede seleccionar columnas de las transacciones relacio-
nadas.
Cada línea en la lista de Liquidación detalla los pormenores de los gastos por
cada embarque Hijo, mostrando el monto por ingresos y el monto prorrateado.
La siguiente captura de pantalla destaca la sección de la lista de Liquidación que
muestra las guías aéreas del embarque Hijo, el nombre del cliente, descripción
de honorarios y costos:
313
LIQUIDACIÓN
• En este ejemplo hay dos Hijos (HAWB11 con cuatro cargos y HAWB12
con tres cargos). Todos los costos son pre-pagados.
La captura de pantalla siguiente destaca los ingresos para los embarques Hijos:
• Los cargos por Ingresos son Por Cobrar para HAWB11, y para HAWB12
los cargos por Ingresos son Pre-pagados.
La siguiente captura de pantalla destaca la participación y las ganancias del
agente, y sus ganancias y el balance desglosado por línea de lo que el agente le
debe a usted. (Un signo negativo significa que usted le debe al agente):
En este ejemplo estamos compartiendo el 50% del beneficio bruto de transporte

aéreo de mercancías con nuestro agente para ambos embarques Hijos.
La participación en las ganancias para el agente también puede ser preestab-
lecida en la carpeta de Mantenimiento; abra el perfil del Agente de Carga y haga
clic en la pestaña de Participación. La participación se puede establecer como un
porcentaje, un valor fijo, o la cantidad por unidad de peso, volumen o pieza.
314
LIQUIDACIÓN
• Para el cálculo de la participación por peso, multiplique la cantidad de

dinero (por ejemplo, $1,50) por el peso, la fórmula se introduce en la línea
sería: 1.50*W (Escriba un asterisco (*) para la función de la multipli-
cación). El peso se expresa en libras (lb).
• Para el cálculo de la participación por volumen (para el ejemplo anterior),
escriba la fórmula: 15*V. El volumen se expresa en pies cúbicos (ft3).
• Para calcular la participación por piezas (para el mismo ejemplo), intro-
duzca la siguiente fórmula: 15*P.
Para modificar la distribución de las ganancias con un agente para un embarque
de la lista de Liquidación, haga clic en la celda de la tabla e introduzca el número
y el símbolo de porcentaje. Después de introducir la fórmula, la cantidad será
calculada por el sistema y aparecerá en la columna.
Los totales en la parte inferior de la pantalla muestran:
• Costo: Pre-Pagado y Por Cobrar
• Ingresos: Pre-Pagado y Por Cobrar
• Ganancia Bruta: los ingresos restando los costos
• Ganancia del Vendedor (la persona que le trae el cliente; para crearlo, vaya
a Mantenimiento y al perfil del Vendedor)
• Ganancia del Agente (Para configurar la participación del Agente en las
ganancias, vaya a la carpeta de Mantenimiento y edite el perfil del Agente
de Carga).
• Su Ganancia
• Su Agente le Debe a Usted / Usted Debe a su Agente: El encabezado
correcto aparecerá, dependiendo de si la cantidad es pre-pagada o por
cobrar.
La ganancia del agente en la parte inferior de la pantalla será calculada según las
cantidades de las partidas. Si el agente cobra todos los gastos en el destino, su
agente le deberá y el sistema generará una factura para el agente. (Si el agente de
destino registra todos los cargos al crear un embarque de importación, entonces
ellos introducen “100%” en la columna de la Participación del Agente de los
cargos pre-pagados en origen. Para más información sobre las importaciones,
consulte el tema “Importaciones”).
Si usted cobra más dinero en el origen y tiene que pagar al agente, el sistema
creará una reintegro de cobro. En el ejemplo, hay una combinación de los
embarques Hijos pre-pagados y por cobrar. El sistema calculará si debe crear
una factura de cobro o un reintegro de cobro para el agente. Estas transacciones
contables aparecerán en la Lista de Transacciones después de generar los cargos.
315
LIQUIDACIÓN
La Liquidación es el lugar para detectar los errores de facturación. Si una línea

de la lista muestra un beneficio negativo, compruebe dos cosas: 1) si el importe
se incorporó a una cargo por costes (si es demasiado alta), o 2) si se está
cargando la cantidad correcta.
Generación de Transacciones Contables:
El sistema generará una factura de cobro para el agente (si es que le deben a
usted) o un reintegro de cobro (si es que usted le debe) para el agente. Esa oper-
ación aparecerá en la carpeta de Contabilidad y en la Lista de Transacciones, no
aquí en la Lista de Liquidación, ya que es el resultado de la Liquidación. Todas
las otras transacciones contables se crearán al hacer clic en el botón de Generar.
Para generar transacciones, haga clic en el botón de Generar. Un cuadro de
diálogo se abrirá enumerando las transacciones contables. Verifíquelas y haga
clic en el botón OK o en Cancelar para hacer correcciones. Los cargos incluidos
en las transacciones generadas cambiarán de “abierto” a “procesado” después de
la liquidación.
El botón de Actualizar recalculará la información de participación en los bene-
ficios a partir de la información en la carpeta de Mantenimiento para los
Agentes de Carga, para reflejar los montos preestablecidos en el sistema. Si
realiza cambios en la carpeta de Mantenimiento, el sistema volverá a calcular
sobre la base de la nueva información haciendo clic en el botón de Actualizar.
Para crear reportes basados en la liquidación, haga clic en el botón de Acciones
y seleccione la opción de crear un reporte por número de guía o por el nombre
del embarque. Estos son los reportes que puede enviar a su agente de destino,
para que el agente pueda ver los resultados de la liquidación.
Para configurar cómo se generan las transacciones en la liquidación, haga clic
en el botón de Configurar en la parte derecha de la pantalla de Liquidación. Un
cuadro de diálogo se abre. El sistema establece los valores por defecto como se
muestra en el cuadro de diálogo. Haga los cambios apropiados para su negocio.
316
LIQUIDACIÓN
Véase también la carpeta de Mantenimiento > Configuración > Contabilidad

para establecer la opción de liquidación de entrada y salida.
Las facturas generadas serán destinados a la cuenta de Cuentas por Cobrar

seleccionada aquí, en esta pantalla de Configuración. Las Facturas de Pago
generadas serán asignadas a Cuentas por Pagar que se configura en esta pantalla.
La comisión del Vendedor en el embarque se generará y registrará en la factura
por concepto de “Comisión de Ventas”.
El ingreso del Agente por participación en las ganancias se registra como
“Ganancia Compartida con Agente” en la factura y se resume en la factura.
Usted puede optar por ampliar el detalle (Puede resumirlo aquí y enviar un
reporte detallado).
El sistema selecciona de forma predeterminada la opción de ”Usar agente en
destino para cobrar”. El agente recogerá el dinero en el destino de los
embarques consolidados, y el sistema no generará facturas por los cargos que
son por cobrar; Se reunirán todos estos cargos en una sola factura de cobro para
el agente. Si usted no marca esta opción, el sistema creará las facturas de cobro
por todos los cargos (pre-pagados y por cobrar), y no habrá ninguna factura
317
LIQUIDACIÓN
para el agente en este caso. En el caso de un embarque directo, el transportista

actúa como agente de cobro y recibe los cargos por usted. Si los cargos son por
cobrar, el sistema creará un Crédito de Factura para el transportista con la cant-
idad que le adeudan.
El sistema también selecciona de forma predeterminada la opción de “Mostrar
detalles en transacciones generadas”. El sistema le mostrará todas las líneas de
la liquidación y las incluirá en la factura. También puede agrupar los cargos, por
ejemplo, para mostrar toda la carga marítima de los embarques Hijos agrupada
en una sola línea.
La opción de “Generar comisión del agente como costo” no está seleccionada
de forma predeterminada (está desactivada por defecto). Si no está seleccionada,
las cantidades que aparecen en las facturas de cobro generadas serán menores
que la cantidad que si este está marcada. Si no está seleccionada, el monto tendrá
la porción agente ya restada. Si está seleccionada, usted tendrá todo el ingreso y
la comisión estará en una línea separada en la factura de cobro.
Orden de Cálculo de las Ganancias: La participación del agente se puede
calcular en el mismo momento que la del vendedor, o después de que la
comisión de ventas haya sido deducida.
Generar una sola transacción para cada cliente: El sistema agrupará a todas las
transacciones de la misma entidad una sola transacción, tal como cuando hay
más de embarque Hijo del mismo cliente.
Generar transacciones con impuestos y sin impuestos por separado: Se sepa-
rarán las operaciones gravadas de las no gravadas, aunque pertenezcan a la
misma entidad.
La fecha de las transacciones se puede establecer como el día de hoy, la fecha de
creación, la fecha de salida, o la fecha de arribo.
Cuando un embarque de salida ha sido liquidado, una marca de verificación
roja aparecerá en la pestaña General:
Añadir, borrar, cortar o pegar de los embarques hijos de un embarque Padre

liquidado sólo lo puede hacer un administrador.
318
VER TRANSACCIONES
Ver Transacciones
Para ver todas las transacciones contables, haga clic en la flecha al lado del botón
de Transacciones en la Barra de Herramientas de Embarque. El botón de
Transacciones tiene dos opciones: ver las transacciones para el embarque o para
la consolidación.
Si selecciona ver las transacciones de una consolidación, se le mostrará un
resumen. Usted no podrá editar ninguna transacción en este resumen.
Esta lista que se muestra aquí es de un embarque (no todas estas opciones
estarán disponibles en la vista de la consolidación). En la lista de embarque,
usted puede agregar, editar o eliminar transacciones. Puede hacer clic derecho
sobre una transacción y seleccionar en el menú:
• Para ver uno de los documentos, seleccione “Ir al documento”.

• Seleccione “Vincular Factura de Cobro” o “Vincular Factura de Pago”
para vincular una factura previamente creada con este embarque. Un
cuadro de diálogo se abrirá, mostrando una lista de transacciones para
elegir.
• Seleccione “Pagar factura” para escribir un cheque para pagar la cuenta
resaltada. Un cuadro de diálogo se abre con toda la información del
cheque.
• Otras opciones le permiten elegir las columnas de esta lista, exportar
datos, o ver el historial de la transacción.
• En esta pantalla también puede agregar transacciones, haga clic en el
botón de Agregar. Por ejemplo, puede agregar otra factura de cobro que
quedará relacionada con este embarque. Se obtendrá la información del
embarque con el que está trabajando y la factura de cobro aparecerá
directamente en la contabilidad como Procesada (Si se crea la factura en la
Lista de Facturas de Cobro, usted tendrá que vincularla desde allí).
319
VER TRANSACCIONES
Estas mismas opciones están disponibles en el botón de Acciones (Las opciones

en el menú del botón de Acciones varían dependiendo del modo de transporte
del embarque).
Estado de los Embarques: Después de que el embarque se hace y ha dejado su
almacén, lo establece como “En Tránsito”. Esto actualizará el estado en el segui-
miento para que sus clientes pueden ver el estado. Si está utilizando un agente
que también tiene Magaya Explorer, ellos actualizarán el estado cuando la carga
se reciba en el destino y cuando se entregue. El sistema en su origen se actual-
izará automáticamente. De lo contrario, tendrá que establecer la carga como
“Recibido” y “Entregado” de forma manual.
El estado de la carga en el embarque se actualizará en otros lugares de Magaya

Explorer que están vinculados a ese embarque como en la Orden de Recogida o
en el Recibo de Almacén relacionados con el embarque.
320
USANDO DE LA LISTA DE EMBARQUE
IMPRIMIR ETIQUETAS
Imprimir Etiquetas
Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha del botón de Imprimir. Seleccione
“Imprimir etiquetas”. Las opciones son:

• Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.
Usando de la Lista de Embarque
Lista de Embarque
¿Qué es la Lista de Embarque? La Lista de Embarque muestra todos los

embarques que su compañía ha manejado. Un usuario de Magaya con derechos
administrativos puede dar o restringir el acceso a la Lista de Embarque medi-
ante la selección de la lista y haciendo clic en “Archivo > Permisos” (y en
Mantenimiento > Empleados).
321
LISTA DE EMBARQUE
La Lista de Embarque se encuentra en la carpeta de Almacenaje de Magaya

Explorer.
Utilice el botón de Filtrar para mostrar sólo los embarques que usted desee ver
o haga clic en el botón “Detalles” para ver los detalles del embarque.
322
LISTA DE EMBARQUE
Hay muchas opciones en el panel de Detalles:
Al igual que con todas las listas de Magaya Explorer, puede ordenar las
columnas y seleccionar las columnas que desea ver utilizando el botón de
Acciones. También puede importar y exportar los datos dentro y fuera de
Magaya Explorer.
Para enviar un lote de mensajes de correo electrónico, seleccione múltiples
embarques de la lista, mantenga pulsada la tecla de Mayúsculas. A continuación,
haga clic en el botón del Correo en la barra de herramientas superior. Seleccione
la opción “Enviar correo por lotes”. El cuadro de diálogo de plantilla de correo
electrónico se abrirá. Rellene los campos para enviar los mensajes.
Para cambiar el estado de más de un embarque a la vez, seleccione los múltiples

embarques manteniendo pulsada la tecla Mayúscula y haga clic derecho. En el
menú desplegable, seleccione el estado transitorio que usted desea.
323
LISTA DE EMBARQUE
Usando el botón de Acciones se ofrecen las siguientes opciones:

• Crear Reportes: Hay dos opciones de reportes disponibles: Para crear un
reporte de Embarque o un reporte de Contenedores. Se pueden crear
reportes en la lista de embarque que agrupará todos los embarques para
ver la cantidad de carga que está moviendo a un puerto o para un mismo
destinatario, etc. (En contraste, en los reportes que se crean a partir de un
embarque solamente, se mostrará información solamente acerca de la
carga de dicho embarque).
Los Reportes de Contenedores muestran los elementos creados como
contenedores, ya sea utilizando el botón de “Adicionar Contenedor” en
Recibos de Almacén o el botón de Reempacar en la barra de herramientas
de carga para el Embarque.
• Ver Transacciones: Puede ver la lista de transacciones para cualquier
embarque. Seleccione la transacción y luego use el botón de Acciones para
seleccionar Listado de Transacciones (Acceso directo: Haga clic en el
botón Ver o haga doble clic en la transacción). La lista de embarques
también está disponible para que otros vean los embarques, tales como
personal de almacén que necesita saber que embarques están llegando
(Debido a las restricciones en los permisos de acceso, algunos empleados
sólo serán capaces de ver las transacciones de embarques aquí porque no
tienen acceso a las carpetas de embarque).
• Ver Estadísticas: Puede ver la cantidad total de los embarques y de las
piezas, el peso total, el volumen y peso. Las estadísticas muestran el total
de lo que se ha filtrado. Esto se puede utilizar para ver si el peso total de un
embarque encaja dentro de un contenedor, etc.
• Excluir de Seguimiento: Esta opción es útil si una transacción no está
completa y usted no quiere que sea visible a través de ningún tipo de segui-
miento ofrecido por Magaya Explorer.
• Ir a la Carpeta: Puede seleccionar un embarque y luego ir a su carpeta y
verlo. Haga clic en el botón de Atrás para volver a la Lista de Embarque.
• Historia: Puede ver el historial para cualquier transacción, seleccionán-
dola y utilizando el botón de Acciones.
Cuando se utiliza el botón de Filtrar en la Lista de Embarque y se selecciona el
Filtro Estándar, asegúrese de elegir ya sea Padre o Hijo al filtrar. De lo contrario,
si selecciona "cualquiera", la lista presentada mostrará ambos (el recuento de
piezas, peso y volumen se duplicará).
324
IMPORTACIONES
INTRODUCCIÓN A LAS IMPORTACIONES
Importaciones
Introducción a las Importaciones
Magaya Explorer proporciona asistentes para ayudarle a procesar las importa-

ciones. Las pantallas para la importación y exportación son las mismas en los
asistentes para embarques aéreos, marítimos y terrestres.
Si el agente de origen usó Magaya Explorer para crear un embarque de import-
ación, entonces los datos del embarque serán enviados al agente de destino a
través de Magaya Network. Luego iniciará con el Paso 2. Si el agente de origen
no usa Magaya Network, entonces comience con el Paso 1.
Después del Paso 2, los procedimientos de operación son los mismos si el
embarque fue creado en Magaya Explorer en el origen o si no.
El siguiente es un resumen de los pasos necesarios para crear y procesar los
envíos entrantes (importaciones):
1) Crear un embarque de importación en el Magaya Explorer con el asistente
e introducir los datos del embarque (Este paso no es necesario si el
embarque fue creado por el agente en origen y enviado a usted a través de
Magaya Network).
2) Liquidar el embarque para generar las facturas de cobro y de pago.
3) Realizar el proceso de Recepción, lo cual crea Recibos de Almacén.
4) Crear Notificaciones de Arribo para los clientes.
5) Liberar las mercancías para su entrega final (Entrega de Carga).
Las secciones siguientes proporcionan más detalles sobre cada una de estas
operaciones y los pasos para la liquidación.
1. Crear un Embarque de Importación
Estos pasos explican cómo crear un Embarque de Importación en Magaya

Explorer.
325
IMPORTACIONES
1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN
Este ejemplo muestra una consolidación Aérea. Los pasos son los mismos para
importaciones Marítimas y Terrestres.
1) Haga clic en la flecha en el botón de embarque Aéreo y seleccione la
opción necesaria:
El asistente de importación se abre. La primera pantalla contiene campos

con información general del embarque, como el nombre de embarque (se
llenará de forma automática), el transportista, el lugar y la fecha en que la
operación de embarque entrante se introduce en el Magaya Explorer, e
información general sobre los productos que están arribando.
El agente destinatario tendrá que crear un embarque entrante si el agente
de origen no usa Magaya Explorer para transmitir los datos de embarque
por vía electrónica al agente destinatario.
Magaya Corporación anima a los importadores a involucrar a sus agentes
en origen para que preparen sus embarques utilizando Magaya Explorer y
para enviarlos electrónicamente a través de Magaya Network. Esto reduce
el tiempo de entrada de datos en aproximadamente un 70% en compara-
ción con la creación del embarque de importación a partir de cero en el
destino.
326
IMPORTACIONES
2) Ingrese la información de envío en la pantalla general del asistente de

importación:
• El “Lugar de Realización” es la localización del destino.

• Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación.
Vea el tema “Creación de Embarques”.
327
IMPORTACIONES
3) Introduzca la información del expedidor y del consignatario en de la

pestaña de Entidades:
En el caso de una consolidación de importación, su empresa es el agente

de destino y el consignatario final a nivel del embarque Padre.
Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea
el tema “Creación de Embarques”.
328
IMPORTACIONES
4) Ingrese la información de enrutamiento en la pestaña de Ruta:
Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea
el tema “Creación de Embarques”.
329
IMPORTACIONES
5) Seleccione los documentos necesarios para el embarque Padre:
• Normalmente recibirá los documentos del agente en origen ya sea

por correo o electrónicamente a través de Magaya Network. Si usted
necesita tener una copia de los documentos en el sistema como
referencia, por ejemplo puede seleccionar el manifiesto de carga y la
guía aérea.
330
IMPORTACIONES
6) Seleccione la carga que arribará:
Hay dos opciones para seleccionar de carga:

• Opción 1: Seleccione la carga de un Recibo de Almacén (RA), si
usted ya recibió la carga e hizo RAs para ello,
o
• Opción 2: Agregue un número en el campo en blanco para crear
“Crear hijos adicionales para los que no se tiene recibo de almacén”
(si no ha recibido la carga todavía).
En este ejemplo, la captura de pantalla muestra el número "2" escrito en el
campo para crear dos embarque Hijos adicionales.
331
IMPORTACIONES
7) Marque la casilla para volver a empacar la carga si es necesario.
Para obtener más información sobre cómo volver a reempacar, consulte el

tema “Reempacar la Carga”.
8) Seleccione los documentos necesarios para cada embarque Hijo:
Los embarques Hijos necesitan Notificaciones de Arribo (Si no los crea

aquí, puede hacerlo más tarde). También puede añadir cualquier otro
documento que desee enviar al cliente o mantener en el sistema como
referencia.
332
IMPORTACIONES
9) Guardar la transacción del embarque de entrada en una carpeta en el

Magaya Explorer:
10) Verifique los datos del embarque en la pantalla de resumen:
333
IMPORTACIONES
• Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado.

Los datos de embarque serán transferidos a la carpeta de embarques y se
mostrados en Magaya Explorer:
Haga clic en el botón de Acciones y ponga la carga como “En Tránsito”. Esto
actualizará el estado del embarque y comenzará la siguiente parte del proceso -
la introducción de datos de embarque.
Introduzca Datos de Embarque en Hijos:
A continuación, tendrá que introducir el Expedidor, el Destinatario, los cargos,
y la información de carga para cada embarque Hijo (No será necesario hacer
este paso si el embarque fue creado y enviado a través de Magaya Network).
334
IMPORTACIONES
Las siguientes instrucciones le explicarán el procedimiento para un hijo, ya que

estas se repiten por todos los embarques hijos.
1) En la carpeta de Embarques para la importación, vaya a la Lista de Carga.
Si no tiene un Recibo de Almacén para la carga, entonces en la Lista de
Carga se mostrará esta nota “Haga doble-clic para introducir la carga”
para cada Hijo:
2) Haga doble clic en la línea en la Lista de Carga. Se abre el cuadro de diálogo

de Productos.
335
IMPORTACIONES
3) Ingrese información como la descripción de los productos y sus dimen-

siones:
Para obtener información sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de

Productos, consulte el tema “Productos”.
4) Agregar los cargos al embarque.
Si el agente de origen no envió el embarque a través de Magaya Network,
el agente de destino tendrá que introducir todos los cargos para crear las
transacciones contables. El agente de destino puede añadir todos los
336
IMPORTACIONES
2. LIQUIDAR EL EMBARQUE
gastos relacionados con la desconsolidación de la carga, reempaque, y

entrega de la carga a su destinatario final.
Introduzca los cargos en la pestaña de Cargos del embarque:
Para obtener más información sobre cómo introducir cargos, consulte el tema
“Cargos”.
2. Liquidar el Embarque
Liquidar el embarque de importación genera todas las transacciones contables

relacionadas con el embarque entrante.
El agente de destino tiene que crear las facturas que sean por cobrar para que el
monto adeudado pueda ser cobrado al cliente antes de la recogida o entrega de
los artículos.
La facturas prepago no suelen ser creadas por el agente de destino.
Haga clic en el botón de Liquidación de la Barra de Herramientas de Embarque.
Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los
cargos de la pestaña de Cargos.
337
IMPORTACIONES
3. REALIZAR PROCESO DE RECEPCIÓN
Para obtener más información sobre la pantalla de Liquidación, una explicación

de las columnas, y cómo trabajar con los botones, consulte el tema de “Liqui-
dación”.
Cuando liquide la importación, recuerde:
• Costo de Pre-Pagado (PP): costo pagado en origen
• Costo por Cobrar: Costo pagado en destino
• Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen
• Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino
Cuando se liquida una exportación, se generan los cargos prepagados en el
origen, y los cargos por cobrar se resolverán con el agente de destino. Al liquidar
una importación es a la inversa: usted factura los cobros en destino, y los cargos
pagados por adelantado se resuelven con el agente de origen.
Al hacer clic en el botón de Generar, se crean las transacciones contables. Se
crearán las facturas para los cargos que sean por cobrar.
3. Realizar Proceso de Recepción
El proceso de Recepción se hace conforme el embarque arriba a su destino.

Prepara la información sobre la carga para el almacén y crea los Recibos de
Almacén (RA), con toda la información relacionada con el embarque introdu-
cida de forma automática en los Recibos de Almacén.
Otra ventaja de recibir el envío por vía electrónica a través de Magaya Network
es la posibilidad de contar con la documentación lista para cumplir con las regu-
laciones aduaneras de las importaciones y poder comenzar antes de que la carga
arribe a su destino.
338
IMPORTACIONES
3. REALIZAR PROCESO DE RECEPCIÓN
Haga clic en el Padre, luego haga clic en la flecha del botón de Acciones para
seleccionar “Recepción” (La transacción del embarque debe tener un estado de
“Recibido”). Se abre un cuadro de diálogo:
• Seleccione la carga que está recibiendo. Puede seleccionar toda la carga o

parte de ella. También puede seleccionar una localización en el almacén
para colocar la carga. Si siempre recibe la carga en la misma puerta, selec-
cione la localización predeterminada (Para configurar una localización
predeterminada de recepción, vaya a Almacenamiento > Localizaciones y
haga clic derecho en un lugar de recepción).
• Opción: Haga clic en la casilla para utilizar el número de guía del

embarque como el número de Recibo de Almacén.
• Haga clic en el botón de Recibir, y haga clic en Sí en el siguiente cuadro de
diálogo. Esto cambia el estado del embarque a “Disponible”.
El estado de la carga se actualizará automáticamente en el origen en Magaya
Explorer si el envío fue recibido a través de Magaya Network.
Otras opciones en la pantalla de Recepción:
339
IMPORTACIONES
4. CREAR NOTIFICACIONES DE ARRIBO
• El botón de “Desempacar” es para un contenedor. Puede seleccionar un

contenedor y desempacarlo, y luego crear un RA para los artículos dentro
del contenedor, excluyendo el contenedor.
• El botón “Deshacer” deshará los pasos de recepción para que pueda hacer
un cambio.
• Para ver el Recibo de Almacén, haga clic en el botón de “Ir a RA”.
Si desea configurar su sistema para enviar mensajes de correo electrónico de
Seguimiento de Transacciones de forma automática al cliente para cada RA que
se crea durante el proceso de recepción, vea Mantenimiento > Configuración >
Seguimiento de las Transacciones y marque la casilla correspondiente.
4. Crear Notificaciones de Arribo
Una Notificación de Arribo es el documento que envía a los clientes para

hacerles saber que su carga está aquí y que monto deben pagar para recogerla (o
para que se les entregue).
Si usted aún no ha creado Notificaciones de Arribo del embarque, agréguelas
ahora (Si no se crearon en origen y se le enviaron a usted, entonces tendrá que
crearlas para cada embarque Hijo).
1) Haga clic en el botón de “Adic. Doc.” en la barra de herramientas de
embarque (si hace clic en la flecha del botón, seleccione “Documento ...”):
Se abre una pantalla con una lista de los documentos. Esta pantalla es la
misma que la del asistente.
2) Seleccione los documentos que necesita, haga clic en la casilla al lado del
nombre del elemento.
3) Haga clic en el botón de Aceptar. El documento se agrega a su embarque
con toda la información relacionada con ese embarque.
Para ver el documento, haga clic en el nombre del documento en la carpeta
del embarque en la parte izquierda del Magaya Explorer.
Después de crear las Notificaciones de Arribo, tendrá que coordinar la recogida
o la entrega.
340
IMPORTACIONES
4. CREAR NOTIFICACIONES DE ARRIBO
Si desea que el número de factura aparezca en la Notificación de Arribo

(después de la liquidación), haga clic en el documento en la carpeta y seleccione
“Actualizar”.
341
IMPORTACIONES
5. LIBERACIÓN DE LA CARGA PARA ENTREGA FINAL
5. Liberación de la Carga para Entrega Final
Para entregar la carga en su destino final, utilice el botón de Acciones en la

pantalla de Embarque (Este proceso puede realizarse también en la carpeta de
Almacenaje mediante el uso de la función de Entrega de Carga).
1) Seleccione el embarque Hijo, y haga clic en el botón de Acciones y selec-
cione “Entrega”. Un cuadro de diálogo se abre.
El cuadro de diálogo de Entrega del Embarque muestra información sobre

la carga y le da opciones para entregar la carga, desempacar la carga, y
342
IMPORTACIONES
5. LIBERACIÓN DE LA CARGA PARA ENTREGA FINAL
mucho más.
2) Seleccione la carga a liberar y haga clic en el botón de "Entregar”. El

sistema crea un documento de Entrega de Carga para los artículos del
embarque Hijo seleccionado.
Cuando se crea la Entrega de Carga, el estado de los artículos cambia a
"Cargado". Cuando la mercancía se transporta en el camión para la
entrega, ponga el estado de la carga como “En Transito”, vaya al botón de
Acciones y seleccione la opción “En Transito”. Cuando sea entregada,
póngala como “Entregada” a través del botón de Acciones.
Esto actualizará el sistema Magaya en el origen para que muestre la carga
como Entregada si el embarque fue enviado a través de Magaya Network.
3) El Embarque de Importación está ahora completo.
343
CÓMO VER EMBARQUES
LA CARPETA DE ZONA DE CARGA
Cómo ver Embarques
La Carpeta de Zona de Carga
La Lista de Zona de Carga muestra embarques que deben ser cargados o que se
están cargando ahora. Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcar-
peta de Zona de Carga.
La lista de Zona de Carga es útil para el personal de almacén y otros que

necesitan ver que embarques se van a cargar ese día. Defina los permisos de los
empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta
y haga clic en “Archivo > Permisos” para ajustar el acceso a esta carpeta.
Después de que el embarque se carga y el estado cambia a En Tránsito, el
embarque no aparecerá en la subcarpeta de Zona de Carga.
344
CÓMO VER EMBARQUES
CARPETA DE EN TRÁNSITO
Carpeta de En Tránsito
Las subcarpetas de En Tránsito muestran lo que viene al almacén. Vaya a la

carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcarpeta de En Tránsito.
La subcarpeta de Zona de Carga es útil para el personal de almacén y otros que

necesitan ver que embarques están arribando ese día. Defina los permisos de los
empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta
y haga clic en “Archivo > Permisos” para ajustar el acceso a esta carpeta.
Después de que llegue el embarque y haya sido descargado, el estado cambia en
el Magaya Explorer y el embarque no se mostrará en la subcarpeta En Tránsito.
345
CÓMO VER EMBARQUES
CARPETA DE EN TRÁNSITO
346
Índice alfabético botón de Opciones 99
Botón en gris 71
Botones de Asistente para Embarque 71
Botones en barras de herramientas 95
Numerics Buscar 202, 225
3PL 15 Guía Aérea 108
Buscar productos 226
A Búsqueda Rápida 109
actualizar 40
actualizar en línea 40 C
Adjuntos 156 Cadena de suministro 13
escanear 158 campo de dimensiones de los Productos 129
Adjuntos escaneados 158 Campo de Piezas 129
Administrador asigna permisos 52 Cancelar una reservación 249
Aerolínea 79 Cancelar una transacción 220
Aerolíneas exclusivas de pasajeros 79 Carga doméstica 147
agregar o quitar programas 40 Cargos
Ajuste de la ganancia compartida con el agente 317 agregar a una transacción 146
AMS - Mensajes de Aduanas 76 agregar cargos por flete 150
Artículos devueltos 120 Carpeta de En Tránsito 345
Artículos y Servicios 83 Carpeta de Zona de Carga 344
Asistente de Contabilidad 72 Centro de Comunicaciones 76
Asistente de Información de mi Compañía 72 Centro de Distribución 15
Asistente de Inicio 72 clasificación de productos 178
Ayuda 73 Código de barra
ayuda 41 escanear artículo 140
Código de Barras
B entrega de artículos 213
Barra de herramientas 94 Código de barras
Barra de Herramientas de Carga introducir manualmente 311
Botón de Cargar 307 Código de exportación 133
botón de Descargar 307 código del Schedule B 130
botón de Desempacar 307 Código IATA 78
Barra de herramientas de Carga 306 código IATA 21
Barra de Herramientas de Embarque 285, 302 códigos schedule B 178
barras de herramientas 71 Códigos y nombres de países 83
BL 24 COGS 32
botón de Acciones 111 Columna de la Lista de Embalaje, verificar 310
botón de Buscar 107 Columnas
Botón de Detalles ajustar 87
Artículos del Inventario 189 JavaScript 91
Botón de Editar 72 personalizar 89
Botón de Ganancia 303 Columnas de la Lista de Embalaje 306
botón de Generar 316 Columnas relacionadas 89
botón de Imprimir 96 Comisiones, vendedor 82
Botón de menú de reportes 73 Communication Server 39
1
componentes de software 39 Liquidación 337
Comunidad 75 recepción 338
Configurar liquidación 316 Embarque militar 133
Conocimiento de Embarque 24 Embarques 261
Consejo de Corrección de Cargos 305 agregar carga 267
Contabilidad 83 agregar cargos por flete 296
Contabilidad a partir de entregas de carga 216 agregar documentos 266
Contabilidad de un RA 165 agregar documentos al Hijo 281
Contactos agregar documentos al Padre 278
acceso en línea 82 copiar 289
agregar 82 crear un embarque directo 262
primario 79 crear una consolidación 273
Contenedor, agregar 138 desglosar embarque Hijo 272
Contenedores, agregar 139 distribución de las ganancias con el agente 315
Contraseñas para empleados 58 Editar 318
Correo Electrónico enlazar documentos 285
enviar correo electrónico por lotes 99 Generar cargos 316
Correo electrónico por lotes 99 Liquidación 312
Costo de Ventas 32 poner en tránsito 304
Cotización 15, 231 Prueba de Entrega 301
carga 231 recargar datos 286
crear otras transacciones a partir de una 235 reempacar carga 269
ver historia de 236 ver documentos en línea 266
Cotizaciones 77 ver historia 304
Verificar cargos 305
D Embarques Salientes 84
Database Server 39 Empleado
Declaración de Exportación del Transportista 18 permisos y acceso remoto 82
Definición de Producto de Inventario 185 Empleados
crear 186 añadir 82
derechos de Administrador 47 Encuestar tarifas 238
desinstalar 40 Entrega de Carga 209
Detalles del Seguimiento 154 como crear 210
disco duro 35 comprar con el Embarque 209
Divisiones 59 crear una factura de cobro a partir de 217
crear una factura de pago a partir de 217
E editar 214
ECCN 132 poner carga como Entregada 218
Edito de Documentos 39 poner carga en Tránsito 218
EEI 18, 130 Escanear artículos
Embarque Back-to-back 248 verificar lista de embalaje 311
Embarque de Importación Escanear carga para entrega 213
arribo 340 Escanear la carga para la recepción 140
crear 325 Estadísticas de Embarque 324
enviar correos de Seguimiento de Transaccio- Estados de clientes 81
nes 340 Etiquetas
2
imprimir 202 instalar 36
Eventos Interfaz 69
agregar un evento 153 Invitaciones 76
definir un evento 154 ITN (Número de transacción interna) 134
Explorador 69
Exportador conocido 266 J
Exportadores Conocidos 79 Justo a Tiempo 31
F L
Factura comercial, valor de los productos 129 LCL 277
FCL 277 Liquidación 19, 312
Filtrar 102 configurar 316
Filtro Avanzado 104 participación del agente en el embarque 317
Firmas electrónicas 301 reportes 316
FMC 49 ver transacciones 319
Fotografías Lista de Cuentas 83
como Adjuntos 157 Lista de Embarque 321
escanear 158 Lista de Transacciones 95, 166
optimizar tamaño 156 Listas, ordenar elementos 88
Localización de recepción predeterminada 176
G Localización del Almacén
Guía Aérea Definir Predeterminado 128
agregar nuevos números 122 Localizaciones de almacén, cómo agregar 174
buscar 108 Localizaciones de almacenaje 171
definir numeración 263 Logística 14
Guía aérea 20
Guía Expreso 167 M
Magaya Communication Server 39
H Magaya Database Server 39
Histórico de Tareas 76 Magaya Document Editor 39
Magaya Explorer 39
I Magaya Network 75
icono de Desempacar 142 Magaya POD Mobile 301
icono de escritorio 39 memoria 35
icono de la barra de tareas 39 Mensajes 76
icono en la barra de tareas 39 módulo de extensión Magaya Bar Code 186
Iconos
estado de la carga 141 N
Iconos de Estado de la Carga 307 nesoi 179
ID de Entidad 83 notas 162
ID de la entidad 79 notas internas 164
ID de Magaya Network 69 Notificación de Arribo 340
Imprimir etiquetas 202 Notificación de cantidad mínima en inventario 188
Impuestos Notificación de reabastecimiento de inventario 187
mostrar en la Cotización 236 Numeración de documentos 122
Impuestos, dividir las transacciones 318 Número de Parte
3
escanear 140 Previsualizar 69
número de parte 130 Producto - hallar 226
número de parte, de una Definición de Producto de Productos 126
Inventario 186 icono de estado 89
número de Recibo de Almacén 122 Productos peligrosos 134
Número de serie Programación de Viaje
en Definición de Producto de Inventario 187 crear una 252
Número PRO 125 crear una copia 259
en una Entrega de Carga 211 Programación de Viajes 251
crear una consolidación a partir de una 259
O ver historia 260
Ocultar carpetas 74 Proveedor
Orden de Compra 32 agregar 81
Orden de Recogida Prueba de Entrega 215
clientes pueden pedir en línea 208 Prueba de entrega 215
como crear 194 puerto 36
crear un Recibo de Almacén a partir de 204 Puertos
crear una factura de cobro a partir de 207 agregar 82
crear una factura de pago a partir de 207 verificar medio de transporte 82
excluir del seguimiento 205
generar transacciones contables 206 R
hacer una copia de 204 Recibo de Almacén
localización de 193 agregar productos 126
número PRO en 197 crear 120
ver archivos adjuntos a 204 recibo de almacén 119
orden de recogida 193 Recuento Cíclico 31
Orden de Recogida Contable 206 Reempacar la carga 142
Orden de Venta 32 crear múltiples paquetes 143
Reempaque de la carga 309
P Refrigerado 139
Panel de Detalles Regla de Pareto 31
RA 169 remover 41
Pantalla de Embarque 284 Reparto de las ganancias 314
Perfil de la Compañía 75 Reporte de Manifiesto de Carga 304
Permisos 52 reportes de Contenedores 324
Personalizar los tipos de embalaje 176 Reportes de embarque 324
Peso tasable 23 requisitos 35
pestaña AMS (en la cuadro de diálogo de Produc- Reservación
tos) 137 cancelar 249
pestaña de Cargos 144 crear una copia 247
pestaña de Eventos 152 excluir del seguimiento 248
Pestaña de Ruta de Embarque 292 ver historia de 248
pestaña EEI 179 Reservaciones 241
Pestaña General del Embarque 288 crear una Reservación Rápida 242
Piezas versus Cantidad 129 Reservaciones Rápidas
póngase en contacto con Magaya 41 configuración 242
4
Roles, como asignar 63
S
SCAC 49
Schedule D
trabajar con lista 82
Schedule K
trabajar con lista 82
SED 18
Servidor de base de datos 70
signo de más 74
SKU 186
Subcarpeta de Configuración 83
T
Tareas 76
Tareas Pendientes 76
Tarifas
agregar 79
Terceros proveedores de logística 15
Transportistas 14
agregar 79
TSA 78
V
Valor Declarado 264
Vehículo
embarcando un 133
Ver documentos 85
Verificar Lista de Embalaje 310
VIN 137
buscar número 110
vista de árbol 74
Vista de lista, como guardar 87
Vuelo exclusivo para pasajeros 266
W
Windows 35
Windows 7 (Microsoft) 70
Windows XP 70
Z
Zonas de almacén, cómo crear 172
Zonas de almacenaje 171

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Capítulo 1. Como Usar este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Capítulo 2: Introducción a la Logística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Capítulo 3: Instalación del Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Capítulo 5: Interfaz del Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Capitulo 6: Recibos de Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Capítulo 7: Configurar su Almacén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Capítulo 9: Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Capítulo 10: Trabajar con Productos Básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Sección 3: Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Capítulo 11: Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Capítulo 12: Reservaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Capítulo 13: Programación de Viaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Capítulo 1. Como Usar este Manual

Bienvenido al Manual del usuario del Magaya Cargo System Operaciones.

Como está Organizado este Manual

embarques desde el almacén, como crear una Entrega de Carga, encontrar

Acerca de Magaya Software

El software de Magaya utiliza un servidor de base de datos para almacenar y

• Magaya XML API

Dónde encontrar Ayuda

Capítulo 2: Introducción a la Logística

Descripción General de la Cadena de Suministro

Una cadena de suministro es una red de proveedores de mercancías, desde los

utilizar, cuando prestar servicios internamente y cuando subcontratar,

Descripción General del Negocio de Logística

El término “logística” abarca toda la industria del transporte y el almace-

país o se exportan a nivel internacional. Hay transportistas públicos

• Centros de Distribución: Un Centro de Distribución (DC: Distribution

Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos

El papel del proveedor de servicios logísticos (por ejemplo, un agente de carga

Creando una Cotización

El departamento de ventas del proveedor de logística hace las llamadas de ventas

de los gastos de transporte basados en las cantidades a embarcar, la distancia,

Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga

Cuando el cliente está de acuerdo con el precio de la cotización, el departamento

subcontratada. Los procesos de almacén se tratan en la sección “Procesos de

Como parte de sus operaciones, el proveedor de servicios logísticos crea los

Si el transportista es una compañía aérea, el Conocimiento de Embarque se le

En el destino, el proveedor de servicios logísticos se encarga de lo siguiente:

El departamento de contabilidad del proveedor del servicio de logística se

Este diagrama ilustra las operaciones de los proveedores de servicios logísticos:

Table 1: Campos en una Guía Aérea

Guía Aérea Padre Guía Aérea Hijo

Nombre del remitente y la dirección: Nombre del remitente y la dirección:

Nombre y dirección del destinatario: Nombre y dirección del destinatario:

Información Contable: Introduzca los Información Contable: Introduzca los

El software de Magaya completa estos campos con la información de los asis-

• Número de cuenta: Este campo es opcional.

Introduzca los gastos de transporte en los siguientes campos de la guía aérea:

Ejemplo de Guía Aérea

El siguiente es un ejemplo de una guía aérea:

Un Conocimiento de Embarque (Bill of Lading: BoL o B/L) es un contrato

• El Conocimiento de Embarque Padre es el contrato de un transportista

Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque

A continuación se explican los campos en el Conocimiento de Embarque y la

Conocimiento de Embarque Principal Conocimiento de Embarque Interno

Consignados a: Este es el agente de destino Consignados a: Este es el nombre del

Parte a Notificar / Destinatario Parte a Notificar / Destinatario

Conocimiento de Embarque Principal Conocimiento de Embarque Interno

El Número de Conocimiento de Embarque El Número de Conocimiento de Embarque

Referencias de Exportación: Introduzca los Referencias de Exportación: Introduzca el

Los siguientes campos son iguales para el Conocimiento de Embarque Padre y