Gerencia de Proyectos

Los 10 problemas más importantes en los que suelen

tropezar los usuarios novatos de MS Project (y no tan novatos)
Carl Chatfield, co-autor de la serie Paso a Paso de Microsoft Project, público hace unos años atrás en MPA (Microsoft Project
Association), un artículo que deseo compartir con Uds. En ella, a través de su propia experiencia, expone los diez problemas
más relevantes con que se encuentra un usuario de MS Project. Son los siguientes:

1. Intentar utilizar MS Project como una herramienta libre de brainstorming. Antes de empezar a trabajar con MS
Project, recomienda tener claro qué tareas deben de ser llevadas a cabo y quién es el responsable de las mismas.
2. Especificar fechas fijas en vez de enlazar tareas. Si no efectuamos dicho enlace de la forma adecuada, reflejando
las dependencias, la repercusión de un cambio de duración en una de ellas no se reflejará automáticamente en la
planificación global.
3. Sobreestimar la capacidad de los recursos. Dado que por defecto MS Project asigna una capacidad de 100% a los
recursos, pueden evitarse problemas a futuro no olvidándose del uso de calendarios y de una especificación lo más
correcta posible de la capacidad máxima de dedicación de los recursos.
4. Confundir duración con trabajo. Como continuación al punto anterior, y especialmente en el caso de proyectos
informáticos, los trabajadores del saber o del conocimiento (como los denomina el autor), rara vez trabajan en un
proyecto a tiempo completo, son multitarea, distribuyendo su tiempo entre varias actividades y proyectos, por lo que no
debe perderse de vista la diferencia entre duración de las tareas y trabajo necesario para ejecutarlas.
5. Pensar que la planificación condicionada por el esfuerzo tiene sentido. La planificación condicionada por el
esfuerzo significa que si añado recursos a una tarea, el trabajo total permanece constante y se distribuye entre los
recursos de acuerdo a la dedicación de los mismos. Por tanto, la duración de la tarea disminuye. Sin embargo, esta
opción tiene un límite ya en muchos casos las tareas necesitan un período mínimo para ejecutarse con calidad.
6. Esperar que la redistribución automática de recursos altere la realidad. Hace referencia a que muchos usuarios
esperan que la reasignación automática de recursos sea una fórmula mágica que en cualquier circunstancia concilie el
exceso de trabajo con la capacidad limitada de los recursos, pero sin incrementar la duración total del proyecto.
7. Realizar el seguimiento del trabajo según el porcentaje completo. Cuando no se puede definir con exactitud lo que
quiere decir un determinado porcentaje, muchas veces puede resultar confuso o crear sensaciones ilusorias basarse
exclusivamente en el grado de avance expresado en porcentaje.
8. Detallar demasiado la planificación. En este punto se hace hincapié en que son necesarias las habilidades de un
buen Jefe de Proyecto para llegar a establecer el nivel adecuado de detalle de la planificación, proponiendo varios
consejos.
9. Creer que una buena herramienta de software de gestión de proyectos le convierte a uno en un buen jefe de
proyecto.
10. Olvidar que la planificación no es el proyecto. Nos recuerda que son las personas y no el software quién ejecuta los
proyectos.

Ejemplo 3 de Aplicación de Ms Project

Establecer tiempos de trabajo para el proyecto
Indicaremos que nuestro proyecto inicia el lunes 20 de octubre del 2014, para ello activamos el Botón Información del
proyecto de la lengüeta Proyecto. En esta ocasión trabajaremos con el Calendario Estandar.

Paso 1: Crear una lista de tareas y una estructura

detallada del trabajo (EDT)
Se puede editar un texto ingresado haciendo clic en la celda y pulsar la tecla F2 y editar.

Tenga en cuenta que por más sencillo que sea usar Project 2010, los proyectos pueden
complicarse así que tenga cuidado con los cambios que realiza y detecte a tiempo posibles
errores que este cometiendo, al igual que otros programas de la familia office puede
deshacer uno varios procedimientos realizados con la combinación de teclas CTRL + Z.

Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos Página 1

 Gerencia de Proyectos

Insertemos las siguientes tareas

Fase 1 que estara sobre Tarea 1

Fase 2 que estara sobre Tarea 5

Fase 3 que estara sobre Tarea 9

Podemos insertar tareas de diferente maneras aca explicamos 2 de ellas:

1. Pulsando el boton derecho del Mouse sobre la tarea donde queremos insertar una
nueva tarea y luego elegir Insertar Tarea.
2. Activando la Lengüeta Tarea y ubicar el grupo Insertar y elegir Tarea, deplegamos y
elegimos Tarea.

Paso 2: Aplicar o quitar las sangrías de las tareas para terminar

de crear la EDT
Una vez especificadas las tareas en el campo Nombre de tarea, ha llegado el momento de crear la jerarquía. Puede
permanecer en el campo Nombre de tarea y utilizar los botones Aplica sangría y Anula sangría de la lengüeta Tarea
para establecer los niveles de esquema correctos (esquema: estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas
tareas se ajustan en agrupaciones más amplias).

 Paso 3: Especificar la duración de las tareas y la estimación del

trabajo
Puede especificar el tiempo que calcula que llevará realizar cada tarea
indicando el trabajo o la duración. El trabajo es la cantidad de esfuerzo o
las personas-horas necesarias para realizar una tarea. La duración es la
cantidad de tiempo real que transcurrirá hasta que la tarea esté
finalizada. Ingresaremos asimismo las fechas programadas para las
actividades.

Paso 4: Crear dependencias entre tareas

Uno de los pasos más importantes de la programación es crear dependencias de tareas o vínculos (vincular: en un
proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculación de tareas define una dependencia entre sus fechas de
comienzo y de fin). Este paso es el que marca la diferencia entre un plan que se pueda utilizar como herramienta de
administración eficaz y uno que sólo se pueda utilizar como herramienta de presentación.

Indicaremos al programa que la Tarea 2 iniciara después de la Tarea 1 y además que la Tarea 2 iniciara después de la
Tarea 3 (use como guía el trabajo terminado)

Hasta el momento hemos realizado tareas con la secuencia Fin a Comienzo (FC) pero tenemos otras opciones, por
ejemplo para nuestro trabajo:
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La Tarea 4 iniciara al mismo tiempo que la Tarea 2

Con las otras Fases seguimos el procedimiento de manera

similar.

La Tarea 8 iniciara al mismo tiempo que la Tarea 6

La Tarea 12 iniciara al mismo tiempo que la Tarea 10

Para poder dar otro comienzo hacer doble Clic sobre Tarea 4
y activar la lengüeta Predecesoras indicar cual es su
predecesora en este caso la Tarea 2 y en Tipo activamos
Comienzo a comienzo (CC). Procedemos de igual manera con
las tareas 8 y 12.

Hasta esta parte debemos tener el siguiente Diagrama de Gantt.

Guardar el proyecto con el nombre de Clase Ejemplo 3

Modificando Nuestro Proyecto

Bueno ahora por necesidades del proyecto la Fase 3 necesariamente iniciara al culminar la Fase 2.

Vemos que MS Project No actualiza el proyecto o no hace caso nuestro requerimiento, ¿porqué? Porque estamos en
modo Nuevas tareas: Programadas Manualmente y deberemos cambiar las tareas a modo Automáticamente en mi
caso prefiero trabajar con el modo manual ya que me permite tener control de las tareas y que estas no se estén
moviendo de manera automática. Una vez que se ha pasado a automática el proyecto se actualizara. En todo caso
estimado lector tenga cuidado de identificar en que modo va a trabajar (manual o automático).

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Ingresar las Tareas Fin Fase 1 después de Tarea 4 con una duración de cero (0) días es decir será un hito.

Ingresar las Tareas Fin Fase 2 después de Tarea 8 con una duración de cero (0) días es decir será un hito.

Ingresar las Tareas Fin Fase 3 después de Tarea 12 con una duración de cero (0) días es decir será un hito.

Vincular casa Fase con su Fin Fase respectivo.

Ingresar una tarea al Inicio de nuestra programación de nombre Proyecto.

Muestre la Ruta Crítica del proyecto.

Insertar la columna EDT al costado de la Columna Nombre de tarea que colocara los índices de cada tarea

Colocar un Encabezado: Cronograma de Proyecto Clase de Ms Project y Pie de Pagina: Elaborado por: [Escribir Nombres
y Apellido]

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Paso 5: Asignación de Recursos a nuestro

Proyecto.
Para ingresar los recursos de nuestro ejemplo activa en el Icono Diagrama de Gantt la opción
Hoja de Recursos e ingresar los siguientes recursos que se muestran en el siguiente grafico.

Asegúrese que la columna Nombre de los Recursos este insertada.

Pasamos nuevamente a nuestra vista Diagrama de Gantt y en la

columna Recursos ingresamos los recursos de cada Tarea, teniendo
cuidado que recursos intervienen, ya que pueden ser uno, dos o
mas recursos por tarea.

Sobreasignación de Recursos:

Supongamos que de manera involuntaria asigna a un mismo

Técnico a realizar las Tareas 3 y 7 superando su capacidad cuando
esto sucedes decimos que el recurso se encuentra sobreasignado.

Sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso

de las que puede realizar en el período laborable disponible.

Podemos ver el costo de nuestro proyecto con los recursos asignados

activando la lengüeta Proyecto y haciendo clic en el Icono Informes
aparecerá un cuadro donde vamos a elegir Costos luego clic en
Seleccionar, elegimos luego Presupuesto y nuevamente Clic en
Seleccionar.

Guardar el archivo y enviarlos al correo migueldlt@yahoo.com para su

revisión.

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Ejemplo 4 de Aplicación de Ms Project

Establecer tiempos de trabajo para el proyecto
Indicaremos que nuestro proyecto inicia el lunes 10 de noviembre del
2014, para ello activamos el Botón Información del proyecto de la

lengüeta Proyecto.
Nombre del Calendario: Proyecto

Días Laborables: Lunes a Sábado

Además tendremos las siguientes excepciones de días No

Laborables.

No se olvide asignar este Calendario Laboral al proyecto, no solo

debe crearlo, además debe asignarlo a este Proyecto.

Paso 1: Crear una lista de tareas y una estructura detallada del

trabajo (EDT)
Ingresaremos las siguiente tareas y e indicaremos a MS Project
que son Programadas Automáticamente.

Se puede editar un texto ingresado haciendo clic en la celda y pulsar

la tecla F2 y editar.

Tenga en cuenta que por más sencillo que sea usar Project 2010,
los proyectos pueden complicarse así que tenga cuidado con los
cambios que realiza y detecte a tiempo posibles errores que
detecte que este cometiendo, al igual que otros programas de la
familia office puede deshacer uno varios procedimientos realizados con la combinación de teclas CTRL + Z.

Insertremos las siguientes tareas

Fase 1 que estara sobre Tarea 1

Fase 2 que estara sobre Tarea 5

Fase 3 que estara sobre Tarea 9

Podemos insertar tareas de diferente maneras aca explicamos 2 de ellas:

3. Pulsando el boton derecho del Mouse sobre la tarea donde queremos insertar una nueva tarea y luego elegir
Insertar Tarea.
4. Activando la Lengüeta Tarea y ubicar el grupo Insertar y elegir Tarea, deplegamos y elegimos Tarea.
Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos Página 8
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Paso 2: Aplicar o quitar las sangrías de las tareas para

terminar de crear la EDT
Una vez especificadas las tareas en el campo Nombre de tarea, ha llegado el momento de crear la jerarquía. Puede
permanecer en el campo Nombre de tarea y utilizar los botones Aplica sangría y Anula sangría de la lengüeta Tarea
para establecer los niveles de esquema correctos (esquema: estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas
tareas se ajustan en agrupaciones más amplias).

 Paso 3: Especificar la
duración de las tareas y la
estimación del trabajo
Puede especificar el tiempo que calcula que llevará realizar
cada tarea indicando el trabajo o la duración. El trabajo es
la cantidad de esfuerzo o las personas-horas necesarias
para realizar una tarea. La duración es la cantidad de
tiempo real que transcurrirá hasta que la tarea esté
finalizada. Ingresaremos asimismo las fechas
programadas para las actividades.

Paso 4: Crear dependencias entre tareas

Uno de los pasos más importantes de la programación es crear dependencias de tareas o vínculos (vincular: en un
proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculación de tareas define una dependencia entre sus fechas de
comienzo y de fin). Este paso es el que marca la diferencia entre un plan que se pueda utilizar como herramienta de
administración eficaz y uno que sólo se pueda utilizar como herramienta de presentación.

De igual manera que en Ejemplo 3 no solo tenemos tareas con la secuencia Fin a Comienzo (FC) tenemos otras opciones,
por ejemplo para nuestro trabajo:

La Tarea 4 iniciara al mismo tiempo que la Tarea 2

La Tarea 8 iniciara al mismo tiempo que la Tarea 6

La Tarea 12 iniciara al mismo tiempo que la Tarea 10

Para poder dar otro comienzo hacer doble Clic sobre

Tarea 4 y activar la lengüeta Predecesoras indicar
cual es su predecesora en este caso la Tarea 2 y en
Tipo activamos Comienzo a comienzo (CC).
Procedemos de igual manera con las tareas 8 y 12.

Hasta esta parte debemos tener el siguiente Diagrama de Gantt.

Guardar el proyecto con el nombre de Ejemplo 4

Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos Página 9

Gerencia de Proyectos

Modificando Nuestro Proyecto

Bueno ahora por necesidades del proyecto la Fase 3 necesariamente iniciara al culminar la Fase 2.

Vemos que MS Project SI actualiza el proyecto o no hace caso nuestro requerimiento, ¿porqué? Porque estamos en
modo Nuevas tareas: Programadas Automáticamente esto es una ventaja en este caso, en mi caso prefiero trabajar con
el modo manual ya que me permite tener control de las tareas y que estas no se estén moviendo de manera automática.

Ingresar las Tareas Fin Fase 1 después de Tarea 4 con una duración de cero (0) días es decir será un hito.

Ingresar las Tareas Fin Fase 2 después de Tarea 8 con una duración de cero (0) días es decir será un hito.

Ingresar las Tareas Fin Fase 3 después de Tarea 12 con una duración de cero (0) días es decir será un hito.

Ingresar una tarea al Inicio de nuestra programación de nombre Proyecto.

Activar la opción ya explicada en clase para que se muestre la Ruta Crítica.

Insertar la columna EDT al costado de la Columna Nombre de tarea que colocara los índices de cada tarea

Ocultar las columnas: Indicadores y Modo de Tarea.

Colocar un Encabezado: Cronograma de Proyecto Clase de Ms Project y Pie de Pagina: Elaborado por: [Escribir Nombres
y Apellido]

Paso 5: Asignación de Recursos a nuestro

Proyecto.
Sobre nuestro presente trabajo asignaremos recursos.

Para ingresar los recursos de nuestro ejemplo activa en el Icono Diagrama de Gantt la opción
Hoja de Recursos e ingresar los siguientes recursos que se muestran en el siguiente grafico.

Docente: Ing. Juan de la Torre Ostos Página 10

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Los porcentajes de participación de cada uno de los técnicos en cada una de las tareas serán los siguientes:

Podemos ver el costo de nuestro proyecto con los recursos asignados

activando la lengüeta Proyecto y haciendo clic en el Icono Informes
aparecerá un cuadro donde vamos a elegir Costos luego clic en
Seleccionar, elegimos luego Presupuesto y nuevamente Clic en
Seleccionar.

Guardar su proyecto y enviar al correo migueldlt@yahoo.com para su revisión indicar nombres y apellidos del autor del
trabajo.

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