Tecnología Informática II: Heladio Polo Castro

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E
Tecnología A P R E N D I Z A J E
Informática II
Guía para el estudiante
Elaborado por:
HELADIO POLO CASTRO
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP
Programa Técnico Laboral por Competencias en

Operación de Sistemas Informáticos de Computación
Excel Avanzado
A P R E N D I Z A J E
EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES

ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON
EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO
TEXTO ES EL SIGUIENTE:
ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de
ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la
enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o
radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro
de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar
con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación
personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar
el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.
Informática II
Instituto Colombiano de Aprendizaje
Elaborado por:
Heladio Polo Castro
Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Avenida Caracas No. 63-66
© Prohibida la reproducción parcial o total

bajo cualquier forma
(Art. 125 Ley 23 de 1982)
Bogotá – Colombia
Versión 04 - Enero 2010
Informática II 2
Contenido
PRESENTACIÓN ______________________________________________ 5
GUÍA METODOLÓGICA _______________________________________ 6
1.1. Funciones Condicionales anidadas y Funciones de Búsqueda

avanzadas: _______________________________________________ 8
1.2. Funciones: __________________________________________ 8
1.2.1. Función Si Condicional SI() y Anidadas: _______________ 9
1.2.2. Funciones de Búsqueda en Excel: ___________________ 13
1.2.2.1. CONSULTAH y CONSULTAV: _______________ 13
1.2.2.2. Buscar: _____________________________________ 14
2. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2 ___________________________________ 22
2.1. Filtrar información, establecer Subtotales, Tablas dinámicas y
Gráficos dinámicos ________________________________________ 23
2.2. Tabla de Datos ______________________________________ 23
2.2.1. Operaciones Básicas sobre una Tabla de datos _________ 24
2.2.1.1. Ordenación de la Tabla de datos _________________ 25
2.2.1.2. Filtrado de la Tabla de datos ____________________ 27
2.2.1.3. Autofiltro: ___________________________________ 27
2.2.1.4. Filtro avanzado: ______________________________ 29
2.2.2. Subtotales: _____________________________________ 30
2.2.2.1. Subtotales Anidados: __________________________ 33
2.2.3. Tablas Dinámicas: _______________________________ 34
2.2.3.1. Partes de una Tabla Dinámica ___________________ 35
2.2.3.2. Utilizar un campo de Filtro en Tabla Dinámica _____ 40
2.2.3.3. Mostrar Valores Como: ________________________ 42
2.2.3.4. Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica: 44
2.2.3.5. Informes de Gráfico Dinámico ___________________ 46
3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3 ___________________________________ 53
3.1. Macros automáticas ___________________________________ 53
3.1.1. Crear una macro automáticamente ___________________ 54
3.1.2. Cómo asignar Macros a botones de control ____________ 56
3.1.3. Aplicar botones de tipo formulario __________________ 58
4. BIBLIOGRAFIA __________________________________________ 63
Excel Avanzado 3
Apreciado Estudiante:
Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La entidad le
proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades.
El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya
propuesto y para ello dispondrá de módulos guías, audiovisuales de apoyo, sistemas de
evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo.
Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está
distribuido de la siguiente manera:
PRESENTACION: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la

importancia y el propósito del módulo.
GUIA METODOLOGICA: Orienta la practica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación

evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por
competencias de manejo del formador.
DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más

adecuada para construir sus propios aprendizajes.
AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo
descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la
concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su
formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).
EVALUACION DIAGNÓSTICA: Permite registrar tanto el estilo de aprendizaje como la auto

prueba de avance.
CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:

 Unidad
 Logro de competencia laboral
 Indicadores de logro: Evidencias de Desarrollo
 Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH:
Formador Dice y hace, FDEH: Formador dice y Estudiante hace, EDH: Estudiante dice y
hace.
VALORACIÓN DE EVIDENCIAS
BIBLIOGRAFÍA
Informática II 4
PRESENTACIÓN
En la actualidad, las empresas en sus diferentes modalidades, invierten

gran cantidad de dinero en recursos (mano de obra capacitada,
herramientas informáticas, apoyo logístico, etc.), que le permitan
administrar la información derivada de los diferentes procesos generados
al interior de las mismas.
Uno de los recursos más valiosos es el humano y por ende la

importancia de su preparación técnica para el adecuado desempeño
laboral y la óptima utilización de los recursos informáticos adquiridos. Es
por todo lo anterior que se hace necesario preparar al estudiante del
programa técnico en el manejo competente, óptimo y eficaz de las
herramientas ofimáticas más utilizadas a nivel empresarial.
El presente módulo, pretende de manera práctica y coherente, enseñar al

estudiante el uso adecuado de Excel, PowerPoint y Access;
Herramientas tecnológicas fundamentales en nuestro quehacer
empresarial, y así ubicarlo competitivamente en el entorno laboral actual,
permitiéndole alcanzar cargos medios dentro de una organización y
brindarle la oportunidad de mejorar su nivel económico, técnico, social, y
cultural.
Es importante resaltar que el módulo es solo una guía básica que debe
acompañarse de consultas, trabajo en equipo, ejercicios prácticos
extracurriculares, lecturas técnicas y auto motivación, en aras de
alcanzar las competencias requeridas.
Excel Avanzado 5
GUÍA METODOLÓGICA
La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante
competencias laborales, comprende dos caminos:
1. Las clases presenciales dictadas por el formador haciendo uso del método inductivo
– activo
2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor, a través de

talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con
esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas
tecnológicas y la responsabilidad.
Los módulos guías utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se
elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones
de uso son:
 A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual

viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los
indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el
Instructor
 Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias

del tema a tratar.
 Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios,

referenciados así:
- FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del contenido

y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.
- FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El Estudiante desarrolla los

ejercicios propuestos y el Formador supervisa.
- EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los
estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos,
lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el
formador.
Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más

relevantes y ejercicios generales.
Informática II 6
DIAGNÓSTICO
INFORMACIÓN GENERAL
Regional_____________Programa__________________Módulo_____
_______
Estudiante_________________________Formador_______________
________
EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA
Estilo de aprendizaje________________________________________
Excel Avanzado 7
Excel Avanzado
Logros de Competencia Laboral
1. Conoce y aplica el uso de condicionales anidados y combinados

con otras funciones, además conoce y aplica el uso de funciones
de búsqueda avanzadas de Excel utilizadas en situaciones claves.
Indicadores de Logros Evidencias

 Aplica y crea funciones Producto
condicionadas anidadas
 Establece y crea Desempeño

funciones condicionales
combinadas con otras
 Establece técnicas para

utilizar funciones de Desempeño
búsqueda para localizar
información entre hojas de
cálculo
FDH (El Formador Dice Y

Hace)
1.1. Funciones Condicionales anidadas y Funciones de

Búsqueda avanzadas:
1.2. Funciones:
En una hoja de cálculo, las funciones son herramientas especiales que permiten al
usuario realizar cálculos complejos de manera fácil y sencilla. El resultado de la función
se reflejará en la CELDA en la que esta se edita.
Informática II 8
1.2.1. Función Si Condicional SI() y Anidadas:

La función SI me permite evaluar una condición y dependiendo del resultado del análisis
(que puede ser falso o verdadero), se retornará un valor por verdadero u otro valor por
falso. Su sintaxis es:
=SI(Prueba_logica;Valor_por_verdadero;Valor_por_falso)
Prueba_lógica: es la condición que analiza el sistema y cuyo resultado puede ser falso o
verdadero.
Valor_por_verdadero: Es el valor que el sistema retorna si el resultado de la condición
es verdadero.
Valor_por_falso: Es el valor que el sistema retorna si el resultado de la condición es
falso.
Nota: El valor de retorno puede ser un valor numérico, un valor alfabético, un valor
alfanumérico, el resultado de una operación matemática, también puede incluir otro SI
condicional (si anidado) o incluir otra función (estadísticas, matemáticas, búsqueda,
información o lógica)
FDEH (El Formador Dice Y El Estudiante

Hace)
Ejemplo 1: Abra un libro nuevo y en la hoja 1 del libro introduzca los siguientes
datos:
De acuerdo a esta información

asignar a los valores las siguientes
letras: en la columna B
Si es 1 colocar “Azul”
Si es 2 colocar “Rojo”
Si es 3 colocar “Verde”
DESARROLLO:
=SI(A2=1;”AZUL”;SI(A2=2;”ROJO”;”VERDE”)) , ahora cópiela hacia abajo

(celdas)
Excel Avanzado 9

Hace)
Ejemplo 2:
En una hoja de cálculo nueva introduce la siguiente información.
a) En la columna E calcule la nota definitiva para cada estudiante, teniendo en

cuenta que el primer parcial tiene un valor del 30%, los talleres 40% y el
examen final del 30%.
b) En la columna F indique si el estudiante Aprobó o Reprobó la asignatura de

acuerdo con la siguiente condición: Nota definitiva superior o igual a 3,00 debe
colocarse Aprobado, en caso contrario Reprobado.
c) En la Columna G se debe colocar la evaluación en letras de acuerdo con las

siguientes condiciones: (utilice SI anidados)
a. Nota Definitiva es mayor o igual a 4,5 = Excelente

b. Nota Definitiva entre 4,0 y 4,4 = Sobresaliente
c. Nota Definitiva entre 3,0 y 3,9 = Aceptable
d. Nota Definitiva inferior a 3,0 = Insuficiente
d) Introduce las fórmulas correspondientes para calcular los datos de promedio,

nota máxima y nota mínima para la nota definitiva.
Informática II 10
Desarrollo:
1. Para resolver el numeral a), ubiquémonos en la celda E3 y en ella editaremos la

siguiente fórmula:
=(B3*30%)+(C3*40%)+(D3*30%)
Esta fórmula se debe copiar en las siguientes celdas de la columna hasta

completar los resultados para cada estudiante.
Explicación:
El Formador dará la explicación pertinente de la fórmula
anterior.
2. Ahora, Pasemos al numeral b) y nos ubicaremos la celda F3, para construir la

siguiente función:
=SI(E3>=3,0;”Aprobado”;”Reprobado”)
Al igual que en el punto anterior la función se debe copiar en las celdas

subsiguientes.
Explicación:
El argumento E3>=3,0 corresponde a la Prueba_lógica y en ella se analiza si
la nota definitiva es superior o igual a 3,0; el argumento “Aprobado”
corresponde al Valor_por_verdadero que será el valor que devolverá el
sistema si el resultado de la prueba lógica es verdadero; el argumento
“Reprobado” corresponde al Valor_por_falso que será el valor que retornará
el sistema si el resultado del análisis de la prueba lógica es falso.
3. Para resolver el numeral c) en la celda G3 se debe construir una función más

compleja que la anterior (utilizando la Función SI() anidada), teniendo en cuenta
que son cuatro las condiciones que debe analizar el sistema para emitir el
resultado deseado; miremos entonces como quedaría la función.
=SI(E3>=4,5;"Excelente";SI(E3>=4;"Sobresaliente";SI(E3>=3;"Aceptable";"Insuficie
nte")))
Si Excelente
Si Nota >=4,5 Si Sobresaliente
No Nota >=4 Si Aceptable
No Nota >=3
No Insuficiente
Excel Avanzado 11
4. El numeral d) el estudiante lo realizará con la asesoría del formador, teniendo en

cuenta que son funciones ya estudiadas en semestres anteriores.
Al final tendremos una tabla como la siguiente:
Ejemplo 3:
En una hoja de cálculo nueva introduce la siguiente información y complete la tabla con
datos al azar:
Desarrollo:
1. Colócate en la celda B8 y digita lo siguiente:
=SI(ESERROR(MODA.UNO(B2:B7));"";MODA.UNO(B2:B7))
Informática II 12
La anterior función hace lo siguiente: cuando en la columna de ventas de

un mes determinado no haya información coloca un espacio en blanco,
en vez de imprimir error; de lo contrario genera el valor de ventas más
repetido del mes indicado.
2. Colócate en la celda B9 y digita lo siguiente:

=SI(ESERROR(PROMEDIO(B2:B7));"";PROMEDIO(B2:B7))
Esta función lo que hace es cuando en la columna de ventas de un mes

determinado no hay información, coloca un espacio en blanco, en vez de
imprimir error; de lo contrario genera el promedio de ventas de todos los
productos.
3. Ahora copia la fórmula en las columnas siguientes a la derecha.

Hace)
1.2.2. Funciones de Búsqueda en Excel:
Permite buscar información en una lista o en una tabla; en ellas se utilizan los
siguientes argumentos:
 Valor Buscado: Valor o cadena a buscar. Puede ser un valor, una referencia a
una celda o un texto delimitado por comillas dobles.
 Matriz de comparación o búsqueda: Rango que contiene los valores que se
van a comparar con el argumento Valor_buscado. Puede ser una referencia a
un rango de celdas o a un rango con nombre.
 Indicador o número de columna o fila: Indica en qué fila o columna de la tabla
se debe extraer el valor. Debe ser mayor o igual que 1, pero siempre debe ser
menor o igual que el número de filas o columnas que tenga la tabla.
1.2.2.1. CONSULTAH y CONSULTAV:
Permiten buscar información en tablas. CONSULTAH busca en tablas horizontales

mientras CONSULTAV lo hace en tablas verticales. Estas tablas deben estar ordenadas.
Primero la función busca en la fila superior del rango de la matriz de comparación,
BUACARH, o en la columna de la izquierda del rango de la matriz de comparación,
CONSULTAV, hasta encontrar un valor igual al buscado. Luego en esa fila o en esa
columna Excel extrae el contenido de la celda situada en el argumento indicador.
Los formatos o sintaxis de estas dos funciones son:
Excel Avanzado 13
=CONSULTAH(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_filas;ordenado)
=CONSULTAV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;ordenado)
1.2.2.2. Buscar:
Tiene dos formatos; ambos operan similar a las funciones anteriormente vistas: en el
primer formato =BUSCAR(Valor_buscado; Vector_de_comparación;
Vector_resultado); El argumento Vector_resultado es el rango que va a contener los
posibles resultados. Puede ser o no una matriz paralela al Vector_de_comparación.
El Vector_de_comparación se presta para hallar el valor buscado; si no se encuentra

dicho valor, el sistema utiliza el mayor valor que sea menor al buscado. Luego, Excel
devuelve el contenido de la celda situada en el Vector_resultado.
El segundo formato es =BUSCAR(Valor_buscado; Matriz) en donde matriz es el rango

en el que se busca: el resultado se extrae de la última fila o columna. Si por alguna razón
la matriz o tabla resulta ser más ancha que alta, Excel trata la tabla como una tabla
horizontal; en caso contrario, Excel la toma como una tabla vertical.

Hace)
ACTIVIDAD:
Nuestra empresa, dedicada la distribución y venta de bebidas refrescantes, ha decidido
(como método de promoción y vía de investigación de mercado) premiar a aquellos
consumidores que envíen las etiquetas de los refrescos de dos litros a un determinado
apartado aéreo.
Abrir un nuevo Libro de Excel y llamarlo PromociónPremios. A la Hoja1 se dará el

nombre de Buscar.
La tabla de premios, que se copiará en el rango A1:B5 de la hoja Buscar, es la

siguiente:
Nº de puntos Premio
500 Una camiseta y un Maletín deportivo
1000 Un walkman con auriculares
2000 Un Equipo de Sonido
4000 Un Computador de Escritorio
Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los

puntos obtenidos por cada uno. La lista ocupará el rango A7:C13 de la hoja
Informática II 14
Buscar. En la 3ª columna deberá aparecer el premio que corresponda a cada

ganador: (ver imagen)
Ganador Nº de Premio
puntos
Antonio 600
Fernández
Catalina Lago 1200
Herrera
Roberto Suárez 900
Vega
Luis Ferrer 2100
Manotas
Ana Sánchez 500
Torres
José Alonso 4050
Parra Oliver
Se trata de modificar dicha lista de modo que el premio conseguido por cada
ganador aparezca automáticamente en la tercera columna sólo con introducir el nº
de puntos obtenido.
DESARROLLO
Para esto será necesario recurrir a la función BUSCAR. Esta función busca
la correspondencia con el valor de una tabla en otra tabla matriz. Es útil
siempre que en la segunda tabla sólo haya una correspondencia para cada valor;
en nuestro caso, a cada nº de puntos corresponde un solo premio.
Una vez copiadas las tablas indicadas más arriba, situarse en la celda C8. Activar
el asistente para funciones y seleccionar, en Categorías de funciones, Búsqueda y
referencia, y en “Nombre de la función”, la función BUSCAR. En el cuadro de
diálogo "Seleccionar argumentos" seleccionar los argumentos
"valor_buscado;matriz".
En el argumento "valor_buscado", seleccionar la celda B8 (que contiene el nº de
puntos obtenido por el ganador).
Excel Avanzado 15
En el argumento "matriz", seleccionar el rango de celdas A2:B5 (donde se establecen las

correspondencias de nº de puntos con premios) y pulsa la tecla F4 (fijar celdas
absolutas).
Oprimir Enter y en la celda C8 aparecerá el premio correspondiente. Cuando la

función no encuentra en la matriz seleccionada ningún valor coincidente con el que
hemos introducido, selecciona el que más se le aproxima por debajo (por ejemplo,
considerará que lo más aproximado a 600 es 500).
Para poder copiar hacia abajo de la tabla, en la función el rango de celdas A2 a B5 de la

matriz es necesario convertir el rango de celdas relativas en una referencia absoluta; por
tanto, se deberá modificar la fórmula para que quede de la siguiente manera:
=BUSCAR(B8;$A$2:$B$5).
Una vez modificada la fórmula, cópiala a las celdas C9 a C13. Observa cómo aparecen
automáticamente los premios correspondientes a cada persona.
Aplicación de las Funciones CONSULTAV y

CONSULTAH
Estas funciones son necesarias en aquellos casos en que la matriz o tabla en la que
realizamos la búsqueda tiene más de 2 columnas (o filas). En tales casos, se debe
indicar en qué columna (CONSULTAV) o fila (CONSULTAH) se debe buscar la
correspondencia que queremos.
Función CONSULTAV
Supongamos que en el ejercicio anterior, en la tabla de Premios se incluyen los datos

relativos a tres promociones diferentes:
Nº de Premios prom1 Premios prom2 Premios prom3

puntos
Una camiseta y un Maletín Una suscripción a la revista
500 Una entrada para el cine
deportivo "Enter"
Un walkman con Una entrada para el El libro "Programación
1000
auriculares teatro Avanzada en Java"
Un Equipo de Sonido Una entrada para el Una vajilla completa
2000
fútbol
Un Computador de Una entrada para la Un viaje a París para dos
4000
Escritorio ópera personas
Aprovechando los nombres de antes y el nº de puntos, supondremos que, en lugar de

participar en la promoción 1 lo han hecho en la promoción 2.
Informática II 16
1. Ubicarnos en la Hoja2 del Libro activo, y colocarle el nombre

CONSULTAV.
2. Los datos se dispondrán del mismo modo que en el ejercicio anterior.:

por tanto, copiar el contenido de la hoja Buscar en la hoja
CONSULTAV. Luego, añadir las columnas Premios prom2 y Premios
prom3 en el rango C9:D13 de la hoja CONSULTAV. A continuación,
borrar el contenido del rango C2:C7 (columna Premio).
3. Situarse en la celda C2 y activar el asistente para funciones.
4. En Categorías de funciones, selecciona Búsqueda y referencia. En

Nombre de la función, selecciona CONSULTAV
5. En el argumento Valor_buscado, seleccionar la celda B2.
6. En el argumento Matriz_buscar_en, seleccionar el rango A10:D13
7. En el argumento Indicador_columnas, escribir 3 (es decir, la tercera

columna de la matriz)
8. En el argumento Ordenado, no es necesario que se introduzca nada
9. Pulsa Enter.
10. Una vez más, para poder copiar la fórmula a las celdas contiguas será
necesario convertir la referencia a la matriz en una referencia absoluta
(o mixta) del modo ya visto antes.
Función CONSULTAH
Funciona del mismo modo y en los mismos casos que CONSULTAV. La diferencia
radica en que CONSULTAH se utiliza cuando los datos de la matriz están dispuestos
de forma horizontal.
EJEMPLO:
Dar el nombre de CONSULTAH a la Hoja 3. Copiar la tabla de Premios situada en el

rango A9:D13 de la hoja CONSULTAV a la hoja CONSULTAH, de forma que los
Excel Avanzado 17
datos se dispongan en horizontal y no en vertical. Para ello, sigue los siguientes

pasos:
 Seleccionar el rango A9:D13 de la hoja CONSULTAV y

pulsar el botón Copiar
 Cambiar a la hoja CONSULTAH haciendo clic en su

pestaña. Situarse en la celda A9.
 Seleccionar la pestaña Inicio, luego se da clic en La

herramienta Pegar ubicada en la parte superior izquierda del
libro de trabajo; se elige a continuación la opción Transponer
la cual aparece en el menú emergente.
 Pulsar la tecla Esc para que desaparezca el borde intermitente

alrededor de las celdas copiadas.
En el rango de celdas A1:C7 de la hoja CONSULTAH, copiar la tabla situada en estas

mismas celdas de la hoja CONSULTAV. Borrar el contenido del rango C2:C7 (columna
Premio)
Situarse en la celda C2 y activar el asistente para funciones; seleccionar la función

CONSULTAH. A continuación, proceder de la misma forma que con CONSULTAV
cambiando la matriz a seleccionar, que será B9:E12 (en realidad, $B$9:$E$12).
El argumento “Ordenado” en la función CONSULTAV
Como ya se ha visto, el cuarto argumento de la función CONSULTAV es el de Ordenado.

En este argumento no es necesario introducir nada siempre que la tabla de
correspondencias en la que se realiza la búsqueda esté ordenada en sentido ascendente
(en función del valor de la primera columna; por ejemplo, en la tabla de correspondencias
de premios en la actividad anterior).
Hay casos, sin embargo, en que la tabla en la que se realizará la búsqueda no está
ordenada de esta forma. En tales casos, es necesario introducir como cuarto argumento
de la función la palabra FALSO o colocar el número 0 (con lo que se indica al programa
que la tabla en cuestión no está ordenada).
EJEMPLO 4:
Inserta una nueva hoja (Hoja 4) en el Libro Premios y llamarla Pedido. Crear en ella el
siguiente modelo de pedido (rango A1:D15):
Informática II 18
Excel Avanzado 19
En la misma hoja, más abajo, crea la siguiente tabla de correspondencias:
A continuación, en las celdas del modelo de pedido correspondientes a los datos de

Destinatario, Forma envío, Forma pago, Plazo entrega y Lugar entrega introduce
funciones CONSULTAV de forma que al escribir el código del destinatario aparezcan
automáticamente los datos correspondientes a dicho código.
En este caso, dado que la tabla de correspondencias no está ordenada, deberás hacer
uso del 4º argumento de la función, tal como se ha explicado más arriba.
EDH (El Estudiante Dice Y

Hace)
Abra un libro nuevo y en la hoja 1 crea la siguiente tabla, de la gráfica de

abajo y después realice lo siguiente:
A las siguientes notas asignar el concepto (columna C) teniendo en cuenta

la siguiente
información:
Entre 1 y 4
INSUFICIENTE
Entre 5 Y 7
REGULAR
Entre 8 y 10
EXCELENTE
En la hoja 2 del mismo libro

crea la siguiente tabla, de la
gráfica de al lado y después
realice lo siguiente:
En la columna B (SUMA)
Para los valores iguales a 100,
asignar el resultado de la
sumatoria de la columna valores a
Informática II 20
los demás dejar la celda en blanco. Recuerda anclar el rango de sumatoria
En la hoja 3 del mismo libro crea la siguiente tabla, de la gráfica de abajo

y después realice lo siguiente
Coloque todos los datos del carnet del cliente solamente digitando el
código de la persona respectiva.
Descarga los ejercicios propuestos y realiza los ejercicios anexos al

módulo guía de la unidad
Valoración de Evidencias:
Excel Avanzado 21
Filtrar información
2. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2

1. Establece y aplica el uso de filtros sencillos y avanzados en tablas,
configura y aplica resúmenes por agrupaciones de registros, además
diseña y realiza tablas dinámicas y gráficos dinámicos

 Crear filtros avanzados y Producto
autofiltros de manera eficiente
y efectiva
 Utilizar de manera eficaz y Desempeño
eficiente la potencialidad de la
función Subtotal para resumir y
agrupar datos contenidos en
una tabla
 Aplicar técnicas avanzadas
para combinar diferentes Desempeño
funciones de agrupación en un
mismo subtotal en una Tabla
de datos
 Diseñar adecuadamente Producto
tablas y gráficos dinámicos
para resumir y organizar
información contenida en
una tabla
Informática II 22

Hace)
2.1. Filtrar información, establecer Subtotales, Tablas dinámicas

y Gráficos dinámicos
2.2. Tabla de Datos
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos
mantenidos en celdas de las hojas.
En Excel también podemos trabajar con Tabla de datos. Las Tabla de datos contienen
tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los
registros. Las capacidades de Excel para el manejo de Tabla de datos son mucho más
limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada
específicamente para gestionar Tabla de datos. Sin embargo, si las necesidades de
gestión de la Tabla de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.
Si las posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u
otro sistema de gestión de Tabla de datos.
Las tablas normalmente se interpretan como Tabla. Una lista es una serie etiquetada de
filas de hoja de cálculo que contienen datos relacionados, como una Tabla de datos de
facturas o un conjunto de nombres y números de teléfonos de clientes, en que las filas
corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la
lista tiene los rótulos de columna
Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto
de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro
está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
Campos
Registro
Cu
Excel Avanzado

Hace)
Trabajaremos con una lista de ventas de insumos para computador:
Los nombres de campos ocupando una sola celda. Sin filas en blanco.
La primera fila en blanco indica el final de la lista.

Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios, etc.
Excel sólo permite trabajar con Tabla de datos muy simples. Para muchas ocasiones
será suficiente, pero para Tabla de datos más completas, complejas y profesionales no
resultará adecuado. La tabla de la Tabla de datos de ejemplo establece seis campos:
Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo, Precio y Unidades. Hay 25
registros.
2.2.1. Operaciones Básicas sobre una Tabla de datos
Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la Tabla de datos:
 Organizar- (ordenar) los registros por medio de un campo determinado.

 Seleccionar - (filtrar) los registros dependiendo de una condición dada con
el fin de localizar cierta información en una lista o Tabla de datos fácilmente.
Informática II 24
Ordenar
O
rden
Filtrar
O
rden
2.2.1.1. Ordenación de la Tabla de datos
Para ordenar la Tabla de datos primero debemos tener seleccionada la columna de la

tabla a aplicar. Luego elegimos la herramienta Ordenar y filtrar que se encuentra
seleccionando la pestaña o etiqueta Inicio, Luego seleccionamos la forma de
ordenamiento deseada (ascendente es de A a la Z y descendente Z a la A) y en este
momento Excel ordena automáticamente todos los registros de la Tabla de datos.
Si quisiéramos ordenar de manera personalizada, se debe seleccionar la opción Orden

personalizado.
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres

de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los
campos.
Recuerde que: Para ordenar una tabla por uno o más campos se puede seleccionar el
campo sobre el cual se va a realizar la ordenación o seleccionar la tabla completa.
Excel Avanzado 25
En la gráfica superior observamos que

podríamos ordenar al mismo tiempo por tres
campos diferentes, dependiendo de nuestras
necesidades.
En la gráfica, se estaría ordenando por el

nombre de la persona, pero se podría ordenar
por apellido, artículo, precio, unidades, etc.
También podemos ordenar una tabla por columnas en función del contenido de las filas,
en esta opción podemos ordenar los rótulos de columna en un orden deseado ya sea
ascendente o descendente.
1. Sobre la tabla completa
2. Da clic en la icono Ordenar y Filtrar, luego clic en Orden personalizado
3. Luego da clic en el botón
de Opciones.
4. Luego en la opción
Ordenar de izquierda a
derecha y Aceptar
5. Luego escoge el número
de la fila que contiene los
rótulos de columnas
6. Luego selecciona Asc. o
Desc. y Aceptar
Informática II 26
2.2.1.2. Filtrado de la Tabla de datos
Siempre es más fácil localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una
interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de una tabla que cumplan
con ciertas condiciones. Cuando el filtro se aplica sólo se verán en la tabla esos
registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)
Existen dos tipos de Filtrado de datos en Excel:
 Auto filtros o filtros automáticos.

 Filtros Avanzados
2.2.1.3. Autofiltro:
Los filtros automáticos se aplican dando

clic en la herramienta filtro de la pestaña o
etiqueta datos (botón correspondiente de
la barra de herramientas). Al dar clic en
dicha herramienta, Excel muestra al
extremo derecho de cada uno de los
encabezados, un botón que permite
desplegar una serie de opciones, como se
observa en el gráfico de la parte inferior.
Excel Avanzado 27
El usuario, dependiendo de sus necesidades da clic en el botón del encabezado por el

que desea filtrar y luego escogerá la opción que supla sus requerimientos según sea el
caso. Por ejemplo, de manera interactiva, Excel muestra en el menú, la opción Filtros de
texto, la cual despliega un submenú con opciones como: Es igual a, No es igual a,
Comienza por, Termina con, etc. permitiendo al usuario seleccionar la alternativa óptima.
Las Tabla permiten aplicar rápidamente otros filtros: Los filtros se acumulan, de forma
que si estando aplicado el filtro de Apellidos seleccionamos algún Artículo, sólo se verán
los registros con esos apellidos y ese artículo.
También podemos
personalizar filtros,
seleccionando la
opción filtros de texto,
y en el submenú que
aparece en pantalla
dar clic en la opción
filtro personalizado
Aparecerá una imagen como la que observamos en la parte inferior, en donde el usuario
editará las opciones según los requerimientos o necesidades.
Informática II 28
2.2.1.4. Filtro avanzado:
El Filtro avanzado de Excel permite seleccionar registros por medio de condiciones más
complejas. Las condiciones se colocan en otras celdas de la hoja de cálculo, de forma
que tenemos mucha más flexibilidad.
Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de campos en otro lugar
de la hoja:
En las filas siguientes se escribirán las condiciones. Cuando los criterios se ubican en
filas alternativas, se expresa de manera implícita el conector lógico (O). Mientras si se
ubican dichos criterios en la fila siguiente a los nombres de los campos se expresa
implícitamente el conector lógico (Y).
Por ejemplo con los criterios de selección expresados en la imagen anterior observamos
que se mostraran los registros en donde el cliente corresponda a Paola Annear o cuyo
artículo vendido sea una Lavadora LG.
Para aplicar el filtro avanzado se elige
la Pestaña o etiqueta (ficha) Datos, y
luego en las herramientas de filtros se
da clic en la opción Avanzadas
Excel Avanzado 29
Luego Aparece el siguiente cuadro de texto en donde el usuario selecciona las opciones
deseadas, según sus necesidades.
Al final damos clic en el botón aceptar y obtendremos los datos que aparecen en la
siguiente imagen:
Rango de lista: determina por defecto el rango

de la tabla donde se encuentran los datos a
filtrar.
Rango de criterios: es el rango donde se

encuentran los criterios de selección
(condiciones) que determinan los registros a
mostrar.
Copiar a: es el rango donde se mostraran los

datos filtrados.
2.2.2. Subtotales:
Se pueden crear subtotales (sumas, cuentas, promedios, etc.) para los campos de la
Tabla de datos, pero primero tenemos que ordenar la tabla por el campo sobre el que
queramos obtener los totales por ejemplo el campo de fecha, como observamos en la
siguiente tabla.
Informática II 30
Recuerde que: Ordenar es organizar los registros con un orden determinado aplicándolo
a un campo específico.
Excel Avanzado 31
Luego seleccionamos
la etiqueta o pestaña
(ficha) Datos,
ubicamos y damos
clic en la opción
Subtotal.
Aparece El cuadro de diálogo en donde el

usuario selecciona y escoge las opciones
deseadas según sus requerimientos.
Al final tendremos un resultado similar al que observamos en la gráfica siguiente,

dependiendo de las opciones editadas por el usuario.
Informática II 32

Hace)
2.2.2.1. Subtotales Anidados:

Ahora si queremos anexar una función de agrupación -Promedio- para
generar la media de unidades vendidas por
fecha, tenemos que realizar lo siguiente:
Dele un solo clic dentro de la tabla con los
subtotales
Vaya a la Barra de Opciones y seleccione Menú
Datos- Subtotal
En la Opción Usar Función: Seleccionar
PROMEDIO
Luego DESACTIVAR el check de la casilla:
REEMPLAZAR SUBTOTALES ACTUALES
Luego dar clic en Aceptar
Ahora ya Ud. podrá navegar por el informe

observando las ventas agrupadas por fecha
Excel Avanzado 33
utilizando las funciones: suma y promedio anidadas en una misma tabla

subtotalizada.

Hace)
2.2.3. Tablas Dinámicas:
Se utiliza para analizar los datos de la Tabla de datos por dos campos a la vez. La tabla
dinámica se construye con un campo para las filas y otro campo para las columnas. En la
intersección irán los valores de los campos numéricos correspondientes.
¿Qué son las TABLAS DINÁMICAS?
Una Tabla Dinámica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobación
cruzada, de grandes volúmenes de datos. Se puede crear a partir de una lista o Tabla de
datos de Excel, de una Tabla de datos externa, de varias hojas de datos de Excel o de
otra tabla dinámica.
La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que se especifique,
como SUMA, CONTAR O PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y
totales generales o utilizar sus propias formulas agregando campos y elementos
calculados.
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes
volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de
tabla dinámica está especialmente diseñado para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y

cómodas para el usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y

subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y

desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las
áreas de interés.
 Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de

los datos de origen.
Informática II 34
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos

más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le
interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con

comentarios.
 Crear informes dinámicos a partir de una consolidación múltiple de rangos
2.2.3.1. Partes de una Tabla Dinámica

Campo de Filtro
Campo de Fila Campo de Columna
Campo de Valores
Área de Valores

Hace)
Aquí se verá un par de aplicaciones sencillas con pocos datos de una lista Excel, para
ilustrar uno de los posibles usos de esta herramienta.
1. Se ilustrará el uso de Tabla Dinámica mediante el siguiente caso: Se dispone de

información de notas de estudiantes en 3 talleres, pero en forma de lista simple, como
se muestra a continuación:
Excel Avanzado 35
TAREAS ESTUDIANTES NOTAS

Taller 1 Pedro González 4.5
Taller 2 Martha Osorio 3.3
Taller 1 Hernán Casas 4.6
Taller 3 Nubia Miranda 4.7
Se desea presentar en una nueva tabla la información de notas pero ordenada por
estudiantes, con las notas de cada uno en los 3 talleres sus promedios. También se
desea obtener el promedio del grupo de estudiantes en cada tarea. Los promedios
individuales y grupales se deben presentar con un decimal. Pues bien, todo ello se puede
obtener fácilmente mediante una Tabla Dinámica.
2. Hacer clic en
cualquier celda de la
tabla de datos de
origen que no esté
vacía. Seleccionamos
la pestaña o etiqueta
(ficha) insertar. Luego
damos clic sobre la
herramienta tabla
dinámica y en el menú
desplegado
seleccionamos la
opción tabla dinámica
que presentará el
primer paso del
Asistente.
Informática II 36
3. En el cuadro de diálogo que se

abrirá en el paso 2, aceptar las
sugerencias del programa en
Rango, (en este caso,
Ejemplo1!$B$3:$D$15, que
indica el área completa de los
datos originales, usando
referencias absolutas para las
celdas inicial y final). Luego
seleccionamos el rango donde
se ubicará la tabla dinámica, en
nuestro caso (Ejemplo1!$B$17)
y damos clic en el botón
aceptar.
4. En el paso siguiente
se abre un nuevo
panel a la derecha en
el cual nos
corresponde indicar a
Excel cómo se desea
presentar la
información a
seleccionar para la
tabla dinámica. En
nuestro caso,
podríamos utilizar una
columna para cada
taller, una fila para
cada estudiante, y en
valores colocaríamos
las notas.
Excel Avanzado 37
CAMPOS
Para ello se deben arrastrar con el mouse los
campos a las áreas respectivas, ubicadas en
la parte inferior del panel de tareas. En
nuestro caso arrastrar el campo
ESTUDIANTES al área FILA; el campo
TALLERES debe ir en COLUMNA y el botón Área Columnas
NOTAS irá en el área VALORES.
Área Filas Área Valores
5. La tabla dinámica asume por defecto que la operación a realizar con

los datos numéricos es una suma. Sin embargo, si lo que se necesita
es el PROMEDIO de las notas, basta hacer clic en la opción Suma
de NOTAS, para acceder a otras operaciones posibles.
Luego se debe seleccionar la

opción Configuración de campo
de valor la cual está ubicada en
el menú que aparece en
pantalla
Informática II 38
Luego seleccionamos en el
cuadro de diálogo que aparece
en pantalla, la opción Promedio
ya que es lo requerido por la
aplicación.
Para que los promedios se presenten con 1 decimal,

hacer clic en el botón Formato de Numero. En el
cuadro de diálogo Formato de celdas, elegir la
opción Número y en Posiciones decimales bajar el
indicador a 1 y Aceptar.
Al final podremos observar en la posición indicada una tabla como se observa a

continuación:
Excel Avanzado 39

Hace)
2.2.3.2. Utilizar un campo de Filtro en Tabla Dinámica

A veces por comodidad a la hora de trabajar con datos de una tabla de datos, resulta
conveniente utilizar un campo de filtro de informe. Un campo de filtro de informe le
permitirá cambiar los grupos de valores que se muestran en la tabla mediante un filtro.
1. Se ilustrará el uso de un campo de filtro en una Tabla Dinámica mediante el siguiente

caso: Se dispone de información de empleados con sus datos personales, pero en
forma de lista simple, como se muestra a continuación:
FECHA
NOMBRE DEPARTAMENTO CIUDAD EDAD OCUPACION SALARIO
INGRESO
María Antioquia Medellín 47 Administrativo 04/03/2000 875.000

Manuel Atlántico Barranquilla 40 Gerente 05/07/2004 3.500.000
Eduardo Bolívar Cartagena 42 Administrativo 20/05/2000 3.500.000
Esther Caldas Manizales 30 Abogado 08/09/2004 2.500.000
Pilar Cundinamarca Bogotá 42 Abogado 11/05/2009 2.500.000
Alfonso Nariño Cali 47 Vendedor 29/05/2006 2.400.000
Informática II 40
2. Construya una tabla dinámica que muestre la suma de ingresos por Departamentos,
Ciudades y Ocupación, pero el campo Departamento lo utilizaremos como campo de
filtro
3. Primero que todo sombrea toda la tabla desde los rótulos de columna hasta la última
fila de datos.
4. Ve al menú Insertar y luego selecciona Tabla dinámica y otra vez Tabla dinámica
5. Coloque la tabla en una hoja nueva y luego de clic en Siguiente.
6. Luego aparece una ventana a la izquierda con los nombres de los campos y las
áreas de la tabla dinámica.
7. Luego seleccione el campo Departamento y arrástrelo hasta dentro del área de Filtro
de informe.
8. Luego seleccione el campo Ciudad y arrástrelo hasta dentro del área de Rótulos de
fila.
9. Luego seleccione el campo Ocupación y arrástrelo hasta dentro del área de Rótulos
de columna.
10. Luego seleccione el campo Salario y arrástrelo hasta dentro del área de Valores
Luego la tabla dinámica mostrará esta imagen de abajo:
Excel Avanzado 41
11. Luego dele clic en el área de valores y clic

derecho y seleccione Configuración de campo de valor
11
11
12. Luego da clic en la pestaña Mostrar valores1 como
y seleccione el ítem deseado.
2.2.3.3. Mostrar Valores Como:

% DE FILA:
A continuación veremos qué porcentaje (%) representa cada uno de las

ocupaciones por Departamento y a nivel Total (en cuanto a Salarios)
Informática II 42
% DE COLUMNA:
A continuación veremos qué porcentaje (%) representa cada uno de las

ciudades por ocupación y a nivel Total (en cuanto a Salarios)
% DEL TOTAL:
A continuación veremos la unión de porcentajes (%) de participación

tanto de filas como de columnas (con respecto a Salarios)
Excel Avanzado 43
2.2.3.4. Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica:
Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo el origen de los

datos, organizando los campos en la Lista de campos de la tabla dinámica y eligiendo
un diseño inicial, a menudo se llevan a cabo las tareas siguientes cuando se trabaja
con un informe de tabla dinámica:
Explorar los datos haciendo lo siguiente:

 Expandir y contraer los datos, y mostrar los detalles subyacentes de valores.
 Organizar, filtrar y agrupar los campos y los elementos.
 Cambiar las funciones de resumen y agregar cálculos y fórmulas personalizados.
Cambiar el diseño haciendo lo siguiente:

 Cambiar la forma de la tabla dinámica: compacta, de esquema o tabular.
 Mostrar los subtotales encima o debajo de sus filas.
 Mover un campo de columna al área de filas, o mover un campo de fila al área de
rótulos de columnas. Cambiar cómo se muestran lo errores y las celdas vacías, y
cambiar cómo se muestran los elementos y los rótulos sin datos.
 Cambiar el orden de los campos y los elementos y agregar, reorganizar y eliminar
campos.
 Ajustar el ancho de las columnas al actualizar.
 Activar o desactivar los encabezados de campo de columnas y filas, o bien mostrar u
ocultar líneas en blanco.
Cambiar el formato haciendo lo siguiente:

 Dar formato a las celdas y rangos manual y condicionalmente.
 Cambiar el estilo de formato general de la tabla dinámica.
 Cambiar el número de formato para campos e incluir el formato de Servidor OLAP.
Informática II 44
A continuación, mostramos las diferentes barras de herramientas con las cuales se

pueden realizar los procedimientos anteriormente mencionados
Diseño de Tabla Dinámica
Me permite no Para insertar o quitar líneas en blanco

mostrar subtotales, después de cada elemento
mostrarlos en la
parte inferior o en la Mostrar la tabla en forma
parte superior compacta, esquema o tabular
Me permite activar o desactivar Me permite modificar el estilo de la tabla

los totales generales tanto para dinámica en todos sus aspectos
filas como para columnas
Excel Avanzado 45
Opciones de Tabla Dinámica
Opciones que me Opciones que permiten Actualizar

permiten modificar el la tabla dinámica, cuando la tabla
Opciones que me permiten: agrupar,
formato del campo origen ha sido modificada y
desagrupar y ordenar los elementos de la
activo y las opciones además me permite cambiar el
de la tabla dinámica. tabla dinámica
origen de datos o la tabla origen si
es requerido.
Esta opción se utiliza para crear

campos o elementos calculados
Estas opciones me permiten borrar y seleccionar elementos de la tabla dinámica; generar un gráfico dinámico basado
en la tabla dinámica, mover a otra ubicación dicha tabla; ocultar o mostrar encabezados de campo y botones para
expandir y contraer elementos de la tabla dinámica.
2.2.3.5. Informes de Gráfico Dinámico

Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de una tabla dinámica.
Puede modificar el diseño y los datos que se muestran en un informe de gráfico dinámico
tal y como se hace con un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico dinámico
Informática II 46
siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica

asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de
gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico
dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia
también) que utiliza el diseño correspondiente. Ambos informes tienen campos que se
corresponden. Cuando modifica la posición de un campo en uno de los informes, también
se modifica el campo correspondiente del otro informe.
Los informes de gráfico dinámico funcionan de manera similar a un informe de tabla

dinámica; su diferencia radica en la forma de presentar los datos. La tabla dinámica,
muestra los datos de manera tabular mientras que el gráfico dinámico muestra la
información de manera gráfica.
Pasos:
1. Dar clic en el menú de Herramientas de tablas
dinámicas
2. Luego dar clic en el icono de crear gráfico dinámico
3. Luego escoger tipo de gráfico a presentar y Aceptar
4. Luego aparece un Panel donde puedes filtrar el campo
especificado en la tabla dinámica para poder graficarlo
5. Por último vemos el gráfico dinámico de forma automática con los datos
seleccionados.
Excel Avanzado 47
EDH (El Estudiante Dice Y

Hace)
 Ejercicio Uno
Crea una Tabla de datos de facturas para una tienda de electrodomésticos. Cada registro
corresponderá a un electrodoméstico comprado por un cliente un determinado día. Como
un cliente puede comprar varios electrodomésticos ese día, a cada factura le pueden
corresponder varios registros.
Los campos serán los siguientes:
 Número (de factura): año seguido de un guión y de un número entero.

 Fecha.
 Cliente: nombre y apellidos del cliente.
 Artículo.
 Precio.
 Unidades.
 Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).
Realiza los ejercicios anexos al módulo guía de la unidad
Introduce estos datos en la Tabla de datos:
Informática II 48
Una vez creada la Tabla de datos, ordénalas de la siguiente forma:
 Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor a mayor).
 Por artículo, por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo).
 Por número (de mayor a menor), por cliente y por artículo.
 Por total, por artículo y por fecha.
Para la Tabla de datos de la tienda de electrodomésticos crea los filtros para obtener la
siguiente información:
 Facturas en las que se vendió una "Nevera 19Pies LG".

 La factura 2008-4 (lo que se vendió).
 Las ventas individuales del "Microondas" (ventas de sólo una unidad).
 Las cinco ventas de mayor precio.
 Las ventas realizadas entre el 5 y el 10 de Mayo, de artículos de la marca LG.
 Las ventas realizadas entre el 10 y el 20 de Mayo, de artículos que no sean LG.
 Las ventas Hechas a Andrés Saldaña o a Nubia Saldaña.
 Las ventas Televisores de 21" LG entre el 5 y el 10 de Mayo.
 Ejercicio Dos
 Crea estos filtros avanzados en la Tabla de datos de la tienda de electrodomésticos:
Excel Avanzado 49
 Compras de Andrés Saldaña superiores a $ 200.000.oo y compras de más de una

unidad con un total mayor de $ 400.000.oo.
 Ventas de electrodomésticos de la marca LG con un valor total superior a $
1.000.000.oo y ventas de Microondas.
 Ventas con artículos que contengan la letra M, de menos de $ 300.000.oo, una sola
unidad y de alguna Ana o de alguna Nubia.
¿Cuáles de estos filtros se pueden crear con Autofiltro? ¡Inténtalo!
 Ejercicio Tres
Para la Tabla de datos de la papelería La Económica crea los siguientes listados o

subtotales:
 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente (apellidos), con subtotales por cliente
y por fecha.
 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada cliente, con
subtotales por artículo y por cliente.
 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente, con subtotales por cliente y por
fecha. Sólo de septiembre.
subtotales por artículo y por cliente. Sólo ventas con un total inferior a $ 600.000.oo.
 Los subtotales sólo para el total de la venta.
Para la Tabla de datos de la tienda de electrodomésticos crea los siguientes listados o

subtotales:
 Ventas por fecha y por cliente para cada fecha, con subtotales por fecha y por cliente.
 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente, con subtotales por cliente y por
fecha.
 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada fecha, con
subtotales por artículo y por fecha.
 Ventas de cada factura con subtotales.
subtotales por artículo y por cliente.
 Los subtotales para los campos Subtotal, IVA y Total.
Informática II 50
 Ejercicio Cuatro
Crear la siguiente tabla, en donde se involucra el tiempo en minutos que duró cada
estudiante realizando el respectivo taller.
TAREAS ALUMNOS TIEMPO, min NOTAS

Taller 1 Pedro González 25.5 4.5
Taller 2 Martha Osorio 40.0 3.3
Taller 1 Hernán Casas 22.5 4.6
Taller 3 Nubia Miranda 35.0 4.7
Usar la herramienta de Tabla Dinámica para elaborar una tabla que muestre para cada
Estudiante sus notas de los 3 talleres, su promedio y el tiempo total (en minutos) que
cada uno empleó en hacer los 3 talleres. Los promedios individuales y grupales se deben
dar con 1 decimal.
 Ejercicio Cinco
Crear una tabla dinámica de la Tabla de datos de la papelería La Económica. Juega

también con las diferentes opciones para modificar la tabla dinámica.
 Ejercicio Seis
Crea una tabla dinámica para la Tabla de datos de la tienda de electrodomésticos. Juega
con ella cambiando y añadiendo campos en el área de filas, en el área de columnas y
en el área de valores. Crear el informe de gráfico dinámico respectivo.
Excel Avanzado 51
Ahora ingrese a Internet y copia la siguiente dirección y realice los ejercicios propuestos
correspondientes a esta unidad
Realiza los ejercicios anexos al módulo guía de la unidad
Informática II 52
Macros automáticas
3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3
1. Aprende conceptos básicos y crea Macros automáticas, Presenta

proyecto final

 Utilizar de manera eficaz y Conocimiento
eficiente la potencialidad de la
herramienta Macros para
automatizar series de
instrucciones recurrentes
 Crear y asociar diferentes tipos
de controles de tipo formularios Producto
en tablas Excel 2010
 Define y crea funciones y Desempeño
procedimientos aplicados en
macros con el objetivo de
solucionar un requerimiento
planteado por un usuario Producto

Hace)
3.1. Macros automáticas
Las macros son elementos que sirven para simplificar una secuencia de
instrucciones repetitivas durante una sesión de trabajo. La ejecución de macros
puede realizarse al presionar un botón asignado a una barra de herramientas,
Excel Avanzado 53
seleccionar la opción correspondiente en un menú o pulsar una determinada

combinación de teclas.
3.1.1. Crear una macro automáticamente
La forma más fácil de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.
Para grabar una macro debemos ir al menú Vista y

seleccionar el submenú Macros y dentro de este
submenú seleccionar la opción Grabar macro...
Luego en esta opción podemos encontrar las

siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de

las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción

utilizaremos referencias relativas para que las macros
se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero

que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro
donde podemos dar un nombre a la macro (no está
permitido insertar espacios en blanco en el nombre de
la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la

combinación de las tecla CTRL + "una tecla del
teclado". El problema está en encontrar una
combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar

la macro en el libro activo, en el libro de macros
personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a

continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la
barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, Una
Informática II 54
vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en
.
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las

veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro,

dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos
queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo, si hemos creado una macro que

automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas
previamente antes de ejecutar la macro, otro ejemplo
es si ejecutamos una macro de totalice y promedie el
contenido de un rango de celdas se necesita colocar el
cursor en el sitio exacto a generar las operaciones
pertinentes.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros del menú Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y
se ejecutará la macro.
Los demás botones que aparecen en el cuadro son los siguientes:
Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de

programación de Visual Basic (VBE).
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de

la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad
de utilizar el menú) y la descripción de la macro.
Excel Avanzado 55
Eliminar – Borra de la lista la macro seleccionada.
3.1.2. Cómo asignar Macros a botones de control
Se puede asociar una macro a distintos controles (botones de comando, imágenes,

etc.) o a la barra de herramientas de acceso rápido para dar al usuario un acceso
amigable y rápido para ejecutar macros.
1. ASOCIAR UNA MACRO A UN BOTÓN DE COMANDO
Haga clic en el botón del menú Programador (Se activa en las Opciones
de Excel – luego opción Más frecuentes del Botón de Office)
Luego escoja botón de comando (controles de formulario) y lo dibújelo en

cualquier celda de la hoja activa
Luego haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione Asignar macro.
Luego seleccione el nombre de la macro de la lista y haga clic en aceptar
2. ASOCIAR UNA MACRO A UNA IMAGEN CONTROL ACTIVEX
Haga clic en el botón del menú Programador
Luego escoja el botón imagen (controles ActiveX) y dibújela en cualquier celda

de la hoja activa
Ahora si quiere cambiar las propiedades de la imagen da clic en (en
particular colocar una nueva imagen por medio de la propiedad Picture).
Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione la opción Ver código
Luego dentro del procedimiento y el evento asociado a la imagen, escriba la

instrucción Call seguida del nombre de la macro que desea ejecutar
Desactive el modo de diseño con un clic en el botón Modo Diseño del menú
Programador
Haga clic en la imagen: la macro Formato se ejecutará
Informática II 56
2. ASOCIAR UNA MACRO A UN ICONO DE LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO
Haga clic en el botón de Office, luego en el botón Opciones de Excel
Luego seleccione la categoría Personalizar en el menú de la izquierda
Luego en la lista desplegable de categorías (Comandos disponibles en), seleccione

Macros, entonces aparecerán las macros disponibles en el recuadro de abajo
Luego seleccione una macro y haga clic en Agregar; la macro pasará al recuadro de
la derecha
Luego haga clic en el botón Modificar para cambiar el icono actual de la macro
Luego de clic en el botón Aceptar
Ahora ya estará la macro con su icono asociado en la barra de acceso rápido, para
poder ejecutarla tanta veces Ud. desee.
Excel Avanzado 57
3.1.3. Aplicar botones de tipo formulario
Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se

utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un botón de control de
número para seleccionar un dato numérico, un botón de comando para ejecutar una
macro, un cuadro combinado para mostrar datos mediante una lista definida o un
botón de Barra de desplazamiento para seleccionar datos numéricos dependiendo de
un valor mínimo y valor máximo.
Los siguientes son los tipos de controles más importantes:
Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Título.
Cuadro combinado . Se utilizan para de un modo más rápido y fácil seleccionar

un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Para configurar su
utilización Ud. Tiene que dar clic derecho – Formato de control y completar las
opciones pertinentes
Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de
alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario
sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción
del grupo a la vez.
Botón de opción , se suele utilizar para seleccionar una única opción de un

grupo de opciones ya creado. Si el campo contiene el valor 1, el botón tendrá este
aspecto , sino, este otro .
Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un

simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro,
etc. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar
distintas acciones predefinidas.
Botón de casilla de verificación , se utiliza para seleccionar una opción o

varias opciones por escoger, su resultado es verdadero (con un check) y negativo
(sin la presencia de un check)
Botón de control de número y la Barra de desplazamiento , se

utilizan para seleccionar un número dependiendo de un valor mínimo y
máximo y un incremento.
Informática II 58

Hace)
Digite la tabla como se muestra en la gráfica de abajo y realice lo siguiente:
Ejercicio: Realizar las siguientes macros así:

1. Para formatear la letra a tipo: Broadway y el tamaño de letra a: 10
2. Para Totalizar los salarios de los vendedores
3. Asigne las macros a botones de Comando
Desarrollo de la macro 1 de Formato
Vaya al menú Vista – luego Macros

Luego seleccionar Grabar macro…
Luego en la casilla de nombre colocamos: FORMATO y aceptar
Luego ir al menú de INICIO y seleccionar el tipo de letra: BROADWAY y en tamaño
de letra: seleccionar: 10
Por último le damos clic en el icono de detener grabación en la barra de estado.
Ahora vamos a ejecutar la macro ya creada anteriormente, de la siguiente manera:

¡Recuerde! Primero tiene que sombrear el área donde va a aplicar el formateo de
datos
Luego seleccionar Ver macro…
Luego seleccione Formato y dele clic en Ejecutar
Excel Avanzado 59
Desarrollo de la macro 2 de Suma

Luego seleccionar Grabar macro…
Luego en la casilla de nombre colocamos: SUMAR y aceptar
Luego colóquese en la celda D8, y dar clic en el icono y de
Enter
Por último le damos clic en el icono de detener grabación en la barra de estado
Ahora vamos a ejecutar la macro ya creada anteriormente, de la siguiente

manera:
¡Recuerde! Primero tiene colocarse debajo de la columna donde va a totalizar
la columna y borrar el dato de suma ya hecha allí.
Luego seleccionar Ver macro…
Luego seleccione SUMAR y dele clic en Ejecutar
Ahora, Ud. Puede ejecutar las macros tantas veces Ud. Desee debido a que ya
fue creada en el libro de Excel
EDH (El Estudiante Dice Y Hace)
EJERCICIO 1:
1. Ahora transcribe le siguiente tabla con todas sus filas
FECHA
NOMBRES APELLIDOS REGIONAL SALARIO SECCION
INGRESO
LUIS TOVAR BOGOTA 1520000 25/04/2000 CONTABILIDAD
JUAN PEREZ CALI 1800000 15/03/2003 SECRETARIA
PEDRO RODRIGUEZ CARTAGENA 2500000 13/02/2004 FACTURACION
JAIME CASTRO B/QUILLA 3548000 20/10/2001 GERENCIA
CAMILO OJEDA MEDELLIN 1500000 05/08/2007 CAJA
ANDRES ACOSTA BOGOTA 3560000 15/12/2008 GERENCIA
LORNA PAZ B/QUILLA 850000 10/01/2006 CONTABILIDAD
CARLOS TORRES ARMENIA 985000 27/05/2002 SECRETARIA
MARIO PUELLO PASTO 850000 12/09/2008 FACTURACION
LEIDY MENA NEIVA 4500000 20/03/2006 GERENCIA
LUIS PEREZ BOGOTA 982000 08/07/2009 CAJA
CAMILO VARGAS CALI 3580000 13/06/2004 GERENCIA
PABLO RUIZ MEDELLIN 689000 20/10/2001 SECRETARIA
TOTAL SALARIOS
Informática II 60
2. Colócale el formato que se muestra en la imagen

3. Colócale el título : TALLER DE MACROS AUTOMÁTICAS EXCEL
4. luego crea una macro de nombre : ORDENA_APELLIDO (Tabla ordenada por
campo Apellido)
5. Recuerda: Seleccionar el rango de la tabla de datos (incluyendo encabezados)
No seleccionar el total de salarios
6. Ahora comprueba el funcionamiento de la macro dirigiéndose al menú ver -
macro - ver macros …. - Desde donde se podrán administrar las macros del
libro activo y de todos los libros abiertos.
7. Ahora ordénala por otro campo. Ejemplo :por Nombre (para que puedas ver su
ejecución)
8. Ahora asígnale un botón a la macro creada
9. Enseguida, da clic sobre el botón de comando: ordena_apellido para ver su
ejecución.
Nota: Haz otras macros para manejarlas de forma Independiente, creando más
botones de comando por macro propuesta.
EJERCICIO: Ahora crea las siguientes macros con botones de comando, según
propuesta, así:
1. > Ordenar por Nombre en forma ascendente
2. > Ordenar por Fecha ingreso descendente
3. > Ordenar por Salario descendente
4. > Ordenar por Regional ascendente
5. > Ordenar por Sección ascendente
6. > Hacer filtro automático
7. > Quitar filtro automático
8. > Colocar imágenes prediseñadas
9. > Subtotales por regional valorizando los salarios
Excel Avanzado 61
EJERCICIO 2: Implementación de controles tipo Formularios
Este taller le permitirá implementar y aplicar los diferentes controles de tipo

formulario y su utilización en una tabla de Excel 2010
Para realizar este taller Ud. debe de entra a internet y copia la

siguiente dirección y bajar el archivo del ejercicio correspondiente
a esta unidad:
EJERCICIO 3: Implementación de controles tipo Formularios II
Para realizar estos talleres Ud. debe de entrar al módulo y

aplicar el archivo del ejercicio correspondiente a esta unidad
Informática II 62
4. BIBLIOGRAFIA
 Internet
o www.aulaclic.c
om
o www.abcdatos.
com
o www.slideshar
e.net
o www.xltoday.net
o www.programati
um.com
 Excel 2003 Macros Internet internet

 Recursos Informáticos Michéle Amelot Ediciones ENI
VBA Excel 2007
 Curso Excel Experto Universidad
Aulas Digitales Panamericana
Excel Avanzado 63

Tecnología Informática II: Heladio Polo Castro

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I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E

Guía para el estudiante

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

Programa Técnico Laboral por Competencias en

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES

© Prohibida la reproducción parcial o total

1.1. Funciones Condicionales anidadas y Funciones de Búsqueda

PRESENTACION: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la

GUIA METODOLOGICA: Orienta la practica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación

DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más

EVALUACION DIAGNÓSTICA: Permite registrar tanto el estilo de aprendizaje como la auto

CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:

En la actualidad, las empresas en sus diferentes modalidades, invierten

Uno de los recursos más valiosos es el humano y por ende la

El presente módulo, pretende de manera práctica y coherente, enseñar al

2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor, a través de

 A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual

 Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias

 Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios,

- FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del contenido

- FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El Estudiante desarrolla los

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más

Logros de Competencia Laboral

1. Conoce y aplica el uso de condicionales anidados y combinados

Indicadores de Logros Evidencias

 Establece y crea Desempeño

 Establece técnicas para

FDH (El Formador Dice Y

1.1. Funciones Condicionales anidadas y Funciones de

1.2.1. Función Si Condicional SI() y Anidadas:

FDEH (El Formador Dice Y El Estudiante

De acuerdo a esta información

=SI(A2=1;”AZUL”;SI(A2=2;”ROJO”;”VERDE”)) , ahora cópiela hacia abajo

FDEH (El Formador Dice Y El Estudiante

a) En la columna E calcule la nota definitiva para cada estudiante, teniendo en

b) En la columna F indique si el estudiante Aprobó o Reprobó la asignatura de

c) En la Columna G se debe colocar la evaluación en letras de acuerdo con las

a. Nota Definitiva es mayor o igual a 4,5 = Excelente

d) Introduce las fórmulas correspondientes para calcular los datos de promedio,

1. Para resolver el numeral a), ubiquémonos en la celda E3 y en ella editaremos la

Esta fórmula se debe copiar en las siguientes celdas de la columna hasta

2. Ahora, Pasemos al numeral b) y nos ubicaremos la celda F3, para construir la

Al igual que en el punto anterior la función se debe copiar en las celdas

3. Para resolver el numeral c) en la celda G3 se debe construir una función más

4. El numeral d) el estudiante lo realizará con la asesoría del formador, teniendo en

Al final tendremos una tabla como la siguiente:

La anterior función hace lo siguiente: cuando en la columna de ventas de

2. Colócate en la celda B9 y digita lo siguiente:

Esta función lo que hace es cuando en la columna de ventas de un mes

3. Ahora copia la fórmula en las columnas siguientes a la derecha.

FDH (El Formador Dice Y

1.2.2. Funciones de Búsqueda en Excel:

1.2.2.1. CONSULTAH y CONSULTAV:

Permiten buscar información en tablas. CONSULTAH busca en tablas horizontales

Los formatos o sintaxis de estas dos funciones son:

El Vector_de_comparación se presta para hallar el valor buscado; si no se encuentra

El segundo formato es =BUSCAR(Valor_buscado; Matriz) en donde matriz es el rango

FDEH (El Formador Dice Y El Estudiante

Abrir un nuevo Libro de Excel y llamarlo PromociónPremios. A la Hoja1 se dará el

La tabla de premios, que se copiará en el rango A1:B5 de la hoja Buscar, es la

Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los

Buscar. En la 3ª columna deberá aparecer el premio que corresponda a cada

En el argumento "matriz", seleccionar el rango de celdas A2:B5 (donde se establecen las