Nestlé Perú S.A.

Identificación 0124.P2P.POL.003
Julio 2017

Política de Compras

Reemplaza a 0124.P2P.POL.002
Junio 2016

Autor(es) Anny Figueroa, Head of Procurement

Mónica Taira, Procurement Excellence Perú

Aprobador (es) Francisco Rovira, Head of Supply Chain

Jose Luis Collazos, Head of Finance and Control

El contenido de este documento no puede ser distribuido o revelado a terceras partes sin la
debida autorización. Todos los derechos le pertenecen a Nestlé Perú S.A.

Contenido

Generalidades 2
Normas Generales 3-6
Proceso de Compras 7-15
Anexos 16-22

LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ESTA SUJETO A SU DESACTUALIZACIÓN,

CONSULTAR SIEMPRE EN INTRANET PARA OBTENER LA ULTIMA VERSION.
Nestlé Perú S.A.

GENERALIDADES

Propósito Establecer los lineamientos a seguir por los colaboradores de Nestlé que se
encuentren involucrados en la compra de bienes y servicios asegurando las
buenas prácticas de la compañía

Campo de aplicación Esta política será de cumplimiento indispensable para todo el personal de
Nestlé Perú que esté relacionado con el proceso de compras de Oficina
Central, Planta Lima y Planta Cajamarca. No incluye las operaciones de
producto terminado vía Intermarket.

Dirigido a Todos los colaboradores de Nestlé Perú S.A. y vinculadas que participen
directa e indirectamente en el proceso de compras.

Anexos Anexo 1 Proceso de sanciones de indicadores

Anexo 2 PSL Status (Preferred Supplier List)
Anexo 3 Formato de Proveedor Único
Anexo 4 Proceso de creación de orden de compra
Anexo 5 Ejemplo de Cuadro Comparativo
Anexo 6 Compliance Indicator

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NORMAS GENERALES

Responsabilidades Es responsabilidad de los Line Managers de las Unidades la correcta

aplicación de las Políticas y de los Procedimientos establecidos en este
documento, así como el cumplimiento del “Código de Proveedores Nestlé” 1,
el cual establece los estándares mínimos no negociables que los
proveedores deben cumplir para la entrega de bienes o servicios a Nestlé.

El área de compras está alineado con los principios y políticas de calidad

vigentes.

En caso de incumplimiento a esta política, se aplicarán sanciones con las

medidas disciplinarias correspondientes. Revisar el proceso de sanciones
para indicadores Anexo 1

Cualquier sugerencia o modificación debe ser enviada al área de Compras.

Principios generales En concordancia con las políticas y principios corporativos de negocios

Nestlé, los proveedores deben ser orientados a no enviar regalos a los
colaboradores de la Empresa, dando cumplimiento a la “Política Regional
de regalos y viajes” (Finanzas & Control).

Todos los procesos de compras deberán estar disponibles para análisis /

seguimiento por parte de los niveles jerárquicos superiores
independientemente de la modalidad de compra y de los límites de la
autorización.

Todo colaborador involucrado en el proceso de compras buscará generar

en todo momento el “Competitive Bidding” y cumplir con los principios y/o
normas impartidos en la presente política.

Está totalmente prohibido la transferencia de contraseña a otra persona

para accesos no otorgados. Esto es considerado una falta de la persona
que usa la contraseña como de la persona que la compartió.

Confidencialidad Toda información de la Empresa, debe ser manejada dentro de las normas
éticas y legales. La información confidencial deberá ser protegida y no
revelada a terceros.

Antes de entregar información confidencial a proveedores, los

colaboradores deberán coordinar con el área de Compras y legal para
determinar si se debe firmar un contrato de confidencialidad. Con esto
protegemos cualquier información clave y evitamos la reproducción de
materiales desarrollados específicamente para la empresa.

1
Código de Proveedor Nestlé LINK: http://thenest-eur-
hq.nestle.com/PT/PT_RESS/Documents/Documents/RS%20Audit/Nestle%20Supplier%20Code/NSC_Spanish.pdf
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Normas de proveedores Para la creación de contratos y/o órdenes de compra en el sistema, el

proveedor debe estar debidamente registrado en el sistema según
procedimiento 0124.P2P.PRO.001 Maestro de proveedores. Todo
proveedor de Servicios & Materiales Indirectos (S&IM) que tenga contacto
directo con el producto terminado debe seguir el proceso de Vendor
Approval Process (GI 31.104 – 3 VAP)2.

Importe mínimo para El importe mínimo para la generación de una orden de compra es de S/350
emisión de órdenes de o $100 (No Inc. IGV). Documentos menores a este valor serán rechazados,
compra y deberán ser procesados a través de Concur o de Caja Chica, según
corresponda. Si el importe es menor, la factura no será recibida por el área
de Servicios Financieros.

Segregación de El usuario/solicitante que emite la solicitud no podrá aprobarla, asimismo

funciones cada usuario/solicitante del bien o servicio debe asegurar la recepción
oportuna del mismo.

El Comprador Estratégico/Operacional no realizará pagos o contabilización

de las facturas.

Los aprobadores no podrán realizar cambios en los pedidos, de haber algún

cambio necesario debe rechazar el documento y pedir al usuario que haga
los cambios.

NBS LATAM En el caso de las órdenes de compra solicitadas a través de ticket a Nestlé
Business Services - NBS (PO Creation), NBS es responsable por crear y
corregir las órdenes de compra en SAP de acuerdo a las informaciones
recibidas exclusivamente vía ticket webform, enviar el pedido al solicitante
o proveedor (PDF) y verificar la calidad y cantidad de cotizaciones
necesarias según esta política para garantizar el “Competitive Bidding”.

NBS será el responsable de asegurar y controlar que el Competitive Bidding

o sustentos enviados por el usuario sean los correctos.

NBS también toma como responsabilidad la emisión y acompañamiento de

reportes e indicadores de compliance relacionados a Compras. Revisar
procedimiento operacional.

2
Vendor Approval Process (GI 31.104 – 3 VAP) LINK: http://thenest-ams-
aa.nestle.com/PT/Documents/cl/deptocompras/upload/indexable/Instrucciones%20Compras%20AAR/GI%20
31%20104-31_1010_Vendor%20Approval%20Process.pdf
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Nestrade Nestrade TSS (servicios de suministros técnicos) tiene como función llevar
a cabo compras operativas y logísticas en nombre de Nestlé para el equipo
técnico, servicios y partes estratégicas. Los servicios que brindan se pueden
dar para la compra de máquinas individuales y/o para proyectos completos
y en los siguientes casos:

1. Compra de Equipos de Proceso: Todo equipo de proceso para Plantas

(Fabrica Lima y Planta Cajamarca) aprobado técnicamente por el área de
Ingeniería.

2. Compra de Moldes: Todo molde para Plantas (Fabrica Lima) aprobado

técnicamente por el área de Aplicaciones y Desarrollo y área de Ingeniería.

Toda compra realizada a través de Nestrade se considerará alineada a la

Política de Compras, sin embargo; esto no excluye el cumplimiento del
Competitive Bidding y/o alguna justificativa (Proveedor Único, Compra
Excepcional o Justificativa Técnica).

Cumplimiento de Compras hará seguimiento a los compradores y solicitantes que no estén

buenas prácticas cumpliendo con las buenas prácticas, a través de los siguientes reportes:

 Órdenes de compra con fecha posterior a la factura.

 Pedidos sin solicitud de pedido (aplica para los pedidos NB (Standard)
afectos a un Ceco, pedidos Call off Z008 y pedidos de Commodities
(ZNCP)
 Facturas bloqueadas o parqueadas sin resolver por más de 3 días
hábiles.
 GR/IR (Goods Receipt / Invoice Receipt) pendiente de cerrar por más
de 60 días.
 Pedidos abiertos: pedidos abiertos por más de 12 meses (servicios) y
pedidos abiertos considerando fecha del delivery date menor o igual a
30 días (materiales).
 Split PO: Desglose de pedidos para el mismo proveedor por el mismo
bien o servicio, un mismo centro o planta y sociedad durante un período
de una semana para evitar cantidad de cotizaciones requeridas y/o
niveles de aprobación establecidos en la política de Compras
 Compras recurrentes: compras del mismo material o servicio, para la
misma ubicación, el centro de costo o proyecto, con repeticiones de por
lo menos de 3 veces realizados dentro del plazo de 3 meses después
de realizada la primera compra, cuya suma de los valores superan el
límite de 25,000 PEN. Esto aplica sólo para los casos donde no exista
un Competitive Bidding, contrato o catálogo negociado por el
Departamento de Compras.

Esta bajo responsabilidad de cada área, trabajar y gestionar la solución de

los puntos observados.

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Involucramiento Compras se involucrará al inicio de cualquier proceso relativo a discusiones

temprano de compras comerciales o a la selección del proveedor. Para materiales directos el
involucramiento será desde el inicio del proceso de desarrollo de cualquier
producto nuevo y para servicios y materiales indirectos será para montos
mayores a 200,000 PEN o algún proyecto estratégico de menor monto.

Compras es la responsable del proceso, encabeza las decisiones de

selección de proveedores y los recomienda a los socios del negocio.
Compras deberá ser involucrado desde el inicio del proceso de desarrollo
de cualquier producto nuevo para asegurar un análisis apropiado del riesgo
que se toma para abastecer, así como las estrategias derivadas para mitigar
dichos riesgos y asegurar el abastecimiento de nuestros productos y
servicios.

Sourcing strategy El proceso de los 7 Pasos del Strategic Sourcing deberá ser realizado para
las categorías manejadas directamente por el departamento de Compras de
acuerdo a la definición de las 7 Best Practices.

Es responsabilidad del Business Partner de Compras alinear la estrategia

con los objetivos de la Unidad y comunicar las decisiones realizadas por el
Departamento de Compras.

Negociación El competitive bidding es la comparación de ofertas de diferentes

proveedores realizada por el Comprador, en función de una necesidad, con
el objetivo de documentar y definir la mejor estrategia de compra. Para
obtener la mejor condición de adquisición se debe considerar el análisis de
costo total (TCO), nivel de servicio y precios.

Para los pedidos que no son negociados directamente por el área de

Compras, el usuario/solicitante del pedido será el encargado de preparar y
consolidar todos los sustentos pertinentes y las cotizaciones necesarias, de
acuerdo al rango de cotizaciones mínimas.

Se escogerá al proveedor que cumpla con las especificaciones técnicas y

alcance del servicio o material, y que el importe cotizado sea el menor. De
no escoger la cotización de menor importe, se sustentará el motivo y se
adjuntará a la orden de compra. Es responsabilidad del aprobador revisar y
validar dichos sustentos.

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PROCESO DE COMPRAS

Materias primas y Todas las categorías de materias primas (ROH) y embalajes (ZPCK), son
materiales de embalaje negociadas directamente por el área de compras.

Para las compras de materiales de envase y materia prima, es

responsabilidad de Aplicaciones & Desarrollo garantizar que todos los
materiales tengan su respectiva especificación.

Commodities Conforme instrucción de NESTEC – Purchasing, Controls and Price Risk

Management Framework, los pedidos y contratos de Commodities son
creados en el sistema NCPS.

Co-manufacturing Compras da soporte y es parte del cumplimiento de los estándares

Co-packing necesarios para un servicio de Co-Manufacturing o Co-Packing. Para poder
realizar cualquier servicio de Co-Manufacturing es necesario contar con el
Make or Buy antes de iniciar cualquier análisis por parte de Compras.

Los documentos básicos que se deben tener para estos servicios son:
 7 Steps Strategic Sourcing (7SSS) o Competitive Bidding
 Convenio de Confidencialidad
 Contrato Legal
 Supplier Code firmado por el proveedor
 Revisiones operacionales (definido en conjunto con el área Técnica)

Para mayor información revisar el Contract Manufacturing Standard ST 21-

116.

Servicios y materiales Todo proceso de compra realizado por la unidad de negocio o área
indirectos corporativa deberá tener las cotizaciones mínimas, las cuales serán
documentadas en la orden de compra. Para tal efecto, las cotizaciones
deben provenir de la fuente directa (correo original del proveedor).

Se respetarán las cantidades de cotizaciones mínimas en relación al monto

de compra, según la tabla indicada a continuación:

CANTIDAD DE COTIZACIONES
MONTO DE COMPRA
MÍNIMAS
Hasta 4,500 PEN 1 cotización
Desde 4,501 hasta 25,000 PEN 2 cotizaciones como mínimo
Más de 25,000 PEN 3 cotizaciones como mínimo

Los proveedores que forman parte del Preferred Supplier List (PSL) son
seleccionados a través de un 7 steps, Competitive Bidding o algún sustento
gestionado y/o aprobado por Compras. Para los casos de los proveedores
designados en el PSL (Anexo 2) como proveedores mandatorios o sole
source no se requerirán presentar las 3 cotizaciones.

En caso no se escoja la cotización más barata el usuario/solicitante deberá

comunicar el porqué de la decisión, lo cual debe estar documentado y
cargado en SAP (Adjuntar email).
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Es responsabilidad del aprobador verificar que los sustentos estén

correctamente cargados en la orden de compra para asegurar cumplimiento
del proceso de “Competitive Bidding”.

Se encuentra totalmente prohibido partir una orden de compra para

evitar los niveles de aprobación superiores y/o evitar el número de
cotizaciones mínimas (Split PO).

Toda compra que supere los S/.200,000.00 deberá ser negociado por
el Comprador Estratégico de la categoría a través de la plataforma
Ariba. Este requerimiento deberá ser solicitado vía Webform Request3.

Para montos menores a S/.200,000.00 el responsable de que se cumpla el

“Competitive Bidding” es el usuario/solicitante, no será necesaria la
aprobación de compras.

Por la complejidad y forma de trabajo, las compras relacionadas a los

Autoservicios (AASS) quedan fuera del scope de Compras.

Formato de proveedor En el caso que solo exista un proveedor para el material/servicio, el

único solicitante deberá adjuntar el formato de “Solicitud para aprobación de
Solicitud de compra proveedor único” (Anexo 3) junto con algún documento que compruebe que
excepcional efectivamente es un proveedor único (Ejm. carta de exclusividad). Para una
compra excepcional se deberá adjuntar el formato de “Solicitud compra
excepcional” o “E-Internal Justification”4, en este caso el usuario es el
responsable por dicha compra, la cual no es respaldada por el área de
Compras.

La aprobación de cada formato debe ser realizado según el siguiente

cuadro:

MONTO
DOCUMENTO PROPÓSITO APROBADOR
(PEN)
En caso no exista
otro proveedor que
Formato de Cualquier Line Manager
pueda prestar el
proveedor único monto de compras
servicio o vender
el producto.
Solicitud de Casos específicos Solicitante +
compra a ser sustentados Controller +
Cualquier
excepcional / E- directamente por Gerente de
monto
Internal el solicitante del Negocio
Justification servicio o material. /División

3
Webform Request LINK:
http://usphxi0014/PROD/Forms/Requisicao_Compras/RECO03/RECO03.php?regiao=Austral&idioma=ES&ticket=0
4
E-Internal Justification LINK:
http://usphxi0014/PROD/Forms/Request_Manager_AP/APRM83/APRM83.php?regiao=Austral&idioma=ES&ticket=0
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La aprobación del formato de proveedor único se podrá realizar vía firma

física o vía correo electrónico de los aprobadores correspondientes.

El formato de Solicitud de Compra Excepcional o E-Internal Justification

deberá ser llenado por el solicitante, siendo el Controller y el Gerente de
Negocio o División los responsables de la validación de este formato, el cual
es válido para realizar una única compra y por el scope inicial de dicha
compra.

El Listado de Proveedores Preferentes podrá ser actualizado únicamente

por el área de Compras.

Estrategia de Existe 3 niveles de aprobación de acuerdo a los siguientes importes:

aprobación de orden de
compra BANDA DE VALORES APROBACIONES
Más de 250,000 USD 2
Hasta 250,000 USD 2
Hasta 50,000 USD 1

En los pedidos generados en EasyBuy, la aprobación del Grupo de

Compras pasará sólo por el aprobador del último nivel correspondiente de
acuerdo al monto de la compra.

En caso de ausencia de cualquier tipo, el aprobador debe delegar la función

de aprobación (en SAP y en la plataforma Ariba) a otro colaborador del
mismo nivel jerárquico o superior con el mismo rol, a fin de evitar retrasos
en el proceso de compras

Pagos que no requieren Aplica para las siguientes categorías de gastos:

orden de compra
 Impuestos, tasas y multas de SUNAT.
 Pagos de impuestos, arbitrios y otros vinculados a Municipalidades o
entidades regulatorias.
 Pagos referentes a nómina/salarios.
 Pagos de regalías, dividendos.
 Pagos por procesos jurídicos referentes a pérdidas en litigios.
 Pagos relacionados con fusiones y adquisiciones.
 Pagos de dividendos, intereses y prestamos (obligaciones de tesorería).
 Pago de servicios Intercompany (se debe seguir el procedimiento de
ICOFORMS).
 Pago por devoluciones a clientes.
 Reembolsos por Fondo Fijo y Travel & Expenses según lineamientos de
las políticas 0124.FICO.POL.006 Política de Fondo Fijo y
0124.FICO.POL.001 Política de Viajes y Gastos Generales.

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Responsabilidades La propuesta competitiva o “Competitive Bidding” significa que podemos

comprar al proveedor que tenga la mejor opción para Nestlé, considerando el
número de cotizaciones mínimas requeridas según el importe de la compra.
Para las OC con un monto mayor a los S/4,500.00 será necesario adjuntar
un cuadro comparativo de todas las cotizaciones, donde se demuestre
que la opción elegida es la más conveniente. El Anexo 5 muestra un
ejemplo de cuadro comparativo.

La validación de la propuesta técnica es responsabilidad del usuario y

Compras será responsable de validar la propuesta comercial.

El cumplimiento del competitive bidding servirá para:

 Asegurar una competencia abierta y transparente con la consecuente
selección apropiada de proveedores.
 Asegurar la imparcialidad en las decisiones de compras.
 Tener claridad respecto al real valor de mercado de un determinado bien o
servicio.
 Establecer una competencia sana y justa entre las distintas opciones de
proveedores.

El tiempo de vigencia de una licitación está definido por el Strategy Summary

el cual debe estar cargado en Ariba. Todo usuario/solicitante deberá obtener
las cotizaciones mínimas requeridas.

Los documentos que deberán ser incluidos o considerados en la compra de

Servicios y Materiales indirectos deberán contar con los soportes de acuerdo
a cada caso como se muestra en el siguiente cuadro:

N° DOCUMENTOS DE SOPORTE
MONTO
COTIZACIONES (Elegir uno de los mencionados para
(PEN)
MÍNIMAS cada caso)
E-mail original del proveedor con la
Hasta 4,500 1 Cotización cotización adjunta o importe indicado en el
cuerpo del correo
Cuadro comparativo (Anexo 5) + E-mails
originales de los proveedores con las
cotizaciones adjuntas o importes indicados
en el cuerpo del correo
Desde 4,501
2 Cotizaciones Link del evento en ARIBA o GT Nexus +
hasta 25,000
Cuadro comparativo
Excepción al Competitive Bidding +
Cotización original del proveedor
Estar alineado con el PSL Status (Anexo 2)
Link del evento de ARIBA (para compras
mayores a 200,000 PEN) + Cuadro
comparativo (Anexo 5) + E-mails originales
de los proveedores con las cotizaciones
adjuntas o importes indicados en el cuerpo
del correo
Más de 25,000 3 Cotizaciones
Link del evento en ARIBA o GT Nexus +
Cuadro comparativo
Strategic Summary o BR visado por el HOP
Excepción al Competitive Bidding +
Cotización original del proveedor
Estar alineado con el PSL Status (Anexo 2)

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Los sustentos empleados podrán tener una vigencia de 6 meses en el caso

de compras puntuales, si se genera una recompra el sustento podrá ser
utilizado por un tiempo mayor pero sólo con la autorización del comprador
estratégico que gestiona la categoría. En el caso de compras anuales el
sustento podrá tener una vigencia de no mayor a 24 meses.

Solicitud de pedido Solicitud automática: cuando el material es controlado en existencias, la

solicitud es creada automáticamente por el sistema vía MRP. Las solicitudes
de pedido generadas automáticamente no se someterán a liberación.

Solicitud manual: cuando el material no es controlado en existencias, la

solicitud es creada manualmente por el solicitante, quien cargará todos los
datos necesarios en el sistema y se asegurará de cumplir con el
“Competitive Bidding”.

Las excepciones al uso de las solicitudes de pedidos en las compras a

terceros son Pedido Marco (FO), Pedidos gratis, Z014 (Transportation),
Z001 (e-catalogue) y aquellas asignadas a una WBS de PFME o TTS. En
este último caso no será necesaria la creación de la Solicitud, ya que el
control se realiza a través del Budget asignado a la WBS.

Pedido u orden de El pedido u orden de compra es el documento formal para la compra de un

compra bien o servicio. En este documento se indica el material o servicio solicitado,
la cantidad, datos de la entrega, suministro, condiciones de pago,
condiciones establecidas en la etapa de negociación, etc., es por ello que
es mandatorio que la orden de compra se genere antes de efectuada
la entrega del bien o servicio.

Para todas las órdenes de compra se deben considerar los siguientes

puntos:

 Las órdenes de compra deben ser creadas siempre antes de la

recepción del material o la ejecución del servicio, como así también de
la emisión de la factura, respetando el lead time del proveedor
 Todo servicio debe generarse a partir de una orden de compra, en caso
de excepciones y/o emergencias proceder de acuerdo al 0124 P2P PRO
002 Procedimiento de Compras de Emergencia
 En caso un MRP necesite crear un pedido estándar de manera
excepcional, será necesario que solicite el V°B° del Head of
Procurement vía e-mail. Este e-mail deberá ser adjuntado a la OC
 El Comprador Operacional es responsable de cerrar los pedidos ya
recibidos por completo, así como cancelar los pedidos que, por algún
motivo, no tendrán recepción física a excepción de los pedidos creados
por NBS en cuyo caso NBS será el responsable del cierre y/o
cancelación
 El solicitante del servicio es el responsable de gestionar la recepción
(GR) en el sistema dentro de las 48 horas de haber recibido el servicio.
El solicitante es responsable de comunicar al proveedor el número de
recepción para que éste lo pueda incluir en su factura.

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 Todos los pedidos, a excepción de los pedidos Z001, Z002, Z006, Z007,
Z008, Z009, UB, Intermarket, Z014 y ZNCP, deben indicar el collective
number en SAP, el cual permite identificar el status del Competitive
Bidding (revisar Anexo 6)
 Revisar el proceso de creación de orden de compra detallado en el
Anexo 4 y el Procedimiento Operacional de Compras

Post Servicio La orden de compra es el documento oficial de Nestlé para solicitar la

compra de un bien o servicio, el cual detalla los acuerdos comerciales con
el Proveedor, tales como: Fecha y lugar de entrega, precio y cantidad,
condición de pago, información sobre facturación, etc.

Ninguna empresa del grupo Nestlé se hace responsable por el pago de

servicios realizados o materiales entregados que previamente no hayan
sido formalmente solicitados a los Proveedores a través de su respectiva
orden de compra. Se considera falta grave del colaborador al comprometer
la empresa sin la debida autorización.

En caso de realizarse un servicio sin antes tener la orden de compra

(Post Servicio), se deberán solicitar las siguientes aprobaciones para
regularizar la creación de la OC:

MONTO (PEN) APROBADOR

Controller, Gerente de Negocio /
Cualquier monto División, Line Manager de
Compras y Gerente de Finanzas

Compras recurrentes Compras repetitivas deben ser agrupadas y negociadas por el

Departamento de Compras. Son consideradas "compras recurrentes” las
compras del mismo material o servicio, para la misma ubicación, el centro
de costo o proyecto, con repeticiones de por lo menos de 3 veces realizados
dentro del plazo de 3 meses después de realizada de la primera compra,
cuya suma de los valores superan el límite de 25,000 PEN. Esto aplica sólo
para los casos donde no exista un Competitive Bidding, contrato o catálogo
negociado por el Departamento de Compras. Cuando se enfrentan a una
situación de esta naturaleza, el usuario o solicitante debe estimar la
demanda de un período de 12 meses y solicitar al Departamento de
Compras la realización del competitive bidding.

Pedido Marco El pedido marco es permitido en los casos en se realizan compras a un

proveedor específico por meses, sin embargo, no existe un valor fijo
determinado previo a la emisión de factura.

Este tipo de pedido (Framework Order FO) tiene una validez de 12 meses.
Las facturas vinculadas a este tipo de pedidos podrán recibirse hasta 30
días después de expirado el pedido. El pedido marco no necesita el ingreso
del material y/o servicio y su uso debe estar restringido para las siguientes
categorías:

 Servicios de Consumo: agua/desagüe, energía eléctrica, teléfono, fijo,

teléfono móvil/celular, gas GLP o GNL, e internet
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 Combustible por movilidad vendedores

 Servicios de taxi
 Servicios de mensajería (Courier)
 Servicios de limpieza
 Pasajes aéreos
 Hotel (solo cuando el servicio es pagado por el mercado para un
colaborador de otro mercado y/o tercero)
 Alimentación del comedor
 Servicio de lavandería
 Arreglos florales por nacimientos /fallecimiento familiar directo (RRHH)
 Útiles de oficina
 Fletes marítimos
 Servicios de estudios de abogados
 Servicio de medios publicitarios (televisión abierta y paga, Prensa y
revistas, vía pública, radios, cines e internet), así como medios
alternativos (Ej. bicivallas, bolsas publicitarias, avionetas publicitarias,
postales publicitarias, otros)
 Alquiler de autos
 Alquiler de almacén
 Servicios de seguridad
 Eliminación de desechos, reciclado, seguridad para eliminación de
desechos
 Empleados temporales (mercaderistas y degustación)
 Entidades prestadoras de salud (EPS)
 Agencia de aduanas
 Servicio de reparaciones de máquinas NDG

Otras categorías que tengan las características para uso de pedido Marco
también pueden ser utilizadas previa validación correspondiente por parte
de Compras y Finanzas.

Es obligatorio que toda factura de pedido marco esté debidamente

aprobada por un Line Manager, a través de su respectiva firma y sello a fin
de autorizar y dar señal de conformidad del servicio recibido y del importe
pactado.

Las excepciones se darán en los siguientes casos:

Categoría de medios: la firma de las facturas no será necesaria ya que la

validación de cada área o negocio solicitantes del servicio se da a través del
cierre mensual de medios. Categoría servicios de suministro (Luz, Agua,
etc) sólo en este caso existirá un usuario como back up de firma ante
ausencia del Line Manager, quien será el Especialista de servicios
generales y seguridad.

El pedido marco no podrá ser utilizado para ninguna compra que mantenga
stocks.

Los tickets para crear y modificar órdenes de compra marco, solo podrán
ser levantados por el equipo de Compras de Nestlé Peru.

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La condición de pago a proveedores terceros (no afiliadas) está definida en

Condición de pago base a estrategias de negociación cerradas por el equipo de Compras y
debe ser cargada en los datos maestros del proveedor.

Las condiciones de pago permitidas por Nestlé son:

Condición de N° días de
Descripción
pago pago
Vencimiento neto 90 días desde
Z570 fecha de recepción de factura 90
(Proveedores locales)
Vencimiento neto 90 días desde
Z035 fecha de emisión de factura 90
(Proveedores del exterior)
Vencimiento neto 120 días –
ZX76 factoring (fecha de recepción de 120
factura)

Para los casos de los Proveedores que además sean clientes el pago será
bajo las mismas condiciones comerciales en que les vendemos.

Existen proveedores que por su naturaleza en la prestación de servicios

críticos o entrega de insumos tienen condición de pago menor a la definida
por el mercado como: transportistas, proveedores de leche fresca, medios
publicitarios, navieras y agencias de aduanas.

La condición de pago para los proveedores locales empieza a regir desde

la fecha de recepción de la factura. Esta regla no incluye las facturas de
proveedores de medios de comunicación, servicios de suministro (luz, agua,
etc.) y proveedores del exterior donde la condición de pago empieza a regir
desde la fecha de emisión de la factura.

La modalidad de pago con factoring electrónico (120 días) facilita las

condiciones de financiamiento de los proveedores a fin de que puedan
recibir el pago de sus facturas en un menor plazo (7 días a partir de la
contabilización de la factura) y aplica solo a proveedores locales.

Toda solicitud de cambio de condición posterior a la publicación de esta

política, debe estar justificada y documentada previa a la emisión de la
orden de compra. Es responsabilidad de NBS garantizar el cumplimiento.
Cualquier requerimiento de modificación a una condición de pago inferior a
la política general debe ser aprobado por el Head of Procurement o Supply
Chain Controller. Es responsabilidad del solicitante tramitar la aprobación
correspondiente (vía email).

Anticipo a proveedores Nestlé no brinda anticipos a proveedores, toda excepción deberá ser
aprobada por la Gerencia de Finanzas & Control.

Para el caso de proveedores de leche, por tratarse de una actividad especial

y crítica, cabe la posibilidad de otorgar anticipo a quienes cumplan con los
requisitos de evaluación previa determinados por la Contraloría de planta y
la Gerencia de Finanzas. Los anticipos no deberán ser mayores al 60% del
importe de leche que el proveedor entrega quincenalmente (según
histórico).

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Estos anticipos deben ser gestionados por el solicitante, el cual enviará la

aprobación (vía mail) al Comprador Estratégico. Es responsabilidad del
solicitante asegurar el pago (con Servicios Financieros) de acuerdo al
anticipo aprobado.

Pago a proveedores Nestlé Perú y Afiliadas locales, solamente realizan el pago a proveedores
terceros locales terceros locales en Moneda Nacional. Por orden de la Gerencia financiera
no se realizarán pagos en moneda extranjera, cualquier excepción deberá
ser aprobada por dicha Gerencia.

Las facturas de proveedores terceros locales en moneda extranjera, serán

pagadas con Moneda Nacional al tipo de cambio oficial de la fecha de
emisión de la factura. Es responsabilidad del Comprador o Solicitante
informar al proveedor tercero local, que el pago de su factura se dará en
moneda nacional al tipo de cambio oficial de la fecha de emisión de la
factura. No se aceptarán reclamos posteriores de diferencia en tipo de
cambio ni a favor ni en contra.

Cualquier solicitud de modificación de días de pago después de

contabilizado el documento deberá ser aprobada por Gerencia de Finanzas
% Control.

Contratos jurídicos y/o El Contrato Jurídico es una manera de asegurar que el contratado cumplirá
legales y se hará responsable del servicio prestado.

Para los temas abajo mencionados, los responsables de cada una de las
Unidades deben evaluar la real necesidad de formalizar un contrato escrito
para el objetivo pretendido. Si surge alguna duda, se debe consultar con el
Departamento Legal.

 Temas que tengan exclusividad

 Información sensible para Nestlé que involucre un contrato de
confidencialidad
 Temas que tengan acuerdos o licencias (arriendo de auto, inmuebles,
transferencia de bienes, etc.)
 Temas que tengan garantías entre las partes
 Compras integradas entre Nestlé y socios
 Contratación de Servicios superiores a 1,000,000PEN
 Contratación de tercerización independientemente del valor
 Contratación de intermediación laboral independientemente del valor

En todos los casos, los contratos serán aprobados por el área legal, para lo
cual se debe seguir el procedimiento 0124.LEG.PRO.001 Procedimiento
para la Solicitud de contratos, siendo el área legal el responsable de
custodiar los contratos originales.

La revisión y aprobación del contenido técnico del contrato es

responsabilidad del usuario/solicitante. La revisión y aprobación de las
condiciones comerciales es responsabilidad de Compras.

De realizarse alguna modificación en los términos y condiciones del contrato

legal inicialmente pactado, se deberá documentar por escrito y tener
aprobación del área legal.

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ANEXO 1: Proceso sanciones para indicadores

AREA RECURSOS
USUARIO DEL SERVICIO JEFE DE AREA O JEFE DE COMPRAS COMPRAS HUMANOS
BEM

Revision Previa
Emite reporte
periódico con
relación de casos

Revisa si los
usuarios fueron
capacitados

1er caso en el
año Envia correo a jefe de area,
Recibe correo con solicitando acciones SI
notificación del primer correctivas e informando ok
caso siguiente instancia de
amonestación

NO

Asiste a Programa
capacitación capacitación

2do caso en el Coordina con el BEM /

año Identifica y envia
Gerente de área la
relacion de casos
entrega de la carta de
a RRHH
amonestación al usuario

Entrega
Recibe amonestación amonestación
enviada por RRHH

3er caso en el Coordina con el BEM /

año Identifica 3er caso y Gerente de área la
notifica a RRHH entrega de la carta de
amonestación mas

Procede con el
bloqueo en NBS y
eliminacion de
roles para
generacion de
pedidos

Entrega 2da
Recibe amonestación amonestación

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ANEXO 2: PSL Status (Preferred Supplier List)

Lista de Proveedores Preferenciales (PSL por sus siglas en inglés) tiene 4 diferentes tipos de estatus para
la categoría de gastos de Servicios y Materiales indirectos.

En los casos en los que sea utilizado el PSL se deberá considerar la información del siguiente cuadro:

PSL STATUS DESCRIPCIÓN SOPORTE

Proveedore(s) aprobado(s) por la unidad de
compras y los Stakeholders que deben ser utilizados
No requerido (la estrategia
para la adquisión de materiales o servicios. Los
Mandatory ya fue documentada por el
proveedores mandatorios ya han sido precalificados
comprador estratégico)
de acuerdo con el proceso de selección de
proveedores de la unidad de compras.
Proveedor único que se debe utilizar para el abasto
No requerido (la estrategia
del material o servicio porque no hay otra alternativa
Sole Source ya fue documentada por el
en el mercado que cumpla con el requisito del
comprador estratégico)
servicio o material
Link de evento en ARIBA
(para compras mayores a
200,000 PEN) + Cuadro
comparativo + Cotización
Proveedore(s) aprobado(s) por la unidad de
ganadora / Strategic
Preferred Mayor compras y los Stakeholders que deben ser
Summary o BR / Excepción
25,000 PEN seleccionados para la adquisión de materiales o
al Competitive Bidding +
servicios sobre otros proveedores. Los proveedores
Cotización original del
preferentes ya han sido precalificados de acuerdo
proveedor / E-mails o
con el proceso de selección de proveedores de la
propuestas originales de
unidad de compra
los proveedores
No requerido (la estrategia
Preferred Hasta
ya fue documentada por el
25,000 PEN
comprador estratégico)
Proveedore(s) aprobado(s) por la unidad de
compras y los Stakeholders que pueden ser
Considerar la cantidad de
seleccionados para la adquisión de materiales o
cotizaciones mínima según
servicios como parte de un proceso de licitación
Validated rangos indicados en el
según la política actual. Los proveedores validados
capítulo de Proceso de
ya han sido precalificados de acuerdo con el
compras de esta política
proceso de selección de proveedores de la unidad
de compras.

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ANEXO 3: Formato de Proveedor Único

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ANEXO 4: Creación de OC con solicitud de pedido

Flujograma para Ordenes de compra con EASY BUY

USUARIO CON Controller o NBS CTAS. POR

NBS PO Liberador de
ROL Liberador de Proveedor Contabilidad
CREATION solicitud PAGAR
SOLICITANTE Pedidos

Liberador o Inicia el serv icio o Contabilidad

Tiene necesidad Dueño de Ceco NBS registra y
Controller libera entrega de registra y
o requerimiento libera la solicitud contabiliza la
la Orden de material escanea
de compra de pedido Factura
compra Factura

NBS genera
propuesta de
Ingresa a la
Solicita el Código pago según
Plataforma Ariba
de recepción condición de pago

Selecciona Item o
Catálogo

Crea la *PR

FIN
faltan SI Completa datos
Datos en PR

NO Se crea Orden
de Compra

Ceco SI
o
Capex
NO

Recibe el PDF y lo
env ía al prov eedor

Usuario Prov edor emite

confirma el N factura y la
de Recepción presenta a Nestle

*PR = Purchase Requisition

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Flujograma para Ordenes de compra con Webform NBS

*Usuario con rol

Negocio / Liberador de NBS PO Controller o NBS CTAS. POR
SAP de Proveedor Contabilidad
Usuario solicitud CREATION Liberador PAGAR
Solicitante

Liberador o Recibe el PDF e NBS registra y

Tiene necesidad Genera la Dueño de Ceco Contabilidad
Genera la Orden Controller libera inicia el serv icio contabiliza la
o requerimiento Solicitud de libera la solicitud registra y
de compra la Orden de o entrega de Factura
de compra pedido de pedido escanea Factura
compra material

NBS genera
USA Ceco Lev anta ticket en Solicita el código
propuesta de
WBS pago según
w ebform NBS de recepción
O condición de pago
CECO

WB

Lev anta ticket en

w ebform NBS

FIN
Prov edor emite
Usuario
factura y la
confirma el N presenta a
Recepción
Nestle

* Sea usuario con rol de solicitante dentro del mismo negocio

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ANEXO 5: Ejemplo de Cuadro Comparativo

Datos Generales Ponderación de Aspectos

Compra Solicitada: As pecto 1 X%
Solicitante: As pecto 2 X%
Fecha: As pecto 3 X%
Negocio / Área: As pecto X X%
Comprador Es tratégico: TOTAL 0%
Proveedor Es cogido:
Comentarios adicionales :

PRECIO
Proveedor 1 Proveedor 1 Proveedor 1
Precio

VALORACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Proveedor 1 Proveedor 1 Proveedor 1
Aspecto 1
Aspecto 2
Aspecto 3
Aspecto X

TOTAL

RESULTADO
Proveedor 1 Proveedor 1 Proveedor 1
Aspecto 1
Aspecto 2
Aspecto 3
Aspecto X

TOTAL
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ANEXO 6: Compliance Indicator

COLLECTIVE COMPLIANCE
DESCRIPCIÓN
NUMBER INDICATOR
El proceso de licitación es conducido por Compras, la selección del
proveedor se dará a través de un proceso especifico o de la lista de
Alineado con
P proveedores preferenciales con status Mandatory (independiente del
la PSL
monto), Sole Source (independiente del monto) o Preferred (hasta los
25,000 PEN)
El proceso de licitación es conducido por las propias unidades de negocio
Licitación (sin involucrar a Compras) y el número de cotizaciones especificadas
C según rango de montos de compra está en cumplimiento con la política de
Realizada
compras.
El número de cotizaciones especificadas según rango de montos de
Licitación No compra no se cumple en el proceso de licitación, pero el pedido es
X aprobado a través de un formato de Excepción al Competitive Bidding
Realizada
debidamente firmado (E-Internal Justification, Justificativa Interna, etc.)
Licitación NO Compras hasta 4,500 PEN que no estén ligadas a proveedores con status
ZZ
Requerida Mandatory o Sole Source o Preferred