El objetivo fundamental de la tarea consiste en que el participante debe presentar un caso

donde ejemplifique el procedimiento para la contabilización del movimiento de la Caja

Chica. Para ello debe guiarse por los siguientes puntos:
Definición de Fondo de Caja Chica
Políticas que normalmente aplican en su manejo administrativo
-Asiento por la creación del fondo de Caja Chica
-Asiento por el aumento o disminución del fondo de Caja Chica
.-Ejemplo de la reposición del fondo de Caja Chica utilizando como mínimo cinco (5)
cuentas de gastos
Se evaluará:
Contenido
Pertinencia
Desarrollo
Valor agregado
Valor 10 puntos
Fecha de entrega: Desde el martes 25-06-2019 (Hora 8 am.) Hasta el sábado 29-06-2019
(Hora 8 pm. Hora de Venezuela
El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para
hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no
tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de
cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de
venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las
oficinas centrales. Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La
creación del fondo y el reembolso.

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud
de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento donde sea
creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de
ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.
El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en
cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos
en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 días adicionales). La empresa puede
crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada departamento, si es que
realmente son necesarios. Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del
fondo y hacemos que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo
valor del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CÓDIGO PARTIDA No. DEBE HABER

1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00
1101.01.01 Caja Chica
1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00
1101.02.01.01 Citibank- cuenta corriente
TOTALES $ 500.00 $ 500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que
cargarse ni abonarse otra vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.

NORMATIVA MÍNIMA A CONSIDERAR.

1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.

a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el
encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o
la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale provisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el jefe
del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma:

3- Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.

4- El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

5- El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como pagos de caja
chica.
6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas serán aplicadas de la siguiente
manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán remesados a la cuenta
de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.

7- El departamento de auditoría interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad para

que elabore la nota de cargo en original y copias distribuyéndolas de la siguiente manera:
Original: Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable .
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.

UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.

Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente
autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.
PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.

1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe
revisar que todo está de acuerdo a la normativa.
a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en
el comprobante.

b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.

c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que sea
corregida (elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningún motivo
deberá entregarle el efectivo al solicitante si el comprobante no está correcto o tiene
tachaduras, correcciones, etc.

d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica,
retiene dicho vale y lo sella de cancelado.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.

1- El encargado del fondo recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u

otro documento que ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente
para que tenga la validez del caso.

a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo
esta correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.

b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente de
producción.

c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido

el cheque.

d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.

e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro documento,

deberá entregarle un recibo firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de gasto
a efectuar y el valor a entregar.
 REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo
asignado, se hace de esta manera porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el
encargado todavía tiene un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algún
requerimiento de efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja
chica.

EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso se
realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo manejados
con absolutaresponsabilidad. Como ya se ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo
puede generarnos tres alternativas.

1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas los
documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el
sobrante.

2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es menor
al saldo de la caja chica, generándose un faltante.

3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica. En
este caso se nos da un sobrante.
A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.
Documentación de Procedimientos: Concepto de política Clasificación de
las políticas Características de una buena política Factores que influyen en la elaboración de
una política

Concepto de Política Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de
una organización en la conducta de su operación

Otras definiciones de Políticas Una guía para las decisiones administrativas. El punto de
vista de una organización. Un modo de explotación y de dirección de los diversos sectores
de la gestión (acción y efecto de administrar). Una ley administrativa interna que rige las
decisiones en el seno de la organización. Criterios generales que tienen por objeto orientar
la acción.

Beneficios de la aplicación de una política: Suministra un marco que permite actuar

rápidamente y controlar las delegaciones administrativas de autoridad. Fija los límites y los
campos en que las personas autorizadas pueden tomar decisiones y realizar actos
administrativos. Anticipa condiciones y situaciones e indica cómo enfrentarse a ellas.
Mantienen un clima administrativo favorable, crea sentimiento de confianza en las
decisiones administrativas, facilita las decisiones…

Las políticas de una compañía tienen por objeto orientar la acción, por la cual sirven para
formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia de éstas en la
administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada delegación
de autoridad, la cual es muy importante, pues la administración consiste en hacer a través
de otros.

¿Por qué surge la necesidad de disponer de políticas? La empresa es un conjunto de

individuos particularmente diferentes entre ellos, deben desempeñar las funciones que les
han sido asignadas, donde esa actividad tiene que conducir hacia el logro de
los objetivos que se ha fijado la empresasin embargo al no existir ciertos guías generales de
acción, cada persona tendería a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su
propio criterio.

Clasificación de las políticas En general, podemos distinguir dos tipos de políticas

de empresas según sea la forma en que se originan. Estas son: Políticas impuestas en forma
externa y b) Políticas formuladas internamente.

I. Políticas impuestas externamente Sub La empresa se encuentra rodeada del medio

(La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos) donde la conducta
de este afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.

II. Políticas formuladas internamente Estas son las políticas que de una manera precisa,
consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en
términos generales en un determinado campo.

Políticas formuladas internamente pueden ser: Políticas generales y políticas particulares

Políticas generales: se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades
administrativas Políticas particulares: se refieren a aspectos concretos
de producción, ventas, compras, contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal, etc.
Características de una buena política Para implantar una determinada política es necesario
tener en cuenta algunos factores que deben cumplirse con el fin de que cumpla con
el objetivo deseado.

Principales características: La fijación de la política; ha difusión de la política;

La coordinación de la política; La implementación de la política: La revisión periódica de
esta política.

1. La fijación de la política Una política debe ser discutida y analizada por aquellos
encargados de formularlas. Una vez definida, debe ser transcrita con el fin de mantener
la información constante, sin distorsiones.

2. La difusión de la política Con el fin de que una política sea comprendida y aceptada, es
conveniente diseñar todo un mecanismo o sistema de comunicaciones.

3. Coordinación de la política Para evitar problemas de que puedan surgir dudas y malas
interpretaciones en la aplicación de las políticas, es necesario establecer
los procedimientos que implementarán la política. El procedimiento fija las pautas de cómo
llevar a cabo la política y establece los mecanismos que deben utilizarse para resolver todos
los casos, normales y anormales. GRUPO III

4. La implementación de la política Es la parte donde se ponen en funcionamiento las

políticas que ya han sido aprobadas anteriormente, las cuales luego de que a través de un
sistema de comunicación todos los miembros involucrados dentro de la empresa estén
informados.

5. Revisión periódica La revisión periódica de las políticas permite mantener vigentes las
que son necesarias y eliminar aquellas que se encuentran obsoletas.

Factores que influyen en la elaboración de una política Los factores que influyen en la
elaboración de una política dependen de si esta se aplicara a nivel externo o interno, y
dentro de lo interno influye si esta será general o particular de la empresa.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE VENTAS El producto es el factor que determina

(directa o indirectamente) la política de ventas. La formulación de la política en relación
con el producto tiene que ver con el establecimiento de guías para elegir el artículo que se
producirá (bien o servicio) y que se ofrecerá al mercado

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN Dentro de las políticas de producción

tenemos la de comprar o producir. Determinar si se debe comprar o se debe hacer un
producto o una pieza de ese producto. Otra política importante que debe fijarse en
producción es el volumen del ritmo de producción, La política de Inventarios es otro
ejemplo de formulación de políticas en el área de producción.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS FINANCIERAS Una de las políticas importantes en esta

área es la referente a la obtención del capital y depende en alto grado del tipo de empresa
(privada, mixta o del área social) y de la disposición de hacer uso de capital exterior, ya sea
que éstos provengan de sectores nacionales o internacionales.
FORMULACIÓN DE POLÍTICAS SOBRE PERSONAL La empresa debe saber motivar a su
personal, ya sea incentivándolo, escalafonandolo, impartiéndole cursos de superación
personal y de actualización según la labor que desempeñe dentro y fuera de la empresa

OTRAS POLITICAS EN LA ADMINISTRACION Política de selección y entrenamiento del

personal Políticas de remuneraciones Políticas sobre relaciones con sindicatos Políticas
sobre Moral Interna

Ejemplos de la aplicación de políticas El personal de la división de ventas de una

empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo,
los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana. Considerando que el
trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas
comenzará a las 9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y
tener todo listo para la recepción de los clientes.

El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejor hora de colación o
almuerzo es a las 12 del día, en circunstancias que el jefe de la cafetería cree que la mejor
hora de servir la colación es a las 13 horas. Se establecen tres períodos de colación: la
Sección A, a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y la Sección C, a las 13:30. Este horario debe
ser conocido por la Cafetería, con el fin de tener la colación preparada.

El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada
uno de los capataces hace su pedido a horas distintas. Los capataces entregarán antes de las
9:30 las órdenes de requisición de materias primas. E1 jefe de Bodega las despachará todas
juntas entre las 9:30 y las 10:00.

Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se
dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién
contratado. El personal que se contrate deberá pasar por un proceso de selección que
compruebe que las personas que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que
exige el cargo que desempeñarán.

Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no
aceptan atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos. Se exige puntualidad en la hora
de llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la oficina del Personal.

El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el día frente a

las máquinas esperando la decisión de los encargados para su revisión. Las operaciones de
mantenimiento llevarán a cabo fuera de aquellas áreas en que las máquinas se encuentran
operando.
Documentación de Procedimientos: Concepto de política Clasificación de las políticas
Características de una buena política Factores que influyen en la elaboración de una política

Concepto de Política Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una
organización en la conducta de su operación

Otras definiciones de Políticas Una guía para las decisiones administrativas. El punto de vista
de una organización. Un modo de explotación y de dirección de los diversos sectores de la
gestión (acción y efecto de administrar). Una ley administrativa interna que rige las decisiones
en el seno de la organización. Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción.

Beneficios de la aplicación de una política: Suministra un marco que permite actuar

rápidamente y controlar las delegaciones administrativas de autoridad. Fija los límites y los
campos en que las personas autorizadas pueden tomar decisiones y realizar actos
administrativos. Anticipa condiciones y situaciones e indica cómo enfrentarse a ellas.
Mantienen un clima administrativo favorable, crea sentimiento de confianza en las decisiones
administrativas, facilita las decisiones…

Las políticas de una compañía tienen por objeto orientar la acción, por la cual sirven para
formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia de éstas en la
administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada delegación de
autoridad, la cual es muy importante, pues la administración consiste en hacer a través de
otros.

¿Por qué surge la necesidad de disponer de políticas? La empresa es un conjunto de individuos

particularmente diferentes entre ellos, deben desempeñar las funciones que les han sido
asignadas, donde esa actividad tiene que conducir hacia el logro de los objetivos que se ha
fijado la empresa sin embargo al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona
tendería a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio.

Clasificación de las políticas En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas
según sea la forma en que se originan. Estas son: Políticas impuestas en forma externa y b)
Políticas formuladas internamente.

I. Políticas impuestas externamente Sub La empresa se encuentra rodeada del medio (La
sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos) donde la conducta de este
afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.

II. Políticas formuladas internamente Estas son las políticas que de una manera precisa,
consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en
términos generales en un determinado campo.

Políticas formuladas internamente pueden ser: Políticas generales y políticas particulares

Políticas generales: se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades
administrativas Políticas particulares: se refieren a aspectos concretos de producción, ventas,
compras, contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal, etc.
Características de una buena política Para implantar una determinada política es necesario
tener en cuenta algunos factores que deben cumplirse con el fin de que cumpla con el objetivo
deseado.

Principales características: La fijación de la política; ha difusión de la política; La coordinación

de la política; La implementación de la política: La revisión periódica de esta política.

1. La fijación de la política Una política debe ser discutida y analizada por aquellos encargados
de formularlas. Una vez definida, debe ser transcrita con el fin de mantener la información
constante, sin distorsiones.

2. La difusión de la política Con el fin de que una política sea comprendida y aceptada, es
conveniente diseñar todo un mecanismo o sistema de comunicaciones.

3. Coordinación de la política Para evitar problemas de que puedan surgir dudas y malas
interpretaciones en la aplicación de las políticas, es necesario establecer los procedimientos
que implementarán la política. El procedimiento fija las pautas de cómo llevar a cabo la política
y establece los mecanismos que deben utilizarse para resolver todos los casos, normales y
anormales. GRUPO III

4. La implementación de la política Es la parte donde se ponen en funcionamiento las políticas

que ya han sido aprobadas anteriormente, las cuales luego de que a través de un sistema de
comunicación todos los miembros involucrados dentro de la empresa estén informados.

5. Revisión periódica La revisión periódica de las políticas permite mantener vigentes las que
son necesarias y eliminar aquellas que se encuentran obsoletas.

Factores que influyen en la elaboración de una política Los factores que influyen en la
elaboración de una política dependen de si esta se aplicara a nivel externo o interno, y dentro
de lo interno influye si esta será general o particular de la empresa.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE VENTAS El producto es el factor que determina (directa o

indirectamente) la política de ventas. La formulación de la política en relación con el producto
tiene que ver con el establecimiento de guías para elegir el artículo que se producirá (bien o
servicio) y que se ofrecerá al mercado

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN Dentro de las políticas de producción tenemos

la de comprar o producir. Determinar si se debe comprar o se debe hacer un producto o una
pieza de ese producto. Otra política importante que debe fijarse en producción es el volumen
del ritmo de producción, La política de Inventarios es otro ejemplo de formulación de políticas
en el área de producción.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS FINANCIERAS Una de las políticas importantes en esta área es la

referente a la obtención del capital y depende en alto grado del tipo de empresa (privada,
mixta o del área social) y de la disposición de hacer uso de capital exterior, ya sea que éstos
provengan de sectores nacionales o internacionales.
FORMULACIÓN DE POLÍTICAS SOBRE PERSONAL La empresa debe saber motivar a su personal,
ya sea incentivándolo, escalafonandolo, impartiéndole cursos de superación personal y de
actualización según la labor que desempeñe dentro y fuera de la empresa

OTRAS POLITICAS EN LA ADMINISTRACION Política de selección y entrenamiento del personal

Políticas de remuneraciones Políticas sobre relaciones con sindicatos Políticas sobre Moral
Interna

Ejemplos de la aplicación de políticas El personal de la división de ventas de una empresa

entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes
habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana. Considerando que el trabajo de venta
se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzará a las
9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y tener todo listo para la
recepción de los clientes.

El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejor hora de colación o
almuerzo es a las 12 del día, en circunstancias que el jefe de la cafetería cree que la mejor hora
de servir la colación es a las 13 horas. Se establecen tres períodos de colación: la Sección A, a
las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y la Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por
la Cafetería, con el fin de tener la colación preparada.

El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada
uno de los capataces hace su pedido a horas distintas. Los capataces entregarán antes de las
9:30 las órdenes de requisición de materias primas. E1 jefe de Bodega las despachará todas
juntas entre las 9:30 y las 10:00.

Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan
cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién contratado. El
personal que se contrate deberá pasar por un proceso de selección que compruebe que las
personas que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que
desempeñarán.

Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no
aceptan atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos. Se exige puntualidad en la hora de
llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la oficina del Personal.

El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el día frente a las máquinas
esperando la decisión de los encargados para su revisión. Las operaciones de mantenimiento
llevarán a cabo fuera de aquellas áreas en que las máquinas se encuentran operando.