DOCUMENTACION DE SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó el mapa
de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la documentación.
Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las
versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar
el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y
algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y
justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma ISO
9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con el fin
de mantener actualizadas las tablas de retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión
debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la
fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse
en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
  Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de
la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la constancia

documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y
por ende su control también es posterior a dichos procedimientos.
Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de cómo
debe ser la documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura es
indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no se tienen
redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información documentada se
genera y por lo tanto, no se puede completar los registros de control de documentos. Por lo tanto,
debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va redactando todos los procedimientos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y documentada cómo realizar
los diferentes procesos y procedimientos de la organización, qué alcance tienen éstos, así como los
responsables de cada una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la
obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
Procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los documentos del Sistema Integrado de G
Confecciones S.A. con el fin de facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Ges
empresa Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos dife
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la C
Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, inf
de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cum
este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organizaci
producida y recibida por la empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados
de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información especí
varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del
instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la C
Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman
en resultados
16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una
serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o
un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos
para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del
trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de
acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter
referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades
desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la
revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
22. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
23. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo:
1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
24. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes
lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de
Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados mediante memorando,
adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que describa
el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará

a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de
Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la
intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de
algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación,
mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo
establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se
reflejan en la siguiente pirámide documental:
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta

por un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra a
continuación:
Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y

deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

Código :
PROCESO Versión:
LOGO NOMBRE DEL Página 1 de
DOCUMENTO
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
  Manual de Calidad  Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en
 Caracterización de Proceso Gestión Ambiental y S&SO y Programa Gestión
 Otros manuales Ambiental y S&SO
 Normograma  Formato.
 Procedimiento

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, es
el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se
muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el
documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad,
Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del
mismo y el título del documento que se va a referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se realizará de manera
alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA SIGLA TIPO CONSECUTIVO

EMPRESA PROCESO DOCUMENTO
CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión Ambiental o S&SO PG
DANIELA PATIÑO VALDES
CC 1054991596