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1. Introducción
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que
podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o
instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea
necesario y cuantas veces lo deseemos.
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando
una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían
automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un informe de ventas y en ese informe siempre das el mismo
formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti.
Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas
tareas que realizas una y otra vez.
3. Un lenguaje de programación
Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una
serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas
cuando lo necesitemos.
Las macros son escritas en un lenguaje de ordenador conocido como VBA por sus siglas en inglés
(Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de programación debemos aprender a
utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
Aunque aprender el lenguaje VBA no es demasiado complicado, debemos dedicar tiempo en resolver
múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.
Las macros se programan con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con
las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Recuerda que existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas
las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro
podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces
debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los
siguientes pasos.
En el panel de la
derecha deberás
asegurarte de
seleccionar la
ficha Programador.
En el grupo Código tenemos los comandos necesarios para: iniciar el Editor de Visual Basic donde se
puede escribir directamente código VBA, ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o
eliminarlas, crear nuevas macros con la grabadora, etc.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como
los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros
más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.
El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para codificar
archivos XML.
Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos que nos
permite visualizar y/o cambiar las propiedades del documento.
6. La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más sencillo es
utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros puedes ir a la ficha Vista o a la
ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
FICHA VISTA
FICHA PROGRAMADOR
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.
En el siguiente ejemplo se muestra cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de
macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación.
Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaremos una nueva hoja de Excel y haremos clic en el
comando Macros. Al elegir el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y
podremos elegir la que nos interese. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las
acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizamos
el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.
Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el código
generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que
solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.
Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto
Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o
rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es la que
define el color rojo.
Aunque este ha sido un ejemplo muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué objetos
utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte una idea del
camino a seguir.
La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que
contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.
Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes
que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar todas las
macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos.
Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado
selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración del centro
de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza.
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar
solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables se
configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo
sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea
ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán
ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación
al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta
opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.
Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios
permanentes.
Excel cuenta con VBA que es un lenguaje de programación que permite extender las habilidades del
programa para cubrir nuestros requerimientos. Utilizando VBA se pueden desarrollar nuevos
algoritmos para analizar la información o para integrar a Excel con alguna otra aplicación como
Microsoft Access.
El primer concepto importante a entender es que cada elemento de Excel es representado en VBA
como un objeto. Por ejemplo, existe el objeto Workbook que representa a un libro de Excel. También
existe el objeto Sheet que representa una hoja y el objeto Chart para un gráfico.
El segundo concepto importante a entender es que cada uno de estos objetos
tiene propiedades y métodos.
Supongamos que tenemos el objeto auto. Así es, un auto como el que manejamos todos los días para
ir al trabajo. Este auto tiene varias propiedades como son: marca, modelo, color, tipo de transmisión
las cuales ayudan a describir mejor al auto. También hay propiedades que indican su estado actual
como por ejemplo gasolina disponible, temperatura del aceite, velocidad, kilómetros recorridos
entre otras propiedades más. Podemos decir que las propiedades de un objeto nos ayudan a
describirlo mejor en todo momento.
Por otro lado tenemos los métodos de un objeto que en resumen son las acciones que podemos
realizar con dicho objeto. Por ejemplo, con nuestro auto podemos hacer lo siguiente: encenderlo,
avanzar, vuelta a la izquierda, vuelta a la derecha, reversa, detener, apagar, etc. Todas las acciones
que se pueden llevar a cabo con un objeto son conocidas como métodos.
Volviendo al terreno de Excel, el objeto Workbook tiene propiedades como ActiveSheet (Hoja
activa), Name (Nombre), ReadOnly (Solo Lectura), Saved (Guardado) y algunos de sus métodos son
Save (Guardar), Close (Cerrar), PrintOut(Imprimir), Protect (Proteger), Unprotect (Desproteger).
Será difícil mencionar todos los objetos de Excel y sus propiedades en esta publicación, pero lo
importante a recordar es que cada elemento de Excel está siempre representado por un objeto en
VBA y cada objeto tiene a su vez propiedades y métodos que nos permitirán trabajar con nuestros
datos.
El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a Excel pero
fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite escribir código VBA que estará
asociado a las macros.
Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del
botón Visual Basic de la ficha Programador.
El segundo método es mediante la combinación de teclas ALT+F11. El Editor de Visual Basic contiene
varias ventanas y barras de herramientas.
Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que está en la
parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir código VBA porque permite
introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Además, desde el código VBA podemos
imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos
depurar nuestro código. Si este panel no está visible, puedes mostrarlo también desde el menú Ver.
El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa ventana en donde
escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.
Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la creación de macros.
Ahora que ya sabes lo que es el Editor de Visual Basic para Aplicaciones puedo mostrarte un ejemplo
muy sencillo para crear una macro. Lo primero que debes hacer es ir a la ficha Programador y hacer
clic en el botón Visual Basic.
Una vez dentro del Editor debes hacer clic derecho sobre el título del proyecto y dentro del menú
seleccionar la opción Insertar y posteriormente Módulo. Opcionalmente puedes utilizar el botón
derecho del ratón en el panel Explorador de proyectos.
Se creará la sección Módulos y dentro de la misma se mostrará el módulo recién creado. Puedes
saber que el módulo está abierto porque su nombre se muestra en el título entre corchetes.
Si el módulo no está abierto solamente deberás hacer doble clic sobre él. Posiciónate en el área de
código e introduce las siguientes instrucciones:
El primer concepto que explicare es la instrucción Sub que es la abreviación de la palabra subrutina.
Una subrutina no es más que un conjunto de instrucciones que se ejecutarán una por una hasta
llegar al final de la subrutina que está especificado por la instrucción End Sub.
Las subrutinas nos ayudan a agrupar varias instrucciones de manera que podamos organizar
adecuadamente nuestro código. Una subrutina siempre tiene un nombre el cual debe ser
especificado justo después de la instrucción Sub y seguido por paréntesis.
La subrutina que acabamos de crear para este ejemplo solamente tiene una instrucción dentro la
cual hace uso de la función MsgBox. Esta función nos ayuda a mostrar una ventana de mensaje de
manera que podamos estar comunicados con el usuario sobre cualquier error o advertencia que
necesitamos darle a conocer. Para este ejemplo he utilizado la forma más sencilla de la
función MsgBox la cual solamente tiene un solo argumento que es precisamente el mensaje que
necesitamos mostrar en pantalla al usuario.
Para probar nuestro código bastará con pulsar el botón Ejecutar que se encuentra dentro de la barra
de herramientas.
Listo, has creado tu primera macro la cual muestra una ventana de mensajes y despliega el texto
especificado en la función MsgBox. Para guardar la macro recuerda que debes guardar el archivo
como Libro de Excel habilitado para macros, de lo contrario perderás el código del módulo creado.
Prompt (obligatorio). Es la cadena de texto que se mostrará como el mensaje dentro del
cuadro de diálogo. La longitud máxima es de 1024 caracteres, pero depende del tipo de
fuente utilizada.
Buttons (opcional). Expresión numérica que proviene de la suma de ciertas constantes que
representan el tipo de botón e iconos a desplegar. Utilizaremos el símbolo más (+) para
añadir varios de estos atributos. Ej.: vbYesNo+vbCritical.
Title (opcional). Cadena de texto que se mostrará como el título del cuadro de diálogo. Si se
omite, el título será el nombre de la aplicación.
HelpFile (opcional). Cadena de texto con la ubicación del archivo de ayuda asociado al cuadro
de diálogo. Si se especifica este argumento, debe indicarse también Context.
Context (opcional). Valor numérico asignado por el autor al tema de ayuda. Si se especifica
este argumento, debe indicarse también HelpFile.
Utilizar comentarios dentro del código VBA es una de las mejores prácticas que debes adoptar desde
que inicias en el mundo de la programación en Excel. Los comentarios harán que tu código sea fácil
de entender.
Un comentario en VBA es una línea dentro del código que no será tomada en cuenta al momento de
realizar la ejecución. Los comentarios serán solo visibles al editar el código dentro del Editor de Visual
Basic.
Para agregar un comentario será suficiente con colocar una comilla sencilla (‘) al inicio de la línea.
Después de colocar la comilla sencilla debes escribir el comentario y al terminar de insertar la línea
Excel colocará automáticamente el texto en color verde indicando que ha reconocido la línea como
un comentario en VBA.
A veces, es muy importante ya que nos puede ahorrar mucho tiempo cuando más adelante nos
veamos en la necesidad de modificar el código. Además, si por alguna razón necesitas que otra
persona haga modificaciones al código le serán de gran ayuda los comentarios que hayas agregado.
Si no puedes ver los botones anteriores en el Editor de Visual Basic es porque tienes oculta la barra
de herramientas de Edición. Actívala siguiendo cualquiera de los siguientes pasos:
Los objetos en Excel (VBA) son cosas. Una celda es un objeto, una hoja es un objeto, un libro es un
objeto y de esta manera existen muchos más objetos en Excel. A esto lo conocemos como el modelo
de objetos de Excel.
Cada uno de los objetos de Excel tiene propiedades y métodos. Las propiedades son las
características del objeto y los métodos son las acciones que el objeto puede hacer.
Si una persona fuera un objeto de Excel sus propiedades serían el color de sus ojos, el color de su
cabello, su estatura, su peso. De la misma manera, un objeto de Excel tiene propiedades por
ejemplo, una celda (Range) tiene las propiedades valor (Value) y dirección (Address) entre muchas
otras. Estas propiedades describen mejor al objeto.
Siguiendo con el ejemplo de una persona, si fuera un objeto de Excel sus métodos serían correr,
caminar, hablar, dormir. Los métodos son las actividades o acciones que el objeto puede realizar. Los
objetos de Excel se comportan de la misma manera que el ejemplo de una persona. Una celda
(Range) tiene los métodos activar (Activate), calcular (Calculate), borrar (Clear) entre muchos más.
Para acceder a las propiedades y métodos de un objeto lo hacemos a través de una nomenclatura
especial. Justo después del nombre del objeto colocamos un punto seguido del nombre de la
propiedad o del método. Observa este ejemplo donde hacemos uso de la propiedad Value para la
celda A1: Range("A1").Value = "Hola"
De esta manera asignamos una cadena de texto al valor de la celda A1. Ahora bien, si queremos
borrar ese valor que acabamos de colocar en la celda podemos utilizar el método Clear de la
siguiente manera: Range("A1").Clear
Los objetos tienen muchas propiedades y métodos y a veces es difícil pensar que los llegaremos a
memorizar todos por completo. Sin embargo, el Editor de Visual Basic es de gran ayuda porque
justamente al momento de escribir nuestro código nos proporciona la lista completa de propiedades
y métodos para un objeto.
Recuerda que los objetos son cosas en Excel y que a sus características las llamamos propiedades las
cuales nos ayudan a definir al objeto. Los métodos son las acciones que cada objeto puede realizar.
Otro objeto que se puede utilizar para referenciar celdas es Cells. Este tiene como primer argumento
el número de fila y como segundo argumento el número de columna. Ejemplo: Cells(5,2).Select.
Seleccionaría la celda B5.
El objeto Cells tiene como inconveniente que solo se puede especificar una celda. La ventaja que
ofrece es cuando necesitamos hacer un recorrido por varias celdas ya que será muy sencillo
especificar las filas y columnas utilizando una variable numérica. Por ejemplo, el código siguiente
permite multiplicar celdas desde la fila 4 hasta la 40 por celdas desde la columna 2 hasta la 10:
For i = 4 To 40
For j = 2 To 10
Cells(i, j).Value = i * j
Dar formato a textos o a celdas por medio de Macros es algo indispensable. Algunas de las
propiedades son:
FONT. Permite definir atributos de fuente como nombre, tamaño, color, etc.
INTERIOR. Permite especificar el color de relleno.
MERGECELLS. Permite combinar celdas.
Los siguientes ejemplos de códigos muestran algunos de los formatos más habituales:
CÓDIGO FUNCIÓN
Range("A1").Font.Bold = True Aplica negrita en la celda A1
Range("A1").Font.Bold = False Desactiva la negrita en la celda A1
Range("A1:A10").Font.Bold = True Aplica negrita en el rango A1:A10
Range("A1").Select Selecciona la celda A1
Selection.Font.Italic = True Aplica cursiva a la celda activa
Range("A1").Font.Underline =
Subraya los datos de la celda A1
xlUnderlineStyleSingle
Range("A1").Font.Underline =
Realiza un doble subrayado
xlUnderlineStyleDouble
Range("A1").Font.Size = 16 Cambia el nombre y tamaño de la fuente de
Range("A1").Font.Name = "Arial" la celda A1
Range("A1").Font.ColorIndex = 5 Aplica color azul a los datos de la celda A1
Range("A1").Font.Color = RGB(255,0,0) Color rojo para los datos de la celda
Range("A1").Interior.ColorIndex = 3 Color rojo como relleno de la celda
Range("A1").Interior.Color = RGB(0, 0,255) Aplica color azul como relleno de la celda
Range("A1:B1").MergeCells = True Combina las celdas A1:B1
Range("A1:B1").MergeCells = False Descombina las celdas A1:B1
Para añadir bordes en VBA a una celda (o a un rango de celda) usaremos las propiedades:
Usamos la función InputBox de Excel para obtener la entrada del usuario. Es importante
recordar incluir validaciones de datos correctas, esto asegurará que la entrada de datos es lo
que el programa espera que sea.
Excel tiene un modelo de objetos el cual es una jerarquía de todos los objetos que podemos
utilizar desde el lenguaje VBA. En la parte superior de la jerarquía se encuentra el objeto
Application y todos los demás objetos estarán por debajo de él. Este contiene:
Para tener acceso a los objetos que están por debajo del objeto Application podemos utilizar el
punto. El punto nos ayuda a navegar por la jerarquía hacia un nivel inferior. Observa lo que se
muestra en el Editor de Visual Basic al colocar un punto después del objeto Application:
Por ejemplo, si deseamos poner en negritas el texto de la celda A1 debemos llegar al objeto
Range el cual nos dará acceso a modificar la propiedad Bold de la siguiente manera:
Aunque esta línea de código puede tomarnos un poco de tiempo en escribirla, describe
perfectamente la jerarquía de los objetos en VBA ya que después de acceder el objeto de la
aplicación (Application), le seguirá el objeto del libro de trabajo activo (ActiveWorkbook) y
posteriormente el objeto de la hoja activa (ActiveSheet) para finalmente llegar al objeto del
rango de celdas (Range) y modificar la propiedad Bold de la Fuente
Existe una funcionalidad intrínseca de VBA conocida como objetos predeterminados la cual
nos permite omitir la escritura de algunos objetos y aun así tener un código funcional. Por
ejemplo, en la sentencia mostrada previamente podemos omitir el objeto Application y tener
nuestro código funcionando correctamente:
Inclusive podemos omitir los objetos ActiveWorkbook y ActiveSheet sabiendo que el código se
ejecutará siempre sobre el libro activo y la hoja que esté activa al momento de la ejecución:
A algunas personas les gusta utilizar las referencias completas a los objetos, es decir,
especificar toda la ruta completa hasta llegar al objeto deseado. Una razón para hacer esto es
porque da una claridad absoluta sobre la ubicación exacta de cada objeto lo cual ayudará a
evitar cualquier mala interpretación del código.
Si decides no hacer uso de los objetos predeterminados sino que deseas utilizar las referencias
completas hacia cada objeto aún hay una manera de ahorrar algunas líneas de código.
Supongamos las siguientes instrucciones en VBA:
Podemos ahorrar algunas palabras de este código haciendo uso del bloque With de la
siguiente manera.
Un objeto en VBA puede contener otro objeto y ese objeto a su vez puede contener otro
objeto y así sucesivamente. La raíz de todos los objetos en VBA se encuentra en el objeto
Application el cual a su vez contiene las colecciones de objetos Workbooks y Worksheets.
El objeto Workbook representa un libro de Excel y el objeto Worksheet representa una hoja de
un libro de Excel. Como sabemos, un libro de Excel puede tener más de una hoja lo cual
significa que un objeto Workbook puede contener más de un objeto Worksheet.
Ya que no hay límite en el número de hojas que puede tener un libro, se volvería complicado
organizar esta relación entre los objetos Workbook y Worksheet y por esta razón se crearon
las colecciones de objetos. De esta manera un objeto Workbook tiene asociada una colección
de objetos Worksheets la cual contiene los objetos Worksheet que representan las hojas de
ese libro de Excel. De la misma manera, el objeto Application no tiene asignados directamente
todos los libros de Excel sino que tiene una colección de objetos Workbooks la cual incluirá
todos los objetos Workbook de los libros de Excel que abramos en nuestro código VBA.
Para abrir un libro de Excel en VBA podemos utilizar el método Open del objeto Workbooks de
la siguiente manera:
Application.Workbooks.Open Filename:="C:Libro1.xlsx"
Una vez que hemos abierto los archivos que necesitamos podremos hacer referencia a cada
uno de ellos a través de la colección de objetos Workbooks de la siguiente manera:
Application.Workbooks(1).Activate
El número que observas dentro de los paréntesis indica el índice del objeto Workbook dentro
de la colección de objetos Workbooks. De manera predeterminada el índice 1 será para el libro
de Excel que contiene el código VBA y a partir de ahí la numeración será de acuerdo al orden
en que hayamos abierto otros archivos. Si disponemos del libro de macros personal
Personal.xls ese será el primero númerodel índice. Si conocemos el nombre del libro podemos
utilizarlo en lugar del índice y tener una instrucción como la siguiente:
Application.Workbooks("Libro1.xlsx").Activate
La colección de objetos Workbooks nos permitirá acceder a todos los libros que hayamos
abierto dentro de nuestra aplicación VBA.
De igual manera podemos acceder las hojas de cualquier libro a través de su colección de
objetos Worksheets. Esta colección también puede ser accedida por el índice de cada una de
las hojas del libro:
Application.Workbooks(1).Worksheets(1).Range("A1").Value = "Hola"
Esta instrucción accede a la hoja con el índice 1 y coloca el valor “Hola Mundo” en la celda A1.
También podemos acceder a una hoja a través de su nombre en caso de que lo conozcamos:
Application.Workbooks(1).Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = "Hola"
Worksheets.Add
Observa que no he iniciado la instrucción anterior con el objeto Application, ni tampoco está
precedida por el objeto Workbooks. Esta es una sintaxis aceptable dentro de VBA e indica que
se agregará una nueva hoja al libro que esté activo en ese momento. Este es un método
abreviado que podemos utilizar si estamos seguros de que el libro activo es el libro al que
deseamos agregar una nueva hoja. De lo contrario, podemos especificar tota la ruta completa:
Application.Workbooks("Libro1.xlsx").Worksheets.Add
Ahora ya sabemos que VBA tiene un objeto para representar los libros de Excel (Workbook) y
otro objeto para representar las hojas de un libro (Worksheet). Ambos tipos de objetos son
almacenados dentro de colecciones de objetos que son conocidas como Workbooks, que se
refiere a la colección de libros que se han abierto y Worksheets que es la colección de hojas
que pertenecen a un determinado libro.
También podremos realizar otras operaciones tales como cambiar el nombre, mover o copiar
una hoja.
Cuando escribimos macros con VBA trabajamos con múltiples objetos que pueden ejecutar
nuestras instrucciones adecuadamente, pero el objeto Application está en el nivel más alto de
la jerarquía del modelo de objetos de Excel.
Ya que el objeto Application es el objeto principal dentro de VBA todos los demás objetos
derivan de él. Es por ello que encontrarás frecuentemente instrucciones que comienzan
especificando el objeto Application:
Sin embargo, VBA nos permite, en la mayoría de los casos, omitir la escritura del objeto
Application ya que supone que todos los demás objetos provienen de él. De esta manera la
siguiente instrucción también es válida.
Application.Sheets.Count
Es muy importante mencionar que la colección Sheets se referirá al libro de Excel que se
encuentre activo en el momento de ejecutar esta instrucción. Las colecciones Columns y Rows
nos permitirán acceder a las columnas y filas de la hoja activa.
Application.Columns(5).Select
Application.Rows(5).Select
El objeto Application tiene muchas propiedades como para mencionarles todas en esta
ocasión, pero algunas de las más importantes son las siguientes:
Uno de los métodos más utilizados del objeto Application es el método InputBox que nos
ayuda a mostrar un cuadro de diálogo que solicita al usuario el ingreso de algún valor. Observa
la siguiente línea de código:
Esta instrucción hará que Excel muestre un cuadro de diálogo pidiendo al usuario que ingrese
el número de impresiones que desea realizar. El número ingresado por el usuario se guardará
en la variable Impresiones.
Cuando creamos una macro en Excel podemos guardarla en el libro actual o podemos
guardarla en el libro de macros personal. La ventaja de guardar una macro en el libro de
macros personal es que nuestra macro estará disponible para cualquier libro.
C:\Usuarios\[Usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
El libro de macros personal se crea la primera vez que se guarda una macro en él. Para hacerlo,
crea una macro y especifica que deseas guardarla en el Libro de macros personal.
Cuando guardes el archivo Excel verás un mensaje preguntando si deseas guardar los cambios
realizados al libro de macros personal, para lo cual deberás pulsar el botón Guardar.
Una vez que el libro de macros personal ha sido creado lo podrás ver dentro del Editor de
Visual Basic:
Por debajo del nombre VBAProject (PERSONAL.XLSB) encontrarás la carpeta Módulos y dentro
de ella encontrarás todas las macros que se hayan guardado en el libro de macros personal
organizadas en módulos. Si deseas eliminar algún módulo solamente deberás hacer clic
derecho sobre él y seleccionar la opción Quitar Módulo.
No todas las cosas funcionan bien a la primera y seguramente te encontrarás con errores al
programar en Excel. Existen dos tipos de errores en VBA: errores de sintaxis y errores en
tiempo de ejecución.
Un error de sintaxis ocurre cuando tenemos un error con el lenguaje VBA, es decir, cuando
intentamos hacer algo que no está permitido. Este tipo de errores son los más fáciles de
localizar porque el Editor de Visual Basic está configurado para avisarnos en el momento en
que encuentra un error de este tipo en nuestro código.
Los errores de sintaxis en VBA surgen cuando intentamos insertar algún operador o alguna
instrucción de VBA en un lugar que no le corresponde. Observa la siguiente imagen:
En este ejemplo he intentado utilizar la palabra Next en lugar del tipo de dato de la variable. Es
por eso que el Editor de Visual Basic muestra un mensaje de error de compilación. La
palabra Next es parte del lenguaje VBA pero la he utilizado en el lugar inapropiado y por eso
obtengo el error.
De igual manera el Editor de Visual Basic notará si hemos utilizado una palabra que no
pertenece al lenguaje VBA. En el siguiente ejemplo he confundido la instrucción Mod (módulo)
y he colocado la palabra Mud.
Estos son solo unos ejemplos de errores de sintaxis que podemos cometer pero como lo he
mencionado antes, el Editor de Visual Basic nos alertará sobre dichos errores y podremos
detectarlos y corregirlos.
Un error en tiempo de ejecución ocurre cuando nuestra aplicación ya está siendo ejecutada e
intenta hacer alguna acción que no está permitida por Excel o por Windows. Esto ocasionará
que nuestra aplicación colapse o que Excel deje de responder.
Este tipo de errores son más difíciles de encontrar pero aun así se podrán encontrar algunos
de ellos al hacer pruebas y depuración de nuestra aplicación. Algunos ejemplos de este tipo de
errores son los siguientes:
Intentar realizar una operación no permitida por el ordenador. Por ejemplo una
división entre cero o intentar sumar una cadena de texto y un valor Double.
Intentar utilizar una librería de código que no está accesible en ese momento.
Utilizar un bucle con una condición que nunca se cumple.
Tratar de asignar un valor que está fuera de los límites de una variable.
Existen muchas otras razones por las que podemos tener un error en tiempo de ejecución. La
mejor manera de prevenir estos errores será haciendo una depuración de nuestro código pero
eso será tema de otro artículo.
Lo importante por ahora es estar consiente de estos dos tipos de errores en VBA y saber que
debemos estar atentos para corregir todos los errores de sintaxis de nuestro código y
minimizar al máximo los posibles errores de ejecución.
Cuando nos encontramos con errores en nuestras macros podemos depurar el código
utilizando el Editor de Visual Basic para encontrar fácilmente los errores que pueda contener
nuestro código VBA. Considera la siguiente macro:
Esto hará que se inicie la ejecución en la primera línea, la cual se mostrará con un fondo
amarillo indicando que esa instrucción es la que está por ejecutarse.
Para continuar con la depuración debemos pulsar de nuevo la tecla F8 hasta llegar al final del
código. Cada vez que pulsamos la techa F8 suceden las siguientes cosas:
De esta manera podemos ejecutar cada una de las líneas de nuestro código VBA y validar que
no exista error alguno. Regresando a nuestro ejemplo, al momento de llegar a la tercera
instrucción y pulsar la tecla F8, Excel enviará el siguiente mensaje de error:
El mensaje nos advierte que el objeto no admite esa propiedad o método y se está refiriendo
al objeto Range en donde el método Value no está escrito de manera correcta y por lo tanto el
depurador de VBA no reconoce dicha propiedad. Pulsa el botón Aceptar para cerrar el cuadro
de diálogo y poder corregir el error en el código.
Ya hemos hablado sobre los diferentes tipos de errores en VBA y la depuración nos ayudará a
probar nuestro código y a encontrar la gran mayoría de los errores que podamos tener. Es
probable que al principio veas a la depuración como un trabajo muy exhaustivo pero cuando
tus programas y macros comiencen a crecer entonces verás todos los beneficios que nos da
la depuración de macros en Excel.
En VBA existen variables de tipo entero que almacenan números, variables de tipo doble que
también almacenan números pero con decimales, variables de tipo texto para guardar una
cadena de caracteres entre algunos otros tipos de variables. A continuación haremos una
revisión de cada uno de estos tipos.
Las variables de tipo entero son utilizadas para guardar números enteros. Debemos utilizar la
palabra clave Integer para declarar una variable de este tipo.
Dim x As Integer
x=6
En la primera instrucción estoy declarando la variable con el nombre “x” y estoy indicando que
será del tipo Integer. “Declarar una variable” significa avisar a Excel sobre la existencia de
dicho repositorio para guardar información. En la segunda instrucción asigno el valor 6 a la
variable “x”.
Las variables de tipo doble pueden almacenar números con el doble de precisión incluyendo
números decimales. La palabra clave para este tipo de variables es Double.
Dim x As Double
x = 3.1416
Aunque las variables de tipo doble pueden almacenar números enteros sin problema, no es
recomendable hacerlo porque estaremos desperdiciando espacio en la memoria del
ordenador. Es decir, el tamaño reservado para una variable doble es el adecuado para guardar
números decimales, si solo guardamos un número entero quedará especio sin utilizar. Por lo
tanto es recomendable utilizar siempre el tipo de variable adecuado para cualquier número.
Una variable de tipo texto se declara con la palabra clave String. En el siguiente código
declararé la variable libro y posteriormente le asignaré un valor.
Una variable de tipo lógico es aquella que puede almacenar solamente dos valores: falso o
verdadero. La palabra clave para definir estas variables es Boolean.
continuar = True
Estos son los tipos de variables básicos en VBA. Existen algunos más que iré tratando en
artículo posteriores. Mientras tanto es indispensable que aprendas a declarar adecuadamente
las variables en VBA porque será inevitable hacer uso de ellas dentro de nuestros programas.
Existen varias funciones en VBA que podemos utilizar para manipular cadenas de texto. A
continuación revisaremos algunas de estas funciones VBA y observaremos el resultados de
cada una de ellas.
Para iniciar con esta revisión, debes colocar un botón de comando dentro de una hoja de Excel
y después hacer doble clic sobre él para introducir el código.
Para unir dos (o más) cadenas de texto podemos utilizar el operador &. Observa el siguiente
código:
La función Right nos permite extraer caracteres a la derecha de una cadena de texto. Observa
el siguiente código:
La función Len nos ayuda a conocer la longitud de una cadena de texto, es decir, la cantidad de
caracteres que conforman a una cadena.
La función Len contará cada uno de los caracteres de la cadena y devolverá un número:
Es importante resaltar que la función InStr es sensible a mayúsculas y minúsculas. Observa que
se ha especificado buscar la letra “e” (minúscula) y el resultado de la función es el siguiente:
La función InStr encontró la letra “e” en la posición número 11 comenzando desde la izquierda.
Si en lugar de la letra “e” busco la letra “E” (minúscula), la función InStr devolverá el valor 8. Si
no encuentra la letra, devolverá el valor 0 (cero) indicando que no ha encontrado dicha letra.
Por ejemplo, al buscar la palabra “Excel” dentro de la cadena de texto obtendremos como
resultado la posición número 8 ya que en esa posición comienza la palabra “Excel”.
Con la función Mid podemos extraer una subcadena de otra cadena de texto con tan solo
especificar la posición inicial de la subcadena y su longitud. Observa el siguiente ejemplo:
Las funciones de texto en VBA nos ayudarán a manipular adecuadamente las cadenas de texto
y podremos obtener los resultados que necesitamos.
La sentencia If-Then en VBA es la más básica de todas las declaraciones de control de flujo que
son aquellas declaraciones que nos permiten tomar decisiones en base a una condición. Esta
declaración la podemos traducir como Si-Entonces y la utilizaremos en situaciones donde
necesitamos realizar la siguiente evaluación: Si se cumple la condición Entonces haz esto.
Parece que todo funciona muy bien en el código anterior pero aún lo podemos mejorar
agregando la declaración Else de manera que tengamos una declaración de la forma If-Then-
Else. Esta variante nos permite hacer la siguiente evaluación: Si se cumple la
condición Entonces haz esto De lo contrario haz otra cosa.
La declaración Else en VBA nos permite indicar otro bloque de instrucciones que se deben
ejecutar en caso de que la condición sea falsa. De esta manera podemos tomar una acción
determinada en caso de que la condición se cumpla o en caso de que no se cumpla. Ahora se
En el tercer paso puedes observar la declaración If-Then-Else. Ahora observa el efecto de este
cambio al momento de ejecutar el código:
Observa que en este segundo ejemplo la declaración If-Then-Else termina con la declaración
End If. Siempre que utilicemos la declaración If-Then o la declaración If-Then-Else debemos
terminar con End If.
La única ocasión donde no se termina con End If es cuando la declaración If-Then se puede
colocar en una sola línea como es el caso del primer ejemplo de este tema.
Existe un par de maneras para acceder las celdas de nuestras hojas utilizando VBA. Podemos
utilizar los objetos Range o Cells.
El objeto Cells tiene como primer argumento el número de fila y como segundo argumento el
número de columna.
Range("A1:D5").Select
El objeto Cells no nos permite seleccionar un rango porque solamente podemos especificar
una celda a la vez.
Para establecer el valor de una celda podemos utilizar alguna de las siguientes instrucciones:
Es mucho más común encontrarse el objeto Range en las aplicaciones VBA, sin embargo el
objeto Cells ofrece una ventaja que debemos considerar cuando necesitamos hacer un
recorrido programático por varias celdas ya que será muy sencillo especificar las filas y
columnas utilizando una variable numérica.
For i = 1 To 10
For j = 1 To 5
Cells(i, j).Value = i * j
Next j
Next i
El bucle For-Next es una de las instrucciones más útiles al programar en VBA. La sintaxis de
esta instrucción es la siguiente:
A continuación un ejemplo muy sencillo de un bucle For-Next donde la única instrucción que
se repite es la de mostrar una ventana de diálogo con el valor de la variable i:
Con este bucle provocaremos que se muestre una ventana de diálogo 5 veces y en cada una de
ellas se mostrará el valor actual de la variable i que comenzará con 1 y terminará con 5.
Ya que la variable i comienza con el valor 1, el primer cuadro de diálogo muestra el mensaje “i
= 1”, después “i = 2” y así sucesivamente hasta llegar al límite.
El bucle For-Next en VBA nos ayudará a crear ciclos que ejecutarán un conjunto de
instrucciones hasta alcanzar el límite que hayamos especificado.
Los operadores lógicos más comunes en VBA son: And y Or. Cada uno de estos operadores es
de mucha utilidad para evaluar condiciones y tomar decisiones adecuadas sobre el código que
será ejecutado.
El operador lógico And es el operador que nos ayuda a forzar el cumplimiento de dos
condiciones. Este operador lo traducimos como “Y” de manera que para ejecutar un bloque de
código se debe cumplir la condición1 Y la condición2.
El operador lógico And devolverá el valor verdadero solamente cuando ambas condiciones se
cumplan y será suficiente con que una de ellas no se cumpla para obtener un resultado
negativo.
El operador lógico Or lo traducimos como “O” y nos permitirá saber si al menos una de las
condiciones se cumple, es decir, si la condición1 O la condición2 se cumplen.
Si cambiamos un poco el ejemplo anterior y decimos que es suficiente que alguna de las dos
calificaciones sea mayor a 7 para que el estudiante sea aprobado, entonces podemos
modificar el código de la siguiente manera:
Podemos concluir que al evaluar dos condiciones, los operadores And y Or se comportarán de
la siguiente manera:
Los eventos en VBA nos ayudan a monitorear las acciones que realizan los usuarios en Excel de
manera que podamos controlar la acción a tomar cuando el usuario hace algo específico como
el activar una hoja o hacer clic en alguna celda.
Para descubrir los eventos que tiene un objeto es suficiente con abrir el Editor de Visual Basic y
posteriormente el Examinador de objetos (F2). En el panel izquierdo se mostrarán los objetos y
en el panel derecho las propiedades, métodos y eventos de dicho objeto. Podrás distinguir los
eventos porque tienen un icono en forma de rayo (color amarillo):
El ejemplo que crearemos en esta ocasión es para activar un cuadro de diálogo con el mensaje
“Bienvenido a la Hoja 2” y que se mostrará cuando activemos la Hoja2 de nuestro libro. Para
comenzar, debes seleccionar el objeto Hoja2 del panel izquierdo del Editor de Visual Basic y
posteriormente seleccionar la opción Worksheet:
Una vez creada la subrutina para el evento Activate solamente se debe insertar el código para
que se muestre el mensaje dentro del cuadro de diálogo:
Ahora que se ha definido una acción asociada al evento Activate de la Hoja2, el mensaje se
mostrará cada vez que se active la Hoja2.
Los eventos en VBA son de mucha utilidad porque nos ayudan a controlar el momento exacto
en que deseamos ejecutar algún bloque de código al iniciarse alguna acción por el usuario.
Los arreglos en VBA pueden ser entendidos como un grupo de variables contenidas dentro de
otro repositorio. Dentro de un arreglo podemos referirnos a un valor específico (elemento)
utilizando su posición (índice).
Con este código estamos creando el arreglo llamado Paises que tendrá 5 elementos y estamos
indicando que cada uno de los elementos será del tipo String, es decir, cadenas de texto. Una
vez que ha sido creado el arreglo podemos asignar sus valores de la siguiente manera.
Paises(1) = "Argentina"
Paises(2) = "Colombia"
Paises(3) = "España"
Paises(4) = "México"
Paises(5) = "Perú"
Para acceder cualquier elemento del arreglo simplemente colocamos el nombre del arreglo
seguido por paréntesis y el número de índice del elemento que necesitamos. Por ejemplo,
para desplegar un mensaje con el nombre de país España puedo utilizar la siguiente
instrucción:
MsgBox Paises(3)
Los valores de fecha y hora en VBA pueden ser manipulados de diversas maneras. En esta
ocasión aprenderemos cómo obtener el año, mes y día en VBA y cómo hacer operaciones
básicas con fechas.
Para realizar estos ejemplos debes colocar un control de botón en una hoja de Excel y colocar
las líneas de código mostradas.
Para obtener la fecha actual en VBA utilizamos la función Date y para obtener la hora actual
usamos Now.
En este ejemplo las variables fechaActual y horaActual contienen la fecha y horas actuales
respectivamente.
En el ejemplo anterior se ha
obtenido la fecha actual en la
variable fechaActual, sin embargo,
si se desea mostrar solamente el
año se puede utilizar la función
Year.
El resultado es el siguiente:
Para obtener el minuto y el segundo podremos utilizar las funciones Minute y Second.
Ya hemos visto que la función Date nos devuelve la fecha actual, pero podemos utilizar otra
función que nos permitirá convertir una cadena de texto en una fecha. La función que
utilizaremos para este será la función DateValue.
Para sumar días a una fecha en VBA utilizaremos la función DateAdd. Esta función nos permite
especificar la cantidad exacta de días a sumar:
El primer argumento de la función DateAdd determina la unidad de tiempo que será sumada.
En este ejemplo especifiqué “d” para indicar días, pero podemos utilizar otras medidas de
tiempo:
Las fechas y horas son un tipo de dato muy común con el que seguramente tendrás que
trabajar al crear tus macros. Es importante que aprendas a utilizar las funciones VBA que nos
permitirán manipular adecuadamente la información.
La siguiente tabla provee una descripción breve de algunas de las funciones VBA más
utilizadas.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Asc Obtiene el valor ASCII del primer carácter de una cadena de texto.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
InStrRev Devuelve la posición de una cadena de texto dentro de otra cadena pero
empezando desde el final.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Join Devuelve una cadena de texto creada al unir las cadenas contenidas en
un arreglo.
Split Devuelve un arreglo formado for cadenas de texto que formaban una
sola cadena.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Trim Remueve los espacios en blanco al inicio y final de una cadena de texto.
Como hemos visto anteriormente, una subrutina nos ayuda a organizar y agrupar las
instrucciones en nuestro código. Seguidamente veremos cómo crear una función VBA, la cual
es similar a una subrutina excepto por una cosa.
A diferencia de las subrutinas, las funciones VBA fueron diseñadas para devolver un valor. A
través de una función podemos agrupar código que nos ayudará a hacer algún cálculo
específico y obtener un resultado de regreso.
Una función VBA también es conocida como Función Definida por el Usuario, UDF por sus
siglas en inglés, y una vez creada puede ser utilizada de la misma manera que las funciones
incluidas en Excel como la función SUMAR o la función BUSCARV. Esto hace que las funciones
VBA sean una herramienta muy poderosa.
A continuación se creará una función que toma un rango y devuelve la suma de cada una de
sus celdas. Es importante insertar el código dentro de un Módulo tal como se muestra en el
tema Tu primera macro con VBA. Posteriormente se explicará el detalle de la función.
La primera línea de código comienza con la palabra Function la cual define el inicio de la
función. Observa también cómo la última línea de código es End Function que está
especificando el término de la función.
Los parámetros son el medio por el cual pasamos información de entrada a la función. Algunas
funciones necesitarán de dichas entradas para realizar algún cálculo y algunas otras no, es por
ello que los parámetros de una función son opcionales. Puedes incluir tantos parámetros como
sean necesarios y solamente debes recordar separarlos por una coma.
Un parámetro no es más que una variable y por lo tanto puedes observar que en el ejemplo he
definido la variable rango que será del tipo Range.
Una vez definida la función se pueden especificar todas las instrucciones que serán ejecutas.
En el ejemplo he comenzado por definir un par de variables, la variable celda que será del
tipo Range y la variable resultado del tipo Double. En ésta última variable es donde se irá
acumulando la suma de todas las celdas.
Una vez que se han hecho los cálculos necesarios, es importante devolver el valor. Para
hacerlo es indispensable igualar el nombre de la función al valor o variable que contiene el
valor que se desea devolver. En nuestro ejemplo, la variable resultado es la que contiene la
suma de todas las celdas por lo que se iguala con el nombre de la función en la línea MiSuma =
resultado.
Finalmente se probará la función VBA recién creada dentro de una hoja de Excel. Tal como lo
definimos en el código, el único parámetro de la función debe ser un rango del cual me
devolverá la suma de los valores de la celda. Observa el siguiente ejemplo.
Aunque la función MiSuma hace lo mismo que la función de Excel SUMA, nos ha servido de
ejemplo para introducir el tema de las funciones en VBA. Con este ejemplo tan sencillo hemos
creado nuestra primera función VBA.
Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de
nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán funcionalidad
adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la
información.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una
lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón.
Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del
grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de ellos:
Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de controles
ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo. Por ahora nos
enfocaremos solamente en los controles de formulario.
Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú
desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno
del control. Observa este procedimiento.
Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de
funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que
permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una breve descripción de
cada uno de ellos.
Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo a
partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las
hojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado
desplegable, sin embargo podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles
ActiveX.
Los controles ActiveX son un tipo de controles que nos permiten agregar funcionalidad de
formularios a nuestros libros de Excel. Existe otro tipo de controles que es conocido
como Controles de formulario y que tienen una funcionalidad similar, sin embargo existen
algunas diferencias entre ambos tipos.
Los controles de formulario fueron introducidos desde la versión 4 de Excel y por lo tanto han
estado presentes en la aplicación por más tiempo que los controles ActiveX los cuales
comenzaron a ser utilizados a partir de Excel 97. Ya que los controles ActiveX fueron
introducidos posteriormente ofrecen más posibilidades de configuración y formato que los
controles de formulario. Ambos tipos de controles se encuentran en la ficha Programador.
Antes de poder ver las propiedades de un control ActiveX debemos pulsar el botón Modo
Diseño el cual nos permitirá seleccionar el control y posteriormente ver sus propiedades. Cada
tipo de control ActiveX mostrará una ventana de Propiedades con sus propias características. A
continuación un ejemplo de la ventana Propiedades para un botón de comando ActiveX:
Otra diferencia entre los controles de formulario y los controles ActiveX es que los primeros
pueden tener asignada una macro y al hacer clic sobre el control de formulario se iniciará la
ejecución de dicha macro.
Los controles ActiveX no tienen asignada una macro explícitamente sino que podemos asignar
código VBA para cada evento del control.
Un evento de un control ActiveX puede
ser el evento de hacer clic sobre el
control, el evento de hacer doble clic, el
evento de obtener el foco sobre el
control ActiveX, entre otros eventos más.
Para asignar código a uno de los eventos
de un control ActiveX solamente
debemos hacer clic derecho sobre él y
seleccionar la opción Ver código.
Esto mostrará el Editor de Visual Basic con una subrutina para el evento Click() donde
podremos escribir nuestro código.
En la versión de Excel 2010 algunos controles de formulario han dejado de ser soportados y no
podemos utilizarlos más en nuestras hojas. Ese es el caso del control de formulario conocido
como campo de texto. Sin embargo, dentro de la lista de controles ActiveX seguimos teniendo
disponible el control llamado Cuadro de texto lo cual puede hacer atractiva la opción de
utilizar controles ActiveX en Excel en lugar de controles de formulario.
El cuadro de texto es un control ActiveX que muestra un campo vacío donde el usuario puede
introducir cualquier texto. En esta ocasión revisaremos cómo incrustar un cuadro de texto y
hacer referencia al mismo desde código VBA.
Para insertar un cuadro de texto en una hoja de Excel debes ir a la ficha Programador y hacer
clic en el botón Insertar y entonces hacer clic sobre la opción Cuadro de texto de la sección
Controles ActiveX.
El puntero del ratón se convertirá en una cruz la cual nos permitirá dibujar el cuadro de
texto sobre la hoja de Excel. Una vez dibujado el cuadro de texto podrás hacer clic derecho
sobre él y seleccionar la opción Propiedades para conocer el nombre que la ha sido asignado.
También puedes ver las propiedades de cualquier control seleccionándolo primero y pulsando
el botón Propiedades que se encuentra dentro del grupo Controles de la ficha Programador.
Si deseas colocar un texto dentro del cuadro de texto desde VBA puedes utilizar una
instrucción como la siguiente:
Si quieres leer el valor del cuadro de texto y colocarlo en una celda podemos utilizar la
siguiente instrucción:
Range("A1").Value = TextBox1.Text
TextBox1.Text = ""
El cuadro de lista es un control ActiveX que nos permite desplegar una serie de opciones de las
cuales el usuario puede realizar una selección. Podemos configurar el cuadro de lista para
permitir seleccionar uno o varios elementos de la lista.
Para insertar un cuadro de lista en una hoja de Excel debemos ir a la ficha Programador y
pulsar el botón Insertar para seleccionar la opción Cuadro de lista (control ActiveX).
En este ejemplo se ha especificado que los valores sean tomados del rango A1:A6, lo cual da
como resultado un cuadro de lista con los
valores especificados en dicho rango:
Otra alternativa para indicar los elementos de un cuadro de lista es a través de código VBA.
Para ello puedes incluir el siguiente código en el evento Workbook_Open:
De esta manera cuando se abra el libro se agregarán las opciones al cuadro de lista llamado
ListBox1.
Adicionalmente podemos asociar una celda al cuadro de lista la cual mostrará la selección que
hagamos. Para hacer esta asociación debemos especificar la dirección de la celda en la
propiedad LinkedCell:
De esta manera, cada vez que hagamos una selección de alguna de las opciones del cuadro de
lista se verá reflejado su valor en la celda asociada:
Excel tiene un control ActiveX conocido como Cuadro combinado el cual también es llamado
comúnmente por su nombre en inglés: Combo Box. Este control nos permite crear listas
desplegables en nuestros formularios.
Para insertar un Cuadro combinado debemos ir a la ficha Programador y dentro del botón
Insertar pulsar el comandoCuadro combinado (control ActiveX):
Si quiero que el Cuadro combinado muestre los valores del rango A1:A5, puedo utilizar la
propiedad ListFillRange donde puedo indicar este rango:
Como resultado obtendré los valores de las celdas como elementos del Cuadro combinado:
Una diferencia importante entre el Cuadro combinado y el cuadro de lista es que el primero
permite que el usuario capture una opción diferente a las mostradas en la lista. En el ejemplo
anterior no aparecía el día domingo como parte de los elementos, sin embargo puedo capturar
el día domingo dentro del cuadro de lista.
Si quieres evitar que el usuario introduzca sus propios valores existen dos opciones:
Al igual que con otros controles ActiveX, podemos asocias una celda al cuadro combinado de
manera que muestre el elemento de la lista que haya sido seleccionado. Esta configuración la
hacemos en la propiedad LinkedCell:
Cuando selecciones un elemento del cuadro combinado se reflejará dicha selección en la celda
indicada en la propiedadLinkedCell:
Una casilla de verificación es un control ActiveX que podemos utilizar para permitir que un
usuario marque una opción y por lo tanto poder conocer sus preferencias al verificar dicho
valor en código VBA.
Para insertar este control debemos ir al comando Insertar y seleccionar la opción Casilla de
verificación (Control ActiveX).
La otra propiedad de una casilla de verificación que tal vez quieras modificar será la
propiedad Value que de manera predeterminada tendrá el valor False lo cual indica que el
control se mostrará desmarcado. Si deseas que el control se muestre marcado de manera
predeterminada, debes poner el valor True en la propiedad Value:
Una casilla de verificación nos dirá su ha sido seleccionada o no, es decir, nos devolverá un
valor FALSO o VERDADERO. Para leer este valor debemos acceder a la propiedad Value del
control de la siguiente manera:
Range("C4").Value = CheckBox1.Value
End Sub
Esta línea de código coloca el valor de la casilla de verificación en la celda C4. De esta manera,
al seleccionar la casilla de verificación obtendré el siguiente resultado:
Para validar en VBA si la casilla de verificación tiene un valor u otro podemos utilizar un código
como el siguiente:
La primera línea valida si el control ActiveX tiene un valor verdadero y de ser así coloca el
número 1 en la celda C4. Si la casilla de verificación no ha sido seleccionada (falso) entonces
colocará el número cero en la celda C4.
Un botón de opción es un control ActiveX que nos permitirá seleccionar una sola opción
dentro de un grupo de botones de opción. A diferencia de las casillas de verificación, los
botones de opción dependen uno del otro.
Un solo botón de opción no hace mucho sentido, así que siempre agregamos dos o
más botones de opción para permitir que usuario haga una selección de cualquiera de ellos.
Una vez que se ha agregado un segundo botón de opción podrás notar que al seleccionar uno
de ellos se desmarcarán todos los demás.
End Sub
La propiedad Value es la que nos indica si el control está seleccionado, en cuyo caso, la
propiedad será igual a True. Para este ejemplo, al validar que el botón de opción está
seleccionado, se mostrará un cuadro de diálogo con un mensaje sobre la opción seleccionada.
Los formularios en VBA no son más que un cuadro de diálogo de Excel donde podremos
colocar controles que nos ayudarán a solicitar información del usuario. Podremos colocar cajas
de texto, etiquetas, cuadros combinados, botones de comando, etc.
Los formularios de Excel son creados desde el Editor de Visual Basic donde debemos
seleccionar la opción de menú Insertar y posteriormente la opción UserForm.
El texto de las etiquetas se modifica en la propiedad llamada Caption. Para realizar este cambio
solamente selecciona el control y se mostrará la ventana de Propiedades donde podrás hacer
la modificación. De igual manera el texto desplegado en los botones de comando se modifica
en su propiedad Caption.
El botón cancelar cerrará el formulario sin guardar la información capturada en ningún lugar.
El código que debemos utilizar es el siguiente:
Unload Me
End Sub
Para agregar este código puedes hacer doble clic sobre el control. La sentencia “Unload Me”
cerrará el formulario.
A diferencia del botón Cancelar, el botón Aceptar colocará los datos de las cajas de texto en las
celdas A1, B1 y C1. El código utilizado es el siguiente:
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Me.TextBox1.Value
Worksheets("Hoja1").Range("B1").Value = Me.TextBox2.Value
Worksheets("Hoja1").Range("C1").Value = Me.TextBox3.Value
End Sub
Al pulsar el botón Aceptar se transferirán los valores de los controles TextBox hacia las celdas
de la Hoja1.
Para facilitar la apertura del formulario puedes colocar un botón ActiveX en la hoja con el
siguiente código:
UserForm1.Show
End Sub
Observa cómo cada uno de los botones realiza la acción correcta al pulsarlos: