AP01-AA1-EV01.

Identificación de la necesidad de sistemas de información

Instructor

Julio César Palechor Valencia

Presentado por:

Juan Camilo Narváez Leguízamo

Servicio Nacional De Aprendizaje – SENA

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

2019
 Contenido

● Ámbito empresarial

● Diseño de instrumento entrevista

● Entrevistas realizadas

● Identificación de la necesidad o situación problema

● Idea de solución

● Diseño de instrumento encuesta

● Validación de la idea de solución

● Ajustes de la idea
 Ámbito empresarial

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la empresa
como el de los usuarios, dando de esta manera un punto departida al presente proyecto, puesto
que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo. La empresa El presente proyecto se
desarrollará en la empresa Panadería Las Villas, ubicada en la ciudad de BOGOTA, con un
promedio de 6 trabajadores, quienes serán los primeros usuarios del sistema de información
acorde a esta empresa, cabe destacar también que esta empresa lleva en funcionamiento 8años,
en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de inventarios y facturación de manera
manual. como otros tantos contables, como lo realizan muchas empresas a nivel nacional,
principalmente en esta zona del país, debido a la poca difusión, desarrollo e implementación de
sistemas de información acordes a las necesidades, que optimicen procesos y solucionen
problemáticas frente al tiempo, distancia y circunstancias como sucede en la empresa
anteriormente mencionada. Delimitación del proyecto Al observar los procesos llevados en la
empresa Panadería Las Villas, se pudo analizar que la mayoría de ellos, se hacen de manera
manual, factor que puede hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado
centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden acceder a la información retardando
procesos de control, de seguimiento y de inventarios, por ello se sugiere empezar por analizar y
desarrollar un sistema de información accesible desde la web , centrada en los procesos de
inventarios y facturación, puesto que en primer lugar la empresa está en crecimiento y desea
abrir otra sede y para ello se hace vital que tanto el propietario, empleados como clientes
conozcan cuántos productos se encuentran disponibles, para tener un control y a su vez para
poder venderlos y comprarlos, en segundo lugar se considera que es necesario delimitar el
sistema de información puesto que se desea dar solución a la necesidad más relevante de la
empresa y generar cambios importantes en el progreso de la misma con este sistema. Para
finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo objetivo el
control de inventarios, ya que hoy en día muchas empresas desean sistematizar y automatizar
procesos, debido a la relevancia del control de activos en una compañía, sin embargo, este va a
estar enfocado especialmente en el control y seguimiento de todos los productos de la empresa
aquí mencionada como su relación en el proceso de facturación.
 Identificación de la necesidad o situación problema

La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la necesidad de

tener información más conveniente y oportuna. Actualmente las organizaciones, ya sean públicas
o privadas, se han abocado a los avances tecnológicos de la época, los cuales tienden a
convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un
mejor desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor servicio.
Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la automatización delas actividades que
se realizan en los diferentes procesos de la empresa, como es el registro de entradas y salidas del
inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos. Al respecto
hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y justificación de
desarrollar un sistema automatizado para esta empresa, es la de registrar y controlar los procesos,
para dar así una respuesta inmediata a los diferentes clientes (internos y externos) que soliciten
información, en el momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo. El sistema que se
desea desarrollar es de suma importancia porque con él se busca la optimización de los procesos
actuales permitiendo conocer en tiempo real la información de inventario, requisiciones de
compras, solicitud y entrega de productos, a su vez permitirá controlar el inventario del almacén,
lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, que materiales se han utilizado, con
que material se dispone, toda esta información es de suma importancia y la misma con la
optimización de los procesos podrá ser suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.
Objetivos General Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las existencias
de los productos que maneje Panadería Las Villas.
 Ideas de solución

 Orientar el Sistema de Control de Inventario Panadería Las Villas a la web.

 Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el personal del negocio.

 Posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor y cantidad.

 Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia disponibles.

Validación de la idea de solución

El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general de cada producto

existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada producto de una manera
organizada, confiable y correcta. Se lograrán mejoras en la empresa misma, que se reflejarán en
el control de gastos, manejo del inventario, control de entrada y salida de productos obteniendo
así mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el impacto a la empresa de
obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará para el uso exclusivo de
Panadería Las Villas.

Beneficiarios

*Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados directamente con el
proyecto de control de inventario, entre los cuales serían, el departamento de contabilidad, la
gerencia, clientes, administración y personal de bodega.

*Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de control de inventario,
entre los cuales tendríamos los proveedores, medioambiente, empresas de mantenimiento
informático. Impacto nuestro sistema de solución integral softcol plantea organizar de manera
significativa la administración de inventarios, contabilidad y finanzas de la empresa beneficiaria
panadería las villas, ocasionando así gran impacto en diferentes ámbitos:

Económico
Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al realizar sus
respectivas funciones, brindará tiempo valioso que sería empleado en otras actividades laborales
optimizando el rendimiento ya su vez aumentando las ganancias generadas en la empresa.

Ambiental
Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el uso demateriales que los funcionarios
de la empresa empleaban para contabilizar de forma manual como papel, bolígrafos y más. De
ésta manera se disminuye posible contaminación visual o ambiental causada por el consumo de
dichos materiales.
Tecnológico
A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico, con el tiempo iremos
innovando e implementando nuevas funciones y despertando el interés en los usuarios para que
busquen satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología.

Ya que el proyecto de sistema de control de inventarios e proyecta como una solución integral se
necesitaría de toda la información de inventarios, facturación, requisiciones de compras, solicitud
y entrega de productos y debido a que esta información actualmente es un proceso manual podría
interferir en el producto final del software.

Restricción Técnica

Se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en caso de eventualidades

en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las empresas prestadoras de
servicios.

Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un fenómeno, es decir que se
pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de
organización, tecnológicos, físicos, también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la
empresa. hablando de la empresa Panadería Las Villas, se pueden presentar los siguientes
riesgos:

•En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes, también el colapso de
las telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa entre otros.

•Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la ejecución de los
procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema, procedimientos o personas que
participan en dicho proceso.

•También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar tanto a la persona
como a la empresa.

•También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos, daños en el mantenimiento y deterioro
en los productos.

Productos o resultados

•Página web que represente a la empresa y sus intereses.

•Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso al sistema.

•Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.

•Implementada la facturación de ventas en el sistema.

 Entrevistas realizadas

Se realizó la encuesta a algunos de los dueños y empleados que se encontraban

laborando, según opiniones, la implementación de un software es necesario en una empresa o un
negocio pequeño ya que actualmente el mundo se encuentra girando alrededor de la tecnología.
Actualmente han fracasado empresas que no implementaron tecnología en su modelo de negocio
ya que el flujo de personas cada vez es mayor y se requiere de una mayor agilidad y efectividad
del servicio, y esto conlleva implementarlo desde que el cliente entra al negocio, se le sea
atendido, hasta llegar al pago del servicio, ahí es donde se requiere la implementación de un
software donde el cliente desea cancelar el servicio prestado ya sea en efectivo o tarjeta, además
brindándole al cajero o empleado facilidad de recaudar o recibir el pago de los clientes.

ENCUESTA

La siguiente encuesta tiene como fin recolectar datos para la realización de una investigación

acerca del uso del software o implementación de un Sistema para la mejora del negocio en la

ciudad de Bogotá.

Edad: _________ Sexo: ____ Escolaridad: ________________ Ocupación:

________________ Estado civil: ______________________

INSTRUCCIONES DE LLENADO:

Por favor en la siguiente encuesta elige la respuesta adecuada o responde según se su caso, de la

manera más honesta.

1.- ¿Usa con frecuencia aplicaciones ya sea en un dispositivo móvil o pc?

a) Si b) No c) Muy poco

2.- ¿Usted se entera de los eventos tecnológicos que hay en la capital del estado?

a) Si b) No

3.- Si se entera ¿por cuál medio lo hace?

a) Televisión b) Radio c) Redes sociales d) Otros ¿Cuáles? ___________________

4.- Si no se entera ¿porque piensa que no lo hace?

a) No hay información b) No hay muchos eventos

5.- ¿Piensa que el estado debe apoyar la nueva tecnología 5G?

6.- ¿Qué medios de publicidad cree que serían los más adecuados para difundir eventos

tecnológicos?

a) Televisivo b) Espectaculares c) Redes sociales d) Otro ¿Cuál? ______________

7.- ¿De qué tipo de eventos te gustaría que se llevaran a cabo más en la capital? (marca con una

palomita las de tu agrado) Equipos electrónicos avanzados____ Aplicaciones móviles______

Otro (¿Cuál?) ____________

8.- ¿Cree que haya una buena promoción de eventos tecnológicos en la capital?

a) Si b) No

9.- ¿Sabes cuáles son las instituciones que fomentan y apoyan la tecnología en la capital?

a) Si b) No

10.- ¿Motivos por los que en la actualidad no asiste a los eventos tecnológicos que se realizan en

la capital? (marque con una palomita las opciones que se adaptan a lo que le ocurre) Dinero____

falta de tiempo____ La tecnología que me gusta no tiene eventos en el estado_____ No me

entero de los eventos tecnológicos_____

¡Gracias! Por contestar esta pequeña encuesta.

 ENTREVISTA

Puesto: ______________ Edad: __________ Escolaridad: ____________________

1. ¿Cuál es su función dentro de esta institución?

2. ¿Qué opina a cerca de la mercadotecnia tecnológica en nuestra capital?

3. ¿Qué eventos tecnológicos tienen mayor audiencia?

4. ¿Cuál es la tecnología a la que se le da mayor publicidad en la capital?

5. ¿Cuáles son los medios que utilizan aquí para la promoción y la publicidad de la tecnología?

6. ¿Cuál de los medios electrónicos que usa es el de mayor costo?

7. ¿Cree usted que la mercadotecnia que se lleva a cabo es suficiente para dar a conocer eventos

tecnológicos a gran parte de la población?

8. ¿para usted que evento tecnológico es el más importante de la capital?

9. ¿Cuáles medios considera usted que servirían de mayor impulso para dar a conocer los eventos

tecnológicos de nuestra capital?

10. ¿Cree que con mayor mercadotecnia tecnológica se fomente la participación de más

espectadores en los eventos tecnológicos?