PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Introducción

Los documentos proporcionan información para la toma decisiones, tiene la capacidad de

prevalecer en el tiempo, garantizan la transparencia en actuaciones administrativas y
sirven como testimonio para los trámites que pueda realizar dentro de una empresa en casos
como actas de comités, memorandos, contratos, facturas entre otras ventajas.

Entre las características más representativas de los documentos es que son herramientas
sustentables de información generada, que llegan a convertirse en patrimonio invaluable de
conocimiento institucional ya sea de una entidad estatal o privada.

En la formación de archivista le permite al empresario generar un ahorro en costos derivados

del tiempo y personal empleado para la búsqueda de documentación. Se puede llegar a
establecer un orden en el momento de archivar dependiendo de la clase, características,
y el valor que tenga cada documento para así facilitar la búsqueda de algún archivo dentro
de la organización.

Clases de documentos

Se considera que el documento por su estructuración, medio y comunicación de información

y conocimiento aunque se caracteriza de acuerdo a las siguientes características como
soporte físico, contenido, facilidad de transmitir y difundir. De acuerdo a lo anterior se
establecen dos clases de documentos:
 Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus
actividades o funciones.1
 Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos
electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental,
como son los archivos: de gestión, central e histórico.2
Clases de Definición Uso Diferencias
Documento
s
Documento  Es un  Tienen la capacidad de  Se puede evidenciar la
de Archivo testimonio no cambiar a través del persona o institución que lo
material de un tiempo. realizo así como su fecha.
hecho o acto  Es una constatación  El documento desde su
realizado por que permite comprobar creación se encuentra
personas el desarrollo de una completo, por lo cual si se
naturales, actuación altera se puede evidenciar con
jurídicas o por administrativa. facilidad.
entidades  Permite una mejor  Estos documentos deben
públicas o comunicación, órganos almacenados y utilizados de
privadas de o unidades de la forma adecuada ya que al
acuerdo al administración o a presentarse algún daño en
tipo de terceros interesados, ya ellos se vuelven inservibles.
1
(SENA)
2
(SENA)
 material, sea personas jurídicas
contenido y a públicas y privadas.
quien será
dirigido.
Documento  Es toda la  Son documentos  Los documentos electrónicos
Electrónico información utilizados por entidades solo pueden ser visualizados
creada, públicas o privadas, por un computador.
enviada, instituciones  Permite la creación de
recibida, educativas, bibliotecas, documentos basándose en el
guardada y entre otros original.
comunicada generalmente esta  Reutilizar documentos para la
por medios herramienta permite elaboración de plantillas para
electrónicos. remplazar algunos crear similares al original.
Existen documentos que se  Los documentos digitales se
diferentes encuentren elaborados presentan como una
clases de en papel o permite la herramienta de fácil uso,
documentos creación de nuevos cuenta con una gran velocidad
electrónicos documentos digitales y reduce los costos de
de acuerdo a ya que proporciona una personar ya que una sola
como fue facilidad en la persona puede realizar la
elaborado, su búsqueda, ahorrando búsqueda de archivos por
origen y el así tiempo, permitiendo medio de un ordenador.
formato en el así una mejor  Rapidez en el momento de
que se creó. accesibilidad, control y necesitar un documento ya
orden. que puede ser enviado por
correo electrónico evitando así
el desplazamiento hasta el
lugar donde se encuentra el
archivo requerido.

Elaborado por;
Nazly Viviana Diaz Gualtero
C.C 1022428319

Bibliografía

 SENA. (s.f.). Clases y tipos de documentos . Obtenido de

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenid
o/OVA/d1_s2_MaterialF_2/utilidades/oa.pdf
 César Martín Gavilán. Concepto y función de archivo, clases de archivos, el Sistema
Archivístico Español. Obtenido de http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf.