PROCESADOR DE TEXTO WORD

JORGE ANDRÉS MANRIQUE LÓPEZ

CURSO: 801

PLAN DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO

GIMNASIO LOS MONJES

TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

BOGOTÁ D.C., OCTUBRE 17 DE 2014

 MARCO TEORICO

El presente trabajo es presentado como una pequeña guía de orientación para

quienes se inician en el procesador de texto WORD, y que es realizado por
alguien quien está comenzando en el mundo de la informática.

Se ha revisado mucha información que actualmente está disponible de muchas

formas por todas partes, y que además muchas personas conocen y utilizan de
forma regular en su trabajo y estudio.

Estas son herramientas muy útiles para todas las personas que de alguna forma
van a necesitar realizar cualquier documento en un procesador de texto, y espero
que sea muy útil para quienes tengan la oportunidad de verlo.

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 1- GENERALIDADES DEL PROCESADOR DE TEXTO WORD

Primero debemos saber que Word es un "Procesador Electrónico de Textos", es

decir una herramienta orientada a mejorar la productividad, el rendimiento en el
estudio y el trabajo.

Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean

tipográficas, idiomáticas u organizativas, con algunas variantes según el programa
de que se disponga. Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos
y tamaños de letra, formato de párrafo y efectos artísticos; además de brindar la
posibilidad de intercalar o superponer imágenes u otros objetos gráficos dentro del
texto.

Como ocurre con la mayoría de las herramientas informáticas, los trabajos

realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de
archivos, usualmente llamados documentos, así como impresos a través de
diferentes medios.

La mayoría de los procesadores de texto más utilizados en la actualidad se basan

en el concepto WYSIWYG (del inglés What You See Is What You Get) (Lo Que
Usted Ve Es Lo Que Usted Obtiene).

Los procesadores de texto también incorporan desde hace algunos años

correctores de ortografía y gramática, así como diccionarios multilingües y de
sinónimos que facilitan en gran medida la labor de redacción.

Hay varias formas de acceder a Word:

Desde el botón Inicio situado normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla.

Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de

tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio.

Arranque automático al iniciar Windows.

Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de

Windows.

Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar mediante la combinación de teclas:
ALT+F4.

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Al iniciar Word aparece una pantalla como esta, a continuación se describe los
nombres de los diferentes elementos que componen la ventana, los hemos
señalado con una flecha roja. Así podrá saber a qué nos referimos cuando
hablemos de la "Barra de estado" o de la "Barra estándar".

Opciones crear y abrir.

Para crear un nuevo documento debe ir al menú Archivo buscar el comando

nuevo, aparece un menú que le preguntara si es un documento blanco, pude
hacerlo mediante la barra de herramientas estándar pulsando el botón nuevo, o
con la combinación de teclado Ctrl + U.

Para comenzar a trabajar con un documento existente hay que abrirlo con el
comando: Abrir del menú Archivo.

Normalmente, si conoce el nombre del documento que quiere abrir bastará

escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botón Abrir. También

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puede intentar localizarlo en la lista que se muestra, y en este caso bastará con
hacer doble clic sobre él para abrirlo.

Editar un documento.

Para escribir un texto hay que aprender a corregir los pequeños errores y
desplazarse por el documento.

Al teclear un texto no es necesario pulsar la tecla INTRO; cuando llega al final de

la línea, se observa cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO
también se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama
"ent"). Probablemente el texto no quedará exactamente igual porque los márgenes
no coincidan; no tiene importancia. Se puede observar que hay una pequeña barra
vertical parpadeante que va avanzando a medida que va escribiendo, se llama
punto de inserción, y sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que
teclee. No confunda el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta
forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los
menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante.

También puede ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el
documento.

Cuando mueve el ratón, lo que está moviendo es el puntero; cuando pulsa las
teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometa un error, y te
das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso ("bksp" en la imagen) que
retrocede una posición borrando la última letra tecleada.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla.

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el
punto de inserción se colocará en ese lugar.

Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de

inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan
el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la
línea y la tecla Inicio al principio de la línea.

Escribir y borrar caracteres.

Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente

hay que decirle a Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste
seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque está en video

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inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar
con el ratón y con el teclado.

Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos: Arrastrando. Colocar el
cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el
botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo
seleccionado aparece en vídeo inverso.

Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la
palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la
línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha hacer
clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo
completo quedará seleccionado.

Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico
quedará enmarcado por un recuadro negro.

Corregir Ortografía.

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los

procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo
que han sido mejoradas notablemente desde la versión anterior. Evitar que hayan
errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber
que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir
que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar
puesto que dependen del contexto.

La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no

son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales.

Con Word podemos realizar una revisión ortográfica, una revisión gramatical o
ambas a la vez.

Guardar, guardar como, cerrar.

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del menú Archivo (o el
icono de la barra de estándar) para guardar documentos. Al utilizar el comando
Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo que te permite cambiar el
nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

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Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente
se guardarán los cambios que hayas efectuado en el documento en su actual
ubicación. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo,
que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para
Guardar como.

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas

que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso
Mis documentos.

Imprimir un documento.

Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde el icono imprimir de la barra estándar. Se utiliza cuando no queremos

cambiar ninguna característica de impresión.

b) Desde el menú Archivo, Imprimir ( CTRL + P ) . Cuando queremos cambiar

alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir
sólo alguna página del documento, etc...

Se pincha en el icono de la barra estándar y nuestro documento se imprime

directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las
opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar

las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el menú
Imprimir.

Desde el menú Archivo, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL + P),

aparecerá la pantalla de la derecha.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

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 2- CONTRASEÑAS DEL PROCESADOR DE TEXTO WORD

Para ambientes laborales de trabajo compartido, tan importante como guardar la

información es asegurar la integridad de los datos. Es decir, es necesario asegurar
que el informe de trabajo es el que nosotros hemos escrito y que permanecerá sin
añadidos o modificaciones a pesar de que pase por diferentes manos.

Word, tiene diversas herramientas para que podamos proteger la integridad de

nuestro trabajo.

Una vez que lo hayamos redactado, lo guardaremos, pero utilizaremos la opción

"Guardar como" del menú archivo, en la ventana de diálogo de la opción "guardar
como", en la barra superior pulsaremos el botón "Herramientas", y en el menú que
se desplegará, elegiremos "opciones generales".

Las opciones de seguridad que nos interesan en este apartado podemos

encontrarlas al final de la ventana de dialogo, bajo el título "Opciones para
compartir archivos".

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Veremos que se nos piden dos contraseñas distintas, la primera controla el acceso
a la lectura del documento, y la segunda controla los permisos de escritura en el
documento.

Para que las opciones de seguridad sean realmente útiles, Word debe ser muy
estricto con el uso de las contraseñas una vez que están aplicadas. De manera
que si olvidamos o perdemos la contraseña no podremos acceder o modificar el
documento. Para evitar problemas por errores de escritura, Word, nos exige que
confirmemos la contraseña y no nos dejara continuar a no ser que las dos veces la
contraseña sean idénticas.

Cuando abrimos el documento, antes de mostrar el texto, un cuadro de dialogo

nos pregunta por la contraseña para abrir el archivo.

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 3- TABLAS DEL PROCESADOR DE TEXTO WORD

Una tabla permite organizar la información dentro de un documento de texto en

forma de filas y columnas. Esto permite visualizar los datos que allí se presentan
de manera rápida y fácilmente comprensible.

El estilo y tamaño de las letras de los títulos y textos, el color, ancho y estilo de las
celdas y de los bordes, es decir, el formato de la tabla, harán que la información
que se presenta sea más o menos fácil de interpretar.

Abrir un archivo de Word. Posicionarse con el cursor en el lugar donde desea

colocar la tabla y dirigirse a la solapa Insertar, barra de herramientas de Tablas.

Puede definir la cantidad de filas y columnas que necesites desde el cuadro de

diálogo que se presenta.

Colocar un título a la tabla para que nos informe acerca de su contenido. Para ello
agregar una fila al comienzo de la tabla. Posicionarse con el cursor en la primera
fila de la tabla y use la barra de herramientas de Filas y Columnas de la solapa
Presentación de Herramientas de Tabla.

Si la tabla quedó completa pero desordenada, Word nos permite ordenar

alfabéticamente los datos. Podemos ordenarlos en forma ascendente o
descendente por números o fechas, pudiendo elegir además entre ordenar por la
1º, 2º, 3º columna.

Finalmente, las herramientas Alinear y Combinar celdas de Presentación de

Tablas nos permitirán acomodar los datos de la manera deseada.

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 4- COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD

Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto

de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o
una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo
de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que
envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la
persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta
procede de las entradas contenidas en un origen de datos.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos

generales:

Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los

gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por
ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.

Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo

que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo,
los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una

copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de
datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos
elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo
para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos
(registros) incluir.

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de

correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de
correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo
de datos.

Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel

de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del
proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar
correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.

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 BIBLIOGRAFIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Normas colombianas para

la presentación de trabajos de investigación. Segunda Actualización. Santafé de
Bogotá, D. C.: ICONTEC 2002

MICROSOFT WORD, MANUAL DE REFERENCIA, MICROSOFT, 2006.

INTERNET, páginas web varias con información relativa al uso del programa
Microsoft Word.

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