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La escritura es algo fundamental para el hombre. Quizá sea la forma más completa de comunicarse con
los demás, la que ofrece mayor número de posibilidades para expresar exactamente aquello que se
desea. La palabra escrita puede pensarse, valorarse, corregirse, hasta lograr encontrar la forma deseada.
Nos permite también reflexionar a medida que escribimos, dominar y corregir sobre la marcha aquellos
impulsos de los que luego pudiéramos arrepentirnos.
Cuando redactemos una carta debemos tener siempre presente que el receptor de nuestro escrito verá
en ella nuestra imagen (en la correspondencia comercial, verá la imagen de la empresa); por lo que
debemos cuidarla como si de nuestra presencia física se tratase.
El Escrito Comercial
Entendemos como escrito comercial a toda comunicación escrita que nace del campo laboral y tiene
como objetivo el incremento del negocio.
Su presentación puede variar, pero irán siempre mecanografiados o realizados a través del ordenador.
Es importante recordar que nunca debemos presentar un escrito a su firma, y mucho menos echarlo al
correo sin haberlo leído antes, aunque hayamos hecho borrador del mismo, ya que existe la posibilidad
de haber omitido equivocado algún dato, o cometido por despiste alguna falta de ortografía.
LA CARTA COMERCIAL
COMUNICACIONES BREVES
CORRESPONDENCIA
COMERCIAL COMUNICACIONES URGENTES
CORRESPONDENCIA VARIA
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Centro de Estudios Galatea Correspondencia Comercial
A) LA CARTA COMERCIAL:
- Pedidos.
- Envíos.
- Respuesta a su pedido.
- Reclamaciones.
- Concesiones.
- Cobros.
- Ofertas.
- Relaciones Públicas.
B) COMUNICACIONES BREVES.
A) Notas interiores.
B) Saluda.
C) Formularios Administrativos.
D) Albaranes.
E) Facturas.
C) COMUNICACIONES URGENTES.
- Telegramas.
- Fax.
D) VARIOS.
- Informes.
- Circulares.
- Actas.
Antes de redactar una carta comercial hay que tener en consideración los siguientes principios básicos.
CONCISIÓN
PRECISIÓN
PRINCIPIOS BÁSICOS DE
LA REDACCIÓN CLARIDAD
COMERCIAL
TONO
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A) Concisión: Consiste en expresar los conceptos con la menor cantidad de palabras, a la vez que con
la mayor exactitud. Para ello, habrá que:
B) Precisión: Consiste en utilizar el término más apropiado para expresión de cada idea. Para ello,
habrá que:
- Evitar vocablos por precisos, tales como: “algo, cosa, esto, eso, algún...”
- Utilizar un diccionario de sinónimos, con objeto de facilitar la elección del término más apropiado.
C) Claridad: Un escrito posee claridad cuando el mensaje penetra sin dificultad en la comprensión del
lector. Para lograr claridad, hay que:
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- Evitar el uso de exceso de los pronombres “yo” y “nosotros”, sin abusar tampoco del Vd. ni del
“su”.
BREVEDAD Y SENCILLEZ
La brevedad y sencillez son la clave de un escrito bien redactado. Las palabras cortas son casi siempre
más fáciles. Muchos creen que una palabra larga impresiona más y quedarán desprestigiados si utilizan
las cortas, pero esto está lejos de la realidad. Sir Ernest Growers dijo “Aquellos que utilizan palabras
largas son inexpertos y carecen de gusto. Confunden la pomposidad con la dignidad, la flacidez con la
facilidad y el volumen con la fuerza”.
Evite adornar sus escritos con palabras excesivamente largas y pomposas, con prefijos y sufijos
extranjeros. Siempre podrá encontrar dentro de nuestro idioma otra palabra que le sirva igual o mejor.
Del mismo modo, descubrirá que la sencillez y la claridad no son tan fáciles como parecen.
También es aconsejable utilizar frases cortas ya que esto dará a su escritura un estilo actual y sus cartas
resultarán más sencillas de leer y entender. Durante años se han realizado diversos estudios sobre lo que
hace que una forma específica de escribir sea fácil de leer, y se ha llegado a la conclusión de que es la
frase corta. Aparte del hecho de emplear palabras cortas, la manera de escribir frases cortas es
utilizando menos palabra, o sea, menos palabras para decir lo mismo.
No haga caso de los libros o folletos de “español comercial” que incluyen montones de cartas. No
utilice este tipo de ejemplo para redactar las suyas Seguidamente le presentamos una serie de frases
hechas que ha de intentar no utilizar en sus escritos:
SENSACIONES EN EL RECEPTOR
Es lógico que mediante una carta comercial le intente hacer sentir al receptor una serie de sentimientos
amistosos hacia quien la escribe y hacia su empresa. Esto exige un tono cortés y amistoso en todo
momento. Todos sabemos que es posible decir “no” con mucha amabilidad y cortesía. Por el
contrario, si un cliente debe mucho dinero a una empresa, y se lo piden de malas maneras, no será fácil
poder cobrarle. Por tanto, emplee siempre un tono amable a sus escritos, y procure que la brevedad no
llegue a convertirse en búsqueda.