MODELO CARTA COMERCIAL

Un tipo de documento, aplicando lo consignado en la Norma Icontec

NTC 185 que quiero Destacar es LA CARTA COMERCIAL NTC
3393 por ser una comunicación interna las márgenes están sujetas a la
extensión de la carta si fuera una comunicación de empresa a empresa o
de empresa a empleados así: Superior e Izquierdo es de 3 o 4 cm y
derecho e Inferior es de 2 o 3 cm; hay dos modelos, en este caso escojí el
modelo 1 que comprende 3 zonas:
En la zona 1 va: El Membrete que es la inscripción impresa del conjunto
de datos que identifican a una Persona Natural o Juridica así:
*Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
*Razón Social: Nombre que identifica a una empresa.
*Nit o Rut: Número de identificación tributario o Registro Unico tributario.
En la zona 2 va La dirección, el telefono, fax, E-mail, Apartado Aereo,
Ciudad y País si se requiere.
En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la
empresa a donde es enviada.
La carta comercial comprende 3 tipos de líneas:
A. Líneas principales: Estas aparecen en toda la carta comercial como el
Número, Ciudad y fecha de origen, Datos del destinatario, Texto o cuerpo
de la Carta, despedida y dtos del remitente.
B. Línea Opcional (asunto).
C. Líneas especiales: Anexo o anexos, copia, identidficación del
transcriptor.
La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se
puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices , ni el propósito.
1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se
origina el documento y debe concluir: Nombre de la" empresa", Dirección
postal o física, Telefonos comerciales- fax y Dirección de correo
electrónico.
2. Fecha. Todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.
3. Destinatario y Dirección - consta de 3 o cuatro líneas, las cuales se
escriben a espacio sencillo. Por estética las líneas deben mantener el
mismo largo horizontal. Es importante comenzar con el título de cortesia
abreviado o puesto que ocupa y luego la dirección . Se escriben a 4
espacios de la fecha.
4. Saludo – Representa una cortesía o posición del destinatario. El título o
posición debe coincide con el colocado en el área de envío En los casos en que la
comunicación no esté dirigida a una persona y sí una compañía el saludo debe ser
en plural. Se escribe en mayúscula la primera palabra de saludo nombre y
apellidos , cargo o entidad que sustituya al nombre.
5. Texto de la Carta – Debe constar con 3 párrafos como mínimo, donde indique
el mensaje lo mas corto, preciso y claro posible. Los párrafos se deben distribuir de
la siguiente manera:
1er Parrafo. Es de Introducción donde indica lo que se va a exponer situación o
problema por la cual se envía comunicación . La frase “por este medio” no se
utiliza debido a que el medio es la carta . Se recomienda dividir el pensamiento en
varias oraciones que se entrelacen por su pensamiento.
2do. Párrafo o párrafos intermedios – se utilizan para que desarrolle, detalle y
abunde sobre la situación o problema expuesto.
3er. Párrafo o párrafo de cierre / conclusión. Aquí se brindan las posibles
soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento, que se haya realizado,
en la comunicación.
6. Despedida – Representa una cortesiía departe del remitente hacia el
destinatario. Se escribe a dos renglones verticales, después del último párrafo. Se
escribe en mayúscula la letra inicial solamente. La despedida no se abrevia ni se
usa Atentamente, Cordialmente.
7. Firma - digitalizada - Es el nombre completo y título o posición que ocupa la
persona responsable de la comunicación. Se escribe a 4 renglones verticales de la
despedida. La firma nunca va abreviada, mientras que el título académico si puede
ir abreviado ejemplo: Raquel Contreras Cifuentes, CPA. Cuando el ejecutivo no
se encuentra y el Asistente administrativo firme con el nombre del ejecutivo y: al
lado o debajo escriba sus iniciales debajo coloque su firma, con la posición que
ocupa.
8. Anexo. Se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales a la carta. En
singular (Anexo) si se incluye un solo documento o en plural (anexos) cuando son
varios.
9. Copias. Se escribe la letra c, en minúscula al margen izuierdo a dos espacios
verticales. La letra C significa que se incluye copia de lacomunicación a
otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia
de la comunicación.