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CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público
INDICE
CAPITULO I
CAPITULO II
Actividades de Operación……….……………………………………………………………………. 15
CAPITULO III
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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público
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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público
“No puedes conectar los puntos viendo hacia adelante, sólo puedes
conectarlos viendo hacia atrás. Así que tienes que confiar que de
alguna manera se conectarán en un futuro. Debes confiar en algo, tu
instinto, destino, vida, karma, lo que sea.”.
Steve Jobs
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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público
PREFACIO
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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público
CAPITULO IV
EF-1
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Los Activos
Para los Activos, como para las distintas partidas que la conforman, antes de ser
analizadas, deben contener un Control Interno que asegure la fiabilidad en
cuanto a su registro.
Los controles internos que se llevan a cabo para este rubro son los siguientes:
Arqueo de Caja, Conciliaciones Bancarias, Cuentas de Enlace, Módulo de
Instrumentos Financieros, entre otros:
- Los arqueos de caja son revisiones del saldo de caja sin previo aviso, y que
sirven para corroborar si coincide con los saldos registrados en los libros
contables.
- Las conciliaciones bancarias, son revisiones mensuales para constatar el
saldo que se tiene en las cuentas bancarias, las cuales deberán ser igual a
las registradas en los libros contables.
- El reporte de cuentas de enlace, sirve para constatar las recepciones y
devoluciones realizadas con el Tesoro Público.
- El Módulo de Instrumentos Financieros, que sirve para registrar los saldos
contables en las Cuentas Bancarias, el cual nos servirá para hacer el cruce
con las conciliaciones bancarias mensuales.
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- Sobregiros bancarios
Los sobregiros constituyen una cuenta por pagar al sistema bancario, una
deuda, un crédito obtenido, registrarlo como tal es lo de menos, lo que va
demás, es que debes hacerte la pregunta: ¿Por qué tendrías un sobregiro?,
partiendo del hecho que Tesorería administra los recursos dinerarios, ¿por
qué tendrías un sobregiro?, y dado que a la auditoría lo primero que le
importa es el control interno y no tanto el registro contable, deberá
importarte hacer una planificación financiera o conciliaciones bancarias
mensuales, flujos de caja, etc, que justamente eviten sobregiros bancarios.
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- Depósitos no identificados
Los depósitos no identificados, son un común denominador en el sector
público, pero no porque no sabes de donde proviene, no quiere decir que no
debas contabilizarlo.
Inicialmente constituye un ingreso de dinero, generándose una cuenta por
pagar a ese alguien aún no identificado.
Evidentemente, no estará en esta situación para siempre, debiendo ser
considerada como un ingreso si llegas a agotar todas las posibilidades para
identificar al depositante y no lo lograste.
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beneficios que estaban contenidos en esa cuenta por cobrar, por ello que
empiezas a registrar una estimación de cobranza dudosa, que hace que la
cuenta por cobrar pierda su valor de manera progresiva.
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Una vez que el juez dictamine que el cliente o el infractor tiene que pagar
dentro de un plazo establecido, la entidad puede ver la forma de hacer
efectivo el cobro del dinero, puede ser a través de retenciones o embargos
de cuentas corrientes o embargo de bienes patrimoniales que cubran el
recupero del dinero.
En el mes de diciembre del año anterior registras las primeras doce cuotas
en el corto plazo, y las doce cuotas restantes al largo plazo.
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Cómo puedes observar, conforme pasan los meses de cobro, el plazo de las
cuotas de cobro del activo no corriente va disminuyendo porque poco a poco
se convierte en cuentas por cobrar a corto plazo, mientras que el activo
corriente siempre se mantiene estático (teniendo en consideración que lo
vas a cobrar dentro de los doce meses).
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No se puede registrar la demanda como cuenta por cobrar, por qué no hay
ningún medio probatorio que asegure que el demandado nos va a pagar o al
menos que hay una aceptación de pago por parte de este.
Es por ello que se debe esperar la sentencia final del juez para con toda
seguridad registrar este hecho como una cuenta por cobrar, o si deseamos
realizar una estimación de la cuenta por cobrar tal vez y sólo tal vez se
debería recurrir a un abogado, quien mediante un informe nos comunique
que las probabilidades de que el demandado pierda el juicio y pague son
altas.
Las actas de conciliación nos ayudará a verificar los saldos que contiene
contabilidad y el almacén, y evitar distorsiones en cuantos importes
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revelados en ambas áreas para cuando exista una revisión por parte de la
auditoría externa o interna.
- Compra de Carnés
Los carnés son bienes emitidos por entidades del ministerio de educación,
de transportes, y de cualquier entidad que piensa dar una constancia al
usuario para que sea utilizado como medio probatorio al momento de usar
un derecho en el futuro.
Para ello, podemos notar que cuando se emiten los carnés, estos se
encuentran a nombre de los beneficiarios, y son los únicos que pueden
utilizarlo, por ende, no tendría ningún beneficio para la entidad si es que
esta pretenda utilizarla, pero otro de los fines de las entidades del estado es
la de dar un potencial de servicios a la población y no sólo generar beneficios
económicos para sí mismos, por lo cual, los carnés si deberían ser
considerado como un activo, ya que al margen de que están a nombre de
un beneficiario que no es la entidad emisora, el único que puede emitir el
carné es precisamente la entidad y es la única que puede entregar este
potencial de servicio a la población, que es la de certificar al portador del
carné.
- Compra de combustible
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Por estos motivos la adquisición y uso casi inmediato del combustible (ya
que lo consumes en uno o dos o tres días) bajo criterio personal, debe ser
registrado como un gasto.
Existen muchos casos en que los gobiernos de cada país reciben presentes
o regalos de otros países, tales como joyas, cuadros, recuerdos, u objetos
tangibles de similar naturaleza.
Estos bienes permanecen años tras años, gobierno tras gobierno custodiados
por el personal de turno, entonces, dicho esto, la pregunta sería: ¿estos
bienes son activos para la entidad?, y si fuera así, ¿Qué tipo de activo sería?
¿Una mercadería, un suministro diverso o un bien patrimonial?
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Pero pasado el tiempo, te das cuentas que no es así, ya que por motivos de
mermas, desmedros u obsolescencia, la existencia no te dá los frutos que
esperabas, motivo por el cual no vale lo que valía inicialmente, porque no te
agrega ningún valor, debiendo ser desvalorizado.
Hay miles de casos con respecto a las desvalorizaciones, les comentaré uno
de ellos:
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Este control sirve más que todo para estar atrás de los comisionados que
tienen rendiciones pendientes los cuales muchas veces tienen un tiempo de
atraso bastante alargado e incluso que corresponde a comisionados que no
guardan ningún vínculo laboral presente con la entidad.
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Pero nunca nos hemos hecho la pregunta de por qué lo activamos, tomando
en consideración que el activo es un recurso controlado por la entidad, que
te brinda beneficios económicos en el futuro.
Pero para el caso en particular de la compra del SOAT, tenemos que ver que
tan material es la inversión que se hace en el seguro, porque de acuerdo a
su materialidad, el impacto que tenga al momento de cubrir algún riesgo
negativo será significativo.
Si los SOAT son gastos mínimos, tendrán una menor cobertura y un menor
impacto, motivo por el cual no ameritaría ser considerado como un activo.
- Suscripciones anuales
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Para ser considerado como un activo, debe ser un recurso controlado por la
entidad para generar beneficios económicos en el futuro, lo cual eso no se
va a dar porque este viático tendría que ser evaluado para saber si brindó o
no un beneficio a la entidad.
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No por ello tendrás que registrar esta notificación como cuenta por cobrar al
comisionado porqué mientras no obtengas una respuesta positiva de parte
de él, mediante el cual acepta devolver el dinero, habrá muy poca
probabilidad de que exista una futura entrada de fondos a la entidad, por
ello no debe de ser registrada como un activo.
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Este control es muy importante, ya que gran parte de los gastos que realiza
una entidad son financiadas con recursos ordinarios, y efectuar este tipo de
conciliación nos permite asegurarnos además, que todas las operaciones de
nuestra entidad (o al menos la gran parte), están siendo registradas desde
el momento en que se compran hasta el momento en que se pagan.
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Como parte del control interno, que en este caso era un inventario, se debe
proceder a elaborar y suscribir el acta de conciliación de propiedades de
inversión con el área correspondiente.
- Alquiler de Inmuebles
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Es por ello que esta regla por criterio se registra como un gasto, porque no
tiene un impacto benéfico significativo en la entidad.
- Depreciación de Terrenos
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- Información de la ONP
- Provisión de vacaciones
- Información de la ONP
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- Depósitos no identificados
Los depósitos no identificados en las cuentas corrientes, son un común
denominador
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