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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

El ABC de los Estados


Financieros en el Sector Público

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

(Guía para entender y elaborar los


Estados Financieros en el Sector
Público)

Estado de Situación Financiera


EF-1

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

INDICE

PREFACIO (Por favor léelo)……………….…..…………………………………………….. 5

CAPITULO I

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de Flujo de Efectivo……………………………………………..…………………………… 6

Por qué quieres estudiar el Estado de Flujo de Efectivo……………………………… 6

El origen del Estado de Flujo de Efectivo ……………………………………………………. 6

La Estructura básica del Estado de Flujo de Efectivo…. ……………………………… 7

CAPITULO II

Elaboración del Estado de Flujo de Efectivo………………………………………………...10

Identificar los Cobros y Pagos………………………..…………………………………………… 10

Las Actividades de Operación, Inversión y Financiamiento en el Estado de Flujo


de Efectivo: EF-4 ……………………………………………………………………………………….… 14

Actividades de Operación……….……………………………………………………………………. 15

Actividades de Inversión …………………………………………..………………………………… 16

Actividades de Financiamiento ……………………………………………………………………. 17

CAPITULO III

Manual para el llenado del Estado de Flujo de Efectivo .……………………………. 19

Caso práctico usando el SIAF .……………………………………………………………………… 26

EPÍLOGO (SI, también léelo por favor).…………………………………………………

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

“Dedicado a Kiara y Gabriel,

quienes me enseñan a ser mejor cada día”.

Lauro Jody Flores Velásquez

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

“No puedes conectar los puntos viendo hacia adelante, sólo puedes
conectarlos viendo hacia atrás. Así que tienes que confiar que de
alguna manera se conectarán en un futuro. Debes confiar en algo, tu
instinto, destino, vida, karma, lo que sea.”.

Steve Jobs

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

PREFACIO

(Por favor léelo)

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

CAPITULO IV

EF-1

Estado de Situación Financiera

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Los Activos

De acuerdo al marco conceptual, son recursos controlados por la entidad, los


cuales generan beneficios económicos o potencial de servicio en el futuro.

Los Activos son mostrados en el Estado de Situación Financiera, de acuerdo al


grado de liquidez, siendo clasificados en Activo Corriente y No Corriente.

Para los Activos, como para las distintas partidas que la conforman, antes de ser
analizadas, deben contener un Control Interno que asegure la fiabilidad en
cuanto a su registro.

Los Controles Internos varían de acuerdo al rubro de Activo que se está


analizando, veamos entonces:

Control Interno: Efectivo y Equivalente de Efectivo:

Los controles internos que se llevan a cabo para este rubro son los siguientes:
Arqueo de Caja, Conciliaciones Bancarias, Cuentas de Enlace, Módulo de
Instrumentos Financieros, entre otros:

- Los arqueos de caja son revisiones del saldo de caja sin previo aviso, y que
sirven para corroborar si coincide con los saldos registrados en los libros
contables.
- Las conciliaciones bancarias, son revisiones mensuales para constatar el
saldo que se tiene en las cuentas bancarias, las cuales deberán ser igual a
las registradas en los libros contables.
- El reporte de cuentas de enlace, sirve para constatar las recepciones y
devoluciones realizadas con el Tesoro Público.
- El Módulo de Instrumentos Financieros, que sirve para registrar los saldos
contables en las Cuentas Bancarias, el cual nos servirá para hacer el cruce
con las conciliaciones bancarias mensuales.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Casuísticas de Efectivo y Equivalente de Efectivo:

- Depósitos en la Banca Privada


Los depósitos en la Banca Privada son registrados como un Activo, debido a
que son recursos controlados por la entidad, pero no tanto por tener control
sobre el papel fiat (os recomiendo investigar más sobre este término), sino
por tener control exclusivo sobre los beneficios que se puedan obtener en
futuro por hacer uso de este dinero. Otra característica de este activo y que
es muy notoria, es que viene a ser de libre disponibilidad.

- Fondos Sujetos a Restricción


Los fondos sujetos a restricción son calificados como un activo, pero, debido
a que estos fondos han sido congelados o está restringido su uso, no se
tendría acceso a los beneficios que se puedan obtener de este dinero al no
poder utilizarlo, motivo por el cual, para fines de presentación en los estados
financieros se muestra en el rubro de otras cuentas por cobrar, debido a que
pones ese dinero a disposición de un juzgado el cual, mientras no se
pronuncie si se va a utilizar o no el dinero, será considerado como tal: como
cuenta por cobrar por parte de la entidad.

- Robo de Fondos de Caja Chica


Hay muchos casos de robo de los fondos de caja chica, lo cual no constituye
en primera línea como una pérdida para la entidad. Y si acaso se reconoce
como una pérdida, está no se registrará como gasto contable, porque no
genera directa o indirectamente un beneficio o potencial de servicio para la
entidad. Lo que si, el robo constituye una disminución del patrimonio de la
entidad, perooo como te dije inicialmente, no debería ser responsabilidad de
la entidad, sino del cajero, motivo por el cual si se le adjudica la
responsabilidad, será registrada como una cuenta por cobrar al cajero
(responsabilidad fiscal).

- Sobregiros bancarios

Los sobregiros constituyen una cuenta por pagar al sistema bancario, una
deuda, un crédito obtenido, registrarlo como tal es lo de menos, lo que va
demás, es que debes hacerte la pregunta: ¿Por qué tendrías un sobregiro?,
partiendo del hecho que Tesorería administra los recursos dinerarios, ¿por
qué tendrías un sobregiro?, y dado que a la auditoría lo primero que le
importa es el control interno y no tanto el registro contable, deberá
importarte hacer una planificación financiera o conciliaciones bancarias
mensuales, flujos de caja, etc, que justamente eviten sobregiros bancarios.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

- Depósitos no identificados
Los depósitos no identificados, son un común denominador en el sector
público, pero no porque no sabes de donde proviene, no quiere decir que no
debas contabilizarlo.
Inicialmente constituye un ingreso de dinero, generándose una cuenta por
pagar a ese alguien aún no identificado.
Evidentemente, no estará en esta situación para siempre, debiendo ser
considerada como un ingreso si llegas a agotar todas las posibilidades para
identificar al depositante y no lo lograste.

- Giros de Cheques en Cartera (Antigüedad)


Los giros de cheques son registrados como salidas de dinero, no porqué ha
salido el dinero de las arcas de la entidad, sino porque las probabilidades de
que el beneficiario cobre ese cheque son muy altas, y es por ello, que se
presentan escenarios en donde no se cobra el cheque, motivo por el cual
este tipo de registros de salidas deben de ser extornadas.

Control Interno: Cuentas por Cobrar (Neto):

- Inventario de Cuentas por cobrar con el área responsable, este inventario es


necesario para confirmar que el saldo que se tiene por cobrar
contablemente, sea igual a la cifra que tiene el área de créditos y cobranzas.
Pero además de ello, sirve para identificar cuáles son las cuentas por cobrar
de mayor antigüedad, porque tener cuentas por cobrar que se hace difícil
cobrar o que simplemente has dejado de cobrar, hace que pierda su
condición de activo, porque ya perdiste hace tiempo, el control de los

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

beneficios que estaban contenidos en esa cuenta por cobrar, por ello que
empiezas a registrar una estimación de cobranza dudosa, que hace que la
cuenta por cobrar pierda su valor de manera progresiva.

Casuísticas de Cuentas por Cobrar (Neto):

- Cuentas por cobrar por venta de carnets, es un ejemplo clásico de venta de


bienes que realiza una entidad pública, el hecho rescatable de reconocer una
venta como una cuenta por cobrar NO por que el cliente te debe una cierta
cantidad de dinero, sino porque el cliente está predispuesto a pagarte,
sabemos cuánto es lo que te va a pagar, sabes que te va a pagar única y
exclusivamente a ti y además sabes que la probabilidad que este cliente te
pague a ti y solo a ti el importe acordado es bastante alta.
Sé que tal vez lo que te describo es obvio, pero son pequeños detalles que
casi nunca tomamos en consideración al momento de reconocer una venta
de bienes o servicios como una cuenta por cobrar.

Control Interno: Otras Cuentas por Cobrar (Neto):

- Inventario de Cuentas por cobrar con el área de Cobranzas Coactiva

Tener el inventario de cuentas por cobrar, te trae la seguridad de tener las


cifras correctas que tienes por cobrar a tu clientela o al menos saber en qué
situación se encuentra o su grado de antigüedad, o tal vez datos adicionales

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

que te ayuden a saber el grado de probabilidad que los beneficios


económicos futuros fluyan única y exclusivamente hacia tu entidad.

- Acta de Conciliación de Cuentas por Cobrar con el Área de Cobranza Coactiva


Las actas de conciliación de cuentas por cobrar nos sirven como evidencia
de que se ha gestionado las actividades necesarias, con las áreas
competentes, para conocer el saldo real contable que se muestra en los
estados financieros por este concepto.

Casuísticas de Otras Cuentas por Cobrar (Neto):

- Cuentas por cobrar por multas consentidas y no consentidas.

Es importante conocer si las multas por cobrar se encuentran en condición


de consentidas y no consentidas, pero pienso que no constituye una garantía
para saber si el infractor te va a pagar o no, ya que bajo la premisa de que
está consentida, quiere decir que tal vez el infractor no tenía el tiempo o el
dinero para poder presentar su escrito de reclamación, o porque tal vez más
adelante tiene una estrategia legal que le permita no pagar por infracción a
la entidad.
Con esto, quiero que entiendas que sólo podrás registrar una cuenta por
cobrar por concepto de multas, cuando exista un medio probatorio por parte
del infractor que demuestre que existe altas probabilidades de que los
beneficios económicos futuros se direccionen hacia tu entidad, por ejemplo,
un compromiso de pago escrito por parte del infractor abonándote una cuota
inicial, es decir, alguna evidencia que muestre la intención de pago por parte
del infractor. Sólo ahí podrás recién registrar la multa impuesta al infractor
como una cuenta por cobrar, total, tu sabes que puedes emitirle una multa
por miles de millones de dólares, pero mientras la otra parte no esté
dispuesto a pagarte, pues nunca se convertirá en dinero en efectivo a futuro
para tu entidad.

- Estimación de cobranza dudosa.

Las estimaciones o deterioros de cuentas por cobrar, se producen cuando


inicialmente tenías planteado cobrarle a un cliente o a un infractor, y en ese
momento tenías medios probatorios que evidenciaban que ese cliente te iba
a pagar, pero pasado el tiempo ello no sucedió.

Al ver que el cliente o el infractor no te paga dentro de los plazos establecidos


entre las partes, comienzas a notificarlo, dándole un plazo razonable para
que regularice su situación.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Con este nuevo escenario económico, puedes tomar la decisión de registrar


la cuenta por cobrar en una cuenta por cobrar dudosa.

Al no recibir respuesta, tienes claros indicios de que algo está mal, y no


tienes más remedio que iniciarle un proceso judicial con la finalidad de
coaccionarlo a que pague a través de la sentencia a favor de un juez.

Perooo, ya para este momento, las probabilidades de que se obtengan


beneficios económicos en el futuro han disminuido claramente y conforme
pasan más los días, estas probabilidades aumentan y aumentan, es por ello
que llegado cierto tiempo y con las condiciones antes expuestas, efectúas el
registro del deterioro de esa probabilidad, procediendo a registrar la
estimación por deterioro de cuentas por cobrar dudosa de manera
progresiva, conforme pase el tiempo y el cliente sigue sin dar respuesta
alguna al respecto.

Una vez que el juez dictamine que el cliente o el infractor tiene que pagar
dentro de un plazo establecido, la entidad puede ver la forma de hacer
efectivo el cobro del dinero, puede ser a través de retenciones o embargos
de cuentas corrientes o embargo de bienes patrimoniales que cubran el
recupero del dinero.

No obstante, puede darse el caso que el cliente o el infractor se declare en


quiebra, o le sea imposible pagar a la entidad, motivo por el cual deberemos
de castigar esa cuenta por cobrar dudosa.

Para finalizar, como puedes observar, los escenarios económicos que se


presentan con el transcurrir del tiempo respecto a esta cuenta por cobrar,
determinan si contablemente se debe reconocer tal operación como una
cuenta por cobrar o no.

- Presentación de cuentas por cobrar a corto y largo plazo.

En la presentación de cuentas por cobrar a corto plazo tenemos claro que


corresponde a aquellos cuyo plazo de cobro es menor a doce meses. Quise
mencionar este ejemplo porque, se puede presentar el caso de que tengas
cuentas por cobrar mayores a un año, por ejemplo: tengo una cuenta por
cobrar en 24 cuotas registradas en el mes de diciembre y que van a ser
cobradas a partir del mes de enero.

En el mes de diciembre del año anterior registras las primeras doce cuotas
en el corto plazo, y las doce cuotas restantes al largo plazo.

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En el mes de enero cobro la primera cuota, ¿cómo registraría la segunda


cuota en febrero hasta la cuota del mes de diciembre?, ¿cómo activo
corriente? Y las siguiente cuotas de enero a diciembre del siguiente año
¿cómo activo no corriente?.

Y ahí es donde quiero aprovechar este escenario económico:

Al haberse cobrado la primera cuota de enero, quedan 23 cuotas por cobrar,


de las cuales las doce cuotas siguientes (de febrero del año x a enero del
año x+1) se van a cobrar en el corto plazo, ya que todo cobro dentro de los
doce meses en considerado en el activo corriente, motivo por el cual, las
cuotas desde febrero del presente año a enero del año siguiente serán
mostradas como cuentas por cobrar a corto plazo, y las 11 cuotas restantes
(febrero a diciembre del año siguiente), van a ser consideradas dentro del
activo no corriente.

Cómo puedes observar, conforme pasan los meses de cobro, el plazo de las
cuotas de cobro del activo no corriente va disminuyendo porque poco a poco
se convierte en cuentas por cobrar a corto plazo, mientras que el activo
corriente siempre se mantiene estático (teniendo en consideración que lo
vas a cobrar dentro de los doce meses).

- Cuentas por cobrar a pensionistas

Esta situación se presenta cuando a los pensionistas se les paga en exceso


en períodos anteriores y se quiere hacer el recupero de esos excesos.
Para ello no basta con haber detectado el pago en exceso, sino además haber
comunicado de ese hecho al pensionista, adjuntando los cuadros de cálculo
respectivo y emitiendo una resolución jefatural que ordene se efectúe la
retención de pensiones para el recupero.
Pero, lo más importante es que el pensionista tenga conocimiento de todo
esto y esté de acuerdo con devolver a la entidad los abonos que le realizaron
inicialmente.
Si no hay un entendimiento entre las partes y una aceptación, no es posible
que se configure la cuenta por cobrar respectiva.

- Demandas judiciales interpuestas por la entidad.

Las demandas judiciales que interpone la entidad, debe ser registrada en


cuentas de orden como un control del mismo, o reveladas en notas a los
estados financieros.

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No se puede registrar la demanda como cuenta por cobrar, por qué no hay
ningún medio probatorio que asegure que el demandado nos va a pagar o al
menos que hay una aceptación de pago por parte de este.

Es por ello que se debe esperar la sentencia final del juez para con toda
seguridad registrar este hecho como una cuenta por cobrar, o si deseamos
realizar una estimación de la cuenta por cobrar tal vez y sólo tal vez se
debería recurrir a un abogado, quien mediante un informe nos comunique
que las probabilidades de que el demandado pierda el juicio y pague son
altas.

En el registro de cuentas por cobrar, interviene mucho las altas


probabilidades de que fluyan beneficios económicos futuros a nuestra
entidad.

Control Interno: Inventario (Neto):

- Inventario de Bienes de Almacén

Los inventarios de bienes de almacén, es un control interno rutinario, que


nos permite analizar en qué condiciones físicas se encuentran los bienes, su
grado de antigüedad, y por ende su costo actual, el cual debe de ser
regularizado en los libros contables y reflejado en los estados financieros.

- Acta de Conciliación con Almacén

Las actas de conciliación nos ayudará a verificar los saldos que contiene
contabilidad y el almacén, y evitar distorsiones en cuantos importes

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

revelados en ambas áreas para cuando exista una revisión por parte de la
auditoría externa o interna.

Casuísticas de Inventario (Neto):

- Compra de Carnés

Los carnés son bienes emitidos por entidades del ministerio de educación,
de transportes, y de cualquier entidad que piensa dar una constancia al
usuario para que sea utilizado como medio probatorio al momento de usar
un derecho en el futuro.

Para saber si los carnés son calificados como un inventario, debemos de


reconocer si son recursos controlados por la entidad y que como resultado
de uso genere beneficios económicos a la entidad.

Comúnmente, la producción de estos bienes se terceriza, y una vez que se


tenga los carnés en poder de la entidad, se hacen entrega de los mismos al
beneficiario.

Entonces, la pregunta sería si estos bienes están bajo el control de la


entidad, me refiero a que si tenemos control sobre los beneficios económicos
en el futuro, o de no ser así, cuando tendríamos el control o es que ya lo
tenemos.

Para ello, podemos notar que cuando se emiten los carnés, estos se
encuentran a nombre de los beneficiarios, y son los únicos que pueden
utilizarlo, por ende, no tendría ningún beneficio para la entidad si es que
esta pretenda utilizarla, pero otro de los fines de las entidades del estado es
la de dar un potencial de servicios a la población y no sólo generar beneficios
económicos para sí mismos, por lo cual, los carnés si deberían ser
considerado como un activo, ya que al margen de que están a nombre de
un beneficiario que no es la entidad emisora, el único que puede emitir el
carné es precisamente la entidad y es la única que puede entregar este
potencial de servicio a la población, que es la de certificar al portador del
carné.

- Compra de combustible

La compra de combustible es una operación común en las entidades del


sector público, por el hecho de que todos los días se tiene que abastecer de
este insumo a los vehículos de la institución.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Ahora, comúnmente esta compra de combustible es registrada como un


activo bajo la denominación de suministros diversos, y con una pecosa
(pedido – comprobante de salida) se da la salida del combustible para
abastecer los vehículos, registrándose contablemente el consumo como un
gasto.

En este escenario, debemos tomar en consideración, que para que el


combustible sea considerado como un activo, debe de ser un recurso
controlado por la entidad y que te va a brindar beneficios económicos en el
futuro. Pareciese que para que se cumpla esta premisa con el combustible,
se debería adquirir el combustible, depositar o custodiarlo en almacén, y
después utilizarlo cada vez que los vehículos de la institución lo requieran, y
así poder demostrar el control del beneficio a obtenerse en el futuro sobre
este recurso o activo, pero como vemos, esto no es así, ya que el
combustible se adquiere del grifo cada vez que lo requerimos, nunca
tenemos control total de este recurso, lo tiene el grifo, y si tal vez lo
tuviéramos ya que se tiene un contrato con el grifo en la cual dice que
podemos disponer del combustible cada vez que lo necesitemos, el problema
sería no poder cuantificar el costo del activo que supuestamente vamos a
consumir a futuro.

Por estos motivos la adquisición y uso casi inmediato del combustible (ya
que lo consumes en uno o dos o tres días) bajo criterio personal, debe ser
registrado como un gasto.

- Donación de Joyas al Gobierno

Existen muchos casos en que los gobiernos de cada país reciben presentes
o regalos de otros países, tales como joyas, cuadros, recuerdos, u objetos
tangibles de similar naturaleza.

Estos bienes permanecen años tras años, gobierno tras gobierno custodiados
por el personal de turno, entonces, dicho esto, la pregunta sería: ¿estos
bienes son activos para la entidad?, y si fuera así, ¿Qué tipo de activo sería?
¿Una mercadería, un suministro diverso o un bien patrimonial?

Utilizo mucho de estos ejemplos de bienes, porque tendemos a entender que


debemos activar algo tangible, algo que podemos tocar o que nuestros ojos
pueden ver, pero la verdad es que la contabilidad no ve el aspecto físico en
una operación, sino ve su interior, el aspecto económico y financiero. Es por

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

ello que todas las operaciones registradas contablemente, se reflejan en un


Estado de Situación “Financiera” y en un Estado de Gestión “Económica”.

Para el caso de joyas entregadas al gobierno en calidad de regalo o presente,


este tipo de bienes si bien es cierto están bajo custodia, podrían ser
considerados como un activo, siempre y cuando puedan generar beneficios
económicos futuros o potencial de servicios a la entidad, cosa que no va a
suceder por lo mismo que es un regalo que se tiene en custodia como
recuerdo y tal en fechas importante, como exposición al público en general.

Quiero también aprovechar lo dicho anteriormente, para que saques una


conclusión bastante sencilla: Se llama a algo un ACTIVO, porque justamente
produce que la entidad se mantenga en ACTIVIDAD, y para que una entidad
se encuentre en actividad, debe producir beneficios económicos (ganancias
traducidas en dinero) o un potencial de servicio (un servicio o un bien en
beneficio de la población que sea sostenible en el tiempo y que le convenza
a la población que debe seguir aportando impuestos para que el estado
pueda seguir brindando este potencial de servicios).

- Bienes ingresados con Guía de Remisión sin factura

Aprovecho este caso o escenario económico, porque observo


frecuentemente que registramos operaciones de compra pero sólo si
tenemos una factura que prueba dicha transacción.

El estar supeditados a la espera de la presentación de esta factura por parte


del proveedor trae como consecuencias que a veces registremos la operación
de compra en un período distinto al que se originó, dejando de lado el
principio de devengado que dicho sea de paso, es uno de los pilares de
nuestra contabilidad: reconocer las operaciones de ingresos y gastos sin
importar que estas se hayan cobrado o pagado.

Además de ello, debemos tener en consideración que para buscar medios


probatorios que sustenten el gasto, no es imprescindible la factura, sino
otros documentos como informes de conformidad, memorándums de
comunicación de culminación de dicha actividad, Guías de remisión, etc.

Por lo tanto, antes de pensar en la forma, dale prioridad al fondo, es decir,


la operación de gasto se realizó y no necesariamente requieres de la factura
para probarlo, ya que recuerda, que la factura se emite principalmente para
efectos de control tributario.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

- Estimación de Desvalorización de Existencias

Sé que la desvalorización de existencias es un concepto bastante tríado,


aparentemente es un concepto claro, pero esconde muchos detalles que no
se comentan.

Las existencias al adquirirse inicialmente, son registradas como un activo


porque se prevee que en el futuro se pueda obtener beneficios económicos
futuros o potencial de servicios producto de su uso.

Pero pasado el tiempo, te das cuentas que no es así, ya que por motivos de
mermas, desmedros u obsolescencia, la existencia no te dá los frutos que
esperabas, motivo por el cual no vale lo que valía inicialmente, porque no te
agrega ningún valor, debiendo ser desvalorizado.

Hay miles de casos con respecto a las desvalorizaciones, les comentaré uno
de ellos:

Hace años nuestra entidad recibió bienes de una entidad a punto de


extinguirse, se trataban de existencias.

Al recibirse, se efectuó el registro contable como existencias (activo), pero


no nos habíamos percatado de que esos bienes recibidos, se encontraban en
estado de obsolescencia o desuso, motivo por el cual se tuvo que pedir un
informe técnico al almacenero quien era el más idóneo para evaluar la
condición de estos bienes, y confirmar lo que habíamos observado.

Posteriormente, con el informe técnico se pudo comunicar de este hecho a


la administración, quien al evaluar la situación dio por aceptada la condición
de estos bienes, autorizándose a que se den de baja y sean donadas.

Con dicha documentación, se registró la desvalorización de existencias


sustentado en el informe del almacenero, y posteriormente se dio de baja
con la resolución de la administración.

Perooo, lo quiero que rescates de esta historia, es que cuando recibiste


inicialmente este bien tangible, nos dejamos llevar por su aspecto físico a
primera vista y no vimos si valía la pena o no utilizarlo, por lo que si nos
hubiéramos dado cuenta que no servían para los fines de la entidad, pues

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

nunca debieron haberse activado como inventario, y simplemente se hubiera


solicitado a la administración que se deshagan de esos bienes.

Control Interno: Servicios y otros pagados por anticipado

- Revisión de las entregas a rendir y rendiciones de viáticos

Este control sirve más que todo para estar atrás de los comisionados que
tienen rendiciones pendientes los cuales muchas veces tienen un tiempo de
atraso bastante alargado e incluso que corresponde a comisionados que no
guardan ningún vínculo laboral presente con la entidad.

- Acta de conciliación de adquisición y amortización de software y licencias


con Abastecimiento / OTI.

Las actas de conciliación siempre han servido para constatar la veracidad de


la información contenida en los estados financieros proveniente de las áreas
usuarias que proporcionan dicha información.

Esta medida de control interno es mencionada constantemente, debido a


que las auditorías suelen cruzar los reportes contables con la información
proporcionada por las oficinas y presentándoles esta conciliación evita que
los mismos nos comuniquen sorpresas futuras.

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Casuísticas de Servicios y otros pagados por anticipado:

- Compra del SOAT

La compra de SOAT es muy común todos los años en el sector público, el


cual es activado y devengado mensualmente hasta que se termine de
consumir el seguro.

Pero nunca nos hemos hecho la pregunta de por qué lo activamos, tomando
en consideración que el activo es un recurso controlado por la entidad, que
te brinda beneficios económicos en el futuro.

Yo me pregunto, cada vez que compro un seguro, las probabilidades de que


lo use son inciertas. Muchas veces no llego a utilizar el seguro, no me trae
ningún tipo de beneficio, o al menos nunca me ha pasado.

Entonces, ¿por qué debería de activarlo?

El punto es que nuestra propia cultura latina hace que no valoremos el


seguro, en otras partes del planeta utilizan el seguro para sus cuentas por
cobrar, para su inventario, para sus inmuebles, para su dinero, para su
propia persona, para todoooo en realidad, porque saben que si algo les pasa,
este hecho atípico o exógeno puede poner en peligro la continuidad o la
actividad de la empresa, y para que esto no suceda, es decir, para que la
entidad continúe en ACTIVIDAD, es necesario adquirir un Activo, o perdón,
un seguro, motivo por el cual es considerado como tal, como un activo.

Pero para el caso en particular de la compra del SOAT, tenemos que ver que
tan material es la inversión que se hace en el seguro, porque de acuerdo a
su materialidad, el impacto que tenga al momento de cubrir algún riesgo
negativo será significativo.

Si los SOAT son gastos mínimos, tendrán una menor cobertura y un menor
impacto, motivo por el cual no ameritaría ser considerado como un activo.

- Suscripciones anuales

Las suscripciones anuales a alguna revista o algún periódico o medio


informativo son activados porque nos darán algún beneficio económico o
potencial de servicio directo o indirecto, pero insisto como en el caso
anterior, habría que cuantificar el impacto que tiene en la entidad, en cuanto

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

beneficio le brinda o que potencial de servicio entregaría a la población, sino


simplemente debería ser registrado como gasto por no considerarse
material.

- Amortización de licencias anuales e indeterminadas

Las licencias comúnmente son actividades porque te entregan un beneficio


o potencial de servicio en el futuro, y después de ello, de manera progresiva
son devengadas o registradas como gasto mes a mes.

Normalmente se devenga durante el tiempo en que estas son útiles para la


entidad, es decir, durante el tiempo en que le brindan utilidad o beneficio
económico o potencial de servicio.

Aproveché este ejemplo, porque se presentan los casos en que se adquieren


la licencia de forma perpetua, efectúan un solo pago y lo pueden utilizar para
toda la vida, y ahí es donde te haces la pregunta si estas licencias serán
amortizadas para toda la vida.

Es por ello que debes acudir a un experto en software y consultarle cuanto


tiempo será utilizado, porque lo más probable es que sea reemplazado en
un futuro cercano por otro software mejor que deje en estado de
obsolescencia.

Por lo tanto, se efectuará la amortización de la licencia en unos cuantos años


(dos o tres años) dado que será reemplazada por una mejor.

- Viáticos entregados hace más de un año

Existen viáticos que tienen más de un año de antigüedad y son registrados


en el activo corriente de la entidad.

Aquí cabe la consulta si los viáticos en esa situación deben de ser


considerados como un activo y además de ello ser considerado como un
activo corriente.

Para ser considerado como un activo, debe ser un recurso controlado por la
entidad para generar beneficios económicos en el futuro, lo cual eso no se
va a dar porque este viático tendría que ser evaluado para saber si brindó o
no un beneficio a la entidad.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

De otro lado, si no tenemos la certeza de que es un activo, menos tendremos


la certeza de que es un activo corriente, debido a que al tener una
antigüedad de más de un año, es muy poco probable que nos genere un
beneficio económico a corto plazo.

Por ello, si el viático entregado al comisionado se ha llegado a ejecutar y se


tiene medios probatorios que no necesariamente pueden ser facturas por
concepto de movilidad, hospedaje y alimentación, está entrega a rendir
puede ser registrado como un gasto, porque en realidad con estos medios
probatorios (informes, visitas, memorándums, etc.) se sabe que ya se gastó
el fondo entregado al comisionado y por lo tanto es un gasto.

Puede darse el caso de que el comisionado no ha efectuado la comisión y


nunca rindió el dinero. Este escenario nos indica que ese dinero a la fecha
ya debe haber sido gastado para efectos personales, motivo por el cual debe
ser registrado como un gasto excepcional.

De otro lado, si bien es cierto, tomas la decisión de registrar las entregas a


rendir como un gasto, esto no quita que debas de notificar al comisionado
para que devuelva el dinero que le fue entregado inicialmente.

No por ello tendrás que registrar esta notificación como cuenta por cobrar al
comisionado porqué mientras no obtengas una respuesta positiva de parte
de él, mediante el cual acepta devolver el dinero, habrá muy poca
probabilidad de que exista una futura entrada de fondos a la entidad, por
ello no debe de ser registrada como un activo.

- Rendiciones de viáticos en el año siguiente

Las rendiciones de viáticos que son presentadas en el año siguiente al que


se originaron, deben de ser registradas en el período en que se ejecutaron,
para así cumplir el principio de devengado. Si lo registras en la fecha de
recepción de la rendición, se registraran como gastos de ejercicios
anteriores, y para hacer ese registro debes de tener en cuenta que sólo se
presenta si para ti es imposible detectar este tipo de gastos, lo cual no es
así.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Control Interno: Otras cuentas del activo

- Acta de conciliación del anexo 04 del reporte de cuentas de enlace con


tesorería

Este reporte sirve para corroborar los movimientos de gastos financiados


con recursos ordinarios, es decir, con recursos del tesoro público.

Este control es muy importante, ya que gran parte de los gastos que realiza
una entidad son financiadas con recursos ordinarios, y efectuar este tipo de
conciliación nos permite asegurarnos además, que todas las operaciones de
nuestra entidad (o al menos la gran parte), están siendo registradas desde
el momento en que se compran hasta el momento en que se pagan.

Casuísticas de Otras cuentas del activo:

- Habilitaciones de Fondos del Tesoro Público

Este punto es muy importante, ya que es muy común en el sector público,


recibir dinero del tesoro público, para financiar los gastos corrientes y los
gastos de capital de una entidad.

La historia de estos fondos es la siguiente:

La SUNAT (ente recaudador de impuestos en el Perú) se encarga de recaudar


los impuestos, y los deposita en una cuenta corriente del tesoro público
denominada Cuenta CUT (Cuenta única del Tesoro).

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

El tesoro público al visualizar este dinero, comienza a planificar en que


entidades públicas lo va utilizar para que estos a su vez puedan financiar sus
gastos del mes.

El tesoro al efectuar su distribución de cuanto le debe tocar a cada entidad


pública, comienza a entregarlo de manera progresiva a cada unidad
conforme estas lo vayan solicitando.

Cuando la entidad pública solicita el dinero, el tesoro habilita o separa la


cantidad de dinero solicitada.

Este dinero se convierte en un recurso para la entidad pero que


temporalmente está en custodia por el tesoro público.

El tesoro público le hará entrega del fondo cuando la unidad lo ordene.

Control Interno: Propiedades de Inversión

- Inventario de Propiedades de Inversión

El inventario es siempre importante y no guarda tanta dificultad para su


elaboración en este caso en específico, ya que se trata de propiedades de
inversión.

- Acta de conciliación de Propiedades de Inversión con Patrimonio

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Como parte del control interno, que en este caso era un inventario, se debe
proceder a elaborar y suscribir el acta de conciliación de propiedades de
inversión con el área correspondiente.

Casuísticas de Propiedades de Inversión:

- Alquiler de Inmuebles

Este caso de mucha importancia radica en que debemos primero conocer


que significan las propiedades de inversión.

Las propiedades de inversión toman ese nombre, porque se “invierten” en


“propiedades”, pero no para ser utilizadas en el funcionamiento operativo de
la entidad, sino para obtener beneficios económicos futuros como resultado
de su uso. La única forma de obtener estos resultados es alquilando esta
propiedad.

En realidad lo que te comento es un concepto básico, pero este concepto


tomaría vida si tú te dedicarás a alquilar inmuebles y obtuvieras una
rentabilidad por el mismo.

Esta práctica de alquilar inmuebles, te permitiría conocer el costo de un


inmueble, su vida útil, el tiempo de recuperación de la inversión, el ingreso
por alquiler, el impuesto a pagar, los gastos relacionados con el ingreso, y
muchos detalles más importantes que un simple registro contable de una
propiedad de inversión, y eso lo logras educándote financieramente.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Control Interno: Propiedad, Planta y Equipo

- Inventario de bienes de Patrimonio

Los inventarios nos ayudan a verificar la cantidad de bienes patrimoniales


que se tiene a una cierta fecha de corte, de poder identificar sobrantes o
faltantes y regularizarlos de manera progresiva.

- Acta de conciliación de bienes con Patrimonio

Viene a ser la parte final como resultado del inventario practicado a la


entidad, en donde se dejará constancia de las diferencias encontradas y las
acciones de regularización a efectuarse en el futuro.

Casuísticas de Propiedad, Planta y Equipo:

- Compra de butacas para un auditorio cuyo costo unitario es menor al ¼ UIT


(Unidad Impositiva Tributaria).

Tomé este ejemplo en consideración, porqué muchas veces no analizamos


la realidad económica que se nos presenta al momento de contabilizar una
operación, guiándonos sólo de lo que dice algún documento normativo
contable.

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Estas normativas contables aplicadas al sector público, nos indican que


debemos activar los bienes muebles siempre y cuando tengan cierto importe
de costo, sino deben ser registrados como gasto para la entidad.

En el caso de las butacas de un auditorio, estas no fueron activadas, por qué


no costaban lo suficiente para ser considerados como un activo, motivo por
el cual se registró como un gasto, y para controlarlos contablemente, se
registraron en cuentas de orden.

Pero olvidamos lo más importante, en un escenario ECONÓMICO: un bien se


ACTIVA no porque está caro o su importe es significativo, sino por el
beneficio económico o el potencial de servicio que brinda a la entidad.
Imagínense un Gimnasio que tiene todas sus máquinas para hacer ejercicios,
cada una de ellas con un importe de adquisición que tal vez no supere el
importe de referencia para ser considerados como un activo. Si fuera así, su
balance no mostraría ningún activo registrado, cuando en realidad si los
tiene y generan beneficios económicos al gimnasio, porque las máquinas
crean estos beneficios trabajando en conjunto.

El mismo caso se muestra con las butacas de un auditorio. Una butaca no


genera beneficio de por sí al auditorio, pero unidas las 500 butacas SI
generan beneficios económicos CONSIDERABLES a la entidad, y es justo por
esa razón que contablemente (dentro de un escenario económico), deben
ser registradas como un Activo.

- Compra de un monitor, CPU, Teclado y mouse cuyo costo unitario de sus


partes es menor a ¼ de la UIT (Unidad Impositiva Tributaria)

Este caso es similar al anterior, dado que se presentan muchos casos en el


cual las partes principales de un computador son registradas como un activo,
y no es que no lo sea, no por los importes o por las restricciones impuestas
por algún ente rector nacional o internacional, sino por que debes partir del
hecho (el cual ya lo he repetido constantemente), que el activo es un recurso
controlado por la entidad que te va a brindar beneficios económicos futuros.

En ninguna parte hago mención al importe, lo que debe de importarte es


saber que tan impactante debe de ser el beneficio a obtenerse, porque de
ello depende que la entidad siga en “actividad”, es decir, que siga con vida.

Ahora, en el caso del computador, se activa de forma grupal, uniendo el


monitor, cpu teclado y mouse, porque evidentemente este equipo no puede

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

darte beneficios económicos en el futuros o un potencial de servicios si las


piezas no se unen.

Entonces, las piezas unidas si te brindan beneficios, si te brindan beneficios


quieren decir que estamos frente a un activo, si tenemos un activo pues lo
registras como tal, a menos que llegues a la conclusión que por más que
actives el bien, este no brinda un beneficio significativo a la entidad, por lo
que si gustas, tomando en consideración tu criterio profesional, puedes
registrar esta compra como un gasto.

Lo último que te he acotado te lo explico con un ejemplo: piensa que


adquieres una regla, ¿la regla sería un activo o un gasto?, fíjate que la regla
te va a durar unos años y te va a brindar beneficios en el futuro o un
potencial de servicios.

Nuevamente, no respondas diciendo que la regla tiene un costo mínimo y


por ello debo de registrarlo como gasto, un activo no se registra como tal
por su costo, sino por el beneficio que este entrega a la entidad en un futuro.

La regla es un activo, eso está claro, porque te brinda un beneficio, peroooo,


este beneficio no tiene un impacto significativo en tu entidad, y como me
doy cuenta de ello, porque si me llevo la regla a mi casa o esta se pierde, la
entidad no dejaría de operar, seguiría en “actividad”, por lo que no depende
de esta regla.

Es por ello que esta regla por criterio se registra como un gasto, porque no
tiene un impacto benéfico significativo en la entidad.

- Depreciación de Inmuebles y Muebles

- Depreciación de Terrenos

- Deterioro de edificio nuevo

- Agotamiento de terrenos agrícolas

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

- Revaluación de un edificio registrado inicialmente con el autoevalúo de la


propiedad

Control Interno: Otras Cuentas del Activo (Neto)

- Inventario de bienes de OTI

- Acta de conciliación con OTI

Casuísticas de Otras Cuentas del Activo (Neto):

- Compra de un software mayor a un año y amortización de licencias


indeterminadas

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Control Interno: Impuestos, Contribuciones y Otros

- Acta de Conciliación con el Área de Impuestos

Casuísticas de Impuestos, Contribuciones y Otros:

- Sinceramiento de Deudas tributarias – Impuestos vencidos

Control Interno: Remuneraciones y Beneficios Sociales

- Acta de Conciliación con ORH

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

- Información de la ONP

Casuísticas de Remuneraciones y Beneficios Sociales:

- Porque es una provisión, porque es un pasivo

- Provisión de vacaciones

Control Interno: Remuneraciones y Beneficios Sociales

- Acta de Conciliación con ORH

- Información de la ONP

Casuísticas de Remuneraciones y Beneficios Sociales:

- Porque es una provisión, porque es un pasivo

- Porque estuvo registrado en cuentas de orden

- Porque si la deuda por pagar es mayor, se registra como gasto, y si es menor


como un ingreso

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Casuísticas de Remuneraciones y Beneficios Sociales:

- Depósitos no identificados
Los depósitos no identificados en las cuentas corrientes, son un común
denominador

Control Interno: Remuneraciones y Beneficios Sociales

- Inventario de Cuentas por cobrar con el área responsable

Casuísticas de Remuneraciones y Beneficios Sociales:

- Pago adelantado del impuesto predial

- Pago de tasas – caso cira

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El ABC de los Estados Financieros en el Sector Público

Control Interno: Remuneraciones y Beneficios Sociales

- Inventario de Cuentas por cobrar con el área responsable

Casuísticas de Remuneraciones y Beneficios Sociales:

- Órdenes de compra, servicios, cheques

- Activos contingentes (multas por cobrar)

- Pasivos contingentes (litigios judiciales)

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