Caso de Estudio : MEDIAFINA S.R.L.

MEDIAFINA S.R.L. es una empresa que vende al público medias y ropa interior.
Fue fundada por Miguel Soria y su esposa Susana en 1983 con la instalación de
un local en Pocitos que ellos mismos atendían y, gracias a una buena gestión,
tanto en lo comercial como en lo financiero, crecieron hasta contar actualmente
con 8 locales de venta, 6 de ellos ubicados en Montevideo y 2 en Canelones
(Atlántida y Las Piedras). Asimismo, hace dos años, para aprovechar las
ventajas que otorgan los proveedores en materia de precio y plazo por compras
de gran volumen, la empresa centralizó las compras de las mercaderías que
vende. Para ello alquiló un local donde instaló las oficinas y el Depósito y compró
dos camionetas para entregar la mercadería a los 8 locales. El mercado de
medias y ropa interior es muy cambiante, por lo cual los Soria están siempre
atentos a los cambios de la moda y, en muchas ocasiones, importan
directamente marcas internacionales.

La estructura organizativa de MEDIAFINA S.R.L. está encabezada por un

Directorio, formado por Miguel y Susana, del que dependen 3 Departamentos:
Ventas, Compras y Administración.
Del Departamento de Ventas dependen los ocho locales, integrados cada uno
de ellos por un Jefe y 4 vendedores y la Sección Depósito, integrada por un Jefe,
dos Auxiliares de Depósito y 2 choferes. El Departamento de Compras se integra
por su Jefe y dos Auxiliares y el Departamento de Administración está integrado
por un Jefe, 2 Auxiliares de Contabilidad, 2 Auxiliares financieros y un pasante.
La empresa ocupa aproximadamente 60 personas.

A principios de 2005, el Directorio resolvió contratar al equipo formado por el Ing.

de Sistemas Martín Ponce y al Licenciado en Administración-Contador Juan
Silva para que desarrollaran un sistema de información computarizado que
permitiera disponer de información en tiempo real generada por los usuarios en
los locales, el Depósito y las oficinas. Dicho sistema se terminó de diseñar en
junio 2005. La implantación realizada en el trimestre julio-setiembre mediante el
trabajo conjunto entre los técnicos y los distintos operadores del sistema fue
considerada exitosa. No obstante, en los siguientes meses se encontraron
diferencias entre el stock real de los locales y el indicado por las fichas de stock
del sistema y algunos problemas de gestión: stock excesivo de productos de baja
rotación y faltantes en fechas clave como, por ejemplo, el Día de la Madre.

Frente a esta situación el Directorio contrató al Lic. Silva para que estudiara el
sistema de abastecimientos. Luego de relevar los procedimientos que integran
este sistema (compra de mercadería, recepción y control y reposición a los
locales), se enfocó en el Procedimiento de Reposición de Mercaderías a los
Locales y Ventas al público.

Procedimiento de Reposición de Mercaderías a los Locales y Ventas al

público.
1. Cada lunes un Auxiliar de Depósito prepara la mercadería para enviar a
los locales de acuerdo al stock disponible en el Depósito. El stock
disponible de cada artículo a enviar lo calcula como la diferencia entre el
stock total de dicho artículo y un stock mínimo, establecido para el mismo
en el año 2004 cuando se centralizaron las compras y que obtiene de un
Listado de Stock Mínimo.
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2. Una vez embalada la mercadería, emite la Boleta de Envío (BE),

prenumerada en original y copia, en la que anota manualmente fecha,
local, dirección del Local, código y cantidad de cada artículo.

3. Ingresa al computador número de BE, código de artículo y cantidad. Con

esos datos el sistema informático actualiza las Fichas de Stock del
Depósito.

4. Adjunta el original de la BE a cada uno de los paquetes y envía la copia

al Auxiliar de Contabilidad.

5. El Auxiliar de Contabilidad, con la copia de la BE, ingresa en el programa

informático el código del local al que se envía la mercadería. Con ese dato
el sistema asigna la mercadería enviada a cada local y actualiza la ficha
de stock de cada Local.

6. El Chofer recoge en el Depósito la mercadería embalada y la BE/0 y la

entrega en cada local.

7. Un Vendedor del Local recibe la mercadería y la BE/0. Ordena

rápidamente la mercadería recibida en los correspondientes exhibidores
y archiva la BE/0 en un bibliorato por orden numérico.

8. En ocasión de cada venta el Vendedor ingresa al sistema el código y la

cantidad de cada artículo vendido. El sistema emite la Boleta de Contado
(BC) en dos vías. Es política de la empresa no otorgar crédito en forma
directa al cliente.

9. El Vendedor entrega la primera vía de la BC al cliente y archiva la segunda

vía por orden numérico. Al facturar la venta el programa actualiza las
fichas de stock del Local.

10. Semanalmente el Jefe del Local remite los duplicados de las BC al Auxiliar
de Contabilidad, quien controla que todas estén ingresadas en el sistema
y las archiva por orden numérico y por Local.

Se solicita:
1. DIAGRAMAR el procedimiento actual de “Reposición de Mercaderías
a los Locales y Venta al Público” de MEDIAFINA S.R.L.
2. ANALIZAR el procedimiento de “Reposición de Mercaderías a los
Locales y Venta al Público”, explicando en forma clara cada una de las
fallas y aspectos positivos que detecte en el mismo.
3. FORMULAR las recomendaciones que permitan mejorar dicho
procedimiento, fundamentando las mismas.