UNASAM Base de Datos – VI ciclo

GUÍA PARA ELABORAR EL MODELADO DE DATOS

Muchas veces nos encontramos en el dilema de no saber por dónde comenzar el modelamiento, pues la
información que hemos recolectado está dispersa, desordenada y a veces hasta confusa, de esta
manera que se dificulta el proceso de representación de los objetos, entidades y sus atributos así como
las relaciones y relacionamientos entre ellos.

Nuestra experiencia nos orienta a practicar un trabajo sistemático, ordenado y práctico que permitirá
mayores facilidades para graficar el modelamiento de datos, veamos a continuación los pasos que
recomendamos se deben seguir para esta misión.

I. ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA

Los procesos de abstracción son una tarea muy compleja y diversa entre realidades distintas, tal vez
ello contribuye aumentar el grado de dificultad de las representaciones; sin embargo, es posible
que con un poco de práctica logremos desarrollar las habilidades suficientes para graficar
modelados de datos de todo nivel, desde los más pequeños en número de entidades y otras
propiedades hasta los más complejos en relación a sus funcionalidad y otras características.

A continuación detallamos algunos aspectos que deberán tener en cuenta para la especificación
adecuada de los componentes del modelado, veamos:

1.1. Sentido común

Es necesario conocer el contexto de la empresa que estamos analizando, que la mayoría de las
cosas tangibles podrían resultar ser instancias de entidades importantes. El uso de nuestra
capacidad de observación, deducción y sentido común añadirá valores positivos a la calidad de
los modelados de datos que representamos.

Las posibles entidades, deberán describirse en términos concretos y precisos de acuerdo al

grado de relevancia en el contexto de los sistemas en estudio, así mismo, se tendrá en cuenta
las relaciones existentes con las demás entidades de manera que no tengamos que repartir sus
características.

Es muy importante tener siempre en cuenta que una entidad solo es de uno de los dos tipos
siguientes: Entidad Fuerte: porque sus datos permanecerán durante la vida útil de los sistemas
y las Entidades Débiles: ya que ellas tendrán datos que irán produciéndose según los
acontecimientos vayan ocurriendo; de ahí concluiremos que muchas veces, las entidades
débiles se obtienen como producto de una relación con las entidades fuertes, pero sobre todo
teniendo en cuenta que la relación va de la entidad fuerte a la entidad débil.

No olvidemos que las entidades deben identificarse, algunas veces en forma única y que deben
tener por lo menos 2 atributos, uno de los cuales será el identificador.

1.2. Análisis de Documentos fuente

Se recomienda el estudio y análisis de los documentos de entrada o salida que se utiliza en la

empresa pues así podremos tener una mayor visión de estos y otros objetos que pueden ser
relevantes en la definición de las entidades.

Por ejemplo, supongamos que deseamos identificar las entidades y sus características para el
control de un consultorio médico; podremos empezar revisando las fichas de los pacientes, las
hojas de citas, las historias clínicas, entre otros documentos. De ello, deduciremos las
siguientes posibles entidades: pacientes, consultorios, médicos, citas, historias clínicas, etc.

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Así mismo, supongamos que nos encontramos en una agencia de viajes, podremos iniciar
analizando los folletos, horarios, mapas, impresos de reservas, condiciones para obtener
créditos, entre otros. Por esta información estaremos en condiciones de identificar las
siguientes posibles entidades: clientes, itinerarios, reservas, créditos de clientes, etc.

1.3. Identificación de las reglas de negocios

Las reglas de negocios son las políticas que se aplican en las empresas con la finalidad de
restringir las operaciones de negocios, delimitar las actividades, resguardar la integridad de los
datos, evitar dentro de lo posible las fallas en las operaciones, circunscribir las posibles
contingencias de los negocios; es decir, son las reglas que la empresa ha elaborado como
estrategia para el control del negocio.

Para comprender mejor este concepto, analicemos el siguiente ejemplo:

Supongamos que estemos procesando la matrícula de los estudiantes de un colegio, estamos

seguros que durante este proceso se presentaran muchas cosas singulares o especiales que
merecen nuestra atención; veamos algunos de ellos:

Viene un padre de familia y nos dice que no tiene la documentación completa solicitada para la
matricula; ¿Qué haríamos en este caso?, pues tendríamos que aplicar las normas establecidas,
brindar nuevos plazos, hacer registros de matrículas temporales con promesa de regularización
posterior, etc. Pero sea cual fuera la decisión que tomemos, el sistemas desarrollado tendrá
que ser lo más flexible necesario para adoptarse a esta realidad, a esta decisión, por ello
debemos ser conscientes de estas situaciones al momento de establecer los modelados; pues
no deberíamos llegar al punto de tener “rechazar” las matriculas especiales, solo porque el
sistema no las ha considerado, lo cual sería por demás absurdo, verdad?

Podríamos mencionar otro ejemplo, el padre de familia manifiesta que desea matricular a sus
tres hijos y solicita que uno de ellos sea exonerado del pago de matrícula respectiva, por
supuesto la administración del colegio hará las evaluaciones pertinentes y tomara la decisión y
la nueva realidad tendrá que ser asumida en nuestro modelado.

1.4. Identificación de las consultas

la implementación de las consultas puede hacerse en línea (con sentencias SQL a nivel de
escritorio), o pueden ser desarrollados a menara de “vistas”; las cuales son en realidad “tablas
virtuales” que podremos explotar como si realmente existirán, sin embargo son producto de la
ejecución de sentencias SQL almacenadas.

Para lograr la implementación de las vistas de datos, es necesario tener muy claro cuáles son
los requerimientos de los usuarios ya que de ello depende que podamos establecer el grado de
relevancia de la información a disponer para los usuarios de los datos.

1.5. Elaboración del texto resumen del sistema

Usando cualquier método de descripción de sistemas intentaremos una descripción resumida

de las principales características del sistemas que estamos trabajando, así lograremos una
mejor identificación de las entidades potenciales que se requerirá en el modelado de datos.

Nuestro trabajo en el presente paper comenzará a partir de este punto, pues en la mayoría de
los casos les entregaremos la descripción resumida como punto de inicio y nos concentraremos
en la identificación de las posibles y potenciales entidades, atributos, relaciones y
relacionamientos, así como sus demás componentes; esto quiere decir que aquí tendremos a la

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mano descritas las reglas de negocio bien establecidas, así como referencias a las formas de
trabajo en la empresa y otras circunstancias que tomaremos en cuenta para el modelado.

Este documento elaborado se presenta en forma escrita y puntual y se detalla en párrafos de

fácil lectura y comprensión, de ahí que le denominamos “texto resumen del sistema”.

II. EL MODELADO DE DATOS

En este punto, ya hemos tomado conocimiento acerca de la organización empresarial y su

contexto, del sistema a desarrollar, así como de las posibles entidades que necesitaremos para
graficar el modelado de datos. Pues bien, entonces seguiremos los siguientes consejos para
completar nuestro trabajo:

2.1. Convenciones de notación

A lo largo de mi experiencia en el desarrollo de sistemas he encontrado que un talón de Aquiles

es justamente la nomenclatura que debemos aplicar a los diferentes componentes que se
requiere en dichos sistemas, por ello recomiendo tener en cuenta las siguientes “convenciones
de notación” (esta es mi nemotecnia personal) para evitar confusiones al momento de indicar
las nombres a cada uno de los componentes del modelado, veamos algunos de mis
sugerencias:

A. La mayoría de las veces, nombremos a las entidades con una palabra en mayúsculas.

B. Los atributos tendrá el siguiente formato:

XXX_nombredeatributo

Donde XXX se refiere a las iniciales del nombre de la entidad a la que pertenece dicho
atributo (prefijo).

El nombre del atributo, no debe contener espacios en blanco intermedios y se escribirá en

minúsculas.

Ejemplo:

DOCNTES
DOC_codigo

DOC_nombre
DOC_dni
DOC_telefono
DOC_especialidad

C. Si nombredeatributo requiere por lo menos de dos palabras, se utilizará una línea de

subrayado. Veamos un ejemplo:

Deseamos representar el atributo pago por hora en la entidad DOCENTE, entonces

usaremos:

DOC_pago_hora

D. En la medida de lo posible evitaremos el uso de palabras recortadas como nombre de los

atributos, por ejemplo:

Para representar el atributo fecha de expiración del producto de la entidad PRODUCTO,

podríamos usar:
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PRO_fecha_expiracion

¡Evite esto: PRO_f_expira, o esto: PRO_fecha_ex

E. Si dos entidades tiene el mismo prefijo, cambiaremos una de ellas a conveniencia, por
ejemplo:

Supongamos que estamos modelando una base de datos y encontramos dos entidades:
PRODUCTOS Y PROVEEDORES, el prefijo para los atributos sería PRO_ lo cual nos llevaría a
confusiones innecesarias; entonces cambiaremos una de ellas a conveniencia; por ejemplo,
los atributos de la entidad PRODUCTO iniciaran con el prefijo PRO_ y los atributos de la
entidad PROVEEDORES iniciarán con el prefijo: PRV_, así sabremos inmediatamente que
PRO_codigo es el código del producto y PRV_codigo es el código del proveedor.

2.2. Identificación de las posibles entidades

La mayoría de las veces tenemos serios problemas para identificar en forma adecuada a las
entidades, pues en la realidad; las personas tienen muchas formas de comunicarse, de esta
manera se usan analogías, ejemplos y gráficos.

Veamos rápidamente un par de casos; algunas personas en vez de hablar de un producto

mencionan las gaseosas, las colas o las cocas; así en otras formas de expresarse, ellos usan
homónimos para indicar la misma información. Por ejemplo, deseamos averiguar cómo se
realizan las ventas al crédito y ellos nos mencionan que uno de los requisitos indispensables es
el fiador, aval o garante que puede ser una persona o entidad con ingresos mensuales fijos.

Además, se mencionan las funciones de las cosas, especialmente de las personas y de las
empresas y estas funciones algunas veces se refieren a títulos de trabajos, otras veces a
responsabilidades informales, por ejemplo; una persona puede ser docente, director, alumno,
empleado, padre, apoderado, político, etc.

Nuestro trabajo consiste en identificar aquellos que puede ser esencial y subyacente, luego
elegir y utilizar una palabra genérica con la que todo el mundo se encuentre familiarizado y
posteriormente definir y describir esas entidades.

Una vez obtenido el texto resumen del sistema, haremos un repaso de su contenido para
identificar otras posibles entidades, además de las que ya hemos seleccionado en los pasos
anteriores. Aquellas que creemos podrían convertirse en entidades potenciales serán
subrayadas en el texto resumen del sistema.

Las posibles entidades subrayadas serán confrontadas con los datos que las describen para
determinar si hay requerimientos de datos que nos obliguen a utilizar estas entidades. En otras
palabras, trabajaremos de los resultados esperados al diseño para asegurarnos de que las
entidades seleccionadas son importantes para el modelado.

En esta parte juega un papel muy importante nuestra experiencia y sentido común, pues
muchos requerimientos que no han sido considerados podrán ser obtenidos a priori de las
entidades y sus relaciones, de manera que debemos estar conscientes de ello y mejorar
nuestras propuestas de información al usuario de datos para “medir” el grado de importancia
de la implementación de sus requerimientos de información.

Uno de los grandes consejos que siempre le doy a mis alumnos es que estamos en la obligación
de mantener informados en forma permanente a los usuarios de los datos de lo que estamos
haciendo para ello, pues serán los principales jueces, aquellos que evaluarán la eficacia de

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nuestros sistemas y obviamente no se pueden mantener al margen de nuestras actividades,

sobre todo en esta fase del trabajo.

2.3. Breve referencia de las posibles entidades

Las posibles entidades hasta el momento deben tener una razón de ser en el contexto en el que
estamos trabajando, de manera que será necesario efectuar una referencia concreta y precisa
en forma resumida de cada una de ellas, pues no olvidemos que finalmente las entidades solo
son representaciones lógicas de aquellos datos que se requiere almacenar en todo el sistema
de procesamiento de base de datos.

2.4. Identificación de las relaciones y relacionamientos

Identificaremos las relaciones que hay entre las entidades y los tipos de relacionamientos que
se presentara entre ellas, no olvidar que para esto, debemos tener presente que una relación
en dos o más entidades solamente será posible si existe en ellas atributos comunes. Así mismo,
será necesario identificar cual es el sentido de la relación entre dos o más entidades, es decir
quién es la entidad de partida y quien es la entidad de llegada del relacionamiento, en cuyo
caso estaremos definiendo a la entidad “padre” y a la entidad “hijo”; pues ello servirá para
aceptar al atributo de llegada como herencia a partir del atributo común de la entidad de
partida y así saber cómo irá estructurándose las reglas de integridad de las referencias.

Así mismo, en este punto analizaremos la cardinalidad de la relación, pues nos interesa saber si
la relación es de los tipos: de uno a uno, de uno a muchos, de muchos a uno o de muchos a
muchos.

2.5. Elaboración del modelado de entidades

El modelado de entidades es una primera aproximación gráfica que haremos para chequear
como se están presentando las relaciones entre las diversas entidades identificadas, así como
tener una visión de los relacionamientos aplicados entre dichas entidades.

2.6. Identificación de los atributos

Los datos aparecerán en todo momento, por lo que debemos revisar que estos no se hayan
definido más de una vez y que se encuentre declarados en las entidades adecuadas, tendremos
en cuenta, además, que aquellos datos que se pueden derivar de otros, es decir que se puedan
calcular, muchas veces no serán almacenados, siempre y cuando mantengamos el control sobre
los atributos que los producen.

Estas tareas, sin embargo; pueden realizarse aplicando las reglas de la Normalización de Datos,
las cuales están orientadas a minimizar las redundancias de datos y a resguardar la integridad
de los mismos.

2.7. Modelado de datos con atributos

El modelado de datos con atributos es el resultado de la definición de los atributos con tipo de
datos, relaciones y relacionamientos aplicados en los pasos anteriores de tal manera que ahora
podremos tener una visión integral y más amplia del sistema de procesamiento de base de
datos, el mismo que podremos confrontar con los requerimientos del sistema para saber a
priori si es necesario efectuar algunos ajustes en cuanto a los diversos componentes de la base
de datos, antes de su implementación.

El trabajo de identificación de los atributos para las entidades del modelado no necesariamente
termina en esta fase, pues es posible agregar nuevos atributos a las entidades implementadas

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desde la base de datos y por un proceso conocido como Ingeniería Reversa se puede lograr el
re-modelado de dicha base de datos. Estas facilidades vienen incluidas en los diversos
programas de base de datos, debido a que este proceso es bastante dinámico, pues los
requerimientos de datos se dan en forma permanente.

PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MODELADO DE DATOS

El modelado de datos se desarrollará siguiendo la metodología de pasos que se indican en las

siguientes gráficas

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Gráficamente podemos observar que la metodología se describe desde que iniciamos el reconocimiento
del problema, con las entrevistas, encuestas y el análisis de los documentos fuente, lo cual nos permitirá
formular las Reglas de Negocios de la empresa, así como los principales Requerimientos que se
interpreten con las consultas a implementar.

El resultado final del trabajo: “especificaciones del sistema” es el documento que hemos denominado
“Texto Resumen del Sistema”, el cual tomaremos como punto de partida en la etapa II, del “Modelado
de Datos”, en el que iniciaremos con la lectura e interpretación de dicho Texto Resumen del Sistema
para identificar las posibles Entidades que intervienen en el sistema, así como también se identificaran
las relaciones y relacionamientos de aquellas posibles entidades, lo cual nos permitirá la elaboración del
Modelado de Entidades como una primera aproximación al modelado requerido; posteriormente
completaremos la identificación de entidades definiendo sus atributos para finalmente graficar
íntegramente todos los componentes identificados y así obtener el modelado integral de datos.

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