Análisis Mapa de Procesos del Instituto Nacional de Vías- INVIAS 1

Andrea Rodríguez ID:000331293

Andrés Moreno ID: 000722274

Edisney Pérez ID: 000709082

Leydy Rubiano Torres ID: 000681315

Mayo 2019

Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO).

Facultad de Ciencias Empresariales

Riesgo y Salud Ambiental NRC-285

 Introducción 2

El siguiente trabajo muestra el análisis realizado al mapa de procesos del Instituto Nacional

de Vías- INVIAS, con el fin de conocer y profundizar sobre la manera como se realiza y se ejecuta

un mapa de procesos en una empresa tanto del sector público como privado es importante conocer

cuál es su principal objetivo y cuál es su finalidad, para esto debemos partir del punto que un mapa

de procesos es una herramienta que recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una

organización, un proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman

los elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el usuario, por ejemplo: un

proceso productivo, es aquel en que se transforman los insumos y bienes intermedios en un bien

final que contiene más valor que la suma de sus componentes porque se le ha añadido valor, es

importante no confundir procesos con procedimientos. Los procesos tienen como propósito ofrecer

al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas. Un

procedimiento es la forma específica de realizar un proceso o una parte del mismo. Además, el mapa

de procesos permite contar con una perspectiva global-local, ubicando cada proceso en el marco de

la cadena de valor. Simultáneamente relaciona el propósito de la organización con los procesos que

lo gestionan, de modo que sirve también como herramienta de aprendizaje para los trabajadores, es

por esto que el mapa del Instituto Nacional de Vías – INVIAS cuenta con 12 Procesos aprobados,

los cuales están clasificados en cuatro niveles de acuerdo con la naturaleza de los resultados que

entregan y para efectos didácticos se distinguen por colores donde se trabajan los procesos

estratégicos, procesos misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluación, cada uno de ellos se

articulan con la finalidad de generar satisfacción a los usuarios quienes son los que se beneficiaran

de estos procesos de igual manera podemos destacar que los procesos que se han caracterizado en

el marco del Mapa de Procesos desde su inicio se puede establecer si el proceso está clasificado
como: Estratégico, Misional, de Apoyo o de Evaluación, posteriormente es clave tener claro cuál 3

es el objetivo que persigue el proceso, luego se determina cuáles resultados se requieren para

alcanzar el objetivo, es decir, los principales productos y servicios se ilustran con una foto o figura

didáctica y se indica quienes son los clientes o usuarios internos o externos que los reciben. Así

mismo, se detallan cuáles son los proveedores internos o externos y los respectivos insumos que

entregan para el adecuado desempeño del proceso y de esta manera generar un ambiente de

responsabilidad y cumplimiento para esto nos permitimos desglosar en el presente trabajo cada uno

de ellos para conocer su implementación.

 4
Objetivo

Realizar el análisis especifico de la elaboración del mapa de procesos del Instituto

Nacional de Vías- INVIAS, para conocer los procesos y procedimientos que se desarrollan para

garantizar la prestación de un buen servicio a sus usuarios.

Objetivos específicos

-Conocer los procesos que se desarrollan actualmente en el Instituto Nacional de Vías.

-Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad.

-Conocer cómo se encuentran clasificados los procesos.

-Verificar si se tuvieron en cuenta las etapas de la gestión del proceso.

-Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

 Marco Teórico 5

Cada vez más se observan los esfuerzos orientados a adecuar las organizaciones al

complejo escenario en que se mueven; Cambios de reglas de juego, incremento de la

competencia, apertura al mundo a través de la tecnología, hacen al cliente mucho más exigente,

modificando sus demandas y necesidades. La Gestión basada en los Procesos, surge como un

enfoque que centra la atención sobre las actividades de la organización, para optimizarlas.

Se considerará a la organización como una red de procesos interrelacionados o

interconectados, donde la estructura organizativa vertical clásica, eficiente a nivel de funciones,

se orienta hacia una concepción horizontal, desplazando el centro de interés desde las

estructuras hacia los procesos, como metodología para mejorar el rendimiento, concentrándose

en el diseño disciplinado y cuidadosa ejecución de todos los procesos de una organización.

(Mallar, 2010)

Durante muchos años, el diseño estructural de las empresas, no había evolucionado con

relación a los requerimientos del enfoque organizacional. Por lo cual se define ahora un nuevo

concepto de estructura organizativa que considera que toda organización se puede concebir

como una red de procesos interrelacionados o interconectados, a la cual se puede aplicar un

modelo de gestión denominado Gestión basada en los Procesos (GBP). Bajo este enfoque, la

estructura organizativa vertical clásica, eficiente a nivel de Funciones, se orienta hacia

estructuras de tipo horizontal, tal cual lo define Ostroff (2000) citado por Mallar, 2010 quien

sostiene que no hay contraposición entre modelos, y que cada empresa debe buscar su equilibrio

en función de sus propias necesidades y posibilidades.

 Hoy en día, los procesos se consideran como la base operativa de gran parte de las 6

organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base estructural de un número

creciente de empresas. Como se ha apuntado, la importancia de los procesos fue apareciendo

de forma progresiva en los modelos de gestión empresarial. No irrumpieron con fuerza como

la solución, sino que se les fue considerando poco a poco como unos medios muy útiles para

transformar la empresa y para adecuarse al mercado. (Zaratiegui, 1999)

Inicialmente, pues, los modelos de gestión y las empresas adoptaron una visión

individualizada de los procesos, en la que se elegían los procesos más interesantes o más

importantes, se analizaban y mejoraban estos procesos y de ese análisis se deducían

consecuencias prácticas que resultaban útiles y aplicables la próxima vez que la empresa se

proponía renovar otro proceso. (Zaratiegui, 1999)

De tal manera la gestión de procesos inspirada en la visión sistémica empezó a

desarrollar una visión integral del cambio en la organización, logrando sinergia en los conceptos

de sistema gestión y procesos. Sistema es un todo mucho más allá de la suma de las partes,

donde hay mucha energía. Gestión viene de gestar o dar a luz y está por sobre administrar u

operar, es una labor sistémica, creativa, reflexiva y cuestionadora. Ve los procesos como medio

para cumplir el propósito de la organización y los organiza como sea más conveniente para ese

fin. Procesos es la forma cómo hacemos las cosas. Desde detectar una necesidad hasta elaborar

y vender un producto. (Bravo,2011)

Siguiendo con lo planteado anteriormente por Bravo en el 2011, La gestión de procesos

ve a los procesos como creaciones humanas, con todas las posibilidades de acción sobre ellos:

diseñar, describir, documentar, comparar, eliminar, modificar, alinear o rediseñar, entre otras.
Reconoce que los procesos no pueden estar abandonados a su suerte y establece formas de 7

intervención que tienen por objetivo cumplir la estrategia de la organización y mejorar en

múltiples aspectos deseables: eficiencia, atención al cliente, calidad, productividad y muchos

otros. Acepta que no tiene finalidad por sí misma, sino que es un medio para lograr grandes

metas organizacionales.

La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas

de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones. Cualquier

actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza recursos y controles para

transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, información, servicios, entre

otros) en resultados (otras informaciones, servicios) puede considerarse como un proceso.

(Mallar, 2010)

Siendo así que todas las actividades de la organización, desde la planificación de las

compras hasta la atención de una reclamación, pueden y deben considerarse como procesos.

Para operar de manera eficaz, identificando y gestionando numerosos procesos

interrelacionados y que interactúan. La identificación y gestión sistemática de los procesos que

se realizan en la organización y en particular las interacciones entre tales se conocen como

enfoque basado en procesos. (Fernández, 2003)

Según la norma ISO 9001:2015, se pretende fomentar la adopción del enfoque basado

en procesos para gestionar una organización. Este tipo de gestión por procesos, cuando se utiliza

en el desarrollo, la implementación y la mejora de la eficacia de un Sistema de Gestión de la

Calidad (SGC), concentra su atención en: la comprensión y el cumplimiento de los requisitos

de los clientes de cada proceso, la necesidad de considerar y de planificar los procesos en

términos que aporten valor (el cliente no debe pagar por algo que no le aporte valor), el control,8

la medición y la obtención de resultados del desempeño y de la eficacia de los procesos, la

mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

 Metodología 9

El presente trabajo se constituye de 5 fases distribuidas de la siguiente manera:

Fase I: Recolección de información. Se realizó una revisión sistemática de documentos

de sociedades científicas, estudios e investigaciones científicas tanto en contexto nacional como

internacional utilizando las bases de datos: Redalyc, Dialnet y Google Académico, teniendo en

cuenta los años comprendidos entre 1999 a 2017. Se utilizaron los términos de búsqueda en

castellano: gestión de procesos, gestión de calidad, mapa de procesos. Se analizaron además las

referencias bibliográficas de los artículos seleccionados con el fin de rescatar otros estudios que

pudieran aportar en materia del fenómeno estudiado.

Fase II: Criterios de revisión de procesos. Inicialmente se detallan a profundidad los

procesos realizados por INVIAS, con el fin de generar de un análisis descriptivo de cada uno y

poder emitir un criterio en relación al mapa de procesos que maneja la empresa actualmente. El

principal criterio de revisión fue el aumento de calidad en cada proceso mediante la descripción

estipulada en el mapa de procesos.

Fase III: Conocer la clasificación de procesos. Se procedió a la observación detallada

de cada clasificación de los procesos de la organización con el fin de generar una comparación

minuciosa de cada uno con lo expuesto en el mapa de procesos a analizar. Verificando el

cumplimiento de las diferentes etapas expuestas en la gestión de procesos y su importancia

dentro de la organización y la gestión de calidad.

Fase IV: Análisis del mapa de procesos. Una vez realizada la revisión y clasificación

de los procesos dentro de la organización se procede a hacer la comparación y análisis de estos

con base al mapa de procesos que maneja la empresa, obteniendo así los resultados en cuanto 10

al objetivo planteado en esta investigación y proporcionando así los resultados y conclusiones

de dicho análisis.
Mapa Geográfico 11

Resultados
 Resultados 12

Una vez analizado el mapa de procesos del Instituto Nacional de Vías INVIAS, se

promueve la adopción de un enfoque a procesos sistemáticos al desarrollar, implementar y

mejorar el cumplimiento de los requisitos establecidos como se evidencia.

Permitiendo

1. La comprensión y el cumplimiento de los requisitos de manera coherente;

2. La consideración de los procesos en términos de valor agregado;

3. El logro de un desempeño del proceso eficaz;

4. La mejora de los procesos con base en la evaluación de los datos y la información.

 13

Conclusiones

-El presente trabajo nos permitió conocer a fondo cada uno de los procesos que se desarrollan

en el Instituto Nacional de Vías y como se determinaron en la conformación del mapa de procesos.

-Logramos realizar un análisis de cada una de las actividades para los pasos del proceso y se

identificó que cada una permitió el aumento de la calidad en el mapa de procesos.

-Logramos conocer cómo se encuentran clasificados cada uno de los procesos y cuál es su

funcionalidad dentro del Instituto Nacional de Vías.

- Podemos verificar después de realizar el análisis del mapa de procesos del Instituto Nacional

de Vías que en la realización del mapa de procesos se tuvieron en cuenta cada una de las etapas de

gestión del proceso.

-Dentro de nuestro análisis podemos concluir que el mapa de procesos del Instituto Nacional

de Vías permite que se genere una evaluación a la empresa donde para fortalecer y tomar medidas

frente a los resultados, que permitan mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la

comunidad, para tener usuarios felices y satisfechos, con las obras.

 Referencias 14

 Carrasco, J. B. (2005). Gestión de procesos. Edit. Evolución.

 Fernández, M. A. F. (2003). El control, fundamento de la gestión por procesos. Esic

Editorial.

 Mallar, M. Á. (2010). La gestión por procesos: un enfoque de gestión eficiente. Revista

Científica" Visión de Futuro", 13(1).

 Zaratiegui, J. R. (1999). La gestión por procesos: Su papel e importancia. Economía

industrial, 330, 81-82.

 https://www.invias.gov.co/