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1105 CAJA
1110 BANCOS
1125 FONDOS
Definición: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingresa al ente económico, para
nuestros activos de diferentes tipos de ingresos a la empresa.
Como se registra en caja general: Se carga con los cheques que recibe y se abona
cuando se hace el depósito de los mismos en banco. Es una cuenta de saldo DEUDOR o
CERO, nunca acreedor. Indicara el efectivo, cheques o vales que encuentran en la caja.
Origen de los ingresos: es cuando se realiza una venta, nos pagan o por algún motivo
recibimos dinero o bienes intangibles que aumentan nuestros activos de la empresa.
Formas de recaudo: para cualquier ente económico hay varias formas de recaudo
como:
ACTA: Es para facilitar el trabajo o las tareas de las empresas para el cierre de año o
finalización de ciclo empresarial dando registro y control de las contabilizaciones del ente
económico
NOMBRE CAJERO
EFECTIVO
UNIDADES TOTAL
Billetes de 500 pesos
Billetes de 200 pesos
Billetes de 100 pesos
Billetes de 50 pesos
Billetes de 20 pesos
Billetes de 10 pesos
Billetes de 5 pesos
Monedas de 1000 pesos
Monedas de 500 pesos
Monedas de 200 pesos
Monedas de 100 pesos
Monedas de 50 pesos
CAJA MENOR
Para el pago de costos que no superen $50.000 pesos y para multo de la facilidad de los
pagos bajo la responsabilidad de una persona de manejo en efectivo
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que los pagos
menores en todas las empresas son diferentes.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de ciertas políticas,
como por ejemplo
Que por este fondo se harán pagos que no superen determinado monto.
Que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja
menor.
seleccionar personal de confianza para ser responsable del fondo
Desembolsos de caja menor y su contabilización
Es cuando sacamos dinero por pagos menores a $50.000 pesos por necesidades del ente y
pagos de servicios o gastos.
20.000
5135 servicios
110510
ejemplo: Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya
agotado las provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá
solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los
comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para efectuar el
reembolso a caja menor, se elaborará un comprobante de egreso donde se contabilizarán
en las cuentas de gastos los diferentes desembolsos que consten en las facturas que se
presenten, contra un crédito a la cuenta de caja o bancos según sea el caso.
Cuando se efectúa el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta de dicho
fondo (110510), ya que esta cuenta solo se afecta en el momento de la apertura, aumento,
disminución o cancelación del fondo de caja menor.
Aumentos y disminuciones del fondo fijo de caja menor
Disminuye: cuando hay faltantes al efectuar arqueo y reducción o cancelación del monto
de fondo de caja.
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RECOMENDACIONES
Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el buen manejo de la caja
menor:
b) Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos.
c) Resguardar adecuadamente los fondos y recibos con sus respectivos soportes de la caja
menor.
d) Una vez registrado el gasto en el sistema ERP SEVEN NO realizar cambios posteriores
en los valores pagados, salvo cuando sea requerido por el área de Contabilidad.
e) Una vez realizado el cuadre de caja menor verificar que los valores coincidan con los
recibos de caja.
El acta de caja menor se utiliza Para el uso parcial que realicen de los dineros ya que debe
quedar registrado mediante el acta de comprobación del valor retirado
Normas de Control interno, auditoría y tributarías referente al fondo de caja
menor
Normas de control interno: son las que rigen la protección de los activos mediante la
organización sistemática laboral del ente, ante los dineros que entran a la empresa, bajo la
responsabilidad de una persona de manejo en dinero en efectivo.
Auditoria: es la evaluación crítica por parte interna de los administrativos que tiene
como objetivo el verificar e inspeccionar la normatividad relacionada con la caja menor,
siendo así los procedimientos y controles para el funcionamiento, manejo y ejecución de
los recursos de la caja menor con la finalidad de examinar los documentos que soportan
dichos gastos .
Tributarias: Es el control crítico que se efectúa teniendo en cuenta las normas tributarias
durante el periodo a fiscalizar y los principios de contabilidad generalmente para
establecer conciliaciones entre aspectos legales y contables para determinar los atributos
que afectan al contribuyente auditado.
ACTIVIDAD 2
Qué se registra como Bancos: Estas cuentas son depósitos de dinero que sirven de
“soporte operativo” para centralizar operaciones bancarias habituales: ingresos, pagos,
domiciliaciones de recibos, transferencias, retiradas de dinero mediante cajeros
automáticos, amortizaciones de los préstamos recibidos, aportaciones a los planes de
pensiones, contratación de otros servicios financieros, etc. En la práctica, los dos son
depósitos “a la vista”, lo que significa que su titular puede sacar su dinero en parte o en su
totalidad en cualquier momento.
I Conciliación bancaria
Consiste en justificar las diferencias que se presentan entre el saldo que muestra el extracto
bancario con el que muestran los libros de contabilidad al final de cada mes.
Conciliación invidual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos
con el saldo mostrarlo en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean
necesarias para actualizar el saldo del libro anterior.
Conciliación conjunta: es aquel que lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de
acuerdo a las operaciones que son propias, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario
y el libro auxiliar en donde las operaciones que le son propias se ajustan de acuerdo al
saldo.
se verifica los saldos iniciales que muestran el extracto bancario con los saldos
finales del el mes anterior.
Se verifican todas las consignaciones efectuadas durante el mes en la cuenta
corriente que figuran en los libros o en el extracto bancario; se puede presentar
consignaciones no registradas por el banco ellas serian partidas conciliatorias. el
efecto en saldo de la cuenta corriente, cuando el banco carga una nota débito, es la
disminución del saldo de la cuenta corriente; algunos cargos son: comisiones por
transferencia del dinero, interés por préstamos, cheques devueltos consignados,
pagos de servicios, abono al préstamo del banco.
Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifica los ajustes que es necesario realizar por
cada diferencia encontrada
Por ejemplo, cheques pendientes de cobro, remesas en tránsito; en estos casos la empresa
no realizara ajustes en cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha que se
registró el pedido.
Por notas debito: el banco envía notas debito por concepto: cheques devueltos, chequeras,
comisiones de remesas