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Grupo 11

Código Cuenta Nombre Cuenta

1105 CAJA

1110 BANCOS

1115 REMESAS EN TRANSITO

1120 CUENTA DE AHORRO

1125 FONDOS

Definición: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingresa al ente económico, para
nuestros activos de diferentes tipos de ingresos a la empresa.

Como se registra en caja general: Se carga con los cheques que recibe y se abona
cuando se hace el depósito de los mismos en banco. Es una cuenta de saldo DEUDOR o
CERO, nunca acreedor. Indicara el efectivo, cheques o vales que encuentran en la caja.

CONTROL INTERNO DE CAJA


Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y
adición de la política administrativa de cualquier empresa.
Principios de control interno de caja
- Separación de funciones de autorización, ejecución, y registro de caja y bancos.
- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
- Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros
contables que controle su actividad.
- El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.
- La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento
de contabilidad.
Objetivos del control interno de caja
Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.
- Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
- Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
- Descubrir malversaciones.
- Localizar errores de caja y bancos.
- Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
- Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos

Origen de los ingresos: es cuando se realiza una venta, nos pagan o por algún motivo
recibimos dinero o bienes intangibles que aumentan nuestros activos de la empresa.
Formas de recaudo: para cualquier ente económico hay varias formas de recaudo
como:

 Ingresa a la empresa en efectivo o en cheque.


 Tarjeta debito

Cuando se realiza estos ingresos:

 Cuando un cliente nos paga una deuda.


 Cuando nos pagan en efectivo o cheque

Documentos empleados para las salidas de dinero de caja:

Comprobante de egreso: este documento nos soporta la salida de dinero de la caja.

Pago de Entra el Pago al Efectivo Ingresa a


mercancía dinero contado caja

Registro de los movimientos de caja

Salida: se paga mercancías a proveedores por el valor de $15.000.000 de pesos

Código Cuenta Debe Haber


1105 Caja 15.000.000

2205 Proveedores 15.000.000

Entrada: Se vende mercancías a la empresa pingüinos de $20.000.000 de pesos

Código Cuenta Debe Haber


4135 Comercio por > y < 20.000.000

1105 Caja 20.000.000


Arqueo de caja General: es la supervisión física que encontramos en caja de manera en
efectivo o en cheques
ACTA Y AJUSTES DE ARQUEO DE CAJA

ACTA: Es para facilitar el trabajo o las tareas de las empresas para el cierre de año o
finalización de ciclo empresarial dando registro y control de las contabilizaciones del ente
económico

MODELO DE ACTA DE ARQUEO DE CAJA

NOMBRE CAJERO

FECHA Y HORA DE REALIZACIÓN

SALDO SEGÚN LIBRO DE CAJA

EFECTIVO
UNIDADES TOTAL
Billetes de 500 pesos
Billetes de 200 pesos
Billetes de 100 pesos
Billetes de 50 pesos
Billetes de 20 pesos
Billetes de 10 pesos
Billetes de 5 pesos
Monedas de 1000 pesos
Monedas de 500 pesos
Monedas de 200 pesos
Monedas de 100 pesos
Monedas de 50 pesos
CAJA MENOR

Que es caja menor

La administración de una oficina requiere de pequeños gastos diarios que se


deben manejar mediante una caja chica. Una caja chica es un método de
administración contable que permite tener a la mano una suma de dinero determinada
para realizar y controlar gastos en efectivo, según la ley cada empresa debe tener una caja
menor para gastos inferiores a 50.000, ya que si hay una auditoria y a las personas toca
darles el almuerzo esto vale 25.000 sería un poco complicado hacer un cheque por ese
valor para facilidad de la empresa se utiliza caja menor.

Registró de caja menor

Constitución del fondo de caja menor


Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de
modo que la contabilización será:
110510 CAJA MENOR 300.000
111005 BANCO NACIONAL 300.000

Para que se utiliza la caja menor

Para el pago de costos que no superen $50.000 pesos y para multo de la facilidad de los
pagos bajo la responsabilidad de una persona de manejo en efectivo

Apertura del fondo

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que los pagos
menores en todas las empresas son diferentes.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de ciertas políticas,
como por ejemplo

 Que por este fondo se harán pagos que no superen determinado monto.
 Que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja
menor.
 seleccionar personal de confianza para ser responsable del fondo
Desembolsos de caja menor y su contabilización

Es cuando sacamos dinero por pagos menores a $50.000 pesos por necesidades del ente y
pagos de servicios o gastos.

Código Cuenta Debe Haber

20.000
5135 servicios

Caja menor 20.000

110510

Reembolso de caja menor

ejemplo: Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya
agotado las provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá
solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los
comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para efectuar el
reembolso a caja menor, se elaborará un comprobante de egreso donde se contabilizarán
en las cuentas de gastos los diferentes desembolsos que consten en las facturas que se
presenten, contra un crédito a la cuenta de caja o bancos según sea el caso.

CUENTA DEBITOS CREDITOS


CODIGO

5135XX Gastos XXX

5195xx Otros gastos XXX

110505 Caja General XXX

Al recibir el reembolso de dinero, el encargado nuevamente quedará con el fondo de caja


menor completo, para que de esta manera se repita el ciclo.

Es importante anotar, que el comprobante de egreso de reembolso a caja menor debe


efectuarse el último día de cada mes, así no se haya agotado la totalidad del dinero del
fondo, ya que por un principio de causación, en la contabilidad deben quedar registrados
todos los gastos en que incurrió la empresa en dicho mes.

Cuando se efectúa el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta de dicho
fondo (110510), ya que esta cuenta solo se afecta en el momento de la apertura, aumento,
disminución o cancelación del fondo de caja menor.
Aumentos y disminuciones del fondo fijo de caja menor

Aumenta: cuando hay sobrantes en caja al efectuar arqueos.

Disminuye: cuando hay faltantes al efectuar arqueo y reducción o cancelación del monto
de fondo de caja.

ARQUEO DE CAJA MENOR

Es necesario para llevar el saldo de una cuenta aun valor correcto

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RECOMENDACIONES

Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el buen manejo de la caja
menor:

a) Solicitar la asesoría necesaria al área de contabilidad del Consejo, cuando se presenten


dudas respecto del manejo de la caja menor para la adquisición de bienes o servicios. La
asesoría otorgada no libera de la responsabilidad al encargado del manejo de la caja
menor.

b) Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos.

c) Resguardar adecuadamente los fondos y recibos con sus respectivos soportes de la caja
menor.

d) Una vez registrado el gasto en el sistema ERP SEVEN NO realizar cambios posteriores
en los valores pagados, salvo cuando sea requerido por el área de Contabilidad.

e) Una vez realizado el cuadre de caja menor verificar que los valores coincidan con los
recibos de caja.

f) Validar en el Cuadre de Caja no aparezcan recibos en estado provisional.

g) Escanear todos los soportes y adjunto en el sistema incluyendo el recibo de caja


debidamente firmado.

ACTA DE CAJA MENOR

El acta de caja menor se utiliza Para el uso parcial que realicen de los dineros ya que debe
quedar registrado mediante el acta de comprobación del valor retirado
Normas de Control interno, auditoría y tributarías referente al fondo de caja
menor

Normas de control interno: son las que rigen la protección de los activos mediante la
organización sistemática laboral del ente, ante los dineros que entran a la empresa, bajo la
responsabilidad de una persona de manejo en dinero en efectivo.
Auditoria: es la evaluación crítica por parte interna de los administrativos que tiene
como objetivo el verificar e inspeccionar la normatividad relacionada con la caja menor,
siendo así los procedimientos y controles para el funcionamiento, manejo y ejecución de
los recursos de la caja menor con la finalidad de examinar los documentos que soportan
dichos gastos .

Tributarias: Es el control crítico que se efectúa teniendo en cuenta las normas tributarias
durante el periodo a fiscalizar y los principios de contabilidad generalmente para
establecer conciliaciones entre aspectos legales y contables para determinar los atributos
que afectan al contribuyente auditado.
ACTIVIDAD 2

BANCOS: Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en


moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.

SERVICIOS BANCARIOS DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS: Las entidades


financieras no solo realizan operaciones activas y pasivas, sino que facilitan a sus clientes
una serie de operaciones, denominadas de servicios, a veces mediante el cobro de una
comisión, y otras, sin ellas.

Entre las operaciones de servicio más usuales se encuentran: Transferencias,


domiciliaciones bancarias, órdenes de pago, gestión de cobro, tarjetas de crédito, etc.

Qué se registra como Bancos: Estas cuentas son depósitos de dinero que sirven de
“soporte operativo” para centralizar operaciones bancarias habituales: ingresos, pagos,
domiciliaciones de recibos, transferencias, retiradas de dinero mediante cajeros
automáticos, amortizaciones de los préstamos recibidos, aportaciones a los planes de
pensiones, contratación de otros servicios financieros, etc. En la práctica, los dos son
depósitos “a la vista”, lo que significa que su titular puede sacar su dinero en parte o en su
totalidad en cualquier momento.

Cuándo se debita y se acredita esta cuenta:

Se debita: cuando depositamos dinero, cheques u otros valores.

Se acredita: cuando libramos un cheque, efectuamos un pago o extracción por cajero,


débito automático, internet u otras formas de pago electrónico o cuando efectuamos retiros
del Banco por ventanilla. También por las notas de débito bancarias por comisiones o
gastos que el banco nos cobra.

I Conciliación bancaria

Consiste en justificar las diferencias que se presentan entre el saldo que muestra el extracto
bancario con el que muestran los libros de contabilidad al final de cada mes.

Clases de conciliación bancaria:

Conciliación invidual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos
con el saldo mostrarlo en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean
necesarias para actualizar el saldo del libro anterior.

Conciliación conjunta: es aquel que lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de
acuerdo a las operaciones que son propias, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario
y el libro auxiliar en donde las operaciones que le son propias se ajustan de acuerdo al
saldo.

Procedimiento de una conciliación:

 se verifica los saldos iniciales que muestran el extracto bancario con los saldos
finales del el mes anterior.
 Se verifican todas las consignaciones efectuadas durante el mes en la cuenta
corriente que figuran en los libros o en el extracto bancario; se puede presentar
consignaciones no registradas por el banco ellas serian partidas conciliatorias. el
efecto en saldo de la cuenta corriente, cuando el banco carga una nota débito, es la
disminución del saldo de la cuenta corriente; algunos cargos son: comisiones por
transferencia del dinero, interés por préstamos, cheques devueltos consignados,
pagos de servicios, abono al préstamo del banco.

j. Registros de partidas de ajuste a la cuenta bancos por conciliación

Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifica los ajustes que es necesario realizar por
cada diferencia encontrada

Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la


cuenta bancaria

Por ejemplo, cheques pendientes de cobro, remesas en tránsito; en estos casos la empresa
no realizara ajustes en cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha que se
registró el pedido.

Por valores que aparecen en extracto y que aún no se han registrado en la


empresa:

En este caso la empresa debe realizar ajustes así:

Por notas debito: el banco envía notas debito por concepto: cheques devueltos, chequeras,
comisiones de remesas

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