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UNIVERSIDAD ABIERTA
El servicio de referencia
DIRECCIÓN
Dto. Administrativo Dto. de Selección y Dto. de Procesos Dto. Servicio al Dto. de
Adquisición Técnicos Usuario Referencia
PERSONAL
John Wyer dice que “el referencista es el primero y más importante elemento que
constituye el Servicio” y que “una elección no es efectiva sin la ayuda del referencista”.
Las condiciones que debe poseer un referencista para desarrollar su tarea fueron
enunciadas por autores como Downs, Means, Kilgourd, Juarroz o entidades como la
American Library Association (ALA) de las cuales hemos extraído las más representativas
a nuestro juicio pues algunas de ellas nos parecieron elementales y otras excesivamente
pretenciosas. Lo que nos parece mucho más lógico es que todas estas condiciones sean
solicitadas al grupo de trabajo y no a una sola persona: amor al servicio; conocimiento
profesional; imaginación, memoria y curiosidad; iniciativa; precisión y criterio de
selección; capacidad de atención y concentración; sentido de los medios que se manejan;
aprovechamiento de todos los recursos que posee la biblioteca; consciencia de la necesidad
de instrumentar la cooperación interbibliotecaria; interés por los lectores y sus preguntas;
conocimiento de la comunidad y sus necesidades a la que la institución sirve; manejo de la
tecnología apropiada para la tarea; necesidad de estar al día no sólo en el campo profesional
sino también en el cultural, científico y técnico.
Hay otras condiciones muy importantes que se deben tener en cuenta y que tendrán
que irse incorporando al referencista con el ejercicio de la tarea y que van muy unidas a la
experiencia y madurez alcanzadas a través del tiempo pero que siempre hay que tenerlas en
cuenta en el desarrollo de la labor: llegar al asesoramiento bibliográfico sin ejercer
influencias ni emitir opinión; lograr realizar la tarea de selección del material guiándose por
la calidad sin enjuiciar ni censurar su contenido.
COLECCIÓN BIBLIOGRÁFICA
Esta colección está formada por un material muy específico al que se denomina
genéricamente repertorios u obras de referencia.
Josefa E. Sabor considera que “una obra de referencia es aquella apropiada por sus
objetivos, plan, ordenación y forma de tratar los temas para la consulta con fines de
información o la que remite a otras obras para conocer o ampliar un tema dado”.
Se dividen en: no estrictamente bibliográficas y estrictamente bibliográficas. Entre las
primeras se encuentran: diccionarios, repertorios biográficos, fuentes menores de
información, etc. Las segundas están formadas por: las bibliografías nacionales, las
generales y especializadas, los grandes catálogos de bibliotecas, los especializados, los
índices, los abstracts, etc.
Están ubicadas en el Salón de Referencia en la forma en que se crea conveniente pero
entendiendo que se debe adoptar el sistema una sola vez porque si no el usuario no tendría
seguridad al buscarlas ya que dentro de ese sector las estanterías son de acceso libre y sólo
interviene el personal para reubicar el material consultado pues esa tarea no puede quedar
en manos del lector por razones obvias.
El material se puede reunir por forma intelectual de los repertorios o por grandes
temas. Es decir que o se agrupan todos los diccionarios juntos o por tema: los de filosofía
con todo el otro material del mismo área, igual que los de antropología o los de geografía.
Ya abordaremos el tema de la adquisición y conservación del material desde el punto
de vista de su selección.
Es importante tener siempre en cuenta el tipo de biblioteca cuando se decide la
compra de un repertorio debido a la importancia que tiene el usuario y al uso correcto que
haga de la colección. Este tema también merece ser tratado con mayor atención en otra
presentación.
TAREA DE REFERENCIA
Dentro del Servicio de Referencia la que aúna los otros dos elementos es ésta, pues
describe el trabajo total del mismo. Hay dos tipos de tarea a diferenciar:
*Tareas internas o administrativas: son las que se llevan a cabo en comunicación con los
otros servicios de la Biblioteca. No sólo se mantienen relaciones constantes con Servicios al
usuario sino que el Departamento de Referencia trabaja en estrecha vinculación con el de
Selección y Adquisición y el de Procesos Técnicos. Con el primero se establecen las
consultas de puesta al día de la colección, material sobre temas nuevos o que el lector
solicita, además de que el referencista muchas veces está actualizado por la lectura
constante de lo que se está publicando. En cuanto al segundo de los departamentos las
relaciones que establece son de aspecto técnico pues el constante manejo de los catálogos
hace que el profesional pueda detectar errores y carencias que hay en ellos. El hecho de que
el encargado de clasificar pase algunas horas de su tiempo en el Servicio lo pondrá en
contacto con la manera de solicitar el material que tiene el usuario y esto lo ayudará a
reflejar en su tarea la forma más conveniente del tratamiento de los temas.
*Tareas externas o propias: Son aquellas en que el Servicio compromete mayor cantidad de
tiempo y más dedicación. Son de dos tipos: directas e indirectas. Analizaremos las
segundas en primer término para luego dedicarnos a las primeras. Las indirectas tienen que
ver por un lado con la transferencia de la información, con la labor de confección de
boletines, listas bibliográficas, resúmenes, etc., que son pruebas de eficiencia que se
solicitan y que comprometen a los profesionales involucrados y por otro están las
vinculadas con las relaciones que mantiene este departamento con dependencias similares
al área de conocimientos en que se desenvuelve la biblioteca y que supone la ayuda mutua
mediante la intercomunicación cotidiana. Las tareas directas involucran a todas aquellas
tareas que se realizan con el usuario y que por lo tanto son tan importantes como para
considerarlas capaces de contener en sí a todos los otros tipos de labor que desarrolla el
Servicio.
Katz ubica estas últimas en lo que él llama “referencia indirecta” y “referencia
directa”.
Hay autores que han propuesto denominar a las tareas “teorías” pero esto queda como
una hipótesis que surge de la observación de esta área tan rica en posibilidades de estudio.
Las definiciones de lo que fue y es la Tarea de Referencia las hemos anexado a esta
publicación para que se pueda visualizar la evolución del contenido de las mismas. Surgió
como una tarea de ayuda al lector cada vez que lo necesitara, pasó luego por el período de
enseñanza del uso de los repertorios para que el lector se manejara solo y se llegó a
entender que sólo la relación estrecha entre referencista y usuario puede hacerla posible en
forma eficaz.
El tipo de tarea difiere también según el género de biblioteca y según el autor que
trata el tema aunque no sean demasiado notables las diferencias.
Según Wyer:
*Conservadora: es de tipo tradicional. El bibliotecario deja buena parte de la tarea en
manos del usuario.
*Moderada: la relación entre el referencista y el lector es más fluida. Trabajan juntos.
*Liberal: el peso de la tarea está en manos del profesional quien no sólo realiza la búsqueda
sino que también traduce artículos, confecciona resúmenes, etc.
Según Rothstein:
*Mínima: el referencista instruye al usuario en el manejo de los repertorios y en el uso de
los servicios de la Biblioteca.
*Media: el bibliotecario asesora y orienta al lector en su tarea.
*Máxima: esta tarea se realiza en centros especializados en los que se maneja información
y no libros.
Según Kilgourd:
*Antigua o tradicional: es la tarea que se realiza en los Servicios de Referencia de la
biblioteca pública y universitaria que revisten formas típicas tanto en la oferta como en la
demanda.
*Moderna: la ubica en lugares en los que el Servicio cumple la función total y los usuarios:
profesionales y/o investigadores solicitan la información desde el trabajo que están
llevando a cabo y el referencista está en condiciones de investigar sobre lo que se le pide.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
Hemos visto los distintos componentes que hacen a un servicio de referencia. En general
los métodos que se utilizan para el manejo de la información, las técnicas que sirven a la
estrategia de la búsqueda y la entrega del material adecuado a la demanda son los mismos
que en cualquier biblioteca. Lo que es peculiar es: material y tipo de usuario.
Estas dos modalidades hacen que el referencista tenga una capacitación distinta que lo
especializa en cuanto al tema que prevalece en la biblioteca, el nivel de la misma y la forma
distinta en que maneja su trato con el lector. En algunas se acentúa su labor docente
mientras que en otras su cometido profesional pasa más por un apoyo a la tarea del
consultante.
Se ha elegido para revisar estas coincidencias y diferencias las siguientes unidades de
información: bibliotecas escolares, públicas, universitarias y especializadas.
BIBLIOTECAS ESCOLARES
Se denomina así a aquellas que están insertas y sirven a los fines de una institución
educativa. Si no se generalizara el ámbito se debería lograr una división de función según el
nivel de establecimiento: escolares y estudiantiles. Para esto se tendría que tener en cuenta
el cambio de necesidades del usuario, la distinta complejidad y variedad de los temas
solicitados y la intensificación del uso del material. Además no es lo mismo la relación que
existe con un niño y la que se entabla con un adolescente.
Para los fines propuestos revisaremos el tipo de lector y tarea con el que se enfrenta el
referencista y el material que debe poseer el servicio de referencia:
BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Melvin Dewey daba en una definición una característica muy peculiar: “no es tanto una
reserva como una fuente”, algo así como no se conservan ahí los libros sino se recurre a ella
para extraer información de los mismos.
Es una biblioteca de tipo general abierta a todo público que depende de una dependencia
municipal o de una institución sin fines de lucro. En nuestro país se la confunde con el
término “popular” que es aquella que recibe sus fondos y mucho del material de la
Comisión Nacional de Bibliotecas Populares”. La confusión surge en el momento que las
primeras comienzan a recibir subsidios de esta última. Algún día este país dará para sus
servicios bibliotecarios definiciones que contemplen características propias sin tener que
copiar aquellas que no tienen que ver con nuestra idiosincrasia.
La principal misión de este tipo de bibliotecas es la de educar a la comunidad que la rodea.
Su característica principal es la de poseer un fondo general, es decir, abarcar toda la gama
de conocimientos. Su acceso debe ser gratuito y contar con servicios especiales como
extensión bibliotecaria, bibliobuses, sucursales, etc.
Su Servicio de Referencia debe poseer material como para servir al tipo de usuario que
concurre y a los que se analizará a continuación:
2.Material bibliográfico: en este tipo de biblioteca es casi una tentación si se poseen los
fondos la compra de toda novedad que aparece en el mercado editorial. Es aquí donde se
debe revisar seriamente el material antes de proceder a su adquisición. El referencista
utiliza la guía de evaluación con regularidad para no cometer errores.
-Enciclopedias: se deberá poseer algunas mayores alfabéticas en lengua española: Espasa
Calpe, aunque desactualizada sirve para la consulta sobre temas humanísticos; Durvan, de
uso diario; Enciclopedia Hispánica, muy actual aunque el referencista tendrá que enseñar al
usuario a manejarse con ella, etc. La compra de una enciclopedia en lengua extranjera es
casi imposible de realizar aunque sería bueno tener alguna. Existen también enciclopedias
sistemáticas que agrupan la información en grandes temas.
-Diccionarios enciclopédicos: de contenido breve y mezclan la función de la enciclopedia
con la del diccionario. Hay muchos especializados que ayudan en la búsqueda más
detallada.
-Diccionarios de lengua: Diccionario de la Real Academia Española, Diccionario de uso del
español de María Moliner. No deben faltar los etimológicos, ideológicos, de sinónimos,
antónimos, etc. Además de los bilingües tendrá que haber por lo menos uno de cada lengua
extranjera. También se deberá pensar en comprar diccionarios de americanismos,
argentinismos, etc.
-Repertorios biográficos: en este campo reina el desamparo total sobre todo lo que se
refiere al país. Se debe recurrir a otras obras como enciclopedias, historias, biografías
individuales y artículos de revistas.
-Historias generales, tratados, manuales e introducciones a las materias: son elementos de
gran utilidad si se los elige con criterio utilizando la guía de evaluación.
-Bibliografías generales: estos repertorios son llamados direccionales porque envían a otras
obras a buscar la información. Se utilizan en las búsquedas de mayor profundidad.
-Atlas: no son muchos y en la mayor parte de los casos sus datos están desactualizados.
Hay que tomar muchos recaudos para no equivocarse en la elección pues en el mercado
editorial existe mucha irresponsabilidad y falta de escrúpulos en este caso.
-Fuentes menores de información: a pesar de tener datos someros ayudan en la localización
rápida de los datos. Son las guías, anuarios, almanaques, etc.
BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS
Domingo Buonocore las caracteriza en la siguiente forma: “las funciones de la biblioteca
universitaria están predestinadas y condicionadas por las funciones de la misma
universidad”. Es decir que va a perseguir los fines que son propios de ella:
1. La enseñanza profesional en las distintas especialidades (transmisión de conocimientos)
2. Investigación científica (creación o elaboración del saber)
3. Sistematización de la cultura superior (formación plena y armoniosa del hombre en el
orden filosófico, estético, moral, cívico, etc.).
Por lo que el material y la tarea de una biblioteca de este tipo van a satisfacer tres aspectos
distintos que hacen a un todo armónico: el estudio, la investigación y la cultura.
En ella el servicio de referencia es administrativamente un departamento, su personal es
altamente calificado y su material muy rico.
1. Usuarios: es de tipo homogéneo pero con distintos niveles de demanda aunque todos
saben qué es lo que buscan y en la gran mayoría sabe solicitarlo amén de poseer
información anterior. Dichos niveles están dados por el grado de desarrollo de
conocimientos. No es lo mismo un estudiante que un graduado o un docente o un
investigador. Muchas veces vienen para consultas a la biblioteca profesionales,
especialistas o miembros de otras comunidades académicas en procura de mayores
datos para proseguir su tarea.
2. Material bibliográfico: en este caso la riqueza del mismo tiene que ser grande pues se
debe contar no sólo con los últimos repertorios editados sino con los que se
denominarían históricos. No sólo se piensa en la necesidad de éstos por el ámbito de
estudio e investigación que se genera en una biblioteca de este tipo sin que a veces esa
universidad tiene en su currícula la carrera de Bibliotecario y se crea entonces la
necesidad de poseer todas las herramientas adecuadas para lograr una óptima enseñanza
BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS
E. G. Strable dice en su libro “Special libraries” que es una biblioteca que forma parte de
una organización mayor casi siempre especializada. Por ello tiene metas específicas en un
solo asunto o materia o un grupo de temas muy unidos entre sí. El fin que persigue es
suministrar información para logros inmediatos y utilitarios, por eso se necesita gente
especializada que conozca realmente el tema. No posee mucho espacio pues más que libros
maneja información que proviene de publicaciones periódicas, informes, patentes,
abstracts, índices, boletines de alertas y, lógicamente, bases de datos.
Esta biblioteca es esencialmente un gran Servicio de Referencia con personal especializado
que busca información, publica boletines informativos, traduce documentos, confecciona
listas bibliográficas y sobre todo realiza toda la búsqueda del material.
3.Tipo de tarea: es una tarea de investigación, de trabajo continuo, sin bajar los brazos. El
referencista realiza la labor total y entrega los resultados. De ahí la necesidad de la
especialización en el tema.
En breves trazos se ha tratado de esbozar el perfil de los tipos de bibliotecas más conocidos
y la labor del Servicio de Referencia. Si se observa bien será evidente que se ha
acompañado al usuario en un buen trecho de su vida intelectual. Es por ello que la
biblioteca está tan unida a la educación. Seguir desconociendo esto es no querer reconocer
que se está dañando a la cultura de un pueblo.