INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se busca por medio de los conceptos aprendidos en el

curso, dar solución al caso Fortipasta en el cual se exponen problemáticas
entre ellas la que se planteó de impulsar un proyecto que optimizará la
operación de todas sus bodegas, buscando la disminución del personal y el
tiempo de cargue y de almacenamiento; proponiendo el marcha el proyecto
“Positrones”.
Para este caso se analizarán los diferentes procesos desarrollados en la
organización, para identificar las posibles causas que generaron el
incumplimiento en las entregas y los errores presentados en el
almacenamiento y distribución de los resultados esperados. También se busca
realizar el diagnóstico de la situación actual, enfocado a la problemática del
servicio y los productos, teniendo en cuenta que uno de los conceptos básicos
de WMS en cualquier organización es controlar el movimiento y el
almacenamiento de materiales entre bodegas de productos terminados,
además en un WMS se hace uso de una combinación de SKU, localización
cantidad, unidad de medida e información de la orden, con el fin de determinar
y definir donde almacenar y recoger materiales y la frecuencia en que debe
hacerse. Para ello se expondrán las alternativas de análisis de solución como
la matriz DOFA y el diagrama de espina de pescado.
Con este caso se puede evidenciar la afectación en los resultados que genera
un proceso de implementación mal definido, ocasionando inconvenientes en el
almacenamiento como pérdida de espacio, disminución en los niveles de
servicio e ineficiencia en la operación. Por lo anterior, es importante optimizar
las operaciones logísticas de las empresas puesto que los diferentes cambios
tanto en normas como leyes demandan estar a la vanguardia con los mejores
procesos y sistemas que sean rentables.

JUSTIFICACION
El desarrollo de este trabajo inicialmente busca identificar y conocer la
importancia que posee la planeación, la gestión de procesos de distribución y el
transporte en cualquier proyecto o empresa, ahondaremos en el manejo del
sistema Warehause Management System (WMS), su principal función es
controlar el movimiento y almacenamiento de los materiales entre bodegas de
un producto terminado, ya que la implementación de nuevos desarrollos
tecnológicos en cualquier empresa generan caos, tal como se presentó en el
caso FORTIPASTA, se implementaran sistemas de mejoras para alcanzar de
manera exitosa beneficios a corto, mediano y largo plazo que permitan a la alta
gerencia tomar decisiones contundentes y sostenibles.

OBJETIVO GENERAL

Identificar la problemática actual, con el fin de plantear las metodologías que

den solución a las problemáticas y cumplir las metas establecidas.
MATRIZ DOFA
La matriz DOFA es una técnica desarrollada en la década de 1960 en la
Universidad de Stanford, Estados Unidos, para analizar escenarios y usar este
análisis como base para la gestión y planificación estratégica de una empresa.
Su significado DOFA viene de la sigla en inglés Strenghts, Weaknesses,
Opportunities y Threats, que significa Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y
Amenazas.

Cómo usar el análisis DOFA

El DOFA es el análisis que permite relacionar por medio de un cuadro dividido
en cuatro categorías: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas con
el fin de ayudar o frenar la conquista de los objetivos de cualquier organización,
los puntos fuertes y débiles dependen de la posición actual de la empresa y se
relacionan con factores internos.
Es fundamental entender cómo hacer este análisis y conocer el significado de
cada uno de sus puntos:

Fortalezas: se pueden definir como los puntos fuertes de la organización,

Identifica lo que la empresa hace bien desde el punto de vista interno y del
cliente.

Debilidades: son elementos internos puntos débiles que atentan contra el

logro del objetivo de la empresa, estos puntos se pueden presentar como fallas
en procesos, materia prima escasa o la baja calificación del equipo entran en
esta categoría, aunque están bajo control se debe dar una solución a estos
problemas para que permitan alcanzar las metas de la organización.

Oportunidades: son el escenario externo que eventualmente puede afectar

al negocio positivamente, entre eso se puede dar la aprobación de una ley o el
lanzamiento de una nueva tecnología, la evolución de la legislación y los
cambios en el entorno competitivo también puede afectar a la viabilidad de una
decisión de negocios.

Amenazas: Son de origen externo y estas situaciones pueden dificultar la

planificación de la empresa, es por eso la importancia del análisis DOFA ya que
permite al personal clave identificar los cambios que puedan dañar
potencialmente la empresa, de modo que puedan hacer los ajustes para
hacerles frente, evitando o reduciendo al mínimo el impacto de esas amenazas.
Algunos ejemplos son: falsificación, entrada de un rival competitivo o
catástrofes naturales.
Con la identificación de esos puntos en el cuadro, cualquier empresa podrá
realizar una planificación estratégica de éxito.

 FO: En esta celda se escriben las estrategias que conducen al

aprovechamiento de las oportunidades, haciendo uso de las fortalezas.
  FA: Se diseñan estrategias que conduzcan a la disminución del impacto
de la amenaza, haciendo uso de las fortalezas maximizando éstas
últimas al tiempo.

 DO: Se trazan estrategias que lleven a la disminución de las

debilidades y la maximización de oportunidades.

 DA: Se elaboran estrategias que minimicen las debilidades y amenazas

al tiempo.

2. EJECUCION DEL PROYECTO

2.1 DESCRIPCION:
Fortipasta una empresa multinacional que factura alrededor de 200 millones de
dólares en producto y con presencia en 13 países de Latinoamérica. Que en
los años 50 apuesta por Colombia y construye una planta en la ciudad de Cali,
con capacidad instalada para abastecer toda la demanda del país. Luego en el
año 2000 se implementa el sistema SAP, para manejar todo su proceso de
distribución, incluyendo materias primas, inventarios de productos elaborados
entre otros. Y se manejaban inventarios locales en cada una de las plantas que
en su momento fue la decisión acertada, pero en 2014 con la entrada en
vigencia de los tratados de libre comercio, la compañía en harás de hacerse
más competitiva por el tema de la globalización toma la decisión de cerrar
algunas de sus plantas y dejarlas solo como centros de importación y
comercialización con lo cual a finales de 2014 solo quedaron operando 7.
Debido a la nueva estrategia se buscó reducir el número de SKU’s con fin de
optimizar el manejo de los inventarios y mejorar la distribución, pero a pesar de
todo estos esfuerzos, el impacto en el manejo de inventarios se vio afectado
puesto que, para suplir las necesidades de los mercados de Ecuador, Perú y
Bolivia en Colombia se vio obligado a doblar sus operaciones.
Lo que conllevo a que se tuvieran problemas de almacenamiento y de su
operación de cargue se tornaron ineficiente colocando en riesgo los servicios
prestado por Fortipasta, que es la principal problemática de la compañía, y es
la razón que llevo a sus directivos a Plantear la necesidad de impulsar un
proyecto que optimizara la operación de todas sus bodegas, así reduciendo el
número de personal dispuesto para trabajar en las mismas y reducir el tiempo
de cargue y de almacenamiento; por lo que se planeó poner en marcha el
proyecto ““Positrones” el cual consistía en la implementación del Warehause
Management System (WMS)”; este proyecto que desde su inicio con la
conformación de un grupo de mucha experiencia y con una mezcla de
juventud, estuvo bien enfocado por que apuntaba a dar solución a cada uno de
los procesos involucrados, colocando en dicho grupo un miembro de cada uno
de los procesos.
Pero desde el momento en que se empezó la capacitación de todo el grupo y
no fueron reemplazados en sus funciones anteriores, y al tener que cumplir con
sus nuevos roles y con las funciones inherentes al nuevo proyecto era obvio
que debían descuidar alguna cosas, por otra parte al no tener definido una hoja
de ruta para cada rol y documentar los procedimientos que se debían seguir en
cada una las etapas del proceso se presentaron problemas, con fallas de nivel
operativo.
Otro de los problemas con “Positrones” fue la renuencia de los directivos de no
postergar la entrada en funcionamiento del proyecto que estaba retrasado por
los inconvenientes y presionar para que se cumpliera con la fecha convenida lo
que llevo a que no se realizar el proceso de formación del todo el personal en
los tiempos requeridos y de la forma adecuada.
Por ultimo no hubo tiempo para probar la implementación del proyecto realizar
auditorías en cada uno de los procesos involucrados que permitieran incorporar
los ajustes necesarios para empezar a operar el nuevo sistema al 100%.
DIAGNOSTICO DE LA PROBLEMÁTICA
La situación presentada de la empresa FORTIPASTA fue debido a los siguientes
factores, que no fueron tenidos en cuenta al momento de implementar el sistema
WMS Warehause Management System:
1. Antes de implementar el sistema WMS no se tuvo una buena
planificaciones y análisis de riesgos adecuados los cuales son
fundamentales antes de implementar cualquier sistema, esto con el fin de
no generar sobrecostos.
2. No se tiene una data adecuada de los inventarios en el mercado interno y
externo. Esto dificulta un control adecuado de inventarios.
3. Las capacitaciones al personal no fueron las adecuadas para el manejo y
análisis del sistema WMS.
4. Los directivos no definieron una estructura de seguimiento y control a la
implementación y ejecución del sistema en los diferentes procesos de la
compañía.
5. No se tuvo en cuenta un periodo de transición antes del GOLIVE del
sistema implementado, Para no afectar los procesos
6. Falta de procedimientos tanto de transición y definitivos, ya que la
implementación de nuevos sistemas, modifican los procesos.

2.4 PLANTEAMIENTO ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Como alternativas de solución podemos encontrar las siguientes:

1. Realizar una planeación estratégica que permita la implementación del
sistema con diferentes alternativas para así poder detectar productos
defectuosos, lo que conlleva a una reducción en los costos y así conseguir
un consumo menor de materias primas.

2. Implementar un sistema de inventarios sólido, el cual permita conocer

exactamente la cantidad de productos que se tienen y así mismo poder
tomar decisiones que conducen a una mejor gestión del flujo de efectivo, lo
 que es de gran ayuda para cumplir con los pedidos y contribuye a planificar
con anticipación la compra de más productos.

3. Para garantizar la adecuada capacitación se debe asegurar que el

proveedor elegido para la implementación del sistema brinde un programa
completo de capacitación que incluya mantenimiento y soporte con
asistencia 24 horas, así como el soporte de consultores especializados
durante la implementación y parametrización del sistema, con el fin de
actuar ante cualquier inconveniente y no detener el proceso.

4. Los directivos deben gestionar la elaboración y seguimiento de indicadores

alineados con la estrategia de la organización que permitan verificar que el
conocimiento le sea transferido a todas las áreas de la compañía, con el fin
de ir adquiriendo independencia del proveedor.

5. Teniendo en cuenta que los beneficios de implementar el sistema WMS no

son inmediatos se debe tener en cuenta el tiempo de transición (varios
meses) donde se establezca un periodo de formación, aprendizaje y
adaptación con el objetivo de mejorar el nivel de servicio al cliente,
optimizar los recursos, los espacios físicos, tiempo y energía, reducir el
nivel de inventario, mejorar la precisión de los envíos, incrementar la
exactitud de inventario, aumentar los indicadores y la productividad
operativa y reducir los costos operativos.
 CRITERIOS.
TOTA
SOLUCIONES CAUSA SOLUCI FACTIBL MEDIB BAJO
FACTOR LES
DIRECTA ON E LE COSTO
Realizar una planeación estratégica que permita la implementación del sistema con
diferentes alternativas para así poder detectar productos defectuosos, lo que conlleva 2 3 2 2 1 2 12
a una reducción en los costos y así conseguir un consumo menor de materias primas.
Implementar un sistema de inventarios sólido, el cual permita conocer exactamente la
cantidad de productos que se tienen y así mismo poder tomar decisiones que conducen 3 3 2 2 2 2 14
a una mejor gestión del flujo de efectivo.
en la capacitación se debe asegurar que el proveedor elegido para la implementación del
sistema brinde un programa completo de capacitación que incluya mantenimiento y
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soporte con asistencia 24 horas, así como el soporte de consultores especializados durante
la implementación y parametrización del sistema
Los directivos deben gestionar la elaboración y seguimiento de indicadores alineados con
la estrategia de la organización que permitan verificar que el conocimiento le sea
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transferido a todas las áreas de la compañía, con el fin de ir adquiriendo independencia del
proveedor.
Teniendo en cuenta que los beneficios de implementar el sistema WMS no son inmediatos
se debe tener en cuenta el tiempo de transición (varios meses) donde se establezca un
periodo de formación, aprendizaje y adaptación con el objetivo de mejorar el nivel de
servicio al cliente, optimizar los recursos, los espacios físicos, tiempo y energía, reducir el 2 2 1 2 2 1 10
nivel de inventario, mejorar la precisión de los envíos, incrementar la exactitud de
inventario, aumentar los indicadores y la productividad operativa y reducir los costos
operativos.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Para poder hacer unas mediciones acerca del problema nos vamos a centrar en 6 criterios básicos de los cuales nos podemos orientar. 1. ¿Es un factor que
nos lleva al problema? ¿Es Factor? 2. ¿Esto, es la causa directa del problema? ¿Causa Directa? 3. Si esto es eliminado, ¿se corregirá el problema? ¿Solución
Directa? 4. ¿Se puede plantear una solución factible? ¿Solución Factible? 5. ¿Se puede medir si la solución funcionó? ¿Es Medible? 6. ¿La solución es de
bajo costo? ¿Bajo Costo?

ESCALAS DE CALIFICACIÓN
Donde establecemos una escala de calificación/peso para los criterios. Se calificara con Valores de 1 a 3. 1. Bajo. - 2. Medio - 3. Alto