SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE
ACTIVO FIJO
INTRODUCCION
 OBJETIVO
Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así
como su distribución eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor
aprovechamiento de los bienes.
 PR-DPA-01
PROCEDIMIENTO
Fecha:05-Julio-14
SISTEMA DE GESTION DE LA Versión 1.0
CALIDAD Página: 1 de 2
DIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES
CONTROL DE BIENES DE
CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO

Unidad Administrativa: Dirección General de Área Responsable: Departamento

Planificación y Evaluacion. de Planificación Administrativa.

Responsabilidades
Director de Recursos  Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.
Materiales  Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de
Trabajo.
 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén
apegados a la normatividad Vigente.
 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las
áreas solicitantes.
 Promover la atención ante las instancias que correspondan de
las necesidades de capacitación que se requieran por
el personal a su cargo.
 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo.
 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de
activo fijo.
 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades
objeto de esta Instrucción de Trabajo.

Asistente  Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.

Administrativo  Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de
(Encargada de Trabajo.
Almacenes e  Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.
Inventarios).  Controlar el padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales
y del exterior.
 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y
bienes de consumo.
 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este
Documento.
Responsable Actividad Documento de Trabajo
Paso
1 Elabora programa para inventarios físicos.

1.1 Elabora el programa para el levantamiento de Programa de Inventario

inventarios físicos de bienes de consumo y activo
fijo.

1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las

áreas de la Institución los días en que se llevará a
cabo la toma del padrón inventarial de activo fijo.

Correo Electrónico

1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las y/o Circular
áreas de la Institución los días que el Almacén no
surtirá artículos y materiales.

1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la

impresión de artículos y materiales.
Listado de Materiales

2. Elabora etiquetas de identificación para

inventarios.
Etiquetas de
Identificación de
2.1 Elabora las etiquetas de identificación de Inventario
inventario físico de activo fijo,

2.2 Elabora marbetes de identificación de artículos y

Marbetes
materiales de oficina contenidos en el almacén.

3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios

3.1 Para el activo fijo

Hoja de Control
Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y
en su caso el No. de Serie y Modelo del activo y
coloca etiqueta de identificación.

3.2 Localiza la ubicación y el nombre del usuario

responsable del bien.
Responsable Actividad Documento de Trabajo
Paso
3.3 Para bienes de consumo

Listado de Materiales
Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota
en listado el resultado del conteo por artículo.

4. Captura en Sistema Información del Inventario

Para el activo fijo Base de datos

electrónica

Resguardo de Activos
4.1 Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza
el resguardo correspondiente. Anexo 1

4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario

un tanto del mismo. Base de datos
electrónica
Para bienes de consumo

Reporte
4.3 Captura en el Sistema de Control de Almacén el
resultado del Inventario.

4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el

reporte de evaluación del inventario.

5. Revisa reporte de evaluación de inventario.

5.1 Revisa que el reporte de evaluación del inventario

no presente diferencia mayor al 10% del valor
total en existencias del Almacén General contra
las cifras del Sistema de Almacén. Reporte

5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado

del inventario.

6. Recibe ajustes y recomendación

Responsable Actividad Documento de Trabajo
Paso
6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del
área de auditoria.

Director de
Recursos 7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.
Materiales

7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y emita

un nuevo reporte de evaluación del inventario.

7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte

Reporte

7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10%

del valor total en existencias del Almacén General
contra las cifras del Sistema de Almacén.

7.4 Emitir un reporte definitivo.

 ALCANCE
Esta instrucción de Trabajo aplica desde la recepción de los bienes de consumo y activo fijo, su
registro y su distribución.
 DEFINICIONES
 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.

 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales, artículos

de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.

 DRM. Director de Recursos Materiales.

 AA. Asistente Administrativo.

 REFERENCIA
 Manual de Organización.
 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, sección 7,
Realización del Servicio.
 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.
METODO DE TRABAJO

1. POLITICAS

 Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de

artículos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para el
desarrollo de sus funciones.

 Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes de

consumo.

 Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en

oficinas centrales con el propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo
al resultado del inventario.

 Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.

 Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones,
cantidad y fecha de entrega estipulada.

 Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de artículos y

materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos
Materiales el resultado de los mismos.

 No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo

comunicar con oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la Institución.

 No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de

entrada de almacén.

 Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha de
entrega establecida se deberán reportar a el área de adquisiciones para que se proceda a
la penalización correspondiente.

 La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la

adquisición de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el
alta correspondiente y elaboración del resguardo.

 La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier movimiento de

personal o cambio en la estructura del CPTM.
 2. Diagrama De Flujo
INICIO

Asistente Administrativo

1. Elabora Programa 6. Recibe ajustes y

para Inventarios Físicos recomendaciones

Programa

2. Elabora etiquetas de
identificación para 7. Instruye a Asistente
Etiquetas de
inventarios Identificación de para realizar ajustes.
Inventario y marbetes

Reporte
FIN
3. Lleva a cabo el
levantamiento de
Inventarios

4. Captura en sistema
Información de
Inventarios
Resguardo

Reporte
Reporte
Director de Recursos
Materiales

5. Revisa reporte de
evaluación de
Inventario
Oficio
3.