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PROTOCOLARES Y REGISTROS
PROTOCOLARES
UNIVERSIDAD NACIONAL
DE BARRANCA
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protesto, actas de transferencia de bienes muebles registrables, actas y
escrituras de procedimientos no contenciosos, instrumentos protocolares
denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre
bienes muebles; y, por último, otros que señale la ley.
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PRESENTACIÓN
El presente trabajo tratará de mostrar el papel fundamental del notario con los
instrumentos públicos protocolares, donde éste está obligado a calificar
jurídicamente el acto, esto quiere decir que el Notario somete al acto que se
pretende formalizar, a un test de legalidad, en otras palabras, examina si éste
cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que se pretende llevar a
cabo, lo cual supone necesariamente la identificación del tipo legal.
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 1
PRESENTACIÓN............................................................................................... 3
CAPITULO I..................................................................................................... 7
1. LA FUNCIÓN NOTARIAL............................................................................. 7
1.1 FORMAS EN QUE DEBE EJERCITARSE LA FUNCIÓN NOTARIAL................8
2. LOS INTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES...............................................9
2.1 HISTORIA DE LOS PRIMEROS REGISTROS DE INTRUMENTOS PÚBLICOS
NOTARIALES EN EL PERÚ...........................................................................10
2.2 DOCUMENTO E INSTRUMENTO............................................................11
3. INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL..........................................................12
3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES........15
3.2 IDIOMA EN QUE SE EXTIENDEN LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS
NOTARIALES.............................................................................................. 17
3.3 REDACCIÓN DEL INSTRUMENTO PUBLICO NOTARIAL..........................17
3.4 NULIDAD DEL INSTRUMENTO PUBLICO NOTARIAL...............................18
CAPÍTULO II................................................................................................... 19
4. LOS INTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES.......................................19
4.1 CONCEPTO DE INSTRUMENTO PROTOCOLAR......................................20
4.2 REGISTROS QUE INTEGRAN EL PROTOCOLO NOTARIAL.......................22
4.3 EXTENSION DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES........24
4.4 REPOSICION DEL INSTRUMENTO PUBLICO PROTOCOLAR....................24
5. EL REGISTRO NOTARIAL DE ESCRITURAS PUBLICAS.................................25
5.1. Generalidades..................................................................................... 25
5.2. CONCEPTO DE ESCRITURA PÚBLICA...................................................26
5.3. Partes de la escritura pública.............................................................28
5.3.1 Introducción de la escritura pública..................................................28
5.3.2 CUERPO DE LA ESCRITURA PÚBLICA.................................................29
5.3.3 CONCLUSIÓN DE LA ESCRITURA PÚBLICA..........................................30
5.4 Intervención de testigos en el otorgamiento de escritura públicas......31
5.5. MINUTARIO.......................................................................................... 31
5.6. Casos en que es inexigible la minuta en el otorgamiento de escrituras
públicas..................................................................................................... 33
4
5.7. Autorización de instrumento público posterior al cese del notario.. . . .34
5.8. Protocolización de documentos...........................................................34
6. EL REGISTRO NOTARIAL DE TESTAMENTOS..............................................36
6.1. FORMALIDAD DEL REGISTRO NOTARIAL DE TESTAMENTOS................39
6.2. Remisión de relación de testamentos al Colegio de Notarios..............39
6.3. Informe o manifestación de testamento.............................................40
6.4. Traslado de Testamentos.....................................................................40
6.5. Inscripción del testamento en escritura pública.................................41
7. EL REGISTRO NOTARIAL DE PROTESTOS..................................................42
7.1. Títulos valores no sujetos a protesto...................................................42
7.2. Publicidad del protesto y moras..........................................................43
8. EL REGISTRO NOTARIAL DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE BIENES
MUEBLES REGISTRALES................................................................................ 44
9. REGISTRO DE ACTAS Y ESCRITURAS DE PROCEDIMIENTOS NO
CONTENCIOSOS............................................................................................ 44
10. REGISTRO DE INSTRUMENTOS PROTOCOLARES DENOMINADOS DE
CONSTITUCIÓN DE GARANTIA MOBILIARIA Y OTRAS AFECTACIONES SOBRE
BIENES MUEBLES.......................................................................................... 45
BIBLIOGRAFIA............................................................................................... 46
5
Este trabajo está dedicado al
taller científico de formación
en Derecho, en donde existe
una amistad desinteresada,
con finalidad de aprender y
demostrar la PASIÓN POR EL
DERECHO.
CAPITULO I
1. LA FUNCIÓN NOTARIAL
El notario latino posee, pues una doble misión: dar fe y forma, cosa que es una
creencia errada y simplista1 de ver la función notarial como un solo acto de
certificación de firmas o de reproducciones fotostáticas. Es una parte de la
función, es cierto. Pero la facultad autenticadora, de dar fe, es intrínseca al
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notario y se manifiesta en todo el campo de su actuación, inclusive en su labor
conformadora de instrumentos públicos. Pero existe algo que lo caracteriza y
en esta misión del notario de dar forma, de hacer instrumentos públicos, donde
se hacen evidentes todos los atributos que caracterizan al notario latino.
El notario Sotomayor Bernos nos indica que la función del notario es “El deber
de averiguar la verdadera voluntad de las partes, brindar su asistencia
profesional y redactar el instrumento2, ya sea para dar nacimiento al acto o
contrato o para darle una mejor forma probatoria, según sea el caso”.
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“Se califica la función del notariado como actividad de orden público” 3 y que “El
notario colabora en la actividad política, en su carácter de fedatario»
Para interpretarlo de otra manera sería indicado aclarar también como forma a
la “manera” en como el notario aplica su función notarial dentro de nuestra
legislación peruana, que se encuentran previstas en el artículo 3 del Decreto
Legislativo Nro. 1049, conforme al cual:
8
aleja de la del abogado, pues éste sí es defensor de la parte, y no
requiere guardar imparcialidad6”.
Pues cabe mencionar respecto al tema de este trabajo monográfico que las
funciones del notario, aunque dividido en cuatro especialidades, en esos
tiempos, el escribano ya extendía los instrumentos públicos y añadiendo a esto
custodiaban los archivos conferido a petición de las partes.
9
(creado por ley de 1888, pero que se fue implementado progresivamente en los
años siguientes). Así, mediante Ley del 04 de octubre de 1902, se aprobó la
norma sobre los notarios en sus relaciones con el registro de la propiedad
inmueble.
En el artículo 228 del Código establecía que la obligación de los escribanos era
extender en sus registros los testamentos, poderes, contratos y demás
escrituras con arreglo a las respectivas minutas y a lo que disponga el Código
Civil.
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Haciendo una distinción entre el Código Procesal Civil que utiliza la
denominación "documento", lo que es coherente con el concepto que
regula, pues en él se considera como tal a todo escrito u objeto que sirve
para acreditar un hecho (artículo 233).
Es obvio, pues, que una norma de este tipo busca facilitar que las partes
puedan probar sus pretensiones, y por eso autoriza que cualquier objeto
pueda servir para acreditar ese hecho.
Así por ejemplo el artículo 236 del Código Procesal Civil establece que
la legalización o certificación del documento privado NO LO
CONVIERTE EN PÚBLICO, sin embargo, si se analiza la interpretación
correctora propuesta en este apartado, se permite comprender que, si
en efecto, el documento privado es aquel cuya redacción y autoría
proviene de los mismos particulares que lo otorgan (por las mimas
partes), pero en donde el notario es un tercero extraño a su origen y
contenido. Por solo ese motivo, este documento privado, que puede ser
objeto de certificación notarial de firmas, no se convierte en público; es
decir, no cambia hacer una de naturaleza jurídica, pues dicho contrato
sigue siendo uno redactado y de autoría de las propias partes, y en el
11
que la fe pública NO RECAE SOBRE TODO EL DOCUMENTO, sino
exclusivamente en la afirmación de verdad referida a las firmas de
ciertas personas.
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vez percibido el acto (actum), este se documenta con presunción de
verdad (dictum).
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Por tal razón, será necesario entender que la intervención del notario
convierte en público EXCLUSIVAMENTE EL ÁMBITO SOBRE EL
CUAL RECAE LA FE PÚBLICA, pero no todo el instrumento. Por
ejemplo, la certificación de firmas que se realiza en un contrato privado
NO CONVIERTE A ÉSTE EN UN INSTRUMENTO PÚBLICO (art. 236
CPC), pero si es pública -porqué goza de fe- la atestación del notario
referida a que las firmas corresponden a determinadas personas. Por lo
demás, esa es la interpretación que se deduce de una adecuada lectura
de nuestro ordenamiento.
Una primera clasificación de los instrumentos, muy importante para los efectos
del Derecho notarial, es aquella que los divide en PROTOCOLARES y EXTRA-
PROTOCOLARES, que son los siguientes (según el artículo 25 del Decreto
Legislativo Nro. 1049):
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Gonzales Barrón comenta que “cuando la intervención notarial implica la
recepción de una declaración de voluntad, en la que las partes consientan un
determinado acto jurídico y dispongan de sus intereses, entonces el
instrumento que lo contiene será una ESCRITURA PÚBLICA en donde deberá
identificarse a las partes, verificarse que éstas actúen con capacidad, libertad y
conocimiento; recibir su declaración de voluntad, y finalmente comprobar la
conformidad de la declaración de las partes con el texto documentado.
15
Las actas, por el contrario, sólo exigen del notario una actividad, de sin entrar
en el fondo, adaptándose al derecho únicamente en cuanto a los preceptos de
forma en aquellos casos excepcionales en que la ley lo exigiere: protestos,
subastas, etc.
En las actas el notario narra el hecho, patente para sus sentidos, y le deja ser
lo que es y como es. La actividad no lo manipula ni lo altera. El acta es sólo
medio de prueba; a lo sumo, su eficacia es un efecto reflejo del orden jurídico:
requerimiento, pago, mora, denuncia de contrato, etc.
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haciendo mención de este hecho (artículo 30, parte final, del Decreto
Legislativo Nro. 1049).
a) Guarismos.
b) Símbolos.
c) Fórmulas técnicas.
a) El precio.
b) El capital.
c) El área total.
d) Las cantidades que expresen los títulos valores.
e) Los porcentajes.
f) Las participaciones.
g) Los demás datos que resulten esenciales para la seguridad
del instrumento público notarial, a criterio del notario.
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En relación a la nulidad del instrumento público notarial, debe tenerse presente
lo normado en los artículos 123 al 126 del Decreto Legislativo Nro. 1049, que
integran el Capítulo V («De la Nulidad de los Instrumentos Públicos
Notariales») del Título II («De los Instrumentos Públicos Notariales») del
indicado Decreto Legislativo.
CAPÍTULO II
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foliado de instrumentos, los cuales son objeto de conservación y
custodia por parte del notario. Para otro sector de la doctrina, solamente
éstos son propiamente los instrumentos públicos15"
Se incorporan al protocolo.
Son eminentemente formales.
Gozan de la garantía de la autenticidad.
Son medios de prueba ante terceros.
Son públicos.
Son ejecutivos.
Producen efectos jurídicos.
Son inscribibles.
Su contenido perdura a través del tiempo.
Ostentan la calidad de prueba plena.
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“el protocolo es la colección o conjunto de instrumentos públicos notariales
archivados y encolados ordenadamente de acuerdo a la forma que dispone la
Ley, en los registros notariales que forman parte del archivo del Notario”.
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e) Registro de actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.
f) Registro de instrumentos protocolares denominados de constitución de
garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles.
g) Otros registros que señale la ley (como, por ejemplo, el Registro Notarial
de Garantías y otras Afectaciones sobre Bienes Muebles, conforme a la
Ley Nro. .28677; etc.).
En lo que respecta a la foliación de los registros notariales, cabe indicar que las
fojas de cada registro serán numeradas en forma correlativa, respetándose la
serie de su emisión (artículo 40 del Decreto Legislativo Nro. 1049).
21
de seguridad adecuadas para su cuidado que disipen cualquier riesgo de
extravío o sustracción16.
22
a) Los instrumentos públicos protocolares se extenderán
observando riguroso orden cronológico, en los que se consignará
al momento de extenderse el número que les corresponda en
orden sucesivo.
b) Los instrumentos públicos protocolares se extenderán uno a
continuación del otro.
c) Cuando no se concluya la extensión de un documento público
protocolar o cuando luego de concluido y antes de su suscripción
se advierta un error o la carencia de un requisito, el notario
indicará en constancia que firmará, que el mismo no corre.
5.1. Generalidades
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El registro de escrituras públicas es el más amplio y genérico de los
registros a cargo del notario, en el que se extienden las escrituras que
requieran de minuta pre suscrita o sin ella, de igual manera, las
protocolizaciones derivadas de las resoluciones judiciales o
administrativas que se ordenen, así como de las actas y certificaciones
que las partes soliciten, cumpliendo con las formalidades de ley y que no
tengan registro específico"
24
arreglo a ley), autorizado por el notario, que contiene uno o más actos
jurídicos.
25
d) Por el modo del otorgamiento: como negocio primario, como
negocio de pago o cumplimiento, como renovatio contractus,
como negocio de fijación jurídica, etcétera.
e) Por los comparecientes: unilaterales, bilaterales y plurilaterales.
f) Por la naturaleza de la relación jurídica a; inter vivos y mortis
causa.
g) Por la naturaleza de las prestaciones: a título oneroso y a título
gratuito.
h) Por Ia modalidad de las obligaciones: relativas a actos puros,
condicionales o con plazo.
i) Por el carácter de los intervinientes que concurren a la
celebración del negocio: judiciales, administrativas y privadas.
a) Introducción.
b) Cuerpo.
c) Conclusión.
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b) Nombre del notario
c) Nombre, nacionalidad, estado civil, domicilio y profesión u ocupación
de los otorgantes; seguida de la indicación que proceden por su
propio derecho.
d) El documento nacional de identidad D.N.I. y los legalmente
establecidos para la identificación de extranjeros.
e) La circunstancia de intervenir en el instrumento una Persona en
representación de otra, con indicación del documento que lo autoriza.
f) La circunstancia de intervenir un intérprete en el caso de que alguno
de los otorgantes ignore el idioma en el que se redacta el
instrumento.
g) La indicación de intervenir una persona, llevada por el otorgante, en
el caso de que éste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea
ciego o tenga otro defecto que haga dudosa su habilidad, sin
perjuicio de que imprima su huella digital.
h) La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se
obligan los otorgantes.
i) La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella.
j) Cualquier dato requerido por ley, que soliciten los otorgantes o que
sea necesario a criterio del notario.
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El notario que diere fe de la identidad de alguno de los otorgantes,
inducido a error por la actuación maliciosa de los mismos o de otras
personas, no incurrirá en responsabilidad.
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e) La transcripción de cualquier documento o declaración que sea
necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo de la escritura.
f) La intervención de personas que sustituyen a otras por mandato,
suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales.
g) Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener
la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los
otorgantes no hayan advertido.
h) La corrección de algún error u omisión que el notario o los otorgantes
adviertan en el instrumento.
i) La constancia del número de serie de la foja donde se inicia y de la foja
donde concluye el instrumento.
j) La impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes, así como la
suscripción del notario, con indicación de la fecha en que firma cada uno
de los otorgantes, así como cuando concluye el proceso de firmas del
instrumento.
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La presencia de los testigos al acto es considerada como una formalidad
esencial del proceso formativo del instrumento 19.
5.5. MINUTARIO
Borja Soriano señala sobre la minuta lo siguiente: “La minuta es un documento
preliminar, por decirlo así en el que se consignan las bases de un contrato o
acto que después ha de elevarse a escritura pública. Puede decirse que el
contrato consignado en minuta, tiene o puedo tener sus elementos intrínsecos;
Pero le falta la forma20.
Tambini Avila, por último, sostiene que son caracteres de la minuta los que
enuncia seguidamente:
Salazar Puente de la Vega estima como caracteres de la minuta los que indica
a continuación:
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Contiene el acto o contrato que las partes celebran.
A) Otorgamiento de Poder.
B) Aceptación de Poder.
C) Sustitución de Poder.
D) Revocación de Poder.
E) Renuncia de poder.
F) Renuncia de nacionalidad.
G) Nombramiento de tutor en los casos que Puede hacerse Por escritura
pública.
H) Nombramiento de curador en los casos que puede hacerse por escritura
Pública.
I) Reconocimiento de hijos.
J) Autorización Para el matrimonio de menores de edad otorgada por
quienes ejercen la patria potestad.
K) Aceptación expresa de herencia.
L) Renuncia expresa de herencia.
M) Declaración jurada de bienes y rentas.
N) Donación de órganos Y tejidos.
O) Constitución de micro y Pequeñas empresas.
P) Hipoteca unilateral.
Q) Otros que la ley lo señale.
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hacerlo solicitándolo por escrito al Colegio de Notarios encargado del archivo,
para que designe un notario, quien dará fe de este hecho y autorizara la
escritura con indicación de la fecha en que se verifica este acto (artículo 62 del
Decreto Legislativo Nro. 1,049).
La finalidad de la protocolización:
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No es otra que la custodia y la conservación de estos documentos en el archivo
del notario, quien luego de ello podrá expedir copias o traslados.
La ley
Alguna resolución judicial
Alguna resolución Administrativa
En cuanto al contenido del acta de protocolización, cabe indicar que ello está
regulado en el artículo 65 del Decreto Legislativo Nro.1049, numeral que
preceptúa que el acta de protocolización contendrá:
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j) La denominación de la entidad que solicita la protocolización (si fuera el
caso, vale decir, en el supuesto que la protocolización sea ordenada no
judicialmente sino en virtud de una resolución administrativa).
23 TAMBINI AVILA, Mónica (2006): Manual de Derecho Notarial. Editorial Nomos &
Thesis, Lima, Perú.
34
B. El registro notarial de testamentos será llevado en forma directa
por el notario, para garantizar Ia reserva que el Decreto
Legislativo Nro. 7049 establece para estos actos jurídicos.
Sobre el particular, deben tenerse presente las siguientes normas del
Código Civil referidas al testamento en escritura pública y al testamento
cerrado:
Artículo 693 del Código Civil (sobre el testamento de ciegos): “Los ciegos
pueden testar sólo por escritura pública, con las formalidades adicionales a que
se refiere el artículo 697 del Código Civil”.
Artículo 694 del Código Civil (sobre el testamento de los mudos y sordomudos):
Artículo 695 del Código Civil (sobre las formalidades testamentarias generales):
Artículo 696 del Código Civil (sobre las formalidades esenciales del testamento
en escritura pública): Las formalidades esenciales del testamento otorgado en
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1) Que estén reunidos en un solo acto, desde el principio hasta el
fin, el testador, el notario y dos testigos hábiles.
2) Que el testador exprese por sí mismo su voluntad, dictando su
testamento al notario o dándole personalmente por escrito las
disposiciones que debe contener.
3) Que el notario escriba el testamento de su puño y letra, en su
registro de escrituras públicas.
4) Que cada una de las páginas del testamento sea firmada por el
testador, los testigos y el notario.
5) Que el testamento sea leído clara y distintamente por el notario, el
testador o el testigo testamentario que éste elija.
Artículo 697 del Código Civil (sobre formalidades especiales del testamento en
escritura pública en caso de ser el testador, ciego, analfabeto, sordo o no saber
o poder firmar):
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por el Código Civil. Al respecto, nos remitimos también a lo expuesto en
el punto anterior, en el que se citan diversas normas relativas a las
formalidades del testamento otorgado en escritura pública y del
testamento cerrado.
El artículo 72 del Decreto Legislativo Nro. 1049 trata acerca del traslado de
testamentos y prescribe que el testimonio o boleta del testamento, en vida del
testador, sólo será expedido a solicitud de éste.
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absoluto en cuanto a la manifestación y comunicación a los herederos
declarados o a terceros24. El notario debe dejar constancia al expedir el
testimonio respectivo, que éste le es solicitado por el propio testador, a efecto
de no incumplir con la norma impuesta y dejar a salvo su responsabilidad".
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c) El nombre del notario.
d) El nombre del testador.
e) El nombre de los testigos.
f) La constancia de su suscripción.
Antes que nada, hay que precisar que el protesto constituye un acto de
carácter formal mediante el cual el Notario deja constancia de la falta de
pago o de la falta de aceptación de un título valor y, por lo general,
representa, un requisito para ejercitar las acciones cambiarias (a no ser
que exista una cláusula liberatoria del protesto).
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7.1. Títulos valores no sujetos a protesto
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Comercio de Lima, para su anotación en el Registro Nacional de
Protestos y Moras que ella mantendrá.
25 TAMBINI AVILA, Mónica (2006): Manual de Derecho Notarial. Editorial Nomos &
Thesis, Lima, Perú.
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a) De vehículos.
b) De otros bienes muebles identificables y/o incorporados a un
registro jurídico, que la ley determine.
a) Rectificación de partidas.
b) Adopción de personas capaces.
c) Patrimonio familiar.
d) Inventarios.
e) Comprobación de Testamentos.
f) Sucesión intestada.
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10. REGISTRO DE INSTRUMENTOS PROTOCOLARES DENOMINADOS
DE CONSTITUCIÓN DE GARANTIA MOBILIARIA Y OTRAS
AFECTACIONES SOBRE BIENES MUEBLES
Marco legal:
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BIBLIOGRAFIA
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