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Unidad 1 paso 2

Planificar la Gestión de los Costos

Por:

Leidy Johanna Gutiérrez Díaz Código: 52896208

Miriam Deisy Rodríguez Código: 41182799
Mairena Sair Rodríguez Código: 39312037
Carlos Andrés Parra Blandón Código: 1053793237
Mónica Patricia Díaz Código: 41116911

Presentado a:

Dra. Martha Yaneth Cortes

Curso Gestión de los Costos del Proyecto Código 104002A_612

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Mayo de 2019
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Contenido

Introducción .................................................................................................................................... 4
Justificación .................................................................................................................................... 5
Objetivos ......................................................................................................................................... 6
Desarrollo de la actividad .............................................................................................................. 7
Entradas .......................................................................................................................................... 7
1. Título del proyecto .................................................................................................................. 7
2. Acta de constitución del proyecto .......................................................................................... 7
3. Plan para la dirección del proyecto ..................................................................................... 12
3.1. Línea base del proyecto ....................................................................................................... 12
3.2. Estructura de Desglose de Trabajo EDT ............................................................................. 16

3.3. Plan de gestión del cronograma de actividades……………………………..……………. 16

3.4. Plan de Gestión de los riesgos……………………………………………………………. 20

4. Factores ambientales de la empresa .................................................................................... 22
4.1. Misión ............................................................................................................................... 222
4.2. Visión ................................................................................................................................ 222
4.3. Estructura Organizacional ............................................................................................. 233
4.4. Normatividad de la Industria ........................................................................................... 23
4.5. Canales de comunicación ................................................................................................ 233
5. Activos de los procesos de la organización ....................................................................... 244
5.1. Políticas ............................................................................................................................ 244
5.2. Procedimientos ................................................................................................................ 255
5.3. Información histórica ...................................................................................................... 255
5.4. Lecciones aprendidas ...................................................................................................... 266
5.5. Solicitudes de cambio ........................................................................................................ 26
5.6. Sistemas de gestión de la información ................................................................................ 27
5.7. Registro de stakeholders proyecto: Construcción central de abastos municipio valle del
Guamuez -Putumayo .................................................................................................................... 288
 3

5.8 formato juicio de expertos………………………………………………………………………………………………………….. …29

5.9 Plan de gestión de costos ……………………………………………………………………………………………....................36

Conclusiones …………………………………………………………………………………………………………………………………….. 41
Referencias Bibliografías ............................................................................................................. 42
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Introducción

Dentro de los procesos que se constituyen en la gestión de los costos del proyecto, en los

cuales se establece el planificar, estimar presupuestar, financiar, obtener financiamiento,

gestionar y controlar los costos, para buscar un complemento en la gestión integral de proyectos.

(Institute, 2017)

Para esta actividad se escogió una propuesta cuyo enfoque de desarrollo en actividades

económicas terciarias, ya que esta direccionado al auge y organización del comercio local; esto se

evidencia en la propuesta de ―Construcción central de abastos del Municipio Valle del Guamuéz

departamento del Putumayo‖

El direccionamiento hacia la gestión de los costos de esta propuesta, establece que dentro

del grupo colaborativo se escojan los roles para una participación acorde con la actividad y en pro

de cumplir con los lineamientos que establece la guía.

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Justificación

La importancia que tienen todos los fundamentos para la dirección de los proyectos, son

complementos que deben estar alineados entre sí y en todas las etapas del proyecto; para este

caso se hace un enfoque solo para el fundamento de gestión de los costos del proyecto, de

acuerdo con la estructura del curso del mismo nombre y la guía para esta actividad.

Establecer todos los lineamientos que determina el ejercicio, relacionados con la gestión

de los costos y enfocados a un caso práctico de orden económico terciario, el cual fue

seleccionado en colectivo por el grupo de trabajo colaborativo.

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Objetivos

General

Aplicar la gestión de los costos desde la planificación, a un proyecto escogido por el

grupo colaborativo según las postulaciones de cada uno de los integrantes

Específicos

 Desarrollar la actividad identificando las entradas para el proceso, según la

bibliografía de la unidad de estudio.

 Establecer cuáles son las herramientas que se requieren y utilizarlas para la

aplicación del proceso a realizar.

 Establecer cuáles son las salidas como resultado de la aplicación del proceso a
realizar.
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Desarrollo de la actividad

Entradas

1. Título del proyecto

―Construcción central de abastos del Municipio Valle del Guamuéz departamento del
Putumayo‖

2. Acta de constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

―Construcción central de abastos del Municipio Valle del

PROYECTO
Guamuéz departamento del Putumayo‖

Municipio Valle del Guamuez

PATROCINADOR
DIA MES AÑO

Equipo: 15 12 2018
PREPARADO POR:
DIA MES AÑO

Patrocinador 20 12 2018
REVISADO POR:
DIA MES AÑO

20 12 2018
APROBADO POR:
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

El proyecto trata de la ―Construcción central de abastos del Municipio Valle del Guamuéz
departamento del Putumayo‖, debido a que el municipio carece de este tipo de infraestructura
que es necesaria para la higiene y el bienestar de la comunidad; por esta razón se necesita
urgentemente de espacios físicos protegidos, libres de contaminación que garanticen un
desarrollo adecuado en condiciones básicas de salubridad para la comercialización de productos
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agropecuarios, además este espacio brinda a los pequeños productores agrícolas la oportunidad
de vender sus productos sin necesidad de un intermediario, garantizando de esta manera mayores
ingresos a los productores de la región. La administración municipal del Valle del Guamuez
financia el proyecto ―CONSTRUCCIÓN CENTRAL DE ABASTOS DEL MUNICIPIO
VALLE DEL GUAMUÉZ DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO‖ para mejorar las
condiciones, la calidad de vida y seguridad de los habitantes.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
PROPÓSITO DEL PROYECTO
DE LA ORGANIZACIÓN

 Construcción central de
abastos del Municipio Valle
del Guamuéz departamento
del Putumayo  Entrega y aceptación de la central de abastos por
 Concluir dentro del parte del interventor y supervisor de la obra.
cronograma planificado y  Concluir el proyecto en seis (6) Meses
aprobado por gerencia de la
constructora
 No exceder el presupuesto del proyecto
 Cumplir con el presupuesto
aprobado $3.809.523.809,00
 Cumplir con los estándares de  Al finalizar el proyecto se contará con un dossier
calidad establecidos de calidad
OBJETIVOS DEL PROYECTO

 Organizar la actividad comercial informal del municipio reduciendo los intermediarios y

facilitando el contacto directo entre productores, distribuidores locales y consumidores
con el fin de mantener variedad y buenos precios en los productos.
 Fortalecer la producción y comercialización agropecuaria local y circunvecina,
aprovechando las potencialidades del sector rural y la ubicación estratégica del
municipio, y así mitigar las actuales condiciones de pobreza.
 Canalizar la intervención de la Administración Municipal en los aspectos relacionados
con vigilancia y regulación de precios, control sanitario, mercadeo competitivo y
aseguramiento de la calidad de los productos de primera necesidad comercializados a
 9

través de un efectivo servicio público del centro de abastos del Municipio.

 Promover la recuperación de predios públicos locales mediante las acciones pertinentes
de re-ubicación de los vendedores ambulantes actualmente existentes a los espacios más
apropiados y destinados para las actividades de comercialización de esta naturaleza.
 Generar conciencia en la comunidad sobre la importancia de la utilización adecuada del
espacio público,
 Diseñar un espacio urbano que integre la zona urbana y rural contribuyendo a la mejor
opción de almacenamiento y distribución de sus productos.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

 Precisión en la planificación: .Una buena planificación ayuda a prevenir errores que

posteriormente puedan echar por la borda todo lo trabajado previamente. calcular mal la
duración de una actividad puede conducir a una cadena de retrasos que afecta el proyecto.
 El compromiso de los participantes: es de gran importancia contar con personas
motivadas e identificadas con las metas de proyecto, que con conscientes de su aporte al
objetivo propuesto.

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

Requerimientos de producto

 Se deberá trabajar bajo las normas de seguridad del reglamento nacional de edificaciones
 La ejecución de la obra deberá realizarse en un tiempo no mayor de seis (7) meses
 Al finalizar el proyecto se contara con un dossier de calidad
 Suministro de los materiales, equipos, herramientas y mano de obra necesarios para la
ejecución del contrato de obra, de acuerdo con lo estipulado en las especificaciones
técnica
 Los productos entregados deben garantizar calidad, cumplimiento y oportunidad
Requerimientos del Proyecto
 Se deberá custodiar la información y documentación que se encuentra en el expediente
del proyecto
 Entrega de informe mensual de actividades realizadas, el cual será revisado y aprobado
 10

por el gerente general

 Entregar un documento final que contenga los planos, memorias, especificaciones
técnicas y cartas de garantía.
 Entregar informe final financiero.
 El contratista deberá sensibilizar a la población del área de influencia acerca de los
beneficios del futuro proyecto.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

Fase I. requisitos para aprobación
proyecto
 Estudio de suelos
 Diseño arquitectónico, presupuestos, programación
de obra, especificaciones constructivas
 Diseño estructural
 Diseño eléctrico y comunicaciones
 Diseño hidráulico y sanitario
 Licencia de construcción

Fase II – Construcción de centro de

abastos
 Infraestructura completamente terminada.
Fase III. Equipamiento centro de  Cuartos fríos para el almacenamiento de
abastos
alimentos perecederos

 Equipos para pesar los alimentos

INTERESADOS CLAVES

INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS

Secretario de planeación y obras Interventor

públicas municipales
Alcalde Usuarios/clientes
Representante comerciantes
minoristas
Personal de oficina de proyectos
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Gerente del proyecto

Representante Unión Temporal
ARQUITRABE
RIESGOS

1. Demora en el otorgamiento de licencias de construcción

2. Cambios en el diseño inicial del proyecto o en las prioridades de la operatividad del
proyecto, causando dilatación en el inicio del proyecto
3. Demora en la selección de contratistas
4. Variabilidad en los precios de materiales de construcción
5. Inestabilidad política
6. Problemas con las comunidades que viven cerca de la ubicación del proyecto.
7. Ejecución del proyecto con los estándares de calidad dentro del plazo y costo planificados
sin incidentes laborales ni medioambientales.
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

Hito Tope de cierre

Legalización y perfeccionamiento del 25 abril 2019
contrato
Tramite de licencia de construcción 11 junio 2019
Ejecución 20 agosto 2019
Seguimiento y control 20 agosto 2019
Cierre del proyecto. 11 diciembre de 2019
AUTORIZACIÓN ACTA

PATROCINADOR: Alcaldía Valle del Guamuez

AUTORIDAD ASIGNADA: Luis Fernando Palacios- Alcalde Municipal

Tabla 1. Acta de constitución del proyecto

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3. Plan para la dirección del proyecto

3.1. Línea base del proyecto

Dentro del desarrollo del proyecto ―Construcción central de abastos del Municipio Valle del

Guamuéz departamento del Putumayo‖ Se determina como línea base dentro del plan para la

dirección del proyecto, establecer la gestión del alcance, el tiempo, los costos, recursos humanos,

comunicaciones, riesgos, adquisiciones, interesados, calidad e integración. Alcance – costo –

tiempo, entorno a la calidad en la ejecución del proyecto. Este se establece acorde con los

lineamientos establecidos en los estudios previos como base de referencia.

Se decide que es pertinente contar con línea base en la dirección del proyecto, como punto de

partida para el manejo adecuado del plan de la dirección y en pro del buen desarrollo del

proyecto.

El equipo de trabajo para la elaboración de la línea base, estará conformado por el director

del proyecto y el equipo de profesionales de apoyo que dentro.

Es pertinente que esta línea base sea realizada antes de la ejecución del proyecto, ya que se

debe contar con referencias iniciales para saber sobre qué se va a controlar, verificar, revisar,

orientar y ejecutar; acorde con el direccionamiento en la gestión del alcance, el tiempo y los

costos del proyecto.

Se realiza el informe de puntos base de referencia que se verificaran en el desarrollo del

proyecto y se comparte con los miembros del equipo de la dirección.

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Antecedentes: La construcción de una central de abastos para el municipio, con el fin de

que sus pobladores productores de productos agrícolas puedan comercializar sus productos con

una mayor organización, seguridad y que se centralicen en un lugar específico que reúna

condiciones de salubridad para los consumidores y organización para los productores.

Objetivos:

Establecer puntos de referencia por cada línea:

Tiempo: Se debe verificar el tiempo que determine la buena ejecución del contrato, tanto desde

su etapa de formulación, la ejecución, la entrega de la construcción como resultado del proyecto y

la puesta en marcha del mismo.

Aunque el tiempo de ejecución del proyecto está establecido para ser ejecutado en dos meses, se

establece para el plan de la dirección, contemplarlo de 5 meses en los cuales se debe tener en

cuenta lo siguiente:

Mes 1 Actividades previas de verificación de política pública, plan de desarrollo,

actividades de estudios y contratación, como lineamientos iniciales
concatenados para la etapa previa de ejecución.
Mes 2 Inicio de contrato; ejecución por etapas acorde con los estudios previos para la
obra; seguimiento de factores de influencia dentro y fuera del proyecto
Mes 3 Terminación de la obra, ejecución de etapa final, seguimiento de factores de
influencia dentro y fuera del proyecto para esta etapa
Mes 4 Entrega de la obra dentro de los términos establecidos por el ente público para
los beneficiarios del proyecto.
Mes 5 Acciones de cierre donde se verifique el buen funcionamiento del resultado del
proyecto, que se produzca la satisfacción de los involucrados en el proyecto.
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Costos: El proyecto cuenta con un estudio previo que determina el costo de la construcción de la

central de abastos, por un valor de $3.809.523.809. Se determina que se debe controlar la forma

de pago establecida y que se ejecuten los recursos de forma correcta sin que vea afectada la

ejecución ni el resultado del proyecto. Adicional a esto, que en la ejecución del proyecto no se

generen costos adicionales.

Alcance: Establecer que todos los factores inmersos dentro de la ejecución del proyecto,

relacionen entre sí de forma armoniosa, concatenada, contribuyendo a la buena marcha del

proyecto. Para lo que se tienen en cuenta factores como:

Los recursos humanos: Que dentro del proyecto se cuente con el recurso humano pertinente

dentro de todas las etapas del proyecto, que sea idóneo acorde con la actividad a realizarse. Esto

con el fin de garantizar el cumplimiento objetivo y responsable del proyecto.

La comunicación: Determinar canales y medios de comunicación asertiva con todos los actores

del proyecto, con los miembros del equipo de la dirección, de los ejecutores del proyecto, los

involucrados internos y externos; lo cual permitirá garantizar que se esté informado y se estén

informando y conociendo situaciones relevantes que se puedan presentar en la ejecución del

proyecto.

Riesgos: Tener claridad sobre los posibles riesgos que se pueden presentar dentro y fuera del

proyecto, las consecuencias y las acciones previas como alternativas de supuestas situaciones que

puedan alterar el curso normal del proyecto.

Adquisiciones: Determinar desde la etapa de formulación acorde con los estudios previos, que las

adquisiciones que se requieran cumplan con los requisitos establecidos dentro del plan de
 15

adquisiciones y que correspondan con estos lineamientos y costos ya establecidos desde la etapa

previa.

Interesados: Que se realice un análisis, identificación y contacto con los interesados en el

proyecto, tanto internos como externos; hacer su respectiva clasificación y estudio para

determinar la incidencia que puedan tener en el proyecto y así mismo establecer alternativas de

cómo abordarlos de acuerdo con su clasificación.

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3.2. Estructura de Desglose de Trabajo EDT

Información del proyecto

Empresa / Alcaldía Municipal de Ocaña
Organización
Proyecto Construcción centro de abastos del Municipio Valle del Guamuez
- Putumayo
Fecha de preparación 25-04-2019
Patrocinador principal Municipio Valle del Guamuez
Gerente de proyecto

Aprobaciones
Aprobador Fecha Firma
Gerente del proyecto 20-12-2018
Secretario de planeación y obras 20-12-2018
públicas municipales
Interventor 20-12-2018

Vista jerárquica

Fase I.

1.1 1.1 Descripción del proyecto:

1.2
El proyecto trata de la Construcción central de abastos del Municipio Valle del Guamuéz
departamento del Putumayo, debido a que el municipio carece de este tipo de infraestructura
que es necesaria para la higiene y el bienestar de la comunidad; por esta razón se necesita
urgentemente de espacios físicos protegidos, libres de contaminación que garanticen un
 17

desarrollo adecuado en condiciones básicas de salubridad para la comercialización de

productos agropecuarios, además este espacio brinda a los pequeños productores agrícolas la
oportunidad de vender sus productos sin necesidad de un intermediario, garantizando de esta
manera mayores ingresos a los productores de la región. La administración municipal del
Valle del Guamuez financia el proyecto ―CONSTRUCCION DE LA CENTRAL DE
ABASTOS DEL MUNICIPIO VALLE DEL GUAMUEZ‖ para mejorar las condiciones, la
calidad de vida y seguridad de los habitantes.

Fase II
2.1 Identificación y registro de involucrados
2.1.1 Plan de gestión involucrados

Fase III
3.1 Identificación y registro de riesgos
3.2 Plan de gestión de riesgos

Fase IV
4.1 Socialización del proyectos

Fase V
5.1 Organización
5.2 Reuniones
Fase VI
6.1 Contratación
6.2 Capacitación

Fase VII
7. Formalización

Fase VIII
8.1 Preliminares
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8.2 Adquisición de materiales

8.3 construcción
8.4 Auditoria
8.5 Interventoría
8.6 Terminación de obra

Vista de Árbol
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3.3. Plan de gestión del cronograma de actividades

Ilustración 2 cronograma de actividades

 20

Ilustración 2 cronograma de actividades

3.4. Plan de Gestión de los riesgos

Descripción del
Probabilidad Impacto Efectos Medidas de Mitigación
riesgo
Demora en el
Retraso considerable
otorgamiento de Reprogramación del cronograma de
B Alto en la entrega de la
licencias de actividades a ejecutar
obra
construcción
Demora en la
Retraso en el inicio de Reprogramación del cronograma de
selección de C Alto
la obra actividades a ejecutar
contratistas
Cambios en el diseño
Diseñar correctamente la gestión de
inicial del proyecto o
Dilatación en el inicio cambios durante el proyecto para
en las prioridades de D Alto
del proyecto evitar cambios que pongan en riesgo
la operatividad del
el diseño y prioridades del proyecto.
proyecto.
Variabilidad en los Realizar estimaciones de imprevistos
Disminución en las
precios de materiales A Alto e incorporarlas en el presupuesto del
cantidades a ejecutar
de construcción proyecto
Atrasos en la Atraso en la ejecución
construcción debido D Bajo de actividades de la Instalación de cubiertas provisionales
a las lluvias obra
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Problemas con las Detener la ejecución Ejecutar plan de gestión de

comunidades que
viven cerca de la
ubicación del
proyecto.
Ejecución del
proyecto con los
estándares de calidad
dentro del plazo y
costo planificados sin
incidentes laborales
ni medioambientales.
de la obra causando comunicaciones para mantener a los
B Medio retrasos en el interesados bien enterados del
cronograma de proyecto y evitar problemas con las
actividades. comunidades.
Cumplimiento del proyecto bajo los
Entrega de la obra a estándares de calidad, costos y
A Alto satisfacción de los tiempos planificados, logrando la
clientes ejecución del plan de dirección del
proyecto.

Probabilidad: Probable, Poco probable, Ocasional.

Impacto: Alto, Moderado, Bajo.
Efectos: Describir los posibles efectos de cada riesgo identificado.
 22

4. Factores ambientales de la empresa

4.1. Misión

UNIÓN TEMPORAL ARQUITRABE. Somos una empresa constructora dedicada a la

construcción de proyectos de Arquitectura y obra civil, en el ámbito público y privado, cuya

misión es satisfacer las necesidades de nuestros clientes antes, durante y después de finalizado el

proyecto. Dando cumplimiento a los estándares de calidad y plazos fijados por éste, satisfaciendo

a nuestros clientes por medio de la exigencia en el control de calidad de nuestros productos

terminados.

4.2. Visión

UNIÓN TEMPORAL ARQUITRABE es una empresa constructora de referencia a nivel

regional, liderando el mercado por medio de la responsabilidad, y eficiencia, cumpliendo a

tiempo con todos y cada uno de los trabajos encomendados, lograr que todo nuestro personal se

sienta motivado y orgulloso de pertenecer a nuestra organización, fomentando el control y la

calidad en el servicio, buscando siempre dar más de sí mismos y con esto lograr la satisfacción

del cliente. Una empresa diversificada e integrada, comprometida y admirada por su capacidad de

crear valor y de innovar para dar respuesta a las nuevas necesidades sociales
 23

4.3. Estructura Organizacional

Ilustración 1: Estructura organizacional

4.4. Normatividad de la Industria

El proceso contractual deberá regirse por los lineamientos establecidos en la Ley 80 de

1993, Ley 734 de 2002 Ley 1150 de 2007, Ley 1450 de 2011, Ley 1474 de 11 y el
Decreto 1082 de 2015.

4.5. Canales de comunicación

Canales de Comunicación Formal: Instructivos, Manuales, Publicaciones institucionales,

Comunicados

Canales de Comunicación informal: conversaciones, llamada telefónicas, Chat, correo

electrónico, Redes sociales.

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5. Activos de los procesos de la organización

Los activos de los procesos de la organización abarcan los activos relativos a procesos de las
organizaciones participantes en el proyecto, los cuales pueden usarse para influir de manera
positiva a lograr el éxito del proyecto. Entre los principales activos se encuentran planes,
políticas, procedimientos, lineamientos, bases de conocimiento, lecciones aprendidas y la
información histórica.

Para el proyecto ―Construcción centro de abastos en el municipio Valle del Guamuez –

Putumayo‖ se agrupan en las siguientes categorías:

5.1. Políticas

 Política de regulación interna:

 Ordenar y difundir el marco normativo interno que rige y orienta la organización

 Difundir el contenido de la Personería jurídica y/ registro mercantil

 Elaborar y aprobar los estatutos de la organización

 Elaborar y aprobar el reglamento interno de la organización

 Política de capacitación:

 Establecer directrices para desarrollar competencias laborales de los productores que

contribuyan a conseguir los objetivos organizacionales y la satisfacción de los clientes.

 Programar y realizar capacitación sobre atención al cliente

 Programar y realizar capacitación sobre cooperativismo y mercadeo

 25

5.2. Procedimientos

Elaboración de un pequeño manual de procedimientos internos de la organización tomando como

referente las normas que rigen y orientan la organización (estatutos y reglamento interno)

Base de Datos de Conocimiento

 Base de datos de vendedores informales del municipio de Guamuez Putumayo

 Base de datos de vendedores formales de Productos Agrícolas
 Base de datos de otras organizaciones de vendedores formales
 Base de datos de entidades u organizaciones que brindan apoyo

5.3. Información histórica

a. Proyectos anteriores

Título del Proyecto: Construcción y equipamiento de una planta para el procesamiento de

derivados lácteos en el Municipio Valle del Guamuez Departamento del Putumayo.
Objetivo: Aminorar los niveles de informalidad en la producción, acopio, procesamiento y
comercialización de productos lácteos en el municipio Valle del Guamuez, departamento del
Putumayo.
Alcances: se busca atender 1000 productores lecheros mediante la construcción de una
infraestructura de acopio y conservación de leche cruda.
Localización: El municipio se encuentra ubicado al sur occidente del Departamento del
Putumayo, región fronteriza con la República del Ecuador. Limita al sur con el Municipio de
San Miguel, al norte con el Municipio de Orito, al oriente con el Municipio de Puerto Asís y la
Provincia de Sucumbíos (Ecuador), y al occidente con el Municipio de Ipiales (Nariño).
Localización: 6 meses
Presupuesto: Mil trescientos cuarenta y nueve millones ciento ochenta y ocho mil seiscientos
setenta y ocho pesos ($1.349.188.678)
Stakeholders Directos e Indirectos: Ganaderos de la región, Autoridades Gubernamentales,
Ambientalistas, Consumidores, Proveedores, intermediarios en la comercialización de leche,
ICA
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5.4. Lecciones aprendidas

a. Lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores

Del proyecto ―Construcción y equipamiento de una planta para el procesamiento de derivados

lácteos en el Municipio Valle del Guamuez Departamento del Putumayo‖ se tiene como lecciones

aprendidas sobre estrategias de comunicación, las siguientes:

 La utilización del correo no garantiza comunicación efectiva y tampoco resta

responsabilidad para el reporte de información, es recomendable solo usarlo como

registro histórico o envío de información adicional.

 Lo que se quiere comunicar debe ser claro y conciso

 La información no se debe enviar a todos los interesados en el mismo formato, es

necesario adecuarlo a cada uno de ellos.

 Relacionarse con otros proyectos para hacer de sus experiencias y lecciones aprendidas

herramientas de mejoramiento en el proyecto.

 Innovar técnicas de presentación de informes, utilizar maquetas, videos, visitas a la obra.

 Realizar la correcta identificación de los interesados desde la formulación del proyecto,

definiendo roles y su nivel de influencia y poder.

5.5. Solicitudes de cambio

Descripción: se presenta la solicitud de cambio diligenciando el formato para tal fin, donde se
describe la solicitud presentada, se justifica explicando la situación presentada y se firma por la
persona encargada de la fase afectada. Dicha solicitud pasara al análisis cuantitativo del cambio,
para su aprobación por parte del director del proyecto, en el caso de no aprobarse se cierra la
 27

solicitud, de lo contrario se realiza la modificación de la planeación para su respectiva aplicación

e información de la misma.

5.6. Sistemas de gestión de la información

Ilustración 3. Sistemas de gestión de la información

 28

5.7. Registro de stakeholders proyecto: Construcción central de abastos municipio valle del
Guamuez departamento del Putumayo
 29

5.8 Juicio de expertos

Tratar temas con expertos de los interesados del proyecto, para obtener con mayor precisión el listado completo de los interesados:
 Normas de seguridad del reglamento nacional de edificaciones
 Ejecución de la obra
 Construcción final que cumpla con los estándares de calidad
 Suministro de los materiales, equipos, herramientas y mano de obra necesarios para la ejecución del contrato de obra, de acuerdo
con lo estipulado en las especificaciones técnica
 Contratación de personal para ejecución del proyecto.
 Tramite y Licencias de construcción
Metodología empleada:
La metodología empleada para juicio de expertos es mediante la aplicación de entrevista directa a los interesados identificados,
programando anticipadamente mediante llamada telefónica y notificación por escrito, la entrevista no debe superar un tiempo de 20
minutos y los temas tratados deben ser claros para tomar la información precisa y oportuna. Los datos se registran y se tabulan para
obtener los resultados requeridos.
Personal de la empresa y sus diferentes roles:
DESCRIPCION DE LOS ROLES Y COMPETENCIAS
NOMBRE DEL OBJETIVOS RESPONSABILIDADES FUNCIONES NIVEL DE REPORTAR SUPERVISA REQUISITOS
ROL DEL ROL AUTORIDAD A A DEL ROL
DIRECTOR DEL Establecer el Planificar el plan de gestión Controlar el proyecto  Decide sobre Patrocinador Equipo del Profesional en
PROYECTO contrato del proyecto para el - la programación proyecto áreas financieras y
alineado a los cumplimiento de los Informar avances del detallada de los afines con mínimo
objetivos del objetivos del contrato proyecto al recursos 3 años de
patrocinador – cerrar humanos y experiencia,
proyecto el proyecto – cerrar el habilidades de
materiales
proyecto asignados al manejo de
proyecto personal. Manejo
de sistemas
GERENTE DEL Gestionar el  Elaborar el Proyect  Ayudar al Sponsor a  Decide sobre Director del  Equipo del Especialista en
PROYECTO proyecto, es el Charter iniciar el proyecto  la información proyecto Proyecto gestión de
principal  Definir el Alcance Planificar el proyecto y los  Administrador proyectos, mínimo
 Elaborar el Plan de  Ejecutar el proyecto entregables del General del 2 años de
 30

responsable por Proyecto  Controlar el proyecto  proyecto experiencia,

el éxito del  Elaborar el Informe de proyecto  Cerrar el Decide sobre  Personal manejo de
proyecto, y por Estado de proyecto proyecto  Ayudar a los proveedores administrativo sistemas,
tanto la persona  Realizar la Reunión de Gestionar el Control y contratos del del proyecto habilidades para la
Coordinación Semanal de Cambios del proyecto, gestión y
que asume el
 Elaborar el Informe de proyecto  Ayudar a siempre y planificación
liderazgo y la cuando no
Cierre del proyecto Gestionar los temas
administración
 Negociar y firmar Contrato contractuales con el excedan los
de los recursos con la constructora  cliente  Gestionar los presupuestado
del proyecto Negociar y firmar Contrato recursos del proyecto
para lograr los con los trabajadores  Solucionar
objetivos  Elaborar los Informes problemas y superar
fijados por el Mensuales del Servicio que obstáculos del
Sponsor se deben enviar al proyecto
patrocinador  Elaborar el
Informe Final del Servicio
que se envía al cliente
EQUIPO DEL Es el equipo  Archivo documentario   Ayudar al Gerente  Decide sobre Gerente del Administrador Profesionales en
PROYECTO encargado de la Elaboración y manejo de del Proyecto en la la revisión de proyecto general del áreas financieras,
realización del plantillas y listas de control ejecución del proyecto los entregables proyecto obras civiles y
proyecto  Descripción detallada de  Ayudar en la del proyecto, afines, experiencia
los formatos orientados al solución de problemas aprobándolos o 2 años, habilidades
texto  Elaboración de que puedan rechazándolos para trabajo en
matrices, diagramas y presentarse durante el equipo, gestión y
organigrama.  Control del desarrollo del planificación .
personal contratado y del proyecto  Apoyar en
sistema de reconocimiento y el control de calidad
recompensas  Manejo del de los materiales que
plan de gestión del proyecto. se utilizarán  Vigilar
 Manejo de las que el proyecto se
evaluaciones  Elaboración desarrolle de acuerdo
de informes y actas. a los requerimientos

ADMINISTRADOR Es la persona que Responsable de adquisición  Realiza la  Decide sobre  Gerente del Trabajadores Profesional en
GENERAL DEL se encargará de de personal interno y convocatoria de el correcto Proyecto  externos e áreas
PROYECTO realizar la externo de la organización personal del Sindicato almacenaje de Equipo del internos del administrativas,
convocatoria de para el equipo del proyecto  de Trabajadores de la los insumos del Proyecto proyecto experiencia 2 años,
personal Responsable de controlar los localidad  Realiza la proyecto.  habilidades para la
recursos humanos, convocatoria de Decide sobre el gestión de recursos
materiales y maquinaria personal de la formato de humanos
comunidad de la zona. evaluación de
 Realiza la los postulantes
convocatoria de al trabajo 
personal de la Decide sobre
 31

empresa  Comunica los formatos

al equipo del proyecto para controlar
y gerente de proyecto los recursos
el personal humanos,
seleccionado  se materiales y
encargará de maquinaria
comunicar al personal
del proyecto, las
reglas básicas de la
empresa, así como la
política de
reconocimientos y
recompensas  Evalúa
el rendimiento del
personal contratado.
JEFE Suministro de Estudios sobre la estructura Planificación Toma de Gerente del Personal de la Profesional en
FINANCIERO DEL materiales, la financiera óptima, la financiera a corto y decisiones proyecto oficina áreas
PROYECTO revisión de todos liquidez empresarial, el largo plazo. Realizar oportunas de financiera administrativas o
los diseños y aumento de la información los pagos de obras, inversión sobre afines con
costos como financiera y el personal, el proyecto. experiencia de 2
también la establecimiento del adquisiciones de Área financiera años, habilidades
elaboración muy presupuesto y la materiales y equipos y sus para
cuidadosa de los planificación financiera necesarios para la competencias
contratos y demás ejecución de la obra
documentos para
evitar riesgos
jurídicos
JEFE CONTROL Responsable del controlar la calidad de un Realizar inspecciones Decisiones Gerente del Personal de la Profesional en
DE CALIDAD DEL monitoreo y producto se realizan y pruebas de muestreo sobre las proyecto constructora y ingeniería civil o
PROYECTO cumplimiento de inspecciones o pruebas de en las diferentes obras diferentes obras trabajadores arquitecto con
los procesos de muestreo para verificar que para verificar la y su control de internos del mínimo 3 años de
aseguramiento y las características del mismo calidad de las mismas calidad proyecto experiencia en el
control de la sean óptimas – elaborar informe de área. Conocimiento
calidad del calidad – realizar de las normas ISO
producto, en registros de calidad 9001 y procesos
conformidad con constructivos en
las obras civiles
especificaciones
requeridas por el
cliente
REPRESENTANTE Ejecutar el Actividades relacionadas Ejecutar la obra de Obras civiles – Gerente del Residente de Profesional en
CONSTRUCTORA contrato de con la ejecución de obras acuerdo a los planos técnicas de proyecto obra, Inspector obras civiles o
acuerdo a los civiles para el cumplimiento y diseños, tramitar las construcción – de obra y arquitecto, con 10
planos y del proyecto de acuerdo a licencias de cumplimiento trabajadores años de experiencia
 32

parámetros de los planos diseñados, en el construcción y de normas externos del en proyectos

calidad tiempo programado y los permisos. Realizar necesarias para proyecto similares –
costos planificados informes de avances la ejecución del habilidades para la
en la obra – asistir a proyecto planificación,
reuniones de gestión y ejecución
seguimiento – velar de actividades de
por la seguridad del construcción,
personal contratado – lectura y análisis de
cumplir con los planos, manejo de
tiempos y costos personal entre otras
planificados
RESIDENTE DE Verificar el Comprende las actividades Movilizar Obras civiles – Gerente de la Inspector de Profesional titulado
OBRA cumplimiento de relacionadas a los trabajos campamentos, técnicas de constructora obra y – ingeniería civil,
la obra se dé bajo de Movilización y oficinas, vestuarios, construcción – trabajadores arquitectura o
el concepto con el Desmovilización hacia la servicios higiénicos, cumplimiento externos del carreras afines
que fue diseñado obra, el emplazamiento de almacén – verificar y de normas proyecto
indistintamente Campamentos, Oficinas, leer planos – realizar necesarias para Conocimiento en
de las Vestuarios, Servicios informes de avances la ejecución del sistemas (Word,
circunstancias o higiénicos, Almacenes y del proyecto – asistir a proyecto Excel)
inconvenientes toda la infraestructura reuniones de informes
que puedan necesaria para la ejecución
presentarse del proyecto
durante el
desarrollo de la
misma
INSPECTOR DE Velar por el Inspeccionar la realización Inspeccionar, vigilar, Obras civiles – Residente de Trabajadores Profesional titulado
OBRA cumplimiento de de obras verificando el tramitar e informar técnicas de obra externos del – ingeniería civil,
la obra se dé bajo cumplimiento de las normas, sobre actividades construcción – proyecto arquitectura o
el concepto con el métodos y técnicas de asignadas. – chequear cumplimiento carreras afines
que fue diseñado construcción a fin de obras y hacer de normas
indistintamente garantizar la óptima evaluaciones finales Conocimiento en
de las ejecución del proyecto de las mismas – sistemas (Word,
circunstancias o elaborar cuadros Excel)
inconvenientes informativos de
que puedan avance y cierre de
presentarse obras – cumplir con
durante el las normas y
desarrollo de la procedimientos en
misma materia de seguridad,
salud ocupacional,
medio ambiente,
calidad establecidos
por el proyecto –
custodiar los
materiales y equipos
 33

del proyecto
INTERVENTOR Efectúa Asegurar el cumplimiento vigila Seguimiento Gerente del Constructora y Ingeniero civil o
DEL PROYECTO actividades de la obra bajo los permanentemente las frente a los proyecto equipo de arquitecto, con
técnicas y parámetros de calidad, actividades técnicas, tiempos de trabajo interno y mínimo 3 años de
científicas para costos y cronograma financieras y ejecución, externo del experiencia con
verificar, medir y estipulados dentro del administrativas del temas proyecto excelente manejo
comprobar que contrato contrato; elabora financieros y de programas como
los bienes y informes cronológicos personal y Excel y Word
servicios de gestión y calidad de las
entregados por el resultados para el obras
contratista contratante; elabora
cumplen con las certificaciones de
especificaciones recibo, autorizaciones
escritas en el de pago al contratista;
contrato elabora actas de inicio
de ejecución, de
recibo y de
liquidación final del
contrato; entrega
obligatoriamente por
escrito sus órdenes o
sugerencias al
contratante
SUPERVISOR DEL Realizar el Velar porque la obra se Verificar el Control de Gerente del Constructora y Ingeniero civil con
PROYECTO seguimiento y desarrolle dentro de los cronograma de cronograma de proyecto equipo de mínimo 3 años de
control de la obra parámetros de calidad, ejecución – controlar actividades, trabajo interno y experiencia con
encargada a la costos y tiempo estipulados que la ejecución de la costos, calidad externo del excelente manejo
constructora en el contrato obra se de en estricto – inicio de proyecto de programas como
cumplimiento de los obras – cierre Excel y Word
diseños y de obras .
especificaciones
técnicas – aprobar
progresivamente el
inicio de trabajos a
desarrollar – aprobar
el pago de obras –
verificar el
cumplimiento de
seguridad,
normatividad
ambiental y laboral
vigentes
AUTORIDAD Velar porque la Vigilancia, inspección y Vigilar que se dé el Plan de manejo Gerente del Constructora y Profesional
AMBIENTAL – ejecución del control de las actividades manejo adecuado a los sanitario de proyecto, equipo de ambiental o en
SECRETARIA DE proyecto se con conciencia en el medio residuos de obra y residuos de interventor y trabajo interno y áreas de salud con
 34

SALUD realice bajo la ambiente aguas residuales construcción y supervisor externo del experiencia mínima
normatividad provenientes de la aguas residuales proyecto de 3 años. Con
ambiental vigente ejecución del proyecto conocimiento en la
normatividad
ambiental vigente
para obras civiles.
Resultados:
Plan de gestión de los interesados
STAKEHOLDERS INTERES EN EL PROYECTO EVALUACION ESTRATEGIA POTENCIAL PARA OBSERVACIONES
(Personas o grupos) DEL GANAR SOPORTE O REDUCIR
IMPACTO OBSTACULOS
William Andrés Botina – Que el municipio cuente con central de Alto Presentar el proyecto a todos los interesados de
Sponsor abastos para la comercialización de manera que todos conozcan los resultados
productos agropecuarios finales esperados
Gerente del Proyecto Que el proyecto se ejecute con los Alto Informar continuamente sobre el avance en la
estándares de calidad dentro del plazo y ejecución del proyecto, los problemas
costo planificados sin incidentes encontrados y solicitar soporte si es necesario
laborales ni medioambientales
Ing. Eduardo Mauricio Que el proyecto se ejecute exitosamente Alto Informar continuamente sobre el avance de la
Carvajal – Representante para satisfacer el cliente y generar obra, subcontratas, problemas encontrados y
constructora utilidades para la empresa solicitar soporte.
Ing. German Maya Calpa – Que la obra se entregue con los Alto Verificar que la obra cumpla con los estándares
Supervisor estándares de calidad descritos en el de calidad dispuestos con presentación de
contrato informes mensuales
Ing. Civil José Miguel Díaz Realizar la vigilancia de las actividades Alto Controlar mediante informes mensuales las
– Interventor técnicas, financieras y administrativas actividades desarrolladas durante la ejecución
del contrato del proyecto. Informar problemas, cambios,
subcontratos con soportes si es necesario
Mauricio Cisneros – Ser proveedor exclusivo para el proyecto Bajo Informar de los materiales entregados con ficha
Representante proveedores y asegurar sus ventas en futuros técnica de cada uno de ellos, solicitar garantía
proyectos si es necesario.
Vendedores agropecuarios Contar con infraestructura adecuada para Medio Informar las especificaciones técnicas, sociales
del municipio - clientes la comercialización de sus productos y ambientales contenidas en el proyecto.
Realizar reuniones en la medida que sea
necesario para resolver dudas e inquietudes,
para al final logar un cliente satisfecho
Equipo de trabajo – Oficina Medio Información permanente sobre el desarrollo del
gestión de proyectos proyecto. Reuniones en la medida que sea
 35

necesario para actualización de cronograma de

trabajo
Lorena Llerena – Secretaria Que se dé el manejo adecuado a residuos Bajo Presentar informes del adecuado manejo de los
de salud - sólidos, aguas residuales evitando la residuos y recibir visitas continuas para
proliferación de mosquitos verificación
 36

5.9 Plan de Gestión de Costos

CONTROL DE VERSIONES

Versi
Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
ón

01 CH AV AV Versión
08/05/19
original

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Construcción Central de abastos del CCAVG
municipio Valle del Guamuez
departamento del Putumayo

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO: TIPOS DE ESTIMACIÓN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON

INDICACIÓN DEL MODO DE FORMULACIÓN Y LOS NIVELES DE PRECISIÓN DE CADA TIPO.
TIPO DE ESTIMACIÓN
MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE (ESPECIFICAR EL NIVEL
ESTIMACIÓN A USAR EN EL
FORMULACIÓN DEL ESTIMADO DE PRECISIÓN DEL
PROYECTO, EJM. ORDEN DE
INDICANDO EL PORQUÉ, QUIÉN, CÓMO, Y ESTIMADO, EJM. -15%
MAGNITUD, PRESUPUESTO,
CUÁNDO) +25%)
DEFINITIVA)
ORDEN DE MAGNITUD Formulacion por analogía -25% al +75%
PRESUPUESTO Bottom up
-15% al +25%
DEFINITIVO Bottom up - 5% al +10%
UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO
DE RECURSO.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso personal Costo / obra
Recurso Material o
consumibles Unidades
Recurso Maquinaria o no
consumibles Unidades
UMBRALES DE CONTROL
 37

ALCANCE: ACCIÓN A TOMAR SI

PROYECTO/FASE/ENTREGAB VARIACIÓN PERMITIDA VARIACIÓN EXCEDE LO
LE (VARIACIÓN PERMITIDA PARA EL PERMITIDO
(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE ALCANCE ESPECIFICADO, (ACCIÓN A TOMAR EJM.
CONTROL APLICA A TODO EL EXPRESADA EN VALORES MONITOREAR RESULTADOS,
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES ANALIZAR VARIACIONES, O
DE ENTREGABLES O UN RELATIVOS EJM %) AUDITORIA PROFUNDA DE LA
ENTREGABLE ESPECÍFICO) VARIACIÓN)
Investigar variación para
Proyecto completo +/- 5% costo planificado
tomar acción correctiva
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE:
MÉTODO DE MEDICIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGAB
(ESPECIFICAR EL MÉTODO
LE MODO DE MEDICIÓN
DE MEDICIÓN QUE SE
(ESPECIFICAR SI EL MÉTODO DE (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
USARÁ PARA CALCULAR EL
MEDICIÓN APLICA A TODO EL MEDICIÓN, INDICANDO EL QUIÉN,
VALOR GANADO DE LOS
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO CÓMO, CUÁNDO, DONDE)
ENTREGABLES
DE ENTREGABLES O UN
ESPECIFICADOS)
ENTREGABLE ESPECÍFICO)
Valor acumulado – Reporte de perfomance semanal
Proyecto completo
curva S del proyecto
FÓRMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO: ESPECIFICACIÓN DE FÓRMULAS DE
PRONÓSTICO QUE SE UTILIZARÁN PARA EL PROYECTO.
MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO,
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA
DÓNDE
EAC variaciones EAC = AC / CPI Reporte de perfomance semanal
típicas del proyecto
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIÓN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE
SE EFECTUARÁN LAS ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.

TIPO DE ESTIMACIÓN NIVEL DE ESTIMACIÓN DE

NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
DE COSTOS COSTOS

Orden de magnitud Por fase No aplica

Presupuesto Por actividad Por actividad

Definitiva Por actividad Por actividad

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE

COSTOS QUE SE REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
 38

PROCESO DE
GESTIÓN DE DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
COSTOS
Se estima los costes del proyecto en base al tipo de estimación por
Estimación de
presupuesto y definitiva. Esto se realiza en la planificación del proyecto y
costos es responsabilidad del Project Manager, y aprobado por el Sponsor.

Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del

Preparación de proyecto. Este documento es elaborado por el Project Manager y, revisado
presupuesto y aprobado por el Sponsor.

Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, Informando

al Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los
objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de
impacto deberá ser presentado al Sponsor y evaluará distintos escenarios
posibles, cada uno de los cuales corresponderá alternativas de intercambio
de triple restricción. Toda variación final dentro del +/- 5% del
presupuesto será considerada como normal. Toda variación final fuera del
+/- 5% del presupuesto será considerada como causa asignable y deberá
ser auditada. Se presentará un informe de auditoría, y de ser el caso se
Control de
generará una lección aprendida
costos
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIÓN
DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

PREPARACION
DEL
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
PRESUPUESTO
DE COSTOS
Documento que informa la planificación para la gestión del costo del
ESTIMACION
proyecto
DE COSTOS
PLAN DE Documento que informa la planificación para la gestión del costo del
GESTION DE proyecto
COSTOS DEL
PLAN
ENTERPRISE Formato que informa de situaciones del medio ambiente
FACTORES
organizacional que pueden afectar el desarrollo del proyecto.
AMBIENTALE
S
 39

PRESUPUEST El formato Presupuesto por Semana informa los costes del proyecto
O POR
por semana y los costes acumulados por semana
SEMANA
PRESUPUEST El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la gráfica
O TOMANDO
del valor ganado del proyecto en un periodo de tiempo.
LA CURVA S
Línea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de
LINEA BASE
contingencia.
DE COSTOS
Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada
CONTROLDE
entregable, según el tipo de recurso que participe.
COSTOS
PRESUPUESTO TOMANDO LA CURVA S

DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ

Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los
entregables realizados y el porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de
compactar la información del equipo de proyecto en el Schedule, actualizando el
proyecto según los reportes del equipo, y procede a replanificar el proyecto en el
escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se
emite el Informe Semanal del Performance del Proyecto.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE

COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.

DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ

Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los
entregables realizados y el porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de
compactar la información del equipo de proyecto en el Schedule, actualizando el
proyecto según los reportes del equipo, y procede a replanificar el proyecto en el
escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se
emite el Informe Semanal del Performance del Proyecto.
 40

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE

CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LÍNEA
BASE, FORMALIZAR, EVALUAR, Y APROBAR CAMBIOS.

 El Sponsor y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las
propuestas de cambios.
 Se aprobarán automáticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente
puedan impedir la normal ejecución del proyecto, y que por su naturaleza perentoria no
puedan esperar a la reunión del Comité Ejecutivo, y que en total no excedan del 5% del
presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios deberán ser expuestos en la
siguiente reunión del equipo del proyecto.
 Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta
para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.
 Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos
son:
Solicitud de Cambios.
-Acta de reunión de coordinación del proyecto.
-Plan del Proyecto (replanificación de todos los planes que sean afectados).

 En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al

tema es el Project Manager, si está no puede ser resuelta por él, es el Sponsor que
asume la responsabilidad.
 Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del
presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Project Manager, un requerimiento
de cambio superior será resuelta por el Sponsor.
 41

Conclusiones

En la construcción de este trabajo colaborativo se abordaron temas relacionados con la

Planificación de la gestión de los costos, conociendo el beneficio que proporciona la guía y

dirección sobre cómo se gestionaran los costos del proyecto a lo largo del mismo, tomando como

referencia el proyecto construcción ―Construcción central de abastos del Municipio Valle del

Guamuéz departamento del Putumayo‖

En el diseño del proyecto se consideraron algunas normas de calidad y se investigó sobre

los formatos a utilizar para el diligenciamiento de las plantillas para los diferentes planes.

Se establecen lineamientos de la gestión de los costos en la etapa de la planificación del

proyecto; de igual forma, se contribuye a organizar y planificar en el proyecto para que dentro de

la gestión de los costos objetivamente se puedan controlar los costos y así mismo contribuir

desde el equipo de la dirección del proyecto, a una buena planeación que tendrá como desenlace

la buena ejecución del proyecto desde su planeación y en todas las etapas del proyecto.

En el acta de constitución de un proyecto se determinan aspectos fundamentales, tales como el

objetivo general del proyecto, alcance del mismo, responsables de proyecto y funciones, equipos
de trabajo, plazos de tiempo previstos y presupuesto acordado, siendo esta la herramienta
principal para definir aspectos del proyecto entre los interesados.
 42

Referencias Bibliografías

Project Management Institute-Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos ( (1)

© 2013 Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos PMBOK®) — Quinta edición

SPS ASOCIADOS S.A.S - Secretaria de Hacienda Distrito Turístico y Cultural

Cartagena de Indias. (2014). “Central de abastos mayorista y minorista de

Cartagena de Indias D.T.Y.C. Estudio de viabilidad y sostenibilidad”.

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA SIERRA HIDALGUENSE. (2002). “Estudio

de factibilidad “Central de Abasto de la región de Zacualtipán, Hidalgo.” Análisis

financiero”.

HDM Project Manager. 18 de marzo de 2017. COMO HACER EL PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
EN PROYECTOS

Recuperado de https://uv-mdap.com/blog/como-hacer-plan-de-gestion-de-riesgos/